sistema de formulacion presupuestaria

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Sistema de Formulación Presupuestaria R. Adonay Montaño Hinojosa

SISTEMA DE FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA MUNICIPAL(SISTEMA DE FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA 2010)

Esta es una guía para los usuarios responsables de la elaboración de la Formulación Presupuestaria Institucional que utilicen el SIGMA distribuido (Instituciones que no se encuentran conectadas a la red central del SIGMA cuya información se debe enviar en medio magnética o vía Internet).

Introducción

El módulo de Formulación Presupuestaria permite el registro de la Programación del Ingreso y de la Programación del Gasto por Unidades Ejecutoras para la elaboración del anteproyecto de presupuesto institucional.

El nuevo concepto para la formulación Presupuestaria Institucional es la elaboración del mismo por Unidades Ejecutoras. Estas Unidades Ejecutoras, son unidades organizacionales internas e indivisibles, de asignación de recursos que tienen el propósito de especificar la responsabilidad por la gestión del gasto las cuales pueden tener a su cargo una categoría programática de mínimo nivel o alternativamente, varias unidades ejecutoras corresponder a una categoría programática de mínimo nivel.

El software del SIGMA distribuido, se instalará en un Computador Personal con características mínimas requeridas bajo plataforma de trabajo Windows 95, Windows 98, Windows NT, Windows 2000 y Windows XP. Este software permite exportar la información registrada al SIGMA Central para que posteriormente la Unidad de Presupuesto del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas proceda a realizar la formulación presupuestaria consolidada para su posterior aprobación en las instancias pertinentes.

El sistema de Formulación Presupuestaria Institucional del SIGMA distribuido comprende dos módulos:

a) Administración

Este módulo permite realizar el mantenimiento de los usuarios encargados de la elaboración de la Formulación Presupuestaria Municipal. Dicho mantenimiento comprende: ingreso, consulta, modificación y eliminación de usuarios y la correspondiente asignación de Entidades a cada usuario.

b) Sistema de Formulación Presupuestaria (SFP)

Este módulo permite realizar el registro de la información para la elaboración de la Formulación Presupuestaria Municipal.

Los elementos que conoceremos y además utilizaremos durante el aprendizaje de este programa son los siguientes:

En las diferentes opciones del módulo Sistema de Formulación Presupuestaria Municipal, se despliegan opciones de aplicación (como se muestra en la figura 1-0) donde el usuario puede ingresar, consultar y eliminar datos

Es importante señalar antes de introducirnos en el conocimiento de este Sistema, que el alumno a esta altura de la asignatura de Presupuestos Fiscales ya es capaz de entender el concepto de presupuesto, que es un Programa, un Proyecto, una Actividad y su respectiva codificación, para fines de introducción veamos estos conceptos de forma rápida:

I. Programa.-Programa Central Sirve para expresar la producción intermedia indirecta desarrollada por los servicios de Dirección Superior, Despacho del Alcalde, Auditoría Interna, Asesoría Jurídica, Planificación, Desarrollo Organizacional, Coordinación General, Comunicación y otros servicios relacionados con la conducción y dirección superior; así mismo se incluirán a las unidades de Administración General, Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Personal, Compras y Suministros y otros servicios relacionados con las actividades administrativas centrales de la institución.

Codificación Programa Central 00

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Programa Específico Es la categoría programática de máximo novel dentro la estructura programática de la institución y expresa la generación de un producto terminal, se conforma por la agregación de categorías programáticas de menor nivel denominado PROYECTOS, ACTIVIDADES Y OBRAS.

El programa siempre debe contribuir al logro de una determinada política. El programa refleja la producción básica dentro el proceso productivo institucional. El programa, entonces, justifica la asignación de recursos presupuestarios a dicho novel.

Codificación Programa Específico del 10 al 98 (usar dos dígitos)

II. Proyecto.- Es una categoría programática inferior a un programa, por lo tanto los recursos asignados a los distintos proyectos que forman parte de un programa son sumables al nivel de esta categoría programática.Esta categoría se abre cuando se refiere a la producción de un bien de capital (tangible o intangible) y desaparece cuando el bien de capital producido esta en condiciones de generar los bienes o servicios para los que fue programado.

