Reunionitis en su oficina?

Un lunes, usted est empezando en la oficina una de esas semanas complicadas y ve difcilmente le alcanzar el tiempo para cumplir con todos sus pendientes. Sin embargo, le acaba de llegar a su calendario una invitacin para una reunin maana por la tarde, la cual usted no tena programada. Analizando su semana, ve que prcticamente la mitad de su tiempo estar destinado a reuniones de trabajo, algunas en comits, otras con otro colega o con su propio jefe y dependiendo de su funcin y jerarqua en la organizacin, otras con subalternos y proveedores o clientes. En muchas de sus ltimas reuniones en grupos de ms de 3 personas, ve que no se ha aprovechado bien el tiempo ni se han llegado a buenos avances ni conclusiones, con proyectos atracados, precisamente porque los responsables de cumplir con los pendientes, estn llenos de reuniones, algunas de ellas innecesarias. Cmo saber cuando es necesario convocar a una reunin? Y si sta es absolutamente necesaria, cmo aprovechar el tiempo en la misma?

El tiempoLa gran mayora de empresas tienen procedimientos muy especficos para gestionar su capital, requiriendo un exhaustivo anlisis para cada nueva inversin, definiendo niveles mnimos de rentabilidad y delegando autoridad cuidadosamente, estipulando claramente los lmites de gasto. En contraste, el tiempo en una organizacin suele estar pobremente gestionado. A pesar de que las llamadas telefnicas, e-mails, mensajes instantneos y reuniones presenciales o virtuales consumen muchas horas dentro del da tpico de un ejecutivo, pocas son las empresas que tienen reglas para regular algunas de dichas interacciones. Las iniciativas para el manejo del tiempo y sistemas de organizacin personal suelen ser personales ms que iniciativas institucionales para difundir modelos de gestin del tiempo, manejo de pendientes y buenas prcticas para el aprovechamiento de las reuniones de trabajo. El tiempo en Reuniones

Segn una encuesta global de Microsoft de 2010, los empleados en el mundo dedican 5.6 horas a la semana a reuniones, sobre las cuales el 69% de los participantes piensan que son improductivas e innecesarias. Esto equivaldra a pagar 30 das adicionales de vacaciones por ao. Se imagina cunto significa eso en dinero?

Cuando nos convoquen a una reunin, primero preguntemos cul es el propsito de la misma y dependiendo de ello, si es necesaria o no. Luego, pensemos si la programacin es oportuna para dicha fecha y hora, as como si es imprescindible nuestra presencia y cunto durar. Luego, tengamos claro si debemos preparar algo y qu otras personas deberan tambin cumplir con algn encargo previo, as como si este deber ser enviado previamente para revisin de los convocados, o presentarse en la misma reunin.

Un estudio de Robert Half Management Resources descubri que el 85% de los ejecutivos admiten que es comn revisar y responder por e-mail o mensajes instantneos por sus dispositivos mviles durante reuniones de oficina.

La ley de Parkinson dice que el trabajo se expande en la medida que tenemos tiempo disponible para completarlo. En esa lnea, la cantidad de reuniones en nuestra agenda se puede expandir para llenar nuestro tiempo disponible. Luego, a ms tiempo, ms reuniones. Es por eso que muchas veces, la gente se aburre en reuniones de trabajo y no se conecta con el propsito. Justifiquemos la realizacin de cada reunin de trabajo y de ser necesaria, busquemos que esta sea productiva para todos. Qu podemos hacer como directivos para aprovechar ms las reuniones?Cero InterrupcionesEvitemos el uso de dispositivos electrnicos en reuniones de trabajo. Inclusive, pensemos si ser necesario que los presentes lleven sus laptops, pues pueden ser tambin fuentes de distraccin. Para reuniones muy largas, podramos programar un break para revisar mensajes

Tolerancia ceroSi queremos evitar distracciones, prohibamos el ingreso con celulares a las reuniones de trabajo

EmpoderamientoPreguntemos si todos los convocados estn facultado para tomar decisiones en relacin a los puntos a tratar. Si la cantidad de participantes es muy grande, quiere decir que la reunin es muy ambiciosa.

A tiempoSeamos estrictos con gente que llega tarde o se va temprano y no esperemos a nadie, empecemos la reunin con los presentes.

Seguimiento AgendaAlguien tiene que tomar nota de la agenda y acuerdos. Evitemos que se cubran demasiados puntos o que la reunin dure ms de una hora, pues muchas personas pierden atencin luego de 60 minutos.

No acaparamientoEvitemos que cualquiera de los partcipes acapare las conversaciones o que otros hablen nada. Limitemos el tiempo de participacin de cada uno.

ObjetivoAl empezar la reunin, especifiquemos claramente el propsito de la reunin y que acuerdos o planes de accin sern los esperados.

FocoEs comn empezar a hablar de otros temas de la empresa o hasta personales -como ancdotas o qu hizo cada uno durante el fin de semana-. Esos asuntos podran tratarse antes de empezar la reunin o una vez terminada, para evitar desenfocarnos.

SeguimientoCuando hayan pendientes entre dos reuniones, habr que hacerle seguimiento a los acuerdos, con responsables directos.