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Microsoft Access 2000Autor: Jose

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Presentación del curso

En el manual se han tratado todos los aspectos relativos a Access 2000 quenecesitan conocer tanto el usuario novel como el operador más avezado.

En tal sentido, nada se ha omitido y nada se ha dado por sabido; todos los aspectosdel programa han sido explicados minuciosamente y a fondo.

Pero lo que resulta realmente importante destacar en esta breve introducción es queen la publicación se han analizado, además de las características más conocidas yutilizadas de anteriores versiones de Ac-cess (muchas de ellas mejoradas), todas lasnuevas e importantes prestaciones que se le han incorporado a esta novísimaversión, entre las que enumeraremos a continuación de estas líneas solamente lasmás destacables, pues hacerlo con la totalidad de las mismas excedería con mucholos límites habitualmente asignados a una introducción convencional.

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1. Introducción[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/introduccion]

Acerca de Microsoft Access 2000

Microsoft Access 2000 es un sistema de administración de bases de datosrelacionales, diseñado es-pecialmente para ser utilizado bajo Windows 95/98.

Al comienzo del Capítulo 1 de esta publicación se dan las definiciones respecto delsignificado y al-cance de términos utilizados en las líneas anteriores, por lo que aesas líneas nos remitiremos en cuanto al detalle de las prestaciones del programa.

Sobre Access 2000 en sí diremos que la gama de tareas en las que puede aplicarsees prácticamente ilimitada; no hay actividad en la que no pueda utilizarse; desdeuna modesta agenda personal hasta la más sofisticada y compleja base de una granorganización empresaria pueden utilizarlo con notables ventajas.

Por tratarse de un sistema de administración de bases de datos relacionales, Accesspuede estable-cer relaciones entre, por ejemplo, una base de datos con informaciónsobre vendedores, con otra sobre productos vendidos y con una tercera sobreclientes. Por otra parte, es posible trabajar con una base de Access utilizándola enforma independiente o estableciendo vinculaciones con diferentes bases de datosexternas, como por ejemplo, las confeccionadas con dBase.

Finalmente, y cerrando esta bravísima enumeración, con Access 2000 resulta muyfácil colocar nues-tros datos en la Web, pues pueden crearse páginas para serconectadas en forma directa a una base de Access o de Microsoft SQL Server. Y hastapueden modificarse datos de la base colocada en la red por sus visitantes; porsupuesto, siempre que estuvieren dotados de la correspondiente autorización.

Acerca de este Curso de Access 2000

En el manual se han tratado todos los aspectos relativos a Access 2000 quenecesitan conocer tanto el usuario novel como el operador más avezado.

En tal sentido, nada se ha omitido y nada se ha dado por sabido; todos los aspectosdel programa han sido explicados minuciosamente y a fondo.

Pero lo que resulta realmente importante destacar en esta breve introducción es queen la publicación se han analizado, además de las características más conocidas yutilizadas de anteriores versiones de Ac-cess (muchas de ellas mejoradas), todas lasnuevas e importantes prestaciones que se le han incorporado a esta novísimaversión, entre las que enumeraremos a continuación de estas líneas solamente lasmás destacables, pues hacerlo con la totalidad de las mismas excedería con mucholos límites habitualmente asignados a una introducción convencional.

Diremos entonces que con Access 2000 podremos...

Trabajar en la nueva Barra de Herramientas de la ventana Base de datos.

Crear accesos directos que representen a los objetos de la Base.

Agrupar a los objetos de la base, de forma de poder tener en un mismo panel ungrupo llamado, por ejemplo, "Contactos", en el que dispondremos de accesos



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directos a las tablas, consultas, formularios e informes de nuestros contactos, conmiras a optimizar futuras gestiones de ventas.

Aplicar un bloqueo por registros (anteriormente, el bloqueo se aplicaba por páginas,lo que significaba un sector de 4 Kb que podría contener, en consecuencia, muchosregistros) lo que nos permite diseñar sistemas compartidos más eficientes y conmenor tiempo de espera para los usuarios.

Establecer una relación uno a varios donde podremos crear una hoja secundaria enla que se muestren todos los registros de la tabla relacionada, correspondientes alregistro actual de la tabla principal.

Disponer de formatos condicionales, lo que nos permitiría, por ejemplo, mostrar enrojo los resultados correspondientes a valores negativos.

Crear una página Web que contenga campos de datos dotados de un control tipobarra, el que nos permitirá avanzar o retroceder de registro, ordenar en formaascendente o descendente y aplicar filtros por formularios.






2. Qué es una base de datos[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-base-datos]

Qué es Microsoft Access

Podemos definir a Microsoft Access 2000 (en adelante MS-Access ó Access) como unsis-tema de administración de bases de datos relacionales, diseñado especialmentepara ser utilizado bajo Windows 95/98. Veamos el significado de esta definición,mediante la descripción de sus componentes.

Qué es una base de datos

Una base de datos es una colección de informaciones o datos relacionados con untema particular. Todos los que hemos trabajado en los archivos de una oficina osimplemente consul-tando un libro en una biblioteca, sabemos en qué consiste unabase de datos "en cartulina"; un contenedor adecuado (fichero) en donde sedisponen una cantidad de tarjetas o fichas de manera que puedan revisarse confacilidad, y generalmente en un orden determinado (alfabético, por ejemplo).

Cada una de las tarjetas contiene datos sobre un determinado artículo (libros, en elcaso de la biblioteca) los que se ingresan de una manera prefijada y uniforme paratodas ellas (autor, títu-lo, número de catálogo, tema, cantidad de páginas, editorial,lugar y fecha de la impresión, por ejemplo).

Ahora bien, en las bases de datos electrónicas la información se ingresa, se guarda yse administra en computadoras mediante programas especializados, entre los quese destaca Ac-cess, objeto de este curso.

Bases de datos y ficheros manuales

Si necesitáramos ubicar un libro por su título, de estar las tarjetas en el ficheroordenadas al-fabéticamente por título, no tendremos que mirar cada una de lasfichas hasta encontrarlo.

Pero si lo que buscamos en ese fichero son los libros sobre un determinado tema,nos será preciso revisar el fichero en su totalidad para ubicarlos.

Siempre refriéndonos al fichero manual, podríamos dar una solución a esteproblema man-teniendo una copia del mismo ordenada por tema, otra por autor,etc., lo que nos obligaría a la tediosa tarea de actualizar todos y cada uno de estosficheros toda vez que se produzca una no-vedad.

Campos, registros, tablas y bases

Un campo es la pieza más pequeña de información de la que se compone una basede da-tos. Esta parte indivisible contiene un único dato, como por ejemplo unprecio, un tamaño, un nombre, etc.

Los campos se disponen en conjunto llamados registros. Un registro es, en medioselectró-nicos de almacenamiento, el equivalente a la ficha.

Del mismo modo que las fichas, cada registro está compuesto por los mismoscampos y en la misma disposición; sólo cambia el contenido, pero permaneceninvariables la longitud y la ubi-cación de cada uno de los datos en todos los



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registros.

Esta colección de registros idénticos en cuanto a su formato, se agrupa en Access enlo que se denomina una tabla, que es el equivalente del contenedor o ficheromanual. Por ejemplo, si el tercer campo del registro es el precio, todos los registrosde una misma tabla contendrán en ese lugar, distintos valores numéricoscorrespondientes al precio de cada producto o artículo.

La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas.Cada fila o renglón contiene los datos de un único registro, dispuestos uno al ladodel otro, por lo que, siguiendo hacia abajo, en cada columna encontraremos undeterminado campo de cada uno de los registros de la tabla.

Los nombres de los campos que aparecen al tope de la tabla, describen lainformación que contendrá cada uno de ellos, y nos sirven como medio para hacerreferencia al dato contenido en el campo.

Para aquellos lectores familiarizados con dBase III, dBase IV, FoxPro, etc. diremosque lo que llamamos tabla en Access, constituye una base de datos o archivo DBFen sistemas tipo dBase, aplicándose allí la misma modalidad de campos y registros.

Pero Access incorpora un nuevo concepto; el de la base de datos integral. Se tratade un ente que agrupa todo lo necesario para el manejo de la información referentea un determinado tema: tablas, formularios, índices de ordenamiento, relacionesentre los datos de las distintas ta-blas, informes, etc. que veremos en el resto deeste curso.

De hecho, podemos tomar todas las bases de un determinado sistema tipo dBase eincorpo-rarlas a una única base de datos Access, como lo veremos más adelante eneste curso.






3. Qué es un sistema de administración de bases de datosrelacionales[http://www.mailxmail.com/...ccess-2000/que-es-sistema-administracion-bases-datos-relacionales]

Se trata de un instrumento que nos permite ingresar, recuperar y manejar la informacióncontenida en la base de datos. Entendemos por manejar, la posibilidad de ejecutar lassiguientes operaciones, entre muchas otras:

Añadir nueva información a medida que ésta va ingresando.

Obtener la información ordenada según determinados parámetros (por orden alfabético,según el nombre del autor, según la temática de cada libro, etc.).

Calcular cómputos referidos a la base (cantidad total de publicaciones, promediosperiódicos de ventas, promedios según las diversas categorías, etc.).

Imprimir la información deseada, ya sea en forma de tablas o de gráficos de diversos tipos.

Todas estas prestaciones y muchísimas más que resultaría fatigoso enumerar, compartenuna característica común que constituye la más notable diferencia respecto de la base dedatos tradicional. Esta diferencia consiste en que los datos se ingresan una sola vez, de unadetermina-da forma, y pueden luego manipularse para extraer la información ordenada yseleccionada según múltiples criterios.

Qué significa relacional

Este término está referido a la forma en que Access organiza la información de las distintastablas que componen la base de datos.

La siguiente figura muestra la aplicación de una base de datos relacional a un sistema declientes:



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Vemos que en la tabla de clientes muchos de sus campos se hallan codificados, porejem-plo, el vendedor está reemplazado en la tabla de clientes por un número, que luego setraduce, tabla de vendedores mediante, al nombre correspondiente que aparece en la ficha(recuadro gri-sado que vemos en la parte inferior de la figura). Algo similar ocurre con laprovincia y la categoría de inscripción en el IVA.

El mecanismo de la relación es muy sencillo: basta con establecer la misma (indicando quécampos y qué tablas intervienen) para luego acceder automáticamente a los datosrelacionados.

Por ejemplo, y con referencia a la figura, establecemos la relación del campo Cat. con lata-bla de categorías IVA, del campo Vend. con la tabla de vendedores, etc.

Una vez establecidas las mencionadas relaciones, cada vez que se lee un registro en lata-bla de clientes, se posicionan en el lugar correspondiente todas las tablas que seencuentran rela-cionadas.

En el ejemplo, con sólo acceder al cliente número 249, la tabla vendedores (en los ejemplosamada Comisión) se posicionará en "Mario" y la de categoría de IVA en "Resp. Inscripto".

Podemos mostrar entonces directamente el nombre del vendedor en lugar de su código,ocurriendo algo similar con la categoría IVA y la provincia. Elaboraremos así una vista delarchivo de clientes con todas las descripciones necesarias. La información obtenida pormedio de las rela-ciones se muestra en cursiva en el cuadro grisado de la figura, a este tipode vista particular de la base lo llamaremos consulta.

Una base de datos relacional, finalmente, es un sistema específicamente diseñado para elmanejo de información que ha sido previamente organizada en forma de una o varias tablasrela-cionadas entre sí.






4. Qué es una consulta[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-consulta]

Básicamente, una consulta (query) es una forma de buscar, encontrar y exhibirdeterminada información, extrayéndola del cúmulo de datos que almacena la base.

Los datos que responderán a la consulta pueden provenir de una o varias tablas. Enla figu-ra 1.2 el recuadro grisado titulado "Una vista del cliente" es un formularioque toma los datos de una consulta, la que agrupa información proveniente de lastablas de clientes, de provincias, de categorías IVA y de vendedores. A larespuesta de la consulta se la denomina hoja de respues-tas dinámicas.

Página 3

Se le llama dinámica porque cualquier dato que se modifique en la mencionada hoja(que podrían ser, por ejemplo, los del recuadro gris de la figura), es actualizado enla(s) tabla(s) corres-pondientes.

Como ejemplo, diremos que con una consulta podremos:

Localizar inmediatamente el nombre y la dirección de una determinada persona.

Imprimir cartas y etiquetas dirigidas a residentes de determinada provincia.

Extender una orden de reposición para productos que hayan llegado a un límitepredetermina-do de sus existencias.

Imprimir un resumen total de ventas, con subtotales por productos o fechas.

Imprimir cartas recordatorias de vencimientos a 30, 60 o más días.



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5. Qué es un formulario[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-formulario]

Un formulario es generalmente una hoja de papel en la que disponemos de lugaresen blan-co para introducir la información, con un campo separado para cada dato.

En una base de datos electrónica la definición es casi la misma, con la diferencia deque trabajamos en la pantalla del monitor; de esta manera podremos ingresar ymodificar los datos directamente en el formulario de la pantalla, formulario quehabremos diseñado previamente se-gún nuestra necesidad y en el que podremosincluir también material gráfico (fotos) y sonidos.

Como un complemento, un formulario Access puede disponer de los llamados botones de comando. Pulsando estos botones se ejecutarán funciones o tareas quenos ayudarán a manejar la información. La figura 1.3 nos muestra un formulario quenos permite, además de ver y actuali-zar los datos de cada cliente, hasta marcar sunúmero telefónico pulsando un botón.



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6. Qué es un informe[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-informe-1]

Un informe consiste en informa-ción, impresa o visualizada en pantalla, organizadasegún el criterio que haya-mos introducido. Se puede usar un in-forme paraagrupar registros en un di-seño personalizado. La variedad de formas en que puedepresentarse la información es casi infinita; citaremos como ejemplo: Listas deprecios, etique-tas, facturas, informes con totales y subtotales, inventarios,correspondencia personalizada ( mailing), etc.

Si bien trabajaremos con informes sencillos, aprenderemos a crear diferentesinformes, que nos permitirán mostrar la información en detalle, separada porgrupos (los que pertenecen a cada provincia, por ejemplo) con sus correspondientestotales y, dentro de ellos, los subgrupos corres-pondientes a las distintaslocalidades de cada provincia.



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7. Qué es un objeto y un filtro[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-objeto-fi l tro]

Qué es un objeto

En Access, objeto significa, en términos generales, algo que es posible seleccionar ymani-pular como una unidad identificable, como por ejemplo una tabla, unaconsulta, un informe, una macro, un dibujo, un gráfico, un documento creado conotra aplicación, un control en un formula-rio, etc.

Qué es un filtro

Un f i l t ro es un conjunto de criterios mediante los cuales le decimos a Access cuálesson los registros que deseamos ver y cuáles no. Podemos aplicar un filtrotemporario sobre cualquier ta-bla, consulta o formulario que se encuentre activo, obien crear una consulta en base a la tabla y utilizar dicha consulta como si se tratarade la tabla misma, pero conteniendo sólo los registros que se especifican en elcriterio de selección. En los capítulos correspondientes veremos cuál es la diferenciaentre unos y otras.



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8. La pantalla de trabajo de Access[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/pantalla-trabajo-access]

Access presenta, al igual que toda aplicación que corre bajo Windows 95/98, lamisma es-tructura de pantalla, tanto en sus ventanas como en sus cuadros dediálogo. Veamos cuáles son sus distintos componentes:

Barra de títulos de la aplicación

Por ser Access una aplicación multi-ventanas, la barra de títulos sólo contiene elnombre de la aplicación. Se abrirán luego distintas ventanas, que en sus títulosmostrarán el nombre de los elementos que contienen.

Siguiendo el estándar de Windows, la barra de títulos contiene también los botonesnecesa-rios para el manejo de la ventana Access, elementos que son ya familiarespara quien maneja cualquier otra aplicación Windows 95/98.

En la figura 1.5 se muestra la pantalla de Access en el modo ventana, por lo quevemos los botones de maximizar y minimizar. Si pulsamos el botón de maximizar,la aplicación se mostrará en el modo de pantalla completa. Este botón cambiarápor el de restaurar, que nos permitirá volver al modo ventana.

La barra de Menú

Contiene opciones que al ser pulsadas presentan distintos submenúes, en los que



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hallare-mos todas las funciones y comandos necesarios para trabajar con Access.

Con respecto a la barra de menús de la figura debemos aclarar que sólo muestra dosopcio-nes debido a que se trata de la pantalla principal de Access, en la que todavíano hemos activado objeto alguno (no hay ninguna base activa).

Esta barra agregará las opciones que sean de aplicación de acuerdo al elemento quese en-cuentre seleccionado: base de datos, tabla, consulta, formulario, etc.

La barra de herramientas

Se trata de una banda que contiene distintos iconos que nos permiten ejecutardirectamente los comandos y funciones más usuales de Access. Al igual que la barrade menú, también expe-rimentará variaciones de acuerdo a la situación o al objetoseleccionado.

Veremos más adelante que podemos también seleccionar entre distintas barras queprovee el programa.

El área de trabajo de Access

Es el sector en donde se abrirán las ventanas de trabajo, como por ejemplo las de Bases de datos, Informes, Formularios, etc.

La barra o línea de estado

Nos muestra una breve reseña de la acción de determinado comando; puedeindicarnos también qué operación podemos realizar a continuación, y también algoque nos resultará de su-mo interés durante nuestro aprendizaje: si llevamos elseñalador del mouse (sin pulsar) sobre un determinado botón-herramienta,podremos leer allí una breve descripción de su función.

Veremos luego que esta línea puede instruir al futuro operador de nuestras bases dedatos, indicándole alguna característica del dato a ingresar, etc.

Hacia el sector extremo derecho de esta línea encontraremos los indicadores demodo, en los que se muestra, entre otras cosas, si estamos trabajando en sobreescritura (SOB), en modo de inserción (INS), en mayúsculas (MAY), etc.

La ventana inicial del programa

La figura 1.6 muestra las alternativas que presenta el programa en el momento desu apertura.

Quien ha trabajado con Windows, sabe que pulsando doble clic sobre el archivo dedatos se abri-rá la aplicación correspondiente con el archivo elegido. Si en lugar de






seguir los pasos anteriores pulsáramos doble clic sobre un archivo con extensión mdbmdb (Microsoft Data Base) no aparecerá el cuadro de diálogo de la figura 1.6 ypasaremos directamente a la ventana de la figura 1.7.

Por ahora de este cuadro sólo debemos saber que nos permite elegir una base dedatos existente o bien iniciar y grabar una nueva base de datos en blanco paracomenzar a crear los distintos elementos que sean necesarios para nuestro trabajo.

Si disponemos ya de una base de datos (no es nuestro caso) podemos seleccionarlade la lista, seleccionaremos la opción Más archivos, con lo que accederemos a uncuadro de diálogo estándar de abrir archivo, en donde buscaremos el archivo tipo mdb en cualquiera de las unida-des disponibles en nuestra PC (A, C, D, unidadCD-ROM, unidad Zip, etc.) o la red local.






9. Creando nuestra base de datos[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/creando-nuestra-base-datos]

La primera de las alternativas del cuadro de la figura 1.6 (lección anterior) es lacreación de una nueva base de datos en blanco, que es lo que haremosseguidamente.

1. Activemos la casilla correspondiente a la primera opción: Base de datos deAccess en blanco y pulsemos Aceptar.

Se presentará ahora el cuadro de diálogo de la figura 1.7, en donde se nos proponela crea-ción de una base de datos con nombre db1.

Este nombre se encuentra actualmente seleccionado, lo que significa que cualquiercosa que escribamos con el teclado lo reemplazará.

2. Cambiemos entonces el nombre propuesto por otro más adecuado para nuestrospropósitos; escribamos practica y pulsemos luego el botón Crear.

Aunque la palabra "práctica" lleva acento es recomendable no utilizarlo en ningúncaso en el que debamos asignar nombres de archivos, carpetas, direcciones de Weby e-mail, etc.; de esta ma-nera evitaremos confusiones en lo futuro.

Luego de pulsar Crear se presentará en la pantalla de Access una ventana muyimportante con la que trabajaremos a lo largo de todo este curso.



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10. La ventana de Base de Datos[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/ventana-base-datos]

Este cuadro (figura 1.8) nos muestra todos los objetos que contiene la base dedatos organi-zados inicialmente por categorías o tipo de objeto. Ya describimosbrevemente la función de las tablas, consultas, formularios, informes, etc., ytambién sabemos que se trata de distintos tipos de objetos.

Este cuadro dispone en su borde de una barra en la que podremos elegir el tipo deobjeto que se nos mostrará. Inicialmente se encuentra activo el botón Tablas, loque significa que vere-mos la lista de todas las tablas contenidas en la base dedatos, si bien por ahora no hay ninguna tabla que mostrar.

Además de la lista de objetos existentes, este cuadro nos muestra, para cada una delas ca-tegorías uno o más asistentes que nos permitirán crear ese tipo de objeto.

La figura muestra tres formas de crear una tabla, las que utilizaremos en el próximocapítulo cuando comencemos a crear objetos.

Mensajes de Access



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Veremos que algunos mensajes que Access debe emitir son expre-sados por elAyudante (si se encuentra activo). Por ejemplo, si salimos del programa y olvidamosgrabar los cambios efectuados, el mensaje corres-pondiente aparece en un globo,acompañado por la animación y el sonido del Ayudante (figura 1.9).






11. El botón ¿Qué es esto?[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/boton-que-es-esto]

Si tenemos alguna duda sobre la función o la denominación de alguno de loselementos de Access que aparecen en la pantalla, llevaremos el señalador sobre elobjeto en cuestión y, sin necesidad de pulsar, aparecerá el nombre del objeto ocontrol correspondiente. Si esta aclaración no nos resultara suficiente, recurriremosal botón "¿Qué es esto?"; para ello...

1. Pulsemos las teclas Shift + F1 y el puntero del mouse cambiará su aspecto; aparecerá en pan-talla el icono móvil "¿Qué es esto?".

2. Llevemos el puntero hasta el elemento o botón sobre el que tenemos dudas ypulsemos.



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12. Cerremos nuestra base de datos[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/cerremos-nuestra-base-datos]

Como toda aplicación Windows 95/98 podremos cerrar Access (y la base de datosque hemos creado) pulsando el botón Cerrar.

Cómo guardar los cambios de diseño

Si en una sesión de trabajo hubiéramos creado algún objeto o producido algúncambio en el diseño de cualquiera de los objetos existentes, Access nos recordará,al momento de cerrar, que debemos grabar dichos cambios. No es nuestro caso eneste momento, puesto que aún no hemos creado objeto alguno dentro de la basepero, si intentando probar algo, sin desearlo, hubiéramos creado algún objeto,aparecerá el aviso en cuestión, al que contestaremos No.



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13. Creando tablas de datos[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/creando-tablas-datos]

Cómo construir una base de Clientes

A partir de este capítulo desarrollaremos un ejemplo similar al que se muestra en lafigura 1.2 del Capítulo 1: una tabla de clientes con todas las tablas auxiliaresnecesarias, las que se re-lacionarán con la primera, para manejar luego toda esainformación mediante un formulario.

Así veremos claramente qué significa relacionar datos y cómo una consulta nospermite se-leccionar, organizar y agrupar esos datos según nuestras necesidades.

Abramos la base de datos creada en el capítulo anterior

1. Seleccionemos nuevamente la aplicación MS Access, tal como lo hiciéramos en elejercicio del capítulo anterior.

Se presentará el mismo cuadro de la figura 1.6 (del Capítulo 1), pero si observamosla lista, allí aparecerá ahora Practica.mdb

2. Seleccionemos este elemento de la lista y luego pulsemos el botón Aceptar, paraque en la pantalla del programa aparezca el cuadro de manejo de objetos de la basede datos, también mostrado en el capítulo anterior (figura 1.8).

Con este cuadro podremos crear y modificar todos los objetos de la base de datoscon los que trabajaremos. El mismo permanecerá abierto mientras haya algún objetode la base abierto, sea este una tabla, un formulario, una consulta, etc., y cerrarlosignifica también cerrar la base de datos que el mismo representa.

Qué ocurre con las bases de datos de versiones anteriores

Podemos abrir una base de datos de las versiones 97, 7.0, 2.0 en MS Access 2000sin con-vertirla, y también podemos utilizar sus datos, pero no es posible modificarel diseño de los obje-tos de esa base de datos, ni aprovechar la mayoría de lasnuevas características de MS Access 2000, en tanto no se convierta a la nuevaversión.

La conversión se realiza en forma automática y con toda facilidad, pero antes deproceder debemos asegurarnos que todos los usuarios de esa base estén tambiénen condiciones de traba-jar en Windows 95/98 y en esta nueva versión 2000 deAccess, ya que una vez producido este cambio no podrán abrir la base de datos conprogramas Access en sus versiones anteriores.



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14. Cómo se crea una tabla[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-se-crea-tabla]

Lo primero que debemos crear es una tabla que, como vimos, es el verdaderosoporte que contiene a los datos. Es justamente la opción que se encuentrapreparada (obsérvese que el bo-tón Tablas se distingue de los demás).

1. Pulsemos doble clic sobre el botón Crear una tabla en vista Diseño para pasar a lacuadrícula de diseño de tablas de la figura 2.1.

En ausencia de un nombre, Access asignó el de Tabla 1. Ingresaremos ahora ladefinición de los datos que se almacenarán en la tabla y en el momento deguardarla le asignaremos un nombre apropiado.

2. En el lugar indicado coloquemos el nombre del primer campo: CODCLI

Mostramos los nombres de campo en mayúsculas por una cuestión de claridad, peroen Ac-cess tenemos total libertad para usar mayúsculas y minúsculas. Tambiénelegimos un nombre de campo corto, si bien, como podemos apreciar en lainstrucción de la figura 2.1, los nombres de campo pueden tener hasta 64caracteres de longitud e incluir espacios, como por ejemplo: Código del Cliente.

3. Pulsemos la tecla Tabulador, con lo que pasamos a la definición del tipo de datoque ha de contener el campo. Aparece una lista mostrándonos su primer elemento(Texto), pero no es este el tipo de dato que le asignaremos, por lo tanto:

4. Pulsemos sobre la flecha para abrir la lista indicada y de dicha lista elijamos Numérico.

Cómo definir las características de un campo



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Cómo definir las características de un campo

Habremos observado que en el sector inferior apareció un grupo de parámetros parallenar, titulado Propiedades del campo; allí podremos determinar todas lascaracterísticas que asumirá el campo que estamos definiendo.

Actualmente nos muestra las opciones por omisión para el tipo de dato elegidoarriba (Nu-mérico). Cambiando aquí los parámetros que sean necesarios, podremosdarle a cada uno de los campos las propiedades adecuadas de formato, decimales,etc. Estableceremos estos parámetros de la siguiente forma:

5. En Tamaño del campo aparecerá el valor predeterminado: Entero largo;pulsaremos sobre la flecha ubicada a su derecha y de la lista elegiremos Entero.

6. De modos similar en el campo Lugares decimales elegiremos el valor 0 .

Si deseamos que Access controle que no se repita el código del cliente, debemosasignar a la propiedad Indexado de este campo el valor Sí (Sin duplicados).

7. En el campo Requerido elegiremos Sí, y en el campo Indexado elegiremos laopción Sí (Sin duplicados); pronto veremos qué es un índice. El cuadro depropiedades del campo referido tendrá ahora el aspecto de la figura 2.2.

8. Pulsemos en el campo Descripción (figura 2.1) y escribamos "Código numéricodel Cliente", terminando con ENTER para continuar con la definición del próximocampo.

9. Allí escribiremos NOMBRE, pulsaremos ENTER para pasar a la siguiente columna,y nuevamente ENTER, para aceptar el tipo por omisión (Texto).

10. En Descripción escribiremos "Nombre o razón social del cliente".

11. Del mismo modo que lo hicimos con el nombre definiremos la Dirección,Localidad y Teléfono según los siguientes parámetros:

Nombre del campo Tipo de datos Descripción Tamaño Requerido

DIRECCIÓN Texto Calle y número 50 SI

LOCALIDAD Texto Ciudad o pueblo 36 SI

TELÉFONO Texto Números y espacios 30 NO

La ventana de diseño deberá contener ahora los datos que se muestran en la figura2.3. Completado el ingreso de los campos que componen (por ahora) la tabla declientes, procedere-mos a grabarla:






12. Para guardar en la base la tabla que creamos, pulsemos el segundo botón de labarra, con lo que aparecerá el cuadro de diálogo Guardar Como (figura 2.4).

13. En lugar del nombre que se nos presenta (Tabla 1) escribamos en este cuadro: ClientesClientes y pulsemos Aceptar aparecerá el cartel de la figura 2.5.

No necesitamos por ahora definir claves y por lo tanto contestaremos No.

14. Cerremos ahora la ventana diseño (figura 2.3).

Veremos que podemos establecer el ordenamiento de la tabla fácilmente pulsandoun botón y sin necesidad de crear una clave.

No obstante, en aplicaciones más avanzadas es conveniente definir una clave






No obstante, en aplicaciones más avanzadas es conveniente definir una claveprincipal, ya que ésta nos permitirá mantener la integridad referencial. Esto significaque no nos será permitido eliminar en una determinada tabla ningún registro delque dependan otros registros en otras ta-blas.

Especialmente en sistemas multi-usuarios es imprescindible controlar la integridadreferen-cial para que no nos ocurran cosas tales como eliminar un cliente que aúntiene registros pendien-tes de pago en la tabla de facturas. Para que el lector tengauna idea de lo que significa una Clave principal en una tabla, explicaremosbrevemente esta característica al final de este capítulo. Volve-remos luego a estetema, sobre el final del Capítulo 5, en donde veremos la primera aplicación prácticade una clave.

Otro control que sí es importante para nuestro ejemplo es el de las duplicaciones.Veremos que por haber definido el campo CODCLI con la propiedad Indexado y Sinduplicados, tal como lo vimos en la figura 2.2, no nos será permitido ingresar dosregistros con el mismo valor CODCLI.

Ahora la base de datos Practica incluye a la tabla Clientes.

Observemos que el título del cuadro contiene ya el nombre de la tabla y el cuadrovacío de la figura 1.8 contiene ahora el icono representativo de esta tabla.

Más adelante, cuando hayamos aprendido algo más de Access, agregaremos a estatabla algu-nos campos que necesitaremos; veremos lo fácil que es hacerlo.






15. Cómo abrir una tabla e ingresar los datos[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-abrir-tabla-ingresar-datos]

Ya estamos en condiciones de utilizar la tabla y lógicamente, lo primero quedebemos hacer es cargar en ella los datos; veamos cómo hacerlo.

Tenemos en la pantalla el cuadro de control de los objetos de la base (figura 1.8 delCapítulo 1). Aparece allí seleccionada la tabla Clientes, por ser el único elemento quecontiene la base.

1. Pulsemos doble clic sobre este único elemento de la lista, y la tablacorrespondiente se abrirá para el ingreso y modificación de sus datos (figura 2.6).

Lo que veremos en la figura es la presentación en modo Hoja de datos, que es similara una de cálculos. Se trata de una delas formas de trabajar con una tabla. Veremosotras formas de presentación (formularios).

Figura 2.6

La acción de cliquear dos veces en rápida sucesión (mencionada aquí como dobleclic) nos permi-te ahorrar un paso. En la mayoría de los casos en que, luego deseleccionar algún ítem, se nece-sita una confirmación (botón Aceptar, Sí, etc.), eldoble clic sobre la opción elegida nos ahorra este último paso.

Se trata de una operación muy común en Windows, que debemos ensayar con el finde acostum-brar nuestra mano al breve lapso que separa a las dos pulsaciones.

Notemos que el cuadro Base de datos (podemos verlo en la figura 1.8 del Capítulo 1)dispone además del botón Diseño, que abrirá la tabla en modo diseño (figura 2.1), loque nos permitirá modificar su diseño o estructura. Lo utilizaremos luego paraagregar algunos campos a la misma.

Por ahora sólo debemos tener en claro la diferencia entre crear o modificar laestructura de una tabla (crear campos, asignar tipos de datos numéricos, textos,etc.) e ingresar o modifi-car los datos de la tabla, que es lo que haremos acontinuación. En este modo de presentación (la figura 2.6 nos muestra la tabla enblanco y la 2.7 los datos ya ingresados) tenemos todos los datos de la tabla a nuestradisposición; podemos ubicarnos sobre cualquiera de ellos (figura 2.7) pulsando conel mouse para modificarlo. Si el dato que buscamos no aparece en la ventanade-bemos accionar sobre la barra de desplazamiento vertical para ubicar otrosregistros, o sobre la de desplazamiento horizontal para acceder a otras columnas queno están visibles.

En la figura 2.6 no aparecen las barras de desplazamiento por no ser necesarias, yaque tenemos a la vista todos los datos de la tabla.

Estas barras se presentarán cuando el tamaño de la ventana no sea suficiente paramostrar todos los datos de la tabla.



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Para quien recién se inicia en aplicaciones de este tipo, mostraremos algunosaspectos refe-ridos al ingreso y modificación de los datos de Access.






16. Cómo ingresar y modificar datos[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-ingresar-modificar-datos]

Access nos ofrece la posibilidad de editar o agregar registros en la hoja de datos deuna ta-bla, de una consulta o de un formulario (veremos aquí al caso de las tablas ydejaremos para los Capítulos 6 y 7 los otros dos).

Cómo ingresar datos en un registro (línea)

En el margen izquierdo de la tabla, cuatro símbolos nos muestran el estado delregistro.

Un triángulo negro nos indicará el registro activo propiamente dicho (figura 2.7).

Un icono en forma de pequeño lápiz nos indica que el registro está siendoeditado y que no ha sido guardado todavía.

Un asterisco identifica al registro en blanco, listo para agregar nuevos datos.

Un círculo cruzado por una línea nos indica (en un entorno de múltiplesusuarios) que ese registro no se puede editar por encontrarse bloqueado por otrooperador.

Figura 2.7

El cursor titilante se encontrará en el primer campo del registro, indicándonos que



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lo que es-cribamos se incorporará allí.

Completados los datos del primer campo, pulsaremos ó para pasar al siguiente.Cuando pulsemos alguna de estas teclas sobre el último campo de un registropasaremos auto-máticamente al siguiente. Antes de hacer esto último, Accessguardará los datos del registro que se completó.

Cómo corregir los datos de un campo

Si el error es de sólo algunos caracteres, pulsaremos sobre el campo en el lugar queque-remos corregir. Allí podremos escribir los nuevos caracteres y, mientras lohacemos, los caracte-res de la derecha se desplazarán; se dice que estamos enmodo inserción (que es el modo de trabajo predeterminado del teclado paracualquier aplicación). En este caso en modo inserción, podemos ayudarnos con lasteclas Retroceso ó Suprimir para borrar los caracteres a la izquierda o derecha,respectivamente.

Estando en modo inserción, podemos pulsar la tecla Insertar para pasar a modosobreescritura, lo que significa que cada carácter que escribamos reemplazará alque está a la derecha del cur-sor, ahorrándonos la tarea de pulsar teclas paraeliminar caracteres.

Cómo reemplazar el contenido de un campo

Llevamos el puntero al comienzo del campo, es decir entre el borde de la columna ysu primer carácter (el puntero cambiará su forma a una cruz indicándonos talcondición). Allí pulsare-mos el botón izquierdo y el campo quedará seleccionado,mostrándose en color negro. Estando el campo seleccionado en estas condiciones,lo que escribamos reemplazará al contenido anterior; en este modo, el primercarácter que pulsemos borrará el contenido anterior del campo y se colo-cará en sureemplazo; luego los siguientes caracteres que escribamos se agregarán a laderecha del anterior. Para corregir un dato existente debemos recurrir, en cambio,al modo edición, que ya vimos (el cursor está dentro del campo pero éste no seencuentra resaltado).

Si tenemos actualmente un campo resaltado y desplazamos con las teclasdireccionales (flechas) se agregarán nuevos campos a la selección.

Para resaltar con el teclado, la forma más rápida y sencilla es pulsar la tecla F2;esta tecla alterna entre los modos edición y reemplazo.

Cómo anular los cambios

Si aún no hemos salido del registro (el renglón de la tabla), podemos anular loscambios y volver al estado anterior pulsando Esc. Pulsando la primera vezanularemos los cambios del último campo modificado y pulsando nuevamenteanularemos los cambios de todos los campos del re-gistro activo.

Si luego de hacer un cambio en algún campo del renglón (registro), nos ubicamosen otro registro (pulsando Flecha arriba, Flecha abajo, o con el mouse), los cambioshechos al primero, como ya hemos dicho, son guardados en la tabla. A esta altura,si descubrimos un error en el registro que acabamos de modificar, debemos pulsar Control + Z y así recuperaremos en su estado anterior a todos los campos delúltimo registro modificado.

Datos permitidos, datos prohibidos y datos requeridos






Cada vez que intentemos salir de un campo después de haber modificado los datosdel mismo, Access se asegurará que el valor ingresado sea permitido. De nos ser asínos avisará que el mismo no es válido y que debemos modificarlo o bien deshacer laoperación presionando la tecla .

Un dato es rechazado cuando no es compatible con el campo que lo recibe (porejemplo, una letra no es aceptada en un campo numérico).

Otro cartel de error que podrá aparecer en el ejemplo que veremos, es el que nosadvierte que hemos dejado vacío un campo requerido (figura 2.8).

La propiedad Requerido (que hemos establecido para el campo codcli, ver figura2.2) signi-fica que Access no nos dejará pasar a otro registro sin antes completarese campo con algún dato válido.

Veremos más adelante que además de la validación inherente al tipo de datopodemos, para cada campo, establecer reglas de validación de acuerdo a lasnecesidades del formulario (por ejemplo, que un campo no acepte valoressuperiores a 1000).

Existen otros campos que no son editables, como por ejemplo los del tipo ContadorContador, en los cuales el programa asigna automáticamente un númeroconsecutivo para cada registro agregado, o los del tipo Calculado, que muestranvalores calculados por una fórmula. Tampoco podemos modificar los camposbloqueados o desactivados, o algunos campos de consulta.






17. Cómo desplazarnos con el teclado[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-desplazarnos-teclado]

Cuando tengamos que ingresar cantidades mayores de datos, nos resultará útilmanejarnos con el teclado. Mostramos aquí una breve guía de las teclas quecumplen alguna función especial.

Para:

Ir al campo siguiente ................................................................ Tabulador

Ir al campo anterior .................................................................. Shift + Tabulador

Ir al primer campo del registro actual ....................................... Inicio

Ir al último campo del registro actual ........................................ Fin

Ir al primer campo del primer registro (en una tabla) ............... Shift + Control +Inicio

Ir a la página anterior en una tabla o

Ir al registro anterior en un formulario ...................................... Re Pág

Ir a la página siguiente en una tabla o

Ir al registro siguiente en un formulario .................................... Av Pág

Ir a un registro (por ejemplo al Nº 7) ........................................ F5, 7, Intro



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18. Ingresemos datos en la tabla[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/ingresemos-datos-tabla]

Comenzaremos ahora a cargar los datos que necesitaremos para los ejercicios delos próximos capítulos.

1. Ubicando el cursor en el primer campo escribiremos los datos que siguen, utilizando en todos los casos las teclas indicadas en el primer renglón:

Notemos que al pasar a un nuevo campo, en la línea inferior de la ventana de Accessaparece el texto que ingresamos como descripción al diseñar la tabla.

Los valores de la clave (5, 68, 18) no fueron ingresados en forma ordenada, ypermanecerán en ese estado hasta que cerremos la tabla, momento en el cualAccess actualiza los índices de ma-nera tal que los registros aparezcan ordenadoscuando la volvamos a abrir.



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19. Qué ocurre al ingresar datos idénticos en el campo clave[http://www.mailxmail.com/...osoft-access-2000/que-ocurre-ingresar-datos-identicos-campo-clave]

Ya hemos dicho que en el campo CODCLI (y en todo otro campo que se declare indexadocon la opción sin duplicados) no nos será permitido ingresar un valor que ya exista para otroregis-tro.

1. Comprobemos esta propiedad ingresando a continuación el siguiente registro:

Cuando hayamos completado el último campo (o cuando intentemos pasar a otro registro)aparecerá la ventana de diálogo de la figura 2.9 indicándonos la condición de duplicado delregistro ingresado.

Figura 2.9

2. Debemos pulsar Aceptar, pulsar luego con el mouse sobre la clave duplicada (68) yescribir otro número en su lugar, por ejemplo 9.



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20. Cómo agregar registros[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-agregar-registros]

En la figura 2.6 podemos notar que debajo del último registro con datos seencuentra un renglón señalado con un asterisco en su sector de control, lo queindica que se trata del registro de inserción.

Si la tabla tiene muchos datos y no estamos viendo los últimos registros, esprobable que no se encuentre visible el registro de inserción en ese caso,disponemos de un botón en la barra superior que permite visualizar ese registroycoloca el cursor en su primer columna para comenzar el ingreso de los datos.

Cuando comencemos a escribir, el señalador adoptará la forma de indicadoractivo. Al completar el último campo, el señalador se desplazará hacia abajoabriendo un nuevo registro para el ingreso de los datos.

1. Pulsemos entonces en el primer campo del registro de inserción e ingresemosestos datos:

2. Guardemos ahora la tabla pulsando el botón de Guardar. Conviene que nosacos-tumbremos a guardar cada vez que terminemos una operación, aunque en esteca-so no es estrictamente necesario ya que Access guarda cada registro modificadoen el momento en que pasamos al siguiente registro o a cualquier otro pulsando conel mouse.

3. Cerremos la tabla pulsando clic sobre el botón de control de la ventana que lacon-tiene.



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21. Cómo eliminar un registro[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-eliminar-registro]

Esta operación eliminará una fila de la tabla, que equivale a un registro. Estando enel modo hoja de datos (que es como trabajamos hasta ahora):

1. Pulsemos en el sector de campos de uno de los renglones. El renglón quedaráre-saltado e indicado con el triángulo sólido (veremos mejor este tema cuandoestu-diemos selección de datos, en este mismo capítulo).

2. Pulsemos la tecla Suprimir y Access pedirá confirmación para eliminar el registro(figura 2.10).

Figura: 2.10

3. Pulsemos Sí y la fila correspondiente (registro) desaparecerá de la tabla.

Podemos hacer esto mismo con la opción Eliminar registro, del menú EDICIÓN yen ese caso no es necesario que la fila completa se encuentre seleccionada, bastarácon que el cursor se encuentre ubicado en cualquier campo de la misma.

Debemos prestar atención, puesto que si aceptamos, ya no podremos volver atráspara re-cuperar el registro.



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22. Qué hacer si el cuadro de datos no está en la pantalla[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/que-hacer-si-cuadro-datos-no-esta-pantalla]

Ya sabemos que este cuadro (mostrado en la figura 1.8 del Capítulo 1) es imprescindiblepa-ra el manejo de los objetos de la base de datos y que, a menos que cerremos la base,estará acti-vo, aunque puede ocurrir que en determinadas circunstancias no se encuentre ala vista; por ejemplo cuando se superpone alguna ventana encima del mismo.

En este caso aparecerá en la barra superior un icono que representa a este cuadro (si noestuviera, bastará con pulsar sobre cualquiera se los objetos para que aparezca). Pulsandosobre este icono, el cuadro de la figura 1.8 aparecerá en primer plano.

Otra forma de activarlo es mediante la opción VENTANA del menú, en la que encontraremosla opción, que en este caso es 1 Practica: Base de datos; al pulsarla reaparecerá el cuadroen pri-mer plano.

Podemos ocultar a esta o cualquier otra ventana que utilicemos en nuestro trabajo conAc-cess con la opción Ocultar del menú VENTANA.

En el caso de la ventana Base de datos siempre contaremos con el mencionado botón parahacerla aparecer pero si la que se encontrara oculta fuera la ventana de un objeto cualquierade la base podremos volverla a visualizar si elegimos Mostrar en el menú VENTANA, lo queabrirá un cuadro con una lista de todos los objetos ocultos. Pulsando sobre cada uno deellos los traemos nuevamente a la pantalla. Otra forma es simplemente volviendo a abrir elobjeto seleccionándolo en la ventana Base de datos.

Qué es una aplicación de base de datos

Tratándose de bases de datos Access, podemos decir que una aplicación es una base dedatos (el archivo mdb que ya conocemos) que tiene definidos algunos objetos que nospermiten utilizar esos datos.

El contenido de esa base podría ser desde algo tan simple como una tabla con parámetros deordenamiento que nos permitan ver y actualizar sus datos manteniendo un ordendeterminado hasta algo tan complejo como un sistema completo de reservas manejado desdevarias terminales.

Por lo general cuando se define una aplicación para uso de terceros, se incluyen en la mismaciertos parámetros para que, junto con la apertura de la base, arranque algún proceso inicial.Normalmente este proceso inicial consiste en presentar un determinado formulario o unmenú de opciones en la pantalla.

Podemos colocar el icono que representa esta base de datos en el escritorio de Windows95/98 o en algún lugar del menú Inicio, y así facilitar el acceso a la misma de los usuariosque vayan a emplearla.

