herramientas utiles en la oficina moderna

7/24/2019 HERRAMIENTAS UTILES EN LA OFICINA MODERNA

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"Ao de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la Educacin"

TEMA: HERRAMIENTASUTILES EN LA OFICINA

MODERNA

CARRERA : SECRETARIADO EJECUTIVO

CICLO : V

TURNO : TARDE

DOCENTE : KELLY QUEVEDO PAIMA

ALUMNA : GREYSI DAZA SNCHEZ

PUCALLPA PER


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Herramientas tiles en la Ofcina Moderna TELESU!

2015

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Dedicatoria:El presente trabajomonogrfco lo he dedicado,principalmente, a misqueridos padres, personasque siempre me hanbrindado su apoyo en losestudios, de orma moral yeconmica.

Muchas gracias a ellos.


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INTRODUION

En el siglo XXI, la oficina moderna utiliza una gran cantidad y variedad de

equipos para realizar las tareas cotidianas de manera eficiente y eficaz.

Recorre toda la gama de aditamentos utilizados a diario que necesitan ser

reemplazados frecuentemente POR piezas importantes y costosos equipos que

suelen durar en una oficina durante aos, siempre y cuando sean atendidos

correctamente.

Una oficina es un local que se destina a la realizacin de alg!n tra"a#o. $e trata

de un espacio f%sico que puede estar organizado de distintas formas ypresentar diversas caracter%sticas de acuerdo a su funcin y a la cantidad de

personas que de"a alo#ar.

Un equipo, por otra parte, es un con#unto de personas o cosas que est&

organizado para cumplir con un o"#etivo determinado. 'ada integrante del

equipo tiene una funcin y satisface una cierta necesidad.

Estos conceptos nos permiten comenzar a ela"orar la definicin de equipo de

oficina( puede decirse que se trata del con#unto de m&quinas y dispositivo que

se necesitan para llevar a ca"o tareas propias de una oficina.

En la actualidad, el equipo de oficina suele estar compuesto de ordenadores,

tel)fonos, equipos de fa*, impresoras con esc&ner, escritorios y sillas. + simple

vista, mucos de dicos elementos parecen a"er formado parte del

ecosistema de las oficinas por varias d)cadas- sin em"argo, es necesario

tomar en cuenta la evolucin que an atravesado mucos de ellos, a pesar de

a"er conservado el nom"re original.

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!ERRAIENTA# UTI$E# EN $A OFIINA ODERNA

a oficina o el centro de tra"a#o son como el segundo ogar de un

empresario y su equipo de tra"a#o. Es el lugar donde a diario pasa oco

oras o m&s. Por tal motivo, la oficina de"e ser lugar que cuente con las

comodidades necesarias y seguridad. +dem&s, de"e ser un espacio dnde

se pueda compartir, pero tam"i)n donde pueda encontrar la intimidad para

poder desarrollar nuevas ideas.

a oficina o el lugar de tra"a#o de"en de contar con ciertas caracter%sticas

m%nimas para aportar a un clima la"oral positivo para los tra"a#adores. +qu%

te indicamos que comodidades "&sicas requiere una oficina.

$a iluminacin entre las comodidades

Una oficina tiene que tener, entre sus comodidades, una "uena iluminacin

porque la luz natural me#ora

el &nimo de las personas. /o

es lo mismo tra"a#ar en un

stano con luz artificial todo

el tiempo que estar un

espacio que tiene

iluminacin natural, dnde se

puede distinguir el d%a de la

noce. Por otro lado, la

iluminacin natural evitar& el

desgaste de la vista y la

concentracin de tus

tra"a#adores.

$i se tra"a#a de noce lo me#or es utilizar un "uen sistema de iluminacin

que inspire a tus tra"a#adores a continuar con las la"ores.

El ruido

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Una oficina no de"e tener ruido del e*terior. El silencio es una de las

comodidades m&s "uscadas en estos tiempos. El silencio es necesario y

"&sico para la concentracin. $e de"e u"icar la oficina en un lugar donde no

aya construcciones, lugares donde se practican deportes o e*ista una altacarga de tr&fico veicular.

$i las instalaciones de tu oficina cuentan con materiales que evitan el ruido

del e*terior entonces es un "uen espacio para ecar ra%ces.