En esta categoría programática se deben incluir los gastos que demandan la realización de tareas de dirección, coordinación, supervisión técnica y seguimiento y control de los recursos humanos y materiales incluidos en estas tareas, forman parte del costo total de la inversión, además de los estudios, investigaciones, asesoramiento, en general servicios técnicos y profesionales, que tengan lugar durante la fase de ejecución del proyecto.

Codificación Proyecto del 001 al 9999

III. Actividad.- es la categoría programática de menor nivel, sus recursos son sumables para obtener los recursos del programa al que pertenece.

La actividad refleja la producción de apoyo dentro del proceso productivo.

No son actividades y por lo tanto no están sujetas a estas asignaciones de recursos presupuestarios, los micro procesos que representan tareas y que se desarrollan en unidades organizacionales de nivel irrelevante. Los productos de estos micro procesos se combinan para lograr el producto de una Actividad

Codificación de Actividades del 001 al 049

IV. Obras.- Es la categoría programática de mas mínimo nivel e indivisible a los propósitos de la asignación formal de recursos, que origina una inversión.

Expresa la desagregación de un proyecto en los diversos productos que lo componen, ninguno de los cuales por si solo es condición suficiente para el logro del propósito del proyecto.

Codificación de Obras del 050 al 999

Nota.- es importante mencionar que la referenciarían obra no existe dentro del Sistema de Formulación Presupuestaria, se menciona solamente con fines de conocimiento del estudiante de su concepción y su aplicación teórica.

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Figura 1-0

① Barra de Herramientas

Tiene como misión fundamental el brindar al usuario un acceso rápido a las funciones más

② Barra de Menús desplegables

③ Barra de Título

① Barra de Herramientas

④ Área de trabajo

⑤ Botones de Ficha

⑥ Barra de desplazamiento

⑦ Área de Registro de Datos

⑧ Área de Botones de Alternativa

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usuales. Ubicado con el puntero del ratón sobre cualquiera de estos iconos se desplegará ayuda acerca de la función.

AdicionarIngresa un nuevo registro

EliminarElimina el registro donde esta ubicado el cursorGrabar datosAlmacena la información registrada.

ImprimirDespliega la ventana de Block de notas para realizar la impresión.

SalirSale de la aplicación.

Nota.-Para facilitar al usuario sobre las acciones permitidas dentro de una ventana de aplicación, se activan o desactivan los iconos correspondientes a esas acciones. Los iconos desactivados se encuentran en tono gris como se muestra enmarcada en la Figura 1-1.

Figura 1-1

② Barra de Menús DesplegablesEn esta barra se encuentra el Menú Principal del Sistema de Formulación Presupuestaria. Los diferentes menús se activan directamente con el ratón, haciendo un clic sobre el menú que se desee activar.

③ Barra de TítuloIdentifica el nombre de la ventana de aplicación en la que se esta trabajando (En este ejemplo: Ventana de Aplicación Estructura Programática).

④ Área de TrabajoIndica al usuario el área donde esta ubicado y en el cual esta registrando los datos. En la ventana de aplicación (Figura 1-10) las áreas de Trabajo Municipalidad de La Paz y Dirección de Asuntos Jurídicos, indican al usuario que esta adicionando una o varias estructuras programáticas correspondiente a la Dirección de Asuntos Jurídicos de la Municipalidad de La Paz.

⑤ Botones de FichaEstos botones se asemejan a los separadores de carpeta comunes que están asociados a una ficha. La selección de los botones de ficha permite que se despliegue la información asociada a la misma.

⑥ Barra de desplazamiento

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Las Barras de desplazamiento se localizan tanto en el extremo inferior (barra de desplazamiento horizontal), como en el extremo derecho (barra de desplazamiento vertical) de la ventana de aplicación y tienen la función de permitir al usuario desplazarse directamente a un sector del documento. La Figura 1-10 muestra la barra de desplazamiento horizontal.

⑦ Área de Registro de DatosÁrea donde se realiza el ingreso de los datos a los campos correspondientes.