En el CD-ROM de Office 2000 encontraremos varias aplicaciones a modo de ejemplo.Busquemos (con el comando Buscar de Windows) la clave *.MDB en la unidad donde hemoscoloca-do el mencionado CD y aparecerá una lista de estas aplicaciones. Pulsemos allímismo y arrastremos hacia el escritorio o cualquier carpeta que utilizamos habitualmente ytendremos un ejemplo de desarrollo de bases de datos que podemos abrir, modificar,investigar, etc.



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23. Cómo copiar una tabla (o cualquier otro objeto)[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-copiar-tabla-cualquier-objeto]

Podemos hacer duplicados de objetos utilizando el mouse. Si mantenemos pulsadala tecla Control mientras arrastramos algún objeto (tabla, consulta, etc.) dentro delcuadro Base de datos, cuando soltemos el botón aparecerá un duplicado con elnombre Copia de xxxx, siendo xxxx el nombre del objeto original.

La posibilidad de duplicar nos permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo cuando debamoscrear objetos similares. Obtenido el nuevo objeto duplicado en la forma que seindicó arriba, cambiaremos pri-meramente el nombre Copia de xxxx por otro másadecuado para el nuevo objeto (como veremos enseguida) y luego abriremos esteduplicado con la opción de diseño correspondiente, para efec-tuar los cambiosnecesarios. Además de facilitarnos nuestra tarea, este método dará uniformidad ycoherencia a nuestros diseños, ya que procediendo de este modo estaremos segurosde que la diferencia del duplicado respecto del original será sólo lo quemodificamos después de la copia.



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24. Cómo renombrar una tabla (o cualquier otro objeto)[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-renombrar-tabla-cualquier-objeto]

Lo que sigue es una propiedad intrínseca de todo objeto bajo Windows 95/98: si pulsamosuna vez sobre el objeto (en nuestro caso cualquiera de Access cuyo icono representativo seen-cuentre dentro del cuadro Base de datos) y luego de un instante volvemos a pulsar sobreel mis-mo, aparecerá recuadrado el nombre de ese objeto y podremos escribir el nuevonombre en su lugar.

Ahora, con la versión 2000 podemos cambiar los nombres de los objetos libremente

Ahora podemos cambiar el nombre de los objetos sin preocuparnos por otros objetos que losutilizan. Si por ejemplo utilizamos la tabla de Clientes en consultas, formularios, etc., alcam-biar el nombre de la misma (en versiones anteriores de Access) teníamos elinconveniente de que los objetos que empleaban esa tabla, presentaban un mensaje de errorindicando que "no existe el objeto tabla Clientes".

Ahora, en la nueva versión 2000, cuando cambiamos el nombre de cualquier objeto, Accessmodifica automáticamente todas las referencias a ese objeto para adaptarlas a la nuevadenomi-nación del mismo.

De este modo, si fuera necesario, podemos reorganizar en unos pocos minutos los nombresde todos los objetos de la base.



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25. El orden de los datos[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/orden-datos]

Una de las ventajas más importantes que nos proporcionan las bases de datos es lade po-der manejar la información en el orden requerido en cada caso.

Por ejemplo, si en un servicio médico se presenta un paciente que recuerda sunúmero de historia clínica, el operador lo ubicará inmediatamente tipeando esenúmero, pero si el paciente no lo recuerda se lo buscará por su nombre en una listaalfabética. El paciente tiene un único registro de legajo médico y, por lo tanto,estamos accediendo a la misma información por dos vías diferen-tes.

Esto es sólo un ejemplo de los múltiples beneficios que pueden obtenerse de unabase de datos como la que nos ocupa.

Qué es un índice o clave

Disponiendo de una computadora lo suficientemente rápida, el operador delejemplo anterior podría ordenar los datos en forma alfabética para ubicar alpaciente por su nombre, pero existe una forma mejor de hacer esto utilizandoíndices.

Un índice es una característica de la tabla asociada a un determinado campo de lamisma, que nos permite definir un ordenamiento y una clave de acceso particularpara los datos conteni-dos en dicha tabla.

Podemos decir que un índice nos permite:

Leer o listar los registros de la tabla en un orden determinado.

Acceder a un determinado registro en forma directa.

Relacionar datos de distintas tablas.

La clave principal de la tabla

Si bien en Access no es obligatorio, generalmente se acostumbra identificar a cada fi lafila o re-gistro con un único número de código o de serie, como por ejemplo elnúmero de legajo del em-pleado o el número de serie del producto.

En caso como los mencionados es conveniente definir para esos campos lacaracterística Indexado Sin duplicados y de esta forma nos aseguraremos queAccess nos impedirá ingresar más de un registro con el mismo valor de ese campo(es decir que de esta manera evitaremos tener dos registros con la misma claveidentificatoria).

También podemos designar a ese campo como Clave principal de la tabla y de esaforma la tabla se mantendrá siempre ordenada de acuerdo con el valor de esecampo.

Cuando ingresamos datos en una tabla estos van ocupando posiciones consecutivasy ese será el orden natural de la tabla u orden físico de los registros.

No obstante, como lo vimos en la figura 2.5, Access nos sugiere que definamos uníndice principal para que en adelante sea ese índice el que defina el orden en que se



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presentarán los registros.

Veremos luego, que se puede establecer el ordenamiento de los registros sinnecesidad de Clave principal, definiéndolo como una propiedad de la tabla. Noobstante, veremos algunos casos en los que es ventajoso establecer una claveprincipal para la tabla.






26. Cómo imprimir los datos de una tabla[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-imprimir-datos-tabla]

Dedicaremos este capítulo a describir los ajustes que podemos aplicar al diseñoinicial de la tabla de nuestro ejemplo. En tal sentido, agregaremos nuevas columnas,reubicaremos las exis-tentes, cambiaremos el nombre de los campos, etc. Conestas prácticas podremos comprobar lo simple que resulta aplicar estos cambios,incluso sobre una tabla que ya contiene datos. Pero an-tes veremos cómo seimprimen los distintos objetos de la base de datos.

Cómo imprimir los datos de una tabla

Ya sabemos cómo abrir una tabla en el modo de presentación hoja de datos, y dehecho te-nemos abierta nuestra tabla en ese modo, de acuerdo con el ejercicioanterior.

1. En ese caso pulsaremos el botón imprimir aparecerá el aviso de la figura 3.1indicándo-nos que el objeto está siendo enviado al dispositivo de impresión.

Figura: 3.1

Si, en cambio, seleccionamos la opción Imprimir del menú ARCHIVO, se mostrará elcuadro de diálogo de control de la impresión de la figura 3.2.

Figura: 3.2

2. Pulsando aquí el botón aceptar imprimiremos todos los registros de la tabla delmismo modo que si utilizáramos el botón que mostramos anteriormente.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-imprimir-datos-tabla




mismo modo que si utilizáramos el botón que mostramos anteriormente.

Podemos seleccionar un área (ya hemos visto cómo se selecciona desde la partede un campo a toda la tabla) y activar en cuadro de la figura 3.2 el botón Registrosse-leccionados, para imprimir sólo el área resaltada.

Si, en cambio, activamos la opción Páginas, podremos solicitar la impresión dede-terminadas páginas completando los campos Desde y Hasta con los números delas mismas.

En el campo Copias indicaremos la cantidad de copias que se imprimirán.

Habilitando la casilla Intercalar podremos definir si se imprimirán todas las páginasde la primera copia, luego todas las de la segunda, o bien todas las copias de laprimera página, luego todas las de la segunda, etc.

En todos los casos obtendremos un listado de la tabla ordenado de acuerdo con laclave principal o, en su defecto, en el orden en que se encuentren grabados losregistros.

Para realizar una impresión más acabada utilizaremos el Informe que, junto con el Formu-lario, constituyen los dos medios más apropiados para brindar informaciónde las bases Access a personas no especializadas en el tema.






27. Cómo elegir la impresora[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-elegir-impresora]

Access realiza sus impresiones utilizando como parámetros los que se encuentrandefinidos actualmente para Windows, en relación con la impresora elegida. Windowspermite más de una definición de impresora; veamos cómo se elige la impresora ylas características de impresión.

En la figura 3.2 podemos leer, en el campo Estado, las características de laimpresora se-leccionada. En la figura se indica que la impresora seleccionada es laque se ha definido para Windows como impresora predeterminada.

Como podemos apreciar, el campo Nombre puede abrir una lista; pulsando el iconocorres-pondiente se mostrarán todas las impresoras disponibles (se trata de lasimpresoras que se en-cuentren instaladas para Windows).

Lo que seleccionamos aquí no es la impresora en sí, sino distintas definiciones deimpre-sión, que pueden estar destinadas a distintas impresoras o no. Un ejemplotípico de dos o más definiciones para una misma impresora lo tenemos en el casode las impresoras láser, que por lo general disponen de dos modos de impresión:Postscript y PCL (dos controladores o programas distintos que podemos utilizar paraimprimir en la misma impresora).

Los campos Tipo, Dónde, etc., nos muestran otros datos de la impresoraseleccionada. Si no contamos con una impresora, podemos activar la casilla Imprimir en un archivoImprimir en un archivo, para llevar el trabajo a otra PC que disponga de impresora.En este caso, en lugar de ir al papel , se generará un archivo de impresión que luegopodremos utilizar en otra instalación; veremos esto más ade-lante en este mismocapítulo.



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28. Cómo ajustar el modo de impresión[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-ajustar-modo-impresion]

Si estando en el cuadro 3.2 pulsamos el botón Propiedades, se presentará el cuadrode control de la impresora. Este cuadro dependerá de la impresora que tengamosinstalada en el sistema; mostraremos aquí el que corresponde a una impresoraHewlett Packard de chorro de tinta (figura 3.3).

Figura: 3.3

En el primer subcuadro: ColorSmart podemos seleccionar el modo deAdministración del co-lor entre Automático y Manual (en este caso se habilitará elbotón Opciones, que nos dejará modi-ficar los distintos parámetros).

En el segundo subcuadro: Modo de Impresión podemos elegir entre los modos Óptimo, Normal y EconoFast.

No avanzaremos en más detalles porque, como dijéramos anteriormente, todo estoes parti-cular para cada marca y modelo de impresora, pero diremos que, paraimprimir tablas, formula-rios, informes y todo aquello que comprenda sólo datos, líneas y recuadros bastará con el modo predeterminado, es decir sólo pulsando AceptarAceptar en el cuadro de la figura 3.2.

Selección del tipo de papel

Si en el cuadro anterior (figura 3.3) pulsamos sobre la solapa Papel, el mismocambiará su aspecto por el que nos muestra la figura 3.4.



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Figura: 3.4

Podemos abrir la lista superior para elegir el tamaño del papel que mejor se adaptea la hoja que colocaremos en la impresora.

En el ejemplo, la lista muestra como seleccionado el formato A4, y junto al mismopodemos leer las medidas del papel.

Cómo imprimir en forma apaisada

Si tenemos que imprimir una tabla que contiene muchos campos, es probable que lamisma no quepa en el ancho de la página. Conviene entonces colocar la impresiónen forma apaisada para así aprovechar el largo de la página como ancho.

En el panel titulado Avanzadas definiremos si la impresión se hará a lo alto(Vertical) o en forma apaisada, a lo ancho de la página (Horizontal).

Cómo modificar los márgenes y encabezados de columnas

Si en la ventana de diálogo de la figura 3.2 pulsa-mos el botón Configurar,aparecerá el cuadro de la figura 3.5.






Figura: 3.5

Allí podemos cambiar los valores de los cuatro már-genes. Los cambios aparecenreflejados en forma gráfica en el recuadro Ejemplo.

En el caso de imprimir hojas de datos, con la casilla Encabezados de impresiónhabilitada, se envían los encabezamientos de columna a cada página; en cambio, sila apagamos, los encabezados se imprimen sólo una vez, al comienzo del listado.






29. Cómo visualizar nuestro trabajo antes de imprimir[http://www.mailxmail.com/...rosoft-access-2000/como-visualizar-nuestro-trabajo-antes-imprimir]

Es conveniente que, antes de enviar la información a la impresora, nos aseguremos que elresultado será el que estamos esperando y, para ello, nada mejor que ver el trabajoprevia-mente en la pantalla.

Pulsando el botón de Vista previa de impresión traeremos a la pantalla una imagensimilar a la que tendrá el trabajo una vez impreso.

Cómo imprimir en otra PC que no disponga de Access

Muchos usuarios que no disponen de impresora en su instalación se harán esta pregunta.Este problema se resuelve utilizando la opción Imprimir en un archivo.

Activando esta casilla (cuadro 3.2), cuando pulsemos el botón Aceptar se nos solicitará unnombre para el archivo en el que se guardará la imagen del resultado impreso. El formatodel mismo dependerá del controlador (driver) de impresora que tengamos seleccionadocomo impre-sora activa para Windows, y el mismo deberá ser adecuado para la impresoraen la que imprimi-remos; debemos consultar la documentación de Windows a fin de instalarel controlador de impre-sora que corresponda a la PC en donde imprimiremos.

Luego, copiando este archivo a un disquete, podemos llevarlo a otra PC con impresora eimprimirlo escribiendo en la línea de DOS (o en una sesión DOS dentro de Windows):

COPY nnnnn/B LPT1

En donde nnnnn representa el nombre que dimos al archivo de impresión cuando logene-ramos en Access.

El parámetro / B puede no ser necesario según el caso, dependiendo del tipo de archivo quese haya generado, por lo que recomendamos probar con o sin el mismo. Por ejemplo, en elcaso de generar para una impresora Postscript bajo Windows 95/98 e imprimir con unasesión de DOS también bajo Windows 95/98, no es necesario y si se trata de una impresoraHewlett Packard ó Epson de chorro de tinta tampoco.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-visualizar-nuestro-trabajo-antes-imprimir




30. Cómo agregar un campo (columna) a la tabla[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-agregar-campo-columna-tabla]

Es muy sencillo agregar campos a una tabla, y esto es posible inclusive si la tablatiene ya datos cargados. Trabajaremos con el mismo cuadro que utilizáramos paradefinir la tabla. Seguramente habremos notado que para que la dirección seacompleta está faltando un campo para la Provincia, que es justamente lo queagregaremos.

Ingresaremos entonces a Access y abriremos la base de datos Practica.mdb.

El modo diseño y el modo hoja de datos

Como ya vimos, el cuadro de diálogo Base de datos (figura 1.8 del Capítulo 1)dispone de un botón para Diseñar o modificar la estructura de una tabla, pero existeotro modo de acceder al modo diseño.

Toda vez que accedamos a un formulario, un informe, o una tabla, como en estecaso, aparecerá en la barra de botones, a la izquierda un icono tipo lista como elque se muestra en la figura 3.6.

Pulsando donde se indica, se abrirá la lista que aparece debajo; allí podremos elegirel modo Diseño si estamos en el modo datos (tabla) o como modo Datos si estamosmodificando el objeto (en modo diseño).

Los modos de trabajo posibles dependen del objeto de que se trate; trabajando conformularios y con tablas se mostrarán dos modos, y con informes y consultas tres;pero no debemos equivocarnos, lo que nos muestra el icono no es el modo en quese encuentra actualmente el objeto, sino el modo alternativo al que pasaremos si lopulsamos.

Esto significa que podemos cambiar de un modo al otro, lo que nos permite unaforma muy rápida de retocar el diseño si, al ingresar los datos, notamos que algo noestá bien, como por ejemplo tipos de datos, longitudes, campos que faltan, etc.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-agregar-campo-columna-tabla




1. En el cuadro Base de datos pulsemos doble clic sobre Clientes, con lo cualse abrirá la mencionada tabla en el modo hoja de datos (figura 2.6 de Capítulo 2).Lo que haremos a continuación será modificar el diseño de la tabla; para ello...

2. Pulsemos el botón de diseño (en el mismo cuadro Base de datos), con lo queaparecerá la cuadrícula de diseño para esta tabla (que ya vimos en la figura 2.3) yestaremos en condiciones de modificar cualquier detalle de la estructura de la tablao agregar campos, que es lo que haremos a continuación.

3. Agregaremos ahora el campo para la provincia. Para ello nos ubicamos en laprimera columna del primer renglón libre (debajo de TELEFONO) y escribimos allí PROVINCIAPROVINCIA como nombre del campo.

4. Pulsemos Tabulador para pasar a la definición del tipo de dato.

5. Para el tipo de dato seleccionamos Texto y en el recuadro Propiedades delcampo le asignamos un tamaño de 22 caracteres.

6. Pulsemos sobre la propiedad Requerido (en el sector inferior) yseleccionemos Sí.

7. Pasando a Descripción con Tabulador escribimos "Nombre de la Provincia".

8. Pulsemos el botón grabar para guardar estos últimos cambios.

El campo que agregamos siempre debe contener datos, debido a que lo definimoscon la propiedad Requerido. Cuando grabemos la tabla, Access verificará lacoherencia de todos sus datos y encontrará un error; un campo Requerido seencuentra vacío, ya que no hemos ingresado aún el nombre de la provincia enningún registro. El error está indicado en el cuadro de la figura 3.7, pues el campo ProvinciaProvincia se destaca en negro.

9. Contestaremos No, ya que conocemos cuál es el motivo del error que semuestra; de esta forma la tabla será grabada con los cambios que hemos hecho ensu diseño.






Figura 3.7

10. Pulsando el botón correspondiente en la barra de botones o bien el botón Abrir, del cuadro de diálogo Base de datos, pasemos a modo ingreso de datos(hoja de datos) y ya estaremos en condiciones de completar el campo agregado paratodos los registros, colocándole a cada uno la provincia correspondiente, si bien noharemos esto por ahora.

En este caso, como en muchos otros en los que tengamos que ingresar datos que serepiten, trabajaremos menos utilizando el Portapapeles, por lo tanto conozcamosprimero el Portapapeles para después ingresar los datos que faltan, con muchomenos trabajo.






31. Qué es el Portapapeles[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-portapapeles]

Se trata de un área de memoria que se utiliza bajo control de Windows, en la quepodemos guardar temporariamente piezas de información (textos, valores,imágenes, etc.) para luego inser-tar esa información en la misma aplicación o encualquier otra aplicación Windows que sea capaz de manejar ese tipo de objetos.

Para colocar un dato en el portapapeles previamente debemos seleccionarlo(resaltarlo). Aunque en el próximo ejercicio sólo necesitaremos seleccionar campos,veremos cómo se selec-ciona, desde parte de un campo, a toda una tabla completa.

Cómo seleccionar datos

Seleccionar parte de un campo

Utilizando el mouse podremos seleccionar parte de un campo pintando los datos.

Seleccionar un campo

Cuando explicamos el modo edición y el modo reemplazo aprendimos a resaltar uncampo (seleccionarlo) pulsando F2 o bien pulsando a su izquierda con el mouse; elpuntero se convierte en una cruz.

Seleccionar un registro

Teniendo el campo seleccionado podemos pulsar Shift y la Barra espaciadora, paraselec-cionar el registro actual.

Para hacer esto mismo con el mouse nos ubicamos a la izquierda del registro sobre

el botón de control; el cursor se convierte en y pulsamos.

Seleccionar más registros

Estando en el registro actual seleccionado podemos pulsar Shift y las teclasdireccionales Arriba y Abajo para seleccionar varios registros.

Para seleccionar varios registros con el mouse seleccionamos el primero con ymanteniendo presionado el mouse nos desplazamos hacia abajo.

Seleccionar toda la tabla

Estando en cualquier parte de la tabla pulsamos Control + A.

Para hacerlo con el mouse pulsamos en el botón de selección de tabla.

Nos valdremos ahora del portapapeles para ahorrarnos el escribir la palabra Capitaly BsAs en cada registro. Sigamos estas instrucciones:



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-portapapeles




1. Pulsemos en la columna de la PROVINCIA en la primera casilla, en dondecorresponde escri-bir Capital, y escribamos esa palabra.

2. Pulsemos F2 y la palabra escrita quedará resaltada con fondo negro.

3. Pulsemos Control + C para colocar una copia del texto resaltado en elportapapeles.

4. Pulsemos en el próximo campo de esta columna que corresponda a un registro deCapital (obviamente, son todos aquellos cuya localidad es también Capital).

5. Pulsemos Control + V para insertar la copia del portapapeles en el nuevo campo.

6. Pulsemos nuevamente en el próximo campo que lleve Capital y luego Control + V.Repitiendo sólo este último paso coloquemos la leyenda "Capital" a todos losregistros en los que correspon-da.

7. Escribamos BsAs en el primer campo en que corresponda y luego, con elportapapeles, co-piémoslo a los registros restantes de la provincia de Buenos Aires.






32. Cómo mover o reubicar una columna de la tabla[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-mover-reubicar-columna-tabla]

Una vez definida la tabla (o durante su definición), podemos reacomodar cualquiera de suscampos, cambiando su ubicación. Por ejemplo, el campo TELEFONO nos ha quedado entreLO-CALIDAD y PROVINCIA. Practicaremos ahora reacomodando esas columnas y algunasmás que necesitaremos para futuros ejercicios.

El cambio que haremos no afectará a los datos de la tabla ni a ninguna consulta, formularioo in-forme (si los tuviéramos) que tomen datos de campos de esa tabla.

Podemos reubicar campos, tanto en diseño como en la presentación de hoja de datos. Por lotanto, y con el fin de practicar en ambos modos, moveremos una de las columnas en elmodo diseño, pasaremos al modo hoja de datos y haremos luego los propio con la otra eneste modo.

En modo diseño

1. En el ejercicio anterior habíamos quedado frente a la hoja de datos de clientes; pulsemosaho-ra el botón Diseño.

2. Pulsemos en el sector de campos del renglón de DIRECCIÓN para seleccionarlo. Elrenglón quedará resaltado en video inverso; liberemos el botón del mouse.

3. Pulsemos nuevamente sobre el selector y, sin soltar, arrastrémoslo un renglón haciaabajo, de modo que quede debajo de LOCALIDAD. Liberemos el mouse y veremos el campoen una nueva posición.

En modo hoja de datos

1. Pasemos a modo hoja de datos.

Antes de pasar a este modo, Access nos preguntará si guardamos la tabla (con loscambios); pul-samos Sí.

Para mover el campo en el modo hoja de datos:

2. Pulsemos en el rótulo de la columna PROVINCIA para seleccionarla. La columna quedaráresaltada en video inverso; liberemos el botón del mouse.

3. Pulsemos nuevamente sobre el rótulo y, sin soltar, arrastrémoslo hacia la izquierda hastaque aparezca una línea negra gruesa en el lugar en donde deseamos reubicar la columna yallí li-beremos el mouse.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-mover-reubicar-columna-tabla




33. Cómo eliminar una columna[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-eliminar-columna]

Esta operación eliminará una columna de la tabla o, lo que es lo mismo, el campocorres-pondiente de cada uno de sus registros. Podemos hacer esto tanto en mododiseño como en mo-do datos.

1. En el modo en que nos encontremos se-leccionemos la columna de igual maneraque lo hicimos para desplazarla.

2. Si nos encontramos en modo Diseño pulsemos la tecla Suprimir; y si se trata delmodo Datos pulsemos sobre la selección con el botón derecho y elijamos Eliminarcolumna. Access pedirá confirmación (figura 3.8).

Figura 3.8

3. Pulsemos Sí, y la columna correspondiente habrá desaparecido de la tabla.

4. Pulsemos el botón Deshacer o bien Control + Z y el campo eliminado reaparecerá.Podemos hacer esto mismo con la opción Eliminar filas, en el menú EDICIÓN.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-eliminar-columna




34. Cómo deshacer un comando[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-deshacer-comando]

Si luego de efectuar distintos comandos observamos la opción Deshacer del menú EDI-CIÓNEDI-CIÓN, veremos que la misma cabía de acuerdo con la última operaciónefectuada. Así podremos encontrarnos con la opción Deshacer entrada, que nospermitirá corregir la edición de los datos almacenados en un campo, o Deshacercampo activo o Deshacer registro activo (equivalente a la tecla Escape) para anulartodos los cambios si aún no hemos abandonado el registro o bien, como ocurrirá eneste caso, la opción será Deshacer eliminar.

Luego de eliminar esta columna, si intentamos salir de la tabla o cambiar el modo adiseño u hoja de datos se nos preguntará si deseamos guardar los cambios dediseño efectuados en la tabla. Si estamos de acuerdo con los cambios contestaremosSí. Hecho esto, la tabla ha sido guardada con los cambios y ya no es posible

deshacer la operación para restituir la columna eli-minada.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-deshacer-comando




35. Cómo modificar el ancho de las columnas[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-modificar-ancho-columnas]

Si recorremos la tabla Clientes veremos que nuestros datos no siempre cabenperfectamen-te en las celdas que les destinamos. Algunas columnas tendrán unancho insuficiente y otras po-drán tener un ancho excesivo para todos los datos quecorresponden a esa columna.

En cualquiera de los dos casos podremos ajustar fácilmente el ancho de las columnasa los datos que éstas contengan; para ello haremos lo siguiente:

1. Abramos la tabla en modo hoja de datos.

2. Sin pulsar ningún botón, ubiquemos el puntero del mouse entre los rótulos(encabezados) de columna NOMBRE y DIRECCIÓN (el puntero tomará el aspecto deuna doble flecha).

3. Pulsaremos y, manteniendo presionado el botón del mouse, desplazaremos haciala derecha hasta ver que el contenido de la columna NOMBRE cabe perfectamente enla misma. Repeti-remos luego la operación con cada columna.

4. El nombre de campo CODCLI es muy extenso comprándolo con los datos quecontiene la co-lumna, en consecuencia, lo acortaremos llevando el señalador entre CODCLICODCLI y NOMBRE; pul-sando allí y, manteniendo presionado el botón del mouse,desplazamos la línea hacia la iz-quierda.

5. Por último, guardemos los cambios en la tabla.

Cómo ampliar un campo; el comando Zoom

Si a pesar de haber ensanchado la columna, los datos aún exceden el tamaño de lamisma, podemos recurrir al comando Zoom. Este comando es aplicable a cualquiercampo de ingreso de datos, ya sea dentro de un formulario o en un formato de tabla,en la propia tabla o en la consulta.

1. Pulsemos, por ejemplo, en alguno de los campos de la tabla para seleccionarlo yluego pulse-mos Shift + F2; aparecerá el cuadro de la figura 3.9.

Figura 3.9



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-modificar-ancho-columnas




Disponemos ahora de un espacio casi ilimitado (observemos las barras dedesplazamiento) para ver, ingresar o corregir los datos contenidos en el campo.

Cómo ajustar automáticamente una columna

Podemos establecer o modificar el ancho de las columnas mediante el cuadro dediálogo Ancho de columna. Veamos cómo:

1. Pulsemos sobre el rótulo de la columna que queremos ajustar, la misma quedaráselecciona-da.

2. Pulsemos sobre la selección con el botón derecho y del menú emergenteseleccionemos Ancho de columna. Aparecerá el cuadro de diálogo de la fi-gura 3.10.

Allí se muestra el ancho actual de la columna, y podemos cambiarlo por cualquiervalor para estable-cerlo así en forma numérica.

Si activamos la casilla Ancho estándar y pulsamos Aceptar, la columna tomará elancho original (el que tenía cuando creamos el campo) y que Access calculaconsiderando únicamente el ancho que ocupa el rótulo de la misma.

Si en lugar de Aceptar, pulsamos el botón Ajuste perfecto, el ancho de la columnase ajus-tará al mínimo necesario, según los datos que ésta contenga, o al rótulo de lamisma.






36. Cómo cambiar el tamaño de un campo[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-cambiar-tamano-campo]

Vimos que se puede cambiar el ancho de las columnas simplemente desplazando lalínea divisoria entre las mismas, pero ¿cómo hacemos para cambiar la capacidad delcampo?. Una vez creada la tabal podemos acceder nuevamente al modo diseño ycambiar allí el tamaño del campo (la cantidad de caracteres que éste puedecontener).

Esta operación es muy sencilla, pero debemos considerar que si reducimos eltamaño de un campo, podría ocurrir que los datos contenidos no quepan en elnuevo tamaño, y en ese caso, de seguir adelante con el cambio, se perdería parte dela información contenida en dicho campo.

Probemos reducir el campo Localidad.

1. Pulsemos el botón Modo diseño, para acceder a la definición de la estructura dela tabla.

2. Pulsemos sobre Localidad. En el cuadro inferior de Propiedades aparecerá en elprimer pa-rámetro, Tamaño del campo, el valor 50, que es el estándar paracampos de texto, estableci-do cuando creamos la tabla.

3. Cambiemos este valor por otro menor (por ejemplo 20).

4. Pulsemos el botón Grabar para guardar este cambio en la estructura de la tabla.

Aparecerá una advertencia indicándonos que hemos reducido el tamaño de uncampo y po-drían llegar a perderse datos.

5. Como sabemos que la totalidad de los datos de esa columna tienen menos deveinte caracte-res de longitud, pulsaremos Sí.

6. Volvamos al modo hoja de datos para ver el cambio y luego, repitiendo los pasosde este ejer-cicio, volvamos a dejar el tamaño en 50.



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37. Cómo cambiar el rótulo de una columna[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-cambiar-rotulo-columna]

En este curso aprenderemos a crear consultas y formularios que, como explicamos,no hacen más que mostrarnos la información contenida en las distintas tablas de laaplicación. Esta información es tomada de las columnas de las tablas en base alnombre o etiqueta que se mues-tra en el encabezado de la tabla que es la mismainformación disponible en la columna Nombre del campo en la grilla diseño.

Pero en este caso ocurre lo mismo que vimos cuando cambiamos el nombre de unobjeto de la base de datos: Access se encarga de ajustar automáticamente todos losobjetos dependientes de esta tabla para que hagan ahora referencia al nuevonombre.

Cambiemos un rótulo en modo diseño

1. Accedamos al modo diseño de la tabla Clientes y en la co-lumna Nombre delcampo pulsemos en el nombre de algún campo, por ejemplo sobre LOCALIDAD y,del mismo modo que aprendimos a modificar los datos de un campo, cam-biemosel nombre de ese campo por PARTIDO.

2. Ahora, volvamos al modo hoja de datos para comprobar los cambios. (Apareceráel cartel de la figura 3.11 indicándonos que debemos guardar la tabla antes deseguir).

3. Contestemos pulsando sobre Sí.

En modo hoja de datos

4. Ya en el modo hoja de datos seleccionemos la columna Partido pulsando sobre surótulo y luego volvamos a pulsar cualquier parte de la columna con el botónderecho. Aparecerá un menú emergente de columna.

5. De allí seleccionemos la última opción: Cambiar nombre de columna. Apareceráresaltado sólo el rótulo de la columna.

6. Ya sabemos como editar un campo; cambiemos este rótulo volviendo a escribir ensu lugar Localidad.

Aquí no se nos pide que guardemos la tabla, aunque es recomendable en este casopulsar el bo-tón Guardar.



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Cómo asignar un alias

Utilizando la propiedad Título que veremos en el Capítulo 8 cuando tratemos eltema de las propiedades de los campos tipo texto, podemos asignar al campo unalias, más representativo o explícito pero conservando el nombre interno del campo.Este alias se presentará toda vez que abramos la tabla (o consultas creadas en basea la misma) en modo datos, pero seguirá siendo el nombre original en el modo diseñodiseño.






38. Cómo crear una lista de ayuda para una columna[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-lista-ayuda-columna]

Si un determinado dato contiene valores posibles o contiene algunos valores de usofre-cuente, en ambos casos podemos elaborar una lista con esos valores, la quepodremos abrir lue-go para seleccionar alguno de ellos. Utilizando este tipo de listascuando sea posible, cambiare-mos la tarea de tipear por la de elegir.

Creemos una lista para el campo Provincia; este ejemplo es particularmenteadecuado, ya que se trata de un dato con una cantidad limitada y fija de valores y espoco probable que deba-mos cambiarlos en lo futuro.

Una vez establecida esta propiedad será heredada por todas las consultas yformularios que to-men ese dato de la tabla. Si optamos por no colocar listas en loscampos de la tabla, veremos que podemos establecerlas también en consultas yformularios:

1. Accedamos al modo diseño de la tabla Clientes y pulsemos en el campo Provinciapara selec-cionarlo.

2. En el cuadro inferior de parámetros pulsemos la solapa Búsqueda. Se mostrará laprimera opción (figura 3.12).

Figura 3.12

3. Si abrimos la lista correspondiente aparecerán las opciones de la figura 3.13.Seleccionemos Cuadro de lista.

Figura 3.13

Notaremos que el cuadro de parámetros se ha extendido como lo muestra la figura3.14. En el segundo renglón de este cuadro, el parámetro Tipo de origen de la filanos permite definir de dónde se tomarán los datos que se mostrarán en la lista.

4. Pulsemos sobre el botón de lista para mostrar sus posibilidades (figura 3.15) yseleccionemos Lista de valores.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-lista-ayuda-columna




Podríamos elegir la opción Tabla o Consulta y en ese caso deberíamos crear una tablade provincias y asignarla como origen de los datos.

Como elegimos Lista de valores, en el siguiente campo, Origen de la fila (ver figura3.14), debemos ingresar la lista de textos que formarán la lista, separados por puntoy coma. Para facili-tarnos esta tarea utilizaremos el comando Zoom:

5. Pulsemos sobre el campo referido y luego Shifrt + F2. En la ventana de Zoomingresemos los datos de la figura 3.16 y pulsemos luego Aceptar.

Figura 3.16

6. Verifiquemos el resto de los parámetros de modo que coincidan con los que semuestran en la figura 3.14.

El parámetro Número de columnas especifica qué cantidad de columnas semostrarán en la lista. Si el texto a seleccionar en la lista es autoexplicativo (como ennuestro caso), dejaremos el valor preestablecido (1), en cuadro de la figura 3.14, paracrear una lista de columna única como la que muestra la figura 3.17.






39. Cómo crear una lista a dos columnas[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-lista-dos-columnas]

Si se trata de un código, podemos crear una lista a dos columnas; la primera,asociada al campo de la tabla, servirá para mostrar y elegir el código; y la segunda,para mostrarnos el signifi-cado del mismo. Haremos esto con la Provincia; en lugardel nombre completo guardaremos un código de la provincia. Necesitaremosentonces una lista a dos columnas como la que vemos en la figura 3.18, en donde semuestra el código (ése es verdaderamente el dato) y a su derecha la descripción quenos permitirá elegir dicho código.

Cambiemos el nombre y el tamaño del campo Provincia

El primer paso de esta transformación será cambiar el nombre del campo, su tamañoy atri-butos, mediante el siguiente procedimiento:

1. Pasemos al modo Diseño, resaltemos el nombre del campo Provincia ycambiémoslo por CODPROVIN. Este cambio es sólo para que se entienda mejor elcontenido del campo (ahora será un código y por lo tanto se entenderá más fácil silo llamamos CodProvin).

2. Estando seleccionado CodProvin, en el cuadro inferior de propiedadescambiemos el primer parámetro, Tamaño del campo, colocando 2 en lugar de 50.

3. En el campo Formato coloquemos el signo > .

El símbolo > en formato significa que toda entrada que se coloque en ese capo seráconvertida a MAYÚSCULAS.

Este cambio conlleva la reducción del tamaño de esta tabla (pensemos que si lamisma tu-viera 10.000 registros, en cada uno de ellos estaremos ocupando sólo 2bytes en lugar de 50 y por lo tanto el tamaño de la tabla se reducirá en (10.000 x 48= 480.000 = 480Kb) además del tra-bajo de tipeo que ahorraremos al usuario.

4. Pulsemos el botón Guardar para guardar este cambio en la estructura de la tabla.Aparecerá una advertencia indicándonos que hemos reducido el tamaño de uncampo y podrían llegar a perderse datos).

5. En este caso no nos preocupa perder la información porque ingresaremosnuevamente los datos de la lista; pulsemos Sí.

Codifiquemos ahora la provincia

El siguiente paso será cambiar los datos del parámetro Origen de la fila.

1. Accedamos nuevamente a Clientes, en modo diseño, y pulsemos sobre la líneacorrespon-diente a CodProvin para seleccionar este campo.

2. Pulsemos abajo en la solapa Búsqueda.

No necesitamos definir los parámetros referentes a tipo de origen porque ya lohicimos cuando decidimos transformar esa columna en un control de tipo lista en elejercicio anterior; cambiaremos entonces los datos del parámetro Origen de la filareemplazando el nombre de las provincias por código y nombre, con miras a crearuna lista a dos columnas.



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una lista a dos columnas.

3. Pulsemos sobre le parámetro Origen de la fila, pulsemos luego Shift + F2 paraacceder a la ventana Zoom, como lo hiciéramos anteriormente.

Aparecerá el texto anterior con los nombres de las provincias, que es el quetenemos que reemplazar.

4. Editando el campo de la manera que ya sabemos intercalaremos en lo ya escritolos códigos de las provincias de la siguiente forma:

BA;Buenos Aires;CF;Capital;CA;Catamarca;CH;Chaco;CU;Chubut;CO;Córdoba; ...etc.

5. Asignemos 2 en Cantidad de columnas y escribamos 1;2 en Ancho de columnaspara que se muestre para cada provincia el código con un ancho de 1 cm y ladescripción con un ancho de 2 cm.

Los valores ingresados se distribuirán en forma secuencial, de manera que el primervalor se ubicará en la columna 1, el segundo en la 2, el tercero en la 1 de lasiguiente fila, el cuarto en la columna 2 de esa misma fila y así sucesivamente(figura 3.18)

6. Si fuera necesario, ensanchemos en modo hoja de datos el ancho de la columna CodProvinCodProvin, para obtener una presentación de lista como la de la figura.

Ya estamos en condiciones de utilizar la lista para ingresar datos. Del mismo modoselec-cionaremos el dato, pero esta vez lo que se cargará en el campo es elcontenido de la primera columna, es decir el código de la provincia elegida.

7. De esta forma ingresemos para cada registro el código de provinciacorrespondiente.






40. Cómo copiar objetos entre distintas bases Access[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/como-copiar-objetos-distintas-bases-access]

Access no permite abrir más de una base de datos a la vez pero sí podemos activar elpro-grama dos veces (dos procesos independientes) y abrir en cada uno de ellos una basedistinta.

Abrimos entonces dos aplicaciones Access (llamar a Access dos veces desde el menú deWindows), en la primera de ellas abrimos la base que contiene el/los objetos y en la segundala base de datos que recibirá a esos elementos.

Estando en el cuadro de diálogo Base de datos (recordemos; figura 2.4 del Capítulo 2)abierto en ambas, simplemente pulsaremos y arrastraremos los objetos entre un cuadro yotro. Este intercambio no tiene porqué ser en un solo sentido; podemos copiar librementeobjetos de una base a otra.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-copiar-objetos-distintas-bases-access




41. Cómo importar tablas de otras aplicaciones[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-importar-tablas-aplicaciones]

Es posible incluir, por ejemplo, bases de datos dBASE como tablas de Access.Obtendre-mos así una copia de la base de datos dBASE, la que pasará a ser unatabla más dentro de la base Access que s encuentre abierta en ese momento.

Haremos un ejercicio suponiendo que disponemos de una tabla tipo dBASE III Pluscuyo nombre de archivo es MUESTRA.DBF.

1. Estando la base de datos PRACTICA.MDB abierta, seleccionemos la opción Obtener datos externos del menú ARCHIVO. Aparecerá a la derecha un pequeñomenú con dos alternativas (figura 3.19).

Figura 3.19

2. Seleccionemos Importar y, luego de un breve lapso en el que Access prepara losfiltros de importación, aparece el cuadro de la figura 3.20.

Figura 3.20

También podemos acceder al comando Importar pulsando con el botón derechodentro del cua-dro de diálogo Base de datos.

Se encuentra inicialmente seleccionado el tipo Microsoft Access (MDB), por lo que



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-importar-tablas-aplicaciones




Se encuentra inicialmente seleccionado el tipo Microsoft Access (MDB), por lo queel cua-dro nos muestra las bases de datos Access que se encuentran en la carpetacorriente, pero si pulsamos el botón de control del campo Tipo de archivo (verfigura 3.20), se mostrará la lista de tipos de archivos que Access es capaz deimportar y convertir a su propio formato.

3. Seleccionemos el ítem dBASE iii (*.dbf); en el cuadro de objetos se mostrarántodos los ar-chivos del tipo .dbf que se encuentren en la carpeta activa. Podemosahora buscar el archivo de base de datos .dbf en cualquier carpeta o unidad queesté a nuestro alcance.

4. Seleccionemos el supuesto archivo EMPLEADOS.DBF y pulsemos Importar. Uncartel nos avisará que la tabla ha sido incorporada con éxito (figura 3.21).

Podría ocurrir que la tabla no pueda ser importada por poseer algún objeto oatributo no soportado por el importador; tal será el caso si dicha tabla incluyeraalgún campo tipo Memo. Para salvar este inconveniente, podríamos acceder a latabla con su sistema original (por ejemplo dBASE III) y eliminar el campo Memo paraluego intentar nuevamente la importación.

5. Pulsemos Aceptar, la ventana de la figura 3.20 perma-necerá a la vista,permitiéndonos importar otros archi-vos del tipo seleccionado, o bien cambiar eltipo, eli-giendo uno nuevo en la lista de abajo.

6. Por último pulsaremos Cerrar. Esto nos devolverá a la pantalla de trabajo, endonde podremos abrir la nueva tabla para utilizarla.






42. Cómo vincular una tabla de otros sistemas[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-vincular-tabla-sistemas]

Lo que hicimos recién fue crear una nueva tabla en la base Access copiando datos deun archivo externo. Adjuntar una tabla es, en cambio, utilizar los datos de la mismabase de datos externa y actualizarlos allí mismo. Esto permite compartir informacióncon otros sistemas, incluso de distinto origen; por ejemplo, podemos utilizar unatabla de un sistema que trabaja en FoxPro 2.6 para DOS, compartiendoactualizaciones y consultas en línea con el programa que funciona bajo ese sistema.

Podríamos utilizar la opción Vincular tablas del menú que se muestra en la figura3.19; también podemos llamar a la opción de vincular (o la importar) con el botónderecho del mouse.

1. Pulsemos con el botón derecho dentro del cuadro Base de datos y, del menúque aparece, seleccionemos la opción Vincular tablas.

Aparecerá un cuadro de seleccionar archivo similar al de la figura 3.20, pero quelleva como título Vincular.

2. Observemos los distintos tipos de archivo con los que podemos trabajar desdeAccess (del mismo modo que lo hicimos en el caso de la importación), yseleccionemos, como antes, la opción dBASE III (o la que corresponda al formato delos archivos que deseamos vincular).

3. Ubiquemos el objeto .dbf correspondiente y pulsemos el botón Vincular.

Un cuadro de mensaje similar al de la figura 3.21 nos informará que la tabla se havinculado con éxito; pulsemos Aceptar.

4. Podemos así vincular todas las tablas que sean necesarias para luego pulsar elbotón Cerrar.

En el cuadro Base de datos aparecerá la tabla indicada con el icono representativode la aplicación de origen.

Podemos aplicar a estas tablas vinculadas, todo lo que aprendimos y aprenderemosen el resto de este curso, aunque lógicamente, ciertos detalles de diseño no sepodrán modificar por tratarse de una tabla externa.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-vincular-tabla-sistemas




43. Cómo utilizar la información de Access en otrasaplicaciones Office[http://www.mailxmail.com/...-access-2000/como-utilizar-informacion-access-aplicaciones-office]

Podemos colocar la información de una tabla o consulta de Access en una planilla Excel o enun documento de Word con la modalidad que se describe a continuación. En ambos casospodemos seleccionar el icono que representa a la tabla (para copiar la tabla completa) obien abrir la tabla y seleccionar, pulsando sobre el borde izquierdo (selectores de registro) yllevando hasta resaltar en negro los registros que deseamos copiar; veremos ambos métodos.

Pegar la tabla completa

1. En el recuadro Base de datos pulsemos el icono de alguna tabla o consulta (sólo pararesal-tarlo).

2. Pulsemos Control + C para copiar esa tabla al portapapeles.

3. Abramos el documento Word o la planilla Excel y pulsemos en el lugar en dondedeseamos insertar la información.

4. Pulsemos Control + V para pegar la información.

Si pegamos en un documento de Word, habremos creado una tabla Word (con encabezadosy recuadros) que contiene la información de la tabla o consulta Access, tal como lo muestrala figura 3.22.

Figura 3.22

Si, en cambio, el documento receptor es una planilla de Excel, la información de la tablaAc-cess se extenderá a partir de la celda activa hacia la derecha y hacia abajo ocupandoceldas con-tiguas, como lo muestra la figura 3.23.

Debemos tener la pre-caución de que haya suficien-te espacio a partir de la celda activa yaque si hubiera algu-na celda con datos en el área a ocupar, la misma será so-breescrita conlos datos de la tabla.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-utilizar-informacion-access-aplicaciones-office




Figura 3.23

Pegar parte de una tabla

Pulsaremos sobre el sector izquierdo de la tabla (selector de registro) para seleccionar elprimero de los registros a copiar; sin soltar arrastraremos hacia abajo hasta resaltar (ennegro) todos los registros que deseamos copiar.

Repetiremos luego los pasos 2 a 4 del ejercicio anterior.

Cómo combinar información de la tabla (mailing)

Resulta sencillo crear correspondencia automática en Word con datos de una tabla oconsul-ta Access.

