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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
REQUERIMIENTOS TEÓRICOS PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE
INFORMACION GERENCIAL (SIG) PARA EL ÁREA DE ASUNTOS PÚBLICOS
DE CVG ALCASA
Trabajo Especial de Grado presentado para optar al grado de Especialista en Gerencia de Recursos Humanos
Autor: Luis M. Navarro Díaz Tutor: Henry Izquierdo
Ciudad Guayana, Octubre 2005
TABLA DE CONTENIDO
pp
DEDICATORIA....................................................................................................................iv RECONOCIMIENTOS.........................................................................................................vi Lista de Gráficos...................................................................................................................vii Lista de Tablas.....................................................................................................................viii Lista de Cuadros..................................................................................................................viii INTRODUCCIÓN.................................................................................................................1 CAPÍTULO I EL PROBLEMA 1.1 Identificación del Problema................................................................................5 1.2 Objetivos.............................................................................................................7 1.3 Justificación de la Investigación.........................................................................8 II MARCO TEÓRICO 2.1 Antecedentes.....................................................................................................14 2.2 Origen de los sistemas de Información.............................................................42 2.3 Metodología Navigator.....................................................................................45 III MARCO METODOLÓGICO 3.1 Tipo de Investigación........................................................................................70 3.2 Diseño de la Investigación................................................................................73 3.3 Técnicas de Recolección de Información.........................................................75 3.4 Técnicas de Análisis de Información................................................................79
IV ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS...............................84 V RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES 5.1 Conclusiones.....................................................................................................91 5.2 Recomendaciones..............................................................................................92 REFERENCIAS...........................................................................................................98 ANEXOS Cuestionario............................................................................................................102
iv
DEDICATORIA
Es a Dios Nuestro Señor a quien levanto mis plegarias para agradecer infinitamente
todas las bendiciones y bondades que ha derramado sobre mi, mi familia y mis más
cercanos amigos. Sin la voluntad de Él jamás hubiera alcanzado los sueños y metas
propuestas en mi vida. Por eso le doy gracias, por nunca haberme abandonado, ni siquiera
en los momentos más difíciles.
A mi Madre, Delfina Dolores Díaz, quien con su inmensa sabiduría, tenacidad y
lucha, a pesar de sus limitaciones, supo guiarme desde mi infancia por los mejores caminos
para romper el implacable circulo de la miseria, y por aportarme las primera herramientas
para salir adelante. Su voz y su aliento siempre han estado conmigo y, gracias a Dios, aún
lo siguen estando para corregirme, cuando procede, y para alabarme cuando es justamente
necesario. Dios te bendiga Madre.
A mi amantísima esposa, Miriam Olivares Olivares, por su fe inquebrantable, su
pundonor y su constante optimismo que han servido de estímulo imperecedero para
conquistar todos los horizontes por muy lejanos y difíciles que puedan parecer. A ella mi
más sincero amor y admiración porque ha sabido, con amor y paciencia, insuflar en mi ese
espíritu inquebrantable de siempre querer triunfar.
Y sobre todo a mis hijas, María Gabriela del Valle Navarro Olivares y María
Alejandra del Valle Navarro Olivares, mis infinitas fuentes de inspiración, mis dos razones
de ser. Mis dos capullitos de rosas que son las que le dan el más positivo sentido a mi vida
y por quienes me debo para hacer de ellas un Canto a la Vida y el Amor. A mis hijos
Miguel Eduardo Navarro y Miguel Ángel Navarro, donde quiera que se encuentren que
Dios y el Ángel de la Guarda los bendiga y los proteja.
v
A todos quienes de alguna manera han contribuido a mis éxitos en la vida y quienes
me han tendido la mano en los momentos que lo he necesitado, MIL GRACIAS A
TODOS.
vi
RECONOCIMIENTOS Sin duda alguna que a la hora de los reconocimientos habrá nombres, momentos y
circunstancias especiales que habrán de escapárseme. Cosas de la memoria frágil y
olvidadiza que los humanos tenemos a la hora de recordar ciertos y determinados
acontecimientos, por si alguien o algo se me escapa mil disculpas. Estoy seguro que habrá
compresión en este sentido, pues pueden estar seguros que los llevó ya no en mi mente pero
si en mi corazón.
Mi primer reconocimiento va para mi profesor y tutor Henry Izquierdo , quien con
paciencia de Job supo esperar, dedicar tiempo y sobre todo orientar para ver el producto
final de este trabajo. A él, el eterno agradecimiento no sólo de su alumno sino de un amigo
quien ha tenido la oportunidad de oro de haber transitado junto a un luchador otros
derroteros y compartido afinidades que nos unen, en pos de un bienestar colectivo, en
búsqueda de una excelencia basada en las de mejores oportunidades para una nación que
tanto amamos: Venezuela.
