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Sistema de Control Escolar

Objetivo Integrar las distintas actividades de Control

Escolar, mediante un Sistema de Información Automatizado, que contribuya a la administración de la información que se genere. Beneficios Control y administración de la información, inscripción y reinscripción conforme a la Legislación Universitaria, emisión de recibos, certificados, control y administración del padrón de alumnos, así como un mejor servicio hacia todas las personas involucradas directa e indirectamente con el sistema.

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Introducción Antes de iniciar con el uso del sistema web veamos parte de la terminología para entender el lenguaje del sistema web El sistema web trabaja en base a perfiles, a cada usuario se le asigna uno en base a las actividades que realizará en el sistema. Empezaremos por definir lo que es un permiso para posteriormente definir lo que es un perfil. Permiso Licencia o consentimiento para realizar una determinada actividad o toma de decisiones. Tipos de permiso en el sistema web

• Lectura • Escritura • Eliminación • Impresión

Ejemplo: Aplicación:

• Catálogo de alumnos Permisos

Actividad Permiso Consulta de alumnos Modificación de alumnos Eliminación de alumnos Impresión del catálogo

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Derivado de lo anterior un Perfil es un conjunto de permisos que se agrupan y se asignan a un usuario del sistema. Ejemplo Tipo de usuario: Jefe de Control Escolar Grupo de permisos

1. Alumnos a. Consulta b. Impresión

2. Revalidación

a. Consulta b. Alta c. Eliminación d. Modificación e. Impresión

3. Modelos curriculares

a. Consulta

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¿Cómo ingreso al sistema? En tu navegador de Internet escribe la dirección:

https://sicde.uaemex.mx

como se muestra en la Fig. 1

Fig. 1 Dirección del sistema de control escolar

Esta operación te llevará a visualizar la pantalla siguiente Fig. 2.

Fig. 2 Acceso al sistema

Para firmarse deberás proporcionar la clave y la contraseña de usuario que te fueron proporcionados por la Dirección de Control Escolar. Ejemplo No. 1

Usuario

Contraseña

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Descripción de los campos del ejemplo 1.

Campo Contenido

Usuario Escribe la palabra que identifica al usuario.

Contraseña Escribe la palabra o contraseña de acceso.

Una vez realizado lo anterior se despliega la pantalla que contiene el menú principal del Sistema de Control Escolar. Fig. 3. En esta pantalla podrás identificar las opciones del menú, el organismo académico, el periodo en el que se esta trabajando así como visualizar el nombre de usuario en sesión.

Fig. 3 Menú principal del Sistema de Control Escolar

Usuario Periodo de trabajo

Área de trabajo

Opciones de menú

Flechas para reducir o ampliar el área de trabajo

Organismo Académico

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Aprendiendo a utilizar el sistema

A partir de ahora aprenderás las funciones generales del sistema con las opciones del menú principal. Para ocultar el menú y ampliar el área de trabajo dar

clic en las flechas como se muestra en la figura 4.

Fig. 4 Ocultar o expandir el menú

Y lo que tendrás ahora es un área de trabajo más amplia Fig. 5

Fig. 5 Menú principal oculto

Para visualizar nuevamente el menú tendrás que repetir el proceso en sentido inverso, es decir hacer clic

en las flechas para recuperar el menú Fig. 6.

Fig. 6 Expandir menú

Hacer clic aquí para ocultar el menú

Clic para recuperar el menú

6

Los símbolos y

sirven para ampliar reducir la vista en la dirección de las flechas. Para cambiar de periodo de trabajo solo tendrás que hacer clic en la opción de periodo como se muestra en la Fig. 7 ahora verás una lista de la que tendrás que escoger el periodo en el que deseas trabajar Fig. 8.

Fig. 7 Ubica el periodo de trabajo

Fig. 8 Selecciona el periodo de trabajo de la lista

Para accesar a las opciones de menú solo basta con dar clic sobre cada una de ellas y te mostrará el contenido de ese menú. Fig. 9.

Fig. 9 Acceso al menú

En este caso al hacer clic en la opción de Alumnos te mostrará las acciones que puedes realizar en esa opción del menú Para cerrar las opciones del menú bastará con volver a hacer clic en la opción seleccionada, en este caso la opción de Alumnos y volverás a ver el menú como se muestra en la Fig. 7. Si el submenú muestra el símbolo antes de una opción, por ejemplo , como se visualiza en la Fig. 10, significa que si se selecciona, existen más opciones, como se muestra en la siguiente Fig. 11.

