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Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2004

1. QUE SE DEBE HACER?

2. PARA QUE SIRVE ESTE PROCESO DE ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y/O OFICINA ?

METODOLOGIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA UNIVERSIDAD DE LA SALLE


Cuadro de Clasificación Documental - CDD

Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de la Universidad y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional del fondo. No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos. De acuerdo con la metodología divulgada por el Archivo General de la Nación (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retención Documental - TRD se encuentra el cuadro de clasificación documental correspondiente.


1.¿QUE SE DEBE HACER ?1.1 Clasificar los documentos según el Cuadro de Clasificación Documental


Los documentos propios de cada

dependencia, separarán y organizaran según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), siendo una herramienta que permite la codificación e identificación de cada una de las series, subseries y tipologías documentales en cada dependencia. Ejemplo:

Serie Documental

Subserie Documental

Ubicación: Vicerrectoria Administrativa

Documentos que la conforman


1.2 Ordenación• La ordenación de cada carpeta se hará

según sea el caso cronológica o numérica.

• Ordenación Cronológica se ubicaran los documentos dentro de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO

• Ordenación Numérica se ordenaran en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.

1


1.3 Preparación Física

Las carpetas deben ir con la documentación

completa, estar previamente seleccionados sin borradores, notas marginales, formatos sin diligenciar, recortes de prensa, manuscritos, sobres de correo, material bibliográfico, documentos duplicados, ganchos de grapadora, clips, autoadhesivos, cinta pegante o elementos que puedan causar deterioro físico


1.4 Capacidad de Almacenamiento

Cada carpeta tiene en el lomo la capacidad

estándar para el almacenamiento de los documentos por favor no exceda su capacidad.

Escaso volúmen documental menos de 50 folios

Exceso volúmen documental mas de 120 folios

Correcto volúmen documental entre 80 y 120 folios


Cada tipología documental se le debe asignar un número en forma ascendente haciendo la respectiva foliación por cada documento dentro de la carpeta, utilizando lápiz negro.

1UNIVERSIDAD DE LA SALLE

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVAPROYECTO DE ARCHIVO

MEMORANDO

PARA: Dr. Orlando Pinzón ChaconJefe Departamento de Personal

DE: Mariela Alvarez Rodríguez

ASUNTO: Solicitud información

FECHA: 14 de marzo de 2002

Con el fin de conocer el número de personas que van a participar en la capacitación sobrepreparación de las "Transferencias Documentales Primarias", en las diferentes sedes dela Universidad, comedidamente solicito su amable colaboración para definir y conocer lossiguientes aspectos:

1. Número de personas a asistir2. Nombre y apellido (Listado)

Con el fin de precisar el número de copias del material a reproducir.

Aprovecho la oportunidad para sugerir, siguiendo instrucciones del señor Vicerector en elsentido de informar a los directivos y demás jefes de cada sede, sobre el procedimientode transferencias a través de una charla con duración de treinta (30) minutos.

Agradezco mucho su colaboración

Cordialmente,

MARIELA ALVAREZ RODRIGUEZCoordinadora Proyecto de Archivo



MEMORANDO










Cordialmente,




MEMORANDO










Cordialmente,


1.5 F O

L I A C

I Ó N


1.6 Marcación

Las carpetas se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debe de tener:

• Nombre dependencia• Código de la dependencia /

Número de clasificación• Título de la carpeta• Año retrospectivo


1.7 Registre en el formato de inventario • Se registra las carpetas en el formato de inventario en el orden que le da el Cuadro de

Clasificación documental, se deberá dejar una copia electrónica en la carpeta en el PC y otra impresa.


2. Verificación de la información contra la Tabla de Retención Documental

• Se verifica la fecha de la transferencia en el cronograma

•Se revisa contra la Tabla de Retención Documental


2.1 Almacene en Cajas Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas en la Caja de Archivo de

izquierda a derecha. En las cajas de archivo.

