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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Código: SG-SST

Versión: 1

Fecha Elaboración: 15/Enero/2016

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Elaboró: KATHERINE ERAZO LIZARAZO Licencia 0791-10-11 SSPM Cali

Revisó: JOSE LUIS GOMEZ MENENDEZ Gerente General

Autorizó: ODILIA MILLAN HERRERA Representante Legal

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

SG-SST

GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE

SAS

Informe realizado Por:

Katherine Erazo Lizarazo

Licencia 0791-10-11 SSPM CALI

Por contrato de prestación de servicios.

ENERO 2016

CALI


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INTRODUCCION

La empresa GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS, en cumplimiento a los establecido en la ley

1562 de 2012 y el Decreto 1072 de 2015 capitulo 6 y la normatividad vigente, ha estructurado el sistema

de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), que tiene como propósito la estructuración de

la acción conjunta entre la empresa y los trabajadores, en la aplicación de las medidas de Seguridad y

Salud en el Trabajo (SST) a través del mejoramiento continuo de las condiciones y el medio ambiente

laboral, y el control eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo.

Para su efecto, GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS, aborda la prevención de las lesiones y

enfermedades laborales, la protección y promoción de la salud de los trabajadores, a través de la

implementación de un método lógico y por etapas cuyos principios se basan en el ciclo PHVA (Planificar,

Hacer, Verificar y Actuar) y que incluye la política, organización, planificación, aplicación, evaluación,

auditoría y acciones de mejora.

El desarrollo articulado de estos elementos, permitirá cumplir con los propósitos del SG-SST.

El SG-SST, se caracteriza por su adaptabilidad al tamaño y características de la empresa, para centrarse

en la identificación y control de los peligros y riesgos asociados con su actividad.

El esquema del sistema de gestión se describe en las siguientes etapas:

Política

Organización

Planificación

Aplicación

Verificación

Auditoría

Mejoramiento


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ESQUEMA SG-SST



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IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

NOMBRE: GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS

NIT: 900180870-7

OFICINA PRINCIPAL: CRA 4 # 10-44 Oficina 605

TELEFONO: 8856428- 8856429

CORREO ELECTRÓNICO: [email protected]

ACTIVIDAD ECONÓMICA:

EMPRESAS DEDICADAS A OTRAS ACTIVIDADES

EMPRESARIALES NCP INCLUYE OFICINAS DE

NEGOCIOS VARIOS TALES COMO COBRANZAS DE

CUENTAS, ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN EXCEPTO

LAS RELACIONADAS CON BIENES RAÍCES Y

NEGOCIOS, ACTIVIDADES DE INTERMEDIACIÓN Y

PROMOCIÓN COMERCIAL, SUBASTAS, TRAMITACIÓN

DE DOCUMENTOS, ACTIVIDADES DE REDACCIÓN,

TRADUCCIÓN E INTERPRETACIÓN, ACTIVIDADES DE

MICROFILMACIÓN, ACTIVIDADES DE DEMOSTRACIÓN

Y EXHIBICIÓN INCLUSO LA PRESTACIÓN DE

SERVICIOS PROFESIONALES, ACTIVIDADES DE

AGENCIAS, DISEÑO DE TELAS PRENDAS DE VESTIR

ETC

CODIGO (Decreto. 1607/2002) 1 7499 01

ARL: SEGUROS ALFA S.A

CLASE DE RIESGO: I

REPRESENTANTE LEGAL: ODILIA MILLÁN HERRERA


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DISTRIBUCION DE PERSONAL

AREA MASCULINO FEMENINO TOTAL

GESTIÓN Y

FINANZAS DE

OCCIDENTE

SAS

ADMINISTRATIVO 5 5 10

OPERATIVO 17 21 38

HORARIOS DE TRABAJO

MATERIA PRIMA

ADMINISTRATIVO OPERATIVO

Computadores Teléfonos fijos oficina y celular personal

Impresoras Muebles de oficina

Fax Útiles de oficina

Escáner Papelería

Muebles de oficina Internet – página web

Útiles de oficina Computador oficina

Papelería

Internet – página web

Teléfonos fijos oficina y celular oficina

AREA HORARIOS DE TRABAJO DIAS

ADMINISTRATIVO

8 a 12:30 PM y 1:30 a 5 PM Lunes a Viernes

COMERCIALES 7 AM a 4 PM Lunes a Viernes


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ORGANIGRAMA


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POLÍTICA EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

GESTIÓN & FINANZAS DE OCCIDENTE S.A.S, cree firmemente en la prevención de riesgos y los resultados positivos que esta tiene sobre la salud de los trabajadores y la eficiencia de las operaciones. Por tal razón apoyará los siguientes principios: Cumplimiento de todas las normas legales vigentes en el país sobre Prevención de Riesgos Laborales. Protección y mantenimiento del mayor nivel de bienestar físico y mental de todos los trabajadores, controlando la generación de accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Mantenimiento de condiciones de operación aceptables en los recursos físicos y económicos, logrando la optimización en su uso y reduciendo la probabilidad de pérdida. Responsabilidad de todos los niveles de Dirección por proveer un ambiente sano y seguro de trabajo, por medio de equipos, procedimientos y programas adecuados. Los trabajadores son los directos responsables por su seguridad y la del personal bajo su cargo. Esta política será publicada y difundida a todo el personal, para obtener así su cooperación y participación, siguiendo el ejemplo manifestado y demostrado por la Gerencia - Presidencia de GESTIÓN & FINANZAS DE OCCIDENTE S.A.S. ____________________________________________________ REPRESENTANTE LEGAL