Cómo analizar con Excel los datos de la tabla o consulta

Podemos transferir fácilmente una tabla (o consulta) a una hoja de cálculo Excel mediante elcomando Analizar con Excel. Este comando, que se encuentra en Vínculos con Office(subme-nú de HERRAMIENTAS), nos pone en la pantalla una planilla de cálculo o libroExcel, con la in-formación de la tabla o consulta seleccionada. Allí podremos analizar,acumular, calcular, etcétera, aplicando todas las facilidades de Excel con esa información.

Para que esta opción del menú se muestre como activa, deberá estar abierta la tabla ocon-sulta a transferir, o bien sólo seleccionada en el cuadro de diálogo Base de datos;recién entonces podremos activar el comando. El mismo creará una copia de la informacióncontenida en la tabla original, información que quedará grabada como un nuevo archivo XLSen el momento de produ-cirse esta copia, siendo ésta la extensión de archivo máscaracterística de los libros de Excel.

El archivo llevará el mismo nombre que la tabla que lo originó (con el agregado del laexten-sión XLS correspondiente), razón por la cual si activamos este comando más de unavez con la misma tabla, se nos pedirá autorización para sobrescribir el mencionado archivo.






44. Cómo buscar un dato[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-buscar-dato]

Utilizando los datos que cargamos en l tabla de clientes mostraremos cómo seutilizan las herramientas de manejo de información que posee Access. Veremos aquílos botones de la barra de herramientas de modo formulario que aparece debajo dela barra de menú cuando se abre alguna tabla, consulta o formulario (figura 4.1).

Figura 4.1

Cómo buscar un dato

Aunque en este capítulo y en lo subsiguientes ordenaremos los registros de lastablas de va-rias maneras, todavía no hemos establecido ningún orden paranuestros datos y por lo tanto no podremos aún ubicar registros por orden alfabéticoni numérico. Esta situación nos resultará ade-cuada para probar los distintos filtrosy modos de búsqueda que estudiaremos en este capítulo.

Pongamos ahora por ejemplo la localidad; dado que los registros no estánordenados por ese dato, deberíamos recorrer toda la tabla para ubicar clientescorrespondientes a una determi-nada localidad.

Eso mismo es lo que hace Access con su herramienta de buscar. Veamos:

1. Estando en la base PRACTICA pulsemos doble clic sobre CLIENTES. Esto nosabrirá la ta-bla en el modo hoja de datos.

2. Pulsemos en la columna localidad de cualquiera de los registros de la tabla.

3. Pulsemos el botón Buscar . Aparecerá en pantalla el cuadro de la figura 4.2.

Notemos que en campo Buscar en aparece seleccionada Localidad, que es lacolumna en donde se encuentra el cursor.

4. en el campo Buscar de este cuadro escribamos Palomar.

Al tener cargado un criterio de búsqueda cambia el grisado del botón Buscarsiguiente, mostrán-dose ahora en caracteres sólidos.

5. Pulsemos este botón para hallar el primer registro que cumpla con el criterio debúsqueda.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-buscar-dato




Figura 4.2

Access deja indicado como registro activo al primera de los registros que cumplecon la condición de búsqueda y además muestra resaltado el texto encontrado.

6. Pulsemos nuevamente Buscar siguiente para hallar el próximo registro quecumple la condi-ción.

Así pulsamos una y otra vez este último botón para hallar uno a uno los registrosque buscamos. Llegará el momen-to en que Access no encuentre más registros paraesa condición de búsqueda, lo que indicará mediante el cartel de la figura 4.3.

7. Pulsemos Aceptar y volveremos al cuadro de la figura 4.2 en condiciones de hacernuevas búsquedas.

Cómo buscar por similitud

En la figura 4.2 podemos ver que el campo Coincidir: consiste en una lista deopciones, de las que se encuentra seleccionada la segunda. Como la misma indica: "Hacer coincidir todo el campo", la condición de búsqueda es que coincidatotalmente el valor del campo con el literal que se ha colocado en el campo Buscar.

Suele ocurrir que no sabemos exactamente qué estamos buscando; por ejemplo, sien nues-tra tabla algunos registros tienen como localidad la abreviatura Cap y otrosla palabra completa Capital, no encontraremos a todos los registros quenecesitamos en una sola búsqueda; usemos entonces la tercera opción, Comienzodel campo.

1. Escribamos en el campo Buscar: san

2. Pulsemos el botón Más (figura 4.2) para extender el cuadro como lo muestra la






figura 4.4.

Observemos que hemos colocado el literal en minúsculas; esto es posible porqueAccess no dis-tingue en las búsquedas a las minúsculas de las mayúsculas, a menosque lo especifiquemos activando la casilla Mayúsculas/minúsculas.

Figura 4.4

3. De la lista Coincidir: seleccionemos Comienzo del campo.

4. Pulsemos el botón Buscar siguiente, y nos habremos posicionado en el primercampo cuya localidad comienza con San, sin importar lo que sigue.

5. Pulsemos nuevamente el mismo botón, con lo que encontraremos otro registrocon la misma característica.

De esta forma podemos hacer búsquedas más genéricas, sin tener que recordarexacta-mente cómo se escriben las palabras (apellidos y nombres de callescomplicados, por ejemplo). Ahora veremos otro caso.

Cómo buscar un texto que está en medio de un campo

Supongamos que sólo sabemos que el cliente que buscamos tiene por nombreHugo; el mismo, lógicamente, no se encontrará al principio del campo NOMBRE,sino a continuación del apellido, entonces...

1. Pulsemos el botón Cerrar para concluir la búsqueda anterior y luego pulsemossobre algún registro en la columna Nombres.

2. Si no tenemos el cuadro Buscar en la pantalla pulsemos el icono correspondiente.

3. En el campo Buscar: escribamos hugo.

4. De la lista Coincidir: seleccionemos Cualquier parte del campo

5. Pulsemos el botón Buscar siguiente y habremos hallado el nombre quebuscábamos.

6. Pulsemos nuevamente Buscar siguiente, para hallar el próximo registro quecumpla con la condición (en este caso no encontraremos tal registro).






Cómo buscar un dato en toda la tabla

El campo Buscar en: contiene hasta ahora el nombre correspondiente a la columnaactiva (que elegimos previamente).

Si abrimos la lista de ese control aparecerá, además de Nombre, una segundaopción: Clientes: Tabla. Podemos elegir esta opción para que el dato solicitado seabuscado en todos los campos de cada registro. Esto nos permite, por ejemplo,buscar el nombre de un actor en un ar-chivo de video, sin importar si éste estáubicado en la columna correspondiente a protagonista, coprotagonista, o actor dereparto.

Cómo buscar de abajo hacia arriba

El modo de búsqueda por omisión es a partir del primer registro y hacia el último,pero po-demos invertir el sentido de la búsqueda si abrimos la lista Buscar: (figura4.4) y seleccionamos la opción Arriba.

Cómo realizar búsquedas especiales (los caracteres comodín)

Cuando en el campo Buscar coloquemos estos caracteres, llamados caracterescomodín, no serán interpretados como tales sino que, al igual que en los juegos decartas equivalen a cual-quier carácter.

Más precisamente:

El carácter ? equivale a cualquier carácter en esa posición; veamos un ejemplo:

Si realizamos la prueba del tema anterior Todos los campos, volvamos a pulsar elbotón Buscar sólo el campo activo para hacer este ejercicio.

1. Pulsemos en la columna de los nombres y luego el icono Buscar.

2. en el campo Buscar: escribamos ?ó?ez

3. De la lista coincidir: seleccionemos Comienzo del campo.

4. Pulsemos el botón Buscar siguiente y nos habremos posicionado en López, elprimer registro que cumple con la condición, es decir un nombre que comience concualquier carácter (repre-sentado por ?), como segundo carácter tenga una ó, puedetener cualquier otro carácter en la tercera posición (aquí nuevamente cualquiercarácter está representado por ?) y en la cuarta y quinta debe tener ez.

5. Pulsemos nuevamente Buscar siguiente, y nos encontraremos con Gómez quetambién cum-ple con la condición establecida por máscara ?ó?ez

Una aplicación práctica de esta facilidad es la de buscar una palabra que nosabemos si fue in-gresada con faltas de ortografía y deseamos corregirla. Así, conuna máscara: L?pe? podremos buscar a todos los López, ya sea que estén escritoscon s o con z, y acentuados o no en la o. De este modo podremos revisarlos uno auno y corregirlos.

El otro carácter comodín es * (asterisco) que equivale a cualquier cantidad decaracte-res de cualquier carácter; esto quedará más claro también con un ejemplo:

1. Siguiendo con la columna NOMBRE, en el campo Buscar: escribamos P*

Nos conviene pulsar sobre el título de la ventana Buscar y, sin soltar el botón,






desplazarla de ma-nera que no se encime a la columna de los nombres y, a la vez,que queden visibles los botones de la derecha del cuadro Buscar.

2. Verifiquemos que el parámetro Coincidir: contenga "Comienzo del campo".

3. Pulsemos el botón Buscar siguiente.

Nos habremos posicionado en el primer registro (Páez) cuyo nombre comienza conla letra P sin importar el contenido del resto del nombre.

4. Pulsemos otra vez Buscar siguiente y nos encontraremos con Pérez, y así,volviendo a pulsar este botón una y otra vez, irán apareciendo todos los nombres dela lista que comiencen con la letra P.

En este caso, debido a que se encuentra activo el modo "Comienzo del campo"obtendremos el mismo resultado con el asterisco o sin él, pero...

Los comodines pueden estar en cualquier parte, por lo que podemos buscar unnombre de acuerdo con una cierta terminación. Por ejemplo, hallaremos a todos losPérez, López, Gómez, etcétera, con una máscara"*ez".

Otros casos de uso de comodines y expresiones

Los criterios que ya vimos, más estos ejemplos que siguen, pueden aplicarse en elcuadro Buscar, como también en la casilla de criterios de filtros y consultas queveremos más adelante.

El carácter # representa cualquier número o dígito individual, pero no es una letra.

También podemos utilizar los corchetes ( [ ] ) para buscar uno entre varioscaracteres posi-bles, o exceptuar caracteres si los precedemos con un signo deadmiración ( ! ), pero debemos siempre tener en cuenta el valor del parámetroCoincidir que, por lo general, para este tipo de búsquedas deberá indicar Cualquierparte del campo.

Si ingresamos Encontraremos

104 El valor 104

?a?ta Carta, Marta, Palta

M*to Mosquito, Moto, Mosto, Monto

*ero 3ero, Petrolero, Maletero, cero

#a 1a, 2a, 5a

Mar[ií][ao] Mario, María, Maria

S[aáeéiíoóuú] "s" seguida de cualquier vocal

1[!348] 11, 12, 15, 16, 17, 19 (en una columna de números)

*/*/67 Todas las fechas de 1967






45. Cómo buscar en un campo con formato de fecha[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-buscar-campo-formato-fecha]

Para comprender mejor este tema, nos resultará conveniente dar una breve lecturaal título "Propiedades para los campos fecha/hora", tema que se trata en elCapítulo 8. Con el fin de facilitar la consulta de este curso, hemos reunido en esecapítulo todos los temas relativos al for-mato y características de los distintos tiposde datos que admite Access.

Gracias a los formatos, podemos buscar una fecha determinada o bien un día de lasemana, un mes, un año o un rango de fechas.

Cuando se trata de buscar una determinada fecha, podemos escribir la clave debúsqueda en el formato dd/mm/aa independientemente del formato en que esafecha se muestre en la tabla.

Por ejemplo escribiendo 1 8 / 0 3 / 9 9 encontraremos fechas escritas como 1 8 - M a r - 9 9o bien Martes, 18 de Marzo de 1999.

Si en cambio, deseáramos hallar, por ejemplo los pedidos del día jueves, tendremosque cambiar el formato de la fecha (en la tabla o consulta) a alguno de los modosque muestren el día de la semana (ver Capítulo 8) y activar, en el cuadro de la figura4.4 la casilla Buscar los campos con formato.

Así, escribiendo "jueves" como clave de búsqueda, activando la mencionada casilla ydefi-niendo como posición Cualquier parte del campo, aparecerán uno a uno losregistros cuya fecha corresponda con un día jueves.



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46. Cómo reemplazar datos[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-reemplazar-datos]

Habremos notado en la figura 4.4. que debajo de la hoja activa Buscar se encuentrala co-rrespondiente al comando Reemplazar.

Pulsando la solapa correspondiente el cuadro sólo agregará un campo, dondeescribiremos lo que reemplazará al dato buscado y los botones correspondientes ala función de reemplazo. La función de reemplazo es en esencia una extensión de lade búsqueda, pues el comando primero busca (del modo que ya aprendimos) yluego procede al reemplazo.

Este cambio se puede realizar supervisando uno por uno, o haciendo un cambioglobal.

1. Pulsemos sobre la columna Localidad.

2. Abramos el cuadro de la figura 4.4 y pulsemos la solapa Reemplazar parapresentar el cuadro de la figura 4.5.

3. Completemos los campos Buscar, Reemplazar por, Coincidir y el segundocampo Buscar, como se indica en la figura.

4. Pulsemos el botón Buscar siguiente y será hallada la primera ocurrencia del textoCapital. Hasta ahora no se ha modificado nada en la tabla.

5. Pulsemos ahora el botón Reemplazar y será cambiado sólo ese registro.Seguidamente, Ac-cess buscará el próximo registro que cumpla con la condición.

Figura 4.5

Estamos entonces en condiciones de volver a pulsar el botón Reemplazar paraproducir nuevamente el cambio en este nuevo registro, o bien el botón Buscarsiguiente para saltear el presente reemplazo (no cambiar este registro) y hallar elpróximo que tenga la palabra Capital en su campo LOCALIDAD.

Podemos así revisar toda la tabla y decidir en cada caso si reemplazamos (pulsando



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-reemplazar-datos




Podemos así revisar toda la tabla y decidir en cada caso si reemplazamos (pulsandoen bo-tón Reemplazar) o no (pulsando el botón Buscar siguiente).

6. Si, en cambio, estamos seguros (como en este caso) de que debemos reemplazarpor Cap. Todas las ocurrencias de la palabra Capital, pulsemos el botón Reemplazartodos, con lo que haremos el cambio en toda la tabla de una sola vez.

Si optamos por esta última posibilidad, no nos será posible luego restablecer elestado anterior de los cambios.






47. Cómo ordenar los datos de la tabla por otrasclaves[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-ordenar-datos-tabla-claves]

Muchas veces sólo nos bastará con ordenar la tabla de acuerdo con un determinadocriterio (campo) para encontrar el dato que buscamos. Por ejemplo, podemos ordenarun archivo con di-recciones por código postal y obtendremos un listado de clientespor proximidad; aparecerán jun-tos todos aquellos que correspondan a la mismazona postal.

Los botones de ordenar (ascendente y descendente) permiten establecer unordena-miento de la tabla. Este criterio de ordenamiento es guardado como unapropiedad de la tabla (veremos luego este tema) por lo que, a menos que se lomodifique, los datos de la misma se mostrarán, en adelante, ordenados de acuerdocon este criterio. El procedimiento es más que sencillo:

1. Pulsemos en cualquiera de los registros sobre la columna de NOMBRE.

2. Pulsemos el botón de Ordenamiento ascendente. La tabla quedará ordenadaalfabéticamente por nombre.

3. Pulsemos el botón de Ordenamiento descendente y el orden de la tabla se invertirá.

4. Pulsemos sobre la columna de LOCALIDAD.

5. Pulsemos El botón de Ordenamiento ascendente. La tabla quedará ordenadaalfabéticamente por localidad.

De este modo, pulsando la columna y luego el botón correspondiente lograremos unorde-namiento rápido de la tabla.

Cómo ordenar por más de un campo

Si necesitáramos elaborar una hoja de ruta para un reparto, publicidad, socios de unclub, afiliados a un partido político, etc., le ahorraríamos mucho tiempo y esfuerzo alrepartidor si orde-náramos el padrón correspondiente por localidad, y dentro de cadalocalidad por calle y número. De este modo se podrá organizar un recorrido con unmínimo de desplazamiento y pérdida de tiempo.

Para ordenar por más de una columna (en este caso necesitamos un ordenamientopor LO-CALIDAD, DIRECCIÓN) si las mismas son contiguas y están dispuestas en eseorden, seleccio-naremos ambas y ordenaremos; por el contrario, si la posición relativade las columnas no es la adecuada debemos acomodarlas previamente, cosa queaprendimos a hacer en el capítulo ante-rior.

1. Pulsemos sobre el rótulo LOCALIDAD y liberemos el botón.

2. Pulsemos nuevamente ese rótulo y arrastrémoslo a la izquierda del rótulo de DIRECCIÓN.

3. Pulsemos nuevamente sobre el rótulo LOCALIDAD, mantengamos pulsada la teclaShift y pulsemos ahora sobre el rótulo DIRECCIÓN, para seleccionar ambas columnas.

4. Pulsemos el botón de ordenamiento ascendente y observemos qué ha ocurrido.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-ordenar-datos-tabla-claves




Los registros han quedado ordenados por LOCALIDAD, pero todos los quecorresponden a la misma localidad están a su vez ordenados por el nombre de la calle.

De este modo, todos los clientes (o socios) que vivan en la misma calle de la mismalocali-dad aparecerán juntos, y algo más; si quien ingresó las direcciones tuvo laprecaución de dejar a la izquierda de los números los espacios necesarios para quelos mismos terminen todos en la misma posición, los registros aparecerán ordenadostambién de acuerdo a su ubicación dentro de la misma calle (cada calle que tenga másde un socio comenzará por aquél que tenga la numera-ción menor y terminará con elvalor mayor).

Si se tratara de un padrón importante, seguramente hallaremos el número en uncampo aparte, y en ese caso seguiríamos el mismo procedimiento, pero ordenandopor LOCALIDAD, CALLE y NÚMERO.

Cómo definir manualmente el ordenamiento de una tabla

Los botones que vimos nos permiten ordenar de acuerdo a una, dos o más columnassi se encuentran dispuestas en forma contigua, pero si las columnas no estuvieranjuntas o se dispusie-ran en un orden distinto al del criterio que queremos establecerdebemos recurrir al cuadro de Propiedades de la tabla.

Si, por ejemplo, se nos solicitara que elaboremos un informe del monto facturado adistintos clientes, por PROVINCIA, LOCALIDAD y DIRECCIÓN, haremos lo siguiente:

1. Pasemos a modo diseño para la tabla de Clientes.

2. Pulsemos con el botón derecho del mouse en cualquier parte de la cuadrícula dediseño; aparecerá un menú emergente del que elegiremos la opción Propiedades.

Trabajaremos ahora sobre la ventana de propiedades de la tabla (figura 4.6).

Figura 4.6

Encontraremos cargado en el campo Ordenar por: al último orden que hayamosestablecido con el botón Ordenar; en caso de que hayamos efectuado el ejercicioanterior, esta sería Clien-tes.Localidad, Clientes.Dirección (figura 4.6). Esto muestraque al pulsar el botón hemos modifi-cado las propiedades de la tabla.

Aquí no estamos restringidos sólo a columnas contiguas y podemos escribir elnombre de cualquiera de las columnas según el orden que necesitemos establecer.

3. En el campo Ordenar por escribamos codprovin,localidad,dirección.

No es necesario colocar aquí el prefijo Clientes, antecediendo al nombre del campo.

4. Pasemos nuevamente al modo hoja de datos; se nos pedirá autorización paraguardar los cambios del diseño, contestaremos Sí y veremos los datos de la tablaordenados de acuerdo con los parámetros especificados.






5. Volvamos a acceder al cuadro de propiedades y borremos el contenido del campo Ordenar por:Ordenar por:, para los próximos ejercicios necesitaremos la tabla sin ese orden.






48. Qué es un filtro[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-fi l tro]

Se trata de una sofisticada herramienta de selección que permite que se visualicenen la ta-bla sólo aquellos registros que cumplan con determinada condición.

Así, de acuerdo con el ejemplo, en lugar de buscar uno a uno los clientes de Capital,pode-mos establecer un filtro y, a partir de ese momento, nuestra tabla se reducirásólo a los registros de Capital (aunque seguirá conteniendo los demás registros, sibien éstos no se mostrarán).

Además del filtro, también podemos establecer criterios de ordenamiento (como losque vi-mos) y pedirle a Access que nos muestre sólo los registros de Buenos Aires,ordenados por Loca-lidad.

Los comandos de filtro, junto con los de ordena-miento, son guardados comopropiedades generales de la tabla (en la grilla de la figura 4.6) y es por esa razónque si hemos hecho algún trabajo con ordena-mientos (como los que hicimos) o confiltros (que ya veremos), al cerrar la tabla aparecerá un aviso como el de la figura 4.7.

Si contestamos Sí, los criterios serán guardados y luego podremos volver aaplicarlos; si contestamos No, los perderemos.

Disponemos de dos modos distintos de establecer filtros; uno es "informal" y el otro"formal"; éstos son, respectivamente, los Filtros por selección y los Filtros porformulario.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-filtro




49. Cómo filtrar por selección[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-filtrar-seleccion]

Podemos seleccionar datos de cualquier parte de la tabla y ordenarle al programaque nos muestre todos aquellos registros que tengan el mismo dato que hemosseleccionado. La selección puede abarcar parte de un campo, un campo completo,parte de varios campos o varios campos completos; en pocas palabras, disponemosde una libertad total para seleccionar lo que necesite-mos de una tabla.

Esta manera de discriminar los registros que deben mostrarse se denomina Filtropor se-lección; veamos un par de ejemplos.

Teniendo a la vista los datos de la tabla de clientes hagamos lo siguiente:

1. En la columna CodProvin de cualquiera de los registros pulsemos doble clicsobre la pala-bra"BA" (quedará seleccionada) y pulsemos el botón de filtro por

selección

Observemos que quedan en la tabla sólo aquellos registros que pertenecen a laprovincia de Buenos Aires.

2. Pulsemos en cualquier fila de la columna Nombre y luego el botón deordenamiento ascen-dente. Los registros de Buenos Aires se mostrarán ordenadospor Nombre.

Cómo deshabilitar el filtro para visualizar todos los registros

Podemos desactivar el filtro y así mostrar todos los registros de la tabla. Si seencuentra aplicado algún filtro, el botón Aplicar/Quitar Filtro se mostrará más claro,indicando que la opción está activa.

1. Pulsemos el botón de Aplicar/Quitar Filtro y tendremos en pantalla todos losregistros de la tabla.

Este botón funciona como un conmutador. Una vez que lo pulsamos, cambiará suaspecto de acti-vo a inactivo. Si en estas condiciones lo pulsamos nuevamente,volveremos a aplicar el efecto de filtro.

Esto significa que el filtro es un parámetro que se guarda en el diseño de la tablacomo una propiedad más y que podemos activarlo o desactivarlo.

Cómo suprimir un filtro por selección

Una vez creado el filtro pasa a formar parte de las propiedades de la tabla. Si alcerrar la ta-bla contestamos No a la pregunta de la figura 4.7, las propiedades de lamisma no se modificarán y la tabla no tendrá filtro.

Por el contrario, si contestamos Sí, este filtro pasará a formar parte de la tabla.Aunque sa-bemos que pulsando el botón Aplicar/Quitar filtro podemos mostrartodos los registros, no pode-mos eliminarlo definitivamente de este modo.

Si abrimos la tabla en modo diseño y abrimos luego su cuadro de propiedades(figura 4.6) notaremos que en el parámetro Filtro aparecen datos que expresan con



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-filtrar-seleccion




palabras la selección que efectuáramos anteriormente sobre los datos de la tabla.

Podemos seleccionar este parámetro y borrarlo, para eliminar definitivamente esapropiedad de la tabla. Notaremos que, una vez quitado definitivamente el filtroquedará inhabilitado el botón Aplicar/Quitar Filtro.

El filtro por selección es acumulativo

Si estando aplicado y activado el filtro repetimos la operación de selección con otrocampo, este nuevo filtro se acumulará al anterior.

2. En la columna Localidad pulsemos doble clic sobre "Palomar" y luego pulsemosnuevamente el botón de filtro por selección.

Aparecen ahora sólo los registros de la localidad Palomar. En este caso, al aplicarsela se-gunda selección (Palomar), se limitó aún más el alcance de la primeraselección, es decir que primero mostraremos sólo los registros de Buenos Aires, yde estos registros, sólo los de la locali-dad "Palomar".

Se dice aquí que los criterios de selección CodProvin=BA y Localidad=Palomar secombi-nan en una conjunción "AND" o en castellano "Y":

CodProvin = Buenos Aires Y Localidad = Palomar

En este criterio, la primera condición no pareciera ser necesaria ya que siseleccionamos to-dos los registros pertenecientes a la localidad de Palomar, estostambién pertenecerán a la provincia de Buenos Aires, pero ¿qué sucedería sitenemos algún cliente en la localidad de Palomar de la provincia de San Luis?

Cómo evitar la acción del filtro anterior

Si lo que deseamos es incorporar un nuevo criterio, sólo debemos asegurarnos queel filtro anterior se encuentre inactivo:

3. Pulsemos el botón Aplicar/Quitar de modo que aparezcan todos los registros.

4. Seleccionemos el nuevo criterio (por ejemplo resaltemos "CF" en el campoCodProvin y pul-semos luego el botón filtro por selección para elegir del total deregistros de la tabla todos aquellos cuya provincia es "CF").

Filtros excluyentes

Podemos mostrar "todos aquellos registros que no..." con el Filtro excluyendo laselec-ción. En este caso no disponemos de un botón pero sí de una opción demenú emergente. Vea-mos:






1. Presentemos primeramente todos los registros y luego, en la co-lumna CodProvin de cualquiera de ellos, pulsemos doble clic so-bre la palabra "BA"(quedará seleccionada).

Una vez seleccionado el dato a filtrar, en lugar de pulsar el bo-tón de filtro porselección, podemos acceder a un menú emergente (figura 4.8) pulsando el botónderecho del mouse en cualquier parte de la hoja de datos.

Si en estas condiciones pulsamos sobre Filtro excluyendo la selección, apareceránen la tabla todos los registros que no contie-nen el dato seleccionado.

Filtros por parte de un campo

Hasta ahora utilizamos para aplicar filtros los contenidos completos de un campo enpero ciertas circunstancias es necesario seleccionar registros por una parcialidad deun campo, como por ejemplo si tuviéramos que mostrar sólo los registros declientes cuyo nombre comience con una determinada letra.

El filtro por selección puede actuar en base a un campo completo o sólo a una partedel mismo; veamos esta última forma de uso:

1. Teniendo a la vista todos los registros de la tabla (ver paso 1 anterior), pulsemossobre el campo Nombre, a la izquierda de la C de Cassini Mirta y sin liberar elbotón arrastramos hacia la derecha de manera de resaltar sólo la letra mencionada.Seguidamente pulsemos el botón Filtro de selección y veremos en la tabla sóloaquellos clientes cuyo nombre comienza con la letra "C".

2. Pulsemos el botón de Deshabilitar filtro, seleccionemos del mismo modo elnombre José y pulsemos luego el botón Filtro por selección. Quedarán en la tablasólo aquellos registros que contengan la cadena de texto "José" en algún lugar delcampo Nombre.

Observemos que este texto es buscado en cualquier parte del campo, a diferenciadel ejem-plo anterior en que sólo se buscó al principio.






Esto se debe a que Access detectó la posición de la cadena de texto seleccionada ypor ello, en el primer caso aplicó la opción Comienzo del campo y en el segundo Cualquier parte del campo (con conceptos similares a los que estudiamos en lasbúsqueda: figura 4.2).






50. Cómo agregar campos a la tabla[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-agregar-campos-tabla]

Antes de continuar con el tema de los filtros necesitaremos agregar algunascolumnas a fin de contar con más datos para crear criterios de selección yordenamiento más complejos, y tam-bién más registros para obtener resultadosclaros y de fácil comprensión.

1. Pulsemos el botón Diseño y en la ventana correspondiente ubiquémonos en laprimera fila libre.

2. Agreguemos la definición de un campo con nombre FechaPrimeraCompra.Pulsemos Tabulador para pasar a la columna Tipo y allí pulsemos f Return paraseleccionar el tipo Fecha/Hora.

3. Agreguemos otro campo con nombre MontoFacturado. Pulsemos Tabulador y allípulsemos mo Return para seleccionar el tipo Moneda.

Los campos anteriores se ingresaron aceptando su valor por omisión, pero existenen cada caso varias posibilidades que serán tratadas en el Capítulo 8. No obstante,veremos enseguida un ejemplo de configuración de la fecha.

Agreguemos los códigos de las nuevas provincias

Si deseamos trabajar prolijamente, agreguemos a la lista del campo CodProvin loscódigos para los nuevos registros que ingresaremos.

4. Estando en modo Diseño, seleccionemos el campo CODPROVIN, pulsemos lasolapa Bús-queda.

5. Pulsemos en el campo Origen de la fila con el botón derecho, seleccionemos Zoom y en la ventana ampliada agreguemos: LP;La Pampa;SL;SanLuis;CR;Corrientes;

6. Guardemos los cambios de estructura que hemos hecho y pulsemos luego elbotón Hoja de datos.

7. Pulsemos el botón Agregar datos y agreguemos los datos de la figura 4.9.

Dejaremos por ahora en blanco los dos nuevos campos agregados; completaremoslos mismos los mismos luego, en el próximo paso.

Figura 4.9



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-agregar-campos-tabla




51. Cómo facilitar el ingreso de fechas: Las máscaras[http://www.mailxmail.com/...urso-microsoft-access-2000/como-facilitar-ingreso-fechas-mascaras]

El siguiente paso consiste en ingresar 25 fechas. Podemos ingresarlas tal cual se muestranen los datos del paso 7 del próximo ejercicio, o bien modificar previamente las propiedadesdel campo FechaPrimeraCompra definiéndole una máscara de ingreso de datos, lo que nosahorrará luego la necesidad de tipear las barras.

1. Accedamos a la cuadrícula de Diseño de la tabla y pulsemos sobre el campo FechaPrimera-Compra. Ya sabemos que en el sector inferior de están mostrando laspropiedades de este campo.

2. Pulsemos sobre la línea Máscara de entrada; aparecerá un icono a la derecha.

3. Pulsemos sobre ese icono para así acceder al Asistente para máscaras de entrada (figura4.10).

Al pulsar el mencionado botón podrá aparecer un aviso. Esto se debe a que la instalación TípicaTípica no agrega al sistema todos los elementos sino que solamente aquellos que se utilizanmás frecuentemente.

Podremos encontrarnos frente a esta situación varias veces durante nuestro aprendizaje yno es para alarmarse, simplemente colocaremos el CD-ROM de Office 2000 y contestaremos SíSí a la pregunta, lo que iniciará el proceso de instalación que agregará el componentenecesario sin nin-guna otra intervención de nuestra parte.

Concluido este proceso de instalación totalmente automático pasaremos directamente autilizar la función (en este caso se presentará la ventana del asistente para máscaras de lafigura 4.10) sin necesidad de reiniciar el sistema.

Figura 4.10

El manejo de este cuadro es muy sencillo; el mismo nos muestra una lista con distintosfor-matos de fecha de donde debemos elegir uno.

4. Seleccionemos la línea correspondiente a Fecha corta.

5. Podemos pulsar sobre el campo Probar y escribir una fecha para comprobar cómofunciona la máscara.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-facilitar-ingreso-fechas-mascaras




6. Por último, pulsemos el botón Finalizar y aparecerá la codificación de la máscara en ellugar de la propiedad correspondiente.

7. Ahora, en modo Hoja de datos, completaremos los campos agregados a la tabla. Para ellonos ubicaremos en el primera renglón de la columna FechaPrimeraCompra y escribiremoslo que se detalla a continuación (recordemos que, gracias a la máscara que agregamos, noserá ne-cesario tipear las barras):

Seguidamente pulsaremos sobre el primer renglón de la columna MontoFacturado yescribi-remos los siguientes importes:

Según la configuración que se haya dispuesto para los parámetros internacionales deWin-dows, podría ocurrir que para versiones en español se encuentre preestablecida la pesetapeseta (Ptas) como unidad monetaria. Esto puede corregirse desde el Panel de Control,opción Configuración regional, solapa Moneda.






52. El filtro por formulario[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/fi l tro-formulario]

Un filtro por formulario nos permite establecer condiciones de filtrado algo máscomplejas. Se trata de un formulario que contiene todos los campos de la tabla,para ingresar condiciones o criterios de selección en cada uno de ellos, en lugar dedatos.

El filtro por formulario puede cumplir con todas las funciones del anterior peroademás nos permite establecer condiciones concurrentes en modo suma; es lo quese conoce como conjun-ción "OR" o conjunción "O".

Supongamos que se nos piden los clientes de Capital y provincia de Buenos Aires;para mostrar todos estos registros necesitaríamos una condición de filtro como laque sigue:

CodProvin = CA O CodProvin = BA

Observemos la diferencia con la condición anterior: en aquél caso a la primeracondición (registros de Buenos Aires) agregábamos una segunda condición (queademás pertenezcan a Palomar) pero esta segunda condición se aplicaba sobre losregistros que nos dejaba visibles la primera, por lo que reducía aún más la cantidadde registros. Aquí, en cambio, además de mostrar los re-gistros de Capitalnecesitamos que se muestren los de Buenos Aires; si bien tenemos también doscondiciones, en este caso cada una de ellas aporta sus registros al resultado (lascondiciones se suman en lugar de restarse).

Figura 4.11

El filtro por formulario ya incluye los filtros anteriores

Los filtros por formulario y por selección son en realidad lo mismo; sólo difieren enel método de aplicación. La prueba de esta afirmación la tendremos seguidamente.

Repitamos los pasos del primer ejercicio de filtros a fin de seleccionar los clientesde Buenos Aires y Palomar (observemos los registros que cumplan con esacondición).



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/filtro-formulario




condición).

1. Estando entonces establecido el filtro por selección pulsemos sobre le botón Filtro por formula-rio y veamos qué aparece (figura 4.12).

Figura 4.12

Veamos que el filtro por formulario incluye los criterios que establecimos con elbotón de filtro por selección.

Una ayuda para seleccionar los datos

El campo que se encuentra activo (en el filtro por formulario) muestra un icono delista (en la figura 4.12 ese campo es CodCli). Pulsemos sobre LOCALIDAD y luegosobre el icono de lista correspondiente, y se mostrará una lista con todos los valoresdistintos de LOCALIDAD que contenga la tabla. Eligiendo los valores en lugar deescribirlos nos ahorraremos muchos errores de tipeo.

También podemos aplicar aquí todo lo que aprendimos sobre el uso de carac-terescomodín (*?), por ejemplo M * para elegir todo lo que comience con M y ?ó?ez* paraseleccionar Gómez, López, etc.

Los criterios de los distintos paneles actúan en "Or" (O)

En la figura 4.12 vemos una segunda solapa con el indicador "Or" en segundo plano;lo que definamos en esta segunda solapa será una nueva alternativas de selecciónque se sumará a la anterior.

En otras palabras, el filtro mostrará los registros de la tabla que cumplan con elcriterio es-pecificado en la solapa Buscar, más aquellos registros que cumplan conel segundo criterio, defi-nido en la hoja "Or". Veamos esto con un ejemplo sencillo:

1. Pulsemos en el campo LOCALIDAD y borremos el criterio "Palomar" para volver ala situación anterior (se volverán a mostrar todos los registros de "Buenos aires").

2. Pulsemos la solapa "Or" y en el campo CODPROVIN seleccionemos "CF".

Por el hecho de haber utilizado el segundo panel, se ha creado un tercer panel, en elque podría-mos agregar un tercer criterio de selección.

3. Pulsemos el botón Activar filtro y aparecerá la tabla mostrándonos los registros






de Buenos Aires (BA) y también los de Capital (CA). En la línea de estado de laventana Clientes el texto "(Filtrado)" nos indica que se encuentra aplicado un filtro ycuántos registros se están mostran-do.

Los criterios de una misma página actúan en "And" (Y)

1. Pulsemos nuevamente el botón Filtro por formulario para acceder a la cuadrículade la figura 4.12.

2. En la página en que tenemos la selección de BA escribamos, en la columnacorrespondiente a los montos: > 1000

3. Pulsemos el botón activar filtro y veremos en la tabla todos los registros deCapital, más los de Buenos Aires, pero en este caso, sólo aquellos cuyas ventassuperen los $ 1000 (figura 4.13).

Figura 4.13

Esta condición podría expresarse como:

(CodProvin="CA") O (CodProvin="BA" Y Montofacturado>1000)

Los paréntesis se incluyeron en el texto sólo por razones de mayor claridad, puesAccess asume, en lo que hace a los criterios especificados en una misma hoja (BA y>1000) que deben cumplirse ambos, y que los indicados en distintas hojasconstituyen otras tantas alternativas de selección.

Podríamos así asignar en una nueva página "O", un segundo criterio queseleccionara los registros de La Pampa con un importe superior a los $ 1000, en otranueva página colocar un ter-cer criterio que seleccione los registros de Córdoba conimporte inferior a $ 800, etc.

De acuerdo con lo dicho, podemos entonces crear un filtro por formulario con uncriterio dis-tinto para cada provincia, localidad, etc.

También podemos incluir ordenamientos

Si estamos visualizando los datos ya filtrados en modo tabla y pulsamos sobrealguno de los campos y luego sobre el botón de ordenamiento, habremos definidopara esos datos un orden de presentación.

4. Pulsemos sobre algún campo de la columna NOMBRE y luego el botón de Ordenascendente y obtendremos los datos en el orden en que se muestran en la figura4.13






Cómo eliminar definitivamente un filtro por formulario

Como vimos, un filtro puede estar activado o desactivado según el estado del botóncorres-pondiente, pero si lo que queremos es eliminar definitivamente criterios defiltro y ordenamiento, podemos borrarlos del cuadro de Propiedades (figura 4.6) obien de los campos de Filtro por for-mulario de la figura 4.13.

Esta última alternativa nos permitirá eliminar también los filtros por selección quese encuen-tren establecidos ya que, como vimos en la figura 4.12 los mismos semuestran en el Filtro por formulario.

Al suprimir los criterios, lógicamente dejan de aplicarse, pero las fichas ya creadasperma-necerán allí. Si queremos ser más prolijos podemos eliminarlas (tenganincorporados criterios o no) de la siguiente forma:

1. Estando en la vista filtro por formulario pulsemos con el botón derecho en elsector gris de esta ventana; aparecerá el menú emergente de la figura 4.14.

Figura 4.14

Aquí podemos seleccionar la opción Borrar cuadrícula para restablecer unacuadrícula va-cía, o bien Eliminar ficha, para eliminar la hoja de condiciones que seencuentra activa en ese momento.

Ya sea que hayamos utilizado un método u otro, recién se harán permanentes loscambios cuando guardemos el diseño de la tabla con estas modificaciones.






53. Cómo actúan los filtros respecto de las novedades[http://www.mailxmail.com/...urso-microsoft-access-2000/como-actuan-filtros-respecto-novedades]

Con la aplicación de los filtros y criterios de ordenamiento que hemos visto habremostrans-formado a la tabla original en un subconjunto de registros condicionados.

Si ingresamos nuevos registros a una tabla que tiene aplicado un filtro, esos registrosseguirán viéndose en la tabla (aunque no cumplan con las condiciones del filtro), y tambiénpermanecerán al pie de la tabla (aunque de acuerdo al valor del campo de ordenamientodebieran estar en otro lugar); esto se debe a que el filtro sólo genera una vista de acuerdocon los datos presentes en la tabla al momento en que se lo aplica. Para obtener unavista actualizada debemos pulsar Shift + F2.

Este comando volverá a aplicar los filtros y los ordenamientos para mostrarnos la versiónactuali-zada de los datos.

Hasta ahora hemos abierto una tabla, aplicando a la misma distintos comandos de filtro yordenamiento, para que se mostrara sólo un subconjunto de los datos de la tabla original yen un determinado orden. Esto, como ya vimos, se refleja internamente como un cambio enlas propie-dades de la tabla, y estos cambios son guardados junto con la tabla misma.



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54. Cómo seleccionar registros por campo vacío[http://www.mailxmail.com/...urso-microsoft-access-2000/como-seleccionar-registros-campo-vacio]

Si agregamos algún campo a una tabla que ya contenía datos (como ya lo hicimos en estecapítulo), aquellos campos en los que aún no hayamos ingresado los datos, contendrán unvalor nulo.

Nulo significa vacío; debemos distinguir vacío de espacios o ceros. Un campo numérico convalor nulo es distinto al mismo campo con valor cero y un campo de texto con valor nulo, esdistinto al mismo con espacios.

Si en un campo del formulario escribimos los textos: nulo, null, o es nulo, cuandoejecute-mos el filtro se mostrarán sólo aquellos registros que en dicho campo no tengancontenido, ya sea por haberse eliminado el mismo seleccionándolo y pulsando la tecla Intro oporque nunca se ha escrito nada en ese campo.

Podemos también escribir su contrario: not null o negado nulo o es negado nulo parase-leccionar todos los registros que contienen alguna información en ese campo.



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55. Cómo obtener distintas vistas de los datos de una tabla[http://www.mailxmail.com/...o-microsoft-access-2000/como-obtener-distintas-vistas-datos-tabla]

En adelante, cuando volvamos a abrir la tabla, podremos aplicar los mismos criterios defiltro y ordenamiento pulsando el botón correspondiente, o desactivarlos (para visualizartodos los re-gistros) pulsando nuevamente el mismo botón.

Pero, ¿cómo obtener más de una vista distinta de los mismos datos?. Podría ocurrir, porejemplo, que el Departamento de Ventas necesitara los datos de los clientes de BuenosAires cu-yo monto de compras supere los $ 1000, más todos los de Capital ordenados porLocalidad (esta-blecimos estas condiciones en el último ejercicio); la sección Despachopuede necesitar la infor-mación de todos los clientes ordenada por Provincia y Localidad, yen Cobranzas se nos puede requerir que esos mismos datos aparezcan ordenados en formadescendente por el monto de compras y seleccionando aquellos clientes cuya fecha decompra corresponda al año 1993.

Para atender a cada una de estas necesidades será preciso crear distintas hojas deres-puestas dinámicas .



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56. Qué es una hoja de respuestas dinámicas[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-hoja-respuestas-dinamicas]

Access nos permite guardar los criterios de selección y ordenamiento queestudiamos creando un nuevo objeto que llamaremos Hoja de respuestasdinámicas o, más brevemente, Consulta.

Una vez que hayamos definido una hoja de respuestas dinámicas, en lugar de abrirla tabla y volver a aplicarle los mismos criterios de ordenamiento y filtro (selección),abriremos este nuevo objeto que creamos, que tendrá ya predefinidos y aplicadosesos criterios, como si se tratara de otra tabla que nos muestra los datos ya filtradosy ordenados.

De este modo, abriendo la consulta Clientes para Ventas, trabajaremos con losclientes de la tabla "Clientes" que pertenecen a Buenos Aires, con compras mayoresa $ 1000 y todos los clientes de Capital, con un orden por Localidad; abriendo encambio la consulta Clientes para Co-branzas, se mostrarán los registros de la mismatabla, pero sólo correspondientes al año en curso y en orden descendente por sumonto de compras, etc.

Generalizando, podemos crear una consulta para cada necesidad, con su selección yorde-namiento particulares; posteriormente, cada departamento de la empresapodrá trabajar sobre su hoja de respuestas dinámicas particular como si ésta fuerasu tabla de clientes, y así elaborar lis-tados, formularios, etc., utilizando solamentelos datos que son de su interés. A cada una des es-tas vistas de los datos de la tablale llamaremos entonces hoja de respuestas dinámicas.

Lo realmente ventajoso es que no existen distintas tablas, sino distintas hojas derespuestas dinámicas; todas tomarán sus datos de la tabla original de Clientes, perocada una de ellas los presentará de distinta forma (campos, datos y registros)adaptándose a las necesidades de la aplicación que haga uso de la misma.

Podemos trabajar sobre una hoja de respuestas dinámicas del mismo modo que loharíamos con la tabla misma, lo que nos permitirá crear consultas de consultas,tomando como entrada de la segunda consulta los datos entregados por la primera.

La premisa que acabamos de enunciar será nuestra base de trabajo en Access y nospermi-tirá una total flexibilidad para aplicar criterios de selección y ordenamiento,para luego volcar esos datos ya elaborados en un informe que los presente de unamanera adecuada.

Cómo crear consultas en base a lo que nos muestra la tabla actual

Ya hemos visto cómo crear un filtro por formulario y cómo establecer además elordena-miento necesario para una determinada aplicación; sabemos también cómoactivar estos paráme-tros para ver el resultado.

Una vez que hayamos definido qué datos queremos ver y en qué orden deseamospresen-tarlos, podremos comprobarlos con el botón de Aplicar filtro para luegograbarlos, creando de esta forma una hoja de respuestas dinámicas:

1. Si estamos en modo ver tabla (según la explicación anterior accedimos a estemodo para comprobar si el filtro y el ordenamiento definidos daban el resultado que



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esperábamos, figura 4.11), pulsemos el botón Filtro por selección para accedernuevamente a la ventana de dise-ño de filtros para esta tabla (cuadrícula de lafigura 4.12).

2. Pulsemos con el botón derecho del mouse en el sector gris de la cuadrícula;aparecerá el menú emergente que ya vimos en la figura 4.14.

