secretaría general organización de los estados americanos desarrollo e implantación de un sistema...
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Secretaría GeneralOrganización de los Estados Americanos
Desarrollo e Implantación de un Sistema de Planificación, Control y Evaluación
Presentación del DPCE a la CAAP29 de Noviembre, 2006
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Mandato: AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06)
13. Evaluación y control de resultados
a. Encomendar al Secretario General que, con el objeto de mejorar la transparencia y eficacia de las operaciones de la Secretaría General, continúe los esfuerzos por establecer sistemas adecuados de planificación, control y evaluación que permitan a los Estados Miembros dar seguimiento a la programación y control presupuestario
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Departamento de Planificación, Control y Evaluación (DPCE)
Funciones: • Coordinar los procesos de planificación, control y
evaluación de toda la Secretaría General• Desarrollar y administrar los instrumentos que
permitan una gestión articulada de los procesos de planificación, control y evaluación
• Gestionar la programación y control presupuestarios en coordinación con la SAF
• Gestionar información gerencial y estadísticas institucionales necesarias para toma de decisiones
• Secretaría Técnica de la Comisión de Evaluación de Proyectos
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Definiciones:
1. Planificación = Proceso de proyección de actividades, de anticipación de resultados y de asignación de recursos
2. Control = Registro sistemático de resultados alcanzados y recursos ejecutados (sirve para determinar si se hizo lo planificado)
3. Evaluación = Proceso de valoración de resultados de acuerdo a parámetros e indicadores preestablecidos (para que sirvió)
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Desarrollo e Implantación del Sistema
Pasos: Desarrollo de instrumentos de
planificación y control Formulación de planes operativos y
programación presupuestaria Control operativo Evaluación de resultados
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Sistema de Planificación, Control y Evaluación
Planificación Estratégica
Planificación yControl Operativo
Monitoreo y Evaluación
Programación y Control Presupuestario
Programación y Control Presupuestario
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Componentes del Sistema
Planificación estratégica: Define objetivos y cursos de acción a seguir, establece prioridades y orienta el uso de recursos
Contenidos: Definición de visión y misión institucionales Establecimiento de marco temporal de referencia Identificación de estrategias y líneas de acción Definición de objetivos y metas estratégicas Desarrollo de programas y metas de gestión Formulación de planes de implementación (planificación
operativa y programación presupuestaria) Sistema de monitoreo, evaluación y control
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Componentes del Sistema (cont.)
Planificación operativa: Identificación de metas operativas para cada dependencia de la SG y su incorporación en calidad de metas programáticas en la elaboración del presupuesto
Metodología:
Elaboración de tabla de productos-procesos para la clasificación y administración de metas
Elaboración de tabla de recursos para la estimación de costos de las metas
Identificación y registro de metas operativas de las dependencias de la SG, en el marco de las metas de gestión
Asignación de recursos a cada meta operativa Elaboración del Plan Operativo Anual (POA) Programación presupuestaria por metas operativas
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Componentes del Sistema (cont.)
