sisbÉn chaparral · de gobierno de san andrés y chaparral, municipios en donde se implementarán...

SISBÉNCHAPARRAL

ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS SISBÉN CHAPARRAL

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Contenido

1 Alcance del proyecto .............................................................................................................................. 4

1.1 Antecedentes .................................................................................................................................. 4

1.2 Objetivos ......................................................................................................................................... 5

1.3 Metodología .................................................................................................................................... 6

2 Metodología empleada en el estudio de trámites y/o servicios .............................................................. 7

2.1 Estado actual .................................................................................................................................. 8

2.2 Estado propuesto .......................................................................................................................... 15

2.3 Plan de acción .............................................................................................................................. 22

3 Estudio de trámites y/o servicios .......................................................................................................... 25

3.1 E28-1 - Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales

beneficiarios de programas sociales - SISBEN ....................................................................................... 26

3.2 E28-2 - Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de

potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN .................................................................... 46

3.3 E28-3 - Actualización en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de

potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN ................................................................... 66

3.4 E28-4 - Retiro de personas de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de

potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN .................................................................... 85

3.5 E28-5 - Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de

potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN .................................................................. 103

4 Plan de acción .................................................................................................................................... 121

5 Conclusiones ...................................................................................................................................... 140


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Índice de tablas

Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados ............................................................................ 25Tabla 2. Listado de Planes de acción ....................................................................................................... 121

Índice de ilustraciones

Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados .............................................................................. 6Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto .............................................................................. 6

Ilustración 3. Ejemplo formato de información general ................................................................................. 8

Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general .............................................................. 9

Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos ................................................................................................... 10

Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso ...................................................... 11

Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso ........................................ 14

Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora ................................................................................ 16Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora .......................................................................... 17

Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado .................................................................................................... 18

Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle ......................................................................................... 18

Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso ........................................................................................... 19

Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas ................................................................... 20

Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa ............................................................................. 21

Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad ...................................................... 22

Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción .......................................................................................... 24Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados ................................................. 140


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1 ALCANCE DEL PROYECTO

El presente proyecto, “Optimización de trámites y/o servicios al ciudadano priorizados de la

Administración Pública”, tiene como fin último proponer un plan de acción a las entidades participantes

que les permita implementar oportunidades de mejora en los trámites y/o servicios seleccionados por las

entidades, lo cuales se han identificado a partir del trabajo conjunto con las entidades, analizando la

situación actual, desarrollando propuestas de mejora y proponiendo planes de acción orienten a la

entidad en la implementación de las propuestas.

Esta sección presenta los antecedentes del proyecto, los objetivos del mismo y la metodología empleada

para su elaboración.

1.1 Antecedentes El Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 “Todos Por un Nuevo País” considera el Buen Gobierno

como una estrategia transversal para impulsar el desarrollo nacional.

En este sentido, el Gobierno Nacional se comprometió en fortalecer la formulación de políticas en todos

los frentes de la Administración Pública, en los ámbitos internacional, nacional y territorial a partir de una

cultura de servicio al ciudadano.

En este contexto, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) aplicó una metodología de priorización

basada en 6 criterios no excluyentes sobre el universo de trámites y/o servicios registrados en el Sistema

Único de Información de Trámites (SUIT), la información sobre la oferta institucional territorial publicada

en las páginas web de las entidades territoriales y los trámites y/o servicios propuestos por los equipos

de gobierno de San Andrés y Chaparral, municipios en donde se implementarán los primeros Centros

Integrados de Servicio al Ciudadano CIS – SI con el fin de identificar aquellos trámites y/o servicios

considerados de alto impacto.

Adicionalmente, el DNP planteó una metodología en cuatro fases para analizar los trámites, dirigida a

focalizar esfuerzos que permitan aumentar el nivel de satisfacción del ciudadano a partir de identificar

oportunidades de mejora a través de interacciones y/o trámites ajustados a las necesidades, expectativas

y realidades del solicitante.

El paso a seguir es aplicar el proceso de racionalización definido en la metodología sobre el universo de

trámites y/o servicios resultantes de la priorización realizada. Complementado con las mejores prácticas y

casos de éxito a nivel internacional y que se traduzca en planes de acción concretos que pueda realizar

cada entidad.


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1.2 Objetivos El presente proyecto tiene como principal objetivo identificar y formular las alternativas de optimización de

trámites y/o servicios al ciudadano priorizados en entidades de la Administración Pública, definidas por el

Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, a partir de la implementación de la metodología aportada

por el DNP y por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

Para ello, se han definido los siguientes objetivos específicos:

- Complementar la metodología de racionalización propuesta, aportando un mayor nivel de detalle

con base en otras experiencias y casos de éxito.

- Revisar información sobre objeto misional, funciones legales, estructura organizacional, y

trámites y/o servicios disponibles para la ciudadanía de las entidades responsables de los

trámites y/o servicios a optimizar.

- Revisar y analizar el marco normativo (actos administrativos, resoluciones, circulares, decretos y

leyes) que reglamenten o regulen los trámites y/o servicios objeto de la optimización e identificar

los ajustes a la normatividad que los regula cuando haya lugar.

- Documentar los procesos o procedimientos internos que soportan la entrega de los trámites y/o

servicios objeto de optimización identificando para cada uno: (i) el alcance del proceso (inicio y

fin), (ii) áreas y cargos responsables al interior de la entidad, (iii) secuencia de actividades, (iv)

descripción de cada actividad, (v) requisitos de entrada, (vi) salidas y registros generados en

cada actividad, (vii) entidades con las que se interactúa para la gestión del trámite y/o servicio y

(viii) sistemas de información que se utilizan o consultan en el desarrollo de cada actividad.

- Recolectar y analizar la situación actual en el que se presta el trámite y/o servicio relacionados

con la caracterización los trámites y los servicios al ciudadano priorizados a través de la

identificación en campo.

- Construir una propuesta para racionalizar cada trámite y/o servicio que contemple los elementos

identificados en la metodología propuesta.

- Validar la propuesta de optimización con diferentes instancias de la entidad y realizar los ajustes

pertinentes sobre la propuesta.

- Orientar la formulación de un plan de trabajo con cada entidad para la implementación de la

propuesta, identificando acciones de corto, mediano y largo plazo.


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1.3 Metodología El proyecto se ha estructurado en cuatro etapas secuenciales desarrolladas con los objetivos

contemplados en la ilustración a continuación.

Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados

Durante estas etapas se fueron desarrollando los productos especificados en la ilustración a

continuación.

Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto

De este modo, en el presente documento corresponde al consolidado del resultado de todo este proceso.


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2 METODOLOGÍA EMPLEADA EN EL ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS

En este apartado se presenta una descripción del contenido del documento y de la metodología

empleada en el estudio de trámites y/o servicios con el objetivo de facilitar la comprensión del documento

al lector. De este modo, incluye una descripción de lo que se va a encontrar en el capítulo Estudio de

trámites y/o servicios y que contiene el Estado actual y el Estado propuesto para cada uno de los trámites

y/o servicios estudiados en la entidad. Así como el Plan de acción propuesto para que la entidad pueda

llevar sus trámites y/o servicios del Estado actual al Estado propuesto.

El levantamiento de procesos del Estado actual (diagnóstico) se realizó durante los meses de febrero y

marzo de 2016; las propuestas de mejora Estado propuesto durante el mes de abril; y la formulación de

los Planes de acción durante el mes de mayo; con base en la metodología adoptada por el DAFP,

complementada, ajustada y armonizada por parte del equipo Consultor para su fortalecimiento y

actualización, a partir de prácticas y estándares internacionales utilizados con éxito en el desarrollo de

iniciativas o proyectos.


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2.1 Estado actual La información encontrada en esta sección está organizada en cinco secciones:

A. Información general y características distintivas

B. Identificación normativa general

C. Mapa del proceso

D. Identificación normativa del proceso

E. Análisis cuantitativo

A continuación se detalla el contenido para cada una de estas secciones.

A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS

En esta sección se presenta una ficha de trabajo que contiene el levantamiento de información realizado,

el análisis normativo, un diagnóstico del estado de virtualización y complejidad del trámite y/o servicio,

entre otros. Esta corresponde a la información levantada del SUIT y de las observaciones que los

funcionarios que realizan el trámite y/o servicio hicieron sobre cada uno de los campos. Adicionalmente

se incluyen otros datos informativos complementarios como el silencio administrativo, la periodicidad y la

obligatoriedad que tiene este de cara al ciudadano.

Ilustración 3. Ejemplo formato de información general


9

B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL

En la segunda sección de la ficha de trabajo se presenta una tabla que compila de manera organizada y

ejecutiva la normatividad recogida del SUIT, de las reuniones de trabajo y de otras fuentes de información

complementarias, que reglamentan cada trámite y/o servicio:

• Origen • Competencia • Condiciones • Requisitos documentales • Costo • Plazo de respuesta • Procedimiento

Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general


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C. MAPA DEL PROCESO

Acá se presentan las actividades que se han de desarrollar desde que el usuario da inicio al trámite y/o

servicios pasando por las actividades que se ejecutan al interior de la entidad hasta que se le da una

respuesta al usuario. Adicionalmente, se detallan las áreas de la entidad que están encargadas de

realizar las actividades, los documentos que se generan a lo largo del proceso, y los elementos más

relevantes.

Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos


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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO

En esta sección del documento se relaciona para las actividades del proceso relacionadas con la

normatividad: la entidad (área o dependencia), la modalidad (electrónicamente, escrita, back office, etc.),

los requisitos o formalidades, y el sustento normativo.

Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso


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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO

Finalmente, en esta sección se presenta un resumen ejecutivo de la situación actual que presenta el

trámite y/o servicio de cara a darle una buena atención al ciudadano.

En primer lugar, se presenta las cifras relevantes de aspectos como:

• Números de registros en el 2015: Impacto del trámite y/o servicio

• Número de requisitos que se piden al ciudadano: Nivel de dificultad para iniciar el

trámite y/o servicio

• Número de pasos en el proceso: Nivel de dificultad para dar respuesta al usuario

Posteriormente se presenta la evolución cualitativa de la facilidad para interactuar con la entidad, el nivel

de virtualidad de este, el nivel de complejidad para dar respuesta, y la coherencia normativa. De manera

detallada, los aspectos sobre los cuales se evalúa cualitativamente el trámite y/o servicio son:

• Nivel de interacción: Evalúa la disponibilidad de los canales a través de los cuales el

usuario puede realizar consultas, preguntas, elevar dudas a la entidad sobre el estado de

desarrollo del trámite y/o servicio o sobre condiciones y requerimientos del mismo. La

evaluación cualitativa se basa en los siguientes criterios.

❶ Básico La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad

❷ Regular La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia

❸ Avanzado La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación

• Nivel de virtualización: Mide el nivel de interacción que puede tener el ciudadano con la

entidad utilizando tecnologías de la información. La escala de medición del nivel de

virtualidad sigue los parámetros que se presentan a continuación.

⓿ Nada

❶ Presencia La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios web, sin embargo, no posibilita la interacción

❷ Interacción Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros

❸ Transacción Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite y/o servicio en línea por medio de pagos en línea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.

• Complejidad del proceso: Evalúa el proceso que se surte de manera interna para

ejecutar el trámite y/o servicio. Los parámetros para evaluar la complejidad del proceso

son los siguientes.

❶ Complejo El proceso implica muchos pasos e involucra a varios actores, por lo cual es complejo para su seguimiento y es costoso para la entidad

❷ Regular El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores

❸ Sencillo El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso


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• Coherencia normativa del origen: Evalúa que el origen del trámite y/o servicio este

soportado por normas nacionales o reglamentarias y su integración en el SUIT se ajusta

al ordenamiento jurídico. La evaluación cualitativa de este aspecto se rige por los

siguientes criterios.

❶ Inadecuada

No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo

❷ Insuficiente

No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustado al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo

❸ Adecuada

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite y/o servicio sino también la gestión administrativa del mismo

• Coherencia normativa de los requisitos: Evalúa el nivel de soporte normativo que

tienen los requisitos que se le piden al usuario para realizar el trámite y/o servicio, de

acuerdo a los siguientes criterios de evaluación.

❶ Inadecuada

Ninguna de las exigencias documentales encuentra soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

❷ Insuficiente

No todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y no se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

❸ Adecuada

Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

• Coherencia normativa de los costes: Determina el nivel de coherencia normativa y

sustento legal del método de cálculo de la fijación de tarifas, de acuerdo a los siguientes

parámetros.

❶ Inadecuada

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra ningún sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

❷ Insuficiente

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra sustento parcial en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

❸ Adecuada

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo


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El compendio de estos criterios se puede observarse en la siguiente Ilustración:

Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso


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2.2 Estado propuesto En esta sección se parte de las características de un Trámite tipo, es decir i) aquel que representa un

proceso que implica la mayor eficiencia posible para la entidad y por ende para el ciudadano, ii) que

busca además que el ciudadano realice el trámite sin necesidad de acercarse físicamente a la entidad; y

iii) que permite a las entidades colaborar entre sí para compartir la información disponible.

A su vez, como consecuencia del volumen de trámites trabajados, se desarrolló un catálogo de mejoras

las cuales se agruparon, de acuerdo a su naturaleza, en cuatro categorías principales:

• Información: En esta categoría se agruparon todas aquellas mejoras que apuntan a ampliar,

mejorar, y actualizar la información del trámite y/o servicio que se le presenta al ciudadano

(tiempos de respuesta, costos, requisitos, formatos, medios, etc.).

• Administración: Corresponde a todas aquellas mejoras que apuntan a simplificar los procesos

internos, implementación de formatos, y herramientas de trabajo (no tecnológicas); para dar una

respuesta más ágil y rápida al ciudadano.

• Tecnología: Agrupa todas las propuestas de mejora enfocadas a la implementación, ampliación

y mejora de los sistemas utilizados a lo largo de la ejecución del trámite. Desde herramientas que

facilitan el contacto con el usuario, hasta aquellas que facilitan la conectividad al interior de la

entidad y la gestión del trámite y/o servicio.

• Interoperabilidad: Corresponde a las propuestas que están enfocadas a disminuir los requisitos

que se le piden al usuario, porque pueden ser obtenidos por la entidad a través de la

implementación de convenios de cooperación con otras entidades.

Así, para atender de manera estructurada las propuestas de mejora en los trámites y/o servicios, se hace

un análisis de qué le falta al trámite y/o servicio en la actualidad a comparación de trámite tipo, teniendo

en cuenta que es un modelo estándar al cual todos los trámites y/o servicio deben alcanzar -según el

ejemplo que se presenta a continuación-.


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Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora

Como se ve en la ilustración, esto aplica para todas las categorías definidas a excepción de las mejoras

ADMINISTRATIVAS, ya que estas dependen de las particularidades de cada trámite y/o servicio,

mientras que las mejoras en los otros cuatro ejes buscan la ESTANDARIZACIÓN apuntando a las

características del TRÁMITE TIPO.

Por último, se presenta de manera esquemática el contenido de las fichas de mejoras planteadas para

cada uno de los trámites. Las fichas se han estructurado para presentar los siguientes contenidos:

A. Propuestas de mejora

B. Planteamiento del mapa de procesos

C. Cuantificación del impacto de las mejoras del proceso

D. Recomendaciones normativas

E. Cuantificación de las mejoras normativas.

A continuación se presenta de manera detallada cada uno de los componentes.


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A. PROPUESTAS DE MEJORA

Para cada uno de los trámites y/o servicios se presenta en una tabla la descripción de cómo se desarrolla

la actividad o el trámite y/o servicio en general en la actualidad (situación que es susceptible de ser

cambiada), así como la respectiva propuesta de mejora. Identificando para cada una de éstas el

horizonte de implementación, teniendo en consideración el nivel de desarrollo del back office, los

recursos de trabajo disponibles (sistemas), y la complejidad de la propuesta.

Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora


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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS

En esta sección se presenta el mapa de procesos en el largo plazo, una vez se hayan implementado

todas las propuestas de mejora. El mapa detalla todas las actividades y las áreas encargadas, y

diferencia las actividades actuales, de las modificadas (color morado) y agregadas (color verde).

Entendiendo que las actividades modificadas son aquellas que ya existen en la actualidad pero que se ha

modificadas o ampliadas; y como actividades agregadas, aquellas que son completamente nuevas. Para

el caso de la numeración es importante tener en cuenta que no se visualizarán las actividades

eliminadas, pero se mantendrá la numeración inicial y para las actividades agregadas, se dará continuidad a la numeración inicial.

Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado

Finalmente, al final del mapa se detallan las actividades que se han eliminado con sus respectivas

explicaciones, las actividades que se han modificado con el detalle de la modificación planteada, y las

actividades que se han agregado con la explicación de la mejora planteada.

Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle


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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO

En esta sección se presenta la valoración del trámite y/o servicio en los aspectos relacionados con el

proceso, evaluando a lo largo del horizonte temporal de implementación de las mejoras, el nivel de

interacción (canales), el nivel de virtualización, y la complejidad del proceso. Comenzando por la

valoración de cada uno de estos ítems en la actualidad (A) (valoración realizada y presentada en la

caracterización de los procesos), pasando por el corto (C) y mediano plazo (M), y finalizando con la

evaluación a largo plazo (L). Así, la evaluación de cada uno de los ítems a lo largo del horizonte temporal

se realiza utilizando una escala de medición que va desde el 1 hasta el 3; siendo 1 el nivel más bajo

(básico) y 3 es nivel más alto (avanzado).

