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SECRETARÍA GENERAL TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL

MEMORANDUM

PARA: LIC. LUIS ALFONSO PERAL TA CERRJTOS, DIRECTOR EJECUTIVO

e.e.

ING. ROBERTO MORA RUIZ, JEFE DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y GESTIÓN DE CALIDAD LIC. DUQUE MÁRTIR DERAS RECINOS, OFICIAL DE INFORMACIÓN

DE: LIC. LOUIS ALAIN BENA VIDES MONTERROSA, SECRETARIO GENE ASUNTO: COMUNICANDO ACUERDO DEL T.S.E. FECHA: 10 DE FEBRERO DE 2016 CÓDIGO: TSE/SG/SMA-5/ A 177/2016

Para su conocimiento y efectos legales consiguientes, comunico a usted que =sesión celebrada el día diez de febrero del presente año -acta número 1 77-El Organismo Colegiado acuerda aprobar el documento denominado Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos (UGDA) del Tribunal Supremo Electoral, con la modificación respecto de la ubicación de la referida unidad dentro del organigrama o estructura organizativa del Tribunal, situándola bajo la dependencia de la Secretaría General tal como lo fundamenta la opinión jurídica emitida por la Dirección Jurisdiccional y de Procuración, con base en los artículos 68 inciso 2º y 69 letra a) del Código Electoral que es LA norma aplicable de conformidad con los criterios de jerarquía y especialidad.

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TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL República de El Salvador,

Centroamérica

TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL

¡Consolidando la Democracia!

PROPUESTA DE ESTRUCTURACIÓN DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAl Y ARCHIVOS

IUGDAJ DEl TRIBUNAl SUPREMO ElECTORAl

San Salvador, diciembre de 2015

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TRIBUNAi.. SUPREMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ................................... ......... : .................................................................................. 3

1. BASE LEGAL .................. .......... ........................................... ...... ....................... ............................. 4

1.1 Código Electoral ........................................................................................................................ 4

1.2 Ley de Acceso a la Infonnación Pública ................................................................................... 4

1.2. l Lineamientos para la Administración de Archivos Públicos emitidos por el IAIP .......... .. 4

1.3 Nonnas Técnicas de Control Interno Específicas (NTCIE) del Tribunal Supremo Electoral (TSE) .............. .......................... ......... .... ......... ................ .... ....... ........................ 5

2. UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS ........................................................... 5

3. MARCO FUNCIONAL .......... ..... ................................................................... ................................. 7

3 .1 Objetivos de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE ....................................... 7

3 .1.1 Objetivo general. ................................... .............................................................................. 7

3. 1 .2 Objetivos específicos .......................................................................................................... 7

3.2 Visión de la Unidad de.Gestión Documental y Archivos del TSE ............................................ 7

3.3 Misión de la Unidad de Archivo Institucional del TSE ...... ....................................................... 7

3 .4 Ubicación dentro de la Estructura Organizativa ...................................................... .................. 7 (

3.5 Infraestructura .......................................... ..... .................... ..................................................... .... 9

3.6 Atribuciones y Deberes de la Unidad de Gestión Documental y Archivos ............................. 10

3.7 Relaciones Funcionales ....... ..... ............................................................................................... 11

3. 7 .1 Relaciones Internas .......................................... ................................................................. 11

3.7.2 Relaciones Extemas ............................ .... ......................................... ................................. 11

3.8 Línea de autoridad ................................................................. ................ ............... ................... 11 (

3.9 Organigrama de Puestos Sugerido ...... : .................................................................................... 11

4. DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO ..................... ................. 12

5. ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y ARCHIVOS ESPECIALIZADOS ................................................................................ .......................................... 22

6. COMITÉS DE APOYO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS ................. ............. 23

6.1 Comité para la Identificación Documental de la Institución ...................... .... .................. .... ... 23

6.2 Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos ................... ....................... 23

6.3 Comité Institucional de Seguridad y Salud Ocupacional. ....................................................... 24

7. TABLA DE PLAZOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DEL IAIP ................... 24 (_

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TRtBUHAL SUPREMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del

INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene su origen en el memorándum de la Dirección Ejecutiva UPEGC/2015-016, fechado 30 de noviembre de 2015, mediante el cual se remiten a la Unidad de Planeación Estratégica y Gestión de Calidad, copias de los lineamientos de gestión documental y archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP) a fin de presentar propuesta para la creación y respectivo lugar donde debiese estar dentro del organigrama institucional, la unidad que describen.

Al respecto, se ha estructurado la propuesta partiendo de la base legal establecida en las leyes relacionadas, para luego continuar con el planteamiento del marco funcional de la unidad a crear incluyendo sus objetivos, visión y misión; localización y funciones.

De igual manera se proponen las relaciones funcionales internas y externas que tendría esta nueva unidad y su ubicación dentro del organigrama institucional, en el marco de la dependencia jerárquica bajo la cual operaría.

Seguidamente se procede a desarrollar el modelo propuesto en cuanto a la estructura de puestos, organigrama de la unidad junto . a la descripción y especificación de puestos de trabajo mediante lo cual se define el nombre de cada puesto, su dependencia, autoridad, función principal, responsabilidades y perfil del mismo.

Finalmente, se plantea lo relativo a la responsabilidad de las unidades administrativas del TSE en cuanto a los archivos de gestión y los archivos especializado, lo atinente a los comités de apoyo a la gestión documental para cerrar con la tabla de plazos de que dispone el TSE para cumplir con las obligatoriedades contenidas en los lineamientos del IAIP, quedando menos de un año para desarrollar todo el trabajo que esto implica.

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TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documenta/ y Archivos del TSE

l. BASE LEGAL

La creación de la Unidad de Gestión Documental y Archivos, está sustentada sobre la base legal que se describe a continuación:

1.1 Código Electoral

El Código Electoral promulgado por la Asamblea Legislativa mediante el Decreto Nº 413 de fecha 3 de julio de 2013, publicado en el Diario Oficial No. 138, Tomo 400, de fecha 26 del mismo mes y año, señala en su Art. 67 que "El Tribunal podrá crear las dependencias temporales o permanentes que estime conveniente, de acuerdo a sus necesidades y dentro de la naturaleza y funciones que establece la ley". Para el caso, esta disposición se relaciona con los siguientes aspec1·os legales:

1.2 Ley de Acceso a la Información Pública

El Decreto Legislativo Nº 534 relativo a la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP) publicado en el Diario Oficial Ne 70, Tomo 391 de fecha 8 de abril de 2011, describe en su Título IV lo concerniente a la administración de archivos en lo que atañe a lineamientos, funcionamiento, responsable y características de los mismos, lo cual deben cumplir las instituciones públicas como entes obligados. El Art. 43 de esta Ley dice que "Los titulares de los entes obligados designurán a un .funcionario responsable de los archivos en cada entidad, quien será el encargado de la organización, catalogación, conservación y administración de los documertos de la entidad; además, elaborará y pondrá a disposición del público una guía de la c. 'ganización del archivo y de los sistemas de clasificación y catalogación."