Clic para seleccionar el periodo

Lista de periodos

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Fig. 10 Opciones del menú principal

Fig. 11 Más opciones de menú

Para cerrar la opciones del submenú Inscripciones (por ejemplo) solo hay que dar clic nuevamente en el submenú Inscripciones.

¿Cómo realizar búsquedas? Para ejemplificar, selecciona la opción Alumnos del menú principal, después la opción de Catálogos visualizaras la pantalla de la Fig. 12.

Fig. 12 Partes de una pantalla de trabajo

Ahora, amplia el área de trabajo. (Recuerda que las flechas nos sirven para ampliar o reducir el área de trabajo de acuerdo a tus necesidades) Fig. 13

El menú tiene un submenú

Submenú

Ampliar o disminuir el área de trabajo

Barra de desplazamiento

Menú de acciones

Criterios de búsqueda

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Fig. 13 Establece criterios de selección

Como te habrás dado cuenta, puedes realizar la búsqueda de un alumno por tres aspectos diferentes

• Datos personales • Currícula • Curso

Reduce el área de trabajo y realiza la búsqueda de un alumno.

Nota: Filtrar es el término que se usa en el sistema como sinónimo de búsqueda. Como se menciono anteriormente, la búsqueda la puedes realizar por aspectos diferentes (en el caso de alumnos, la búsqueda se puede realizar por datos personales, currícula y curso). Realiza la búsqueda de un alumno por sus datos personales. Antes de continuar con la búsqueda da clic en los criterios de búsqueda y notarás que existen cuatro opciones los cuales se muestran en la Fig. 14 y se describen a continuación.

• Empieza con: Regresa los registros que inicien con la cadena escrita.

• Contiene: Regresa los registros que contengan a la cadena escrita.

• Termina con: Regresa los registros que terminen con la cadena escrita.

• Es igual a: Regresa los registros que sean iguales con la cadena escrita.

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Fig. 14 Opciones para establecer criterios.

Ahora si, busca al alumno MARTINEZ FRANCO YESIKA con número de cuenta 0120903. Primero búscala por número de cuenta y después por apellidos. Ingresa el número de cuenta en el campo cuenta y selecciona la opción es igual a como se muestra en la Fig.15 y da clic en la acción Aplicar

Fig. 15 Establece el criterio de búsqueda

El resultado que se obtiene es el de la Fig.16

Fig. 16 Descripción de pantalla

Estudiando la pantalla anterior. Lo que tienes en el área de trabajo es el resultado de la búsqueda. En la parte superior derecha tienes el menú de acciones con las siguientes opciones:

• Imprimir: Imprime cualquiera de las opciones que otorgue la opción Imprimir.

• Filtrar: Regresa a la pantalla de la Fig. 15 para realizar una nueva búsqueda.

• Quitar filtros: Regresa todo el catalogo que se este consultando (en este caso, regresa todo el catálogo de Alumnos).

Criterio de búsqueda

Acción aplicar

Encabezados de columna

Número de registros por página

Avance o retroceso de página

Página actual

Menú de accion

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Debajo del menú de acciones visualizaras los encabezados de columna, En la parte inferior, comenzando de izquierda a derecha verás:

• Número de registros por página: Es la cantidad de registros que se mostrarán en el área de trabajo y que cumplen con el criterio de búsqueda. El número de registros a mostrar va desde 5 hasta 200

• Página actual: indica el número de página en la que estas trabajando, en el caso de que la búsqueda contenga más registros de los que tiene la opción de Registros por página (Se verá como utilizarlo más adelante)

• Número total de páginas: Es la cantidad total de páginas que contiene la búsqueda.

Realiza una búsqueda por apellido para entender un poco mejor las opciones de búsqueda. (si te encuentra en la pantalla de la Fig. da clic en la opción Filtrar del menú de acciones o ve directo al menú principal a la opción: Alumnos y después selecciona Catálogos) Escriba en el campo Apellido paterno la cadena MARTINEZ como se muestra en la Fig. 17 da clic en la acción Aplicar.

Fig. 17 Otra criterio de búsqueda

El resultado de la consulta es el que se muestra en la Fig. 18 y es aquí donde aprenderás más acerca de cómo utilizar las pantallas de búsqueda.

Fig. 18 Resultado de la búsqueda según criterio de la Fig. 17.