Adicionalmente, para cada trámite y/o servicio se presenta una valoración del número de requisitos y del

número de pasos en la actualidad y en el largo plazo, una vez se haya implementado todas las mejoras

propuestas. Lo anterior se complementa con una medición de la variación de los requisitos y de los pasos

del escenario propuestos con respecto a la situación actual. En este punto, es necesario precisar que en

algunos trámites y/o servicios se encuentra que el escenario propuesto (como el del ejemplo, Ilustración

12) tiene un número mayor de pasos que en la actualidad sin que esto influya en el tiempo del trámite y/o

servicio, sino por el contrario, corresponden a pasos adicionales que traen eficiencia al mismo.

Teniendo en consideración los parámetros de valoración anteriormente descritos, para cada uno de los

trámites y/o servicios se presentará la valoración cualitativa del proceso así:

Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso

A C M L

❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❷ ❷ Regular

6 5 -17%7 15 114%

VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO


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D. RECOMENDACIONES NORMATIVA

Esta sección recoge los hallazgos obtenidos a partir del mapeo normativo y el levantamiento del proceso

en aspectos como:

• Evolución de la información

• Prácticas de control

• Acreditaciones documentales extralegales

• Exigencias documentales redundantes

• Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley

Para cada uno de estos aspectos se realiza un análisis jurídico y normativo del cumplimiento de leyes y

decretos de ley que repercuten en los aspectos anteriormente mencionados. Planteando las

recomendaciones para que presente primero el hallazgo, y posteriormente la mejora con su respectiva

sustentación.

Para complementar el análisis, la última fila del cuadro presenta un diagnóstico del control regulatorio

general del trámite y/o servicio, en el cual se resume el ajuste regulatorio de todos los aspectos

analizados, señalando cuales leyes y decretos leyes están siendo vulnerados en cada uno de los casos;

y por lo tanto, qué medidas debe tomar la entidad para dar cumplimiento a la ley.

Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas

Finalmente, es importante señalar que los hallazgos y recomendaciones normativas deben ser

interpretados de manera independiente a las recomendaciones de mejoras al proceso, debido a que se

entiende que la entidad puede ir mejorando su gestión del proceso aun cuando posee un bajo control

regulatorio del trámite y/o servicio.

HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO

Prácticas de control

ex ante que no

generan valor

agregado

Acreditaciones

documentales

extralegales

Exigencias

documentales

redundantes

Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley

Bajo control

regulatorio


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E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS

En esta sección se presenta la cuantificación de las mejoras normativas, siguiendo los mismos criterios

utilizados en la caracterización. Presentando la valoración del estado actual y su evolución en el largo

plazo, una vez se hayan implementado todas las mejoras identificadas. Por ejemplo, véase la ilustración

a continuación.

Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa

A C M L❷ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

VALORACIÓN CUALITATIVA NORMATIVA


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2.3 Plan de acción A diferencia de las secciones metodológicas anteriores realizadas por trámite y/o servicio, el Plan de

acción es integral para toda la entidad. Esto en razón a que las acciones apuntan a mejorar todos los

trámites y/o servicios de la entidad. De este modo, al principio de esta sección se presentan los planes de

acción para aquellas propuestas de mejora que implican un cierto nivel de complejidad. Cada plan de

acción tiene una identificación (ID) y corresponde a una de las categorías anteriormente definidas. A

continuación se muestra un ejemplo:

Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad

Esta tabla es seguida por una ficha para cada Plan de acción en la que se detallan los siguientes

elementos:

• El nombre e identificación (ID)

• Categoría a la que pertenece

• Descripción

• La información sobre quién será el líder de plan de acción

• Duración

• Justificación

• Cronograma que especifica las tareas a realizar, en qué momento y su responsable

• Características cualitativas del plan de acción que servirán para determinar la priorización

de implementación de estos planes:

- Riesgo: Un plan de acción trae riesgo cuando en su implementación se afecta la

atención al ciudadano

Bajo Cuando la implementación no afecta en nada en la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano

Medio Se evidencia la posibilidad de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada

Alto Existe un riesgo real de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada


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- Esfuerzo: Hace referencia a la dificultad de las tareas que componen el plan de

acción, entre más complejas aumenta el nivel de esfuerzo y la dedicación del

personal para su implementación

Bajo Ocupa menos del 30% del tiempo del personal implicado

Medio Ocupa entre el 30% y 70% del tiempo del personal implicado

Alto Ocupa más del 70% del tiempo del personal implicado

- Inversión: Da cuenta de los recursos monetarios que requiere la entidad para

llevar a cabo el plan de acción

Bajo La inversión es despreciable

Medio Cuando no afecta el presupuesto normal de la entidad

Alto Cuando se requiere la aprobación de un presupuesto especial

- Tiempo: Aquel requerido para implementar el plan de acción.

Bajo La duración de la implementación del plan de acción se mide en semanas (hasta 12 semanas)

Medio La duración de la implementación del plan de acción se mide en meses (a partir de tres mes y hasta un año)

Alto La duración de la implementación del plan de acción se mide en años

Nota: El tiempo estimado para las implementaciones de tecnología que impliquen

el rediseño de procesos está estimado para el análisis de diez trámites.

• Indicadores: unidades de medición que se tiene que ir viendo para dar cuenta de la

evolución en el tiempo (seguimiento) y medir la efectividad de la implementación del plan

de acción

• Los trámites y/o servicios a los que aplica el plan de acción

• Descripción de las tareas enunciadas anteriormente

A continuación un ejemplo de un Plan de acción perteneciente a la categoría Normativo. Esta misma

ficha es empleada por todas las categorías.


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Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción

Adicionalmente, se recomienda a la entidad que al realizar las implementaciones de los planes de acción

se realicen las mediciones sobre cada uno de los trámites y/o servicios, con referencia a lo propuesto en

la sección E. Análisis cuantitativo y cualitativo del Estado propuesto) con el fin de cuantificar la mejora

sobre los mismos.

ID

2

ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 x

2 x x x x

1

2

NOR-3Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

Descripción de tareas

No. de convenios suscritos para intercambio de

información y eliminación de

Tarea

Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los asjutes.

Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, y ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad.

Indicador 1No. de programas o

servicios que no tipif ican como trámite y que cuentan

Indicador 3Indicador 2

TiempoALTO

Riesgo

MesesNORMATIVO

Trámites que aplica

BAJOEsfuerzo

ALTOInversión

BAJO

Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico.

Acción

R evis iónyac tualizac ióndeldiagnó s tico regulato rio

D is eño delarefo rmao intervenc iónregulato ria

Responsable

A bogado deapoyo aláreares pons abledeltrámite

J efedeÁ reares pons abledelT rámite

Descripción

Líder Categoría Duración total

E8-1 Certif icado Catastral NacionalE8-2 Certif icado Plano PredialE8-4 Cambio de propietario o poseedor de un inmueble

Cronograma (Meses)

Director Área Responsable del Trámite

Justificación

El plan de acción se justif ica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas.


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3 ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS

En este capítulo se presenta para cada Trámite ó Servicio caracterizado junto con la entidad el Estado

actual y el Estado propuesto según lo estipulado en la sección de Metodología. Un listado estos trámites

se presenta en la tabla a continuación:

ID Nombre del Trámite

E28-1 Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN

E28-2 Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y

clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN E28-3 Actualización en la base de datos del sistema de identificación y

clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN

E28-4 Retiro de personas de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN

E28-5 Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y

clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN

Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados

Adicionalmente, para los trámites analizados se identificaron los siguientes sistemas:

• SISBENNET, Sistema para registro y consolidación de información


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3.1 E28-1 - Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN

3.1.1 Situación Actual


Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=3579 Fecha de actualización: 4/2/2016

Información descriptiva

NOMBRE

Dato SUIT1

Solicitud Encuesta del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Ser encuestado para ingresar a la base de datos del SISBEN en los siguientes casos: cuando la persona u hogar no han sido encuestados y lo requieren por primera vez, por cambio de domicilio dentro del mismo municipio o a otro municipio, cuando hay inconformidad con el puntaje obtenido o por inclusión de hogares nuevos en la unidad de vivienda

Obs. Correcto

RESULTADO

Dato SUIT

Aplicación de la encuesta e ingreso a la base de datos

Obs. Incluye el resultado (puntaje del nivel de vida)

Información de interacción con el ciudadano

COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 8 días hábiles

Obs. --- 20- 25 días entre el diligenciamientos del formato y la entrega del comprobante local.

Para tener cobertura nacional son 45-60 días más

CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN

Dato2 Presencial Presencia

Obs3. Se tiene que firmar el formulario al final ---

ATENCIÓN

Dato Presencial

Telefónico

1 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 2 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 3 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.


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Obs. ---

Información normativa

REQUISITOS

Dato SUIT

Ciudadanos y extranjeros

1. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería, del solicitante y los integrantes del grupo familiar. En caso que el integrante sea menor de 7 años debe presentar el registro civil de nacimiento, si tiene entre 7 y 17 años debe presentar la tarjeta de identidad

Obs. Se tiene archivo físico. No hay escáner para utilizar presentación de originales

NORMATIVA

Dato SUIT

1. Constitución política de Colombia de 1991, (Artículo 366)

2. Resolución 3900 de 2015, (Todos)

3. Documento técnico Guía de uso del sisben iii versión 2 de 2011, (Actualización de la base de datos Numeral i)

3. Ley 715 de 2001, (Artículo 94)

4. Documento técnico 117 de 2008, (Todos)

5. Decreto 4816 de 2008, (Artículos 4, 8 y 11)

6. Ley 1176 de 2007, (Artículo 24)


8. Decreto 1192 de 2010, (Artículos 1, 2, 3, 5, 6)

Obs. ---

SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD

Dato No aplica Potestativo

Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs. ---


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CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN

ORIGEN

Artículo 1, 2 y 13 de la Constitución Nacional

Constitucional

Colombia es un Estado Social de Derecho, democrático, fundado en la solidaridad de las personas que la integran.

Son fines esenciales del Estado servir a la comunidad, garantizar la efectividad de los principios y derechos fundamentales de las personas, proteger a los residentes en Colombia, su vida, asegurar el cumplimiento de sus deberes sociales.

Todas las personas deben gozar de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación. El Estado debe promover las condiciones para que la igualdad sea efectiva para grupos discriminados. El Estado otorgara especial protección a las personas que se encuentren en debilidad manifiesta.

El Estado garantiza la especial protección de la familia.

Artículo 23 de la Constitución Nacional

Constitucional

Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener una pronta resolución.

Artículo 1 de la Ley 1755 de 2015 y/o artículo 13 Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso administrativo

Legal Estatutaria

Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener una pronta resolución. Mediante el ejercicio del derecho de petición, entre otras cosas, se puede solicitar información y documentos.

Artículo 24 de la Ley 1176 de 2007

Legislativa ordinaria

La focalización de servicios sociales es el proceso por el cual se asigna gasto social a la población más pobre y vulnerable.

Se deben observar los principios de transparencia, igualdad y publicidad de la información para determinar los criterios de ingreso, suspensión o exclusión de las personas en las bases de datos, que no gocen de protección constitucional o reserva legal.

Las entidades territoriales implementaran y actualizaran las bases de datos de beneficiarios del gasto social conforme a lineamientos del Gobierno, los criterios de focalización definidos por el CONPES social.

Los programas sociales deben definir la forma en que se aplican los criterios e instrumentos de focalización, criterios de egreso o cesación de la condición de beneficiarios que resulten pertinentes, en función de los objetivos e impactos perseguidos.

Artículo 3 y 4 del Decreto 4816 de 2008

Reglamentaria

Las personas naturales tienen derecho a ser encuestadas. Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN se realiza mediante el instrumento diseñado (encuesta). Es obligación de las entidades territoriales el uso de la metodología, la encuesta y el sistema diseñados por el DNP para tal efecto.


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COMPETENCIA Artículo 24 de la Ley 1176 de 2007


El Consejo Nacional de Política Económica y Social -CONPES- define los criterios e instrumentos para la aplicación del gasto social, la determinación, identificación y selección de beneficiarios.

Las Entidades Territoriales realizaran inversiones de carácter social, principalmente, mediante la asignación de subsidios.

Los gobernadores y alcaldes deben tomar las medidas pertinentes para garantizar que los grupos de población pobre y vulnerable tengan acceso a los servicios básicos.


La Dirección de Desarrollo Social del Departamento Nacional de Planeación coordinación y supervisa la organización, administración, implementación, mantenimiento y actualización de las bases de datos que conforman los instrumentos del sistema de identificación de potenciales beneficiarios de programas sociales, dicta los lineamientos para su implementación y operación de bases de datos, diseña metodologías y la consolida información a nivel nacional de los instrumentos de selección de potenciales beneficiarios, diseña y define las fichas de clasificación socioeconómicas requeridos para la recopilación de la información.

Es obligación de las entidades territoriales el uso de la metodología, la encuesta y el sistema diseñados por el DNP para tal efecto.

CONDICIONES Ninguna Conforme al Documento técnico Guía de uso del SIBEN, expedido por el DPN - en cumplimiento de sus funciones legales-, la encuesta debe ser solicitada por una persona con características de informante calificado residente habitual de un hogar, y que no fue encuestada en el método de barrido pero requiere que se aplique la encuesta en su hogar.

REQUISITOS DOCUMENTALES

Artículo 4 del Decreto 4816 de 2008

Ninguno. La persona debe suministrar la información requerida para el diligenciamiento de la ficha de clasificación socioeconómica en su municipio de residencia habitual

COSTO

Ninguna

PLAZO DE RESPUESTA

Párrafo primero del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015, aplicable por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011 (ausencia de regulación especial)

Legal Estatutaria

Las peticiones de documentos y de información deben resolverse dentro de los 15 días siguientes a su recepción. Dentro de este plazo el tiempo de respuesta reportado en el SUIT es de 3 meses y la entidad reporta durante el trabajo de campo que puede tomarse los 15 días siempre y cuando cuente con equipo de personal completo para la atención del trámite.

PROCEDIMIENTO Ninguna con carácter especial

Conforme al Documento técnico Guía de uso del SIBEN III, expedido por el DPN - en cumplimiento de sus funciones legales-, se debe solicitar la encuesta por medio del Formato de Encuesta Nueva.

Por remisión expresa que hace el Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, todo aspecto de procedimiento no regulado de manera especial deberá ser sujeto a las normas que regulan el derecho de petición, por lo que en este caso particular, tanto el procedimiento como los términos de respuesta se sujetan a los Artículos 13, 14, 15, 6 y 17 de la Ley Estatutaria 1755de 2014.


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C. MAPA DEL PROCESO


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Elementos relevantes

1. Solicitar

En caso de que haya documentos faltantes de los requisitos, se le solicitarán al ciudadano.

Requisitos


1. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería, del solicitante y los integrantes del grupo familiar.

En caso que el integrante sea menor de 7 años debe presentar el registro civil de nacimiento, si tiene

entre 7 y 17 años debe presentar la tarjeta de identidad

Se tiene archivo físico. No hay escáner para utilizar presentación de originales

9. Rellenar los datos de la encuesta web

Las citas para la solicitud de la encuesta pueden tomar 10 días en realizarse, debido a la poca

disponibilidad de mano de obra. En este caso, una sola persona realiza la atención y gestión en la

ventanilla, y las visitas

(Subproceso) Se desvincula si es de otro municipio

Debido a que la encuesta está interconectada a nivel de oficinas únicamente para consultar información,

cuando una persona cambia de domicilio a otro municipio deber realizar la desvinculación antes del

cambio de residencia, de tal manera que le puedan practicar la encuesta una vez se ubique en su nuevo

domicilio. Dado que muchas personas y hogares no lo realizan, la solicitud de encuesta toma varios días

hasta que el hogar o la persona sea retirada.


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PASO

CANAL

PRESENCIAL

ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O

FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Recibir solicitud inicial al peticionario

ALCALDÍA MUNICIPAL

Presencial Ventanilla Front Office

Ninguno Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015

Reglamentario: Ninguno

Preguntar y verificar en sistema si está incluido por cuenta de otro municipio municipio

ALCALDÍA MUNICIPAL

Presencial Ventanilla Front Office-Consulta Sisbén

Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Diligenciar e imprimir de formato de solicitud y solicitar documentos de soporte al peticionario

ALCALDÍA MUNICIPAL


Fotocopia de la cédula de ciudadanía o de extranjería, del solicitante y los integrantes del grupo familiar.

En caso que el integrante sea menor de 7 años debe presentar el Registro Civil de Nacimiento, si tiene entre 7 y 17 años debe presentar fotocopia de la tarjeta de identidad

Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Solicitar al peticionario la firma del Formato

ALCALDÍA MUNICIPAL


Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Programar visita dentro siguientes 10 días hábiles. Si no se realiza reprogramar nuevamente.

ALCALDÍA MUNICIPAL

Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Realizar la visita ALCALDÍA MUNICIPAL

Presencial en hogar del solicitante


Diligenciar datos de encuesta que se encuentra en la página web sisbenet.gov.co

ALCALDÍA MUNICIPAL


Realizar proceso de digitalización de la encuesta

ALCALDÍA MUNICIPAL


Generar y entregar constancia y puntaje obtenido al solicitante

ALCALDÍA MUNICIPAL


Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite

Realizar proceso de gestión documental para archivo de copia física y digital de la encuesta.

ALCALDÍA MUNICIPAL




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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO

3 14

❶ Básico

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada

Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo

La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

1.006

CIFRAS RELEVANTES


La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción

La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad

El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo


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3.1.2 Situación Propuesta


Información

ID MEJORA

PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO CAMPO

E28-1-1 El solicitante obtiene la respuesta del trámite solicitado en el plazo de 20 a 25 días hábiles desde la fecha de la presentación, no obstante, en el SUIT figura 8 días requiere la emisión de la contestación.