1.2.1 Lineamientos para la Administración de Archivos Públicos emitidos por el IAIP

Con base en el Art. 40 de la LAIP, el Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP) ha emitido y comunicado al TSE los Lineamientos relacionados con la Gestión Documental y Archivos, los cuales comprenden:

a) Lineamiento n.º 1: Creación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos.

b) Lineamiento n.' 2: Perfiles de los Funcionarios de la Unidad de Gestión Documental y archivos.

c) Lineamiento n. º 3: Identificación y Clasificación Documental. d) Lineamiento n.º 4: Ordenación y Descripción Documental. e) Lineamiento n. 0 5: Pautas para la Gestión Documental Electrónica. f) Lineamiento n. 0 6: Valoración y Selección Documental. g) Lineamiento n. 0 7: Conservación de Documentos. h) Lineamiento n. 0 8: Acceso a .la Información Pública a Través de la Gestión

Documental y Archivos. i) Lineamiento n. 0 9: Buenas Prácticas del Sistema Institucional de Gestión

Documental y Archivos.

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1.3 Normas Técnicas de Control · Interno Específicas (NTCIE) del Tribunal Supremo Electoral (TSE)

Los lineamientos 1-8 son acordes a las actividades de control y las normas relativas a la información y comunicación establecidas por la Corte de Cuentas de la República a través de las NTCIE TSE, publicadas en el Diario Oficial n. 0 107, Tomo n.º 375 del 13 de junio de 2007, concretamente en lo referente a: Definición de Políticas y Procedimientos sobre Diseño, Uso de Documentos y Registros; Proceso de Identificación, Registro y recuperación de la Información; Características de la Información; Efectiva comunicación de la información; y, Archivo Institucional.

~ ' 2. UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS l

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De acuerdo al contenido del Lineamiento n. º 1 del IAIP, los entes obligados deberán crear una unidad administrativa especializada en materia de gestión documental y archivos.

Para el caso del TSE y en armonía con la ~enominación de la unidad utilizada en los lineamientos del IAIP, se propone la creación de la Unidad de Gestión Documental y Archivos, por sus siglas, UGDA.

Esta será la unidad administrativa responsable de implementar y dirigir el Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA)1 del TSE el cual estará compuesto por el conjunto integrado y normalizado de principios, políticas y prácticas en la gestión de documentos y el Sistema Institucional de Archivos (SIA) formado por todos los archivos de gestión, centrales, periféricos y especializados del TSE.

A través de la UGDA, en el TSE se crearán las políticas, manuales y prácticas que deberán ser aprobadas por el organismo colegiado para su implementación, cumplimiento, desarrollo continuo y para garantizar la organización, conservación, acceso a los documentos y archivos a fin de evitar incurrir en las faltas muy graves que señala el Art. 76 letras a) y f) de la LAIP, las cuales se citan a continuación: ·

" ... a. Sustraer, destruir, ocultar, inutilizar o alterar, total o parcialmente, información que se encuentre bajo su custodia o a la que tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión.

f Tener la información bajo su custodia de manera desactualizada, desordenada, en violación ostensible a las medidas archivísticas establecidas en esta ley y por el Instituto."

1/ Forman parte de este Sistema los documentos tanto en papel como en digital, electrónicos u otros soportes

y formatos escritos, sonoros, audiovisuales, fotográficos y otros que registran actividades y funciones del TSE.

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TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE

El Sistema Institucional de Archivos (SIA), será un componente del SIGDA y en el TSE (-. incluirá los tipos de archivo siguientes:

a) Los archivos de gestión, que serán aquellos creados por las unidades donde se produce y recibe la documentación para iniciar su trámite hasta la conclusión del mismo, la cual es de consulta frecuente por la misma oficina u otras dependencias o ciudadanos que la solicitan. Pertenecen a este tipo de archivos, los documentos que en su fase activa, sustentan las actividades diarias de la institución. La UGDA establecerá las normas para su organización y uso correcto.

b) El archivo central se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en su fase semiactiva, en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de la institución, con el fin de brindar el servicio a los usuarios. Operará según los lineamientos de la UGDA.

El archivo central podrá manejar el archivo histórico, al que corresponden los documentos que concluyeron su fase semiactiva y fueron valorados y seleccionados para su conservación permanente por su valor cultural y científico para la investigación, y por lo tanto, son bienes culturales nacionales. Deberá procurarse la digitalización para fines de protección al original, y para el acceso universal ya que son fuente primaria para la historia y son testimonio de la memoria colectiva de la institución y de la nación.

c) El archivo periférico es aquél que se crea cuando las instituciones poseen oficinas en el interior del país; estos archivos cumplirán las funciones del archivo central. No obstante lo anterior, el archivo periférico transferirá documentos administrativos al archivo central, según las necesidades y capacidades del TSE.

También es aquél archivo de gestión de una misma unidad administrativa que genera gran volumen de documentación y los concentra en un solo depósito, a manera de un

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archivo central. De esta manera puede ser descentralizado o centralizado. (

d) Los archivos especializados, son aquellos ar9hivos de gestión, pero que en ellos se manejan expedientes propios de servicios que presta la institución y que debido al volumen, al carácter confidencial de su información o datos personales, requieren un manejo, depósito y medidas de protección especiales para su correcta administración.

La administración de los archivos especializados es responsabilidad de la unidad productora o generadora, ya que es un archivo de gestión, pero su organización y conservación deberá operar bajo lineamientos del SIGDA.

La UGDA estará a cargo del o la Oficial de Gestión Documental y Archivos nombrado(a) por el Tribunal.

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TAl8UHAL SUPREMO ELECTOftAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del

(----. 3. MARCO FUNCIONAL

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3.1 Objetivos de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE

3.1.1 Objetivo general

Crear, implementar y dirigir el Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA) del TSE, organizando, regulando, normando e instrumentando su funcionamiento de acuerdo a la Ley de Acceso a la Información Pública (LAIP) y a los lineamientos relacionados emitidos por el Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP).

