secretaría administrativa dirección de servicios generales...

AUTORIZACIÓN

Manual de Organización Secretaría Administrativa

Dirección de Servicios Generales

Mtro. Jaime Valls Esponda Rector Ing. Juan Carlos Rodríguez Guillen Director General de Planeación

El presente manual entra en vigor a partir del 01 de agosto del 2014, y deja sin efecto a los expedidos en fecha anteriores, así como a todos aquellos documentos que se opongan al mismo.

Con fundamento en la ley Orgánica de la Universidad Autónoma de Chiapas, Articulo 25, Fracción I y Artículo 18 Fracción V, y en cumplimiento con el Proyecto Académico 2010-2014, Generación y Gestión para la Innovación, referente al Desarrollo Administrativo y en Atención al Programa de Modernización de los Procesos de Gestión y Normatividad se expide el presente documento, el cual tiene como objeto servir de instrumento de trabajo para normar y precisar las funciones, así como las obligaciones y responsabilidades del personal que conforman la estructura organizacional de la Universidad Autónoma de Chiapas.

Derivado de la Modernización de los Procesos de Gestión y Normatividad y con fundamento en el Estatuto General de la Universidad Autónoma de Chiapas, en el Capítulo II, De la Dirección General de Planeación, Artículo 104, Fracción X, se expide el presente documento.

Elaboró Revisó Aprobó

Lic. Nicolás González Estrada Responsable de la Captura

C.P. Luis Armando Hernández Alonso Departamento de Organización y Procedimientos

Dra. María Celia Reyes Cruz Directora de Planeación y Programación

Fecha de Elaboración Mayo 2014

Fecha de emisión Agosto 2014

Nueva Revisión Agosto 2015

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Secretaría Administrativa


Í N D I C E

1. Introducción

2. Marco Jurídico

3. Atribuciones

4. Misión

5. Visión

6. Objetivo General

7. Objetivos Específicos

8. Organigrama Estructural

9. Cuadro Orgánico de Cargos

10. Función general

11. Descripción de funciones específicas a nivel de cargos

12. Línea jerárquica de autoridad y responsabilidad

13. Áreas de coordinación

14. Sustento administrativo y normativo








2



1. Introducción

El manual de organización se define como el instrumento administrativo donde quedan plasmadas las relaciones formales de comunicación y autoridad, así como los criterios que subyacen a la división del trabajo de un órgano determinado. El objetivo fundamental de este documento es presentar una visión en conjunto de la estructura del área de la Dirección de Servicios Generales y precisar las funciones encomendadas a cada una de las áreas que la integran, lo que permitirá evitar duplicidades o traslapes durante el desarrollo de las mismas, propiciando ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución de trabajos, así como el mejor aprovechamiento de los recursos con que cuenta el área. El Manual de Organización está dirigido a toda persona interesada en la información que contiene, pero específicamente a los integrantes del área, quienes podrán contar con el documento que les permita enterarse de su ubicación en la misma, así como de las funciones que deberán desempeñar dentro de ella.

2. Marco Jurídico

Interno

Ley Orgánica de la UNACH

Estatuto de la UNACH

Reglamentos

Contratos Colectivos SPAUNACH, STAUNACH

Externo

Ley Federal del Trabajo Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público








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Ley de Adquisiciones, Arrendamientos de bienes muebles y contratación de Servicios para el Estado de Chiapas. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos de bienes muebles y contratación de Servicios para el Estado de Chiapas.

Norma Oficial Mexicana NMX-CC-9001-IMNC-2000 (ISO 9001:2008), Sistemas de Gestión

de la Calidad. Demás disposiciones aplicables

3. Atribuciones

Garantizar que sean brindados los servicios generales, de mantenimiento a edificios y parque vehicular de la UNACH, servicios de limpieza, jardinería, transportación, seguridad y control de accesos a los edificios.

Coordina y supervisa las actividades del personal a su cargo. Controla y evalúa el personal a su cargo. Instruye al personal en el trabajo a realizar. Diseña, elabora y aplica sistemas de control de asistencia del personal a su cargo. Solicita cotizaciones para compras de materiales específicos. Realiza pedidos de material de limpieza, equipos de oficina y bienes de consumos que se

requieran. Controla los servicios de proveeduría de materiales y equipos de trabajo. Planifica y coordina las actividades de suministro de materiales y equipos de trabajo. Distribuye para cada unidad el material de limpieza, equipos de trabajo y demás bienes de

consumo que las mismas requieren. Ordena y supervisa la reparación de equipos y mobiliarios que le solicitan las Unidades Académicas y Dependencias de Administración Central.

Supervisa y controla los servicios de comunicaciones dentro de la dependencia, transporte, mensajería, correo, etc. Solicita presupuesto para la construcción de trabajos menores de albañilería, electricidad,

plomería y herrería. Lleva el control del presupuesto de la unidad. Supervisa la elaboración de órdenes de servicios de mantenimiento. Toma decisiones en base a trabajos a ejecutar.








4



Autoriza el despacho de las requisiciones internas de materiales de oficina y de limpieza. Asiste y participa en reuniones y comisiones de trabajo.

Atiende reclamos por cualquier irregularidad detectada en las labores de vigilancia y las reporta a la unidad que les compete.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Participar como miembro de la Comisión Evaluadora de Bienes muebles de la UNACH.

Participar como miembro del Comité de adquisiciones, arrendamiento de bienes muebles y/o contratación de servicios.

Las que le confiere el Secretario Administrativo

4. Misión

Normar, coordinar y promover el desarrollo de las Unidades Académicas y Dependencias de la Administración Central de la Universidad, aplicando los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos requeridos para el cumplimiento de los objetivos institucionales.

5. Visión

Ser una Secretaría eficiente y normativa conformada por personal capacitado con profunda cultura de servicio, valores éticos y con alta tecnología de tal manera que tenga amplio reconocimiento por los estándares de calidad en los servicios que presta a las Unidades Académicas y Dependencias de la Administración Central.

6. Objetivo General

Realizar rutinas de mantenimiento físico predictivos, preventivos y correctivos a los bienes muebles e inmuebles, áreas verdes comunes de la Universidad y apoyar a las Dependencias de la Administración Central y Dependencias Académicas, con servicios de apoyo que faciliten el quehacer de sus propias actividades.








5











6



8. Organigrama estructural.

DIRECCION DE SERVICIOS

GENERALES

DEPARTAMENTO

DE SERVICIOS

SECRETARIA

ADMINISTRATIVA

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO

DE APOYO

ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO

DE

MANTENIMIENTO

SECCION DE

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

DE C.U.

SECCION DE

PROYECTOS,

PRESUPUESTOS Y

PROGRAMAS

ADMINISTRATIVO








7



9. Cuadro orgánico de cargos.

NIVEL DENOMINACIÓN DE LA UNIDAD

ORGÁNICA Y CARGOS ESTRUCTURALES

NOMBRE DEL RESPONSABLE/TITULAR

PLAZA PUESTO1

1

Dirección de Servicios Generales C.P. Nicolás González Estrada 4316 935

2 Departamento de Servicios C.P. Joel Nájera Torres 4254 225

2 Departamento de Apoyo Administrativo

Lic. Luis Adrian Mendoza Zebadúa

4345 902

2 Departamento de Mantenimiento Ing. Jaime González Muñoz 2259 898

10. Función general.

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIÓN GENERAL CORRESPONDENCIA CON EL ESTATUTO GENERAL DE LA

UNACH

Realizar rutinas de mantenimiento físico predictivos, preventivos y correctivos a los bienes muebles e inmuebles, áreas verdes comunes de la Universidad y apoyar a las Dependencias de la Administración Central y Unidades Académicas, con servicios de apoyo que faciliten el quehacer de sus propias actividades.

11. Descripción de funciones específicas a nivel de cargos. (Director)

DEPENDENCIA: Dirección de Servicios Generales

CARGO: Director

FUNCIONES ESPECÍFICAS:

1. Definir con claridad las acciones específicas que deberán llevarse a cabo en forma periódica para mantener en condiciones óptimas las edificaciones e instalaciones de las dependencias académicas y las

1 Revisar catálogo en http://www.unach.mx/Images/transparencia/pdfs/sueldos_y_salarios2011.pdf








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dependencias de la administración central. 2. Conservación y mantenimiento de instalaciones y la prestación de los

servicios administrativos auxiliares, que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional.

3. Establecer y supervisar los sistemas y programas de trabajo de las jefaturas de área que integran la dirección para asegurar que los servicios administrativos auxiliares de intendencia, mensajería, transporte, limpieza, vigilancia, servicios telefónicos, correspondencia, archivo y reproducción de documentos se proporcionen en forma oportuna.

4. Seguimiento y supervisión del mantenimiento y conservación de los edificios y áreas verdes de la Universidad.

5. Dirigir la supervisión de los diferentes proyectos, presupuestos y programas necesarios para el buen funcionamiento de las instalaciones universitarias.

6. Coordinar la elaboración de solicitudes de compra de materiales destinados al mantenimiento de la infraestructura universitaria.

7. Coordinar y Supervisar el pago por materiales y mano de obra con base a los recursos autorizados por la Secretaría administrativa, cuando se trate de prestación de servicios por administración directa.

8. Participar como miembro de la Comisión Evaluadora de Bienes muebles de la UNACH.

9. Participar como miembro del Comité de adquisiciones, arrendamiento de bienes muebles y/o contratación de servicios.

Descripción de funciones específicas a nivel de cargos. (Departamento de

Servicios)

DEPENDENCIA: Departamento de Servicios

CARGO: Jefe de Departamento


1. Coordinar al personal en la instalación y manejo de Eventos Especiales.








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2. Organizar y monitorear la vigilancia privada del circuito universitario.

3. Supervisión del funcionamiento de lava tap en el área universitaria.

4. Control del parque vehicular de DSG.

5. Organizar a los choferes de la Dirección.

6. Control de los viajes de la pipa y solicitar el pago correspondiente

7. Control de combustible para los vehículos de este Departamento.

8. Control de los viajes solicitados para las diferentes áreas.

Descripción de funciones específicas a nivel de cargos. (Departamento de Apoyo

Admvo.)

DEPENDENCIA: Departamento de Apoyo Administrativo



1. Gestionar solicitudes de pago de servicios, proveedores etc. 2. Gestionar solicitudes de viáticos para el personal que por la

naturaleza de sus actividades ha sido comisionado por el titular de la Dirección.

3. Gestionar solicitudes de adquisiciones de herramientas, accesorios, uniformes, prendas de protección para brindar al trabajador los requerimientos necesarios para el cumplimiento de sus actividades.

4. Gestionar solicitudes de materiales de oficina, cómputo y material de limpieza a utilizarse en la Dirección en actividades propias de la misma.

5. Administrar el presupuesto solicitado y autorizado mediante el POA.








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6. Administrar los vales de agua purificada suministrado por la empresa agua purificada plus, s.a. de c.v. para consumo del personal adscrito a la DSG.

7. Supervisión de la Sección de Control de Servicios Administrativos. 8. Supervisión de la Sección de Control de Personal. 9. Control del parque vehicular de la Dirección 10. Apoyo a la Dirección, Unidades y Departamentos de la DSG para el

logro de sus actividades y objetivos. 11. Seguimiento y mejora continua al Sistema PO “Mantenimiento y

conservación de Edificios”

Descripción de funciones específicas a nivel de cargos. (Departamento de

Mantenimiento)

DEPENDENCIA: Departamento de Mantenimiento



1. Elaboración de mamparas y lonas para los diferentes eventos de la UNACH

2. Realizar mantenimiento menor de los edificios universitarios 3. Revisar las actividades de mantenimiento de jardines del circuito y sendero universitario

4. Ejecutar diferentes trabajos de fontanería, herrería, carpintería, refrigeración, electromecánica y electricidad solicitados por las dependencias de la administración central y unidades académicas.

5. Realizar mantenimiento de equipos de aires acondicionados de las Dependencias de Administración Central y Unidades Académicas de la UNACH

12. Línea jerárquica de autoridad y responsabilidad. (Director)

ÁREA INMEDIATA SUPERIOR Secretario Administrativo








11



¿de quién depende? C.P. Miguel Ángel Cigarroa Torres

ÁREAS DEPENDIENTES

¿sobre quién tiene mando?

Departamento de Servicios: Sección de Eventos Sección de vigilancia

Departamento de Apoyo Administrativo

Departamento de Mantenimiento

RESPONSABILIDAD INSTITUCIONAL

¿qué aspectos institucionales son de responsabilidad

exclusiva del área?

Mantenimiento físico predictivos, preventivos y correctivos a los bienes muebles e inmuebles y áreas verdes comunes de la Universidad.

Línea jerárquica de autoridad y responsabilidad. (Departamento de Servicios)

ÁREA INMEDIATA SUPERIOR

¿de quién depende?

Director de Servicios Generales

C.P. Nicolás González Estrada

ÁREAS DEPENDIENTES


Sección de vigilancia

Sección de Eventos


¿qué aspectos institucionales

Brindar un adecuado servicio de vigilancia, así como el apoyo a

eventos de la universidad.








12



son de responsabilidad exclusiva del área?

Línea jerárquica de autoridad y responsabilidad. (Departamento de Apoyo

Administrativo)





ÁREAS DEPENDIENTES


No aplica,




Fungir como enlace administrativo ante la Unidad de Apoyo de la Secretaría Administrativa, para gestionar recursos y brindar a los Jefes Departamentales de la DSG lo demandado para el cumplimiento de sus objetivos.

Línea jerárquica de autoridad y responsabilidad. (Departamento de

Mantenimiento)





ÁREAS DEPENDIENTES


No aplica, cuenta únicamente con personal de apoyo.








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Mantenimiento de muebles, inmuebles, servicio de limpieza y áreas verdes de la Universidad.

13. Áreas de coordinación.

RELACIONES DE COORDINACIÓN INTERNA

NOMBRE DEL ÁREA ASPECTO DE COORDINACIÓN

Secretaría Administrativa, Pagos de servicios, liberación de recursos para compra de materiales.

Dirección de Sistemas de Información Administrativa

Desarrollo, implementación y actualizaciones de los Sistemas de servicios de mantenimiento.

Todas las Unidades Académicas y Dependencias de Administración Central

Coordinación para el servicio de mantenimiento y conservación de mobiliario, edificios y áreas verdes.

Coordinación General de Finanzas (Departamento de Patrimonio)

Comisión evaluadora de Bienes muebles de la UNACH

Departamento de Adquisiciones Comité de adquisiciones, arrendamiento de bienes muebles y/o contratación de servicios.

RELACIONES DE COORDINACIÓN EXTERNA


No aplica No aplica








14



14. Sustento administrativo y normativo.

i. Organización administrativa:

DOCUMENTO EXISTENCIA FECHA DE LA

ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN SI NO

Manual de organización y funciones x 05 de Abril de 2010

Manual de procedimientos x

Organigrama autorizado x 05 de Abril de 2010

Acuerdo de creación x

Otro (especificar)

ii. Fundamento normativo:

DOCUMENTO

EXISTE FUNDAMENTO UBICACIÓN / ARTICULADO

SI NO

Ley orgánica de la unach x

Estatuto general de la unach x

Reglamento de investigación y posgrado

x

Reglamento de alumnos x

Reglamento de servicio social x

Reglamento de planeación x

Otro (especificar) x

Elaboró Lic. Nicolás González Estrada









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1

Secretaría Administrativa Dirección de Servicios Generales

Departamento de Servicios

Í N D I C E

1. Introducción

2. Marco Jurídico

3. Atribuciones

4. Misión

5. Visión

6. Objetivo General
















2



1. Introducción


2. Marco Jurídico

Interno



Reglamentos


Externo









3






3. Atribuciones














4









4. Misión


5. Visión


6. Objetivo General









5




Implementar acciones específicas para el mantenimiento y conservación óptima de

las edificaciones e instalaciones de las dependencias académicas y las dependencias

de la administración central.

Prestación de los servicios administrativos auxiliares, de intendencia, mensajería,

transporte, limpieza, vigilancia, servicios telefónicos, en dependencias de la

Administración Central.

Cumplir con las Normas de calidad implementadas en la UNACH








6





GENERALES

SECRETARIA

ADMINISTRATIVA

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO DE

SERVICIOS








7







PLAZA PUESTO1

1

Dirección de Servicios Generales C.P. Nicolás González Estrada 4316 935

2 Departamento de Servicios C.P. Joel Nájera Torres 4254 225



UNACH


11. Descripción de funciones específicas a nivel de cargos.

DEPENDENCIA: Departamento de Servicios



1. Coordinar al personal en la instalación y manejo de Eventos Especiales.

2. Organizar y monitorear la vigilancia privada del circuito universitario.

3. Supervisión del funcionamiento de lava tap en el área universitaria.









8



4. Control del parque vehicular de DSG.

5. Organizar a los choferes de la Dirección.

6. Control de los viajes de la pipa y solicitar el pago correspondiente

7. Control de combustible para los vehículos de este Departamento.

8. Control de los viajes solicitados para las diferentes áreas.

12. Línea jerárquica de autoridad y responsabilidad.


¿De quién depende?



ÁREAS DEPENDIENTES

¿Sobre quién tiene mando?

Sección de vigilancia

Sección de Eventos


¿Qué aspectos institucionales son de responsabilidad


Brindar un adecuado servicio de vigilancia, así como el apoyo a

eventos de la universidad.




Todas las Unidades Académicas y Dependencias de Administración Central

Coordinación para el servicio de mantenimiento y conservación de mobiliario, edificios y áreas verdes.








9






No aplica No aplica









Otro (especificar)


DOCUMENTO


SI NO

Ley orgánica de la Unach x

Estatuto general de la Unach x


x








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1



Í N D I C E

1. Introducción

2. Marco Jurídico

3. Atribuciones

4. Misión

5. Visión

6. Objetivo General
















2



1. Introducción


2. Marco Jurídico

Interno



Reglamentos


Externo









3





de la Calidad.

Demás disposiciones aplicables

3. Atribuciones






plomería y herrería. Lleva el control del presupuesto de la unidad. Supervisa la elaboración de órdenes de servicios de mantenimiento.








4



Toma decisiones en base a trabajos a ejecutar. Autoriza el despacho de las requisiciones internas de materiales de oficina y de limpieza. Asiste y participa en reuniones y comisiones de trabajo.






4. Misión


5. Visión


6. Objetivo General









5




Prestación de los servicios administrativos auxiliares, de intendencia, mensajería,

transporte, limpieza, vigilancia, servicios telefónicos, en dependencias de la

Administración Central.









6





GENERALES

SECRETARIA

ADMINISTRATIVA

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO

DE APOYO

ADMINISTRATIVO








7







PLAZA PUESTO1

1 Dirección de Servicios Generales C.P. Nicolás González Estrada 4316 935

2 Departamento de Apoyo Administrativo

Lic. Luis Adrián Mendoza Zebadúa

4345 902



UNACH



DEPENDENCIA: Departamento de Apoyo Administrativo



1. Gestionar solicitudes de pago de servicios, proveedores etc. 2. Gestionar solicitudes de viáticos para el personal que por la

naturaleza de sus actividades ha sido comisionado por el titular de la Dirección.









8



3. Gestionar solicitudes de adquisiciones de herramientas, accesorios, uniformes, prendas de protección para brindar al trabajador los requerimientos necesarios para el cumplimiento de sus actividades.

4. Gestionar solicitudes de materiales de oficina, cómputo y material de limpieza a utilizarse en la Dirección en actividades propias de la misma.

5. Administrar el presupuesto solicitado y autorizado mediante el POA.

6. Administrar los vales de agua purificada suministrado por la empresa agua purificada plus, s.a. de c.v. para consumo del personal adscrito a la DSG.

7. Supervisión de la Sección de Control de Servicios Administrativos. 8. Supervisión de la Sección de Control de Personal. 9. Control del parque vehicular de la Dirección 10. Apoyo a la Dirección, Unidades y Departamentos de la DSG para el

logro de sus actividades y objetivos. 11. Seguimiento y mejora continua al Sistema PO “Mantenimiento y

conservación de Edificios”






ÁREAS DEPENDIENTES ¿Sobre quién tiene mando?

No aplica




Fungir como enlace administrativo ante la Unidad de Apoyo de la Secretaría Administrativa, para gestionar recursos y brindar a los Jefes Departamentales de la DSG lo demandado para el cumplimiento de sus objetivos.








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Secretaría Administrativa Pagos de servicios, liberación de recursos para compra de materiales.






No aplica No aplica









Otro (especificar)








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DOCUMENTO


SI NO




x














1



Í N D I C E

1. Introducción

2. Marco Jurídico

3. Atribuciones

4. Misión

5. Visión

6. Objetivo General
















2



1. Introducción


2. Marco Jurídico

Interno



Reglamentos


Externo









3






3. Atribuciones














4









4. Misión


5. Visión


6. Objetivo General









5




Implementar acciones específicas para el mantenimiento y conservación óptima de

las edificaciones e instalaciones de las dependencias académicas y las dependencias

de la administración central.









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GENERALES

SECRETARIA

ADMINISTRATIVA

ADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTO

DE

MANTENIMIENTO








7







PLAZA PUESTO1

1 Dirección de Servicios Generales C.P. Nicolás González Estrada 4316 935

2 Departamento de Mantenimiento Ing. Jaime González Muñoz 2259 898



UNACH



DEPENDENCIA: Departamento de Mantenimiento



1. Elaboración de mamparas y lonas para los diferentes eventos de la UNACH

2. Realizar mantenimiento menor de los edificios universitarios 3. Revisar las actividades de mantenimiento de jardines del circuito y sendero universitario









8



4. Ejecutar diferentes trabajos de fontanería, herrería, carpintería, refrigeración, electromecánica y electricidad solicitados por las dependencias de la administración central y unidades académicas.

5. Realizar mantenimiento de equipos de aires acondicionados de las Dependencias de Administración Central y Unidades Académicas de la UNACH






ÁREAS DEPENDIENTES

¿Sobre quién tiene mando?

No aplica, cuenta únicamente con personal de apoyo.




Mantenimiento de muebles, inmuebles, servicio de limpieza y áreas verdes de la Universidad.




Dirección de Sistemas de Información Administrativa

Desarrollo, implementación y actualizaciones de los Sistemas de servicios de mantenimiento.

Todas las Unidades Académicas y Coordinación para el servicio de mantenimiento y conservación de mobiliario, edificios y áreas








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Dependencias de Administración Central verdes.





No aplica No aplica









Otro (especificar)


DOCUMENTO


SI NO









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x







secretaría administrativa dirección de servicios generales...

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