resumen archivos digitales
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Carmen Elisa Ocampo Buendia
Zoraida Vanegas
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
ARCHIVOS DIGITALESAbril 2011
RESUMEN EXPOSICIONES CURSO ARCHIVOS
DIGITALES
Tutor
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
Ingeniero de Sistemas
Especialista en Desarrollo de Software
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
ARCHIVOS DIGITALESAbril 2011
RESUMEN EXPOSICIONES CURSO ARCHIVOS
DIGITALES
CONCEPTOS BASICOS
ARCHIVOS, BIBLIOTECAS Y DOCUMENTOS
DIGITALES
DEFINICION DE ARCHIVO
Conjunto de
documentos, sea
cual fuere su fecha,
forma y soporte
material Acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión
ARCHIVO DE
GESTIÓN
Documentación
Activa
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO
CENTRAL
Documentación
Semi-activa
ARCHIVO
HISTÓRICO
Documentación
Inactiva
Valores
Primarios Valores
secundarios
Administrativo
Legal
Fiscal
Contable
Técnico
Histórico
Cultural
Investigación
Científico
DEFINICION DE
BIBLIOTECA
Una biblioteca es un sitio en donde se
almacena, se conserva material bibliográfico
en diferentes formatos, por su organización
facilita la búsqueda de una información
determinada.
La biblioteca ofrece, a través de su
material bibliográfico, su espacio, sus
actividades, sus servicios, su bibliotecario
y sus usuarios, una diversidad de
caminos para desarrollar el potencial
humano.
DIFERENCIA ENTRE
ARCHIVO Y BIBLIOTECA
Archivo
•Conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión.
•Documentos espontáneos, únicos y orgánicos.
•Valor administrativo, legal, informativo y cultural
•Conservación permanente cuando pasan al archivo histórico
•Organización según la procedencia y el modo de producción
Biblioteca
Colección de documentos seleccionados previamente, según criterios definidos por la función de la biblioteca y por el perfil de sus usuario s
Documentos voluntarios de pleno significado y repetibles.
Valor informático y cultural
Conservación provisional
Organización mediante el control del vocabulario que representa su forma y contenido
LOS DOCUMENTOS
DIGITALES
Se habla documentos digitales por que la información, no
importa su forma: texto, sonido, imagen fija o en
movimiento, se registra en un medio electrónico a través de
codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de
señales eléctricas positivas y negativas.
Los documentos digitales tienen características que los diferencian de
los documentos tradicionales , como por ejemplo ; los documentos
digitales pueden leerse saltándose las páginas y no linealmente, como
los impresos. También un documento digital puede cambiar el contenido
de una línea de un párrafo o una página sin que por ello halla que
cambiar el documento entero.
LOS DOCUMENTOS
DIGITALES
LOS ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS ANTE LO
DIGITAL:
-Semejanzas con el mundo no digital:
•No se caracterizan por el tipo de soporte y el
mundo de codificar la información de sus
documentos.
•Conservan los documentos digitales con el
mismo fin y el método de gestión que aplican
al resto. Diferencia frente al mundo no digital :
• La biblioteca organiza y da acceso a información sin conservar
los documentos en su deposito .
• El archivo sólo organiza y da acceso a información presente en
documentos conservados en su deposito. Gestiona documentos
electrónicos.
PORQUE CONSERVAR LA
INFORMACION DIGITAL
POR SU FACILIDAD DE DIFUSION
La digitalización entendida como una técnica reprográfica,
como su nombre lo indica, reproduce documentos
soportados en papel
POR SU VALOR
Las condiciones y momento de aplicación de esquemas de
digitalización para documentos archivísticos, serán consistentes en la
medida que se apliquen bajo el rigor de modelos documentales, en
donde la tecnología digital se interprete como apoyo de valor
agregado que enriquece y facilita el acceso
CONCEPTOS BASICOS
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO
La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión de documentos y las aplicaciones de
trabajo (Word, email…), y una serie de reglas y procedimientos para ello. Los mecanismos de
captura deben asegurar que los documentos capturados son los apropiados, están completos,
incluyendo los metadatos y que se han establecido los vínculos con otros documentos dentro de la
agrupación en la que se integran.
SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES
Debe adoptarse en el momento de la creación del documento electrónico de acuerdo con el
calendario de conservación. El sistema debería posibilitar el alojamiento de los documentos
relacionados entre sí en expedientes y agrupaciones; si no, debe organizarlos de forma que más
adelante puedan ser sometidos a decisiones retrospectivas de selección.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
PRESERVACIÓN, TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN DE CONJUNTOS
DOCUMENTALES:
Los conjuntos documentales que merezcan conservación permanente deben
haber sido identificados en el momento de su creación y/o como resultado de
un proceso de selección, de transferencia y de su custodia en un archivo
permanente. El archivero debe asegurar que se tienen en cuenta los
requisitos necesarios para su conservación a largo plazo.
Hace falta disponer de unos usos (best practices) y de normas sobre formatos
y transferencia de documentos, incluyendo la prevención y la conservación.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
La selección de formatos debe: Los tipos de formatos físicos pueden agruparse en:
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
Minimizar el riesgo de bloquearse con formatos yaplicaciones propietarias.
Limitar el número de formatos para minimizar elnúmero de rutinas (paths) de migración.
Los formatos seleccionados deben poseer unamínima conexión con las aplicacionesdepartamentales.
Reducir al mínimo, en el funcionamiento diario, laintervención de la infraestructura tecnológica deun departamento.
Los formatos seleccionados no deberían excluirañadidos y cambios futuros a medida que seproduzcan nuevos desarrollos.
Formatos de transferencia: deben comprender
el contenido, la estructura y el contexto del
documento y documentar que también se
conservan los metadatos a nivel de documento
y de expediente.
