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PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE

MATRÍCULAS Y CERTIFICADOS

RP-pr-01 Vigente a partir de

Julio de 2018 6ta Actualización

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1. OBJETIVO Describir las actividades para la gestión del trámite por el cual un ciudadano realiza la solicitud de Matrícula, Certificado de Inscripción Profesional o Certificado de Matrícula, según sea Ingeniero, Profesional Afín o Auxiliar a la Ingeniería o Maestro de Obra, para ejercer legalmente su profesión. 2. ALCANCE Inicia desde que el usuario radica a través del formulario web una solicitud de Matrícula, Certificado de Inscripción Profesional o Certificados de Matrícula, hasta la entrega de la Tarjeta Profesional o la notificación del acto administrativo que deniega la solicitud según el caso. Incluye las actividades de desistimiento, denegación, revocatoria de Matrículas y Certificados, reposición de tarjetas y el manejo de producto no conforme. 3. NORMATIVIDAD

Tipo Número Título Fecha

Constitución Política de Colombia

Artículo 26 1991

Ley 842 “Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la Ingeniería, de sus Profesiones Afines y de sus Profesiones Auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se dictan otras disposiciones.”

9/10/2003

Ley 1437 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”

18/01/2011

Decreto 19 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”

10/01/2012

Directiva Presidencial

5 "De conformidad con lo establecido en el Capítulo VII de la ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, las entidades a las cuales va dirigida la presente Directiva Presidencial deben colocar

inmediatamente en la página web de inicio de su sede electrónica. La información relativa a la dirección electrónica exclusiva para efectos de notificaciones judiciales. Esta información debe ser clara y fácilmente ubicable en dicha página"

27/07/2012

Ley 1581 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección

de datos personales"

17/10/2012

Ley 1755 Artículo 17. Peticiones Incompletas y desistimiento tácito 30/06/2015

Resolución Nacional 119 “Por la cual se adopta el nuevo reglamento interno de los Consejos Seccionales del COPNIA.”

29/01/2016

Directriz DJ-DR-001-2018

“Inscripción en el registro profesional del COPNIA en

casos excepcionales”

NAL-CI-2018-00062

11/01/18





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4. DEFINICIONES

4.1. Certificado de Vigencia y Antecedentes Disciplinarios: Es el documento expedido por el

COPNIA, mediante el cual se puede constatar la vigencia en la autorización otorgada a Una persona natural para el ejercicio legal de la Ingeniería, Profesión Afín o Profesión Auxiliar.

4.2. Certificado de Inscripción Profesional: Es la denominación que tiene la autorización legal para

el ejercicio profesional de una profesión Afín o Auxiliar de la Ingeniería.

4.3. Certificado de Matrícula Maestro de Obra: Es la denominación que tiene la autorización legal para el ejercicio profesional de los Maestros de Obra.

4.4. Control de lote o modificación de registro: Es la modificación que se realiza sobre la Base de

Datos de los registrados por inconsistencias detectadas, las cuales están debidamente soportadas y son legalizadas con una Resolución Aclaratoria*.

*Nota: La resolución Aclaratoria solo aplica para los casos en los que sea necesario realizar

modificaciones de la información consignada en la resolución Nacional

4.5. Requisitos Formales: Son aquellos requisitos (acta, diploma, copia de convalidación de título

profesional para el caso de tramites de profesionales graduados en el exterior, certificaciones de experiencia, fotografía, documento de identidad y pago de los derechos) que la Ley 842 de 2003, establece como requeridos y requeridos para iniciar la actuación administrativa.

4.6. Requisitos Sustanciales: Son aquellos requisitos (verificación de los listados de graduados, verificación de convalidación ante el Ministerio de Educación para los profesionales graduados en el exterior y verificación de certificaciones de experiencia para los Maestros de Obra) necesarios e indispensables para la verificación del cumplimiento de la idoneidad profesional y/o experiencia certificada.

4.7. Denegación: Es la actuación administrativa por medio de la cual el COPNIA manifiesta a quien

solicita la autorización para ejercer como ingeniero, profesional afín o profesional auxiliar, su negativa por no cumplir con los requisitos sustanciales determinados en la Ley 842 de 2003.

En Caso que el Maestro de Obra no cumpla con la experiencia establecida en la ley 842 de 2003, se

debe solicitar al usuario aportar los soportes requeridos en los términos definidos en el Artículo 17, de la Ley 1755 de 2015. Una vez aportada certificación requerida, y aun así no cumpla con los 10 años de experiencia, la Secretaría Seccional adelantará el proceso de Denegación.

4.8. Desistimiento: Actividad por medio de la cual se detiene y finaliza el proceso de trámite de Matrícula Profesional, Certificado de Inscripción Profesional y Certificado de Matrícula (Maestro de Obra) por la falta del cumplimiento de requisitos formales establecidos en la Ley 842 de 2003.

4.9. Desistimiento tácito Se presenta cuando el peticionario no allega al Copnia los requisitos para

iniciar su trámite a pesar de habérselos solicitado.

4.10. Desistimiento Expreso: Se presenta cuando el peticionario por alguno de los medio de atención al usuario manifiesta de forma directa y clara, que desea finalizar el trámite administrativo que ha





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iniciado (Solicitud de Matrícula Profesional, Certificado de Inscripción Profesional, Certificado de Matrícula o reposición)

4.11. E.N.A. (Ejercicio No Autorizado): Listado de ciudadanos que ejercen sin la autorización o

ilegalmente la Ingeniería, sus profesiones afines o sus profesionales auxiliares, y que se publican en la página web de acuerdo con establecido en el artículo 16 de la Ley 842 de 2003.

4.12. Ingeniería: Según la Ley 842 de 2003 se entiende por Ingeniería: “Toda aplicación de las ciencias

físicas, químicas y matemáticas; de la técnica industrial y en general, del ingenio humano, a la utilización e invención sobre la materia.

4.13. Listado de Graduandos: Información remitida por las Universidades o Instituciones de Educación Superior al COPNIA de los graduandos de las profesiones competencia del COPNIA, la cual deberá ser remitida cada vez que este evento ocurra, para eventos de la inscripción o matrícula. La información es recibida por el COPNIA en medio físico o electrónico.

4.14. Maestros de Obra: Según la Ley 842 del 2003, Articulo 3, se define como los maestros de obra de

construcción en sus diversas modalidades, quienes demuestren una experiencia de más de diez (10) años en actividades de la construcción, mediante certificaciones expedidas por ingenieros y/o arquitectos debidamente matriculados y, excepcionalmente, por las autoridades de obras públicas y/o de planeación, municipales.

4.15. Matrícula Profesional: Es la denominación que tiene la autorización legal para el ejercicio profesional de la ingeniería.

4.16. Notificación: Es el acto material de comunicación por medio del cual se ponen en conocimiento de

las partes o terceros interesados las decisiones proferidas por la autoridad pública.

4.17. Personalización de tarjetas: Es la actividad por la cual se imprimen las Tarjetas Profesionales aprobadas mediante Resolución Nacional y Tarjetas solicitadas por reposición o garantía.

4.18. Producto no conforme: Se considera producto no conforme los errores en la base de datos, los

errores en las Resoluciones Nacionales y los errores en las tarjetas profesionales, responsabilidad del COPNIA.