⑧ Área de Botones de AlternativaEn esta área se encuentran los Botones de Alternativa, los cuales están implementados para ejecutar una tarea determinada, sólo puede ser activado uno a la vez. Por ejemplo, si selecciona el botón de alternativa Aceptar, activa la opción de asignar grabar realizando validaciones propias de la aplicación.

Veamos a continuación algunos aspectos de la opción ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS.

MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS

El usuario de administración está encargado de realizar el mantenimiento de usuarios del Sistema de Formulación Presupuestaria Municipal. Dicho mantenimiento comprende la adición, consultas, modificación y eliminación de usuarios.

Una vez realizada la conexión al módulo de Administración, procedimiento documentado en el punto 1.4 de este Manual, se despliega la pantalla del menú principal. Al hacer un clic en el menú Administración se despliega las opciones correspondientes, como se muestra en la Figura 2-1.

Figura 2-1

1. Usuarios

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Eligiendo esta opción con el ratón se despliega la ventana de aplicación en cuya parte izquierda se encuentra el menú de Mantenimiento de Usuarios. Al hacer un clic en éste menú se despliega las opciones correspondientes como se muestra en la Figura 2-2, donde el usuario administrador puede realizar la adición, consulta, modificación, eliminación de usuarios y asignación de entidades.

Figura 2-2

Consultar

Para realizar una consulta, el usuario debe ubicar con los cursores o con el puntero del ratón el nombre del usuario que se desee realizar la respectiva consulta. Una vez ubicado el nombre se elige la opción Consultar, desplegándose la pantalla Consultar con la información correspondiente como se muestra en la Figura. 2-3.

Figura 2-3

Insertar

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Una vez seleccionada la opción Insertar se despliega la pantalla donde el usuario ingresa los campos que se muestran en la Figura 2-4:

✏ LoginEl cursor queda ubicado en el campo Login donde ingresa el nombre que identifique al usuario encargado de la formulación presupuestaria institucional, de esta manera se habilita una cuenta de usuario en el servidor.

Figura 2-4

✏ ContraseñaIngresa la contraseña o palabra clave de acceso, que debe tener como mínimo 5 caracteres alfanuméricos. En el segundo campo se ingresa nuevamente la contraseña asignada para la verificación de la misma.

✏ NombreIngresa el nombre del usuario que se adiciona.

El sistema completa en forma automática los campos Estado (estado del registro) y Creado (fecha de la creación).

Una vez registrado los datos del usuario encargado de la elaboración de la Formulación Presupuestaria Municipal, el usuario administrador hace un clic en el botón Aceptar Insertar de la Figura 2-4.

Modificar

Para realizar una modificación a un registro, primero debe ubicar el nombre del usuario a modificar haciendo un clic en el registro correspondiente. Una vez ubicado el nombre se elige la opción Modificar, desplegándose la información correspondiente, donde el usuario sólo puede modificar los campos de la contraseña y el nombre. Una vez modificado los datos el usuario hace un clic en el botón Aceptar modificar, como se muestra en la Figura 2-5.

Figura 2-5

El Sistema asigna automáticamente la fecha de modificación en el campo Modificado de la Figura 2-5.

Borrar

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Para eliminar un registro primero debe ubicar el nombre del usuario que se desee realizar la respectiva eliminación. Una vez ubicado el nombre se elige la opción Borrar, desplegándose la información correspondiente, donde el usuario puede consultar la información a eliminar. Una vez verificada la información haga un clic en el botón Aceptar Borrar como se muestra en la Figura 2-6.

Figura 2-6

Asignar EntidadUna vez efectuado el proceso de adición de usuarios, se procede a realizar la asignación de entidades.El usuario administrador selecciona el nombre del usuario para efectuar la respectiva asignación de entidades. Una vez ubicado el nombre se elige la opción Asignar Entidad, desplegándose la pantalla correspondiente, donde el usuario administrador selecciona la entidad a ser asignada, luego hace un clic en el icono encerrado en un círculo como se muestra en la Figura 2-7.

Figura 2-7

La entidad seleccionada, se transfiere a la primera ventana como se muestra en la Figura 2-8.