Formatos de preservación: asegurar la
integridad del conjunto y, al máximo posible, la
estabilidad.
METODOLOGIA ARCHIVISTICA PARA DOCUMENTOS ELECTRONICOS
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
EL ARCHIVO DIGITAL
El archivo digital es una aplicación que permite el
almacenamiento y administración de los documentos electrónicos,
dándole al usuario acceso directo y recuperación ágil de los
mismos, al tiempo que se garantizan los niveles de acceso y
seguridad que la compañía requiere mediante el uso de esta
plataforma.
Un archivo digital, es todo programa que edites y guardes en el
computador desde un simple block de nota hasta u programa
ejecutable de grandes rasgos.
Los formatos de archivos digitales almacenan la información
codificando toda la imagen cada píxel de forma individual, esto
ocasiona que el archivo pese mucho (ocupa mucho espacio en MB
en el ordenador) pero, a cambio, no pierda ninguna clase de
información.
Actualmente existen muchas clases de archivos del tipo
informático, pero para guardar el archivo existen muchísimos
formatos y cada programa informático utiliza su propio tipo de
archivo o formato.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
En el entorno de la era electrónica, el desarrollo y la
implementación de dichos sistemas se requiere que el
programa de administración de documentos y
archivos electrónicos este basado en los siguientes
principios:
Identificable, esto significa que el programa debe
ser identificable desde otros programas
corporativos.
Soportado en políticas, las cuales deben estar
documentadas, autorizadas y divulgadas
institucionalmente.
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE
ARCHIVOS DIGITALES
Planeado, es decir debe obedecer a un plan en dos
niveles: estratégico y operativo.
Asignado a una responsable, que tenga la función
específica de planearlos, desarrollarlo y
monitorearlo.
Localizado, esto quiere decir que el programa debe
ser ubicado adecuadamente dentro de la
estructura organizacional de la entidad.
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE
ARCHIVOS DIGITALES
Organizado de acuerdo con las necesidades y la
estructura de la institución, la naturaleza del
negocio y el ambiente tecnológico.
Manejado por personas con habilidades y
conocimiento adecuados en el campo de la
información, la gestión de documentos y la
informática.
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE
ARCHIVOS DIGITALES
Implementado en toda la organización de manera
sistemática y bajo la dirección de un gerente con
autoridad y autonomía.
Mensurable regularmente, a través de procedimientos
de auditoria de información
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE
ARCHIVOS DIGITALES
AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES
AUTENTIFICACIÓN
Su fin es identificar los elementos de los documentos
electrónicos que son necesarios para mantener su
autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que
se deben realizar para comprobar no sólo la integridad
física y lógica de los documentos, sino también su calidad
cuando se almacenan y transfieren a los diversos
depósitos.
Su método todavía está en fase de construcción y
posiblemente dará lugar a la publicación de una norma
internacional. Presenta una estrecha con:
• El proceso de reunión y captura de los documentos
• La conservación preventiva de su contenido y la
identificación y selección de las series.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES
ORGANIZACIÓN
Análisis de tipos documentales
Denominación de la serie o documento.
Definición de la serie.
Productor, órgano u oficina y función.
Fechas extremas
Legislación y normatividad que rige su producción.
Procedimiento y tramite de creación.
Descripción de documentos que forman la unidad documental.
Contenido (palabra clave)
Ordenación de la serie
Series o documentos precedentes
Series o documentos descendientes.
Series relacionadas
Documentos de recopilación.
Descripción física: soporte, tipo de archivo y volumen de megas.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS
DIGITALES
ACCESO
Evolución y difusión electrónica de:
Documentos:
Formato de texto: txt, pdf, rtf.
Formato de datos estructurados: bases de datos,
hojas de calculo.
Formatos de imagen fija o en movimiento: gif,
pict, jpeg.
Formatos de sonido.
Formatos de hipertexto: SGML, XML.
Formatos multimedia.
Instrumentos de descripción: EAD (DTD)
Modulo de recuperación de información
Servicio de información multimedia tipo WWW.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
CONCEPTOS BASICOS
IMAGENES
I. QUE ES UN SISTEMA DE ARCHIVO ELECTRÓNICO DE IMÁGENES.
Es una herramienta utilizada para la
estructuración y organización de
archivos electrónicos dentro de la cual
se almacena la imagen digital de los
documentos y posteriormente se puede
recuperar con palabras claves mediante
una base de datos relacional asociada a
las imágenes.
Una estructura de almacenamiento de
imágenes tiene componentes técnicos
de concepto. Por una parte los
elementos técnicos pueden estar
referidos al árbol que se generará a
partir de la digitalización, al establecer
carpetas y subcarpetas y dentro de ellas
ficheros de imagen, dependiendo de las
capacidades del
Sistema operacional y las velocidades
De acceso que deben garantizar al
usuario una respuesta oportuna.
II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES
PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN.
El tratamiento documental para la
descripción y posterior recuperación de
la imagen parte de una concepción
original que ha seguido una línea
evolutiva muy ligada, en los últimos
años, a la evolución de la tecnología y
en especial de los sistemas de
información.
El tratamiento automatizado de los
instrumentos referenciales y de control
ha aumentado vertiginosamente el
potencial informativo con respecto a las
antiguas fichas en papel. Al mismo
tiempo ha modificado ciertas prácticas
en el tratamiento documental, como es
el caso de la indexación, que suponen
nuevos retos para los gestores de
documentación.
II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS
IMÁGENES
PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y
RECUPERACIÓN.