4.19. Profesiones Afines a la Ingeniería: Son aquellas profesiones que siendo del nivel profesional, su

ejercicio se desarrolla en actividades relacionadas con la ingeniería en cualquiera de sus áreas, o cuyo campo ocupacional es conexo a la ingeniería, tales como: La Administración de Obras Civiles, la Construcción en Ingeniería y Arquitectura; la Administración de Sistemas de Información; la Administración Ambiental y de los Recursos Naturales, la Administración Financiera, la Bioingeniería y la Administración en Informática, entre otros. Nota: El listado de profesiones afines pude ser consultado en la página web de la Entidad.

4.20. Profesiones Auxiliares a la Ingeniería: Son Profesiones Auxiliares de la Ingeniería, aquellas

actividades que se ejercen en nivel medio, como auxiliares de los ingenieros, amparadas por un título académico en las modalidades educativas de formación técnica y tecnológica profesional, conferido por instituciones de educación superior legalmente autorizadas, tales como: Técnicos y tecnólogos en obras civiles, técnicos y tecnólogos laboratoristas, técnicos y tecnólogos constructores, técnicos y tecnólogos en topografía, técnicos y tecnólogos en minas, técnicos y tecnólogos delineantes en ingeniería, técnicos y tecnólogos en sistemas o en computación, analistas de sistemas y programadores, técnicos y tecnólogos en alimentos, técnicos y tecnólogos industriales, técnicos y





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tecnólogos hidráulicos y sanitarios, técnicos y tecnólogos teleinformáticas, técnicos y tecnólogos agroindustriales y los maestros de obras de construcción en sus diversas modalidades, que demuestren una experiencia de más de diez (10) años en actividades de la construcción, mediante certificaciones expedidas por ingenieros y/o arquitectos debidamente matriculados y, excepcionalmente, por las autoridades de obras públicas y/o de planeación, municipales.

Nota: los técnicos a que refiere la presente definición son aquellos que ostentan el título

de Técnico Profesional.

4.21. Revocatoria: Anulación del acto administrativo de forma directa o a solicitud de parte interesada. Se revocará una matrícula o certificado confirmado en los casos en los que se tenga conocimiento de haber otorgado la matrícula o el certificado con documentación apócrifa, cuando la IES revoca el título profesional, o en el caso que bajo la misma profesión se cuente previamente con el registro profesional o en el caso de haberse confirmado una matrícula o certificado a una profesión que no es competencia del COPNIA.

4.22. Reposición de Tarjeta: Es el proceso mediante el cual un profesional registrado ante el Consejo

Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA, solicita le sea elaborada otra Tarjeta Profesional por pérdida o deterioro de la entregada inicialmente o por cambio mediante Escritura Pública del nombre o los apellidos.

4.23. Tarjeta Profesional: Es el documento personal (plástico), que entrega el COPNIA a los

profesionales que adelantado el trámite respectivo y que contiene el número de la Matrícula Profesional, el Certificado de Inscripción Profesional o el Certificado de Matrícula Profesional que le fue asignado y que le permite ejercer la profesión.

4.24. Trámite de Matrículas y Certificados: Trámite por el cual el ciudadano realiza la solicitud de Matrícula o Certificado profesional para ejercer legalmente su profesión.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1. Requisitos para obtener la Matrícula o el Certificado de Inscripción Profesional

Los Ingenieros, Afines y Auxiliares a la Ingeniería deben presentar, de forma digital, los siguientes documentos para obtener la respectiva Matrícula o Certificado de Inscripción Profesional, según sea el caso:

• Documento de identidad legible por ambas caras. • Diploma de grado o título académico obtenido. (La imagen debe contener el registro correspondiente que

puede encontrarse en algunos casos, al respaldo del diploma). • Acta de grado legible.

• Si es Profesional egresado de una Universidad en el exterior, debe adjuntar la Resolución de convalidación del título expedida por el Ministerio de Educación Nacional.

• Fotografía digital a color tipo documento con las siguientes características: • Fondo blanco (superficie plana) sin sombras. • Tamaño 2.5 c.m. x 3 c,m. con un mínimo de 300 pixeles x 355 pixeles y un máximo de 600 pixeles x

710 pixeles. No se aceptan fotos digitales de menos de 300 ppi de resolución. • Tamaño del archivo de imagen digital: mayor 60 Kb (kilobytes), igual o menor a 500 Kb. • La fotografía debe estar en formato JPG.





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• El archivo de imagen debe marcarse con el número de cédula del solicitante. Ejemplo: (45987665.jpg). *Nota: Para el caso de los extranjeros es necesario que se adjunten los documentos de identificación relacionados en la Resolución de Convalidación., junto con la cédula de extranjería vigente.

5.2. Requisitos para obtener el Certificado de Matrícula para Maestros de Obra

Los Maestros de Obra que pretenden obtener el Certificado de Matrícula, deben presentar, de manera digital los siguientes documentos:

• Una (1) fotografía a color, fondo blanco, tamaño 2.5 x 3 cm, formato JPG. (Mínimo de 300 X 355

pixeles, máximo de 600 X 710 pixeles). El archivo deberá tener como nombre el número de cédula del solicitante.

• Archivo PDF del documento de identidad por ambas caras. • Archivo PDF de certificaciones de Experiencia dirigidas al COPNIA*, avaladas por Ingenieros o

Arquitectos debidamente matriculados y, excepcionalmente, por las autoridades de obras públicas y/o de planeación, municipales, en donde se demuestre una experiencia de más de 10 años en actividades de la construcción en funciones relacionadas en el concepto 267 DE 2014 de la subdirección Jurídica(Ubicado en el Régimen Colombiano del Ejercicio ético profesional de la ingeniería), relacionando el día, mes y año, de cada una de las obras.

*Nota: Se debe relacionar la Ciudad y fecha de la certificación, esta última debe ser posterior a la última fecha de experiencia certificada. El Ingeniero o Arquitecto solo podrá certificar la experiencia del Maestro de Obra con fecha posterior a la de su Matrícula Profesional.

• Archivo PDF de la tarjeta profesional o certificado de vigencia y antecedentes disciplinarios de los arquitectos certificantes. Esta información es corroborada a través de los mecanismos dispuestos por los Consejos para tal fin.

5.3. Criterios de revisión para solicitud de Matrículas o Certificados Profesionales

Para Ingenieros, Afines y Auxiliares:

• Verificar que se hayan adjuntado los documentos correspondientes y que estos se encuentren completos, sin faltantes de información, nítidos y legibles.

• Verificar la autenticidad del acto administrativo de convalidación del título (Para el caso de

profesionales egresados de instituciones de educación superior del exterior), mediando comunicación oficial.

• Verificar contra listados de Universidad, la información aportada por el solicitante en el diploma y el acta de graduación correspondiente. En caso que la información de identificación del solicitante difiera con lo registrado en el listado de universidad se debe oficiar a la IES solicitando la respectiva aclaración.

http://legal.legis.com.co/document/copnia/copnia_4fcf51f540884f00b2e71d550e0eb917/concepto-267-de-2014?text=funciones%20maestro%20obra&type=q&hit=1





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Para todos los casos el listado, la certificación individual o cualquier otro documento emitido por la Institución de Educación Superior deberá ser un documento soporte dentro de cada expediente digital.

• Revisar precisión en la digitación de la información y editar los datos en caso de presentarse inconsistencias, en los campos: Nombres, apellidos, tipo de identificación, número de identificación, número y fecha de acta, nombre de la Institución de Educación Superior, profesión y género de la profesión.

• Revisar que se haya seleccionado correctamente el departamento de estudios, según la documentación aportada, con el fin de asegurar la correcta asignación de competencia para el trámite de la solicitud.

