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RESUMEN
La logística, como instrumentos de la Ingeniería Industrial y de la gestión
empresarial, planea implementa y controla el eficiente y efectivo flujo y
almacenamiento de bienes y administra los insumos y servicios necesarias para
el proceso.
Usa los fundamentos de la ingeniería, como la contabilidad, finanzas,
estadísticas, control de calidad, teoría de tomas de decisiones, entre otros como
el análisis del entorno ambiental externo de la empresa, para las decisiones
acertadas.
El estudiante de ingeniería industrial no ve un almacén, un conjunto de repuestos
apilados, si no fajos de billetes que deben ser eficientemente administrados,
protegidos y dosificados convenientemente para asegurar la continuidad del
negocio.
Concluimos que la logística es el proceso que administra estratégicamente el
abastecimiento, almacenamiento de materiales y productos terminados,
gestionando los flujos de información relacionados de los proveedores y clientes
a través de la organización y sus canales de distribución de la forma tal que la
actual y futura rentabilidad sea maximizable.
El logístico deberá comprender que para tener éxito en el mercado es porque ha
comprendido el entorno que la rodea; solo cuando se conoce el entorno se está
en condiciones de tomar decisiones acertadas. El cliente y proveedor viene
hacer los puntos críticos para la sostenibilidad de la cadena de suministros.
Nuestros proveedores serán nuestros partner y nuestros cliente el rey.
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INTRODUCCION
En los últimos años hemos asistido a grandes transformaciones del aparato
productivo: la apertura económica, los procesos de privatizaciones y la
desregulación de los mercados permitieron la conformación de un escenario
altamente competitivo que llevó al replanteo de muchas prácticas productivas y
comerciales. Estos grandes cambios se dio con la Logística que inicialmente era
un término que frecuentemente se asocia con la distribución y transporte de
productos terminados; sin embargo, ésa es una apreciación parcial de la misma,
ya que la logística se relaciona con la administración del flujo de bienes y
servicios, desde la adquisición de las materias primas e insumos en su punto de
origen, hasta la entrega del producto terminado en el punto de consumo.
La forma más directa y clara de comprender la logística es definiéndola a través
de las actividades que la constituyen o conforman. Y si de ello se trata, la mejor
forma de hacerlo es diciendo que la logística se ocupa del suministro y gestión
de materias primas e insumos, como de la distribución de productos o servicios,
haciéndose cargo para ello de temas tales como el transporte, el mantenimiento
de inventarios, el procesamiento de pedidos, las compras, la planificación de
productos, el empaquetamiento de protección, el almacenamiento, el tratamiento
de mercancías y el almacenamiento de información.
Las políticas de compras de una compañía, las decisiones que se toman
respecto a los niveles de inventarios, la distribución de las instalaciones, el
planeamiento de la capacidad, las prácticas de mantenimiento y la seguridad
instalada, afectan de una manera importante la producción de bienes y servicios,
y con ello, la calidad y el nivel de servicio al cliente. De la misma forma, la falta
de integración entre los diferentes departamentos de una empresa, provoca
ineficiencias que se traducen en mayores costos o costos ocultos. El 70% de los
costos de un producto está en mayor proporción los materiales seguidos por
gastos generales y mano de obra.
La empresa para conseguir una gestión óptima de aprovisionamiento debe
alcanzar, entre otros, los siguientes objetivos: Calcular las necesidades de la
empresa logrando un inventario suficiente para que la producción no carezca de
materias primas y de suministros. Minimizar la inversión en inventarios.
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Establecer un sistema de información eficiente y Cooperar con el departamento
de compras.
Estos objetivos no se pueden cumplir al mismo tiempo. Por eso, es necesario
buscar un equilibrio para lograr minimizar los costes asociados a cada uno de
ellos.
CAPITULO I: LA GESTION LOGISTICA
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A. INTRODUCCIÓN A LA LOGÍSTICA
La forma más directa y clara de comprender la logística empresarial es
definiéndola a través de las actividades que la constituyen o conforman. Y si
de ello se trata, la mejor forma de hacerlo es diciendo que la logística
empresarial se ocupa del suministro y gestión de materias primas e insumos,
como de la distribución de productos o servicios, haciéndose cargo para ello
de temas tales como el transporte, el mantenimiento de inventarios, el
procesamiento de pedidos, las compras, la planificación de productos, el
empaquetamiento de protección, el almacenamiento, el tratamiento de
mercancías y el almacenamiento de información.
Hemos hecho mención en el párrafo anterior a actividades claves, como
actividades de soporte. Entre las primeras figuran el servicio al cliente, el
transporte, la gestión de inventarios y el procesamiento de pedidos. En tanto
que las de soporte son: el almacenamiento, el manejo de mercancías, las
compras, el empaquetamiento, la planificación del producto y la gestión de
información.
La diferencia entre las actividades clave y las de soporte se basa en que
algunas actividades siempre van a tener lugar en cualquier canal de logística,
en tanto que otras sólo se desarrollan bajo ciertas circunstancias y en
determinadas empresas.
La Logística Integral está conformada por el accionar e interrelación de las
Logísticas:
- De Aprovisionamiento
- De Almacenamiento
- De Distribución
La Logística Integral es el conjunto de técnicas y medios destinados a
gestionar los flujos de materiales e información, siendo su objetivo
fundamental la satisfacción de las necesidades en bienes y servicios de un
cliente y/o mercado, en calidad, cantidad, lugar y momento; maximizando la
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satisfacción del cliente y la flexibilidad de respuesta, y minimizando los
tiempos de respuesta y los costes.
La logística agrupa las actividades que ordenan los flujos de materiales,
coordinando recursos y demanda para asegurar un nivel determinado de
servicio al menor coste posible.
Fue en gran medida, la falta de coordinación entre las ventas y la producción,
la que dieron lugar a la aparición de la logística en las empresas, como medio
de resolver el conflicto entre dichas actividades, sirviendo la misma de nexo
necesario entre la demanda del mercado y las actividades de producción de
la empresa.
Dentro de las actividades de logística, dos de las que más coste absorbe son
las de inventario y transporte. La experiencia y los estudios desarrollados
indican claramente que cada una de ellas representa, aproximadamente, de
la mitad a las dos terceras partes del coste logístico total. En tanto que el
almacenamiento añade “valor tiempo” al producto, el transporte añade “valor
situación.”
Hoy en día el transporte es un factor esencial para cualquier empresa, ya que
ninguna podría operar sin prever el desplazamiento de sus materias primas
y/o sus productos finales. El otro tema crucial esta dado por el control de
inventarios, puesto que generalmente no es factible o práctico producir y
vender de forma instantánea o inmediata. Este paso intermedio entre el punto
de producción y la demanda, tiene como objetivo mantener la disponibilidad
de las mercancías de cara al usuario, a la vez que proporciona la flexibilidad
necesaria a las áreas de producción y logística en su búsqueda de métodos
de fabricación y distribución más eficientes.
La última actividad clave es el procesamiento de pedidos. En comparación
con los costes de transporte y almacenamiento, el procesamiento de pedidos
constituye una parte importante del tiempo total de recepción por parte del
cliente de los productos o servicios solicitados.
Dentro de la gestión empresarial, la logística es vital para casi todas las áreas
que cubren aquélla, ya sea el control de costes, el nivel de empleo, o el
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cumplimiento de los objetivos generales de la empresa. Sólo en los últimos
años las actividades de logística han pasado a convertirse en áreas
funcionales de importancia. El incremento de la competencia internacional, la
escasez de materias primas clave y los problemas en materia de
productividad han llevado a poner un mayor énfasis en los aspectos
logísticos. Es dentro de este marco donde las presiones competitivas de una
economía cada vez más globalizada, se mueven en el sentido de incorporar
la logística como un componente estratégico dentro de la organización.
De cara a la internacionalización creciente de los cambios, a la calidad de la
competencia y diversificación de los mercados, el sector logístico está
llamado a tener un papel central en el seno de las empresas y en los circuitos
físicos de los productos. La logística controla hasta un 30% de los costos de
la empresa.
1. Orígenes
Etimológicamente, la palabra logística proviene del griego “logos” y
"logistikos", que significa saber calcular. Los griegos usaban la palabra
logística al referirse a sus administradores de ejércitos y también logísticos
se les denominaban al grupo de científicos médicos que basaban sus
teorías en la observación
2. Evolución de la Logística.
En la actualidad este conjunto de actividades han sido redefinidas y hoy en
día son todo un proceso.
Los años transcurridos después del 70 hasta el presente han conformado
una de las más estimulantes e intensas épocas en la historia de la logística
y la distribución física.
Fue durante este periodo que la gente de empresa y los profesores hicieron
un firme compromiso con ellos mismos y con su profesión al aceptar el reto
de hacer cualquier cosa para mejorar el profesionalismo y la efectividad de
la función logística en las empresas de hoy.
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Muchos conocimientos se generaron en este periodo, y es importante
considerar las áreas claves en las que progresó. “La logística en el
presente” es la culminación de muchos esfuerzos exhaustivos y efectivos.
Bowerson se refiere a la época que empezó en 1965 como “Los años de la
maduración del manejo de materiales y distribución física”. El énfasis
puesto en el servicio al cliente durante este periodo fue el factor más
importante en la maduración de la administración de la distribución física y
de la logística. Además del hecho que los administradores de la distribución
física comenzaron a tener voz en la toma de decisiones sobre los
inventarios se reconoció que una operación logística bien administrada
podría tener efectos positivos en el flujo de efectivo, puesto que reducía la
longitud del ciclo de procesamiento de los pedidos y, por tanto, acortaba el
tiempo de recuperación de las cuentas por cobrar. Los ejecutivos dedicados
a la distribución física asumieron con gusto una postura propositiva y no
reactiva en la toma de decisiones.
También en este periodo ocurrió la integración de manejo de materiales y
la distribución física. Se reconoció la necesidad de coordinar los
movimientos de productos e información tanto dentro de sus propios límites
como fuera de ellos, y el resultado fue una estructura de organización más
efectiva y con mayor capacidad de respuesta.
Junto con los equipos de computación y los sistemas de manejo de
información, los altos ejecutivos en las áreas de distribución física y manejo
de materiales comenzaron a ganar terreno y se les reconoció que su nivel
de toma de decisiones era verdaderamente ejecutivo. Así, quizá una
manera provechosa de ver esta época y sus resultados es identificar y
estudiar los acontecimientos que dejaron huella.
3. Época Características Relevantes
1971 – 79
- Un Período con Cambio de Prioridades.
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- Crisis energética impulsó el movimiento hacia la mejora del transporte y
almacenamiento.
- Preocupación ambiental/ecológica impacta las operaciones logísticas.
- Altos costos de capital y recesión.
- Fuerte orientación hacia la administración de materiales por la
incertidumbre en la obtención de los insumos.
- La computación impulsó el desarrollo de modelos logísticos.
1980´s
- Liberación del transporte fomentó el incremento de la productividad a
través de una mejor coordinación de la distribución, Impacto
Tecnológico, manufactura y abastecimientos.
- La tecnología de la microcomputación fomentó la descentralización e
intercambio de información, acercando los clientes a la empresa.
- Revolución de la tecnología de la comunicación y código de barras,
impulsa la coordinación e integración de los elementos del sistema
logístico.
1990´s
- Hacia el Futuro: Fuerzas Integradoras de la Logística.
- Ciclos de productos cada vez más cortos.
- Incremento en la Segmentación del mercado y variedad de opciones.
- Mayores expectativas en el nivel de servicio al cliente.
- Avances en tecnología de proceso, producto e informativa.
- Globalización de los mercados.
- Procesos de manufactura y administración.
- El balance de poder está cambiando del productor al distribuidor.
- Incremento en competitividad en todas las dimensiones y de presión
sobre los márgenes de utilidad.
B. CONCEPTUALIZACIÓN DE LA LOGÍSTICA
La estrategia logística ha de tener, especial intervención en las unidades de
comunicación para mantener la trazabilidad de las situaciones.
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Todos los conceptos desarrollados han sido tomados en cuenta por las
organizaciones y han detectado que la aplicación de los conceptos anteriores
a la gestión empresarial, puede traducirse en la generación de ventajas
competitivas sustentables y estructurales.
La logística es percibida como un área de oportunidades para las
organizaciones donde aún hay oportunidades de importantes
racionalizaciones.
De acuerdo al CEL (Centro Español de Logística), define que la logística es
percibida como una herramienta de obtención de competitividad, que realiza
actividades que redundan en el incremento de la rentabilidad de las empresas.
La logística en el ámbito empresarial y tomando en cuenta los conceptos
anteriores ha sido definida para la gestión organizacional: Como la técnica
encaminadas a analizar y optimizar los flujos de materiales, con el adecuado
soporte de información para mantener la trazabilidad de los
productos/servicios, eliminando aquellas actividades que no añaden valor a
los productos/servicios y a través de la gestión efectiva de la logística se
logrará la diferenciación de las empresas frente a la competencia.
C. INTEGRACIÓN LOGÍSTICA
De manera global la visión logística involucra la integración de varios
conceptos y funciones que sirven de <<puente>> o de apoyo para el
cumplimiento de los fines empresariales, tales como; abastecimiento,
compras, transporte, gestión de almacenes, procedimientos de manejo de
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materiales, desarrollo de políticas de inventarios, identificación de la
demanda, despacho y embalaje de mercancías, así como los servicios
posventa.
Cada función logística no deja de estar ligada al objetivo de la empresa que
es la producción de bienes o servicios, los que a su vez deben conjugar con
la tecnología utilizada, con el financiamiento para el manejo de los recursos,
el mantenimiento y seguridad de las instalaciones los que están inmersos
dentro de la política empresarial de gestión y manejo de recursos humanos.
PROVEEDORESPROVEEDORES
TRANSFORMACIONTRANSFORMACION
CLIENTESCLIENTES
ABASTECIMIENTO
COMPRAS
TRANSPORTE
O
CP
O
CP
O
CP
O
CP
O
CP
O
CP
ALMACENES
PROCEDIMIENTOS
INVENTARIOS
DEMANDA
EMBALAJES
SERVICIOS
APROVISIONAMIENTO
ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCION
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TRANSFORMACIONN
PROVEEDORES
CLIENTES
LOGÍSTICA INTEGRADA (Administración de la Cadena de Suministros)
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ABASTECIMIENTO
COMPRAS
TRANSPORTE
ALMACENE
SMANIPULE
OINVENTARIO
SPROCEDIMIENTOS
DEMANDAEMBALAJ
ESERVICIO
S
Fig. Visión Logística
Esta caracterización integradora de la logística se refleja en la Fig., que simboliza
la integración a través de puentes, relacionando a los proveedores directos y a
los proveedores de los proveedores con la empresa, asimismo a la empresa con
los clientes y también a los clientes de los clientes, incluyendo a las funciones de
apoyo realizadas dentro de la empresa para alcanzar los objetivos de producción
de bienes y servicios. Debe enfatizarse que toda acción logística debe ceñirse y
perseguir constantemente las premisas de; oportunidad <<O>>, calidad <<C>>
y bajo precio <<P>>. Es esta visión la que refleja directamente su gestión a través
de la administración de la cadena de suministros que detallaremos más adelante.
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Su misión consiste en desarrollar una relación de actividades logísticas capaz
de lograr el mayor retorno posible de los fondos invertidos en la empresa. Este
objetivo se mueve sobre dos dimensiones: el impacto del diseño del sistema
logístico sobre los ingresos y el coste de dicho diseño.
D. DEFINICIONES DE LOGÍSTICA
El diccionario Larousse define a logística como "conjunto de métodos y de
medios relativos a la organización de un servicio de una empresa" y en el
plano militar como "parte de la ciencia militar que calculo, prepara y realiza
cuanto se refiere a lo vida, movimientos necesidades de las tropas que están
en campana".
El consejo de Administración Logística (Council of Logistics Management)
establece que lo "logística es aquello parte del proceso de la cadena de
abastecimiento que planifica, implemento y controla el flujo y
almacenamiento efectivo y eficiente de bienes, servicios e información
relacionada desde el punto de origen al punto de consumo para cumplir
con los requerimientos de los clientes".
Logística es el proceso de gestionar estratégicamente la obtención,
movimiento y almacenamiento de materias primas, componentes y
existencias terminadas ( y los flujos de información relacionada) a través de
la organización y sus canales de marketing de tal forma que la rentabilidad
futura se vea maximizada a través del cumplimiento efectivo de los pedidos
en relación a los costos".
Logística es un término que muchas veces no es tan fácil de definir, esto
ocurre debido a que el mismo se encuentra ligado a otros aspectos tales como
transporte, comunicación, tecnología, etc.; en cada uno de ellos la logística
adquiere un significado muy especial y diverso. Pero para que podamos
comprender mejor su esencia decimos que la logística es el grupo de métodos
como medios que necesitamos para poder realizar la organización de una
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compañía o empresa, como también un servicio en particular. Como hemos
mencionado previamente, en el entorno comercial, encontramos diferentes
definiciones de esta palabra, ya que la logística ha evolucionado de tal forma
que se la puede encontraren la industria militar o técnica, como también en el
arte, en la información y la energía, En nuestro curso haremos hincapié a lo
que se denomina como logística empresarial la cual se relaciona con la
planificación y gestión de distintas actividades como son la producción, las
compras, el transporte, almacenaje, distribución y mantenimiento. La logística
que se utiliza en las empresas se encuentra vinculada a los movimientos de
almacenamiento los cuales nos ayudan a controlar el flujo de productos y el
consumo de la materia prima para fabricarlos; el objetivo principal de la
logística en sí es brindar niveles adecuados de servicio al consumidor a un
costo sumamente razonable.
Algunos estudiosos de la materia resumen esta definición diciendo que la
logística tiene como fin ubicar a un costo mínimo una cantidad de bienes
comerciales en el lugar y momento correcto, es decir, al momento de la
demanda. Dentro de este término existe otro muy empleado que se denomina
"cadena logística", la misma determina como y cuando utilizar determinados
recursos en los lugares necesarios; esta cadena tiene dos etapas básicas: la
primera es la encargada de optimizar el flujo del material por medio de una
red de transporte y sitios de almacenamiento.
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La segunda etapa es la que coordina secuencia de recursos para poder llevar
a cabo el proyecto planeado. Como todo proceso, la logística tiene objetivos,
el que más se destaca es aquél que se relaciona con la demanda; lo que traía
la logística es mejorar las condiciones de servicio, el cosió y la calidad de
productos. Para ello lleva a cabo la gestión de los medios (transporte,
informática, recursos humanos, etc.). En las empresas estos factores son
fundamentales para la conformidad de los requisitos de los clientes, brindan
una ventaja competitiva; a su vez, si se puede aminorar costos, la empresa
obtendrá una mayor ganancia. Entre muchas de sus funciones, la logística
posee al menos 6 que son vitales: el almacenamiento, la previsión de
actividad en las cabinas de logística, el transporte que distribuye la
mercadería, la transformación del producto, preparación de los pedidos y el
traslado de mercaderías de un sitio a otro
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CAPÍTULO II: SISTEMAS Y PROCESOS LOGÍSTICOS
A. EL SISTEMA LOGÍSTICO Y EL FLUJO DE MATERIALES Y PRODUCTOS
En los últimos años hemos asistido a grandes transformaciones del aparato
productivo: la apertura económica, los procesos de privatizaciones y la
desregulación de los mercados permitieron la conformación de un escenario
altamente competitivo que llevó al replanteo de muchas prácticas productivas
y comerciales.
La irrupción de empresas globales e internacionales - que operan con un alto
nivel de eficiencia y el ingreso de productos a menores costos que los
producidos localmente, han exigido cambios estructurales en muchas
compañías manufactureras y de servicios. Es así que el análisis de valor, el
enfoque en el cliente, la reingeniería, la introducción de cambios tecnológicos
en los procesos productivos, la implementación de programas de
aseguramiento de la calidad, la incorporación de nuevas tecnologías de
información, las alianzas estratégicas, la capacitación de los recursos
humanos y el uso de innovadoras herramientas de gerenciamiento, se han
convertido en prácticas necesarias para aumentar la competitividad.
La nueva realidad competitiva presenta un campo de batalla en donde la
flexibilidad, la velocidad de llegada al mercado y la productividad serán las
variables claves que determinarán la permanencia de las empresas en los
mercados. Y es aquí donde la logística juega un papel crucial, a partir del
manejo eficiente del flujo de bienes y servicios hacia el consumidor final.
Logística es un término que frecuentemente se asocia con la distribución y
transporte de productos terminados; sin embargo, ésa es una apreciación
parcial de la misma, ya que la logística se relaciona con la administración
del flujo de bienes y servicios, desde la adquisición de las materias
primas e insumos en su punto de origen, hasta la entrega del producto
terminado en el punto de consumo.
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De esta forma, todas aquellas actividades que involucran el movimiento de
materias primas, materiales y otros insumos forman parte de los procesos
logísticos, al igual que todas aquellas tareas que ofrecen un soporte adecuado
para la transformación de dichos elementos en productos terminados: las
compras, el almacenamiento, la administración de los inventarios, el
mantenimiento de las instalaciones y maquinarias, la seguridad y los servicios
de planta (suministros de agua, gas, electricidad, combustibles, aire
comprimido, vapor, etc.).
Las actividades logísticas deben coordinarse entre sí para lograr mayor
eficiencia en todo el sistema productivo. Por dicha razón, la logística no debe
verse como una función aislada, sino como un proceso global de generación
de valor para el cliente, esto es, un proceso integrado de tareas que ofrezca
una mayor velocidad de respuesta al mercado, con costos mínimos.
B. LA GESTIÓN LOGÍSTICA
La nueva realidad competitiva presenta un campo de batalla en donde la
flexibilidad, la velocidad de llegada al mercado y la productividad serán las
variables claves que determinarán la permanencia de las empresas en los
mercados. Y es aquí donde la logística juega un papel crucial, a partir del
manejo eficiente del flujo de bienes y servicios hacia el consumidor final.
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Logística es un término que frecuentemente se asocia con la distribución y
transporte de productos terminados; sin embargo, ésa es una apreciación
parcial de la misma, ya que la logística se relaciona con la administración del
flujo de bienes y servicios, desde la adquisición de las materias primas e
insumos en su punto de origen, hasta la entrega del producto terminado en el
punto de consumo.
De esta forma, todas aquellas actividades que involucran el movimiento de
materias primas, materiales y otros insumos forman parte de los procesos
logísticos, al igual que todas aquellas tareas que ofrecen un soporte adecuado
para la transformación de dichos elementos en productos terminados: las
compras, el almacenamiento, la administración de los inventarios, el
mantenimiento de las instalaciones y maquinarias, la seguridad y los servicios
de planta (suministros de agua, gas, electricidad, combustibles, aire
comprimido, vapor, etc.).
Las actividades logísticas deben coordinarse entre sí para lograr mayor
eficiencia en todo el sistema productivo. Por dicha razón, la logística no debe
verse como una función aislada, sino como un proceso global de generación
de valor para el cliente, esto es, un proceso integrado de tareas que ofrezca
una mayor velocidad de respuesta al mercado, con costos mínimos.
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C. LOGÍSTICA, INTEGRACIÓN Y ESTRATEGIA
Como ya se ha mencionado, las políticas de compras de una compañía, las
decisiones que se toman respecto a los niveles de inventarios, la distribución de
las instalaciones, el planeamiento de la capacidad, las prácticas de
mantenimiento y la seguridad instalada, afectan de una manera importante la
producción de bienes y servicios, y con ello, la calidad y el nivel de servicio al
cliente. De la misma forma, la falta de integración entre los diferentes
departamentos de una empresa, provoca ineficiencias que se traducen en
mayores costos:
1. Por su efecto en las finanzas
Hemos comentado que la ausencia de coordinación entre las funciones de
abastecimiento, producción y distribución, produce un alargamiento de los
tiempos de ciclo totales. Al dilatarse los tiempos de ciclo pedido - entrega,
también se atrasa el ciclo de cobranzas; de esta forma, el dinero permanece
largo tiempo en el sistema, incidiendo negativamente en la rentabilidad.
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2. Por la producción de artículos que no se adecuan a la demanda
Ya sea por su calidad, variedad o cantidad. El departamento de marketing
debe acercar las proyecciones de demanda al departamento de
producción, y deben trabajar en conjunto para hacer posible la atención de
la demanda en el momento apropiado y de la forma adecuada.
En algunas ocasiones, los ejecutivos de marketing lanzan promociones al
mercado sin consultar a los responsables de las operaciones de
fabricación, resultando ello en serios problemas de programación: para
cumplimentar los mayores volúmenes de los productos o las variedades en
promoción, Producción debe incurrir en el uso de tiempos extras, establecer
nuevas prioridades y efectuar una reasignación de recursos, con todos los
costos asociados que esto significa. Por otra parte, puede ocurrir que los
insumos necesarios para la producción especial no estén disponibles, por
lo que se deben realizar gestiones de abastecimiento especiales para lograr
el stock necesario en tiempo y forma.
La producción de artículos en cantidades excesivas o inferiores en relación
a la demanda del mercado, por otra parte, lleva a un mayor costo por
mantenimiento de inventarios o a una pérdida de clientes respectivamente,
situaciones indeseables para cualquier empresa.
La falta de integración entre ingeniería de diseño, ingeniería industrial,
ingeniería de planta, producción y marketing se refleja en productos que no
cumplen las condiciones requeridas por el mercado (en cuanto a diseño y/o
calidad), artículos costosos o un diseño de planta ineficiente, todo lo cual
es trasladado a los clientes en la forma de un mayor precio de los bienes.
3. Por intentar mejorar la performance de un sector en particular y no el
proceso global de negocios.
En muchas empresas, las exigencias de los niveles superiores por la
obtención de mayor eficiencia o productividad, provocan una carrera por
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reducción de costos y racionalización de recursos en cada área de la
organización. Cuando cada departamento trata de mejorar el empleo de
sus propios recursos y resultados, suele producirse una suboptimización de
los mismos.
Un ejemplo clásico son los descuentos por volumen que ofrecen los
proveedores, los que no siempre constituyen la mejor opción. Tratando de
ahorrar dinero, el departamento de compras puede acceder a esta
modalidad, pero ello significa correr mayores riesgos por roturas, robos,
obsolescencia, y mayores costos por mantenimiento de inventarios. De
esta forma, el ahorro de costos iniciales puede verse superado por los
mayores gastos y riesgos mencionados.
D. ROL DE LA LOGÍSTICA EN LAS EMPRESAS
La Logística desempeña cinco papeles o roles en las empresas:
1. Información
2. Control
3. Organización
4. Estratégico
5. Ejecutivo
1. Información
Hacer que cada unidad de la empresa perciba los impactos negativos que
produce sobre otros departamentos y sobre los costes y niveles de servicio
de la empresa.
Ejemplos de acciones e impactos negativos:
- La selección de proveedores sin fiabilidad de entrega trae sobre costes
de producción por paros de máquina y cambios de programa, además
de costes de materias primas, pérdida de productos semielaborados,
etc.
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- La falta de cumplimiento del programa de producción generará
inventarios innecesariamente altos de unos productos y roturas de stock
entre otros.
- La no inclusión de las promociones comerciales en la previsión de la
demanda generará roturas de stock de unos productos y costes
extraordinarios de inventario de otros.
- Estos efectos indeseados se paliarán parcialmente mediante una
política de inventarios elevados, a cuyo coste extraordinario financiero
y de almacenaje, se le podrían sumar los generados por la
obsolescencia de ciertos materiales y productos acabados.
2. Control
Determinar la definición y medición de indicadores de desempeño:
- Cumplimiento de plazos de entrega.
- Frescura de producto.
- Rotación de stock.
3. Organización
Definir, rediseñar e implantar procesos y métodos que faciliten que las
decisiones y la ejecución de las acciones de cada unidad de la empresa
optimicen de forma global los objetivos de ésta.
- Cálculo de stock de seguridad.
- Método de evaluación de proveedores.
- Circuito de pedidos.
4. Estratégico
Colaborar en la definición de la estrategia de la empresa, con especial
énfasis en la determinación del nivel de servicio y en la determinación de
objetivos departamentales, para prevenir que éstos lleguen a impedir la
consecución de los objetivos de la empresa. Para evitarlo Logística
propondrá objetivos complementarios.
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5. Ejecutivo
Responsabilizarse parcial o totalmente de la ejecución de las actividades
logísticas
Algunos instrumentos que facilitan esta forma de proceder serían:
- Fomentar el espíritu de equipo.
- Implantar sistemas proveedor-diente interno.
- Gestionar por procesos.
- ABC (Activity Based Costing, Costos basados en la actividad).
- EVA (Economic Valué Added, Valor económico añadido).
Rol de la logística en la empresa
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E. RELACIONES ENTRE LA LOGÍSTICA Y LAS OTRAS FUNCIONES DE LA
EMPRESA
En el organigrama de la empresa la logística ocupa una posición entre
producción y marketing.
El primer objetivo de una política de marketing es definir la gama de productos
que conviene fabricar y ofrecer al mercado y concebir sus características de
naturaleza y de forma tal que permitan responder mejor a la demanda de los
consumidores.
Actividades logísticas en la empresa
La logística es un proceso que atraviesa
'horizontalmente' la organización,
afectando cada una de las funciones y
tareas de la organización, y, como tal,
es necesario generar un sistema de
información adecuado que permita
involucrar a todos los actores, esto es,
medir y controlar el proceso global de
generación de valor.
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Estas interrelaciones entre las actividades logísticas entre sí y entre éstas y
cada una de las áreas de la empresa, hacen pensar en un sistema integrado,
en donde todas y cada una de las actividades requieren de una adecuada
coordinación para optimizar el funcionamiento del proceso de negocios,
reducir costos y potenciar un mejor nivel de servicio al cliente.
La idea de integración se basa en el hecho que el valor para el cliente no se
genera en un lugar determinado, sino a lo largo de toda la cadena logística.
La gestión logística se convierte así en una importante herramienta de la
estrategia competitiva de las organizaciones.
El alineamiento del proceso logístico con la estrategia empresaria es vital para
lograr una posición sustentable en el mercado; de la misma forma que las
estrategias de producción, comercialización, personal y finanzas, la logística
debe guardar una coherencia interna y responder a los objetivos básicos de
la compañía.
No es posible ofrecer velozmente el producto o servicio de mejor calidad, con
los precios más bajos, y a la vez poseer una estructura sumamente flexible
que permita adaptarse rápidamente a las cambiantes demandas del mercado.
Por esta razón, cada empresa debe seleccionar la estrategia más conveniente
en función de sus fortalezas y los segmentos de mercado que atiende.
No todos los clientes exigen lo mismo, no todos los consumidores tienen las
mismas prioridades, por ello, el enfoque en el mercado pasa a ser una
prioridad en la estrategia global de las compañías. Así, las empresas podrán
optar entre ofrecer una mayor calidad de servicio o producto, un menor costo,
un menor tiempo de entrega o una mayor flexibilidad.
La logística puede ayudar a mejorar cada uno de estos aspectos y, en muchos
casos, es determinante de los mismos: la calidad de un producto depende,
entre otras variables, de la calidad de las materias primas y materiales
utilizados para su fabricación, por lo que la optimización de las compras pasa
a ser indispensable si se desea un producto superior en calidad; si los clientes
exigen rapidez en las entregas, el énfasis deberá centrarse en la disminución
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del lead time total, a partir de la optimización del flujo de bienes y servicios
(adecuado layout, correcto manejo de materiales, coordinación del
abastecimiento, servicios de planta y procesos de distribución); si el objetivo
de una compañía es la disminución de costos, la reducción de inventarios y
de las distancias para el transporte de productos se tornan especialmente
importantes, ya que, como se ha comentado, el almacenamiento y los
transportes son actividades que agregan costos, pero no valor para el cliente.
Por último, la rápida adaptación a la dinámica del mercado, exige una mayor
atención en las tareas de selección de los proveedores, diseño de los
procesos y programación de la producción.
El enfoque en el mercado, la integración de las funciones en la empresa, el
adecuado manejo de la información y la coordinación los procesos logísticos,
constituyen los preceptos básicos para la construcción de una estrategia
diferenciadora que genere una propuesta de valor superior para el cliente.
Interrelación con otros departamentos
Marketing Diseño de Productos
Envases-embalajes
Pesos-volumen
Paletización-manipulaciones
Mercados geográficos
Localización puntos de entrega
Costes de transporte
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Unidades de venta
Mínimos de entrega
Tamaño de los pedidos
Tipo de canal de venta
Tamaño de pedidos
Costes de transporte
Servicio exigido
Estacionalidad
a) Campañas
Promociones
Necesidad de medios
Costes
Puntos de servicio
Ventas Previsiones de ventas
Cálculo de necesidades
Cobertura de stock
Servicios al cliente
Producción Capacidad de fábricas
Planificación de necesidades
Stocks de semielaborados
Compras Planificación y gestión
Recursos de Aprovisionamiento
Transporte
Stocks de Materias Primas
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Finanzas Costes: Presupuestos logísticos
Inversiones: Control costes
Márgenes: Inmovilizados
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F. EL SISTEMA LOGISTICO
En los párrafos anteriores hemos visto que la logística es un proceso
relacionado con la administración eficiente del flujo de bienes y servicios y que
su operatoria afecta el desenvolvimiento de muchas áreas de la organización.
