• NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE NORMAS BASICAS DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVAORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

DISEÑO

AN

AL

ISIS

IMPL

AN

TA

CIO

N

SOA

MSC. FREDDY ALIENDRE ESPAÑA

ENFOQUE SISTÉMICO DE LA LEY 1178

GRANDES POLÍTICASEDUCACIÓN

SALUDTRABAJO

MAEMAE

LEY

ORGANIZACIÓN

INS

TR

UM

EN

TO

S

CONTABILIDAD INTEGRADA S CI

PLANIFICACIÓN

TESORERÍA Y CRÉDITO PÚBLICO ST y SCP

EXPRESIÓN EN DINERO PRESUP.

MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS SABS

MANEJO DE RECURSOS HUMANOS SAP

TransparenciaResponsabilidad

TIEMPOOPERACIONESOBJETIVOS

RESPONSABLES

Del

egac

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Asignación de Funciones

RE

PR

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TR

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SOA

POASPO

LEY N° 1178 (SAFCO)LEY N° 1178 (SAFCO)SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVASISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Art. 7.- El SOA se definirá y ajustará en función de la Programación de Operaciones. Evitará la duplicidad de objetivos y atribuciones mediante la adecuación, fusión o supresión de las entidades en sujeción de los siguientes preceptos:

a) Se centralizará en la entidad cabeza de sector de los diferentes niveles de gobierno, las funciones de adoptar políticas, emitir normas y vigilar su ejecución y cumplimiento; y se desconcentrará o descentralizará la ejecución de las políticas en el manejo de los sistemas de administración.

• b) Toda entidad pública organizará internamente, en función de sus objetivos y la naturaleza de sus actividades los sistemas de administración y control interno de que trata esta Ley.

ATRIBUCIONES INSTITUCIONALES

El Ministerio de Hacienda es el Órgano Rector del SOA, sus atribuciones son

ejercidas a través de su unidad técnica U.N.

Las entidades públicas son los organismos ejecutores del SOA con las siguientes atribuciones:

• Cumplir con las normas.

• Elaborar y aprobar su reglamento específico.

• Solicitar su compatibilización por Órgano Rector

• Implantar el sistema.

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN SISTEMA DE ORGANIZACIÓN

ADMINISTRATIVAADMINISTRATIVA Es el conjunto ordenado de normas, criterios y metodologías, que a partir del marco jurídico administrativo del sector público, del Plan Estratégico Institucional y del Programa de Operaciones Anual , regulan el proceso de estructuración organizacional de las entidades públicas, contribuyendo al logro de los objetivos institucionales.

Satisfacción del usuario

Evitar la duplicación y dispersión de

funciones

Determinar el ámbito de

competencia y autoridad

Optimizar la comunicación y

coordinación

Simplificar y dinamizar su

funcionamiento

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOAOBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SOA

OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

OPTIMIZAR LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL

PRINCIPIOS DEL SOA

ESTRUCTURACIONTECNICA

FLEXIBILIDAD

FORMALIZACION

SERVICIO A LOSUSUARIOS

INTERRELACION CON OTROS SISTEMASINTERRELACION CON OTROS SISTEMAS

SOA

SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES

SISTEMA DE

ADMINISTRACION

DE PERSONAL

SISTEMA DE

CONTROL

GUBERNAMENTAL

COMPONENTES DEL S.O.A.COMPONENTES DEL S.O.A.

A N Á L I S I S D I S E Ñ O IMPLANTACIÓNPROCESO

ANÁLISISRETROSPECTIVO

ANÁLISISPROSPECTIVO

RESULTADOSRECOMENDACIONES

DISEÑO DEPROCESOS

CONFORMACIÓN DEÁREAS Y UNIDADES

ESTAB. CANALES DECOM. Y COORD. INT

ESTAB. DE INSTANCIAS DE RELACION

INTERINSTITUCIONAL.

MANUALES

PLAN DEIMPLANTACION

EJECUCIÓN DELPLAN

SEGUIMIENTO

ESTRUCTURAIMPLANTADA

ANÁLISIS ORGANIZACIONAL

ANÁLISISRETROSPECTIVO ANÁLISIS

PROSPECTIVO

FUENTES DE INFORMACIÓN.

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

¿Problema?

SELECCIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

•InvestigaciónDocumental

•Investigación de Campo

•Doc. legales de creación•Manual de Org. y Funciones•Manual de Procesos•Inf. de Auditoría•Diagnóstico y planes de Impl.•Otros

•Doc. legales de creación•Manual de Org. y Funciones•Manual de Procesos•Inf. de Auditoría•Diagnóstico y planes de Impl.•Otros

Entrevista al Personal-UsuariosEncuesta al Personal-UsuariosObservación Directa

Entrevista al Personal-UsuariosEncuesta al Personal-UsuariosObservación Directa

RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN

ANÁLISIS DE DATOS

FORMULACIÓN DERECOMENDACIONES

Registro de hechos en la Entidad:- Área- Unidad Organizacional- Proceso que se estudia

ANÁLISIS ORGANIZACIONALANÁLISIS ORGANIZACIONAL

•La calidad de servicios y los bienes proporcionados a los usuarios.•La efectividad de los procesos•La rapidez de respuesta de la estructura Org. frente a los cambios internos y externos

RESULTADOS DEL ANÁLISIS RESULTADOS DEL ANÁLISIS ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL

Diseñar o rediseñar procesos.