Control Operativo: Registro del grado de cumplimiento de las metas operativas para cada dependencia de la SG y de las expectativas de cumplimiento pleno al finalizar el año
Metodología: Registro y justificación del cumplimiento de cada
meta, en términos físicos y presupuestarios Registro y justificación de la expectativa de
cumplimiento hasta fin de año Imputación de recursos presupuestarios a metas
ejecutadas
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Instrumentos de Planificación y Control
Ejemplos
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Tabla Productos-Procesos
Cód Denominación abreviada
PE 01 FORO DE DIALOGO HEMISFERICOPE 02 PROCESOS POLITICOSPE 03 DESARROLLO INTEGRALPE 04 SEGURIDAD MULTIDIMENSIONALPE 05 DERECHOS HUMANOSPE 06 ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALESPE 07 FORMACION DE RECURSOS HUMANOSPE 08 SERVICIOS CULTURALESPE 09 SERVICIOS DE CONFERENCIAS
PRODUCTOS
1. Productos Externos
PRODUCTOS
Cód. Denominación
PROCESOS
Cód Denominación
PE 06
PE 06 03 Programas y proyectos de investigación y asistencia técnica en jurisprudencia internacional
PE 06 04
ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES
PE 06 01 Cuerpos políticos y organismos especializados en legislación internacional
Servicios especializados en asuntos jurídicos internacionales
PE 06 02 Mecanismos de seguimiento a acuerdos y mandatos
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PE 06 01 01 Prestación de servicios de secretaría técnica y de asesoría en asuntos jurídicos internacionales a los cuerpos y órganos políticos de la organización
PE 06 01 02 Prestación de servicios de secretaría al Comité Jurídico Interamericano y las Conferencias Especializadas Interamericanas sobre temas de derecho internacional
PE 06 01 03 Prestación de servicios de secretaría del mecanismo de seguimiento de la Convención Interamericana contra la Corrupción
PE 06 01 04
PE 06 01 05
SUBPROCESOSPROCESOS
Cód DenominaciónCód Denominación
PE 06 01 Cuerpos políticos y organismos especializados en legislación internacional
Tabla Productos-Procesos
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Productos – Procesos - Subprocesos
PE 06 01 01 Prestación de servicios de secretaría técnica y de asesoría en asuntos jurídicos internacionales a los cuerpos y órganos políticos de la organización
PE 06 01 02 Prestación de servicios de secretaría al Comité Jurídico Interamericano y las Conferencias Especializadas Interamericanas sobre temas de derecho internacional
PE 06 01 03 Prestación de servicios de secretaría del mecanismo de seguimiento de la Convención Interamericana contra la Corrupción
PE 06 01 04
PE 06 01 05
PE 06 02 01 Desarrollo de propuestas para el seguimiento a convenciones y tratados interamericanos de cooperación jurídica y judicial
PE 06 02 02 Creación de redes para la difusión de información sobre mecanismos de cooperación jurídica
PE 06 02 03 Seguimiento a la implementación de acuerdos, tratados, convenciones y mandatos
PE 06 02 04
PE 06 03 01 Elaboración de propuestas de estrategias, planes de acción y programas de fortalecimiento de la asistencia jurídica entre los Estados
PE 06 03 02 Preparación de estudios e investigaciones sobre desarrollo y codificación del derecho internacional
PE 06 03 03
Ejecución directa de proyectos de asistencia técnica y capacitación sobre derecho internacionalPE 06 03 04
PE 06 04 01 Asesoría a las otras áreas de la Secretaría en asuntos de derecho internacional y contribución a tratados internacionales
PE 06 04 02 Planeación y desarrollo de cursos de capacitación sobre derecho internacional
PE 06 04 03 Publicación de estudios y trabajos sobre temas jurícos
PE 06 04 04
PE 06 02 Mecanismos de seguimiento a acuerdos y mandatos desarrollados
PE 06 01 Cuerpos políticos y organismos especializados en legislación internacional apoyados y fortalecidos
Servicios especializados en asuntos jurídicos internacionales prestados
PE 06 03 Programas y proyectos de investigación y asistencia técnica en jurisprudencia internacional formulados y ejecutados
PE 06 04
ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES
PE 06
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Ejemplo registro de metas
41B 41D 41E
OF
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ION
JU
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Unidad de medida
Cant.
