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1
COLEGIO DE BACHILLERES
SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
PROCEDIMIENTO PARA EL
SERVICIO DE MANTENIMIENTO A PLANTELES
FEBRERO 2015
2 ÍNDICE
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
Página
Procedimiento para el Servicio de Mantenimiento a Planteles
Introducción 3
Identificación de Procesos 4
Validación 5
Presentación del Documento 6
Diagrama de Flujo 9
Descripción de Actividades 10
Anexos y Registros 13
Historial de Cambios 14
Hoja de Código 17
3 INTRODUCCIÓN
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
Introducción
El propósito del presente documento es establecer los procedimientos que permitan brindar los servicios
de mantenimiento para el adecuado funcionamiento de los equipos, edificios, zonas verdes a Planteles.
El documento está integrado por la identificación de etapas, las políticas, la validación correspondiente,
la presentación que considera el objetivo, glosario, marco normativo, referencias, alcance y
responsabilidades, anexos y registros de los formatos a utilizar, así como el historial de cambios en el
que se mencionan los motivos de la actualización del documento.
4
IDENTIFICACIÓN
DE
PROCESOS
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO A PLANTELES
Toda
s la
s Áre
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ante
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Man
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s Pl
ante
les
Propuestas para mejora del procedimiento
Atención de necesidades inmediatas
REALIZARIDENTIFICAR TRAMITAR SUPERVISAR
Áre
as e
n ge
nera
l en
Plan
tele
s
Servicio menor
Servicio mayor
Servicio externo
Mantenimiento correctivo o preventivo
Servicio de Mantenimiento
Solicitud de Servicio de Mantenimiento
Cotizaciones
5 VALIDACIÓN
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
Elaboraron
Lic. Jorge Guerrero Almaraz C. Carlos Maya García
Director de Servicios Administrativos y Bienes Subdirector de Bienes y Servicios
Aprobó
M. en A. José Luis Cadenas Palma
Secretario Administrativo
Autorizó
Dra. Sylvia B. Ortega Salazar
Directora General del Colegio de Bachilleres
6 PRESENTACIÓN
DEL
DOCUMENTO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
Objetivos:
Proporcionar los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo necesario a planteles a fin de
conservar las instalaciones de inmuebles y equipo en condiciones óptimas de funcionamiento.
Glosario y Acrónimos:
Control.-Tipos: control de calidad, control de cantidad; control de costos; control de tiempo. Es el
acto de registrar la medición de resultados de las actividades ejecutadas por personas y equipos en un
tiempo y espacio determinado.
Cotizar.- Acción de investigar precios de un producto en específico en el mercado local, nacional o
internacional.
Evaluar.-Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un momento y espacio dados, con
los resultados esperados en ese mismo momento. Es buscar las causas de su comportamiento,
entenderlas e introducir medidas correctivas oportunas.
Folio.- Hoja numerada de un escrito o libro.
Conservación de una cosa en buen estado o en una situación óptima para evitar su degradación.
Servicio.- Es un conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades de un cliente o
usuario. Se encarga de realizar un trabajo que satisface determinadas necesidades de una comunidad.
Marco normativo:
Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales.
D.O.F 16 -07-2010.
Procedimiento de Integración del Programa Anual de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Referencias:
Procedimiento de Servicio de Mantenimiento a Planteles. 23 -11-1981
Alcance:
Las directrices establecidas en este documento serán de observancia obligatoria para la/el Secretario
Académico, la/el Director de Plantel y la/el Director de Servicios Administrativos y Bienes,
Subdirector/a de Bienes y Servicios y Departamento de Mantenimiento e Infraestructura.
7 PRESENTACIÓN
DEL
DOCUMENTO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
Responsabilidades:
Secretaría Académica, Dirección de Servicios Administrativos y Bienes, Dirección de Plantel.
Fecha de
documentación:
Día Mes Año
19 11 2014
Núm. de
revisión Segunda
8 PRESENTACIÓN
DEL
DOCUMENTO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
Políticas
1. Es responsabilidad del Departamento de Mantenimiento dar servicio a planteles cuando estos
carezcan de los recursos técnicos necesarios.