3. Pulsemos ahora sobre la opción Guardar como consulta. Aparecerá un pequeñocuadro (figura 4.15) para escribir el nombre que hemos de asignar a la consulta.

4. Escribamos un nombre adecuado, como el de la figura, y pulsemos Aceptar. Siahora volve-mos al cuadro Base de datos (de la figura 1.8 del Capítulo 1) ypulsamos el botón Consultas, se mostrará el nuevo objeto que creamos.

Ahora podríamos cerrar la tabla sin guardar ninguna de las condiciones que hemosestable-cido o, mejor aún, eliminar el filtro de la forma que ya hemos visto y luego,pasando al modo tabla, guardarla para que quede almacenada sin filtro algunoasociado.






57. Cómo abrir una consulta[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-abrir-consulta]

1. Pulsemos el botón Consultas del cuadro de la Base de datos (figura 1.8).Aparecerá la lista de consultas que contiene la base de datos. Hasta ahoradisponemos de una única consulta, "Clientes para Ventas" que es la que acabamosde ver.

2. Estando este objeto seleccionado pulsaremos el botón Abrir, para mostrar losdatos o resulta-do de la consulta (modo tabla). Observemos que el resultadoobtenido es idéntico al que muestra la figura 4.12, lo que significa que la consultaha almacenado todos los parámetros de selección y ordenamiento que seencontraban aplicados a la tabla.

3. Pulsemos el botón diseño y se mostrará la cuadrícula de la figura 4.16.

Allí podremos cambiar criterios de selección, ordenamiento, etc.; temas queveremos en el siguiente capítulo. Por ahora observemos sus parámetros.

Conociendo el efecto de selección y ordenamiento que tiene esta consulta (que es elmismo que habíamos obtenido con los filtros, cuyo resultado se muestra en la figura4.13), podemos de-ducir qué significa el contenido de los distintos parámetros quemuestra la figura 4.16.

Vemos primeramente que aparece una columna encabezada por Nombre(correspondiente al campo que contiene la razón social del cliente) y, en la fila de OrdenOrden, podemos leer la palabra Ascendente; esto define para la consulta un ordenascendente por el nombre del cliente.

A la derecha, dos columnas más definen la selección, de la siguiente forma: unaprimera fila, Criterios, contiene en la columna correspondiente al campoCODPROVIN: BA, y en el campo MONTOFACTURADO: > 1 0 0 0 que es el criterio quecontenía la primera página del filtro por formu-lario.



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Figura 4.16

La segunda fila (indicada a su izquierda por "o", especifica la condición alternativaque con-tenía la hoja "O" del filtro: CF.

Ya podemos imaginarnos que estamos frente a un elemento similar a los filtros porformula-rio; pero veremos luego, en el próximo capítulo, cómo se amplían lasposibilidades con las hojas de respuestas dinámicas o consultas.






58. Cómo se define qué campos se muestran[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-se-define-que-campos-se-muestran]

Cada uno de los campos de la consulta dispone de una casilla habilitante en la fila Mostrar.Al pulsarla, la casilla quedará tildada y, como consecuencia, los datos del campocorrespondiente se mostrarán cuando ejecutemos la consulta; por el contrario, si esta casillase encuentra vacía, el campo correspondiente no se mostrará.

Pero ocurre que el diseño de hoja dinámica que estamos tratando (creado desde el filtro porformulario), sólo tiene tres columnas y además se encuentra deshabilitada en ambas lacasilla Mostrar.

¿Por qué entonces cuando activamos el modo tabla (abrir la consulta) se muestran los datosde todos los campos?

Esto se debe a la propiedad Mostrar todos los campos; al igual que las tablas de datos, lastablas dinámicas disponen también de propiedades (figura 4.17).

Estando a la vista la cuadrícula de diseño de la figura 4.16, pulsemos en la barra el botón PropiedadesPropiedades, para acceder al cuadro de la figura 4.17.

Figura 4.17

Esta es otra forma de acceder al cuadro de propiedades (recordemos que para la tablaaccedimos al mismo seleccionando la opción Propiedades del menú emergente). En amboscasos, y en los subsiguientes que veremos, el botón de propiedades actúa a modo deconmutador, prendiendo o apagando la ventana que muestra la figura 4.17 (siempre ycuando nos encontraremos en modo diseño).

Volviendo a la consulta del ejemplo, podemos decir que las funciones de los distintosren-glones de la cuadrícula son independientes; una determinada columna puede definirordenamien-to o no, puede mostrarse o no y también puede aplicar un criterio de seleccióno no.

En la figura 4.16 vemos que las columnas de la grilla se utilizan sólo para definir los criteriosde ordenamiento y selección, y la propiedad Mostrar todos los campos es la que ocasionaque veamos la tabla completa, aunque las correspondientes casillas Mostrar se encuentreninactivas .



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Veremos otra forma de visualizar todos los campos y muchos otros temas en los doscapítu-los siguientes, dedicados a las hojas dinámicas o consultas.

Cómo tomar las condiciones de filtro de una consulta

Ya creamos una consulta en base a un filtro por formulario, pero podríamos necesitar loin-verso, es decir, tomar los criterios que se especifican en una determinada consulta yaplicarlos a la tabla como si fuera un filtro (recordemos que el origen de la consulta quecreamos fue justa-mente un filtro).

Lograríamos el mismo resultado (selección y orden de los datos) abriendo directamente laconsul-ta, pero si lo que queremos hacer es crear un filtro en base a los parámetros de laconsulta pode-mos hacerlo ahorrándonos así la tarea de escribir nuevamente lascondiciones que ya que ya es-taban establecidas en una consulta.

1. Cerremos la consulta (grabémosla si nos lo solicita); en la ventana Base de datospulsemos sobre la solapa Tablas, y luego pulsemos doble clic sobre la tabla de clientespara abrirla como datos.

2. Pulsemos el botón Filtro por formulario para acceder nuevamente a la ventana de diseñode filtros para esta tabla (figura 4.12).

3. En la barra de botones pulsemos Cargar desde consulta (o bien seleccionemos estamisma opción del menú emergente que aparece al pulsar con el botón derecho en la zonagris de la ventana de diseño del filtro). Aparecerá el cuadro de la figura 4.18).

Figura 4.18

En este caso disponemos de una sola consulta, por lo que ésta aparece seleccionada.

4. Pulsemos Aceptar.

Debemos tener en cuenta que en la lista del cuadro de la figura 4.18 sólo apareceránaque-llas consultas que fueron creadas en base a la tabla que tenemos abierta en modo defiltro por formulario.

Una vez cargados los parámetros podremos comprobar que están definidos para la tabla losmismos criterios que contenía el filtro original, y que en su momento fueron aplicados a lanueva consulta "Clientes para Ventas".






59. Trabajemos en el diseño de la consulta[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/trabajemos-diseno-consulta]

En este capítulo crearemos una consulta similar a la del capítulo anterior,aprenderemos a definir condiciones más complejas, incluir campos, etc., para luegocombinar o relacionar los datos de dos tablas y así mostrar, en la misma consulta,datos que se encuentran en tablas relaciona-das.

Trabajemos en el diseño de la consulta

En el capítulo anterior creamos una consulta a partir de un filtro por formulario.Ahora crea-remos una consulta en blanco y agregaremos dentro de la mismacampos, condiciones, criterios de ordenamiento, etc.

Cómo crear una nueva consulta

Crearemos una consulta basada en la tabla de Clientes utilizando para ello todos losvalores por omisión.

1. Accedamos al cuadro de diálogo de la base de datos y pulsemos el botóncorrespondiente a Consultas.

Se mostrará aquí la consulta que hemos creado en el capítulo anterior y aparecerántambién las dos opciones disponibles para crear una consulta: la primera de ellasnos permite abrir una cuadrícula de diseño y la segunda nos conduce a un asistente.

Access dispone de asistentes que nos permiten crear consultas en forma automáticaingresando unos pocos parámetros, pero utilizaremos estos asistentes másadelante; por ahora nos queda-remos con la primera opción.

2. Pulsemos la primera de las opciones: Crear una consulta en la Vista Diseño, paraacceder a la cuadrícula de diseño de la consulta similar a la que vimos en el capítuloanterior, pero esta vez en blanco (figura 5.1).

Lo primero que haremos será incorporar la o las tablas que la consulta tomará susdatos. Es por eso que aparece ahora en primer plano el cuadro Mostrar tabla.

3. Seleccionemos la única tabla disponible, Clientes, y pulsemos Agregar.

Con esta acción, agregamos una lista de los campos de la tabla de Clientes en elsector gris del cuadro de diseño de la consulta (figura 5.2).

El cuadro superpuesto permanece en su lugar para permitirnos agregar otras tablas,pero no es esa nuestra intención, por lo que:



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Figura 5.1

4. Pulsaremos el botón Cerrar para quitar el cuadro de la pantalla y pasar a trabajaren la cuadrí-cula.

Figura 5.2

Cómo incluir los campos de la tabla en la consulta

Ya hemos agregado la tabla de Clientes a la consulta. Seguidamente vamos a definirqué campos de esa tabla intervendrán en la consulta; el procedimiento consiste en arrastrarlosarrastrarlos desde la tabla a la cuadrícula. Veamos qué fácil es:

1. Pulsemos sobre el primer campo de la tabla, CODCLI y, manteniendo pulsado elbotón, llevé-moslo hasta la primera columna de la consulta. Al liberar el botón sehabrá incorporado a la consulta una columna con la referencia de este campo.

Tal vez pulsa doble clic sobre cada campo de la tabla nos resulte más rápido yprovocará el mis-mo efecto que arrastrarlo a la primera columna libre.

También podemos seleccionar varios campos ayudándonos con Shift o con Control ymover el conjunto para crear varias columnas en un solo paso.

Cómo definir si un campo se muestra o no

Ya vimos esto en el capítulo anterior, pero notemos que en este caso, para el camporecién colocado, la casilla correspondiente a Mostrar se encuentra activa; esto nosindica que el campo se mostrará cuando ejecutemos esta hoja de respuestasdinámicas. Si pulsamos sobre la casilla, ésta aparecerá inactiva y, por lo tanto, lacolumna correspondiente no será mostrada.






1. Pulsemos doble clic sobre el segundo campo de la tabla, y hagamos lo mismocon el resto de los campos para incorporarlos a todos a la hoja de respuestasdinámicas o consulta.

No es necesario que aparezcan todos los campos en la consulta; según su funciónpodemos in-corporar sólo los campos necesarios.

Los campos que tienen inactiva la correspondiente casilla Mostrar no seránpresentados en el resultado de la consulta pero actúan, en cuanto a ordenamientos ycriterios de selección, del mismo modo que los que se exhiben.

Ya mencionamos que las funciones de los campos son independientes entre sí.Podemos así definir criterios de selección y ordenamiento establecidos en base acampos que no se mues-tran en la hoja de datos. Veremos, en el próximo capítulo,una aplicación concreta de campos auxiliares no mostrados para definirordenamientos algo más complejos.

Cómo incorporar la tabla completa en una sola operación

El primer elemento de la lista de campos, representado por un asterisco (*), equivalea todos los campos. De esta forma, en lugar de incorporarlos uno a uno podríamosagregar todos los campos de la tabla en una sola operación, simplementearrastrando el asterisco (o pulsando doble clic sobre el mismo). Este, al ser colocadoen la columna, se transformará en la leyenda Clientes* representando a todos loscampos de la tabla.

No podemos hacer con esos campos ningún tipo de selección ni establecer criterios,pero no hay ningún inconveniente en que agreguemos, además, todos los camposde la tabla que necesi-temos para establecer los criterios. En este caso, para evitarque estos campos aparezcan repeti-dos en la tabla resultado, los inhabilitaremos enla casilla Mostrar.

Algo para tener en cuenta

La hoja de respuestas dinámicas o consulta ocupa en sí muy poco espacio debido aque es un elemento virtual que sólo contiene referencias a los datos reales que seencuentran en la/s tabla/s.

No debemos, por lo tanto, preocuparnos por la cantidad de columnas auxiliares quenecesi-temos incluir en la misma a fin de que cumpla con la condición de selección,ordenamiento, filtro, etc., ni por la cantidad de consultas que originemos.






60. Cómo efectuar modificaciones en la cuadrícula[http://www.mailxmail.com/...rso-microsoft-access-2000/como-efectuar-modificaciones-cuadricula]

En cualquier momento podemos introducir modificaciones en el diseño de la consulta.Ve-remos enseguida las modificaciones básicas como cambiar la posición relativa de lascolumnas quitar columnas, agregar nuevas a partir de campos de la misma tabla, y másadelante otras como agregar una nueva tabla que participará en la consulta, combinarla conla anterior y agregar cam-pos de esta última, etc.; todo ello en la misma cuadrícula dediseño de la consulta.

Para mover una columna la seleccionamos pulsando sobre el selector correspondiente(zócalo que se encuentra por encima del nombre del campo) y luego pulsaremos Suprimirnuevamente en el selector de campos para llevarla a la nueva posición, liberando aquí elbotón del mouse.

Para eliminar una columna, la seleccionamos en la forma que vimos y luego pulsaremos , obien seleccionamos, dentro del menú EDICIÓN, la opción Eliminar.

Eliminar una columna de la tabla dinámica no significa perder datos; recordemos que ésta esnada más que una vista de los datos que se encuentran en la tabla y lo que ocurrirá es sóloque la vista dejará de mostrar ese dato.

En caso de que deseáramos suprimir todos los campos de la cuadrícula sería precisoacce-der a Eliminar la cuadrícula, también del menú EDICIÓN.

Si deseáramos insertar un nuevo campo seleccionaremos en primer lugar el campo ain-sertar en la tabla que se encuentra en la zona gris, para luego llevarlo a la cuadrícula ycolocarlo en la ubicación deseada. Si lo ubicamos sobre algún campo existente, las restantescolumnas de la derecha se desplazarán para dar cabida al nuevo campo.



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61. Cómo definir el ordenamiento en una consulta[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-definir-ordenamiento-consulta]

Vimos que la consulta creada en base a un filtro, heredó las condiciones de ordenamientoque se le habían definido a dicho filtro, pero si tuviéramos que agregar, modificar, oeliminar un criterio de ordenamiento, pulsaremos en la casilla Orden, de la columnacorrespondiente, para abrir la lista de opciones: Ascendente, Descendente o Sin ordenar.

Cómo ordenar por dos o más campos

Podría darse la situación de que necesitáramos ordenar una consulta según los datos dedos o más campos. Tal sería el caso, por ejemplo, de una consulta de ítems de una factura(los distintos artículos vendidos bajo un mismo número de factura); aquí seguramentetendremos un campo que contiene el número de la factura, y otro que determina la posiciónrelativa de ítem para esa factura: Factura 00000596 ítem 01, Factura 00000596 ítem 02,etc., o bien el código del artí-culo.

Tendremos entonces que ordenar primeramente por el número de la factura y, para queaparezca todo perfectamente ordenado, debemos activar el orden también para la columnade los ítems. De este modo, siempre tendremos juntos a todos los registroscorrespondientes a una misma factura y ordenados por el número de ítem.

Esto ocurrirá siempre y cuando la columna del número de factura se encuentre a laizquier-da de la de ítems (no es necesario que sean contiguas) ya que, como vimos, Accessordena siempre teniendo en cuenta la posición relativa de las columnas de izquierda aderecha .

Qué hacer cuando los campos no se presentan en el orden requerido

Si estuviera a la izquierda el número de ítem (o el artículo) y a la derecha el número defac-tura, no podríamos lograr el orden explicado. Sabemos que el cambiar el orden de lascolumnas no alterará los resultados de la tabla dinámica pero si, por alguna razón, nopudiéramos invertir el orden de las columnas, haremos los siguiente:

1. Creamos un nuevo campo con el número de ítem, pulsando doble clic sobre ese campoen la tabla, agregamos a la consulta una última columna (repetida) con el número de Ítem.

2. Desactivamos la casilla Mostrar de la nueva columna.

3. Seleccionamos la opción Ascendente en la fila Ordenar en la columna del número defactura y en la de ítem.

Así quedarán indicadas con ordenamiento ascendente las columnas número de factura eítem en la posición correcta (factura a la izquierda e ítem a la derecha), con lo queconseguiremos el ordenamiento deseado.

Como hemos dicho, la hoja dinámica es un elemento virtual, y por lo tanto esta nuevaco-lumna no ocupará un espacio considerable.



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62. Ordenamiento y criterios de selección en la consulta[http://www.mailxmail.com/...o-microsoft-access-2000/ordenamiento-criterios-seleccion-consulta]

Al final del Capítulo 4 (y con referencia a la figura 4.16) accedimos a una primera noción delsignificado de las distintas filas de la cuadrícula de diseño.

En la primera columna se ha definido que el orden de la hoja dinámica será de acuerdo alnombre del cliente, y en las dos columnas restantes, se establece que se seleccionaránaquellos registros con CodProvin = "BA" Y MontoFacturado > 1000, etc.

Este ejemplo nos muestra entonces que los criterios de ordenamiento y selección puedencolocarse en distintas columnas.

También, si fuera necesario, podemos definir ordenamiento y selección en una mismaco-lumna (por ejemplo, si los datos debieran ordenarse por provincia y a la veznecesitáramos algún tipo de selección respecto de la provincia).

Repetimos una vez más que estas funciones son independientes entre sí.

Como en el caso de los filtros, los criterios de ordenamiento funcionan para fechas y valoresnuméricos del mismo modo.

Además, como vimos, podemos crear una nueva columna sólo para definir el orden (opo-dría ser también para agregar algún criterio de selección) y, si así lo hiciéramos,debemos dejar en blanco la correspondiente casilla Mostrar para evitar que la columnaaparezca dos veces.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/ordenamiento-criterios-seleccion-consulta




63. Cómo establecer un criterio por similitud[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-establecer-criterio-similitud]

Vimos en el capítulo anterior cómo se transfieren los parámetros de un filtro a laconsulta. Aprovechando esta facilidad, definiremos ahora tres casos distintos decriterios de selección y veremos cómo son traducidos por Access a comandos de lafila Criterios en la hoja dinámica.

1. Abramos la tabla Clientes en modo tabla y en el primer campo: CODCLI,pulsemos doble clic para seleccionar el campo completo.

2. Pulsemos Filtro por selección. Quedará a la vista un único registro debido a quela condición que establecimos nos mostrará el único cliente que tiene el número quehemos seleccionado. Ahora, sabiendo que los filtros son acumulativos (ver Capítulo4) agregaremos otra condición.

3. Seleccionemos los tres primeros caracteres del nombre de ese cliente y pulsemosnuevamen-te Filtro por selección. La situación no ha cambiado, y esto se debe aque la nueva condición (que se agrega a la anterior) es que el nombre del clientecomience con los tres caracteres que hemos seleccionado de ese mismo registro,condición que, por supuesto, se cumple.

4. Seleccionemos ahora tres o cuatro caracteres en medio del campo DIRECCIÓN (nial principio ni al final del campo) u pulsemos filtro por selección. Siguemostrándose el mismo registro por la misma razón que explicamos anteriormente.

5. Seleccionemos ahora dos o tres caracteres al final del campo LOCALIDAD ypulsemos Filtro por selección.

Hemos creado cuatro condiciones de selección distintas: por campo completo, principio de campo, mitad de campo y final de campo. Ahora veamos cómoexpresó Access cada una de esas condiciones.

6. Pulsemos el botón Filtro por formulario (para ver las condiciones generadas) yensanchemos aquellas columnas en donde no alcanza a leerse la condicióncompleta. La figura 5.3 nos muestra estos cuatro casos de selección.

En el primer caso, la condición es simplemente el mismo contenido del campo; 1 0significa: muéstrense los registros cuyo campo numérico contiene un contenido de10. Esta condición se-lecciona por un valor único y completo del campo.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-establecer-criterio-similitud




Cómo se expresan las condiciones por similitud

Observemos que las condiciones restantes incluyen la palabra Como, encierran elvalor en-tre comillas y utilizan el asterisco (carácter comodín) que ya estudiamos enel capítulo anterior.

En el segundo caso, Pér* seleccionará todos aquellos registros cuyo nombre decliente co-mience con las letras "Pér" (sin importar qué otros caracteres contengaese campo).

En el tercero, *dav* significa: todas las direcciones que contengan en alguna partede su texto la cadena de caracteres "dav".

Y el cuarto criterio, *lla seleccionará todos aquellos registros cuya LOCALIDADtermine con los caracteres "lla".

De esta misma manera debemos llenar los campos del filtro por formulario oconstruir las expresiones del renglón Criterios, para crear una consulta queseleccione datos de una tabla.

Así podemos crear filtros por formulario o consultas por criterios del tipo Como"?ó?ez" pa-ra mostrar todos los registros con apellidos como Gómez, López, etc.,en lugar de obtenerlos uno a uno como lo hiciéramos con el comando Buscar en elcapítulo anterior.

De aquí se deduce que en respuesta a una selección parcial, Access establece unaclave por similitud, utilizando la palabra clave Como y caracteres comodín.

El ejemplo que elaboramos no es de mucha utilidad, dado que el primer criterioseleccionará un único registro de la tabla y los restantes volverán a seleccionar elúnico registro que quedó. No obstante, nos sirvió para conocer la sintaxis que creaAccess en respuesta a las selecciones efec-tuadas, y así poder escribir nosotrosmismos distintas condiciones de selección en la fila Criterios de la consulta.

Si sólo utilizamos el asterisco (*) como carácter comodín, no será necesario escribirlas comillas; Access interpretará que se trata de una expresión y las colocará pornosotros. Escribamos I * para encontrar todo lo que comience con la letra I.

Probemos esto mismo en una hoja de respuestas dinámicas; creemos una nuevaconsulta y en la fila correspondiente a la columna Nombre, coloquemos el criterio: "?ó?ez*""?ó?ez*".

Podemos hacer cualquier combinación de ordenamientos con parámetros de estetipo, y también con los de campo completo que vimos anteriormente.






64. Cómo aplicar filtros con comparaciones numéricas[http://www.mailxmail.com/...icrosoft-access-2000/como-aplicar-filtros-comparaciones-numericas]

También podemos utilizar los datos numéricos de la tabla refiriéndonos a ellos, ya seabus-cando valores idénticos, o bien mayores o menores al parámetro de referencia.

Cuando tratamos los filtros por formulario hicimos una referencia a este tipo decomparado-res: MontoFacturado > 1000.

Veamos otros ejemplos:

1. Accedamos a la cuadrícula del ejercicio anterior y borremos sus criterios.

2. En la casilla de Ordenamientos correspondiente a la columna MONTOFATURADOseleccio-nemos Descendente.

3. En la casilla de los criterios coloquemos: > 1 0 0 0

4. Pulsemos el icono Modo hoja de datos (ejecutamos la consulta) y visualizaremos losregistros cuyo monto facturado supera los $ 1000, ordenados de mayor a menor, según suimporte.

Cómo establecer topes máximos y mínimos

Podríamos necesitar sólo los registros comprendidos dentro de un rango de valores, lo quenos obligará a establecer dos condiciones (mínima y máxima) que los registros deberáncumplir simultáneamente; por lo tanto, según lo que aprendimos, estas condicionesdeberán expresarse en distintas columnas como criterios simples, o bien combinar ambasen un criterio complejo utili-zando el nexo lógico And.

Seleccionaremos, por ejemplo, los registros cuyo monto sea superior a $ 1000 pero con lacondición de que a la vez sean inferiores a $ 2000.

5. Accedamos a la cuadrícula (modo diseño); agreguemos otra columna con el mismocampo MontoFacturado, y en el criterio escribamos < 2 0 0 0.

6. Deshabilitemos para esta última columna la casilla Mostrar.

7. Pulsemos el icono Modo hoja de datos (ejecutamos la consulta) y tendremos los registroscomprendidos dentro del rango indicado.

Cómo combinar los operadores > < =

En el ejemplo anterior no incluimos (en caso de haberlos) los registros cuyo importe fuera $1000 y $ 2000, porque pedimos respectivamente los mayores y menores a esos dosimportes. Combinando dos operadores podremos definir condiciones de mayor o igual, menor o igual y dis-tinto de. Apliquemos estos criterios a la consulta anterior:

1. Accedamos a la cuadrícula y en la primera columna de MontoFacturado cambiemos > por > = y en la segunda cambiemos < por < =

2. Apliquemos el filtro y aparecerán dos registros más (de los clientes 72 y 58) cuyosimportes respectivos son $ 1000 y $ 2000.

El operador Entre

Podemos expresar esta misma condición en una sola columna con el operador Entre. En lacasilla de Criterios correspondiente a la columna MontoFacturado escribiremos: Entre1000 y 2000.

Luego podremos eliminar la columna auxiliar pues esta condición reemplaza a las dos



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-aplicar-filtros-comparaciones-numericas




ante-riores.






65. Cómo manejar las fechas[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-manejar-fechas]

Ingresando las fechas en un formato normal, como se muestra en el ejemplo,podemos tam-bién hacer comparaciones en el mismo formato. Cuando incluyamosfechas en un criterio debe-mos encerrar a las mismas entre símbolos # , como porejemplo: # 1 / 1 / 9 0 #.

El símbolo # aparece en los modernos teclados para idioma español como terceraalternativa de la tecla que contiene el número 3 y por lo tanto, para obtenerlodebemos pulsar la tecla [Alt Gr] junto con la correspondiente al número [3] en elteclado alfabético.

Por lo demás, podemos aplicar los mismos conceptos y operadores que en el casode los valores.

Debemos tener en cuenta cuál es el formato de fecha que se está utilizando enWindows (si es el normal dd/mm/aaaa o alguno utilizado en otros países comoaaaa/mm/dd o mm/dd/aaaa). Tome-mos los recaudos pertinentes, dado que en eltranscurso de este curso utilizaremos el formato dd/mm/aa.

Por ejemplo:

1. Borremos las columnas MontoFacturado (o sólo sus criterios) y luego ingresemoslos datos de la figura 5.4.

Figura 5.4

Cuando pasemos a modo hoja de datos se mostrarán sólo los registros quecorrespondan a los años 1990 a 1993.

Uso del operador "Entre" con fechas

Podemos utilizar el operador Entre también para fechas, y expresar la condición dela figura 5.5 en una sola columna como:

Entre #1/1 /90# y #1/1 /94#

Obtendremos los registros comprendidos entre esas dos fechas inclusive.

En este caso, a diferencia de la condición de la figura, se mostrarán también losregistros cuyas fechas sean 1/1/90 y 1/194.

Si nos resultara más fácil, podemos expresar las fechas en la forma dd-mmmm-aa;para el ejemplo anterior sería: Entre #1-ene-90# y -#1-ene-94#. Accessconvertirá este formato al de dd/mm/aa.



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66. Filtros en base la resultado de una operación[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/filtros-base-resultado-operacion]

Es posible elaborar condiciones más complejas; al respecto mencionaremos aquí uncaso en el que la condición no se refiere a un campo sino al resultado de unaoperación en este campo.

A modo de ejemplo, seleccionaremos aquellos registros cuya fecha presente unaantigüe-dad de más de ocho años respecto de la fecha actual.

1. Accedamos a la cuadrícula y borremos la segunda columna.

2. En el lugar de la condición o criterio de la primera columna coloquemos:

Fecha() - clientes!FechaPrimeraCompra > 365*8

El símbolo ! se utiliza para indicar dependencia de unos objetos respecto de otros.En este caso indicamos que el campo FechaPrimeraCompra pertenece a la tabla Clientes. Access agregará los corchetes y la expresión quedará:

Fecha() - [clientes!][FechaPrimeraCompra]> 365*8

Esta ecuación lógica tiene dos partes, con una operación matemática en cada una.

En la primera se resta la fecha del registro de la fecha del día (Fecha()) para obteneruna cantidad de días, valor que se compara con el resultado de la segunda operación,que expresa la cantidad de días contenida en ocho años.

También podemos establecer condiciones respecto de operaciones que comprendandos o más campos de la tabla, como por ejemplo los intereses punitorios en base auna diferencia entre fechas; la fecha de pago menos la fecha de vencimiento,multiplicada por un importe (el de la fac-tura) y un coeficiente (el del interés porcada día de atraso).



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67. Cómo utilizar criterios lógicos complejos[http://www.mailxmail.com/...o-microsoft-access-2000/como-util izar-criterios-logicos-complejos]

Disponemos de dos operadores lógicos que nos permiten enlazar condiciones simples paraestablecer así condiciones complejas. De este modo podemos definir en una sola columnauna condición como la del ejemplo de la figura 5.4; hagámoslo:

1. Accedamos a la cuadrícula de la figura 5.4, borremos la segunda columna y en lugar dela condición simple de la primera columna escribamos: > # 3 1 / 1 2 / 9 8 9 # Y < 3 1 / 1 / 9 4 #

2. Volvamos al modo hoja de datos y obtendremos el mismo resultado que con lasespecificacio-nes de la figura 5.4.

Esto confirma lo que habíamos dicho al principio en cuanto a que los criterios expresadosen distintas columnas actúan en modo Y.

En forma similar podemos utilizar el operador lógico Or para expresar alternativas. Sabemosque éstas pueden expresarse en la misma columna como renglones sucesivos debajo de Crite-rios. La figura 5.5 muestra la equivalencia entre tres expresiones simples y unacompleja para seleccionar los registros de estas tres localidades.

Observemos que cuando están incluidos en una expresión, los literales se encierran entrecomi-llas.

El operador "In"

La expresión anterior se simplifica si utilizamos el operador "In" de esta forma:

In ("Quilmes","Palomar","Morón") es una expresión equivalente.

En la Versión 2000 es necesario utilizar los operadores en inglés (In, Or) en lugar de losco-rrespondientes en castellano (En y O), tal como se los expresaba en la versión anteriordel pro-grama.

El operador lógico de negación

Colocando la palabra negado antes de una expresión, el resultado lógico será el contrarioal de dicha expresión. Hagamos un ejemplo en base al campo LOCALIDAD.

1. Accedamos nuevamente a la cuadrícula, y cambiemos este último criterio por

Negado ("Quilmes" Or "Palomar" Or "Morón") o bien

Negado In ("Quilmes","Palomar","Morón")

2. Pulsemos el botón de hoja de datos y habremos excluido los registros de estaslocalidades, por lo que se mostrarán aquí sólo los registros que nos se mostraron en laconsulta anterior.

Observemos además que la expresión debió encerrarse entre paréntesis.

Podemos probar este nuevo operador combinándolo con todas las condiciones que hemos



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Podemos probar este nuevo operador combinándolo con todas las condiciones que hemosestablecido anteriormente:

Negado p*, Negado <365*2, Negado <#22/11/94#, etc.






68. Otras posibilidades de selección[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/posibilidades-seleccion]

Cómo seleccionar registros por campos vacíos

Cuando necesitemos seleccionar registros que contengan algo en un determinadocampo numérico, es decir, mostrar aquellos registros que contengan un número, yasea positivo, negativo o cero, utilizaremos la expresión negado nulo o es negadonulo. Por ejemplo, si en nuestra con-sulta de selección de clientes ingresamos eltexto nulo en la celda Criterios de la columna TELE-FONO, seleccionaremos todoslos registros de clientes que no tengan teléfono.

Por el contrario, si colocamos negado nulo, aparecerán los registros que tengan algún texto en el campo TELEFONO.

Cómo seleccionar por la fecha del día

Si deseamos buscar un registro que tenga la fecha del día de hoy (fecha actual)introduci-remos en la celda Criterios, correspondiente a ese campo: Fecha().



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69. Agreguemos una segunda tabla a la base[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/agreguemos-segunda-tabla-base]

Siguiendo un camino similar al de clientes, crearemos ahora la tabla de Vendedores.

1. En el cuadro Base de datos pulsemos el botón correspondiente a Tablas y luego elbotón Nuevo.

2. Aparecerá el cuadro de opciones de la figura 5.6 en donde optaremos por VistaDiseño y pul-saremos Aceptar.

Figura 5.6

Esta es otra alternativa para crear una tabla, en lugar de utilizar el icono Crear unatabla en vista Diseño, que empleáramos en el Capítulo 2.

3. Escribiremos en la cuadrícula de diseño los siguientes campos de datos:

CodVend Numérico Código del Vendedor

NomVend Texto Nombre del Vendedor

PorComis Numérico Porcentaje de Comisión

4. En la cuadrícula inferior asignaremos respectivamente los siguientes formatos(figura 5.7):

CodVend Tamaño=Byte Requerido=Sí Indexado=Sí, sin duplicados

NomVend Tamaño=30

PorComis Tamaño=Simple Requerido=Sí Indexado=No



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Figura 5.7

Cómo designar un campo como Clave principal

5. Pulsemos sobre el primer campo y luego pulsemos el botón Clave principal que seencuentra en la barra de botones de la ventana de Access. Veremos enseguida laprimera ventaja de disponer de una Clave principal.

6. Por último guardaremos la tabla con el nombre Vendedores.

7. Pasemos al modo hoja de datos y carguemos los siguientes datos:

1 Pedro 8.00

2 Erika 10.00

3 Mario 7.00

El resultado será similar al de la figura.

Modifiquemos nuevamente la tabla de Clientes

Ya agregamos un par de columnas a nuestra tabla de Clientes; ahora seguiremosagregan-do campos. Se trata del campo nexo que relacionará la tabla Clientes con lade Vendedores.

1. En el cuadro de diálogo Base de datos pulsemos el botón Tablas y resaltemosCLIENTES.

2. Pulsemos el botón Diseñar para pasar a la cuadrícula de definición de la tabla.






3. Debajo del último campo agregaremos:

CodVend Numérico Código del Vendedor

El nombre de este campo es el mismo que hemos utilizado en el correspondiente dela tabla Ven-dedores. Veremos cómo se produce una Inscripción automática entredos tablas por campos con el mismo nombre.

En el panel inferior cambiemos: Tamaño=Byte, Requerido=No, Indexado=No

Agreguemos otro campo más que utilizaremos más adelante:

CodIva Texto Código tipo de Inscripción

Y en el panel inferior: Tamaño=2, Requerido=No, Indexado=No, Formato >

El símbolo > en Formato significa que toda entrada que se coloque en ese capo seráconvertida a MAYÚSCULAS.

4. Pulsemos el botón Grabar para guardar los cambios del diseño. Aparecerá un cartelde adver-tencia, a la que contestaremos No.

5. Para completar esta tabla carguemos los códigos de vendedor a cada uno de losregistros de Clientes, escribiendo los valores 1, 2 o 3.






70. Cómo mostrar datos de dos o más tablas[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-mostrar-datos-dos-mas-tablas]

Crearemos una consulta que mostrará toda la información que contiene la tabla de Clientes,más el nombre y el porcentaje de comisión del vendedor asignado, siendo estos últimosdatos tomados de la tabla de Vendedores mediante la combinación entre ambas tablas.

Creemos una consulta con dos tablas combinadas

1. Si no estamos en el cuadro Base de datos pulsemos el icono correspondiente.

2. Repitamos los pasos 1 a 4 del principio del capítulo para obtener la disposición deventanas de la figura 5.2.

3. Agreguemos ahora la tabla de Vendedores al panel de la consulta de la misma maneraque lo hicimos con la tabla de Clientes en los pasos 3 y 4 del mencionado ejercicio ycerremos el cuadro Mostrar tabla (de la figura 5.1).

El panel de definición de consultas tendrá ahora el aspecto de la figura 5.8.

Notemos que al cargar la segunda tabla apareció indicada la combinación (figura 5.8).Ob-servemos que Access combinó automáticamente ambas tablas por el campo CodVend,debido a que detectó que hay dos campos con el mismo nombre y el mismo tipo dedatos y que uno de ellos, en una de las tablas, es clave principal.

Figura 5.8

Para obtener una representación gráfica como la de la figura, debemos pulsar el botón dedesplazamiento hacia abajo en la tabla de Clientes (o estirar esa tabla hacia abajo, como enla figura), ya que inicialmente este campo no es mostrado por no haber espacio suficiente.Pulsando sobre le borde inferior o el superior de esta ventana podremos estirarla y asídisponer del espacio suficiente en el panel superior para mostrar todos los campos de latabla.

La combinación que muestra la figura legará a la tabla de Clientes y a la de Vendedores de



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manera tal que Access buscará por la Clave principal el registro de Vendedores quecorresponda al número de vendedor (CodVend) que se encuentra presente en la tabla de Clientes.

No es necesario que los campos que producen la combinación tengan el mismo nombre,pero en el caso de que los nombres sean distintos debemos efectuar la combinaciónmanualmente (ver más adelante), en cambio, siendo idénticos (igual nombre y tipo de dato,que en este caso es By-te) y siendo uno de ellos Clave principal, Access establecerá larelación automáticamente. Lo mismo podemos decir respecto de la Clave principal: no esnecesario que exista una clave princi-pal para establecer una combinación como la de lafigura, pero en este caso de no existir, tendre-mos que establecerla manualmente.

Utilizar el mismo nombre para los campos que contengan el mismo tipo de informaciónpro-porcionará una mayor sencillez al diseño de nuestra base de datos; por otra parte norepresenta ningún riesgo de confusión, ya que Access internamente identifica a todos loscampos antepo-niéndoles el nombre del objeto al que pertenecen: tabla, consulta,formulario, etc.

El procedimiento de combinar tablas es muy sencillo en ACCESS ya que se muestran losobjetos y las relaciones entre ellos en forma gráfica.

Si luego de cerrar el cuadro Mostrar tabla (ver figura 5.1) necesitáramos incorporar datos deuna nueva tabla, abriremos la consulta en modo diseñoy pulsaremos el botón mostradoaquí (que se encuentra en la barra de botones de Access) con lo que apareceránuevamen-te el cuadro para agregar tablas.

El próximo paso: Agregar campos de las dos tablas

Comenzaremos por una consulta sencilla que incluya, de la tabla de Clientes, el número,nombre del cliente, provincia y número de vendedor y, de la tabla Vendedores el nombredel ven-dedor y porcentaje de comisión.

1. Pulsando doble clic en los campos correspondientes de las tablas que acabamos deincorpo-rar al panel gris de la consulta, agreguemos a la cuadrícula CodCli, Nombre, CodVend y CodProvin (de Clientes) y NomVend y PorComis (de Vendedores).

2. Si es necesario desplacemos la lista de la tabla Clientes para ubicar el campo Nombre.

3. Guardemos esta consulta asignándole el nombre Clientes por Vendedor.

4. Pulsemos el botón Modo hoja de datos y veremos el resultado (figura 5.9) que sedistingue de una tabla sólo por su título, el que nos indica que se trata de una Consulta deselección.

Figura 5.9

Hemos mostrado algunos datos del cliente y los datos de vendedores y en adelantepodre-mos manejarlos como si pertenecieran a una misma tabla. Ahora hagamos losiguiente:






1. Pulsemos en una fila cualquiera que contenga datos, pulsemos sobre CodVend,escribamos otro valor y pulsemos luego Return para confirmarlo. Observemos queautomáticamente cambia el texto del campo NomVend de esa misma fila encorrespondencia con el valor ingresado en el código. Esto nos muestra que la relación seencuentra activa y responde inmediatamente.

2. Ahora, en el mismo o en cualquier otro registro, escribamos para CodVend otro valor queno exista en la tabla de Vendedores, por ejemplo 4.

3. Pulsemos Flecha abajo para pasar a otro registro y así dar por aceptado el registro actual.Aparecerá el cartel de la figura 5.10.

Figura 5.10

No se nos permitirá abandonar el registro ni será aceptado el valor ingresado por noencon-trarse en la tabla de Vendedores.

4. Pulsemos Aceptar para cerrar este aviso y luego Esc para recuperar el estado anteriordel/los campos modificados.

5. Pulsemos Flecha abajo para confirmar el cambio.

Qué ocurre al cambiar datos de la tabla relacionada

Cuando creamos una combinación, estamos estableciendo un vínculo que llamaremosSer-vidor - Cliente. Esto significa que la primera tabla (en este caso Clientes) utiliza unservicio que le presta la tabla Vendedores, que desempeña en este caso la función de servidor.

Podemos cambiar también los datos que provienen de la tabla servidora y, en ese caso, seactualizarán en la vista todos los registros que mostraban todos esos datos, visualizándoseahora los nuevos.

1. Mantengamos abierta la consulta y abramos la tabla Vendedores, cuidando que ambas seencuentren a la vista.

2. Probemos hacer algún cambio en los campos NomVend y PorComis (de la tabla Vendedo-res) y verifiquemos en cada caso cómo cambian en la consulta todos los registrosque tienen asignado el vendedor que se modificó.

Esto nos confirma que se trata de hojas verdaderamente dinámicas que nos muestran encada momento los datos actualizados.

Cómo ingresar nuevos registros en esta consulta

Para que se puedan agregar registros a una consulta de este tipo, debemos tener en cuentaun solo detalle: la misma debe incluir el campo CodVend de la tabla de Clientes y no incluirel campo del mismo nombre de la tabla de Vendedores. Esto significa que no podemosincluir en una consulta el campo nexo de la combinación del lado del Servidor.

Esta restricción no representa ningún tipo de impedimento, porque sabemos que el campo CodVendCodVend tendrá siempre el mismo valor en ambos lados de la línea de combinación y por lotanto no tendremos inconvenientes en incluir siempre el campo de combinación de la tabla cliente






tanto no tendremos inconvenientes en incluir siempre el campo de combinación de la tabla clientecliente.

Cómo dar altas de Vendedores desde Clientes

Esto no es posible debido a que al existir la combinación se verificará que todo valor queco-loquemos en CodVend exista previamente en la tabla Vendedores, avisándonos en casocontra-rio mediante el cartel de la figura 5.10.

Cómo modificar los datos de Vendedores desde Clientes

Es posible hacerlo y notaremos que al igual que ocurría cuando cambiábamos los datos dela tabla de Vendedores desde la misma tabla, ahora que lo hacemos desde la consulta seactuali-zarán todos los registros en donde se muestre el dato que estamos modificando.

1. Abramos la consulta Clientes por vendedor y cambiemos el nombre de algún vendedor.

2. Pulsemos Flecha arriba o Flecha abajo para actualizar el registro y notaremos que hancambiado también todos los demás registros que utilizaban ese dato.

Lo que vimos constituye una enorme ventaja para aplicaciones personales o sistemasutilizados por unas pocas personas pero debemos tomar las necesarias precauciones si setrata de siste-mas de mayor alcance. Podemos imaginarnos que en un sistema al queacceden muchos usua-rios no podemos permitir a cualquier operador cambiar datos de latabla de vendedores desde la misma consulta. Más adelante aprenderemos a limitar lasposibilidades de modificación en aque-llos datos que son críticos para el sistema.






71. La consulta puede ordenarse por datos de tablascombinadas[http://www.mailxmail.com/...soft-access-2000/consulta-puede-ordenarse-datos-tablas-combinadas]

Sabemos ya que podemos definir el orden de los registros de la hoja dinámica seleccionan-do Ascendente, Descendente o sin ordenar en el renglón Orden de la columna que deseamos.Esta columna de ordenamiento puede ser también una columna proveniente de alguna de lasta-blas combinadas. Por ejemplo, podemos definir el orden en la columna NomVend que,como sa-bemos, contiene datos de una tabla combinada; entonces, los registros de laconsulta aparecerán ordenados por el nombre del vendedor y, de esta forma, apareceránjuntos todos los clientes que tengan asignado el mismo vendedor.

Las consultas se pueden ordenar también con los botones de orden

Así como lo hicimos con las tablas, podemos hacerlo con las consultas o tablas dinámicas.

1. Estando abierta la consulta, pulsemos en un campo de la columna por la que queremosorde-nar, ésta puede ser también una proveniente de la tabla combinada.

2. Pulsemos el botón correspondiente y los datos se ordenarán de inmediato.

3. Pasemos a modo diseño.

4. Abramos el cuadro de Propiedades y observemos que el parámetro Ordenar por tieneahora el campo por el que se ordenó la consulta. El orden quedó incorporado como una propiedad de esta consulta y podemos manejarlo del mismo modo que lo hacíamos con lastablas.

Podemos aplicar filtros por selección o por formulario

Procediendo del mismo modo que aprendimos cuando estudiamos las tablas podemosma-nipular la información que tenemos a la vista en una consulta. Aplicaremos filtros porselección o por formulario, los que se incorporarán como propiedades; luego podremosmodificarlas desde el cuadro de Propiedades de la consulta.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/consulta-puede-ordenarse-datos-tablas-combinadas




72. Cómo eliminar una combinación[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-eliminar-combinacion]

Eliminaremos ahora la combinación y luego, en el próximo tema, volveremos aestablecerla manualmente. Para eliminar una combinación como la que se muestraen la figura 5.8 haremos lo siguiente:

1. Pulsemos sobre la línea que indica la relación con la tabla de Vendedores; ésta semostrará engrosada.

2. Pulsemos la tecla Suprimir y habremos eliminado la combinación.

3. Si pulsamos sobre la línea con el botón derecho del mouse aparecerá el menúemergente de la figura 5.11.

Figura 5.11

Allí podremos pulsar el botón Eliminar para lograr el mismo efecto.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-eliminar-combinacion




73. Cómo establecer una combinación manualmente[http://www.mailxmail.com/...rso-microsoft-access-2000/como-establecer-combinacion-manualmente]

Restableceremos la combinación, pero ahora lo haremos manualmente.

