revisión expost corrientes(18 05-2010) (2)
TRANSCRIPT
1
REVISION “EX-POST”DE LOS
PROCESOS DE ADQUISICIONES
CURSO DE ADQUISICIONES
PROSAP
Taller de Capacitación
Corrientes – 17 al 19 de Mayo de 2010
2
Revision ex post de los procesos de adquisiciones
¿Qué es?Documentos del Banco¿Quien determina su aplicación?¿A qué se aplica?Consecuencias¿Qué?¿Cómo?Además, hay que hacerlaInforme
3
¿QUÉ ES?
4
La revisión "ex-post" consiste en el examen por parte
del Banco de los procesos de adquisiciones, ya sea en
forma total o por muestreo, de las contrataciones
llevadas a cabo por los Ejecutores bajo su margen de
autonomía, para constatar que la gestión y
administración de las mismas cumple lo establecido en
el Contrato de Préstamo y el Plan de Adquisiciones
aprobado por el Banco.
5
DOCUMENTOS DEL BANCO
6
“El Banco podrá acordar con el Prestatario la utilización de este método.”
La revisión con carácter de "ex-post" será acordada por el Banco con los Ejecutores que demuestren suficiente capacidad institucional para
administrar los procesos de adquisiciones y aplicar principios de transparencia, competencia y equidad, mediante la utilización de
procedimientos consistentes con las políticas y procedimientos del Banco en esta materia.
El Banco tomará esa decisión
basándose en el resultado de la evaluación institucional
que a tal efecto se llevará a cabo durante el diseño del mecanismo
de ejecución de proyectos en preparación o visitas de inspección a
los Ejecutores, en caso de proyectos en ejecución.
7
La evaluación de la capacidad del Ejecutor para implementar las adquisiciones indicará si, además de las
revisiones ex-ante, el Banco efectuará revisiones ex-post de las mismas.
La frecuencia y umbrales de las revisiones serán consistentes con la evaluación efectuada.
Estos umbrales y frecuencia podrán ajustarse, como parte de las actualizaciones del Plan de Adquisiciones, de acuerdo con el desempeño del Ejecutor y el avance en la adopción de las medidas correctivas indicadas como producto de la
evaluación de capacidad.
8
¿A QUÉ SE APLICA?
Procesos de adquisiciones elegibles
En general, la revisión ex-post será aplicada a procesos que involucren montos de Adquisiciones por Debajo de los Límites (ADL), establecidos en el Contrato de
Préstamo, para efectuar los procesos competitivos en el ámbito internacional.
Cuando la evaluación institucional así lo indique,
se podrán reducir los montos límite para el examen del Banco de los procesos de adquisiciones mediante
procedimientos de revisión ex – post.
10
¿QUÉ?
11
¿Qué se verifica en la revisión ex - post de los procesos de Adquisiciones?
Objetivo: verificar, a través del examen selectivo e integrado de los procesos de adquisiciones, que:
1. Se han cumplido las normas y procedimientos de adquisiciones establecidos en las Políticas, el Contrato de Préstamo, el Plan de Adquisiciones aprobado por el Banco, el Reglamento Operativo y/o de Crédito del Programa y otros requerimientos del Banco;
2. Las adquisiciones estén debidamente sustentadas en la documentación de respaldo de los procesos de selección, contratación y recepción, mantenida ordenadamente en los archivos del Ejecutor y/o Co-Ejecutor;
3. Las adquisiciones fueron debidamente autorizadas; y
4. Las adquisiciones fueron registradas y comunicada al Banco en forma correcta y oportuna por el Ejecutor.
12
ARCHIVOS
1. Todas las actuaciones de las adquisiciones sujetas al régimen de revisión ex – post, deberán quedar debidamente archivadas en la Unidad del Programa responsable de las mismas, hasta tres (3) años contados a partir de la fecha del último desembolso.
2. Los archivos deberán estar clasificados en los siguientes rubros: Contratación de Obras, Adquisición de Bienes, Contratación de Servicios diferentes a Consultoría, Contratación de Firmas Consultoras y Contratación de Consultores Individuales.
3. Deberán contener toda la información referente a cada uno de los procesos en documentos originales.
4. Cada adquisición deberá ser identificada mediante un código claro.
13
Los archivos deberán guardar, al menos, la siguiente documentación:•Solicitud de adquisición o contratación con las correspondientes firmas (del solicitante y de los autorizantes).
•Declaración de elegibilidad de la adquisición por el Banco.
