Sistema Integral deInformación para la

Farmacia HospitalariaV. 2.0

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1. FARHOS1.1. ¿Qué es «Farhos»?

Farhos» es un sistema de información para la gestión integral de la farmacia hospitalaria.Desde la perspectiva informática, resuelve la interrelación de actuaciones

multidisciplinares de forma brillante.

Todos los aspectos de la gestión de la farmacia hospitalaria, desde las compras y almacén,la prescripción asistida desde planta, la distribución de medicamentos, hasta la dispensaciónindividualizada tanto a pacientes ingresados como ambulatorios, han sido resueltos de formaoriginal y fiable.

1.2. ¿Quién la ha desarrollado?«Farhos» está diseñada enteramente por un equipo de Farmacéuticos especialistas en

Farmacia Hospitalaria e Informáticos con más de doce años de experiencia en el entorno Sani-tario y Hospitalario.

1.3. ¿Qué aspectos incorpora ?Farhos incorpora los siguientes módulos que resuelven los distintos aspectos de la gestión

de una farmacia hospitalaria:

Gestión de compras y almacén.Control de adquisiciones.

Distribución a botiquines de las unidades hospitalarias.

Control de almacén.

Distribución individualizada de medicamentos.Dosis unitarias

Mezclas intravenosas

Entregas a pacientes externos

Preparación de citostáticos

Conexión bidireccional con Sistemas Automatizados de Dispensación.

Prescripción informatizada asistidaPrescripción unificada por parte del médico desde planta o consulta.

Asistencia en la prescripción: Control de alergias, interacciones y dosis máximas.

Validación en farmacia y registro de intervenciones farmacéuticas.

Tecnología WEB extensible a terminales móviles o remotos.

Comunicaciones cifradas seguras (Ley de Protección de Datos).

Conexiones a otros sistemasAdmisión (sistemas HIS).

Laboratorio (analíticas útiles en la valoración del tratamiento).

Sistemas de Dispensación Automática de medicamentos.

Otros sistemas de gestión de compras y almacén.

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Gestión de compras y Procesado de Pedidos

DosisUnitarias

Fluidoterapia

Almacén

CitostáticosGestión de pedidosde U.H pactados

Proveedores

Laboratorios Oficinas de Farmacia Otros Hospitales

Albaranes Devoluciones FacturasPedidos Descuentos yRappels

Distribución aBotiquines

Dispensación Individualizada de medicamentos

Farmacotecnia yReenvasado

Destinatarios

Almacén

PacientesExternos

DispensadoresAutomáticos

1.4. Esquema general de módulos de Farhos

«Farhos» incluye los siguientes módulos:

• Gestión de compras.

• Préstamos entre Hospitales.

• Distribución a botiquines de uh.

• Dosis Unitarias estándar y Pediátrica.

• Terapia Intravenosa.

• Oncología y preparación de citostáticos.

• Farmacotécnia y reenvasado.

• Distribución a pacientes externos.

• Conexión con Sistemas automáticos de dispensación.

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Aplicacion

Escalabilidad de Farhos

Access 97

Gestor de Bases de datoslocal

Sistema Operativo W NT /W 95 / W98 / W200

Aplicacion

Access 97

Sistema Operativo W NT /W 95 / W98 / W200

Gestor de Bases de datosDepartamental(INTERBASE)

Sistema Operativo W NT

Cliente Servidor

Software de red (TCP/ IP o NET BEUI)

Aplicacion

Access 97

Sistema Operativo W NT /W 95 / W98 / W200

Gestor de Bases de datosCorporativo

(INTERBASE u ORACLE)

Sistema Operativo UNIX /LINUX

Cliente

Software de red (TCP/ IP )

Servidor

Sistema Monopuesto

Sistema Multipuesto Cliente servidor

Gran Sistema Multipuesto Cliente servidor

PequeñoHospital

GranHospital

Ethernet

Puesto de trabajo W 95/98

Servidor Windows NT

Impresora de etiquetasImpresora Laser Para informesPuesto de trabajo W 95/98

Puesto de trabajo W 95/98Puesto de trabajo W 95/98

Esquema de hardware típico para lafarmacia de un hospital medio

1.4.- ¿En qué equipos fuciona?«Farhos» se ha concebido como una aplicación modular y escalable para poder cubrir tanto

las necesidades de un pequeño hospital (con un solo puesto de trabajo) como las de unogrande.

«Farhos» está desarrollada con el modelo Cliente-Servidor. Como cliente puede utilizarsecualquier máquina con el sistema operativo Windows 95,98,NT , W2000 etc. En la parte servi-dor, puede utilizarse desde un Pc con Windows 95, hasta un servidor con sistema operativoUnix.