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MISIÓN

Nuestra misión es colocar los mejores créditos de Libranza para el Banco que representamos como

Outsourcing comercial autorizado en los convenios establecidos teniendo como fundamento principal

antes que la venta del crédito una muy buena asesoría al cliente con el fin de mejorar su ingreso sin sobre

endeudamiento para él, lo cual generará para el banco que representamos una cartera sana (de fácil

cobro); adicionalmente acercar al Banco nuevas Empresas para su vinculación como clientes de Libranza.

VISIÓN

Convertirnos en el mejor Outsourcing comercial en la colocación de créditos de Libranza a nivel nacional

manteniendo los parámetros fundamentales de Atención al Cliente, Asesoramiento permanente y

Seguridad en los procesos. En otras palabras ser un puente seguro entre el sector financiero que

representamos y los clientes.


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MARCO LEGAL

La integridad de la vida y salud de los trabajadores constituye una preocupación de interés empresarial y

público, en que participan el gobierno nacional. El marco legal está dado por lineamientos

constitucionales, convenios internacionales de la OIT, normas generales del Código Sustantivo del

Trabajo, además, el gobierno colombiano ha establecido normatividad específica para el desarrollo de los

programas de salud ocupacional y el cumplimiento en riegos laborales, entre otras encontramos las

siguientes:

Ley 9 de 1979, Titulo III Salud Ocupacional

Resolución 2400 de 1979, por la cual se establecen disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo.

Decreto 614 de 1984, Bases para la organización de la administración de la salud ocupacional en el país.

Resolución 2013 de 1986, comité de Medicina Higiene y Seguridad Industrial – COPASO.

Resolución 1016 de 1989 – Programa de Salud Ocupacional.

Decreto 1295 de 1994, Sistema General de Riesgos Profesionales.

Decreto 1831 de 1994, por el cual, se expide la tabla de clasificación de actividades económicas para el sistema general de riesgos profesionales y se dictan otras disposiciones.

Decreto 1832 de 1.994, por la cual se adopta la tabla de Enfermedades Profesionales, modificado por el Decreto 2566 de 2009.

Decreto 2100 de 1994 por el cual se clasifican las actividades económicas.

Decreto 1607 de 2002, Tabla de clasificación de actividades económicas para el Sistema General de Riesgos Profesionales.

Ley 772 de 2002, Normas sobre la Organización del Sistema Genera de Riesgos Profesionales.

Circular Unificada de 2004, Unificar las instrucciones para la vigilancia, control y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales.

Resolución 1401 de 2007, Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajo.


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Resolución 2346 de 2007, Evaluaciones Médicas Ocupacionales.

Resolución 2646 de 2008, Factores de Riesgo Psicosocial – Patologías por estrés laboral.

Ley 1562 de 2012, Por la cual se Modifica el Sistema de Riesgos Laborales.

Resolución 1409 de 2012, Por la cual se Establece el Reglamento de Seguridad para Protección Contra Caídas en Trabajo en Alturas.

Resolución 723 de 2013, Por el cual se reglamenta la afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales de las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas o privadas y de los trabajadores independientes que laboren en actividades de alto riesgo.

Decreto 1072 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo

Estas normas dan apoyo al conocimiento de las normas para control de riesgos y facilitan la toma de conciencia sobre responsabilidades y derecho.


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DEFINICIONES

Seguridad y salud en el trabajo: Disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades

causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores.

Busca mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que

conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores. Ley

1562/2012

Accidente de trabajo: Suceso repentino que sobreviene por causa o con ocasión del trabajo y produce

en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.

Ley 1562/2012

Enfermedad laboral: Resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o

del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. Ley 1562/2012

Actividad rutinaria. Actividad que forma parte de la operación normal de la organización, se ha

planificado y es estandarizable.

Actividad no rutinaria. Actividad que no forma parte de la operación normal de la organización, que no

es estandarizable debido a la diversidad de escenarios y condiciones bajo las cuales pudiera presentarse.

Análisis del riesgo. Proceso para comprender la naturaleza del riesgo y para determinar el nivel del

riesgo.

Consecuencia. Resultado, en términos de lesión o enfermedad, de la materialización de un riesgo,

expresado cualitativa o cuantitativamente.

Exposición. Situación en la cual las personas se exponen a los peligros.

Identificación del peligro. Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus características.

Medida(s) de control. Medida(s) implementada(s) con el fin de minimizar la ocurrencia de incidentes.


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Nivel de riesgo. Magnitud de un riesgo resultante del producto del nivel de probabilidad por el nivel de

consecuencia

Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las

personas, o una combinación de estos.

Probabilidad. Grado de posibilidad de que ocurra un evento no deseado y pueda producir consecuencias

Riesgo. Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposición(es) peligroso(s), y la

severidad de lesión o enfermedad, que puede ser causado por el (los) evento(s) o la(s) exposición(es).