Imagen Digitalización1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Data
Posición 1,1 Gris claro
Posición 1,12 Azul
Oscuro
Posición 1,13 Azul
Oscuro
Posición 1,14 Blanco
Posición 1,15 Blanco y Azul
oscuro
Posición 1,16 Azul oscuro
Para realizar la digitalización se sobrepone una rejilla sobre la imagen y se identifica el contenido de cada
una de las celdas de la rejilla. Mientras mas fina la rejilla mejor calidad de la imagen, ya que se recolecta
información mas precisa. Cuando la celda es muy grande existe dificultad para
establecer que dato guardar.
II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS
IMÁGENES
PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y
RECUPERACIÓN.
Cuando el
documento ingresa
en el escáner, este
ilumina la imagen y
el CCD captura el
reflejo y lo
convierte en un
voltaje que luego
se codifica en
forma binaria.
Output 0 0 1
Threshold
CCDs
II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS
IMÁGENES
PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y
RECUPERACIÓN.Resolución
Calidad de la Imagen VS Tamaño del archivo y la velocidad
Una hoja tamaño carta digitalizada
A 200 dpi: 8.5 X 200 = 1,700
11.0 X 200 = 2,200
3’740,000 PIXELES
200 dpi
A 400 dpi: 8.5 X 400 = 3,4= 4,400
14’900
11.0 X 400 600,000
PIXELES
400 dpi
El uso que se va a dar a la imagen determina cual debe ser la resolución con la que se debe trabajar.
Para la digitalización de documentos se trabaja con 200 dpi, si se quiere trabajar con OCR se debe
trabajar con 300 dpi, si se va a trabajar con fotografía seguramente la resolución puede ser de 9600, si
se va a trabajar con radiografías la resolución puede ser mayor. Existe la Resolución óptica y la
resolución de salida.
II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS
IMÁGENES
PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y
RECUPERACIÓN.
Color
Un pixel tiene 24-bits
16.7 millones de
niveles de color
Escala de Grises
Un pixel tiene 8 bits
Imagen en 256 niveles de
grises
Blanco y Negro
Un pixel tiene 1 bit
Imagen Bitonal 1 nivel
II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES
PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN.
Resolución:
Calidad de la imagen, tamaño del
archivo y velocidad del escáner.
Tipo de Imagen:
Blanco y negro, escala de grises ó color
Tipo de archivo:
TIFF de pagina sencilla
TIFF de múltiples paginas
JPEG
Software de CapturaCaracterísticas del documento fuente.
Parámetros imagen de salida:
Tipo archivo: TIFF pagina sencilla ó múltiple,
PDF, JPEG,.
Resolución 200, 300, etc.
Tipo imagen B/N , grises, color
Estructura de los archivos de salida
Manejo de índices: numero, campos
predefinidos, uso de OCR Zonal ó de códigos de
barra
Separación de documentos: Hoja en blanco,
código de barra
Eliminación pagina en blanco
Nombre del archivo
Maquillaje de las imágenes,
Funciones preestablecidas. Digitalización a un Mail,
a un archivo, a una ó a varias impresoras
Procesamiento del fondo de la imagen
Control de perfiles de operadores.
Presentación de una ó varias imágenes
• Muestras documentales
• Navegación
– Cuadro de Clasificación
Documental
Acceso a las Imágenes
FONDO
SECCIÓN SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Img0001
Img0002
Img0003
Descripción
La percepción visual permite en el caso de las imágenes, identificar los bordes,
las superficies, la textura, las propiedades cromáticas, etc. Al extraer estas
características descriptivas, es posible realizar clasificaciones y comparaciones
para la búsqueda de imágenes similares aun patrón o ejemplo dado.
A grandes rasgos una imagen puede estudiarse desde diferentes niveles:
Nivel de manipulación de elementos gráficos, como color, forma, líneas, etc.
Nivel de diferenciación de elementos, reconociendo modelos gráficos, como
círculos, cuadrados, etc. Y texturas de superficies.
Nivel de separación sintagmática, combinando unidades elementales para
formar un todo significante (perspectiva espacial, escalas de representación,
regiones, etc.)
Descripción
Nivel de contextualización ubicando los objetos en el lugar y tiempo de
representación y de generación de la imagen (una escena de una opera
generada en otro siglo, pero actuada en un momento cercano).
Nivel de las tipologías de producción y/o reproducción de la imagen.
Nivel de las estructuras de las imágenes.
Universidad de la Sabana
Sala de Consulta
Recuperación
II. PROCESOS Y TRATAMIENTOS SOBRE LAS IMÁGENES
PARA SU GESTIÓN, DESCRIPCIÓN Y RECUPERACIÓN.
Recuperación
Los sistemas de recuperación de información visual están relacionados con
almacenamiento eficiente y recuperación de registros. En general, son útiles
solamente si pueden recuperar coincidencias aceptables en tiempo real. Adicional a
palabras clave asignadas por un humano, los sistemas RI pueden usar el contenido
visual de las imágenes como índices (color, textura y forma). Recientemente, varios
sistemas combinan atributos heterogéneos.
La recuperación de los documentos en formato de imagen cobra cada vez mayor
importancia como servicio en las áreas tan diversas como:
Gestión de galerías de arte y museos
Diseño arquitectónico e ingeniería
Sistemas de información geográficos y satelitales
Gestión de bases de datos científicas
Gestión de marcas y derechos
Investigaciones criminales y de seguridad
Organización y gestión de agencias de noticias
La tecnología digital permite la captación, almacenamiento y tratamiento
documental de la imagen y del audio ofreciendo unos sistemas fluidos de gestión
en cualquiera de sus fases.
Esta nueva tecnología tiene que poseer las siguientes
1. Grabación y captura de la imagen y del audio con garantía de una grabación
homogénea durante la vista, así como sistemas alternativos de seguridad
para no interrumpir las sesiones.