Criterio

Aplicar

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Notaras que a diferencia de la consulta por numeró de cuenta, en la consulta por apellido tienes un total de 5 paginas (parte inferior derecha) lo que quiere decir que si tienes 20 registros por mostrar (parte inferior al centro) tienes más de 80 registros de alumnos con apellidos MARTINEZ. Nota: Podrás ordenar la información por encabezado de columna en forma ascendente o descendente. Por ejemplo da clic en el encabezado Clave y el resultado será el de la Fig. 19. Da clic en el encabezado Apellido paterno y el resultado será el de la Fig. 20.

Fig. 19 Ordenamiento por clave.

Fig. 20 Ordenamiento por apellido paterno

Ahora, incrementa el número de registros a mostrar por pantalla. (por ejemplo 50) da clic en la opción mostrar registros y selecciona la cantidad de 50 como se muestra en la Fig. 21

Fig. 21 Mostrar registros por página

Encabezado clave

Ordenamiento por apellido paterno

Registros por página

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Ahora, si observas la parte inferior el número total de páginas que contiene la búsqueda se redujo a 2 como se muestra en la Fig. 22.

Fig. 22 la paginación se realiza de acuerdo al número de registros a mostrar por

página

Como ejercicio regresa a 20 registros por página (recuerda que solo tienes que seleccionar la cantidad en la opción: registros por página

)

Para moverte a la página siguiente basta con hacer clic en como se muestra en la Fig. 23 o seleccionarla del combo como se muestra en la Fig. 24.

Fig. 23 Avance de página

Fig. 24 Avance de página ejemplo 2

Página actual

Avanza a la página siguiente

Selecciona la página a que deseas ir.

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Notaras que en la Fig. 23 para ir la pagina 4, por ejemplo, tendrías que dar clic 3 veces en , mientras que en la Fig. 24 solo tendrías que seleccionar la página 4 para que se vaya directo a la página referida. Ahora, si te encuentras en la página 1 y quieres ir a la última página bastara con dar clic en para llegar a la ultima página y hacer clic en para regresar a la primer página como se muestra en la Fig. 25.

Fig. 25 Desplazarse a la primer y última página.

Recuerda que también puedes ampliar o reducir el área de trabajo haciendo clic en las flechas que se encuentran en la parte inferior izquierda. Hazlo y verás lo que sucede.

Pero regresando al objetivo, que es buscar al alumno MARTINEZ FRANCO YESIKA. Este registro se encuentra en la pagina 4. Para encontrarlo utiliza las barras de desplazamiento como se muestra en la Fig. 26.

Fig. 26 barras de desplazamiento

Para seleccionar el registro que estas buscando bastara con hacer clic sobre cualquier campo del registro. Si pones un poco de atención, notaras que todos los campos del registro seleccionado están subrayados y al mismo tiempo en la parte inferior se despliega información referente al alumno. Para cerrar esta información da clic en la acción Cerrar como se muestra en la Fig. 27

Ir a la primer página Ir a la última

página

Desplazarse hacia arriba

Desplazarse hacia arriba

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Nota: puedes revisar más información de diferentes aspectos del alumno haciendo clic en cada una de las pestañas de los fólder.

Fig. 27. Seleccionar registro y visualizar detalle

¿Cómo imprimir información? Tomando nuevamente el ejemplo anterior. Realiza una búsqueda en la que el número de cuenta del alumno es 0120903 y una vez que se muestre el registro seleccionado da clic en la acción Imprimir del menú de acciones. Fig. 28.

Fig. 28 Impresión de información.

Una vez que se selecciona la opción de Imprimir, esta te lleva a un nuevo menú de acciones de la acción Imprimir. Selecciona la acción Domicilio de la Fig. 29 y esta acción (y cualquier otra acción de la opción Imprimir) te mostrara la pantalla de la Fig. 30.

Clic en el fólder del que desee información.

Cerrar ventada de detalle.

Seleccionar registro.

Imprimir

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Fig. 29 Nuevo menú de acciones

Fig. 30 Descarga de archivos

Selecciona la opción Abrir y visualizaras un menú de opciones en el que puedes seleccionar la impresora

tecleando el numero que le corresponde (ubicado a la izquierda del nombre de la impresora) o solamente abrir el archivo en bloc de notas tecleando la letra E. Para salir solo presiona S. (pude manejar indistintamente mayúsculas y minúsculas) Fig. 31

Fig. 31 Destino del reporte

Menú de acciones

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¿Cómo agregar datos en el sistema? Para ver como agregar datos en el sistema lo harás a través de un ejemplo. Selecciona la opción Egreso del menú principal, después Evaluación profesional y por ultimo Evaluaciones (Fig. 32). Ahora selecciona la opción Agregar del menú de acciones

Fig. 32 Agregar datos

Una vez seleccionada la acción Agregar, está te llevará a la pantalla de captura, en la que los campos marcados con * (asterisco) se tienen que capturar obligatoriamente. Los demás campos son opcionales, es decir, se pueden o no capturar. Fig. 33.