9 27 21 4. ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES41B. OFICINA EJECUTIVA DEL DIRECTOR
P 41B 1 XAsesoramiento a la AG y a la Reunión de Consulta en asuntos de derecho internacional
P 41B 2 XProyectos de resolución para la AG, CP, y comisiones en temas jurídicos internacionales
P 41B 3 XGestión de financiamiento para programas y proyectos de derecho internacional
P 41B 4 XGestión y supervisión del Programa Interamericano de Derecho Internacional
P 41B 5 X Gestión de asuntos jurídicos internacionalesP 41B 6 Documento 1 Plan operativo anual del área de derecho internacional
P 41B 7 XMantenimiento de relaciones con otras instituciones en el campo del derecho internacional
P 41B 8 X Administración del sitio web de derecho internacional P 41B 9 X Gestion y supervision administrativa del area
41D. DERECHO INTERNACIONAL
P 41D 1 Reunión 2Reuniones anuales del Comité Jurídico Interamericano (1 de 2 semanas /1 de 4 semanas)
P 41D 2 Documento 1 Proyecto de declaración sobre pueblos indígenas
P 41D 3 Documento 1 Proyecto de convención sobre racismo
P 41D 4 Documento 2Plan de acción sobre personas con discapacidad y reglamento del comite consultivo
P 41D 5 Documento 2 Proyectos de convención para la CIDIP-VII
SUBPROGRAMASMETAS OPERATIVAS DE LA UNIDAD DE GESTIÓN
CÓDIGO
TIPO
DESCRIPCIÓN
Cu
alit
ati
va
Cuantitativa
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Resumen de Metas – POA 2007
FOR
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ALES
CAPITULO DENOMINACION DEL CAPITULO PE 01 PE 02 PE 03 PE 04 PE 05 PE 06 PE 07 PE 08 PE 09 PE PI PO Grand Total
1 SECRETARIO GENERAL 1 6 1 1 2 11 43 7 61
2 SECRETARIO GENERAL ADJUNTO 13 4 19 2 33 1 6 21 1 100 59 10 169
3ORGANISMOS AUTÓNOMOS Y DESCENTRALIZADOS 3 30 46 79 18 5 102
4DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURÍDICOS INTERNACIONALES 11 35 1 47 6 1 54
5
SUBSECRETARÍA DE SEGURIDAD MULTIDIMENSIONAL 85 85 4 89
6
SUBSECRETARÍA DE ASUNTOS POLÍTICOS 4 95 99 15 114
7SECRETARÍA EJECUTIVA PARA EL DESARROLLO INTEGRAL 1 194 4 199 20 1 220
8SUBSECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 3 1 1 1 6 109 28 143
9INFRAESTRUCTURA BÁSICA Y COSTOS COMUNES 0 6 6 12
Grand Total 36 106 214 87 64 37 57 24 1 626 280 58 964
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Ejemplo costeo de metas – Recursos Humanos
SUBPROGRAMA # Meta Descripción de la meta Exist Adic Exist Adic
41B 1Asesoramiento a la AG y a la Reunión de Consulta en asuntos de derecho internacional
D01 Director Mes/Persona 17.52 1.00 17.52 17.52
G06Servicios generales
Mes/Persona 7.84 1.00 7.84 7.84
P05 Profesional Mes/Persona 15.87 2.50 39.68 39.68
TOTAL RECURSOS HUMANOS META 1 65.04
41B 2Proyectos de resolución para la AG, CP, y comisiones en temas jurídicos internacionales
D01 Director Mes/Persona 17.52 2.50 43.80 43.80
G06Servicios generales
Mes/Persona 7.84 2.50 19.60 19.60
P05 Profesional Mes/Persona 15.87 3.50 55.55 55.55
TOTAL RECURSOS HUMANOS META 2 118.95
RECURSOS HUMANOS
Deno
min
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Unid
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En la
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e
Clase Costo unitario Cantidades Valor presup
Total
Fuer
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sed
e Permanentes No permanentes
Unitario
Códi
go
18
Ejemplo costeo de metas – Recursos Materiales
SUBPROGRAMA # Meta Descripción de la meta
41B 1Asesoramiento a la AG y a la Reunión de Consulta en asuntos de derecho internacional
306 MATERIAL DE OFICINA año/unidad organizativa 0.11 0.70 0.08
215 TELEFONO/FAX contratación 0.11 2.60 0.29
213SERVICIOS DE INTERNET Y LAN
contratación 0.11 0.60 0.07
303 DOCUMENTOS IMPRESOS año/unidad organizativa 0.11 0.20 0.02
TOTAL RECURSOS MATERIALES META 1 0.46
41B 2Proyectos de resolución para la AG, CP, y comisiones en temas jurídicos internacionales
306 MATERIAL DE OFICINA año/unidad organizativa 0.11 0.70 0.08
215 TELEFONO/FAX contratación 0.11 2.60 0.29
213SERVICIOS DE INTERNET Y LAN
contratación 0.11 0.60 0.07
303 DOCUMENTOS IMPRESOS año/unidad organizativa 0.11 0.20 0.02
TOTAL RECURSOS MATERIALES META 2 0.46
RECURSOS MATERIALES Y ACTIVOS
Clase
Cant
idad
Valor presupuestado
Códi
go Descripción Unitario Total
Unidad de medida
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Ejemplo de Control Operativo
#Meta 41B. OFICINA EJECUTIVA DEL DIRECTOR
1Asesoramiento a la AG y a la Reunión de Consulta en asuntos de derecho internacional
ALTACumplida en la sesión del período anual de la AG
100% 100% Pueden surgir eventos no programados
2Proyectos de resolución para la AG, CP y comisiones en temas jurídicos internacionales
ALTA
Cumplidos los de las reuniones ya realizadas. En preparación los de las reuniones futuras.