2. Almacenamiento tanto en robot (on-line) como en soporte cinta/datos. Es en
esta fase cuando se debe realizar el tratamiento documental. Los nuevos
“sistemas inteligentes”, asociados a sistemas digitales, como son VIRAGE y
EXCALIBUR, permiten el reconocimiento de patrones de imágenes y audio.
Pese a ello, siempre se requerirá la labor de un documentalista clasificando e
indizando los documentos.
La capacidad de los archivos on-line es otro de los puntos
fuertes de los sistemas digitales. Estos deben indicar, en todo
momento, si un documento demandado se encuentra
disponible en soporte cinta o está todavía en el archivo on-
line.
3. Los sistemas digitales deben permitir la consulta ágil y rápida, así
como contemplar la simultaneidad de distintos usuarios con un mismo
documento con los criterios de búsqueda que hayan demandado.
4. El material seleccionado se visualizará en el mismo puesto
permitiendo su descarga y edición.
CONCEPTOS BASICOS
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
¿PORQUE CONSERVAR LA INFORMACION DIGITAL?
Administrativo
Informativo
Legal
Cultural
POR SU VALORPOR SU FACILIDAD
DE DIFUSION
Planes de Digitalización de
Documentos
Redes de comunicación
– Internet -
CONSERVACION
El término conservación se deriva de dos voces latinas:
“cum, con", que significa juntos, y "servare", que significa
mantener o guardar. Literalmente, por consiguiente,
conservación significa mantener o conservar unidos. El
término es por tanto aplicable a distintas disciplinas y
ramas del conocimiento (arquitectura, electrónica,
medicina, etc.),
CONSERVACION DIGITAL
La conservación digital consiste en una serie de
actividades reguladas de modo sistemático que permite
la conservación por largo tiempo del “byte stream”
(serie de bytes) incluyendo los metadatos.
(Los metadatos son información acerca del objeto
digital, lo cual es importante si queremos retener su
contexto). Esto dará acceso al material
independientemente de la tecnología que cambia. En
otras palabras, la conservación digital es un proceso de
gestión activa que asegura el acceso al material digital
en el futuro.
R
E
T
O
S
D
E
L
A
P
R
E
S
E
R
V
A
I
Ó
N
Colaborar con los productores (creadores y distribuidores) para aplicar normas
que prolonguen la vida efectiva de los medios de acceso y reduzcan la variedad
de problemas desconocidos que deben ser tratados. Superar la dependencia del
Software.
Proteger la integridad y la identidad de los datos. Se calcula que el plazo de
legibilidad de un documento digital oscila entre 10 y 20 años en el caso de
hardware y entre 5 y 10 años en el caso de software.
Controlar el material utilizando metadatos estructurados y otros documentos que
faciliten el acceso y ayuden durante todo el proceso de preservación.
Guardar el material en un lugar seguro.
Reconocer que no es realista tratar de preservar todo y que hay que seleccionar
el material que debe ser preservado.
Elegir los medios apropiados para proporcionar acceso pese a los cambios
tecnológicos.
Administrar los programas de preservación para que alcancen sus objetivos de
manera económica, oportuna, global, dinámica y responsable.
El patrimonio cultural como herencia común
ACCESO AL PATRIMONIO DIGITAL
Artículo 2 - Acceso al patrimonio digital. El objetivo de la conservación del
patrimonio digital es que éste sea accesible para el público (cursiva agregada). Por
consiguiente, el acceso a los elementos del patrimonio digital, especialmente los de
dominio público, no debería estar sujeto a requisitos poco razonables. Al mismo
tiempo, debería garantizarse la protección de la información delicada o de carácter
privado contra cualquier forma de intrusión.
Artículo 12 - La función de la UNESCO
En virtud de su mandato y funciones, incumbe a la UNESCO:
• Incorporar los principios establecidos …, relacionadas con la preservación del
patrimonio digital.
• Ejercer de referente y de foro … para definir objetivos, políticas y proyectos que
favorezcan la preservación del patrimonio digital.
• Impulsar la cooperación, sensibilización y creación de capacidades y proponer
directrices éticas, jurídicas y técnicas normalizadas para apoyar la preservación
del patrimonio digital; ....
Las estrategias para preservar la accesibilidad no son autónomas, sino que son
respaldadas por otras responsabilidades. Además, pueden combinarse varias
estrategias para obtener mejores resultados.
La preservación digital supone la selección y puesta en práctica de un conjunto
evolutivo de estrategias con objeto de lograr el tipo de accesibilidad anteriormente
mencionado, considerando las necesidades de preservación de las diferentes capas
de los objetos digitales.
Para más comprensión de las directrices, puede estudiarse el resumen ejecutivo:
DIRECTRICES PARA LA PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL de fecha
Febrero de 2005
PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN
LA CONSERVACION DIGITAL
La información digital no ha sido pensada para su
mantenimiento en el tiempo. Esto es, que a diferentica de
los materiales tradicionales que se desaparece con el paso
del tiempo, la información digital simplemente existe o no
existe.
Las amenazas tales como la obsolescencia del hardware,
el software, los formatos, el envejecimiento o deterioro
físico de los soportes digitales, adicional a las amenazas
dentro de cada Organización, llevan la Conservación
Digital a ser muy frágil y con altas posibilidades de pérdida
de los datos.
A causa de la rapidez de los cambios tecnológicos, el
lapso de tiempo en que se deben considerar los
problemas de preservación y conservación de los
documentos digitales se acorta considerablemente. El
tiempo transcurrido entre la producción de los
documentos y la necesidad de definir estrategias de
preservación de los mismos es mucho más corto en el
entorno electrónico que en el impreso.
ESTRATEGIA DESVENTAJAS
HARDWARE
Conservación del entorno tecnológico
manteniendo en funcionamiento los antiguos
equipos que han sido creados.