•No objeción del Banco a los documentos de la adquisición (si correspondiese).
•Publicidad: avisos o invitaciones según corresponda.
•Solicitud de ofertas (bajo el procedimiento que se realice: comparación de precios, solicitud de propuestas, licitaciones públicas o privadas, etc.).
•Solicitudes de aclaración, Circulares por consultas y Circulares sin consulta. Cuando corresponda, la “No objeción” del Banco.
•Presentación de Ofertas, de acuerdo con el procedimiento establecido.
(continua en la siguiente página)
14
(viene de la página anterior)
•Informe de Evaluación y comparación de ofertas o antecedentes, incluyendo los pedidos de aclaraciones a los oferentes si los hubiera. Recomendación de adjudicación.
•Contrato u orden de compra, según corresponda.
•Certificación y Recepción Parcial o Definitiva de la Obra o de Calidad del Bien, según corresponda.
•Facturación y documentación respaldatoria de los pagos efectuados.
•Comunicaciones mantenidas con el BID sobre los procesos de gestión de las adquisiciones y administración de las contrataciones.
•Comunicaciones mantenidas con las oficinas internas del Ejecutor durante los procesos de adquisición y contratación.
15
LA REVISIÓN DEBE EFECTUARSE SOBRE LA
DOCUMENTACIÓN ORIGINAL.
16
¿Qué NO se verifica en la revisión ex - post de los procesos de Adquisiciones?
La revisión “ex - post” de adquisiciones no implica, en sí misma, el análisis de la
pertinencia de los gastos respecto de la elegibilidad de Bienes, Obras y Servicios
contratados.
Ese análisis es objeto de “no objeción” previa, por parte del Especialista Sectorial.
17
CONSECUENCIAS
18
Procesos de adquisiciones no elegibles
El Banco puede declarar la contratación no elegible para el financiamiento si determina que:
1. los Bienes, Obras o Servicios no fueron adquiridos de acuerdo a los procedimientos acordados en el Contrato de Préstamo y detallados en el Plan de Adquisiciones aprobado,
o
2. el contrato no es consistente con dichos procedimientos.
19
¿CÓMO?
20
Planificación de la Revisión Ex – Post
La planificación y programación de las revisiones ex – post
es parte de la Supervisión del Banco sobre las
operaciones y se basa en el conocimiento y comprensión
de las actividades del Programa bajo análisis y su
esquema de ejecución, para poder focalizar la revisión ex
- post, determinar su alcance y seleccionar la Muestra de
los procesos de contrataciones a ser analizados.
21
La planificación comprende las siguientes etapas:
1. Conocimiento de las Actividades del Programa
2. Focalización de la Revisión
3. Requerimientos de Información y Documentación
4. Identificación del Lote y Alcance de la Revisión
22
1. Conocimiento de las Actividades del Programa
El evaluador se interiorizará de las actividades y el desempeño del Programa, sus mecanismos de ejecución y particularmente, sus antecedentes en materia de gestión, programación y ejecución de las adquisiciones e informes de las visitas de inspección y los procedimientos de revisión “ex-post” de adquisiciones realizados.
En esta etapa se analizará el enfoque del trabajo a efectuar basado en la identificación de las áreas y transacciones de riesgo del Programa, en la comprensión del entorno de control en el cual se desarrollan las actividades y la forma de ejecución.
23
2. Focalización de la Revisión
El evaluador definirá la focalización de su revisión considerando la forma de ejecución del Programa:
1. Centralizado: existe una única unidad ejecutora responsable de efectuar los procesos de selección, contratación, recepción y pago.
2. Descentralizado: existe una unidad ejecutora central, con capacidad de efectuar adquisiciones y responsable de la relación con el Banco y otras unidades co-ejecutoras que también tienen la facultad de realizar procesos de adquisiciones.
En este caso, el evaluador deberá conocer la localización de la documentación de soporte de las adquisiciones y el examen se hará sobre los procesos de adquisiciones realizados exclusivamente en la unidad visitada.
24
3. Requerimientos de Información y Documentación
Para identificar el Lote de adquisiciones a revisar, el evaluador solicitará al Ejecutor los listados de los
Procesos de Adquisiciones de Obras, Bienes, Firmas Consultoras, Consultores Individuales y Servicios
diferentes a Consultorías efectuados en el período a examinar previamente establecido.
Estos listados definirán el “Lote” a revisar.
25
modelo de Planillas de Registro de los Procesos de Adquisiciones de Obras, Bienes, Firmas Consultoras y Consultores Individuales para esta solicitud.