2. Los servicios de mantenimiento a planteles sólo podrán solicitarlo las siguientes personas:
Coordinador/a Sectorial.
Director/a de Plantel.
Jefe/a de la Unidad Administrativa.
3. Los servicios de mantenimiento a planteles se deben solicitar a través de la Solicitud de Servicio
de Mantenimiento (Anexo 1), dirigido a la SA y al Titular de la DSAB en documento o vía
electrónica (correo electrónico).
4. Revisar si la Solicitud de Servicio de Mantenimiento por sus características específicas requeridas
indica si el servicio es menor o mayor de acuerdo a los estándares de atención establecidos. (Anexo
1, reverso)
Servicio menor es atendido por el área de mantenimiento del Plantel solicitante.
Servicio mayor es atendido por el área de mantenimiento de Oficinas Generales.
5. La Solicitud de Servicio de Mantenimiento debe especificar claramente:
El equipo en cuestión a reparar y fallas que se presentan.
Si es parte del inmueble, indicar lugar exacto, la falla o deterioro del edificio para su
reparación.
9 DIAGRAMA
DE
FLUJO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
PLANTEL SOLICITANTE DIRECCIÓN DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS Y BIENES
INICIA
1
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
E INFRAESTRUCTURA
11
NO¿EXIST E EL MATERIAL ?
SI
7
12
2
REVISAR SI LAS
CARACTERIST ICAS
DEL SERVICIO DE
MT TO. ES MENO R O
MAYOR
HOJA DE CONTROL
REVISAR SI
EXISTE EL
MATERIAL
REQ UERIDO EN
PLANTEL
SOLICIT ANTE
16
RECIBIR M ATERIAL O
EL INF ORME DEL
PLANTEL QUE
CUENTA CON EL
MATERIAL
SOLICITUD DE
SERVICIO
SOLICIT UD DE
SERVICIO F IRMADA
DE CONFORMIDAD
19
SOLICITUD DE
SERVICIO F IRMADA
DE CONFORMIDAD
JEFE /A DE MT TO.
RECIBIR SOLICITUD Y
ACUDIR A
SUPERVISAR QUE EL
TRABAJO ESTÈ B IEN
REALIZ ADO
REVISAR EN HOJA
DE CONTROL S I
EXISTE EL
MATERIAL EN EL
ALMACEN
GENERAL
SOLICITUD DE
SERVICIO
RECIBIR SOLICITUD
DE SERVICIO Y
TURNA COPIA
4
SOLICITUD DE
SERVICIO
RECIBIR Y FIRMAR
DE RECIBO Y
TURNAR AL DEPTO.
DE
MANTENIMIENT O E
INF RAESTRUCTURA
5
6
SOLICITUD DE
SERVICIO
RECIBIR Y REVISAR
LA SOLICIT UD,
COLOCAR SELLO Y
ASIGNAR NÚM ERO
DE FOLIO
ANALIZ AR SI EL
SERVICIO SE
REALIZ A CON
PERSONAL DE
MT TO DE O.G.O
CON COM PAÑÍA
PARTICULAR
15
NO¿EXIST E EL MATERIAL EN
EL ALMACEN?
SI
14
NOTIFICAR AL
PLANTEL PARA
QUE LO
ADQ UIERA CON
SUS
RECURSOS
REQUISICIÒ N
ELABORAR
REQ UISICIÒN Y
ENVIAR AL AUXILIAR
DE MT TO. POR EL
MATERIAL
22
NO
¿EL T RABAJO EST Á BIEN
REALIZ ADO?
SI
21
SOLICITUD DE
SERVICIO
ARCHIVAR
SOLICIT UD
FIRMA DA DE
CONFORM IDAD
SOLICITUD DE
SERVICIO
SOLICIT AR AL AUX.
