GESTIÓN DOCUMENTAL II

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DE LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTIVA 

Presentado por: 

JAMES AVILA  

Presentado a: 

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ  

GESTIÓN DOCUMENTAL II   

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN, DE LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOÍA Y ARCHIVÍSTICA

GRUPO 4

INTRODUCCIÓN

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Mediante el Sistema de Gestión Documental, las entidades pueden controlar el manejo de la documentación que se produce y gestionar su acervo documental de manera muy eficiente, de manera que se pueda garantizar el rápido acceso a ellos.

SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

Mediante el Sistema de Gestión Documental las entidades pueden garantizar el acceso a los documentos que se produzcan o gestionen, de manera eficaz, preservando su integridad y accesibilidad .

Las generalidades en el Sistema de

Gestión DocumentalLas entidades publicas deben contar con un Sistema de Gestión Documental que permita:

Organizar los documentos físicos y electrónicos: Mediante la implementación de cuadros de clasificación.

Establecer plazos de conservación y eliminación: Mediante la implementación de las tablas de retención documental (TRD) y las tablas de valoración documental (TVD) en las cuales encontraremos los tiempos y procedimientos de conservación de los documentos que manejemos.

Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa: De acuerdo con los tiempos establecidos en la TVD y TRD.

• Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información a lo largo del ciclo de vida de los documentos.

• Mantener la integridad de los documentos: Mediante la agrupación de los documentos por series, subseries y asuntos.

• Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos: Se debe disponer la documentación para la consulta por parte de la ciudadanía o delas entidades interesadas en la información de los documentos.

• Preservar los documentos y sus agrupaciones: Se debe tener en cuenta que los las series documentales deben permanecer siempre juntas independientemente de los procedimientos a los cuales serán sometidos.

Características que debe reunir el

Sistema de Gestión Documental

La adecuada gestión de los documentos debe estar fundamentada en el desarrollo de las funciones dentro de las entidades, sus dependencias y funcionarios, así como los procedimientos, procesos y manuales, teniendo en cuenta las siguientes características:

Conformidad: Los documentos se crean a partir

de las funciones de la entidad.

Interoperabilidad: Los sistemas de información y

gestión de la documentación serán compatibles entre sí

Seguridad: Deben existir niveles de acceso a la

documentación y almacenarlos en un sitio

seguro

Metadescripción: Se deben establecer los metadatos manuales o digitales que

permitan recuperar la documentación.

Adición de contenido: Se identifican que nuevos

contenidos se agregan a los documentos sin que se altere

su autenticidad

Diseño y Funcionamiento: Se desarrolla un

sistema en el cual podamos manejar la información de una manera fácil y simple.

Gestión Distribuida: Se buscara la manera y los

medios para lograr ofrecer la capacidad de importar y exportar los documentos.

Disponibilidad y Acceso: Se debe garantizar la

autenticidad, integridad e inalterabilidad de los

documentos así como las disponibilidad de los mismos

cuando sea necesario.

Neutralidad tecnológica: Podremos utilizar la

tecnología que creamos conveniente siempre y cuando cuente con las

recomendaciones y normativas vigentes.

¡Hasta pronto!