$os mue%les& 'arte de las comodidades

Es importante comprar los mue"les adecuados para el tra"a#o. Por e#emplo

las sillas de"en tener una altura que corresponda a las mesas de tra"a#o.0e otra forma, los tra"a#adores van a estar incmodos tratado de acer su

tra"a#o. o ideal es comprar sillas y mesas que se adapten a la altura de los

tra"a#adores. Estas comodidades, mucas veces suelen pasarse por alto.

Es'acios

Parte de las comodidades de una oficina son las &reas compartidas y las

&reas donde se pueden realizar reuniones, llamadas por tel)fono, lectura o

el tra"a#ador pueda estar solo y enfocado en un tema que necesita de sumayor concentracin.

El 1log de la corporacin financiera Regin se seala que 0enise 'erry,

directora de diseo de $tudio O2+, que a diseado oficinas para 3ace"oo4

y otros gigantes de la inform&tica, manifest que es importante contar con

5espacios terciarios6 en la oficina, es decir &reas que no son salas de

conferencias o reunin y que tampoco son escritorios personales. Estas

son lugares silenciosos donde el equipo de tra"a#o puede concentrarse sin

estar encerrado.

onse(os

+simismo, es importante que la oficina cuente con Internet 7i83i y laptops,

de esta forma los tra"a#adores pueden movilizarse con su equipo y su

informacin a las &reas donde sea necesaria su presencia.

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/o olvides tener plantas en tu oficina, siempre son un descanso para la

vista, me#oran el am"iente e incluso ay quienes dicen que pueden limpiar

la mala energ%a.

)ivir en la oficina9ace tan solo un par de d)cadas, no todos conta"an con los medios

econmicos para adquirir un ordenador para uso personal. +dem&s, los

avances tecnolgicos de comienzos de los aos :; se da"an de una forma

vertiginosa( los procesadores, los diferentes tipos de memoria y los

monitores evoluciona"an r&pidamente, sin mostrar piedad alguna por los

consumidores, de#ando o"soletos equipos que a"%an estado en el mercado

apenas unos meses.En esa )poca, no muy distante, aquellos primeros colonos de 7indo, acomoda"an sus caros

y modestos equipos inform&ticos en un rinconcito de la casa, como parte del

estudio quiz&s, o simplemente en el dormitorio- las mesas de ordenador

eran pequeos altares que sim"oliza"an una mirada acia ese futuro en el

cual nos vestir%amos con ropa metalizada y vivir%amos en el espacio.

Pero, como si de un sueo se tratara, en menos de veinte aos, losordenadores se convirtieron en una de las posesiones m&s comunes de

cualquier vivienda de

clase media, y pasaron

a formar parte de un

equipo de dispositivos

interconectados, como

son los televisores, las

consolas de

video#uegos y los

tel)fonos mviles.

?ientras que en el

pasado era necesario

navegar asta una

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a"itacin en particular para dar con el aparato m&s avanzado de la casa, la

actualidad a convertido nuestros ogares en aut)nticas oficinas con cama.

os ordenadores del presente son tan poderosos, tan configura"les y, so"re

todo, tan econmicos, que acen cada vez m&s cuestiona"le la necesidadde otros dispositivos( nos permiten navegar en Internet, desarrollar

aplicaciones, ver pel%culas, escri"ir li"ros, ver e imprimir fotograf%as, gra"ar

programas televisivos, #ugar@ En fin, la diferencia entre el equipo de oficina

de la actualidad y las erramientas con las que cuenta un ogar promedio

son tan sutiles, que en mucos casos son impercepti"les.

$a Oficina del Futuroa tendencia de la innovacin tecnolgica aplicada a la vida diaria y al

tra"a#o es clara( la omnipresencia de Internet. $eg!n los e*pertos esta

erramienta, que naci

a fines de la d)cada de

los sesenta con fines

militares, en muy poco

tiempo copar& todas

las actividades

umanas, incluyendo

la la"oral.

Es un eco que los

adelantos tecnolgicos

cam"iar&n la

apariencia de las

oficinas actuales. /o

m&s papeles

arrumados, ni sillas

incmodas, ni tel)fonos fi#os. as oficinas del futuro estar&n dominadas por

computadoras port&tiles, 1luetoots, sillas inteligentes,


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as siguientes son algunas de las innovaciones aplicadas al tra"a#o de

oficina que estar&n disponi"les, siendo optimistas, dentro de dos o tres

aos.

Reconocimiento de vo*+ En el futuro todas las funciones de lacomputadora podr&n ser mane#adas oralmente, a trav)s de la voz de

cualquier persona, sin la necesidad de un reconocimiento previo.