DE MT TO. CORREGIR
EL TRABAJO Y
ARCHIVAR SOLICITUD
DE Vo .Bo. ANO TAR
LA FECHA Y HO RA
DEL TÈRMINO
¿CON PERSONAL DE
MANTENIMIENT O O CON
COMPAÑÍA PARTICULAR?
10
17
ENT REGAR LA
HERRAMIENTA Y
LA SOLICIT UD AL
AUX. DE
MT TO.ACUDIR AL
PLANTEL A
EFECTUAR EL
TRABAJO
18
PERSONAL DE M ANT ENIM IENTO
13
20
3
MAYOR
¿EL SERVICIO ES MAYO R
O MENO R?
MENOR
SOLICITUD DE
SERVICIO.
ELABORAR
SOLICIT UD DE
MT TO. PARA SER
ATENDIDO POR
PESONAL DE MTT O.
DEL PLANTEL
SOLICITUD DE
SERVICIO
ENVIAR SOLICITUD
A DIRECCIÓN DE
SERVICIOS
ADM IINISTRAT IVOS
Y B IENE S.
SUBDIRECCIÓN DE BIENES
Y SERVICIOS
REG ISTRAR EL
NÙMERO DE
FOLIO DEL
SERVICIO POR
PLANTEL
9
RECIBIR FIRMA DE
CONFORM IDAD AL
TÉRMINO DEL
TRABAJO
SOLICITUD DE
SERVICIO F IRMADA
DE CONFORMIDAD
ENT REGAR
SOLICIT UD JUNT O
CON LA
HERRAMIENTA A
LA/EL JEFE DE
MT TO.
23
TERMINO
SOLICIT AR
COTIZACIONES A
DIF ERENT ES
COMPAÑÍAS
27
COMPAÑÌA PARTICULAR
ANALIZ AR LAS
COTIZACIONES Y
EFECTÚA
COMNT RATO CON
LA COPAÑÍA
IDÒNEA
SUPERVISAR QUE
EL TRABAJO SE
REALICE
CONFORM E A LO
ESTIPULADO EN EL
CONTRATO
SOLICITUD DE
SERVICIO
RECABAR F IRMA
DE CONFORMIDAD
EN LA SO LICIT UD Y
ARCHIVAR,
ANO TAR LA FECHA
Y HORA DE
TÉRMINO DEL
SERVICIO
26
28
2524
SURGE NECESIDAD
DE SERVICIO DE
MT TO. ELABORAR
SOLICIT UD DE
MT TO. A LA
DIRECCIÓN DE
SERV. ADM VO S. Y
B IENES
8
10 DESCRIPCIÓN
DE
ACTIVIDADES
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
Etapa Actividad Titular/Responsable
RE
VIS
AR
1. Surge la necesidad del servicio de mantenimiento y se
procede a elaborar la Solicitud de Servicio de
Mantenimiento (Anexo 1). (original y copia) o el correo
electrónico.
CS/Director/a de
Plantel/JUA
2. Revisar y diagnosticar si la necesidad del servicio de
mantenimiento en menor o mayor, por sus características
específicas requeridas, (Anexo1, reverso)
¿El servicio es calificado como mayor?
No: Continuar en la actividad 3.
Sí: Continuar en la actividad 4.
No, es servicio mayor
3. Elaborar Solicitud de Servicio de Mantenimiento para que
sea atendido por personal de mantenimiento adscrito al
Plantel.
Sí, es servicio mayor
4. Realizar Solicitud o correo electrónico y enviar a la
Dirección de Servicios Administrativos y Bienes. (original y
2 copia)
5. Recibir Solicitud o solicitud por correo electrónico y turnar a
la Subdirección de Mantenimiento e Infraestructura
recabando firma de recibido en la copia. (original y 2 copias).
SA/DSAB
6. Recibir y firmar de recibo y turnar a la/el Jefe del
Departamento de Mantenimiento e Infraestructura. SBS
7. Recibir y revisar la solicitud.
Colocar sello de recibo y asignar número de folio. de servicio.
Registrar el número de folio de servicio por Plantel.