Una vez asignada(s) la(s) entidad(es), haga un clic en el botón Aceptar. El proceso de asignación de entidades demora unos segundos. Esta demora se debe por que el Sistema de Formulación Presupuestaria realiza internamente las validaciones correspondientes.

Figura 2-8

2. Genera Validación

El usuario debe elegir esta opción para generar las validaciones correspondientes, en caso de que existiese alguna(s) modificación(es) en las tablas internas del sistema.

Nota: La Dirección de Presupuesto del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas comunicará a la Entidad sobre las modificaciones efectuadas y enviará por medio magnético o vía Internet la última versión para la actualización del Sistema de Formulación Presupuestaria Municipal.

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Ahora veamos la secuencia de pasos a seguir para poder utilizar el SISTEMA DE FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA 2010.

SISTEMA DE FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA 2010

Una vez creado el usuario y asignada la entidad en la que vamos a trabajar, debemos ingresar al icono denominado “sfp”, en la primera ventana aparece una opción de conexión, aquí debes ingresar el usuario y la clave que creaste en la Administración de Usuarios.

Aparecerá una opción donde elegiras una de las instituciones que asignaste para trabajar.

Una vez ingresado aparecerá la ventana del sistema de formulación presupuestaria propiamente.

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Dentro de las muchas opciones que aparecen en las pestañas habilitadas en esta ventana, trabajaremos en la pestaña con la leyenda PROGRAMACIÓN, en esta pestana hallaremos una lista desplegable de opciones, es importante hacer hincapié en que el Sistema de Formulación Presupuestaria, es una serie de pasos que tenemos que seguir cumpliendo un orden de correferenciacion, relación y dependencia, esto quiere decir que no podemos omitir pasos, tampoco saltarnos pasos, toda la secuencia tiene intima relación.Veamos estos pasos, vale decir sepamos qué debemos hacer primero y que después.

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Estas son las tres pestañas que aparecen y como veras cada una de ellas tiene una lista desplegable, veamos cada una de ellas:1. PROGRAMACIÓN.- Esta opción nos permite trabajar directamente con las Categorías Programáticas, relaciones

de Programa Nacional de Desarrollo, órganos de Financiamiento, cargar el Presupuesto de Gastos y el de Recursos, etc. Es en esta opción en la que centraremos nuestra atención.

2. REPORTES.- Esta opción nos permite imprimir reportes de todo el trabajo que realizaremos, Presupuestos, Programas y otros, además también tenemos la opción del Análisis de Consistencia, esta opción nos permite saber si nuestro trabajo está bien realizado, es la opción donde nos muestra las igualdades, diferencias y errores cometidos.

3. UTILITARIOS.- Esta opción nos muestra alternativas de guardar, cargar y exportar la base de datos que creamos.

PROGRAMACIÓN

La primera opción no0s habla de las UNIDADES EJECUTORAS, es en esta opción que crearemos las Unidades Ejecutoras en las cuales trabajaremos veamos.

La opción de Unidades Administrativas tiene similar relación a la primera, veremos estos aspectos de forma mas profunda en el desarrollo de la práctica.

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Luego tenemos la opción de catalogo de proyectos, saltaremos esta opción e iremos directamente a la de CATEGORÍAS PROGRAMÁTICAS, la anterior opción aparecerá completa cuando términos de cargar los Programas, Proyectos y Actividades.

En la opción de Categorías Programáticas, el alumno deberá demostrar los conocimientos adquiridos en la materia, al poder identificar de forma rápida y eficaz los códigos correspondientes a los programas, proyectos y actividades, los cuales son el pilar fundamental para los pasos que continúan, si se cometen errores en esta Apertura Programática, los pasos posteriores estarán sujetos a estos errores.

Como podemos ver primero se crean los programas, a estos se les asignara los Proyectos o Actividades que correspondan al POA a ejecutar.En el caso de las actividades no acarrea dificultad alguna solo debemos llenar los campos de Proyecto con 0000, el campo de actividad con el número de actividad que corresponde, en el caso del ejemplo 0001 y su descripción, en el ejemplo: Funcionamiento Ejecutivo, el campo denominado SISIN no es requerido.