Riesgo Aceptable. Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organización puede tolerar con

respecto a sus obligaciones legales y su propia política en seguridad y seguridad y salud en el trabajo.

Valoración de los riesgos. Proceso de evaluar el(los) riesgo(s) que surge(n) de un(os) peligro(s),

teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, y de decidir si el(los) riesgo(s) es (son)

aceptable(s) o no.


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ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

ROLES Y RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDADES DEL EMPLEADOR

Suscribir una Política Corporativa de la seguridad y salud en el trabajo.

Prevenir todo riesgo que pueda causar accidentes de trabajo o enfermedades laborales.

Hacer cumplir las normas y procedimientos para la ejecución segura de los trabajos.

Adelantar programas de medicina del trabajo, higiene y seguridad industrial acordes con los factores de riesgo presentes en los lugares de trabajo.

Adelantar programas de capacitación en seguridad y salud en el trabajo dirigidos a todos y cada uno de los niveles de GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS.

Exigir a los contratistas el cumplimiento de las normas de seguridad social para sus trabajadores, los cuales deberán tener afiliación vigente a una EPS, a una ARL y AFP.

Exigir a los contratistas el estricto cumplimiento de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo en el desarrollo de sus labores, cuando estas sean desarrolladas en instalaciones de GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS.

RESPONSABILIDADES DE LOS TRABAJADORES

Procurar el cuidado integral de su salud.

Suministrar información clara, veraz, y completa sobre su estado de salud.

Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas por GESTIÓN Y FINANZAS

DE OCCIDENTE SAS, con respecto a las normas de la seguridad y salud en el trabajo.

Conocer y cumplir las normas, reglamentos e instrucciones que contiene el Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo de GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS.


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Participar en la prevención de los Riesgos Laborales a través del Vigía y/o comité paritario de seguridad y salud en el trabajo, el grupo de respuesta de Primera Línea o cualquier otro mecanismo que GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS. adopte.

Informar la ocurrencia de los accidentes de trabajo tan pronto como sucedan.

Utilizar adecuadamente y dar el mantenimiento requerido a los elementos de protección personal suministrados.

Quienes llegaren a pensionarse por invalidez ocasionada por riesgo laboral estarán en la obligación de mantener actualizada la información sobre su domicilio, teléfono, y demás datos que sirvan para efectuar las visitas de reconocimiento. Adicionalmente, deberán mantener informada a la administradora de riesgos laborales correspondiente, del momento en el cual se modifique o desaparezca la causa por la cual le fue otorgada la pensión.

Acatar y cumplir en todas las acciones del trabajo, todas las disposiciones que contiene el reglamento de higiene y seguridad industrial de GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS.

VER ANEXO 1. ROLES Y RESPONSABILIDADES

PERFIL SOCIODEMOGRÁFICO

VER ANEXO 2. PERFIL SOCIODEMOGRAFICO

RECURSOS

RECURSO HUMANO

En la resolución 1016 del año 1989 en su artículo 4 establece que el Sistema de Gestión de la Seguridad

y Salud en el Trabajo de las empresas y lugares de trabajo, deberá desarrollarse de acuerdo con su

actividad económica y serán específicos y particulares para estos, de conformidad los riesgos potenciales

y el número de colaboradores. Tal Sistema de Gestión deberá de estar contenido en un documento

firmado por el representante legal y el encargado de desarrollo el cual contemplara actividades en

Medicina Preventiva, Medicina de Trabajo, Higiene Industrial y Seguridad Industrial, con el respectivo

cronograma de dichas actividades. Tanto el Sistema de Gestión como el cronograma, se mantendrán

actualizados y disponibles.


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Para el desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo el empleador designará

una persona encargada de dirigir y coordinar las actividades que requiera su ejecución.

Los servicios de la seguridad y salud en el trabajo con una empresa especialmente dedicada a la

prestación de servicios, no implica en ningún momento, el traslado de las responsabilidades del

empleador al contratista, con el apoyo del Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

Se gestionarán todas las actividades para las correcciones de los factores de riesgo presentes en las

diferentes áreas de trabajo, siempre orientados en las políticas administrativas y la asesoría de la

Administradora de Riesgos Laborales SEGUROS ALFA S.A

RECURSO FINANCIERO

De acuerdo con el resultado estratégico en la implementación de intervenciones según la identificación de

peligros y evaluación de los riesgos, el Sistema de Gestión de la empresa GESTIÓN Y FINANZAS DE

OCCIDENTE SAS, tendrá una asignación presupuestal según los resultados financieros del periodo;

priorizando los riesgos y acorde con el cronograma de actividades a desarrollar para la promoción y

prevención de accidentes de trabajo y enfermedad laboral.