Jefe del DMI
8. Analizar si el servicio se otorgará con el personal de
mantenimiento de Oficinas Generales o se contratará el
servicio con una empresa particular.
¿El servicio es con personal de mantenimiento del Colegio o
con empresa particular?
Con personal de mantenimiento de Oficinas
Generales, pasa a la actividad 9
Con empresa particular, pasar a la actividad 21
11 DESCRIPCIÓN
DE
ACTIVIDADES
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
RE
AL
IZA
R E
L T
RA
BA
JO
SO
LIC
ITA
DO
9. Revisar si existe el material que se requiere en el plantel
solicitante.
¿Existe material en el plantel o en el Almacén de Servicios e
Inventario?
Sí: Continuar en la actividad 14.
No: Continuar en la actividad 10.
10. Revisar en la Hoja de Control si existe material en el
Departamento de Almacén e Inventario.
¿Existe material en el Departamento de Almacén e
Inventario?
Sí: Continuar en la actividad 11.
No: Continuar en la actividad 12.
Oficial de
Mantenimiento del
DMI
11. Elaborar requisición y enviar al Oficial de Mantenimiento
por el material. Jefe/a del DMI
12. Notificar al Plantel para que realice la adquisición con
recursos propios o solicitarlo al Departamento de Compras.
13. Recibir material del Oficial de Mantenimiento o el Informe
del plantel de contar con el material.
Jefe/a del DMI
EN
TR
EG
A D
E
TR
AB
AJO
14. Entregar la herramienta, material y la Solicitud de Servicio
del Plantel solicitante a la/el Oficial de Mantenimiento y lo
envía al Plantel correspondiente a efectuar el trabajo.
15. Recabar firma de conformidad de la/el interesado en la
Solicitud de Servicio al término del trabajo. Oficial de
Mantenimiento del
DMI 16. Entregar Solicitud de Servicio firmada junto con la
herramienta a la/el Jefe de Mantenimiento e Infraestructura.
CO
RR
EG
IR
17. Recibir solicitud y acude a verificar que el trabajo esté bien
realizado.
Jefe/a del DMI
18. Recabar firma de conformidad del solicitante.
Firma de conformidad:
SI. Continuar en la actividad 22.
NO. Continuar en la actividad 23.
19. Archivar Solicitud de Servicio firmada en consecutivo.
20. Solicitar a la/el Oficial de Mantenimiento que realice la
corrección necesaria y archivar Solicitud en un consecutivo
una vez que se otorgue su Vo. Bo, regresar a la actividad 14.
12 DESCRIPCIÓN
DE
ACTIVIDADES
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
Anotar la fecha y hora de término del servicio. C
OT
IZA
R Y
CO
NT
RA
TA
R
21. Con empresa particular.
Jefe/a del DMI
22. Solicitar a tres proveedores como mínimo cotizaciones en un
tiempo determinado de 3 días hábiles.
23. Analizar las cotizaciones y efectuar contrato con la compañía
idónea, tiempo determinado 3 días hábiles.
(Solicitar suficiencia económica, cuando le responsa si
mandará a realizar el trabajo).
REALIZAR
TRABAJO
24. Supervisar que el trabajo se realice conforme a lo estipulado
en el contrato.
Solicitar reporte a la Compañía y lo firmará y sellará la/el Jefe de
la Unidad Administrativa o la/el Director del Plantel.
RECIBIR
TRABAJO
25. Recabar firma de conformidad en la Solicitud de Servicio y
archivar en consecutivo.
Anotar la fecha y hora de término del servicio.