3.1.2 Objetivos específicos

• Normar, instrumentar y administrar el SIGDA del TSE. • Coordinar mediante lineamientos técnicos de aplicación institucional, la función de

gestión de documentos y archivos en el TSE. • Facilitar capacitación y asesoría a las unidades administrativas del TSE en materia

de implementación y buenas prácticas del SIGDA. • Asegurar integralmente en el TSE, la conservación y custodia documental fisica y

digital. . • Mantener a disposición pública los instrumentos relativos a la gestión documental y

archivos del TSE. • Dar seguimiento y evaluar periódicamente, el avance y cumplimiento del SIGDA.

3.2 Visión de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE

Hacer del patrimonio documental del Tribunal Supremo Electoral un instrumento para la promoción de la transparencia pública y el fomento de una cultura ética de la administración institucional.

3.3 Misión de la Unidad de Archivo Institucional del TSE

Normar, organizar e implementar un efectivo Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos a efecto que cada unidad administrativa facilite con prontitud, seguridad y en el marco de la ley, los requerimientos solicitados a ellas por el Oficial de Información, garantizando el acceso público al patrimonio documental actualizado, completo y veraz del Tribunal Supremo Electoral, en auténtico ejercicio de rendición de cuentas.

3.4 Ubicación dentro de la Estructura Organizativa

El Art. 2 del Lineamiento n. 0 1 para la Creación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos, señala que existen dos opciones para la ubicación de la UGDA en el organigrama, siendo la primera que se ubique como dependencia directa del titular de la institución y la segunda, situada bajo la dependencia de la Gerencia/Departamento/Dirección Administrativa de la entidad.

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TRIBUNAL SUPREMO ELECTOR.AL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE

Por su parte, el Art. 29 de las Normas Técnicas de Control Interno Específicas (NTCIE) del TSE, señala que "El Tribunal Supremo Electoral, a través de las diferentes autoridades de los niveles organizacionales existentes, deberán establecer· por medio del Manual del Manejo de Información y Documentación, las políticas y procedimientos sobre el diseño, uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de los hechos significativos que se realicen en la Institución. Los documentos y registros deberá ser apropiadamente administrados y mantenidos en lugares que cuenten con su debida protección, un ambiente adecuado y que su salida y entrada a dichas instalaciones esté restringido solamente a las personas autorizadas."

En otro orden, el Art. 71 del Código Electoral, contiene las atribuciones y deberes de la Dirección Administrativa del Tribunal, dentro de las cuales figuran las que literalmente dicen "Ser responsable de la administración del Tribunal, de todas sus dependencias y de los demás organismos" y "Velar por el estricto cumplimiento de las normas administrativas establecidas". En este contexto, la administración del SIGDA bajo políticas y normas establecidas para cumplimiento de todas las dependencias del TSE en

. observancia de las NTCIE y los mismos lineamientos del IAIP,

t Dirección Administrativa

1

Sub Dirección de

Desarrollo Humano

-

Depto. de

Personal

Depto. de

Desarrof lo y Profesionalización

r 1

Unidad de

Adquisiciones y Contrataciones

Opto. de Activo

Fijo y Almacén

Opto. de

Servicios

Administrativos

puede asociarse al marco de acción de la Dirección Administrativa, en coincidencia una de las opciones de ubicación planteadas en el Lineamiento n. º 1 - IAIP.

con

Por tanto, se propone que la Unidad de Gestión Documental y Archivos- UGDA- a crearse por acuerdo de Tribunal, en apego a las disposiciones citadas, dependa de la Dirección Administrativa, según se ilustra en el organigrama mostrado, para que de esta forma pase a formar parte de la estructura organizativa institucional.

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En apoyo a la UGDA, el TSE creará en su momento el Comité para la Identificación Documental de la Institución y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de L ,

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TRIBUNAL $UPREMO ELECTORAL

Documentos (CISED), IAIP n.º 3 y n.º 6.

El organigrama del TSE, incorporando a la Unidad de Gestión Documental y Archivos en la ubicación propuesta queda de la siguiente manera:

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3.5 Infraestructura

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DIRECCIÓN EJECL1TIVA

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De acuerdo al Art. 12, del Lineamiento n. 0 1 para la Creación del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos, el TSE debe crear y adecuar:

a) El área de trabajo de la Unidad de Gestión Documental y Archivos (UGDA) con equipos y mobiliario de oficina, independientes de los depósitos documentales.

b) Los depósitos de los diferentes archivos de la institución. c) El área de consulta en los diferentes archivos de la institución para la consulta

. directa contemplada en el Art. 63 de la LAIP.

Para esto se sugiere asignar la actual Sala de Usos Múltiples como área de trabajo de la UGDA, dotarla con mobiliario y equipo que se posea en bodegas de la institución y

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arrendar un local en las proximidades de las oficinas centrales del TSE, para alojar el archivo central de la institución y el área de consulta directa al mismo.

3.6 Atribuciones y Deberes de la Unidad de Gestión Documental y Archivos

La UGDA del TSE tendrá las atribuciones y deberes siguientes:

a) Crear las políticas, manuales y prácticas que deberán ser aprobadas por el organismo colegiado, para la implementación, cumplimiento, desarrollo continuo y garantía de la organización, conservación y acceso público a los documentos y archivos institucionales.

b) Crear y utilizar los instrumentos archivísticos necesarios para operar el SIGDA. c) Elaborar y actualizar los instrumentos de control y consulta basados en la LAIP,

normativas nacionales, estándares internacionales y lineamientos del IAIP. d) Dar lineamientos técnicos en materia de gestión de documentos y archivo a las

unidades administrativas del TSE y colaborar en la organización de la información de manera que facilite la consulta directa de los particulares.

e) Normar la gestión de documentos ofimáticas, plantillas y otros de uso de oficina generados en equipos de cómputo.

f) Crear e implementar sistemas de gestión de documentos electrónicos. g) Emitir las políticas para la gestión del córreo electrónico institucional. h) Elaborar e implementar proyectos de digitalización de documentos institucionales. i) Capacitar y asesorar a todas las unidades administrativas del TSE en materia de

buenas prácticas del SIGDA. j) Elaborar diagramas de flujo entre las unidades administrativas responsables de la

tramitación de un expediente, para lograr eficiencia y economía en la producción documental.

k) Elaborar un índice de tipos documentales para normalizar su producción. l) Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental bajo el sistema de clasificación

funcional. m) Codificar el Cuadro de Clasificación Documental, para fines de control en el

archivo central, mientras que para la producción documental la codificación será un proceso gradual y flexible.

n) Elaborar un plan de descripción documental gradual, estableciendo los siguientes instrumentos de descripción: inventarios para los archivos de gestión; índices y catálogos para el archivo central e histórico, basado en las normas internacionales de descripción archivística ISAD (G), ISAAR (CPF) e ISDF.

o) Elaborar la guía de archivo de descripción global del fondo documental del TSE, siguiendo la norma internacional ISDIAH y actualizarla anualmente.

p) Realizar el proceso de eliminación de manera legal y segura de documentos bajo los parámetros establecidos en el Art. 8 del Lineamiento n. º 6 para la Valoración y Selección Documental emitido por el IAIP.

q) Integrar los comités de trabajo relativos a la gestión de documentación y archivos que sean nombrados por el organismo colegiado.

r) Implementar un plan integrado de conservación y custodia documental.