Para Maestros de Obra

• Verificar que se hayan adjuntado los documentos correspondientes y que estos se encuentren completos, sin faltantes de información y nítidos.

• Verificar la autenticidad de las certificaciones adjuntadas y la autoría de las mismas. • Verificar que los Ingenieros o Arquitectos que emiten las certificaciones estén inscritos en el Registro

Profesional y que no tengan sanción disciplinaria para la fecha que emiten las mismas ni en los tiempos certificados. En el evento que certifiquen la experiencia al Maestro de Obra y tengan sanciones vigentes no se podrá contabilizar dicho tiempo.

• Las certificaciones de experiencia de los maestros de obra no serán válidas si fueron obtenidas antes de la mayoría de edad, excepto en los casos en los que se pueda verificar la existencia del permiso laboral del Ente Competente.

• Un Maestro de Obra con experiencia en el extranjero de cualquier nacionalidad, puede solicitar dicho trámite y deberá cumplir con el lleno de los requisitos legales indicados en el artículo 3° de la Ley 842 de 2003, con el objeto que se pueda matricular como Maestros de Obras, aquellos ciudadanos que demuestren, a través de certificaciones expedidas por ingenieros o arquitectos debidamente matriculados, más de 10 años de experiencia en actividades de la construcción en cualquiera de sus modalidades (entre las que se incluye las labores de inspección de obra). Declaración Universal de Derechos Humanos Artículo 23.

• Comprobar que la experiencia certificada sea mínimo de 10 años (3650 días). Los periodos de tiempo iguales, certificados en más de un documento solo pueden ser contabilizados una vez.

• Validar contra las bases de datos de los pagos, la cancelación total del importe correspondiente.

• Revisar precisión en la digitación de la información y editar los datos en caso de presentarse inconsistencias, en los campos: Nombres, apellidos, tipo de identificación y número de identificación.

• Las certificaciones de experiencia deben contener mínimo la siguiente información: tipo de obra ejecutada, dirección de la obra, funciones realizadas, fecha precisa de inicio de cada obra y fecha precisa de finalización de cada obra, total del tiempo ejecutado, nombre del profesional que certifica, documento de identidad de quien certifica y número de matrícula del profesional que certifica.

• Verificar que las certificaciones de experiencia sean emitidas con fecha posterior a la fecha de la última obra certificada.

5.4. Requisitos para la expedición de la reposición Los documentos necesarios para la reposición y que deberán ser aportados en el expediente digital serán:

• Formulario web de solicitud diligenciado • Una (1) fotografía a color, fondo blanco, tamaño 2.5 x 3 cm , formato JPG • Archivo PDF del documento de identidad.





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• Archivo PDF de escritura pública para los casos de cambio en los nombres y/o apellidos del profesional. Este documento en caso de requerirse, de le debe solicitar al profesional, ya que el sistema no tiene la posibilidad de que sea anexado* en el momento de radicación de la solicitud. *Nota: El sistema permite adjuntar el documento, pero no puede ser visualizado por el técnico

de registro al momento de procesar la solicitud.

5.5. Criterios de revisión de solicitudes de reposición.

Para cada solicitud los criterios a revisar serán los siguientes:

• Verificar que la información de la base de datos sea consistente con la copia del documento de identidad aportada.

• En los casos de cambio en los datos personales por escritura pública, verificar la información y proceder a realizar el cambio en la base de datos. *En caso que la solicitud se encuentre incompleta se procede a requerir la información faltante mediante comunicación oficial. Aplica el procedimiento de Desistimiento Tácito.

5.6. Competencia para el trámite de las solicitudes

La competencia para la revisión de los expedientes está dada por el departamento donde el profesional terminó sus estudios para el caso de los profesionales, afines y auxiliares nacionales o por el departamento donde reside el solicitante para el caso de los profesionales que convalidaron y para el caso de los maestros de obra. La asignación de competencia la hace de forma automática el sistema de información, en el momento en el que el usuario diligencia los datos para su solicitud, la cual deberá ser revisada por el responsable en cada Seccional y modificada en caso de encontrar un error.

5.7. Sistema de Administración del Proceso

A través del sistema Invesdoc Galery Suite se realiza el trámite de Matrícula y Certificado, este sistema

permite que la radicación se haga en línea y que el usuario no tenga que presentar sus documentos físicos,

además de permitir trazabilidad sobre cada solicitud y control de archivo de los mismos.

5.8. Pago del trámite

Los usuarios pueden pagar el trámite en línea por medio del sistema PSE o descargando el cupón de la página

web con código de barras para realizar el pago directamente en las entidades financiera habilitadas para tal

fin.

En los siguientes casos se hará devolución del dinero al usuario: cuando el profesional no sea de competencia

del COPNIA, y cuando se presente desistimiento, denegación o revocatoria. En el caso de presentarse alguna

de las situaciones mencionadas se deberá informar al usuario para que inicie el trámite de devolución de su

http://descubre.pse.com.co/que_es_PSE.html





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dinero una vez se haya generado el acto administrativo que confirma éstas situaciones. (Ver procedimiento

TS-pr-03 Devolución de dinero)

En todos los casos se deberá verificar que el pago se haya realizado.

5.9. Profesión no competencia

Cuando en revisión de cumplimiento de requisitos se detecte que un usuario ha radicado documentos

correspondientes a una profesión cuya vigilancia y control no sea de competencia del COPNIA, la primera

instancia genera comunicación oficial informándole la situación detectada y las actividades que debe realizar

para el reembolso de los dineros consignados por concepto del trámite no iniciado.

5.10. Custodia de Tarjetas Profesionales

Los secretarios seccionales mantendrán bajo custodia las Tarjetas Profesionales a su cargo por un periodo de cuatro años, luego de los cuales se remiten mediante memorando al área de Registro para su custodia por un año. Vencidos los 5 años de disponibilidad de entrega de la tarjeta se envía comunicación oficial al email de contacto del usuario y se realizan publicaciones en la página web sobre un plazo estimado para reclamarla. Si la tarjeta no es solicitada, Registro elabora un inventario con las tarjetas que son susceptibles de eliminación por medio de Acta. Esta actividad deberá realizarse anualmente en el primer trimestre del año.

5.11. Notificaciones.

Las notificaciones de actos administrativos se deben adelantar de acuerdo con lo establecido en la Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.” Artículos 67, 68 y 69.

5.12. Manejo de Convenios

Las solicitudes generadas a través de un convenio deberán ser marcadas dentro del expediente digital en la pestaña “Matrícula”. En todo caso para garantizar el cumplimiento de los requisitos dichas solicitudes no podrán avanzar a la etapa de revisión del seccional.

5.13. Programación de trámite de solicitud de Matrículas o Certificados y de Reposiciones.

La definición y control de la programación de ejecución del trámite de matrículas y de reposiciones

son responsabilidades del Área de Registro, quien en desarrollo de sus funciones coordinará la

ejecución de los mismos.





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ETAPA DÍA DE LA SEMANA

LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES

1 Revisión de solicitudes en el Seccional

Resolución Seccional de aprobación

2 Revisión de expedientes aprobados en la etapa 1 Resolución Nacional de confirmación

3 Elaboración de tarjetas

Elaboración de tarjetas de reposiciones

4

Entrega de tarjetas primera vez y de reposición al área de correspondencia, para el envío a los seccionales correspondientes

Gestión de expedientes de Reposiciones

Nota: La programación de trámite de solicitud de Matrículas o Certificados y de Reposiciones facilita

el cumplimiento de tiempos del trámite, lo cual no implica su ejecución estricta, toda vez que los

días de ejecución puede variar de acuerdo con las necesidades, recursos, disponibilidad de sistema

y cualquier otra variable controlada por el área de Registro, las Secretarías Seccionales o la

Dirección General.