No pasa lo mismo en el caso de los Proyectos que como veremos a continuación requieren el llenado de otros campos.

Como puedes observar, cuando introduces los datos en los campos, el campo proyecto recibe una codificación, el campo actividad tendrá los códigos 00 y puedes ver que el campo de descripción no se habilita y salta directamente al SISIN, es esta la diferencia entre actividades y proyectos, para fines prácticos asignaremos al SISIN un numero de 14 dígitos cuyo último digito será distinto de cero, una vez completado este campo se abrirá una nueva ventana llamada Adiciona Estructura SISIN.

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ADICIONA ESTRUCTURA SISIN es una ventana con varias opciones de listas desplegables con opciones múltiples correspondientes al sistema de presupuestacion municipal y además a los programas de desarrollo, entidades co-financiadoras y otros.

Es importante hacer notar que la tecla de abreviación F9 es el acceso rápido a varias opciones de selección para poder llenar los campos requeridos.

Dentro de esta ventana de Adicionar Estructura SISIN, como la descripción del proyecto o el que vamos a hacer, entidad que co-financiara este proyecto, el tipo de inversión, si este es capitalizable o no capitalizable, la etapa del proyecto donde debemos señalar si estamos haciendo estudios o está en etapa de ejecución, el sector económico al que corresponde (F9 permite abrir una lista de sectores económicos donde deberemos seleccionar la opción correcta), la finalidad y función que se dará al proyecto concluido (F9 permite abrir una lista de finalidades y funciones, donde deberemos seleccionar la opción correcta), el PND o Plan Nacional de Desarrollo (F9 permite abrir una lista de carpetas donde están concentradas todos los Planes Nacionales de Desarrollo, donde deberemos seleccionar la opción correcta), y por último es estado SISIN si es propio o del VIPFE.

Nota.- Estas son algunas de las ventanas que podemos ver si consultamos F9

CATEGORÍAS PROGRAMÁTICAS POR UNIDADES EJECUTORAS.

En esta opción debemos asignar a cada Unidad Ejecutora creada los proyectos y actividades que les correspondan y que se ejecutaran desde esta unidad.

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Cuando ingresamos a esta opción, aparecen las Unidades Ejecutoras Creadas, seleccionamos una y hacemos clic en la opción de asignar proyecto o actividad, aparece una lista de todas las actividades y proyectos que creamos en las categorías programáticas y seleccionamos en los cuadros de selección los que serán asignados a la unidad ejecutora, terminada la selección, todas las actividades y proyectos seleccionados aparecerán en una nueva lista.

RESUMEN POA – PTTO. INSTITUCIONAL

Es en esta opción en la cual como veremos en la práctica, debemos poner mucha atención en el llenado de los campos que se requieren, primero seleccionamos el PND, después las metas proyectadas tanto de la gestión, gestiones pasadas y futuras gestiones.

RELACIÓN PROGRAMA – ACTIVIDAD ECONÓMICA

Como dice la opción debemos asignar una relación entre las actividades económicas que corresponden a cada una de las categorías programáticas creadas.

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RELACIÓN CAT. PROG./FINALIDAD

En esta opción debemos realizar la relación entre las categorías programáticas y las finalidades y funciones que se les dara (Usa F9).

Por último veamos las PROGRAMACIONES DE INGRESOS Y GASTOS.

Estas dos opciones deben ser de dominio del estudiante, ya que para iniciar este conocimiento debe conocer de forma detallada los rubros de ingresos, codificaciones de las fuentes de financiamiento, órganos financiadores, etc.Del mismo modo conocer de forma detallada las partidas de gastos, órganos financiadores, fuentes de financiamiento y demás.

Nota.- se hace la referencia como texto de consulta para esta parte de la aplicación practica del sistema, la publicación llamada “Presupuestos Fiscales del Lic. Jaime Cornejo Parra

Es hasta acá que aplicando estos conocimientos a la práctica, podremos estar en la capacidad de poder realizar las formulaciones presupuestarias para cualquier Entidad Gubernamental, Municipio, Gobernación y otras Instituciones públicas.

¡Empeño y buena suerte!

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