75% 100%
3Gestión de financiamiento para programas y proyectos de derecho internacional
MEDIA
Convenios logrados con Estados Unidos y negociaciones en curso con Canadá
67% 10%Canadá-CIDA manifestó su interés en financiar proyectos, pero es poco probable que se concrete en el 2006
CUMPLIMIENTO DE LA META LOGRADO HASTA LA FECHA
ALERTAS PARA TOMA DE DECISION
Descripción de las metas logradas en el período
(sólo cuando el grado de avance es mayor que cero)
% A
vanc
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umul
ado
logr
ado
Res
pons
abili
dad
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part
ida
con
unid
ades
o p
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os
Estimación de cumplimiento 100% en fecha
Observaciones, justificaciones, problemas y recomendaciones relativas al cumplimiento de metas y
pronóstico de cumplimiento
No
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Poco
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Muy
pro
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e
Se c
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(pes
o / 1
00)
20
Resultados de Control Operativo
1 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES% AVANCE PROMEDIO Y ESTIMACION DE CUMPLIMIENTO POR SUBPROGRAMA
CODIGO DESCRIPCION SUBPROGRAMA TOTAL% AVANCE PROMEDIO
PROBABILIDAD DE CUMPLIMIENTO AL 100%
CODIGO DESCRIPCION DEL SUBPROGRAMA41B OFICINA EJECUTIVA DEL DIRECTOR 9 76.0% 88.9%41D DERECHO INTERNACIONAL 33 61.1% 73.3%41E COOPERACION JURIDICA 26 73.1% 78.1%
TOTAL 68 67.6% 77.2%
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Resultados de Control Operativo
2 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES% AVANCE PROMEDIO Y ESTIMACION DE CUMPLIMIENTO POR PRODUCTO
CODIGO DESCRIPCION PRODUCTO TOTAL% AVANCE PROMEDIO
PROBABILIDAD DE CUMPLIMIENTO AL 100%
PE 01 FORO DE DIÁLOGO HEMISFÉRICO 13 66.9% 83.8%PE 06 ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES 42 65.1% 72.5%PE 08 SERVICIOS CULTURALES 1 67.0% 20.0%PI AF SERVICIOS ADMINISTRATIVO-FINANCIEROS 2 75.0% 100.0%PI CI COORDINACION INSTITUCIONAL LOGRADA 5 73.4% 98.0%
PI TV 1 95.0% 100.0%
PO CI CAPACIDAD INFORMATICA 1 100.0% 100.0%PO PE CAPACIDAD DE GESTION DE PRODUCCION EXTERNA 3 72.3% 68.3%
TOTAL 68 67.6% 77.2%
SERVICIOS DE TRANSFERENCIAS Y VENTAS DE BIENES Y SERVICIOS
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Resultados de Control Operativo
3 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES%AVANCE PROMEDIO Y ESTIMACION DE CUMPLIMIENTO POR PROCESO
CODIGO DESCRIPCION PROCESO TOTAL% AVANCE PROMEDIO
PROBABILIDAD DE CUMPLIMIENTO AL 100%
PE 01 0113 66.9% 83.8%
PE 06 0115 56.7% 61.0%
PE 06 02 18 79.6% 94.4%
PE 06 03 4 42.5% 35.0%
PE 06 04 5 56.0% 58.0%PE 08 03 1 67.0% 20.0%PI AF AS 2 75.0% 100.0%PI CI CP 2 75.0% 100.0%PI CI PC 1 67.0% 90.0%PI CI RI 2 75.0% 100.0%PI TV BN 1 95.0% 100.0%PO CI 01 1 100.0% 100.0%PO PE 01 1 80.0% 95.0%PO PE 03 2 68.5% 55.0%
TOTAL 68 67.6% 77.2%
Gestión administrativaConducción política y gerencial
Mecanismos de seguimiento a acuerdos y mandatosProgramas y proyectos de investigación y asistencia técnica en jurisprudencia internacionalServicios especializados en asuntos jurídicos Gestión de servicios culturales
Desarrollo de instrumentos de gestiónDesarrollo de fuentes de financiamiento
