SEGURIDAD DE DATOS EN

EXCEL 2010

04/01/2014

MIRIAN LEMA

ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO

FACULTAD DE SALUD PÚBLICA

ESCUELA DE MEDICINA

CONTENIDO

SEGURIDAD DE DATOS ................................................................................................................................................... 2

INTRODUCCIÓN A LA SEGURIDAD Y PROTECCIÓN EN EXCEL ................................................................... 5

PROTEGER UN ARCHIVO DE LIBRO ......................................................................................................................... 6

PROTEGER ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE LA HOJA DE CÁLCULO O LIBRO ........................................ 7

Opciones de hoja de cálculo ..................................................................................................................................... 8

Opciones de hoja de gráfico ................................................................................................................................ 9

Opciones de libro ........................................................................................................................................................ 11

BIBLIOGRAFIA: ................................................................................................................................................................. 13

SEGURIDAD DE DATOS

Para impedir que otros usuarios puedan cambiar, mover o eliminar

datos de sus hojas de cálculo, Excel 2007 le ofrece la opción de

proteger determinados elementos, con o sin contraseña.

En Excel 2007, todas las celdas están bloqueadas por defecto.

Verifíquelo en la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en el

botón Formato

O haga clic derecho en una celda y diríjase a la opción Formato de celda y en la nueva

ventana, diríjase a la pestaña Proteger. Verá que la casilla “Bloqueada” estará activa.

Para nuestro ejemplo, evitaremos que las celdas de los títulos de los productos y los

nombres de los meses sean modificadas por otros usuarios

1. Seleccione las celdas que desee permitir modificar por los usuarios:

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en el botón Formato y desactive la

opción Bloquear celda

3. Ahora protegeremos la hoja de tal forma que sólo sea posible modificar las celdas que

anteriormente seleccionamos como desbloqueadas. En la ficha Revisar, en el grupo

Cambios, haga clic en el botón Proteger.

4. En la nueva ventana, debe estar activa la opción “Proteger hoja y contenido de celdas

bloqueadas” y si desea, agregue una contraseña de escritura en el campo “Contraseña

para desproteger la hoja”. Termine haciendo clic en Aceptar

5. Intente modificar las celdas de los nombres de los productos o los meses y notará que

Excel le generará el siguiente mensaje

6. Las demás celdas “desbloqueadas” estarán disponibles para ser modificadas.

(IDEAS DE EXCEL 2010 )

INTRODUCCIÓN A LA SEGURIDAD Y PROTECCIÓN EN EXCEL

Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección para controlar quién

puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos.

Para conseguir una seguridad óptima, debe proteger todo el archivo de libro

mediante una contraseña, lo cual permite que sólo los usuarios autorizados puedan

ver o modificar los datos.

Para lograr protección adicional de datos específicos, puede proteger ciertos

elementos de la hoja de cálculo o del libro, con o sin una contraseña. Use la

protección de elementos para evitar que alguien pueda modificar, mover o eliminar

datos importantes accidental o premeditadamente.

PROTEGER UN ARCHIVO DE LIBRO

Puede ayudar a restringir quién puede abrir un archivo de libro y utilizar los datos

exigiendo una contraseña para ver el archivo y guardar los cambios que se realicen.

Seguridad mediante contraseña

La seguridad mediante contraseña en el nivel del archivo de libro usa cifrado avanzado (un

método estándar para proteger el contenido de un archivo) para proteger el libro frente a

accesos no autorizados. Se puede establecer una contraseña en la ficha Seguridad del

cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones). Puede especificar

dos contraseñas independientes que deben escribir los usuarios para:

Abrir y ver el archivo Esta contraseña está cifrada para proteger los datos frente

a accesos no autorizados.

Modificar el archivo Esta contraseña no está cifrada y sólo está destinada a

conceder permiso a usuarios específicos para que editen los datos del libro y

guarden los cambios en el archivo.

Estas contraseñas se aplican a todo el archivo del libro. Para conseguir una seguridad

óptima, es mejor asignar siempre una contraseña para abrir y ver el archivo, y especificar

que los usuarios con permisos para modificar los datos escriban ambas contraseña.

Nota La protección mediante contraseña de un archivo de libro es diferente de la

protección de la estructura y la ventana del libro que puede establecer en el cuadro de

diálogo Proteger libro (menú Herramientas, submenú Protección, comando Proteger

libro).

Importante Use contraseñas seguras que combinan letras en mayúsculas y minúsculas,

números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no mezclan dichos

elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de no segura, Casa27.

Utilice una contraseña segura que pueda recordar para no tener que anotarla en ningún sitio.

Tipos de cifrado

Para conseguir una protección mediante contraseña más segura del archivo de libro y de sus

propiedades, puede elegir entre varios tipos de cifrado que puede usar con los archivos de

libro de Excel. El cifrado hace el texto ilegible para todos menos para los usuarios

autorizados que dispongan de una clave pública que coincida con el tipo de cifrado y que

les permita descifrar el texto.

Para obtener acceso a las opciones de cifrado, haga clic en el botón Avanzadas de la ficha

Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones).