1. En la ventana de diseño, accionemos sobre las barras de desplazamiento de las tablasClien-tes y Vendedores para exhibir los dos campos de la combinación ( CodVend).

2. Pulsemos sobre CodVend de la tabla Clientes y, sin soltar, arrastremos hasta ubicarlo sobreel campo CodVend de la tabla Vendedores y liberemos el botón. Aparecerá nuevamente lalí-nea que indica la combinación.

Con el método que se mostró, podemos combinar cualquier campo de una tabla con cual-quierotro en otra tabla, con la única condición de que ambos campos nexo deben contener el mismotipo de datos; de lo contrario, cuando ejecutemos la consulta correspondiente aparecerá elaviso de error de la figura 5.12.

Figura 5.12

En el siguiente capítulo aprenderemos algo más sobre las combinaciones y luego trabaja-remoscon relaciones que son algo similar a estas combinaciones que ya vimos pero aplicadasdirectamente entre las tablas y que son válidas para toda la base de datos. Las relacionesofrecen algunas posibilidades más que las combinaciones; aprenderemos varios conceptosacerca de las relaciones que nos ayudarán a entender las distintas formas en que puedenaplicarse.

Cómo eliminar una tabla de la consulta

Pulsando sobre el cuadro de la tabla en el sector superior de la consulta para seleccionarla,podemos pulsar luego la tecla Suprimir para eliminarla de la consulta.

Por supuesto, también habremos dejado sin efecto la relación existente.

1. Pulsemos sobre el botón Mostrar tablas en la barra superior, y de la lista (cuadro de lafigura 5.1) arrastremos Vendedores al sector superior de la cuadrícula. La relación se habráestable-cido nuevamente en forma automática.

Ejecución directa de una consulta

En general podremos ejecutar cualquier objeto (hacerlo aparecer para visualizarlo o trabajar enel mismo) pulsando doble clic sobre el objeto.

Pulsemos entonces el botón Consultas y, con doble clic, traigamos a la pantalla Clientes porVendedor.

Cómo mostrar la fila Tabla

En la figura 5.8 podemos ver la fila Tabla debajo de la correspondiente a los Campos. Esta filanos muestra de qué tabla proviene el campo que se muestra en la columna. Podría suceder queno aparezca en la pantalla; en ese caso podemos activarla pulsando sobre el menú VER yactivando la opción Nombres de tabla.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-establecer-combinacion-manualmente




74. Cómo cambiar los nombres de campos en las consultas[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-cambiar-nombres-campos-consultas]

Cuando creamos la consulta, trasladamos a la cuadrícula los propios nombres de loscam-pos de las distintas tablas. Si por alguna razón necesitáramos que el nombre delcampo que apa-rece en la hoja dinámica sea distinto del original de la tabla, procederemoscomo sigue:

1. Accedamos al modo diseño de la consulta.

2. Desplacémonos hacia la derecha, hasta que aparezca el campo FechaPrimeraCompra.

3. Pulsemos a la izquierda del mismo como para editar su contenido; debemos prestarespecial atención en cuanto a que el campo no quede resaltado en fondo negro, sólo deberáquedar el cursor titilante al comienzo del campo.

4. Escribamos Fecha de la Primera Compra:: deberá quedar como se muestra en la figura5.13. Observemos que el texto agregado deberá terminar con (:).

Figura 5.13

5. Para verificar el cambio, ejecutemos la consulta y veamos la nueva etiqueta de la columna

de fechas correspondiente (el botón es el de Ejecución y es equivalente, en este caso, alde Ver modo hoja de datos).

Hagamos algo parecido con la propiedad Título

Estando abierta la lista de propiedades de un campo (modo diseño de la consulta) podemoscolocar en la propiedad Título, un texto distinto al nombre del campo en la cuadrícula. Estealias se mostrará toda vez que abramos la consulta en modo Datos o abramos un formularioque incor-pora ese campo de la consulta. Esto es similar a lo que veremos respecto a losdatos de las tablas luego, en el Capítulo 8 cuando estudiemos las propiedades de loscampos.

Esta facilidad de poder mostrar nombres distintos a los de la tabla de origen de los datos,nos ayudará a hacer diseños más prolijos y claros, especialmente en el caso de que laaplicación vaya a ser utilizada por otra persona.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-cambiar-nombres-campos-consultas




75. Cómo agregar otra tabla a nuestra base[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-agregar-tabla-nuestra-base]

Continuando con el tema que dejamos en el capítulo anterior, completaremos nuestracon-sulta de Clientes agregándole una nueva tabla combinada y luego estudiaremosotra forma más específica de establecer relaciones generales, similares a las que yavimos pero que se aplican a toda la base de datos. Este tipo de relaciones permiteproteger la integridad referencial de nues-tros datos, esto significa, para aclararlo conun ejemplo sencillo, evitar que pueda eliminarse el cliente cuando éste tiene pedidos ofacturas pendientes en alguna otra tabla de la base.

Por último, crearemos un formulario con el generador automático llamado Autoformulario, y trabajaremos en los aspectos básicos de los formularios.

Cómo agregar otra tabla a nuestra base

Siguiendo con el desarrollo del esquema de la figura 1.2 (en el Capítulo 1),agregaremos la tabla de categorías de IVA, para luego elaborar una hoja de respuestasdinámicas que nos mues-tre todos estos datos; por último, un formulario en dondeaplicaremos todos los campos. El trabajo que sigue es similar al que realizamoscuando creamos la tabla de vendedores en el capítulo ante-rior.

1. En el cuadro Base de datos pulsemos el botón Tabla, luego Nuevo, optemos por Nueva tablaNueva tabla (sin asistente) e ingresemos la siguiente definición:

CodIva Texto Código tipo de Inscripción

DescIva Texto Descripción de la situación I.V.A.

PorcIva Numérico Porcentaje de recargo por I.V.A.

En el sector inferior, asignemos a estos campos los siguientes parámetros:

CodIva Tamaño=2 Requerido=Sí Indexado=Sí, sin duplicados Formato >

DescIva Tamaño=25

PorcIva Tamaño=Simple Requerido=Sí Indexado=No

2. Designaremos al primer campo como clave principal.

3. Pulsemos el botón Guardar y asignemos a esta tabla el nombre Códigos IVA.

4. Pasemos al modo hoja de datos y carguemos en esta tabla los siguientes datos:

RI Responsable Inscripto 10.50

RN Responsable No Inscripto 21.00

EX Exento 0.00

NR No Responsable 21.00



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-agregar-tabla-nuestra-base




76. Una consulta con dos tablas relacionadas[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/consulta-dos-tablas-relacionadas]

Agregaremos a la consulta del capítulo anterior esta tabla que acabamos de crear, laque automáticamente se relacionará con el campo CodIva que agregáramos en suoportunidad al re-gistro del cliente.

En adelante, cada vez que se muestre un registro de clientes, Access accederátambién a esta tabla de códigos para mostrarnos la categoría de inscripción en el IVAdel cliente.

1. De la forma que se explicó al final del Capítulo 2, creemos una copia de la consulta Clientes por Vendedor, para seguir trabajando sobre la misma consulta y a la veztener una constancia de lo que hicimos hasta ahora.

2. Accedamos al modo diseño y en lugar de pulsar Mostrar tabla para acceder a lalista de tablas, incorporemos la nueva tabla de códigos IVA de una manera distinta:

En lugar de abrir el cuadro Mostrar tabla, como lo hicimos antes, podemos abrir elcuadro de diá-logo base de datos y pulsar la solapa Tablas para arrastrar desde allílas tablas al sector gris de la cuadrícula de diseño de la consulta.

Como ya están dadas las condiciones, aparecerá indicada la relación de esta tabla conla tabla Clientes mediante el campo CodIva, tal como lo muestra la figura 6.1.

Declaremos los campos

Ahora agregaremos los campos DescIva y PorcIva de la tabla CodIva, a los datos delos clientes y de los vendedores que ya tenía la consulta. En primer lugar,acomodamos las tablas para que se muestren las relaciones de la consulta como selas ve en la figura 6.1:

3. Acerquemos el señalador al borde superior (o inferior) de la ventana de diseño,pulsemos y estiremos para aumentar la altura.

4. Ubiquemos el señalador en la línea que separa el área grisada de las tablas del áreade la cuadrícula. Pulsemos y, manteniendo pulsado, desplacemos hacia abajo paraagrandar el área grisada, hasta que tenga la altura que muestra la figura.

5. Pulsemos sobre alguno de los laterales y arrastremos hacia afuera para ensanchar.

6. Pulsando en la barra de títulos de cada una de las barras, ubiquémoslasconvenientemente de modo que las líneas de combinación indiquen claramente quécampos conectan.

7. Pulsemos sobre el campo CodIva de la tabla de Clientes y arrastremos hacia elsector de la cuadrícula.

8. Hagamos lo mismo con los campos DescIva y PorcIva.

9. Pulsemos el botón Guardar, asignando a esta hoja de respuestas dinámicas elnombre Cons-Clientes.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/consulta-dos-tablas-relacionadas




Figura 6.1






77. La relación verifica la coherencia de los datos de lastablas[http://www.mailxmail.com/...o-microsoft-access-2000/relacion-verifica-coherencia-datos-tablas]

Si ejecutáramos la consulta, no nos mostraría ningún registro. Esto se debe alcomporta-miento de la relación que definimos en la consulta. Access crea inicialmenterelaciones denomina-das estrictas; de acuerdo con los datos del ejemplo, esto significa que:

Debe existir, en la tabla de Códigos de IVA, una clave que coincida con el contenido delcampo CodIva del registro del cliente, pues de lo contrario, no se mostrará este registro y,genera-lizando a todas las relaciones establecidas en la consulta, deben encontrarse cadauno de los datos relacionados en sus tablas correspondientes.

En este caso, como aún no hemos cargado valores en los campos CodIva de ningúnregis-tro (de la tabla Clientes), los mismos tendrán un valor nulo y, por lo tanto, nocoincidirán con nin-guno de los valores disponibles en las tablas correspondientes; enconsecuencia, el resultado de la consulta será una hoja de datos en blanco.

1. Pasemos a modo hoja de datos para ver el resultado de la consulta. La misma, comohemos dicho, aparecerá en blanco.

No podremos entonces acceder a los registros de clientes para completarlos con sucorres-pondiente código impositivo.

¿Cómo solucionamos este problema? ¿Debemos eliminar la tabla recién agregada? No, lasolución consiste en modificar la relación recién establecida (del campo CodIva con la clavede esta nueva tabla), para que nos muestre todos los registros a pesar de que no encuentrecoinci-dencias.

2. Volvamos al modo diseño de la consulta.



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78. Cómo modificar las propiedades de una relación[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-modificar-propiedades-relacion]

Para hacer visibles todos los registros cambiaremos provisoriamente esta relación estricta(relación tipo 1) por otra que nos muestre todos los registros de clientes aunque éstos nocumplan con las condiciones que vimos arriba, llamadas de integridad referencial.

Modifiquemos ahora, dentro de la consulta ConsClientes, las propiedades de la relacióncon la tabla de Códigos de IVA.

Veamos cómo se modifican las propiedades de una relación:

1. Ubiquemos el extremo del señalador del mouse exactamente sobre la línea de relaciónde la tabla Códigos IVA y pulsemos doble clic. Aparecerá el cuadro de la figura 6.2.

Figura 6.2

Las opciones de este cuadro son suficientemente explícitas, aunque merecen algunascon-sideraciones que haremos luego.

2. Pulsando sobre el segundo botón, estableceremos una relación que nos permitirá trabajarcon el registro del cliente, aún cuando el mismo no cumpla las condiciones de integridadque men-cionábamos antes. Pulsemos luego Aceptar.

Observemos que ha cambiado la línea indicadora de la relación mostrando ahora una flechaen su extremo derecho.

3. Guardemos los cambios hechos a la consulta, y ...

4. Ejecutemos para comprobar que ahora sí se muestran todos los registros.

5. Si la ventana de la consulta que tenemos abierta no ocupa toda la pantalla pulsemos elbotón de maximizar.

6. Desplacémonos hacia la derecha para tener a la vista el campo que completaremos(CodIva) y los campos dependientes de la tabla correspondiente.

Completaremos ahora esos datos contando con una validación inmediata y automática delos mismos.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-modificar-propiedades-relacion




7. Pulsemos en la columna CodIva del primer registro, escribamos RI Tabulador yobservemos que han aparecido los datos correspondientes en las columnas DescIva yPorcIva.

Si el código que escribimos no existiera en la tabla correspondiente, los camposdependien-tes (DescIva y PorcIva) quedarán en blanco; no obstante, el registro permanecerávisible mos-trando el resto de los campos del cliente.

8. Comprobémoslo ingresando en CodIva un valor inexistente, como por ejemplo XX.

9. Corrijamos este registro colocando un valor válido y luego completemos el resto de lascasillas de la columna CodIva con valores existentes en la tabla respectiva.

Recordemos que podemos ayudarnos con el Portapapeles.






79. Distintos grados de control en una relación[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/distintos-grados-control-relacion]

Veremos más adelante, en este mismo capítulo, las posibilidades que nos ofreceAccess en cuanto a seguridad en la coherencia de los datos relacionados para todala base de datos. Por ahora seguimos refiriéndonos a las combinaciones, es decir lasrelaciones dentro de la consulta.

El tipo de relación se indica gráficamente empleando las líneas correspondientesdistintos terminales, según sea el caso.

Relaciones estrictas

Ya vimos que la relación de tipo 1 (que se indica con una línea terminada en ambosextre-mos por un punto) es una relación estricta que exige coincidencias con latabla relacionada.

El campo de destino es, por lo general, la clave de acceso o clave principal de latabla rela-cionada.

Access crea las relaciones (ya sea en forma automática o si lo hubiéramos hechomanual-mente) siempre del tipo 1.

Si necesitáramos una relación no estricta debemos luego modificarla, como lohicimos con la de códigos de IVA.

En esta relación, llamada estricta (uno a uno o punto a punto o inner join), el valornexo de-be existir en ambas tablas y se considera como un error de validación elhecho de que no exista en la tabla relacionada el valor que se busca.

Vimos esto en el capítulo anterior, cuando en la figura 5.10 (del Capítulo 5) Dr.Genio nos indica que no se aceptará el presente registro, debido a que no seencontró ningún valor relacio-nado en la tabla correspondiente.

Relaciones no estrictas

La segunda relación de la figura 6.2 se indica también con un punto de origen, peroaparece una flecha en su destino.

Se trata de una relación libre, pues ya vimos en el paso 8 del último ejercicio quecuando en un registro tenemos un campo ligado a otra tabla mediante este tipo derelación, el registro se mostrará igual aunque la relación no encuentre el valor deese campo (campo origen) en la tabla destino.

Este tipo de relación nos permitió trabajar sobre una tabla que conteníainconsistencias res-pecto de sus tablas relacionadas, cuando agregamos los datosde la tabla Códigos de IVA.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/distintos-grados-control-relacion




80. Restablezcamos las propiedades de las relaciones[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/restablezcamos-propiedades-relaciones]

Una vez completados los códigos de IVA y de Vendedores de todos los registros, podemosrestablecer ambas combinaciones como t ipo 1 y de ese modo aplicaremos la condición de integri-dad referencial, de acuerdo con la cual no será aceptado el registro hasta tanto seingresen valo-res existentes en los campos de relación.

Según la aplicación, puede convenirnos emplear el t ipo 2 para ingresar registros librementeaunque los contenidos de estos campos no sean coherentes con los de las tablas del sistema.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/restablezcamos-propiedades-relaciones




81. Podemos relacionar con campos que no son ClavePrincipal[http://www.mailxmail.com/...-access-2000/podemos-relacionar-campos-que-no-son-clave-principal]

Como vimos al final del Capítulo 5, no es obligatorio que el campo de destino sea la clave dela tabla; se puede combinar en forma manual cualquier dato. Si la relación tiene comodestino un campo que no es clave, la consulta encontrará de todos modos los registroscorrespondien-tes de esta tabla, pero no se nos permitirá modificar ninguno de los camposen esa consulta; será una consulta de sólo lectura, con la que no podremos efectuar ningúncambio en las tablas asociadas. Esta característica es común a los tres tipos de relación.

La situación mencionada se presenta, en ese caso, tanto en la relación tipo 1 como en las tipo 2y 3, o dicho de otro modo, el tipo de relación incide sólo cuando el campo de destino es clavede acceso de la tabla relacionada.

Si a pesar de los dicho necesitáramos modificar los datos, podemos acceder a las Propiedadesde la consulta y en el parámetro Tipo Recordset elegir Dynaset (Actualizacionesincoherentes).



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/podemos-relacionar-campos-que-no-son-clave-principal




82. Origen y destino de las relaciones tipo 2 y 3[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/origen-destino-relaciones-tipo-2-3]

Las relaciones tipo 2 y 3 son básicamente lo mismo, sólo cambian el sentido. Encada caso debemos analizar cuál es la tabla principal y cuál la dependiente orelacionada, y si la flecha tiene un sentido inverso (de la que es relacionada a la quecumple funciones de principal) debemos cambiar el tipo de relación (de 3 a 2 o de 2a 3), para lograr en la consulta el resultado que espe-ramos.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/origen-destino-relaciones-tipo-2-3




83. Cómo crear un formulario con Autoformulario[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/como-crear-formulario-autoformulario]

Un formulario puede basarse en datos de una tabla o en los de varias tablas si, como enes-te caso, las agrupamos previamente mediante una consulta. La consulta u hoja derespuestas dinámicas que elaboramos, agrupa datos de la tabla de clientes y de dos tablasmás que se rela-cionan con la misma. Así nuestro formulario mostrará explícitamente elnombre de vendedores y situación de IVA, por la relación existente con las tablasrespectivas.

Utilizaremos en este caso el generador de Autoformularios, una herramienta quesimplificará notablemente nuestra tarea.

1. Estando activa la ventana de ConsClientes pulsemos el botón Nuevo objeto (Autoformu-lario). Aparecerá el aviso de la figura 6.3

El icono Nuevo objeto es un botón multifunción; el que se muestra aquí se hallapreseleccionado como Autoformulario. Si nos llegamos hasta la figura 9.19 (Capítulo 9)podemos ver, antes de la misma, el subtítulo "Cómo usar el botón Nuevo objeto", dondepodremos conocer su modo de uso y aplicaciones. Entonces, de acuerdo a lo que allí seexplica, si el botón mencionado no presenta el aspecto que se muestra aquí, pulsemos elicono de extensión que se encuentra a su derecha y, del menú que aparece, seleccionemos AutoformularioAutoformulario.

Figura 6.3

2. Contestemos aquí pulsando el botón Sí.

A continuación se iniciará un breve proceso en el que Access generará un formulario (figura6.4) que incluye a todos los campos de la consulta o tabla activa.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-formulario-autoformulario




Figura 6.4

Este formulario contiene todos los campos de la consulta, y observemos que tambiénhere-dó las características particulares de los mismos.

Por ejemplo, aparece la lista de Provincias, que fuera transferida por herencia de la tabla deClientes a ConsClientes y ahora se transfirió de esta última al formulario.

Ahora sabemos cómo hacerlo, crearemos un formulario para cada una de las tablasauxilia-res. Veremos luego cómo manejar todos estos formularios juntos en la pantalla.

1. Pulsemos el botón base de datos y luego la solapa Tablas.

2. Pulsemos una sola vez sobre Vendedores para seleccionarla y luego Autoformulario.Apare-cerá un formulario para ingresar los datos de los vendedores.

3. Repitamos el paso anterior, pero eligiendo la tabla códigos IVA.

Obtendremos los respectivos formularios mostrando cada uno de ellos un registro de latabla correspondiente, como lo vemos en la figura 6.5.






84. Cómo guardar todos los formularios[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-guardar-todos-formularios]

Podríamos repetir el procedimiento que ya conocemos para guardar objetos, es decir,selec-cionar el objeto (en este caso el formulario), pulsar el botón Guardar y asignarleun nombre, pero podemos dejar que Access nos ayude en esta tarea; procedamoscomo sigue:

1. Seleccionaremos la opción Salir, del menú ARCHIVO, para salir de Access.

Inmediatamente aparecerá la advertencia que nos indica que no hemos grabado(figura 6.6).

2. Contestemos Sí; aparecerá el cuadro de diálogo que muestra la figura 6.7.

3. Pulsemos Aceptar para confirmar el nombre propuesto.

Figura 6.7

Observemos que Access asignó al formulario el mismo nombre de la consulta o tablaque le dio origen. Esto no presenta ningún inconveniente porque la tabla (o consulta)y formulario son distin-tos tipos de objetos y no se confundirán porque apareceránen distintas solapas en el cuadro Ba-se de datos. Hay una sola excepción en cuantoal nombre de los objetos; no podemos utilizar el mismo nombre para una tabla y unaconsulta: esta restricción tiene por objeto evitarnos confusio-nes, ya que en cuanto asu uso y su aspecto ambos objetos son equivalentes (donde utilizamos una tablapodemos colocar en su lugar una consulta con los mismos datos).

4. Seguidamente se repetirá este proceso para otro de los formularios que creamos.Repitamos el procedimiento hasta que se cierre Access.

Este método nos resultará conveniente en todos aquellos casos en que hayamosmodificado muchos objetos, ya que nos agilizará la tarea.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-guardar-todos-formularios




85. Relaciones de una tabla consigo misma[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/relaciones-tabla-consigo-misma]

Tal vez no nos parezca lógico relacionar una tabla consigo misma, pero veremos quepuede tener su utilidad.

Supongamos que en un determinado archivo de stock se almacenan datos de ciertaspiezas o componentes y que cada una de ellas puede tener o no otra pieza que es sucomplemento.

Por ejemplo, si se tratara de tornillos, podría estar disponible o no la tuercacorrespondiente a cada una de las medidas de los mismos.

Podemos resolver esta situación sin necesidad de crear una tabla extra con lastuercas, agregando un campo que llamaremos Complemento.

Planteado el problema, en lugar de detallar los pasos a seguir, daremos aquí laexplicación conceptual basada en un ejemplo sencillo, por considerar que a estaaltura del aprendizaje, el lector se encuentra en condiciones de entenderlo yaplicarlo a la solución de una situación concre-ta.

Comenzaremos por agregar al registro de stock un campo "complemento" quecontendrá el valor de la clave de la pieza complementaria.

Por ejemplo, si denomináramos como S a los tornillos y B a las tuercas, el registrocorres-pondiente a un tornillo de 9/16" por 1" de largo tendría en el campo CODP laclave S9/16x1, y po-dría tener en el campo Complemento algo como B9/16, clavecon la cual estarían registrados en esa misma tabla los datos de la tuercacorrespondiente.

Para que esto sea posible, debemos agregar nuevamente la tabla Stock a la consulta,si-guiendo el procedimiento que ya conocemos para agregar tablas. Nos quedaránasí Stock y Stock 1, siendo este último el nombre que asigna Access en caso de quese agregue dos veces la misma tabla a una consulta.

Notemos que Stock y Stock 1 son dos referencias distintas a los mismos datos, yaque en realidad sólo existe una única tabla, Stock.

Seguramente el registro de la tabla incluye una descripción de la pieza y otros datossobre características de la misma. Podemos entonces agregar a la consulta el campo ComplementoComplemento de la tabla Stock y el de Descripción de la tabla Stock 1.

De esta forma, cuando veamos el registro del tornillo, se mostrará también la clave yla des-cripción del complemento del mismo, por ejemplo B9/16 Tuerca forjadafacetada y, si lo deseá-ramos, también podríamos agregar a la consulta el campo existencias de la tabla Stock 1, para conocer las cantidades en existencia de lapieza complementaria.

Podría ocurrir que alguna pieza no tenga su complemento; en ese caso, el campo Comple-mento estaría vacío y, como consecuencia, tampoco se mostraríainformación en el campo de descripción (el referido a Stock 1).

También es posible que una determinada tuerca sea el complemento de más de untornillo y, en ese caso, todos estos tornillos tendrían el mismo valor en su campo



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/relaciones-tabla-consigo-misma




Complemento.






86. Qué ocurre si ejecutamos una consulta sin relaciones[http://www.mailxmail.com/...icrosoft-access-2000/que-ocurre-si-ejecutamos-consulta-relaciones]

En este caso habremos creado lo que se conoce como Producto cartesiano, es decir unacombinación de todos con todos.

Para entender mejor este concepto crearemos una nueva consulta:

1. Pulsando Nuevo en el cuadro de Consultas de Base de datos accedamos a la cuadrículade Diseño para consultas.

2. En el cuadro Agregar tablas pulsemos doble clic sobre Códigos IVA y Vendedores paraagregarlas a la consulta. Por no haber nombres coincidentes, no se habrán creado líneas derelación.

3. Seleccionemos todos los campos de una de ellas y arrastremos hacia la cuadrícula.Hagamos lo mismo con la otra tabla.

4. Pongamos en ejecución esta consulta y obtendremos un resultado similar al de la figura6.8.

Figura 6.8

Observemos que teniendo la tabla de Vendedores 3 registros y la de Códigos IVA 4, se hanobtenido en la combinación 12 registros.

Cada registro de la tabla de Códigos IVA se combinó con cada uno de los registros deVen-dedores.

Debemos tener en cuenta que el resultado de este tipo de consultas, ha de contener unacantidad de registros igual al de cada una de las tablas multiplicados entre sí. Podemosimaginarnos que si hacemos esto mismo con un par de tablas que contengan 1.000registros, el resultado será la ge-neración de 1.000.000 de registros, lo que demandaría untiempo considerable.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-ocurre-si-ejecutamos-consulta-relaciones




87. Las relaciones generales de la base de datos[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/relaciones-generales-base-datos]

En lugar de crear combinaciones entre tablas dentro de la consulta, podemos definirestas relaciones en forma general para toda la base de datos. Las relaciones asídefinidas permiten un mayor grado de control de la integridad y la coherencia de losdatos de las tablas entre sí. Para crear estas relaciones generales procederemoscomo sigue:

1. Traigamos al frente el cuadro de diálogo Base de datos.

2. Pulsemos el botón Relaciones . Se presentará el cuadro de Relaciones de labase de datos (similar a la de la figura 6.9, pero sin contenido por ahora).

Figura 6.9

3. Arrastremos desde el cuadro Tablas de Base de datos hasta este cuadro derelaciones, a aquellas tablas a las que queremos asignar una relación (por ejemploClientes y Vendedores). Podemos también abrir el cuadro Mostrar tabla con el botóncorrespondiente y seleccionarlas desde allí.

Notemos que aquí no se crearán relaciones automáticamente, aunque están dadaslas condicio-nes para que ello ocurra. A diferencia de las consultas, en este cuadrolas relaciones se crean únicamente en forma manual.

4. De la forma que ya sabemos hacerlo, originemos una relación (es decir,arrastrando el campo clave de la tabla relacionada, hacia el campo de relación de latabla principal o viceversa). Al liberar el botón aparecerá la relación indicada y sepresentará el cuadro de la figura 6.10.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/relaciones-generales-base-datos




Figura 6.10

5. Pulsemos Crear, con lo que se cerrará este cuadro y quedará establecida lapresente como relación general de la base de datos (se muestra en la figura 6.9).

El cuadro (figura 6.10) nos muestra nuevas opciones, que no habíamos visto en lasrelacio-nes de la consulta. Estas opciones, llamadas de Integridad referencial, seencuentran inicialmen-te inactivas, por lo que la relación recién creada tendrá lasmismas características que las que utilizáramos dentro de las consultas. Veremosahora qué ocurre cuando las activamos.

Qué significa Integridad referencial

De acuerdo a lo que estudiamos hasta ahora, podríamos abrir cualquiera de lastablas y eli-minar o modificar allí cualquiera de sus registros. Si activáramos luegoalguna consulta que tuviera definida una relación en la que estén involucrados estosdatos modificados y/o eliminados, la misma podría fallar o mostrarnos datosincorrectos.

Por ejemplo, si abrimos la tabla de Vendedores y eliminamos un vendedor, quedaránsin su vendedor algunos registros de Clientes, lo que ocasionará que en la consultaConsClientes no se muestren los datos de vendedor en algunos registros.

Por otro lado, si abrimos la tabla de Clientes, podremos ingresar cualquier valor en elcampo CodVend aunque éste no exista en la tabla correspondiente, lo queocasionará un efecto similar en la misma consulta.

De este modo, no hay ninguna garantía de que las consultas que utilizan datosrelacionados funcionen correctamente. Nos está faltando un control de coherencia.

Cómo garantizar la coherencia de los datos relacionados

Si en esta relación que establecimos para la base de datos, activamos las opciones de Inte-gridad referencialInte-gridad referencial, Access impedirá que se modifique o elimine cualquier datoque pudiera perju-dicar dicha relación.

Dicho en otras palabras, la Integridad referencial controlará que en ambos extremosde la lí-nea de una relación, haya el mismo dato.

La excepción a lo dicho son los valores nulos. Por ejemplo, podemos ingresar enel campo CodVend (el del Cliente) un valor nulo para indicar que ese registro no seencuentra rela-cionado. Para colocar un valor nulo en un nuevo registro dejaremos al






campo tal como aparece al crear el registro y, en un registro existente, pulsaremos latecla Suprimir para eliminar su contenido. En cualquiera de los dos casos el campoquedará vacío.

Para poder activar esta función de Integridad referencial, la relación debeestablecerse con la clave principal de la tabla relacionada (lo cual implica que nohabrá duplicaciones) y deben co-rresponderse los registros de las tablas involucradas.

Vimos que es posible vincular tablas de otros formatos a una base Access (porejemplo una tabla externa DBF), y que podemos acceder a estos datos del mismomodo que lo hacemos con las propias tablas de Access, pero aquí viene otraexcepción:

No es posible establecer una relación de Integridad referencial con tablas de otrosformatos.

Como habremos observado, cuando establecimos combinaciones dentro de laconsulta no dispo-níamos de las opciones de integridad que estudiamos aquí.Diremos entonces que para trabajar con verificación de integridad referencialdebemos establecer las relaciones en la base de datos y activar las opcionescorrespondientes en el cuadro de la figura 6.10.

1. Verifiquemos que el contenido del campo CodVend de cada registro de Clientes secorres-ponda con alguno de los vendedores de la tabla Vendedores y luego cerremosambas tablas.

2. Accedamos al cuadro Relaciones (figura 6.9) y pulsemos doble clic sobre la líneade la rela-ción, para pasar al cuadro de la figura 6.10.

3. Activemos allí la casilla Exigir integridad referencial y pulsemos Crear.

Si apareciera el cartel de la figura 6.11 debemos revisar mejor los datos de la tablapara ve-rificar que cada registro de la tabla Clientes contenga en el campo CodVendun código que exista en la tabla de Vendedores. Corregido este problema repitamosel ejercicio anterior para que la relación sea aceptada (figura 6.12).

Figura 6.11

Notemos que la línea de la relación se ha transformado. El cuadro de la figura 6.12nos muestra dicho cambio.






Figura 6.12

Este tipo de relación se distingue de las anteriores mediante una simbologíaparticular; en nuestro caso aparece de un lado un símbolo de infinito, el que nosindica que allí (en la tabla de Clientes) puede haber uno, dos o más clientes con elmismo número de vendedor y, en el extremo opuesto, el número 1 nos indica queexiste un valor de clave único.

Una vez activa esta función de integridad, Access impedirá que se eliminen registrosde la tabla relacionada (si éstos están ligados, mediante alguna relación conintegridad referencial, a datos de alguna otra tabla).

De no ser así, la integridad se rompería, debido a que quedarían datos que noencontrarían su clave correspondiente en el otro extremo de la línea de relación.

4. Para comprobarlo, abramos la tabla Vendedores e intentemos eliminar un registroque se encuentre actualmente relacionado a algún cliente (por ejemplo el vendedor1). Aparecerá un cartel de error (figura 6.13).

Figura 6.13

No tendremos en cambio inconveniente para eliminar un vendedor que no seencuentre re-lacionado a ningún cliente.






5. Agreguemos a Vendedores (la tabla que tenemos abierta) un nuevo vendedor, yluego elimi-némoslo.

Tampoco tendremos inconvenientes en cambiar el vendedor en un registro delcliente Cod-Vend por otro vendedor existente en la tabla.






88. Qué significa actualizar o eliminar en cascada[http://www.mailxmail.com/...o-microsoft-access-2000/que-significa-actualizar-eliminar-cascada]

Una vez establecida la integridad referencial, podemos definir ciertas actualizacionesauto-máticas respecto de la relación.

En el cuadro de la figura 6.10 podremos activar las casillas Actualizar en cascada loscampos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados; para que estasop-ciones se habiliten, previamente debemos activar Exigir integridad referencial.

La palabra cascada, significa aquí que al modificar o eliminar datos relacionados en unex-tremo de la línea de relación, se actualizarán en correspondencia los datos en el otroextremo de dicha línea.

Supongamos que nos han reasignado el vendedor Pedro (Nº 1), que ahora pasa a tener elnúmero 9.

Observemos que aquí se presenta una situación distinta a la que consiste en reasignar elvende-dor de un cliente. Hagamos lo siguiente:

1. En el cuadro Relaciones (figura 6.9) pulsemos doble clic sobre la línea de la relación,para pasar al cuadro de la figura 6.10.

2. Allí activemos las casillas Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada camposrelacionados.

3. Cerremos el cuadro; a la pregunta "¿Guarda los cambios?", contestemos Sí.

4. Abramos sólo la tabla de Vendedores, y al vendedor Pedro cambiémosle el número,colocan-do 9 en su lugar.

5. Cerremos la tabla Vendedores y abramos la de Clientes. Observemos que todos losregistros que tenían 1 en CodVend, ahora tienen 9.

6. Ahora, repitamos el paso 1 y en el cuadro de la figura 6.10 activemos Eliminar encascada los registros relacionados.

7. Cerremos la tabla Clientes, abramos la de Vendedores y eliminemos algún registro cuyoven-dedor se encuentre relacionado con algún cliente; recordemos que para eliminar unregistro debemos pulsar el botón de selección de registro, a la izquierda del primer campoy luego la tecla Suprimir. Aparecerá el cartel de aviso de la figura 6.14.

Figura 6.14

Si a este aviso contestamos Sí, se eliminará el vendedor correspondiente de la tablaVendedores y todos los registros de la tabla Clientes que se encuentren relacionados conese vendedor.

Si la tabla de Clientes se encontrara abierta en ese momento, quedarán indicados allí losregistros faltantes, tal como lo muestra la figura 6.15. Esta indicación desaparecerá; sicerramos la tabla y la volvemos a abrir ya no se indicarán los registros eliminados.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-significa-actualizar-eliminar-cascada




Figura 6.15

Observemos que en estos casos, la relación actuó por sí sola; no fue necesario que lastablas estuvieran incluidas en una consulta ni que estuvieran abiertas. En el caso de laactualización, fueron actualizados registros de una tabla que se encontraba cerrada,ocurriendo algo similar con la eliminación de los registros relacionados.






89. Las nuevas consultas toman la relación de la base dedatos[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/nuevas-consultas-toman-relacion-base-datos]

Si creáramos una nueva consulta en la que intervengan las tablas de Clientes yVendedo-res, la relación se establecerá automáticamente, pero esta vez con integridadreferencial, esto quedará indicado en la línea de la relación mediante la simbologíacorrespondiente.

Qué ocurre con las relaciones existentes

Si abrimos ahora una consulta que relacione las tablas Clientes y Vendedores, por ejemplo ConsClientes, notaremos que a pesar de que no hemos modificado el diseño de la misma, larelación ha cambiado; se indica ahora, como se aprecia en la figura 6.10, lo que significa quela definición de relaciones de la base de datos tiene prioridad por sobre las definidas en lasconsul-tas.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/nuevas-consultas-toman-relacion-base-datos




90. Cómo agregar listas de ayuda en los campos de lasconsultas[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/como-agregar-listas-ayuda-campos-consultas]

De manera similar a lo hecho con las tablas, podemos asociar una lista de valores a un campode la hoja dinámica para ayudar a quien luego ingrese los datos.

Al igual que ocurre con las tablas, los campos así definidos presentarán a su derecha un iconoque, de pulsarlo, abrirá una lista en la que podremos seleccionar uno de sus valores.

Al crear un atributo de lista en la consulta, tendremos una ayuda de tipo lista para esaco-lumna, sin alterar la configuración de ese campo en la tabla de origen.

También podemos definir atributos de lista en campos calculados (campos que no provienenen forma directa de una tabla, sino por medio de algún cálculo).

Cómo definir un atributo de lista en la columna

En todos los casos, el procedimiento es idéntico al que explicamos para las tablas, aunquesólo difiere la forma de seleccionar la columna.

1. En la cuadrícula de diseño de la consulta, pulsemos con el botón derecho sobre la columnaen la que deseamos crear la lista; aparecerá un menú emergente.

2. Seleccionemos allí la opción Propiedades, para presentar un cuadro similar al queconoce-mos para los campos de la tabla (figura 6.16).

Figura 6.16

3. En el parámetro Mostrar control, de la solapa Búsqueda, seleccionemos la opción cuadrode lista; aparecerán debajo del mismo las opciones que ya vimos en las figuras 3.14 a .18 delCapítulo 3, prosiguiendo en adelante del mismo modo que lo hicimos para los campos de latabla.

Las propiedades de lista se heredan de tablas a consultas

La lista que hemos incluido en el Capítulo 3 para el campo CodProvin de la tabla de Clien-tesClien-tes, ya es un atributo de ese campo que se transmitirá a cualquier objeto que utilice elmismo. Por ejemplo:

1. Pulsemos sobre el campo CodProvin en la consulta ConsClientes y observemos que elmis-mo presenta el icono de lista.

Pulsémoslo y se abrirá la lista de provincias. Seleccionemos una de ellas y habrá cambiado enla consulta, por consiguiente, se habrá actualizado el campo correspondiente de la tabla. Estosignifica que la consulta hereda el atributo de lista del campo.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-agregar-listas-ayuda-campos-consultas




91. Listas de ayuda en base a una tabla[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/listas-ayuda-base-tabla]

Además, en lugar de crear una lista propia para el campo, podemos utilizar al efectolos da-tos de una segunda tabla. Por ejemplo, podemos definir para el campo CodVendCodVend de la consulta, una lista que nos muestre el código y el nombre delvendedor, tomados de la tabla de vendedores.

También teníamos la posibilidad de tomar una tabla como lista para el campo deotra tabla; obser-vemos (figura 3.15 del Capítulo 3) que entre las opciones para Origen de la fila podemos selec-cionar Tabla/Consulta. Pero esto no esaconsejable, ya que, de hacerlo, la presente tabla depen-dería de una segunda tablay no es conveniente que las tablas sean dependientes por cuanto és-tas son las querealmente contienen la información del sistema.

En cambio, sí podemos utilizar esta facilidad en consultas, ya que éstas son de porsí dependien-tes de la información de una o más tablas.

Para definir una tabla como origen de la lista, debemos elegir en Tipo de origen dela fila, Tabla/Consulta y en Origen de la fila, pulsar para abrir la lista yseleccionar allí la tabla corres-pondiente. El resto de los parámetros cumple lamisma función que en los campos de lista propia.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/listas-ayuda-base-tabla




92. Cómo utilizar el formulario[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-uti l izar-formulario]

Ya hemos analizado la creación de formularios básicos y también hemos visto quepueden abrirse dos o más formularios simultáneamente; ahora veremos cómo sedisponen éstos en la pantalla y comprobaremos luego cómo se muestranactualizados automáticamente los datos pro-venientes de una relación ocombinación.

En la segunda parte del capítulo crearemos un informe con Autoinformes y otro conla ayuda de un asistente, de modo que al finalizar este capítulo habremos adquiridouna visión panorámica y generalizada de las prestaciones de Access.

Cómo utilizar el formulario

El modo Formulario dispone de controles similares a los del modo hoja de datos,que vimos en el Capítulo 2. Estando en el formulario ConsClientes que creamos enel capítulo anterior, hagamos lo siguiente:

1. Pulsemos el botón Avanzar o Av. Pág. para mostrar el próximo registro.

2. Pulsemos Retroceder o Re. Pág. para volver al registro anterior.

3. Pulsemos Primer registro o Control + Flecha arriba para mostrar el primerregistro de la tabla o consulta se-gún el ordenamiento que se encuentre definido.

4. Pulsemos Último registro o Control + Flecha abajo para mostrar el último.

5. Para ubicarnos en algún registro en particular, por ejemplo el tercero, pulsemos ala izquierda del número, borrémoslo con Retroceder y escribamos en su lugar elnúmero 3; finalmente pulsemos Return.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-utilizar-formulario




93. Cómo trabajar con varios formularios simultáneamente[http://www.mailxmail.com/...soft-access-2000/como-trabajar-varios-formularios-simultaneamente]

El objeto del siguiente ejemplo es mostrar de qué modo Access actualiza automáticamentelos datos en la pantalla. Si tenemos dos o más formularios abiertos (a la vista en la pantalla)y éstos comparten algún dato, al cambiarlo en uno de ellos se actualizará inmediatamenteen todos los demás. Veamos:

El ejercicio anterior debió dejarnos en la pantalla el formulario ConsClientes, si no fuera asíabrámoslo.

1. En el cuadro Base de datos pulsemos Formularios y abramos también los formulariosCodI-va y Comisiones.

2. Si la ventana de Access no está ocupando toda la pantalla, maximicemos.

3. Pulsemos el botón minimizar del cuadro Base de datos para dejar el mayor espaciodisponi-ble para los formularios.

4. Acomodemos los formularios de modo de tener los tres a la vista en la pantalla.

Es posible dimensionar las ventanas de manera tal que queden a la vista todos los datos dela base, pero esto depende del modo de video que se haya determinado para Windows.Podemos decir que con el modo de representación de 1024 x 768 tendremos todos losdatos a la vista y con el formato de pantalla básico de 640 x 480, es posible que elformulario ConsClientes no muestre todos sus datos.

En este último caso tendremos que trabajar con las barras de desplazamiento a fin de dejara la vista el sector que nos interese en el formulario ConsClientes, desplacemos hacia abajopara ver el último campo; perderemos de vista el primero (CODCLI) que por ahora nonecesitamos.

Si utilizáramos alguna de las opciones de Mosaico (Mosaico horizontal o Mosaicoverti-cal) del menú VENTANA, se repartirá el espacio en partes iguales para todas lasventanas.

5. Pulsemos en cualquier parte del formulario ConsClientes, para activar esa ventana.

6. Pulsemos el botón Primer registro para ubicar el primer registro de la consulta. Yasabemos que podemos hacer esto mismo con Control + Flecha arriba.

Modo tabla, modo formulario y uso de filtros

Antes de seguir con el tema propiamente dicho, veremos algo que nos facilitará nuestrotra-bajo con los formularios. Un formulario tiene siempre asociada una tabla o una consultade donde toma los datos y, por lo tanto, siempre que se abre un formulario, también se estáabriendo la ta-bla o ejecutando la consulta correspondiente.

Como vimos, el formulario nos muestra de a un registro por vez, pero en cualquiermomento podemos visualizar estos mismos datos en modo tabla, pulsando el botóncorrespondiente.

Recordemos que toda vez que un botón va acompañado de un símbolo triangular, podemospulsar este último para abrir una lista con dos o más opciones.

1. Abramos la lista de botones y seleccionemos el tercero, vista hoja de datos.

Con esta vista podemos trabajar como ya sabemos sobre la tabla o consulta en la que sebasa el formulario.

2. Seleccionemos ahora el botón Ver formulario para volver al modo anterior y seguir



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-trabajar-varios-formularios-simultaneamente




2. Seleccionemos ahora el botón Ver formulario para volver al modo anterior y seguirtrabajando en modo formulario.

Como podemos observar, en la barra de botones están disponibles para ambos modos detrabajo los mismos botones de buscar y ordenar, filtro por selección, filtro por formulario,etc.

Qué ocurre al modificar datos en un formulario con datos relacionados

Todo lo que sabemos sobre las combinaciones, que experimentáramos en el modo tabla, seaplica también aquí para los formularios. También aquí se actualizarán automáticamente losdatos de la tabla relacionada cuando los cambiemos en el formulario ConsClientes ycambiarán los datos del vendedor o de la categoría cuando cambiemos el campo de relación(código del vende-dor o de categoría).

Cuando ocurría en el modo tabla, los cambios se harán efectivos recién cuando salgamos delregistro activo o cuando cerremos el formulario. En tanto no ocurra alguno de esos doshechos podremos volver atrás los cambios y restituir los valores anteriores pulsando ; tal vezdebamos pulsar esta tecla varias veces hasta lograr que la totalidad de los campos vuelvan asu estado anterior.

Modifiquemos el dato nexo

Por ser el formulario sólo una forma distinta de mostrar los mismos datos de la consultaConsClientes, se repiten aquí las mismas situaciones. Podemos modificar el dato (porejemplo el nombre del vendedor), tanto en el campo que lo muestra a través de larelación (en nuestro caso el campo NomVend del formulario ConsClientes), como en latabla que contiene realmen-te el dato (que es mostrado en el formulario Vendedores), yen cualquiera de los dos casos cam-bian ambos ya que se trata de la misma información.