Por dicha razón, podemos hablar de una Sistema Logístico que, mediante la
sincronización de sus funciones componentes, permite lograr un flujo ágil para
responder velozmente a una demanda cambiante y cada vez más exigente.
Como todo sistema, su análisis y la comprensión del mismo pueden obtenerse
a partir del estudio de sus partes componentes. De esta forma, podemos
abordar el sistema logístico considerando los siguientes subsistemas:
1. Logística de Abastecimiento
Agrupa las funciones de compras, recepción, almacenamiento y
administración de inventarios, e incluye actividades relacionadas con la
búsqueda, selección, registro y seguimiento de los proveedores.
2. Logística de Almacenamiento
Abarca las actividades de mantenimiento y los servicios de planta
(suministros de agua, luz, combustibles, etc.), como así también la
seguridad industrial y el cuidado del medio ambiente.
3. Logística de Distribución
Comprende las actividades de expedición y distribución de los productos
terminados a los distintos mercados, constituyendo un nexo entre las
funciones de producción y de comercialización.
G. LA EMPRESA SIN FRONTERAS
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El sistema logístico al que se hizo referencia en el apartado anterior, se refiere
al proceso dentro de los límites de la propia empresa. Sin embargo, el
movimiento de materias primas y materiales se extiende 'aguas arriba' hacia
los proveedores y 'aguas abajo' hacia los mayoristas y minoristas, hasta llegar
al consumidor final.
En el proceso de abastecimiento-producción-distribución, la empresa
productora del bien final se convierte en cliente de las empresas proveedoras
y éstas, a su vez, son clientes de otras compañías que los abastecen.
Paralelamente, la empresa fabricante del producto de consumo final actúa
como proveedora de las compañías mayoristas y/o comercios minoristas. Así,
los diferentes participantes pueden ser visualizados como eslabones de una
misma cadena de suministros, la Cadena de Abastecimiento.
El objetivo de esta cadena es la transformación eficiente de insumos en
productos terminados, para ser consumidos en el extremo final del proceso. A
partir de la coordinación del flujo de bienes y servicios entre todas las
entidades participantes, y como resultado de una estrecha colaboración entre
los mismos, se produce una agilización del proceso que da como resultado un
aumento de valor para el cliente: mayor flexibilidad, precios reducidos y
menores tiempos de entrega; en resumen, una mejor calidad de servicio.
Los siguientes términos son utilizados indistintamente por diferentes autores,
ejecutivos y especialistas en el tema para reflejar el mismo concepto:
- Cadena de Abastecimiento
- Cadena de Suministros
- Supply Chain (su término en inglés)
- Cadena de Demanda
- Cadena Logística Integrada
Algunos estudiosos del tema prefieren la utilización del término Cadena de
Demanda ya que, no sólo refleja la idea esencial de asociación unida por
eslabones, sino que se puede visualizar como un concepto más amplio que
nace a partir de las necesidades del consumidor, enfatizando, de esta manera,
el enfoque "pull".
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Otros autores, docentes o ejecutivos, sugieren la utilización indistinta de los
términos Logística y Cadena de Abastecimiento. Según éstos, la Cadena de
Abastecimiento es "como la logística, pero extendida más allá de las fronteras
de la empresa". Sin embargo, la Supply Chain es algo más que logística. Es
un término que plantea la integración de procesos de negocios de varias
organizaciones para lograr un mayor impacto en la reducción de costos,
velocidad de llegada al mercado, servicio al cliente y rentabilidad de cada uno
de los participantes.
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La integración de las compañías participantes no sólo involucra la
coordinación del flujo de bienes y servicios. La estrecha vinculación de
diversas empresas en la Supply Chain implica un cambio en las posiciones
tradicionales: ver a los proveedores, mayoristas y minoristas como socios,
compartir mayor información, delinear planes de negocios, ventas y
promociones en forma conjunta, participar como un solo equipo de trabajo en
la investigación y desarrollo de productos, analizar y planificar la forma de
crecer juntos… Desde esta perspectiva, entonces, la logística quedaría
comprendida dentro de la Cadena de Suministros, formando parte de la
misma.
La definición del ICCE (ver recuadro) es
muy clara en cuanto al alcance del término,
ya que, al hablar de procesos de negocios
entre todas las empresas participantes,
especifica que las relaciones entre ellas van
más allá de la organización conjunta del
flujo de bienes y servicios.
Teniendo en cuenta lo expresado en el párrafo anterior, y considerando que
el tema que nos ocupa es la logística, creemos que Cadena Logística
Integrada es el término más apropiado para hacer referencia al proceso
extendido del flujo de bienes y servicios, ya que actividades tales como las de
investigación y desarrollo no son propias del proceso logístico.
Por otra parte, es importante resaltar el hecho que no todas las empresas
tienen el mismo grado de desarrollo de la supply chain: no todas han
emprendido acciones conjuntas para la optimización global del proceso de
suministros y no todas han establecido relaciones concretas de asociación
con el fin de generar negocios conjuntos, por lo que es común que en muchas
empresas se hable de la Cadena de Abastecimiento simplemente para hacer
referencia al proceso tradicional de compras.
La diferente terminología utilizada aquí y en distintas publicaciones, refleja las
diferentes conceptualizaciones que existen sobre el tema. Habiendo hecho las
La administración de la Cadena
de Abastecimiento (Supply
Chain Management) es la
integración de los procesos de
negocios desde el consumidor
final hasta los proveedores
más lejanos, a fin de proveer
productos, servicios e
información que añadan valor
a los consumidores"
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distinciones que creemos necesarias, y sólo a los fines de simplificación en
la exposición, en el presente trabajo se hará mención a dichos términos en
forma indistinta, pero siempre teniendo en cuenta que la administración de la
cadena de abastecimiento es algo más que gerenciar en forma conjunta la
logística de las empresas involucradas. El gerenciamiento de la cadena de
demanda debe tender a crear lazos más fuertes entre las empresas para
potenciar el valor generado a través de todo el proceso.
Seguidamente, y a los fines de proporcionar un mayor detalle acerca del
concepto y funcionamiento de la supply chain, se hará referencia a la
importancia de considerar a los proveedores, productores, operadores
logísticos, mayoristas, minoristas y clientes dentro de un mismo proceso.
CAPÍTULO III: GESTIÓN DEL APROVISIONAMIENTO, STOCK DE
ALMACENES.
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A. EL APROVISIONAMIENTO
Aprovisionar es abastecer o adquirir lo necesario y comprar también significa
adquirir un bien; pero en el argot empresarial existen marcadas diferencias
entre ellas.
La gestión de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la
empresa para abastecerse de los materiales cuando tiene que realizar las
actividades de fabricación. Comprende la planificación y gestión de compras,
el almacenaje de los productos y la aplicación de técnicas que permitan
mantener unas existencias mínimas de cada material, procurando que todo
ello se realice en las mejores condiciones y al menor coste posible.
1. Objetivos del aprovisionamiento
- Mantener la continuidad operativa del sistema organizacional.
- Garantizar el nivel de calidad especificado en cada material requerido.
- Mantener y mejorar el nivel de beneficio de la compañía através de los
costos de adquisición.
- Mejorar los niveles de inventario disminuyendo, los niveles disponibles
y de compra buscando un enfoque JIT.
- Lograr los mejores métodos de manipulación y empaque de los
materiales.
- Sostener y proyectar a través de un suministro cumplido y regulado el
resultado en el servicio al cliente.
La empresa para conseguir una gestión óptima de aprovisionamiento debe
alcanzar, entre otros, los siguientes objetivos:
- Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario
suficiente para que la producción no carezca de materias primas y de
suministros.
- Minimizar la inversión en inventarios.
- Establecer un sistema de información eficiente.
- Cooperar con el departamento de compras.
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Estos objetivos no se pueden cumplir al mismo tiempo. Por eso, es necesario
buscar un equilibrio para lograr minimizar los costes asociados a cada uno de
ellos.
a. Componentes logística:
- Compras
- Inventarios
- Transporte
- Almacenamiento
- Comercio exterior impo/ expo
- Distribución física (nal - dfi)
- Planeación de producción
- Servicio al cliente
- Procesamiento de pedidos
- Empaque
- Outsourcing
- Partnership
b. Estrategia logística
- Mejorar servicio al cliente
- Reducir costos de distribución
- Generar un volumen mayor de ventas
- Crear utilidad de tiempo y lugar
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2. Qué es el sistema de abastecimiento
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas,
objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos
orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación
de medios materiales; así como acciones especializadas, trabajo o
resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que
desarrollan las entidades integrantes de la administración.
A través de los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores,
programación, adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribución,
registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición
final”
Los bienes obtenidos por la empresa deben ingresar físicamente por el
Almacén, salvo que por su naturaleza y características propias, resulte
imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida se hará sólo con
documentos fuentes (orden de compra: O/C, Orden de Servicio: O/S,
Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido Comprobante de Salida:
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PECOSA). Se denomina así por ser éstos de uso compartido por los
Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y Presupuesto.
Ingresados “conformes” los bienes, se codifican según los Catálogos
vigentes, se registra su ingreso o salida en las TCVA o Bind Card y se
informa documentadamente al Kardex, para que haga lo propio ante la
Oficina de Contabilidad, a través del Resumen del Movimiento de
Almacén.
Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con
PECOSA. Los que van a ser utilizados en fecha posterior (como es el caso
de los insumos para obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de
Almacén (PIA), que es un documento interno de naturaleza extra-contable,
previa su aprobación y autorización de la Administración.
a. Principales funciones generales de abastecimiento
Las funciones que debemos asignar se refieren a:
Compras o Pedidos
- Establecer los contactos necesarios para efectuar las compras de los
artículos que se soliciten, obteniendo las cotizaciones pertinentes y
teniendo en cuenta las especificaciones sobre calidad, así como
preocupándose por el costo de los artículos.
- Programar las compras y entregas, de acuerdo a las necesidades de
la entidad, estableciendo contacto con los proveedores e informar
sobre el resultado de sus gestiones.
Seguimiento o Contacto
- Realizar las gestiones que permitan disponer con oportunidad de los
materiales o servicios solicitados.
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- Mantener correspondencia con los proveedores para estar informados
sobre la atención de los pedidos que se les hayan hecho.
- Visitar las fábricas o empresas proveedoras para establecer la
oportunidad de la atención de los pedidos.
Oficina
- Confeccionar la documentación pertinente a las compras, desde la
cotización hasta los informes de deberán emitirse.
Registro y Archivos
- Llevar los registros de control, tanto de proveedores como de material,
manteniéndolos al día, para poder proporcionar informes sobre ellos
cuando le sean solicitados.
- Archivar la documentación y los registros, así como especificaciones
sobre compras anteriores. En la misma forma archivar los catálogos
que sobre los materiales existan en la entidad.
Investigaciones
- Realizar los estudios sobre materiales, mercados, sustitutos a
emplear, cálculos de costos, fuentes de aprovisionamiento, etc.,
teniendo en mente la calidad de los productos y la economía de la
entidad.
Recepción y Facturas
- Tramitar la llegada de los materiales estableciendo los contactos
concernientes y constatando la calidad y cantidad de los artículos,
según las especificaciones solicitadas Visar las facturas de los
proveedores para su cancelación.
Jefatura
- Para completar las funciones de la dependencia compradora hay
necesidad de que todos los elementos que la componen sean dirigidos
por un jefe que coordine su trabajo, que los dirija ya que se
responsabiliza por - Organizar, dirigir y controlar la dependencia a sus
órdenes actuando como jefe único de su personal.
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- Formar sus cuadros y preocuparse por el entrenamiento del personal
a sus órdenes.
- Adquirir los materiales o servicios que le sean solicitados, teniendo en
cuenta tos planes y las necesidades de los usuarios.
- Llevar adelante el programa de adquisiciones sin interrupciones ni
demoras
- Mantener o crear una reputación de integridad y corrección en sus
tratos y negocios con los proveedores. Esta reputación es aplicable a
su entidad Coordinar su acción con las otras dependencias
- Informar sobre sus actividades y sobre las posibilidades futuras de los
mercados y de la política comercial.
- Evaluar su independencia para determinar su rendimiento.
b. Principales procesos técnicos de abastecimiento
Los principales procesos técnicos de abastecimiento son los siguientes:
Programación:
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- Determinación de necesidades.
- Consolidación de necesidades.
- Formulación del plan de adquisiciones.
- Ejecución de la programación.
- Evaluación de la programación.
Catalogación de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- Identificación de bienes no codificados.
- Actualización de bienes no codificados.
Registro de proveedores
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- Clasificación y registro de proveedores de bienes y suministros.
- Clasificación y registro de proveedores de servicios.
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Registro y control
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- Desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento.
- Elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.
- Contrataciones y adquisiciones.
Recuperación de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- Recolección o selección.
- Reparación o reconstrucción.
- Utilización.
Mantenimiento
Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que
presta la empresa y consiste en realizar acciones destinadas a conservar
en óptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que
posee la entidad.
Seguridad
Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las
situaciones que pueden causar daño o pérdida en las personas,
información o medios naturales, a fin de evitar la paralización de los
procesos productivos.
Almacenamiento
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa
referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico
determinado con fines de custodia.
Distribución
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en
que se cierra el círculo, y permite la satisfacción de las necesidades del
usuario y/o Clientes con la entrega de los bienes o servicios solicitados.
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Disposición final
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa
orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los
bienes proporcionados a las diferentes dependencias de la empresa.
c. Funcionamiento del sistema de abastecimiento
El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o
pasos.
Programación de necesidades
Es la determinación de éstas en función a los objetivos y metas
empresariales. En esta fase se utilizará el Cuadro de Necesidades.
Elaboración del presupuesto valorado
Esta fase consiste en la consolidación de las necesidades de bienes,
servicios, sustentatoria del Presupuesto Anual Empresarial.
Elaboración del plan anual de adquisiciones
- Ejecución de los procesos de selección
Consiste en la realización de los procesos de selección de proveedores
de acuerdo a los requerimientos de necesidades.
- Ingreso al almacén
Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los diversos
procesos de selección, comprende la Catalogación, Registro en las
Tarjetas de Control Visible de Almacén, verificación permanente de su
estado de conservación, despacho de las existencias, registro en las
Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén, informe a la Oficina de
Contabilidad.
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- Valorización de las existencias de almacén
Se realiza en función a los documentos - fuentes o tasación, aplicando
el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas),
UEPS (Ultimas entradas, primeras salidas).
Inventario físico
En este proceso se realiza el conteo físico de las existencias materiales
para poderse comparar con los registros.
Ajuste del valor monetario
Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.
Presentación a la oficina de contabilidad
Esta actividad es clave para la sustentación del Balance General y el
Estado de Ganancias y Pérdidas.
2. Relaciones de la función de compras en la organización
En la época actual, es muy necesario poseer una clara comprensión de los
objetivos y principios básicos de la función de compras que nos permita
adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya
que los esfuerzos coordinados de una organización, que ejecutan diversas
labores necesarias para lograr el objetivo final de una organización, están
interrelacionadas.
La función de compras, que abarca todas las labores necesarias para
procurarse materiales, abastecimientos y servicios para la organización, se
desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la función de producción para
manufacturar o procesar el producto; con la función de ventas de distribuir;
y todas las otras funciones ejecutando su parte en el esfuerzo global
organizado.
a. Relaciones con la Dirección
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La relación con la dirección general es mediante reportes oportunos de
las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus
funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por
grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los
mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual
nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo
global de la organización.
b. Relaciones con Producción
Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del
producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de
refinamiento. La relación principal entre compras y producción, es la de
que compras procure los materiales necesarios para la producción y de
que producción encargue en compras para tal servicio.
Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble
hacia la administración: ambas son responsables de los COSTOS. La
actuación de producción respecto a los costos, depende en gran medida
de la habilidad de compras para obtener el máximo valor por unidad
monetaria gastada.
Entre las fricciones más comunes encontramos que las causas son:
- Fallas en el abastecimiento (Producción está a merced de la agente de
compras)
- Información insuficiente de producción para que compras asegure la
entrega y obtenga el precio óptimo.
Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la
cooperación entre ambos departamentos, desarrolladas por el estrecho
entendimiento de cada uno en cuanto a prerrogativas y objetivos del otro.
c. Relaciones con Ventas
La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función
de ventas es la de vender el producto final de la organización; el éxito de
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ese esfuerzo de ventas depende, del producto, del precio, de la cantidad,
y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la
eficiencia de su departamento compras.
El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende,
siempre en parte, de los precios pagados por compras por los materiales
componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor
determinante.
Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende
de los programas de entrega negociados por compras para los
componentes o para las materias primas.
d. Relaciones con programación y planeación
Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada como
una entidad en la organización, sin embargo se programan y planean las
actividades y los objetivos a largo plazo. Dondequiera que esas
funciones se efectúen, las relaciones básicas de compras son las
siguientes:
- Cumplir con los programas de abastecimiento.
- Estar alerta a los desarrollos del mercado y rendir un aviso oportuno de
los cambios que puedan influir en los programas y planes.
- Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos de
materiales y de los mercados, y programar las entregas.
e. Relaciones con almacenes
Es responsabilidad de la función de almacenamiento con ayuda de un
buen efectivo sistema de procesamiento de información para un control
de inventarios, solicitar los materiales especificando cantidad necesaria
y los requisitos y programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser
cumplida, sin embargo, la relación se complica porque la necesidad de
una eficiente operación de almacenes, de mecanizar el manejo y de
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sistematizar el control. Estos métodos para aumentar la eficiencia interna
en los almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y
efectividad de las compras, en su persecución de un valor superior en el
medio externo.
f. Relaciones con ingeniería
La relación entre compras e ingeniería, es de servicio mutuo. Compras
sirve a ingeniería procurando los abastecimientos y el equipo solicitados
bajo la autoridad de ingeniería, obteniendo las cotizaciones y la
asistencia técnica de los proveedores y asistencia en la preparación y
evaluación de alternativas e investigación de mercado y estudios para
mejores y más nuevos materiales y equipos.
Ingeniería da una asistencia invaluable a compras en la asesoría de sus
especialistas expertos en cuestiones de especificaciones óptimas de un
artículo determinado para su aplicación particular y estandarizaciones
deseables.
g. Relaciones con contabilidad
La relación ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace
gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del
proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy
profundo para mantener los materiales y abastecimientos fluyendo al
negocio; contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en
cantidad adecuada.
Se dictan normas y políticas en conjunto de:
- Los plazos de crédito
- Presupuestos
- Pronósticos
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h. Con relaciones públicas
La función de compras, por razones del amplio e íntimo contacto con
todos sus círculos de proveedores, es de una influencia importante en
las relaciones públicas de la empresa para bien o para mal. Por lo tanto,
sus relaciones con este departamento son de un aliado valioso.
3. Factores en la decisión de compras
Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
- La calidad del producto;
- El servicio que da el producto y;
- El precio que se paga por el producto.
a. Calidad, precio y costo
La calidad no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces
que el mayor precio por sí mismo no denota mayor calidad en el producto
que esto ya no sirve de guía para un comprador.
En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente
el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto,
el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio,
más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que
esto significa es que en este mercado que esta volcándose hacia la
calidad se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para
lograr la calidad que el cliente está solicitando.
Las áreas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar
justo los materiales que alcancen y añadan valor a los costos de
producción para que se produzca la calidad que el cliente requiere.
En la medida que nosotros buscamos mayor calidad, el costo de
producción se incrementa y de esta manera, el valor agregado al cliente
disminuye. Con la intención de no estar añadiendo costo al producto las
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áreas de compras tienen una responsabilidad clave en lograr que todos
los componentes que ellos compren sean justo lo que va a cubrir las
necesidades del producto y del cliente, quien es finalmente el que
percibe la calidad y el valor del producto. Tienen que comprarse las
partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del
producto y en ello dos factores son importantes para cuidar lo anterior:
- La calidad de los materiales y de los componentes;
- La calidad del cliente como un todo
Lo que un técnico líder de compras necesita para asegurar la calidad es:
- El área de compras necesita conocer justo lo que se requiere.
- La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con
la descripción exacta de lo que se necesita.
- El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador.
- Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales
con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos.
- Los bienes que se entreguen deben estar exactamente en conformidad
con las definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra
manera el comprador puede rechazarlos.
- Las especificaciones deben permitir al proveedor construir la calidad en
el producto.
b. La calidad debe de ser definida
La calidad tiene un significado especial en el vocabulario de las áreas de
compra, no puede ser nada más caracterizada como alta o pobre.
Es específicamente la suma de una serie de componentes inherentes al
material, estas dimensiones fueron definidas como:
- La ejecución del producto,
- Los rasgos,
- La confiabilidad,
- La conformidad,
- La durabilidad,
- El nivel de servicio que tiene el producto,
- La estética y la calidad que se percibe.
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Las áreas de compras están principalmente preocupados o deben
atender a los primeros seis puntos. Estas seis propiedades pueden ser
medidas y definidas exactamente y son las que deben ser definidas por
el comprador y de esta manera el proveedor sabrá justo lo que tiene que
entregar. Esta definición de calidad en mayor o menor detalle es la que
se debe poner en la orden de descripción de cada item o producto que
compre o en cada orden de compra.
c. El papel de las especificaciones
Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las
especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar qué
función van a tener en el producto final. Escribir sobre las
especificaciones alrededor de un diseño o describir solamente sus
características no es la aproximación adecuada. Lo importante es definir
para lograr este nivel de calidad deseado, qué función van a tener dentro
del producto, debe ser descrita esta función para asegurar que el
proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que va a
tener esta parte y que esta parte material tenga la flexibilidad de
aplicación necesaria.
Evidentemente los gerentes de las áreas de compras tienen una
responsabilidad muy importante en esta parte, de tratar de hacer las
especificaciones no solo una descripción de las características sino
describirlas en forma práctica, para qué van a servir y utilizar esto como
una herramienta para lograr el valor que se espera del producto.
d. Tipos de descripciones de calidad
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Para el propósito de las áreas de compra la calidad puede ser definida
en diferentes maneras, apropiado a los grados de variación de los
diferentes tipos de órdenes de compra, puede ser descrito por:
- Las características químicas, físicas o dimensiones que pueden ser
medibles.
- De acuerdo al valor que tiene en el mercado.
- De acuerdo a la marca.
- De acuerdo a las especificaciones o desempeño.
- De acuerdo a un modelo.
- De acuerdo a estándares comerciales.
- Y especificaciones formales como: dibujos o lo que se llama
especificaciones internas.
Especificaciones de acuerdo a características químicas o físicas.
Cada dimensión de calidad está basado en un estándar medible que
tiene que ser el mismo para el comprador y el proveedor. Un análisis
químico puede ser un análisis de medición, otro es el de pruebas físicas
que podamos medir el producto de acuerdo a propiedades como
ductibilidad, elasticidad, resistencia, abrasión, etc. También debe de
estar incluido el nivel de tolerancia a cada una de estas características.
El valor de mercado.
El valor de mercado es el grado de apreciación que el producto tiene en
el mercado, puede estar dado por su escasez, su prestigio y su
singularidad.
Las órdenes de compra o comprar algo por la marca.
La forma más simple de definir un nivel de calidad alrededor de un
producto para identificar si es justo lo que necesitamos es identificarlo
por la marca del fabricante. Para los compradores este método tiene
bastantes ventajas por la simplicidad seguridad y la disponibilidad del
producto en el mercado se puede inspeccionar rápidamente. Aquí se
eliminan inspecciones muy elaboradas ya que si bien, es certificado por
el cliente esto es suficiente, ya que el cliente por si mismo tiene una serie
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de especificaciones para entrega de producto que llenan todas y cada
una de las características de lo que nosotros pedimos en el contrato y se
puede asumir que al recibir un producto con esta marca trae todas y cada
una de las implicaciones y especificaciones de calidad que ellos cuidan
y que el cliente necesita.
La desventaja de esta metodología es que limitas tu orden de compra a
un solo proveedor, solo un proveedor te va a entregar lo que tu pides y
también se elimina el factor competitividad de que alguien pueda
ofrecerte un mejor producto se tienen que acatar las condiciones del
proveedor.
Especificaciones del desempeño del producto o uso del producto.
Una de las formas más obvias para medir la calidad es tratar de medir
como se desempeña el producto.
Las medidas ya mencionadas nos dan elementos para medir la calidad,
sin embargo, muchas veces se tiene que utilizar varios de estos métodos
y en algunos otros casos es necesario medir el desempeño del producto
directamente, más que utilizar estos pasos intermedios o previos que ya
se mencionaron.
Medir el desempeño o las especificaciones del producto esta
volviéndose un método cada vez más utilizado para definir la calidad ya
que ha traído buenos resultados.
La maquinaria es un ejemplo muy común de los casos que se tiene que
medir las especificaciones. En estos casos de la maquinaria es posible
describir y medir las dimensiones y el diseño del producto, de hecho, es
necesario hacer esto para la persona que lo va a diseñar.
Ordenar una compra por un modelo.
Esta forma de solicitar o comprar algo es invitar a nuestro proveedor a
que iguale justo las características de un modelo que nosotros le vamos
a dar. Este es una de las formas más simples de decirle a nuestro
proveedor lo que queremos. Esta forma parece ser la más fácil pero no
siempre al llegar el producto es lo que uno necesita y se tiene que invertir
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más tiempo en probar y determinar si el producto alcanza las
necesidades que uno quería.
Estándares comerciales o de la industria
Los parámetros de calidad establecidos por la industria y grupos que
comercializan algunos metales para manejar la calidad son muy altos,
estándares como los que tiene la industria automotriz y el instituto en
electrónica. Esto ha traído muchas ventajas para crear estándares en los
productos como es: el incremento y la disponibilidad de los productos ya
que todo proveedor tiene que cumplir con estas especificaciones; más
fuentes para conseguir el producto; mejor precio y una reducción en la
cantidad de inventarios que se tiene que tener.
Dibujos o diseños de ingeniería formales
Hay algunos tipos de productos por su naturaleza técnica en que no se
puede cumplir o las especificaciones no son necesarias, ninguno de los
métodos se puede aplicar, en estos casos se requiere de un diseño
formal de especificaciones. En estos casos el diseño hecho a base de
ingeniería son los que determinan las especificaciones.
4. La gestión de compras
La gestión de compras y abastecimiento representa la fase inicial del
proceso de flujo de materiales requeridos por la empresa con gran
incidencia en los flujos de tesorería y de información.
La función de compras en una organización debe garantizar el
abastecimiento sostenido de los materiales y productos necesarios en las
mejores condiciones posibles de:
- Cantidad
- Calidad
- Oportunidad
- Precio
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Su papel es disponer de los suministros necesarios para la actividad
permanente de la empresa.
Por lo tanto el Sistema Administrativo de compras y adquisiciones en una
empresa se debe llevar a cabo con eficiencia, lo que implica disponer de
un elemento organizado que las efectúe proporcionando un servicio rápido
a los usuarios y al mismo tiempo económico.
Los objetivos de la función de compras son:
- Mantener una continuidad en los suministros de acuerdo con los programas
de fabricación o de compras
- Proporcionar los productos, materiales y componentes de acuerdo con las
especificaciones de calidad requeridas
- Obtener los productos necesarios al costo total mas bajo posible dentro de
las necesidades de calidad y plazos de entrega requeridos
- Prevenir al Dpto. Comercial y a la gerencia general de las variaciones de
precios, coyunturas, tendencias, etc.
Todo esto implica una COORDINACION permanente entre las áreas de
Producción, Comercial, Finanzas y Compras. Sin embargo, la función de
compras tiene por naturaleza unas actividades claramente diferentes de las
otras funciones y que pueden resumir de la siguiente manera:
- Estudio de las fuentes de suministro
- Selección de proveedores
- Control de las especificaciones de calidad requeridas
- Gestión de precios
- Seguimiento de las operaciones realizadas en todos los acuerdos y
condiciones establecidas con el proveedor
- Venta de sobrantes y productos obsoletos
Por otra parte compras debe ocuparse de un conjunto de actividades que
resultan básicas y que abarcan las siguientes:
- Búsqueda y evaluación de proveedores
55
- Mantenimiento de un registro actualizado de productos con información
referida a: Características técnicas, códigos de identificación,
suministradores, precio y condiciones de entrega y pago
- Negociación permanente de: Precios, Calidades, Condiciones de pago y
Plazos de entrega
- Previsión de compras en sus aspectos técnicos, económicos y financieros
- Planificación de pedidos por articulo y proveedor, determinando los
volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstos
- Preparación de órdenes de compra, lanzamiento de pedidos y seguimiento
de los mismos hasta su recepción y control de calidad
- Solventar discrepancias en la recepción del producto
- Analizar variaciones en precio, plazos de entrega, calidad
En esta secuencia de actividades que corresponden al proceso de compras
se ponen de manifiesto responsabilidades diferentes, como son:
Responsabilidades administrativas, técnica, comercial, financiera y
económica, las que se pasan a comentar.
Administrativa: La compra es un acto administrativo que ocasiona la
entrada de mercancía y la salida del correspondiente valor en dinero. Este
carácter administrativo es el que permite organizar el conjunto de
operaciones y procedimientos necesarios para la ejecución de las
operaciones de compra y gestionar con eficacia este servicio.
Técnica: La compra debe realizarse a aquellos proveedores que mejor
satisfacen las necesidades de la empresa. Esto obliga a un conocimiento
detallado de las características y variedades de las mercancías a comprar
y las alternativas válidas que puedan existir.
Comercial: La compra obliga a un continuo contacto comercial con los
proveedores, tanto actuales como potenciales. Requiere descubrir e
investigar nuevas fuentes de abastecimiento y mejorar constantemente los
resultados de las negociaciones externas, razonando en todo momento
como una fuente generadora de beneficios para la empresa.
Financiera: La compra inmoviliza capital, su escasez obliga a limitar el
volumen de este inmovilizado a fin de poder satisfacer otras necesidades
56
de financiación de la empresa sin recurrir excesivamente a capitales
externos.
Económica: Las operaciones de compra generan unos costos que
incidirán directamente en los precios de venta de los productos vendidos.
Una forma de generar beneficios a la empresa es reducir al mínimo los
costos derivados del cumplimiento de las funciones que le son asignados.
Independientemente de cual sea la estructura organizativa funcional de la
empresa siempre existirá un área, departamento, subdirección, etc, que
desempeñe la función de compra, encargada de la toma de decisiones.
5. El Proceso de Abastecimiento
El abastecimiento no es una función exclusiva del departamento o la unidad
de adquisiciones, sino un proceso consistente en múltiples actividades
donde interactúan diversos actores, como otros departamentos, clientes
internos y externos, proveedores, compradores, ciudadanos, etc.
Tal como se muestra en la figura precedente, el proceso de abastecimiento
puede ser dividido en seis etapas, estas son:
- Definición de requerimientos
- Selección del mecanismo de compra
- Llamado y recepción de ofertas
- Evaluación de las ofertas
- Adjudicación y formalización
- Ejecución y gestión del contrato
57
En las siguientes secciones se presentarán cada una de las etapas,
haciendo énfasis en los factores: claves o críticos de éxito y en los actores
que participan.
6. Definición de Requerimientos
La definición de requerimientos es la primera etapa del proceso y
probablemente una de las más importantes. Comienza con la detección de
necesidades y termina con la definición del producto o servicio que
permitirá satisfacer esta necesidad.
En términos generales, se trata de traducir la necesidad de un usuario o
grupo de usuarios en un requerimiento para los proveedores. Esto implica
definir la necesidad y determinar cuáles son las características más
importantes del bien o servicio que se necesita adquirir o contratar y de las
condiciones de compra y entrega que nos gustaría asegurar.
Una buena definición de requerimientos permitirá que tanto compradores
como proveedores manejen la información necesaria para cumplir con su
rol en el proceso, de la mejor manera posible. Nosotros como compradores
sabremos ¿qué pedir?, ¿cómo pedirlo? y ¿cómo evaluar? las alternativas.
Los proveedores sabrán exactamente qué queremos, lo que les permitirá
realizar ofertas que se ajusten a nuestras necesidades.
Además, si todos cuentan con la información necesaria y ésta es
suficientemente clara, mejora la transparencia del proceso.
En principio, en esta etapa hay dos actores principales, los usuarios
internos que tienen la necesidad que debe ser satisfecha y el departamento
o la unidad de abastecimiento o de adquisiciones que será la encargada de
realizar la compra.
