SECRETARÍA GENERAL TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL

MEMORANDUM

PARA: LIC. LUIS ALFONSO PERAL TA CERRJTOS, DIRECTOR EJECUTIVO

e.e.

ING. ROBERTO MORA RUIZ, JEFE DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y GESTIÓN DE CALIDAD LIC. DUQUE MÁRTIR DERAS RECINOS, OFICIAL DE INFORMACIÓN

DE: LIC. LOUIS ALAIN BENA VIDES MONTERROSA, SECRETARIO GENE ASUNTO: COMUNICANDO ACUERDO DEL T.S.E. FECHA: 10 DE FEBRERO DE 2016 CÓDIGO: TSE/SG/SMA-5/ A 177/2016

Para su conocimiento y efectos legales consiguientes, comunico a usted que =sesión celebrada el día diez de febrero del presente año -acta número 1 77-El Organismo Colegiado acuerda aprobar el documento denominado Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos (UGDA) del Tribunal Supremo Electoral, con la modificación respecto de la ubicación de la referida unidad dentro del organigrama o estructura organizativa del Tribunal, situándola bajo la dependencia de la Secretaría General tal como lo fundamenta la opinión jurídica emitida por la Dirección Jurisdiccional y de Procuración, con base en los artículos 68 inciso 2º y 69 letra a) del Código Electoral que es LA norma aplicable de conformidad con los criterios de jerarquía y especialidad.

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TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL República de El Salvador,

Centroamérica

TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL

¡Consolidando la Democracia!

PROPUESTA DE ESTRUCTURACIÓN DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAl Y ARCHIVOS

IUGDAJ DEl TRIBUNAl SUPREMO ElECTORAl

San Salvador, diciembre de 2015

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TRIBUNAi.. SUPREMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ................................... ......... : .................................................................................. 3

1. BASE LEGAL .................. .......... ........................................... ...... ....................... ............................. 4

1.1 Código Electoral ........................................................................................................................ 4

1.2 Ley de Acceso a la Infonnación Pública ................................................................................... 4

1.2. l Lineamientos para la Administración de Archivos Públicos emitidos por el IAIP .......... .. 4

1.3 Nonnas Técnicas de Control Interno Específicas (NTCIE) del Tribunal Supremo Electoral (TSE) .............. .......................... ......... .... ......... ................ .... ....... ........................ 5

2. UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS ........................................................... 5

3. MARCO FUNCIONAL .......... ..... ................................................................... ................................. 7

3 .1 Objetivos de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE ....................................... 7

3 .1.1 Objetivo general. ................................... .............................................................................. 7

3. 1 .2 Objetivos específicos .......................................................................................................... 7

3.2 Visión de la Unidad de.Gestión Documental y Archivos del TSE ............................................ 7

3.3 Misión de la Unidad de Archivo Institucional del TSE ...... ....................................................... 7

3 .4 Ubicación dentro de la Estructura Organizativa ...................................................... .................. 7 (

3.5 Infraestructura .......................................... ..... .................... ..................................................... .... 9

3.6 Atribuciones y Deberes de la Unidad de Gestión Documental y Archivos ............................. 10

3.7 Relaciones Funcionales ....... ..... ............................................................................................... 11

3. 7 .1 Relaciones Internas .......................................... ................................................................. 11

3.7.2 Relaciones Extemas ............................ .... ......................................... ................................. 11

3.8 Línea de autoridad ................................................................. ................ ............... ................... 11 (

3.9 Organigrama de Puestos Sugerido ...... : .................................................................................... 11

4. DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO ..................... ................. 12

5. ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y ARCHIVOS ESPECIALIZADOS ................................................................................ .......................................... 22

6. COMITÉS DE APOYO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS ................. ............. 23

6.1 Comité para la Identificación Documental de la Institución ...................... .... .................. .... ... 23

6.2 Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos ................... ....................... 23

6.3 Comité Institucional de Seguridad y Salud Ocupacional. ....................................................... 24

7. TABLA DE PLAZOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS

RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DEL IAIP ................... 24 (_

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TRtBUHAL SUPREMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del

INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene su origen en el memorándum de la Dirección Ejecutiva UPEGC/2015-016, fechado 30 de noviembre de 2015, mediante el cual se remiten a la Unidad de Planeación Estratégica y Gestión de Calidad, copias de los lineamientos de gestión documental y archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP) a fin de presentar propuesta para la creación y respectivo lugar donde debiese estar dentro del organigrama institucional, la unidad que describen.