1. Trabajando con el formulario de la figura 6.4, cambiemos el código de vendedor (campoCod-Vend) por un valor distinto al que contiene (existente en la tabla) y pulsemos Return.

Observemos que NomVend cambió su texto por el nombre del nuevo vendedor.

Sucede aquí los mismo que en la consulta (recordemos cuando completamos con los códigosde vendedor e IVA): toda vez que se cambie el valor del campo origen de una relación, latabla rela-cionada se posicionará de acuerdo con el nuevo valor ingresado. Comoconsecuencia de ello, en el ejemplo, la tabla Vendedores se ubicó en el registro del vendedorcorrespondiente.

También sabemos que, tal como está planteada la combinación (relación tipo 1, estricta), noserá aceptado el registro (de ConsClientes) si no se colocan los de CodVend y CodIVA.

Modifiquemos datos de la tabla relacionada

2. Pulsemos el campo NomVend de ConsClientes y cambiemos su descripción, colocando ensu lugar Ingrid y pulsemos Return.

3. Pulsemos el botón Próximo registro y luego Registro anterior (o Av. Pág, Re. Pág). Esto esal solo efecto de salir del registro (Access actualizará los elementos que correspondan en elmomento en que liberemos al registro modificado) para luego volver al mismo registro.

Si no queremos salir del registro activo, podemos seleccionar la opción Actualizar del menú RE-GISTROS, obteniendo el mismo efecto.

Observemos que el campo homónimo de la tabla de Vendedores ha cambiado,






Observemos que el campo homónimo de la tabla de Vendedores ha cambiado,confirmán-dose así que ambos son dos copias en la memoria del mismo dato.

Lo que hemos hecho es cambiar un dato de la tabla de Vendedores desde la consulta deClientes.

Esto va más allá del presente registro, ya que en adelante todos los registros de la consultaque tengan a 2 como código de vendedor, mostrarán "Ingrid" en el campo NomVend.

4. Pulsemos en el campo NomVend de la tabla de Vendedores y reemplacemos su contenidopor Erika, luego pulsemos Return.

De acuerdo con lo que ya vimos, es lógico pensar que si cambiamos el dato en la tabla,cambiará en el presente y en todos los registros de la consulta ConsClientes que se refieranal código de vendedor 2.

Esta es otra demostración de que se trata del mismo dato que se muestra en cada registro declientes y que está relacionado con el registro de Vendedores correspondiente al la clave 2.






94. Cómo imprimir tablas, consultas y formularios[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/como-imprimir-tablas-consultas-formularios]

Ya sabemos imprimir una tabla; del mismo modo podemos imprimir una consulta o unfor-mulario. En el caso de las consultas, obtendremos el mismo resultado que con una tablaya que, como se explicó, se trata de una hoja de respuestas dinámicas, en donde los datosse ven y se utilizan como si se tratara de una tabla.

Para imprimir cualquiera de los formularios que tenemos actualmente en la pantalla,proce-deremos de igual modo, es decir, pulsaremos sobre el objeto para seleccionarlo y

luego el botón de Imprimir .



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95. Qué es un informe[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-informe-2]

Un informe es otra modalidad de presentación de los datos, que puede enviarse a lapantalla o imprimirse. Conviene tener presente que en el primer caso se tratasolamente de una visualiza-ción, pues no podremos modificar los datos que nosmuestra la pantalla.

Los informes resultan más adecuados para presentar información agrupada,ofreciendo la posibilidad de agrupar y subagrupar, permitiendo obtener subtotalesde distintos niveles.

Es posible elaborar distintos tipos de informes, adecuados en cada caso a lasatisfacción de distintas necesidades en cuanto a la distribución y presentación delos datos; podríamos citar co-mo ejemplos las etiquetas postales y las tablas.Conviene destacar que dentro de los informes pueden incluirse textos, gráficos,líneas y diversos elementos visuales.

Para la creación de informes resulta particularmente versátil el Asistente parainformes, al que recurriremos para elaborar los informes más frecuentementerequeridos en una oficina.

Mediante este Asistente nos será posible crear informes como columnas simples,grupos con totales y subtotales, etiquetas postales y muchas otras opciones que nosofrece dicho asisten-te, cuyo manejo es similar al del Asistente para formularios.



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96. Generemos un informe con Autoinforme[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/generemos-informe-autoinforme]

1. Abramos el cuadro de diálogo base de datos y seleccionemos una tabla oconsulta, por ejem-plo ConsClientes.

El botón Nuevo objeto dispone también de una opción para Autoinformes, que essimilar al botón de Autoformulario, que ya vi-mos. Este botón quedará con la imagende la última función utiliza-da, por lo que en este caso probablemente mostrará elbotón de Au-toformulario. Pulsemos entonces el icono de extensión de este botón yde la lista que aparece (figura 7.1):

2. Pulsemos Autoinforme y, al igual que en el caso de los Auto-formularios, esto estodo lo que debemos hacer para obtener un informe sencillo por columnas (figura7.3 izquierda).

Dada la cantidad de campos que contiene nuestra consulta, es probable que elinforme destine una hoja para cada registro.

Figura 7.1

Cómo elegir el tipo de listado con Autoinforme

Lo que hicimos recién fue simplemente pulsar el botón Autoinforme para generar eltipo de informe predeterminado (Por columnas). Tal vez no resultó de nuestro agradoporque el origen de los datos contiene muchos campos por registro. En este casopodemos elegir otro tipo de Autoin-forme de la siguiente manera:

1. En la lista de la figura 7.1 podemos elegir Informe. Se presentará la ventana deopciones de la figura 7.2.

2. Allí seleccionemos Autoinforme: en tablas y pulsemos Aceptar para generar uninforme algo más compacto que el anterior (figura 7.3 derecha).

Una forma práctica de crear informes

Como vimos, el Autoinforme se encarga de colocar los campos en los lugarescorrespon-dientes de la página, colocar títulos y pies, numerar las hojas, etc. Si bientodo esto nos ahorrará mucho tiempo, los resultados podrán ser en algunos casos,algo pobres o desprolijos.



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Figura 7.2

Uso de los modos de presentación de un informe

Si, estando en el modo Presentación preliminar, pulsamos el botón Diseñopodremos ajustar detalles del listado recién generado. Mejoras tales comoreacomodar campos y títulos y emprolijar el informe en general son fáciles de haceren esta ventana de diseño.

Luego volveremos al modo Presentación preliminar para observar los resultados delajus-te. Podremos repetir este ajuste una y otra vez hasta que estemos conformescon el resultado.

Pulsaremos entonces el botón Imprimir para enviar nuestro informe al papel.

Podría ocurrir aquí que en resultado impreso encontremos algún pequeño defectoque no habíamos notado en la presentación de pantalla y fuera preciso, en ese caso,corregir y repetir la impresión. Pero si previamente hubiéramos hecho los ajustesmás importantes sobre la base de la vista previa, es probable que el trabajo quede yaterminado luego de este modesto ajuste.

El modo Presentación preliminar nos permite hacer una vista general de la página; elseña-lador del mouse tomará la forma de una lupa. Si pulsamos sobre la imagen dellistado, el mismo reducirá su tamaño y nos mostrará una página completa. Pulsandonuevamente retornaremos al modo normal de presentación para observar losdetalles. Podemos hacer esto mismo pulsando el botón Zoom o bien...






Presentar una o dos páginas pulsando el botón correspondiente, y también...

Elegir el tamaño de visualización adecuado colocando el porcentaje de ampliación(valores mayores a 100), o reducción (valores menores de 100), en el campodestinado al efecto.

Si en el presente modo de observación no se mostrará el total del informe,aparecerán las barras de desplazamiento horizontal y/o vertical sobre las queaccionaremos para desplazarnos hacia las partes ocultas.

Disponemos asimismo de controles para avanzar o retroceder de página.

Pulsando el triángulo de la derecha del botón Modo de presenta-ción, se abre unmenú de tres opciones. Sabemos que la primera corres-ponde a Diseño y la segundaal modo Presentación preliminar. Estando en modo diseño de informe disponemos deun tercer botón que nos mos-trará un panorama total del listado. Los datos allíexhibidos no serán váli-dos pero la vista nos servirá para verificar su distribución enla página.






97. Cómo crear un informe con el asistente[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-informe-asistente]

Disponemos aún de otro modo semi-automático de generar un informe. El Asistentepara in-formes generará informes automáticos como el Autoinforme, pero en estecaso tendremos la posi-bilidad de decidir algunos detalles generales, como porejemplo no incluir aquellos campos que no sean necesarios.

En los informes que mostramos, habremos visto que el campo Provincia tomademasiado lugar; esto se debe a que el mismo está definido como un Control delista.

Podemos modificar esta situación si agregamos una tabla de Provincias yefectuamos una combinación con el campo CodProvin (que podemos renombrarcomo Provincia) de la tabla Clientes.

Así tendremos la descripción de la provincia del mismo modo que los datos delvendedor. A esta altura de nuestro aprendizaje no tendremos inconvenientes enhacer lo siguiente:

Crearemos la tabla de Provincias con un campo clave principal CodProvin y otro dedes-cripción Provincia.

Ingresaremos en la misma los datos (clave y nombre) de cada una de las provincias.

Abriremos la consulta ConsClientes en modo Diseño y le agregaremos la tablaProvincias recién creada. Aparecerá automáticamente la línea que indica lacombinación del campo CodPro-vin de Clientes con el campo clave principal de latabla de provincias que tiene el mismo nombre.

Hecho esto, llevemos el campo Provincia de la tabla de Provincias a la cuadrículade la consulta, a la derecha del código CodProvin.

Ejecutemos la consulta para verificar que todo funcione correctamente y reciénentonces ini-ciemos el asistente para crear el informe.

1. Estando en el panel de consultas (del cuadro Base de datos) y teniendo resaltadala consulta ConsClientes, pulsemos el icono Informes (eligiéndolo en la lista de lafigura 7.1) y en la ven-tana de selección de la figura 7.2 pulsemos sobre Asistentepara informes.

2. Pulsemos Aceptar para presentar la primera ventana del asistente (figura 7.4).



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-informe-asistente




Figura 7.4

Allí debemos seleccionar qué campos de la tabla o consulta de origen deseamoslistar. El panel de la derecha se encuentra inicialmente vacío; moveremos uno a unolos campos que nece-sitamos.

3. Seleccionándolos en la lista y pulsando luego el botón Mover, iremos colocandouno a uno los campos: CODCLI, NOMBRE, LOCALIDAD, PROVINCIA yMONTOFACTURADO.

Ya está definida la parte básica del informe; notemos que se habilitó ahora el botón Finali-zar. Tenemos entonces la alternativa de pulsar este botón y generar uninforme básico, o bien pulsar Siguiente para agregar más condiciones, parámetros,etc., y así definir informes más espe-cíficos o más complejos, cosa que dejaremospara el Capítulo 12.

4. Pulsemos entonces Finalizar para obtener nuestro primer informe con asistente.En la venta-na de vista previa aparecerá una imagen similar a la que muestra lafigura 7.5.






Figura 7.5






98. Access permite manejar todo tipo de información[http://www.mailxmail.com/...icrosoft-access-2000/access-permite-manejar-todo-tipo-informacion]

Profundizaremos aquí en todos aquellos aspectos del manejo de Access que contribuirán aproporcionar a los datos de nuestras bases una mayor seguridad, facilidad de manejo ymejor pre-sentación.

Access permite manejar todo tipo de información

Hasta ahora sólo vimos los tipos de datos de uso generalizado, pero Access es un modernosistema de bases de datos que permite manejar todo tipo de información, por lo quepodemos incluir, dentro de una base, textos de varias páginas, imágenes, sonidos ehipervínculos (direccio-nes de Internet a las que podremos acceder desde el registro de latabla, consulta o formulario).

Las propiedades de los campos son hereditarias

Como vimos ya en algunos ejemplos, todo campo proveniente de una tabla conserva suspropiedades cuando es colocado en una consulta, formulario o informe. Teniendo en cuentaesta característica, podremos ahorrarnos mucho tiempo y trabajo si dotamos a cada campode todas las propiedades de formato, validación y presentación que necesite, en la tablamisma.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/access-permite-manejar-todo-tipo-informacion




99. Cómo establecer y modificar el tipo de datos de uncampo[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/como-establecer-modificar-tipo-datos-campo]

La clase de dato que contiene un campo, se especifica en la columna Tipo de datos de lacuadrícula de definición de la tabla (modo diseño).

Pulsando sobre esa columna a la altura del campo a definir, aparecerá un icono que nospermitirá desplegar hacia abajo, una lista con los tipos de datos admitidos por Access.

Figura 8.1

Pulsando sobre alguna de sus opciones definiremos el tipo de dato que contendrá enade-lante el campo activo.

Podemos también pulsar sobre algún campo ya definido y modificar el tipo de dato, perode-bemos tener especial cuidado en hacerlo si la tabla ya tiene cargada información.

Cómo establecer y modificar otras propiedades del campo

Cuando definimos las tablas, vimos que dependiendo del tipo de dato que contenga elcam-po, el cuadro inferior de propiedades puede variar, y esto es lógico ya que cada tipo dedato tiene sus condiciones particulares como, por ejemplo, la cantidad de decimales en los detipo numérico.

Para examinar las propiedades de un determinado campo de una tabla, debemos acceder almodo diseño para esa tabla y pulsar sobre el renglón correspondiente al campo en cuestión.

Figura 8.2

El cuadro inferior nos mostrará las propiedades del campo activo. Pulsando sobre las casi-llascorrespondientes podemos modificar cada una de ellas; en algunos casos abriremos listas deopciones para elegir (como en la figura 8.2) y en otros escribiremos valores.

Siempre disponemos, en el sector derecho, de la información sobre la propiedad oparáme-tro que se encuentra; por ejemplo, en la figura 2.3 del Capítulo 2 podemos leer el



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-establecer-modificar-tipo-datos-campo




texto explicativo correspondiente al campo activo (obsérvese el cursor en el parámetro Descripción). Veremos a continuación algunas de las propiedades más importantes de losdistintos tipos de datos, ahora referidas a la figura 8.3.






100. Propiedades para los campos tipo Texto[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/propiedades-campos-tipo-texto]

Tamaño

Define la cantidad de caracteres que albergará el campo. El valor predefini-do paraAccess es de 50 caracteres, más que suficiente para alojar cual-quier descripción,dirección, nombre, etc.

Podemos cambiar fácilmente ese tamaño reemplazando el valor 5 0 por cualquierotro, comprendido entre 1 y 2 5 5.

Formato

Define la configuración de los datos que se ingresen en el campo:

< Fuerza los caracteres a minúsculas

> Fuerza los caracteres a mayúsculas

@;"Nada" ó @;Nada coloca el texto "Nada" cuando el campo está vacío

Máscara de entrada

Aplica un determinado diseño a los datos, por ejemplo:

{ / / } para las fechas

{( ) / } para los números telefónicos

Pulsando sobre este campo aparecerá el símbolo o icono del Generador (figura 8.3),una utilidad que nos ayudará a crear máscaras y otras cadenas de caracteres queemplearemos en búsquedas, formularios, etc.

Figura 8.3

Si el campo tiene el tipo de dato texto o fecha, pulsando este icon , iniciaremos el Asistente para máscaras de entradaAsistente para máscaras de entrada (figura 8.4).



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/propiedades-campos-tipo-texto




Figura 8.4

Es probable que esta función del asistente no sea encontrada debido a queefectuamos el proce-so de instalación Típica.

Volviendo al cuadro de la figura 8.4, diremos que lo que utilizaremos del mismomodo que lo hicimos en el Capítulo 4, seleccionando una de las opciones. Sipulsamos en el campo Probar: aparecerá la máscara elegida y podremos escribirnuestros datos para ver cómo encajan dentro de la misma; para concluir pulsemos FinalizarFinalizar.

Título

Cuando diseñamos el formulario, vimos que en el mismo aparecen etique-tas paracada campo, las mismas de la tabla o consulta que le dieron ori-gen; si colocamosaquí algún texto, éste reemplazará al del nombre del campo pero sólo en elencabezado de la columna. Si creamos una consulta que tome este campo, en lacuadrícula de diseño veremos el nombre origi-nal, pero luego, en la vista hoja dedatos de la consulta, nos mostrará el texto que el campo tiene como título,propiedad que fue heredada de la ta-bla. Por ejemplo, si el campo se llama DIRLEG,podemos definir para for-mularios e informes una etiqueta más descriptiva, como Dirección LegalDirección Legal. Este cambio en la propiedad título es equivalente (en las tablas) alo que vimos para las consultas en "Hagamos algo similar con la propiedadTítu-lo..." al final del Capítulo 5.

Valor predetermi-nado

Definiremos aquí el valor (o texto) que Access colocará en el campo cuando se creeun nuevo registro. Por ejemplo, éstos son en su mayoría domicilia-dos en Capital, yen el campo correspondiente a la localidad definimos a esta propiedad como CapitalCapital, cada nuevo registro que ingresemos a la ta-bla tendrá ese texto en elcampo Localidad, por lo que en la mayoría de los casos nos ahorraremos elescribirlo.

Debemos tener precaución con este parámetro ya que puede ocurrirnos que, porerror, definamos un valor predeterminado no válido de acuerdo con la definición del






campo correspondiente (por ejemplo, si definiéramos "Capital" como valorpredefinido para el campo CodProvin de la tabla de clientes de nuestro ejemplo). Enese caso, cuando pasemos al modo tabla para ingresar datos, aparecerá un cuadrode error indicándonos que el dato es demasiado largo para el campo, al pul-sarsobre la última línea de la tabla para ingresar un registro.

Regla de validación

Podemos colocar aquí una expresión que limitará los valores que se po-dríaningresar para ese campo. Recordemos que ya disponemos de una validacióninherente al tipo de datos definida para el campo (no podemos, por ejemplo, colocarletras en un campo definido como numérico). Colo-cando una expresión, como porejemplo > d, este campo no admitirá tex-tos que comiencen con letras inferiores oiguales a d en el orden alfabéti-co.

Si aplicamos alguna regla de validación de este tipo a una tabla que ya contienedatos, Access deberá revisar los mismos para verificar si la cumplen y nos loinformará mediante el cartel de la figura 8.5.

Figura 8.5

Si contestamos Sí a esta pregunta, se iniciará el proceso de revisión, en todos losregistros de la tabla, del campo al que se le modificó la regla de validación y, si seencuentran inconsisten-cias, se presentará un nuevo cartel que nos lo informará.

En ese caso podremos optar por Sí o por No y en ambos casos se abandonará lacompro-bación. La diferencia entre estas alternativas es que en el caso de responderen forma negativa, se restablecerá la regla de validación anterior al cambio (o sedejará al campo sin regla de valida-ción, si es que anteriormente no la tenía).

Texto de validación

Una vez cumplido el paso anterior (que sólo se iniciará si la tabla tiene da-toscargados), la regla de validación quedará establecida y toda vez que ingresemos omodifiquemos un dato en ese campo, el mismo será verifica-do, mostrándose elcartel de la figura 8.6 en caso de infringirse la regla im-puesta.

Para este caso podríamos escribir un texto algo más explícito en el campo Texto devalidación, como por ejemplo: Ingresar apellidos de la E a la Z únicamente, y deeste modo, cuando el usuario del sistema cometa ese error, obtendrá unaexplicación más clara de lo que ocurre (figura 8.7).






Figura 8.6

Figura 8.7

Como ya hemos dicho, los objetos creados en base a una tabla heredarán suspropiedades, entre ellas la regla y texto de validación. Observemos que el cartel dela figura se refiere a la consulta cuando, en realidad, el control se incorporó aldiseño de la tabla utilizada por esa consulta y esta última heredó de aquella.

Requerido

Pulsando este renglón aparecerá a la derecha una flecha de lista con las opciones Sí/ No. Seleccionando para esta propiedad el valor Sí, Access exigirá luego que secoloque algún valor en el campo correspondiente. Ello implica que con esteparámetro nos aseguraremos de que Access no gra-bará ningún registro quecontenga para ese campo valores nulos (figura 8.8) y, combinando esta propiedadcon alguna regla de validación, podre-mos estar seguros de que la tablacorrespondiente contendrá sólo valores válidos para ese campo.

Figura 8.8

Permitir longitud cero

Este campo es similar al anterior y determina, para el caso de los campos tipo texto,la admisión de textos nulos (sin caracteres).

Indexado






Activando esta propiedad (valor Sí), Access mantiene un índice para ese campo. Estofacilitará las búsquedas y ordenamientos cuando sean reque-ridas dichas funcionespor alguna consulta o filtro.

Esta propiedad es obligatoria en caso de que deseemos definir algún cam-po comoclave de acceso de la tabla.

Compresión

Unicode

Los campos se graban, por opción predeterminada, en modo Unicode, un formatode compresión de datos. El formato comprimido es manejado en forma automática,de manera que toda vez que se muestre o extraiga in-formación de un campo, lamisma será previamente descomprimida. Si, debido a algún requerimiento, debemosguardar la información en modo no comprimido, podremos hacerlo estableciendoeste parámetro en No.






101. Propiedades para los campos de tipo numérico[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/propiedades-campos-tipo-numerico]

Algunas propiedades de este tipo son idénticas a las explicadas para los campostipo texto, o bien no se aplican en campos tipo numérico, por lo que aquí no lasdescribiremos; se trata de Máscara de entrada, Título, Valor predeterminado, Reglade validación, Texto de validación, Re-querido e Indexado.

Figura 8.9

Tamaño del campo

Define el tipo de valores que podemos almacenar en el campo. Pulsando en la flechase abrirá la lista de posibilidades que muestra la figura 8.9. el cua-dro que estádebajo muestra los valores numéricos que se pueden almace-nar para cada subtipode los de la lista:

De acuerdo con el cuadro, podemos decir que sólo aceptan decimales los últimosdos tipos, siendo los tres primeros para valores enteros.

Si necesitáramos guardar valores monetarios, deberíamos seleccionar Tipo de datos Moneda, en lugar de Numérico. Veremos este formato más adelante.

Formato

Pulsando este renglón del cuadro de diseño se abre una lista de posibili-dades; enel sector derecho se muestra un ejemplo de cada una de ellas.

Figura 8.10



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Figura 8.10

El formato se refiere a la forma de presentación de los datos; en caso de que el valorin-tervenga en algún cálculo, el mismo se hará en un formato interno de mayorprecisión, pero el resultado será presentado tal como lo determine el formatoelegido.

Lugares decimales

Define la cantidad de decimales que se muestran en el campo.






102. Propiedades para los campos fecha/hora[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/propiedades-campos-fecha-hora]

Los valores de fechas se guardan internamente como números enteros, y los valoresde horas como decimales. Esto permite sumar y restar fechas y horas como si setratara de números. Veamos el siguiente ejemplo:

1. Pulsemos el botón Base de datos, seleccionemos la solapa Tabla y pulsemos elbotón Nuevo. Mediante la opción Modo ver diseño accederemos a la ventana dediseño de tablas que ya conocemos.

2. Creemos un campo del tipo Numérico con el nombre Probar fechas y en lapropiedad Tama-ño (del cuadro inferior) seleccionemos Doble.

3. Grabemos esta tabla asignándole el nombre todos los tipos y pasemos a modohoja de da-tos.

4. En el único campo escribamos 1 .

5. Pasando al modo Diseño, pulsemos en la casilla de la columna Tipo de datos yoptemos por Fecha/Hora.

6. En el modo hoja de datos, observaremos que el campo ahora contiene 3 1 / 1 2 / 1 8 9 93 1 / 1 2 / 1 8 9 9. ¿Qué sig-nifica esto?: Internamente Access representa esa fecha con elvalor 1 . El día siguiente (01/01/1900) será representado con el valor 2 , el02/01/1900 con 3 y así sucesivamente.

7. Escribamos (ahora que estamos en el formato fechas) 27/08/1997, cambiemos elformato por numérico y observemos el valor almacenado en el campo: 35669. Estevalor representa la cantidad de días transcurridos desde el 31/12/1899 hasta lafecha ingresada.

8. Volvamos al modo diseño y agreguemos un nuevo campo Numérico y Doble conel nombre Probar horas.

9. En el modo hoja de datos escribamos en ese campo los valores: 0 .25 .5 .75. Parahacer esto colocaremos en el campo Probar horas el valor 0 en el primer registro (elque contiene el valor 35669 en el campo Probar fechas), y crearemos otros tres conlos valores solicitados en el campo Probar horas.

10. Pasamos a modo Diseño, cambiemos el formato de este campo por Fecha/Hora yobserve-mos el valor de los registros:

12:00 AM 06:00 AM 12:00 PM 06:00 PM

ó 0:00 06:00 12:00 18:00

La forma de representación de las fechas y las horas es afectada también por losparámetros es-tablecidos para Windows. Así podemos tener la fecha representadacomo DD/MM/AA (día-mes-año), MM/DD/AA, o AA/MM/DD (en el Capítulo 4 hemosvisto cómo se ajustan estos parámetros).

Haciendo cuentas, llegaremos a la conclusión de que lo que se almacena como horas,es en realidad la fracción equivalente del día (12:00 = .5 = medio día).



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Un mismo valor puede contener fechas y horas

El hecho de que el formato sea uno solo (fecha/hora) para fechas y horas, tieneentonces una razón de ser.

Un mismo valor puede contener una fecha en su parte entera y una hora en su partedeci-mal. Hagamos esta otra prueba:

1. En el campo Probar Fechas escribamos 35669.5

2. Pasemos a modo diseño y asignemos a ese campo en Tipo de dato: Fecha/Hora

3. En el cuadro inferior de Propiedades pulsemos sobre Formato, para abrir la listade la figura 8.11.

4. Seleccionemos Fecha corta.

5. Volviendo al modo hoja de datos, obtendremos la fecha 2 7 / 0 8 / 9 7. Por lo visto nocuentan aquí los decimales, pues arrojó el mismo resultado con el valor 35699 quecon 35699.5.

6. Pasando al modo Diseño, pulsemos sobre el primer campo; en el cuadro de Propiedades pul-semos Hora larga, grabemos y pasemos a la hoja de datos.

El campo nos mostrará sólo la hora (en este caso, ha sido despreciada su parteentera y se nos muestra la hora equivalente a su parte decimal: 0.5 = 12:00 o 12:00PM según el formato de fechas de Windows) pero...

Figura 8.11

7. Volvamos a diseño y asignemos un formato Fecha general (ver figura 8.11), y enmodo hoja de datos observemos que el campo nos muestra ahora ambos datosjuntos:

27/08/97 12:00 PM

Esta propiedad de mostrarnos fecha y hora en un mismo campo se logra entoncesasignando el tipo de datos Fecha/hora y en el cuadro de propiedades de abajo Fecha






general. Seguramente deberemos ensanchar la columna para apreciar la fecha y lahora. Luego, respetando el mismo formato, podemos ingresar o modificar ambosdatos.

Siguiendo con estos razonamientos, si al campo del ejemplo le sumáramos .5, elresultado sería 35700 (28/08/97), y la ecuación equivalente en el formato Fecha/horaFecha/hora sería

27/08/97 12:00 + 12 horas = 2 8 / 0 8 / 9 7

Formato

Ya vimos, en el ejercicio anterior, cómo se trabaja con este parámetro en el caso delas fechas. Observemos que la lista de parámetros es distinta cuando se trata de uncampo de dato Numérico (comparemos las figuras 8.9 y 8.11).

Las restantes propiedades para los campos tipo fecha, son similares a las que seexplicaron para los tipos texto y numérico.






103. Algunos ejemplos de formatos Fecha y Hora[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/algunos-ejemplos-formatos-fecha-hora]

Fecha general 13/01/94 18:02:00

Fecha larga Viernes 13 de Enero de 1994

Fecha mediana 13-Ene-94

Fecha corta 13/01/94

Hora larga 18:02:00

Hora mediana 06:02 PM

Hora corta 18:02



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104. Campos tipo Autonumérico (contador)[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/campos-tipo-autonumerico-contador]

Se trata de un tipo de campo automático. Access asigna un número creciente o aleatorio aese campo en cada nuevo registro que se agregue a la tabla. Es ideal para el caso en quedeba-mos numerar los registros por orden de llegada. Este campo NO es accesible alusuario, por lo tanto, no se lo puede modificar.



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105. Propiedades de los campos tipo Moneda[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/propiedades-campos-tipo-moneda]

Se trata de un caso particular del tipo numérico, con parámetros adaptadosespecialmente para representar montos o valores monetarios. También depende delo que se haya definido res-pecto de valores monetarios en la configuración deWindows.

El tipo de dato Moneda asigna por omisión también la propiedad Moneda comoformato (primer parámetro de la pantalla de propiedades), pero podemos cambiar elmodo de representa-ción, por ejemplo a científico (3.45E06)

Este formato aplica el tipo de moneda ($, Pta, etc.) y la separación de decimales ymiles que se encuentren establecidas para Windows.

Ejemplos de formatos numéricos

Repasando lo que vimos sobre formatos numéricos daremos algunos ejemplos:

Ingresamos 1234.5

Formato Veremos

Número general 1234,5

Moneda $ 1.234,50

Fijo 1235

Estándar 1.234,50

Científico 1,23E+03

Si en el parámetro Formato (debajo de Tamaño) elegimos, por ejemplo, Porcentaje,e in-gresamos en modo tabla el valor 0,824, éste se presentará como 82,40 %.

En el formato Fijo, podremos especificar el número exacto de decimales; Accessredondea-rá y agregará ceros para cumplir con la cantidad de decimales fijados.



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106. Campos de tipo Sí/No[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/campos-tipo-si-no]

Se trata de campos que sólo admiten un valor por sí o por no. Aparecen en la tablacon la forma de una casilla de verificación. Cuando se trata de registrar si un hechoocurrió o no, este tipo de dato nos dará la seguridad de que sólo cuenta con unvalor activo (la casilla correspon-diente contiene un tilde) o inactivo (la casilla semuestra vacía).



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/campos-tipo-si-no




107. Cómo aplicar reglas de validación a un campo de latabla[http://www.mailxmail.com/...-microsoft-access-2000/como-aplicar-reglas-validacion-campo-tabla]

Con esta propiedad de campo limitaremos el rango de datos que podremos ingresar. Siqui-siéramos ingresar un valor fuera de dicho rango. Access no lo permitirá, ya que nocumple con los requisitos introducidos como Regla de validación.

Esta propiedad que, como vimos, se utiliza junto con Texto de validación, mostrará elmen-saje definido en este último parámetro cuando no se cumplan los requisitosintroducidos en la re-gla de validación.

Algunas expresiones comunes de validación

Las reglas de validación nos permiten determinar si se admite o no ingresar un cierto valoren un campo determinado. Veamos:

< > 0

Determina que el valor deberá ser distinto de 0 (cero)

0 o >100

El valor a ingresar deberá ser 0 o superior a 100

Como "L??"

El valor deberá tener 3 caracteres y comenzar con L

< # 1 / 1 / 9 4 #

La fecha a introducir deberá ser anterior a 1994

> = # 1 / 1 / 9 2 # Y < # 1 / 1 / 9 3 #

La fecha deberá ser del año 1992

>=Fecha0

La fecha no podrá ser anterior a hoy

Como ya vimos, cuando agreguemos o modifiquemos alguna regla de validación en una tablaque ya contiene datos, Access nos advertirá que estos datos podrían no cumplir con lasnuevas reglas y es, por lo tanto, nuestra responsabilidad modificar previamente aquellosdatos que pudieran no cumplir con las nuevas condiciones.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-aplicar-reglas-validacion-campo-tabla




108. Cómo utilizar la propiedad Indexado[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-util izar-propiedad-indexado]

Ya mencionamos los índices en el Capítulo 2 (figura 2.5), cuando dijimos que Accessnos recomienda asignar un índice para cada tabla que agreguemos al sistema.Crearemos un índice estableciendo la propiedad Indexado en alguno de los camposde la tabla. Access se encargará de mantener la tabla ordenada por el contenido deese campo respecto de los registros que incor-poremos o modifiquemos en lamisma. Podremos establecer la propiedad Indexado solamente para campos tipoTexto, Moneda, Numérico o Fecha/hora.

Las alternativas de esta propiedad son:

Valor del parámetro Indexado

Actúa como...

No

Elimina el índice existente o no crea un índice con este campo

Sí (con duplicados)

Crea un índice

Sí (sin duplicados)

Crea un índice único sin repeticiones

Si aplicamos la propiedad Sin duplicados, Access no nos permitirá introducir unvalor en este campo si este valor ya existe para otro registro. Para que un campopueda ser la clave princi-pal de una tabla, es requisito que el mismo sea un índice sin duplicados. Esta propiedad puede aplicarse a un solo campo de la tabla y suefecto es similar al del parámetro Ordenar (en el cua-dro de Propiedades de latabla) aunque nos permite un acceso más rápido.

El parámetro Ordenar tiene prioridad por sobre el Indexado, incluso aunque éstetenga agregada la propiedad Clave principal.

Cómo funciona aquí la Clave principal

Si, estando ubicados en un campo del diseño de la tabla, pulsamos Clave Principal,el campo será designado como clave principal de la tabla y automáticamentequedará establecida la propiedad Indexado (Sin duplicados).



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-utilizar-propiedad-indexado




109. Cómo cambiar el tipo de dato en una tabla enuso[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-cambiar-tipo-dato-tabla-uso]

Cuando definimos una tabla, utilizamos en cada caso el tipo de campo que más seadecue al dato que ha de contener. Al mejor diseñador de sistemas Access se lepueden escapar detalles que recién percibe con el sistema en funcionamiento y condatos cargados en todas sus tablas. Ante la necesidad de modificar el tipo de datode algún campo, debemos observar las siguientes consideraciones:

Texto a Numérico

Debemos verificar que el nuevo tipo de campo pueda aceptar los datos quecontenga la tabla. Por ejemplo, si un campo texto no contiene sólo números, NOpodrá ser convertido a numérico.

Sí/No a Texto y a Numérico

No hay ningún inconveniente en convertir este tipo de campo a numérico o a texto;en el primer caso, los campos que contienen Sí, serán convertidos al valor numérico - 1- 1 y el contenido No, al valor numérico 0 .

Inversamente, si convertimos un campo numérico a Sí/No, todo valor distinto de 0será convertido a Sí y los valores 0 serán convertidos a No.

En el caso de la conversión a texto obtendremos las palabras Sí o No recostadassobre el borde izquierdo del campo.

Cuando se convierte de texto a Sí/No, Access interpreta como Sí a las palabras yes, on y 1 y como No a las palabras No, Off, 0 y a los campos que contienen espacios.

Texto a Memo

Si optamos por modificar un campo texto a un tipo de campo Memo (más de 255caracteres) debido a que, por ejemplo, lo almacenado en éste es muy extenso,debemos tener en cuanta que este último tipo de campo no permite crear índices.Cuando, por el contrario, deseemos pasar de Memo a Texto, este último campotomará sólo los 255 primeros caracteres, perdiéndose en la conversión loscaracteres sobrantes.

Tamaño de los campos

numéricos

En los campos de tipo numérico, el tamaño depende del tipo establecido (byte,entero, entero largo, doble o simple) y pode-mos cambiar su tamaño sininconvenientes, siempre que pase-mos a un tamaño más grande o de mayorcapacidad. En el caso inverso, debemos asegurarnos de que todos los valorespueden tener cabida en el nuevo tamaño.

Contador a numérico

Este cambio se efectúa sin inconvenientes pero debemos estar seguros en cuanto ala necesidad del cambio antes de concre-tarlo, ya que luego no nos será posible



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-cambiar-tipo-dato-tabla-uso




reconvertir un campo numérico al tipo contador.

Qué hacer ante un posible error de conversión

Access mostrará una advertencia toda vez que no le sea posible convertir undeterminado campo al tipo de dato solicitado. Si en el cuadro de avisocorrespondiente pulsamos Cancelar, podremos volver a definir las conversiones, encambio con Aceptar, se guardarán todos los cam-bios, se harán las conversionesposibles y se borrarán los datos que no se pudieron convertir.






110. Campos tipo Memo[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/campos-tipo-memo]

Estos campos son particularmente adecuados para dotar a cada registro de la tablade un lugar para escribir todo tipo de comentarios. No es necesario definir sulongitud, ya que la misma se maneja de manera automática, extendiéndose amedida que se le agrega información.

El texto allí colocado no dispone de ninguna posibilidad de formato, ni de carácterni de pá-rrafo, y como un ejemplo de ello podemos mencionar que al pulsar lasteclas Tabulador ó Return pasare-mos al siguiente campo, es decir que nopodremos utilizar siquiera el tabulador o el avance de línea. Veremos de inmediatouna mejor forma de guardar textos en los campos.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/campos-tipo-memo




111. Campos tipo OLE: cómo colocar en una tablainformación de otros programas[http://www.mailxmail.com/...ess-2000/campos-tipo-ole-como-colocar-tabla-informacion-programas]

Este formato nos permite definir campos que aceptarán cualquier tipo de dato proveniente deaplicaciones OLE compatibles (del inglés OLE = Object Linking and Embedding: vinculación eIncrustación de objetos). En esos campos podremos incluir elementos tales como imágenes dePaint, textos de Word, Sonidos, etc.

La técnica consiste en que cuando nos ubicamos en un campo OLE y pulsamos doble clic,Access llama a la aplicación correspondiente para que maneje la información contenida en elmismo.

Por ejemplo, un campo OLE puede contener un documento de Word y, en ese caso, pul-sandodoble clic sobre el campo, Access llamará a Word y le pasará en bloque los datos allícon-tenidos, que no son ni más ni menos que un documento Word, para que la propiaaplicación (Word) se encargue de manejarlos. Una vez que Word toma control de lainformación la presenta en la ventana correspondiente. A partir de ese momento estaremostrabajando en Word y dispon-dremos de todo el poder de esta aplicación como procesador detextos.

La aplicación que presta el servicio (Word en el ejemplo) es llamada servidora y la que loso-licita (Access), es llamada cliente. Algo similar ocurre entre Access y Paint, y de esta formapo-dremos incorporar imágenes a nuestra base de datos.

Cuando hayamos concluido de trabajar con la aplicación servidora, no debemos guardar lainformación del modo habitual; en este caso, al salir de la aplicación, ésta devolverá el paquetede información a Access para que lo guarde en el registro correspondiente de la tabla; de estemodo, regresamos a Access para seguir trabajando normalmente.

Esta posibilidad multiplica el poder de los programas; combinamos todas las facilidades demanejo de bases de datos de Access con la versatilidad para la autoedición de Word, lo quenos permitiría en este caso hasta incluir imágenes en estos textos. De esta forma, cadaprograma se especializa en lo suyo, lográndose así rendimientos óptimos que difícilmente seconseguirán con una sola aplicación que incluyera ambos procesos.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/campos-tipo-ole-como-colocar-tabla-informacion-programas




112. Objetos OLE en formularios[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/objetos-ole-formularios]

Si creamos un campo OLE en una tabla y luego colocamos este campo en unformulario (esto es un control del formulario conectado con un campo OLE),podemos sacar el máximo pro-vecho de la información que contenga. Veamos cómo:

1. En el cuadro de diálogo Base de datos pulsemos el botón Tablas y abramos lacuadrícula de diseño de tablas.

2. Colocaremos un único campo que llamaremos Campo OLE, y le asignaremos, enla columna Tipo de dato, la opción Objeto OLE.

3. Pasemos a modo hoja de datos, guardemos la nueva tabla como PruebaOLE,contestemos No a la pregunta sobre la clave principal y pulsemos luego el botónAutoformulario para obte-ner un formulario que nos muestre el campo OLE reciénincorporado a la tabla (figura 8.13).

Figura 8.13

Este campo, por ser de tipo OLE, es multipropósito, lo que significa que puedeaceptar in-formación de distinto tipo, como por ejemplo documentos Word,imágenes mapa de bites (Paint), sonidos, etc.

La información, incluso, puede diferir de un registro a otro. Podemos colocar en elcampo OLE del primer registro una imagen, en el del segundo un sonido, en el deltercero un documento Word, etc. En suma, podemos colocar allí informaciónproveniente de cualquier aplicación OLE compatible (que para los tipos de datomencionados podrían ser Paint, Grabadora de sonidos y Word respectivamente).



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113. Qué posibilidades nos ofrece OLE[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-posibil idades-nos-ofrece-ole]

En principio, OLE nos permite manejar información que es desconocida para AccessUn do-cumento de Word, una imagen de Paint, un sonido digitalizado, etc.),posibilitándonos de esta forma almacenar y manejar cualquier tipo de informacióndentro de una base de datos.

Podemos cargar (incrustar) estas distintas piezas de información extra-Access encampos de una tabla, o bien vincularla a los mismos. En el primer caso, el bloque deinformación que constituye el objeto es copiado al campo y pasa a formar parte de latabla y en el segundo caso se crea un vínculo con este objeto (o mejor aún, con elarchivo que contiene ese objeto) que perma-nece fuera de la base de datos, pero seaccede a él automáticamente toda vez que sea leído el registro que contiene dichovínculo.

Cómo colocar distintos objetos en campos OLE

De alguna manera (hay varias posibles), creamos una copia del objeto o pieza deinforma-ción extra-Access y la colocamos en el campo OLE de alguno de los registrosde la tabla. Junto con el objeto, Access guardará la información necesaria paraidentificar a la aplicación servidora (la que se utilizó para crear el objeto o que permitemodificarlo) de manera tal que luego podamos llamarla cuando necesitemos modificardicho objeto.

A partir del momento en que fue copiado al campo correspondiente, podemosmodificar o eliminar el objeto original sin que ello afecte a la copia que quedó yaalmacenada dentro de un campo de una tabla en la base de datos.

Por ejemplo, para insertar una imagen bitmap, o documentos Word o WordPad,podemos hacerlo a partir de los respectivos archivos .BMP o .DOC, arrastrando elicono que representa a dicho objeto (en la ventana Mi PC o del comando Buscar) alrecuadro del objeto OLE en el formu-lario o bien al campo de la hoja dinámica si esque estamos visualizando la información de ese modo.

Si se trata de un documento .DOC (Word o WordPad), podemos abrir el mismo en laaplica-ción correspondiente y, valiéndonos de las herramientas de selección, tomarsólo una parte del objeto y luego arrastrar al campo OLE, siendo este métodoparticularmente adecuado para colocar parte de un objeto.

Debemos tener en cuenta que, en el caso de que arrastremos, el documento originalquedará en blanco (el sector seleccionado), ya que en ese caso estaremos ejecutandoel comando Mover de la aplicación servidora (Word o WordPad). Si queremosconservar intacto el documento original, luego de mover los datos al campo OLEdebemos pulsar sobre la ventana del documento y ejecu-tar el comando Deshacer(Control + Z), el que actuará sólo sobre la aplicación servidora, restituyendo lo que sequitó y permaneciendo sin cambios la información que se colocó en el campo OLE.

Mencionaremos una tercera forma de hacer esto mismo (y que es válida también parael programa Paint que maneja imágenes bitmap). Luego de seleccionar, en lugar dearrastrar pode-mos utilizar (en la aplicación servidora, Word o Paint), el comandoControl + C para copiar el fragmen-to seleccionado al portapapeles, luego pulsarsobre el campo OLE y allí colocar la información del portapapeles con las teclas



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Control + V. Si nuestra idea fuera recopilar textos escritos en aplicaciones viejas(archivos TXT o DOC´s de Word 5.5, Word 2.0, Word 6.0, etc.), nos resultaráconveniente abrir cada uno de ellos en Word 2000 (este programa hará lasconversiones necesarias al nuevo formato) y luego pegar lo que nos interese en loscampos OLE, de la forma que ya se explicó.

Qué es un objeto vinculado

En lugar de obtener una copia, podemos vincular el objeto original. Vincular quieredecir que sólo existirá el objeto original (no hay copias). Este objeto original serámostrado en el cuadro del campo correspondiente en el formulario Access, y podremos modificarlo del mismo modo que a los objetos incrustadospodremos modificarlo del mismo modo que a los objetos incrustados. Entenderemosesto mejor con un ejemplo:

Supongamos que el dibujo correspondiente al logotipo de una empresa resida en unarchivo del tipo .BMP (imagen de Paint). Este archivo de imagen puede estar colocadoen todos los for-mularios de la empresa mediante lo que se denomina un vínculodinámico.

Si en alguna oportunidad esta empresa decide modificar su logotipo, el diseñadorabrirá ese archivo .BMP con Paint, modificará su diseño y lo grabará actualizado.

En adelante, todos los formularios de la empresa que incluyan un vínculo hacia eseobjeto lo mostrarán con su nuevo diseño, ya que se trata del mismo objeto.

Ya sea que se trate de objetos incrustados o vinculados, al pulsar doble clic sobre elcampo correspondiente llamaremos a la aplicación servidora para trabajar sobredichos objetos. En el primer caso, una vez actualizados los objetos, la informaciónserá devuelta al campo de la tabla y en el segundo se actualizará el archivo original,para que en adelante todos puedan tomar la nue-va versión del mismo.

No siempre es conveniente utilizar vinculaciones; por ejemplo, si se tratara de unatabla de legajo con fotos, nos convienen los objetos incrustados, ya que de estaforma las fotos de cada sujeto estarán guardadas en el registro correspondientedentro de la base de datos y podrán mo-dificarlas únicamente quienes tenganderecho de acceso a la misma.






