SISTEMA DE CONTROL DE INGRESO A LA IEARM

YESENIA GARCIA VARONDocente cooinvestigador: JAVIER OSPINA MORENO

Identificación del problema:No existe un sistema de control automatizado para el registro del ingreso de los estudiantes a la IEARM, este proceso se realiza de forma manual y es lento, lo que se desea es diseñar un sistema que agilice la entrada a la institución y además tener información oportuna para tomar decisiones a tiempo.

Descrición del problema:El ingreso a la institución se hace a través del conocimiento de los alumnos que tienen los profesores encargados y el coordinador, generalmente hay estudiantes que llegan tarde y muchos minutos después el coordinador tiene que hacer un seguimiento en una planilla de forma manual para su ingreso, esto genera retraso para entrar a las clases y se convierte en un trabajo adicional para los administrativos, además no queda un registro de los estudiantes que llegan a tiempo a la institución.

Objetivo general:Crear en Excel un sistema de información que ayude a llevar el control del ingreso a la institución

Objetivos específicos:•Observar como es el ingreso de los estudiantes a la institución.•Analizar cuales son los principales inconvenientes en el ingreso a la institución .•Realizar el diseño manual de una planilla que permita llevar el control del ingreso a la institución.•Implementar un aplicativo en Excel teniendo en cuenta dicho diseño.

Pregunta de investigación:

¿Cómo se beneficiaría la institución con un sistema de control de ingreso para los estudiantes ?

Hipótesis:

Si implementamos un sistema de control de ingreso para los estudiantes en la IEARM entonces tendríamos una mejor organización en el manejo de la información y los procesos de entrada a la institución porque permite sistematizar el ingreso de los estudiantes y generar informes estadísticos que ayuden en la administración y toma de decisiones.

HARDWARESERVIDOR, PCS,

IMPRESORAS

SOFTWAREMASTER 2000, WINDOWS,

MICROSOFT OFFICE

DATOSESTUDIANTES, DOCENTES, MATRICULAS, MATERIAS,

ACUDIENTES

PERSONASSECRETARIAS,

CORDINADORES, RECTORA

ELEMENTOS DEL SISTEMA INFORMACION IEARM

Sistema biométrico para identificación

personal

Proceso de identificación

personal

Sistema que fundamenta sus

decisiones de reconocimiento mediante una característica personal que

puede ser reconocida o verificada de

manera automatizada

Estudiantes

Conocimiento: la persona tiene conocimiento (por ejemplo: un código), TI, CC.

Posesión: la persona posee un objeto (por ejemplo: CARNET CON CODIGO DE BARRAS)

Característica: la persona tiene una característica que puede ser verificada (por ejemplo: una de sus HUELLAS DACTILARES).

Propuesta para el Sistemas de Identificación

Los Estudiantes poseen un CARNET CON CODIGO DE BARRAS)

Sistema de Control de

Ingreso

Aplicativo realizado en Excel

ESTUDIANTES

Detallado por estudiante (Filtros)

INFORMES Por Grupos (Subtotales)

Resumido (Tablas dinámicas)

General (Planilla)

Aproximación metodológica: •Una encuesta a los estudiantes para obtener información del porque llegan tarde.•Una entrevista a profesores y estudiantes (muestra) de la institución que tengan diferentes puntos de vista en el ingreso a la institución.•Diseñar varios prototipos de planillas que permita llevar el control del ingreso a la institución y seleccionar una de ellas.•Diseñar y montar el aplicativo en Excel teniendo en cuenta la planilla seleccionada y las formulas y funciones que nos permiten solucionar dicho problema.

Variable dependiente:

Variable independiente:

Ingreso

Sistema de información

Marco teórico: UN SISTEMA es conjunto de partes coordinadas para alcanzar ciertos objetivos, también lo podemos definir como rreunión o conjunto de elementos relacionados que interactúan para alcanzar ciertos objetivos o es la estructura u organización de un todo ordenadamente, donde se muestra claramente la relación entre sus partes.

Extraído de http://introduccionalareaprofesionalmlap.blogspot.com/2011/08/teoria-general-de-los-sistemas.html

La palabra control proviene del término francés contrôle y significa comprobación, inspección, fiscalización o intervención. También puede hacer referencia al dominio, mando y preponderancia, o a la regulación sobre un sistema.

El Sistema de Control de Ingreso de estudiantes se piensa diseñar a partir de las necesidades detectadas en la institución de tener un control eficiente de la hora de entrada de los estudiantes, permisos, salidas pedagógicas, motivos de llegadas tarde, etc.

El sistema de Identificación se propone a través Código de barras para aprovechar el carnet que secretaria de educación le diseño a cada estudiante. El sistema de códigos de barras es de gran utilidad para manejar grandes volúmenes de información y es de bajo costo.

Para diseñar este sistema se propone utilizar Excel que es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.

Además permite generar informes con las bases de datos almacenadas. Estos informes pueden ser filtros, subtotales, tablas dinámicas e informes estadísticos.

Procesos

Bibliografía :http://sistemas2009unl.wordpress.com/prototipos-informaticos/ www.aulaclic.com http://www.controlinformatico.com/ http://www.alegsa.com.ar/Diccionario/C/7664.php http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms244699(v=vs.90).aspx http://www.ehowenespanol.com/crear-informe-microsoft-excel-2007-como_170506/ http://crecea.uag.mx/opciones/prototipo.htm http://www.taringa.net/posts/apuntes-y-monografias/3111540/Como-elaborar-un-informe-o-reporte.html http://actualicese.com/modelos-y-formatos/guia-modelo-de-informe-de-control-interno/ http://www.excelnegocios.com/control-de-asistencia-tiempo-real/ http://www.ehowenespanol.com/hoja-asistencia-microsoft-excel-como_146379/ http://javiermozo-excel-explicado.blogspot.com/2012/06/control-de-asistencia.html http://www.youtube.com/watch?v=3yFFCs25eEw http://www.alzado.org/articulo.php?id_art=648 http://pozonline.blogspot.com/2007/04/hacer-prototipos-con-excel.html http://www.ehowenespanol.com/crear-lista-control-excel-2007-como_5267/