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s) Proveer los instrumentos de la gestión documental y archivos del TSE para publicación.

t) Cumplir las disposiciones contenidas en los lineamientos 1-9 relacionados con la Gestión Documental y Archivos del IAIP.

u) Evaluar, dar seguimiento e informar anualmente al organismo colegiado y al IAIP sobre el avance y cumplimiento del SIGDA.

v) Las demás atribuciones que le señale la ley, el Instituto de Acceso a la Información, el Archivo General de la Nación, los reglamentos, lineamientos del IAIP y el Tribunal.

3. 7 Relaciones Funcionales

La Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE tendrá las siguientes relaciones funcionales:

3.7.1 Relaciones Internas

En el ejercicio de sus funciones se relaciona de manera permanente con la Dirección Administrativa y a través de ésta, con el organismo colegiado y todas las Direcciones, Sub Direcciones, Unidades y Departamentos del TSE.

3.7.2 Relaciones Externas

La Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE mantiene relaciones funcionales externas con:

a) Instituto de Acceso a la Información Pública: Para la coordinación de lineamientos relacionados con el SIGDA en cumplimiento de la LAIP y su Reglamento, apoyo técnico, capacitaciones en la materia y presentación de informes.

b) Archivo General de la Nación: Para consultas técnicas y coordinar transferencias ( , documentales históricas si fuere necesario. '- .

3.8 Línea de autoridad

La Unidad de Gestión Documental y Archivos tiene autoridad normativa sobre Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA), sujeta a la aprobación previa del organismo colegiado del TSE.

3.9 Organigrama de Puestos Sugerido

Se propone que en razón de las funciones establecidas, la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE esté confonnada por los 7 puestos siguientes:

a) Oficial de Gestión Documental y Archivos: 1 b) Secretaria/o: 1 c) Técnico/a: 1

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TRIBUNA!. SUPREMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE

d) Encargado/a de Archivo Central: 1 e) Encargado/a de Archivo Periférico: 1 f) Auxiliar de Archivo Central: 1 g) Auxiliar de Archivo Periférico: 1

Con la estructura descrita, el organigrama de puestos de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE sería el siguiente:

Director Administrativo

Oficial de Gestión Documental y Archivos (1)

Secretar ia(o) (1)

Encargado( a) de Archivo

Central (1)

Auxiliar de Archivo

Central (1)

Técnico(a) (lj

Encargado(a) de Archivo

Periférico (l)

Auxiliar de Archivo Periférico (1)

Organigrama de Puestos Unidad de Gestión Documental y Archivos

4. DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO

4.1 Nombre del Puesto: OFICIAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

4.1.1 Identificación y Relaciones Laborales

4.1.1.1 Nombre de la Unidad Organizativa: Unidad de Gestión Documental y Archivos.

4.1.1.2 Jefe Inmediato: Director Administrativo. 4.1.1.3 Puestos de Trabajo que supervisa:

Secretaria( o) Técnico( a) Encargado( a) de Archivo Central Encargado( a) de Archivo Periférico

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TAllUNAL SUPREMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del

4.1.2 Función principal

Diseñar, implementar y coordinar normas y prácticas para la producción, manejo, organización, conservación y acceso al acervo documental con fines de facilitar la información para los intereses de la población y del TSE, cumpliendo con las disposiciones de administración de archivos contenidas en la LAIP y los lineamientos relacionados con la gestión documental y archivos del IAIP.

4.1.3 Responsabilidades

a) Crear e instrumentar normativa y operativamente el Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA) del TSE y dirigir su funcionamiento.

b) Dirigir la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE ejerciendo el manejo de personal a su cargo.

c) Implementar instrumentos archivísticos como el Cuadro de Clasificación Documental, Tabla de valoración documental, Tabla de plazos de conservación documental, Inventario, Guía de archivo, Manual de gestión de la correspondencia, Manual de consulta/préstamo, Manual de transferencia y Manual de expurgo/eliminación.

d) Emitir para cumplimiento de todas las unidades administrativas del TSE, los liñ.eamientos y normas de organización y uso de los docllinentos y archivos, que sean aprobados por el organismo colegiado.

e) Elaborar y actualizar las guías y manuales relativos a la gestión documental y de archivos, actualizándolos periódicamente.

f) Ejercer las funciones establecidas en los artículos 42,43 y 44 de la LAIP relativas al funcionamiento, responsabilidad y características de los archivos.

g) Supervisar la organización del sistema institucional de archivos. h) Resolver conflictos relativos a la gestión documental y archivos institucionales. i) Coordinar comités institucionales para la gestión documental y archivos. j) Crear e implementar la normativa relativa a la gestión de documentos electrónicos,

respaldos, documentos ofimáticos, plantillas y determinar aspectos tales como el tamaño, color y fuente de letra, ubicación de firmas y sellos, márgenes y otros elementos necesarios.

k) Elaborar las políticas para el uso correcto del correo electrónico institucional, el tipo de mensajes que pueden ser resguardados y definir cuáles procesos pueden quedar evidenciados por este medio.

1) Velar por la publicación de los instrumentos de gestión documental y archivos: Tablas de Plazos de Conservación Documental, Guía de Archivo y Actas de eliminación de documentos dentro del Cuadro de Clasificación Documental.

m) Elaborar planes de emergencia por desastres, gestión de riesgos y de conservación documental durante todo el ciclo de la documentación y en todo el sistema institucional de archivos.

n) Digitalizar documentos institucionales con base en normas internacionales. o) Cumplir y hacer cumplir los lineamientos 1-9 relacionados con la Gestión

Documental y archivos del IAIP.