El tiempo total del proceso de matrícula es de 20 días hábiles desde la radicación de la solicitud

hasta la disponibilidad de la tarjeta en el Seccional elegido para la entrega. Doce (12) días hábiles

corresponden al tiempo transcurrido entre la radicación hasta la aprobación de la Matrícula o

Certificado en segunda instancia y ocho días (8) hábiles desde que se otorga la Matrícula hasta que

la tarjeta está disponible en el Seccional para su entrega**.

** Se exceptúan de estos tiempos los trámites que por causa ajena al Copnia requieren la

intervención de un tercero; en este caso, la actividad puede variar los tiempos de gestión. Ejemplos

de esta situación es el requerimiento de información a las Instituciones de Educación Superior,

cuando éstas, no han remitido los listados de egresados, para el caso en el que se requiera

información adicional, o falta de uno o más documentos que debe aportar el usuario, entre otros.

Para control de las situaciones descritas es recomendable registrar en el expediente el evento

presentado, en la pestaña de anotaciones.





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5.14. Plataforma informática

La Entidad cuenta con un sistema de seguimiento de las solicitudes de matrículas y certificados y del trámite

de reposiciones, “Invesflow”, el cual debe alimentarse de manera inmediata, en cada una de sus etapas para

asegurar la trazabilidad y precisión en la información estadística que genera el sistema.

5.15. Denegación de matrículas o certificados

Las Resoluciones de Denegación de matrículas o certificados tanto seccionales como nacionales, deben

hacerse a través de la plataforma informática para garantizar la trazabilidad de la solicitud inicial, así como

todas las actuaciones que se lleven a cabo en el proceso (Solicitud de información, respuestas a peticiones,

denuncias, compulsar copias a otros instancias, publicaciones de ejercicio ilegal, entre otras).

5.16. Constancia de trámite

La constancia de trámite es emitida por el Secretario Seccional o su encargado en caso de ausencia y deberá ser enviada en un tiempo no superior a 3 días hábiles de realizada la solicitud. (Ver anexo 7.3).

5.17. E.N.A. (Ejercicio No autorizado)

Una vez se asignen Matrículas y Certificados, se tiene máximo dos (2) días hábiles para cruzar la base de datos de los inscritos con el listado de Ejercicio Ilegal de la profesión; con el fin de

determinar si se ha legalizado la situación profesional de algunos ciudadanos relacionados en dicho listado. Posteriormente se tiene máximo dos (2) días hábiles para informar mediante memorando a las Secretarias Seccionales para que procedan a retirar de la lista de publicación de la página

web de ejercicio ilegal. Este proceso debe estar completo antes de la siguiente aprobación de matrículas.

5.18. Criterios para dar tratamiento al producto no conforme

Se considera producto no conforme para el procedimiento de trámite de matrícula y certificados,

los errores en la base de datos relacionados con este trámite y los errores en las tarjetas

profesionales responsabilidad del COPNIA.

En todos los casos descritos procede la corrección, no aplica en ningún caso aceptación bajo concesión. Etapa o

actividad Criterios o situación

presentada Tratamiento o

acción Responsable Autoriza Registro

Trámite inicial en la revisión del Área de registro

Errores de transcripción frente a la documentación adjuntada por el usuario. Se hace una revisión frente a esta documentación mínimo del 30% sobre el total de las solicitudes.

Corrección en el sistema antes de la generación de la Resolución Nacional. Correcciones posteriores a la Resolución Nacional mediante Resolución Aclaratoria

Técnico administrativo del área de Registro

Profesional de Gestión del área de Registro Autorización de Modificación en la base de datos Director General

Reporte generado por el sistema de los cambios realizados





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Etapa o actividad

Criterios o situación presentada

Tratamiento o acción

Responsable Autoriza Registro

No conformidad detectada por el funcionario del Seccional donde se va a entregar la tarjeta

Según el origen que tenga el hallazgo estos pueden ser: • Errores de transcripción: Cuando los errores sean por la información de la base de datos del COPNIA. • Errores de impresión

Remisión de la tarjeta mediante memorando al Área de Registro para su corrección en el expediente de matrícula. Si se requiere hacer cambio en la base de datos de registrados se debe hacer un control de lote y resolución aclaratoria. Imprimir nuevamente la tarjeta y enviar mediante memorando al seccional donde será reclamada.

Técnico administrativo - Seccional Secretario seccional Técnico administrativo Área de Registro Profesional de gestión del área de Registro


Relación de garantías tramitadas. Control de lote (Si aplica) Resolución aclaratoria (Si aplica) Memorando envío de tarjeta

No conformidad detectada por el usuario

Según el origen que tenga el hallazgo estos pueden ser: • Errores de transcripción: Cuando los errores sean por la información de la base de datos del COPNIA. • Errores de impresión

Recibo de la solicitud de corrección. Mediante petición. Solicitar la tarjeta al usuario. Verificación del error presentado. Si se requiere hacer cambio en la base de datos de registrados se debe hacer un control de lote y resolución aclaratoria. Imprimir nuevamente la tarjeta y enviar mediante memorando al seccional donde será reclamada.

Técnico administrativo - Seccional Técnico administrativo del área de Registro


Relación de garantías tramitadas Control de lote (Si aplica) Resolución aclaratoria (Si aplica) Memorando envío de tarjeta Petición del Usuario

5.19. Tarjetas con defectos por impresión halladas después del proceso de Personalización

Las tarjetas que presentan errores deberán ser perforadas por el técnico responsable de la

personalización y acumuladas para ser entregadas al finalizar el contrato al proveedor de plásticos

mediante Comunicación Oficial junto con el inventario de las tarjetas a entregar, para que a su vez el

proveedor realice la destrucción total y haga la reposición de las tarjetas entregadas.





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5.20. Tarjetas devueltas por los Usuarios para Reposición por Garantía

Las tarjetas que presentan errores de digitación en el nombre, apellido, número de identificación, tipo de identificación, profesión, género de la profesión, universidad y/o en la fotografía, deberán ser

inventariadas y perforadas en el área de Registro, para la destrucción anual mediante acta.

6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

6.1. Otorgamiento de Matrícula o Certificado

No. Nombre de la

actividad Descripción Responsable

Registro

1 Radicar

Solicitud

A través de la página web del COPNIA el usuario

diligenciará el formulario de solicitud del trámite conforme a instrucciones descritas en el sitio Web de la Entidad. Nota: El proceso inicia con los expedientes de solicitudes que hayan efectuado el pago y cuenten con la documentación completa.

Usuario Formulario de

solicitud radicado

2 Revisión de requisitos

Una vez cancelado los derechos de registro, se

crea automáticamente un expediente virtual que

es revisado por la Secretaría Seccional (requisitos

relativos al trámite, de acuerdo con lo establecido

en las condiciones generales).

Se aclara que el único documento de identidad

válido para realizar el trámite del Registro

Profesional por parte de ciudadanos extranjeros,

es la cédula de extranjería vigente.

Nota: Los pagos realizados por PSE o TC, se

verán reflejadas la solicitud de manera inmediata

en la etapa de pendiente de requisitos.

Los pagos realizados por cupón de pago

(Bancolombia o Banco de Bogotá) se verán

reflejados a las 24 horas o más en la etapa de

pendientes de requisitos.