Con el paso del tiempo será cada vez más
difícil encontrar repuestos.
SOFTWARE
Emulación: permite que el software original
se pueda usar sin que el sistema original
siga existiendo. Permite usar un software
que ha quedado obsoleto.
Se tiene que preservar una gran cantidad de
información y la pérdida de un solo dato
componente, puede hacer inaccesible la
información.
FORMATO
Formatos abiertos: usar formatos abiertos de
dominio público, excluyendo los formatos de
propiedad
El manejo de la normatividad para estos
procesos es de manejo de profesionales de
la información y no de uso general.
Migración: actualización tecnológica del
documento de forma paralela a las
tecnológias. Resuelve la obsolescencia del
soporte y del entorno de creación del
documento. Es la más aceptada.
Pasando los datos a otro formato, puede ser
que los datos se modifiquen o pierdan y
pueden producir efectos acumulativos tras
múltiples migraciones.
ESTRATEGIA DESVENTAJAS
SOPORTE
Renovación de soporte o réplica: todos los
equipos de almacenamiento digital son
efímeros, por lo cual los datos debe ser
transferidos a nuevos medios de
almacenamiento.
La transferencia de la información puede
sufrir modificaciones inesperadas por causa
de los medios que se utilicen para la
transferencia o casos fortuitos.
Preservación en línea: conservar la
información en servidores, en formato Html o
Xml.
Si el servidor deja de funcionar, se pierde la
información.
Documentos Ofimáticos: Realizar copias
periódicas, preferiblemente en soportes
ópticos de almacenamiento.
Las copias pueden sufrir alteraciones de su
forma original, irrecuperables.
Bases de Datos: están constituidas por
varios ficheros de distinto formato y
presentan una estructura compleja. Realizar
copias periódicas de la información
contenida en los distintos ficheros
Debido a los distintos formatos y la
complejidad de sus estructuras, las copias de
los ficheros pueden sufrir alteraciones de
forma e inclusive de fondo.
ESTRATEGIAS ADECUADAS PARA LA
CONSERVACIÓN DIGITAL
Conservación. Es la parte de la gestión de
documentos digitales que trata de
Preservar tanto el contenido como la apariencia
de los mismos a través de un plan de
preservación de documentos digitales que
defina las políticas y procedimientos al interior
de una institución
Copias de seguridad. Se refiere al
proceso de hacer duplicados exactos del
objeto digital. Las copias de seguridad
deberían ser consideradas la estrategia
de mantenimiento mínima para incluso los
materiales más efímeros y con Menos
valor que dispongamos.
Actualización. Se refiere a la copia de información digital de
un soporte de almacenamiento a largo plazo a otro del mismo
tipo, sin ningún cambio en los documentos (por ejemplo, la
copia de un viejo CD-RW a otro nuevo).
Metadatos. En el momento de la conservación existe un
consenso entre los expertos al afirmar que es una buena
práctica la creación de metadatos en el momento mismo de la
producción de los documentos o, como mínimo, crear unos
metadatos básicos que luego serán aumentados en la fase de
catalogación e identificación.
Preservación de la tecnología. Se basa en la preservación
del entorno técnico que hace funcionar el sistema, incluyendo
sistemas operativos, software de aplicaciones original,
controladores de medios, etc. En cierta forma se trata más de
un tipo de estrategia de recuperación después de un desastre
de objetos digitales que no han estado sometidos a una
conservación adecuada.
Migración. Se utiliza para copiar o convertir datos desde una
tecnología a otra,
Tanto si se trata de hardware como de software, conservando
las características Esenciales de los datos.
Utilización de estándares. Se puede afirmar que la utilización
de estándares es al software lo que los soportes perdurables
son al hardware. Se trata de buscar una forma de codificar y
formatear los objetos digitales adhieréndose a estándares
reconocidos y favoreciéndolos en lugar de los más
desconocidos y menos soportados.
Almacenamiento. El almacenamiento es a menudo
tratado como un estado pasivo en el ciclo de vida, pero
los soportes de formatos de almacenamiento van
cambiando. La solución más común a este problema es
cambiar los medios de almacenamiento es la migración a
nuevos sistemas de almacenamiento.
Para la conservación de los objetos digitales no solo
debe tenerse en cuenta los aspectos financieros sino
también la accesibilidad, perdurabilidad, legibilidad y
preservación de la autenticidad.
CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS
ESTRATEGIAS PLANTEADAS
ESTRATEGIA 1: PRESERVACION DE LA TECNOLOGIA
Propuesta por David Bearman.
Objetivo: creación de verdaderos
museos cibernéticos o informáticos
que recojan tanto los hardware como
los software obsoletos.
congelar el estado de la técnica
mantener el contexto de la tecnología
mantener el acceso continuo a los
objetos digitales.
Conservar la tecnología
para
PRETENSION
INCONVENIENTES
“La probabilidad de conseguir que una
pieza de la maquinaria continúe
funcionando durante décadas no es muy
elevada; ya que los recambios, chips y
software serían difíciles de reproducir. Un
sistema informático es mucho más
complejo que una máquina de vapor”
(Palabras de Terry Cook).
No sólo se debe conservar el hardware y software originales,
sino que hay que ocuparse de mantenerlos en funcionamiento
cuando su obsolescencia sea ya completa.
Opción económicamente inviable e irreal.
Posible aplicación a corto y medio plazo o medida extrema en el
caso de información de gran importancia e imposibilidad de
migrarla a un nuevo entorno tecnológico actualizado.
Principales críticos de esta estrategia: Jeff
Rothenberg y Terry Cook.
Anotación Encapsulación Transliteración Emulación
Crear las
explicaciones
sobre el contexto
del documento y
sobre cómo abrir
y usar la
encapsulación.
Construir una
estructura
lógica que
contenga todos
los elementos
citados.