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TRtBIJHAL SUPREMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE

p) Ejecutar las atribuciones de la Unidad Institucional de Gestión Documental y ( Archivos.

q) Velar por la correcta conservación de archivos, estableciendo los parámetros de idoneidad de las instalaciones que los resguardan y supervisando su cumplimiento.

r) Desarrollar acciones de formación al personal de la institución en materia de gestión documental y técnicas de archivología.

s) Velar porque los archivos de gestión, central, periféricos e históricos, lleven instrumentos técnicos de control y consulta.

t) Elaborar planes en el área de digitalización/automatización de documentos cuando la documentación física esté organizada y se garantice su preservación.

u) Las demás atribuciones que le señale la ley, el Instituto de Acceso a la Información, el Archivo General de la Nación, los reglamentos y el Tribunal.

4.1.4 Requisitos del puesto

a) Profesional universitario, de preferencia archivista, historiador, bibliotecario o gestor de la información; administrador de empresas, ingeniero e informático que cuente con capacitación en temas de archivo, administración de información, gestión de calidad y de procesos administrativos.

b) No ser el Oficial de Información del TSE. c) Cursar una formación en el área archivística en un.plazo no mayor a los seis meses

posteriores a su nombramiento, la cual debe ser impartida por el IAIP o por el Archivo General de la Nación, dentro de lo regulado por la Ley del Archivo General de la Nación.

d) Poseer capacidades intelectuales y emocionales necesarias para el desempeño de su cargo en razón de las funciones que ejercerá.

e) Recibir capacitación sobre acceso a la información pública por parte del IAIP; así como sobre desarrollo humano y profesional. Seguridad e higiene ocupacional, prevención de riesgos y otras materias necesarias por parte del TSE.

f) Un colaborador del área administrativa podrá asumir las funciones de este puesto, de manera temporal que no excederá los doce meses.

4.2 Nombre del Puesto: TÉCNICO/ A



4.2.1.-2 Jefe Inmediato: Oficial de Gestión Documental y Archivos. 4.2.1.3 Puestos de Trabajo que supervisa: Ninguno.

4.2.2 Función Principal

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Colaborar con la o el Oficial de Gestión Documental y Archivos, en la realización operativa de las gestiones de la unidad, preparación de documentos técnicos, acompañamiento en labores de verificación y/o supervisión de organización de archivos y brindar apoyo técnico y administrativo en general. l . -

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TRl8UNAL SUPREMO ELECTORAL


a) Auxiliar al Oficial de Gestión Documental y Archivos en la preparación de los documentos relativos a manuales, normas, guías, cuadros, tablas y otros, siguiendo las instrucciones del caso.

b) Documentar el diseño, lineamientos y divulgación de los instrumentos de control y consulta archivísticos determinados por el (la) Oficial.

c) Participar en la formulación de planes relativos a la digitalización/automatización de documentos, según las directrices establecidas por el (la) Oficial.

d) Asistir al Oficial en los procesos de capacitación que imparta al personal TSE en materia de gestión documental y archivología.

e) Apoyar al Oficial en el cumplimiento de las funciones establecidas en los Artículos 42,43 y 44 de la LAIP, así como en el cumplimiento de las atribuciones y deberes de la UGDA y de los lineamientos del IAIP.

f) Realizar las actividades que le sean requeridas por su jefe(a) inmediato(a), relacionadas con la supervisión y verificación de cumplimiento de lo establecido por la Unidad en la organización de los archivos de gestión en todas las unidades administrativas del TSE.

g) Apoyar al Oficial en la verificación de la correcta conservación de archivos y el cumplimiento de los parámetros de idoneidad de las in~talaciones que los resguardan.

h) Participar en la elaboración del Plan Anual Operativo de la Unidad, según el año de que se trate, siguiendo las instrucciones determinadas por el (la) Oficial.

i) Colaborar en la preparación de informes laborales, planes y proyectos que le sean requeridos.

j) Dar seguimiento a las gestiones que se canalicen a través del IAIP o el Archivo General de la Nación.

k) Colaborar en la digitalización de documentos según le sea encomendado. 1) Asistir al Oficial en las reuniones con los Comités institucionales de trabajo que

coordina m) Las demás que le sean asignadas por el Jefe(a) de Archivo Institucional propias de

su competencia.

4.2.4 Requisitos del puesto ·

a) Técnico(a) en bibliotecología, archivo o área afin; bachiller con estudios universitarios en administración de empresas o carreras afines a la gestión de la información.

b) Poseer cualidades de responsabilidad y honestidad. c) Con buenas relaciones interpersonales. d) Ser capacitado( a) en el área de archivo por parte del Oficial de Gestión Documental

y Archivos inmediatamente a su nombramiento. e) Recibir capacitación sobre acceso a la información pública por parte del IAIP; así

como sobre desarrollo humano y profesional. Seguridad e higiene ocupacional, prevención de riesgos y otras materias necesarias por parte del TSE.

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TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documenta/ y Archivos del TSE

4.3 Nombre del Puesto: SECRETARIACO)



4.3.1.2 Jefe Inmediato: Oficial de Gestión Documental y Archivos. 4.3.1.3 Puestos de Trabajo que supervisa: Ninguno.


Ejecutar las actividades secretariales de la Unidad de Gestión Documental y Archivos.


a) Atender el teléfono de la Unidad y hacer las llamadas que se le requieran. b) Llevar la agenda de trabajo de la o el Oficial de Gestión Documental y Archivos. c) Mantener actualizada la agenda telefónica y correos electrónicos de contactos. d) Elaborar notas y memorándums. e) ·Recibir y distribuir correspondencia interna. f) Enviar y recibir correos electrónicos. g) Llevar el archivo de la correspondencia administrativa interna de la Unidad. h) Llevar y tramitar los permisos laborales del personal de la Unidad. i) Preparar y tramitar las requisiciones y solicitudes internas de materiales, papelería y

útiles, para el funcionamiento de la Unidad. j) Hacer las convocatorias que le sean requeridas para celebrar reuniones de trabajo. k) Atender las visitas que se reúnan con la o el Oficial de Gestión Documental y

Archivos. 1) Digitar documentos relacionados con sus actividades. m) Fotocopiar y/o escanear documentos de trabajo. n) Colaborar en la digitalización de documentos. o) Llevar el registro y control de las fotocopias y escanees de documentos

administrativos propios de la Unidad, que le sean requeridos. p) Asistir al Oficial de Gestión Documental y Archivos en materia secretaria! y apoyo

logístico en cuanto a las reuniones y actividades que realice. q) Las demás que le sean asignadas por la o el Oficial de Gestión Documental y

Archivos, que sean propias de su competencia.


a) Secretaria o Bachiller Técnico Comercial opción Secretariado. · b) Excelentes relaciones humanas y públicas. c) Un año de experiencia en puesto secretarial o similar. d) Con actitud a la discreción y a la puntualidad. e) Con espíritu de servicio.

