1. GUIA DE APRENDIZAJE MICROSOFT ACCESS 2007 Prof. Jonhy Leyva Aguilar T R U J I L L O P E R h t t p : / / w w w . j o n h y . c o m "La Asuncin" COLEGIO PRIVADO BILINGE DOMINICAS DE LA INMACULADA CONCEPCIN CONTENIDOS I MES: INTRODUCCIN Y MANEJO DEL AULA VIRTUAL ASUNCIONISTA. BASE DE DATOS: MICROSOFT ACCESS XP. Conceptos Bsicos de Access. Elementos Bsicos de Access. - Elementos del Entorno (Ventana) de Access. - Barras de Herramientas de Access. - Crear, abrir, cerrar una base de datos. CREAR TABLA DE DATOS. - El generador de campos - Tipos de datos - El asistente para bsquedas - La clave principal - Guardar una tabla - Cerrar una tabla. CONTENIDOS II MES: - Modificar Tablas de Datos. - Modificar el diseo de una tabla - Introducir y modificar datos en una tabla - Desplazarse dentro de una tabla - Buscar y reemplazar datos. - Propiedades de los Campos. - Introduccin - Tamao del campo - Formato del campo - Personalizar formatos - Mscara de entrada - Personalizar mscaras de entrada TALLER N 01 2 0 0 8

2. C.P.B. La Asuncin Microsoft Access - 4 Sec. Prof. Jonhy Leyva Aguilar Pgina - 2 - http://www.jonhy.com jonhyleyva@gmail.com MICROSOFT ACCESS 2007 1. DEFINICION: Es un programa que nos permite trabajar con base de datos relacionales, es decir conjunto de tablas relacionales entre si. Es un software de aplicacin que pertenece al conjunto de los Gestores de Bases de Datos. Con Access se permite localizar, administrar y compartir informacin de una manera fcil. 2. BASES DE DATOS: 3. TERMINOLOGA DE ACCESS. Entidad: Puede ser una persona, objeto o suceso. Ejemplo: Objetos: Kardex, Medicina; Suceso: Depsito, Almacen; Persona: Alumno, Docente, Cliente. Campo: Es un conjunto de datos del mismo tipo y se ubica en las columnas. Ejemplo: Campos: Nombres, Apellidos, Grado Entidad: Alumnos Campos: Descripcin, Stock Actual Entidad: Productos. Registro: Es un conjunto de campos. Un Registro vendra a ser as como una ficha. Tabla: Es un conjunto de registros, pertenecientes a una misma entidad. Ejemplo: Productos, Medicinas, Recibo de Pago, Alumnos, etc. Base de datos: Es una coleccin integrada de datos. Es un contenedor de las tabalas. Ejemplos: B/D: Control Alumnos Tabla: Alumnos, Cursos, Docentes, Notas, etc. B/D: Santiago de Chuco Tablas: Poblacin, Platos Tpicos, Colegios, etc. Campo Clave: Identifica a cada registro, por lo tanto es nico para cada registro y permite relacionar una tabla con otras tablas. Una Base de Datos es un conjunto de archivos que se encuentran relacionados entre s, con la finalidad de realizar un trabajo en comn. La base de datos es un sistema relacional de administracin de Base que ayuda al usuario a vincular informacin, a encontrar mejoras formas de trabajar y a llevar a su actividad comercial a nuevos niveles de produccin. Una base de datos contiene tablas y tambin puede contener consultas e ndices, as como relaciones entre tablas, criterios de validacin de campos y tablas y vinculaciones con fuentes de datos externos. 3. C.P.B. La Asuncin Microsoft Access - 4 Sec. Prof. Jonhy Leyva Aguilar Pgina - 3 - http://www.jonhy.com jonhyleyva@gmail.com 4. EJEMPLO DE UNA BASE DE DATOS: El siguiente ejemplo muestra la base de datos de un INSTITUTO, en el cual se almacena informacin referente a los alumnos, docentes, especialidades y los cursos segn la especialidad de cada alumno. 5. INGRESAR AL PROGRAMA: Seleccione la opcin PROGRAMAS del men INICIO. A continuacin Seleccione Microsoft Office 2007 y luego haga click sobre la opcin MICROSOFT ACCESS 2007 Se visualizar la ventana de inicio de Access: NUEVO ARCHIVO. ALUMNOS Nombre Edad Luis 18 Carmen 22 Pedro 19 DOCENTES Nombre Edad Cesar 28 Juan 29 Alfredo 30 ESPECIALIDADES Informtica Matemticas Contabilidad Administracin CURSOS Sistemas Operativos Redes Estadstica Anlisis Matemtico MS Word 4. C.P.B. La Asuncin Microsoft Access - 4 Sec. Prof. Jonhy Leyva Aguilar Pgina - 4 - http://www.jonhy.com jonhyleyva@gmail.com ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS 2007 La barra de Ttulo: contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento actual. La barra de Acceso rpido: contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar , Imprimir o Deshacer . La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn. 5. C.P.B. La Asuncin Microsoft Access - 4 Sec. Prof. Jonhy Leyva Aguilar Pgina - 5 - http://www.jonhy.com jonhyleyva@gmail.com El Botn de Office: que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A. SE DIVIDE EN DOS TIPOS BSICOS DE ELEMENTOS: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir. Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administrar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos. La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento.