AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

Mdulo: 1 Unidad: I Semana: 1

Dr. Luis Yucra Rodriguez

ORIENTACIONES

Se recomienda al alumno revisar el campus virtual y reforzar sus estudios

con el material enviado en Word,

enlaces bibliogrficos e interesantes,

ingresar al Foro y realizar las

autoevaluaciones.

FUNDAMENTOS DE AUDITORIA

OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA

CONTENIDOS TEMTICOS

Definicin de auditoria.

Evolucin de la auditoria.

La auditoria de gestin.

La auditoria operativa como disciplina contable.

Objetivo y finalidad

Necesidad de la auditoria operativa.

Frecuencia de la auditoria operativa.

Riesgo de auditoria.

Caractersticas de la auditoria operativa.

Como iniciar una auditoria.

Auditoria financiera y auditoria de gestin.

Hallado de diferencias.

La auditoria de gestin y su relacin con las 3E.

Relacin de la auditoria de gestin con otras reas.

DEFINICION DE AUDITORIA

Una auditoria es una recopilacin y evaluacin de

datos sobre informacin cuantificable de una

entidad econmica para determinar e informar

sobre el grado de correspondencia entre la

informacin y los criterios establecidos.

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Evolucin

Auditoria

3era. Etapa:

Nuevas tecnologas, gran numero de operaciones al ao,

empresas complejas, el CP

revisa la contabilidad con la

ayuda del muestreo estadstico.

1era. Etapa:

No existen grandes transacciones, el C.P. se

dedicaba a buscar

indicios de fraude.

2da. Etapa:

Empresas mas Grandes; El CP realizaba la misma actividad de la 1era. Etapa mas

verificar y certificar la informacin

suministrada por los administradores como

resultados del periodo.

4ta. Etapa:

Igual que la etapa anterior, ahora el CP

elabora un informe que

discute con la gerencia de

la empresa.

Antecedentes de la auditoria de gestin

Tiempos medievales

Revisiones de cuentas de compra y venta Cobros y pagos y similares Objetivo de descubrir operaciones

fraudulentas

Lento desarrollo y evolucin de la auditoria

EVOLUCION DE LA AUDITORIA DE GESTION

Durante la revolucin industrial

Se desarrolla la gran empresa Se desarrolla la contabilidad Las empresas manufactureras crecen en tamao Los propietarios comienzan a contratar los

servicios de gerentes a sueldos

A partir del siglo XVI

Examen de los registros escritos y la evidencia de apoyo

En la primera mitad del siglo XX

De descubrir fraudes se pasa a un objetivo superior

Las industrias avanzan con el desarrollo tecnolgico

La Auditoria dictamina sobre los estados financieros

En etapas recientes

La Auditoria penetra en la Gerencia y se interrelaciona con la administracin

La Auditoria pasa a medir la efectividad, eficiencia y eficacia de los ejecutivos y

sus proyectos

En 1935

James O. MCKinsey define Auditoria

Administrativa como Una evaluacin de una empresa en todos sus aspectos, a la

luz de su ambiente presente y futuro

En 1949

Billy E. Goetz conceptualiza: Auditoria Administrativa el la

encargada de descubrir y corregir errores de

administrativos.

En 1955

Harold Koontz y Ciryl ODonnell propone a la auto-auditoria como evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia donde va con los programas

presentes, cules deberan ser sus objetivos y si se

necesitan planes revisados para alcanzar esos objetivos.

En 1958

Alfred Klein y Nathan Grabinsky aborda las causas de una baja productividad para establecer las bases para

mejorarla

En 1962

William Leonard incorpora los conceptos fundamentales

y programas para la ejecucin de la Auditoria

Administrativa

A finales de 1965

Edward F. Norbeck precisa la diferencia entre la Auditoria

Administrativa y la Auditoria Financiera

En 1975

Se desarrolla un marco metodolgico para instrumentar

una Auditoria de las operaciones que realiza una

empresa

En 1987

Aborda el concepto de Auditoria Operacional, la

metodologa para utilizarla y la evaluacin de sistemas.

En 1989

Analiza aspectos tericos y prcticos de la Auditoria

Administrativa, las diferencias con otra clase de

auditoria, incluyendo su propuesta y el procedimiento

para llevarla a cabo

En 1994 en adelante.

Se incorpora conceptos fundamentales de evaluacin,

muestra las fases y metodologa para su aplicacin, la

forma de disear y aplicar cuestionarios y cdulas.

Fundamentacin

La Auditoria de Gestin, aunque no tan desarrollada

como la Financiera, es si se quiere de igual o mayor

importancia que esta ultima, pues sus efectos tienen

consecuencias que mejoran en forma apreciable el

desempeo de la organizacin.