Si la documentación aportada por el usuario está

incompleta o no cumple con los requisitos exigidos, se le requerirá mediante inicio de comunicación oficial dentro del expediente, antes de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que complete la información en un término máximo de un (1) mes. En este lapso de tiempo se suspende el término para decidir el trámite.

Técnico Administrativo

Sistema invesflow





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No. Nombre de la


Registro

A partir del día hábil siguiente en que el interesado aporte los documentos o información requerida, comienza a correr el término para tramitar la solicitud. Nota: Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual (un mes). En caso de cumplir con requisitos ir a la actividad “Verificación listados de universidades” En caso de no cumplir con requisitos ir “6.2 Desistimiento”.

3 Verificación listados de universidades

Verificar que el usuario se encuentre registrado en el listado de universidades y dejar trazabilidad en el sistema de información creado para tal fin.

En caso de no contar con el listado de egresados se deberá generar una comunicación a la Institución de Educación Superior solicitando dicha información*

En caso de que se evidencie la imposibilidad de obtener por parte de la Secretaría Seccional respectiva, el listado de egresados por parte de las Instituciones de Educación Superior por no contar con una sede física, se debe aplicar lo establecido en la directriz DJ-DR-001-2018

Si se llegara a presentar alguna de las siguientes situaciones se debe continuar con “6.3 Denegación” • Que la institución de educación superior

certifique que la persona en mención no es egresada.

• Que el ente que convalidó el título profesional certifique que el acto administrativo de convalidación no fue emitido por él.

• Que el maestro de obra no cumpla con el tiempo de experiencia certificado luego de haberle requerido certificaciones adicionales o presente documentación apócrifa.

Técnico administrativo y Secretario Seccional

Sistema invesflow.





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No. Nombre de la


Registro

*Nota: En los casos en los que alguno de los

datos críticos para el registro profesional de un

solicitante no coincidan con los que aparecen en

los listados de universidad, se debe pedir una

certificación a la IES.

4 Aprobación de matrícula o certificado

Cumplidos los requisitos y realizadas las revisiones mencionadas para cada caso, se vincularán todas las solicitudes de Matrícula en una Resolución Seccional por tipo de solicitante así: Ingenieros, afines, auxiliares y maestros de obra. Una vez firmadas las resoluciones se avanza la actividad en el sistema de información para trámite de la segunda instancia en el Área de Registro.

Secretario Seccional

Resolución Seccional de aprobación de matrículas

5 Revisión del área de Registro

Se revisa que el usuario se encuentre en los listados de universidad, utilizando la funcionalidad del sistema de información de la entidad. En el caso de maestros de obra se revisa que el usuario cuente con la experiencia necesaria para ingresar al Registro Profesional. Cuando el Área de Registro no cuente con el listado de universidad, se solicita la información al respectivo seccional para garantizar que se cuente con los soportes del trámite. Si el Área de Registro observa inconsistencias en la información, se requiere a la institución de educación superior la respectiva aclaración de la información. El proceso sigue solo hasta obtener la información solicitada. Si se observa algún error de transcripción en el sistema frente a la documentación adjuntada, este se considera producto no conforme y debe ser corregido de manera inmediata en el sistema por parte del funcionario que detecta la situación. En caso de que el Área de Registro detecte el incumplimiento de requisitos se procede a revocar parcialmente* la decisión de la primera instancia mediante Resolución motivada, la cual se debe remitir a la primera instancia para su notificación. El tiempo máximo establecido para realizar la revocatoria en Segunda instancia será de un mes.

Técnico administrativo del área de registro

Registro en el sistema. Comunicación oficial (si se requiere)





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No. Nombre de la


Registro

Nota: Se genera una revocatoria parcial en caso de que el error detectado sea para un o unos profesionales en particular, respecto a la resolución total)

6 Confirmación de matrícula o certificado

El Área de Registro genera la Resolución Nacional de confirmación para firma del Director General. Se debe verificar que en la página web se puedan consultar las matrículas y certificados otorgados y que se puedan generar los certificados de vigencia. Para verificar esta actividad se escoge al azar un registro por resolución y se hacen las respectivas consultas en el sistema.

Profesional de Gestión del área de Registro

Resolución Nacional

7 Verificación del ejercicio no autorizado

Una vez se asignen matrículas y certificados se cruza la base de datos de los inscritos con la base de los denunciados, con el fin de determinar si se ha legalizado la situación de algunas personas relacionadas y de ser así informar a las

secretarías seccionales para que procedan a retirar de la lista de publicación de la página web de ejercicio ilegal.


Memorando

8. Elaboración de tarjetas

Imprimir las tarjetas de las Matrículas y/o

Certificados confirmados. Luego de contar con la

base de datos de matriculados, se deberá

descargar el total de las fotografías para

revisarlas previo a la impresión, garantizando que

la fotografía cumpla con los requisitos. De lo

contrario, se deben realizar las modificaciones

correspondientes, de igual manera éstas deberán

ser revisadas luego de la impresión, para

reimprimir aquellas que presenten alguna falla

por error en la personalización a fin de evitar un

producto no conforme.

Las tarjetas elaboradas serán organizadas

alfabéticamente por apellido y clasificadas en

grupos, según el Seccional responsable de la

entrega. Finalmente, son entregadas a

Correspondencia para el respectivo envío.

Nota: En los casos de observar un producto no conforme o tener conocimiento del mismo

por parte de un usuario se debe dar el tratamiento establecido en las condiciones generales en el numeral 5.17 Criterios para dar tratamiento al producto no conforme.

Técnico Administrativo del área de Registro

Memorando de envío de Tarjetas a Seccionales.





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No. Nombre de la


Registro

9. Entrega de tarjeta

La tarjeta será entregada de manera personal al titular de la misma o a un tercero mediante autorización escrita junto con la copia o presentación de la cédula de quien retira la tarjeta. El funcionario que entrega la tarjeta solicita a quien la reclama el diligenciamiento del formato de “Entrega de Tarjeta”. El formato de entrega de la tarjeta y el documento de autorización (En los casos que aplique) deben ser digitalizados y anexados al expediente de solicitud correspondiente. Nota: Para la entrega de tarjetas pertenecientes a convenios, se anexa escáner de la comunicación oficial con la que fue remitida a la respectiva institución o entidad. Esta comunicación debe contar con el número radicado de la institución o entidad en donde se entregan las tarjetas. El tiempo máximo de cargue del documento en el sistema es de 20 días hábiles posteriores a la entrega de la tarjeta o la radicación de la comunicación oficial, lo anterior en atención a las novedades administrativas que se puedan presentar (vacaciones, licencias, convenios, entre otros).

Técnico Administrativo/Secretario Seccional

Registro de entrega de tarjeta

6.2. Desistimiento Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud cuando no satisfaga los requisitos necesarios para acceder al trámite de Matrícula

No. Nombre de la actividad

Descripción Responsable Registro

1 Desistimiento Tácito

Vencidos los términos que trata el artículo 17, de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 17, de la 1755 de 2015, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - CPACA, el COPNIA declarará el desistimiento y el archivo del expediente mediante acto administrativo motivado y notificado, contra el cual únicamente procede recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda

Secretario seccional en caso de Matrículas. Profesional de gestión de Registro en caso de reposiciones.

Resolución de desistimiento





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ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales.

Nota: Junto con la notificación de la Resolución de Desistimiento se le informa al peticionario el proceso que debe seguir para la devolución del dinero.