Eventualmente y dependiendo de la complejidad del requerimiento, puede
ser necesario involucrar a más partes, como a expertos que contribuyan a
la especificación del requerimiento e incluso a los eventuales proveedores
58
para que presenten ideas innovadoras que podrían permitir resolver la
necesidad.
Para conseguir buenas definiciones de requerimientos es recomendable
fijarse en los siguientes aspectos claves:
- Haga participar al usuario o cliente interno/externo.
- Cuando el requerimiento parezca complejo, consulte a sus pares, a
expertos y/o a proveedores (mediante una consulta al mercado).
- Defina las características claves del producto o servicio.
- Registre y utilice información de otras adquisiciones• Redacte bases
técnicas o términos de referencia.
7. Selección del Mecanismo de Compra
Una vez que definimos qué necesitamos comprar, es necesario determinar
qué mecanismo utilizaremos para adquirir dicho bien.
Los criterios que deben orientar la elección del sistema son la eficiencia, la
eficacia y la transparencia. Tal como demuestra la experiencia nacional e
internacional y la literatura relacionada con el tema, mientras más abierto y
competitivo sea el mecanismo de compra seleccionado, mejores
posibilidades de ser:
- Efectivos: ya que mejoran nuestras posibilidades de conseguir aquello
que necesitamos.
- Eficientes: seguramente podemos conseguir la mejor opción existente en
el mercado, mejor precio y lograr una mejor relación entre los recursos
utilizados y los resultados obtenidos.
- Transparentes: todos los actores interesados podrán participar en el
proceso con igualdad de oportunidades para acceder a la información
59
8. Los mecanismos de compras son:
a. Licitaciones Públicas: Al igual que en el caso anterior se trata de un
mecanismo que garantiza la transparencia, eficacia y eficiencia. Por lo
tanto, su uso corresponde siempre, a menos que el producto o servicio
se encuentre en el Catálogo Electrónico o corresponda a una excepción
contemplada en la Ley. Es un proceso de amplia participación, ya que
es un llamado abierto.
b. Licitaciones Privadas: Se trata de un mecanismo excepcional
contemplado por la Política de la Empresa. A diferencia de la Licitación
Pública, en este mecanismo concursan sólo los proveedores invitados
por la entidad licitante.
c. Trato Directo: También se trata de un mecanismo excepcional
contemplado por la Política de la Empresa. Puede ser un proceso
abierto o privado, o la emisión directa de la orden de compra a un
proveedor, dependiendo de la excepción que se trate.
Una tarea que se conecta directamente con esta etapa es la planificación
de las compras. En la medida que las adquisiciones se planifiquen más
y mejor, las compras resultará más simples y rutinarias, por lo que será
posible programarlas y, de este modo, utilizar los mecanismos más
adecuados a las características de la compra, evitando al máximo el uso
de sistemas excepcionales.
Aun cuando esta etapa es responsabilidad principalmente de la unidad
o departamento de abastecimiento, eventualmente en ella pueden
participar el departamento jurídico, el usuario o cliente interno/externo,
que solicita la compra, etc.
60
9. Llamado y Recepción de Ofertas
Esta etapa tomará diferentes formas dependiendo del mecanismo de
compra que se haya seleccionado. En algunas ocasiones, este proceso
será relativamente sencillo, como en el caso de productos que sean
ofrecidos a través de Catálogo Electrónico de Convenios Marco, ya que se
solicita la aceptación de una orden de compra y una vez que el proveedor
acepta se cierra esta etapa.
En otros casos, esta etapa puede ser relativamente más amplia, como en
caso de las licitaciones, donde habrá que definir plazos,
redactar bases, publicarlas, recibir y resolver consultas, etc.
Una mención especial merece la elaboración de las bases administrativas
y técnicas. Se trata de los documentos más importantes para el desarrollo
de las licitaciones. En ambos casos se trata de "las reglas del juego" que
deberán seguir oferentes y comprador. En el caso de las bases técnicas, la
idea es especificar el producto o servicio que se desea adquirir. El
documento se construye partiendo de lo establecido en la definición de
requerimientos y debe incluir todos los aspectos que se estimen necesarios
para conseguir que los productos ofertados se ajusten a nuestros
requerimientos. Por su lado, las bases administrativas sirven para definir
todos aquellos aspectos administrativos de la compra.
a. Evaluación de las Ofertas
Una vez que tenemos las propuestas de los oferentes, debemos analizar
cuantitativa y cualitativamente si ellas satisfacen nuestras
especificaciones administrativas y técnicas.
Para ello, debemos realizar un proceso de evaluación que podrá ser más
o, menos complejo, dependiendo de las características de la compra y
de la cantidad de propuestas recibidas.
Es muy importante destacar que las evaluaciones deben ser pensadas
para comparar las ofertas en aquellos aspectos relevantes explicitados
61
en la definición de requerimientos, los que deben considerar otras
características, además del precio. Además, es fundamental definir
previamente, el método que se usará para comparar las alternativas, lo
que en la práctica significa establecer indicadores para todos los
aspectos que se desean evaluar y el modo en que se piensan calcular.
Esta es una etapa crítica desde el punto de vista de nuestros potenciales
proveedores y en la que ellos pondrán especial atención. Por esta razón,
no sólo es importante realizar una buena evaluación, sino también
comunicar previamente a los potenciales proveedores bajo qué criterios
se les evaluará, estipulándolos con precisión en las respectivas bases o
términos de referencia, y posteriormente, comunicar adecuadamente los
resultados de la evaluación.
b. Adjudicación y Formalización
Con esta etapa se cierra la parte decisoria del proceso. La adjudicación
se realiza de acuerdo a lo evaluado en la etapa anterior. El resultado se
comunicará a los actores involucrados y se procederá con la realización
de los trámites y actividades tendientes a formalizar la compra o
contratación respectiva.
Esta etapa es importante pues, en definitiva se establecen oficialmente
los acuerdos del proceso de adjudicación, es decir, en esta fase deben
formalizarse los acuerdos en materias de provisión, facturación y pago
de los servicios, deben administrarse los riesgos de eventuales
incumplimientos por parte del proveedor, prever mecanismos para
garantizar el cumplimiento y para resolver las eventuales diferencias que
pudiesen surgir.
62
Definicion de
requerimiento
Selección del
mecanismo
de compra
Convocatoria
del concurso
Evaluación
de ofertas
Adjudicación
oferta
Evaluación de
desempeño
del material
Recepción
del servicio
Procedimiento abastecimientos de materiales
Definicion de
requerimiento
Selección del
mecanismo
de compra
Convocatoria
del concurso
Evaluación
de ofertas
Adjudicación
oferta
Inducción
del
contratista
Evaluación de
desempeño
contratista
Recepción
del servicio
Procedimiento contratación de servicios
10. Actividades generales del área de compras
a. Información
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- Materiales
- Proveedores
b. Investigación
- Estudios de mercado de proveedores
- Estudio de materiales en uso
- Análisis de costos de los materiales
- Investigaciones de fuentes de abastecimiento susceptibles de ser
desarrolladas por la empresa
- Investigación sobre proveedores
- Investigación sobre materiales secundarios
c. Funcionamiento
- Constatación de requisiciones
- Obtención y análisis de cotizaciones
- Determinación de la forma comprar
- Programación de las compras
- Entrevista a proveedores
- Negociación de contratos
- Remisión órdenes de compra
- Seguimiento y vigilancia del cumplimiento
d. Auxiliares
- Procedimientos de oficina
- Tomar la mejor decisión de compra
- Normalización y simplificación de actividades logísticas
- Sustitución de materiales
- Ensayos y pruebas de artículos nuevos
- Presupuesto de adquisiciones
- Control de existencias
- Política de compras
e. Actividades afines
- Dirección de almacenes
- Dirección de transportes
- Seguros en general
- Inspección y mantenimiento de los elementos de transporte
- Recuperación de materiales
64
- Contabilidad de materiales
f. Ética en las compras
Cortesía y equidad (Hasta qué punto?)
Información confidencial (Salvaguardar confidencias de la empresa y
de los proveedores)
Diversiones (¿Hasta qué punto? - ¿tienen los compradores cuentas de
gastos?)
Regalos y donativos: ¿Se aceptan? - ¿se prohíben? - ¿se toleran? -
¿se rechazan?. Comparar con políticas de ventas.
Pugna de intereses: ¿Qué hacer cuándo se presenta? -
¿responsabilidad de compras?
Codigo de ética del comprador
g. Codigo de etica, valores y principios
Proceso administrativo
- Responsabilidades del área de compras
- Estructura del área de aprovisionamiento
- Concepto de cross function
- Concepto de cross team work
- Concepto de calidad gerencial o de manejo ) (ISO)
- Medición del logro
- Manejo de información y vinculación tecnológica.
Aspectos Relevantes
- Enfoque de medio ambiente = materiales, proveedor.
- Enfoque de servicio al cliente (integral)
- Enfoque de manejo de la Competencia
Aspectos Legales
- Contratos y acuerdos con proveedores
- Actitud y disposición para solucionar adecuadamente los conflictos y
diferencias con proveedores
65
- Contenido legal de los contratos
- Respeto por el proveedor, su cultura, su negocio
Proceso de Negociación
- Regalos, donaciones.
- Atenciones - Participación en eventos
- Precio legal - Beneficio Legal (Para la empresa)
h. Métodos para comprar
Según el factor del tiempo de compra:
Ajustadas a las necesidades
- Se compra lo necesario
- Productos de poca rotación
- El problema es de tiempo
- No se tiene stock
Para períodos futuros específicos
- Materiales con consumo regular
- Variaciones de precio en el tiempo
- Períodos variables de consumo
- Costo almacenamiento
- Depende aprovisionamiento o del Consumo
Según la forma de comprar:
Sobre contrato
- Mejor negociación de precios
- No incremento de existencias
- Seguridad de abastecimiento continúo
- Enfoque legal
- Acuerdo por inspecciones, garantías, etc.
66
Compras agrupadas. Según origen, catalogación, rotación, costo. Se
agrupan los pedidos para disminuir costos y gastos
Compras programadas
- Según el consumo real
- El proveedor es un almacén propio
- Buena calidad por conciencia del proveedor
- Buen nivel de oportunidad
- Reducción de inventarios
- Bajo costo de comprar
Según el mercado:
- Según programa de producción
- Estudio permanente del mercado
- Pronósticos de cantidad y precio
- Asegurar aprovisionamiento futuro
- Método para consumo estable
Especulativas
- Mayor riesgo a lo normal
- Se usa por la variación del precio
- Basado en la utilidad que se pueda obtener
- Requiere compromiso de otras áreas
- Inmoviliza el flujo de caja.
11. Gestión de la cadena de aprovisionamiento
67
También llamada Supply Chain Management es una red de negocio que
permite recolectar la materia prima transformarla en productos y finalmente
entregarla al consumidor a través de un sistema planificado de distribución,
es también un sistema que maneja altos niveles de información que ayuda
enormemente a la planeación de los negocios y facilita las decisiones
estratégicas que son necesarias para coordinar y ejecutar actividades multi-
organizacionales tanto en procesos de producción como en los de
distribución.
a. Cadena logística. Sinónimo de organización
Hoy en día vivimos siendo testigos del constante avance tecnológico y
la adaptación de esas nuevas tecnologías en el mercado local y global
generando una incesante competitividad por parte de las empresas que
gracias a los nuevos avances buscan tomar la ventaja para liderar el
mercado.
La nueva opción para estar a la vanguardia de estas exigencias
competitivas es el flujo de suministros mejor conocido como la cadena
logística, lis una estrategia clave, implementar y coordinar con éxito una
cadena logística para poder lograr una mejor movilidad de acción y
manejo del total de los costos de cada operación, así mismo sin dejar de
lado la completa satisfacción del cliente. Es una necesidad imperante
68
para toda empresa ya sea esta una empresa manufacturera o de
servicios, poder contar con personal que cuente con amplios
conocimientos y la experiencia necesaria para diseñar, coordinar y
programar exitosamente una cadena logística, para llevar a la empresa
al más alto nivel en el mercado nacional y mundial.
Es importante en ese sentido que las empresas puedan también
capacitar a sus empleados, ya sea brindando cursos o conferencias,
llevando a sus trabajadores el concepto y la metodología de naturaleza
práctica que posee la cadena logística Esto permitirá entonces un mejor
conocimiento y a si ve incrementar la experiencia de los empleados para
reconocer y saber observar los movimientos y conceptos relacionados al
nuevo mercado y la competencia entre las mayores empresas de índole
nacional e internacional. Una cadena logística está compuesta por varios
eslabones, cada uno de estos debe ser tener una propiedad homogénea
y está claro, también, funcionar de la manera correcta en tiempo y lugar,
dado el hecho de que debemos generar una atmosfera de confiabilidad
con el cliente, en el momento en que el cliente pierde la confianza
sabremos que deberemos mejorar para no repetir los errores del pasado.
Si bien no es tarea fácil, la empresa necesita contar con una gran
flexibilidad a la hora de adaptarse con eficiencia a los constantes
cambios en el mercado, a la «tuba y luja de demandas conservando
siempre la mejor oferta que se pueda lograr. En este caso como
decíamos debemos dar gran importancia a los aspectos cualitativos, la
cadena logística traía más bien de conservar la validad de los servicios
más que la de los productos en sí mismos. Como resaltábamos
anteriormente en el artículo, es importante que guardar la característica
de uniformidad en toda la cadena logística, cuidando en todos los casos
detalladamente el proceso productivo, desde los procesos de
empaquetado o packaging, los métodos y condiciones de
almacenamiento y deposito, hasta los medios y la manera de transportar
los productos, hasta llegar a manos del consumidor.
69
Todo buen empresario busca que su empresa logre la mayor
competitividad y poder llegar a ser uno de los líderes del mercado, para
optimizar esa búsqueda del tan ansiado éxito, el cual no se logra de la
noche a la mañana sino que lodo conlleva un largo proceso donde la
perseverancia es la clave para conservar la calma ante posibles factores
que puedan causar futuros problemas para la empresa. Cuando se da la
ocasión en donde algún parámetro estipulado anteriormente no resulta
como lo esperado deben ser replanteados, igualmente los parámetros
que siguen su correcto curso. Siempre será mucho mejor cuestionar
internamente los factores que resulten óptimos para nuestro beneficio,
no tanto así las exigencias generales del mercado.
La constante mejora en nuestra cadena logística es primordial durante
todo el proceso. Como bien mencionábamos anteriormente en el sitio,
en las gestiones logísticas se integran varios procesos, por un lado la
distribución física y el transporte, y por otro la administración de
materiales listos procesos por lo general está directamente relacionada.
Brindar a los clientes el servicio demandado por ellos, garantizando los
mejores costos en cuanto a transporte y administración de depósito,
70
siempre optimizando los valores de entrada y salida de materiales,
conformando una cadena logística de gran efectividad.
Otra de las parles más importantes de toda la gestión logística es la
constante comunicación, dado el hecho de que es uno de los factores
que garantiza el crecimiento de la empresa y es lo que mantiene abierto
el desarrollo logístico, para lo cual siempre se debe contar con la mejor
tecnología en sistema» de información, para mantenerse actualizado de
cada imprevisto movimiento del mercado y las necesidades primordiales
de los clientes, generando una mejor interrelación entre las empresas.
b. Las empresas de logística y la cadena de suministros
Las empresas de logística tienen como finalidad ofrecernos soluciones
rápidas y eficientes para lodo aquello relacionado con la producción,
71
distribución y comercialización de los bienes; como bien sabemos si
deseamos ser una empresa competitiva debemos abastecernos de
herramientas que nos permitan incrementar la productividad sin
aumentar los costos, las empresas de logística ofrecen entre sus
servicios una correcta administración de la cadena de suministros de los
entes. Esta acción, en conjunto con otros sistemas le permite a la
compañía llegar a ahorros significativos prestando servicios que
satisfagan al consumidor; la tecnología del siglo XXI ha dotado a las
empresas de logística de las más eficientes herramientas para que luego
puedan ser aplicadas a cada ente en particular, pero como no toda
empresa es igual ni posee características similares, antes de llevar a
cabo un plan logístico, debemos tener una profunda charla con nuestro
proveedor no sólo explicándole qué es lo que necesitamos sino
detallando el funcionamiento de cada sector industrial.
Está en la única forma de obtener un plan logístico que se adapte a las
necesidades del ente en cuestión. Las empresas de logística hacen gran
hincapié en el manejo de la cadena de suministros para que se pueda
alcanzar el éxito económico deseado, pero muchos se preguntaran
¿Que es la cadena de suministros? Podemos decir que la misma agrupa
tanto a los distintos procesos de negocios, como a las personas que los
ejecutan, a su organización y a factores tales como tecnología,
infraestructura, materias primas, mercancías y servicios.
Las empresas de logística aseguran que si dicha cadena se administra
y gestiona de manera consciente y coherente, no sólo permitirá una
mejor prestación del servicio sino que conllevará a un significativo
incremento monetario. Todo esto también tiene otras consecuencias:
una exitosa competencia en los mercados actuales, un incremento en la
reputación de la empresa, y la confianza otorgada por los clientes y
proveedores. De acuerdo a los principios de las empresas de logística,
existen algunos requisitos básicos para gestionar eficientemente la
cadena de suministros de cada ente, entre ellos, el más importante es la
sincronización de las estrategias. A su vez, el buen uso de las nuevas
72
tecnologías w traducen en excelentes resultados que pueden observarse
en los procesos productivos, para obtenerlos necesitamos contar con:
correcto manejo de la información, agilidad y adaptabilidad, colaboración
en los procesos industriales y de almacenaje y por ultimo redes
sensoriales. Las empresas de logística aseguran que cuando estos
aspectos interactúan se produce un ambiente positivo que nos permite
instalar cualquier sistema de tecnología de información, ya que
independientemente de éste, sabremos que funcionará de manera
eficaz.
La administración de la Cadena de Abastecimiento {Supply Chain
Management) es la integración de los procesos de negocios desde el
consumidor final hasta los proveedores más lejanos, a fin de proveer
productos, servicios e información que añadan valor a los
consumidores".
Ventajas de la cadena integrada de suministros
73
- Flujo ágil de productos y servicios
- Menor stock en toda la cadena
- Reducción de costos por ineficiencias
- Disminución del lead time total
- Plazos de entrega confiables
- Mejor calidad de servicio
- Mayor disponibilidad de bienes
- Mayor confiabilidad de los pronósticos de demanda
- Relaciones más confiables con los socios de la cadena
- Sinergia entre los mismos
El manejo de la cadena de aprovisionamiento se basa hoy en día en
programas computacionales que buscan crear un desempeño productivo
en la empresa, por medio de la correcta unión entre las operaciones
externas de los proveedores, clientes y otros miembros, con las
operaciones internas de la compañía. Importante sería
poder integrar correctamente la cadena de aprovisionamiento para poder
lograr un correcto manejo de la misma.
c. Tecnología informática
74
Sin duda, la tecnología de la información ha introducido enormes
cambios en la administración de una organización, en sus relaciones
internas, en la producción, el transporte y la comercialización. Y, de
hecho, continúa cambiando el modo de hacer negocios.
El explosivo crecimiento de Internet y las nuevas formas de realizar
transacciones (e-commerce o B2C -Bussines to Consumer-, el
comercio electrónico dirigido al consumidor final; el B2B -Bussines to
Bussines-, relaciones comerciales entre empresas, por ejemplo) son
sólo algunos de los importantes cambios que se están produciendo en
el mundo empresarial.
Estas nuevas relaciones imprimen un dinamismo antes desconocido en
los negocios, pudiendo conectar proveedores, clientes y consumidores
en tiempo real, permitiendo de esta forma un mayor intercambio de
información y una agilización en las transacciones.
El crecimiento exponencial de la información y los rápidos cambios en el
mercado que ésta potencia, son de significativa importancia para los
miembros de una cadena de suministros. Esto implica un enorme desafío
que debe ser aprovechado desde los responsables logísticos para
generar ventajas relacionadas con los costos y el lead time total.
Más allá de la red, existen diversas herramientas informáticas que
permiten una mayor eficiencia desde el punto de vista de los procesos
productivos y logísticos:
CÓDIGOS DE BARRA, tecnología para la captura de datos utilizada
tanto para la identificación de los materiales y materias primas en
las etapas de producción y almacenamiento, como para el
seguimiento en la fase de distribución y en el retailing comercio
minorista.
75
Mediante una simbología de líneas de diferente grosor que identifican al
producto y con la utilización de un lector óptico de ese código de barras,
es posible ingresar y leer instantáneamente los datos en un sistema
computarizado. Los equipos de lectura pueden ser manejados
directamente por los operarios o pueden estar fijos al sistema de bandas
transportadoras.
Un Código de Barras tipo
El código de barras ofrece una mayor velocidad y precisión en el ingreso
de partes e insumos para la producción, ya que el ingreso de datos en
forma manual no sólo es lento, sino que constituye una de las mayores
fuentes de errores en la información.
Su utilización no es exclusiva de las industrias de manufactura, diversas
son las aplicaciones en empresas de servicios: los códigos
identificatorios de los productos adquiridos en supermercados, las
tarjetas inteligentes, el control de análisis clínicos, son sólo algunos de
los diversos usos de esta tecnología.
EDI -Electronic Data Interchange- o Intercambio electrónico de Datos: es
un procedimiento informático simple que permite realizar transacciones
entre empresas e intercambio de información en tiempo real, ya que los
socios de negocios comparten una misma red de datos (VAN -Value
Added Network-, Red de Valor Agregado).
A través del EDI es posible intercambiar información referida al estado
de los inventarios, programación de pedidos, especificaciones de
productos, especificaciones de diseño, requerimientos de calidad,
precios, catálogos, ofertas, promociones, planes de demanda y
capacidades de fabricación, así como también facturas y reportes
instantáneos de ventas.
76
Las compañías incorporan automáticamente la información recibida en
sus propios sistemas de información, generando un mayor dinamismo y
exactitud en la programación de las compras, de los bienes a fabricar y
de los recursos a emplear.
Para determinar los tiempos de entrega es usual que se realicen
diagramas de tiempo en forma conjunta; de la misma manera, el
conocimiento de las proyecciones de demanda de la empresa cliente es
esencial para realizar una programación más exacta por parte de la
compañía proveedora. Un cambio de planes de la primera es
inmediatamente incorporado al sistema de programación de la segunda,
disminuyendo los tiempos de respuesta y evitando la acumulación
innecesaria de stock.
Para su utilización sólo se requiere de una computadora, un módem y
un servicio de vínculo y se vale de formularios estandarizados para cada
transacción.
Los beneficios de la tecnología EDI - reducción del lead time,
disminución de costos por menores errores en las transacciones,
incremento en la rotación de inventarios, menores gastos administrativos
y costos operativos- muchas veces se han visto opacados por los altos
costos de implementación -software y configuración del sistema- y
mantenimiento. Por dicha razón, y ante el crecimiento de Internet, los
especialistas han desarrollado el EDI WEB, permitiendo obtener
menores costos para el transporte de datos y por la reducción del
software a instalar y mantener.
APS -Advanced Planning and Scheduling-, Planeamiento y
Programación Avanzada: este sistema es un verdadero soporte
para las decisiones de una cadena de suministros, más que un
sistema transaccional.
77
Es un sistema de optimización de toda la cadena, generando planes de
demanda y de requerimientos de materiales basados en la disponibilidad
de recursos y las limitaciones de todas las empresas de la supply chain.
De acuerdo al Ing. Roberto Vasani8, los beneficios generados por este
sistema son, entre otros: la modelización dinámica de todos los aspectos
de la cadena logística, la visibilidad en tiempo real de problemas surgidos
respecto del plan, la generación automática de los requerimientos de
abastecimiento, el análisis del impacto de alternativas de suministro de
bienes y servicios sobre el costo total de la cadena logística, la
vinculación de la demanda con el planeamiento de la producción y la
logística de la empresa y el cálculo de la solución óptima.
MRP - Materials Requirements Planning -, Sistema de
Requerimiento de Materiales y MRP II -Manufacture Resource
Planning-, Planificación de Recursos de Manufactura, sistemas
informáticos que optimizan la programación de las compras y de la
producción.
PROGRAMAS E.R.P. - Enterprise Resource Planning- Planeamiento
de los Recursos de la Empresa- , tales como el "SAP" o el
"J.D.Edwards", “Ellipse” que permiten integrar las operaciones a
través de módulos interconectados de planificación, gestión y
control de todas las áreas de la compañía.
PROGRAMAS DE SIMULACIÓN (WHAT IF) Y OPTIMIZACIÓN,
específicos o de diseño personal (por ejemplo con Excel), como
programación lineal, conformación de escenarios, métodos
heurísticos, teoría de las restricciones, etc.
OTROS SOFTWARES: programas de procesamiento de órdenes de
compra y/o despacho, de detección de cuellos de botella
dinámicos, de control de inventarios y almacenes, etc.
SISTEMAS DE SEGURIDAD COMPUTARIZADOS
78
SEGUIMIENTO SATELITAL: permite conocer la ubicación exacta de
camiones, trenes y barcos (y, por lo tanto, de los pedidos que
transportan) dentro de la cadena de abastecimiento.
RADIO FRECUENCIA: equipos de transmisión de datos en
vehículos de transporte, utilizados con el mismo fin que los
sistemas de rastreo satelitales.
DISEÑOS ESPECIALES PARA VEHÍCULOS DE TRANSPORTE DE
CARGA: Por ejemplo, aquellos que disponen de compartimentos
separados para el transporte de distinto tipo de mercaderías, con
diferentes exigencias de temperatura que son reguladas por termostatos
individuales
12. Requisitos básicos para alinear el manejo de suministros y las
tecnologías de información
Un manejo efectivo de la cadena de suministros requiere de la
sincronización de las estrategias tecnológicas con los objetivos del negocio.
Se identifican cinco:
- Agilidad y adaptabilidad en el proceso de negocios.
- Manejo de información.
- Manejo analítico y de desempeño de la cadena de aprovisionamiento.
- Colaboración en la cadena de aprovisionamiento.
- Redes sensoriales.
Todos ellos en conjunto, permiten generar un ambiente positivo para
instaurar sistemas de tecnologías de información, por lo que la empresa
deberá desarrollar estas fortalezas.
Un sistema efectivo de manejo de cadena de suministros generalmente
está integrado a un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), que a la
vez conecta todas las áreas de la empresa .De esta forma es posible lograr
79
un flujo correcto y veraz de datos e información tanto para los proveedores,
clientes y la compañía en sí.
Actualmente es posible encontrar infinidad de software y hardware que
permiten el desarrollo de una cadena de aprovisionamiento: SAP, Ellipse,
Oracle e Invensys son algunos de estos proveedores de tecnologías de la
información; existen otros realizan funciones parecidas a precios más
accesibles para la pequeña y mediana industria, o públicas como JAVA
para lo que es almacenes y distribución). Los precios y capacidades varían
considerablemente, dependiendo del distribuidor y la cantidad de
información que deseemos manejar; es básico conocer a fondo nuestro
negocio y la estrategia a futuro para hacer la selección correcta de
tecnologías.
80
a. Ventajas de instalar un sistema de manejo de la cadena de
aprovisionamiento
- Reducción de costos.
- Mejor servicio al cliente.
- Reducción de desperdicios y demoras.
- Mayor productividad.
- Agilización de procesos.
- Mejor relación con proveedores.
- Disminución de infraestructura.
- Personal motivado y al tanto de todos los objetivos de la empresa.
Cabe destacar a manera de conclusión que el grado de mejora
dependerá del tipo de sistema utilizado (grado de tecnología), la
empresa, su gente, la resistencia al cambio, la cultura, etc.
Las empresas, en función de la naturaleza de su negocio, pueden
dividirse en dos grandes grupos:
- Empresas comerciales
- Empresas industriales
Empresas comerciales
Venden a sus clientes productos que previamente han adquirido de sus
proveedores, sin someterlos a ningún tipo de transformación (estos
productos se
denominan mercadería). El beneficio lo obtienen de vender el producto
a un precio que cubra tanto el precio pagado al proveedor, como los
distintos costes en
los que incurre la empresa por su actividad (sueldos, alquileres, etc.).
81
Empresas industriales
Compran materias primas y otros aprovisionamientos a sus
proveedores, y los someten a un proceso productivo (fabricación), y
después venden los productos terminados a sus clientes.
En el caso de las empresas industriales, su fuente de beneficios también
consiste en vender los productos finales a un precio que cubra los costes
de adquisición de las materias primas, así como el resto de costes de
fabricación (maquinaria, personal, suministros, etc).
Los procesos que realizan estas empresas desde que compran materias
primas, hasta que éstas son transformadas y vendidas en el mercado se
pueden apreciar en los siguientes procesos:
82
Compras de materias primas (aprovisionamiento de materiales):
Dentro de esta actividad se incluye realización de los pedidos, el
transporte y el almacenaje de las materias primas y otros
aprovisionamientos para iniciar el proceso de producción.
Fabricación: Es el proceso mediante el cual se transforman los
materiales adquiridos en la fase anterior, en productos terminados y
disponibles para la venta.
Distribución: Cuando el producto ya ha sido elaborado y está disponible
para venta, se debe proceder a su almacenaje temporal, y a su
transporte hasta las instalaciones del cliente.
b. Las pymes como socias de la cadena
Mucho se hablado y escrito acerca de la competitividad de las pequeñas
y medianas empresas de nuestro país; muchos estudios se han
realizado al respecto y otros tantos programas se han llevado a cabo con
el objeto de implementar mejoras en su productividad e inserción en el
mercado.
Es conocido el hecho que muchas pequeñas y medianas empresas han
perdido competitividad y que atraviesan momentos muy difíciles que
amenazan su permanencia en el mercado; otras, sin embargo, han
podido adaptarse a los cambios producidos por la globalización y la
apertura económica. Dentro de estas últimas, la logística ha cumplido un
papel sumamente importante, desde que les ha permitido optimizar sus
procesos internos, reducir costos y aumentar la calidad de sus servicios.
A partir de estos cambios, muchas compañías pequeñas o medianas se
convirtieron en proveedoras exclusivas de grandes firmas, o en socios
privilegiados de algunas otras.
Ahora bien, ¿qué es necesario para que una PyMe concrete alianzas
con sus proveedores o clientes?
83
La respuesta a esta pregunta requiere, entre otros, la consideración de
los siguientes aspectos:
- Las características generales de la compañía:
- sólida estructura financiera;
- capacidad para responder ágilmente a los pedidos de sus clientes,
esto es, tener estructuras flexibles que le permitan producir una cierta
variedad y cantidad de artículos en los tiempos solicitados;
- costos bajos de producción;
- sistemas de calidad asegurados o, al menos, controles de calidad
confiables;
- aspectos logísticos controlados;
- recursos humanos adecuados;
- trayectoria e imagen;
- otros aspectos particulares.
- La posibilidad de formar alianzas con proveedores o clientes
depende de la fuerza que cada empresa posea en el segmento de
mercado en que se halla compitiendo.
La capacidad de negociación diferirá de acuerdo al tipo de producto que
fabrique o servicio que ofrezca:
- Si los bienes que ésta vende son productos de alto valor agregado, si
produce insumos críticos para alguna industria o tiene la habilidad de
responder rápidamente a las especificaciones del cliente, su fuerza será
mayor y tendrá altas probabilidades de convertirse en un socio de sus
clientes.
- Si, por el contrario, la empresa fabrica productos con poca o ninguna
diferenciación, si éstos no son complejos, si existen muchos
competidores en el mercado que ofrecen el mismo bien, si sus precios
no son competitivos, las chances de 'pertenecer' a una cadena de
abastecimiento integrada son muy bajas.
84
El creciente poder de los hipermercados es un ejemplo de ello: es muy
difícil para una empresa pequeña convertirse en proveedor de alguno de
los gigantes del hipermercadismo, y aun cuando lo logre, las condiciones
son por lo general son impuestas; en realidad no se da una relación de
igualdad, sino de subordinación (al menos, hasta el presente - se están
realizando tratativas para lograr instrumentar las relaciones de
proveedores y distribuidores en un código de buenas prácticas que
concilie los intereses de proveedores y consumidores
- Por otra parte, si una PyMe es un cliente importante de alguna compañía
o tiene una alguna ventaja estratégica para ésta (ubicación, acceso a
determinados canales de distribución, etc.), tendrá mayores
posibilidades de establecer relaciones más duraderas y de realizar
contratos de colaboración con ésta.
- Otro aspecto a tener en cuenta es la característica estratégica de la
cadena de abastecimiento, que en muchos casos exige posponer las
ganancias a corto plazo para obtener beneficios en un tiempo mayor.
Este aspecto tiene dos aristas que condicionan el futuro de las PyMes:
en primer lugar, la débil estructura financiera de muchas de ellas y el
escaso apoyo crediticio que hoy reciben; en segundo término, la visión
cortoplacista de algunas empresas, que no le permite dimensionar las
ventajas de la asociación proveedor-cliente.