A la Dra. Alida Araujo, aunque no tengo la suerte de conocerla en un marco de
tiempo prolongado, el poco que me ha dedicado me ha transmitido esa sensación de estar al
frente de una mujer que se distingue por su transparencia, su don por ayudar y resolver
problemas y su inquebrantable optimismo, siempre matizado con una sonrisa en los labios
contagiosa Además de ser una conductora de altura en medio de la mar de conocimientos
que no sólo sabe transmitir sino también dosificar con sabiduría.
A mis contados amigos que siempre me estimularon, en diferentes escenarios.
“Luis, por fin cuando vas a salir de eso. Sabemos que tu decisión de no entregar la tesis por
un tiempo obedece a otros motivos, pero estamos seguros que pronto los vientos que soplan
en medio a la borrasca desaparecerán y un nuevo amanecer se cierne sobre la conciencia
colectiva de quienes desean un mejor porvenir para nuestros hijos, nosotros y toda un país”.
vii
LISTA DE GRÁFICOS
GRÁFICOS NOMBRE Pp Gráfico 1. Organigrama parcial de CVG Alcasa..............................17 Gráfico 2. Identificación de variables con relación a las
unidades de trabajo de prensa y relaciones públicas,
tanto externas como internas...........................................19
Gráfico 3. Actual modelo jerárquico por niveles de
competencia en la Gerencia de Asuntos Públicos
de CVG Alcasa...............................................................27
Gráfico 4. Flujograma del ciclo de información y recopilación
de datos del actual sistema de información....................29
Gráfico 5. Ciclo de vida...................................................................48 Gráfico 6. Ciclo de vida modificado................................................49 Gráfico 7. Diagrama de las operaciones manufactureras de CVG Alcasa...............................................................58
Gráfico 8. Diagrama de flujo de entrada y salida para el
procesamiento de información del actual SI
de la Gerencia de Asuntos Públicos de Alcasa...............59
Gráfico 9- Diagrama lógico del Sistema de Información
Gerencial de la Unidad de Prensa de CVG Alcasa.........60
Gráfico 10. Nivel de aceptación o rechazo a la necesidad
de un nuevo sistema de información gerencial
entre los usuarios de la Gerencia de Asuntos
Públicos de CVG Alcasa...............................................85
viii
LISTA DE TABLAS
TABLAS NOMBRE pp Tabla 1. Factores críticos de éxito de la Unidad de Prensa y sus resultados..................................................................28 Tabla II. Fortaleza y debilidades del proceso en cuanto al software y hardware disponibles. ..................................31 Tabla III. Los cuatro pasos de la metodología navigator...................47 Tabla IV. Metodología navigator aplicada al ciclo de vida modificado..........................................................................50 Tabla V. Sistema de Variables para el SI de la Unidad de Prensa de CVG Alcasa.................................................69 Tabla VI. Costo por actividades a realizar.........................................89 Tabla VII. Cronograma de actividades................................................90
LISTA DE CUADROS
CUADROS NOMBRE pp Cuadro 1. Operacionalización de variables......................83
Cuadro 2. Operacionalización de variables......................83
1
INTRODUCCIÓN
A medida que los avances tecnológicos se van haciendo más omnipresentes, uno de
sus resultados más evidentes es el de su determinante influencia para modificar la sociedad,
la de las organizaciones que la conforman y la vida del ser humano. En las organizaciones
como tal, a través de los Sistemas de Información Gerencial disponibles y de su uso
eficiente, gracias al empleo de las herramientas más adecuadas: las Tecnologías de la
Información, tales avances pueden marcar la diferencia entre el éxito de una organización
tanto en el campo económico científico, tecnológico y hasta humano; y su fracaso en las
distintas áreas de gestión de la misma.
Partiendo del hecho que establece que todo análisis y requerimiento de un Sistema
de Información busca, en esencia, satisfacer cuatro de los estadios más comunes que
conllevan a un estudio para su posterior implantación o modificación, como son:
1. Resolver un problema.
2. Cumplir con un requisito establecido por la misma organización.
3. Implantar un nuevo método, técnica o avance tecnológico y
4. Establecer mejoras sustanciales al sistema actual.
El presente trabajo que se ajusta a las normas de estilo de la American
Psychological Association, APA, fue elaborado para ser presentado ante la Universidad
Nacional Experimental de Guayana, UNEG, para su aprobación y obtención del título de
Especialista en Gerencia de Recursos Humano; determinando en el mismo los
Requerimientos Teóricos de un Sistema Gerencial de Información para el Área de Asuntos
Públicos de CVG Alcasa, el cual debe servir de insumo para implantar un Sistema de
Información Gerencial, empleando la metodología navigator y, a través de ella, la
2
herramienta que nos permite la Modificación del Ciclo de Vida del actual sistema de
información en la gerencia de Asuntos Públicos CVG Alcasa, estableciendo mejoras
sustanciales en el mismo.