No m,s 'uestos fi(os++l entrar a la oficina el empleado se registrar&

"iom)tricamente en el administrador central y podr& acceder a toda su

informacin almacenada en un arcivo principal, a trav)s de telefon%a IP. $u

ane*o siempre ser& el mismo.

Dos en uno+as computadoras estar&n conectadas con todo el mundo atrav)s de las l%neas de alta capacidad. El aparato telefnico se integrar& a la

computadora, con el teclado se marcar& el n!mero y en la pantalla

aparecer& la imagen de quien reci"e la llamada, a trav)s de una


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documentos por e8mail, puerto infrarro#o y fa*, navegar en Internet,

reproducir arcivos de video y audio, y acer llamadas en conferencia.

?ucos de estos adelantos est&n ya disponi"les de manera incipiente.

/unca la frase 5el futuro es aora6 estuvo m&s vigente.

ATERIA$ F.#IO

Pa'eler/a

Es una parte tradicional del entorno de oficina, y sigue siendo esencial en el

siglo XXI. Incluye elementos tales como "ol%grafos, reglas, engrapadoras,

clips y otros equipos utilizados para tomar notas y realizar tareas "&sicas

relacionadas con actividades tales como los conceptos de intercam"io deideas y mantenimiento de registros, por e#emplo. os "locs de notas se

utilizan com!nmente para registrar minutas en las reuniones, mientras las

notas autoaderi"les se utilizan para comunicar mensa#es cortos

eficazmente dentro de la oficina.

om'utadoras

as computadoras se usan en una gran cantidad de tareas "asadas en la

oficina. os programas de procesador de te*to se utilizan para escri"ir notas

y actas y producir informes y comunicados, mientras que los programas de

o#as de c&lculo se utilizan en el mantenimiento de cuentas. as

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computadoras permiten el acceso a Internet, que proporciona erramientas

de comunicacin internas y e*ternas en forma de correo electrnico, as%

como inmensas capacidades de investigacin. El tipo de computadora

utilizada por una oficina puede variar dependiendo de lo requerido en eltra"a#o. $e necesitar%a un equipo m&s actualizado para autoedicin y

paquetes de produccin de gr&ficos, por e#emplo, mientras que los

tra"a#adores de oficina pueden utilizar computadoras port&tiles,

especialmente si tra"a#an regularmente en movimiento.

!ard0are %asado en com'utadoras

Barias piezas de equipo de oficina que com!nmente se encuentran est&ndiseadas para usarse #unto con los sistemas inform&ticos, y suelen estar

conectados a ellos. Esto incluye a las impresoras, que permiten a los

tra"a#adores de la oficina producir copias impresas de los documentos,

como los informes y cuentas, y los esc&neres. os esc&neres permiten a los

profesionales reproducir documentos y gr&ficos en las computadoras en

forma digital, por e#emplo, para su uso en una p&gina


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Dpuntos por pulgada y m&s, son adecuados para los diseadores gr&ficos y

profesionales en campos afines.

Im'resoraUna impresora es un dispositivo perif)rico del ordenador que permite

producir una gama permanente de te*tos o gr&ficos de documentos

almacenados en un formato electrnico, imprimi)ndolos en medios f%sicos,

normalmente en papel, utilizando cartucos de tinta o tecnolog%a l&ser.

?ucas impresoras son usadas como perif)ricos, y est&n permanentemente

unidas al ordenador por un ca"le. Otras impresoras, llamadas impresoras

de red, tienen una interfaz de red interno Dt%picamente


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El proceso de fotocopiado se realiza por medios pticos y fotosensi"les. $e

coloca el original so"re una superficie de cristal o alg!n otro material

transparente y la m&quina procede a realizar a copia del mismo

imprimi)ndola en la o#a requerida.

as m&quinas m&s sofisticadas, poseen un sistema autom&tico que permitealimentarlas con gran cantidad de originales, los cuales la m&quina va

tomando de a uno y copi&ndolos. +lgunas m&quinas pueden realizar copias

de originales escritos en los dos lados de la o#a procediendo a imprimirlos

en los dos lados de la copia. ?ucas fotocopiadoras poseen la capacidad

de ampliar o reducir.

E*isten fotocopiadoras que funcionan solo con tinta negra y otras que

realizan copias a color.