RECURSO TECNOLOGICO

GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS, cuenta con el equipamiento mínimamente básico

requerido para gestionar y administrar con eficiencia y eficacia todas las actividades contenidas en el

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo como:

Hardware

Software

Comunicaciones

Cámaras de seguridad

VER ANEXO 3. RECURSOS

REQUISITOS LEGALES

VER ANEXO 4. REQUISITOS LEGALES

IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS

VER ANEXO 5. IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS


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PLAN DE TRABAJO ANUAL

VER ANEXO 6. PLAN DE TRABAJO ANUAL 2016

COMITÉ PARITARIO O VIGIA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS, consciente de las obligaciones legales que mediante:

Resolución 2013 de 1986, Decreto 614 de 1984 arts. 25 y 26, vela por el continuo funcionamiento del

Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo y/ vigía ocupacional, brindando los espacios y

tiempos necesario para su gestión como organismo de control y vigilancia de las normas y reglamentos de

la Seguridad y la Salud en el Trabajo. Organismo que deberá ser asesorado de manera continuada por el

Analista de Seguridad y Salud en el Trabajo, GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS, dispondrá

de medios necesarios para el normal funcionamiento del comité.

Conformación del COMITÉ PARITARIO DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (COPASST):

Teniendo en cuenta que GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS cuenta con un promedio de 40

empleados de vinculación directa con la compañía, ha gestionado la designación del Copasst de acuerdo

a lo estipulado por la Resolución 2013 de 1986, el período de funcionamiento de este será de 2 años a

partir de su conformación.

Se designa como Principal a:

No. Nombres y Apellidos

1. JOSE LUIS GOMEZ MENÉNDEZ

2. CARMEN OMAIRA GUERRERO

Se designa como Suplente a:


1. JENNIFER CARDONA MILLÁN

2. FRANCIA HELENA JARAMILLO


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Tiempo para la gestión

El COPASST de GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS, tendrá una vigencia de 2 años a

partir de su elección de acuerdo al Decreto 1295 de 1994.

Responsabilidades del COPASST:

Proponer y participar en actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo dirigida a todos los colaboradores

de GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS.

Vigilar el cumplimiento de las actividades contempladas en los reglamentos de medicina, higiene y

seguridad industrial.

Participar activamente en las investigaciones y análisis de las causas de los accidentes de trabajo y

enfermedades profesionales, proponiendo las medidas correctivas a que haya lugar para evitar su

ocurrencia.

Realizar inspecciones de seguridad en los sitios de trabajo, equipos y las operaciones realizadas por los

colaboradores e informar al Analista de Seguridad y Salud en el Trabajo y Jefe de Área sobre la existencia

de factores de riesgo y sugerir los controles pertinentes.

Servir como medio de información entre la Gerencia y los colaboradores en lo que a Seguridad y salud en

el Trabajo se refiere.

Presentar informes de gestión sobre las actividades realizadas cada trimestre.

COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL

La empresa cuenta con un comité de convivencia laboral dando cumplimiento a lo establecido en las

resoluciones 652 y 1356 de 2012, creado como medida preventiva para el acoso laboral. Sesiona de

manera trimestral o en casos que requieran intervención inmediata. El comité de convivencia cuenta con

un manual en donde se establecen las funciones y responsabilidades de los miembros y describe el

funcionamiento del mismo.


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Por parte del empleador:

Se designó como principal a:


1. JOSE LUIS GOMEZ MENÉNDEZ

y como suplente a:


2. FRANCIA HELENA JARAMILLO

Los trabajadores eligen como principal a:


1. CARMEN OMAIRA GUERRERO

y como suplente a:


1. JENNIFER CARDONA MILLÁN


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CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

La organización identificó las de necesidades de formación para cada cargo, utilizando las siguientes fuentes de información: • Política en Seguridad y Salud en el trabajo • Responsabilidades en el SG-SST • Requisitos de conocimientos y competencias en SST por cargo • Riesgos inherentes • Requisitos legales y otros • Gestión del comportamiento • Tareas críticas • Tareas de alto riesgo • Aspectos de salud (SVE) • Encuestas de jefes y trabajadores • Investigación de accidentes y casi accidentes A partir de esta identificación de necesidades, la organización establece el plan anual de formación que es construido con el COPASST o Vigía de SST y es aprobado por la alta dirección. Este plan se revisa y actualiza cada año. El alcance del plan de formación cubre: • Trabajadores vinculados • Contratista. • Cooperados. • Trabajadores en misión • Estudiantes Toda formación dictada debe quedar con el registro de asistencia, las que duren más de cuatro (4) horas deben tener evaluación de lo aprendido (aplicada al 100% de los asistentes) y evaluación del facilitador (diligenciadas por al menos el 50% de los asistentes). Es compromiso de la organización asegurar la inducción y reinducción para: • Trabajadores que ingresan a la compañía o que sean transferidos a otros cargos. • Trabajadores con ausencias superiores a 30 días, por incapacidad o licencias. • Contratistas y demás terceros que desarrollen funciones en las instalaciones. Todo el proceso de formación queda actualizado según los registros definidos por la organización, los que incluyen: • Matriz de formación • Plan anual de formación


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• Asistencia a la inducción, la reinducción y a las formaciones programadas • Evaluación de lo aprendido • Evaluación del facilitador