La denominacin de auditoria de gestin funde en una,

dos clasificaciones que tradicionalmente se tenan:

auditoria administrativa y auditoria operacional.

LA AUDITORIA DE GESTIN

Auditoria Administrativa (William P.

Leonard)

La Auditoria Administrativa puede definirse

como el examen comprensivo y constructivo

de la estructura administrativa de una

empresa, de una institucin o departamento

gubernamental; o de cualquier otra entidad

y de sus mtodos de control, medios de

operacin y empleo que d a sus recursos

humanos y materiales.

LA AUDITORIA DE GESTIN

Auditoria Operacional (Joaquin

Rodriguez Valencia)

Se define como una tcnica para

evaluar sistemticamente la efectividad

(economa, eficacia y eficiencia) de una

funcin o una unidad con referencia a

normas de la empresa, utilizando

personal especializado en el rea del

estudio, con el objeto de asegurar a la

administracin que sus objetivos se

cumplan, y determinar qu condiciones

pueden mejorarse.

LA AUDITORIA DE GESTIN

Resumen:

1. Auditora administrativa: es la que se encarga de

verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al

correcto funcionamiento de las fases o elementos del

proceso administrativo y lo que incide en ellos es su

objetivo tambin el evaluar la calidad de la

administracin en su conjunto.

2. Auditora operacional: es la que se encarga de

promover la eficiencia en las operaciones, adems de

evaluar la calidad de las operaciones.

3. Auditora financiera: es el examen total o parcial de la

informacin financiera y la correspondiente operacional y

administrativa, as como los medios utilizados para

identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin.

CONCEPTO DE GESTIN

La gestin es un proceso de coordinacin de los

recursos disponibles que se lleva a cabo para

establecer y alcanzar objetivos y metas precisos.

La gestin comprende todas las actividades

organizacionales que implican:

El establecimiento de metas y objetivos El anlisis de los recursos disponibles La apropiacin econmica de los mismos La evaluacin de su cumplimiento y desempeo

institucional

Una adecuada operacin que garantice el funcionamiento de la organizacin

DEFINICIN DE AUDITORIA DE GESTIN

Es el examen que se realiza a una entidad, con el

propsito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia

con que se manejan los recursos disponibles y se

logran los objetivos previstos por el Ente.

Puede definirse tambin como:

El examen crtico, sistemtico y detallado de las reas

y Controles Operacionales de un ente, realizado con

independencia y utilizando tcnicas especficas, con el

propsito de emitir un informe profesional sobre la

eficacia, eficiencia y economicidad en el manejo de los

recursos, para la toma de decisiones que permitan la

productividad del mismo.

LA AUDITORIA OPERATIVA COMO DISCIPLINA CONTABLE.

La auditoria operativa naci por la necesidad que tena la alta

direccin o gerencia de estar de acuerdo tanto con la

adecuacin y validez de los informes operativos como de los

informes financieros.

La necesidad de la auditoria operacional fue anticipada por

William P. Leonard, de Estados Unidos de Norteamrica, quin

defini a esta tcnica como examen comprensivo y constructivo de una estructura organizacional de una empresa, o cualquier componente de las mismas, tales como una divisin o

departamento, as como de sus planes y objetivos, sus mtodos

de operacin y la utilizacin de los recursos fsicos y humanos.

OBJETIVO

El objetivo primordial de la auditoria de gestin consiste

en descubrir deficiencias o irregularidades en algunas

partes de la empresa y apuntar sus probables remedios.

FINALIDAD

Ayudar a la direccin a lograr una administracin ms

eficaz. Su intencin es examinar y valorar los mtodos y

desempeo en todas las reas. Los factores de la

evaluacin abarcan el panorama econmico, la adecuada

utilizacin de personal y equipo y los sistemas de

funcionamiento satisfactorios.

LA AUDITORIA DE GESTIN

NECESIDAD DE LA AUDITORIA DE GESTIN

Necesidad de medir y cuantificar los logros

alcanzados en un periodo de tiempo

Poner en orden los recursos de la empresa

Lograr mejor desempeo y productividad

Al realizar una auditoria se deben tener en

cuenta dos factores:

Competencia Alta direccin empresarial

CARACTERSTICAS DE LA AUDITORIA DE GESTIN

Mide el cumplimiento de los planes y programas en un periodo de tiempo determinado.

Concentra el anlisis hacia las actividades y procesos productivos y/o de prestacin de servicios propios de

cada entidad, aplicando indicadores que midan

adecuadamente la gestin.

Mide la contribucin de la entidad en el desarrollo de la comunidad, estableciendo el beneficio o prdida social.

Determina el comportamiento de las cifras durante el periodo de anlisis y sus variaciones significativas

FRECUENCIA DE AUDITORIA OPERATIVA

Una auditora Operativa no necesariamente se realiza

en un tiempo determinado especfico, sino ms bien se

da cuando la gerencia o directivos de una organizacin

lo requieran o lo consideren necesario.