+ctualmente ay fotocopiadoras de tamaos y funciones variadas- ay

personales, de escritorio, de estacin, de planos, etc. +lgunas se pueden

conectar en red, otras son multifuncionales Dque son tam"i)n esc&ner, fa*,

impresora, etc., adem&s de que se dividen en analgicas y digitales.

ani'ulacin de documentos

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Otras m&quinas !tiles que generalmente se encuentran en las oficinas

incluyen la fotocopiadora y la trituradora, que permite a los tra"a#adores

realizar varias copias de un documento de referencia para compartir con los

compaeros. a trituradora es cada vez m&s importante con el predominiode fraude de identidad. as trituradoras son usadas para destruir los

documentos que contienen informacin potencialmente importante acerca

de las cuentas de un individuo o compa%a, evitando que los aspirantes a

defraudadores den uso a esta informacin.

omunicaciones

os profesionales necesitan comunicarse con las personas, tanto dentrocomo fuera de su empresa, por lo que en la mayor%a de las oficinas se

utiliza un sistema telefnico. Este sistema conectar& a todos los

tra"a#adores de la oficina y tendr& caracter%sticas incluidas, que permiten a

una persona desviar una llamada a un colega, por e#emplo. Otras funciones

de los sistemas de telefon%a incluyen conferencias, que permiten a varios

tra"a#adores participar en la misma conversacin, y la capacidad de

gra"acin de mensa#es. os profesionales tam"i)n pueden utilizar lostel)fonos celulares avanzados, como los dispositivos 1lac41erry, mientras

est&n le#os de su escritorio.

TENO$O1.A# DE $A# OUNIAIONE#

Redes

as computadoras se comunican por medio de redes. a red m&s sencilla

es una cone*in directa entre dos computadoras. $in em"argo, tam"i)n

pueden conectarse a trav)s de grandes redes que permiten a los usuarios

intercam"iar datos, comunicarse mediante correo electrnico y compartir

recursos, por e#emplo, impresoras.

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as computadoras pueden conectarse de distintas formas. En una

configuracin en anillo, los datos se transmiten a lo largo del anillo, y cada

computadora e*amina los datos para determinar si van dirigidos a ella. $i no

es as%, los transmite a la siguiente computadora del anillo.Este proceso se repite asta que los datos llegan a su destino. Una red en

anillo permite la transmisin simult&nea de m!ltiples mensa#es, pero como

varias computadoras comprue"an cada mensa#e, la transmisin de datos

resulta m&s lenta.

En una configuracin de "us, los ordenadores est&n conectados a trav)s de

un !nico con#unto de ca"les denominado "us. Un ordenador env%a datos a

otro transmitiendo a trav)s del "us la direccin del receptor y los datos.

Fodos los ordenadores de la red e*aminan la direccin simult&neamente, y

el indicado como receptor acepta los datos. + diferencia de una red enanillo, una red de "us permite que un ordenador env%e directamente datos a

otro. $in em"argo, en cada momento slo puede transmitir datos una de las

computadoras, y las dem&s tienen que esperar para enviar sus mensa#es.

Internet

Internet no es un servicio electrnico al estilo usual, pues no pertenece a

ninguna compa%a Dsimplemente, no pertenece a nadie y se mueve

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mediante est&ndares que decide la propia comunidad de usuarios. /aci

como una comunicacin li"re y espont&nea entre redes de ordenadores-

algo as% como Jpor qu) no conectamos mi red con la tuyaK, yo me encargo

de vigilar y mantener en funcionamiento mi sistema, y t! el tuyo. 0e estaforma tan simple, Internet a llegado a tener m&s de G;; millones de

usuarios en m&s de G>: pa%ses que utilizan Internet de forma a"itual. a

tasa de crecimiento anual de Internet es del GL;M.

Estas cifras ilustran de forma clara el alcance de este fenmeno que es

Internet. Fodo el mundo a"la de esta red de redes. Fodas las compa%as

importantes empiezan a tener su propia oferta para competir en este nuevo

mercado.

Internet es "&sicamente una red de ordenadores. Eso s%, se trata de una

gigantesca red formada por cientos de miles de ordenadores conectados

permanentemente por todo el mundo. Por ello, m&s que una red, Internet sea de considerar una red de redes.