DOCUMENTACIÓN

VER ANEXO 7. DOCUMENTACIÓN

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los registros son una parte importante del SG-SST, su adecuada gestión es uno de los aspectos que garantiza la efectividad del sistema. Para demostrar el cumplimiento con el SG-SST, y garantizar que la política y sus objetivos se han alcanzados, la organización estableció y mantiene un sistema para la identificación, recolección, y mantenimiento de sus registros, establecido a partir de los requisitos de la legislación colombiana en SST y según los criterios organizacionales definidos. Dentro de los documentos y registros a conservar la organización consideran, entre otros, los siguientes: • Información sobre la legislación en SST aplicable. • Registros de las formaciones proporcionada a todos los empleados (incluida la inducción y la reinducción) y la información SST entregada a ellos. • Registros de entrenamientos, simulacros y simulaciones ejecutados en desarrollo del plan para la prevención, preparación y respuesta ante emergencias • Registros de las inspecciones realizadas. • Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en SST. • Registros de no conformidades, incidentes, accidentes, enfermedades laborales y la investigación y análisis de estos eventos. • Registros de los análisis de seguridad realizados a las tareas críticas no rutinarias o trabajos de alto riesgo, los permisos y procedimientos definidos. • Registros de la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y medidas de prevención y control definidas. • Registro de entrega de elementos de protección personal. • Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores y los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores. • Los resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías, y las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos, cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente.


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• Registros relacionados con la evaluación del desempeño de la SST. • Registros de las revisiones por la alta dirección. • Informes de auditorías internas o externas del SG-SST. VER ANEXO 8. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

COMUNICACIONES

La organización reconoce que la comunicación entre los diferentes niveles de organización y con sus partes interesas es un elemento clave para el desarrollo, mantenimiento y mejora de SST, para garantizar su adecuada gestión se establecieron lineamientos para el manejo de las comunicaciones externas e internas que parten del análisis de partes interesadas externas e internas; estos lineamientos incluyen: • La recepción, el direccionamiento a quien debe responder y la documentación de la respuesta a las comunicaciones de las partes externas e internas interesadas, debiéndose: - Registrar en el centro de control documental de la organización la fecha de recibo de las comunicaciones recibidas en forma física y de las recibidas vía e-mail que requieran ser respondidas. - Registrar en el centro de control documental la fecha de envío al encargado de dar respuesta. - Registrar en el centro de control documental la fecha de envío de la respuesta y archivar la respectiva respuesta. - Generar bimestralmente, desde el centro de control documental, informe a la alta dirección sobre la oportunidad de respuesta de todos los involucrados, para la toma de los correctivos necesarios. • La definición de los medios y mecanismo para dar a conocer el SG-SST a los trabajadores y contratistas, que incluyen: - La inducción y reinducción, además de formaciones específicas en el SG-SST - Carteleras - Boletines. - Cartas de la gerencia. - Campañas de SST. • La estructuración de los siguientes canales para recolectar inquietudes, ideas, y aportes de los trabajadores: - Buzones de sugerencias. - Reportes de condiciones. - Reportes a través de la intranet. - Ideas de mejora.


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REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD

Estará aprobado y firmado por el gerente y permanecerá en dos lugares visibles de la empresa.

VER ANEXO 9. REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD

PLANIFICACIÓN

IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS

Para la identificación de los peligros, evaluación y la valoración de riesgos, la organización implementó como metodología de la GTC 45, y desarrolló el respectivo procedimiento, teniendo en cuenta: El inventario de: - Procesos. - Actividades rutinarias y no rutinarias. - Maquinarias y equipos. - Inventario de materias primas, insumos, químicos, productos intermedios y terminados, y residuos generados, para identificar agentes potencialmente cancerígenos. - Sucursales o centros de trabajo. - Trabajadores vinculados y terceros y aquellos que realizan actividades de alto riesgo en forma permanente. • La identificación de peligros en cada proceso, actividad, maquinaria, equipo y sucursal o centro de trabajo. • La identificación de los controles existentes y su evaluación en cuanto a suficiencia y calidad. • La determinación de la probabilidad de sufrir una pérdida al momento de exponerse al riesgo. • La determinación de la consecuencia potencial de exponerse a cada uno de los peligros. • La valoración del riesgo. • La determinación de la aceptabilidad del riesgo. El procedimiento para la identificación de peligros, evaluación y valoración del riesgo indica que debe: • Ser realizado con la participación de los trabajadores de cada proceso. • Estar documentado. • Ser actualizado en revisión anual, por el ingreso de nuevos riesgos como resultado de cambios en procesos, equipos, adquisiciones o posterior a investigación de accidentes graves, fatales o por la ocurrencia de eventos catastróficos. • Estar soportado en herramientas de análisis de seguridad más profundos, cuando la complejidad del riesgo o su criticidad lo requieran o cuando sea necesario según lo establecido por la legislación colombiana.


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• Incluir a los trabajadores que se dedican en forma permanente a las actividades de alto riesgo. • Ser comunicado a los representantes de los trabajadores.

EVALUACIÓN INICIAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Como primer paso para el diseño de su SG-SST la organización realizó su evaluación inicial del sistema con personal idóneo y usando la herramienta diseñada por SEGUROS ALFA S.A para tal efecto; dicha evaluación se encuentra documentada de conformidad con la normatividad vigente y sirvió como base para actualizar el plan de trabajo anual.