Como sistema gestor debase de datos se ha selec-c ionado Interbase 6, ycomo herramientas de de-sarrollo cliente MS-Access2000, aunque se puedeinstalar sobre Oracle 8 ensistemas muy grandes.

Hemos seleccionadoInterbase 6 porque es unabase de datos que requie-re muy poco soporte demantenimiento, es muy se-gura y se recuperaautomáticamente ante lamayoria de incidencias.

Hemos elegido Access2000 como herramientacliente porque los profesio-nales de la salud están muyfamiliarizados con ella, ade-más de ser una herramien-ta flexible y de alta produc-tividad.

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2. NECESIDAD2.1. ¿Por qué es necesaria?

Los Sistemas de Información se han convertido en la actualidad en herramientas funda-mentales para manejar la inmensa cantidad de datos generada por los servicios sanita-

rios.

Estos Sistemas de Información de los hospitales se han convertido en la piedra angular desu funcionamiento, planificación y gestión.

Hoy en día no se puede entender una empresa de servicios tan compleja, multidisciplinaria,cambiante y consumidora de recursos públicos sin un adecuado Sistema de Información quegestione correctamente todos y cada uno de los flujos de datos en un hospital.

Desgraciadamente, este paradigma dista mucho de ser una realidad en nuestro entorno.

2.2. ¿Cómo actúan la mayoría de los hospitales?

Es muy corriente en el ámbito hospitalario la presencia de sistemas informáticos en dife- rentes plataformas. Esta situación representa un serio inconveniente a la hora de com-

partir y tratar la información que se utiliza en dichos centros para la toma de decisiones.

Este tipo de situaciones generan problemas como:

n Duplicidad del material de archivo (formularios, documentos, listados, etc.) para podercompartir la información en dichos sistemas.

n El usuario debe conocer el manejo de los programas que se utilicen en diferentesplataformas. Este hecho añade un grado de complejidad adicional en vez de ayudar al profe-sional.

n El período de aprendizaje es largo y pueden darse casos en los que sólo una personaconozca el manejo de una aplicación que resulte vital en situaciones de emergencia.

n Información compartimentada y difícil de explotar en su conjunto.

Aplicación A

Pacientes A

Informe A

MedicamentosA

InformaciónIndividualizada

A

Aplicación A

Aplicación B

Pacientes B

Informe B

MedicamentosB

InformaciónIndividualizada

B

Aplicación B

Duplicidad de datos

Duplicidad deEsfuerzos

Disparidad deinterfaces

Dispersión de datosindividuales

Incoherencia dedatos Individuales

Dispersión de datoscolectivos

Incoherencia dedatos colectivos

Aplicaciones Parciales DisconexasInconvenientes

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3.VENTAJAS3.1. Gestión Integrada

Las características diferenciales más significativas de «Farhos» son las siguientes:

n Integra en una única aplicación, todos los módulos necesarios para gestionar unafarmacia hospitalaria.

Las demás aplicaciones existentes hasta ahora están divididas en un módulo de gestión decompras, almacén y distribución de medicamentos y dosis unitarias, pero no incorporan onco-logía, pacientes externos, etc...

n Incluye la conectividad con otras aplicaciones de ambito hospitalario. «Farhos» incor-pora un módulo específico para el intercambio de datos con otras aplicaciones hospitalarias,como es el caso de las aplicaciones de admisión y consultas externas.

Esto permite sincronizar en cualquier momento los datos sobre la ubicación de los pa-cientes en las camas del hospital y también permite verificar los datos sobre las consultasexternas cuando un paciente externo viene a la farmacia a retirar medicación.

n «Farhos» se ha desarrollado siguiendo el criterio de farmacéuticos y médicos. Duran-te el desarrollo se han seguido sus criterio y se ha adaptado a las peticiones e ideas de losprofesionales.

Módulo A

Pacientes

Informe A

Medicamentos

InformaciónIndividualizada

A

Módulo B

Informe B

InformaciónIndividualizada

B

Unicidad de datos

Ahorro de Esfuerzos

Similitud deinterfaces

Unificación de datosindividuales

Coherencia de datosIndividuales

Unificación de datoscolectivos

Coherencia de datoscolectivos

Sistema Integrado de Gestión de la Farmacia

Base de datos Común

Beneficios

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3.2. Prescripción Integradan La introducción de las prescripciones

se hace de manera integrada, independien-temente de que lo prescrito sea una dosisunitaria, mezcla intravenosa, unafluidoterapia o un tratamiento concitostáticos, o pacientes externos, lo quepermite tener una visión completa del tra-tamiento prescrito al paciente.

n La introducción de las prescripciones,puede ser normalizada (protocolos) oindividualizada, también se puede aplicar unprotocolo, y posteriormente individualizarlopara el paciente en concreto.

n El sistema permite que las prescrip-ciones de medicamentos sean introducidasmediante el empleo de un terminalinformático en la unidad de hospitalizacióny transmitida automáticamente al Serviciode Farmacia para su revisión.

n Sistema de alertas en la administra-ción de medicamentos seleccionados.

