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SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME DE AUDITORÍA FECHA 15-may-08

CÓDIGO FIA-01

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PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN DE AUDITORIA INTERNA PROCESO DE MEJORA CONTINUA

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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

Secretaría DistritalINTEGRACIÓN SOCIAL

1. INFORME AUDITORIA INTERNA AL PROCESO DE ANALISIS Y SEGUIMIENTO DE POLITICAS 2. CRITERIOS DE AUDITORÍA Constitución Política de Colombia. Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas 2008-2012. Plan Estratégico/Plan de Desarrollo Institucional 2008-2012. Ley 87 del 29 de noviembre de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control

interno en la entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones". Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública" - NTCGP

1000:2009. Decreto 4110 de diciembre 9 de 2004 de la Presidencia de la República, "por el cual se reglamenta

la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública" - NTCGP 1000:2009.

Decreto 1599 de mayo 20 de 2005 de la Presidencia de la República, "por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano" MECI 1000:2005.

Decreto 607de diciembre 28 de 2007, "Por el cual se determina el Objeto, la Estructura Organizacional y Funciones de la Secretaría Distrital de Integración Social".

Decreto Distrital 176 de 2010 "Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital y se asignan unas funciones"

Acuerdo 257 de noviembre 30 de 2006 del Concejo de Bogotá, D.C., "Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá D.C. y se expiden otras disposiciones".

Circular 025 del 25 de noviembre de 2009 “Por la cual se adopta la caracterización del Proceso de Análisis y Seguimiento de Políticas Sociales y procedimientos relacionados.

Hallazgos vigentes de anteriores auditorias, Administración del Riesgo e indicadores del proceso (medición y consistencia).

Guía Práctica para Operativización y Sostenibilidad del Sistema de Control Interno Veeduría Distrital.

Normatividad vigente aplicable. 3. LÍDER-ESA DEL PROCESO Leonardo Alexander Rodriguez López - Subsecretario 4. EQUIPO AUDITOR Iris Maria Cordoba Davila - Auditora Deyanira Osorio Medina - Auditora

Auditoria SCI X Auditoria de Calidad X



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5. OBJETIVO Evaluar la conformidad del Proceso de Análisis y Seguimiento de Políticas Sociales, con los requisitos del Modelo Estándar de Control Interno, la norma NTCGP-1000 2009, las disposiciones legales, los planes, los programas y procedimientos aplicables y los requisitos de la Entidad y establecer su grado de avance y mejora en el marco del Sistema Integrado de Gestión de la SDIS. 6. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Establecer el nivel de mejora en el último año, en las etapas del proceso: 1. Definición de variables, categorías y niveles de análisis para la medición, control y monitoreo. 2. Analizar, evaluar y comparar y 3. Producción de conocimiento social. Verificando los diferentes elementos y productos previstos en las normas MECI y NTC GP 1000 2009, a partir de la "Herramienta para verificar la sostenibilidad y operación del Sistema de Control Interno" elaborada por la Veeduría Distrital, con especial énfasis en riesgos, procedimientos, flujos de información del proceso, indicadores y acciones de mejora”. 7. METODOLOGIA La auditoria se realizó mediante verificación documental, ocular y entrevistas a los profesionales delegados por el Subsecretario de la Entidad. Es importante mencionar que el proceso no cuenta con procedimientos oficializados, por tanto el desarrollo de la Auditoria se realizó en el contexto de la caracterización del proceso. 8. PERIODO DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 17 de noviembre al 16 de diciembre de 2011 9. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO/PROYECTO El proceso de Análisis y Seguimiento de Políticas tiene como punto de partida la caracterización del mismo, la cual fue adoptada mediante Circular 0025 de 25 de noviembre de 2009 y consiste en la identificación de sus elementos esenciales y el establecimiento de las interrelaciones con otros procesos. Este proceso, se ubica dentro del mapa de procesos de la Secretaría como un proceso misional. Tiene como objetivo “….Realizar actividades de monitoreo y control que permitan evaluar las políticas sociales, en términos de su eficacia, correspondencia y coherencia con el enfoque de ciudad, generando conocimiento y aprendizajes que contribuyan a la formulación e implementación de las mismas en los diferentes territorios sociales”. Es importante mencionar que desde las diferentes instancias creadas para tratar los temas relacionados con las Políticas Sociales (Consejos Locales de Política Social - CLOPS y Consejo Distrital de Políticas Sociales), se ha venido trabajando algunos aspectos relacionados con los planteamientos de la ciudadanía frente al ejercicio de implementación de las políticas públicas en los