- El cambio de prácticas que implica trabajar en torno a los procesos entre
empresas, encuentra resistencia en muchas pequeñas y medianas
compañías, especialmente en las familiares, en donde el dueño y
gerente "hizo siempre las cosas así y le fue bien".
La situación de las PyMes no es fácil, pero éstas deben buscar
soluciones eficaces y creativas para poder ofrecer un mayor valor en el
mercado. La creación de cadenas integrales entre PyMes, las redes
empresarias, la búsqueda activa de nuevas oportunidades de negocios,
la mayor diferenciación de sus productos y servicios, la especialización
para nichos de mercado y las buenas prácticas logísticas, son algunas
85
de las herramientas que les permitirán la supervivencia en el mercado, a
partir de la mayor productividad, la eficiencia, la flexibilidad y el menor
tiempo de entrega que éstas permiten lograr. Con estos comentarios no
se pretende agotar el tema de la competitividad de las PyMes, como
tampoco establecer que su problemática gira exclusivamente alrededor
de estos tópicos. Sólo se ha presentado una pequeña parte de su
realidad, con el objeto de mostrar la actuación de las PyMes en las
cadenas de suministros y permitir un espacio de reflexión acerca de las
mismas.
12. El ciclo o proceso de compras
Para tener una visión clara de todas las fases, del flujo completo y de las
acciones a realizar en el proceso de compras, desde que surge la
necesidad del cliente interno, hasta que ésta es satisfecha y son realizadas
las obligaciones de pago o de reclamación con el proveedor, considerando
la secuencia de la Figura 1, donde tenemos representado el ciclo completo
86
de compra de cualquier empresa. Donde, podemos ver que existen siete
fases diferenciadas, en las que actúan uno o varios departamentos y en el
que se llevarán a efecto una serie de acciones con el claro objetivo de
satisfacer las necesidades del departamento usuario con el menor costo
integral de aprovisionamiento.
Figura Secuencia de Compras
PRIMER PASO: REQUISICIÓN
Se recibe la requisición de las compras hechas al
departamento de abastecimiento, la cuales indicaran:
*¿Qué es lo que se necesita?
*¿Cuántas unidades necesita?
INICIO
1. REQUISICIÓN
2. INVESTIGACIÓN
87
*Cuándo debe estar disponible los artículos.
*Quién hace la requisición y la solicitud.
*Cantidad de existencia en el inventario del producto (
esto para evitar compras innecesarias y mantener al
mínimo los gastos de inventario)
*¿Quiénes autorizan la compra?
SEGUNDO PASO: INVESTIGACIÓN DE
ABASTECIMIENTO
Análisis de las posibles fuentes de abastecimiento
"proveedores potenciales". Realizar investigación de los
archivos disponibles que se tengan en compras, pedir
cotización de precios a cada uno de los proveedores así
como fechas de entrega y embarque.
TERCER PASO: COTIZACIÓN
Realizar el análisis de las cotizaciones de los
proveedores en término de precios, descuentos,
entregas, embarques. Solvencia, calidad del trabajo.
Reciprocidad y otros factores.
CUARTO PASO: ORDEN DE COMPRA
En este paso se coloca la orden de compra, a la mejor
alternativa, mejor proveedor, se debe estar seguro de
que en la orden exista toda la información del artículo,
numero de orden, firmas, cantidad, precio, fecha de
entrega, descuentos y condiciones de pago.
QUINTO PASO: SEGUIMIENTO
Seguimiento del pedido, esto implica realizar
comprobaciones ocasionales para chequear el progreso,
el estatus de cumplimiento del pedido.
FIN
88
SEXTO PASO: RECEPCIÓN
Recibo del artículo, esto traerá varias actividades por el
departamento de recibo antes mencionadas como
inspección, traslado y manejo en el área de almacén.
SEPTIMO PASO: REGISTRO Y PAGO
Este paso final implica la finalización de la transacción y
debe realizarse un registro del inventario la operación de
compra se da como terminada y se envía el pago a los
proveedores.
NOTA
Al accionar un procedimiento de compras este es de diferentes maneras,
dependiendo si se trata de una empresa de procesos productivos o de un
servicio. Si no se cuenta con un archivo de proveedores se debe buscar
información en publicaciones, periódico, folletos o directorios industriales.
a. Requisición de compras
Se produce cuando surge la necesidad del cliente interno o de un
departamento de la empresa, así se reciben las requisiciones de
compras, las que especificarán, qué es lo que se necesita comprar,
cuántas unidades se necesitan y en qué momento deben estar
disponibles los materiales listos para la producción.
Se debe tener en cuenta quien hace la requisición así como la cantidad
del producto que se tiene en almacén a fin de evitar compras
innecesarias lo que contribuirá en mantener al mínimo los gastos en
inventarios.
Toda compra debe ser autorizada por la dependencia que requiere los
materiales, así compras proceder a buscar los materiales requeridos.
Figura 2. Proceso de Compras
89
Requisición de Compras
90
b. Investigación de compras
Las decisiones fundamentales en el área o departamento de compras
están dirigidas a dar respuesta a los siguientes interrogantes:
Donde comprar
Como comprar
A quien comprar
En qué condiciones comprar
Localización e investigación de proveedores potenciales
Una actividad básica de la función de compras es la búsqueda y
selección de proveedores. Esta constituye una de las actividades más
importantes dentro de la función de compras, tendiente a lograr una
calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta
frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las
futuras relaciones comerciales con ellos.
El primer paso para la búsqueda y selección de proveedores es el
estudio del mercado de productos. Este análisis consiste en reunir y
analizar las informaciones relativas a la producción, distribución y venta
de un determinado artículo o material. El objetivo final es obtener un
esbozo de la política de compras a seguir por la empresa.
Como no puede abordarse a la vez el estudio de todos los artículos o
materiales que se requieren se agrupan en familias de productos y se
traza un plan de estudio empezando por las más importantes. A veces
este trabajo excede el tiempo disponible del comprador, por lo que puede
ser recomendable su realización por especialistas en investigación de
mercados.
El estudio debe abarcar las siguientes fases:
- Definición de las necesidades en términos cualitativos y
cuantitativos
91
- Producción del artículo. Una vez definida la necesidad se inicia la
investigación sobre la fabricación del producto en cuestión,
haciendo énfasis en los siguientes aspectos: materias primas que
componen el producto, métodos de producción existentes para
entender las diversas calidades y precios que hay en el mercado,
y análisis a medio y largo plazo de la evolución del articulo
- Consumo y distribución del producto
- Precios: Sobre todo su evolución histórica, tendencia,
fluctuaciones y causas que lo generan
- Presentaciones, costos de transporte y embalajes
- Aspectos legales
c. Fases del proceso de compras
OPERACIONES
PREVIAS
Conocimiento detallado de las
necesidades
Determinación de las condiciones en que
estas deben ser satisfechas
Investigación de Mercado
Preselección de proveedores
Análisis y comparación de ofertas
Negociación con los ofertantes
Elección de proveedores
Confección de pedidos
Vigilancia y Reclamación de las entregas
Control cualitativo y cuantitativo de los
productos recibidos
Eventual devolución de los productos no
conformes
PREPARACION
REALIZACION
SEGUIMIENTO
92
Figura 5. Fases de la Compra
d. Archivo de adquisiciones y su manejo
El archivo de adquisiciones del departamento de compras debe contener
la siguiente información:
Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra
Pago de adquisiciones
Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se
pagó.
Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o
áreas funcionales tales como:
- Recepción
- Crédito y Cobranzas
- Caja-Pagaduría
- Contabilidad
- Financiero
- Contraloría
- Compras
Su manejo tiene como objetivos:
- Reducir el nivel de inventario
93
- Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes
- Implantar control de calidad en las compras
- Establecer políticas de adquisición y licitación
- Mantener registro de los productos
Los principales indicadores del archivo de Compras son:
- Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior
- Total de compras/Número de compras
- Porcentaje de compras rechazadas
- Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima
- Inventario/Ventas
- Costo promedio de Orden de compra
- Tiempo promedio de entrega de pedidos
- Número de orden por mes en comparación con el año anterior
e. Kardex de compras
El Kardex de compras tiene dos importantes utilidades:
- Facilita las reclamaciones, ya que contiene los datos del proveedor con
la forma y dirección de reclamaciones.
- Nos ayudara en la gestión de compras, pues en todo momento sabremos
que proveedor nos ha suministrado cada título en cada año (puede
cambiar para cada año) y el precio a que lo adquirimos. Se podrá incluso
recoger el precio presupuestado para el siguiente año.
A continuación se muestra un modelo de Kardex, que contiene todos los
movimientos del artículo, desde su inventario inicial hasta la última
compra o venta que se hecho a ese artículo.
94
Figura 6. Kardex ce compra
f. Cotización y generación de una orden de compra
Para realizar la cotización se requiere tener información precisa sobre el
producto, los proveedores, los niveles de inventarios y los clientes de la
empresa, así poder realizar un concurso de méritos en función a la
siguiente tabla:
13. Registro de proveedores de bienes
Consiste en localizar los proveedores potenciales y seleccionar, entre ellos,
a los que reúnan mejores condiciones para la empresa, basándose, en
CLASIFICACIÓN DE CRITERIOS PARA EL CONCURSO :
Productos Costo, beneficio, volumen de ventas, de
compras, etc.
Proveedores Volumen de compras, calidad, condiciones de
pago, retrasos en los plazos de entrega, etc.
Inventarios Demanda, Costo, Volumen de ventas, tipo de
materiales, movimiento de los productos,
características físicas, etc.
Clientes Volumen de compras, forma y ciclo de pago
95
principio, en criterios de política de compras, tales como la distancia, canal
de distribución, etc.
La calificación de los proveedores será normalmente progresiva, por pasos
sucesivos, de modo que en cada paso se profundice cada vez mas, pero
con menos proveedores, utilizando criterios de conveniencia comercial y
política de empresa, de tal forma que al final se tenga una selección
reducida de posibles proveedores, sobre los cuales se hará un estudio de
valoración y calificación para establecer la selección definitiva.
Los factores clave del suministro pueden ser los siguientes:
- Calidad del producto
- Fiabilidad de las entregas
- Plazos de entrega
- Continuidad
- Flexibilidad
- Nivel tecnológico
- Capacidad de reacción
- Precios
Para conseguirlos es recomendable efectuar visitas y evaluar la capacidad
tecnológica, económica y comercial de los proveedores.
a. Solicitud de cotizaciones
Cotización. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo
de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión. Se abre paso
a negociaciones entre el oferente y el demandante. Al hablar de
cotización, se está hablando de la valorización de que los proveedores
le dan a su artículo que ofrecen, representada en dinero. En el sector
público las cotizaciones se realizan bajo la Ley de Adquisiciones en la
que se determina el proveedor ganador mediante concursos o
licitaciones; en el sector privado, las cotizaciones se solicitan de acuerdo
a las políticas que tengan las empresas solicitantes, que generalmente
son 3 cotizaciones solicitadas.
96
La solicitud de cotización es la carta por medio de la cual se solicita una
cotización a cierta empresa, la cual le deberá de responder dicha
cotización especificándole: Los precios de los productos o elementos
que se solicitan, tiempo de entrega, forma de pago, entre otras
especificaciones necesarias, las cuales le ayudaran a tomar la mejor
decisión de compra.
En una solicitud de Cotización se describen detalladamente los
productos o elementos que desea cotizar su empresa.
SOLICITUD DE COTIZACIÓN (SDC)
[Número y Nombre del Proyecto]
Para: Señores de
(Nombre de la empresa)
(Dirección de la empresa)
(Ciudad)
Referencia (Número y Nombre del Proceso)
(Favor indicar en
comunicaciones sucesivas)
Tel: (Número) Fecha: (Día, Mes, Año)
Fax: (Número) Tel: (Número)
Fax: (Número)
El [nombre de la institución] en su carácter de [Organismo Nacional de
Ejecución/Socio Implementador, especificar] del Proyecto [Número y
Nombre del Proyecto] en adelante, el Proyecto, le invita a cotizar los
bienes que se indican a continuación:
Item Breve descripción Cantidad
1
97
2
Validez mínima de la oferta: 30 días 45 días 60 días
Términos de adquisición: Plaza CIP Guatemala Otro
________
Lugar de entrega de los bienes:
Forma de pago: 100% quince días después de recibir a entera
satisfacción la totalidad de los bienes.
Facturas emitidas a nombre de: (indicar)
Para facturas emitidas en Quetzales, el pago
del IVA se hará mediante una constancia
de exención emitida por el PNUD por el
monto del impuesto cargado en la factura.
Los pagos a proveedores ubicados en un país
distinto al del Comprador, el pago se
efectuará por medio de transferencia
bancaria. El costo de la transferencia será
deducido del pago ya que es
responsabilidad del proveedor cubrirlo.
Plazo de la entrega de los bienes:
Lugar para presentación de ofertas: (indicar dirección)
Fecha para presentación de ofertas: (Día y Hora)
Esta invitación y la Orden de Compra a suscribir con el proveedor
adjudicado podrá leerse en la página Web de (por ejemplo: del
Organismo Nacional de Ejecución, Socio Implementador, entre otros).
Favor considerar que la presentación de una cotización implica que el
Oferente ha leído y aceptado todas las condiciones que son parte de
esta SDC, incluida la Orden de Compra con sus Condiciones Generales.
98
Para fines de evaluación y comparación, todos los precios de las
cotizaciones expresados en distintas monedas se convertirán a Dólares
de los Estados Unidos de América, utilizando para dicho efecto el tipo de
cambio de referencia del Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo, vigente en el mes de presentación de la oferta.
El resultado de esta SDC será publicado en la página Web antes
indicada, por lo que únicamente el Oferente adjudicado recibirá
comunicación por escrito.
Quedamos a la espera de su cotización.
Atentamente,
Coordinador del Proyecto
b. Formatos para cotizaciones
99
100
101
102
c. Evaluación de proveedores
Una vez seleccionados los proveedores se debe realizar una evaluación
de los mismos. Esta tarea, que supone una comparación entre
proveedores, suele resultar difícil y delicada, máxime si se tiene en
cuenta qué se trata de cotejar variables no cuantitativas mediante un
proceso cuantitativo.
103
La técnica cuantitativa más utilizada para apoyar este tipo de decisión es
el uso de un promedio ponderado que tiene en cuenta diferentes
criterios, indicadores o factores que resultan de interés para el decisor.
El procedimiento a emplear consta de tres pasos:
- Elección de los criterios que van a ser utilizados para evaluar los
proveedores
- Ponderación de cada criterio según la importancia que le asigne el
decisor
104
- Calculo de la puntuación correspondiente a cada proveedor, lo cual nos
permite obtener una valoración de cada uno de los proveedores.
Lógicamente el o los proveedores seleccionados serán los que obtengan
la más alta puntuación.
En términos generales, los sistemas de evaluación mas comúnmente
empleados, en particular en aquellas empresas dedicadas a la
distribución comercial se limitan a tomar en cuenta como criterios tres
indicadores que son:
- Calidad
- Servicio
- Precio
A los efectos de realizar la evaluación debe definirse la forma en que se
debe medir cada uno de estos indicadores. Usualmente se realiza de la
siguiente forma:
Calidad: Una forma cómoda y rápida de medir calidad de los productos
de un determinado proveedor es mediante el número de productos
defectuosos del total enviado o mediante el número de productos
aceptados del total enviado
Servicio: Se refleja principalmente en el plazo de entrega del pedido
midiéndolo mediante el número de retrasos ocurridos en un determinado
periodo de gestión o el número de pedidos entregados en tiempo en
dicho periodo.
Precio: Indudablemente, el mejor proveedor atendiendo solo al precio
es aquel que proporcione el mas bajo, pero una forma de comparar es
calcular para cada proveedor un indicador resultante de dividir el precio
mas bajo ofertado y el que concretamente plantea el proveedor.
Es habitual que cada uno de estos indicadores, que se pueden calcular
para cada uno de los factores a tener en cuenta se expresen en por
ciento.
105
Empleando este procedimiento la expresión cuantitativa que permite
evaluar los proveedores adopta la siguiente expresión:
Pc C + Ps S + Pp P
Er = ----------------------------------
Pc + Ps + Pp
Donde:
Er: Evaluación para cada proveedor r
C: Indicador de calidad
S: Indicador del servicio
P: Indicador del Precio
Pc: Ponderación para la calidad
Ps: Ponderación para el servicio
Pp: Ponderación para el precio.
Además de éstos pueden ser considerados otros factores que pueden
servir para evaluar los proveedores y que pueden se considerados para
tomar decisiones respecto a los mismos. Entre ellos podemos
considerar:
- Descuentos
- Embalajes
- Flexibilidad
- Faltantes en la entrega
- Transporte
- Experiencia anterior
- Capacidad de supervisión
- Validez de la oferta
- Localización
- Calidad de la gestión
Sin embargo, para la evaluación de los proveedores puede ser utilizado
otro tipo de procedimiento multicriterio, basado en un procedimiento
matricial que permite determinar por otra vía un ordenamiento de los
criterios en función de la importancia que cada uno de éstos reviste para
106
el decisor. Este ordenamiento es utilizado posteriormente para la
evaluación de los proveedores. De este modo, en lugar de asignar
directamente una ponderación a cada criterio, que indudablemente lleva
implícito un ordenamiento relativo de la importancia de cada uno de ellos,
sobre la base de realizar una consideración general y de conjunto, se
aplica otro procedimiento en el que se toma en cuenta la importancia
relativa de cada criterio cuando se compara con el resto.
Esto significa que el procedimiento matricial que se presenta es un
procedimiento mediante el cual se compara cada criterio
individualmente con cada uno de los criterios considerados, a partir de
su significado e importancia, escribiendo en el escaque correspondiente
de la matriz el que se considere más importante como resultado de la
comparación. A partir de ahí se determina para cada criterio la
frecuencia, la cual sirve de base para determinar el ordenamiento de los
criterios en función de la importancia que le concede el decisor.
A los efectos de ilustrar la aplicación del procedimiento utilizaremos el
siguiente ejemplo en el cual, para la evaluación de los proveedores,
consideramos que van a ser significativos los siguientes criterios:
K1- Precio del producto
K2- Distancia del lugar donde se obtiene el producto
K3- Flexibilidad de tráfico en el abastecimiento
K4- Calidad del producto
K5- Posibilidades del uso del justo a tiempo
K6- Flexibilidad dentro de otros requerimientos al proveedor
K7- Posibilidades de reciclaje de los envases, embalajes, etc.
K8- Posibilidades de acople de ambas partes al sistema computarizado de
información
Tomando en cuenta estos criterios se procede a plantear la matriz de
Comparación de Criterios, la cual, a partir de comparar los criterios por
parejas sobre la base de definir cuál de los dos tiene mayor significado
e importancia para el decisor, adopta la siguiente expresión:
107
Tabla Nro. 3 Matriz de Comparación de Criterios
K1 K2 K3 K4 K5 K6 K7 K8
K1 -- K1 K1 K4 K1 K6 K1 K1
K2 - K2 K4 K5 K2 K2 K2
K3 - K4 K5 K6 K3 K8
K4 - K4 K4 K4 K4
K5 - K6 K5 K8
K6 - K6 K6
K7 K7
K8 --
Este tipo de matriz es siempre simétrica, por lo que usualmente solo se
presentan los valores correspondientes a los elementos que están
encima de la diagonal principal.
A partir de estos resultados se está en condiciones de determinar para
cada criterio la frecuencia y sobre esta base determinar el orden de
importancia de los criterios, lo cual se refleja en la siguiente tabla:
A partir de tener este ordenamiento de los criterios a emplear se puede
realizar propiamente la evaluación de los proveedores. Para ello se
utiliza una escala de 0-10 puntos para evaluar a cada proveedor en cada
uno de los criterios seleccionados. Se utiliza además una ponderación
para diferenciar los criterios en orden de importancia de acuerdo con el
resultado obtenido con el procedimiento utilizado. Se utiliza para ello una
escala 10-0.
A los efectos de ilustrar el procedimiento pasamos a realizar una
evaluación de 4 proveedores que identificaremos por A, B, C y D
teniendo en cuenta estos criterios y su ordenamiento. Los resultados se
presentan en las siguientes tablas:
Tabla Nro. 1 Evaluación de cada proveedor según los criterios
seleccionados
108
Criterio/Proveedor A B C D
K4 8 10 7 6
K1 10 3 5 10
K6 5 8 10 6
K2 10 5 1 10
K5 8 8 6 3
K8 3 7 2 1
K3 1 8 9 2
K7 5 3 7 0
Tabla Nro. 2 Evaluación de cada proveedor tomando en cuenta la
Ponderación
PROVEEDORES
Criterios Ponderación
del criterio
A B C D
K4 10 80 100 70 60
K1 9 90 27 45 90
K6 9 45 72 90 54
K2 8 80 40 8 80
K5 7 56 56 42 21
K8 6 18 42 12 6
K3 5 5 40 45 10
K7 5 25 15 35 0
TOTAL 399 392 347 321
De acuerdo con los resultados obtenidos el mejor proveedor teniendo en
cuenta estos criterios y el procedimiento utilizado es el proveedor A. Si
queremos realizar un ordenamiento de proveedores, el orden, de
acuerdo a los resultados, es: A, B, C, y D.
En este procedimiento, al igual que el anterior resulta importante la clara
definición de los aspectos a tener en cuenta para medir la forma en que
se va a evaluar cada proveedor de acuerdo con la escala que se utiliza
109
(0-10). Además cuando se definen varios criterios se debe verificar que
dos criterios no pueden tener puntos en común ya que uno de ellos
resultaría redundante.
Hasta aquí hemos presentado un conjunto de técnicas cuantitativas que
permiten apoyar cuantitativamente la toma de decisiones en el área de
aprovisionamientos, en particular en lo relativo a compras.
Sin embargo, es necesario destacar que aun cuando en términos
generales se reconoce las ventajas que proporciona el uso de las
técnicas cuantitativos para la toma de decisiones, en nuestra opinión, la
aplicación de estas técnicas aun no constituye una práctica común en la
gestión de nuestras empresas. Las causas pueden ser diversas entre las
cuales se pueden mencionar:
- El desconocimiento que en ocasiones se tiene de los tipos de problemas
que se pueden resolver con estos métodos
- El criterio de que los métodos y modelos cuantitativos son muy
“complicados” de entender y que se pueden buscar otros
procedimientos “mas sencillos” para la solución de los problemas
- La dinámica de la toma de decisiones en la gestión de las empresas y el
“retardo” relativo de la solución de los modelos
Realmente lograr una aplicación sistemática de los métodos
cuantitativos enfrenta una serie de dificultades, puesto que implica en
primer lugar un cambio en la mentalidad y forma de enfocar la toma de
decisiones en la gestión de las empresas, además de los problemas
relacionados con la captación y adecuación de la información para
conformar los datos de partida que alimentan a los modelos y la
necesidad de contar con un personal capacitado para ejecutar de una
manera sistemática estas tareas. En los últimos años la creación de los
llamados sistemas de apoyo a la decisión que se vienen desarrollando
en algunas empresas, donde pueden integrarse, junto a otro tipo de
información relevante para la toma de decisiones, modelos cuantitativos,
contribuirán sin dudas a lograr un uso sistemático de estas técnicas en
110
la toma de decisiones en particular en esa área tan importante para la
empresa como es la de aprovisionamientos.
d. La orden de compra
La ORDEN DE COMPRA, es una forma de contrato con las condiciones
que el comprador estipula y que es aceptada por el vendedor, incluye
descripción de la mercancía o servicio, cantidades, plazos de entrega,
precios, condiciones de pago , etc.
Al emitir una orden de compra debemos registrar la cantidad pedida
sumándola a nuestro saldo de pedidos pendientes, esto es porque
cuando determinemos las cantidades al comprar debemos conocer las
cantidades pendientes de entrega por nuestros proveedores.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los
artículos y presentar una factura.
Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse
de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de
compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
111
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
- Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al
departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por
pagar y otra copia para el departamento de compras.
Existen cuatro formas en las que se pueden generar las compras de
ítems a los proveedores, estas son:
Mediante el ciclo:
- Solicitud de compra,
- Autorización de la solicitud de compra.
- Cotización.
- Adjudicación.
- Generación de la orden de compra en forma automática.
Mediante el ciclo:
- Cotización.
- Adjudicación.
- Generación de la orden de compra en forma automática.
Mediante el ciclo:
- Solicitud de compra.
- Generación de la orden de compra en forma automática.
- vía parámetros para permitir o no permitir su uso.
Mediante el ingreso directo de la orden de compra.
- En este caso se ingresa la orden de compra directamente
112
113
114
Orden de compra
Periódicamente, nuestros clientes, en función de la revisión de stocks,
determinaran una necesidad de compra, debiendo por tanto generar
internamente un proceso de selección del artículo a comprar en base a la
lectura de las diferentes listas de precios, su comparación y un criterio de
selección en base a determinados parámetros, precios de compra,
condiciones de pago, plazos de entrega, etc.
Una vez determinado el pedido, se emitirá por parte de nuestro cliente una
Orden de Compra, la cual contendrá los datos necesarios para que su
pedido sea aceptado, esto es
115
116
De acuerdo a su propuesta de fecha 13-07-2007, les agradeceremos se
sirvan atender lo siguiente:
SERVICIO DE PINTADO DE LA INTENDENCIA REGIONAL CUSCO
ÍTEM
01 DESCRIPCIÓN UNID. CANT.
P.UNI
T. TOTAL
1.01 Acondicionamiento y pintura general. M2 850 4.4890 3,815.65
1.02
Acondicionamiento y pintura general de
puertas metálicas. M2 42 5.0320 211.34
FORMA DE PAGO: Cheque de Gerencia.
GARANTIA: 07 Meses.
PLAZO DE EJECUCIÓN: 11 días calendario de entregada la Orden de Compra
LUGAR DE EJECUCIÓN: Local de la Intendencia Regional Cusco y Aduana Cusco.
Las bases y la propuesta del proveedor forma parte de la presente orden de servicio.
SOLICITADO POR: Intendencia Regional Cusco.
PROCESO DE SELECCIÓN: AMC- 0003-2007-SUNAT/2N0000
EL CONTRATISTA SE OBLIGA A CUMPLIR CON LAS OBLIGACIONES QUE LE
CORRESPONDEN, BAJO SANCIÓN DE QUEDAR INHABILITADO PARA
CONTRATAR CON EL ESTADO, EN CASO DE INCUMPLIMIENTO.
COSTO DIRECTO
IGV 19%
4,026.99
765.13
TOTAL ( en nuevos soles ) 4,792.12
117
118
14. Desarrollo, seguimiento y recepción de órdenes de compra
Una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben
acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el
fin de suministrar control sobre su uso.
El control y entrega de las Órdenes de compra por lo general considera
los siguientes aspectos:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Sabemos que La orden de compra es una autorización al proveedor para
entregar los artículos y presentar Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
- Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al
departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar
y otra copia para el departamento de compras.
a. Informe de Recepción
Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de
recepción los desempaca y los cuenta. Se revisan los artículos para
tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las
especificaciones de la orden de compra y de la lista de empaque. Luego
el departamento de recepción emite un informe de recepción.
Este formato contiene:
- Nombre del proveedor
- Número de orden de compra
119
- Fecha en que se recibe el pedido
- Cantidad recibida
- Descripción de los artículos
- Diferencia con la orden de compra ( artículos dañados )
- Firma autorizada
El original lo guarda el departamento de recepción. Las copias se envían
al departamento de compra y al departamento de cuentas por paga, las
copias también se envían al departamento de contabilidad y al empleado
de almacén que inició la requisición de compra, además se adjunta una
copia de los materiales que van al almacén.
Figura 8. Proceso de Recepción
b. Registro de órdenes de compra
Es una herramienta administrativa en la cual nos indica las cantidades
de artículos que deberán comprarse, así como el tiempo en que deberá
suministrarse al almacén para la producción de la que se dedique la
empresa. En el caso de las empresas industriales, un programa nos
120
indica cuántas piezas de cada parte debe adquirir para la fabricación
pronosticada de su producto final. Cabe hacer mención que es
indispensable clasificar los artículos en cuanto a su costo, representando
el 80% del total a comprar a los de más alto costo, el 15% a los de costo
medio y el 5% restante a los de costo más bajo. A esta clasificación se
le denomina “ABC”.
c. Estadísticas de compras
Una de las estrategias de compra y aprovisionamiento deben estar
basadas en la evaluación de los requerimientos y en las condiciones del
mercado para registrar las estadísticas de compras.
Dependerán de los niveles de costos de los compradores y de los riesgos
de aprovisionamiento involucrados. También es necesario considerar
temas como la cantidad y clase de proveedores a emplear, el tipo de
relación a establecer con éstos y los contratos a suscribir; así como la
gerencia de cada socio Estratégico y cada contrato.
Las empresas de cualquier sector de la economía experimentan
constantemente la acción de nuevos competidores, realidad que está
exigiendo a los empresarios, tanto proveedores como comerciantes,
aplicar estrategias logísticas diferentes a las tradicionales para continuar
vigentes, seguir creciendo y aumentar su participación en el mercado.
Esto depende de la visión del futuro que tenga la alta gerencia, de los
recursos, las estrategias y la expectativa de rentabilidad que tenga una
compañía como resultado de su operación. Quien compra bien vende
bien, reza un viejo adagio, por eso una forma de mejorar la rentabilidad
de la organización es mediante las negociaciones con la contraparte. El
comprador trata de lograr mejores condiciones (precio, calidad y garantía
en los bienes adquiridos) y el vendedor de hacer una venta con buenos
márgenes para su compañía. Finalmente, el balance de la transacción
es el resultado del trabajo en equipo asumido por las áreas de compras,
marketing y ventas de aprovisionamiento, en concordancia con los
objetivos estratégicos de la compañía; y con la formulación de un plan
121
de suministros, con las especificaciones y requerimientos de insumos;
para luego continuar con el análisis del mercado de proveedores,
nacionales y extranjeros de proveedores a emplear, el tipo de relación a
establecer con éstos y los contratos a suscribir; así como la gerencia de
cada socio estratégico y cada contrato. El modelo contempla pautas para
la evaluación y homologación de proveedores y para la obtención y
selección de ofertas, dependiendo de la compra a efectuar.
En las estadísticas de compras se deberá registrar los siguientes datos:
Capacidad de compra
En el ambiente competitivo, y ante la necesidad de obtener utilidades y
satisfacer las metas financieras, aparecen los estilos, el poder y la
capacidad de los negociadores, fruto de su formación, experiencia,
principios y convicciones o también de las exigencias de su propia
organización y del medio; que originan las condiciones acordadas o a
veces impuestas por el poder del más fuerte.
Gestión de relaciones con proveedores
Es básicamente, la preparación de los contratos que definen las
principales obligaciones de las partes y determinan el contexto en el cual
la relación de negocios se llevará a cabo, los términos afines con el tipo
de vínculo contractual deseado, los aspectos legales, el incumplimiento
contractual y la solución de disputas.
Una vez firmado el contrato, es importante asegurar su efectivo
cumplimiento y administrar acertadamente la relación con los
proveedores; entendiendo los temas de gestión del mismo como los toles
y responsabilidad de las partes que los
B. ALMACENES
122
Almacén es el lugar, interno ó externo, propio ó contratado, en donde tenemos
los materiales de stock que son necesarios para las operaciones, ya sean de
ventas, producción o servicios.
También el almacén es el lugar obligatorio por donde deben pasar física y/o
administrativamente TODOS los materiales que por cualquier motivo ingresen
a la empresa.
Las personas que trabajamos en el almacén, tenemos un desafío: demostrar
que éste es capaz de obtener utilidades para la empresa y no es simplemente
un gasto inútil; tenemos que lograr que el costo del almacenamiento es mucho
menor que los beneficios que se obtienen al satisfacer en forma oportuna y
económica los requerimientos del usuario y/o cliente. Para este fin, la principal
labor que le corresponde al almacén, es ADMINISTRAR en forma óptima los
stocks, de lo contrario, será una carga costosa.
1. El almacén y la logística
Nosotros sabemos que el objetivo logístico es el abastecimiento eficiente
de los materiales para las operaciones de una empresa o institución, en:
- Calidad
- Oportunidad y
- Cantidad,
- al menor costo posible.
Para poder conseguir este objetivo, es necesario realizar las siguientes
funciones:
- Control de materiales
- Programación
- Compras
- Almacenes
123
El control de materiales determina ¿Qué es lo que debemos adquirir?.
Señala las especificaciones mínimas necesarias que debe reunir un
material para satisfacer las necesidades de la empresa.
El control de materiales también se encarga de “Estudio de Materiales” y
de la determinación y mantenimiento del Catálogo de Materiales.