Esa es la idea m&s importante( Internet slo es una red, es decir, un

con#unto de ordenadores conectados f%sicamente entre s%, de forma

permanente, mediante un ca"le.

orreo electrnico 2e3mail4

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El correo electrnico es una de las caracter%sticas "&sicas de Internet. 'asi

todos los usuarios con una cuenta en Internet tienen una direccin en el

formato nom"reNcompa%a.organizacin, y pr&cticamente cualquier

sistema de mensa#er%a es capaz de ofrecer alg!n m)todo para transferirmensa#es de correo con los usuarios de Internet. $e puede enviar o reci"ir

mensa#es de Internet de dos formas( directamente a trav)s de una cuenta

con Internet, o a trav)s de una cuenta en alg!n otro servicio


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empresas, grandes o pequeas, un segundo paso m&s importante en estas

operaciones se da con la incorporacin del internet, o propiamente con la

incorporacin de los protocolos de cone*in tcp8ip, en las actividades de la

empresas. 9u"o una )poca, la cual pro"a"lemente todav%a se viva ennuestro estado y en nuestro pa%s, en la que todos los controles de la

empresa se computarizaron.

$a oficina dentro de una em'resa+

a oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccin personal(

a oficina, por ser un lugar donde un grupo de personas se organizan

para realizar una gran variedad de actividades, representa para el

oficinista la posi"ilidad de poder realizarse como un individuo capaz de

desarrollar destrezas, conocimientos, a"ilidades actitudes y &"itos de

tra"a#o, que le permitan alcanzar posiciones satisfactoria en la vida.

a oficina dentro de una empresa como medio de satisfaccin social(

0esde el punto de vista de la sociedad cuando se instala una oficina en

una comunidad, esta se "eneficia de diferentes maneras. Uno de los

"eneficios mas importante es la creacion de nuevos empleos en el lugar

donde se esta"lece, con lo cual se me#oran las condiciones de vida ya

que permite elevar sus ingresos y con ellos la capacidad de satisfacer

sus necesidades.

Oficina virtual+

Una oficina virtual es un espacio virtual en el que pueden desarrollarse

actividades similares a las de una oficina. Es decir, un lugar donde

desarrollan tareas profesionales con el fin de prestar un servicio a los

clientes.

a mayor%a de los organismos p!"licos y grandes empresas ofrecen dentro

de sus 7e"s servicios a sus clientes, proveedores y empleados diversas

utilidades que sustituyen o complementan los canales tradicionales de

comunicacin en el acceso a informacin y la prestacin de servicios.

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Otros elementos necesarios en una oficina+

Una impresora l&ser es necesaria si tenemos que imprimir documentoscon una "uena calidad. a podemos comprar en "lanco y negro o color,

lo cual depender& de lo que queramos. $i es solo para documentos

escritos, con una de "lanco y negro "astar&. $i lo que necesitamos es

imprimir gr&ficos, fotograf%as o presentaciones, puede que sea me#or la

de color.

Fener una m&quina fa* es algo que tarde o temprano necesitaremos. 0e

todos modos, tam"i)n tenemos la opcin de o"tener un servicio de fa*

online.

Un reproductor y quemador '00B0. Esto es importante por mucos

motivos, donde uno de los m&s importantes es acer un "ac4up de

forma regular de todo tu tra"a#o. Fam"i)n no vendr& "ien para poder

llevar nuestro tra"a#o en disco a otros sitios o acer entregas a terceras

partes si fuera necesario.

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ON$U#IONE#

a oficina es el lugar de la empresa donde la informacin reci"ida esprocesada con el o"#eto de aportar datos necesarios para la administracin.

0e esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la

empresa sean m&s efectivas.

Una oficina es generalmente un saln destinado al tra"a#o. E*isten mucas

formas de distri"uir el espacio en una oficina seg!n la funcin y cu&ntas

personas tra"a#ar&n dentro del mismo cuarto. En un e*tremo cada

tra"a#ador tendr& su propio sitio, en el otro una oficina grande a"ierta que sepuede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas

que tra"a#an en el mismo espacio. os estudios acerca de esto !ltimo an

demostrado que dan productividad a corto plazo, por e#emplo dentro de un

solo proyecto.

Est& integrada por recursos umanos( son todos los empleados que

cumplen las tareas de la oficina. Recursos materiales( $e refiere al

mo"iliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. 0entro del

mo"iliario de encuentran- los escritorios, sillas para visitantes, sillas

giratorias mesas para tel)fonos, "i"liotecas o vitrinas para li"ros entre otros.

E*isten equipos como el tel)fono, computadoras, televisores.

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5E61RAF.A

ttp(es.slidesare.netal"aaltuvemo"iliarios8y8equipos8de8la8oficina8moderna

ttps(es.

herramientas utiles en la oficina moderna

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