Si el usuario presenta Recurso de reposición, se debe responder mediante resolución motivada y continuar con la actividad 3 (Verificación listados de universidades) del numeral 6.1.

Nota: En caso de que el Recurso no proceda se debe responder mediante resolución motivada y luego de ser debidamente notificada, se archivara el expediente.

Resolución Motivada

2 Desistimiento expreso

El Usuario podrá desistir en cualquier tiempo del trámite, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales, la cual debe ser aceptada mediante comunicación oficial debidamente notificada y se archiva el expediente.

El Copnia podrá continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria por razones de interés público; en tal caso expedirán resolución motivada negando el desistimiento expreso.

Si el usuario presenta Recurso de reposición ante el Seccional competente o de apelación ante el Nacional y no acepta, se debe responder mediante resolución motivada y continuar con la actividad 3 (Verificación listados de universidades) del numeral 6.1.

Nota: En caso de que el Recurso proceda, se debe responder mediante resolución motivada incluyendo el proceso de devolución del dinero con copia de la misma al Área de Tesorería y luego de ser debidamente notificada, se archivara el expediente.

Secretario Seccional en caso de Matrículas. Profesional de

Gestión de

Registro en

caso de

reposiciones.

Comunicación Oficial Resolución de desistimiento Resolución Motivada





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6.3. Falta de competencia para la autorización del Registro profesional

La falta de competencia de la entidad para autorizar el respectivo registro profesional se establece cuando se tiene la plena certeza que la profesión no es objeto de inspección, vigilancia y control por parte del COPNIA.

No. Nombre de la


Registro

1 Comunicación falta de competencia

Mediante comunicación oficial se le comunicará al profesional solicitante la falta de competencia de la entidad para autorizar el registro profesional, indicándole la entidad competente a la que debe dirigirse, cuando sea pertinente, y el trámite para solicitar la devolución del dinero cancelado por

concepto de tasa, con copia al área de Tesorería. Nota: Se le anexará a la comunicación anterior el formato establecido para realizar la solicitud de devolución de dinero. La comunicación oficial será relacionada al expediente de matrícula y luego de ser

debidamente notificada, se solicitará al área de Tecnologías y Sistemas de la Información el envío de este a la papelera.

Técnico Administrativo/Secretario Seccional

Comunicación Oficial

6.4. Denegación

La denegación se genera cuando una vez verificados requisitos se observan irregularidades en la documentación

aportada por el usuario, o el incumplimiento de la experiencia del Maestro de Obra (Ver. En las Definiciones numeral

4.7 Denegación).

No. Nombre de la


Registro

1 Denegación en primera instancia

Soportar la decisión de denegación según sea el caso (Ejemplo: Solicitud y reiteración a la institución educativa de certificación de egresado de la persona solicitante de la matrícula o certificado). Realizar Resolución Seccional de Denegación. Nota: El trámite de denegación debe realizarse dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la recepción de la respuesta allegada por la Institución Educación Superior.


Resolución Seccional de Denegación





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No. Nombre de la


Registro

La Denegación para el trámite de Maestro de Obra, debe iniciarse dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la verificación de la(s) Certificación(es) aportada(s) posterior a la solicitud de pendiente de requisitos.

2 Notificación de la Resolución Seccional de Denegación

Poner en conocimiento del peticionario la decisión proferida en primera instancia, según lo establecido en la Ley 1437 de 2011. Procede recurso de reposición y/o apelación.

Nota: Si el usuario presenta recurso de reposición el Seccional debe resolver el recurso y determinar si repone la decisión y continúa el trámite, o si la confirma y remite el expediente a la segunda instancia ya sea por apelación o consulta.

Una vez vencidos los términos de Ley para la interposición del recurso de apelación, se debe delegar el expediente al Profesional de Gestión del área de Registro para pronunciamiento de la segunda instancia. Igualmente se debe informar mediante memorando cuando se realice este proceso.


Comunicación oficial Notificación

3 Revisión denegación

Revisar contenido de la Resolución Seccional así como los respectivos soportes. Determinar si se requiere información adicional, (la cual se debe solicitar mediante un auto de pruebas). Solicitar información al área de tesorería, mediante correo electrónico, sobre cualquier proceso de devolución de dinero que se haya realizado a nombre del ciudadano al cual se le esta denegando la solicitud o trámite. Proyectar Resolución Nacional de confirmación, modificación o revocación de la Resolución Seccional, según sea el caso y presentar para firma del Director General. En caso de que la Segunda instancia, revoque la decisión de la primera, ésta tendrá un (1) mes para adelantar la situación administrativa que se

Técnico Administrativo del Área de Registro Profesional de Gestión del área de Registro

Resolución de confirmación o revocación





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No. Nombre de la


Registro

haya presentado. Igualmente, surtir todos los procesos de notificación a los que haya lugar. Nota: Esta actividad no puede superar veinte (20) días hábiles en caso de no requerir soportes adicionales y en caso contrario, el tiempo dependerá de los trámites administrativos (auto de pruebas, comunicaciones, tutelas, etc) que haya que surtir para confirmar o recovar la decisión de primera instancia. * La segunda instancia tendrá máximo tres (3) días hábiles para delegar la Resolución Nacional de confirmación o revocatoria al Seccional competente de su notificación. Igualmente se debe informar al Seccional mediante memorando cuando se realice este proceso.

4 Notificación de la Resolución Nacional

Poner en conocimiento del peticionario la decisión proferida en segunda instancia, según lo establecido en la Ley 1437 de 2011 e informar el proceso de devolución del dinero. Nota: En caso de denegación por presentación de documentación apócrifa ver procedimiento ICV-pr-02 Denuncias.


Comunicación oficial Notificación

6.5. Revocatoria de Matrículas o Certificados

El COPNIA, bien sea de manera oficiosa o a solicitud de la parte interesada, revoca un acto administrativo ya

ejecutoriado (se tiene asignado número de matrícula y/o certificado de inscripción profesional), siempre y cuando se

cumpla con alguna de las siguientes causales legales para ello (contario a la ley, afecte el interés público o social o

se cause agravio injustificado a una persona) y medie el consentimiento del ciudadano afectado con la decisión.

a) Por conocimiento soportado de que se otorgó la matrícula o el certificado con documentación apócrifa. b) Por haberse otorgado matrícula a una profesión que no es competencia del COPNIA. c) Porque la universidad o la Institución de Educación Superior anula el grado del egresado por situaciones

administrativas. d) Por haberse aprobado matrícula en primera instancia cuando el solicitante ya se encuentra en el Registro

Profesional con la misma profesión o cuando la profesión no es competencia del COPNIA. Nota: Para la causal a no necesariamente se requerirá del consentimiento.





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1

Solicitar consentimiento de revocatoria (literales a, b y c)

Mediante comunicación oficial, el Seccional que aprobó la matrícula o el certificado deberá solicitar al titular el consentimiento de la revocatoria.


Comunicación oficial

2 Verificación de respuesta a la solicitud de consentimiento de revocatoria(literales a, b y c)

Monitorear la respuesta dada por el usuario ante la solicitud de consentimiento de revocatoria Si el titular no da su consentimiento se deberá demandar el acto administrativo ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo.



3 Generar Resolución Seccional de Revocatoria(literales a, b y c)

Generar el acto administrativo de

revocatoria de matrícula o certificado.