Al respecto, se ha estructurado la propuesta partiendo de la base legal establecida en las leyes relacionadas, para luego continuar con el planteamiento del marco funcional de la unidad a crear incluyendo sus objetivos, visión y misión; localización y funciones.

De igual manera se proponen las relaciones funcionales internas y externas que tendría esta nueva unidad y su ubicación dentro del organigrama institucional, en el marco de la dependencia jerárquica bajo la cual operaría.

Seguidamente se procede a desarrollar el modelo propuesto en cuanto a la estructura de puestos, organigrama de la unidad junto . a la descripción y especificación de puestos de trabajo mediante lo cual se define el nombre de cada puesto, su dependencia, autoridad, función principal, responsabilidades y perfil del mismo.

Finalmente, se plantea lo relativo a la responsabilidad de las unidades administrativas del TSE en cuanto a los archivos de gestión y los archivos especializado, lo atinente a los comités de apoyo a la gestión documental para cerrar con la tabla de plazos de que dispone el TSE para cumplir con las obligatoriedades contenidas en los lineamientos del IAIP, quedando menos de un año para desarrollar todo el trabajo que esto implica.

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TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documenta/ y Archivos del TSE

l. BASE LEGAL

La creación de la Unidad de Gestión Documental y Archivos, está sustentada sobre la base legal que se describe a continuación:

1.1 Código Electoral

El Código Electoral promulgado por la Asamblea Legislativa mediante el Decreto Nº 413 de fecha 3 de julio de 2013, publicado en el Diario Oficial No. 138, Tomo 400, de fecha 26 del mismo mes y año, señala en su Art. 67 que "El Tribunal podrá crear las dependencias

temporales o permanentes que estime conveniente, de acuerdo a sus necesidades y dentro

de la naturaleza y funciones que establece la ley". Para el caso, esta disposición se relaciona con los siguientes aspec1·os legales:

1.2 Ley de Acceso a la Información Pública

El Decreto Legislativo Nº 534 relativo a la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP)

publicado en el Diario Oficial Ne 70, Tomo 391 de fecha 8 de abril de 2011, describe en su Título IV lo concerniente a la administración de archivos en lo que atañe a lineamientos, funcionamiento, responsable y características de los mismos, lo cual deben cumplir las instituciones públicas como entes obligados. El Art. 43 de esta Ley dice que "Los titulares

de los entes obligados designurán a un .funcionario responsable de los archivos en cada

entidad, quien será el encargado de la organización, catalogación, conservación y

administración de los documertos de la entidad; además, elaborará y pondrá a disposición

del público una guía de la c. 'ganización del archivo y de los sistemas de clasificación y

catalogación."

1.2.1 Lineamientos para la Administración de Archivos Públicos emitidos por el IAIP

Con base en el Art. 40 de la LAIP, el Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP) ha emitido y comunicado al TSE los Lineamientos relacionados con la Gestión

Documental y Archivos, los cuales comprenden: a) Lineamiento n.º 1: Creación del Sistema Institucional de Gestión Documental y

Archivos. b) Lineamiento n.' 2: Perfiles de los Funcionarios de la Unidad de Gestión

Documental y archivos. c) Lineamiento n. º 3: Identificación y Clasificación Documental. d) Lineamiento n.º 4: Ordenación y Descripción Documental. e) Lineamiento n. 0 5: Pautas para la Gestión Documental Electrónica. f) Lineamiento n. 0 6: Valoración y Selección Documental. g) Lineamiento n. 0 7: Conservación de Documentos. h) Lineamiento n. 0 8: Acceso a .la Información Pública a Través de la Gestión

Documental y Archivos. i) Lineamiento n. 0 9: Buenas Prácticas del Sistema Institucional de Gestión

Documental y Archivos.

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TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL

1.3 Normas Técnicas de Control · Interno Específicas (NTCIE) del Tribunal Supremo Electoral (TSE)

Los lineamientos 1-8 son acordes a las actividades de control y las normas relativas a la información y comunicación establecidas por la Corte de Cuentas de la República a través de las NTCIE TSE, publicadas en el Diario Oficial n. 0 107, Tomo n.º 375 del 13 de junio de 2007, concretamente en lo referente a: Definición de Políticas y Procedimientos sobre Diseño, Uso de Documentos y Registros; Proceso de Identificación, Registro y recuperación de la Información; Características de la Información; Efectiva comunicación de la información; y, Archivo Institucional.

~ ' 2. UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS l

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De acuerdo al contenido del Lineamiento n. º 1 del IAIP, los entes obligados deberán crear una unidad administrativa especializada en materia de gestión documental y archivos.