El control de materiales se encarga de que la calidad (determinada por un
conjunto de especificaciones) de cada uno de los materiales esté bien
definida. Cuando no existe control de materiales, es decir, no se especifica
bien lo que se compra, en la empresa existirán muchos Materiales
Inactivos, que incrementan innecesariamente los costos de almacén. Para
cumplir este cometido, control de materiales, debe coordinar con el usuario,
control de calidad, ingeniería, compras y en muchos casos, solicitar
asistencia de los proveedores y con empresas amigas.
2. La programación
Es la base del ordenamiento que debe existir en todo proceso logístico. La
programación determina la Cantidad y la Oportunidad en que deben estar
los materiales en el almacén.
Cuando no existe la programación, Compras se convierte en un Mandadero
de la empresa.
Si se programan adecuadamente las necesidades de materiales, se tendrá
el tiempo suficiente para Administrar las compras, de lo contrario, todo será
urgente, y ya sabemos, que muchas veces, los proveedores se aprovechan
de las emergencias, encareciendo los productos.
3. Las compras
Compras es el encargado de buscar la mejor oferta que cumpla con la
calidad, cantidad y oportunidad, previamente determinados.
124
Compras es pues el encargado de obtener el menor Costo, pero que
cumpla con los requerimientos anteriormente citados. Para este fin,
compras debe conocer perfectamente el mercado de proveedores.
4. Almacenes
Luego de compras, el proveedor entrega la mercadería al almacén, el cual
es responsable de la recepción, almacenamiento y distribución.
Ya hemos mencionado que:
- Control de materiales determina la Calidad
- Programación de materiales determina la Cantidad y Oportunidad
- Compras determina el Costo
¿Cómo contribuye “almacenes” al objetivo logístico?
Almacenes debe ser responsable del CONTROL DE MATERIALES y de la
PROGRAMACIÓN.
5. Objetivo del almacén
¿Por qué almacenamos?
Almacenamos para:
- Garantizar la continuidad de las operaciones
- Prever épocas de escasez
- Obtener en algún momento, compras por oportunidad u ofertas
Estos motivos por los que almacenamos, deben ser compatibles con los
objetivos del almacén, que son:
- Mantener niveles adecuados de stock
- Mantener la mercadería en perfectas condiciones desde que ingresa
hasta que es requerida, minimizando las mermas
- Minimizar los costos de posesión
125
- Llevar un control eficiente de los materiales a su cargo, eliminando las
pérdidas.
- Llevar un control de consumos de los materiales, de acuerdo a los
objetivos de la empresa y de los ratios establecidos.
- Normalización y estandarización de los materiales, racionalizando el
número de items.
- Creación y/ó mantenimiento del catálogo de materiales
- Estudio de materiales, buscando permanentemente nuevos items que
reemplacen con ventajas a los existentes.
6. Organización al almacén
Es muy relativo hablar de “Organización”, pues cada empresa es un
“Universo” que tiene problemas y situaciones muy diferentes de otras.
El almacén debe organizarse de tal manera que cumpla con las funciones
básicas y los objetivos de la empresa, algunos de los cuales hemos
enumerado en el capítulo anterior.
A continuación podríamos señalar como ejemplo la siguiente organización:
RECEPCIÓN: La función de recepción debe ser independiente de la función
específica de almacenamiento ya que ésta le corresponde al responsable
de cada uno de los almacenes que pueda tener la empresa.
126
Es necesario que exista esta independencia para que pueda existir el
control “cruzado”.
7. Programación y control materiales
Ya hemos mencionado que el almacén debe administrar los stocks, por
eso, es responsable de la programación de los materiales de stock y
también de realizar el control de materiales.
A través de esta última función, el almacén debe realizar:
a. Control de pedido de materiales de stocks y no stocks: Esta labor
consiste en revisar que los pedidos que realizan los usuarios, sean
compatibles con las necesidades reales de la empresa. Generalmente,
con los pedidos de reposición de stocks, no existen mayores problemas
porque ya se conocen y consumen constantemente pero son los pedidos
de no stock los que nos ocasionan las mayores dudas en cuanto a su
real necesidad, cantidad que se solicite y si las especificaciones están
completas. Para realizar este control, de acuerdo al tipo de empresa y
materiales que consume, la empresa debe tener personal técnico y que
realice una función de campo, es decir In- Situ, en donde se requiere el
material.
b. Estudio de materiales: El personal técnico debe estar
permanentemente en búsqueda de materiales nuevos que reemplacen
con ventajas a los existentes, en cuanto a:
- Costo
- Rendimiento
- Obtención
- Disponibilidad en el mercado
- Procedencia
- Integración nacional
- Desarrollo de proveedores, etc.
c. Catalogación: El catálogo, como vamos a ver posteriormente es una
herramienta indispensable para la empresa. El encargado de crearlo y
mantenerlo actualizado es control de materiales.
127
8. Almacenamiento
El almacenamiento propiamente dicho, consiste en ingresar el material al
almacén y entregarlo en perfectas condiciones, cuando sea requerido por
el usuario o cliente. Es responsable del control físico y del control contable
de la mercadería y de la generación de la documentación administrativa.
Todos los materiales de la empresa deben ser controlados directa o
indirectamente por almacenes. Para poder realizar un control eficiente de
cada uno de ellos, debemos tener un catálogo.
a. El catálogo
El catálogo es la relación ordenada de los diferentes materiales que
existen en la empresa.
Consta de:
- Código
- Descripción
- U/M (Unidad de medida o manejo)
- Ubicación
El catálogo es la base del sistema de control, pues sin él, no podremos
tener un buen kardex y por consiguiente tampoco podremos Administrar
los materiales. Sin un buen catálogo, tampoco podremos mecanizar los
almacenes, ni las compras, por consiguiente la información contable
será deficiente.
b. El código
Es la identificación de todos y cada uno de los items de la empresa. Así
mismo es la base de todo sistema de control. Todo a nuestro alrededor
está codificado:
Nombre (código alfabético), # de L.E o DNI., # de carnet de seguro, # de
teléfono, # de brevete, placa del carro, # de L. Militar, dirección, cta. cte,
talla de ropa, etc., etc.
128
El código puede ser:
- Alfabético (A-Z)
- Numérico (0-9)
- Alfa numérico (A-9)
A continuación vamos a ver un ejemplo de codificación de artículos de
una ferretería:
Primero tenemos que realizar un levantamiento de información en los
almacenes para saber los materiales que tenemos:
En segundo lugar, establecemos el “patrón” codificador de información,
ya sabemos la cantidad y variedad a artículos ó items que existen en el
almacén. En ésta base, establecemos el número de dígitos que debe
tener nuestro catálogo, y la composición de éste. Por ejemplo:
129
Luego, para cada
artículo, le buscamos una familia. El nombre de la familia depende de
cada empresa.
Por ejemplo, para el primer artículo, perno de cabeza hexagonal, le
asignamos la familia “Pernos de cabeza hexagonal”, a la pintura latex, la
familia de “Pinturas y solventes” y así sucesivamente.
Para cada familia, según nuestro patrón codificador le corresponden 2
dígitos. Se los asignamos, teniendo en cuenta que siempre hay que dejar
espacios para poder intercalar algunas familias “nuevas”.
Por último, ordenamos en forma ascendente a todas las familias, y les
buscamos: grupos que contengan a los artículos determinados en el
levantamiento.
130
131
9. Clasificación de los stocks
a. Por su procedencia
- Local
- Nacional
- Importado
b. Por su demanda
-Regulares
- Irregulares
- Eventuales
c. Por su importancia operativa
- Estratégico
- Normal
- No operativos
d. Por su existencia
- De stock
- De no stock
132
e. Por su obtención
- Preparados
- Fabricación
f. Por su movimiento
- Activos: Son aquellos que tienen movimiento dentro de un periodo
previamente establecido.
- Inactivos: Son los que no tienen movimiento dentro de un periodo
establecido.
- Agotados: Son los que tienen movimiento, pero en el momento de
hacer la clasificación, se encuentran sin stock. Estos materiales, previo
análisis, debemos reponerlos con premura porque podrían estar
causando desabastecimiento.
- Códigos muertos: Son ítems que existen en el catálogo pero no tiene
stocks y ya no se utilizarán. Estos materiales debemos el minarlos
Muchas veces, se quiere guardar "Historia", en ése caso, podríamos
guardarlos en un back up. (borrador).
Cómo determinamos la "Inactividad* de un material?
Por su importancia económica
Llamada también:
Ley de Pareto
Curva 80.20
Clasificación ABC
A fines del siglo pasado un economista italiano llamado Pareto, realizó un
estudio socio - económico de la realidad de su país y encontró que un gran
porcentaje de la riqueza del país (80%) estaba concentrado relativamente
en una pequeña minoría (20%). siguiendo con su estudio, determinó que el
siguiente 15% de Las riquezas, estaba en manos del 30% de los habitantes
y el 5% se distribuía entre la gran mayoría (50%).
No fue sino hasta después de la 2da Guerra Mundial en que un ingeniero
de la General Electric, llamado Dickens (por eso se conoce también como
133
clasificación Dickeniana), aplicó esta teoría a los ítems de su empresa,
viendo que se cumplía la ley. Primero en resumen y luego graficado:
Esta clasificación es una de las más importantes en el campo
administrativo, pues nos ayuda a identificar los Items más importantes,
cuya atención nos será muy úti para controlar los aspectos que sean
necesarios.
En el caso logístico hay muchas aplicaciones, como por ejemplo:
Compras:
- Clasificación ABC por volumen de compra
- Clasificación ABC por proveedores
Almacenes:
- Clasificación ABC valor - consumo
- Clasificación ABC de materiales inactivos
Ventas:
- Clasificación ABC por volumen de venta
- Clasificación ABC por margen de utilidad
- Clasificación ABC por clientes
134
La más importante en nuestro caso es la de valor - consumo.
Así, por ejemplo, si tenemos los siguientes materiales de los que
conocemos su valor unitario y su consumo anual:
¿Cuál será el más importante?
Será el primero si nos basamos por su precio unitario, el segundo si nos
basamos en el consumo anual: pero anualmente, ¿en cuál invertimos y
gastamos más?
Si calculamos el valor consumo anual de cada uno de ellos, tendremos:
Es decir, la importancia económica de un material no se calcula por su valor
unitario, ni por su consumo anual, sino por el VALOR DE SU CONSUMO
ANUAL.
Para confeccionar un cuadro que nos permita legar a determinar la
clasificación ABC, debemos calcular el valor - consumo anual izado de cada
135
ítem y luego clasificados de mayor a menor. En el punto superior quedaran
los A. en el intermedio los B. y al final los C.
No debemos limitamos estrictamente por la ley de Pareto, sino, utilizar
nuestro criterio para definir la clasificación: es decir nosotros decidimos
cuáles son A. cuáles son B y cuáles son C.
Entonces como conclusión podemos definir
Materiales "A' son muy importantes económicamente
Materiales "B" son medianamente importantes económicamente
Materiales "C" no tienen mayor importancia económica.
Utilizamos el ABC para establecer nuestra política de stocks. Asi tenemos
que el stock que debemos mantener para cada dase de materiales es:
- Lo mínimo necesario, tendiendo a cero (JIT - Just in Time o JAT Justo
a tiempo) Porque en estos materiales, una economía en el costo de
posesión o en el precio de compra o ventajas en la forma de pago,
serán muy significativos para la empresa, lo que no ocurre para los|
otros materiales, por lo que para ellos decidiremos:
- Stocks para un tiempo mediano: {4 meses por ejemplo).
- Lo máximo posible (8 ó 12 meses) porque son materiales de un valor -
consumo no significativo.
Esta política de stocks es modificada por 2 factores importantes:
- Duración del bien
- Capacidad del almacenamiento
Así mismo, para comprar, debemos tener más dedicación para los
materiales “A”, pues una ventaja en la adquisición de los insumos. será
importantísimo para la empresa.
136
10. Clases de almacenamiento
Podemos considerar los siguientes tipos:
a. Almacenes Financieros o Warrants
Son aquellos en que se almacena mercadería que se entrega en
garantía (warrants) por un préstamo, generalmente bancario. Estos
pueden ser alquilados a almaceneras o se puede negociar para que se
utilice un almacén dentro de la empresa, pero al cual tiene acceso
únicamente la empresa financiera acreedora.
Bien utilizado, puede ser un medio importante de financiamiento. Se
pueden “warrantear” mercaderías o insumos o productos terminados.
Los materiales “warranteados” se pueden liberar parcialmente pagando
al banco, el valor del material más los intereses correspondientes.
b. Almacenes autorizados de Aduana
Los terminales marítimos y aéreo, tienen los siguientes inconvenientes:
- Son inseguros por pérdidas y robos.
- Existen plazos para retirar la totalidad de la mercadería, en cuyo defecto
es declarada en abandono.
- No se puede retirar parcialmente la mercadería.
Para evitar estos inconvenientes, podemos gestionar que apenas se
desembarque la mercadería importada, sea depositada en almacenes
autorizados de aduanas con el fin de eliminar los problemas
mencionados pues, nuestra mercadería estará:
- Segura.
- No se declarará en abandono mientras paguemos los derechos de
almacenamiento.
- Se puede desaduanar parcialmente.
137
c. Almacenes de importación temporal
Las empresas que exporten productos, pueden solicitar la importación
de insumos que sean productivos, liberados de los derechos de aduana
y del IGV.
El Estado es muy riguroso en el control de los materiales que ingresan
al país con esta facilidad, que es necesaria para poder competir con
productos de otros países.
La falta de materiales que no corresponden al balance importación
temporal – exportación, puede ser asumido como contrabando, con las
penalidades correspondiente.
d. Almacenes de exportación temporal
En el caso que tengamos que remitir un material para su reparación al
extranjero, que deba volver a internarse, o de devoluciones al proveedor
con cargo a reingreso, por los que ya se pagaron los derechos de aduana
correspondiente, pueden ser solicitados como exportación temporal para
no duplicar el pago de los derechos.
Dentro de estos, podemos considerar también, los TIC: terminales
interiores de carga, creados por la Ley N° 25327 “Normas sobre el
transporte multimodal internacional de mercaderías”, que se dio para
facilitar el comercio internacional de zonas que no dispongan de
servicios de embarque – desembarque de cargas en contenedores ni
otras formas análogas.
Estos almacenes están bajo el control de la Sunad y toda la mercadería
que se interne en ellos se consideran “Exportadas” para todos sus
efectos.
e. De consignación
Es cuando el proveedor nos da los materiales que serán pagados con la
condición de ser consumidos o vendidos por nosotros.
138
Como es lógico, son aplicables para materiales “A”, pues no vale la pena
hacerlo para materiales B ó C.
Este sistema es importantísimo porque minimiza la inversión necesaria
y porque baja considerablemente el costo de posesión.
Es muy útil pero hay que tener un buen sistema de control de los stocks
y de los consumos, pues este tiende a aumentar por el sólo hecho de
tener los materiales disponibles o porque puede ser “incentivado” por el
proveedor.
11. Tipos de almacenes
Estos son los lugares de almacenamiento que debemos considerar dentro
de una empresa.
Estos pueden ser únicos o varios, según sea necesario.
a. De insumos
Son aquellos que contienen los materiales que se consumen en la
empresa, ya sea para uso interno o producción pueden ser
especializados o tener 1 sólo, general:
Por ejemplo:
- Almacén de materias primas
- Almacén de repuestos
- Economato
- Almacén de materiales pesados, etc.
b. De productos terminados
Como su nombre lo indica, son los que contienen los materiales que
produce la empresa. En este almacén, podríamos tener también los
semi-terminados.
c. De recuperos
Están los materiales usados, susceptibles de ser reparados o para su
venta “donde estén y como estén” o para ser eliminados.
139
d. De mercadería
Es donde están los materiales que compramos para comercializar
directamente. Podrían también estar junto con los productos terminados.
e. Bodegas o sub-almacenes
Son almacenes pequeños, en los que tenemos materiales de uso
frecuente y/o emergencia, que son necesarios cuando los usuarios están
muy alejados del almacén o cuando este no cubre todos los turnos de
trabajo que tiene la producción.
12. Medios de Almacenaje
a. Estanterías
La distribución de los artículos dentro de los locales, requiere
generalmente de medios especiales, denominados estanterías como
medios que aumentan la capacidad y flexibilidad de los locales, debiendo
construirse de acuerdo con la finalidad del local al cual pertenece, al
material que en ellos se van a poner y al movimiento que este tenga.
Las estanterías pueden ser metálicas de
madera o mixtas; y cada una de ellas
presenta sus ventajas e inconvenientes,
en relación con el almacenamiento de los
artículos. Por ello es que hay que
determinar, teniendo en cuenta el artículo
que se va a colocar en el estante. Cuál de
las tres formas es la más conveniente, sabiendo que las estanterías
metálicas presentan las siguientes:
Ventajas:
- Facilidad de montaje y desmontaje
- Mayor robustez y duración
- Menor volumen para su manipulación
140
- Mayor resistencia para el transporte sin deteriorarse
- Posibilidad en su construcción, pudiendo intercambiarse las
unidades y adaptarse a los diversos usos que requiere el Almacén
- Permite la instalación de unidades auxiliares, cajones etc.
- Mayor duración
- Mayor protección para los artículos
- Ninguna eventualidad para producir incendios
- Posibilidad de ampliación en cualquier momento (flexibilidad)
- Mejor utilización de la superficie del almacenamiento, por el
espacio que ocupan
- No se deterioran por la acción de insectos, ratas, ratones o plagas
de insectos
- Facilidad para la limpieza, desinfección y mantenimiento en
cualquier momento
- Mejor presentación
Desventajas:
- Mayor costo
- Construcción por firmas especializadas
- Mayor peso y por consiguiente mayor precisión sobre el suelo.
Que en contrapartida, la estantería de madera, tiene las siguientes:
Ventajas:
- Menos costosas
- Pueden construirse en la misma entidad
- Peso reducido
- Adaptables a las condiciones de los locales por su construcción
en el lugar y de acuerdo a la forma del local.
- Mejor protección para los artículos delicados, por ser más blandas
que el metal
Desventajas:
141
- Se deterioran al desmontarse y presentan dificultades para volver
a montarlas sin mayor costo
- Menor resistencia y duración
- Mayor volumen para la manipulación e instalación
- Poca resistencia al transporte.
- Pocas posibilidades de estandarización
- No permite el intercambio, por cuanto se corre el riesgo de
dañarlas, resultando un trabajo complejo y costoso
- Menor resistencia a los golpes
- Fáciles de deteriorarse
- Menor duración y seguridad
- Pueden incendiarse y producir incendios por ser la madera
combustible
- Pueden astillarse y ser causa de accidentes en el personal
- Reducen la utilización del espacio por su volumen
- Susceptibles de ser atacados por alimañas, insectos, ratas, etc.
- Difíciles de limpiar y mantener, pues el tiempo atenta contra ellas.
- Escaso valor de recuperación.
El estudio que se haga del material por guardar, la
cantidad por invertir, el espacio que hay que ocupar con
las estanterías, y las proyecciones futuras que pueda
tener el local materia del estudio, determinarán el tipo de
estantería que debe escogerse, siendo en muchos casos
la combinación de metal con madera, la solución ideal
pues es de aprovechar las condiciones favorables de ambas estructuras.
Con la aparición de los ángulos ranurados se ha conseguido mayor
flexibilidad para la construcción de estanterías metálicas, por cuanto es
fácil levantarlas en el lugar y utilizar la madera sin mayor deterioro de
ésta.
142
Cualquiera que sea la clase o tipo de estanterías que se utilice, dará a
los locales las siguientes ventajas:
- Seguridad en la colocación de los artículos
- Empleo de la altura en los locales
- Facilidad para la clasificación de los artículos
- Facilidad para reunir los artículos menudos sin amontonarlos
- Facilidad para la colocación de los artículos pesados que por su
forma pueden superponerse
- Mejor conservación de los materiales frágiles
- Precisión y rapidez en los controles
- Mayor facilidad de ubicación
A pesar de su costo y del mantenimiento que necesitan, son una
verdadera ayuda y se convierten en una verdadera necesidad para el
almacenaje de los artículos.
13. Tipos de estantería
El tipo de estante a usar, la forma que tendrán, el material de que estará
hecho, las dimensiones, la altura, el ancho que tendrán, la colocación y
distribución dentro del local, etc., son determinadas por los artículos que
cada estante guardará.
- No se trata de colocar estantes por ocupar todo el local, ni de
armarlos todos iguales por uniformar la presentación, sino que hay
necesidad de efectuar un estudio conforme hemos indicado, para
obtener la solución más adecuada y de menos costo.
- Estanterías desmontables, formadas por elementos que se arman y
desarman fácilmente, susceptibles de ser trasladadas sin
deteriorarse y que pueden ser:
- Abiertas o de tipo abierto, en las que solamente existen los largueros
o pies derechos y los horizontales que pueden ser delgados, como
los pies derechos o gruesos y anchos y que forman el andamio
propiamente dicho.
143
- Cerrados en los extremos, que además de lo indicado en el tipo
anterior, considera en sus extremos planchas que los cierran.
- Cerrados en los extremos y en el fondo, que les da mayor estabilidad
y permite separar los artículos mediante la separación de los
casilleros.
A los tipos indicados, se les puede añadir
listones delanteros y dar así mayor seguridad
para el almacenamiento de objetos irregulares y
pequeños.
Se pueden formar pequeños casilleros, en los
grandes formados por los pisos derechos y horizontales colocando
divisiones verticales y horizontales, de manera de lograr el almacenamiento
y en forma ordenada de artículos diferentes cuya existencia no es muy
voluminosa.
- Inclinadas, que facilita el procedimiento de salida de lo que entra
primero sale primero, como ya hemos estudiado.
- De rodillos, que sirven para almacenar artículos muy pesados y
difíciles de mover.
Estanterías fijas o no desmontables, constituidas por elementos armados
con anterioridad y que no se desarman. Pueden ser cajones, bastidores,
muebles adecuadamente para el almacenamiento, etc., que muchas
vences se utilizan en combinación con los anteriores.
También pueden ser de tipo abierto, cerrado en los extremos y en el fondo,
con casilleros, etc. y son muy útiles en los almacenes pero están siendo
desplazados por los desmontables por esta ventaja.
14. Medios de Transporte
144
Hay que determinar cuáles son los más
apropiados considerando:
- Las características de los artículos.
- Características de las zonas de
almacenaje.
- Las distancias a recorrer.
- El volumen de las operaciones
Estos medios cumplen con diversas funciones:
- Para levantar y bajar.
- Para desplazamiento vertical u horizontal.
- Para transporte de granos.
Considerando que los medios de transporte son costosos,
especialmente los mecánicos y eléctricos hay necesidad de tener en
cuenta que su rendimiento y duración depende del personal que lo tiene
a su cargo y que si no sabe emplearlos puede perderlo, gravando con
ello a la dependencia.
a. Clasificación de los medios de transporte
Teniendo en cuenta que la utilización de medios de transporte es
imprescindible en la manipulación de las existencias, y que dichos
medios son más o menos costosos, vamos a determinar su clasificación
de acuerdo a:
Naturaleza del Servicio.- Si se toma como criterio de clasificación el
servicio que prestan, los medios de transporte pueden ser:
- Medios para levantar y bajar (desplazamientos verticales)
- Medios para desplazamientos horizontales
- Medios combinados para desplazamientos verticales y
horizontales.
Naturaleza del Material.- Pueden clasificarse en:
145
- Medios de transporte a granel.
- Medios de transporte de material envasado o embalado.
Sector en que sirven.-
medios para el interior de los locales
medios para el exterior de los locales, dentro de la zona de
almacenaje.
Movilidad.-
Fijos
Semi fijos o de áreas limitadas
Móviles o área extensa que pueden dividirse en:
»Portátiles
»Automotores
Es conveniente tener en cuenta que tanto la utilización de los medios
disponibles como la adquisición y otros medios, están íntimamente
ligados a las existencias del Almacén y las necesidades que ellas exigen
para su manipulación y transporte, y que como hemos indicado, para las
estanterías, es necesario realizar un estudio para determinar su
adquisición o su empleo, sobre todo teniendo en cuenta el costo de los
medios.
Para emplearlos hay necesidad de contar con personal idóneo, práctico,
que lo sepa utilizar convenientemente y que conozca su utilidad y los
límites de su empleo; y también hay que elaborar un programa de
mantenimiento de forma que se puedan prevenir los inconvenientes o
averías que presenten, al igual que hay que programar las operaciones
en que se utilizarán e manera de evitar tiempos muertos o de no
utilización en su empleo, transportes inútiles o empleando medios que
no corresponden, mayor empleo de personal que el que corresponde o
mal empleo del personal por tratar de acelerar el movimiento de los
artículos y éste debe ser lo más bajo posible.
b. Medios de Transporte Interno
146
Considerados como "medios" por cuanto ayudan a la manipulación y
traslado de las existencias, los medios de transporte interno, van desde
la mano del hombre, hasta la moderna y eficiente carretilla elevadora, y
su utilización en las operaciones de almacenaje, responde a una
apreciación o estudio de los siguientes factores:
Características de los artículos
Es indispensable tener en cuenta qué es lo que se va a manipular o
transportar, y especialmente su peso, volumen, forma, dimensiones,
resistencia o fragilidad cantidad, embalaje que tiene, etc. por cuanto de
ello se logrará determinar cual de los medios de transporte interno será
el que mejor resultado nos dé.
Características de los medios de transporte que disponemos
Este es un punto importantísimo en el estudio a realizar, por cuanto los
otros factores debemos compararlos con éste, para llegar a conclusiones
satisfactorias de estas características debemos conocer:
- Capacidad de carga.
- Capacidad de maniobra.
- Velocidad que puede desarrollar a plena carga.
- Ancho y longitud del medio.
- Espacio que requiere para sus movimientos.
- Tipo de ruedas o elementos sobre el cual se mueve.
- Máximo volumen que puede transportar.
En los casos de medios mecánicos o eléctricos hay que agregar:
- Capacidad de elevación de los artículos al suelo.
- Características de las horquillas (si dispone de ellas)
- Consumo de combustible y lubricante en las ocho horas de trabajo
- Peso del vehículo
- Altura del vehículo cargado o descargado.
- Tipo de neumático que usa.
- Ancho y longitud del vehículo.
- Características del Motor.
147
- Si dispone de accesorios, posibilidad de utilización.
Características de la Zona de Almacenaje
En este aspecto hay que considerar la capacidad de carga del
pavimento, para evitar el que se deteriore, tamaño de las puertas,
columnas existentes en el interior de los locales y separación entre ellas;
tamaño del local o plataforma a utilizar para guardar los artículos; pisos
o plantas que tengan los locales, etc. por cuanto inciden sobre el medio
a utilizar para el transporte de los artículos.
Características de los medios de transporte externo en que llegan
los artículos
Los vehículos o medios de transporte en que llegan o salen los artículos
el Almacén, es conveniente apreciarlos para utilizar el personal y medio
que satisfaga sin mayor esfuerzo o gasto, la tarea de cargar o descargar
las mercaderías o materiales que llegan o salen del Almacén. Puede
tratarse de camiones de plataforma alta, o de plataforma baja o
camionetas, trailers, etc.
Distancia por recorrer
Según la distancia de desplazamiento se podrá determinar que medio
debe ser utilizado, considerando desde el empleo del hombre hasta
grúas, carretillas elevadores, vagones jalados por tractores, etc.
Volumen de las operaciones
El mayor o menor movimiento de artículos determinará no solamente la
utilización del medio, sino que muchas veces es el factor que incide
sobre la adquisición de vehículos cuando dicho movimiento no puede ser
atendido por los medios de que se dispone, además se debe tener en
cuenta que si el volumen es muy grande habrá que emplear medios de
gran capacidad y rapidez de manera de acelerar el transporte.
c. Equipo de Almacenaje
Además de los medios indicados en los títulos anteriores, hay otros
elementos que son necesarios para los depósitos o locales de
almacenamiento, que ayudan al funcionamiento y desempeño del
personal de almacenes en el mantenimiento, acomodo, ordenamiento y
148
control de los artículos en existencia y que se denominan "equipo de
almacenaje". Entre ellos, tenemos los siguientes:
Mostradores
Pueden ser fijos, móviles o mixtos. Estos últimos se conocen como
seccionados porque una parte es fija y la otra móvil, Su finalidad es
delimitar la toma o espacio del local y hasta donde pueden llegar los
consumidores. Al mismo tiempo sirven de ayuda para el despacho de los
artículos.
Las Balanzas
Son utilizadas para pesar los artículos cuya unidad de salida es el gramo,
el kilo, etc. Son de gran utilidad en los depósitos y su uso es general.
Hay diferentes tipos de balanzas y de diferentes capacidades.
También debemos contar entre las balanzas aquellas que sirven para
contar artículos y que se denominan "balanzas contadoras" cuyo sistema
permite al pesar o colocar los materiales en la plataforma, saber cuantas
unidades se han colocado sin necesidad de contarlas una a una.
Las Escaleras
Son necesarias en los locales para alcanzar los artículos colocados en
la parte superior de las estanterías cuando éstas tienen más de 2.40 mts.
de altura. Pueden ser fijas o móviles, y ésta última se encuentra montada
sobre plataformas con ruedas; sobre carriles aéreos o guías que corren
a lo largo de la parte superior de las estanterías y con ruedas en la parte
inferior, pueden ser de transporte manual y entre éstas las de tijera o las
simples.
Las camillas o plataformas
Son utilizadas con el elevador de horquilla para el mejor almacenamiento
y transporte de artículos contenidos en bolsas, como el cemento,
baritina, pintura en polvo, etc.
La utilización de estas plataformas permite mover grandes lotes de
mercaderías como ahorro de tiempo y reducen la manipulación de los
artículos evitando los deterioros y daños que suelen causarse a las
existencias durante el manipuleo, sobre todo a los artículos en polvo.
Hay que tener en cuenta que las dimensiones de éstas plataformas
deben estar de acuerdo con las medidas externas el acondicionamiento
149
o embalaje de los artículos por transportar, escogiéndose principalmente
los múltiples de dichas medidas para las de las plataformas. Sin
embargo, hay que fijarse que no sean incómodas ni determinen
dificultades en el trabajo.
Equipo diverso
Involucra equipo accesorio como son winches, metros, contadores,
calibradores, los catálogos de los productos, etc., que ayudan a
identificar los artículos y a cerciorarse de las características que deben
tener.
Todo equipo indicado debe distribuirse en relación con los artículos que
se guardan en los locales y según el número de personas que en ellos
trabajen y necesiten de estos medios para facilitar su labor, evitar
demoras y entorpecimientos, y de esta manera aumentar el rendimiento
y eficacia del almacén.
d. Montacargas y transportadores (conveyors).
Para almacenar las mercancías, además de la nave o edificio, las
instalaciones y los recursos humanos o personas que trabajan en el
almacén, se requiere de una serie de equipos que permitan: minimizar
el tiempo en las tareas de manipulación y almacenamiento; evitar que
los trabajadores hagan esfuerzos excesivos en el manejo de lotes
grandes o mercancías voluminosas; reducir costos, etcétera, y que al
mismo tiempo contribuyan a realizar las actividades de forma más
eficiente.
En el cuadro de abajo podemos ver que en una primera clasificación los
podemos dividir en equipos de almacenamiento estático y equipos de
almacenamiento dinámico.
150
Equipos de almacenamiento estático
Entre los equipos de almacenamiento
estático podemos distinguir los silos, que se
utilizan para el almacenamiento de
mercancía a granel como el arroz, trigo; en
empresas de materiales prefabricados para
construcción suelen disponer de silos para
almacenar cemento, yeso, o escayola.
Estos tienen un orificio de entrada, que se encuentra en la parte superior
del silo y el orificio de salida, que se encuentra en la parte baja tal como
se ve en la Figura.
En la actualidad podemos distinguir varios tipos de silos:
Según las unidades de almacenamiento
Pueden ser: simples y múltiples. Los primeros están constituidos por una
unidad para almacenar, y los múltiples están formados por varias
unidades para almacenar.
Según la forma.
Pueden ser: cilíndricos y poligonales.
Según el material de que están construidos
Distinguiremos los metálicos, de obra y de otros materiales, como el
poliéster.
151
Equipos para la manipulación y almacenamiento
Estáticos
Los silos:
Por las unidades de almacenamiento:
- Simples.
- Múltiples.
Por la forma:
- Cilíndricos.
- Poligonales.
Dinámicos
Con
movimiento sin
traslado
Cintas transportadoras.
Grúas aéreas.
Con
movimiento y
traslado:
Manuales Mecánicos
Transpaleta.
Apiladores.
Transpaleta.
Apilador.
Carretilla retráctil.
Carretillas
elevadoras.
Carretilla trilateral.
Carretilla
recogepedidos.
Transelevadores.
Vehículos guiados.