En el caso de existir carencia de polticas,

incomprensin del significado de las mismas, la

insuficiencia de los controles administrativos, bajo grado

de incumplimiento en las reas funcionales y de los

controles operativos as como la carencia de controles

administrativos u operativos en reas significativas, dan

lugar a la realizacin de una auditora operativa.

EN LA AUDITORIA

DE GESTIN EL

Riesgo.

Amenaza.

Vulnerabilidad.

Ocurrencia.

Control o migracin.

Exposicin o Impacto.

RIESGOS EN AUDITORIA

TEORIA DE LOS RIESGOS

COMO INICIAR UNA AUDITORIA

Paso uno. Primer encuentro. Reunirse con el presidente y/o

junta directiva para establecer que:

La organizacin esta interesada en mejorar su reputacin.

La organizacin comprenda/intente comprender el caso empresarial para la diversidad en el lugar de trabajo.

La organizacin tiene declaraciones de poltica que trata los temas de la igualdad de oportunidades y la diversidad.

Paso dos.

Requerir la preparacin de los trmites antes de la primera visita.

Proporcionar una lista de materiales, que la organizacin pueda recopilar para la inspeccin de los asesores.

COMO INICIAR UNA AUDITORIA

Paso tres. Segundo encuentro:

Inspeccionar los documentos y empezar a otorgar una puntuacin.

Establecer que documentos claves pudieran faltar segn la lista entregada durante la primera visita.

Decidir cuales son grupos de objetivos y las reuniones individuales a mantener para solicitarlas ante la

organizacin con el fin de completar la valoracin global.

Paso cuatro. Dirigir grupos de enfoque y realizar entrevistas.

Paso cinco. Terminar el proceso de puntuacin.

HALLASGOS DE DIFERENCIAS

El enfoque inicial de una auditora operacional est dirigido hacia hallar las operaciones o actividades

inefectivas, antieconmicas o ineficientes.

Encontrarlas constituye el "Hallazgo de Auditora Operacional" que se puede definir como la

operacin o actividad que est afectada

negativamente o lesionada en la eficacia, economa

o eficiencia.

LA AUDITORIA DE GESTIN EMPRESARIAL

Mejorar niveles de competitividad, productividad y calidad.

Establecer si los controles aseguran la eficiencia y eficacia de las actividades y operaciones.

Determinar el grado en que los empleados han cumplido las funciones asignadas

Identificar reas de reduccin de costos e incrementar la rentabilidad.

Evala el impacto que genera el bien o servicio que produce o presta una entidad.

LA AUDITORIA DE GESTIN

El propsito del control

El Control de Gestin est basado

en los siguientes conceptos

denominados las 3 E

La efectividad en la consecucin de los recursos,

La eficiencia en su utilizacin, La Eficacia en su colocacin o

destino.

Efectividad

Es la capacidad de lograr un efecto deseado, cumplimiento al ciento por ciento de los objetivos

planeados.

Es el criterio poltico que refleja la capacidad administrativa de satisfacer las demandas

planteadas por la comunidad externa.

Refleja la capacidad de respuesta a las exigencias de la sociedad

Eficiencia

Es la capacidad de lograr el efecto en cuestin con el mnimo de recursos disponibles, es decir, que se

estn usando de la mejor manera posible los factores

en la produccin de bienes o servicios

Una operacin eficiente produce el mximo de producto para una cantidad dada de insumos o

requiere del mnimo de insumos para una calidad y

cantidad de productos determinada.

Eficacia

Se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una meta, la que puede estar expresada en trminos

de cantidad, calidad, tiempo, costo, etc.

Para que esto pueda ser medido se necesita que la organizacin cuente con:

Una planificacin detallada. Sistemas de informacin. Instrumentos que permitan conocer la situacin en

un momento determinado y los desvos de las

metas proyectadas.

RELACIN DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Y

OPERATIVA CON OTRAS MATERIAS

1. ADMINISTRACIN ESTRATGICA.

2. DESARROLLO ORGANIZACIONAL (DO)

3. SISTEMAS DE CALIDAD TOTAL

CONCLUSIONES Y/O ACTIVIDADES DE

INVESTIGACIN SUGERIDAS

HAY QUE TENER EN CUENTA QUE .

La necesidad de hacer una Auditoria se asemeja a la

misma tarea que tiene un doctor al examinar al paciente;

si el doctor no investiga sobre el mal que padece el

paciente, difcilmente podr recetar la solucin ideal para

el problema. Sucede exactamente igual con las

organizaciones. Necesitamos saber cules son sus reas

dbiles y fuertes para definir que acciones correctivas

hay que tomar.

GRACIAS