Cabe aclarar que en el mismo no buscamos diseñar un sistema de información como
tal pero sí dejar claro, a través de una serie de recomendaciones y conclusiones, a manera
de propuesta general que más adelante bien puede ser las bases para obtener un diseño que
se ajuste a las necesidades del actual sistema de información del área investigada.
De esta forma, se busca contribuir a lograr resultados cónsonos con la
responsabilidad y la importancia de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa, en
materia de toma de decisiones, clave para la buena marcha de las Comunicaciones
Estratégicas y la Imagen de la organización, que requiere a su vez no sólo de un moderno,
actualizado, dinámico y eficiente Sistema de Información Gerencial, sino también de un
personal lo suficientemente entrenado y adaptado a los nuevos requerimientos tecnológicos,
vitales en estos tiempos para el manejo de las comunicaciones, tanto internas como
externas, así como para la proyección y mantenimiento de la buena imagen que debe
prevalecer ante sus distintas audiencias.
Con nuestra propuesta obtendremos una base actualizada, por los momentos de
manera conceptual, para manejar, desde el punto de vista gerencial, los diversos procesos
que se pueden presentar en la implantación y el posterior conocimiento del Sistema de
Información Gerencial en los diversos campos de trabajo que competen al área de Asuntos
Públicos.
Por lo que el Ciclo de Vida Modificado, identificado en adelante en el presente
trabajo como el SIGUP (Sistema de Información Gerencial para la Unidad de Prensa de
CVG Alcasa), es el resultado teórico del presente trabajo que consta de cinco capítulos.
El primero de ellos abarca el tema de El Problema y la Identificación de Problema,
así como los objetivos generales y específicos que se persiguen, la justificación de la
3
investigación, los estudios de factibilidad y análisis FODA, alcance del trabajo, así como
las alternativas de solución al problema y propuestas preliminares.
En el Segundo Capítulo, Marco Teórico, se abordarán los antecedentes de la
organización objeto de nuestro estudio, visión y misión tanto de la empresa como de la
gerencia a que la apunta esta investigación. Así como su marco teórico referencial,
identificación y conceptualización de las variables que inciden en los procesos de
información de la unidad objeto de nuestro estudio y sus definiciones operacionales. Sus
factores críticos de éxito, descripción, definición y alcance del proceso actual, sus
debilidades y fortalezas.
En el Tercer Capítulo se aborda el marco teórico conceptual a través del Marco
Metodológico conocido a través de una extensa bibliografía y de autores reconocidos que
versan desde los orígenes de los Sistemas de Información hasta nuestros días. Se refiere
también a la metodología estructurada para el desarrollo de los Sistemas de Información
empleada en nuestra investigación. Así como se establece lo que es la Gerencia, Análisis,
Desarrollo e Implantación de los Sistemas de Información, donde se precisa detalladamente
el tipo de estudio realizado y las técnicas utilizadas, la población y la muestra tomada en
cuenta para el trabajo y los instrumentos empleados para su recolección. Además del
análisis de los datos obtenidos. Los costos, un cronograma de actividades, las
recomendaciones que se desprenden del estudio y sus conclusiones y, finalmente, las
referencias a las que nos dirigimos para sustentar y avalar, desde el punto de vista
investigativo, la obra que presentamos.
En este tercer capítulo resumimos el tipo de investigación que realizamos, el diseño
de la investigación, las técnicas de recolección de la información y las técnicas de análisis
empleadas.
En el cuarto capítulo podremos encontrar el análisis y presentación de los
resultados. En el quinto, recomendaciones y conclusiones. Hasta llegar a las referencias que
tomamos para sustentar esta investigación y los anexos empleados.
4
El SIGUP, tal como está plasmado y presentado, dará la oportunidad a quienes lo
manejen, una vez desarrollado e implantado, de tener un sistema más abierto y en franca
comunicación con otros subsistemas, ya sea de la misma organización (Intranet) como de
las otras empresas pertenecientes al holding de la CVG (Internet).
Igual importancia tiene lo relacionado con la posibilidad y la facilidad que brindará
el SIGUP de interactuar con los medios de comunicación social, regionales, nacionales e
internacionales, de manera de tener mejor y más posibilidades de acceso a nuestra principal
ventana comunicacional externa; con el objetivo de consolidar y manejar de la mejor
manera la comunicación institucional de CVG Alcasa, con la finalidad última de tener
excelencia presencia positiva a través de su Imagen y sus productos.