Resolución Seccional de Revocatoria

4 Notificar el acto administrativo(literales a, b y c)

Poner en conocimiento del peticionario la decisión proferida en primera instancia, según lo establecido en la Ley 1437 de 2011. Procede recurso de reposición

Nota: El Seccional debe resolver el recurso por medio de resolución motivada y determinar si repone la decisión y continúa el trámite, o si la confirma y remite el expediente a la segunda instancia ya sea por apelación o consulta

En caso de revocatoria por presentación de documentación apócrifa ver procedimiento ICV-pr-02 Denuncias.


Comunicación Oficial Notificación

5 Enviar la Resolución Seccional de revocatoria al Nacional(literales a, b y c)

El seccional competente deberá enviar

mediante Memorando Interno a la

Dirección General la Resolución Seccional

de revocatoria para su estudio por parte

del área de Registro.


Memorando Interno

6 Generar Resolución Nacional (literales a, b y c)

Estudiar la resolución de primera

instancia de revocatoria y sus soportes y

determinar si se confirma o no la decisión

de la primera instancia.

Generar la Resolución Nacional para firma

del Director General y remitir al Secretario

Seccional para su notificación.


Resolución Nacional

7 Notificar Resolución Nacional(literales a, b y c)

Poner en conocimiento del peticionario la

decisión proferida en segunda instancia,

según lo establecido en la Ley 1437 de







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Nota: En cualquiera de los casos de confirmación de Revocatoria, el Profesional de Gestión de Registro debe solicitar por ticket al área de las TIC el bloqueo de la Matrícula Profesional, Certificado de Inscripción Profesional o Certificado de Matrícula.

6.4.1 Recomendaciones que se deben tener en cuenta para las Revocatorias

• Realizar acta del Consentimiento de revocar el acto administrativo que le otorgó el registro profesional (sea concedido o no por el usuario).

• Si el titular da consentimiento para revocar el Acto administrativo, realizar resolución de Revocatoria manual con firma manuscrita de la Secretaría Seccional respetando el consecutivo de resoluciones del Seccional.

• Generar el Número de Resolución Seccional de Revocatoria. • Esperar 10 días hábiles contados a partir de la notificación personal o por aviso, con el fin de dar

cumplimiento a lo dispuesto en el CPACA, tiempo en el cual el usuario puede presentar recurso de apelación.

• Si el usuario realiza recurso de apelación dentro diez días hábiles posteriores a la notificación personal o por aviso, se procede a realizar Auto Concediendo el Recurso de Apelación y se remite a la Subdirección Jurídica mediante memorando.

• La Secretaría Seccional deberá solicitar al usuario la devolución de la Tarjeta de Matrícula Profesional o Certificado de Inscripción Profesional o Certificado de Matrícula.

• En caso de tener el expediente en el sistema Invesflow se debe solicitar mediante ticket al área de Tecnología la inclusión en el mismo los documentos generados en el trámite de revocatoria.

• Si el expediente está en el archivo de gestión, se debe incluir en el mismo los documentos correspondientes a la revocatoria; si el expediente reposa en el archivo central, se deben enviar los

2011 e informar proceso de devolución

del dinero.

Notificación

8 Actualizar la base de datos (literales a, b y c)

Actualizar la información del Registro

Profesional y verificar que efectivamente

la actualización de la base se haya

realizado consultando la matrícula o

certificado que se revocó a través de la

página web y la expedición del Certificado

de Vigencia.

Profesional de Gestión de Registro

9 Generar Resolución Nacional (literal d)

La segunda instancia tendrá veinte (20)

días hábiles después de la notificación al

Profesional de gestión de Registro*, para

Generar la Resolución Nacional para firma

del Director General y remitir al Secretario

Seccional para su notificación.

*Nota: El Profesional de Gestión de

Registro tendrá cinco (5) días hábiles

para delegar al Técnico administrativo el

proyecto Resolución de Revocatoria.

Continuar con el numeral 7.

Profesional de Gestión de Registro

Resolución Comunicación Oficial





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documentos al Profesional de Gestión del área Administrativa mediante el formato de transferencia al archivo central.

• Las Secretarias Seccionales enviarán las Tarjetas Profesionales revocadas al Área de Registro, para el inventario y destrucción mediante acta.

6.6. Reposición de tarjeta



1 Radicar Solicitud A través de la página web del COPNIA el usuario diligenciará el formulario de solicitud del trámite y una vez realizado el pago se iniciará

el trámite respectivo.

Usuario Formulario de solicitud radicado

2 Revisión de requisitos

Una vez registrado el pago, el sistema creará un expediente virtual al cual se deberá acceder para realizar la revisión de los requisitos. Este es asignado al área de Registro. Se revisa cumplimiento de los requisitos y en caso de faltar algo, se le debe solicitar al usuario mediante comunicación oficial en cumplimiento del Artículo 17 de la Ley 1755 de 2015


Sistema invesflow

3 Elaboración de tarjetas

Imprimir las tarjetas de reposiciones

solicitadas. Luego de contar con la

base de datos de reposiciones para

la personalización, el técnico deberá

descargar el total de las fotografías

para revisarlas garantizando que la

fotografía cumpla con los requisitos,

de lo contrario, deberá realizar los

ajustes correspondientes; De igual

manera, éstas deberán ser revisadas

luego de la impresión para

reimprimir las tarjetas que por

alguna falla en la impresión

presenten algún error a fin de evitar

un producto no conforme.

Las tarjetas elaboradas serán

organizadas alfabéticamente por

apellido y clasificadas en

grupos, según el Seccional


Tarjeta impresa Memorando





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responsable de la entrega.

Finalmente, son entregadas a

Correspondencia para el respectivo

envío.

4 Envío de Tarjetas Remitir a la Secretaría Seccional, Memorando remisorio junto con las tarjetas por medio de la ventanilla única de radicación.


Tarjeta impresa Memorando

4 Entrega de tarjetas La tarjeta será entrega de manera personal o a un tercero mediante autorización escrita, diligenciado el respectivo formato de entrega de tarjeta. (y copia del documento de identidad del autorizado) El formado de recibo de la tarjeta y el documento de autorización (en los casos que aplique) deben ser escaneados y adjuntados al expediente de solicitud correspondiente.

Técnico Administrativo del Seccional

Soporte de entrega de tarjeta

7. ANEXOS

7.1 Soporte de entrega de tarjeta (RP-fr-01) 7.2 Modelo de Resolución de desistimiento (Se encuentra en el sistema Invesflow) 7.3 Modelo de Constancia de Trámite

Nota: Los modelos de Resoluciones Seccionales y Nacionales del trámite de matrículas y certificados se encuentran

en el sistema invesflow.

8. CONTROL DE CAMBIOS

No. Fecha Descripción del cambio o modificación

1 Octubre

2015 Versión Inicial del Procedimiento de Trámite de matrículas y certificados, debido a que anteriormente se manejaba la estructura del Plan de Calidad.

2 Julio 2016

Se modifica el código del procedimiento de MC-pr-01 a RP-pr-01, teniendo en cuenta que el nombre del proceso cambió de “Matrículas y Certificados” a “Registro Profesional”. Se incluye actividad de desistimiento tácito, manejo de expediente digital y no físico. Se ajustaron cargos de acuerdo a la modificación de la estructura orgánica adoptada con la Resolución 364 del 30 de marzo de 2016. Se ajusta proceso de radicación de la solicitud en línea y no presencial. Se incluye proceso de revocatoria. Se crea el formato RP-fr-01 “Soporte de entrega de tarjeta”. Se incluyó el procedimiento de reposiciones el cual se tenía anteriormente como un procedimiento independiente (MC-pr-03)





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No. Fecha Descripción del cambio o modificación

3 Agosto 2017

Se incluyeron tiempos para tramitar las denegaciones, se incluyó como condición general que las actuaciones realizadas en el proceso de denegación como las resoluciones, denuncias y demás se deben realizar desde el sistema Invesfow para garantizar la trazabilidad de las solicitudes. En los casos en los que se deba realizar una publicación en la página web en la sección de Ejercicio No Autorizado, se debe verificar que efectivamente se encuentre publicado en la página web desde el sistema de información implementado para dicha actividad.