Nota Las carpetas que tengan el mismo código de serie se ordenaran en forma alfabética. Como por ejemplo todos los comunicados entre dependencias.


Microfilmación

• La microfilmación es una forma de hacer más útil, rápida, accesible e íntegra la información al usuario, dada las características y garantías que ofrece, es utilizada preferencialmente para sistemas de archivos

• Uno de los objetivos del archivo es microfilmar los documentos que la Universidad de La Salle que considere de valor permanente en una forma ordenada y sistemática, con la finalidad de asegurar la consulta y la conservación del patrimonio documental de la universidad.


3. Servicios

• 3.1 ¿Cuál es el proceso solicitud de información al Archivo Central ?

• 3.2 ¿Cuales son los usuarios?


3.1 PROCESO DE SOLICITUD• En la actualidad los mecanismos para

realizar solicitudes de servicios son:

Solicitud vía fax Solicitud telefónica: Solicitud al Correo electrónico.

• Para agilizar el proceso de respuesta las dependencias pueden efectuar la solicitud por vía telefónica, fax o correo electrónico, sin embargo la legalización del requerimiento requiere que se envíe el formato original por correspondencia.


3.2 USUARIOS

• GRUPO OCUPACIONAL

Comunidad de La Salle Directivos Personal Administrativo Docentes Estudiantes Usuarios Externos


GESTION

DE

DOCUMENTOS


CLASIFICACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Disco Duro C: Directorio RaizNombre de la Dependencia

SubdirectorioNombre de la Serie

CarpetaNombre de la Subserie


ORDENACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Ordenación Cronológica: Ubicación de los documentos electrónicos en el tiempo con

relación a este, los documentos deben ser

colocados en forma ascendente por año

DENOMINACION DE LOS DOCUMENTOS

INSTRUMENTOS DE CONSULTA


Propiedades del DocumentoPropiedades del Documento

Control de CambiosControl de Cambios

Guardar VersiónGuardar Versión

Distribuir Documentos para su Distribuir Documentos para su RevisiónRevisión


Copias de RESPLADO


RAZONES POR LAS QUE SE PIERDE LA INFORMACION EN LOS PC

¿Por qué se pierde ¿Por qué se pierde

la Informaciónla Información?


ALMACENAMIENTO

Si no suele acceder a ellos con demasiada frecuencia, lo más recomendable es comprimirlos todos en un único archivo que identifique la Serie Documental ( con la utilidad de Winzip.). De esa forma podrá ganar el espacio que reduce la compresión

A pesar de que el disco duro de nuestro PC o Servidor, pueda parecer de una capacidad inagotable al principio, debe tenerse en cuenta que, más pronto o más tarde, acabará llenándose. Directamente relacionado con este tema se encuentra el hecho de tener gran cantidad de pequeños archivos en Directorios o Subdirectorios dependiendo de la cantidad de Series y/o Subseries Documentales asignadas a cada una de las dependencias.


IDENTIFICACION DE LA COPIA DE SEGURIDAD


BASES DE DATOS


Correspondencia - SIDECO


Planilla generada por la base de datos de correspondencia para los mensajerosPlanilla generada por la base de datos de correspondencia para los mensajeros


Base de Datos de Archivo - ARCHISOFT

Pantalla inicial de la Aplicación


Sistema de Archivo - ARCHISOFT

Pantalla de Inventario de la Aplicación


Base de Datos de Historias Clínicas - CLINIHISTORIAS

CLINIHISTORIAS se encarga de llevar a cabo el control operativo de registro de las historias activas, inactivas e históricas como también de los traslados de un estado a otro.


DOCUMENTO ELECTRONICO


DOCUNET• "Docunet " es un

sistema automatizado e innovador que genera un control dinámico de la documentación correspondiente a los Actos Administrativos al interior de la Secretaria General, estableciendo estándares de clasificación, acceso, Indexación y Retención Documental.


FORMULARIO DE BUSQUEDA

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