Para fomentar el auto reporte de condiciones de trabajo y salud, la organización implementó las siguientes herramientas:

• Encuesta de condiciones de trabajo. • Concepto del trabajador en la evaluación de puesto de trabajo. • Encuesta de condiciones de salud.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Objetivo general

Establecer el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST con el fin de prevenir accidentes y enfermedades laborales factibles de intervención, dando cumplimiento a la normatividad vigente.

Objetivos específicos

Garantizar la adecuación, conveniencia y eficacia de la gestión del riesgo ocupacional mediante la revisión periódica gerencial.

Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales que en materia de seguridad y salud en el trabajo apliquen a la organización.

Implementar sistemas de tratamiento para los riesgos significativos que aporten a disminuir la probabilidad de ocurrencia y las consecuencias.

Definir la estructura y responsabilidades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST.

Implementar un plan de prevención, respuesta y recuperación ante emergencias.

Velar por la recuperación del trabajador y su calidad de vida mediante el proceso de reintegro laboral.


Código: SG-SST

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Monitorear el desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST.

INDICADORES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

La organización estableció la batería de indicadores que evaluarán la efectividad del SG-SST, entre los cuales se encuentran:

Tipo de indicador

Nombre Definición

Estructura Política de SST Divulgación de la política de SST

Objetivos y metas Objetivos y metas de seguridad divulgados

Plan de trabajo anual Áreas con Plan de Trabajo anual en SST

Responsabilidades Asignación de responsabilidades

Identificación de peligros y riesgos

Método definido para la identificación de peligros

Funcionamiento del COPASST

Funcionamiento del COPASST

Recursos Asignación de Recursos Humanos

Plan de emergencias Sedes con Plan de emergencia

Capacitación en SST Áreas con Plan de capacitación anual en SST

Proceso Autoevaluación Evaluación inicial del SG-SST

Ejecución del plan de trabajo

Ejecución del plan de trabajo en el SGSST

Intervención de peligros y riesgos

Intervención de los peligros identificados

Plan de accidentalidad Ejecución del plan de intervención de la accidentalidad

Investigación de accidentes e incidentes

Porcentaje de accidentes/ incidentes investigados

Simulacros Porcentaje de simulacros realizados por sede

Resultado Índice de Frecuencia de Accidentes de Trabajo

Es la relación entre el número total de A.T con y sin incapacidad, registrados en un periodo y el total de las HHT durante un periodo multiplicado por K (constante igual a 240.000). El resultado se interpreta como número de AT ocurridos durante el último año por cada 100 trabajadores de tiempo completo.


Código: SG-SST

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Tipo de indicador

Nombre Definición

Índice de Frecuencia de Accidentes de Trabajo con Incapacidad

Expresa el total de AT incapacitantes ocurridos durante el último año, por cada 100 trabajadores de tiempo completo.

Índice de Severidad de Accidentes de Trabajo

Es la relación entre el número de días perdidos y cargados por accidentes de Trabajo, durante un periodo y el total de HHT durante un periodo y multiplicado por K

Índice de Lesiones Incapacitantes por A.T

Corresponde a la relación entre los índices de frecuencia y severidad de Accidentes de Trabajo con Incapacidad. Es un índice global de comportamiento de lesiones incapacitantes que no tiene unidad, su utilidad radica en la comparación entre diferentes periodos.

Tasa Accidentalidad Relación del número de casos de accidentes de trabajo, ocurridos durante el período con el número promedio de trabajadores en el mismo período

Índice de Frecuencia de Ausentismo

Incluye Enfermedad Común, enfermedad profesional, accidente de trabajo y consulta de salud.

Índice de Severidad del Ausentismo

Es la relación entre los días de incapacidad por enfermedad común y el total de HHT, multiplicado por 240.000

Porcentaje de Tiempo Perdido

Muestra el porcentaje perdido en un año con relación al tiempo programado.

Cobertura de la inducción Muestra el porcentaje de personas que reciben la inducción

% Cubrimiento EPP Proporción de trabajadores que reciben los EPP

% uso EPP Muestra el porcentaje de personas que usan los EPP

APLICACIÓN

EQUIPOS Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL


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GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS, llevara un control de entrega de elementos de protección

personal acorde a las necesidades generadas por cada cargo de trabajo y se cumplirá con los siguientes

parámetros:

Registro individual, mediante diligenciamiento del Formato de Entrega de Elemento de Protección Personal.

Inspecciones de Elementos de Protección Personal

VER ANEXO 10. ENTREGA DE EPP

INSPECCIONES DE SEGURIDAD

Se establecerá un programa de inspecciones generales a todas las áreas de la empresa, mediante el cual

se mantendrá control sobre las causas básicas que tengan alto potencial de ocasionar pérdidas para la

empresa.

Evaluación del programa de inspecciones

La auditoría realizada al programa de inspecciones permitirá su retroalimentaciòn mediante la

determinación del logro del propósito principal de este.

VER ANEXO 11. INSPECCIONES DE SEGURIDAD

VIGILANCIA A LA SALUD DE LOS TRABAJADORES

Evaluaciones Médicas

Se establecerá la realización de evaluaciones médicas ocupacionales de preingreso, periódicas y de retiro

con base en los diferentes cargos y la identificación de peligros y evaluación de los riesgos respectivos;

para tal fin se diligenciará Historia Clínica Ocupacional previo diseño de los perfiles psicofisiològicos.