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territorios; sin embargo, el ejercicio realizado desde los Consejos mencionados no ha estado del todo articulado con el Proceso, pues se encuentra disperso y no existe consolidación. Este proceso tan importante para el cumplimiento de la misión, objetivos, retos y funciones básicas que la Entidad debe desempeñar no ha tenido ningún avance en su desarrollo, situación que dificulta la medición de la satisfacción de los requerimientos de la comunidad y/o grupos de interés. HALLAZGOS Se enuncian inicialmente las FORTALEZAS, o sea, aquellas actuaciones relevantes detectadas por el Equipo Auditor en el transcurso de la auditoria; luego, se mencionan la OPORTUNIDADES DE MEJORA, situaciones que no implican incumplimientos de requisitos, pero que deben ser tenidas en cuenta para realizar mejoras en los procesos o mitigar posibles riesgos, y por último se plasman las NO CONFORMIDADES que son incumplimientos de requisitos del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 1000:2005, Norma Técnica de Gestión de la Calidad NTCGP-1000:2009, Requisitos Legales y manual de procedimientos del proyecto. Es preciso elaborar un plan de mejoramiento en el cual se deben incorporar tanto las acciones preventivas en relación con las oportunidades de mejora como las correcciones y acciones correctivas correspondientes a las no conformidades, las cuales deben prever las responsabilidades tanto de las dependencias como de los procesos. 10.1. FORTALEZAS 10.1.1 A partir de la implementación de la Gestión Social Integral (GSI), se logró articular los Consejos Locales de Política Social (CLOPS) a las Mesas Territoriales o Mesas de Concertación con la comunidad, pasando de ser un escenario netamente institucional a convertirse en un escenario de participación, donde se recogen los planteamientos de la ciudadanía frente al ejercicio de implementación de las políticas públicas en los territorios. 10.1.2. La idoneidad, competencia y conocimiento que sobre el tema ostenta la servidora pública que desde el mes de octubre de 2011, tiene a cargo la Coordinación de las actividades propias del Proceso, pues hace parte del equipo GSI (Gestión Social Integral), lo cual permite visualizar sobre la pertinencia e importancia del desarrollo del proceso que permitan el logro de los objetivos institucionales. 10.2. OPORTUNIDADES DE MEJORA

Teniendo en cuenta que las oportunidades de mejora, son situaciones que no implican incumplimiento de requisitos, pero que deben ser tenidas en cuenta para realizar las mejoras en los procesos o mitigar posibles riesgos, en el ejercicio de la auditoria se evidenció que el proceso se encuentra en la etapa inicial o primaria, sin avances significativos desde su caracterización. Por lo tanto el equipo auditor considera que todos los hallazgos encontrados y relacionados en el presente informe, son No Conformidades o incumplimientos de la norma.



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10.3. NO CONFORMIDADES

PLANEAR

10.3.1. El MECI, en el numeral 1.2.1, señala que los “Planes y Programas, materializan las estrategias de la organización establecidas para dar cumplimiento a la función de la Entidad, en un periodo de tiempo determinado, asegurando adicionalmente los recursos necesarios para el logro de los fines de la organización…”

En concordancia con este componente, durante el desarrollo de la auditoria se evidenció que no se cuenta con un Plan de Acción para el cumplimiento de las necesidades relacionadas con el desarrollo de las etapas del Proceso, lo que genera dificultad en la definición o determinación de: ¿en qué lugar nos encontramos? y establecer el lugar a ¿dónde queremos llegar?.

10.3.2. En atención a lo normado en la NTCGP 1000:2009 numeral 6. Gestión de recursos y numeral 1.1.2. del MECI, sobre Talento humano, “los procesos y prácticas de talento humano se deben adelantar de manera articulada a los demás procesos de gestión de la entidad…”

En relación con lo anterior, en la Auditoria se evidenció que para realizar las actividades encaminadas al desarrollo del Proceso ha sido designada una sola persona, lo cual no es suficiente para cumplir con todas las salidas o productos planteados en la caracterización del Proceso, toda vez que además de la Coordinación del proceso, dicha persona también debe responder con otras funciones propias de la Subsecretaria.

HACER

10.3.3. En atención a lo normado en el MECI, numeral 2, el “Subsistema de Control de Gestión, está conformado por un conjunto de componentes de control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misión….”