Fig. 33. Campos obligatorios y no obligatorios

Una vez que captures los datos tienes dos opciones, Guardar o Cancelar los datos capturados. Si eliges Cancelar regresarás a la imagen de la Fig. 32 Si eliges Guardar los datos serán almacenados (Captura todos los datos que se te piden. Recuerda que con las barras de desplazamiento puedes revisar si existe hacia abajo mas campos de captura). Posteriormente podrá cerrar el área de captura haciendo clic en la acción Cerrar y trabajar en cualquiera otra opción. Fig. 34.

Agregar

Captura obligatoria de los campos con *

La captura de este campo no es obligatoria no tienen*

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Fig. 34 Cerrar y agregar registro

¿Cómo exportar información? La exportación de la información consiste en generar reportes que pueden ser leídos por cualquier manejador de base de datos. Este permiso solo se otorga a ciertos perfiles. Supón que tienes que entregar al IMSS un archivo que contenga los alumnos de nuevo ingreso. Para generarlo sigue los pasos.

• Selecciona la opción Alumnos del menú principal, después selecciona la opción Catálogos

• Filtra la información por número de cuenta (todos lo que empiezan con 04) Fig. 35

• Selecciona la opción Exportar del menú de acciones. Fig. 36

• Selecciona una de las opciones de la acción Exportar que se muestran. Fig. 37 (para el ejemplo selecciona Catálogo)

Cierra pantalla de detalle

Guarda o crea el registro

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Fig. 35 Filtro de registro

Fig. 36 Resultado del filtro y acción exportar

Fig. 37 Seleccione la información a exportar

Una vez que hayas seleccionado la opción Catálogo aparecerá una pantalla Fig. 38 en la que tendrás la opción de Guardar o Abrir el Archivo.

Fig. 38 Descargar de archivos

Filtro empleado

Exportar

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Selecciona Abrir para visualizar el archivo y el resultado será el de la Fig. 39

Fig. 39. Archivo de texto

¿Cómo eliminar información? Para eliminar información en el sistema (si es que tienes el permiso) sigue los pasos: Para ejemplificar utiliza el catálogo de alumnos

• Filtra en el catálogo de alumnos a todos aquellos que tengan apellido paterno MARTINEZ. Fig. 40.

Fig. 40 Filtro al catálogo de alumnos

• Selecciona el o los registros que deseas borrar haciendo clic en la casilla de selección. Fig. 41 Nota que al seleccionar los registros se habilita la opción Borrar marcados en el menú de acciones.

Selección de registros

En el menú de acciones no aparece borrar marcados

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Fig. 41Activar menú Borrar registros seleccionando registros

• Da clic en la acción Borrar y se eliminarán los registros seleccionados. Fig. 42.

Nota: Para inhabilitar los registros seleccionados da

clic nuevamente en la casilla de selección.

Fig. 42 Borrar registros

• Se te pedirá confirmes la eliminación de los registros seleccionados. Fig. 43.

Fig. 43 Confirmar borrar registro

Si das clic en Aceptar se eliminarán del sistema los registros seleccionados.

Borrar marcados

Seleccionar registros

Hacer clic en borrar marcados

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¿Cómo cambio mi contraseña de usuario?

Procedimiento

1. Selecciona la opción “Administración” del menú principal.

2. Selecciona la opción “Cambio de password” y veras la Fig. 44.

3. Introduce los datos que solicita el sistema, consulta la tabla de datos de la Fig. 44.

4. Dar clic en la opción “Guardar” del menú de acciones.

Datos: Descripción de campos de la Fig. 44.

Campo Descripción Password anterior Es tu password o

contraseña que deseas cambiar (con la que te firmaste).

Nuevo password Nueva contraseña, conjunto de caracteres que serán tu contraseña.

Confirmación, capture de nuevo el password

Capture nuevamente la contraseña para confirmar que sea la correcta.

Figuras:

Fig. 44 Cambio de contraseña

Password anterior

Nuevo password

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