152
Montacargas
Un montacargas es un vehículo de uso rudo e
industrial, el cual se utiliza en almacenes y tiendas
de autoservicio para transportar tarimas con
mercancías y acomodarlas en racks. Aguanta
cargas pesadas, que ningún grupo de personas
podría soportar por sí misma, y ahorra horas de
trabajo pues se traslada un peso considerable de una sola vez en lugar
de ir dividiendo el contenido de las tarimas por partes o secciones. Su
uso, requiere una cierta capacitación y los gobiernos de distintos países
exigen a los negocios que sus empleados tramiten licencias especiales
para su manejo.
El montacargas o plataforma de carga que se utiliza para elevar
materiales y equipos verticalmente a sucesivos niveles, es posiblemente
el elemento de manejo mecánico más comúnmente usado.
Los montacargas son técnicamente vehículos pesados de metal o de
acero, que están elaborados con una plataforma que se desliza por una
guía lateral o vertical rígida o bien por dos guías rígidas paralelas, ambas
unidas a la estructura. Se utilizan para subir o bajar materiales pesados
principalmente en almacenes.
Existen muchos y muy variados tipos de montacargas, y se ha creado
una clasificación, que son modelos de designación "alfa" que permiten
conocer las características especiales de dicho montacargas.
153
Letra Descripción Se
maneja
E.- Es eléctrico con llantas neumáticas, contrapeso. Sentado
S.- Es ahorrador de espacio, con contrapeso de combustión
eléctrica, llantas neumáticas. Sentado.
H.- Contrapeso de combustión eléctrica, llantas neumáticas. Sentado.
J.- Es eléctrico. Contrapeso, llantas neumáticas. Sentado.
R.- Es recogedor de órdenes y eléctrico. Parado.
N.- Diseñado para pasillos angostos y es electrónico. Parado.
W.- Es un caminador eléctrico de plataforma.
B.- Es un caminador montado y eléctrico.
C.- Es un montado controlado central.
T.- Es un tractor.
Nomenclatura por categoría
CLASE 1.- Motor eléctrico, pasajero, Vehiculo de contrapeso (llantas
sólidas y neumáticas).
CLASE 2.- Vehículos de motor eléctrico para pasillo angosto (llantas
solidas).
CLASE 3.- Vehículos manuales con motor eléctrico o de pasajero
(llantas solidas).
CLASE 4.- Vehículos de motor de combustión interna (llantas solidas).
CLASE 5.- Vehículos manuales con motor eléctrico o de pasajero
(llantas neumáticas).
CLASE 6.- Tractores de motor eléctrico y de combustión interna (llantas
sólidas y neumáticas).
CLASE 7.- Montacargas de terreno escabroso (llantas neumáticas).
154
Cintas Transportadoras (conveyors)
Una cinta transportadora es un sistema de transporte
continuo formado básicamente por una banda continua
que se mueve entre dos tambores.
La banda es arrastrada por fricción por uno de los tambores, que a su
vez es accionado por un motor. El otro tambor suele girar libre, sin ningún
tipo de accionamiento, y su función es servir de retorno a la banda. La
banda es soportada por rodillos entre los dos tambores.
Debido al movimiento de la banda el material depositado sobre la banda
es transportado hacia el tambor de accionamiento donde la banda gira y
da la vuelta en sentido contrario. En esta zona el material depositado
sobre la banda es vertido fuera de la misma debido a la acción de la
gravedad.
Las cintas transportadoras se usan principalmente para transportar
materiales granulados, agrícolas e industriales, tales como cereales,
carbón, minerales, etcétera. A menudo para cargar o descargar buques
cargueros o camiones. Para transportar material por terreno inclinado se
usan unas secciones llamadas cintas elevadoras. Existe una amplia
variedad de cintas transportadoras, que difieren en su modo de
funcionamiento, medio y dirección de transporte, incluyendo
transportadores de tornillo, los sistemas de suelo móvil, que usan
planchas oscilantes para mover la carga, y transportadores de rodillos,
que usan una serie de rodillos móviles para transportar cajas o pallets.
Las cintas transportadoras se usan como componentes en la distribución
y almacenaje automatizados. Combinados con equipos informatizados
de manejo de pallets, permiten una distribución minorista, mayorista y
manufacturera más eficiente, permitiendo ahorrar mano de obra y
transportar rápidamente grandes volúmenes en los procesos, lo que
155
ahorra costes a las empresas que envía o reciben grandes cantidades,
reduciendo además el espacio de almacenaje necesario.
Esta misma tecnología se usa en dispositivos de transporte de personas
tales como cintas y escaleras mecánicas y en muchas cadenas de
montaje industriales. Las tiendas suelen contar con cintas
transportadoras en las cajas para desplazar los artículos comprados.
Las ventajas que tiene la cinta transportadora son:
- Permiten el transporte de materiales a gran distancia
- Se adaptan al terreno
- Tienen una gran capacidad de transporte
- Permiten transportar un variedad grande de materiales
- Es posible la carga y la descarga en cualquier punto del trazado
- Se puede desplazar
- No altera el producto transportado
Transportador de rodillos
El transportador de rodillos es un
dispositivo que, como su nombre lo
indica, utiliza rodillos metálicos para
facilitar el manejo y traslado de una
gran diversidad de objetos, tales como
cajas, tarimas, llantas, tambos,
paquetes, etc. dentro de una gran
diversidad de procesos industriales
siempre y cuando que cumplan la
condición de contar con un fondo regular. En caso contrario, suelen
emplearse otro tipo de dispositivos como el transportador de banda, el
transportador helicoidal, etc.
156
Tipos de transportadores de rodillos
Por la forma en que están construidos y su
accionamiento podemos dividirlos en varios tipos,
siendo los principales:
Por gravedad
Como su nombre lo indica, este dispositivo se
apoya en la fuerza de gravedad del objeto para
que se deslice entre los rodillos.
De rodillos para banda
En este tipo de transportadores los rodillos son accionados por medio de
una banda que los motoriza.
De rodillos accionados por cadena
En este tipo de transportadores los rodillos son accionados por medio de
una cadena que transmite la cadena de rodillo a rodillo, este tipo de
transportadores es ideal para el manejo de objetos de servicio pesado,
como pueden ser tarimas o tambos.
De rodillos para manejo de material a granel: Este tipo de
transportadores es el más utilizado para el transporte de mineral,
comparado con el sistema de trenes y camiones de gran capacidad de
carga más de 200 ton de carga, por ser el de menor costo para su
mantenimiento. El material en este caso en transportado por una cinta o
banda.
Los rodillos que se emplean en este tipo de transportadores se pueden
clasificar de tres tipos:
Rodillos de impacto
Estos rodillos son los que reciben la carga en la cinta transportadora;
están ubicados debajo de los chutes o tolvas por donde ingresa la carga,
generalmente son hechos de caucho debido a que absorben mejor el
impacto.
157
Rodillos de carga
Son los que transportan a lo largo de la cinta transportadora la carga de
esta, generalmente son de tubo de acero y pueden ser de configuración
de carga normal triple (consta de un bastidor y 3 rodillo) que son los más
usados, también los hay de un solo rodillo que se denomina de carga
simple.
Rodillos de retorno
Estos rodillos van ubicados en la parte inferior de la estructura de la cinta
transportadora, y es en ellos donde la cinta se apoya cuando empieza la
secuencia de retorno hacia la zona donde va a recibir nuevamente la
carga.
e. Paletización y unitarización de carga
La Unitarización es la agrupación de mercaderías en unidades
superiores de carga, con el fin
exclusivo de facilitar su transporte,
por lo que debe conservar su
integridad durante el tiempo que
dure su movilización.
El concepto de unidad de carga
significa el agrupamiento (groupage)
de uno o más ítems de carga general, que se movilizan como unidad
indivisible de carga. La paletización y la contenedorización constituyen
las modalidades más comunes de unitarización de la carga.
Paletización
La Paletización es la acción de colocar o anclar un cargamento sobre
una plataforma construida con diversos materiales, denominada paleta
o pallet, a efectos de facilitar el manipuleo de la carga.
158
El pallet o paleta es "una plataforma de
carga que consiste básicamente en dos
bases separadas entre sí por soportes o
una base única apoyada sobre patas de
una altura suficiente para permitir su
manipuleo por medio de camiones
montacargas o paleteros (el término
incluye paletas planas, de caja o con
pilares).
La unitarización en paletas que representa uno de los primeros intentos
de unitarización de la carga, consiste en colocar o anclar un cargamento
sobre una plataforma construida con diversos materiales.
Se refiere a que los productos son embalados algunas veces
inmediatamente después de que salen de la línea de producción: Se
colocan sobre una paleta y se cubren con una película plástica, o se fijan
unos a otros por medio de bandas (enzunchar). Otras veces los
productos son movilizados desde la línea de productos o la planta para
su embalaje y posterior paletización.
Características del pallet
Es un elemento utilizado para sostener, cargar, descargar, transportar y
almacenar productos.
Las paletas se definen como plataformas horizontales utilizadas como
base para apilar, almacenar, manipular y transportar cargas en general,
mediante el uso de carretillas elevadoras de horquilla, transpaletas o
cualquier otro mecanismo elevador adecuado. Están concebidas para
permitir que los productos sean manipulados, agrupadamente, por
métodos mecánicos.
Se pueden clasificar las paletas bajo dos criterios: en función de su forma
y del uso a que se destinen. La clasificación más generalizada es la que
atiende a su forma constructiva que viene recogida en la norma UNE-
159
49900 «Paletas para manipulación de mercancías». La que merece más
atención es la paleta de madera denominada europea, por ser la más
utilizada en la distribución de productos de gran consumo. Sus
dimensiones son 800 x 1.200 mm.
Es de interés señalar que la norma UNE-49902-77 Parte III establece las
características de la paleta mencionada, cuyo uso es recomendado por
la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC). Esta
asociación también elabora otras recomendaciones complementarias
sobre peso, limitando la carga máxima a 1.000 Kgs., y sobre alturas,
estableciendo una altura máxima recomendada de carga de 1,45 m.,
salvo excepciones relacionadas con los detergentes, líquidos o
productos de celulosa.
Se caracterizan por:
- Resistencia al maltrato y a daños
accidentales
- Capacidad de sostener la carga
sin flexionarse demasiado
- Resistir manipuleo y
almacenamiento sin fracturarse.
Beneficios de paletizar
- Disminución en los tiempos de cargue de vehículos
- Disminución de tiempos de atención en el recibo
- Menores costos de cargue y descargue
- Menor manipulación de los productos
- Disminución de reclamos por faltantes o sobrantes
- Optimización del espacio de almacenamiento
- Hace más eficiente el uso de la flota de transporte
- Mayor estabilidad del producto
- Mayor seguridad del personal
- Mejora las relaciones entre las partes
160
Objetivos
- Aprovechamiento Cúbico
- Área y altura útiles de la estiba
- Capacidad de Carga
- Reducción del Deterioro
- Consistencia de las cargas
- Disminución de Costos
- Menor tiempo de cargue y descargue
- Mejor utilización de espacio de bodega
- Facilita la administración de inventarios
PALLETS ESTANDAR ISO
Dimensiones Largo (L) Ancho(A)
Pulgadas mm Pulgadas mm Pulgadas mm
32 x 48 800 x 1200 48 1200 32 800
40 x 48 1000 x
1200
48 1200 40 1000
32 x 40 800 x 1000 40 1000 32 800
PALLETS MAS GRANDES
48 x 64 1200 x
1600
48 1200 64 1600
48 x 72 1200 x
1800
48 1200 72 1800
161
f. Contenedorización
La Contenedorización es un
método de distribución física
que utiliza una unidad de
transporte de carga llamada
contenedor, la cual permite el
acarreo de carga como una
unidad indivisible, segura e
inviolable, que se llena, vacía y
estiba en el lugar de origen y destino del embarque. Este sistema facilita
el transporte combinado.
El contenedor es un "elemento del equipo de transporte, de carácter
permanente y por lo tanto, suficientemente fuerte para ser utilizado
varias veces, diseñado especialmente para facilitar la movilización de
productos por uno o varios modos de transporte, suprimiendo el proceso
intermedio de recargue entre los modos, provisto de dispositivos para un
manipuleo rápido, especialmente su transferencia de un modo de
transporte a otro, y concebido para ser llenado o vaciado de manera
expedita.
Funciones:
- Sirve como unidad de carga para el transporte combinado.
- Sirve como embalaje. Los contenedores constituyen en embalaje
adicional.
- Facilitan el apilamiento.
- Agilizan el manipuleo.
162
Tipos de Contenedores
Contenedor :STD 20’ Contenedor :STD 40’
Capacidad cúbica: 33 m3
Dimensiones: 5.90 x 2.35 x
2.29
Peso Bruto Total: 21.000 Kg.
Tara del Contenedor: 2.250 kg
Peso neto de carga: 18.750 kg
Capacidad cúbica: 67.7 m3
Dimensiones: 12.03 x 2.35 x
2.39
Peso Bruto Total: 25.000 Kg.
Tara del Contenedor: 3.800 kg
Peso neto de carga: 21.200 kg
g. Aplicación de empaques y embalajes (labeling)
Empaque
Se habla mucho del empaque y su definición, pero no se muestra la
amplitud de su panorama. Se dice, en un sentido muy amplio, todo
aquello que por su forma y tamaño tiene capacidad para contener algún
producto. Ejemplos: un frasco de vidrio, una bolsa de papel o plástico,
una taza de plástico, un guacal, una caja de cartón, etc.
Esta definición ha encontrado tropiezos porque ignora las condiciones
específicas del proceso de producir y vender productos. Es decir,
solamente plantea las funciones y tareas que el empaque cumple, sin un
perfil que muestre el campo de acción del desarrollo que conduce al éxito
del proceso. Al no platearla en un campo práctico y específico su
aplicación no es un ejercicio de rutina.
Formulando una nueva definición para situarla dentro de un contexto, no
sólo más amplio, sino más específico porque muestra las relaciones
existentes entro los muchos proceso que exige una exitosa
comercialización. Esa nueva definición dice:
El empaque es un sistema coordinado mediante el cual los productos
producidos o cosechados son acomodados dentro de un conjunto
163
empaque para su traslado del sitio de producción al sitio de consumo sin
que sufran daño. El objetivo es lograr un vínculo comercial permanente
entre un producto y un consumidor. Ese vínculo deber ser beneficioso
para el consumidor y el productor.
Como puede entenderse, esta definición es más amplia y muestra ese
campo tan extenso, específico, útil y, sobre todo, la relación que existe
entre todas aquellas actividades cuyo conocimiento y puesta en práctica
reflejan la lucha contra el despilfarro de esfuerzos concertados para
obtener productos de excelente calidad.
Diseño del empaque
Más adelante se analizan los aspectos generales que deben tomarse en
consideración para diseñar un empaque que garantice la protección al
producto. De aquí en adelante se analizaran los objetivos fundamentales
que debe tener un empaque para productos en general.
Antes que todo, se debe conocer la finalidad del producto. Si es para el
consumo nacional o para la exportación. Los medios de transporte que
se utilizarán y las condiciones del mismo, por ejemplo, si será o no
refrigerado para el caso de productos perecederos.
Se deben conocer la susceptibilidad del producto a los distintos tipos de
esfuerzos mecánicos. Esto tiene mucho que ver porque servirá para
escoger un empaque con mayor resistencia al impacto y al
aplastamiento. También, para escoger el material con la suavidad
necesaria para evitar la abrasión. Cualquier deterioro que sufra un
producto, no solo demerita su presentación sino que puede suspender
las negociaciones.
La vibración es un riesgo que produce golpes o rozamiento contra las
paredes del empaque y los productos entre sí. Por eso, todo producto
que sea afectado por este riesgo debe empacarse de tal manera que
queden lo mas fijo posible dentro del empaque. Así se evitará que
164
cambien de posición y sufran abrasión por contacto con ellos mismos o
las paredes del empaque. Cuando el producto es muy desigual,
entonces se recurre a materiales que ayuden a fijarlos o a rellenar los
espacios que queden libres. Estos últimos elementos se deben usar
cuando las condiciones de las carreteras no sean las más adecuadas.
Un asunto muy importante es la pérdida por deshidratación. En estos
casos se debe envolver cada producto en un empaque individual o
acomodar varios dentro de un empaque que no permita la evaporación.
El empaque debe ser resistente a la humedad ya que los puertos son
territorios en donde es alta la humedad ambiental.
Como se aprecia, los requisitos de los empaques son múltiples y
estrictos. Por eso se deben usar empaques adaptados a cada producto
y a las condiciones de manejo y transporte.
Funciones
Las funciones del empaque son varias y se dividen en dos: estructurales
y modernas. Se llaman estructurales a todas aquellas que tienen que ver
con la parte física, mientras las modernas son aquellas relacionadas con
los aspectos subjetivos.
- Contener: esta es la función más antigua del empaque. El empaque
debe tener una capacidad específica para que el producto se
encuentre bien distribuido. Ni muy flojo ni muy apretado. El producto
nunca debe rebasar la boca del empaque.
- Compatibilidad: El empaque debe ser compatible con el producto
para evitar que se transmitan aromas o microorganismos que
contaminen el producto. La premisa es: el empaque no debe afectar el
producto ni el producto debe afectar al empaque.
- Retener: Significa que el empaque debe conservar todos los atributos
del producto. Esta función y la de contener es precisamente el objetivo
principal de los empaques para aquellos productos que se exportan
para la venta en fresco.
165
- Práctico: El empaque que cumple esta función es aquel que se arma,
llena y cierra fácil mente. Además, resulta cómodo para su manejo por
parte del comerciante y el transportista. Sin olvidar, naturalmente, al
consumidor. Un empaque práctico permite abrir el empaque y disponer
del producto sin esfuerzo alguno.
Existen otras funciones muy importantes cuando se empacan
productos perecederos y productos delicados, ellas son: separar,
aislar, amortiguar, fijar y sellar. Estas funciones se deben tener en
cuenta.
Entre las funciones modernas del empaque se destacan dos: la
presentación y la exhibición. No se olvide que el empaque es el primer
contacto que tiene el comprador. Por eso la imagen que se forma en
el primer momento es básica para llegar a una negociación efectiva.
Estas dos funciones son de gran importancia, más ahora cuando la
comercialización por autoservicio ha tomado tanto auge.
Eso significa que el producto debe venderse por si mismo, lo cual se
consigue con una esmerada presentación y, en ocasiones, mediante
la exhibición y respaldo de una marca.
La puesta en práctica de las funciones anteriores ayudará a establecer
y conservar la relación comercial entre el productor y el consumidor,
que al fin y al cabo es objetivo del negocio.
Clasificación de los empaques
Los productos se clasifican en tres grupos, a saber: productos de
consumo masivo o productos comerciales, productos institucionales y
productos industriales.
- Los productos de consumo masivo son aquellos que se venden al
detalle a un consumidor que los adquiere por impulso, por necesidad
o influenciado por la publicidad. Los productos de consumo masivo se
166
empacan en recipientes denominados empaques de presentación o
empaques primarios.
- Los productos institucionales y los de consumo se venden al detalle.
La diferencia con los de consumo es que tienen un consumidor
específico. Los productos institucionales se empacan en empaques
denominados empaques institucionales.
- Los productos industriales son materias primas utilizadas por un
convertidor en la fabricación de productos de consumo masivo o
institucional. Los productos industriales se empacan en empaques
denominados industriales o embalajes.
El empaque de un producto de consumo estará formado por un su
empaque de presentación con todos sus elementos, más un empaque
industrial o embalaje son todos sus elementos. Quiere decir que un
producto de consumo o institucional es una materia prima para un
distribuidor y comercializador.
Cada conjunto tiene elementos que, como se dijo atrás, cumplen una
función. Al empaque comercial se le pueden dar una o varias funciones
según el producto. Lo primero es el diseño gráfico. Algunos materiales
no se prestan para hacerles un diseño muy elaborado por lo que se
recurre a la forma. Los empaques comerciales se destacan por la
forma. Muchas veces es el argumento para diferenciar un producto de
la competencia.
La facilidad para disponer del contenido se denomina factor de
comodidad o de utilidad. Es una característica que solamente se le
aplica al empaque de consumo y al empaque institucional.
Normalmente hay un elemento que permite usar el contenido sin
dificultad.
Los productos comerciales se presentan en varias unidades según el
mercado objetivo. Este factor se denomina factor de mercadeo. Los
productos institucionales por tener un mercado específico y a veces
cautivo, las funciones son más restrictivas. Ellas se enfocan más a la
167
identificación del producto y a empacar la cantidad que se consume
en cada compra. El complemento de estos dos empaques es uno
industrial o embalaje. El énfasis consiste en lograr que sea manejable
y que el contenido esté correctamente identificado.
Esta clasificación es importante porque se comprende que cada
producto tiene su conjunto empaque y estos son diferentes. Además,
se observa que existen varias fórmulas para diferenciar productos que
compiten entre sí por conquistar los mercados.
Tipos de Empaques
- El empaque de papel
La utilización del papel se extiende al de la envoltura o empaques los
cuales utiliza la industria para la producción, comercialización y
distribución de bienes. Sin el papel no podríamos explicarnos el mundo
contemporáneo de la venta al detal y las grandes cadenas de
autoservicio. El material fabricado por un molino tiene dos
clasificaciones: papel para imprenta que tiene un calibre por debajo de
30 milésimas de centímetro y el cartón que tiene un calibre por encima
de 30. Para la industria de los empaques e utiliza el cartón. Una parte
del cartón se utiliza para fabricar cajas plegables y otra para la
fabricación del cartón corrugado con el que se fabrican una gran
variedad de empaques para la industria y el sector agrícola.
- Las cajas de cartulina o caja plegadiza
Entre las ventajas que tienen los plegables de cartulina se encuentra
su bajo costo comparativo con otros empaques, la buena resistencia y
la gran apariencia que la destaca fácilmente en la estantería donde se
exhiben. Además de lo anterior, son empaque cuyo costo de moldes
para su fabricación es económico lo cual permite la fabricación de
pequeños volúmenes. Otra ventaja es que su fabricación es exacta lo
que permite utilizar equipos de alta velocidad, para llenar y cerrar. A
todo lo anterior se suma la gran variedad de estilos y formas que
pueden fabricarse.
168
- El cartón corrugado
Un tipo de embalaje para la distribución es la caja de cartón corrugado.
Después de la segunda guerra mundial las cajas de cartón eran los
embalajes más utilizados para el transporte de mercaderías hacia los
centros de consumo. En nuestro país a este tipo de embalaje se le
llama caja de cartón. Con ese nombre sé es más preciso cuando se
trata de solicitar un embalaje con característica de rigidez y resistencia.
En esta época, en que todo cambia deprisa, la caja de cartón se
consolida como un embalaje que contribuye a desarrollar todo el
complejo sistema de distribución y almacenamiento de manufacturas,
cada vez más centralizado. Contribuye, también, al mercadeo y venta de
los productos cuando ella se utiliza como refuerzo adicional a la
comunicación que dan los empaques de presentación puestos a la vista
de los posibles compradores en los puestos de ventas.
El liderazgo de la caja de cartón se hace más patente al observar la
preocupación de las esferas gubernamentales por racionalizar sus
características a través de normas. Esas normas establecen las
especificaciones que deben tener los materiales combinados para la
fabricación de una caja de cartón.
Igual que las cajas plegables, la caja de cartón puede diseñarse en
variedad de estilos para atender la diversidad de productos que existen
en el mercado.
Los embalajes de cartón corrugado se han convertido en la herramienta
más útil para diseñar estrategias de ventas. Las siguientes son sus
características.
- Flexibilidad en el proceso de fabricación.
- Bajo peso de las materias primas utilizadas en su fabricación.
- Resistencia al manejo durante el transporte.
- Posibilidades de mecanización.
169
- Aprovechamiento de sus caras para la comunicación gráfica.
- Bajo costo de producción.
- Es reciclable.
El empaque de papel es, pues, un bien necesario a todas aquellas
industrias que quieren consolidarse como líderes de un mercado que
cada día resulta más competido. Solamente el permanente cambio, bien
sea en el diseño gráfico o en el diseño estructural, modificará la actitud
de compra de los usuarios.
Embalaje
El embalaje es un recipiente o envoltura que
contiene productos temporalmente y sirve
principalmente para agrupar unidades de un
producto pensando en su manipulación,
transporte y almacenaje.
Otras funciones del embalaje son: proteger el
contenido, facilitar la manipulación, informar
sobre sus condiciones de manejo, requisitos
legales, composición, ingredientes, etc. y promocionar el producto por
medio de grafismos. Dentro del establecimiento comercial, el embalaje
puede ayudar a vender la mercancía mediante su diseño gráfico y
estructural.
Se establece la diferencia entre:
- Envase o embalaje primario: es el lugar donde se conserva la mercancía;
está en contacto directo con el producto.
- Embalaje secundario: suelen ser cajas de diversos materiales que
agrupan productos envasados para formar una unidad de carga, de
almacenamiento o de transporte mayor. Puede tratarse de pequeñas
170
cajas de cartoncillo, como la de la imagen, o de cajas de cartón ondulado
de diversos modelos y muy resistentes.
- Embalaje terciario: agrupa varios embalajes secundarios. Los más
utilizados son el palé y el contenedor.
Los modelos o tipos de embalaje secundario más habituales son:
- Bandeja
- Box palet
- Caja dispensadora de líquidos
- Caja envolvente o Wrap around
- Caja expositora
- Caja de fondo automático
- Caja de fondo semiautomático
- Caja de madera
- Caja de plástico
- Caja con rejilla incorporada
- Caja con tapa
- Caja de tapa y fondo
- Caja de solapas
- Cesta
- Estuche
- Film plástico
- Plató agrícola
- Saco de papel
Otros elementos del embalaje son:
- Cantonera
- Acondicionador
- Separador
h. Empaque y etiquetado
171
El empaque y etiquetado constituye la envoltura o protección que
acompaña a un producto, pero al mismo tiempo forma parte de sus
características y cumple con varios objetivos:
Protección: del producto desde su fabricación hasta su venta y
almacenamiento por parte de los compradores, especialmente
importante en productos frágiles o alimenticios.
Comodidad: el envase debe facilitar el fraccionamiento, la compra, el
transporte y el almacenamiento por parte del comprador.
Promoción: puesto que un envase bien diseñado, de forma y colores
atractivos permite diferenciarse de los competidores, ser mejor
identificado por los consumidores y mejorar la venta.
Comunicación: puesto que en el envase y etiqueta el productor puede
resumir las características y bondades del producto, su mejor manera de
empleo y conservación, sus diferentes usos (induciendo a veces a usos
alternativos que aumentan la demanda) y los beneficios que entrega su
consumo. Debe comunicar a sus consumidores que reciben un mayor
valor por su dinero.
Mejoramiento de la imagen de su marca. Envases y etiquetas
atractivos, que llamen la atención de los consumidores, y que sean
fácilmente diferenciables de sus competidores, contribuyen mucho, y a
bajo costo, a formar la imagen de una marca.
Para los envases existen diferentes estrategias:
- Envases idénticos o con características muy comunes para los productos
de una misma línea, facilitando la asociación y la promoción. (Siempre
que la calidad sea buena).
- Envases con un uso posterior, que permiten, una vez consumido el
producto, su utilización para otros fines. Esta estrategia también se la
utiliza temporalmente con fines de promoción.
- Envases múltiples, en los cuales se ofrecen varias unidades, iguales o
complementarias, con un precio menor al de la suma de las compras
individuales. También el envase múltiple se utiliza para presentar un
surtido para regalo, a un precio superior justificado por la presentación
adecuada a un regalo. Casos típicos son los productos de perfumería.
172
En el diseño de los envases deben tenerse en cuenta los aspectos
ecológicos relacionados con su construcción y posterior desecho una vez
consumido el producto. Es conveniente indicar, cuando ello es efectivo, que
el envase se ha fabricado con materiales reciclados o que posteriormente
el envase vacío es posible de reciclar.
Códigos de barras. Si usted planea llegar con sus productos a
supermercados o grandes tiendas, sus productos deben llevar el Código de
Barras, sistema de codificación universal para todos los productos y que
impreso en su envase o etiqueta permite ser leído electrónicamente por
cajeros y en bodegas.
i. Etiquetado de Embalajes
Cargas peligrosas
Son cargas que por su naturaleza y peligrosidad requieren de un
manipuleo adecuado y de precauciones necesarias. Cada embalaje o
recipiente que contenga alguna clase de carga peligrosa, debe tener
adherido una etiqueta en forma de rombo, de dimensiones
proporcionadas al tamaño de la caja.
La etiqueta propiamente tal tiene un color característico de la clase en
donde además figura el número de clase y un logotipo que indique o
ilustre, respecto a su peligrosidad
Se clasifican en 9 clases de acuerdo con su grado de peligrosidad.
Clase 1: EXPLOSIVOS
- Explotan en masa. (Dinamita, TNT, etc.)
- Productos explosivos menor efecto. (Juegos artificiales)
- Peligro de incendio. (Luz de bengala, mecha rápida)
- Sin peligro importante. (Mecha lenta)
173
Clase 2: GASES
- Gases inflamables. (Aire comprimido)
- Gases comprimidos. (Acetileno, gas licuado)
- Gases venenosos. (Insecticida)
Clase 3: INFLAMABLES
Clase 4: SÓLIDOS PELIGROSOS
- Sólido Inflamable. (Azufre, fibras vegetales)
- Espontáneo Inflamable. (Algodón, harina de pescado)
- Peligro en agua. (Carburo, fósforo)
174
Clase 5: SUSTANCIAS OXIDANTES
- Agentes oxidantes. (Nitrato de sodio, calcio, potasio)
- Peroxido orgánico. (Peroxido general, carbono, ferraco)
Clase 6: SUSTANCIAS VENENOSAS
- Sustancias venenosas. (Alcaloides, pesticidas)
- Sustancias toxicas. (Microbios)
- Virus
Clase 7: SUSTANCIAS RADIACTIVAS
- Radiactividad débil. (No superior a 0.5 miliroentgens p/hora)
- Radiactividad media. (No superior a 10 miliroentgens p/hora)
175
- Radiactividad elevada. (No superior a 200 miliroentgens p/hora)
Clase 8: SUSTANCIAS CORROSIVAS
Clase 9: SUSTANCIAS PELIGROSAS DIVERSAS
Requisitos del etiquetado
– Velar por la observancia de las normas y reglamentaciones técnicas
obligatorias impuestas a un producto.
– Restringir y controlar el uso de los agentes de conservación, colorantes
y otros aditivos.
– Impedir que se utilicen inscripciones e ilustraciones falsas o ambiguas.
– Establecer criterios uniformes para definir la composición del producto.
– La legislación sobre etiquetado suele exigir que figuren en la etiqueta por
lo menos los siguientes datos:
– Nombre y dirección del fabricante o importador del producto
– Descripción clara de la composición del producto
176
– Peso , volumen neto
– Tiempo durante el cual se puede utilizar el producto ( fecha de
caducidad)
– Condiciones de conservación que se requieren una vez que se ha
abierto el envase.
– Instrucciones para la preparación o el uso del producto.
j. Marcado del empaque
El proceso de marcado es la identificación que se hace sobre el sistema
de empaque, mediante impresión directa o con rótulos adhesivos,
etiquetas, stickers o caligrafiado manual, según Norma ISO 7000 y de
rotulado específico buscando los siguientes objetivos:
- Identificación, posicionamiento y ubicación del producto durante su
comercialización.
- Información sobre las características del producto y la responsabilidad
integral.
- Facilidad para la administración del inventario.
- Promoción comercial del producto.
- instrucciones sobre los sistemas de manejo que deben aplicarse a las
cargas,
- Seguridad de las personas y equipos necesarios para la manipulación y
control de las mercancías.
El material de las marcas debe ser indeleble, de gran resistencia a la
abrasión y al manejo,
La legislación existente en el país exportador e importador, y estar
acorde con las disposiciones aduaneras respectivas, y el tamaño de las
marcas debe ser por lo menos de 100 milímetros, a menos que las piezas
a marcar sean más pequeñas.
El sistema de embalaje debe llevar impreso o mediante rótulos
adhesivos la siguiente información:
177
- La identidad y ubicación geográfica del productor y/o exportador y la del
importador o comprador en el lugar de destino, y
- La identificación comercial del producto (sí éste no es susceptible al
robo), cantidad de unidades contenidas, números del paquete en
relación con el total del despacho y los números de los documentos de
exportación.
i. Marcas de manipuleo
Existen algunos símbolos cuyo significado implica su colocación en otros
lugares del embalaje, como por ejemplo el icono para indicar el lugar en
que se deben colocar las cadenas de manipulación o la ubicación del
"centro de gravedad" de la carga, éstas deben ubicarse en las cuatro
caras laterales al lado izquierdo superior en colores oscuros con una
altura superior a 10 cm.
Se deben colocar como mínimo en tres lados laterales.