Planificación y control institucionalRelaciones públicas e institucionalesGestión de transferencia y venta de bienesDesarrollos informáticos
Foros políticos de diálogo hemisférico
Cuerpos políticos y organismos especializados en legislación internacional
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Resultados de Control Operativo
4 DEPARTAMENTO DE ASUNTOS JURIDICOS INTERNACIONALES%AVANCE PROMEDIO Y ESTIMACION DE CUMPLIMIENTO POR SUBPROCESO
CODIGO DESCRIPCION SUBPROCESO TOTAL% AVANCE PROMEDIO
PROBABILIDAD DE CUMPLIMIENTO AL 100%
PE 01 01 01 2 100.0% 100.0%PE 01 01 02 11 60.9% 80.9%
PE 06 01 01 10 63.7% 62.0%
PE 06 01 02 3 50.0% 66.7%
PE 06 01 03 2 31.7% 47.5%
PE 06 02 02 7 78.6% 100.0%PE 06 02 03 11 80.3% 90.9%PE 06 03 03 4 42.5% 35.0%PE 06 04 02 4 60.0% 72.5%PE 06 04 03 1 40.0% 0.0%PE08 03 02 1 67.0% 20.0%PI AF AS 02 2 75.0% 100.0%PI CI CP 02 2 75.0% 100.0%PI CI PC 02 1 67.0% 90.0%PI CI RI 01 1 75.0% 100.0%PI CI RI 02 1 75.0% 100.0%PI TV BN 02 1 95.0% 100.0%PO CI 01 04 1 100.0% 100.0%PO PE 01 04 1 80.0% 95.0%PO PE 03 02 2 68.5% 55.0%
TOTAL 68 67.6% 77.2%
Ejecución directa de proyectos de desarrollo de instrumentos de gestiónGestión de fuentes de financiamiento
Ventas de bienes a tercerosEjecución directa de proyectos de desarrollo de capacidad informática
Gestión de gerencia institucionalGestión de planificación operativa institucionalGestión de relaciones institucionalesGestión de difusión e imagen institucional
Prestación de servicios de secretaría a los órganos políticos de mas alto nivel Preparación de documentos de base sobre temas prioritarios de la OEA para
Prestación de servicios de secretaría técnica y de asesoría en asuntos jurídicos internacionales a los cuerpos y órganos políticos de la organización
Prestación de servicios de secretaría al Comité Jurídico Interamericano y las Conferencias Especializadas Interamericanas sobre temas de derecho internacional
Planeación y desarrollo de cursos de capacitación sobre derecho internacional Publicación de estudios y trabajos sobre temas jurídicos Gestión de servicios culturales especiales para misiones e institucionesServicios administrativos
Prestación de servicios de secretaría del mecanismo de seguimiento de la Convención Interamericana contra la CorrupciónCreación de redes para la difusión de información sobre mecanismos de Seguimiento a la implementación de acuerdos, tratados, convenciones y Ejecución directa de proyectos de asistencia técnica y capacitación sobre
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Resultados
En cumplimiento del mandato de que los Estados Miembros puedan dar seguimiento a la programación y control presupuestario, el sistema de planificación, control y evaluación ofrece información sobre:
1. Identificación de metas
2. Gasto por meta
3. Estado de ejecución de metas
4. Impacto de cambios en metas
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Próximos Pasos
Plan Operativo 2006 (ex-post): En desarrollo actualmente Control operativo disponible en marzo 2007
Plan Operativo 2007: Desarrollado en feb-mar 2006 Primer control trimestral en abril 2007 Tablero de control disponible a partir de
marzo 2007. Plan Operativo 2008:
En proceso en apoyo a la programación presupuestaria de 2008.