Actualizar la información del tiempo de respuesta en el SUIT a 20 a 25 días hábiles con el fin de comunicar correctamente al ciudadano y prestar un servicio acorde con lo que se ha informado

Corto -Tiempo

Administración

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO

E28-1-27 Una parte del trabajo del funcionario comprende las siguientes actividades: - Realizar la visita -Diligenciar el formato de solicitud de encuesta -Realizar la encuesta -Digitalizar , generar y entregar la constancia y el puntaje

Externalizar la actividad de realizar la entrevista, el diligenciamiento de la solicitud de encuesta y de la encuesta en sí misma a una empresa tercera con el objetivo de optimar el tiempo de los funcionarios. Así los funcionarios pueden concentrar su atención en el estudio de la esencia del trámite y proceder a la emisión del resultado del trámite en el tiempo estimado y acordado de acuerdo al imperativo legal

Largo

E28-1-6 Los usuarios con frecuencia no presentan los

requisitos que exige la normativa debido a la inexistencia de una descripción detallada, clara y precisa del trámite en la página web de la alcaldía que sea accesible para todo el público.

Agregar en la página web del DNP un link que conduzca a una página donde se exponga ejemplos, instructivos, diagramas, videos youtube y casos para que el ciudadano obtenga una visión global de los requisitos que tienen que presentar. Asimismo, habilitar la página web la posibilidad de descargar el formato de la encuesta para que el ciudadano no tenga que acudir en persona para obtenerlo

Corto

Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E28-1-21 El usuario no tiene posibilidad de tener

conocimiento del estado en que se encuentra su trámite realizado, tiene que esperar y estar pendiente hasta la emisión de la respuesta por parte de la entidad competente

Implementar un aplicativo en la página web de la entidad que permita la revisión del seguimiento al estado del trámite. Como consecuencia de esta implementación, el usuario no tiene que acercar personalmente a la entidad para saber cómo se encuentra el estado del trámite, en última instancia, tiene una repercusión positiva y directa sobre la eficiencia y eficacia del proceso, evitando una inversión innecesaria de tiempo y dinero desde el perspectiva del usuario y de la propia entidad encargada del trámite.

Largo


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E28-1-24 El usuario solicita el formulario del trámites en persona para diligenciarlo, ya que no cabe la alternativa de realizarlo por vía web

Habilitar la web del DNP para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud via online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.

Medio

E28-1-28 El profesional recoge la información durante la

visita en un documento físico, y posteriormente agregar esta información en el aplicativo.

Implementar la utilización de dispositivos portátiles conectados directamente al aplicativo o al expediente del usuario para recoger la información en tiempo real o una vez se tenga conexión a internet, eliminando de esta manera la necesidad de digitalizar la información que se recoge durante la visita

Medio

E28-1-29 El profesional debe verificar que el solicitante o

el hogar no esté inscrito en otro municipio, siendo necesario la desvinculación previa del usuario u hogar antes que le realicen la encuesta

Implementar una mejora en el aplicativo del SISBEN que permita actualizar automáticamente la base de datos, para eliminar de la base de datos de un municipio a una persona u hogar cuando este solicite que se le practique la encuesta en otro municipio del país

Largo


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Interoperabilidad

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E28-1-9 Actualmente, aquellas

personas que solicitan que se le practique la encuesta tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por SISBEN Chaparral en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con la Registraduría.

Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la Registraduría con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - Las fotocopias de los documentos de las personas que se les practique la encuesta

Corto 1. Cédula de la ciudadanía 2. Registro civil

1. Registraduría 2. Registraduría


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38

Elementos eliminados

3. (Preguntar y verificar si tiene SISBEN proveniente de otro municipio): Se elimina este elemento

debido a que la actualización de base de datos en un municipio implica directamente la actualización a

nivel nacional, verificando y eliminando los registros duplicados automáticamente en el sistema.

5. (Imprimir formato para el solicitante): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente

en línea, la actividad de imprimir formato para el solicitante se suprime.

6. (Anexar documento): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente en línea, y a la

implementación de la interoperabilidad, la actividad de anexar documentos físicos se suprime.

7. (Hacer firmar el formato): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente en línea, la

actividad de hacer firmar el formato se suprime.

8. (Guardar el formato): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente en línea, la

actividad de guardar el formato de forma manual se suprime.

9. (Rellenar los datos de la encuesta): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente

en línea, la actividad de rellenar los datos de la encuesta manualmente se suprime.

10. (Programar otra vez visita): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente en

línea, la actividad de programar otra vez visita se suprime.

11. (Digitalizar los datos): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente en línea, la

actividad de digitalizar los datos manualmente otra vez visita se suprime.

13. (Guardar tanto en el archivo físico como en el software): Debido a que el proceso que hemos

propuesto es totalmente en línea, la actividad de guardar en el archivo físico como en el software se

suprime.

14. (Realizar la petición de documentos, o petición de constancia si no puede acudir el solicitante):

Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente en línea, la actividad de realizar la petición

de documentos o petición de constancia si no puede acudir el solicitante se suprime.

(Se desvincula si es de otro municipio): El subproceso se elimina de forma automática, ya que los

elementos conducentes a dicho subproceso son eliminados por la actualización automática de los datos


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(Bogotá hace la verificación y la pantallazo en un plazo de 45 a 65 días): El subproceso se elimina

de forma automática, ya que los elementos conducentes a dicho subproceso son eliminados por la

actualización automática de los datos a nivel nacional.

Elementos agregados

15. (Radicar la solicitud de censo y focalización vía web): Implementar una ventanilla virtual en la

página del DNP para que el usuario pueda enviar sus documentos electrónicamente (en kioscos digitales

dispuestos en la alcaldía de la localidad o desde cualquier ordenador), de esta manera la inversión en el

tiempo y dinero será disminuida considerablemente tanto por parte de la entidad como desde el punto de

vista del usuario.

16. (Buscar y descargar la información de documento de identidad): Si la entidad (DNP) realiza las

gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la registraduria, el requisito de la

entrega de las fotocopias de los documentos de las personas que se les practique la encuesta se

eliminaría. Ante la propuesta de la no presentación de los requisitos, los funcionarios tienen que acceder

a la base de datos para verificar y descargar la información de documento de identidad sin tener que

recurrir a los documentos físicos.

17. (Crear el expediente): Como consecuencia del elemento anterior, el funcionario después de la

verificación de la información necesaria así como el descargue de los documentos, tiene que crear un

expediente de la solicitud en el que recopile los datos del usuario y del trámite a tratar.

18. (Emitir constancia de vista): La entidad emite constancia en formato digital o físico de la vista.

19. (Realizar la encuesta): Subproceso de externalizar la actividad de encuesta de SISBEN a una

empresa externa con el fin de optimizar el tiempo de respuesta al usuario e invertir mayor concentración

los funcionarios en el estudio de la esencia del trámite así como proceder a la emisión del resultado del

trámite en el tiempo estimado y acordado de acuerdo con la normativa legal. Debido a que otras

entidades también requieren el levantamiento de información que no requiere un grado de nivel

específico, la actividad realizada por la empresa encuestadora puede ser aprovechada para otros

trámites de otras oficinas como Planeación, IGAC y DPS. En última instancia, esta externalización genera

un impacto global sobre la eficiencia de las entidades implicadas, ya que el tiempo que requiere para

realizar visitas se reduce considerablemente.

20. (Emitir constancia (encuesta)): Una vez realizada la encuesta, la entidad emite la constancia de la

encuesta realizada, bien en formato electrónico como físico.

Elementos modificados

No se ha modificado ningún elemento


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A C M L



❷ ❷ ❷ ❸ Avanzado

3 1 -67%14 8 -43%



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D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS


Prácticas de

control ex ante que

no generan valor

agregado

Exigencia de fotocopias de documentos de identidad

del solicitante de realización de la encuesta.

Las fotocopias exigidas para acreditar la identidad

de las personas a quienes se le realizará la encuesta

del SISBEN y demás información requerida por la

entidad, no se encuentran vinculadas a ningún

mecanismo ex post de control de identidad.

Se desconoce la política de simplificación de

trámites solicitando copias al interesado para

soportar un posterior de ingreso de datos en el

sistema de información cuya finalidad última es ser

archivada. La información que se encuentra en los

documentos solicitados debe ser suministrada por el

solicitante e ingresada inmediatamente a la base de

datos respectiva.

Sobre la información recae la presunción de buena

fe constitucional consagrada en el Artículo 83 de la

Constitución Nacional, correspondiendo a la entidad

efectuar validaciones y verificaciones de manera

oficiosa y ex post.

Se repite, la exigencia de documentos no es con el

fin de verificación de identidad, por lo que puede ser

observada como una práctica de control documental

ex ante que no genera valor agregado en tanto la

verificación de identidad se realiza directamente en

Ventanilla del Front Office contra exhibición del

documento de identidad. La entidad territorial debe

implementar los mecanismos necesarios para la

validación de identidad, tal como lo señalan los

Artículos 17 y 18 del Decreto Ley 019 de 2012.

Acreditaciones

documentales

extralegales

Fotocopias de los documentos de identificación del

solicitante, de las personas a quienes se les realiza

la encuesta (grupo familiar)

No existe norma legal o reglamentaria que autoriza

la exigencia de acreditaciones documentales, basta

la información que suministre el solicitante respecto

a los contenidos sobre los cuales es encuestado. La

exigencia vulnera el principio de Reserva Legal

consagrado en el Artículo 84 de la Constitución

Nacional.

Exigencias

documentales

redundantes

Fotocopias de los documentos de identificación del

solicitante, de las personas a quienes se les realiza

la encuesta (grupo familiar)

Las exigencias documentales resultan redundantes

en tanto la información debe ser suministrada por el

solicitante, bajo la presunción de buena fe ya

mencionada, teniendo la entidad obligación de

efectuar las consultas o intercambios de información

que requiera para determinar hechos o

circunstancias necesarias para efectuar la


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clasificación del solicitante en el Sisbén, tal como lo

ordenan los Artículos 13 del decreto Ley 2150 de

1995, Artículo 9 numeral 5 de la Ley 1137 de 2011,

9 del Decreto Ley 019 de 2012 y 14 de la Ley 962 de

2005, que disponen respectivamente lo siguiente:

La primera señala que en todas las actuaciones

públicas quedan prohibidas las exigencias de copias

o fotocopias de documentos que la entidad tenga en

su poder, o a los que la entidad pública tenga

facultad legal de acceder.

La segunda que está prohibido crear requisitos o

formalidades adicionales, de conformidad con el

artículo 84 de la Constitución Política.

La tercera ordena que, cuando se esté adelantando

un trámite ante la administración, se prohíbe exigir

actos administrativos, constancias, certificaciones o

documentos que ya reposen en la entidad ante la

cual se está tramitando la respectiva actuación. A

partir del 1 de enero de 2013, las entidades públicas

contarán con los mecanismos para que cuando se

esté adelantando una actuación ante la

administración y los documentos reposen en otra

entidad pública, el solicitante pueda indicar la

entidad en la cual reposan para que ella los requiera

de manera directa, sin perjuicio que la persona los

pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para

efectos de trámites y procedimientos el suministro de

información que repose en los archivos de otra

entidad pública.

La cuarta determina que, cuando las entidades de la

Administración Pública requieran comprobar la

existencia de alguna circunstancia necesaria para la

solución de un procedimiento o petición de los

particulares, que obre en otra entidad pública,

procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha

información. En tal caso, la carga de la prueba no

corresponderá al usuario. Será permitido el

intercambio de información entre distintas entidades

oficiales, en aplicación del principio de colaboración.

El envío de la información por fax o cualquier otro

medio de transmisión electrónica, proveniente de

una entidad pública, prestará mérito suficiente y

servirá de prueba en la actuación de que se trate

siempre y cuando se encuentre debidamente


43


certificado digitalmente por la entidad que lo expide y

haya sido solicitado por el funcionario superior de

aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una

entidad pública requiera información de otra entidad

de la Administración Pública, esta dará prioridad a la

atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas

en un término no mayor de diez (10) días, para lo

cual deben proceder a establecer sistemas

telemáticos compatibles que permitan integrar y

compartir información de uso frecuente por otras

autoridades.

Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley

Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.

Bajo control

regulatorio

La información contenida en el SUIT a nivel de

requisitos no reporta las exigencias documentales

que en la práctica se solicita aportar al ciudadano.

Estas exigencias resultan extralegales, redundante y

son una práctica de control ex ante no autorizada,

que por demás no genera valor agregado al trámite.

El término que tarda la entidad para realizar la

inclusión y certificarla es superior al plazo autorizado

para el trámite (15 días).

Conforme al numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962

de 2005, la racionalización de trámites y

procedimientos administrativos deben soportarse en

principios como la Reserva legal de permisos,

licencias o requisitos. En virtud de tal principio, para

el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento

de obligaciones, únicamente podrán exigirse las

autorizaciones, requisitos o permisos que estén

previstos taxativamente en la ley o se encuentren

autorizados expresamente por esta. En tales casos

las autoridades públicas no podrán exigir

certificaciones, conceptos o constancias.

Las autoridades públicas no podrán establecer

trámites, requisitos o permisos para el ejercicio de

actividades, derechos o cumplimiento de

obligaciones, salvo que se encuentren

expresamente autorizados por la ley; ni tampoco

podrán solicitar la presentación de documentos de

competencia de otras autoridades.

Ante ausencia normativa no le es permitido

discrecionalmente al funcionario competente o a la

entidad que reglamenta el trámite (DNP) exigir

acreditaciones documentales no autorizadas por el

legislador. La norma legal es clara al establecer que

el trámite es el diligenciamiento de una encuesta,

por lo que el solicitante solamente tiene la carga de

brindar la información, mientras que al Estado

corresponde la verificación y validación de la misma.


44


Sobre las actuaciones de los particulares ante el

Estado se presume la buena fe.

El trámite y algunos requisitos se encuentran

descritos en un documento técnico realizado por el

DNP. Si bien el DNP está autorizado por la Ley para

el diseño de las políticas y metodologías relativas a

la aplicación de la encuesta del SISBEN, no hay

norma legal que lo autorice expresamente para crear

requisitos documentales, frente a los cuales

corresponde un deber oficioso de consulta e

intercambio de información para su correspondiente

verificación y validación.

Sumado a ello, conforme al artículo 1 mencionado,

los trámites deben ser simplificados. Ello es

contrariado por la entidad, al solicitar copias de

documentos para extraer información que

posteriormente, en el término de 8 a 15 días hábiles,

es ingresada por los funcionarios al Sistema. Lo

anterior, implica demoras en el trámite pues la

entidad podría solicitar directamente la información

al interesado y diligenciar inmediatamente la

información en el sistema. Al no existir término

específico, el máximo que podría tardar una entidad

territorial en definir la inclusión en el Sisbén y su

correspondiente certificación de inclusión es de 15

días, conforme a lo dispuesto en el Artículo 14 de la

Ley Estatutaria 1755 de 2015, aplicable en este caso

por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437

de 2011.

El Documento Técnico Guía Versión 2.0 es un Acto

Administrativo de carácter interno e interinstitucional

por lo que no resulta exigible al ciudadano en lo

referente a las exigencias documentales contenidas

en él. Se recomienda que tal documento sea

ajustado en función de dar estricto cumplimiento a

las obligaciones legales en materia de prohibición de

exigencias de acreditación documental para toda

información, hecho o circunstancia que pueda

verificarse por mecanismos de intercambio de

información e interoperabilidad entre entidades o

particulares que ejerzan funciones públicas.


45


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL


46

3.2 E28-2 - Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN





NOMBRE

Dato SUIT4

Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Obtener la inclusión de una persona en la ficha de clasificación socio-económica de un hogar existente en la base de datos del SISBEN y pueda de esta manera, ser un potencial beneficiario para acceder a programas sociales

Obs. Correcto

RESULTADO

Dato SUIT

Inclusión de personas en un hogar existente en la base de datos y publicación del puntaje de clasificación del SISBEN

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 1 Hora

Obs. --- 4 min verificación nacional

3 min diligenciar solicitud

1 min imprimir

2 min apertura ficha

4 min diligenciar programa web

1 imprimir constancia

Total 15 min



4 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 5 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo.


47

Obs6. Se tiene que firmar el formulario al final por parte quien solicita la inclusión del 3° en el núcleo familiar (debe ser mayor de edad)

---

ATENCIÓN

Dato Presencial

Telefónico

Obs. ---


REQUISITOS

Dato SUIT


1. No estar registrada en el SISBEN

2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería, del solicitante y los integrantes del grupo familiar. En caso que el integrante sea menor de 7 años debe presentar el registro civil de nacimiento, si tiene entre 7 y 17 años debe presentar la tarjeta de identidad

Obs. Fotocopia del solicitante y de quien va a ser vinculado

NORMATIVA

Dato SUIT


2. Documento técnico Guía para el uso del Sisben III - versión 2 de 2011, (Actualización en la base de datos Numeral ii Literal c)

3. Ley 715 de 2001, (Artículo 94)

4. Documento técnico Constitución política de Colombia de 1991, (Artículo 366)

5. Decreto 1192 de 2010, (Todos)

6. Ley 1176 de 2007, (Artículo 24)




Obs. ---



Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs. ---

6 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.


48



ORIGEN


Constitucional



Todas las personas deben gozar de las mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación. El Estado debe promover las condiciones para que la igualdad sea efectiva para grupos discriminados. El Estado otorgara especial protección a las personas que se encuentren en debilidad manifiesta.