Recomendación de sólo lectura

Si no desea impedir que los usuarios abran un archivo de libro como lectura/escritura, pero

desea recordarles que los datos son importantes y no deben cambiarse, puede hacer que

Excel recomiende abrir el libro como sólo lectura. Puede hacerlo sin solicitar una

contraseña para abrir el archivo.

Si activa la casilla de verificación Recomendado sólo lectura de la ficha Seguridad del

cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones), los usuarios

obtendrán una recomendación de sólo lectura al abrir el archivo. Sin embargo, esto no

impide que los usuarios abran el archivo como lectura/escritura para poder cambiar el

archivo y guardar sus cambios.

PROTEGER ELEMENTOS ESPECÍFICOS DE LA HOJA DE CÁLCULO

O LIBRO

Al compartir un archivo de Excel para que otros puedan colaborar en los datos, puede evitar

que los usuarios realicen cambios en elementos específicos del libro o la hoja de cálculo

protegiendo (o bloqueando) ciertas partes del archivo. También puede especificar una

contraseña para permitir que los usuarios individuales modifiquen elementos específicos.

Importante Los siguientes tipos de protección no deben confundirse con la seguridad de

los archivos; no están diseñados para hacer el libro más seguro ni pueden protegerlo frente

a usuarios malintencionados.

Protección de elementos de la hoja de cálculo

Al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean de forma predeterminada, y

los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden

insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin

embargo, puede especificar qué elementos pueden modificar los usuarios cuando proteja la

hoja de cálculo.

Para proteger una hoja de cálculo, seleccione Protección en el menú Herramientas y, a

continuación, haga clic en Proteger hoja. Puede controlar el acceso a elementos

individuales de la hoja de cálculo u hoja de gráfico si activa o desactiva las siguientes

casillas de verificación.

OPCIONES DE HOJA DE CÁLCULO

Casilla de

verificación Si está desactivada, impide que los usuarios puedan

Seleccionar

celdas

bloqueadas

Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla de verificación

Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de

celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar

celdas bloqueadas.

Seleccionar

celdas

desbloqueadas

Mover el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de

verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo

Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden

seleccionar celdas desbloqueadas, y pueden presionar la tecla TAB para

desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo

protegida.

Formato de

celdas

Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato

de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos condicionales

antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un

usuario especifica un valor que satisfaga una condición diferente.

Formato de

columnas

Usar cualquiera de los comandos del submenú Columna del menú

Formato, incluido cambiar el ancho de columna u ocultar columnas.

Formato de filas Usar cualquiera de los comandos del submenú Fila del menú Formato,

incluido cambiar el alto de fila u ocultar filas.

Insertar

columnas Insertar columnas.

Insertar filas Insertar filas.

Insertar

hipervínculos Insertar nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.

Eliminar

columnas

Eliminar columnas. Observe que si Eliminar columnas está protegida e

Insertar columnas no está también protegida, un usuario podría

insertar columnas que no puede eliminar.

Eliminar filas Eliminar filas. Observe que si Eliminar filas está protegida e Insertar

filas no está también protegida, un usuario podría insertar filas que no

puede eliminar.

Ordenar

Usar cualquiera de los comandos Ordenar del menú Datos, o los

botones Ordenar de la barra de herramientas Estándar. Los usuarios

no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja de cálculo

protegida, independientemente de esta configuración.

Usar Autofiltro

Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro de un rango

autofiltrado. Los usuarios no pueden crear ni quitar rangos autofiltrados

en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta

configuración.

Usar informes de

tabla dinámica

Aplicar formato, cambiar el diseño, actualizar, o modificar de algún

otro modo informes de tabla dinámica, o crear nuevos informes.

Modificar

objetos

Efectuar cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas,

gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que

no se bloquearon antes de proteger la hoja de cálculo. Por

ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una

macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero

no puede eliminar el botón.

Efectuar cambios, por ejemplo de formato, en un gráfico

incrustado. El gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus

datos de origen.

Agregar o editar comentarios.

Modificar

escenarios

Ver escenarios que ha ocultado, realizar cambios en escenarios

protegidos frente a modificaciones y eliminar dichos escenarios. Los

usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las

celdas no están protegidas y agregar nuevos escenarios.

Nota Si ejecuta una macro que afecta a un elemento que está protegido en la hoja de

cálculo, aparece un mensaje y la macro deja de ejecutarse.

OPCIONES DE HOJA DE GRÁFICO

Casilla de

verificación Si está activada, impide que los usuarios puedan

Contenido

Efectuar cambios en elementos que forman parte del gráfico, por ejemplo

series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando los cambios

que se efectúan en sus datos de origen.

Objetos Efectuar cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de texto y

controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja de

gráfico.

Permiso para tener acceso a áreas específicas de una hoja de cálculo protegida

Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los que desea que

los usuarios puedan cambiar o introducir datos. Puede:

Desbloquear celdas para todos los usuarios en la ficha Protección del cuadro de

diálogo Formato de celdas (menú Formato, comando Celdas).

Desbloquear celdas para usuarios específicos en el cuadro de diálogo Permitir que

los usuarios modifiquen rangos (menú Herramientas, submenú Protección,

comando Permitir que los usuarios modifiquen rangos).

