Introducción a la seguridad y protección

en Excel

Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección para controlar

quién puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos.

Para conseguir una seguridad óptima, debe proteger todo el archivo de libro

mediante una contraseña, lo cual permite que sólo los usuarios autorizados

puedan ver o modificar los datos.

Para lograr protección adicional de datos específicos, puede proteger ciertos

elementos de la hoja de cálculo o del libro, con o sin una contraseña. Use la

protección de elementos para evitar que alguien pueda modificar, mover o

eliminar datos importantes accidental o premeditadamente.

Proteger un archivo de libro

Puede ayudar a restringir quién puede abrir un archivo de libro y utilizar los datos

exigiendo una contraseña para ver el archivo y guardar los cambios que se realicen.

Seguridad mediante contraseña

Tipos de cifrado

Recomendación de sólo lectura

Proteger elementos específicos de la hoja de cálculo o

libro

Al compartir un archivo de Excel para que otros puedan colaborar en los datos, puede

evitar que los usuarios realicen cambios en elementos específicos del libro o la hoja de

cálculo protegiendo (o bloqueando) ciertas partes del archivo. También puede

especificar una contraseña para permitir que los usuarios individuales modifiquen

elementos específicos.

Importante Los siguientes tipos de protección no deben confundirse con la seguridad

de los archivos; no están diseñados para hacer el libro más seguro ni pueden protegerlo

frente a usuarios malintencionados.

Protección de elementos de la hoja de cálculo

Al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean de forma predeterminada,

y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no

pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una celda

bloqueada. Sin embargo, puede especificar qué elementos pueden modificar los usuarios

cuando proteja la hoja de cálculo.

Para proteger una hoja de cálculo, seleccione Protección en el menú Herramientas y, a

continuación, haga clic en Proteger hoja. Puede controlar el acceso a elementos

individuales de la hoja de cálculo u hoja de gráfico si activa o desactiva las siguientes

casillas de verificación.

Opciones de hoja de cálculo

Casilla de

verificación Si está desactivada, impide que los usuarios puedan

Seleccionar

celdas

bloqueadas

Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla de

verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo

Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden

seleccionar celdas bloqueadas.

Seleccionar

celdas

desbloqueadas

Mover el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de

verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo

Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden

seleccionar celdas desbloqueadas, y pueden presionar la tecla TAB

para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo

protegida.

Formato de

celdas

Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo

Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos

condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá

cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una

condición diferente.

Formato de

columnas

Usar cualquiera de los comandos del submenú Columna del menú

Formato, incluido cambiar el ancho de columna u ocultar columnas.

Formato de filas Usar cualquiera de los comandos del submenú Fila del menú

Formato, incluido cambiar el alto de fila u ocultar filas.

Insertar

columnas Insertar columnas.

Insertar filas Insertar filas.

Insertar

hipervínculos Insertar nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.

Eliminar

columnas

Eliminar columnas. Observe que si Eliminar columnas está

protegida e Insertar columnas no está también protegida, un

usuario podría insertar columnas que no puede eliminar.

Eliminar filas

Eliminar filas. Observe que si Eliminar filas está protegida e

Insertar filas no está también protegida, un usuario podría insertar

filas que no puede eliminar.

Ordenar

Usar cualquiera de los comandos Ordenar del menú Datos, o los

botones Ordenar de la barra de herramientas Estándar. Los

usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja

de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.

Usar Autofiltro

Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro de un rango

autofiltrado. Los usuarios no pueden crear ni quitar rangos

autofiltrados en una hoja de cálculo protegida, independientemente

de esta configuración.

Usar informes de

tabla dinámica

Aplicar formato, cambiar el diseño, actualizar, o modificar de algún

otro modo informes de tabla dinámica, o crear nuevos informes.

Modificar

objetos

Efectuar cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas,

gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles,

que no se bloquearon antes de proteger la hoja de cálculo.

Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que

ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar

la macro, pero no puede eliminar el botón.

Efectuar cambios, por ejemplo de formato, en un gráfico

incrustado. El gráfico sigue actualizándose cuando cambian

sus datos de origen.

Agregar o editar comentarios.

Modificar

escenarios

Ver escenarios que ha ocultado, realizar cambios en escenarios

protegidos frente a modificaciones y eliminar dichos escenarios. Los

usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las

celdas no están protegidas y agregar nuevos escenarios.

Nota Si ejecuta una macro que afecta a un elemento que está protegido en la hoja de

cálculo, aparece un mensaje y la macro deja de ejecutarse.