En correspondencia con este postulado normativo, durante el ejercicio de la Auditoria se evidenció un mínimo avance del proceso, teniendo en cuenta que su caracterización fue adoptada desde noviembre del 2009 y en la actualidad no cuenta con procedimientos, riesgos, ni indicadores; pese a que desde la Subsecretaría se elaboró un proyecto de procedimiento, riesgo e indicadores, sin contar con el respectivo acompañamiento de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, los cuales según esta Dirección, no se ajustan a la metodología de la Entidad.



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VERIFICAR - ACTUAR

10.3.4. El numeral 3.3. del MECI, señala que el objetivo principal de los “Planes de Mejoramiento, es promover que los procesos internos de las Entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continúo….”

Durante el ejercicio de la Auditoria se estableció que el proceso cuenta con un plan de mejora, resultado de la Auditoria interna realizada por la OCI y el resultado de la revisión por la Dirección realizados por la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico. El plan cuenta con cinco (5) hallazgos abiertos, de los cuales uno (1) corresponde a la Auditoria Interna, vigencia 2010, y cuatro (4) a revisiones realizadas por la DADE. De acuerdo con lo anterior, no se observan acciones efectivas encaminadas a corregir las desviaciones encontradas en los procesos de evaluación independiente y las revisiones efectuadas por la DADE, por lo tanto el Líder del Proceso debe prever y tomar las acciones preventivas e inmediatas.

11. RIESGOS La Subsecretaría, mediante memorando INT 40893 del 23 de agosto de 2011, envió a DADE una propuesta de mapa de riesgo para el Proceso. Como respuesta DADE a través del memorando INT 58780 de noviembre de 2011, remite a la Subsecretaría las observaciones metodológicas, expresando incluir previamente al envío de los documentos, al Grupo de Investigaciones, en las sesiones de trabajo, con el fin de ajustar la nueva propuesta a la metodología de la Entidad. 12. CONCLUSIONES Durante el ejercicio de la Auditoria se realizaron actividades orientadas a verificar el cumplimiento del objetivo tanto de la Auditoria como del Proceso auditado, las cuales permitieron establecer el grado de avance y mejora en el marco del Sistema Integrado de Gestión. De acuerdo con lo anterior, es importante mencionar que desde octubre del presente año, las reuniones de Mesas Territoriales o Mesas de Concertación con la comunidad pasaron de ser un escenario netamente institucional a convertirse en un escenario de participación. Es así como los integrantes de los CLOPS, asisten a estas mesas como instancia encargada de trabajar el tema de las Políticas Públicas Sociales, y responsable de recoger los planteamientos de la ciudadanía frente al ejercicio de implementación de las Políticas Públicas en los territorios.

De otra parte, es importante recordar que el resultado deseado se alcanza de forma eficiente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un Proceso. Es decir, mediante la identificación y gestión de manera eficaz de las actividades que tengan una clara relación entre sí y las



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cuales constituyen la red de Procesos de la Entidad.

De acuerdo con lo señalado en el presente informe, se puede concluir que el Proceso de Análisis y Seguimiento de Políticas, se encuentra en la etapa inicial, pese a que fue caracterizado en el 2009, lo cual afecta el Sistema Integrado de Gestión de la SDIS.

13. RECOMENDACIONES En concordancia con lo anteriormente expuesto, desde el enfoque de Entidad responsable de la formulación, implementación y evaluación de las Políticas Sociales en el Distrito Capital, se considera apremiante no sólo caracterizar el Proceso de Análisis y Seguimiento de las Políticas Sociales, sino rediseñarlo e implementar los procedimientos en armonía con los procesos de: Direccionamiento Político, Construcción e Implementación de Políticas Sociales y Gestión del Conocimiento. En relación con este último, debe constituir parte activa el Grupo de Investigaciones como elemento orientador a partir de la lectura de las Políticas para el Proceso de Análisis y Seguimiento de las Políticas Sociales en función de la disminución de la desigualdad e inequidad social. EQUIPO AUDITOR Nombre(s): Deyanira Osorio Iris Cordoba Davila

Firma(s):

AUDITADO(S) Nombre(s): Luz Marina Rozo

Firma(s):

JEFE-A OFICINA DE CONTROL INTERNO LUZ MARY ZULUAGA GOMEZ

Firma:

FECHA DE ENTREGA

Diciembre 23 de 2011

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