Para el caso del TSE y en armonía con la ~enominación de la unidad utilizada en los lineamientos del IAIP, se propone la creación de la Unidad de Gestión Documental y

Archivos, por sus siglas, UGDA.

Esta será la unidad administrativa responsable de implementar y dirigir el Sistema

Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA)1 del TSE el cual estará compuesto por el conjunto integrado y normalizado de principios, políticas y prácticas en la gestión de documentos y el Sistema Institucional de Archivos (SIA) formado por todos los archivos de gestión, centrales, periféricos y especializados del TSE.

A través de la UGDA, en el TSE se crearán las políticas, manuales y prácticas que deberán ser aprobadas por el organismo colegiado para su implementación, cumplimiento, desarrollo continuo y para garantizar la organización, conservación, acceso a los documentos y archivos a fin de evitar incurrir en las faltas muy graves que señala el Art. 76 letras a) y f) de la LAIP, las cuales se citan a continuación: ·

" ... a. Sustraer, destruir, ocultar, inutilizar o alterar, total o parcialmente, información que

se encuentre bajo su custodia o a la que tengan acceso o conocimiento con motivo de su

empleo, cargo o comisión.

f Tener la información bajo su custodia de manera desactualizada, desordenada, en

violación ostensible a las medidas archivísticas establecidas en esta ley y por el Instituto."

1/ Forman parte de este Sistema los documentos tanto en papel como en digital, electrónicos u otros soportes

y formatos escritos, sonoros, audiovisuales, fotográficos y otros que registran actividades y funciones del TSE.

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TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE

El Sistema Institucional de Archivos (SIA), será un componente del SIGDA y en el TSE (-.

incluirá los tipos de archivo siguientes:

a) Los archivos de gestión, que serán aquellos creados por las unidades donde se produce y recibe la documentación para iniciar su trámite hasta la conclusión del mismo, la cual es de consulta frecuente por la misma oficina u otras dependencias o ciudadanos que la solicitan. Pertenecen a este tipo de archivos, los documentos que en su fase activa, sustentan las actividades diarias de la institución. La UGDA establecerá las normas para su organización y uso correcto.

b) El archivo central se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en su fase semiactiva, en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de la institución, con el fin de brindar el servicio a los usuarios. Operará según los lineamientos de la UGDA.

El archivo central podrá manejar el archivo histórico, al que corresponden los documentos que concluyeron su fase semiactiva y fueron valorados y seleccionados para su conservación permanente por su valor cultural y científico para la investigación, y por lo tanto, son bienes culturales nacionales. Deberá procurarse la digitalización para fines de protección al original, y para el acceso universal ya que son fuente primaria para la historia y son testimonio de la memoria colectiva de la institución y de la nación.

c) El archivo periférico es aquél que se crea cuando las instituciones poseen oficinas en el interior del país; estos archivos cumplirán las funciones del archivo central. No obstante lo anterior, el archivo periférico transferirá documentos administrativos al archivo central, según las necesidades y capacidades del TSE.

También es aquél archivo de gestión de una misma unidad administrativa que genera gran volumen de documentación y los concentra en un solo depósito, a manera de un

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archivo central. De esta manera puede ser descentralizado o centralizado. (

d) Los archivos especializados, son aquellos ar9hivos de gestión, pero que en ellos se manejan expedientes propios de servicios que presta la institución y que debido al volumen, al carácter confidencial de su información o datos personales, requieren un manejo, depósito y medidas de protección especiales para su correcta administración.

La administración de los archivos especializados es responsabilidad de la unidad productora o generadora, ya que es un archivo de gestión, pero su organización y conservación deberá operar bajo lineamientos del SIGDA.

La UGDA estará a cargo del o la Oficial de Gestión Documental y Archivos nombrado(a) por el Tribunal.

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TAl8UHAL SUPREMO ELECTOftAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del

(----. 3. MARCO FUNCIONAL

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3.1 Objetivos de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE

3.1.1 Objetivo general

Crear, implementar y dirigir el Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA) del TSE, organizando, regulando, normando e instrumentando su funcionamiento de acuerdo a la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP) y a los lineamientos relacionados emitidos por el Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP).

3.1.2 Objetivos específicos

• Normar, instrumentar y administrar el SIGDA del TSE. • Coordinar mediante lineamientos técnicos de aplicación institucional, la función de

gestión de documentos y archivos en el TSE. • Facilitar capacitación y asesoría a las unidades administrativas del TSE en materia

de implementación y buenas prácticas del SIGDA. • Asegurar integralmente en el TSE, la conservación y custodia documental fisica y

digital. . • Mantener a disposición pública los instrumentos relativos a la gestión documental y

archivos del TSE. • Dar seguimiento y evaluar periódicamente, el avance y cumplimiento del SIGDA.