C. LA GESTION DE STOCKS
Desde el punto de vista de la gestión de producción, la finalidad principal del
stock es alimentar el flujo producción – venta, en forma continua y uniforme,
evitando las interrupciones. En general, los stocks se han convertido en un
178
instrumento para satisfacer las necesidades de los clientes, asegurando que
los productos les lleguen en el momento que los precisa y en la forma y
cantidad adecuada.
Por otro lado, si la gestión financiera de la empresa informa que la misma no
dispone de capital suficiente para mantener ciertos niveles de stocks, esta
tendrá que adaptarse a los recursos financieros disponibles, ocurriendo, por
tanto, un riesgo mayor de perturbación en el flujo producción – venta.
Puede también suceder, contrariamente, que la empresa disponga de capital
suficiente y desee invertirlo en stocks, sea para uso propio, o para revenderlo.
En este último caso, se trata entonces de otra actividad de la empresa de
carácter comercial. Ósea la compra y reventa de determinado material, que
puede ser una de las materias primas de la empresa o uno de los productos
semiacabados, utilizado también por otras empresas.
Como consecuencia de las tensiones financieras y crisis económicas de los
últimos años, las empresas se han percatado que las inversiones en stock
constituyen una masa financiera inmovilizada que incrementa los costos sin
aumentar el valor del producto. La tendencia actual es hacia la reducción
general del nivel de los stocks, e incluso hacia su posible eliminación, lo que
ha provocado una auténtica revolución en las técnicas de organización de las
empresas. En efecto, el análisis de los orígenes de dichos niveles de stock o
de las causas de su creación, demuestran, en la mayoría de los casos,
defectos en la estructura de la propia empresa o en su operación.
Una reducción en el nivel de las existencias de ciertos artículos, hace aflorar
los orígenes de los problemas organizativos que anteriormente quedaban
ocultos por su excesiva disponibilidad. De entre los más comunes cabe
destacar: defectos en la calidad de los productos obtenidos o en la
organización para su control, plazos de entrega excesivamente largos o
inconsistentes, medios productivos obsoletos o poco flexibles, cadena
logística insuficiente o poco fluida, etc.
179
1. Definición de stock
Se considera stock aquella cantidad de un producto que se encuentra
acumulada en un lugar determinado, fija o bien en movimiento hacia sus
centros de distribución.
2. Función de los stocks
Su función es la de servir de instrumento de regulación de toda la cadena
logística, con el fin de conseguir un flujo de materiales continuo.
Los stocks también permiten:
- Absorber las diferencias entre las previsiones de demanda hechas y los
movimientos reales que se producen.
- Evitar rupturas del flujo de materiales por circunstancias diversas, como por
ejemplo los desajustes en los sistemas de transporte de reposición, de
transportes a clientes, demandas imprevistas, incumplimiento por parte de
proveedores.
- Especialización en la producción.
- Utilizar economías de escala.
3. Clasificación del stock
180
Por su función
Stock normal se considera así al que se crea y
mantiene a niveles preestablecidos,
respondiendo a las necesidades
habituales de la empresa. Este
stock suele encontrarse entre uno
límites máximos y mínimos, también
preestablecidos.
Stock extraordinario aparece por alguna circunstancia no
habitual, tal como una compra
especulativa, una anomalía no
prevista en el sistema de transporte,
la obligación de un lote de compra
mínimo, etc.
Por el tipo de
material
Materia Prima son los materiales destinados a ser
transformados para formar parte del
producto terminado
Insumos Son materiales a ser utilizados en el
proceso de transformación de la
materia prima y que no forman parte
del producto terminado
Materiales
proceso
fabricación
en
de
Estos materiales aguardan, entre
dos operaciones consecutivas de la
fabricación, su turno para continuar
el proceso.
Componentes Conjuntos, generalmente acabados,
que se incorporan, en un momento
predefinido al producto.
181
Producto terminado Es el destinado a ser consumido.
Hay una gran diversidad de tipos de
stocks de producto acabado, según
las características de este,
exigiendo cada uno un tratamiento
específico. Se tienen stocks de
productos no perecederos, stocks
de productos frescos, los cuales se
han de poner rápidamente a la
venta ya que si no viesen afectadas
sus características esenciales,
pasando por los productos
congelados cuya conservación
implica elevados costes de
mantenimiento.
Material de
acondicionamiento:
Es todo el material de envase, de
embalaje, de protección, etc.,
incluyendo también las etiquetas,
adhesivos, paletas, etc., que sin
formar parte del producto sirven
para que este llegue en las
condiciones adecuadas a su
destino. Generalmente este material
es de valor económico apreciable.
Pueden ser recuperables o no.
Subproductos Se incluyen aquí residuos y
desechos que pueden o no ser
vendidos a terceros para su
aprovechamiento.
182
4. Definición de gestión de los stocks
Se entiende por Gestión de Stocks el planificar, organizar, dirigir, controlar
y retroalimentar el conjunto de stocks pertenecientes a una empresa.
a. Planificar consiste en la determinación a priori de los valores que el
stock tendrá con el transcurrir del tiempo, así como la determinación de
las fechas de entrada y salida de los materiales del stock y la
determinación de los puntos de pedido del material; es decir significa:
- Establecer los métodos de previsión.
- Determinar los momentos y las cantidades de reposición.
b. Organizar
- Fijar los criterios y políticas para su regulación.
- Definir las técnicas a utilizar.
- Determinar las cantidades más convenientes de cada uno de los
artículos.
c. Dirigir (y Controlar)
- Los movimientos de Entrada / Salida a los almacenes.
- El stock valorado.
El control consiste en el registro de los datos reales, correspondientes a lo
planeado, estos podrán naturalmente diferir de aquellos y tanto más cuanto
mayor fuerte el periodo abarcado entre el planeamiento y el control.
La retroalimentación consiste en la comparación de los datos del control
con los datos del planeamiento, con la finalidad de constatar los desvíos de
este, determinar las causas del desvío y, cuando fuere el caso, corregir lo
planeado, de modo, a volverlo más realista, haciendo que el planeamiento
y el control sean cada vez más coincidentes.
5. Objetivos de la gestión de stocks
183
La propia definición de gestión de stocks, muestra que sus objetivos son
esencialmente, planear, controlar y replanear el stock, esto es, las
cantidades de materiales que entran y salen, las épocas en que ocurren
estas entradas y salidas, el tiempo que transcurre entre estas épocas, y los
puntos de pedido de los materiales.
Las relaciones entra las cantidades que entran y salen, y las épocas en que
esto ocurre, proveen también los ritmos de la demanda (entradas) y del
consumo (salida) de los materiales.
Estos objetivos de la gestión de stocks pueden ser prácticamente
alcanzados a través del ejercicio de las siguientes funciones principales:
- Hacer el cálculo del lote demandado (Lote económico).
- Hacer el cálculo del stock mínimo.
- Hacer el cálculo del stock máximo
- Emitir la ficha de stock completa.
- Mantener actualizada la ficha de stock.
- Replanear los datos cuando surjan razones para modificarlos.
- Emitir solicitudes de compra para los materiales que les han sido
delegados.
- Proveer a los demás órganos de la empresa, los datos que les son
solicitados.
- Recibir el material que entra juntamente con la nota de entrega (o Nota
Fiscal)
- Identificar el material con el código interno de la empresa, en el caso de
que no lo tenga.
- Guardar el material.
- Colocar la entrada del material en la ficha de stock.
- Conservar el material en las condiciones mas seguras.
- Entregar el material mediante la requisición.
- Colocar la salida del material en la ficha de stock.
- Reservar el material de acuerdo a pedido aceptado.
184
- Guardar la documentación de entrada y salida.
- Organizar el almacenamiento y mantener su organización.
Estas funciones principales se pueden agrupar en:
a. Movimientos de entrada
Los movimientos de entrada al stock se dividen fundamentalmente en
cuatro tipos:
De proveedor: en ellos se incluyen todas las recepciones de los distintos
productos comprados por la empresa. Pueden ser de producto acabado
para su comercialización, de materias primas, de repuestos y de nuevos
envases y embalajes.
Devolución de cliente: recogen todo el material rechazado por clientes
por algún tipo de defecto o malentendido.
Recepción de otros almacenes / centros de la misma empresa.
Regularización de recuento físico: al procederse al mismo puede que,
para ajustar existencias, se tengan que realizar entradas de productos.
Para el correcto tratamiento de los movimientos de entrada es necesario
registrarlos en un documento en el que es necesario hacer constar por
lo menos:
- Referencia de la orden de compra.
- Denominación del material recibido.
- Resultado del control de calidad (calidad / cantidad).
- Referencia de colocación de los materiales.
b. Movimientos de salida
Como movimientos de salida se tienen fundamentalmente cuatro tipos:
- A cliente, con o sin cargo.
- Devolución a proveedor: aquí se engloban tanto los enviados por
problemas de calidad, como las devoluciones de envases y embalajes.
- Envíos a otros almacenes / centros de la misma empresa.
- Regularización de recuento físico, para ajustar los valores de stock en
menos.
185
Al igual que los movimientos de entrada, los de salida deben ser
recogidos en algún tipo de documento, en el que debe constar como
mínimo:
- Identidad de la persona que retira el producto.
- Denominación y clasificación del material.
- Cantidad retirada.
- Destino del material.
- Fecha y firma del encargado.
c. Saldos
El saldo recoge las existencias reales del articulo. El documento que lo
soporta es la ficha de almacén, con ella se consigue:
- Controlar los movimientos de los artículos.
- Indicar los niveles de stock para planificar su reaprovisionamiento.
- Facilitar las operaciones de inventario.
- Cumplir disposiciones legales.
Normalmente, en la Ficha se registran las entradas y salidas, con datos
referentes a la cantidad, fecha, etc.
d. Síntomas usuales de una gestión de stocks deficientes
- Incremento de pedidos pendientes de servir.
- Incremento de la inversión en stock manteniéndose constante el número
de pedidos pendientes.
- Alta rotación de clientes.
- Incremento del número de pedidos anulados.
- Escasez periódica de espacio suficiente de almacén.
- Grandes diferencias de rotación de stocks entre los diferentes centros
de distribución, y entre la mayoría de los productos.
- Deterioro de la relación con los intermediarios de la cadena de
distribución, cuantificada por compras canceladas y disminución de
pedidos.
186
6. Niveles de stocks
El manejo del stock en nuestros almacenes es un proceso que requiere de
mucho cuidado, ya que si no contamos con el inventario adecuado, no
podremos surtir la mercadería que requieren nuestros clientes.
Normalmente, el tener faltantes de mercancías para la venta constituye del
4% al 10% de las ventas de una empresa. Esta cifra es importante ya que
muestra lo que se deja de percibir en ventas. Por lo general los faltantes se
producen por errores internos de la empresa. En consecuencia el cliente se
ve forzado a buscarlas con otros proveedores y es posible que nunca lo
volvamos a ver. El mantener un inventario balanceado y bien determinado
asegura que podamos atender adecuadamente a nuestros clientes.
Por otro lado, el balance de los inventarios impacta la operación de flujo de
capital de la empresa.
- Si el inventario es muy grande, los costos de operación se incrementan
debido a costos financieros sobre la mercancía, es decir se tiene dinero
estático sentado en un anaquel, que pudiera ser productivo.
- Si el inventario es pequeño, entonces se incurren en costos de transporte,
mano de obra, colocación de varias órdenes de compra y mayor estrés.
Por ello analizaremos el inventario óptimo a mantener y después la forma
de realizarlo correctamente por medio de la fijación de:
- El stock mínimo – el stock de seguridad
- El stock máximo.
- El lote demandado (Lote económico).
a. El stock mínimo
Es la cantidad que debemos consumir durante el plazo de
aprovisionamiento, es decir durante el tiempo que transcurre desde el
momento que hacemos un pedido hasta el momento en que el proveedor
nos indica que dicho será entregado a nuestro almacén.
187
Ejemplo
Supongamos que hacemos un pedido de un material en una
determinada fecha y nuestro proveedor nos indica que puede
entregarnos dicho pedido solo después de transcurridos diez días útiles.
Si sabemos que en promedio durante esos diez días vamos a consumir
25 unidades/día. ¿Cuál será nuestro stock mínimo?
Solución
Stock mínimo = Plazo de aprovisionamiento * Consumo promedio Stock
mínimo = 10 * 25 = 250 unidades.
b. El stock de seguridad
Viene a ser la cantidad adicional que debemos añadir al stock mínimo
para estar protegido en el caso que ocurra lo siguiente:
- Atraso en la entrega del proveedor.
- Aumento anormal y en situación extraordinaria de la cantidad estimada
de consumo para el plazo de aprovisionamiento.
Aunque algunos autores se han preocupado de elaborar fórmulas
matemáticas para el cálculo del stock de seguridad, la mejor fórmula
consiste en conocer bien a nuestro proveedor y en conocer o saber
prever el comportamiento de consumo de nuestro mercado. De esta
manera se llega a un estimado del stock de seguridad en función del
tiempo.
Ejemplo
En el ejemplo presentado para el cálculo del stock mínimo, supongamos
que si bien es cierto nuestro proveedor nos ha indicado 10 días útiles
como plazo de entrega, nosotros sabemos por experiencia que este
proveedor cuando dice 10 días es porque realmente se va a demorar 15
días, además previendo según análisis realizado, un posible incremento
de un 20% en la demanda, estimamos 2 días adicionales. ¿Cuál será el
stock de seguridad?.
Solución
188
Atraso del proveedor = 5 días
Incremento del consumo = 2 días
Stock de Seguridad = 7 días
Stock de seguridad = 7 * 25 = 175 unidades
c. Nivel de reposición o punto de pedido
Es el nivel del Stock en el cual se debe proceder a un pedido del material,
con la finalidad de que el stock no llegue a su punto de ruptura (ninguna
unidad en el almacén). Este punto se calcula sumando el Stock Mínimo
más el Stock de Seguridad.
Ejemplo
Siguiendo el caso presentado en el stock mínimo y el stock de seguridad,
el nivel de reposición sería
Nivel de reposición = Stock mínimo + Stock de seguridad
Nivel de reposición = 250 + 175 = 425 unidades
Este punto nos indica que no debemos bajar de 425 unidades en el
almacén para hacer un nuevo pedido de compra; en el caso que así no
lo hiciésemos estaríamos arriesgando quedarnos en algún momento sin
ninguna unidad en el almacén, esperando el ingreso de nuestro pedido
por parte del proveedor, con las consecuencias que esta situación
acarrearía.
d. Stock máximo
El stock máximo se calcula sumando el nivel de reposición al lote
económico de compra.
Ejemplo
Stock máximo = Nivel de reposición + Lote económico
Stock máximo = 425 + 3.000 = 3.425 unidades
7. Como se puede conseguir un nivel óptimo de inventario
Primero tenemos que dividir las ventas de una empresa en
Productos de línea. Son todos aquellos en los cuales sus ventas tienen
una regularidad constante, Día a día, semana con semana y mes con mes.
189
Productos fuera de línea. Son todos aquellos que salen de la primera lista;
es decir productos esporádicos, sobre pedido, de uso único. Dependiendo
a la rotación que tengan.
Una vez divididas las ventas de la empresa, aplicamos el método de
optimización de inventario solamente a los productos de línea. Sabemos
que estos productos, en caso de devolución, se pueden revender a otros
clientes sin tener que dejarlos en el almacén mucho tiempo. Es decir, su
tiempo de almacenaje es relativamente corto y permite rotarlos
adecuadamente.
Los productos fuera de línea solo se tienen que comprar cuando el cliente
lo solicite. Evite tener inventarios de estos productos. En caso de que los
tenga, prepárese a tener productos obsoletos y de baja rotación.
A continuación se muestra la metodología usada para programar y
proyectar los niveles de inventario requeridos, los ritmos de crecimiento, la
cuantificación de los niveles máximos, mínimos y puntos de reorden.
También se muestra como debe hacerse el análisis sobre la determinación
del punto óptimo de inventario basado en los costos financieros y material
desplazado.
a. Ritmo de Crecimiento
Para poder describir el proceso empecemos con un ejemplo que nos
ayudara en la presentación. Supongamos que los datos de la tabla
siguiente se obtienen al vender dos productos diferentes. (en
piezas/mes)
190
Esta información nos permite observar que para el producto 1 en los
meses de Junio y Agosto se presentaron ventas extraordinarias.
Estos datos producirán un incremento en las expectativas que son
irreales.
Por ello se tienen que reemplazar por el promedio de los meses
adjuntos:
Junio =(3326+3724)/2 = 3525
Agosto = (4660+3724)/2 = 4192.
Para poder estimar las ventas de Diciembre es recomendable el graficar
estos valores en una escala. En Microsoft Excel existen gráficos y
funciones que realizan este cálculo directamente (fue visto en el módulo
anterior)
Con la información presentada el ritmo de crecimiento para el producto
1 es de 4,238% mensual que corresponde a un ritmo de crecimiento
compuesto del 57,88% anual. De igual forma para el producto 2 es de
2,314% mensual o 28,80% anual.
Podemos ver que el producto 1 crece a casi el doble de velocidad que el
producto 2. El ritmo de crecimiento de estos productos es alto, por lo que
191
es necesario estar revisando los niveles de inventario con más cuidado.
Los resultados se muestran en la gráfica siguiente.
En algunos casos, cuando se tienen mercados cíclicos, por ejemplo
uniformes escolares, artículos navideños, artículos de ocasión y
novedades es difícil el aplicar esta técnica y se tienen que usar datos
con un mayor lapso de tiempo y en algunos casos es inaplicable.
b. Máximos, Mínimos y Punto de Reorden
Por otro lado tenemos que los niveles de inventario dependen de otros
factores como son la estimación de ventas y el tiempo de resurtido. El
tiempo de resurtido es el tiempo que transcurre en días laborables desde
que se coloca una orden de compra con el proveedor y que llegue la
mercancía al almacén. Esto incluye todos los días de fabricación
transporte y desaduanamiento (si es el caso)
En la gráfica siguiente se observa la cantidad de piezas en el inventario
como función de los días laborables.
192
- Observamos que el inventario inicial empieza en 6000 y conforme pasan
los días el producto se va vendiendo.
- La línea amarilla corresponde a las ventas mensuales estimadas.
- La línea azul representa el punto de reorden,
- La línea roja el mínimo.
-
- Un máximo es la cantidad de producto que se tendrá que solicitar al
proveedor cuando se dispare una orden de compra.
- Este valor está ligado al consumo mensual.
- En el ejemplo se ha considerado que el máximo corresponde a 2 meses
de inventario; Así que, si el consumo mensual es de 3000 piezas, el
máximo será del doble 6000 piezas.
- Esta cantidad tiene en consideración el tiempo requerido para que el
proveedor pueda surtir el material. Cuanto mayor sea el tiempo de
resurtido mayor será la cantidad máxima de producto en stock.
- En el ejemplo anterior se ha considerado 5 días hábiles. El punto de
reorden, en la línea azul, se ha marcado como el momento cuando las
existencias alcancen la mitad del consumo mensual.
- Para un periodo de resurtido de 5 días se observa que casi en todos los
casos se puede mantener un sistema funcional.
193
- La línea Roja corresponde al minino. Cuando el inventario llega a este
nivel, provoca una alarma en el sistema que avisa a los usuarios que ese
producto se va a terminar.
- Vemos en el primer periodo que las existencias se terminaron. Esto
sucede cuando hay una sobre-demanda del producto. Como medida
preventiva y para mantener las ventas, cuando se llega por debajo del
mínimo, la empresa debe adquirir ese producto, aun con la competencia
cuidando el margen de operación.
Las ventas perdidas pueden producir una pérdida de clientes. Como
observamos en los demás periodos, aunque el nivel de inventarios cruzo el
mínimo, la mercancía estaba por llegar al almacén y se optó por esperarla
sin llegar a tener faltantes.
Si el inventario llega a un Mínimo implica que se tiene que conseguir la
mercancía en cualquier lugar; Muchas veces pagando más por ella.
Para productos perecederos el concepto es el mismo aunque se tienen que
usar valores de tiempo de resurtido mucho menores. Este análisis se tiene
que hacer con cada uno de los productos de línea.
Como se puede observar, todos los valores de Máximos Mínimos y Puntos
de reorden dependen del desplazamiento real de la mercancía, Es decir
se tiene que basar en valores históricos. Muchas veces los vendedores,
por su afán de realizar las ventas estiman valores que muchas veces son
irreales. Los estimados de ventas son solo esto.... estimados. Si los niveles
de inventario empiezan a reducirse y se espera un pedido grande, se puede
adelantar el punto de reorden, siempre y cuando se cumplan con los
compromisos de venta.
c. Pedido Optimo
Como último punto tenemos que considerar el valor optimo de una orden
de Compra. Dentro de esta categoría se encuentran los modelos de
administración de inventarios. Aquí nos preocupa la cantidad óptima de
inventario que debe tener una empresa.
194
Este problema se tiene que ver desde dos puntos de vista
- El primero es de acuerdo a la cantidad de costos fijos
- El segundo de acuerdo a el costo de colocar una orden de compra.
d. De acuerdo a la cantidad de costos fijos
- Por un lado los costos fijos se incrementan con la cantidad de
inventario.
- Al incrementar los inventarios se requiere más espacio que genera
una renta; se tiene más capital invertido en los inventarios que deja de
pagar intereses y más personal para poder manejarlos.
- Cuando el inventario es excesivo se tiene capital atado que tiene
que pagar intereses o se puede utilizar para pagar deuda.
- Tenemos que incluir aquí los costos de obsolescencia, seguros,
maltrato, deterioro.
e. Costo de colocar una orden de compra
Por el otro lado los costos de colocar una orden de compra se reducen
cuando el volumen de una orden se incrementa.
- Es decir el colocar una orden de compra por 10,000 piezas tiene un costo
menor que el colocar 10 ordenes de compra de 1000 unidades cada una.
- El incremento en costo se genera principalmente por el incremento en
papeleo, transferencias bancarias, cuentas telefónicas, personal que
realiza los pagos, agentes aduanales, entre otros.
- A esto hay que agregar a la perdida de descuentos por volumen que se
pueden obtener con órdenes grandes
8. Lote económico de compra
195
a. Método de la Reposición instantánea o Fórmula de Wilson (Ideal)
Existen varias características en la aplicación de este modelo:
- La demanda es constante y continua.
- El abastecimiento es instantáneo.
- El tiempo de entrega es constante.
- Todos los costos son constantes para el ciclo.
FORMULAS
1) Q0 = √2𝐶𝑃𝐷 ∕ 𝐶𝑚
Donde:
Qo = Cantidad optima a pedir o fabricar
Cp = Costo de pedir o preparar cada vez
D = Demanda anual
Cm = Costo de mantener una pieza anual
2) Imax = Qo
Donde: Imax = el inventario máximo; en este caso igual a Qo
196
3) Ip = Qo/2
Donde:
Ip = es el inventario promedio
4) N = D/Qo
Donde N = es el número de pedidos anuales a realizar
durante el periodo de la demanda.
5) Tc = Qo/D (d.l.)
Donde:
Tc = es el tiempo que dura el lote.
d.l = dias laborables anual
6) CTP = Cp X N
Donde:
CTP = (Costo total de pedir anual)
7) CTM = Cm X Qo/2
Donde:
CTM = Costo total de mantener anual
8) CTIoptimo=
Donde: CTI es el costo total incremental, que también es
igual a :
CTI optimo = CTP + CTM
8ª) CTIA = CmQA + CP D
2 QA
Donde: CTIA = Costo total incremental actual
197
QA= Cantidad actual
9) A = CTIA - CTIoptimo
Donde A= Ahorro
CTIA = Costo Total Incremental Actual
CTIO = Costo Total Incremental Optimo
10) S = Su X Imax
Donde S= Superficie requerida Su = Superficie unitaria
Ejemplo 1.
Jorge Atos. Fabricante de dulces y caramelos desea establecer un sistema
de control de inventarios para el azúcar, si tiene un consumo semanal de 5
ton., el costo de hacer un pedido es de $10 cada vez, luz y teléfono del área
de compras $50 por pedido, sueldos del personal de compras $100 por
pedido, el costo unitario es $5000 ton/anual, seg y fianzas 5% mensual, el
almacenaje 10% ton anual, gastos en general del almacén $50 ton/anual;
actualmente opera con lotes de 6 ton. cada vez, cada tonelada ocupa 2
metros cuadrados y se pueden estibar un máximo de 2 toneladas. La
empresa trabaja 52 semanas al año. Considerando que trabaja 5 dias a la
semana.
Cp = $10+$50+$100= $160 cada vez
Cm = seg y fianzas 5% mensual x 12 meses= 60%/anual x 5000 = $3000
pieza/anual
Costo de almacenaje= 10% x $5000 = $500 pieza/anual
Cm= $3000+$500+$50=$3550 pzas/anual
D= 5 ton/sem x 52 semanas=260 ton/anual
1) Qo= (2x160cvx260ton/anual) / 3550pza/anual = 4.841 tons/cada vez
198
2) Imax = Qo = inventario máximo = 4.841 tons
3) Ip = Qo/2 = 4.841ton / 2 = 2.420 tons.
4) N = D/Qo= 260 anual / 4.841 tons = 53.707 pedidos anuales
5) Tc = Qo/D x DL = (4.841 / 260) x 260 DL= 4.841 días
6) CTP = Cp x N = 160 x 53.707 = $8593.12 anual
7) CTM = $3550 X 2.420 = $8591 anual
8) CTIo = [2(160cv) (260ton/anual)] [3550pzas/anual)] = $17,186.040
8ª) CTIA = 6 / 2(3550pzas/anual) + 260ton/anual / 6 (160cv) = $17,583.33
9) A = 17583.33 – 17186.040 = $397.29
10) S = 2m2/2 x 4.841m= 4.841m2
Ejemplo 2
Se desea determinar el sistema de control de inventarios para la compra
de chamarras para dama, la demanda esperada es de 30 000 pzas
semestrales, se cuenta con un financiamiento del 3% mensual para el
resguardo del almacén, el costo del capital invertido es del 2% anual,
además tiene un costo de mantener fijo de $ 18 pza anual, la papelería del
almacén le cuesta $1 pza anual y el costo de pedir $25 cada vez, también
cuenta con un costo de pedir de $10 cada vez, el costo unitario que maneja
actualmente es de $7 pza, los días laborables son de 280 días al año,
además la empresa desea determinar si existe un ahorro de acuerdo al lote,
si esta trabajando de 460 pzas.
Datos:
D = 30 000 x 2= 60 000 anual
199
Cf = 3% x 12 x $ 7 = $2.52 pza/anual
Cc = 2% x 7 =$0.14 pza/anual
Cm = 18 + 1 = $19 pza/anual
Costo total de mantener = $2.52 + $19 + $0.14 = $ 21.66 pza/anual
Cp = $25 + $10 = $35 cada vez
d.I. = 280 días
QA = 460 pzas/cada vez
Solución.
1) Qo= 2CpD / Cm = (2)(35cv)(60,000anual) / 21.66pza/anual =
440.347 pzas cada vez
2) Imax = Qo = inventario máximo = 440.347pzas
3) Ip = Qo/2 = 440.347pzas/cv / 2 = 220.17pzas/anual
4) N = D / Qo = 60 000 / 440.347pzas/cv = 136.256 pedidos/anuales
5) Tc = Qo/D x DL = (440.347 pzas/cv / 60000 anual) x 280 DL= 2.054 días
6)CTP = D / Qo (Cp) = 60 000 anual/ 440.347pzas/cv (35cv)= $4768.966
anual
7) CTM = Qo / 2 ( Cm ) = 440.347pzas/cv / 2 (21.66pza/anual) = $ 4768.95
8) CTIo = Qo/2 Cm +D/Qo Cp = 440.347pzas/cv / 2 (21.66pza/anual) +
60000/440.347pzas/cv (35cv) = $9537.924 anual
8ª) CTIA = Qa/2 (Cm)+D/Qa(Cp)=460 / 2(21.66) + 60000anual/460 (35cv)
= $9547.01anual
9) A = CTIA – CTIo = $9547.01anual- $9537.924 anual = $ 9.093anual
200
10) S = NO HAY
Ejercicio 3
LATOSA, desea conocer a que cantidad y a que precio desea comprar las
toneladas de varilla si tiene una demanda de 180 pzas por dia, el costo
unitario es de $15, el costo de pedir es de $550 c/v, el costo de
financiamiento es del 38% anual, la empresa trabaja 365 dias por año.
Datos:
D = 180 x 365= 65700 pzas/anual
C.u. = $15.00
Cp = $550cada vez
Cf= 38% anual
Cm = 15 (.38) = $5.7 pza/anual
D.L. = 365 días
Solución.
1) Qo= 2CpD / Cm = (2)(550cv)(65,700anual) / 5.7pza/anual =
3560.750 pzas c/v
2) I max= Qo = 3560.750 pzas/cv
3) Ip = Qo / 2 = 3560.750pzascv / 2 = 1780.375 pzas/anual
4) N = D / Qo = 65 700 / 3560.750pzas/cv = 18.451 pedidos/anuales
5) Tc = Qc / D (d.L) = 3560.750pzas/cv / 65700anual (365) = 19.781 días
6) CTP = D / Qo (Cp) = 65 700anual / 3560.750pzas/cv (550cv) = $
10148.142 anual
201
7) CTM = Qo / 2 ( Cm ) = 3560.750pzascv / 2 (5.7pza/anual) = $ 10148.137
8) CTIo= 2 (550) (65700) (5.7) = $20296.280
8ª) No procede porque no tenemos Qa
9) A = CTIA – CTIo No procede ya que no tenemos CTIa
10) S = NO HAY
Ejemplo:
Sharp, Inc., una empresa que comercializa las agujas hipodérmicas
indoloras en los hospitales,
desea reducir sus costos de inventario mediante la determinación del
número de agujas hipodérmicas que debe obtener en cada orden. La
demanda anual es de 1000 unidades; el costo de preparación o de ordenar
es de 10 dólares por orden; y el costo de manejo por unidad de año es
datos, calcule el número óptimo de unidades por orden (Q*), el número de
órdenes (N), el tiempo transcurrido (T), y el costo total anual del inventario.
Utilizar un año laboral de 250 días.
𝑄 = √2 × 1000𝑥10
0.50
Q = 200 unidades
N = D / Q = 1000/200 = 5 ordenes por año
Número de días laborales/ año
IT = N
T = 250 días laborales/ año
202
5 órdenes
T = 50 días entre órdenes
Costo total del inventario = Costo de ordenar + Costo de conservación
D Q
TC = — Cp + — Cm
Q 2
1000 200
TC = -----($10) + ------($0.50)
200 2
TC = (5)($10) + (100)($0.50)
TC = $50 +$50
TC = $100
Ejemplo
- Cada unidad de la materia prima A tiene un precio de $500
- Cantidad anual requerida: 1000 unidades
- Costo por pedido: $800
- Costo por mantenimiento: 15% sobre el monto de la factura
203
Aplicando la formula
Q0 = √2𝐶𝑃𝐷 ∕ 𝐶𝑚
204
Qo =
Tamaño de pedido = 146 UD.
Número de pedidos:
1000/146 = 6.85 ≈ 7
Días entre órdenes:
365/7= 52.14 días
O bien:
250 / 7= 35.71 días
Si el tiempo de entrega (L) es de 5 días entonces el punto de reorden es:
R=DL/365
R = DL/ 365 = (1000)(5)/365 = 13.70 unidades
CAPITULO IV: EL SISTEMA DE DISTRIBUCIÓN COMERCIAL DE LA
EMPRESA
A. Concepto
205
La Distribución comercial consiste en hacer llegar los productos terminados
desde el productor de los mismos al consumidor final
- En la cantidad
- En la calidad
- En el momento
- En el lugar adecuados según la conveniencia del cliente
B. APORTACIONES DE LOS CANALES AL VALOR DEL PRODUCTO
La Distribución comercial genera entonces una serie de utilidades
1. De tiempo: al poner el producto a disposición del comprador en el momento
preciso.
2. De lugar: poniendo el producto en Puntos de ventas adecuados para las
costumbres del comprador.
3. De forma: Adecuación del producto para su consumo o compra como
prestación y unidades.
4. De posesión: Entrega del producto transfiriendo los derechos sobre el
mismo.
C. CANALES
206
1. Configuración de la estructura de canales
a. Según los niveles, eslabones o ligas
b. Según la importancia que revisten
c. Según el grado de control que permiten
d. Según el grado de penetración que tienen
207
2. Tipos de intermediarios
3. Red de distribución
208
a. Longitud de canal de distribución
b. Intensidad de la distribución de mercado
209
4. Una clasificación de las formas comerciales
Ejemplo de canales de distribución en el sector de perfumería y
droguería
210
5. Distribución
a. Cadenas voluntarias patrocinadas por el mayorista
Los mayoristas organizan cadenas voluntarias de minoristas
independientes para ayudarles a competir contra las grandes cadenas.
