responsabilidad de compras en las empresas

5/14/2018 Responsabilidad de Compras en Las Empresas - slidepdf.com

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Todas las labores relacionadas con el proceso de Compras deMaterias Primas, Materiales e Insumos están bajo laresponsabilidad única del Área de compras o departamento decompras. Esta es muy importante y compleja, su organizaciónde modo eficaz es esencial para el buen funcionamiento de unaempresa.



ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LAPEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA

Las compras en la empresa moderna, presuponen como mínimo unasección o departamento de compras responsable de esta función y con el

personal idóneo para cumplir de manera adecuada sus objetivos.

El cómo estructura u organizar la sección o el departamento dependeráde la magnitud de la empresa y de lo complejo que resulte esta actividad.

En unamicroempresa

• Es el propietario quien realiza la compra de todos los recursos materiales.

En la pequeñaempresa

• Aunque el volumen de compras es mínimo, se puede organizar estafunción de cierta manera, que su desempeño recaiga en una sola persona

y con un auxiliar que lo apoye en trabajos complementarios.

En unamedianaempresa

• Aquí la actividad de compras se hace más compleja, la organizacióndeberá ser de índole y con el personal más capacitado, incluso enalgunos casos con cierto grado de especialización.



En el caso del departamento de compras, que viendo laimportancia que esta representa en las empresas, ya sea que esta

produzca bienes o servicios, ponen especial atención al tratar deorganizarlo por la importancia que representan las compras parauna operación adecuada. Es decir, lograr que esto se realice enlos costos más bajos posibles, con la calidad necesaria y en elmomento más oportuno

Para lograr una adecuada organización del departamento decompras se deben considerar los siguientes aspectos:

Fijara objetivos.- consiste en definir estos los másclaro posible.

Que sea funcional.- consiste en lograr unacoordinación del trabajo, para alcanzar los objetivosfijados

Diseñar e implantar el sistema de organización.- serefiere a definir y jerarquizar los niveles de autoridad yresponsabilidad, así como adoptar el tipo de sistema de

organización más adecuada para la empresa.



Localizar, seleccionar yestablecer las fuentes de

abastecimiento dematerias primas,

suministros y serviciosen la empresa

Entrevistar a los

proveedores a susrepresentantes

Cotizar los precios,la calidad y eltransporte

Recibir, guardar yalmacenar los

artículos ymateriales

Negociar condicionesde entrega y de pago,tratos necesarios encasos de rechazo y

ajustes

Vender desechos,sobrantes y

artículos de desuso

Efectuar laclasificación de losrecursos materiales

Realizar el control

de existencias

Las funciones

propias deldepartamentode compras

son:



EL PROCESO DE COMPRAS

Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá dela negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión decompras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente,en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos,pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para

que la empresa tenga éxito o fracaso.

El proceso de compras consta de las siguientes fases:



Evaluación de las ofertas recibidas

Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas yexaminarlas

Solicitud de ofertas y presupuesto

Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a laeconomía de la empresa

Análisis de las necesidades

El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales yanaliza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

Planificación de las compras

Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar

preparado antes de que surja la necesidad.



Seguimiento del pedido y los acuerdosSe hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se

corresponde a las características detalladas en el pedido y que se hansuministrado a tiempo.

Solicitud del pedido

Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar undocumento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o

pedido en firme).

Negociación de las condiciones

Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de laoferta que pueden ser negociables.

Selección del proveedor

Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, lacalidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que

suministrará el producto



TIPOS DE COMPRASLas compras tienen su origen en las necesidades y éstas puedenser:

Compras especiales.Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienesde uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos …); es decir, no

compramos materiales para transformar o artículos para la venta.

La característica general de estas compras es que la inversión esgrande y la decisión de compra es consultada con los usuarios delbien.

Compras anticipadas.

Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, quetendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es unaestrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunostipos de mercancía. También podemos anticipar la compra cuandose anuncia la subida del precio de un producto.



Compras estacionales.

Son compras que se hacen para productos de temporada; sufinalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. Laprevisión de estas compras se hace partiendo de las ventasrealizadas en el mismo periodo del año anterior.

Compras rutinarias.Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entregadiaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del“día a día” con una inversión de bajo riesgo.



Compras oportunidad.La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos laocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone

un riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficioextra.

Compras de urgencia.

Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmentese realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, lacompra de urgencia es una solución estratégica parasatisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tieneque mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.

Generalmente, el proceso de estas compras se hace de formarápida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.

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