Actualizar
periódicament
e las
anotaciones
textuales para
mantenerlas
inteligibles.
Abrir la encapsulación,
crear el emulador
específico y hacerlo
funcionar en el
ordenador futuro.
Se creará un emulador
para cada formato de
objeto, no para cada
objeto.
Proceso
CONCEPTOS BASICOS
METADATOS
La frase utilizada comúnmente para explicar
los Metadatos “los datos de los datos”
simplemente significa la información
descriptiva acerca de algo. Los metadatos
son la información asociada a los documentos
gestionados. Sirven para calificar los
documentos, dotarlos de información
complementaria utilizable. Son datos que
permiten identificar, describir, analizar y
localizar los recursos de Internet.
Concepto
Los Metadatos son información acerca de
algo o bien que contiene. El "algo" puede ser
un objeto físico como…Un libro
o bien un contenido digital como una página
Web en línea…
El metadato puede utilizarse directamente como
información pero, sobre todo, es la base de las
funciones de búsqueda o de procesos selectivos
aplicados a los documentos
Los metadatos típicos incluyen, entre
otros:
El título
El autor
El idioma
La descripción
Fecha de publicación
Utilidad de los metadatosExisten muchos motivos para crear metadatos y una de ellas es que tienen
numerosas funciones importantes como:
La búsqueda de datos
La transferencia de
datos
La documentación de
datos
Metadatos para la gestión de los DocumentosLos metadatos son información estructurada o
semiestructurada que posibilita la creación,
registro, clasificación, acceso, conservación y
disposición de los documentos a lo largo del
tiempo y dentro de un mismo dominio o entre
dominios diferentes.
Metadatos
Los metadatos para la gestión de
documentos pueden usarse para
identificar, autenticar y contextualizar
tanto los documentos como los agentes,
procesos y sistemas que los crean,
gestionan, mantienen y utilizan, así como
las políticas que los rigen.
Utilidad y beneficios de los metadatos para la gestión de documentos
Los metadatos apoyan los procesos de trabajo y los procesos de gestión de
documentos:
a) protegiendo los documentos como prueba y
asegurando su accesibilidad y disponibilidad a
lo largo del tiempo
b) facilitando la comprensión de los
documentos
c) sirviendo de base y garantizando el valor probatorio de los
documentos
d) contribuyendo a garantizar la autenticidad,
fiabilidad e integridad de los documentos
e) respaldando la gestión del acceso, la privacidad y los derechos de
propiedad Intelectual
f) sirviendo de base para una recuperación
eficiente
g) respaldando las estrategias de interoperabilidad, permitiendo que se
incorporen
oficialmente al sistema documentos creados en diversos entornos
administrativos y técnicos y que se mantengan durante tanto tiempo como
sea
necesario h) proporcionando vínculos lógicos entre los
documentos
y su contexto de creación, manteniéndolos de forma
estructurada, fiable e inteligible
i) facilitando la identificación del entorno tecnológico en que los documentos
digitales fueron creados o se incorporaron al sistema y la gestión del entorno
tecnológico en el que se han mantenido, de modo que puedan ser
reproducidos
como documentos auténticos cuando se necesiten
j) facilitando la migración eficiente y exitosa de
documentos electrónicos de un entorno o
plataforma informáticos a otro, o cualquier
otra posible estrategia de conservación
Tipos de Metadatos
1. Administrativos
2. Estructurales
3. Descriptivos
Auxilia en la gestión de documentos, la gestión de derechos y
la
gestión de la preservación. Registra características técnicas.• fecha de recibimiento.
• acción de preservación (conversión, refrescamiento).
• tipo de archivo (.DOC, .ODT).
• derechos de acceso (confidencialidad, propiedad
intelectual).
Ejemp.
Describen las relaciones entre documentos y la estructura
interna
de documentos complejos. (formados por diversos archivos
relacionados) Ej.: bases de datos, páginas de la Web, correos
electrónicos con anexos.• versiones de documentos.
• documentos de un expediente.
• tablas de una base de datos.
• archivos de una página de la Web.
Ejemp.
Auxilia en la búsqueda de los
documentos.• autor.
• destinatario.
• fecha de creación.
• institución productora.
• clasificación.
• asunto.
• etc.
Ejemp.
Tipos de Archivo y Formatos
Las computadoras funcionan procesando y almacenando
información, a la información almacenada se la denomina
archivos. En principio lo archivos se dividen en dos grupos:
ejecutables y no ejecutables.
Los archivos se clasifican por el tipo de información
que almacenan. Al hablar del tipo de archivo nos
referimos a la generalidad: archivos de audio,
archivos de video, archivos de imagen, archivos de
texto, archivos de uso exclusivo, archivos de
sistema.
Dentro de estos grupos generales se anidan archivos
con determinadas particularidades en la codificación
de la información, a esas particularidades se les
llama formato.
Los archivos ejecutables son aquellos archivos que
almacenan una serie de instrucciones que inician
determinados procesos. Estos son los responsables de
hacer correr los programas. Estas instrucciones por lo
general están codificadas, una persona no puede entender
estas instrucciones; pero también hay archivos ejecutables
en los cuales las instrucciones están en forma de texto y
pueden ser entendidas y modificadas por el usuario.
Extensiones y formatos comunes
Archivos de texto
Extensión Descripción del formato
TXT
RTF
Identifica archivos que contienen solo texto
El formato Rich Text Format, o RTF, (en español
formato de texto enriquecido), es un lenguaje de
descripción desarrollado por Microsoft para
intercambiar información entre programas de
edición de texto. El RTF es un formato sencillo
estandarizado con diversas incompatibilidades
incluso entre distintas aplicaciones de Microsoft y
rara vez se usa para guardar documentación.
