sistema de abastecimiento. procesos en la entidad pÚblica
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SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
PROCESOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA
Conjuntos de principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que regulan la utilización y promueven la eficiencia en el uso de los recursos en las entidades de la administración pública.
Son sistemas de gestión que actúan como normas de calidad.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO
SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO
REGISTRO DE PROVEEDORES
Poseer información sobre los proveedores de las entidades públicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios. Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de Proveedores (Art. 9º de la Ley de Contrataciones del Estado)
CATALOGACIÓN Y PROGRAMACIÓN
LA ADQUISICIÓN
LA ADQUISICIÓN
• Plan Estratégico Instit.
• Plan Operativo Instit.
• Determinación de necesidades
• Presupuesto Institucional
• Plan Anual de Contrataciones
• Expediente de contratación
• Designación del Comité Especial
• Elaboración de las Bases.
• Plan Estratégico Instit.
• Plan Operativo Instit.
• Determinación de necesidades
• Presupuesto Institucional
• Plan Anual de Contrataciones
• Expediente de contratación
• Designación del Comité Especial
• Elaboración de las Bases.
• Convocatoria.
• Registro de participantes
• Consultas
• Observaciones
• Presentación de propuestas
• Evaluación y calificación
• Otorgamiento de la Buena Pro
• Formalización del Contrato - Suscripción
• Convocatoria.
• Registro de participantes
• Consultas
• Observaciones
• Presentación de propuestas
• Evaluación y calificación
• Otorgamiento de la Buena Pro
• Formalización del Contrato - Suscripción
• Garantías
• Adelantos
• Adicionales y reducciones
• Ampliaciones y prórrogas
• Subcontratación
• Intervención Económica de Obra
• Resolución
• Penalidades
• Recepción y conformidad
• Liquidación
• Garantías
• Adelantos
• Adicionales y reducciones
• Ampliaciones y prórrogas
• Subcontratación
• Intervención Económica de Obra
• Resolución
• Penalidades
• Recepción y conformidad
• Liquidación
Actos Preparatorios SelecciónEjecución
Contractual
PROCESO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
DISTRIBUCIÓN, REGISTRO Y CONTROL
MANTENIMIENTO Y RECUPERACIÓN DE BIENES
DISPOSICIÓN FINAL
ALMACENAMIENTO
Esta referido a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia, como vía para trasladarlos físicamente (temporal y definitivo) a quienes lo necesitan.
DISTRIBUCIÓN
• Actividades de Programación
• Ejecución de procesos de selección
• Administración de contratos
• Registro y Control de Almacenes
• Registro y control de bienes patrimoniales
• Seguridad integral• Servicios Generales
FUNCIONES DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO
ÁREA DE PROGRAMACIÓNImplicancias Función- Dependencias
involucradasFunciones Generales
Proyección PAC seguimiento y modificaciones
Evaluación de Requerimientosgeneración de expedientes
Seguimiento de la Ejecución de Calendarios de Compromisos
Elaboración del POA
En base a los cuadros de necesidades, se realiza la revisión, identificación de procesos yconsolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad dePresupuesto y Unidad de Programación.
Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten con anticipación (sin presiones) a la convocatoria,a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a lasevaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobación del Expediente de Contratación.
Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de programas informáticos, en los cuales se registra el avance de la ejecución del calendario.
En base a las actividades identificadas en coordinacióncon la Administración y el Órgano de Abastecimiento;y en coordinación con la Unidad de Programación.
Normas relacionadas
• Directiva PAC OSCE• Ley de presupuesto para el Año Fiscal
• Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.
• Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario para el Año Fiscal.
• Instructivo para la formulación de Actividades para el Año Fiscal
ÁREA DE PROCESOS DE SELECCIÓN
Implicancias de la función –Dependencias involucradas
Función General
Asistencia a Comités Especiales. enprocesos de AdjudicaciónDirecta, Concurso y Licitación Pública.También exoneraciones
Norma relacionada
Proyección de Contratos
La función implica la preparación del proyecto de Resoluciones de designación de Comités Especiales.
La proyección de las Bases, actas del Comité Especial, cuadros de evaluación, cartas de Buena pro, informes del Comité Especial y demás documentos relacionados al proceso de selección.
Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el Área de Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores.
Ley de Contrataciones del
Estado y su Reglamento
Ley de Contrataciones del
Estado y su Reglamento
Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de los procesos de selección para la presentación oportuna de los documentos necesarios para la suscripción del contrato
Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores de la Buena pro.