Diagnóstico de salud

Para identificar las variables demográficas, ocupacionales y de morbilidad de la población trabajadora, se

realizará el diagnóstico de salud correspondiente.

Sistemas de vigilancia epidemiológica ocupacional


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Con base en el diagnóstico de Salud se establecerán las prioridades en cuanto a las patologías halladas y

se diseñaran los sistemas de vigilancia epidemiológica ocupacional necesarios.

Ausentismo laboral

Se implementará el ausentismo laboral con el ánimo de obtener información sobre morbi -.mortalidad y el

clima organizacional de la empresa.

PREVENCIÓN, PREPARACIÓN Y RESPUESTAS ANTE EMERGENCIAS

Con la implementación de las medidas para el tratamiento del riesgo, la organización busca minimizar la probabilidad de que los peligros identificados generen emergencias en sus instalaciones; sin embargo, si los controles implementados fallan o si amenazas externas llegan a originar emergencias, la organización ha desarrollado acciones preventivas, de preparación y de respuesta que buscar mitigar las consecuencias de estas emergencias o la afectación que puedan tener en la continuidad del negocio, teniendo en cuenta:

• La identificación y evaluación de las amenazas y su potencial para generar accidentes graves o emergencias.

• La elaboración del plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias. • La documentación de los procedimientos requeridos para atender cada una de las posibles

emergencias. • La definición y consecución del talento humano y los recursos financieros, técnicos y de

equipamiento necesarios establecidos en los procedimientos. • La práctica y prueba del plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias a través

de simulacros y simulaciones y la evaluación de los mismos. • La conformación y capacitación de los equipos para la atención de emergencias, según lo

establecido por la legislación colombiana.

El plan de prevención, preparación y respuesta ante emergencias establece los protocolos y procedimientos generales para proteger la integridad de todas las personas que laboran dentro de las instalaciones de la organización, de las partes interesadas externas que ingresan a sus instalaciones, y de los vecinos que pudieran verse comprometidos con emergencias internas. El plan detalla, además, los procedimientos operativos normalizados definidos para la atención de los diferentes escenarios de emergencia y define la realización de prácticas, simulacros y simulaciones de los mismos.


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GESTIÓN DEL CAMBIO

Para garantizar que todos los cambios que se realicen en la organización ingresen con los riesgos controlados, se estableció el procedimiento para la gestión o administración de los cambios (temporales o definitivos) que incluye:

• Cambios en instalaciones. • Cambios en las condiciones de trabajo, el proceso, las materias primas e insumos, maquinaria y

equipos. • Cambios en la estructura organizacional. • Cambios en las actividades de los servicios prestados. • Cambios en condiciones de trabajo, incluyendo equipos

El procedimiento se activa al identificarse cualquier posible cambio y finaliza al implementar las mejoras requeridas por el SG-SST (incluida la información y formación de los empleados) que aseguren que el cambio ha sido asimilado por la organización sin generar desviaciones en su desempeño SST. VER ANEXO 12. GESTIÓN DEL CAMBIO

ADQUISICIONES

Para garantizar que las especificaciones relativas a las adquisiciones sean tenidas en cuenta al momento de realizar las compras, la organización estableció el procedimiento que tiene por objetivos:

• Garantizar que se cumpla con la normatividad colombiana en SST. • Definir los requerimientos que en SST deben cumplir los materiales, materias primas, insumos

(incluidos los productos químicos), maquinaria y equipos que pueden originar desviaciones en la Política, el cumplimiento de la legislación y requisitos de otra índole, o de los objetivos SST que la organización se ha trazado.

El procedimiento parte de identificar los artículos críticos (materiales, materias primas, insumos, maquinaria y equipos) que deben tener especificaciones escitas de compra o adquisición hasta la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos al recibir estos artículos.

VER ANEXO 13. ADQUISIONES


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AUDITORÍA Y REVISIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN

AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO DEL SGSST

Para la realización de la auditoría interna anual, la organización define el programa consultando previamente las áreas de interés con la alta gerencia, las necesidades de las partes interesadas y el COPASST o Vigía de SST.

Los objetivos del programa de auditoría:

• Determinar el grado de conformidad del SG-SST con los criterios de auditoría • Determinar el grado de conformidad de las actividades y los procesos, con los requisitos y los

procedimientos del SG-SST. • Evaluar la capacidad del SG-SST para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales,

contractuales o de otro tipo con los que la organización se comprometa. • Evaluar la eficacia del SG-SST para lograr los objetivos especificados

Para cada auditoría del programa, el equipo auditor define el respectivo plan, que es compartido con el área o proceso a auditar, siendo responsabilidad del líder del área auditada definir las acciones correctivas o preventivas resultado de los hallazgos de la auditoría. La selección de los auditores se hace garantizando su formación e independencia con el proceso auditado. Los resultados del programa de auditoría es una de las entradas utilizadas en la revisión por la alta dirección.

REVISIÓN POR LA ALTA DIRECCIÓN

La revisión por la dirección se realiza anualmente con la participación del Gerente con el Comité de Gerencia, acompañados por el asignado por la empresa para el desarrollo del SG-SST. Como entradas para la revisión se usan:

• Los cambios, o cambios esperados en los requisitos legales o de otro tipo que pueden tener repercusiones en el sistema de gestión.