Constitucional



Legal Estatutaria









Reglamentaria

Las personas naturales tienen derecho a ser encuestadas, a que sus datos sean oportunamente procesados y a recibir información cierta y oportuna mediante canales de comunicación regulares y públicos.







49




CONDICIONES Artículo 4 del Decreto 4816 de 2008

Reglamentaria

Haber sido encuestado. Para la inclusión la persona debe suministrar la información requerida para el diligenciamiento de la ficha de clasificación socioeconómica en su municipio de residencia habitual (instrumento encuesta).

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Ninguna

COSTO

Ninguna

PLAZO DE

RESPUESTA

Resolución 3900 de 2015 expedida por el DNP

Reglamentaria

El resultado de clasificación de la encuesta del SISBEN puede tardar para el ciudadano entre 1 y 2 meses, conforme a la dinámica de las fechas planteadas en la Resolución para el año 2016:

Se realizan encuestas mensualmente.

Cada mes la Entidad Territorial debe reportar las encuestas al DPN.

El DNP se toma aproximadamente un mes para evaluar la información y publicar el Certificado Nacional del Sisbén.

Conforme a lo anterior, si la persona ha tomado la encuesta al inicio un mes, deberá esperar a que trascurra dicho mes para que la autoridad territorial reporte la información a la DPN y el mes adicional en la cual esta evalúa la información.

Si la persona ha tomado la encuesta al final un mes, deberá esperar los pocos días para que la autoridad territorial reporte la información a la DPN y el mes adicional en la cual esta evalúa la información.

Lo anterior, se deduce de algunas fechas contenidas en la programación planteada en la Resolución:

Lapso de recolección de información

Fecha de envío de encuestas a DNP

Lapso de calificación de encuestas por parte de DNP

Fecha de publicación de las clasificaciones

14 de diciembre de 2015 a 24 de enero de 2016

25 a 28 de enero de 2016

29 de enero a 28 de febrero

29 de febrero de 2016

25 de enero de 2016 a 21

22 a 25 de 26 de febrero a 17 de

18 de marzo


50


de febrero de 2016

febrero marzo de 2016

22 de febrero a 27 de marzo

28 a 31 de marzo

1 de abril a 21 de abril

22 de abril de 2016

28 de marzo a 24 de abril

25 a 28 de abril

29 de abril a 19 de mayo

20 de mayo de 2016

El SUIT y la entidad reportan que el trámite se resuelve en 1 hora.


La inclusión en la base de datos de potenciales beneficiarios de programas sociales es un trámite interno del Departamento Nacional de Planeación, en el cual, clasifica la información suministrada en la encuesta del SISBEN. Por tanto, en la fase en la que se determina la inclusión o no, no hay participación del ciudadano.

No obstante, para que la persona sea incluida en la Base de datos en mención, conforme al Documento técnico Guía de uso del SIBEN III –expedido por el DNP en cumplimento de sus funciones legales -. Versión 2 de 2011, se debe realizar la encuesta en el hogar que presentó la solicitud de encuesta, por parte del encuestador asignado por el municipio, quien aplicara la ficha de Clasificación Socioeconómica. Posteriormente, se reporta la información recolectada al DPN, el cuál procede a evaluarla y a hacer la respectiva clasificación.


51

C. MAPA DEL PROCESO


52


1. Solicitar

Requisitos

1. No estar registrada en el SISBEN

2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería, del solicitante y los integrantes del grupo familiar.

En caso que el integrante sea menor de 7 años debe presentar el registro civil de nacimiento, si tiene

entre 7 y 17 años debe presentar la tarjeta de identidad

Fotocopia del solicitante y de quien va a ser vinculado

(Subproceso) Desvinculación




domicilio. Dado que muchas personas no lo realizan, la solicitud de inclusión toma varios días hasta la

persona sea retirada


53


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Recibir solicitud de inclusión al peticionario

Alcaldía Municipal de Chaparral

Presencial Ventanilla Front Office o por medio telefónico.

Ninguno Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015.


Recibir copia de documento de identidad del solicitante y de la persona cuya inclusión se solicita.



Se debe aportar copia de la cédula de ciudadanía o extranjería del solicitante e integrantes del grupo familiar a incluir. Si se trata de un menor de 7 años, se debe presentar el registro civil de nacimiento, si es mayor de 7 años, debe presentar tarjeta de identidad.

Legal: Ninguno


Preguntar, rectificar si solicitante tiene SISBEN en otro municipio


Presencial Ventanilla Front Office-Consulta Sisbén


Diligenciar, imprimir y solicitar firma de formato de inclusión de otras personas al peticionario




Asignar número consecutivo y vincular al sistema de información




Diligenciar datos en el sistema de información




Imprimir pantallazo de constancia de inclusión y calificación y entregar al solicitante



Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida final del trámite.


54


3 9

❶ Básico

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada



756

CIFRAS RELEVANTES







55



Información

ID MEJORA


E28-2-1 Los requisitos que vienen en el SUIT no son lo suficientemente claros, por consiguiente, los usuarios presentan de forma errónea los documentos cuando solicitan el trámite.

Se ha identificado que la entidad no tiene actualizada la información del trámite que se le presenta en el Sistema Único de Información de Trámite y Procedimientos -SUIT. Actualizar los requisitos y aclarando lo siguiente; "Presentar fotocopia del documento de identidad (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, tarjeta de identidad, y/o registro civil de nacimiento) tanto del solicitante como de la(s) persona(s) que va(n) a ser vinculada(s) a la encuesta"

Corto -Requisitos

Administración


E28-2-6 Los usuarios con frecuencia no presentan los requisitos que exige la normativa debido a la inexistencia de una descripción detallada, clara y precisa del trámite en la página web de la alcaldía que sea accesible para todo el público.


Corto

Tecnología



Implementar un aplicativo en la página web del DNP que permita la revisión del seguimiento al estado del trámite. Como consecuencia de esta implementación, el usuario no tiene que acercar personalmente a la entidad para saber cómo se encuentra el estado del trámite, en última instancia, tiene una repercusión positiva y directa sobre la eficiencia y eficacia del proceso, evitando una inversión innecesaria de tiempo y dinero desde el perspectiva del usuario y de la propia entidad encargada del trámite.

Largo

E28-2-24 El usuario solicita el formulario del trámites en

persona para diligenciarlo, ya que no cabe la alternativa de realizarlo por vía web

Habilitar la web del DNP para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.

Medio


56

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E28-2-29 El profesional debe verificar que el solicitante

que se desea incluir en un hogar no esté inscrito en otro municipio, siendo necesario la desvinculación previa del usuario antes de realizar la inclusión

Implementar una mejora en el aplicativo del SISBEN que permita actualizar automáticamente la base de datos, para eliminar de la base de datos de un municipio a una persona solicite que se le ser incluido en el SISBEN en otro municipio del país

Largo

Interoperabilidad


personas que solicitan que se le incluya la encuesta tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por SISBEN Chaparral en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con la Registraduría.

Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la Registraduría con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - Las fotocopias de los documentos de las personas que sean incluidos en la encuesta.




57



58


3. (Recibir fotocopias de las dos personas): Debido a la propuesta de la implantación de una

ventanilla virtual y a la implementación de mecanismos de interoperabilidad, la actividad de la recepcionar

fotocopias de las dos personas puede ser suprimida.

4. (Verificar): Se elimina este elemento debido a que la actualización de base de datos en un

municipio implica directamente la actualización a nivel nacional, verificando y eliminando los registros

duplicados automáticamente en el sistema.

8. (Imprimir el pantallazo y entregar el puntaje): Debido a que el proceso que hemos propuesto es

totalmente en línea y se actualiza automáticamente, la actividad de imprimir el pantallazo y entregar el

puntaje se suprime.

9. (Comunicar al individuo): Debido a que el proceso que hemos propuesto es totalmente en línea y

se actualiza automáticamente, la actividad de comunicar al individuo suprime.

(Desvinculación): El subproceso se elimina de forma automática, ya que los elementos conducentes

a dicho subproceso son eliminados por la actualización automática de los datos a nivel nacional.

(Verificación): El subproceso se elimina de forma automática, ya que los elementos conducentes a

dicho subproceso son eliminados por la actualización automática de los datos a nivel nacional.

Elementos agregados

10. (Radicar la solicitud de inclusión de otras personas vía web): Implementar una ventanilla virtual

en la página de la entidad (DNP) para que el usuario pueda enviar sus documentos electrónicamente, de

esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente tanto por parte de la

entidad como desde el punto de vista del usuario.

11. (Buscar y descargar la información de documento de identidad): Si la entidad realiza las

gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la registraduria, el requisito de la

entrega de las fotocopias de los documentos de las personas que solicitan ser incluidos en la encuesta se

eliminaría. Ante la propuesta de la no presentación de los requisitos, los funcionarios tienen que acceder

a la base de datos para verificar y descargar la información de documento de identidad sin tener que

recurrir a los documentos físicos.

12. (Crear el expediente (diligenciar el software)): Como consecuencia del elemento anterior, el

funcionario después de la verificación de la información necesaria así como el descargue de los

documentos, tiene que crear un expediente de la solicitud en el que recopile los datos del usuario y del

trámite a tratar.


59

13 (Emitir constancia): La entidad emite constancia en formato digital o físico de la operación

realizada al usuario.




60


A C M L




3 1 -67%9 6 -33%



61



Prácticas de control ex

ante que no generan

valor agregado

Exigencia de fotocopias de

documentos de identidad

del solicitante y de la

persona que se pretende

incluir (cédulas, tarjetas de

identidad y/o registro civil

(en copia no fotocopia).

Las fotocopias exigidas para acreditar la identidad del solicitante y de las

personas a quienes se incluirá, no se encuentran vinculadas a ningún


Se desconoce la política de simplificación de trámites solicitando copias

al interesado para soportar un posterior de ingreso de datos en el sistema

de información cuya finalidad última es ser archivada. La información que

se encuentra en los documentos solicitados debe ser suministrada por el

solicitante e ingresada inmediatamente a la base de datos respectiva.

Sobre la información recae la presunción de buena fe constitucional

consagrada en el Artículo 83 de la Constitución Nacional,

correspondiendo a la entidad efectuar validaciones y verificaciones de

manera oficiosa y ex post.

Se repite, la exigencia de documentos no es con el fin de verificación de

identidad, por lo que puede ser observada como una práctica de control

documental ex ante que no genera valor agregado en tanto la verificación

de identidad se realiza directamente en Ventanilla del Front Office contra

exhibición del documento de identidad. La entidad territorial debe

implementar los mecanismos necesarios para la validación de identidad,

tal como lo señalan los Artículos 17 y 18 del Decreto Ley 019 de 2012.

Acreditaciones

documentales

extralegales








No existe norma legal o reglamentaria que autoriza la exigencia de

acreditaciones documentales, basta la información que suministre el

solicitante respecto a los contenidos sobre los cuales es encuestado. La

exigencia vulnera el principio de Reserva Legal consagrado en el Artículo

84 de la Constitución Nacional.

Exigencias

documentales

redundantes








Las exigencias documentales resultan redundantes en tanto la

información debe ser suministrada por el solicitante, bajo la presunción

de buena fe ya mencionada, teniendo la entidad obligación de efectuar

las consultas o intercambios de información que requiera para determinar

hechos o circunstancias necesarias para efectuar la clasificación del

solicitante en el Sisbén, tal como lo ordenan los Artículos 13 del decreto

Ley 2150 de 1995, Artículo 9 numeral 5 de la Ley 1137 de 2011, 9 del

Decreto Ley 019 de 2012 y 14 de la Ley 962 de 2005, que disponen

respectivamente lo siguiente:

La primera señala que en todas las actuaciones públicas quedan

prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de documentos que la

entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad

legal de acceder.

La segunda que está prohibido crear requisitos o formalidades


62


adicionales, de conformidad con el artículo 84 de la Constitución Política.

La tercera ordena que, cuando se esté adelantando un trámite ante la

administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias,

certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual

se está tramitando la respectiva actuación. A partir del 1 de enero de

2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que

cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los

documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar

la entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera

directa, sin perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se

podrán exigir para efectos de trámites y procedimientos el suministro de

información que repose en los archivos de otra entidad pública.

La cuarta determina que, cuando las entidades de la Administración

Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia

necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los

particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la

entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba

no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de

información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio

de colaboración. El envío de la información por fax o cualquier otro medio

de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública, prestará

mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate

siempre y cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por

la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior

de aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad pública

requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta

dará prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en

un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a

establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y

compartir información de uso frecuente por otras autoridades.

Se observa que en el caso de la fotocopia de la cédula de ciudadanía del

solicitante, tal documento ya reposa en el a entidad en tanto ante esta

misma se adelantó el trámite de aplicación de la encuesta, siendo

aplicables a este requisito documental las obligaciones y prohibiciones

contenidas en las normas señaladas anteriormente.

Exigencias de

condiciones o requisitos

no contempladas en la

ley


Bajo control regulatorio El SUIT integra requisitos

documentales que resultan

extralegales, redundante y

que se traducen en una

Conforme al numeral 1 del Artículo 1 de la Ley 962 de 2005, la

racionalización de trámites y procedimientos administrativos deben

soportarse en principios como la Reserva legal de permisos, licencias o

requisitos. En virtud de tal principio, para el ejercicio de actividades,


63


práctica de control ex ante

no autorizada, que por

demás no genera valor

agregado al trámite.

derechos o cumplimiento de obligaciones, únicamente podrán exigirse las

autorizaciones, requisitos o permisos que estén previstos taxativamente

en la ley o se encuentren autorizados expresamente por esta. En tales

casos las autoridades públicas no podrán exigir certificaciones,

conceptos o constancias.

Las autoridades públicas no podrán establecer trámites, requisitos o

permisos para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de

obligaciones, salvo que se encuentren expresamente autorizados por la

ley; ni tampoco podrán solicitar la presentación de documentos de


Ante ausencia normativa no le es permitido discrecionalmente al

funcionario competente o a la entidad que reglamenta el trámite (DNP)

exigir acreditaciones documentales no autorizadas por el legislador. La

norma legal es clara al establecer que en el trámite asociado a la

inclusión en la base de datos del Sisbén, así como cualquiera que se

derive de él (no hay expresión concreta sino para el primer trámite, por lo

que la suerte del accesorio sigue la misma del principal), el solicitante

solamente tiene la carga de brindar la información, mientras que al

Estado corresponde la verificación y validación de la misma. Sobre las

actuaciones de los particulares ante el Estado se presume la buena fe.

El trámite y algunos requisitos se encuentran descritos en un documento

técnico realizado por el DNP. Si bien el DNP está autorizado por la Ley

para el diseño de las políticas y metodologías relativas a la aplicación de

la encuesta del SISBEN, no hay norma legal que lo autorice

expresamente para crear requisitos documentales, frente a los cuales

corresponde un deber oficioso de consulta e intercambio de información

para su correspondiente verificación y validación.

Sumado a ello, conforme al artículo 1 mencionado, los trámites deben ser

simplificados. Ello es contrariado por la entidad, al solicitar copias de

documentos para extraer información que posteriormente, en el término

de 8 a 15 días hábiles, es ingresada por los funcionarios al Sistema. Lo

anterior, implica demoras en el trámite pues la entidad podría solicitar

directamente la información al interesado y diligenciar inmediatamente la

información en el sistema. Al no existir término específico, el máximo que

podría tardar una entidad territorial en definir la inclusión en el Sisbén y

su correspondiente certificación de inclusión es de 15 días, conforme a lo

dispuesto en el Artículo 14 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, aplicable

en este caso por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de

2011.

El Documento Técnico Guía Versión 2.0 es un Acto Administrativo de

carácter interno e interinstitucional por lo que no resulta exigible al

ciudadano en lo referente a las exigencias documentales contenidas en

él. Se recomienda que tal documento sea ajustado en función de dar

estricto cumplimiento a las obligaciones legales en materia de prohibición


64


de exigencias de acreditación documental para toda información, hecho o

circunstancia que pueda verificarse por mecanismos de intercambio de

información e interoperabilidad entre entidades o particulares que ejerzan

funciones públicas.


65


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



66

3.3 E28-3 - Actualización en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN



Link SUIT: --- Fecha de actualización: No hay


NOMBRE

Dato SUIT7

Actualización en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

---

Obs. Obtener la actualización del documento de identidad. De registro a tarjeta de identidad, de tarjeta de identidad a cedula, cambio de dirección a nivel local y fallecidos de un núcleo familiar

RESULTADO

Dato SUIT

Actualización de la base de datos

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito ---

Obs. --- 7 minutos



Obs9. --- ---

ATENCIÓN

Dato Presencial

Telefónico

Obs. ---



67


NORMATIVA

Dato SUIT

---

Obs. ---



Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs. Hay picos en enero por matrículas

REQUISITOS

Dato SUIT


1. Fotocopia del nuevo documento de identidad. Si es menor de edad se pide también la cedula del mayor de edad.

Nota: para actualización de domicilio fotocopia del solicitante

Nota 2: acta de defunción y cedula de quien está pidiendo la actualización.

Nota 3: para reconocimiento del padre, fotocopia del solicitante y registro civil o tarjeta de identidad del menor

Nota: En caso de ser un menor de edad la actualización la pide una persona del núcleo familiar que sea mayor de edad

Obs. ---


68



ORIGEN

Artículos 79 y 80 de la Constitución Política

Constitucional

Es deber del Estado proteger la diversidad e integridad del ambiente, conservar las áreas de especial importancia ecológica y fomentar la educación para el logro de estos fines.