Archivos de imagen
Extensión Descripción del formato
JPG -JPEG
BM
P
Este formato es utilizado para almacenar y presentar fotos e imágenes sin movimiento.
A diferencia de su similar "gif", permite el manejo de un mayor número de colores.
Gráfico en formato Bit MaP (mapa de bits) que puede ser abierto en la aplicación
Paint Brush diseñada para el sistema operativo Microsoft Windows.
TIF
F
PN
GTG
A
(Tagged Image File Format) Formato de archivo de imágenes etiquetadas. Se trata de
un formato de imagen de alta resolución basado en etiquetas. TIFF se utiliza para el
intercambio universal de imágenes digitales. Formato de archivos de gráficos por
trama ampliamente utilizado y desarrollado por Aldus y Microsoft, que maneja
monocromático, escala de grises, color de 8 y 24 bits.
(Portable Network Graphics). Gráficos Portables de Red. Formato gráfico muy completo
especialmente pensado para redes.
Gráfico en formato TARGA.
Este formato fue diseñado por Compu Serve y debe su nombre a las siglas del inglés
Graphic Interchange Format (Formato Gráfico de Intercambio). Un archivo de imagen
con este formato puede almacenar hasta 256 colores, por lo que generalmente son
diseños sencillos, como rayas, tramados, dibujos animados simples, etc. y por su bajo
peso y característica multiplataforma, se utiliza extensamente en Internet.
GIF
Archivos de audio
Extensión Descripción del formato
WAV
MP
3
Identifica archivos que contienen audio en formato WAVE. Este formato, diseñado por
Microsoft, es un estándar para el manejo de audio en la plataforma Windows y permite
obtener una alta calidad en el almacenamiento y reproducción de audio, aunque su
principal desventaja es el elevado peso de los archivos que genera.
Identifica archivos que contienen sonido en formato MPEG Audio Stream, Layer III. Se
trata de un formato no propietario. Este formato tiene la capacidad de almacenar audio
con calidad similar a la de un disco compacto. Su ventaja radica en que se reduce
considerablemente el peso de los archivos generados (normalmente la proporción es
de 1/10).
WMA Formato propietario desarrollado por Microsoft. Es un formato que está orientado más
a la difusión (broadcasting) a través de Internet.
Archivos de
video
Extensión Descripción del formato
AVI
MOV
Esta extensión identifica archivos que contienen vídeo digital. El formato AVI es el
estándar utilizado en la plataforma Windows. Su principal desventaja es que genera
archivos algo pesados.
Identifica archivos cuyo contenido fue creado en el programa Quick Time. Este
formato tiene la capacidad de manejar audio, animación, vídeo y capacidades
interactivas; fue creado por la empresa Apple e inicialmente se desarrolló para la
plataforma Macintosh. Actualmente también es utilizado en Windows y Unix y es un
estándar para el manejo de vídeo.
WMV
PNG
MPG -
MPEG
Windows Media Video (WMV) es un nombre genérico que se da al conjunto de
algoritmos de compresión ubicados en el set propietario de tecnologías de video
desarrolladas por Microsoft, que forma parte del framework Windows Media.
(Portable Network Graphics). Gráficos Portables de Red. Formato gráfico muy completo
especialmente pensado para redes.
Este formato toma su nombre de Moving Pictures Expert Group, que es grupo
integrado por más de 70 compañías e instituciones de todo el mundo, entre las que
destacan Sony, Philips y Apple; que se han unido con la finalidad de conformar un
estándar para el manejo de video digital en CD, televisión por cable, transmisión
directa por satélite y televisión de alta definición.
Archivos de uso
exclusivo
Extensión Descripción del formato
PRPROJ
AEP
Archivo de uso exclusivo de Adobe Premiere.
CDR
PSD
Archivo de uso exclusivo de Adobe After Effects.
Archivo de uso exclusivo de Corel Draw.
Archivo de uso exclusivo de Adobe Photoshop.
CONCEPTOS BASICOS
GESTIÓN ELECTRONICA DE DOCUMENTOS
Buena Gestión Documental, la
llave para una buena gestión de
Información y Conocimiento
SGD: Sistema de Gestión Documental
SGI: Sistema de Gestión de Información
SGC: Sistema de Gestión del Conocimiento
Qué es la gestión documental?
La Gestión documental es un
“Conjunto de actividades
administrativas y técnicas
tendientes a la planificación,
manejo y organización de la
documentación producida y
recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final,
con el objeto de facilitar su
utilización y conservación”(1)
(1) Ley 594 de 2000- Ley General de Archivos de
Colombia
Por qué la gestión documental?
1. Es necesaria la organización, recuperación y difusión de documentos de manera
eficiente
2. Sin gestión documental no hay buena gestión de información ni gestión del
conocimiento
3. No se puede esperar rentabilidad , productividad y competitividad gestionando la
información de manera pobre e irresponsable.
Porque:
La Gestión documental en papel
El modelo tradicional de gestión
basado en el papel genera:
Seguridad; es imposible controlar el acceso a la documentación, generando una
nula confidencialidad, salvo que se destinen recursos humanos específicos, con
el consiguiente costo adicional.
Pérdida de documentos; es frecuente la pérdida de documentos, sobre todo los
conflictivos, ocasionando problemas importantes, obligando a repetir el trabajo
realizado. Además no existen instalaciones ni medidas de protección adecuadas
ante posibles desastres naturales (incendio, inundación).
Calidad del servicio; los clientes se ven forzados a esperar días para conseguir
la documentación solicitada lo que se traduce en una disminución en la calidad
del servicio ofrecido.
Gestión; las empresas, tradicionalmente, han considerado la gestión de la
documentación y el archivo como una actividad secundaria "algo inferior", sin
planificación.