• Cambios en otras necesidades que puedan tener repercusiones en el sistema de gestión. Estos requisitos pueden provenir de organismos de la industria, clientes o cualquier otra entidad a la que la organización se suscriba.

• Los cambios en las tecnologías y prácticas disponibles.


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• Objetivos de organización y los programas que se requiere para garantizar que estos objetivos se pueden alcanzar (o los avances de los programas y objetivos).

• Los cambios o modificaciones previstas a las actividades de la organización, o el alcance del sistema de gestión.

• Los resultados de las actividades de participación del trabajador. • Los resultados de las investigaciones de accidentes o incidentes, solicitudes o casos de

enfermedad relacionada con el trabajo. • El avance en las acciones correctivas o preventivas, incluida la eficacia de las medidas adoptadas. • Resultados y tendencias relativas a las inspecciones del lugar de trabajo. • Los resultados de las auditorías internas y externas. • Resultados de la vigilancia del ambiente de trabajo. • Resultados de la vigilancia de la salud de los trabajadores. • Los resultados de los ejercicios o evaluaciones de la respuesta de emergencia. • Desempeño de los indicadores claves de gestión. • Los cambios en el alcance de las actividades de la organización, por ejemplo: nuevos procesos,

lugares, tecnologías y otros aspectos. • Los cambios en la estructura de la organización, incluidos cambios significativos en los niveles de

trabajadores implicados, los patrones de trabajo y tipo de trabajo.

Las salidas de la revisión, que son comunicados al COPASST o Vigía de SST debe aportar a:

• La revisión de la política. • La revisión y ajuste de los objetivos. • Ajuste en los requerimientos de recursos. • Ajustes o definición de áreas de interés en las auditorías internas. • Ajustes del SG-SST. • Definición de acciones correctivas y preventivas.

INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES, ACCIDENTES DE TRABAJO Y ENFERMEDADES LABORALES

Para la investigación de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, la organización estableció y mantiene un procedimiento en el que se definen las responsabilidades según lo establecido en la legislación colombiana, y las metodologías usadas para la investigación y el análisis. Al interior de la empresa la notificación de un accidente o incidente de alto potencial dispara una “alerta de seguridad” que es documentada a través de un informe enviado a todos los niveles gerenciales, a partir del cual se convoca el equipo investigador. Periódicamente se revisan las investigaciones y análisis para identificar si se están llegando a las causas raíces que los originaron y si los correctivos propuestos garantizan la no repetición del evento o de eventos similares.


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Las investigaciones y análisis de accidentes, incidentes y enfermedades laborales deben llevar a la revisión de identificación y valoración de riesgos y, a partir de ella, a las modificaciones y ajustes en el SG-SST que sean requeridos.

MEJORAMIENTO

ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Para la definición de las acciones correctivas y preventivas, la organización definió las siguientes fuentes:

• Evaluación inicial. • Auditoría de cumplimiento del SG-SST. • Revisión por la alta dirección. • Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales • Inspecciones de SST.

El proceso que se sigue es el siguiente:

• Identificación y registro de las no conformidades reales o potenciales. • Determinación de causas raíces. • Definición de acciones correctivas o preventivas. • Implementación de las acciones correctivas y preventivas. • Revisión de las acciones correctivas y preventivas. • Si la acción no es efectiva se debe redefinir. • Si la acción es efectiva se profeso a su cierre.

MEJORA CONTINUA

GESTIÓN Y FINANZAS DE OCCIDENTE SAS, es consciente de la importancia y beneficios que trae

el contar con un SG-SST, razón por la cual cada colaborador sabe la importancia de mejorar cada una de

sus actividades del día a día, con lo cual tanto ellos como la organización obtienen beneficios.

La organización es consciente que al mantener su SG-SST, la mejora continua se refleja de manera

evidente en la realización diaria de cada una de las actividades desarrolladas en los procesos.

La empresa garantiza las disposiciones y recursos necesarios para el perfeccionamiento del SG-SST, con

el objetivo de mejorar la eficacia de todas las actividades y el cumplimiento de sus propósitos.

Se considera las siguientes fuentes para identificar oportunidades de mejora:

Los cambios en legislación que apliquen a la organización;


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Evaluación del cumplimiento de los objetivos del SG-SST;

Los resultados de la identificación de peligros y evaluación de los riesgos;

Los resultados de la evaluación y auditoría del SG-SST, incluyendo la investigación de los incidentes, accidentes y enfermedades relacionadas con el trabajo y los resultados y recomendaciones de las auditorías;

Las recomendaciones presentadas por los trabajadores y el COPASST y/o Vigía e SST

El resultado de la evaluación realizado por la alta dirección.

El presente Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST rige a partir de la fecha y es

aplicable para todos los empleados, contratistas y visitantes.

VER ANEXO 14. MEJORA CONTINUA

IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

Versión No Naturaleza del cambio Fecha

01 Creación del SG-SST 15/Enero del 2016

Firma representante legal Firma responsable SST

sistema de gestiÓn de la seguridad y … sg-sst gestio… · resolución 2346 de 2007,...

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