El Estado planificará el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales, para garantizar su desarrollo sostenible, su conservación, restauración o sustitución. Además, deberá prevenir y controlar los factores de deterioro ambiental, imponer las sanciones legales y exigir la reparación de los daños causados. Así mismo, cooperará con otras naciones en la protección de los ecosistemas situados en las zonas fronterizas.

Artículo 2.2.3.2.16.5. del Decreto 1076 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Medio Ambiente

Reglamentaria

Estas disposiciones establecen que toda persona tiene derecho a obtener la prospección y explotación de aguas subterráneas y que toda persona natural o jurídica, pública o privada, requiere un permiso de la autoridad ambiental competente para hacerlo.


Legal Ordinaria

Todas las Corporaciones Autónomas Regionales tendrán por objeto dar cumplida y oportuna aplicación a las disposiciones legales vigentes sobre su disposición, administración, manejo y aprovechamiento, del medio ambiente y los recursos naturales renovables conforme a las regulaciones, pautas y directrices expedidas por el Ministerio del Medio Ambiente.

Numeral 9 del Artículo 31 de la Ley 99 de 1993

Legal Ordinaria

Las Corporaciones Autónomas Regionales ejercen entre sus funciones la de otorgar permisos y concesiones para aprovechamientos forestales, concesiones para el uso de aguas superficiales y subterráneas y establecer vedas para la caza y pesca deportiva.

Inciso 2, Articulo 43 de la Ley 99 de 1993

Legal Ordinaria

El Gobierno Nacional es el competente para calcular y establecer las tasas a que haya lugar por el uso de las aguas.

CONDICIONES Ninguna

REQUISITOS

DOCUMENTALES

Artículo 2.2.3.2.16.5 y el artículo 2.2.3.2.16.6. del Decreto 1076 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Medio Ambiente

Reglamentario Las personas naturales o jurídicas, públicas o privadas que desean explorar en busca de aguas subterráneas deberá presentar solicitud de permiso con los siguientes información

Ubicación y extensión del predio o predios a explorar indicando si son propios, ajenos o baldíos;

Nombre y número de inscripción de la empresa perforadora, y relación y especificaciones del equipo que va a usar en las perforaciones;

Sistema de perforación a emplear y plan de trabajo;

Características hidrogeológicas de la zona, si fueren conocidas;

Relación de los otros aprovechamientos de aguas subterráneas existente dentro del área que determine la Autoridad Ambiental competente;

Superficie para la cual se solicita el permiso y término del mismo;

Los demás datos que el peticionario o la autoridad ambiental


69


competente consideren convenientes.

Además la solicitud deberá ser acompañada por:

Certificado del Registrador de Instrumentos Públicos y Privados sobre el registro del inmueble o la prueba adecuada de la posesión o tenencia;

Los documentos que acrediten la personería o identificación del solicitante, y

Autorización escrita con la firma autenticada del propietario o propietarios de los fundos donde se van a realizar las exploraciones, si se tratare de predios ajenos.

COSTO Artículo 96 de la Ley 633 de 2000 Modificado por el artículo 28 de la Ley 344 de 1996.

Legal Ordinaria

Las autoridades ambientales cobrarán los servicios de evaluación y los servicios de seguimiento de la licencia ambiental, permisos, concesiones, autorizaciones y demás instrumentos de control y manejo ambiental establecidos en la ley y los reglamentos. De conformidad con el artículo 338 de la Constitución Nacional para la fijación de las tarifas que se autorizan en este artículo, el Ministerio del Medio Ambiente y las autoridades ambientales aplicarán el sistema que se describe a continuación. La tarifa incluirá: El valor total de los honorarios de los profesionales requeridos para la realización de la tarea propuesta. El valor total de los viáticos y gastos de viaje de los profesionales que se ocasionen para el estudio, la expedición, el seguimiento y/o el monitoreo de la licencia ambiental, permisos, concesiones o autorizaciones y demás instrumentos de control y manejo ambiental establecidos en la ley y los reglamentos. El valor total de los análisis de laboratorio u otros estudios y diseños técnicos que sean requeridos tanto para la evaluación como para el seguimiento

Las autoridades ambientales aplicarán el siguiente método de cálculo: Para el literal a) se estimará el número de profesionales/mes o contratistas/mes y se aplicarán las categorías y tarifas de sueldos de contratos del Ministerio del Transporte y para el caso de contratistas Internacionales, las escalas tarifarias para contratos de consultoría del Banco Mundial o del PNUD; para el literal b) sobre un estimativo de visitas a la zona del proyecto se calculará el monto de los gastos de viaje necesarios, valorados de acuerdo con las tarifas del transporte público y la escala de viáticos del Ministerio del Medio Ambiente; para el literal c) el costo de los análisis de laboratorio u otros trabajos técnicos será incorporado en cada caso, de acuerdo con las cotizaciones específicas. A la sumatoria de estos tres costos a), b), y c) se le aplicará un porcentaje que anualmente fijará el Ministerio del Medio Ambiente por gastos de administración.

Las tarifas que se cobran por concepto de la prestación de los servicios de evaluación y de los servicios de seguimiento ambiental, según sea el caso, no podrán exceder los siguientes topes: Aquellos que tengan un valor de dos mil ciento quince (2.115) salarios mínimos mensuales vigentes tendrán una tarifa máxima del cero punto seis por ciento (0.6%). Aquellos que tengan un valor superior a los dos mil ciento quince (2.115) salarios mínimos mensuales vigentes e inferior a los ocho mil cuatrocientos cincuenta y ocho (8.458) salarios mínimos mensuales vigentes tendrán una tarifa máxima del cero punto cinco por ciento (0.5%). Aquellos que tengan un valor superior a los ocho mil cuatrocientos cincuenta y ocho (8.458) salarios mínimos mensuales vigentes, tendrán una tarifa máxima del cero punto cuatro por ciento (0.4%).


70


Artículo 1 de la Resolución 1280 de 2010 del Ministerio de Ambiente

Reglamentaria

Establece la escala tarifaria para el cobro de los servicios de evaluación y seguimiento de las licencias ambientales, permisos, concesiones, autorizaciones y demás instrumentos de manejo y control ambiental que deban tramitar las Corporaciones Autónomas Regionales, las de Desarrollo Sostenible, los Grandes Centros Urbanos y las autoridades ambientales creadas mediante la Ley 768 de 2002, para proyectos, obras o actividades cuyo valor sea inferior a 2115 salarios mínimos mensuales.

Las tarifas máximas establecidas en la escala tarifaria definida se actualiza anualmente por las Corporaciones Autónomas Regionales, las de Desarrollo Sostenible, los Grandes Centro Urbanos y las Autoridades Ambientales creadas por la Ley 768 de 2002, de conformidad con el Índice de Precios al Consumidor IPC Total nacional del año inmediatamente anterior, fijado por el departamento Administrativo Nacional de Estadística DANE.

Parágrafo del Articulo 2 de la Resolución 2202 de 2006

Reglamentaria Los Formularios Únicos Nacionales para la obtención de permisos, concesiones y autorizaciones para el uso y/o aprovechamiento de los recursos naturales renovables y de control del medio ambiente, no generarán costos para los usuarios

PLAZO DE

RESPUESTA

Ninguna con carácter especial

(*) Deberá darse aplicación a los dispuesto en la Ley Estatutaria 1755 de 2015, que regula el derecho fundamental de petición, en especial lo dispuesto en el artículo 14 (15 días más sus prórrogas para complementación)

La entidad y el SUIT reportan que el trámite tarda 360 días.

PROCEDIMIENTO Artículo 2.2.3.2.16.7. del Decreto 1076 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Medio Ambiente

Reglamentario (*)

Recibida la solicitud de exploración debidamente formulada, la Autoridad Ambiental competente procederá a estudiar cada uno de los requisitos y condiciones señaladas para el trámite, por intermedio de profesionales o técnicos en la materia.

(*)Frente a este procedimiento existe una reglamentación parcial del mismo, concerniente a la presentación de la solicitud y su correspondiente estudio por profesionales o técnicos en la materia. Por lo tanto, en aquellos aspectos no reglamentados, deberá darse aplicación a los dispuesto en la Ley Estatutaria 1755 de 2015, artículos 14, 16 y 17, relativos al término que tiene la entidad para responder la solicitud, la completitud de la información o documentos presentados por el solicitante y el desistimiento tácito. Lo anterior en cumplimiento de la remisión expresa que hace el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011.


71

C. MAPA DEL PROCESO


72


1. Solicitar

Es necesario radicar los siguientes documentos:

Requisitos:

En caso de que haya documentos faltantes de los requisitos, se le solicitarán al ciudadano.

1. Fotocopia del nuevo documento de identidad. Si es menor de edad se pide también la cedula del mayor de edad.

Nota: para actualización de domicilio fotocopia del solicitante

Nota 2: acta de defunción y cedula de quien está pidiendo la actualización.

Nota 3: para reconocimiento del padre, fotocopia del solicitante y registro civil o tarjeta de identidad del menor

Nota: En caso de ser un menor de edad la actualización la pide una persona del núcleo familiar que sea mayor de

edad


PASO

CANAL

PRESENCIAL

ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Presentación de la solicitud

CAR Cundinamarca


Formato Único

Fotocopia Plano del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC

Documento técnico con las características hidrológicas de la zona con relación a otros aprovechamientos En caso de ser el tenedor del predio: Autorización del propietario del predio

Legal: Artículo 13 y 14 de la Ley 1755 de 2015

Reglamentario: Resolución 2202 de 2006.

Legal: Ninguna


Reglamentario: Artículo 2.2.3.2.16.6. del Decreto 1076 de 2015.

Legal: Ninguno

Reglamentario: Artículo 2.2.3.2.16.6. del Decreto 1076 de 2015.

Legal: Ninguno

Revisión y valoración de la solicitud

CAR Cundinamarca


Emitir comunicación en caso de requerirse complementación

CAR Cundinamarca

Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el


73

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

detalle del procedimiento.

Publicación en el boletín de la alcaldía y notificar la existencia de recurso

CAR Cundinamarca


Expedir acto administrativo de liquidación

CAR Cundinamarca


Notificación del acto administrativo (Puede formular recurso)

CAR Cundinamarca


Ninguno Legal: Articulo 69 de la 1437 de 2011

Reglamentario : Ninguna

Si efectivamente aporta la información, se realiza auto de inicio

CAR Cundinamarca


Aportar información requerida

Legal: Artículos 16 y 17 de la Ley 1755 de 2015.

Reglamentario: Ninguno.

Pagar tarifa de evaluación

Entidad Bancaria

Presencial Ventanilla Front Office- Entidad Bancaria

Constancia de pago Legal: Artículo 96 de la Ley 633 de 2000 Modificado por el artículo 28 de la Ley 344 de 1996

Reglamentario: Artículo 1 de la Resolución 1280 de 2010 del Ministerio de Ambiente

Entregar constancia de pago

CAR Cundinamarca


Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento

Programar y realizar visita

CAR Cundinamarca

Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento

Solicitar información complementaria de ser el caso.

CAR Cundinamarca


Expedir informe técnico / acto administrativo que niega o concede la concesión

CAR Cundinamarca


Reclamar acto administrativo (implica notificación y puede ser objeto de recurso)

CAR Cundinamarca


Presentación personal del solicitante o su autorizado

Legal: Artículos 65 a 69 de la Ley 1437 de 2011



74


4 7

❶ Básico

❶ Presencia

❸ Sencillo

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada



1,260

CIFRAS RELEVANTES




El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso



75



Información

No hay cambios en este aspecto

Administración




Corto

Tecnología




Largo




Medio


76

Interoperabilidad


personas que solicitan una actualización de su información en el sistema, tienen que aportar las fotocopias de los documentos cuando dicha documentación puede ser obtenido por SISBEN Chaparral en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con la registro de defunción.

Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la Registraduría de defunción con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - Las fotocopias de los documentos de las personas que solicitan una actualización de su información




77



78


7. (Imprimir el pantallazo y entregar el puntaje): Debido a que el proceso que hemos propuesto es

totalmente en línea y que la encuesta se actualiza automáticamente, la actividad de imprimir el pantallazo

y entregar el puntaje de forma manual se suprime.

8. (Verificar los datos actualizados): Se elimina este elemento debido a que la actualización de base

de datos en un municipio implica directamente la actualización a nivel nacional, verificando y eliminando

los registros duplicados automáticamente en el sistema.

(Registrar en la plataforma nacional a los 45 a 65 días): El subproceso se elimina de forma

automática, ya que los elementos conducentes a dicho subproceso son eliminados por la actualización

automática de los datos a nivel nacional.

Elementos agregados

9. (Radicar la solicitud de actualización de la base de datos vía web): Implementar una ventanilla

virtual en la página de la entidad (DNP) para que el usuario pueda enviar sus documentos

electrónicamente, de esta manera la inversión en el tiempo y dinero será disminuida considerablemente

tanto por parte de la entidad como desde el punto de vista del usuario.

10. (Buscar y descargar la información de documento de identidad): Si la entidad realiza las

gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la Registraduría, se eliminaría el

requisito de la entrega de las fotocopias de los documentos de las personas que solicitan una

actualización de su información en el sistema. Ante la propuesta de la no presentación de los requisitos,

los funcionarios tienen que acceder a la base de datos para verificar y descargar la información de

documento de identidad sin tener que recurrir a los documentos físicos.

11. (Emitir constancia): La entidad emite constancia en formato digital o físico de la operación

realizada al usuario.




79


A C M L



❸ ❷ ❷ ❸ Avanzado

4 2 -50%7 7 0%



80




ante que no generan

valor agregado







(en copia no fotocopia),

certificado de defunción.


personas sobre las que se pretende la actualización, no se encuentran

vinculadas a ningún mecanismo ex post de control de identidad.











identidad o verificación de hechos como la muerte o el cambio de

domicilio, por lo que puede ser observada como una práctica de control

documental ex ante que no genera valor agregado en tanto la verificación

de identidad y de hechos como la muerte se realiza directamente en

Ventanilla del Front Office contra exhibición del documento de identidad e

información del motivo de la actualización. La entidad territorial debe

implementar los mecanismos necesarios para la validación de identidad y

verificación de defunciones, tal como lo señalan los Artículos 17, 18 y 21

del Decreto Ley 019 de 2012.

Acreditaciones

documentales

extralegales








certificado de defunción).






Exigencias

documentales

redundantes








certificado de defunción).













81



legal de acceder.





































Sobre el certificado de defunción, la entidad debe dar aplicación al

Artículo 21 del Decreto Ley 019 de 2012 que señala lo siguiente: A partir

del 1 de julio de 2012, la verificación de la supervivencia de una persona

se hará consultando únicamente las bases de datos del Registro Civil de

la Registraduría Nacional del Estado Civil. Este servicio es gratuito para

la autoridad pública o el particular en ejercicio de funciones


82


administrativas. En consecuencia, a partir de esa fecha no se podrán

exigir certificados de la fe de vida (supervivencia). La Registraduría

Nacional del Estado Civil inter-operará la base de datos del Registro Civil

de Defunción con el sistema de información Ministerio de Salud y

Protección Social y con los que defina el Gobierno Nacional, para que a

través de del Ministerio sea consultada en línea por las entidades de

seguridad social que deban verificar la fe de vida (supervivencia) de una

persona. El reporte constituirá plena prueba de la existencia de la

persona.

Como consecuencia, tal sistema puede y debe ser utilizado para los fines

correspondientes en lo relativo a la actualización del Sisbén cuando la

modificación deba darse por fallecimiento de la persona incluida.

Exigencias de



ley






































83








documentos para extraer información que posteriormente, en el término

de 8 a 15 días hábiles, es ingresada por los funcionarios al Sistema. Lo

anterior, implica demoras en el trámite pues la entidad podría solicitar

directamente la información al interesado y diligenciar inmediatamente la

información en el sistema. Al no existir término específico, el máximo que

podría tardar una entidad territorial en definir la inclusión en el Sisbén y

su correspondiente certificación de inclusión es de 15 días, conforme a lo

dispuesto en el Artículo 14 de la Ley Estatutaria 1755 de 2015, aplicable

en este caso por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de

2011.











84


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



85

3.4 E28-4 - Retiro de personas de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN



Link SUIT: --- Fecha de actualización: No hay


NOMBRE

Dato SUIT10

Retiro de personas de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

---

Obs. Obtener el retiro de una de los miembros de un hogar de la base de datos del SISBEN por traslado a otro municipio. Por muerte, cambio de municipio o cambio de dirección

RESULTADO

Dato SUIT

Retiro de uno de los miembros de la base de datos del SISBEN

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito ---

Obs. --- 5 minutos



Obs12. --- ---

ATENCIÓN

Dato Presencial

Telefónico

Obs. ---



86


REQUISITOS

Dato SUIT


1. Fotocopia del nuevo documento de identidad de quien solicita la desvinculación

Nota: Cuando es fallecido se pide partida de defunción o cedula, en caso que sea el que aparece como cabeza de hogar

Obs. ---

NORMATIVA

Dato SUIT

---

Obs. ---



Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs. ---


87



ORIGEN


Constitucional



Todas las personas deben gozar de las mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación. El Estado debe promover las condiciones para que la igualdad sea efectiva para grupos discriminados. El Estado otorgara especial protección a las personas que se encuentren en debilidad manifiesta.



Constitucional



Legal Estatutaria









Reglamentaria Todas las personas incluidas en las bases de datos de los instrumentos de focalización tienen el derecho de conocer, actualizar, solicitar y obtener la corrección de algún dato que les concierne.