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TRIBUNAL. SUPREMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del

f) Con criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. g) Dominio en el manejo de computadora personal, fotocopiadora y escáner. h) Facilidad de redacción de notas, memorándums y correos electrónicos. i) Disposición para trabajar en equipo. j) Capacidad de trabajo bajo presión. k) Excelente presentación. 1) Facilidad para el manejo de Office en ambiente Windows y manejo de Internet. m) Dominio de técnicas de archivo de oficina, redacción y elaboración de documentos

administrativos. n) Recibir capacitación sobre acceso a la información pública por parte del IAIP. o) Recibir un curso preparatorio impartido por la o el Oficial de Gestión Documental y

Archivos del TSE.

4.4 Nombre del Puesto: ENCARGADO/A DE ARCHIVO CENTRAL



4.4.1.2 Jefe Inmediato: Oficial de Gestión Documental y Archivos. . 4.4.1.3 Puestos de Trabajo que supervisa: Auxiliar de Archivo Central.


Recibir y organizar la documentación transferida de los archivos de gestión, al archivo general y al histórico, llevando los instrumentos técnicos de control archivístico y de consulta establecidos por la Unidad de Gestión Documental y Archivos (UGDA).


a) Recibir, organizar, custodiar y conservar la documentación que le sea remitida por las unidades administrativas del TSE, bajo las normas establecidas por la UGDA.

b) Efectuar las transferencias· de las series documentales tanto al archivo central como al archivo histórico bajo las políticas, normas, procedimientos y demás regulaciones determinadas por la UGDA de manera que los documentos se mantengan organizados, conservados y accesibles.

c) Participar en la elaborar y mantenimiento de los instrumentos de control y consulta archivísticos en la forma determinada por la UGDA, como: cuadro de clasificación, inventarios en bases de datos o Excel, tablas de plazos de conservación de documentos, guía de archivo, manuales de consulta/préstamo, manuales de transferencia desde· los archivos de gestión, manuales de expurgo/eliminación, planes de emergencia/ gestión de riesgos y de conservación.

d) Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas y del archivo central al histórico.

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TRl8UNAL SUPREMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del TSE

e) Organizar la transferencia de documentación cuando aplique, del archivo histórico al Archivo General de la Nación, llevando los instrumentos técnicos de control archivístico y de consulta establecidos por la UGDA.

f) Aplicar la evaluación y selección de la documentación, de acuerdo con la normativa establecida por la UGDA.

g) Facilitar la consulta o préstamo de la documentación de acuerdo con las normas institucionales establecidas para el acceso a los documentos.

h) Desarrollar acciones en el área de digitalización/automatización de documentos, según el plan establecido por la UGDA.

i) Cumplir los lineamientos relativos a la administración de archivos centrales que sean emitidos por el Instituto de Acceso a la lnf ormación Pública.

j) Recibir solicitudes de información canalizadas únicamente a través de la o el Oficial de Gestión Documental y Archivos.

k) Participar en la preparación y ejecución del Plan Anual Operativo de la Unidad, según el año que corresponda, particularmente en lo referido al archivo central.

1) Presentar a la jefatura inmediata los informes relativos a las labores del archivo central e histórico que le sean requeridos.

m) Coordinar el trabajo del Auxiliar a su cargo y resolver los conflictos pertenecientes a su área.

n) Velar por el mantenimiento de las condiciones técnic~ necesarias para la conservación de la documentación.

o) Las demás que le señale la ley, la o el Oficial de Gestión Documental y Archivos, el

..

Instituto de Acceso a la Información Pública, los reglamentos y el Tribunal. (


a) Poseer título universitario en cualquiera de las siguientes carreras: técnico en bibliotecología, licenciado en Historia y Administración de Empresas o carreras afines a la gestión de información.

b) Podrán optar a este cargo además, estudiantes universitarios avanzados en las áreas mencionadas o bachilleres que hayan ocupado este puesto, con reconocida expenencia.

c) Poseer cualidades de responsabilidad, honestidad y buenas relaciones interpersonales.

d) Recibir capacitación previa o a más tardar seis meses después de su nombramiento. e) Cuando la dimensión del sistema institucional de archivos sea grande y compleja, el

(la) encargado(a) de archivo central no podrá fungir a la vez como Oficial de Gestión Documental y Archivos.

f) Recibir capacitación sobre acceso a la información pública por parte del IAIP; así como sobre desarrollo humano y profesional. Seguridad e higiene ocupacional, prevención de riesgos y otras materias necesarias por parte del TSE.

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TRIBUNAL SUPftEMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos del

4.5 Nombre del Puesto: ENCARGADO/A DE ARCHIVO PERIFÉRICO



4.5.1.2 Jefe Inmediato: Oficial de Gestión Documental y Archivos. 4.5.1.3 Puestos de Trabajo que supervisa: Auxiliar de Archivo Periférico.


Recibir y organizar la documentación transferida de los archivos de gestión, al archivo periférico, llevando los instrumentos técnicos de control archivístico y de consulta establecidos por la Unidad de Gestión Documental y Archivos (UGDA).


a) Recibir, organizar, custodiar y conservar la documentación que le sea remitida por las unidades administrativas del TSE, bajo las normas establecidas por la UGDA.

b) Efectuar las transferencias de las series documentales al archivo central cuando sea procedente, bajo las políticas, normas, procedimientos y demás regulaciones determinadas por la UGDA de manera que los documentos se mantengan organizados, conservados y accesibles.

c) Participar en la elaborar y mantenimiento de los instrumentos de control y consulta archivísticos en la forma determinada por la UGDA, como: cuadro de clasificación, inventarios en bases de datos o Excel, tablas de plazos de conservación de documentos, guía de archivo, manuales de consulta/préstamo, manuales de transferencia desde los archivos de gestión, manuales de expurgo/eliminación,

d)

e)

t)

g)

h)

i)

j)

k)

planes de emergencia/gestión de riesgos y de conservación. Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas y del archivo periférico al central. Aplicar la evaluación y selección de la documentación, de acuerdo con la normativa establecida por la UGDA. Facilitar la consulta o préstamo de la documentación de acuerdo con las normas institucionales establecidas para el acceso a los documentos. Desarrollar acciones en el área de digitalización/automatización de documentos, según el plan establecido por la UGDA. Cumplir los lineamientos relativos a la administración de archivos periféricos que sean emitidos por el Instituto de Acceso a la Información Pública. Recibir solicitudes de información canalizadas únicamente a través de la o el Oficial de Gestión Documental y Archivos. Participar en la preparación y ejecución del Plan Anual Operativo de la Unidad, según el año que corresponda, particularmente en lo referido al archivo periférico. Presentar a la jefatura inmediata los informes relativos a las labores del archivo periférico que le sean requeridos.