114. Incrustemos objetos OLE compatibles[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/incrustemos-objetos-ole-compatibles]

Recién vimos los casos más comunes, referidos a documentos Word o a imágenes Paint,pero podemos colocar en un campo OLE objetos provenientes de cualquier aplicación quedis-ponga de compatibilidad OLE, requisito que cumplen casi todas las aplicacionesmodernas para Windows 3.1 o Windows 95/98.

En el campo OLE que hemos agregado a la tabla Prueba OLE, colocaremos tres elementosde distinto tipo y origen: imágenes, sonidos y un documento de Word.

1. Estando en el formulario en que nos dejó el último paso del ejercicio anterior, pulsemossobre el nuevo campo con el botón derecho y seleccionemos Insertar objeto; aparecerá elcuadro de diálogo de la figura 8.14.

Este cuadro nos muestra todas las aplicaciones cuyos objetos podemos insertar (o vincular)en campos o formularios Access. El contenido de esta línea depende de las aplicaciones queten-gamos actualmente instaladas. En la instalación de donde se tomó la imagen de lafigura 8.14 disponemos para insertar, entre otros, de archivos de CorelDraw 9.0, hojas decálculo y gráficos de Excel, etc.

A la izquierda se nos presentan dos alternativas: la opción Crear nuevo que llamará a laaplicación seleccionada en la lista para que mediante la misma creemos un nuevo objeto, o Crear desde archivoCrear desde archivo, con la que incorporaremos el objeto leyéndolo directamente desde elarchivo que lo contiene.

Hasta aquí hemos visto los pasos que son comunes a cualquier tipo de objeto queinserte-mos. Veremos seguidamente cómo proceder según el tipo de objeto a insertar.

Figura 8.14

Cómo incrustar una imagen desde un archivo

2. Activemos la opción Crear desde un archivo

Aparecerá en el cuadro anterior un campo Archivo con su correspondiente botón Examinar.

3. Para seleccionar un objeto de imagen pulsemos sobre el campo Archivo y escribamos,por ejemplo, C:\Windows\Burbujas.bmp y pulsemos aceptar, o bien...

4. Pulsemos examinar y, en el cuadro de la figura 8.15, seleccionemos cualquier archivo



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/incrustemos-objetos-ole-compatibles




que se encuentre en nuestra PC o en alguna otra de la red local.

Figura 8.15

Como vemos, este cuadro nos permite una total libertad de elección, pero debemos tener encuenta que (como ya lo dijimos) sólo podremos insertar objetos provenientes deaplicaciones OLE compatibles (las que se muestran en la lista del cuadro Insertar objeto dela figura 8.14).

5. En caso de haber optado por Examinar, una vez encontrado el objeto pulsemos Aceptar,lo que nos regresará al cuadro de la figura 8.14 en donde pulsaremos nuevamente aceptarpara que de este modo quede colocada una copia del archivo elegido en el campo tipo OLEde la tabla.

El método explicado, como vimos, en general, ya que nos permite insertar cualquier piezade información proveniente de aplicaciones OLE compatibles.

Cómo colocar un sonido

Veremos ahora los pasos a seguir para insertar un objeto de sonido:

Para trabajar con sonidos debemos disponer de una placa de sonido correctamenteinstalada.

1. Pulsemos sobre el campo OLE del nuevo registro con el botón derecho y seleccionemosnuevamente la opción Insertar objeto.

2. Activemos la casilla Crear desde archivo, pulsemos Examinar y en el cuadro de la figura8.16 ubiquemos la carpeta

C:\Windows\Media\Microsoft Office 2000

A continuación, tomaremos un objeto de sonido del tipo WAV; disponemos de varios deellos en esta carpeta. Ocurre que además de estos archivos de sonido, la lista podríacontener muchos otros de distinto tipo, por lo tanto, para que se muestren sólo los quenecesitamos, haga-mos lo siguiente:

3. En el campo Nombre del archivo escribamos *.Wav y pulsemos el botón Abrir.

4. Aparecerán en la lista sólo archivos de sonido. Seleccionemos cualquiera de ellos, porejem-plo, Camera.wav y pulsemos el botón Abrir.

5. Ya de vuelta en la ventana Insertar objeto de la figura 8.14, pulsemos Aceptar y quedará






co-locada una copia del archivo de sonido Camera.wav en el campo OLE de la tabla.

Cómo insertar un objeto nuevo

Dejando activa la casilla Crear nuevo (cuadro de la figura 8.14), podremos seleccionar unaaplicación compatible en la lista correspondiente; haremos un ejemplo con un objeto deCorelDraw 9.0. Si no tenemos instalada esta aplicación, no aparecerá el elemento CorelDraw9.0 Gráfico en la lista que se menciona en el paso 2 del próximo ejercicio; siendo asípodremos seleccionar cual-quier otra aplicación que encontremos allí, como por ejemploWordPad o Word.

1. Pulsemos sobre el campo OLE con el botón derecho y optemos por Insertar objeto.

Por si no hubiera quedado claro, repetiremos que todas las operaciones relativas a insercióny uso de objetos extra-Access, mediante OLE se pueden llevar a cabo tanto en el recuadrode objeto que presenta el formulario (figura 8.14), como en cualquier campo tipo OLE en latabla o la consul-ta.

2. Pulsemos CorelDraw 9.0 Gráfico (o, en su defecto, la aplicación que hayamos elegido) ylue-go Aceptar. Esto nos traerá al escritorio la ventana CorelDraw y, por lo tanto, podemosaplicar aquí todo lo que sabemos de este programa para elaborar un gráfico.

3. Una vez concluida la elaboración del gráfico, seleccionaremos en CorelDraw la opción Salir y volver a Prueba OLE: TablaSalir y volver a Prueba OLE: Tabla del menú ARCHIVO, y con ello la información gráficaque elabo-ramos pasará al campo OLE de la tabla.






115. Cómo visualizar y actualizar un objeto incrustado[http://www.mailxmail.com/...icrosoft-access-2000/como-visualizar-actualizar-objeto-incrustado]

Si trabajamos en modo tabla, no tendremos a la vista los objetos OLE que hemos insertadoporque sería imposible mostrarlos en un espacio tan reducido, pero sí tenemos unaindicación del tipo de objetos de que se trata (figura 8.16).

Figura 8.16

1. Abramos la tabla Prueba OLE (no es necesario cerrar el formulario) y pulsemos doble clicen el formulario sobre el objeto indicado como Imagen de mapa de bits (recordemos quehabía-mos insertado una imagen desde el archivo Burbujas.bmp o cualquier otro a elección).

Aparecerá el programa Paint con la imagen que contiene el campo OLE. Si lo deseáramos,podríamos modificar allí la imagen.

2. Una vez que hayamos concluido con los retoques o cambios a la imagen, pulsaremossobre el menú ARCHIVO de Paint. Notaremos que el mismo ha cambiado las opcionesrelativas a salir y guardar (figura 8.17).

En este menú la opción Guardar ha sido reemplazada por la de Actualizar Prueba OLE:Tabla y la opción Salir por Salir y regresar a Prueba OLE: Tabla.

Estos cambios se deben a que la aplicación Paint está actuando ahora como servidora y, porlo tanto, no puede guardar el archivo de imagen porque el origen del mismo es un registrode una tabla Access; por ello, en lugar de guardar, debe actualizar en el campo OLE la nuevaversión de la imagen que modificamos.

Tampoco puede salir y regresar a Windows porque la aplicación no se ejecutó desdeWin-dows sino que ha sido llamada por Access, por lo que debe retornar al mismo.

Figura 8.17

3. Seleccionemos la opción Salir y regresar a Prueba OLE. Con esta acción, volveremos aAc-cess y devolveremos el objeto de imagen, ya actualizado, al campo correspondiente dela ta-bla.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-visualizar-actualizar-objeto-incrustado




Si, estando en Paint, efectuamos algún cambio en el objeto de imagen, este cambio quedaráalmacenado en el campo.

4. Pulsemos ahora doble clic sobre el campo en que hemos incrustado el sonido; el mismose escuchará.

Observemos que en el caso de los sonidos no tenemos la posibilidad de editar el objeto;veremos luego cómo podemos acceder a un objeto de sonido para editarlo.

5. Por último, volvamos a repetir los tres primeros pasos, para el objeto CorelDraw.

Cómo cambiar un objeto de imagen incrustado

Puede ocurrirnos que necesitemos reemplazar una imagen en lugar de modificarla. En estecaso, podemos abrir la nueva imagen en la aplicación correspondiente, seleccionarla y luegoarrastrarla dentro del campo OLE (que actualmente nos está mostrando la imagen anterior).Esto podría no funcionar, dependiendo de la aplicación de que se trate (de hecho, nopodemos hacer esto con Paint) y en este caso, seleccionaremos la imagen o parte de lamisma en la aplicación, enviaremos una copia al Portapapeles con el comando Copiar yluego, seleccionando el campo OLE, colocaremos la copia con el comando Pegar.

Nada nos impide que estando en el paso 1 del ejercicio anterior abramos una imagen encualquier programa adecuado (como por ejemplo PaintShop o Adobe Photoshop), copiemosuna parte de la misma (o en su totalidad) al portapapeles y luego la peguemos en Paint.Precisamente eso es lo que hicimos en el ejercicio, para tomar una imagen de la carpeta:

C:\Windows\Programa de Instalación.bmp

Los campos OLE se muestran en los formularios

1. Seguramente tenemos abierto el formulario Prueba OLE (si no fuera así, pulsemos elbotón Formularios, del cuadro Base de datos, y abramos Prueba OLE).

En el menú VENTANA disponemos entonces de los elementos Prueba OLE (el formulario) yPrueba OLE: Tabla (recordemos que en su oportunidad generamos el Autoformulario apartir de la tabla y le asignamos el mismo nombre que a ésta).

2. Seleccionemos la ventana del formulario.

Utilizaremos el menú VENTANA si la ventana en la que deseamos trabajar se encuentraabierta pero no se visualiza en la pantalla. Si la misma apareciera visible, aunqueparcialmente, bastará con pulsar sobre la parte visible para que toda la ventana pase alprimer plano.

El formulario aparecerá en la pantalla mostrándonos su primer registro. Pulsemos Av. Págy/o Re. Pág. hasta ubicar el registro que contiene la imagen; ésta se mostrará como seobserva en la figura 8.18.






Figura 8.18

Esta imagen fue tomada del archivo Programa de Instalación.bmp que se encuentra en lacarpe-ta C:\Windows. Si la misma no se muestra como deseamos, podemos modificar elmodo de ex-hibición de la misma. Esto se explica sobre el final del Capítulo 11 bajo eltítulo "Cómo modificar propiedades de los objetos de imagen".

3. Pulsemos sobre le botón de Avanzar registro y veremos el siguiente registro, aunque porcon-tener en ese campo otro tipo de información, tendrá un aspecto diferente. Por ejemplo,si se trata de un documento o de un gráfico de CorelDraw, se mostrará el objeto, pero si elmismo es un sonido se mostrará un icono de bocina.

4. Ubiquemos entonces el objeto de sonido; pulsemos doble clic sobre el mismo yescuchare-mos el sonido.

5. Pulsemos nuevamente Avanzar registro y tendremos probablemente en la pantalla unaparte del documento Word (por su tamaño, el campo no alcanza a mostrar el documentocompleto).

6. Guardemos este formulario, asignándole el nombre Prueba OLE.

Cómo trabajar sobre los campos OLE

Sabemos que ya se trate de un formulario o de una tabla, podemos pulsar doble clic sobreel objeto de imagen (o gráfico, o documento) para que Access llame a la aplicación servidora y le pase la información del mismo. Así podemos trabajar normalmente con elobjeto y su aplicación, esto es, seguir dibujando o modificar una imagen con Paint, agregaro modificar textos de un do-cumento con Word, etc.

Repetimos que no ocurre lo mismo con los sonidos; al pulsar doble clic sobre la bocina sóloescuchamos el sonido, sin la posibilidad de modificarlo. Veremos más adelante cómopodemos editar este tipo de objetos. Por ahora...

1. Estando abierto el formulario Prueba OLE, ubiquémonos en algún registro que contengauna imagen de mapa de bits y pulsemos doble clic sobre la misma. Cuando hicimos estomismo sobre la tabla, accedimos a la ventana del programa Paint, pero ahora aparece unaventana parecida, pero no es el programa Paint. ¿Qué ha ocurrido?






116. Qué es OLE2[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-ole2]

Para usuarios de anteriores versiones de Windows, diremos que ésta es una nuevacaracte-rística de las aplicaciones Windows 95/98, una nueva forma de incrustacióny vinculación de obje-tos, conocida como OLE2.

Anteriormente (con aplicaciones OLE compatibles de Windows 3.1), al pulsar dobleclic so-bre el objeto incrustado, aparecía en todos los casos la ventana de laaplicación servidora; luego de trabajar en la misma, mediante la opción Salir yvolver a... del menú ARCHIVO, devolvíamos el objeto modificado al formulario deAccess para seguir trabajando con los comandos de base de datos de Access.

Las nuevas aplicaciones compatibles OLE2 permiten, en cambio, trabajar dentro dela mis-ma ventana (en este caso el formulario de Access).

Al pulsar doble clic sobre el objeto de imagen (tal como lo hicimos), aparecerá unmarco de líneas con rayas oblicuas rodeando al mismo y, aunque seguimosvisualizando el formulario nota-remos que la ventana ha cambiado las barras deherramientas y menú de Access por las corres-pondientes de Paint (figura 8.19)

Si el objeto ocupa un espacio mayor que el que le destinamos en el marco de objetodel formulario, cuando accedemos a la aplicación servidora (Paint, en este caso),aparecerán las ba-rras de desplazamiento propias de esta aplicación.

Figura 8.19

En estos casos podemos pulsar sobre los bordes de la figura o en el ángulo inferiorderecho del marco (aparecerá una doble flecha) y arrastrar hacia abajo y a la derechahasta alcanzar el máximo tamaño posible. También, aunque todo esto entorpece elmanejo y edición del objeto.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-ole2




Recomendamos, por consiguiente, acceder al modo diseño (pulsando fuera de laimagen y luego el botón Diseño) para extender el cuadro del objeto al máximo quenos permita el lugar dis-ponible. Luego, cuando accedamos nuevamente alformulario, nos resultará más fácil trabajar so-bre el objeto.

Si a pesar de todo lo dicho, el formulario no nos resultara cómodo para trabajarsobre la imagen (o cualquier otro tipo de objeto de que se trate) pulsemos fuera delobjeto, luego pulsemos dentro del mismo con el botón derecho, seleccionemos delmenú emergente la opción Objeto xxx para pre-sentar otro submenú del queelegiremos Abrir. De esta forma se abrirá la ventana completa de la aplicacióncorrespondiente al objeto, tal como ocurría con los objetos insertados en tablas.

1. Estando en las condiciones que muestra la figura 8.19, tomemos la herramientade Rellenar con color y pulsemos sobre un color de la paleta, por ejemplo el amarillo, para tomarlos.

2. Pulsemos ahora sobre algún sector oscuro de la imagen; este elemento cambiaráa color ama-rillo.

3. Pulsemos en cualquier lugar del formulario, pero fuera del marco de imagen,habremos vuelto a Access y veremos la imagen modificada. Podemos ahora utilizarlos comandos del formulario para pasar a otro registro, hacer búsquedas de datos,etc.

Procediendo en forma similar, o sea pulsando doble clic sobre el objeto incrustado,podre-mos editar el documento Word que tenemos en otro de los registros. Comoya dijimos, junto con el objeto se guarda cierta información que permite que encada caso se abra la aplicación servidora que corresponda al tipo de objeto encuestión.

Si el objeto insertado fuera un documento Word, estando en modo edición (o sealuego de pulsar doble clic, cuando aparecen las barras de herramientas Word)podemos definir columnas, tablas y hasta pegar una imagen, procediendo en todoslos casos del mismo modo que lo hace-mos habitualmente dentro de documentosWord.

Cuando luego pulsemos fuera del marco del objeto, comprobaremos que semuestra texto e imagen dentro de los límites del recuadro del objeto.






117. Cómo manejar un sonido incrustado[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-manejar-sonido-incrustado]

El caso del registro que contiene el objeto de sonido es conceptualmente igual al delos otros dos objetos, pero hay una pequeña diferencia respecto de su manejo. Sipulsamos doble clic sobre el campo en cuestión, sabemos que escucharemos elsonido. Para poder editar el obje-to de sonido, disponemos de un comando en elmenú EDICIÓN; la opción Objeto de archivo de sonido o bien la misma opción en elmenú emergente del botón derecho. Veamos cómo se opera.

1. Pulsemos con el botón derecho sobre el icono de bocina que aparece en el campoOLE.

2. Del menú emergente pulsemos y optemos por Objeto de archivo de sonido (figura8.20).

Figura 8.20

Si ahora pulsáramos sobre la opción Reproducir, obtendríamos la mismareproducción del sonido que cuando pulsamos doble clic.

3. Pulsaremos, en cambio, la opción Edición, y accederemos a la aplicación Grabadora de so-nidos (figura 8.21).

Haremos un cambio sólo para demostrar que podemos editar los sonidosalmacenados en Access del mismo modo que lo hacemos con las imágenes y lostextos. Al sonido que escuchábamos al pulsar doble clic sobre el campo, agregaremosuno nuevo, por lo que en adelante escu-charemos este último sonido a continuacióndel anterior.

4. En la Grabadora de sonidos (figura 8.21) optemos por EDICIÓN, Insertar archivo.Aparecerá un cuadro estándar de selección de archivos en donde debemos ubicar lacarpeta C:\Windows\Media\Microsoft Office 2000.

5. Una vez ubicada esta carpeta, se mostrarán los archivos de sonido: Applause.wav, Cash-reg.wav, Clap.wav, etc. Pulsemos sobre alguno de ellos y luego sobre Abrir.

6. Pulsemos, en la ventana de la Grabadora, sobre el botón Play, para probar lacombinación de sonidos efectuada.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-manejar-sonido-incrustado




Figura 8.21

7. Pulsemos el botón Cerrar de la aplicación de la figura 8.21; la grabadora entregaráa Access la nueva información; Access tomará el control y guardará en el campo activoel nuevo sonido recibido.

8. Ahora pulsemos doble clic sobre el campo OLE y escucharemos un nuevo sonidoque se agregó a continuación del anterior.

Si tuviéramos instalada alguna aplicación de edición de sonidos más completa, éstasería llamada en lugar de la grabadora. Dispondremos en ese caso de muchas másposibilidades para elaborar sonidos pero siempre, como toda aplicación servidora,devolverá del mismo modo el con-trol a Access y le transferirá la informaciónactualizada.






118. Cómo vincular un objeto[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-vincular-objeto]

Vincularemos ahora un objeto de imagen Paint a un campo de un registro de latabla. Como ya hemos dicho, para que un objeto pueda ser vinculado debe existiren la forma de un archivo grabado en la unidad de almacenamiento, por lo quetrabajaremos sobre un objeto de imagen existente.

Los archivos de imagen BMP provistos por Windows/Office son algo pobres pero silo deseamos, tenemos la alternativa de elegir alguna imagen en formato JPG, comopor ejemplo Columna con contenido_image001.jpg, un archivo de imagen provistocon Office 2000 que se encuentra en la carpeta C:\Archivos de programa\MicrosoftOffice\Templates.

Como la siguiente operación modificará definitivamente el archivo quevincularemos, es conve-niente que previamente hagamos una copia del mismo.Accedamos con Mi PC a la carpeta C:\Windows (o la otra que mencionamos para laimagen alternativa), ubiquemos el archivo de imagen (Burbujas.bmp, o bienColumna...), mantengamos pulsada la tecla Control y simultáneamente pulsemossobre el nombre del archivo en la lista, arrastremos y soltemos dentro de la mismaven-tana. Esto creará en la misma carpeta el archivo Copia de... que utilizaremospara el ejemplo.

1. Pulsemos dentro de la ventana de Access para visualizar el formulario de la figura8.18 (si es que ya no lo tenemos a la vista).

2. Pulsemos Av. Pág. hasta ubicarnos en un registro en blanco.

3. Pulsemos sobre el campo OLE con el botón derecho y seleccionemos, del menúemergente, la opción Insertar objeto.

4. Activemos el botón de selección Crear desde un archivo y luego activemos lacasilla Vincu-lar.

5. Pulsemos el botón Examinar. Aparecerá la ventana de la figura 8.15.

6. Abriendo la lista Buscar en: ubiquemos la carpeta C:\Windows (o bien comoalternativa la carpeta C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Templates).

7. En el campo Nombre del archivo escribamos la clave genérica *.bmp (o *.jpg sinos decidi-mos a cargar la imagen alternativa) y pulsemos Abrir. Con esto nosquedaremos en el mismo cuadro, pero se mostrarán en la lista sólo los archivos deltipo elegido.

8. Ubiquemos el archivo de imagen Copia de... que hemos creado en un pasoanterior y pulse-mos el botón Abrir.

9. Ya de vuelta en el cuadro Insertar objeto, éste tendrá el aspecto que se muestraen la figura 8.22. Pulsemos Aceptar.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-vincular-objeto




Figura 8.22

Aparecerá la imagen, que es en realidad un vínculo al archivo correspondiente.

Cómo se actualizan los objetos vinculados

Toda vez que se cambie ese archivo, se modificará también esta imagen vinculada.

Comprobaremos que la imagen del campo OLE que acabamos de insertar respondeinme-diatamente a un cambio en su objeto de origen. Para hacerlo, podríamosacceder al archivo Copia de Burbujas.bmp con el propio programa Paint,modificarlo y grabarlo. De esta forma, una vez que lo grabemos, se mostrará con sunuevo aspecto en todos los lugares en donde se encuentre vinculado.

Pero, como sabemos, también desde Access se puede actualizar el objeto vinculado.Vincu-laremos entonces este objeto de imagen a otro registro más, en uno de elloslo modificaremos y verificaremos luego en el otro que la imagen aparece modificada.

1. Repitiendo los pasos del ejercicio anterior vinculemos la misma imagen a unregistro nuevo o en blanco.

2. Abramos el formulario y ubiquemos el primero de los registros que contiene laimagen para que ésta quede a la vista (observemos que debajo se muestra elnúmero de registro).

3. Pulsemos doble clic sobre el campo vinculado; esto llamará al programa Paint, oal que co-rresponda a la imagen, que nos mostrará en su ventana la imagen delobjeto vinculado.

Notemos que en este caso aparece completa la pantalla de Paint o la del programacorrespon-diente a la imagen, en lugar de lo que ocurría con los objetosincrustados en donde se incorpora-ban al formulario las barras de este programa;esto se debe a que ahora estamos trabajando di-rectamente sobre el archivo deimagen.

4. Pulsemos sobre el formulario y con la barra de desplazamiento inferior pasemosal otro regis-tro que contiene el mismo vínculo.

5. Volvemos a pulsar sobre la ventana del programa de edición de la imagen.






Ahora, las dos imágenes que tenemos a la vista provienen de dos registros distintos,si bien ambos se encuentran vinculados al mismo archivo.

6. Como lo hiciéramos en otro ejercicio anterior, cambiemos algún color con laherramienta Re-llenar con color. Por ejemplo, habiendo tomado la herramientacitada, pulsemos con el botón derecho sobre el fondo negro o el cielo de la imagen,éste cambiará a blanco. La imagen que muestra el formulario también cambiará(recordemos que ésta pertenece a otro registro).






119. Dónde podemos colocar objetos OLE[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/donde-podemos-colocar-objetos-ole]

Vimos hasta ahora la colocación de objetos OLE en un campo de una tabla, pero tambiénpodemos colocarlos en los formularios o en los informes como dato fijo, es decir, nodependiente de los datos de la tabla.

Podemos hacer esto con la herramienta Marco de objeto, tema que se estudia sobre el finaldel Capítulo 11 bajo el título "Cómo colocar imágenes con las herramientas". Debe quedarclaro que podemos colocar objetos vinculados o incrustados, ya sea a un campo de unatabla o a un formulario o informe, por cuanto el destino del objeto no depende del tipo decolocación que hagamos.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/donde-podemos-colocar-objetos-ole




120. Cómo vincular nuestros archivos con Internet[http://www.mailxmail.com/...so-microsoft-access-2000/como-vincular-nuestros-archivos-internet]

Disponiendo de un servicio de conexión a Internet, podemos vincular registros de las tablascon direcciones de Internet, es decir que utilizando un campo del tipo hipervínculo podemosacce-der a una determinada página WEB desde un formulario, desde una consulta odirectamente des-de ese campo de vinculación externa.

Qué es un hipervínculo

Al integrarse en Windows 98 los recursos locales con los de Internet, se estableció unfor-mato estándar de direccionamiento llamado URL (por Uniform Resource Locator,Localizador Uni-forme de Recursos) que permite a cada página Web (a las que accedemosmediante Internet) tener una dirección única en el mundo.

Un hipervínculo es un código que contiene una dirección URL y es conocido como tal porWindows 95/98 y sus aplicaciones. En cualquier aplicación que se nos muestre unos deestos hipervínculos podemos pulsar sobre el mismo para acceder a la pieza de informaciónque corres-ponda a esa dirección URL.

Esta propiedad nos permitirá crear hipervínculos dentro de nuestros documentos paraacce-der a:

- Recursos locales, alojados en el disco de la propia PC.

- Recursos de la Red Local (otras PC conectadas a la nuestra).

- Recursos de la WEB que pueden estar ubicados en cualquier servidor alrededor delmun-do (veremos enseguida los conceptos básicos de esta red mundial).

Windows 98 incorpora en su núcleo operativo al Internet Explorer y es por ello que laventa-na principal de este sistema, Mi PC, es capaz de procesar hipervínculos.

Básicamente, podemos decir que cuando se pulsa sobre un hipervínculo, Windows 98 iniciaun proceso que establece las conexiones necesarias y nos abre el objeto al que esehipervínculo hace referencia.

Si se tratara de un objeto local o de red, directamente lo abrirá, y si es un recurso de la Web,activará el Internet Explorer, iniciará el proceso de conexión telefónica (si no se encontrarauna conexión activa), enviará el pedido a la red mundial y recibirá la información quedevuelva el ser-vidor correspondiente (si la dirección es válida, el servidor referido en lamisma contestará envian-do la información requerida).

El hipervínculo no muestra el objeto, sino un texto que se distingue de los demás por suco-lor.

El tipo de dato hipervínculo

El paso previo para conectarnos a Internet desde Access sería entonces agregar un campocuyo tipo de dato sea precisamente hipervínculo. Se trata de un tipo de dato que podemosasignar de la misma manera que lo hacemos con los tipos numéricos o de texto.

Nos resultará aún más sencillo, ya que este tipo de dato no requiere de ningún tipo depa-rámetros.

1. Accedamos a una tabla en modo diseño; podemos elegir en este caso la última tablautilizada.

2. En la grilla de trabajo de modo diseño de la tabla (figura 2.1 del Capítulo 2)ubiquémonos en la primera fila libre y escribamos Prueba Vínculo.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-vincular-nuestros-archivos-internet




3. Pulsando Tabulador pasamos a la columna Tipo de datos, allí abrimos la lista (figura8.1), y selec-cionamos Hipervínculo.

4. Pasamos a modo hoja de datos, guardamos los cambios efectuados al diseño, y yaestamos en condiciones de crear vínculos con páginas WEB en todos los registros de lapresente tabla.

Teniendo el campo adecuado, lo que sigue es cargar datos en el mismo (la dirección con laque deseamos vincular). Del mismo modo que ocurre con otro tipo de datos, podemostrabajar sobre este campo para crear o modificar hipervínculos en toda consulta oformulario en que se encuentren incluidos. El procedimiento que se describe a continuaciónse aplica, por lo tanto, al campo de hipervínculo dondequiera que éste se encuentre (tabla,consulta o formulario).

Cómo insertar un hipervínculo

Disponiendo ya de un campo capaz de almacenar información de hipervínculo, hagamos losiguiente:

5. Pulsemos sobre el campo tipo hipervínculo con el botón derecho.

6. Aparecerá un menú emergente cuya última opción es Hipervínculo. Pulsemos sobre lamisma y se abrirá un submenú similar al de la figura 8.23.

Figura 8.23

7. Pulsemos sobre Modificar hipervínculo... y se presentará el cuadro Insertarhipervínculo de la figura 8.24.

8. El segundo campo de esta ventana está indicado con el título: Escriba el nombre delarchivo o página Web; allí podemos escribir la dirección de un recurso de la PC local, comopor ejem-plo la ubicación de un archivo de texto referido a Access:

C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office\Acleame9.txt

Una dirección de recurso en otra PC de la red local:

//Gaby/backup/Monet/Beach.jpg

o bien una dirección de página Web como:

http://www.clarin.com.ar

9. Pulsemos Aceptar para volver al documento; visualizaremos el hipervínculo en color azuly subrayado

Si la dirección colocada fuera la correcta, al pulsar sobre el hipervínculo se abrirá la pieza deinformación correspondiente.

En el caso del objeto local se abrirá la ventana de WordPad mostrándonos el documentode texto, aunque antes aparecerá un cartel de aviso debido a que el documento esdemasiado grande para abrirlo con Notepad que es el programa naturalmente asociado conlos archivos .txt.






Figura 8.24

En el caso de la dirección de WEB se abrirá el Internet Explorer mostrándonos la páginaWeb en el formato HTML (el formato de las páginas Web).

Qué hacer si no sabemos la dirección exacta

Bastará el más mínimo error en la dirección ingresada para que la conexión no sea posible yes por ello que, a menos que estemos muy seguros, nos resultará más conveniente buscaresa dirección.

Una vez encontrada quedará colocada en el documento y tendremos la seguridad de que esla correcta.

Busquemos la dirección de un documento local

Ya aprendimos a ubicar un archivo cuando utilizamos el cuadro Abrir archivo. Aquíproce-deremos del mismo modo, con la única diferencia de que no abriremos el archivo,sino que crea-remos el hipervínculo para que luego, al pulsarlo, aquél de abra.

1. Repitamos los pasos 5 a 7 del ejercicio anterior para llegar al cuadro de la figura 8.24.

2. Pulsemos el botón Archivo para abrir el cuadro vincular a archivo.

Buscaremos esta vez algún documento (.doc) de los que se copian en el proceso deinstala-ción de Windows 98.

3. Abramos el campo Buscar en (sector superior) y de la manera que ya sabemosubiquemos el documento C:\Windows\Script.doc.

Observemos que la dirección del vínculo que buscamos se encuentra cargada en elsegun-do campo de este cuadro.

4. Pulsemos Aceptar para regresar a la tabla.

Este vínculo nos conecta ahora con el documento Script.doc; probémoslo.

5. Pulsemos sobre el texto azul subrayado (el hipervínculo que recién creamos) y se abriráWord 2000 mostrándonos el documento.

Si observamos el sector superior de la ventana (de Word), notaremos que la ventana agregóuna barra más a las habituales. Se trata de la barra Web, un conjunto de comandos que






una barra más a las habituales. Se trata de la barra Web, un conjunto de comandos queutilizare-mos para navegar (recorrer una cadena de documentos enlazados mediantehipervínculos) y que vemos en la figura 8.25.

Particularmente, en el extremo izquierdo se ha habilitado una flecha celeste. Se tratadel botón Atrás que es una de las flechas de navegación y en este caso nos permite volveral documento desde donde vinimos, sin cerrar el actual.

6. Pulsemos entonces el botón Atrás para regresar a la tabla.

Debido a que existe un documento abierto por el que ya estuvimos "navegando", seagrega-rá a la ventana de Access una barra similar a la que vimos recién en Word y enparticular, se mostrará habilitado el botón Adelante.

Figura 8.25

Observemos que el hipervínculo ha cambiado el color azul por un color morado; estosignifica que el documento Script.doc ya ha sido visitado. Este cambio de color nos resultarámuy útil en redes de documentos más complejas y también en la WEB, para saber loshipervínculos a los que hemos accedido ya y aquellos que nos falta ver aún.

7. Pulsemos Adelante para volver a abrir el documento vinculado.

En este caso, en lugar de Adelante podríamos haber pulsado sobre el hipervínculo paravolver a acceder a Script.doc. Los botones Adelante y Atrás nos permiten ir y venir por elmismo camino que ya hemos recorrido.

Aunque al momento de cerrar Access, el hipervínculo se encontrara en color morado(visitado), al volver a abrir este programa todos los hipervínculos de la tabla volverán alcolor azul (no visitado).

Cómo cargar una dirección desde Internet

Si, en cambio, el sitio o página WEB con el que queremos establecer el vínculo se encuentraen algún servidor de Internet, hagamos lo siguiente:

1. Repitamos el paso 1 del ejercicio anterior para llegar al cuadro de la figura 8.24.

2. Pulsemos el botón Página WEB, que nos llevará directamente al Internet Explorer (o elex-plorador habitual de Internet que tengamos instalado).

El curso a seguir a partir de aquí es un tema propio de Internet que, en parte, depende delservidor al que estemos conectados y del programa que utilicemos como explorador.

Una vez ubicada la página WEB, ésta se mostrará en la pantalla del Explorador.

3. Minimicemos la ventana del Explorador, con lo que aparecerá visible nuevamente laventana de la figura 8.24, que ya tendrá cargada la dirección de la página WEB queacabamos de vi-sualizar en el campo Vincular al archivo o dirección URL.

Saldremos de este cuadro pulsando Aceptar, con lo que dicha dirección quedará ahoracar-gada en el campo de tipo Hipervínculo de donde partimos.

Cómo funciona el hipervínculo

Sabemos que el color es importante ya que nos indica si la página correspondiente ha sidoaccedida (en terminología de Internet diremos "visitada") o no. En este caso, una dirección






recién establecida se mostrará en color azul, lo que nos indica que aún no la hemos visto(aunque como hemos dicho tuvimos que verla antes de asignarla). Si pulsamos sobre lamisma, se efectuará la conexión con la página WEB correspondiente.

El modo de llevar a cabo la mencionada conexión dependerá del tipo de instalación deIn-ternet presente en nuestra PC o del explorador que hayamos instalado.

Podrá presentarse la ventana del Microsoft Internet Explorer o la del explorador quehaya-mos definido como predeterminado, o bien el asistente de conexión a redes deWindows 95/98.

Por cualquiera de estos medios, se establecerá la conexión telefónica y luego de transferirsela información por esa vía, se nos mostrará la página correspondiente.

Podemos en este momento cerrar el explorador y la conexión telefónica (lo cual esreco-mendable para no seguir acumulando pulsos telefónicos) o simplemente volver aAccess para continuar nuestra tarea con la base de datos.

En este último caso, podemos seguir utilizando el Explorador en forma independiente, paravisitar otras páginas WEB.

Ya de vuelta en Access, observaremos que en el campo del hipervínculo al que accedimos, ladirección correspondiente se muestra ahora en color morado, lo que nos indica que yahemos visto (visitado) esa página.






121. Cómo definir columnas calculadas[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-definir-columnas-calculadas]

En este capítulo tomaremos como base la consulta ConsClientes del Capítulo 6para des-arrollar nuevos conceptos sobre las consultas de selección; más adelanteanalizaremos otros tipos de consultas que efectúan diversas tareas específicas.

Cómo definir columnas calculadas

Hasta ahora hemos definido el contenido de cada columna de la consulta, comoproveniente de un campo de una determinada tabla.

Podemos crear columnas que muestren el resultado de cálculos en los queintervienen valo-res provenientes de uno o más campos de la tabla, combinadoscon valores fijos y operadores matemáticos: expresiones, como por ejemplo MONTOFACTURADO * 0,15MONTOFACTURADO * 0,15, para que en la misma se muestre el 15 % del valor delcampo MONTOFACTURADO de la tabla, o MONTOFACTURA-DO > 1000, para quela columna nos muestre como dato el resultado de esta expresión lógica, que será - 1 (verdadero) para todos aquellos clientes con montos facturados mayores que1000 y, por el contrario, será 0 (falso) para el resto de los clientes.

En estas expresiones pueden intervenir uno, dos, o más campos de cualquiera delas tablas que se encuentran en el sector superior de la cuadrícula de diseño de laconsulta; tomaremos ahora un par de estos campos.

1. Ubiquémonos primeramente en la consulta ConsClientes en modo diseño.

Ahora, para agregar una columna:

2. Pulsemos en la barra de selección de la columna MONTOFACTURADO (en la partesuperior de la misma). La columna quedará seleccionada (resaltada en negro).

3. Pulsemos Insert para crear una columna en blanco a la izquierda deMONTOFACTURADO.

4. Pulsemos en la primera casilla de esta nueva columna (renglón Campo) yescribamos:

MONTOFACTURADO*PORCOMIS/100

5. Pasemos a modo tabla y desplacémonos a la derecha con la barra inferior hastavisualizar la nueva columna. Esta mostrará el resultado del cálculo indicado paracada registro, bajo el en-cabezado Expr1.

Selección por comparación numérica respecto de un valor calculado

Ahora que disponemos del valor calculado lo utilizaremos para seleccionarregistros, del mismo modo que lo hacemos con los campos directos.

Seleccionaremos ahora los registros correspondientes a un monto de comisiónmayor o igual a $ 200.

6. En la casilla Criterio, de la nueva columna, escribamos: > = 2 0 0.

7. Ejecutemos y observemos la nueva selección. Si el objetivo de este criterio fuera



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-definir-columnas-calculadas




sólo el de seleccionar, podríamos ocultar la columna.

Como podemos apreciar, el modo de expresar los criterios, ordenamientos, etc., estotal-mente explícito. No debe preocuparnos el tener que crear dos, tres o máscolumnas auxiliares ya que, como vimos, la consulta es un objeto virtual y por lotanto las nuevas columnas no ocuparán ningún lugar extra ni en las tablas ni en labase.






122. Cómo activar el cuadro de propiedades[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-activar-cuadro-propiedades]

Estando en modo Diseño, pulsemos el botón Propiedades para presentar el cuadrodel mismo nombre (figura 9.1), que quedará visible en la ventana de Access y nosmostrará las pro-piedades de cualquier objeto que seleccionemos. Este cuadropermanecerá visible toda vez que nos encontremos en modo Diseño, hasta tanto lodesactivemos (pulsando nuevamente el mismo botón).

Figura 9.1

Cambiemos el nombre de la columna calculada

El nombre de la columna, Expr1, no es el más adecuado; sabemos que es muy fácilcam-biarlo. En el cuadro de Propiedades de la figura 9.1 pulsemos sobre el parámetro Título y escri-bamos Importe de Comisión.

Cómo modificar otras propiedades de un campo de consulta

Habremos notado que el nuevo campo no tiene el mismo formato queMontofacturado. Para cambiar el formato del mismo, recurriremos al cuadro de PropiedadesPropiedades.

1. Pulsemos en cualquier parte del nuevo campo para mostrar sus propiedades.

2. Seleccionemos Moneda y 2 en las casillas correspondientes (Figura 9.2).



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-activar-cuadro-propiedades




Figura 9.2

3. Pulsemos el botón modo tabla para ejecutar la consulta.

Ahora aparece la columna en su formato correcto y lleva el encabezamiento reciéndefinido, que tiene prioridad por sobre el nombre que podamos colocar en lacuadrícula (recordemos el otro modo de cambiar el nombre de una columna que vimosal final del Capítulo 5).

Otro ejemplo de selección con campos calculados de fechas

1. Pulsemos en la casilla Campo de la columna FECHAPRIMERACOMPRA, ubiquemosel cur-sor a la izquierda de la F y agreguemos Fecha()- de modo que para esacolumna nos quede la expresión:

Fecha() - FECHAPRIMERACOMPRA

2. En el cuadro de propiedades coloquemos: Antigüedad en la casilla Título.

3. Ejecutemos y observemos que la nueva columna contendrá la diferencia en díasentre la fecha actual (Fecha()) y la fecha de facturación de cada registro.

4. Volviendo al modo Diseño, en la casilla de los criterios coloquemos para estacolumna el texto: > = 3 6 5 * 2

5. Ejecutemos y veremos los clientes cuya antigüedad es igual o mayor a 2 años.

Cómo modificar el cálculo para un campo calculado

Del mismo modo que ingresamos la fórmula de cálculo, procederemos a sumodificación:

6. En modo Diseño pulsemos sobre el encabezado de la nueva columna y luego sobrelas teclas Shift + F2 (Recordemos que esta combinación activa el comando Zoom).

Modifiquemos de manera tal que nos quede la siguiente expresión:

(Fecha() - FECHAPRIMERACOMPRA) / 365 y pulsemos Return.

El comando Zoom nos facilitó la tarea, pero no es obligación utilizarlo; podemosmodificar di-rectamente el dato o bien ensanchar la columna para trabajar con máscomodidad.






7. En la propiedad Formato para ese campo seleccionemos Fijo, lo que eliminará elexceso de decimales que genera la expresión.

8. Debemos ahora cambiar el criterio ya que el valor que se expresaba en días, ahorase expresa en años y fracción; en la casilla de criterios reemplacemos por > = 2

9. Ejecutemos y aparecerán seleccionados los mismos registros que con el criterioanterior, ya que 365*2 equivale a 2 años.






123. Cómo resolver un problema utilizando expresiones[http://www.mailxmail.com/...crosoft-access-2000/como-resolver-problema-util izando-expresiones]

Calculemos el recargo en función del tiempo de atraso en el pago de una factura.

Si la fecha de la factura se encuentra en el campo FECHAFACTURA, el monto enMONTO-FACTURADO, y se nos especifica que se aplicará un recargo de 4 % por cada 30 díasde atraso, podemos crear una columna que contenga para cada registro, el importe delrecargo que se debe-rá abonar, con la siguiente expresión:

MONTOFACTURADO * 0.04 *(FECHA() - FECHAFACTURA) / 30

El término (FECHA() - FECHAFACTURA) da como resultado los días de atraso en el pago. Losdías de atraso divididos por 30 arrojan como resultado la cantidad de meses (y fracción) deatraso.

El término MONTOFACTURADO * 0.04 nos da como resultado el importe de recargo por cadames de atraso.

Finalmente, el producto de estos dos últimos términos dará el resultado esperado, quepo-dremos ver como una columna más en la consulta. Si creamos un informe basado en estaconsul-ta, podremos enviarle a cada cliente una notificación de los montos adeudados, eltiempo de atra-so (podría ser otra columna con la expresión FECHA() - FECHAFACTURA) ylos intereses punito-rios devengados.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-resolver-problema-utilizando-expresiones




124. Cómo combinar campos: el operador &[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-combinar-campos-operador]

Además de las expresiones matemáticas y las lógicas, podemos emplear expresionesde cadenas de caracteres. En nuestra tabla Clientes tenemos un campo para lalocalidad y otro para el código de provincia. Podemos crear en la consulta una columnaen la que se combinen el códi-go de provincia con la localidad.

1. Agreguemos una nueva columna y en la casilla superior, Campo, escribamos:

Localidad& ","&CodProvin

Sabemos que la expresión que coloquemos en esta casilla determina el contenido de laco-lumna.

2. Estando abierto el cuadro de propiedades pulsemos sobre este campo reciéncreado, verifi-quemos que el parámetro Formato esté en blanco y coloquemos como Título: Locali-dad/Prov.Título: Locali-dad/Prov.

3. Ejecutemos la consulta y observemos el nuevo formato: Manantiales/SL.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-combinar-campos-operador




125. Trabajemos con las propiedades generales de laconsulta[http://www.mailxmail.com/...o-microsoft-access-2000/trabajemos-propiedades-generales-consulta]

Estando en modo Diseño, pulsemos el botón Propiedades para presentar el cuadro de lafi-gura 4.17 (mostrado ya en el Capítulo 4, cuando estudiamos la función del parámetro Mostrar Todos los camposMostrar Todos los campos).

Cómo mostrar valores únicos cuando éstos se repiten

Supongamos que se nos pide que elaboremos un informe con la lista de las localidades en lasque opera la empresa. Utilizaremos a este efecto la propiedad de la consulta Valores únicoaplicándola al campo Localidad de la tabla Clientes.

Estando activa esta propiedad, el resultado de la consulta mostrará la información demane-ra tal que no se repitan dos registros con todos los campos iguales o dicho en otraspalabras, la combinación de valores de todos los campos tiene que ser única para un registrodado que se va a incluir en los resultados.

Mientras que Valores únicos sólo contempla el resultado de la consulta (evita dos o másregistros que muestren los mismos datos) Registros únicos toma como referencia el registrode origen; en este caso seleccionará registros únicos en la tabla (o consulta) origen y losmostrará como resultado.

La diferencia entre ambos modos se presenta en el caso de que no sean incluidos todos loscampos del origen en la tabla dinámica. Si el origen de los datos tiene dos registros que sedife-rencian sólo por el contenido de campos no mostrados, el resultado para Registrosúnicos nos dará dos registros con los datos mostrados idénticos mientras que Valoresúnicos mostrará uno solo.

Por el hecho de establecer cualquiera de estas propiedades el resultado se mostraráorde-nado de izquierda a derecha por el valor de todos los campos.

Distintos modos de trabajo de las tablas dinámicas

Si abrimos el parámetro Tipo Recordset (figura 9.3) se presentarán tres opciones.