88








Reglamentaria La Dirección de Desarrollo Social del Departamento Nacional de Planeación coordinación y supervisa la organización, administración, implementación, mantenimiento y actualización de las bases de datos que conforman los instrumentos del sistema de identificación de potenciales beneficiarios de programas sociales, dicta los lineamientos para su implementación y operación de bases de datos, diseña metodologías y la consolida información a nivel nacional de los instrumentos de selección de potenciales beneficiarios, diseña y define las fichas de clasificación socioeconómicas requeridos para la recopilación de la información.


Reglamentaria Estar incluido en el Sisbén con registro validado.


Ninguna

COSTO

Ninguna

PLAZO DE

RESPUESTA

Párrafo primero del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015, aplicable por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1755 de 2015 ante ausencia de regulación especial

Legal Estatutaria

Las peticiones de documentos y de información deben resolverse dentro de los 15 días siguientes a su recepción. Dentro de este plazo el tiempo de respuesta para la expedición del certificado es inmediato.


Conforme al Documento técnico Guía de uso del SIBEN III. Versión 2 de 2011, el trámite para el retiro de un hogar de la base de datos del Sisbén es:

Presentar solicitud de retiro mediante el FORMATO RETIRO PERSONA – FRP.

Actualización en la ficha física: Se verifica el número de orden de la persona que solicita el retiro, si es el último orden del hogar se realiza una observación en la ficha y se anexa la solicitud. Si es otro orden del hogar el que es retirado se debe hacer en una nueva ficha, teniendo en cuenta los parentescos con el jefe del hogar y las variables 76 (conyugue) y 77 (hijos de). Si es el jefe del hogar el que solicita el retiro, debe tener identificado quien va a quedar como nuevo jefe del hogar, se recompone en una nueva ficha, teniendo en cuenta los nuevos parentescos con el jefe del hogar y las


89


variables 76 (conyugue) y 77 (hijos de).

Actualizar el Sistema. Se retira del aplicativo el registro de la persona solicitante.

Se entrega copia del formato de retito, en el cual queda relacionado la o las personas que fueron retiradas de la base.

Conforme al Documento técnico, el retiro de una persona de las bases de datos del Sisbén, implica varias hipótesis:

Retiro de algún miembro del hogar diferente a defunción. Debe ser solicitado directamente por la persona que se retira. Si quien se va a retirar es un menor de edad, la solicitud debe presentarla un informante calificado, residente habitual del hogar del menor, anexando a la solicitud de retiro su documento de identidad y el documento de identidad de quien se retira. En el caso anterior, se entrega a la persona una copia del formato de retiro, en el cual queda relacionado la o las personas que se retiran de la base del Sisbén. Otra copia del formato de retiro se anexa a la ficha física.

Retiro del jefe del hogar Preferiblemente debe ser solicitado por el jefe del hogar que se retira, informando el motivo. En este caso se entrega a la persona una copia del formato de retiro, en el cual queda relacionada la persona que se retira de la base del Sisbén. Otra copia del formato de retiro se anexa a la ficha física. Sólo se puede realizar el retiro cuando el hogar tiene definido quien es el nuevo jefe.

Retiro por defunción de algún miembro del hogar La solicitud debe ser presentada por un informante calificado residente habitual del hogar de la persona que falleció, mediante el formato de retiro. Al formato de retiro se le debe anexar copia de certificado de defunción.

Retiro por defunción del jefe del hogar La solicitud debe ser presentada mediante el formato de retiro, por un informante calificado residente habitual del hogar del cual falleció el jefe. Al formato de retiro se le debe anexar copia de certificado de defunción. En el momento de presentar la solicitud de retiro, el hogar debe tener definido quien es el nuevo jefe.


90

C. MAPA DEL PROCESO


1. Solicitar

Requisitos

1. Fotocopia del nuevo documento de identidad de quien solicita la desvinculación

Nota: Cuando es fallecido se pide partida de defunción o cedula, en caso que sea el que aparece como cabeza de

hogar

(Subproceso) Verificación:




domicilio. Una vez se realiza el retiro de la persona, el DNP debe realizar la verificación en el sistema y

validar dicho retiro


91


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Recibir la solicitud de desvinculación,

Alcaldía Municipal De Chaparral

Presencial Ventanilla Front Office o vía telefónica

Fotocopia de documento de identidad del solicitante y de la persona que va a ser retirada.

En caso de retiro por muerte se solicita acta o certificado de defunción

Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Diligenciar, imprimir y solicitar firma de formato de retiro de personas


Presencial Ventanilla Front Office-

Formato de retiro firmado Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015.


Asigna un número al formato en el sistema




Diligenciar la constancia en el sistema.



No se entrega al solicitante la constancia

Legal: Ninguno


Verificación de la información

DNP Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

*No se encuentra una salida del trámite ni se reporta en el SUIT o por la entidad la entrega de la respectiva constancia.


92



2 5

❶ Básico

❶ Presencia

❷ Regular

❷ Insuficiente

❶ Inadecuada

❸ Adecuada



756

CIFRAS RELEVANTES





No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo


93


Información

No hay cambios en este aspecto

Administración




Corto

Tecnología




Largo



Habilitar la web del DNP para que exista la posibilidad de descargar el formulario, de esta manera los usuarios pueden diligenciar su solicitud vía online e imprimir una constancia como prueba de haber realizado la solicitud y así entregarla a posteriori si es requerido.

Medio

E28-4-29 El profesional retira de la base de datos a las

personas fallecidas o a aquellas que han cambiado de domicilio dentro o fuera del municipio

Eliminar este trámite para las personas fallecidas o para aquellas que se cambian de domicilio a otro municipio, debido a la implementación de interoperabilidad con la Registraduría, y a la mejora en el aplicativo del SISBEN que permita actualizar la base de datos automáticamente cuando se practica la encuesta o cuando se incluye a un usuario en otro municipio

Largo


94

Interoperabilidad


personas que solicitan retirar a una o varias personas, tienen que aportar las fotocopias de los documentos de identidad cuando dicha documentación puede ser obtenido por SISBEN Chaparral en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con la Registraduría.

Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la Registraduría con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - Las fotocopias de los documentos de identidad




95



96


No se ha eliminado ningún elemento

Elementos agregados

6. (Solicitar retiro de personas de la base de datos): Implementar una ventanilla virtual para que los

usuarios puedan realizar de manera remota (en kioscos digitales dispuestos en la alcaldía o en el

ordenador de algún familiar) la solicitud de desvinculación de la base de datos.

7. (Buscar y descargar la información de los documentos de identidad): Debido a la implementación

de mecanismos de interoperabilidad, no será necesario que el usuario entregue fotocopias de

documentos de identidad. La labor de búsqueda de información para la creación de los expedientes o

para corroborar información será del profesional de la oficina del SISBEN




97


A C M L




2 0 -100%5 6 20%



98




ante que no generan

valor agregado





retirar (cédulas, tarjetas de





personas sobre las que se pretende efectuar el retiro, no se encuentran

vinculadas a ningún mecanismo ex post de control de identidad.











identidad o verificación de hechos como la muerte es una práctica de

control documental ex ante que no genera valor agregado, en tanto su

verificación y validación debe realizarse directamente en Ventanilla del

Front Office contra exhibición del documento de identidad e información

del motivo de la actualización o en proceso posterior dentro del Back

Office. La entidad territorial debe implementar los mecanismos

necesarios para la validación de identidad y verificación de defunciones,

tal como lo señalan los Artículos 17, 18 y 21 del Decreto Ley 019 de

2012.

Acreditaciones

documentales

extralegales














Exigencias

documentales

redundantes





















99



legal de acceder.












































100










persona.




Exigencias de



ley










No se haya una salida del

trámite, comoquiera que la

entidad no entrega la

certificación o constancia

correspondiente del retiro.

Con ello se vulnera el

derecho consagrado en el

Artículo 1 de la Ley

Estatutaria 1755 de 2015 y

en el Artículo 3 del Decreto

4816 de 2008





























101








documentos para extraer información que posteriormente debe ser

verificada por la entidad para efectuar la inclusión inicial (Entidad

territorial) y la validación (DNP).











102


A C M L

❷ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



103

3.5 E28-5 - Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN





NOMBRE

Dato SUIT13

Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN

Obs. ---

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Obtener el retiro de la totalidad de los miembros de un hogar de la base de datos del SISBEN por traslado a otro municipio

Obs. o por cambio de dirección

RESULTADO

Dato SUIT

Retiro de un hogar de la base de datos del SISBEN

Obs. ---


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Es gratuito 1 Hora

Obs. --- 5 minutos



Obs15. --- ---

ATENCIÓN

Dato Presencial

Telefónico

Obs. ---



104


REQUISITOS

Dato SUIT


1. Estar registrado en la ficha de clasificación socioeconómica de la unidad de vivienda en la que habitan todos los integrantes del hogar

2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería del jefe del hogar

Obs. o fotocopia de la cédula de la/el conyugue

NORMATIVA

Dato SUIT


2. Documento técnico Guía para el uso del Sisben III - versión 2 de 2011, (Actualización de la base de datos Numeral ii Literal b)

3. Ley 715 de 2001, (Artículo 94)

4. Documento técnico Constitución política de Colombia de 1991, (Artículo 366)

5. Ley 1176 de 2007, (Artículo 24)

6. Decreto 1192 de 2010, (Artículos 1, 2,3, 5, 6)




Obs. ---



Obs. --- ---

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs. ---


105



ORIGEN


Constitucional



Todas las personas deben gozar de los mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna discriminación. El Estado debe promover las condiciones para que la igualdad sea efectiva para grupos discriminados. El Estado otorgara especial protección a las personas que se encuentren en debilidad manifiesta.



Constitucional



Legal Estatutaria









Reglamentaria Todas las personas incluidas en las bases de datos de los instrumentos de focalización tienen el derecho de conocer, actualizar, solicitar y obtener la corrección de algún dato que les concierne.


106










Encontrarse el hogar incluido en la base de datos y con registro validado.


Ninguna

COSTO

Ninguna

PLAZO DE

RESPUESTA

Párrafo primero del artículo 14 de la Ley 1755 de 2015, por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011 (ausencia de regulación especial).

Legal Estatutaria

Las peticiones de documentos y de información deben resolverse dentro de los 15 días siguientes a su recepción. Este es el plazo que tarda la entidad en resolver el trámite y expedir la certificación correspondiente.


Conforme al Documento técnico Guía de uso del SIBEN III. Versión 2 de 2011, el trámite para el retiro de un hogar de la base de datos del Sisbén es:

Presentar solicitud mediante el FORMATO DE RETIRO DE HOGAR – FRH.

Actualizar la ficha física. Si la ficha tiene varios hogares y se realiza el retiro de uno de ellos, se debe reorganizar los números de hogares de la encuesta.

Ingreso de datos al Sistema. Se elimina el hogar que solicitó retiro.


107

C. MAPA DEL PROCESO


108


1. Solicitar

Es necesario radicar los siguientes documentos

Requisitos

1. Estar registrado en la ficha de clasificación socioeconómica de la unidad de vivienda en la que habitan

todos los integrantes del hogar

2. Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería del jefe del hogar o fotocopia de la cédula de la/el

cónyuge

(Subproceso) Verificación:


cuando una persona cambia de domicilio a otro municipio debe realizar la desvinculación antes del


domicilio. Una vez se realiza el retiro de la familia, el DNP debe realizar la verificación en el sistema y

validar dicho retiro


109


PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Recibir la solicitud de desvinculación DEL HOGAR


Presencial Ventanilla Front Office o vía telefónica

Fotocopia de documento de identidad del solicitante del retiro.

En caso que el titular del grupo familiar haya fallecido se solicita acta o certificado de defunción

Legal: Ninguno


Legal: Ninguno


Diligenciar, imprimir y solicitar firma de formato de retiro de personas


Presencial Ventanilla Front Office-

Formato de retiro firmado Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015.


Asigna un número al formato en el sistema




Diligenciar la constancia en el sistema.



No se entrega al solicitante la constancia

Legal: Ninguno


Verificación de la información

DNP Back Office Ninguno Ninguna: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

*No se encuentra una salida del trámite ni se reporta en el SUIT o por la entidad la entrega de la respectiva constancia.


110


2 8

❶ Básico

❶ Presencia

❷ Regular

❷ Insuficiente

❶ Inadecuada

❸ Adecuada



756

CIFRAS RELEVANTES





No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustada ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo


111



Información

ID MEJORA


E28-5-1 Los requisitos que vienen en el SUIT no son lo suficientemente claros, por consiguiente, los usuarios presentan de forma errónea los documentos cuando solicitan el trámite. De acuerdo al contenido literal del SUIT, pide lo siguiente: -Fotocopia de la cédula de ciudadanía o extranjería del jefe del hogar

Se ha identificado que la entidad no tiene actualizada la información del trámite que se le presenta en el Sistema Único de Información de Trámite y Procedimientos -SUIT. Actualizar los requisitos y aclarando que para adelantar el trámite de retiro del hogar del SISBEN se debe presentar la fotocopia de la cédula del jefe de hogar o del/ de la cónyuge.

Corto -Requisitos

Administración


E28-5-26 El jefe del hogar o la conyugue debe acercarse a la oficina del SISBEN para retirar su hogar de la base de datos del sistema cuando va a cambiar de domicilio a otro municipio

Eliminar el trámite, ya que la implementación de la mejora en el aplicativo que permita actualizar automáticamente el retiro de un hogar una vez este solicite que le realicen la encuesta en otro municipio, evitará que sea necesario adelantar el trámite

Largo

E28-5-6 Los usuarios con frecuencia no presentan los

requisitos que exige la normativa debido a la inexistencia de una descripción detallada, clara y precisa del trámite en la página web de la alcaldía que sea accesible para todo el público.


Corto

Tecnología


conocimiento del estado en que se encuentra su trámite realizado, tiene que esperar y estar pendiente hasta la emisión de la respuesta por parte de la entidad competente.


Largo


112

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E28-5-24 El usuario solicita el formulario del trámites en



Medio

Interoperabilidad

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO DATO ENTIDAD E28-5-9 Es necesario aportar

actualmente aportar las fotocopias de los documentos de identidad del jefe de hogar para retirar al hogar del SISBEN, cuando dicha documentación puede ser obtenido por SISBEN Chaparral en otras entidades si hubiere un convenio interinstitucional con la Registraduría.

Realizar las gestiones necesarias para establecer un convenio interinstitucional con la Registraduría con el fin de obtener acceso a la base de datos para evitar la entrega de la siguiente documentación: - las fotocopias de los documentos de identidad del jefe de hogar para retirar al hogar del SISBEN

Corto 1. Cédula de la ciudadanía

1. Registraduría


113



114


Se eliminan todos los elementos del trámite como consecuencia de la implementación de la

interconexión del sistema de información a nivel nacional.

Elementos agregados

No se han agregado elementos




115


A C M L




2 0 -100%8 0 -100%



116




ante que no generan

valor agregado









Las fotocopias exigidas para acreditar la identidad del solicitante que

pretende efectuar el retiro, no se encuentran vinculadas a ningún












identidad o verificación de hechos como la muerte constituyen práctica de

control documental ex ante que no genera valor agregado, en tanto la

verificación de identidad y de hechos como la muerte se realiza

directamente en Ventanilla del Front Office contra exhibición del

documento de identidad e información brindada para el retiro. La entidad

territorial debe implementar los mecanismos necesarios para la

validación de identidad y verificación de defunciones, tal como lo señalan

los Artículos 17, 18 y 21 del Decreto Ley 019 de 2012.

Acreditaciones

documentales

extralegales














Exigencias

documentales

redundantes









.














117


legal de acceder.













































118









persona.




Exigencias de



ley










No se haya una salida del

trámite, comoquiera que la

entidad no entrega la

certificación o constancia

correspondiente del retiro.

Con ello se vulnera el

derecho consagrado en el

Artículo 1 de la Ley

Estatutaria 1755 de 2015 y

en el Artículo 3 del Decreto

4816 de 2008






























119







documentos para extraer información que posteriormente debe ser

verificada por la entidad para efectuar la inclusión inicial (Entidad

territorial) y la validación (DNP).











120


A C M L

❷ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



121

4 PLAN DE ACCIÓN

En esta sección se presenta una propuesta sobre las acciones que la entidad deberá realizar para poder

efectuar las mejoras propuestas en el capítulo anterior.

Los planes de acción identificados para la entidad son los siguientes:

ID Plan de Acción Categoría Nombre Plan de Acción

INF-1 INFORMACION Actualizar datos en SUIT ADM-7 ADMINISTRATIVO Tercerización de las visitas TEC-1 TECNOLOGIA Implementación de sistema para diligenciar la información básica

TEC-2 TECNOLOGIA Herramienta para asistir al usuario en la preparación de la documentación a radicar

TEC-4 TECNOLOGIA Integración de sistemas web con sistemas de gestión documental TEC-15 TECNOLOGIA Utilizar dispositivos portátiles en las visitas TEC-17 TECNOLOGIA Interconectividad de los sistemas internos INT-1 INTEROPERABILIDAD Diseño de interoperabilidad entre entidades

NOR-3 NORMATIVO Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

Tabla 2. Listado de Planes de acción


122

INFORMACION

Acción Actualizar datos en SUIT

ID INF-1

Descripción

Realizar un análisis de las características o elementos esenciales que componen un trámite y actualizar estas en el portal SUIT por medio de los procedimientos establecidos por el DAFP.