TERMINA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
Tiempo aproximado de ejecución
Fecha de
documentación:
Día Mes Año
19 11 2014
Núm. de
revisión Segunda
13 ANEXOS
Y
REGISTROS
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
Nombre del documento Propósito Código del
documento
Solicitud de Servicio de
Mantenimiento Anexo 1
Documentos de
trabajo
Tiempo de
conservación Responsable de conservar
Código de
registro
Procedimientos
Servicio de
Mantenimiento a
Planteles
6 años Dirección de Servicios Administrativos y
Bienes SA-DSAB-SBS-SAP -
P01-FEB-2015
Tiempo aproximado de ejecución:
Fecha de
documentación:
Día Mes Año
19 11 2014
Núm. de
revisión Segunda
14 HISTORIAL
DE
CAMBIOS
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
Revisión No. Fecha de
aprobación Descripción del cambio Motivo
Segunda
2010
Incluir las modificaciones a la
normatividad aplicable.
Manual Administrativo de
Aplicación General en materia
de Recursos Materiales y
Servicios Generales
Modificación en la
nomenclatura de las Unidades
Responsables
Reestructuración
Organizacional del Colegio de
Bachilleres
Tiempo aproximado de ejecución:
Fecha de
documentación:
Día Mes Año
19 11 2014
Núm. de
revisión Segunda
15 ANEXOS
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
Anexo 1
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Subdirección de Bienes y Servicios
Original
DIA M ES AÑO HORA M INUTOS
SOLICITUD DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO
M A TER IA L Y EQU IPO PR OPOR C ION A D O OB SER V A C ION ES
PLANTEL
N OM B R E D E LA / EL TR A B A JA D OR SOLIC ITA N TE ADSCRIPCIÓN
PU ESTO
FIRM A
N OM B R E
C ON FOR M ID A D
N OM B R E D EL R ESPON SA B LE D EL SER V IC IO TR A B A JO R EA LIZA D O
FECHA DE TÉRM INO HORA
D ESC R IPC IÓN D EL SER V IC IO SOLIC ITA D O
A U TOR IZÓ ELA B OR Ó
FIRM A FIRM A
N OM B R E ANVE
RSO
N Ú M ER O D E FOLIO
ELA B OR A D O POR C OM PA Ñ Í A PA R TIC U LA R TR A B A JO R EA LIZA D O
FECHA DE TÉRM INO HORAN OM B R E Y F IR M A
PU ESTO
N OM B R E
PU ESTO
16 ANEXOS
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
Anexo (reverso)
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Subdirección de Bienes y Servicios
REPARACIÓN DE BOMBAS DE AGUA CAMBIO DE INSTALACIÓN DE CONTACTOS ELÉCTRICOS
SISTEMA DE AUTO DE BOMBEO CAMBIO DE LLAVES DE AGUA
CAMBIO DE RED HIDRAÚLICA CAMBIO DE CRISTALES
INSTALACIÓN CANCELERÍA RESANAR
RED DE INSTALACIÓN ELÉCTRICA PINTAR
CAMBIO Y NIVELACIÓN DE PISOS DESTAPAR DRENAJE
REPOSICIÓN DE BARDAS CAMBIO DE MOBILIARIO DE LOS BAÑOS (W.C., LABABOS)
IMPERMEABILIZAR REPARACIÓN DE CHAPAS
REMODELACIÓN APERTURA DE PUERTAS
REPARACIÓN DE BANCAS, MESAS Y SILLAS
REVE
RSO
MAYORES MENORES
CLASIFICACIÓN DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO
17 HOJA
DE
CÓDIGO
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
Procedimiento para el:
Servicio de Mantenimiento a Planteles
DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y BIENES
SUBDIRECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Código: SA-DSAB-SBS-SAP -P01-FEB-2015
TRANSITORIOS
PRIMERO. La elaboración de este procedimiento se concluyó el día ________ de
__________________________ de 20_____, en las áreas del Subdirección de Bienes y Servicios y la
Dirección de Servicios Administrativos y Bienes.
SEGUNDO. El presente Procedimiento fue aprobado por el Comité de Mejora Regulatoria Interna en
su ________ Sesión ___________________, celebrada el día _______________.
TERCERO. El presente Procedimiento fue aprobado por la H. Junta Directiva en su ________ Sesión
______________, celebrada el día _______________, el cual entrará en vigor a partir de esta fecha,
quedando abrogado el documento:
Lic. Irma Velasco López.- Organización