Pérdida de oportunidad:
Esta nueva realidad
virtual y la necesidad
de seguir teniendo el
documento como
soporte de todas las
transacciones habidas
y por haber que
realicen las entidades
naturales y jurídicas
han planteado la
exigencia de encontrar
un tratamiento al
documento electrónico
y al mismo tiempo
aparece la necesidad
de crear un sistema de
Gestión electrónica de
documentos (SGED).
Detrás de este aspecto tecnológico
debe crearse la estructura que
permita la organización, clasificación,
descripción y en general los procesos que se han llevado a
cabo por muchos años con el
documento en papel y es esta la estructura
que manejamos en nuestra profesión. Se
siguen necesitando las TRD, las TVD, los
sistemas de inventario y otros
derivados, adaptados a las nuevas condiciones.
Reducción de costos salariales
•Disminución del tiempo de
localización y recuperación de
los documentos al ser
accesibles desde el propio
puesto de trabajo.
•Disminución del tiempo en
tratamiento y gestión, el
usuario no tiene que rearchivar
cada documento al trabajar
con él en pantalla.
•Disminución del costo de
distribución; al estar los
documentos accesibles en
cualquier puesto, se eliminan
los gastos de mensajería, fax,
etc. xxxxxxx
Disminución de costes administrativos
•Drástico recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento
del mismo. Los originales en papel pueden enviarse a un espacio más
barato o una bodega de custodia. Un CD-ROM puede almacenar
120.000 páginas de listados o 15.000 páginas escaneadas, un DVD
puede almacenar 1.800.000 páginas de listados o 225000 páginas
escaneadas.
•Eliminación de los documentos duplicados al estar accesibles en
cualquier momento desde cualquier puesto.
•Drástica reducción en material de archivo al suprimirse los listados en
papel y las copias.
Ventajas de la implementación de un SGED
Disminución de la pérdida de oportunidad
•Mayor control y seguridad; el acceso a los documentos puede
restringirse a determinados usuarios definiendo niveles de
confidencialidad que llegan a partes de un documento.
•No existen documentos extraviados o perdidos.
•Mejora de la calidad del servicio ofrecido; los clientes son respondidos
"in situ" en sus demandas de documentos pudiendo recibir copia de los
mismos en el acto.
•Aumento de la productividad.
•Rendimiento en la consulta, con multiplicidad de criterios de
recuperación.
•Mejora de la gestión; la respuesta del sistema es más ágil y eficaz
permitiendo una ventaja competitiva a la empresa.
•Longevidad; la vida estimada para un CD-Rom es de 30 años, a lo que habría que añadir la vida de los equipos (tanto computadores como periféricos) que aunque se pueda situar en 15 años, lo cierto es que el desfase que sufren deja su vida media en la empresa en aproximadamente 7 años.
•Legalidad; pese a existir jurisprudencia sobre el particular y evolucionar el marco jurídico para aceptar la legalidad tanto dela documentación electrónica como de la firma electrónica (ley 594), lo cierto es que no ha sido reglamentada al nivel de la microfilmación.
•Cambio cultural; quizás es el mayor obstáculo a vencer. El hábito del uso del papel, incluso para las operaciones más sencillas, no se elimina en 24 horas, si bien el contar con un sistema amigable para los usuarios, reduce este impacto considerablemente.
PROBLEMAS ASOCIADOS A
LOS SISTEMAS DE GESTIÓN
ELECTRÓNICA DE
DOCUMENTOS
Componentes de un SGED
Componentes de un SGED
Metodología para la Implementación de un Sistema
de Gestión Electrónica de Documentos
ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
•Definir el alcance y Planificar los pasos que se
van a dar.
•El Plan de Lanzamiento definirá claramente el
alcance. Los Objetivos del plan de lanzamiento
son:
Asegurar el cumplimiento de los objetivos del
proyecto.
Crear el equipo del proyecto.
Las Actividades principales del plan de
lanzamiento son:
Elaborar un plan detallado del proyecto.
Constitución del equipo e información del
mismo a los participantes.
Determinación de las evaluaciones a realizar.
Los Resultados del
plan del Proyecto se
concretarán en:
•Equipo constituido y
organizado.
•Plan detallado del
proyecto.
•Conocimiento y
compromiso de las
personas implicadas
en dicho plan.
•Análisis de la
situación actual
ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL
Los Objetivos del análisis son:
•Obtener un diagnóstico integrado de la situación actual.
•Identificar la oportunidades de mejora del sistema.
Actividades principales:
•Análisis de las expectativas de la empresa.
•Identificación de los procesos para el alcance del proyecto.
•Análisis de la documentación de la empresa, destacando:
•Estudio de los documentos vitales.
•Estudio de los documentos activos.
•Estudio del sistema de clasificación.
•Evaluación del sistema de ordenación.
•Análisis del sistema de recuperación de los documentos en la empresa,
contemplando tiempos de recuperación y medidas de seguridad.
•Estudio del flujo de información.
•Identificación de los usuarios.
Metodología para la Implementación de un Sistema
de Gestión Electrónica de Documentos
Metodología para la Implementación de un Sistema
de Gestión Electrónica de Documentos
Los Resultados obtenidos se concretarán en un
DIAGNÓSTICO INTEGRADO DE LA SITUACIÓN
ACTUAL el cual muestra:
•Identificación de los puntos fuertes del sistema
actual y de las oportunidades de mejoramiento
detectadas.
•Requerimientos funcionales y técnicos para el
sistema de gestión electrónica documental.
•Conclusiones respecto al alcance del proyecto.
El análisis de la situación requiere recoger toda
la información pertinente al alcance del proyecto.
•Fuentes de información.
•Entrevistas con el personal.
•Información sobre los documentos.
•Inventario de documentos.
BIBLIOGRAFIA
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