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1) Coordinar el trabajo del Auxiliar a su cargo y resolver los conflictos pertenecientes a su área.

m) Velar por el mantenimiento de las condiciones técnicas necesarias para la conservación de la documentación.

n) Las demás que le señale la ley, la o el Oficial de Gestión Documental y Archivos, el Instituto de Acceso a la Información Pública, los reglamentos y el Tribunal.


a) Poseer título universitario en cualquiera de las siguientes carreras: técnico en bibliotecología, licenciado en Historia y Administración de Empresas o carreras afines a la gestión de información.

b) Podrán optar a este cargo además, estudiantes universitarios avanzados en las áreas mencionadas o bachilleres que hayan ocupado este puesto, con reconocida experiencia. ( .

c) Poseer cualidades de responsabilidad, honestidad y buenas relaciones interpersonales.

d) Recibir capacitación previa o a más tardar seis meses después de su nombramiento. e) Recibir capacitación sobre acceso a la información pública por parte del IAIP; así


4.6 Nombre del Puesto: AUXILIAR DE ARCHIVO CENTRAL

4.6.1 Identificación y Relaciones Labo.rales


4.6.1.2 Jefe Inmediato: Encargado(a) de Archivo Central. 4.6.1.3 Puestos de Trabajo que supervisa: Ninguno.


Auxiliar al Encargado(.a) de Archivo Central, en la realización operativa de las actividades del área, preparación de documentos, acompañamiento en labores de organización de archivo y brindar apoyo laboral en general.


a) Auxiliar al Encargado( a) de Archivo Central en las actividades laborales que le sean requeridas.

b) Colaborar en procesos de digitalización de documentos, según indicaciones. c) Apoyar la preparación de informes laborales según le sea requerido. d) Colaborar en la recepción, organización, custodia y conservación de la

documentación del archivo general e histórico.

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e) Preparar las transferencias de las series documentales tanto al archivo central co al archivo histórico según las instrucciones de sujefe(a) inmediato(a).

f) Cooperar en la elaboración y mantenimiento de los instrumentos de control y consulta archivísticos en la forma en que le sea requerido.

g) Colaborar en las actividades de transferencias documentales de las unidades administrativas y del archivo central al histórico.

h) Participar en las actividades de transferencia de documentación, cuando aplique, del archivo histórico al Archivo General de la Nación, según las instrucciones del encargado de Archivo General.

i) Clasificar documentación, de acuerdo con la normativa establecida por la UGDA. j) Ubicar y facilitar documentación del archivo general o histórico para consulta o

préstamo. k) Preparar datos que le sean requeridos para informes relativos a las labores del

archivo central e histórico. 1) Contribuir con el mantenimiento de las condiciones técnicas necesarias para la

conservación de la documentación. m) Las demás que le señále la o el Encargado( a) de Archivo General.


a) Bachiller. b) Poseer cualidades de responsabilidad y honestidad. c) Con buenas relaciones interpersonales. d) Ser capacitado( a) en el área de archivo por parte del Oficial de Gestión Documental



4.7 Nombre del Puesto: AUXILIAR DE ARCHIVO PERIFÉRICO

4. 7.1 Identificación y Relaciones Laborales


4.7.1.2 Jefe Inmediato: Encargado(a) de Archivo Periférico. 4.7.1.3 Puestos de Trabajo que supervisa: Ninguno.

4.7.2 Función Principal: . Auxiliar al Encargado(a) de Archivo Periférico, en la realización operativa de las actividades del área, preparación de documentos, acompañamiento en labores de organización de archivo y brindar apoyo laboral en general. ·

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4. 7.3 Responsabilidades

a) Auxiliar al Encargado(a) de Archivo Periférico en las actividades laborales que le sean requeridas.

b) Colaborar en procesos de digitalización de documentos, según indicaciones. c) Apoyar la preparación de informes laborales según le sea requerido. d) Colaborar en la recepción, organización, custodia y conservación de la

documentación del archivo periférico. e) Preparar las transferencias de las series documentales al archivo central según las

instrucciones de sujefe(a) inmediato(a). f) Cooperar en la elaboración y mantenimiento de los instrumentos de control y

consulta archivísticos en la forma en que le sea requerido. g) Colaborar en las actividades de transferencias documentales de las unidades

administrativas. h) Clasificar documentación, de acuerdo con la normativa establecida por la UGDA. ( i) Ubicar y facilitar documentación del archivo periférico para consulta o préstamo. j) Preparar datos que le sean requeridos para informes relativos a las labores del

archivo periférico. k) Contribuir con el mantenimiento de las condiciones técnicas necesarias para la

conservación de la documentación. 1) Las demás que ·1e señale la o el Encargado( a) de Archivo Periférico.

4.7.4 Requisitos del puesto (

a) Bachiller. b) Poseer cualidades de responsabilidad y honestidad. c) Con buenas relaciones interpersonales. d) Ser capacitado( a) en el área de archivo por parte del Oficial de Gestión Documental



5. ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN Y ARCHIVOS ESPECIALIZADOS

Los encargados directos de los archivos de gestión y especializados, serán los responsables de las unidades administrativas del TSE que los generan, quienes deberán cumplir con las políticas, lineamientos, normas, guías, instrumentos, manuales, controles, procedimientos y demás regulaciones determinadas para el efecto por la Unidad de Gestión Documental y Archivos.

Las jefaturas de cada unidad administrativa del TSE deben incentivar al personal a su cargo para colaborar con el trabajo y los lineamientos del Oficial de Gestión de Documentos y

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T•••u•AL su••EMO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la Unidad de Gestión Documental y Archivos d :::> E ~ ---9:;§5 Y, SECRETARIA ;

ArChiVOS, ya que cada unidad es responsable de organizar sus documentos a fin de local1 .s. GEHERAL. "'°. 1 infi . , d 1· . d 1 Ofi "al d In.ti . ' "llVADO~· y entregar a ormac1on cuan o sea so 1c1ta a por e c1 e ormac10n.