OBRAS
Período Del ___________ al ____________
N° DE ORDE
N
MODALIDAD DEADQUISICION
(1)
DESCRIPCION DE LAADQUISICION
PROVEEDOR CONTRATADO
FECHA DE CONTRATACIONPRESUPUESTO
OFICIALMONTO CONTRATADO
MONTO PAGADO
(1) Se listarán ordenadas de acuerdo con el método de adquisición: Licitación Pública Nacional (LPN), Licitación Privada (LP), Comparación de Precios (CP), Contratación Directa (CD).
26
Ejemplo
ÁREA Edificio Objetivo Nº de LicitaciónFecha de Contrato
Contratista Monto Contractual
($)
EDUCACION Escuela SuperiorAmpliación de
la EscuelaLPN Nº 1/2000
10/18/2000 A 9,279,922
SALUD HospitalRemodelación
PabellónLPN Nº 2/2000
10/19/2000 B 5,534,772
CULTURA Centro CulturalCámara
transformadoraLPN Nº3/2000
10/28/2000 C 526,419
SALUD Centro de SaludAmpliación
Centro de SaludLPN Nº 4/2000
11/15/2000 D 1,258,213
CULTURA TeatroSanitarios y
OficinasCD Nº 1/2000
12/9/2000 E 123,598
CULTURA Teatro DepósitoLPN Nº5/2000
12/16/2000 F 406,984
PLANEAMIENTO Mercado Área
LPN Nº
6/2000 12/17/2000 G 663,812
SALUD Hospital InformatizaciónLPN Nº 7/2000
1/11/2000 H 1,851,499
27
4. Identificación del Lote y Alcance de la Revisión
El Lote sujeto a revisión estará integrado por:
Todas las adquisiciones contratadas durante el período comprendido entre la fecha de la última adquisición del
último Lote revisado y aprobado por el Banco y la fecha de la última adquisición del presente Lote.
Esta información deberá obtenerse estratificada por tipo de adquisición, lo cual conforma los respectivos Lotes de:
Obras, Bienes, Servicios de Consultoría prestados por Firmas Consultoras y Consultores Individuales y Servicios diferentes
a Consultorías.
En una primera revisión, los Lotes estarán conformados por todos los procesos de adquisiciones contratadas desde el inicio del programa hasta la fecha de la revisión ex - post.
28
Esta información permite hacer un primer análisis de la operación a revisar y prever acciones tendientes a determinar existencia de:
1. Dificultades en sistemas de administración y control implantados, a partir de no la correlatividad de los procesos de adquisiciones. No siempre se presenta esta condición, mínima esperada, de control interno;
2. Posible superposición de períodos de prestación de Servicios. Un indicio son las inconsistencias en cuanto a las fechas de contrato y ejecución;
3. Reducción de exigencias de la normativa vigente para procesos de adquisiciones, a partir del fraccionamiento de las contrataciones efectuadas o contratos por montos cercanos a montos límite, y
4. Reiteradas contrataciones de un mismo proveedor y/o consultor.
Este trabajo es básico para la elección del criterio a aplicar para la revisión de la documentación de soporte de los procesos de adquisiciones.
29
ADEMÁS, HAY QUE HACERLA
30
Ejecución de la Revisión
1. Criterios
El evaluador determinará el criterio más apropiado para establecer la MUESTRA de procesos de adquisiciones a ser analizados, que dependerá de circunstancias como el análisis de revisiones anteriores, el ambiente de control del Ejecutor y/o Co-Ejecutor, la conformación del LOTE a revisar y el análisis de riesgo de las transacciones realizadas en el período bajo revisión.
La decisión sobre el enfoque a utilizar dependerá del juicio del evaluador, quien deberá fundamentarla en sus papeles de trabajo y su informe.
La decisión sobre cuál medio o combinación de medios a usar se realiza en base al riesgo de la revisión.
El evaluador debe sentirse satisfecho de los medios utilizados y de la suficiencia de los medios para el cumplimiento de los objetivos de la revisión ex - post.
31
Revisión de los Procesos de Adquisiciones
1. Determinación de la Muestra de Adquisiciones
El número de procesos a analizar (dimensión de la MUESTRA) dependerá de la cantidad total de ADL´s efectuadas por el Ejecutor dentro del período considerado (tamaño del LOTE).
La selección del conjunto de procesos ADL que constituirán la MUESTRA a revisar dentro del LOTE considerado, se hará de acuerdo al mejor criterio técnico del evaluador.
La MUESTRA deberá incluir la totalidad de los tipos de ADL que haya efectuado la unidad visitada, en una cantidad proporcional a su importancia con relación al número total de las ADL´s realizadas y todos aquellos procesos en los que se hayan presentado protestas por parte de los participantes.
32
Para definir la MUESTRA que estadísticamente corresponde a cada LOTE se utiliza la siguiente Tabla de Determinación del Tamaño de la Muestra, que incluye dos modalidades de análisis (normal y severo).
Tamaño del Lote
Tamaño de la muestra, según el nivel de inspección y
el tamaño del lote
Inspección Normal
Inspección Severa
2 a 8 2 5
9 a 15 3 7
16 a 25 5 10
26 a 40 7 15
41 a 65 10 25
66 a 100 15 35
101 a 180 25 50
181 a 300 35 75
301 a 500 50 110
501 a 800 75 150
801 a 1300 110 190
1301 a 3200
150 225
3201 a 5000
225 300
33
Se considera que la revisión deberá alcanzar, como mínimo, un 35% del valor total de los montos
contratados.
El incremento del alcance de la revisión es una decisión del evaluador, en función del nivel de riesgo determinado y la satisfacción sobre los
resultados obtenidos.
34
Revisión de los Procesos de Adquisiciones
2. Tareas a desarrollar en la revisión de los procesos:
1. Inspeccionar el ordenamiento de la documentación y archivos
2. Verificar la existencia de la no objeción del Banco a la elegibilidad del gasto; verificar si la adquisición está incluida en el Plan de Adquisiciones aprobado
3. Verificar si la adquisición cumple lo establecido en el Plan de Adquisiciones (respeta método de adquisición, montos, etc.)
4. Verificar la validez, suficiencia y confiabilidad de la documentación original de respaldo de los procesos de adquisiciones
5. Identificar cualquier tipo de observación que pueda afectar la elegibilidad del gasto financiado con los recursos del Programa
35
3. Analizar los procesos de selección y contratación de las adquisiciones de obras, bienes y servicios, incluye:
1. Establecer si se cumplió correctamente con el proceso de contratación;
2. Verificar que las propuestas contratadas se ajusten a las Especificaciones Técnicas y Términos de Referencia; y
3. Revisar la correspondencia entre los contratos firmados y las propuestas realizadas por los oferentes y aceptadas por el Ejecutor.
Este listado define el mínimo de tareas a efectuar durante la revisión, sin perjuicio de otras
comprobaciones que el evaluador considere necesarias
36
La revisión ex – post no tendrá como objetivos prioritarios la evaluación de:
a. La calidad de los bienes adquiridos y/o servicios contratados;
b. La calidad de gestión propiamente dicha de la unidad; y
c. Los méritos y deméritos de las erogaciones efectuadas.
La aplicación del procedimiento de examen por parte del Banco debe permitir encontrar tanto
inconsistencias, incompatibilidades y/o indefiniciones en los procesos, como eventuales problemas de
integridad, aunque no sea este su objetivo principal.
37
Evidencia de la Revisión – Papeles de Trabajo
El evaluador respaldará su revisión mediante papeles de trabajo, como evidencia de la tarea realizada. Es clave la obtención de evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar juicios y conclusiones. La evidencia podrá ser, principalmente documental, testimonial, analítica y física. Se documentará en los papeles de trabajo todas las instancias donde se registran incumplimientos, observaciones y deficiencias, de tal manera que sirvan de apoyo al Informe. Se considera apropiado identificar los siguientes aspectos:
observación (situación encontrada);criterio (lo que debería ser);causa (lo que provocó la desviación); ymonto involucrado.
38
4. Evaluación de los Hallazgos
Revisada la MUESTRA de cada tipo de adquisición:
a. Si no se determinan errores u observaciones sustanciales se considerará que el LOTE no tiene adquisiciones observadas.
b. Si en alguno de los procesos se determina la existencia de errores u observaciones sustanciales, se:
(i) Identificará ese caso como “OBSERVADO”
(ii) Incrementará la revisión a “inspección severa”
c. Si como consecuencia de la ampliación de la Muestra se encuentran errores u observaciones sustanciales en una o más adquisiciones se deberá:
(i) identificar también los casos como “OBSERVADOS”, y
(ii) ampliar la revisión al total de las adquisiciones de ese tipo.