Líder

Categoría

Duración total Enlace de la entidad con

el DAFP

INFORMACION

2 Semanas

Justificación

Los deberes y obligaciones contenidos en el Artículo 1 numeral 3 de la Ley 962 de 2005 y en el Artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012, suponen garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información por parte de la entidades, a partir de proveer al ciudadano información confiable y actualizada acerca de los trámites. Para ello, el legislador ha instituido varios mecanismos entre los cuales se encuentra el SUIT, instrumento al cual se le han asignado efectos de carácter jurídico en tanto solamente resultan exigibles al ciudadano aquellos trámites y requisitos que han sido incorporados al sistema. No obstante, en la práctica persisten brechas entre la información contenida en el SUIT y las exigencias de la entidad para adelantar el trámite, lo que genera al ciudadano la necesidad de superar barreras prácticas y cumplir cargas no informadas con sus correspondientes efectos, según el caso, en cuanto a reprocesos, mayores costos, mayor tiempo invertido, y en general, respecto a la seguridad jurídica que brindan las entidades de frente al cumplimiento del ordenamiento, a la legalidad del trámite y sus exigencias, y a la garantía plena de los derechos ciudadanos.

Cronograma (Semanas) ID Tarea

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Revisar las características de los

trámites x Planificación

2 Realizar proceso de actualización con el

DAFP x Enlace con DAFP

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO BAJO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de quejas o reclamos relacionados con la información del

trámite


123



E28-2 Inclusión de personas en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN

E28-5 Retiro de un hogar de la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales - SISBEN


1 El proceso de actualización de la información publicada debe ser el resultado de un análisis conjunto en sesiones de trabajo que involucre a persona de las áreas de sistemas, planificación, atención al ciudadano y legal. Durante estas mesas de trabajo se deben analizar todos los campos publicados en el SUIT y se debe llegar a un conceso general considerando que esta es la información que el ciudadano leerá y usará como base para el inicio del trámite. Los campos que se deben debatir y consensuar son: • Nombre de trámite SUIT • ¿Cuándo se puede realizar? • ¿A dónde ir? • Costo • Resultado • Descripción • Requisitos • ¿Dónde se puede hacer seguimiento a la solicitud? • Soporte legal

2 El Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP cuenta con procedimientos establecidos para la actualización de la información de los trámites inscritos en el SUIT. Esta fase consiste en el contacto con el DAFP y realizar los procedimientos establecidos.


124

ADMINISTRATIVO

Acción Tercerización de las visitas

ID ADM-7

Descripción

Adelantar un convenio o contrato con una entidad o empresa para que se encargue de realizar las visitas de campo. Permitiendo por un lado, liberar tiempo al funcionario de la entidad, y por otro volver eficiente el proceso de las visitas como consecuencia de las economías de escala que se generan al agrupar en una sola empresa la realización de visitas de campo que no requieren de un alto nivel de experticia.

Líder

Categoría

Duración total Responsable de

planeación

ADMINISTRATIVO

12 Meses

Justificación

La realización de las visitas por parte del personal de la entidad incurre en un esfuerzo de tiempo y costo para la entidad. Si el propósito de las visitas no incurre en temas estrictamente técnicos ni de decisión estos pueden ser realizados por un tercer actor. Esta situación se observa en varias entidades dentro de una misma zona geográfica, lo cual genera una oportunidad para concentrar estos esfuerzos en una sola empresa que aproveche los requerimientos de visitas de varias entidades optimizando las rutas de visitas y los costos implicados.

Cronograma (Meses) ID Tarea

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Analizar procesos actuales de la entidad y

de otras en la misma zona geográfica

x Planeación

2 Diseñar nuevos procesos

x x Planeación

3 Analizar la viabilidad técnica y económica

x Planeación

4 Contratar proveedores x x x x Contrataciones

5 Implementar nuevos procesos

x x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo ALTO MEDIO

ALTO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tiempo y costo administrativo total por

cada trámite


125




1 Realizar un análisis de los trámites o servicios que gestiona la entidad e identificar los que requieren la realización de visitas de carácter no técnico y sin toma de decisión. Estos procesos son los que implican el desgaste en tiempo y costo por que los funcionarios deben realizar las visitas dejando de cumplir con el resto de pasos que requieren de ellos para otros trámites en la entidad. Este proceso se puede consensuar con otras entidades en la misma zona geográfica para identificar sinergias. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia y coste del trámite. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades donde se involucra la realización de la visita.

2 Sobre los procesos de los trámites priorizados y levantados se deberá realizar un rediseño de estos implementando las funciones y pasos correspondientes a que las visitas sean realizadas por un tercero y no por los propios funcionarios. El rediseño de estos procesos debe estar realizado en sesiones de trabajo conjunta con los dueños de los trámites y por el personal involucrado.

3 Con base en la información elaborada de los procesos actuales y los deseados se debe realizar un estudio de viabilidad económica y técnica para identificar las necesidades y posibilidades de inversión para que se puedan implementar los procesos futuros. En este punto es importante estar coordinados con el resto de entidades interesadas en la misma zona geográfica. Ya que se crea mayor demanda y masa crítica para la contratación del servicio externo.

4 Redactar los pliegos de condiciones para poder realizar la contratación de la entidad externa. Estos estarán basados en los procesos futuros. Es importante considerar las herramientas de TI para el cruce de información entre la entidad y la empresa a contratarse.

5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas por medio de formación al personal implicado y la inclusión de la empresa contratada. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


126

TECNOLOGIA

Acción Implementación de sistema para diligenciar la información básica

ID TEC-1

Descripción

Implementar flujos de trabajo para la gestión electrónica del trámite, definir tipos de accesos de usuario al sistema y capturar mediante formularios web la información del usuario necesaria para diligenciar el trámite.

Líder

Categoría

Duración total Director Área Responsable

del Trámite

TECNOLOGIA

12 Semanas

Justificación

El análisis integral y armonizado de las disposiciones contenidas en Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, evidencia la institucionalización de la tecnología como medio adecuado, pertinente y necesario para asegurar el cumplimiento de las obligaciones y principios que sustentan el ejercicio de la Función Pública Administrativa, por lo que el plan propuesto tiene justificación en la necesidad de lograr el total ajuste regulatorio por parte de las entidades al cumplimiento de las disposiciones legales que obligan a adoptar, en forma permanente, mecanismos de interacción electrónica con la ciudadanía y de gestión integral de actuaciones administrativas a través de medios electrónicos, lo que sustenta como primer paso a seguir, la adopción de formularios web que permitan, aunque sea de manera parcial, capturar los datos básicos para la radicación de la solicitud, la activación de los procedimientos internos y el envío de las comunicaciones de confirmación de recibo e inicio del trámite o de las necesidades de complementación de la solicitud para que la actuación continúe.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar procesos actuales

x x Planeación

2

Establecer los datos requeridos y diseñar

formularios de radicación virtual además de procesos futuros

x x x Planeación

3 Gestionar los servicios de desarrollo

x x Sistemas

4 Implementar los desarrollos

x x x Sistemas

5 Realizar prueba piloto e implementar

x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO ALTO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de usuarios que acceden

mensualmente al sistema

Número de trámites iniciados

Tiempo y costo administrativo mensual de

cada trámite


127




E28-3 Actualización en la base de datos del sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios de programas sociales – SISBEN




1 Realizar un análisis de los trámites que lleva a cabo la entidad e identificar a aquellos que implican el inicio del trámite por medio de una solicitud escrita presencial y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para el inicio del trámite de manera virtual. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades del inicio de la solicitud del trámite y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.

2 Por medio de mesas de trabajo se deberá realizar el ejercicio de diseño de formularios para iniciar el trámite. En este ejercicio se deben definir los campos (datos) de identificación del ciudadano y los datos propios del trámite que se pueden incluir en el formulario. En este punto se puede hacer una reflexión sobre los datos solicitados actualmente de manera física e identificar otros campos que faciliten el desarrollo del trámite. También se debe tomar en cuenta que un formulario web debe ser conciso y amigable para el usuario. Además de diseñar los campos, se debe diseñar la interface y sobre todo analizar como este proceso de radicación virtual se vinculará con el sistema de gestión actual. Esto con la idea de definir los requisitos y el alcance a cumplir para la implementación de los desarrollos necesarios en el sistema.

3 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación de los formularios web (incluyendo la adquisición del servicio web) y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.

4 4.1 Implementar el módulo de flujo de trabajo de cada trámite. En esta fase se implementará el flujo de trabajo de cada uno de los trámites. Se implementará cada una de las fases por las que el trámite debe pasar hasta su resolución, los datos a introducir necesarios, las tareas de cada fase y los responsables de la tramitación del expediente por cada fase 4.2 Implementación del módulo de acceso del usuario al sistema. Este módulo será el encargado de permitir al usuario acceder al sistema identificándolo de una manera única. Los modos de acceso pueden ser diversos, desde el uso del certificado electrónico del usuario o bien registrándose en el sistema mediante usuario y contraseña que serán habilitadas previa verificación de la documentación aportada o bien mediante clave proporcionada por la entidad una vez que el usuario ha ido presencialmente a la entidad y ha sido correctamente identificado. 4.3 Implementación módulo de registro de datos y formulario. El sistema debe registrar información concebida en el diseño de campos y el formulario. 4.4 Implementación módulo de registro de datos y formulario Este módulo presentará al usuario que ha accedido correctamente al sistema, la relación de todos los trámites que el usuario ha creado con la entidad así como el estado o fase en el que se encuentra cada uno de esos trámites (en tramitación, en espera de documentación, verificando datos, etc.). Este módulo dará prioridad a la visualización de trámites aun abiertos, aunque incluirá filtros para que el usuario pueda consultar cualquier expediente creado.

5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas identificadas en los puntos anteriores y de operativa por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y bajo la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


128

TECNOLOGIA

Acción Herramienta para asistir al usuario en la preparación de la documentación a radicar

ID TEC-2

Descripción

Análisis y preparación de mecanismos que faciliten y ayuden al usuario a conocer y adjuntar los documentos que son requeridos para el correcto inicio del trámite sobre la plataforma web de la entidad para la atención del trámite.

Líder

Categoría


del Trámite

TECNOLOGIA

6 Semanas

Justificación

Para garantizar el derecho de acceso a los trámites del Estado, cuyo origen se sustenta en los fines y principios constitucionales que rigen la función administrativa y en su función esencial de servir a los intereses ciudadanos conforme al Estado Social de Derecho, se requiere trabajar en el modelamiento de instrumentos tecnológicos que faciliten brindar al ciudadano asesoría completa y adecuada respecto a la forma en que debe preparar la documentación que requiere para la radicación de su trámite, independientemente de que utilice para ello un canal presencial o uno virtual. Además de ello, la justificación del plan está enmarcada por los hallazgos del trabajo en cuanto a los reprocesos y devoluciones que reportan tener las entidades por errores, inexactitudes, vacíos y ausencias en la información suministrada por el ciudadano, en la documentación allegada o en la propia pretensión del trámite, en especial para aquellas actuaciones que tienen una naturaleza mayormente técnica y especializada y que requieren determinados niveles de experticia para su entendimiento, sin perjuicio de que incluso, en aquellos trámites que resulten ser más sencillos, sea necesario implementar esta herramienta para garantizar la calidad, integralidad y completitud de la solicitud que se radica ante la entidad.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Analizar la documentación necesaria a adjuntar por

trámite x Planeación

2 Preparar guía usuario textual embebida en

información del trámite x Planeación

3 Preparar guía usuario PDF

e infográfica para descargar

x Planeación

4 Preparar guía usuario

interactiva embebida en información del trámite

x Planeación

5 Preparar videotutoriales para publicar en redes

sociales x x Planeación

6 Ejecutar desarrollos en la web de la entidad

x Sistemas

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO MEDIO

BAJO

BAJO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número total de guías de ayuda elaboradas

por trámite

Número de videotutoriales publicados en redes sociales

Número de PDFs e infografías para

descargar por cada trámite


129








1 Para cada trámite definir la información requerida para la correcta gestión del trámite, tanto aquella que sea solicitada al usuario mediante la introducción de formularios como aquellos anexos necesarios (documentos de identidad, certificados, etc.).

2 A partir de la información necesaria requerida, diseñar e implementar en la web del formulario una sección de ayuda que contenga el listado con los documentos que son necesario para tramitar el expediente.

3 Elaborar para cada trámite una guía visual en formato PDF y mediante el uso de infografía para que sea muy fácil de comprender por parte de los ciudadanos los pasos y la documentación necesarios para iniciar el trámite.

4 Crear una guía interactiva que será embebida dentro del formulario web en la cual se muestre gráficamente el proceso para introducir los documentos en el formulario web y los documentos necesarios para iniciar el trámite.

5 Crear y publicar en las principales redes sociales (facebook, youtube, etc.) videotutoriales por cada uno de los procedimientos donde se muestre como usar el sistema para introducir los documentos y datos necesarios en el formulario web para iniciar el trámite.

6 Realizar (por personal propio de la entidad o por un tercero) las implementaciones necesarias en la web de la entidad.


130

TECNOLOGIA

Acción Integración de sistemas web con sistemas de gestión documental

ID TEC-4

Descripción

Implementación de los mecanismos de integración para la conexión entre los nuevos formularios web de captura de datos y documentación con los sistemas documentales existentes en la entidad.

Líder

Categoría

Duración total

Responsable de sistemas

TECNOLOGIA

8 Semanas

Justificación

A partir de lo dispuesto en los Artículo 53, 61 y 62 de la Ley 1437 de 2011, armonizados con lo señalado por el Artículo 15 de la Ley 962 de 2005, las autoridades deben asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos, cumpliendo con el requisito de registro de recepción y/o el de radicación de la solicitud, con el fin de garantizar estrictamente el respeto al derecho de turno para la atención de la solicitud. El adecuado cumplimiento de estas disposiciones supone la necesidad de integrar los sistemas de recepción y registro o radicación electrónica con los sistemas de gestión documental de la entidad, de forma tal que, con independencia del canal de ingreso utilizado para solicitar el trámite, la actuación administrativa sea gestionada a partir de su registro/radicación bajo un sistema único, eliminando con ello no sólo duplicidad y dispersión de la información, sino también la diversificación de actividades y atomización de esfuerzos y recursos que supone el manejo fragmentado del trámite de acuerdo a la plataforma o al sistema por el que ingresa la solicitud.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Analizar el sistema actual de gestión documental de

la entidad x x Sistemas

2

Desarrollar conectores de integración del sistema web con backend de gestión documental

x x x Sistemas

3 Implementar sistema backend de Entrada y

Salida de trámites x x x Sistemas

4

Implementar módulo de consulta de información

documental de cada trámite

Sistemas

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo ALTO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de trámites web integrados en el

sistema documental de la entidad

Número de conectores implementados para la integración


131








1 Realizar un análisis del actual sistema de gestión documental de la entidad, se estudiará la arquitectura del sistema, la tecnología sobre la cual está implementada con el fin de establecer el mejor modelo de integración con el sistema web.

2 Desarrollar los conectores necesarios para permitir la integración entre el sistema web de captura y visualización de los datos de tramitación con el sistema backend existente en la entidad.

3 Implementar un sistema backend de entrada y salida para poder visualizar los trámites existentes independientemente de si se han creado de forma interna o a través del formulario web. Este sistema de entrada/salida también permitirá al operador crear y dar de altas nuevos procesos de expedientes sobre un trámite existente,

4 Implementar un módulo que permita la visualización y consulta de la información asociada a cada trámite, tanto de la información almacenada en la base de datos como de la información almacenada en ficheros físicos. Se permitirá también una búsqueda de la documentación.


132

TECNOLOGIA

Acción Utilizar dispositivos portátiles en las visitas

ID TEC-15

Descripción

Implementar la utilización de dispositivos portátiles interconectados con el sistema de gestión para que la información y formatos que se levanten en el trámite se registren directamente en el expediente electrónico del trámite.

Líder

Categoría

Duración total

Responsable de sistemas

TECNOLOGIA

12 Semanas

Justificación

El avance de la tecnología móvil ha permitido a las empresas reducir gastos, ser más eficientes y mejorar los índices de productividad por medio de la toma de datos de campo por dispositivos móviles. Este sistema cuenta con las siguientes características: Seguridad de la información, Reducción total de uso de papel, Flexibilidad en el contenido de los formularios, Aplicaciones WEB con mínimo desarrollo, Flexibilidad en el uso del dispositivo móvil (tableta, smartphone, ordenador portátil) y Transferencia de datos inmediata si se encuentra bajo una red móvil o a posteriori pudiendo realizar la captura de datos sin cobertura y transmitirlos posteriormente.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Analizar procesos actuales de captura de

datos de campo x x Planeación

2 Diseñar nuevos procesos

x x x Planeación

3 Realizar análisis

normativo y de sistemas en la entidad

x Legal y Sistemas

4 Seleccionar un proveedor

x x Sistemas

5 Implementar piloto y

hacer despliegue al resto de procesos

x x x x x x Sistemas

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO BAJO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tiempo de respuesta del trámite

Costos administrativos


133




1 Realizar un análisis de los trámites que realiza la entidad e identificar aquellos susceptibles de incluir la tecnología toma de datos de campo. Estos procesos son los que implican actualmente que los funcionarios o terceros realicen la captura de datos de manera manual. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades de levantamiento de datos de campo en papel.

2 Se debe comprender perfectamente el funcionamiento del uso de los servicios de toma de datos por dispositivos móviles. Para esto se recomienda realizar una búsqueda de proveedores y solicitar información específica sobre el proceso y características requeridas de tecnología. Sobre los procesos de los trámites priorizados y levantados se deberá realizar un rediseño de estos implementando las funciones y pasos correspondientes a la toma de datos de campo y transferencia de datos al repositorio de la entidad. El rediseño de estos procesos debe estar realizado en sesiones de trabajo conjunta con los dueños de los trámites y por el personal involucrado principalmente de sistemas.

