Servicios Municipales: Subgerencia de trámite y ArchivoNuestras principales funciones

Las funciones y atribuciones generales de la Subgerencia de Trámite y Archivo son:

1. Administrar el archivo documentario de la institución, proponiendo e implementando medidas de

conservación, integridad y adecuada utilización de los documentos del archivo.

2. Organizar y administrar la unidad general y auxiliar de recepción documental (mesa de partes)

encargada de la recepción de la documentación externa de la Municipalidad.

3. Recibir, revisar, registrar, clasificar, distribuir y controlar la documentación ingresada a la

municipalidad.

4. Desarrollar y controlar las actividades de depuración, transferencia y eliminación de los

documentos que se encuentran en el archivo de la institución, de conformidad con la

normatividad vigente.

5. Mantener actualizado los codificadores correspondientes a la recepción de los expedientes

ingresados a la institución.

6. Proponer normas y procedimientos orientados a mejorar las actividades de la Subgerencia de

Trámite y Archivo, orientados a una atención inmediata, oportuna, y eficaz de los servicios que

brinda la municipalidad.

7. Mantener actualizada la información de los sistemas informáticos implementados, en el ámbito

de su competencia, a fin de brindar una información veraz y oportuna al administrado.

8. Controlar que todas las unidades orgánicas mantengan actualizada la información del estado

situacional de sus expedientes en el sistema informático, a fin de brindar una información veraz,

oportuna y actualizada de los expedientes y documentos ingresados.

9. Formular y proponer documentos de gestión archivística concordantes con la normatividad

vigente emitida por el Archivo General de la Nación como ente rector del Sistema Nacional de

Archivos.

10. Administrar y controlar la documentación archivada de acuerdo a los procedimientos que

determine la ley, directivas o resoluciones del Archivo General de la Nación.

11. Controlar el flujo y ubicación de los documentos y expedientes que ingresan y salen de la

institución, a fin de lograr su pronta ubicación y resguardo.

12. Recepcionar, registrar y clasificar la documentación recibida de las diferentes unidades

orgánicas de la Municipalidad.

13. Remitir la documentación siguiendo los procedimientos establecidos a las diferentes unidades

orgánicas que lo soliciten.

14. Desarchivar la documentación, siguiendo los trámites establecidos, ante la solicitud de los

administrados.

15. Informar al gerente de administración documentaria e informática sobre la existencia de

documentación innecesaria y realizar las acciones para proceder con la eliminación siguiendo los

lineamientos señalados por el archivo General de la Nación.

16. Elaborar las estadísticas del sistema de gestión documentario y emitir los reportes sobre la

documentación y expedientes que ingresan y aquella que se encuentra en proceso.

17. Coordinar con la subgerencia de tecnología de la información el mantenimiento del programa

SISDOC, a fin de mejorar su funcionalidad y operatividad a los usuarios.

18. Supervisar el cumplimiento de las normas y directivas que emite el Archivo General de la Nación

y otras disposiciones emitidas por la Secretaria General.

19. Informar mensualmente al gerente de administración documentaria e informática, sobre el

desarrollo de los proyectos, programas y actividades a su cargo.

20. Proponer la creación del archivo histórico de la Municipalidad Distrital de la Victoria.

21. Cumplir con las demás funciones delegadas por el gerente de administración documentaria e

informática.