39
Error u observación sustancial, es aquel que viola las normas o principios básicos del Banco en materia de adquisiciones, por ejemplo:
falta de la Convocatoria
aplicación de procedimiento de adquisición distinto al requerido en el Plan de Adquisiciones o la legislación local
adjudicación a empresa que no presentó la oferta evaluada como la más baja
oferta no firmada por Representante Legal de la firma
falta de Garantía solicitada
caso de corrupción
falta de documento clave de respaldo
adulteración de documentos o uso de documentos no aceptados por el Banco;
otros de similar tenor.
40
Error u observación no sustancial, se considera a aquel que no vulnera las normas o principios básicos del Banco en materia de adquisiciones y sus efectos no cambian necesariamente el resultado de la adjudicación:
la convocatoria se publicó menor cantidad de veces que la establecida, pero se logró una concurrencia suficiente como para garantizar la competencia
sistema de archivo desorganizado
error en evaluación que no altera el resultado
rechazo por una razón válida de una oferta en la apertura en lugar de hacerlo la Comisión Evaluadora;
otros de similar tenor.
41
INFORME
42
INFORME DE LA REVISIÓN EX - POST
Se elaborará un Informe que deberá contener un detalle de todo lo revisado, indicando las deficiencias, errores, desviaciones y/o incumplimientos que pudieran haber sido detectados, respecto de las políticas y procedimientos establecidos en el Contrato de Préstamo.
El evaluador presentará en su informe aquellos aspectos que, a su criterio, deban ser de conocimiento del Banco en lo referente a: ambiente de control, sistema de control interno y archivo de la documentación, entre otros.
El informe deberá ser acompañado por las planillas detalladas sobre cada uno de los procesos de adquisiciones de la MUESTRA.
Se realizará, si fuese aplicable, el Seguimiento de las Observaciones efectuadas en las anteriores revisiones “ex – post”.
43
El informe de la revisión ex–post será dirigido al Especialista Sectorial, quien tomará la decisión que
corresponda, de acuerdo los procedimientos establecidos en las Normas en materia de adquisiciones
e incorporará los datos al PRISM y al Sistema de Información sobre Adquisiciones de las
Representaciones.
44
Instrucciones para subir una escalera
Nadie habrá dejado de observar que con frecuencia el suelo se pliega de manera tal que una parte sube en ángulo recto con el plano del suelo, y luego la parte siguiente se coloca paralela a ese plano, para dar paso a una nueva perpendicular, conducta que se repite en espiral o en línea quebrada hasta alturas sumamente variables. Agachándose y poniendo la mano izquierda sobre una de las partes verticales, y la derecha en la horizontal correspondiente, se estará en posesión momentánea de un peldaño o escalón. Cada uno de estos peldaños, formados como se ve por dos elementos, se sitúa tanto más arriba y más adelante que el anterior, principio que da sentido a la escalera, ya que cualquier otra combinación produciría formas quizás más bellas o pintorescas, pero incapaces de trasladar de una planta baja a un primer piso.
Las escaleras se suben de frente, pués hacia atrás o de costado resultan particularmente incómodas. La actitud natural consiste en mantenerse de pié, los brazos colgando sin esfuerzo, la cabeza erguida, aunque no tanto que los ojos deje n de ver los peldaños inmediatamente superiores al que se pisa, y respirando lenta y regularmente. Para subir una escalera se comienza por levantar esa parte del cuerpo situada a la derecha, abajo, casi siempre envuelta en cuero o gamuza, y que salvo excepciones cabe exactamente en el escalón. Puesta en el primer peldaño dicha parte que para abreviar llamaremos pié, se recogerá la parte equivalente a la izquierda (también llamada pié, pero que no ha de confundirse con el pié antes citado), y llevándola a la atura del pié, se la hace seguir hasta colocarla en el segundo peldaño, con lo cual en éste descansará el pié , y en el primero descansará el pié. (los primeros peldaños son siempre los más difíciles, hasta adquirir la coordinación necesaria. La coincidencia de nombre entre el pié y el pié hace difícil la explicación: Cuídese especialmente de no levantar al mismo tiempo el pié y el pié).
Llegado de esta forma al segundo peldaño, basta repetir alternadamente los movimientos hasta encontrarse con el final de la escalera. Se sale de ella fácilmente, con un ligero golpe de talón que la fija en su sitio, del que no se moverá hasta el momento del descenso.
Julio Cortazar. Historias de Cronopios y de Famas. Editorial Sudameriana.33° edición. 1995.
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57