6. COMITÉS DE APOYO A LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

De conformidad con los lineamientos establecidos por el IAIP, habrá tres comités institucionales que apoyarán la gestión documental y archivos, siendo estos los siguientes:

a) Comité para la Identificación Documental de la Institución b) Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) c) Comité Institucional de Seguridad y Salud Ocupacional.

6.1 Comité para la Identificación Documental de la Institución

El organismo colegiado del TSE deberá crear el denominado Comité para la Identificación Documental de la Institución que bajo la coordinación de la UGDA, estará integrado por un representante o designado de la unidad productora o generadora de la documentaci<;)n, Subdirección de Desarrollo Humano, Unidad de Planeación Estratégica y Gestión de Calidad, Dirección Financiera Institucional y Dirección Jurisdiccional.

Sus funciones serán las.siguientes: a) Elaborar una reseña histórica de la institución mediante la revisión de la legislación

y de estudios históricos, para conocer la evolución de su estructura organizativa. b) Un índice de organismos que recoja la denominación que ha tenido la institución,

fechas extremas de vigencia, las dependencias jerárquicas y sus competencias. c) Un índice legislativo, que recopile todas las leyes, normas, reglamentos, instructivos

y directrices aplicables a la institución organizadas de acuerdo a cuatro secciones: gobierno, administración, servicios y hacienda. Cada una de éstas, organizadas cronológicamente.

d) Un repertorio de funciones de la institución, organizado por las cuatro secciones mencionadas en la letra "c".

e) Una recopilación de los organigramas que ha tenido la institución para observar la creación, modificación o supresión de las unidades administrativas, estableciendo el período de vigencia de cada organigrama.

6.2 Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

Se deberá establecer el llamado Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), el cual estará compuesto por el o la Oficial de la Unidad de Gestión Documental y Archivos; el encargado de archivo central, encargado del archivo periférico, un delegado de la Dirección Jurisdiccional; el jefe de la unidad productora de la serie a valorar y su encargado de archivo especializado; y, un auditor como observador del proceso. Además pueden integrar este Comité: un representante del área administrativa y solicitar el apoyo externo de un historiador o investigador social para determinar los valores histórico-culturales de la información.

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TRIBUNAL ~UPR!MO ELECTORAL Propuesta de Estructuración de la UnidiJfi de Gestión Documental y Archivos del TSE

Este Comité deberá ser nombrado por acuerdo emitido por el organismo colegiado del TSE, para garantizar su estabilidad y competencias.

Sus funciones serán las siguientes: a) Establecer criterios de valoración de las series documentales, las cuales poseen

valor primario y valor secundario2•

b) Elaborar y autorizar la Tabla de Valoración Documental3, que refleje los valores

primarios, secundarios, así como la clasificación de la información según la LAIP. c) Elaborar la Tabla de Plazos de Conservación Documental conocida por sus siglas

como TPCD, indicando la disposición final que cada serie y subserie debe cumplir: Permanente, Eliminación parcial, Eliminación total o Digitalización.

6.3 Comité Institucional de Seguridad y Salud Ocupacional.

La Unidad de Gestión Documental y Archivos en coordinación con el Comité Institucional de Seguridad y Salud Ocupacional, deberá implementar un plan integrado de conservación que se implementará en la custodia documental durante todo el ciclo de la documentación y en todo el sistema institucional de archivos.

7. TABLA DE PLAZOS.PARA EL CUMPLIMIENTO DE LOS LINEAMIENTOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARClllVOS DEL IAIP

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El TSE queda sujeto al cumplimiento de los plazos señalados por el IAIP para implementar ( cada uno de los nueve lineamientos relacionados con la Gestión Documental y Archivos.

Los plazos se cuentan a partir de la entrada en vigencia de cada lineamiento, los cuales a su vez parten de ocho días posteriores a su publicación en el Diario Oficial.

Considerando entonces que su publicación está contenida en el D.O. n.º 147, Tomo n.0 408 de fecha 17 de agosto de 2015, todos los plazos han comenzado a contar a partir del 26 de agosto de 2015 y su vencimiento se ilustra en la tabla siguiente:

2 E/ valor primario de las series documentales se desprende del nacimiento de los documentos y se basa en su

valor administrativo, contable, jisca/, legal, jurídico, informativo y técnico. El valor secundario de las series documentales se refiere al valor científico, histórico y cultural atribuido a las f unciones y servicios que la institución brinda a la población.

3 Existen series documenta/es analógicas o electrónicas de valor imperecedero que serán conservadas

siempre. Otras series documentales tienen un valor consistente, pero caduca en diferentes plazos de tiempo; y, existen series documenta/es que conviene conservar en su totalidad pero en otros casos basta con guardar l fragmentos o muestras a modo de testimonio. -

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01 Completar la organización del Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivos (SIGDA) y estar en funcionamiento

02 Nombrar al Oficial de Archivo y Gestión Documental

02 Nombrar a los encargados de archivo central y archivo periférico

03 Finalizar las funciones de los Arts. 2 y 3 por parte de la UGDA y el Comité para realizar Ja identificación documental de Ja institución, así como un avance gradual en las funciones contenidas en el Art. 3 letra "a".

04 Estar ordenados los archivos de gestión del TSE de acuerdo a lo establecido en Jos artículos del 1 al 4.

04 Estar concluida la primera versión de la guía de archivo

05 Haber implementado la gestión documental electrónica contenida en los artículos del 1 al 6

06 Haber conformado el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), elaborado los instrumentos del Art. 2 y avanzado significativamente en la Tabla de Plazos de Conservación I;>ocumental (TPCD).

07 Tener en buen estado los .árchivos de gestión, haber emprendido la adecuacfoñ ·~de los depósitos que albergan el archivo central y periféricos y, haber elaborado un borrador del plan de gestión de desastres en el SIGDA.

08 Publicar la información oficiosa a la que se está obligado (ART. 10 ( AIP), la cual deberá estar disponible de manera electrónica para su consulta y organizada o indexada por medio de Cuadro de Clasificación Documental.

08 Publicar lo~ instrumentos de la gestión documental y archivos: Tablas de Plazos de Conservación Documental, Guía de Archivo y Actas de eliminación de documentos dentro del Cuadro de Clasificación Documental.

09 Implementar las buenas prácticas del SIGDA reguladas en los artículos del l al 4 y evaluar el SIGDA de acuerdo al fonnato elaborado por el IAIP.

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24/agosto/2016

12/marzo/2016

24/agosto/2016

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3/diciembre/2015

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Organismo colegiado

Organismo colegiado

Organismo colegiado

Organismo colegiado / UGDA y Comité para realizar Ja identificación documental de la institución UGDA/Unidades organizativas

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