ÁREA DE ADQUISICIONES
Determinación de Valore Referencial
Asistencia a Comités Especiales enProcesos de Menor Cuantía
Emisión de Ord. Compra y Servicio
Ejecución Contractual yAdministración de Contratos
Compras Directas y Adquisiciones por Caja Chica
Implicancias de la función –Dependencias involucradas
Funciones Generales
Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación Del Expediente de contratación.Interrelación: OFICINAS USUARIAS
Apoyo a los Comités Especiales en elaboración de bases, registro en el SEACE, elaboración de actas y cuadros de evaluación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Área de Programación y Presupuesto
Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos.Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización
Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales, contratación complementariaAdministración y liquidación de contratos, administra cartas fianza.Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y Of. de Economía y Finanzas
Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad de compra directa y caja chica.Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración.
Norma relacionada
Ley de Contrataciones del Estado
y su Reglamento
Ley de Contrataciones del Estado
y su Reglamento
Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
Directiva de Tesorería
Manual de Pago a Proveedores
ÁREA DE ALMACÉN
Implicancias de la función –Dependencias involucradas
Función General
• Recepción, Registro y Almacenamiento de bienes y materiales
• Área de Programación • Área de Adquisiciones• Área de Control Patrimonial• Oficinas Usuarias
Norma relacionada
• Sistema de Abastecimiento Decreto Ley Nº 22056• INAP /DNA -Normas Generales de Abastecimientos
• Despacho y Distribución• Oficinas Usuarias
• Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes• Resolución de Contraloria Normas de Control Interno en el Sector Publico.
• Emisión de Documentos Fuentes NEA, Pecosas, Kárdex,
• Oficinas Usuarias
• Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes• Normas de Control Interno en el Sector Público.
• Información Contable• Oficina de Administración Financiera• Área de Contabilidad
• Resolución Nº 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado
ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL
Implicancias de la Función- Dependencias involucradas
Funciones Generales
• ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN DE BIENES DE LA ENTIDAD
• INVENTARIO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES
• SEGUROS
Administra los bienes patrimoniales asignados en uso a los usuarios, ejecuciónde altas y bajas y su disposición final
Registro y control de bienes, conciliación contable en coordinación con la Oficina de Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos)
Seguro de los bienes muebles, inmuebles y valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo, Deshonestidad y de vehículos
Normas relacionadas
Decreto Supremo Nº 007-2008-VIVIENDA- Rgto. dela Ley de 29151- Ley GeneralDel Sistema Nacional de Bienes Estatales.
Resolución N° 039-98/SBN Reglamento para el InventarioNacional de Bienes Mueblesdel Estado.
Resolución Nº 320-2006-CG-Normas de control interno.
1. Sistema de Flujo de Bienes y Servicios:La habilidad de planificar la contrataciòn deBienes y Servicios, para que estén disponibles.2. Gestión de Bienes y Servicios:Adquisición y almacenaje de Bienes y gestiónde servicios para uso posterior.3. Distribución Física:Administración de la entrega
ELEMENTOS DE LA LOGÍSTICA
Visión de Gobierno:Hacer más transparente el mercado de las compras públicas
◦ Minimizar o reducir asimetrías del mercado◦ Facilitar la planificación comercial de los proveedores◦ Tener un mercado más competitivo
Fortalecer procesos de selección y modalidades de selección como fuente principal de suministro para las necesidades del sector público
◦ Transparencia◦ Eficiencia - Descuentos por volumen - Menores costos de proceso◦ Control
PLAN DE COMPRAS
Planificar las compras permite a la Entidad:◦ Generar contratos de suministro
Obtener descuentos por volumen Reducir el requerimiento sin perder poder de
negociación Reducir los costos de administración
◦ Reducir el fraccionamiento de las compras◦ Generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento◦ Mejorar la programación de actividades◦ Mejorar la planificación financiera
GESTIÓN INTERNA DE LA ENTIDAD
• Programación de las compras (PAC)
• Fortalecer competencias del equipo
• Administrar la distribución de trabajo
• Generar nuevas estrategias de suministro
• Verificar la necesidad del usuario
• Atención oportuna al usuario
VENTAJAS PARA LA UNIDAD DE COMPRAS
• Demora o imprecisión de los usuarios en la entrega de información
• Falta de información /elaboración
• Deficiencias en la planificación de los procesos que generan la demanda
• Falta de análisis de oportunidades
• Falta de mecanismos de programación de actividades
• Falta de mecanismos de seguimiento y evaluación
PROBLEMAS COMUNES EN LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS
Definir lo siguiente:
–Qué se comprará –Cuándo se necesitará–Qué cantidad se comprará
Se debe definir e identificar además:• Periodicidad de la compra• Tiempos de respuesta de proveedores• Restricciones legales• Normas reglamentarias
Planificar las compras significa…