3 Con el resultado de los nuevos procesos se debe analizar desde un punto de vista normativo que los trámites analizados estén adecuadamente cubiertos bajo la normativa vigente en la entidad. En caso contrario se deberán realizar las acciones necesarias para este fin. Desde el punto de vista tecnológico y conociendo los requisitos necesarios para implementar esta tecnología, se debe valorar los recursos existentes y analizar si se deben realizar inversiones para cubrir estos requerimientos.

4 Una vez identificados al menos 5 proveedores del servicio, se debe realizar la selección por medio de un sistema multicriterio que implique al menos considerar: precio, casos de éxito en entidades públicas, soporte, facilidad de implantación y seguridad. Una vez escogido el proveedor se deberán realizar las gestiones para adquirir el servicio.

5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superada la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


134

TECNOLOGIA

Acción Interconectividad de los sistemas internos

ID TEC-17

Descripción

Implementar la interconectividad de todo el sistema para que las actualizaciones y modificaciones que se realicen en una ciudad o municipio, se reflejen y se puedan consultar desde la central o en cualquier oficina de la entidad.

Líder

Categoría

Duración total

Responsable de Sistemas

TECNOLOGIA

11 Semanas

Justificación

Actualmente la información que se produce en las distintas seccionales de la entidad no puede ser consultadas ni verificadas por el resto de sedes (o áreas) de la misma entidad, siendo necesario enviar correos electrónicos o invertir tiempo en la consolidación de esta en un solo lugar para disponer de la información. Lo anterior implica tiempos muertos, y mayores tiempos para dar respuesta al usuario, mientras se realizan las gestiones entre las distintas seccionales o áreas de la entidad.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Identificar entidades y fuentes de información a

interconectar x x Planeación

2

Presentar iniciativa y diagnóstico de estado

actual y dimensionamiento de fuentes de información

x x x Sistemas

3

Diseñar solución para el repositorio único de datos,

ETL de carga inicial y actualización

x x x Sistemas

4 Implementar repositorio y carga inicial de datos

x Sistemas

5 Validar carga inicial de datos y mecanismos de

actualización x x Sistemas

6 Implementar los procesos de trabajo

Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO ALTO

ALTO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tiempo de respuesta

Costo administrativo mensual


135





1 Realizar un análisis de los trámites que gestiona la entidad e identificar aquellos que implican la consulta de datos que se encuentran dentro de la misma entidad pero sin acceso por el sistema y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología de interconexión directa y a través de un servidor único. Se analiza la situación actual de mapa de sistemas de la entidad, esto implica identificar los repositorios de información, los sistemas que los generan y los protocolos de interacción actuales. El alcance debe cubrir todo el ámbito geográfico de la entidad.

2 Realizar reuniones con los administradores de las áreas involucradas, así como con los responsables de la información requerida. Se identifica la situación y avance en cuanto a la sistematización de la información, características y volumen de la misma, así como periodicidad con la cual se genera y con la cual deberá ser consolidada. Adicionalmente se validará que la infraestructura de telecomunicaciones de la entidad cuente con la capacidad necesaria para el proceso.

3 Una vez identificada la situación de la información requerida, se diseña la estructura deseada del mapa de sistemas de la entidad. Esto involucra: un repositorio único que almacenará la información a futuro considerando la proyección de crecimiento en el volumen de datos. Las estructuras ETL que permitirán realizar la consolidación de información en el repositorio único. Los mecanismos de actualización con su definición de periodicidad correspondiente. Los procedimientos de acceso desde los procesos de los trámites actuales para acceder a la información requerida.

4 Implementar el repositorio de datos y mecanismos de actualización. Posteriormente se ejecutan los ETL´s de carga inicial de datos para general el primer consolidado de la información de las entidades y poblar el repositorio de datos.

5 Validar que la copia de información se haya ejecutado de forma completa y exitosa, manteniendo la estructura y congruencia de las fuentes de datos originales. Posteriormente se ejecutan pruebas de los mecanismos de actualización periódicos, de manera que el sistema quede preparado para recibir nueva información a futuro.

6 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas identificadas en los puntos anteriores por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superada la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


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INTEROPERABILIDAD

Acción Diseño de interoperabilidad entre entidades

ID INT-1

Descripción

Desarrollar mecanismos de operación tecnológica y/o ajustar los existentes en la entidad, con el fin de institucionalizar y generalizar la consulta e intercambio de información interinstitucional como herramienta básica, indispensable y obligatoria para la prestación de los servicios y trámites a cargo de la entidad, sustituyendo su exigibilidad como carga a cumplir por el ciudadano por esquemas de interoperabilidad que permitan la verificación oficiosa del requisito.

Líder

Categoría

Duración total Jefe Área Responsable de

Sistemas y Tecnología

INTEROPERABILIDAD

18 Meses

Justificación

Este plan está justificado para aquellos trámites y servicios que requieren para su iniciación, trámite o resolución, la verificación o la consulta de información, hechos, circunstancias o documentos que reposan en otra entidad, por lo que es obligación de la entidad dar cumplimiento a la prohibición de su exigibilidad conforme a los dispuesto en los Artículos 9 del Decreto Ley 019 de 2012, 14 de la Ley 962 de 2005 y 8 de la Ley 1437 de 2011, así como establecer los instrumentos que resulten necesarios para asegurar que la interoperabilidad se realiza con ajuste al marco legal y a los principios de colaboración, eficiencia, economía y celeridad.


1 2-8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Responsable

1 Revisar y actualizar el estudio diagnóstico

x Jefe Oficina Planeación de la

entidad

2 Diseñar el mecanismo de interoperabilidad

x x

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área

Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la

entidad

3

Elaborar el plan de acción específico para cada

modelo de interoperabilidad que se acoja

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de Área

Técnica responsable del trámite y Oficina de Planeación de la

entidad

4 Elaborar y suscribir convenios

Abogado designado por Jefe de Área responsable del Trámite

con apoyo de la Secretaría General de la entidad y Oficina

Jurídica

5 Implementar el esquema o modelo de interoperabilidad

Jefe Oficina Sistemas y Tecnología con apoyo de: Área

Técnica responsable del trámite, Oficina de Planeación de la

entidad y Oficina de Servicio al Ciudadano

6 Comunicar y lanzar el servicio bajo el nuevo

modelo

Jefe Oficina de Comunicaciones de la entidad con apoyo de

Oficina de Servicio al Ciudadano

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO ALTO

MEDIO

ALTO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3 No. de requisitos

documentales exigidos antes de la intervención

vs. No. de requisitos documentales

sustituidos por medios de intercambio de

información

No. de convenios o acuerdos suscritos que se

encuentran operados por la entidad para el intercambio de información antes de la

intervención vs. No. de convenios o acuerdos

suscritos para el intercambio de información que se encuentran operados

después de la intervención

No. de entidades con las que se interopera antes de la intervención vs. No. de

entidades con las que se interopera después de la

intervención


137








1 Establecer cambios operativos, técnicos, regulatorios o tecnológicos adoptados con posterioridad al cierre del estudio diagnóstico que impacten el diseño integral del mecanismo de interoperabilidad; en función de ello integrarlos al estudio y dimensionar los efectos de éstos en el comportamiento del trámite o servicio a nivel intrainstitucional, interinstitucional y de cara al ciudadano.

2 Desplegar actividades tendientes a reconocer el mapa de interoperabilidad y realizar mesas técnicas con las áreas involucradas de la entidad y las contrapartes correspondientes de cada entidad con la que se interoperará, con el fin de fijar conjuntamente los lineamientos que integralmente debe reunir el modelo tecnológico de interoperabilidad. A partir de ello, reconocer las alternativas posibles para lograr la interoperabilidad plena y la eliminación de exigencias documentales al ciudadano con cada entidad, seleccionar interinstitucionalmente aquella que brinde las mejores condiciones en términos de eficiencia, calidad, seguridad y diseñar conjuntamente con la entidad que interoperará, el modelo específico correspondiente; posteriormente, someterlo a validación y retroalimentación de las áreas técnicas involucradas de las entidades.

3 Elaborar en conjunto con las áreas intrainstitucionales y las de cada entidad contraparte, el plan de acción que en específico se requiere para implementar el modelo de interoperabilidad acogido, con señalamiento de necesidades técnicas, tecnológicas y jurídicas; actividades, tiempos, responsables: recursos a invertir y productos; y someterlo a la validación, retroalimentación y aprobación de las áreas involucradas y de los responsables de la toma de decisión al interior de la entidad.

4 Con el fin de garantizar la implementación del modelo de interoperabilidad, su funcionalidad y sostenibilidad, acoger modelos de convenios que integren las obligaciones, responsabilidades, inversiones, recursos, control, mecanismos de seguimiento y monitoreo de la implementación y en general, las condiciones que cumplirán las entidades en el marco del proceso para asegurar la implementación y la funcionalidad adecuada y permanente del mecanismo. Estos convenios pueden obedecer a un prototipo y/o integrar particularidades propias que surjan del modelo de interoperabilidad particular con una o varias entidades, pero en todo caso, se sugiere que de ellos haga parte integral el plan de acción específico diseñado, validado y aprobado por las entidades involucradas en la interoperabilidad.

5 Ejecutar el plan de acción específico bajo la previsión de garantizar la adecuada documentación del mismo; el desarrollo de los casos de uso que sustenten la interoperabilidad, el diseño y suscripción de los acuerdos de niveles de servicio interinstitucionales; el control y monitoreo conjunto por parte de los líderes del proyecto al interior de cada entidad. De manera que con todos ellos, se asegure el pilotaje y prueba de las soluciones de interoperabilidad antes de lanzar los servicios al aire y se eliminen riesgos que afecten la prestación adecuada del servicio de cara al ciudadano. Esta fase incluye la obligación de ajustar y actualizar en forma previa el SUIT, así como haber desarrollado los instrumentos jurídicos y los ajustes regulatorios, administrativos y técnicos requeridos para la funcionalidad del esquema o modelo de interoperabilidad, y desplegado las capacitaciones internas y externas para asegurar el adecuado entendimiento y apropiación de los objetivos pretendidos con la intervención, y con ello garantizar plenamente la accesibilidad y legalidad del trámite en los distintos canales dispuestos por la entidad para su prestación.

6 Diseñar y acoger el plan o estrategia interinstitucional que se desplegará para asegurar al ciudadano el conocimiento de los cambios que en materia de servicio reporta la implementación de la interoperabilidad, de forma tal que éste, como agente externo, una vez se lance el nuevo modelo ajustado, pueda hacer exigible la plena operación del mismo y conozca de antemano aquellos requisitos que, por virtud de ello ya no debe acreditar documentalmente, y cuáles de ellos mantienen esta condición por encontrarse exclusivamente en su resorte y no reposar en ninguna entidad de la Administración Pública.


138

NORMATIVO

Acción Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

ID NOR-3

Descripción

Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico y/o incurre en prohibiciones constitucionales o legales, que impiden por una u otra vía, exigir requisitos y/o acreditaciones documentales como carga probatoria en cabeza del ciudadano y/o cobrar tarifas por el trámite, procedimientos, servicio o programa.

Líder

Categoría


del Trámite

NORMATIVO

6 Meses

Justificación

El plan de acción se justifica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos, fotocopias, certificaciones o constancias para comprobar hechos, circunstancias o informaciones que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas, así como la exigencia de pago de tarifa sin adecuado sustento normativo.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Revisar y actualizar el

diagnóstico regulatorio x

Abogado de apoyo al área responsable del

trámite

2 Diseñar de la reforma o intervención regulatoria

x x x x

Jefe de Área responsable del

Trámite

3 Validar la reforma o intervención regulatoria

x x

Jefe Oficina de Planeación de la

entidad o su delegado para el asunto

4 Socializar interna y/o

externa de la reforma o intervención

x x

Jefe de Servicio al Ciudadano de la

entidad o su delegado para el asunto

5 Expedir la reforma regulatoria

x

Director Área responsable del

trámite

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO ALTO

BAJO

ALTO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

No. de acreditaciones documentales exigidas actualmente por trámite

vs. No. de acreditaciones eliminadas y/o sustituidas por

mecanismos de intercambio de

información intra o interinstitucional

No. de programas o servicios que no tipifican como trámite y que cuentan

con cobro vs. No. de trámites intervenidos con eliminación del

cobro

No. de convenios suscritos para intercambio de información y eliminación de acreditaciones

documentales en los trámites vs.

número de convenios en

operación de los suscritos


139








1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes.

2 Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstitucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad, iii) realización de mesas técnicas interinstitucionales para establecer condiciones técnicas y jurídicas para alcanzar niveles de servicio óptimos y esperados con la reforma o la intervención, y iv) diseño de los instrumentos jurídicos (convenios y/o acuerdos de nivel de servicio) a suscribir para foralizar y asegurar la interoperabilidad o el intercambio de información.

3 Asegurar plena coherencia de los textos regulatorios con los procesos y procedimientos acogidos para el despliegue de la actuación y la eliminación de las acreditaciones documentales al ciudadano y con los textos diseñados para los instrumentos que formalicen el intercambio o interoperabilidad de la información intra e interinstitucionalmente. Comprende validación y ajuste del texto normativo versus proceso y procedimiento acogido para el trámite, servicio, programa o procedimiento versus contenidos de los instrumentos a suscribir, como convenios y acuerdos de nivel de servicio que darán plena funcionalidad y operatividad al modelo y a la eliminación de los requisitos documentales.

4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional e interinstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la intervención regulatoria al interior de todas las áreas de las entidades involucradas, o ante actores externos de ser el caso; establecer acciones específicas para la apropiación adecuada en la interpretación y ejecución práctica de los textos normativos, los contenidos de los convenios y/o acuerdos de niveles de servicio acogidos, apuntando a la eliminación de cualquier interpretación que distorsione su aplicación por parte de los distintos operadores al interior de la entidad.

5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s) y el(los) convenio(s) o acuerdo(s) de nivel(es) de servicio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimientos modificados de ser este el caso y con la suscripción y formalización de los acuerdos y convenios. A partir de ello desplegar procedimientos internos de numeración, adopción y publicación. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la actualización del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad.


140

5 CONCLUSIONES

A partir de la valoración cualitativa y cuantitativa presentada para cada Trámite, se elaboró una

valoración promedio para el conjunto de los Trámites y Servicios caracterizados de la entidad que puede

usarse como referencia. Sin embargo, vale la pena recalcar que esta valoración no refleja las

características de la entidad como un todo ya que solo representan los promedios valorados de algunos

procesos de la misma.

Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados

En cuanto a la parte normativa, los solicitantes deben aportar fotocopia de su documento de identificación

y fotocopias de identidad de miembros de su núcleo familiar, respecto de quienes se realiza alguna

solicitud. Si el solicitante actúa mediante apoderado, debe aportar fotocopia de éste y poder autenticado

ante notaria. Tales exigencias presentan tres inconvenientes:

- No tiene una justificación legal pues no existe una norma que exija expresamente fotocopias

mencionadas; por tanto, se desconoce la prohibición legal de establecer exigencias documentales o

actuaciones que no se encuentren en una norma con fuerza de ley y se incurre en la prohibición

establecida para tal exigencia en las normas de carácter transversal.

3 9

❶ Básico

❶ Presencia

❸ Sencillo

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada


Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del


La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la intidad


El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso


141

- La verificación de la identidad bastaría con la presentación del respectivo documento de identidad en la

ventanilla o la indicación del número de documento en la página web sisben.gov.co.

- Se desconoce el deber legal de interoperabilidad entre las entidades públicas porque la Entidad no

acude a la base de datos de la Registraduría Nacional para verificar la identidad de los solicitantes. - Por

medio del Documento técnico Guía de uso del SIBEN III, el cual no está respaldado en una norma de

carácter legal, el Departamento Nacional de Planeación exige documentos como los mencionados en el

numeral 2.1, sin embargo tal acto administrativo no es oponible a la ciudadanía. Ello reitera la

inobservancia de los numerales 3 y 5 de la Ley 1437 de 2011, los cuales prohíben la exigencia de

documentos que no se consagren en una norma de carácter legal (Artículo 6 del Decreto Ley 019 de

2012, Artículo 13 del Decreto ley 2150 de 1995, numerales 3 y 5 de la Ley 1437 de 2011).

- Los trámites relacionados con el SISBÉN no están integrados al SUIT, desbordan los plazos

establecidos por las normas generales aplicables que por remisión expresa del artículo 34 de la Ley 1437

de 2011 resultan ser las contenidas para el derecho fundamental de petición, no se indica el plazo en el

que se informara o dará salida formal al trámite. De igual manera, es un trámite que debe adelantarse de

manera presencial, lo que desconoce lo dispuesto por el citado artículo 53 de la Ley 14 37 de 2011 en el

sentido de ampliar los canales para la interacción ciudadana.

Finalmente, se observa que los trámites del Sisbén pueden ser optimizados bajo la formulación de un

modelo estandarizado a nivel nacional que aplica no solo a las entidades analizadas sino a las restantes

del país que lo llevan a cabo, de manera que sobre este aspecto cabe señalar la necesidad de abordar

tal estandarización conforme a la competencia de unificación de los trámites que le encarga el Decreto

Ley 019 de 2012 al Departamento Administrativo de la Función Pública.

sisbÉn chaparral · de gobierno de san andrés y chaparral, municipios en donde se implementarán...

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