Ubicar o reubicar las diferentes unidades en la estructura.

Adecuar, fusionar, suprimir y/o crear áreas o unidades.

Redefinir la coordinación interna e interinstitucional.

Otros aspectos específicos de organización.

DISEÑO O REDISEÑO ORGANIZACIONAL

ETAPAS

USUARIOS

SERVICIOS

Y/O BIENES

PROCESOS.

ÁREAS Y UNIDADES

ORGANIZACIONALES

AUTORID

AD

NIVELES JE

RÁRQUICOS

ALCANCE DE C

ONTROL

.

CANALES

Y MEDIOS DE

COMUNICACIÓN

COORDINACIÓNINTERNA.

RELACIÓN INTER-

INSTITUCIONAL.

MANUALES

DIRECTORIO

DIRECCIÓN EJECUTIVA

DIRECCIÓN DIRECCIÓN

UNIDAD UNIDAD

a)

b)

c)

NIVELES JERÁRQUICOS

NIVEL DIRECTIVO

NIVEL EJECUTIVO

NIVELOPERATIVO

CLASIFICACIÓN DE UNIDADES CLASIFICACIÓN DE UNIDADES ORGANIZACIONALESORGANIZACIONALES

SUSTANTIVA

SUSTANTIVA

SUSTANTIVA

ADMINISTRATIVA

ASESORAMIENTO

DESCONCENTRACIÓN

LA DESCONCENTRACIÓN SE REALIZARÁ MEDIANTE DISPOSICIÓN LEGAL:

• JUSTIFICACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA

• OBJETIVOS

• ÁMBITO DE SU COMPETENCIA

• FUNCIONES ESPECÍFICAS

• GRADO DE AUTORIDAD

CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNAINTERNA

ASCENDENTE

CRUZADA

DESCENDENTE

CANALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

Para definir los canales y medios de comunicación se debe considerar:

La cadena de mando.

El tipo de información que se transmitirá regularmente

La frecuencia y fluidez de la información

El alcance y cobertura del medio de comunicación.

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA EINSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA EINTERINSTITUCIONALESINTERINSTITUCIONALES

INTERNA:•CONSEJO•COMITÉ•COMISIONES

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA

Para el tratamiento de asuntos de competencia compartida entre unidades que no pudieran resolverse directamente, se crearán consejos, comités o comisiones mediante disposición legal que establecerá:

El objetivo de la instancia

Las funciones específicas

La unidad encargada de la instancia

El carácter temporal o permanente

La periodicidad de las sesiones

INSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA EINSTANCIAS DE COORDINACIÓN INTERNA EINTERINSTITUCIONALESINTERINSTITUCIONALES

INTERNA:•CONSEJO•COMITÉ•COMISIONES

INTERINSTITUCIONAL•TUICIÓN•RELACIÓN FUNCIONAL•COMPLEMENTACIÓN

SERVICIO AL USUARIO

RETROALIMENTACIÓN SOBRE LA CALIDAD DE LOS Ss. Y / O Bs.

PRESTADOS

FACILITAR LA ORIENTACIÓN AL PÚBLICO.

CANALIZACIÓN DE SUGERENCIAS,

RECLAMOS Y DENUNCIAS

FORMALIZACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

a). MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.

• Disposición legal• Objetivos.• Organigramas.

- PARA LAS UNIDADES DE NIVEL JERÁRQUICO SUPERIOR • Objetivos.• Nivel jerárquico y rel.de depend.• Funciones.• Relaciones de coordinación.

- PARA OTRAS UNIDADES• Relación de dependencia.• Funciones.

b). MANUAL DE PROCESOS.

• Denominación y objetivo del proceso.• Normas de operación.• Descripción del proceso y sus procedimientos.• Diagramas de flujo.• Formularios y otras formas utilizadas.

IMPLANTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

MANUALES

PLAN DE IMPLANTACIÓN

ESTRUCTURA IMPLANTADA

REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN

Puesta en marcha del Programa de Operaciones

Anual.

Disponibilidad de Recursos Humanos y Financieros.

Participación activa durante todo el proceso del

personal superior y del personal involucrados en los

cambios organizacionales.

PROCESO DE IMPLANTACIÓNPROCESO DE IMPLANTACIÓN

DIFUSIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES,

MANUAL DE PROCESOS Y OTRO MATERIAL PARA TAL FIN

DIFUSIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES,

MANUAL DE PROCESOS Y OTRO MATERIAL PARA TAL FIN

ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTOY/O CAPACITACIÓN DE LOS

FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS

ORIENTACIÓN,ADIESTRAMIENTOY/O CAPACITACIÓN DE LOS

FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS

APLICACIÓN DEL PLAN DE ACUERDO CON LA

ESTRATEGIA APROBADA

APLICACIÓN DEL PLAN DE ACUERDO CON LA

ESTRATEGIA APROBADA

SEGUIMIENTO PARA REALIZAR LOS AJUSTE NECESARIOS

SEGUIMIENTO PARA REALIZAR LOS AJUSTE NECESARIOS

REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS

IMPLANTACIÓNDE LOS

SISTEMAS DE

ADMINISTRACIÓNY CONTROL

REGLAMENTO ESPECÍFICO

REGLAMENTO ESPECÍFICO

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NORMAS BÁSICAS

NORMAS BÁSICAS

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LEY N° 1178 (MARCO)

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LEY N° 1178 (MARCO)