3.2 Visión de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE

Hacer del patrimonio documental del Tribunal Supremo Electoral un instrumento para la promoción de la transparencia pública y el fomento de una cultura ética de la administración institucional.

3.3 Misión de la Unidad de Archivo Institucional del TSE

Normar, organizar e implementar un efectivo Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos a efecto que cada unidad administrativa facilite con prontitud, seguridad y en el marco de la ley, los requerimientos solicitados a ellas por el Oficial de Información, garantizando el acceso público al patrimonio documental actualizado, completo y veraz del Tribunal Supremo Electoral, en auténtico ejercicio de rendición de cuentas.

3.4 Ubicación dentro de la Estructura Organizativa

El Art. 2 del Lineamiento n. 0 1 para la Creación del Sistema Institucional de Gestión

Documental y Archivos, señala que existen dos opciones para la ubicación de la UGDA en el organigrama, siendo la primera que se ubique como dependencia directa del titular de la institución y la segunda, situada bajo la dependencia de la Gerencia/Departamento/Dirección Administrativa de la entidad.

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TRIBUNAL SUPREMO ELECTOR.AL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE

Por su parte, el Art. 29 de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas (NTCIE) del TSE, señala que "El Tribunal Supremo Electoral, a través de las diferentes autoridades de

los niveles organizacionales existentes, deberán establecer· por medio del Manual del

Manejo de Información y Documentación, las políticas y procedimientos sobre el diseño,

uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de los hechos

significativos que se realicen en la Institución. Los documentos y registros deberá ser apropiadamente administrados y mantenidos en lugares que cuenten con su debida

protección, un ambiente adecuado y que su salida y entrada a dichas instalaciones esté

restringido solamente a las personas autorizadas."

En otro orden, el Art. 71 del Código Electoral, contiene las atribuciones y deberes de la Dirección Administrativa del Tribunal, dentro de las cuales figuran las que literalmente dicen "Ser

responsable de la

administración del

Tribunal, de todas sus

dependencias y de los

demás organismos" y "Velar por el estricto

cumplimiento de las

normas administrativas

establecidas". En este contexto, la administración del SIGDA bajo políticas y normas establecidas para cumplimiento de todas las dependencias del TSE en

. observancia de las NTCIE y los mismos lineamientos del IAIP,

t Dirección Administrativa

1

Sub Dirección de

Desarrollo Humano

-

Depto. de

Personal

Depto. de

Desarrof lo y Profesionalización

r 1

Unidad de

Adquisiciones y Contrataciones

Opto. de Activo

Fijo y Almacén

Opto. de

Servicios

Administrativos

puede asociarse al marco de acción de la Dirección Administrativa, en coincidencia una de las opciones de ubicación planteadas en el Lineamiento n. º 1 - IAIP.

con

Por tanto, se propone que la Unidad de Gestión Documental y Archivos- UGDA- a crearse por acuerdo de Tribunal, en apego a las disposiciones citadas, dependa de la Dirección Administrativa, según se ilustra en el organigrama mostrado, para que de esta forma pase a formar parte de la estructura organizativa institucional.

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En apoyo a la UGDA, el TSE creará en su momento el Comité para la Identificación

Documental de la Institución y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de L , 8

...

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TRIBUNAL $UPREMO ELECTORAL

Documentos (CISED),

IAIP n.º 3 y n.º 6.

El organigrama del TSE, incorporando a la Unidad de Gestión Documental y Archivos en la ubicación propuesta queda de la siguiente manera:

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3.5 Infraestructura

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DIRECCIÓN EJECL1TIVA

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De acuerdo al Art. 12, del Lineamiento n. 0 1 para la Creación del Sistema Institucional de

Gestión Documental y Archivos, el TSE debe crear y adecuar:

a) El área de trabajo de la Unidad de Gestión Documental y Archivos (UGDA) con equipos y mobiliario de oficina, independientes de los depósitos documentales.

b) Los depósitos de los diferentes archivos de la institución. c) El área de consulta en los diferentes archivos de la institución para la consulta

. directa contemplada en el Art. 63 de la LAIP.

Para esto se sugiere asignar la actual Sala de Usos Múltiples como área de trabajo de la UGDA, dotarla con mobiliario y equipo que se posea en bodegas de la institución y

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