El mayorista desarrolla un programa en el cual los minoristas individuales
estandarizan sus prácticas de venta y consiguen economías en sus
compras que permiten al grupo competir efectivamente con
organizaciones formadas por grandes cadenas. Las cadenas IFA, SPAR
o Vege son ejemplos de cadenas voluntarias en ESPAÑA.
b. Cooperativas de minoristas
Los minoristas toman la iniciativa de organizarse como forma
jurídica de empresa con objeto de realizar grandes volúmenes de
compra y, eventualmente, algunas producciones. Los miembros
concentran sus compras a través de la cooperativa y planifican sus
campañas publicitarias de forma conjunta. Los beneficios se
distribuyen entre los miembros en proporción a sus compras. Los
minoristas que no son miembros también podrán comprar a través
de la cooperativa, pero no participaran en sus beneficios.
c. Empresas franquiciadas
Un miembro del canal, llamado el franquiciador, puede
encadenar varias fases sucesivas del proceso de producción-
distribución. La franquicia ha experimentado uno de los
crecimientos más rápidos de los últimos años. Aunque la idea
básica es antigua, algunas formas de franquicia son bastante
nuevas.
El sistema tradicional se denomina sistema de franquicia
minorista patrocinado por el fabricante. Ford, por ejemplo,
autoriza a los concesionarios a vender coches, pero estos siguen
siendo independientes.
Sistema de franquicia fabricante patrocina al mayorista.
211
Coca-Cola, por ejemplo, autoriza a embotelladores
(mayoristas) en varios mercados para que compren su
concentrado y posteriormente le añadan agua carbonatada, lo
embotellen y lo vendan a los minoristas en mercados locales.
La Casera otorga franquicias de producción y distribución.
El sistema más reciente recibe el nombre de franquicia de
servicios al minorista. En él, una empresa de servicios
organiza un sistema integral para llevar su producto de una forma
eficiente hasta los consumidores.
MAYORISTA
El mayorista es un intermediario que actúa en el canal de
distribución comprando los productos a los fabricantes y
vendiéndolos a los detallistas (y en algunos casos a otros mayoristas)
pero no a los consumidores finales.
MAYORISTA
212
Compra mercaderías en grandes cantidades
Agrupación y normalización del producto para venderlo.
Transporte
Almacenaje y conversión de los productos.
Promoción de los productos.
Financiación de la compra de los detallistas.
Agente de intermediarios: Intermediarios que realizando tareas de
comercio al por mayor no llegan a poseer ni tener la propiedad.
Broker Mayorista por cuenta ajena: facilita el contacto a cambio de una
comisión dado su conocimiento del mercado.
Representante del fabricante: actúa de intermediario entre fabricante y
detallista (varios fabricantes habitualmente)
Representante de compras: realiza compras por cuenta de compradores
de empresas, inspecciona, contratantes, almacenes.
Comisionistas: Intermediario independiente, deposita en sus almacenes,
responde por la mercadería, no adquiere propiedad.
COMERCIO MINORISTA (DETALLISTA)
Es el último eslabón de la cadena de intermediarios. Vende los productos
al consumidor final.
El minorista no solo vende los productos sino que añade servicios a los
mismo incrementando su valor (crédito, servicio postventa, asistencia
técnica.
Según la localización:
- Aislados.
- Agrupados.
Centros Comerciales
Mercados o plazas de abastos
Galerías comerciales
Calles Comerciales
MINORISTA
213
Características de los distintos tipos de autoservicio
EL AUTOSERVICIO – Características
d. Estrategia de la distribución en la empresa
214
Mediante los canales de distribución los fabricantes colocan sus productos
en el mercado, haciéndose disponibles para los consumidores.
e. Objetivos de la política de
distribución
- Cobertura del mercado
- Control del programa de
- Marketing Mix
- Coste de la distribución
- Imagen
Cobertura del mercado
- Se debe lograr una cobertura adecuada del mercado objetivo.
- Debe elegirse la mejor modalidad.
Configuración de mercados
215
Configuración estructural
Canales Directos Venta Directa En lugar de Consumo
En fábrica
Marketing Directo
Expendedores
automáticos
Canales Indirectos Cortos Plazos Minoristas
Distribuidores
Mayoristas
Representantes
Estrategia de Distribución de la Empresa
Intensidad de Cobertura en la Distribución
216
TIPO DE PRODUCTOS TIPO DE COBERTURA
De compra regular Intensiva
De compra impulsiva Intensiva
De urgencia Intensiva
De compra razonada Selectiva
De especialidad Exclusiva
Control del programa de marketing mix
Conseguir el control y la coordinación de las actividades del
Marketing Mix de los intermedios.
Coste de la distribución
217
Un canal corto no siempre implica un costo menor de distribución y por
ello un precio menor en la venta de los productos.
Imagen
El canal de distribución debe ser coherente con la imagen del producto
que expresan las otras variables en marketing.
f. Relaciones internas en el canal de distribución
Cooperación en el canal de distribución
218
Existe cuando los objetivos y estrategias de los miembros del canal,
situados a diferentes niveles son armónicos.
219
8. El poder
220
Tipos de poder
10. Cambios en la distribución
221
Distribución fisica
Conjunto de actividades llevadas a cabo con el fin de planificar,
implantar y controlar eficientemente el flujo físico de los productos
desde si origen hasta su destino final.
Elementos del sistema de Distribución Física
- Localización de almacenes de stock.
- Gestión y control de inventarios.
- Manejo de materiales de embalaje.
- Procesamiento de Pedidos.
- Transporte.
- Almacenamiento.
222
223
D. GASTOS Y COSTOS
Al realizar su función las empresas incurren en una serie de gastos y de costos
que es necesario tener en cuenta para la buena organización y administración
de aquéllas.
En términos generales Gasto significa
- ...egreso, salida de dinero, desprenderse de dinero con fines que no sean los
de inversión.
- Desde el punto de vista empresarial, los gastos son aquellos pagos
efectuados o por efectuar que la empresa tiene que realizar para llevar a cabo
sus operaciones, aunque no haya salida de dinero inmediatamente.
Costo es
- El gasto que realiza la empresa para llevar a cabo sus actividades operativas.
- Los costos de una empresa son los gastos que esta va incorporando al
proceso productivo
- Por ejemplo
- La adquisición de un inmueble provoca un gasto, que se transforma en costo
a medida que su amortización es incorporada al proceso operativo.
Características de los costos y su relación con los gastos
- Se considera al conjunto de gastos como un todo, y a los costos como una
parte de ellos
- Otra forma de explicar los costos es señalarlos como gastos aplicados en el
proceso de obtener los bienes o prestar los servicios.
- Es decir, los costos constituyen los pagos a los insumos o también las
remuneraciones a los factores que intervienen en el proceso de operación.
Como diferenciamos un costo de un gasto
- El costo existe cuando obtenemos bienes o servicios.
- Si compramos y no procesamos un bien o servicio, el costo de operación
desaparece y solo subsiste el costo de compra
224
- El gasto que estuvo y no deja de estar después de elegir comprar y no
procesar siempre fue gasto y nunca llega a ser costo
Elementos importantes de los Costos y los Gastos
Si vemos el estado de resultados de una empresa, vamos a identificar los
elementos más importantes de los costos y gastos
Estado de Resultados
Ingreso por ventas
( - ) Costo de Ventas
= Resultado Bruto
(-) Gastos
= Resultado Líquido
Costo de Ventas (Costo de la producción vendida)
Materiales directos
Mano de obra directa
Costos indirectos de fabricación
= Costo de la producción del periodo
( + ) Inventario inicial de productos en proceso
(-) inventario final de productos en proceso
= Costo de la producción terminada
( + ) Inventario inicial de productos terminados
(-) Inventario final de productos terminados
= Costo de la producción vendida
Gastos
• Gastos de Administración.
• Gastos de Distribución y Ventas.
• Gastos Financieros
1. Cuáles son los costos logisticos
En ningún lado del estudio de los costos y gastos de una empresa
encontramos algo que se llame Costo o Gasto Logístico.
¿Qué es entonces el costo logístico?
225
Es la suma de los costos ocultos involucrados cuando se mueven y
almacenan materiales y productos desde los proveedores hasta los
clientes. En estos se incluyen:
- Costos del aprovisionamiento (compras)
- Costos de almacenamientos
- Costos de Inventarios
- Costos del transporte interno
- Costos de la distribución de productos terminados
- Costos del personal involucrado en estas tareas, etc. por mencionar solo
algunos de los principales elementos
Estos costos ocultos que se generan durante el proceso logístico (proceso
de mover y almacenar materiales y productos desde los proveedores hasta
los clientes), están relacionados con la eficiencia y eficacia de dicho
proceso (y su medida la productividad), la calidad, etc.
Eficiencia - Hacer las cosas bien.
Es la capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los
objetivos de la organización.
• Es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos
Eficacia - Hacer lo que se debe hacer
Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados y hacer que se
cumplan
• Se es eficaz cuando se cumplen las metas u objetivos
Productividad - La medida de la Eficiencia y la Eficacia
Eficiencia + Eficacia = Productividad
. La productividad es el resultado del esfuerzo físico y mental del hombre y
no el resultado de una tecnología más sofisticada (Una mayor producción
si es el resultado de esta, pero esto no implica mayor productividad).
Índice de Productividad
226
El índice de productividad es el que nos indica el nivel de eficiencia y
eficacia alcanzada. Se calcula relacionando los bienes y servicios
producidos y los recursos invertidos en su producción
Índice de Productividad = Cantidad de bienes y servicios / factores de
producción empleados
El Desarrollo de los costos constituye una de las actividades más crítica en
el diseño y operación de los Sistemas Logísticos y es también la que
presenta la mayor dificultad en parte por la falta de definición o
entendimiento acerca de la estructura de los costos que afectan la conducta
de los Sistemas Logísticos
Típicamente, los sistemas contables convencionales agrupan los costos en
amplias categorías agregadas que no permiten un análisis detallado para
identificar los costos logísticos. Tradicionalmente los procesos contables de
costos que se han usado no proporcionan la información necesaria para
realizar un análisis efectivo de los costos de un Sistema Logístico.
El problema principal es que todos los costos logísticos en la mayoría, si no
es en todas las empresas, generalmente están ocultos y asignados en la
TRABAJADOR
ES
PRODUCCION
TOTAL
INDICE DE
PRODUCTIVIDAD
1 60 60
2 170 85
3 320 106,6
4 390 97.5
5 440 88
6 470 76.3
7 480 68 5
8 400 50
227
contabilidad a diferentes departamentos involucrados en el proceso, y no
están identificados como costos logísticos.
De lo anterior se derivan dos situaciones.
1. Primero, es imposible identificar cada elemento del costo logístico. Por
ejemplo, el costo del personal del almacén no contempla la productividad
de dicha mano de obra.
2. Segundo, es imposible extraer automáticamente del sistema contable un
número total de costo logístico, ósea, nadie sabe cuál es este costo. El
resultado es que muy pocas empresas tienen una idea de este número y
de su composición.
Esta situación tiene enormes implicaciones que impactan negativamente
en la rentabilidad de las empresas. Veamos algunas de estas.
1) Una primera implicación es que al no tener una idea de los principales
elementos del costo logístico y de su magnitud, se pueden estar haciendo
esfuerzos para reducir elementos de costo que no son importantes y se
deja de hacer esfuerzos sobre otros más importantes.
2) Una segunda gran implicación es que no se tiene un esfuerzo total e integral
como empresa por reducir el costo total. Se tienen esfuerzos parciales que
en muchos casos no tienen el poder suficiente para realizar acciones
relevantes y trascendentales.
3) Tercero, es muy común que se toman decisiones para mejorar un eslabón
y reducir su costo, pero al no visualizar toda la cadena, se pueden incurrir
costos en otras partes y a final se tiene un costo total mayor.
4) Cuarto, una empresa que no tiene este costo, no tiene una idea por ejemplo
de cuánto cuesta el servicio al mercado. En otras palabras, se hacen ofertas
de servicio a los clientes sin tener una idea de su costo.
5) Quinto, al no existir un claro entendimiento de los costos involucrados, de
su magnitud relativa y su interrelación, se tienen sistemas de indicadores
de desempeño en donde hay indicadores que no son relevantes, algunos
otros que están en conflicto entre sí y que ponen en conflicto a las áreas
involucradas o bien faltan indicadores relevantes.
228
6) Por último, una consecuencia importante es que no existe una integración
de la gente de departamentos de costos y finanzas (que parte de su labor
debe ser promover acciones para incrementar la rentabilidad) con el con el
personal involucrado en las áreas de logística.
Situaciones como estas se viven todos los días en las empresas, y lo peor
de todo no es tanto que existan, sino que se hace muy poco esfuerzo para
corregirlas.
2. Que acciones influyen en los costos logisticos
Con la finalidad de poder valorar las acciones que influyen en los costos
Logísticos se hace imprescindible analizar ciertos aspectos de interés
dentro de los cuales se destacan:
• Principios Básicos de los Costos Logísticos
• Categoría de los Costos Logísticos
• Rangos de Relevancia.
• Rentabilidad Directa.
3. Principios básicos de los costos logísticos
El desarrollo de los costos apropiados o adecuados de un sistema logístico
parte del enfoque que se brinde o se oriente a los mismos. Es decir, en
esencia encaminar los esfuerzos hacia la identificación de los costos
asociados. Los métodos contables tradicionales, carecen de un enfoque
dirigido a estos propósitos, sobre todo porque fueron diseñados atendiendo
a otras necesidades.
a. Uno de los principios básicos de los Costos Logísticos es que dicho
sistema debería reflejar los costos del flujo material, es decir debería ser
capaz de identificar los costos que resultan de mover los materiales desde
los proveedores hasta los clientes.
b. Un segundo principio es que el sistema debe ser capaz, de permitir
efectuar análisis separados de los costos en función de los beneficios o
rendimientos.
229
Para poder aplicar estos principios se requiere una nueva concepción de
los costos, es decir que en primer lugar se debe definir el sistema logístico
y luego identificar los costos asociados.
Un sistema logístico de costo efectivo debe buscar determinar el costo total
del sistema para alcanzar los objetivos logísticos deseados (Salidas del
sistema) y el costo de las varias entradas implicadas en alcanzar estas
salidas.
4. Categorías de los costos logísticos
Los Costos logísticos agrupan todos los costos adheridos a las funciones
de la empresa, que controlan y gestionan los flujos materiales y sus flujos
informativos asociados. Se debe expresar, que el desarrollo de los costos
es una de las actividades más crítica en el diseño y operación de los
sistemas logísticos y es también la que presenta la mayor dificultad, en
parte por la falta de definición o entendimiento acerca de la estructura de
los costos que afectan la conducta de un sistema.
Las categorías sobre los que se aplican los costos logísticos y los
conceptos sobre los que se utilizan los mismos están en correspondencia
con la secuencia del flujo, siendo los mismos:
a) Los costos operación ales.
b) Los costos de transportación.
a. Los costos operacionales
Estos costos son los que están relacionados con las facilidades
logísticas como son por ejemplo los almacenes, centros de distribución
mercados concentradores, etc.
Los costos operacionales pueden ser de dos tipos
Costos Discontinuos, que son aquellos que varían por etapas en función
del volumen de circulación.
Costos Continuos, que varían lineal o no linealmente con el volumen de
circulación.
230
b. Los Costos Discontinuos
Están en función de la circulación y presentan valores constantes para
ciertos y determinados rangos de circulación.
Para la circulación de 0 a ti el valor del costo será de Co, entre t1 y t2, el
costo incurrido es de C1 y así sucesivamente el costo que se incurre
cuando la circulación es cero (Co) es un costo fijo.
Los costos discontinuos pueden ser originados por diferentes factores
que incluyen:
• La depreciación anual.
• El mantenimiento.
• Los gastos de dirección.
• Otros.
c. Los Costos Continuos
Están en función de la circulación y no son generalmente lineales aunque
en cualquier instancia pueden ser representados como un costo lineal.
Estos costos comprenden, los elementos siguientes
• Efecto de la curva de aprendizaje.
• Economía de escala
231
5. Clasificación de los costos operacionales en dependencia de su
función logística
Los costos operacionales pueden estar clasificados en dependencia de su
función logística, como:
• Costo del Aprovisionamiento, representados por el costo de los pedidos.
• Costo de Almacenaje, representados por los costos del espacio, de las
instalaciones, de manipulación y de tenencia de stock.
• Costo de la Información asociada representado por los costos de la
administración logística.
6. Como se calculan los costos operacionales
Los Costos Operacionales generalmente se calculan atendiendo a la
aplicación de diferentes criterios, o procedimientos, a continuación se
señala el empleado por Mac Kibbin el cual se ilustra en la siguiente tabla.
232
Tabla No.1 Costos Operacionales
ket Descripción Valor
Capital
Depreciac
ión
Equivalent
e
anual
Costos Operacionales Costo
Total Mantenien
do
Electricid
ad
General
es
1 Edificaciones 5%
2 Est P -
Paletas
10%
3 S. Alm Movil 14.3 %
4 Paletas 2Ü%"
5 Niveladores
de
andenes
10%
6 Baterías 20%
7 E. Limpieza 20%
Uno de los elementos más importantes y que incide de manera significativa
en los costos operacionales es el asociado a los mantenimientos en la
siguiente tabla se pueden apreciar algunos valores seleccionados para
tales propósitos.
Tabla No.2 Elementos a Considerar en los Costos Operacionales
Medios de Almacenamiento Expresión Numérica
1.- Estanterías para Paletas 0.25 % del Valor Capital
2.- Sistema de Almacenamiento Móvil 1.50% del Valor Capital
3- Medios Unitarizadores 5.00% del Valor Capital
4- Montacargas 5.00 % del Valor Capital
233
7. Los costos de transportación
El movimiento de las mercancías desde su origen hasta sus respectivos
destinos constituye en la mayoría de los casos uno de los componentes
más importantes del costo logístico.
Los costos de transporte, están relacionados con los orígenes y destinos,
las mercancías, la modalidad de transporte empleada y el peso o volumen
de mercancías transportadas y tienen la característica de comportarse de
forma discontinua para una etapa determinada.
Por su diferentes composición y estructura, convienen diferenciar dos tipos
de transporte y en consecuencia también sus costos
• Transporte a larga Distancia. Es el transporte de mercancías entre
productores y almacenes distribuidores
• Transporte de Distribución. Se conoce como el transporte, de mercancías
entre productores y almacenes distribuidores hacia sus redes de punto de
venta y clientes finales,
a. Transporte a Larga Distancia
En los transportes a largas distancias, independientemente del modo
elegido (camión, avión, ferrocarril, etc.) los costos están directamente
ligados al peso, volumen y distancia a recorrer hasta el punto de destino,
de forma tal que cada modo tiene asociado un modo, el tamaño de la
carga determina dicho coeficiente, generando una escala de tarifas.
Para el transporte a larga distancia por carretera, en la mayoría de los
casos, este transporte es contratado a empresas que han nacido y
crecido al amparo de un gran fabricante que les ha asegurado un gran
volumen, permitiéndoles cubrir los elevados costos fijos iniciales,
posteriormente esas empresas han ido contratando a otros fabricantes
de productos similares y que realizan entregas en puntos cercanos,
generándose así un principio de especialización.
234
b. Transporte de Distribución
Debido a la especialización que requiere este tipo de transporte, ya que
el conductor debe conocer bien los productos transportados, las rutas, la
calidad de algunos productos, el cambio y devolución de mercancías,
etc.
• El transporte de distribución es habitual que sea realizado con personal
y/o medios de la propia empresa.
• El costo del transporte está compuesto por el costo del personal
conductor.
• En el caso del funcionamiento de camiones utilizados de menor tonelaje
(4 a 6 ton.) la inversión requerida es menor, pero por sus características
de funcionamiento, sus costos de mantenimiento son más elevados.
8. Los rangos de relevancias
Este rango de circulación o volumen se define como el valor máximo y
mínimo que es aceptado desde un punto de vista teórico y práctico.
Por ejemplo:
• Un almacén no debe ser operado a menos que su capacidad de diseño sea
aproximadamente 0,80 veces su capacidad teórica y por razones de diseño
de ingeniería sus límites máximos no debe excederá 1,10 su capacidad
teórica.
• De este modo estos dos puntos constituyen el Rango de Relevancia para
lo cual las precisiones de los costos son importantes y es el rango sobre lo
cual las soluciones recomendadas deben operar el sistema propuesto.
235
De las reflexiones anteriores, se pueden realizar los comentarios
siguientes:
• Los Costos Logisticos constituyen uno de los elementos más importante en
el diseño de los Sistemas Logisticos ya que el conjunto de soluciones que
se adopten en el proceso de diseño, tiene un denominador común que es
él referente a que todas deben ser soluciones económicamente rentables.
• Además se debe indicar que en el proceso de auditoría que se realice
dentro de un marco de confiabilidad, debemos descansar precisamente en
el hecho del conocimiento y control de los costos
.
9. Rentabilidad directa
Un análisis aislado de los costos logísticos, no permite percibir de una
manera efectiva las conductas económicas de los sistemas logísticos por
lo cual todo estos tipos de valoraciones deben venir acompañada de la
observación de estudios y formulaciones encaminadas a la evaluación de
la rentabilidad directa tanto del Cliente como del producto.
a. La Rentabilidad Directa del Cliente (RDC)
Los sistemas contables tradicionales, presenta un grado de
incertidumbre a la hora de definir y precisar las exigencias
administrativas en cuanto a la respuesta de ¿Cuál es el grado de
rentabilidad de un cliente comparado con otro?
236
Comúnmente, la rentabilidad de un cliente se calcula solo a nivel de
beneficio bruto; en otras palabras, los ingresos netos de venta generados
por el cliente en un periodo determinado, menos el precio de costo de
los productos vendidos.
Sucede por ejemplo, que existen muchos costos que debieron haber sido
tomados en consideración para poder analizar la rentabilidad real de un
cliente determinado o de un segmento o canal de mercado deseado.
• Los costos del servicio comienzan con el pedido y por consiguiente con
los costos de procesamiento los cuales se diferencian de acuerdo con el
número de líneas de productos en los pedidos y su complejidad.
• Además en estos análisis están presentes los costos de transportación,
manejo de los materiales, inventarios y almacenaje.
• El principio básico del análisis de la rentabilidad del cliente es que el
proveedor debe obtener todos los costos que son específicos de todas
las cuentas individuales.
• Un enfoque útil de aplicar cuando se examinan, estos costos es
formularse la pregunta ¿Qué costos evitaría si no hiciera ningún negocio
con este cliente?. El éxito de usar el análisis de evitabilidad es que
muchos casos de servicio al clientes son en realidad compartidos entre
varios clientes.
A menudo también, se realiza el análisis de las cuentas de pérdidas y
ganancia de los clientes específicos de las empresas tomando como
base de valoración el formato que se ilustra en la siguiente tabla.
Tabla.- Análisis de las Cuentas de Pérdidas y Ganancia de los Clientes
237
Análisis de las Cuentas de Perdidas y Ganancia de los
Clientes
Ingresos o Valor Neto de las Ventas
Aff/tos 1
Costo o Costos de las Ventas (combinación de todos los
productos)
o Comisiones
..° Visitas de Venta
"o Bonificaciones Comerciales
"o Costo de procesamiento de Pedidos
,.° Costos Promocionales ( Visibles y Ocultos)
o Costo de Merchandismq
o Empaquetamiento
o
Costo dedicado al Almacenamiento de las
Existencias
o Espacio dedicado al Almacenamiento
o Costo de Manejo o Manipulación de los Materiales
_ o Costo de Transponte
- o
o
k/05105 un uocurriüniacion
Devoluciones y Rechazos
o Oíros.
b. La Rentabilidad Directa del Producto (RDP)
Una de las aplicaciones que es usada en los Análisis logísticos de costo
y ha tenido una amplia aceptación, en la esfera de la circulación y
producción minorista es la técnica conocida como rentabilidad directa del
producto o simplemente RDP.
238
En esencia, se puede expresar que es un procedimiento análogo al
análisis de rentabilidad del cliente en el sentido que parte de la intención
de identificar todos los costos que van unidos a un producto o un pedido
a medida que avanza por el canal de distribución.
La idea que encierra la RDP es que en vahadas transacciones el cliente
incurre en costos distinto al del precio inmediato de compra del producto.
A veces, estos costos permanecen ocultos y a menudo pueden ser
sustanciales, lo bastante grandes como para reducir o incluso eliminar el
beneficio neto de un producto en particular.
- Se debe destacar igual que las características fundamentales de un
artículo (peso, volumen, almacenaje especial. ...) varían con respecto a
otros, los costos asociados vanarán de igual modo.
- Mediante el análisis detallado de estos costes se pueden estudiar la
forma de mejorar la rentabilidad directa de los productos por ejemplo
rediseñando envases y/o embalaje incrementando la frecuencia de
entrada, etc.
- Además estos análisis ayudan a elegir productos de mayor rentabilidad
(distintas marcas), incrementar la utilización de aquellos circuitos de
distribución que añaden menor coste de suministro a puntos de venta y
tomar decisiones sobre posicionamiento de productos y diseños, en
general, de políticas tácticas y estrategias.
10. Como detectar costos logisticos
Los costos logísticos se hacen visibles cuando se logra medir con eficiencia
las áreas estratégicas del proceso logístico. Existen numerosos costos no
visibles que, si no se observan a tiempo, pueden ocasionar grandes
pérdidas en la empresa (o dejar de percibir mayores utilidades).
La clave es realizar mediciones periódicas y sistematizadas sobre la
evolución de la productividad de la mano de obra directa, tratar de mantener
el stock, evitar grandes desplazamientos entre el depósito de materias
primas y el centro productivo, comprarles a proveedores que trabajen con
239
certificaciones de calidad y tercerizar algunas áreas en las que no seamos
competentes.
Una célebre frase empresaria a nivel mundial afirma que para poder
gestionar, hay que saber medir. Pero, por lo general, la empresa focaliza
su atención en resolver los problemas del día a día, con esto pierde tiempo
e incluso, en algunos casos, no le otorga la importancia que merece a un
ítem que, con el correr de los meses, puede provocarle pérdidas
importantes de sumas de dinero.
Los denominados costos logísticos están presentes en la mayoría de las
empresas. La clave es detectarlos a tiempo a través de distintas mediciones
que automaticen los principales procesos de la firma y, lograr así, la
reducción o eliminación de esa erogación innecesaria.
Todo empresario conoce cuáles son sus costos a la hora de emprender un
negocio: los impuestos, los servicios, salarios, el alquiler de un local. Pero
los famosos costos logísticos no los puede cuantificar de una forma
sencilla. Y esto no significa que no existan.
Indefectiblemente, para detectar los costos logísticos hay que medir la
eficiencia d todos los sectores involucrados. En una empresa, sin importar
el sector 31 que pertenezca, se debe definir y enfocar la mirada hacia las
áreas logísticas claves en la firma. Aquellas, en las que de producirse
desvíos conllevaría una gran pérdida en el rendimiento total de la empresa.
Los costos logísticos aparecen cuando se miden estas áreas estratégicas
con visión de costos. Por ejemplo, cuánto de valor se añade al movimiento
de materiales y no costos innecesarios. Esto habitualmente no sucede en
la mayoría de las empresas.
En la mayoría de los casos, las empresas trabajan con el sistema costo -
resultante. Es decir, la división del total de erogaciones que contabilizan por
240
la cantidad de productos obtenidos (lo que determina el costo unitario). Así,
no se puede establecer ningún tipo de medición de eficiencia.
¿Cómo se debería hacer?
Miyaji recomienda encarar algún tipo de normalización, criterio, medición,
que establezca el adecuado uso de todos los recursos.
• Es lo que se denomina relación insumo-producto.
• Es decir, cuánta materia prima se necesita para producir una unidad,
cuántas horas hombre se requiere para producir esa unidad, cuánto tiempo
de la instalación fabril para su elaboración.
• De esta manera, la empresa comienza a visualizar de una forma más clara
los costos necesarios y con ello logra avanzar en la reducción de la
ineficiencia.
ATACAR LAS BARRERAS INICIALES
El principal obstáculo que da como resultante la medición de un proceso es
la falta de desarrollo de un sistema de mejora de la información. "Es
primordial fijar una buena organización interna.
Para ello se tiene que contratar a una persona especializada, que se
encargue específicamente de llevar adelante la planilla de costos internos,
ya sea manejando un software de gestión para automatizar la contabilidad
y clarificar la relación cliente/ producto/ ingreso.
Esta idea es compartida y reforzada por Frías, quien enfatiza que "en
general los empresarios conocen muy bien en qué gastan, porque son
obsesivos del control, pero no los por qué. No llevan, por ejemplo, un
correcto control sobre la diversidad y cantidad de clientes que tiene, sus
canales de distribución, simplemente se adaptan y tratan de satisfacer a los
clientes.
241
Según Frías, de esta manera los empresarios enfrentan una carga en
cuanto a los costos diferenciales de cada negocio, y es justamente por ese
lado donde tienen mucho para ganar si mejora la medición relacionada a
los clientes y productos, ya que podrían tener más claro qué les aporta cada
negocio a su rentabilidad.
Por otro lado, respecto a la comercialización. Giménez, aconseja
instrumentar canales de distribución innovadores que aseguren reducción
de gastos de entrega y cobranza.
- Todo ello lleva a aprovechar administraciones integradas que evitan
erogaciones burocráticas individuales y papelerío inútil.
- Hay que tecnificarse cada vez más vía leasing, sin comprar las
maquinarias, evitar el mal uso o despilfarro de materias primas y capacitar
al personal en forma permanente para recuperar productividad perdida.
11. Variantes de los costos logisticos
Las improductividades y el material desperdiciado forman parte de los
costos logísticos donde cobra un protagonismo primordial la falta de
capacitación permanente del personal en todas las áreas.
En base a la opinión y a los estudios de analistas consultados, son muchos
y variados los costos no observables a simple vista, pero que a través de
distintos métodos saltan como un pez en el agua.
Entre ellos, se destacan:
- La improductividad de la mano de obra directa, que puede ser estimulada
por el desgano de los operarios, por un mal clima laboral y un retraso
salarial.
- Si la empresa mide el consumo de materia prima, se puede descubrir que
se consumió más de la que correspondía técnicamente y que puede estar
producida por falta de cuidado por parte de los operarios, posibles robos,
vencimientos de productos. En la medida que se mide en forma progresiva
242
esta situación, obliga a todos los que intervienen en el proceso productivo
a controlarse.
- Toda planta se diseña para una producción establecida como normal. Si la
empresa, por razones de mercado, no llega a utilizar el 100%, el resultado
de ello es que parte de los costos fijos no son absorbidos por la producción.
- El mantenimiento preventivo de las máquinas es otra estrategia que ayuda
a evitar futuras averías y pérdida de producción. Muchas veces una gran
demanda provoca en el empresario la preocupación de cumplir sin medir si
esa máquina se encuentra en condiciones de hacerlo. Un equipo
productivo, que por falta de mantenimiento, no responde ante la creciente
demanda, también produce que los trabajadores que la operan extiendan
los horarios de trabajo, con el consecuente pago de horas extras.
- Es aconsejable mantener un stock, que sirva de colchón para cubrir
posibles ineficiencias.
- El desplazamiento innecesario es una pérdida de tiempo. Por ejemplo, si
hay una gran distancia física entre el depósito de materias primas y el
centro productivo.
- Cuando las empresas van creciendo sin analizar demasiado la
sistematización de los tiempos, se pierde en la falta de sincronización del
trabajo lo que es igual a tiempo ocioso.
- Se tiene que controlar el consumo de energía eléctrica. Si técnicamente se
establece que se requiere para un producto determinado tantos Kw. y
resulta,
- que midiendo el consumo, se constata que se utilizó un 30% más, esto
significa que se están desviando recursos que se podrían haber
aprovechado en otro proceso del producto.
- Otro aspecto que ayuda a no perder tiempo ni mayores procesos en un
producto es detectar y mantener sólo a los proveedores que trabajan con
cierta certificación de calidad.
- Una gran parte en la generación de costos logísticos reside en la falta de
capacitación permanente del personal en todas las áreas.
243
BIBLIOGRAFÍA
La Logística en la empresa: Ciro Villegas Chamorro, UNSA 2012
www.mimsq.gob.pe, 2014
Búsqueda, Selección y Evaluación de proveedores: McGraw-Hill, 2014
Costo Logístico: Ing. Carlos Portal Rueda, 2012
Gestión de Almacenes: David de la Cruz Ponce
Gestión de Stocks: Santiago Segura
Manual del usuarios del módulo de administración del catálogo del Ellipse
EDI + Internet: el nuevo horizonte de la interconectividad: Villalonga,
Ricardo & Chazarreta, Alejandro
Procedimientos Admirativos de Almacenes y Compras de U.P. Cerro
Verde S.A.: Ing. Larry Concha
"Procedimiento de Administración de Contratos de Sociedad Minera Cerro
Verde S.A.A.", 2007.
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