Los usuarios que especifique en el cuadro de diálogo Permisos para rango (botón

Permisos) pueden modificar el rango automáticamente sin escribir la contraseña. A los

demás usuarios se les pedirá la contraseña cuando deseen modificar el rango.

Tenga en cuenta lo siguiente:

Si una celda pertenece a más de un rango, los usuarios que tengan autorización para

modificar cualquiera de los rangos podrán modificar la celda.

Si un usuario intenta modificar varias celdas y sólo tiene autorización para

modificar algunas de ellas, aparecerá un mensaje indicándole que debe seleccionar y

modificar las celdas una a una.

Si especifica rangos en el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen

rangos sin asignar una contraseña, dichos rangos se desbloquearán para todos los

usuarios.

Protección mediante contraseña de elementos de hojas de cálculo y de libros

Al proteger un libro u hoja de cálculo para bloquear sus elementos, agregar una contraseña

es opcional. En este contexto, la contraseña sólo sirve para permitir el acceso a ciertos

usuarios e impedir que realicen cambios otros. Este nivel de protección mediante

contraseña no asegura que todos los datos confidenciales del libro estén protegidos. Para

lograr una seguridad óptima, debería usar una contraseña para proteger el propio archivo de

libro frente a accesos no autorizados.

Nota Es muy importante que recuerde la contraseña especificada. Sin la contraseña, no

hay forma de desproteger el libro o la hoja de cálculo.

Importante Use contraseñas seguras que combinan letras en mayúsculas y minúsculas,

números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no mezclan dichos

elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de no segura, Casa27.

Utilice una contraseña segura que pueda recordar para no tener que anotarla en ningún sitio.

Protección de la estructura y la ventana del libro

Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen

hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los

usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha configurado para mostrar

un libro. La protección de la estructura y la ventana del libro se aplica a todo el libro.

Para proteger un libro, seleccione Protección en el menú Herramientas y, a continuación,

haga clic en Proteger libro.

Puede elegir qué elementos desea proteger (estructura, ventanas del libro, o ambos)

activando o desactivando las siguientes casillas de verificación.

OPCIONES DE LIBRO

Casilla de

verificación Si está activada, impide que los usuarios puedan

Estructura

Ver hojas de cálculo que haya ocultado.

Mover, eliminar, ocultar o cambiar los nombres de las hojas de

cálculo.

Insertar nuevas hojas de cálculo u hojas de gráfico. (Sin embargo,

los usuarios pueden agregar gráficos incrustados a las hojas de

cálculo existentes ejecutando el Asistente para gráficos).

Mover o copiar hojas de cálculo en otro libro.

En informes de tabla dinámica, mostrar los datos de origen de una

celda en el área de datos, o mostrar páginas Campo de página en

hojas de cálculo independientes.

Para escenarios, crear un informe de resumen de escenario.

En el complemento Herramientas para análisis, usar las

herramientas de análisis que colocan los resultados en una nueva

hoja de cálculo.

Grabar nuevas macros.

Nota Si ejecuta una macro que incluye una operación que no se puede

realizar en un libro protegido, aparecerá un mensaje y la macro dejará de

ejecutarse.

Ventanas

Cambiar el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando

éste se abre.

Mover, cambiar el tamaño o cerrar las ventanas. (Sin embargo, los

usuarios pueden ocultar o mostrar ventanas).

Nota En el Editor de Visual Basic, los programadores pueden proteger las macros para

que los usuarios no puedan verlas ni modificarlas. Los programadores pueden proteger las

macros mediante la ficha Protección del cuadro de diálogo Propiedades del proyecto del

Editor de Visual Basic (menú Herramientas, comando Propiedades del proyecto). Para

obtener más información, vea la Ayuda de Visual Basic.

Para ocultar todo un libro de forma que los usuarios no puedan verlo pero sí tener acceso a

contenido como macros, utilice el comando Ocultar del menú Ventana y, a continuación,

guarde el libro oculto.

Protección de datos confidenciales

Las características de Excel relacionadas con las operaciones de ocultar datos o bloquear

datos mediante contraseñas no están diseñadas para proteger datos o información

confidencial en Excel. Estas características pretenden simplemente esconder datos o

fórmulas que podrían confundir a algunos usuarios o impedir que se vean o modifiquen

dichos datos.

Excel no cifra los datos que están ocultos o bloqueados en un libro. Para impedir la

modificación de datos confidenciales y ayudar a protegerlos para que no se puedan ver,

puede que desee limitar el acceso a cualquier archivo de libro que contenga dicho tipo de

información, almacenándolos en ubicaciones que sólo sean accesibles para los usuarios

autorizados. (MICROSOFT OFFICE 2010)

BIBLIOGRAFIA:

1. IDEAS DE EXCEL 2010 . (s.f.). Obtenido de http://ideasdeexcel.blogspot.com/2010/09/proteger-elementos-de-una-hoja-de.html

2. MICROSOFT OFFICE 2010. (s.f.). Obtenido de http://office.microsoft.com/es-ar/excel-help/introduccion-a-la-seguridad-y-proteccion-en-excel-HP005238854.aspx