Opciones de hoja de gráfico

Casilla de

verificación Si está activada, impide que los usuarios puedan

Contenido

Efectuar cambios en elementos que forman parte del gráfico, por

ejemplo series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando

los cambios que se efectúan en sus datos de origen.

Objetos

Efectuar cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de

texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger

la hoja de gráfico.

Permiso para tener acceso a áreas específicas de una hoja de cálculo protegida

Protección mediante contraseña de elementos de hojas de cálculo y de libros

Al proteger un libro u hoja de cálculo para bloquear sus elementos, agregar una

contraseña es opcional. En este contexto, la contraseña sólo sirve para permitir el acceso

a ciertos usuarios e impedir que realicen cambios otros. Este nivel de protección

mediante contraseña no asegura que todos los datos confidenciales del libro estén

protegidos. Para lograr una seguridad óptima, debería usar una contraseña para proteger

el propio archivo de libro frente a accesos no autorizados.

Nota Es muy importante que recuerde la contraseña especificada. Sin la contraseña,

no hay forma de desproteger el libro o la hoja de cálculo.

Importante Use contraseñas seguras que combinan letras en mayúsculas y

minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no

mezclan dichos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de no

segura, Casa27. Utilice una contraseña segura que pueda recordar para no tener que

anotarla en ningún sitio.

Protección de la estructura y la ventana del libro

Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o

eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede

impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha

configurado para mostrar un libro. La protección de la estructura y la ventana del libro

se aplica a todo el libro.

Para proteger un libro, seleccione Protección en el menú Herramientas y, a

continuación, haga clic en Proteger libro.

Puede elegir qué elementos desea proteger (estructura, ventanas del libro, o ambos)

activando o desactivando las siguientes casillas de verificación.

Opciones de libro

Casilla de

verificación Si está activada, impide que los usuarios puedan

Estructura

Ver hojas de cálculo que haya ocultado.

Mover, eliminar, ocultar o cambiar los nombres de las hojas de

cálculo.

Insertar nuevas hojas de cálculo u hojas de gráfico. (Sin

embargo, los usuarios pueden agregar gráficos incrustados a las

hojas de cálculo existentes ejecutando el Asistente para

gráficos).

Mover o copiar hojas de cálculo en otro libro.

En informes de tabla dinámica, mostrar los datos de origen de

una celda en el área de datos, o mostrar páginas Campo de

página en hojas de cálculo independientes.

Para escenarios, crear un informe de resumen de escenario.

En el complemento Herramientas para análisis, usar las

herramientas de análisis que colocan los resultados en una

nueva hoja de cálculo.

Grabar nuevas macros.

Nota Si ejecuta una macro que incluye una operación que no se puede

realizar en un libro protegido, aparecerá un mensaje y la macro dejará

de ejecutarse.

Ventanas

Cambiar el tamaño y la posición de las ventanas del libro

cuando éste se abre.

Mover, cambiar el tamaño o cerrar las ventanas. (Sin embargo,

los usuarios pueden ocultar o mostrar ventanas).

Nota En el Editor de Visual Basic, los programadores pueden proteger las macros

para que los usuarios no puedan verlas ni modificarlas. Los programadores pueden

proteger las macros mediante la ficha Protección del cuadro de diálogo Propiedades

del proyecto del Editor de Visual Basic (menú Herramientas, comando Propiedades

del proyecto). Para obtener más información, vea la Ayuda de Visual Basic.

Para ocultar todo un libro de forma que los usuarios no puedan verlo pero sí tener

acceso a contenido como macros, utilice el comando Ocultar del menú Ventana y, a

continuación, guarde el libro oculto.

Protección de datos confidenciales

Las características de Excel relacionadas con las operaciones de ocultar datos o

bloquear datos mediante contraseñas no están diseñadas para proteger datos o

información confidencial en Excel. Estas características pretenden simplemente

esconder datos o formulas que podrían confundir a algunos usuarios o impedir que se

vean o modifiquen dichos datos.

Excel no cifra los datos que están ocultos o bloqueados en un libro. Para impedir la

modificación de datos confidenciales y ayudar a protegerlos para que no se puedan ver,

puede que desee limitar el acceso a cualquier archivo de libro que contenga dicho tipo

de información, almacenándolos en ubicaciones que sólo sean accesibles para los

usuarios autorizados.

Netgrafia:

http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/introduccion-a-la-seguridad-y-proteccion-

en-excel-HP005238854.aspx