Se incluyó todo lo relacionado con producto no conforme del trámite de matrículas y certificados.

4 Octubre

2017

Se ajusta procedimiento para la verificación y respuesta a usuarios cuando la entidad no tiene competencia en la inspección, vigilancia y control de la profesión solicitada.

Se aclara el trámite a seguir cuando se tiene radicada una solicitud de una profesión que no es competencia del COPNIA: comunicación oficial y explicando el trámite de devolución del dinero.

Se realizan ajuste de forma conforme a observaciones remitidas por las Secretarías Seccionales.

5 Febrero

2018

Se eliminó la mención que se hacía del Manual de Usuario de Matrículas en el numeral 5.17

en el tratamiento de las no conformidades detectadas por los funcionarios, ya que por error se había mencionado un documento que no tiene relación con la actividad descrita.

6 Julio de

2018

Se ampliaron los términos para las Denegaciones y Revocatorias, se establecieron nuevos tiempos para la custodia de las tarjetas y destrucción de las mismas, se incluyó la personalización de tarjetas, Garantía por defectos de la impresión y errores en los datos de la tarjeta, estableció la revisión para la segunda instancia de mínimo del 30% de los datos básicos sobre el total de las solicitudes a aprobar y se incluyó el desistimiento expreso

HELGER JACOBO TORRES RAMIREZ

GLORIA MATILDE TORRES CRUZ

GLORIA MATILDE TORRES CRUZ

Profesional Universitario del área de Registro

Subdirectora de Planeación, Control y Seguimiento

Subdirectora de Planeación, Control y Seguimiento

ACTUALIZÓ REVISÓ APROBÓ

ANEXO 7.1

DIA MES AÑO

TITULAR AUTORIZADO

Yo, identificado (a) con

C.C N° , recibí a satisfacción la Tarjeta de matríicula o el

Certificado N°.

FIRMARP-fr-01

v.1. Jul 16

FECHA

SOPORTE DE ENTREGA DE TARJETA

ANEXO 7.2

Nota: La Resolución debe ser elaborada cumpliendo con la estructura definida en el procedimiento de control de registros y

en la plantilla institucional definida para tal fin.

Este anexo corresponde a un modelo de la forma como se podría hacer la resolución, la misma se debe ajustar a la situación

específica

REPUBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA

COPNIA

RESOLUCIÓN N° xxx FECHA

Por medio de la cual se decreta un Desistimiento Tácito

El Secretario Seccional __________ del COPNIA en ejercicio de la atribución establecida en el Artículo 17 del

Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011 y Ley 1755 de

2015), y

CONSIDERANDO:

Que el ciudadano(a) ________________________________, identificado(a) con (Documento de Identidad) No.

___________, radicó en esta entidad mediante Formulario de Tramite y Pago No. _______ de fecha

___________________ la solicitud de ____________________, sin cumplir los siguientes requisitos:

a).

Que mediante oficio de fecha _____________ remitido al solicitante a la dirección aportada por el mismo, se le

requirió para que aportara el (los) requisitos omitido(s), dentro del mes siguiente a su recepción, sin que a la

fecha se hubiera manifestado expresamente dentro de los términos establecidos en la Ley. Dentro del mismo

lapso el solicitante no pidió prórroga del plazo para allegar los documentos requeridos. (Dentro del mismo lapso

el solicitante pidió prórroga del plazo para allegar los documentos requerido, sin embargo, vencido éste no los

allegó.

Que en consecuencia,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Decretar el Desistimiento Tácito del que trata el artículo 17, de la Ley 1437 de 2011

(Ley 1755 de 2015) dentro del trámite de solicitud de____________________ presentada por el

ciudadano(a)___________________ identificado(a) con (Documento) No. _____.

ARTICULO SEGUNDO: Notificar personalmente al solicitante advirtiéndole que contra la presente Resolución

sólo procede el Recurso de Reposición, sin perjuicio de que pueda presentar nuevamente su solicitud con el

lleno de los requisitos legales.

ARTÍCULO TERCERO: Notifíquese en los términos de lo dispuesto para los actos administrativos en el Código

de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Notifíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D. C. a los ______ del mes de________ de _____

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

(NOMBRE DEL SECRETARIO SECCIONAL)


El presente documento es expedido con firma digital que garantiza su plena validez jurídica y probatoria según lo establecido en la Ley 527 de 1999

Calle 49 B Nº 64B-54, Oficina 205, Edificio San Pablo - Teléfono: (4) 2305648-2301699 - Medellín

ANEXO 7.3

Ciudad, (día) de (mes) de (año) Señor(a) NOMBRE DEL USUARIO Email: xxxxxxxx@xxxxxxxx

Ciudad Asunto: Respuesta a su solicitud (NUMERO DE RADICADO) Respetado(a) señor(a): En atención a su petición referida en el asunto, hacemos entrega de la Constancia de Tramite de (Matrícula Profesional, Certificado de Inscripción Profesional Certificado de Matrícula), para la solicitud radicado No. (NUMERO DE RADICADO). En caso de requerir mayor información, puede comunicarse con nuestra línea de atención al usuario en Bogotá 3220191 o a nivel nacional 018000116590, o el chat institucional en nuestra página web www.copnia.gov.co. Atentamente, NOMBRE DEL SECRETARIO SECCIONAL Secretario Seccional Proyecta: (NOMBRE DEL TÉCNICO) - Técnico Administrativo

http://www.copnia.gov.co/

El presente documento es expedido con firma digital que garantiza su plena validez jurídica y probatoria según lo establecido en la Ley 527 de 1999

Calle 49 B Nº 64B-54, Oficina 205, Edificio San Pablo - Teléfono: (4) 2305648-2301699 - Medellín

EL SECRETARIO SECCIONAL

HACE CONSTAR:

Que (NOMBRE DEL USUARIO) identificada con cédula de ciudadanía No. XXXXXXX, mediante

radicado No. (Número de Radicado) de fecha (día)/(mes)/(año), presentó ante esta entidad solicitud

de expedición de su Registro Profesional, como (NOMBRE DE LA PROFESIÓN) egresado del (NOMBRE

DE LA INSTITUCIÓN DE ESUCACIÓN SUPERIOR).

Esta constancia NO reemplaza la (Matrícula Profesional, el Certificado de Inscripción Profesional o el

Certificado de Matrícula) exigidos legalmente.

El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, informa que permitir, tolerar o facilitar el ejercicio de la

ingeniería, de sus profesiones afines y auxiliares, sin el cumplimiento de los requisitos legales,

constituye falta disciplinaria del servidor público, o contravención especial de policía del particular.

Se expide a solicitud del interesado en la ciudad de (Nombre de la Ciudad), a los (xx) días del mes de

(mes) del año 201X y tiene una vigencia de un (1) mes.

NOMBRE DEL SECRETARIO SECCIONAL

rp vigente a partir de procedimiento de … · “inscripción en el registro profesional del...

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