Figura 9.3

La primera opción: Dynaset es la predeterminada, y como ocurrió en todas las consultas queutilizamos hasta ahora, podíamos modificar los datos y esos cambios se guardan en la tablaorigen.

Consultas sin verificación de coherencia

Dynaset (Actualizaciones incoherentes) nos permite actualizar datos que resultarían lue-goen incoherencias respecto de las combinaciones que contiene la consulta. Para comprobarlocon un ejemplo, hagamos lo siguiente:

1. Abramos la consulta ConsClientes e intentemos en cualquiera de los registros colocar uncó-digo de provincia no válido, sabemos que esto será mostrado como un error (recordemosel cartel de la figura 5.10 del Capítulo 5).

2. Ahora accedamos al cuadro de Propiedades, abramos la lista del parámetro TipoRecordset (figura 9.3) y cambiemos a Dynaset (Actualizaciones incoherentes).



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/trabajemos-propiedades-generales-consulta




3. Repitamos el paso 1 y luego pulsemos para pasar a otro registro y confirmar así que elcó-digo no válido ahora sí fue aceptado.

Esta forma de trabajo no es recomendable, pero puede servirnos si tenemos cierta urgenciapara ingresar registros en una consulta sin tener los datos correspondientes en la/s tabla/srela-cionada/s; por ejemplo, ingresar Clientes sin asignar el vendedor en una consulta que loexija co-mo verificación de coherencia.

Sabemos que podríamos hacer esto fácilmente abriendo la tabla e ingresando los datos allípero no tendremos a la vista los datos de otras tablas combinadas que tal vez necesitemos.

Consultas de sólo lectura (vistas)

Volviendo a las opciones de la figura 9.3, si elegimos para nuestra tabla dinámica la opción Archivo SnapShotArchivo SnapShot, ésta generará una vista que sólo nos mostrará los datos no permitiendosu modificación, por lo que la consulta será de sólo lectura.






126. Qué es una hoja secundaria de datos[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-hoja-secundaria-datos]

Es algo similar a una consulta con una combinación uno a varios, pero que podemosabrir para cada registro de la tabla principal. Supongamos que tenemos un registrode Calificaciones en donde se almacenan el nombre del alumno, la fecha delexamen y su calificación. Esta tabla contendrá todos los exámenes que se les hatomado a todos los alumnos durante el año. Podría-mos ordenar esta tabla por elnombre del alumno para ver juntas las calificaciones de cada alum-no a lo largo delaño, o bien ordenar por fecha y así controlar qué alumnos estuvieron presentes encada uno de los exámenes. Pero podemos hacer estas dos cosas de una maneramejor si aprovechamos las propiedades de las hojas secundarias de datos.

El uso de hojas secundarias es muy sencillo, por lo que no nos detendremos en unejercicio detallado, sino que daremos una explicación general referida a cómohacerlo.

Hagamos un ejercicio con hojas secundarias

Primeramente crearemos una tabla Calificaciones, en donde incluiremos trescampos: Alumno, Fecha y Nota.

Luego creamos la tabla Alumnos, con sólo el nombre de cada uno de los alumnos(sólo un campo: Alumno) y otra tabla Exámenes, que será sólo la lista de las fechasen las que se tomaron los exámenes (sólo el campo Fecha).

Para la facilidad del ejercicio, coloquemos el mismo nombre de campo para elnombre del alumno en las tablas de Alumnos y Calificaciones y utilicemos elmismo nombre para el campo de fechas en Calificaciones y Exámenes.

Tanto en la tabla de Calificaciones como en la de fechas de exámenes, debemosutilizar para la fecha un formato de texto de 8 caracteres de longitud. Esto se debe aque las funciones de relación para hojas secundarias de datos, no se puedenestablecer en base a una clave de tipo fecha.

Para ayudarnos en el ingreso de las fechas podemos agregar al campocorrespondiente el atributo de máscara (será necesario hacer esto en la tabla de Exámenes ya que una vez ingresa-das las fechas en esa tabla, las tomaremos de allípara agregarlas a cada registro de calificacio-nes). Para crear una máscara,recordemos lo que estudiamos en el Capítulo 4 y seleccionemos el formatomostrado en la figura 4.11.

Ya creadas las tablas, ingresemos el nombre de cada uno de los alumnos en la tablaAlum-nos y la fecha de los exámenes en Exámenes.

Ya no tendremos que volver a ingresar fechas y nombres en la tabla decalificaciones. Abramos la tabla de Calificaciones en modo diseño, seleccionemosel campo Alumno, pulsemos abajo la solapa Búsqueda y coloquemos los datos quese muestran en la figura 9.4 (izquierda).

Pulsemos en el campo Fecha, luego la solapa Búsqueda e ingresemos lo que semuestra en la misma figura (a la derecha).



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-es-hoja-secundaria-datos




Hecho esto abramos Calificaciones en modo hoja de datos. Ingresemos el nombredel alumno y la fecha, pulsando el botón de extensión del campo correspondiente yeligiéndolos de la lista desplegada, como se muestra en la figura 9.5.

Figura 9.5

Ahora definamos las hojas secundarias

Abramos la tabla Alumnos en modo diseño y habilitemos el cuadro de Propiedades(figura 9.6 izquierda).

Allí, en el campo Hoja secundaria de datos, abramos la lista y seleccionemos Ta-bla.CalificacionesTa-bla.Calificaciones. Escribamos Alumno en los dos campos Vincular(recordemos que el campo de vinculación se llama igual en ambas tablas).

Seguidamente abriremos en modo diseño la tabla Exámenes, y en el cuadro PropiedadesPropiedades colocaremos los parámetros que se muestran en la figura 9.6 (derecha).






127. Utilicemos la Hoja Secundaria de Alumnos[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/util icemos-hoja-secundaria-alumnos]

Abramos las tablas Alumnos y Exámenes (ambas en modo tabla). Observemos quea la izquierda se presenta un símbolo [+] (Figura 9.7).

Si pulsamos sobre ese icono, el mismo cambiará a [-] y aparecerá allí mismo unalista de to-dos los exámenes de un alumno (si lo hacemos en la tabla Alumnos) ouna lista de todos los alumnos de un examen si hacemos lo propio en la tabla ExámenesExámenes (figura 9.8).

La consulta de parámetros

Las consultas que vimos hasta ahora tienen ya determinados los criterios deselección, pero podemos elaborar también lo que se llama Consulta de parámetros;en este tipo de consulta, el valor de la casilla de Criterios no se encuentraestablecido y es solicitado al operador en el mo-mento de ejecución; ello nospermitirá decidir qué datos queremos ver en el momento de ejecutar la consulta.

Cómo construir una consulta de parámetros

Este tipo de consulta sólo se diferencia de las anteriores en la casilla de Criterios.En ese lugar, en vez de colocar el valor que queremos buscar, colocaremos unaleyenda adecuada para solicitar dicho valor, encerrada entre corchetes [ ].

Creemos una nueva consulta, agreguemos la tabla de Clientes y definamos losdatos de la cuadrícula como se muestra en la figura 9.9.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/utilicemos-hoja-secundaria-alumnos




Figura 9.9

Al ejecutar esta consulta aparecerá la ventana de la figura 9.10.

Figura 9.10

Escribamos, por ejemplo, BA y pulsemos Intro para visualizar los datoscorrespondientes a la provincia de Buenos Aires.

Apliquemos lo que aprendimos en el Capítulo 5

Cuando ejecutamos una consulta de este tipo, Access procede a un reemplazo deparáme-tros antes de ponerla en funcionamiento; simplemente colocó BA en lacasilla Criterios de la co-lumna correspondiente, en reemplazo del texto entrecorchetes.

Esto nos permite utilizar en las consultas de parámetros todas las condiciones deselección que aprendimos en el Capítulo 5.

Por ejemplo, podemos colocar en la fila de criterios de una columna:

Como [Ingrese los caracteres que recuerde del nombre]

Recordemos que si una expresión de selección se inicia con Como, el valor delparámetro será tomado en forma genérica y no de manera literal.

Por ejemplo, si necesitamos encontrar un apellido difícil, cuando en la ejecución dela con-sulta se nos pida el parámetro, ingresaremos CZ* si sólo recordamos quecomienza con esos ca-racteres, para encontrar, tal vez, apellidos como CZARNIECKI,CZORNIAK o CZULO. Si no hubié-ramos incluido el parámetro Como, deberíamosrecordar el apellido exacto y completo para que se mostrara el registrocorrespondiente.

Por otro lado, una cosa no nos impide la otra; si cuando ingresamos el texto debúsqueda no empleamos los caracteres * y ?, la consulta exigirá el texto exacto ycompleto, siendo equivalente a la misma consulta sin el parámetro Como.

Si bien en el ejemplo de las provincias no resultó necesario utilizar Como, portratarse de un código de dos letras, en la mayoría de los casos le facilitaremos latarea al operador si a las claves de búsqueda o selección les anteponemos estapalabra clave.






Podemos definir dos o más parámetros

Si, en una consulta, definimos varias columnas con criterios entre corchetes, alejecutarla nos pedirá uno a uno los parámetros especificados y recién después nosmostrará los datos.

Apliquemos la palabra clave Entre

Podemos utilizar la función Entre, que vimos en el Capítulo 5, en una consulta deparáme-tros.

Si, por ejemplo, en la columna MontoFacturado definimos el criterio:

Entre [Mostrar importes a partir de] y [pero no superiores a]

Al ejecutar la consulta aparecerán sucesivamente los cuadros de la figura 9.11,pidiéndonos los topes mínimo y máximo de los importes que queremos mostrar.

Colocaremos allí los valores correspondientes y estaremos restringiendo el resultadoa sólo los valores comprendidos entre esos límites.

Podemos combinar los dos ejemplos anteriores en una sola consulta para que éstanos pida primero una clave genérica para seleccionar nombres y luego los límitesmáximo y mínimo para mostrarnos, por ejemplo, los clientes cuyos apellidoscomienzan con una determinada letra y cu-yos montos de compra esténcomprendidos entre determinados límites.

Otro ejemplo con fechas

Podemos hacer algo similar con el campo de fechas. En la fila de criterios de uncampo de fecha podemos colocar Entre [desde] y [hasta]; no tenemos queespecificar nada en especial por tratarse de fechas; la verificación de las mismas sehará cuando sea solicitado el parámetro.

Cómo cambiar el orden de los parámetros

Si necesitáramos una definición más precisa deberíamos, además de especificar lospará-metros, preparar una tabla especial destinada a los mismos (figura 9.13).

Lo que coloquemos en cada una de las filas deberá tener el mismo texto que el queence-rramos entre corchetes para cada uno de los parámetros.

Así, si en la columna CodProvin colocamos el parámetro [¿Qué provincia quierever?] y en la columna MontoFacturado agregamos Entre [Mostrar importes apartir de] y [pero no superiores a] tendremos que escribir en la tabla deparámetros, lo que se muestra en la figura 9.13.

Esta tabla servirá sólo para determinar el orden en que se piden los parámetros (elorden será el que defina la tabla) y el formato o tipo de dato que se aceptará.

1. Estando en la ventana de diseño pulsemos con el botón derecho sobre el panelsuperior (zo-na gris). Aparecerá el menú emergente de la figura 9.12.






superior (zo-na gris). Aparecerá el menú emergente de la figura 9.12.

2. Del mismo seleccionemos Parámetros, con lo que aparecerá el cuadrocorrespondiente (figu-ra 9.13, izquierda).

También, definiendo los parámetros mediante este cuadro podemos determinar quétipo de datos aceptaremos en cada uno de estos parámetros.

Los parámetros serán solicitados en el mismo orden en que aparecen en el cuadro.

Colocaremos en la columna de la izquierda los textos (que como hemos dichodeberán coin-cidir exactamente con los textos encerrados entre corchetes en la fila CriteriosCriterios) y en la de la dere-cha seleccionaremos el tipo de dato que se aceptará encada caso.






128. Cómo calcular totales en nuestras consultas[http://www.mailxmail.com/...so-microsoft-access-2000/como-calcular-totales-nuestras-consultas]

Si, estando en modo diseño, pulsamos el botón Totales de la barra de botonesaparece-rá la fila Total en la cuadrícula (figura 9.14).

El botón mencionado actúa como conmutador, activando y ocultando esta fila.

La función de esta fila de totales es separar los registros de la consulta en distintos grupos,y mostrar sólo un registro por grupo con el resultado del cálculo correspondiente. Porejemplo, agrupar los registros por provincia para mostrar el total facturado en cada una deellas.

Podremos calcular sumas, promedios, mínimos, máximos, etc., respecto del grupo de losregistros seleccionados por el criterio.

Figura 9.14

Cómo utilizar la fila Totales para calcular sobre grupos

Veremos ahora qué debemos colocar en la casilla de la fila de totales para las distintasco-lumnas, según la función que cumplirán en la obtención del total:

La columna en la que se basa el cálculo (en los ejemplos utilizaremos MONTOFACTURADO),debe tener en la fila de Totales la función que se quiere ejecutar, SUMA, PROMEDIO, etc.Es-tos serán los campos de resumen; allí se mostrará el resultado de aplicar la funciónespecifi-cada a los valores de todos los registros del grupo (por ejemplo la suma deMontoFacturado de todos los registros de La Pampa).

Mín

Para mostrar el valor mínimo de cada grupo.

Máx

Para mostrar el valor máximo de cada grupo.

Suma

Para mostrar la suma de los valores del grupo (para ese campo).

Promedio



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Para mostrar el promedio o media del grupo.

DesvEst

Para mostrar la desviación estándar de los valores del grupo.

Var

Para mostrar la varianza calculada con los valores del grupo.

La o las columnas en las que se basa el criterio de agrupamiento (por ejemplo la provincia)debe tener en la fila de Totales la función por omisión Agrupar por. Puede tener también,en la fila de los Criterios, algún criterio definido para seleccionar los registros sobre los quese ha de totalizar.

No podemos resumir (sumar, promediar, etc.) columnas de texto, pero podemos aplicar alas mismas las siguiente funciones:

Cuenta

Para que nos muestre la cantidad de registros que se acumularon en cada grupo.

Primero

Para que se nos muestre el contenido de ese campo del primer registro del grupo.

Ultimo

Para que se nos muestre el contenido de ese campo del último registro del grupo.

No tiene sentido que una consulta de este tipo contenga otras columnas ya que, comovimos, no podrían mostrarse a menos que se les especifique alguna función. No obstante, sidesea-mos conservar otras columnas, debemos deshabilitar la visualización de las mismasseleccio-nando en la fila de Totales la función Dónde. Esto desactivará automáticamente lacasilla Mostrar de la columna correspondiente y evitará que cumpla cualquier otra funciónque pudie-ra alterar la presentación del total buscado.

El siguiente cuadro (figura 9.15) muestra de manera esquemática qué tipo de operaciones sepueden efectuar, y en base a qué tipos de campo podemos aplicarlas.

Podemos mostrar más de un cálculo basado en el mismo campo. Para ello crearemosnue-vas columnas con ese mismo campo, colocando en cada una de ellas la funcióndeseada.

Por ejemplo, podríamos crear una consulta de totales de montos facturados que nosmues-tre además, la mínima, la máxima y el promedio, agregando tres columnas con MontoFacturadoMontoFacturado y aplicando a cada una de ellas las funciones mencionadas.

Veamos algunos ejemplos

Mostraremos la disposición de los parámetros en la cuadrícula y debajo un prototipo delre-sultado que obtendremos al ejecutar la consulta.

En las distintas figuras sólo se verán las columnas que intervienen en la obtención delresu-men, que deben ser las únicas de la consulta. Si consideramos necesario conservar






alguna/s otra/s columna/s reiteraremos que éstas no intervendrán ni en el agrupamiento nien los cálculos y para que la consulta funcione correctamente, deberá elegirse para todasellas el descriptor de operación = Dónde, como se muestra en el margen izquierdo de lapágina siguiente.

Una consulta con los totales para cada provincia

Una consulta de totales para Buenos Aires y San Luis

Una consulta agrupando por provincia / localidad

Suma los registros correspondientes a la misma localidad (en cada provincia) y muestra unosolo, con el total de cada caso.






Figura 9.18

Una consulta con el total general de ventas

Figura 9.19

Una consulta con los promedios de venta por provincia

Figura 2.20

Una consulta con la cantidad de clientes por provincia






Figura 9.21






129. Uso de expresiones en la fila Campo[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/uso-expresiones-fi la-campo]

En la fila Campo podemos colocar cualquiera de los nombres de campos de lastablas que tiene agregadas la consulta (las que aparecen en el sector superior de lacuadrícula). Como vimos en los casos de campos numéricos, podemos colocar allícualquier expresión que tomara a los campos de la tabla como variables, perotambién podemos crear expresiones con campos de tex-to, utilizando funcionesespecíficas para el manejo de cadenas de caracteres. Veamos un ejemplo:

Una consulta por la primera letra del nombre

En este caso, para la columna de nombres, en lugar de incluir el campo Nombre dela tabla de clientes, debemos utilizar una expresión de cadena de caracteres: en elrenglón correspondien-te a Campo, para la primera columna escribiremos laexpresión izq(Nombre),1.

Esta expresión utiliza la función IZQ, y significa tomar sólo un carácter de laizquierda del campo Nombre, por lo que en la primera columna, en lugar de ver elnombre completo del cliente, veremos sólo su primera letra.

De esta manera, al estar el campo ordenado alfabéticamente, la función Agruparpor de la fila de totales acumulará todos los clientes que comiencen con la mismaletra. Por lo demás, com-pletemos los datos como se muestra en la figura 9.22.

Figura 9.22

Pulsemos en la primera columna y en el campo título del cuadro de propiedadesescribamos Clientes con, y a la segunda columna le asignamos, del mismo modo, eltítulo Cantidad.

Ejecutemos la consulta y obtendremos un resultado similar al de la figura 9.23

Figura 9.23



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/uso-expresiones-fila-campo




Otra forma de resolver este problema

Obtendremos el mismo resultado con este diseño:

Figura 9.24

No es obligatorio que la columna se refiera a algún campo de una tabla, puede sertambién un texto o un valor fijo, o cualquier expresión numérica o de cadena decaracteres. Como resulta-do se mostrará el mismo valor de la expresión en todoslos registros, lo cual no tendría mucho sentido, pero...

En lugar de MontoFacturado, en la casilla Campo para esa columna escribamos 1 .Esta simple expresión creará el valor 1 en ese campo para todos los registros quemuestre luego la hoja de respuestas dinámicas (ejecución de la consulta).Cambiamos también la expresión Cuen-ta por Suma, es decir que sumaremostodos los unos y esa suma nos dará igualmente como re-sultado la cantidad declientes que contiene cada agrupación. Según nuestras necesidades, po-demoscolocar en la fila Campo cualquier expresión numérica o de cadena de caracteres,que tome o no datos de uno o más campos de las tablas incorporadas a la consulta.






130. Cómo visualizar todos los registros en una consultade totales[http://www.mailxmail.com/...soft-access-2000/como-visualizar-todos-registros-consulta-totales]

Estando en modo Diseño podemos activar o desactivar la fila de totales pulsando el botóncorrespondiente. De esta manera transformaremos una consulta de totales en una consultade selección normal, la que nos mostrará todos los registros (de acuerdo con los criteriosque tenga definidos). Volviendo a pulsar el mismo icono, obtendremos nuevamente laconsulta de totales que nos mostrará los datos agrupados y acumulados.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-visualizar-todos-registros-consulta-totales




131. Qué son las consultas de acción[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-son-consultas-accion]

Hasta ahora, todas las consultas que hemos hecho no modificaron los datos de lastablas y es por eso que se las denomina Consultas de selección. Las consultas deacción, en cambio, eje-cutan alguna acción en forma automática, realizando elproceso que se les haya indicado median-te los correspondientes parámetros, y sonparticularmente adecuadas para hacer cambios simila-res en una gran cantidad deregistros.

Utilizaremos entonces las consultas de acción para crear tablas nuevas, tomandocomo base los campos de otras tablas o modificando tablas ya existentes.

Las consultas de acción utilizan los mismos criterios que las de selección para laclasifica-ción, distribución, y selección de los datos. La principal diferencia quepresenta este nuevo tipo de consultas radica en que ejecutan los cambios o generanlos nuevos registros por sí solas.

Figura 9.25

Cuáles son los tipos de consulta de acción

Si, estando en modo diseño, pulsamos el icono de abrir el botón Tipo de consulta,se abrirá una lista, tal como lo muestra la figura 9.25.

El primer icono de la lista representa a las consultas de selección que ya estudiamos.

Consulta de tablas de referencias cruzadas

Genera una tabla de doble entrada a partir de los datos de una tabla o consulta.

Consulta de creación de tabla

Crea una nueva tabla a partir de datos de otra tabla.

Consulta de actualización

Modifica datos de un grupo de registros.

Consulta de datos anexados o consulta de agregar

Agrega a una tabla registros de otra tabla.

Consulta de eliminación

Elimina los registros existentes en tablas según los criterios especificados



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/que-son-consultas-accion




También aparecerá un menú similar al de la figura 9.25 si elegimos la opción Tipode consulta en el menú emergente de la figura 9.12.






132. Cómo crear una consulta de acción[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-consulta-accion]

Para crear una consulta de acción crearemos primero una consulta de selección y,una vez en la cuadrícula de diseño, abriremos la lista de tipos de consulta, como semostrara oportuna-mente, y pulsaremos el botón correspondiente a la consulta deacción elegida.

Podemos también tomar una consulta de selección existente, en el modo diseño, ypulsar uno de los botones que mostramos para transformarla en una consulta deacción, lo que no impli-ca modificar la consulta original, ya que debido a quecambiamos el tipo de consulta, en el mo-mento de grabar se nos pedirá que leasignemos un nuevo nombre, creándose así un nuevo obje-to.

Cómo utilizar el botón nuevo objeto

Ya vimos que dentro del cuadro de diálogo Base de datos dispo-nemos de unbotón Nuevo para crear nuevos objetos del tipo correspon-diente al de la solapaactiva.

En la barra de herramientas disponemos de un botón con el mismo propósito;pulsando el botón Nuevo objeto se desplegará el menú de la figura 9.26.

Figura 9.26

Consultas de creación de tablas

Estas consultas son las más parecidas a las de selección; veamos cómo se crean:

Figura 9.26: Menú para la creación de nuevos obje-tos

1. Pulsemos el botón Nuevo objeto y del menú de la figura 9.26 seleccionemos laopción Consul-ta.

2. Aparecerá el cuadro Nueva consulta en donde se mostrará seleccionada laopción Vista di-seño; pulsemos Aceptar.

3. Si el cuadro Mostrar tablas no se encontrara presente, pulsemos el botóncorrespondiente, seleccionemos Clientes, pulsemos Agregar y cerremos estecuadro pulsando Cerrar.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-consulta-accion




4. Pulsemos sobre el campo CODCLI, luego pulsemos la tecla y manteniéndolapresionada, pulsemos sobre el último campo. De este modo quedarán seleccionadostodos los campos.

5. Pulsemos sobre la selección y, sin soltar el botón del mouse, arrastremos sobre laprimera columna de la cuadrícula. Habremos agregado todos los campos de la tablaa la nueva consul-ta.

6. Pulsemos en la casilla Criterio de la columna NOMBRE y escribamos:

Como ([¿Qué clientes desea copiar? (x*): ])

Lo que hicimos hasta ahora no nos es desconocido, ya que se trata de una consultade pa-rámetros.

7. Probemos esta consulta y verifiquemos que funcione correctamente.

8. Volvamos al modo Diseño.

9. Pulsemos el botón Tipo de consulta y del menú elijamos Consulta de creación detabla.

Aparecerá un cuadro de diálogo Crear tabla pidiéndonos el nombre de la tabla quegenera-remos con los datos de la consulta (figura 9.27).

Figura 9.27

10. Escribamos Borrador de clientes y pulsemos Aceptar.

11. Ejecutemos la consulta y aparecerá la ventana de parámetros de la figura 9.28.

Figura 9.28

12. Escribamos, como se muestra en la figura: p* y pulsemos Aceptar. Estecomando creará una nueva tabla: Borrador de clientes, con los datos seleccionadospor la clave p*, por lo que pre-viamente presentará el cartel de aviso de la figura9.29.






Figura 9.29

13. Guardemos esta consulta asignándole el nombre Selecciona por primera letra.

Si ahora pasamos al cuadro Base de datos y pulsamos la solapa Tablas, podremosabrir la tabla que acabamos de crear.

Si el resultado no nos conformara, haremos las correcciones o ajustes necesarios yvolve-remos a ejecutarla, para sobrescribir la tabla Borrador de clientes con losnuevos datos.

En esta segunda ejecución ya no será necesario indicar el nombre de la tabla;tomará el mismo nombre que se nos pidió la primera vez.

Si quisiéramos cambiar el nombre asignado, deberíamos acceder a la consulta enmodo Di-seño, y en el cuadro de propiedades, cambiar el contenido del campo Tabla de destinoTabla de destino por el nuevo nombre.

Qué es una consulta de datos anexados (añadir datos)

Este otro tipo de consulta, como la anterior, copia datos pero en lugar de borrar latabla y crear una nueva, agrega los datos a una tabla existente.

Los campos que se copien deben tener el mismo tipo de dato en las tablas de origeny des-tino.

Para crear este tipo de consulta, elaboraremos primeramente una consulta deselección in-cluyendo los campos de la tabla de origen que queremos copiar.Podemos también aplicar condi-ciones de selección si lo que buscamos es copiarsólo determinados registros.

Luego, la transformaremos en consulta de Datos anexados (pulsando el botóncorrespon-diente); nos pedirá el nombre de la tabla de destino y, una vez asignado,aparecerá la nueva fila Anexar a:

Si en la tabla de destino se encuentran columnas cuyos nombres y tipo de datoscoinciden con los de la tabla de origen, éstos se asignarán automáticamente.

Esta asignación automática supone que campos de igual nombre contienen el mismodato, aunque podría no ser así; por ejemplo, cuando en la tabla de origen existieraun campo llamado RR (por Provincia) y en la de destino otro de igual nombre, peroreferido al código del Proveedor.

Es muy sencillo asignar o modificar las asignaciones manualmente, abriremos lalista de la fila Anexar a:, de la columna correspondiente; allí aparecerán losnombres de todos los campos de la tabla destino para elegir el que corresponda.

Así, uno a uno asignaremos los campos que recibirán los datos en la tabla destino.






En el caso del ejercicio, por tratarse ambas tablas (origen y destino) de copias de unmismo original, al seleccionar la tabla de destino, los campos homónimos (todos) seasignarán automáti-camente.

Creemos una consulta de datos anexados

La ejecución de la consulta anterior creó una copia de la tabla original con unsubgrupo de sus registros (aquellos cuyo nombre comienza con la letra P). Ahora,crearemos una nueva con-sulta, idéntica a la anterior, pero del tipo de datosanexados, la cual agregará a Borrador de clien-tes los registros agrupados según laletra inicial que se solicite. Agregaremos así los registros co-menzados con la letra"P" y en una posterior ejecución los de la letra "C".

Copiemos la consulta anterior (de creación) para transformarla luego en unaconsulta de agregar datos.

1. Accedamos a la ventana de Consultas pulsando la solapa correspondiente delcuadro Base de datos.

2. Pulsemos Control y mientras mantenemos pulsada esta tecla pulsemos sobre laúltima consulta creada: Selecciona por primera letra, arrastremos y soltemosdentro del mismo cuadro base de dato. Obtendremos una nueva consulta, copia dela anterior, llamada Copia de Selecciona por primera letra.

3. Estando seleccionada esta última volvamos a pulsar sobre su nombre; esteaparecerá recua-drado.

4. Escribamos un nombre en reemplazo de éste: Añade por primera letra.

5. En el cuadro de diálogo Base de datos pulsemos con el botón derecho del mousesobre la nueva consulta y del menú emergente seleccionemos la opción Vista Diseño.

6. Estando en la cuadrícula de diseño abramos la lista de Tipos de consulta y delmenú de la figura 9.25 seleccionemos Consulta de datos anexados. Aparecerá elcuadro de la figura 9.30 para que indiquemos a qué tabla hemos de agregar losdatos.

Figura 9.30

7. Pulsemos Aceptar y volveremos a la cuadrícula.

8. Ejecutemos esta consulta de añadir. Mediante una operatoria similar a la queempleáramos con la consulta anterior, aparecerá un cuadro como el de la figura9.28 en donde especificare-mos L* para que se agreguen ahora los clientes quecomienzan con L. Aparecerá un cartel que nos avisa de la operación que estamospor hacer.






9. Pulsemos Sí y la tabla habrá incorporado los nuevos registros.

10. Pulsemos Guardar.

11. Cerremos el cuadro de diseño de la consulta y luego, en el cuadro de diálogo base de datos, pulsemos doble clic sobre la nueva consulta, para ejecutarla.

12. De la misma forma que en los casos anteriores, agreguemos ahora los clientesque comienzan con G (G*).

13. Abramos la tabla Borrador de clientes (actualizada) y verifiquemos que se hanagregado los grupos de registros solicitados.

Cómo crear consultas de actualización

Este tipo de consultas permite modificar uno o más campos de la tabla, eligiéndoselos re-gistros con los criterios de selección que ya conocemos, y aplicándose a lascolumnas de cambio expresiones que nos son también conocidas, para modificarsus datos. Este caso es distinto de los anteriores, en los que había una tabla deentrada y una de salida. Aquí la consulta trabajará sobre una sola tabla.

Utilizaremos esta consulta para ajustar el campo importe de los registrosseleccionados, de acuerdo a un coeficiente determinado.

1. Creemos una copia de la última consulta y asignémosle el nombre Actualizaimportes.

2. Pulsemos el botón Diseño en el cuadro Base de datos y ya en la cuadrículaeliminemos todas las columnas, excepto las que corresponden a los campos Nombre y Montofacturado.

En este tipo de consultas pueden agregarse sólo aquellos campos que seannecesarios, y en este caso necesitaremos el campo Nombre para seleccionar losregistros, y el campo Monto-facturado para ajustar el importe contenido en elmismo.

En la fila de criterios de la columna Nombre ya tenemos el criterio de selecciónestablecido, por lo tanto, la dejaremos como está.

Debe quedar claro que no es necesario que este tipo de consulta trabaje conparámetros (criterios con [ ]); tenemos total libertad para aplicar todo lo queconocemos en cuanto a criterios para la selección de los registros.

3. Del mismo modo que lo hicimos anteriormente, cambiemos el tipo de consultaseleccionando esta vez (figura 9.25) la opción Consulta de actualización.

Aparecerá una nueva fila: Actualizar a: en la cual debemos indicar, medianteexpresiones qué operaciones queremos realizar para cada columna de la tabla.

Si no hubiéramos eliminado las columnas que no se utilizan, éstas no actuarán sidejamos su fila Actualizar a: en blanco.

En estas expresiones podemos referirnos a campos de la tabla asignada o decualquiera que se encuentre relacionada con la misma (y, por supuesto, incorporadaen la parte superior de la cuadrícula de diseño).

Toda referencia a campos debe encerrarse entre corchetes. Veremos ahora un






ejemplo sencillo.

4. En la casilla de la fila Actualizar a: correspondiente a la columna MontofacturadoMontofacturado, ingrese-mos la siguiente expresión: [Montofacturado]*1,15. Lacuadrícula tendrá ahora el aspecto de la figura 9.31.

Figura 9.31

Si el parámetro Separador de decimales de Windows estuviera en modo punto {.}utilicemos el punto en lugar de la coma en la fórmula de Montofacturado.

Esta expresión multiplicará el monto facturado por 1,15, es decir que le aplicará unaumento del 15%, pero recordemos que al ejecutar la consulta podremos seleccionara qué clientes aplicar ese cálculo.

De esta forma, con consultas de este tipo, podremos aplicar cambios a conjuntos deregis-tros de una tabla.

5. Ejecutemos la consulta, seleccionemos algún grupo de registros (C*, Cas*, etc.) ycomprobe-mos que sólo a éstos se les ha aplicado el cambio.

6. Guardemos esta consulta.

También podemos colocar parámetros en Actualizar a:

En lugar de la expresión [Montofacturado]*1,15 podemos emplear esta otra:

[Montofacturado]*[Ingrese el coeficiente]

y de esta forma, podremos también decidir al momento de ejecutar la consulta cuálserá el coefi-ciente que aplicaremos.

Cómo crear consultas de eliminación

Una consulta de este tipo permite eliminar registros en forma selectiva. Utilizandolos crite-rios podremos elegir cuáles registros eliminaremos y cuáles no.

Como en todos los casos que vimos, aquí también previamente podemos probarcomo con-sulta de selección, y así exhibir en forma de hoja de respuestas dinámicasy revisar los registros que luego eliminaremos de la tabla.

En este tipo de consultas sólo es obligatorio incluir los campos que nos serviránpara identi-ficar los registros que borraremos.

Estableceremos los criterios de selección necesarios, revisaremos esos datos en lapantalla como consulta de selección y, por último, la transformaremos en consulta






de eliminación, para finalmente ejecutarla.

1. Copiemos la consulta anterior, asignémosle como nombre elimina según clave yquitémosle luego el campo Montofacturado, ya que no lo necesitamos.

2. Pasemos a Diseño; en Criterios, podemos dejar la selección de parámetros de laconsulta anterior o bien colocar en su lugar cualquier criterio de selección. Sólocambiemos en la pre-gunta que está entre corchetes la palabra copiar por eliminar.

3. Transformemos len consulta de eliminación. La cuadrícula tomará el aspecto de lafigura 9.32.

Figura 9.32

4. Ejecutemos esta consulta de eliminación; aparecerá la ventana de la figura 9.33.

Figura 9.33






133. Cómo crear consultas de tablas de referenciascruzadas[http://www.mailxmail.com/...soft-access-2000/como-crear-consultas-tablas-referencias-cruzadas]

Este tipo de consulta nos muestra la información resumida en un formato compacto, similara una hoja de datos. De esta manera podemos presentar una gran cantidad de informaciónpro-veniente de una tabla o de otra consulta, en un espacio reducido.

Tomando la consulta ConsClientes como dato de entrada, crearemos (figura 9.34) unata-bla de doble entrada que nos muestre la siguiente información.

Figura 9.34

Utilizaremos en este caso el asistente para consultas de referencias cruzadas (antes deco-menzar con el ejercicio, debemos abrir en modo Diseño la consulta ConsClientes yeliminar todos los criterios que se encuentren establecidos en sus campos, guardando loscambios al cerrarla):

1. En el cuadro Base de datos pulsemos el botón Consultas y luego el botón Nuevo, paraacce-der así a la lista de asistentes de la figura 9.35.

Figura 9.35

2. En este cuadro seleccionaremos la opción Asistente para consultas de tabla dereferencia cruzadas y pulsemos Aceptar. Aparecerá el cuadro de selección de los datos deentrada (fi-gura 9.36).

Figura 9.36

Este cuadro nos permite seleccionar cualquier tabla o consulta de la base de datos activa.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/como-crear-consultas-tablas-referencias-cruzadas




Nos explica también que si necesitáramos datos de más de una tabla, debemos crearpreviamente una consulta que las incluya (como por ejemplo ConsClientes) y luego emplearesta consulta como entrada.

3. En el recuadro Ver se encuentra normalmente preseleccionada la opción Tablas, por loque en el cuadro de selección se muestran todas las tablas de la base de datos. Pulsemos elbotón Consultas y seleccionemos ConsClientes.

4. Pulsemos el botón Siguiente. El próximo cuadro de este asistente (figura 9.37) nospregunta qué dato se va a emplear como nombre de las filas.

Figura 9.37

Figura 9.38

5. Según el esquema propuesto (figura 9.36) debemos seleccionar el nombre de losvendedores, por lo tanto, seleccionemos en la lista de la izquierda el campo NomVend yluego pulsemos el botón Incluir para colocarlo en el panel derecho.

6. Pulsemos el botón Siguiente. Aparecerá el próximo cuadro del asistente (figura 9.38).Aquí debemos seleccionar cuál será el campo que servirá como encabezamiento de lascolumnas de esta nueva consulta de referencias cruzadas.

7. Seleccionemos el campo CodProvin y pulsemos Siguiente. Aparecerá el cuadro de lafigura 9.39.






Figura 9.39

En este cuadro debemos indicar cuál es el campo que contiene el dato que es objeto de laconsulta (MontoFacturado), y cuál será la operación (Suma) que se hará con el grupo deregistros que tengan la misma provincia y el mismo vendedor.

Inicialmente, el cuadro mostrará una expresión propuesta; Access tomó el primer campo dela izquierda (Nombre) y le aplicó la primera operación de la derecha (Cuenta), generando asíla expresión Cuenta(Nombre) pero no es eso lo que queremos hacer.

8. Seleccionemos MontoFacturado en la lista izquierda y Suma en la derecha, con lo que segenerará la expresión Suma(MontoFacturado) tal como se muestra en la figura 9.39. Luegopulsemos Siguiente, aparecerá la pantalla final, en la cual daremos un nombre a la consultapara así grabarla (figura 9.40).

Figura 9.40

El nombre propuesto es muy largo aunque indica claramente que se trata de una consultade referencias cruzadas que toma como base a la consulta ConsClientes.

9. En lugar del nombre propuesto escribamos Ventas por Vendedor y Provincia ypulsemos Terminar.

Concluido el proceso de generación la consulta quedará grabada y luego será ejecutadapa-ra mostrarnos un resultado similar al de la figura 9.41.






Figura 9.41

Si pulsamos el botón Diseño, veremos que el diseño de este tipo de consultas (figura 9.42)incorpora la fila Tab Ref Cruz. Además, hace uso de la fila de Totales, en la que seencuentra especificado el parámetro Agrupar por en los campos de selección, el parámetro Suma en el campo que se debe acumular y una nueva columna (la segunda) para los totalesde cada vende-dor.

Si fuera necesario, podríamos agregar criterios de selección, por ejemplo para exceptuar aalgunos clientes de la estadística.

También podríamos crear esta tabla mediante un procedimiento manual, de manera similara la que utilizamos en las consultas anteriores.

Al pulsar el botón Consulta de tabla de referencias cruzadas (recordemos que el mismo seencuentra en el menú de la figura 9.25) para definir el tipo de consulta aparecerá la filacorrespon-diente Tab Ref Cruz, en donde asignaremos las funciones de cada una de lascolumnas, tal como se muestra en la figura.

En caso de definir este tipo de consultas en modo diseño, debemos crear manualmente lacolumna de Totales generales que mencionábamos (la primera columna de importes que semuestra en la figura 9.42). Para ello, agregaremos el campo MontoFacturado (arrastrándoloa una columna libre) y le asignaremos la función Suma en la fila Total, y Encabezado defila en la fila Tab Ref Cruz.

Podríamos cambiar el nombre de la columna colocando uno más adecuado, como porejemplo, Totales del Vendedor. Esto también podemos hacerlo en la consulta recién creadacon el asistente.

Figura 9.42






134. Consultas de buscar datos duplicados[http://www.mailxmail.com/...curso-microsoft-access-2000/consultas-buscar-datos-duplicados]

Utilizando la opción Obtener datos externos, del menú ARCHIVO, podemosvincular o in-corporar en Access información de otros sistemas de base de datos,para aplicar sobre la misma todo lo que hemos aprendido respecto de hojasdinámicas y consultas especiales de eliminación, actualización, etc. Esto, agregado alas posibilidades de combinación que nos ofrecen las consul-tas de datos anexados,nos permitirán utilizar a Access como una excelente herramienta de con-versión,análisis, mantenimiento y actualización de datos.

En los casos en que recopilemos datos de orígenes diversos se podrá presentar elinconve-niente de la información duplicada. Puede ocurrir que al reunir los datosencontremos registros duplicados o bien registros que han sido ingresados más deuna vez por distintos operadores, con pequeñas diferencias entre ellos.

Estas inconsistencias se detectan fácilmente creando una Consulta de buscar datosdu-plicados.

Las consultas de este tipo son creadas por un asistente, por lo que no abundaremosaquí en detalles, dedicándonos en cambio al aspecto conceptual del tema.

Como ocurre en la mayoría de los casos, podemos tomar como origen de los datoscual-quier tabla o consulta o, lo que es lo mismo, podemos encontrar duplicados encualquier hoja di-námica.

En el cuadro de la figura 9.35 seleccionaremos Asistente para búsqueda deduplicados y pulsaremos Aceptar.

Esto pondrá en funcionamiento el asistente correspondiente que nos pediráprimeramente que seleccionemos la tabla o consulta en la que deseamos buscarduplicados. Una vez definido el origen de los datos, debemos elegir cuáles son loscampos en los que sospechamos que existe información duplicada.

Este proceso no trabaja por claves, por lo tanto, podremos elegir aquí uno, dos omás campos cualesquiera de la hoja dinámica. Por ejemplo Localidad, Código deVendedor y Observaciones.

Debemos entender que si la consulta sólo nos mostrara aquellos datos que estánrepetidos (los campos que seleccionamos hasta ahora) la misma nos servirá comoun diagnóstico del pro-blema, ya que nos mostrará series de datos todos iguales;sólo sabremos que hay datos duplica-dos y cuántas veces se repiten, aunque nopodremos identificar el origen de cada uno de ellos.

Es por eso que a continuación (cuando pulsamos el botón Siguiente) se nosmostrará una lista con aquellos campos que aún no hemos seleccionado; porejemplo, si existieran pedidos du-plicados, seleccionaremos en la ventana anteriorcomo campo de dato duplicado, el número de pedido y en esta ventana, comocampo de identificación, el código de vendedor. De esta forma, ante un pedidoduplicado (o triplicado, etc.) podremos saber quiénes fueron los vendedores que loingresaron para así determinar cuál de ellos es válido y cuál no lo es.

Seleccionaremos entonces, aquellos campos que suponemos contienen la



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información que nos permitirá establecer la diferencia entre los repetidos,pulsaremos Siguiente, para llegar a la pantalla final en la que pulsaremos Terminar,donde podremos observar el resultado con la infor-mación duplicada junto con lano duplicada.

En el caso de que esta consulta nos muestre mucha información duplicada en todoslos campos, podemos crear nuevamente la consulta, pero seleccionando todos loscampos de la tabla como de duplicado y así saber, por la menor cantidad deregistros obtenidos esta segunda vez, en cuántos casos disponemos de informaciónidentificatoria y en cuántos no.






135. Consulta de buscar no-coincidentes[http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/consulta-buscar-no-coincidentes]

En este tipo de consultas intervienen dos tablas y nos permiten hallar los casos dedatos no coincidentes entre ambas.

Cuando trabajamos con relaciones, vimos que las relaciones estrictas sólo muestranaque-llos casos en que hay coincidencia. Las relaciones no estrictas (o de tipo 2 ó 3)nos mostrarán en cambio todos los casos, pero en aquellos en que no haycoincidencia, los datos provenientes de la tabla relacionada estarán vacíos.

Por lo tanto, para ver los datos de la tabla "A", que no se encuentran en una segundatabla "B", debemos crear una consulta que incluya a las dos tablas, con las siguientescaracterísticas:

a. Una relación no estricta (tipo 2) de "A" hacia "B" (sabemos que este tipo de relaciónnos mostrará tanto los casos de coincidencia como los de no-coincidencia).

b. Incluir, además de los datos necesarios del registro de "A", el campo de destino dela rela-ción. Este, por provenir de la tabla relacionada "B", se encontrará vacío (nulo)en aquellos casos en que no fuera encontrada la clave de destino.

c. En la fila Criterio de ese campo colocar la palabra reservada Es nulo, para indicarque sólo se muestren los registros en los que ese campo contiene un valor nulo, quese corresponde-rán justamente con aquellos casos en los que no hubo coincidencia.

d. No tiene mayor sentido mostrar un campo en el que sabemos (según el parámetroque hemos colocado en Criterio) que no hay información, por lo tanto, para esacolumna inhabili-taremos la casilla Mostrar de la cuadrícula.

Cuando ejecutemos esta consulta, sólo aparecerán aquellos registros de "A" cuyocampo de relación no encontró el correspondiente en "B".

Podemos crear este tipo de consultas con el asistente que se muestra en últimotérmino en el cuadro de la figura 9.35, aunque, habiendo comprendido los conceptosexplicados arriba, segu-ramente nos resultará más sencillo crear la consultamanualmente.



http://www.mailxmail.com/curso-microsoft-access-2000/consulta-buscar-no-coincidentes




136. Cómo utilizar Access como complemento de otrossistemas[http://www.mailxmail.com/...rosoft-access-2000/como-util izar-access-como-complemento-sistemas]

Por último, diremos que aplicando las capacidades de hoja dinámica que vimos, podremoscrear consultas, informes y formularios que trabajen sobre información elaborada por otrossiste-mas de bases de datos, a la que se podrá acceder (en caso de que utilicemosvinculación), simul-táneamente con el sistema administrativo que las utiliza, constituyendo asíverdaderas aplicacio-nes con las que, por ejemplo, analizaremos información de clientes yvendedores en una tabla de referencias cruzadas, buscaremos pedidos duplicados, crearemosinformación estadística utili-zando consultas de totales, etc., constituyendo un interesantecomplemento de estadística y con-trol para cualquier sistema de producción.

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