3.3. Ventajas Técnicasn Incorpora como lenguaje de acceso a los datos SQL ANSI-92, y está certificada para su

uso a partir del año 2000.

n La base de datos utilizada como soporte de información cumple todos los estandares derobustez y seguridad que se exigen a un sistema de información moderno.

n Permite la realización de copias de seguridad sin que los usuarios dejen de trabajar(Backup «online»). Esta característica es muy importante a la hora de seleccionar un sistemade información ya que su carencia (habitual en productos competitivos) obliga a hacer lascopias en momentos en que no haya ningún usuario trabajando y en que estén todos losprocesos parados.

n La herramienta de programación utilizada (Access 2000 de Microsoft), supone un entor-no muy robusto y probado para el desarrollo de aplicaciones, además tiene un interfaz cono-cido por los usuarios, que posiblemente ya estén formados en su utilización.

n Posibilidad de acceso a través de ODBC u OLE-DB a los datos, lo que permite particula-rizar e integrar la aplicación en el conjunto de sistemas de información del hospital.

n «Farhos» es escalable desde un sistema monopuesto con W95-98 con un servidor localde base de datos, hasta un gran sistema bajo Unix y base de datos Oracle 8.

Modificación interactiva

Aplicación deprotocolo

Protocolo

Normalizada

Prescripción

Introducción oModificación de la

Prescripción

Tipo dePrescripción

Paciente

Orden Médica

Individualizada

Introducción de Prescripciones

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4 SEGURIDAD EN FARHOSCon objeto de adaptarse a las exigencias de la ley de protección de datos de caracter perso-nal, se han desarrollado una serie de elementos de seguridad, que adecuadamente utiliza-dos, permiten lograr el nivel de privacidad de los datos exigido por la ley.

4.1 Custodia de los datosMecanismo de copia de seguridad sin necesidad de detener el sistema, realiza una copialógicamente coherente incluyendo solo las transacciones anteriores al comienzo de la copia.

Posibilidad de encriptar la copia.

4.2 Control de accesosAcceso al sistema por medio de contraseñas individuales para cada usuario.

Sistema de gestión de usuarios y contraseñas.Posibilidad de conexión a sistemas de directorio de personal.

4.3 Niveles de accesoEl acceso a las distintas informaciones esta restringido según el grupo al que pertenezca elusuario, pudiendo este acceso ser: Denegado, aceptado en lectura o aceptado en modifica-ción.En algunos casos se exigirá además que el usuario esté legitimado para acceder a los datosde determinado paciente, bien porque pertenece a determinado servicio clínico o bien porquetiene permiso para realizar una interconsulta.

4.4 Registro de accesosLos accesos a las distintas informaciones del sistema son registrados tanto si son aceptadoscomo rechazados.

Se registra el día y la hora del acceso, el usuario, el modo de acceso, el paciente accedido y lainformación accedida.

4.6 Comunicaciones cifradasEn el caso de instalarse el sistema sobre una red local LAN o una red corporativa WAN,las comunicaciones se realizan de manera cifrada, con objeto de impedir que un interceptor delas líneas de comunicaciones pueda descifrar la información.El sistema de certificados puede ser exclusivamente en el servidor o tambien en los clientes.

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5.INTEGRACION5.1.- Esquema general de integración.

Medicamentos

Sistema de Gestion de Farmacia Hospitalaria

Generación ProcesoInteractivo

PacientesEstructura

HospitalariaProtocolos

Listados depreparación y

Administracion

InformaciónIndividualizada

por paciente

InformaciónColectiva

Resumen yEstadística

Introducción deprescripcion

Informes deTratamiento

HistorialFarmacológico

Sincronización

Pacientes

Admisión

Sistema de Información Hospitalaria ( H.I.S.)

Administración Distribución Histórico Indicadores

Acto Médico Cuadros deAdministración

Información alPaciente

En este esquema general podemos ver, como se integra «Farhos» con el sistema de infor-mación hospitalaria que gestiona la admisión de pacientes para sincronizar los datos de pa-cientes y estructura hospitalaria.

Tambien vemos como a partir de la prescripción médica, la base de datos de medicamentosy de protocolos, el sistema es capaz de producir las siguientes informaciones:

Hojas de administración de enfermería.

Listados de preparación y distribución de medicamentos

Información individualizada por paciente, incluyendo su perfil farmacoterapéutico.

Indicadores asistenciales y otros informes destinados a la gerencia y comisiones.

Tripticos de información al paciente con cuadros de administración.