Todo ello se podrá lograr proponiendo un sistema más abierto, con alto nivel de
velocidad para procesar información, gráficos y diseños, con gran capacidad de
almacenamiento de dato; lo que permitirá, además, una comunicación en tiempo real con
los niveles decisorios para que no exista ningún tipo de ruido que distorsione los
lineamientos corporativos y de comunicación de la organización, dirigidos a sus distintas
audiencias.
5
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA "Uno de los aspectos más importantes que se debe tomar en cuenta para mantener
elevados índices de competitividad es precisamente el desarrollo y la utilización efectiva de
la tecnología de la información" (James A. Senn, 1998).
Centrados en esa premisa y conscientes de la cada vez mayor relevancia que toma el
factor tecnológico en la dinámica de las organizaciones, especialmente para la toma de
decisiones que conciernen a su propia actividad o a sus acciones conexas, y visualizando el
desenvolvimiento de la Unidad de Prensa de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG
Alcasa, su responsabilidad y su desempeño, se consideró lo clave que resultaría, previo
análisis del caso y de sus requerimientos, la actualización del parque tecnológico disponible
para optimizar el proceso del manejo de las informaciones, de la imagen y la cultura de una
organización como esta. perteneciente al grupo de la Corporación Venezolana de Guayana.
"En estos momentos, el mundo experimenta cambios fundamentales. Los continuos
avances en tecnología de computadoras y comunicaciones tienen un efecto profundo sobre
la forma en que las personas trabajan y se divierten. Tanto la tecnología en sí misma como
las expectativas de las personas que la utilizan, están alterando las características de los
sistemas de información que el analista diseña. Por otra parte, el uso cada vez más extenso
de los sistemas de información está cambiando la naturaleza propia de la sociedad que hace
uso de ellos (Internet, e Intranet -e -mail, entre otras). Nuestra economía está basada en la
información, y más en la tecnología de los sistemas de información que sobre las máquinas
y productos derivados del petróleo que caracterizaron a la anterior economía industrial. El
desarrollo de sistemas de información ha jugado un papel muy importante en la evolución
de esta nueva economía. A su vez, los creadores de estos sistemas han influido, y continúan
6
haciéndolo, en muchos de los aspectos de este cambio fundamental". (James A. Senn,
1998).
En este caso, el enfoque de las informaciones, en el caso de la Unidad de Prensa de
la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa, tiene el doble papel de manejar tales
informaciones en dos frentes para la toma de decisiones: La que emana de la buena
utilización de las herramientas tecnológicas disponibles y la que se desprende de la propia
naturaleza de sus actividades de comunicaciones corporativas. Ambas revisten un carácter
estratégico para la toma de decisiones.
Por lo que la disponibilidad de nuevas y adecuadas tecnologías desplegadas y al
servicio de un sistema de información como el enunciado anteriormente, sirven de
plataforma para dinamizar, actualizar y manejar en tiempo real la esencia de la Unidad de
Prensa: la información como bien disponible al servicio de la imagen de la organización y
sus líderes, todo en función del negocio donde se desenvuelve.
Resumiendo y conceptualizando que los sistemas de información como un grupo de
"datos procesados que tienen sentido o significado para una o más personas, de tal manera
que el usuario establece una relación sistémica para la toma de decisiones con un sistema
de información" (Paolini, 1998), se puede deducir que tal aseveración encaja de manera
perfecta en la óptica y necesidades planteadas, que se desprenden del origen del problema
esbozado en el presente trabajo.
Con ello se persigue, como objetivo general, determinar los requerimientos de
información y optimizar los recursos disponibles dentro del actual sistema de información
gerencial, gracias a una intervención que permita actualizarlo para modificar su ciclo de
vida y prolongarlo. ¿Para qué? Para hacer más eficiente, preciso y dinámico el trabajo de la
Unidad de Prensa de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa, que sirva de soporte
para la toma decisiones no sólo por contar con las mejores y más adecuadas herramientas,
sino también para que sea base fundamental en la obtención de la mejor información en dos
planos: en el mundo de la tecnología y en el ámbito de la comunicación, que a su vez
7
redunden en un trabajo que impulse la esencia del negocio de la organización, en total
armonía con su visión y misión.
Para ello hay que identificar las variables que puedan influir de manera esencial
para la modificación de nuestro actual sistema de información, definirlas y determinar su
razón: dependientes o independientes.
Eso sólo lo podremos saber precisando cada una de las actividades que se
desarrollan en la Unidad de Prensa objeto de nuestro estudio, y que puedan ser
consideradas para la modificación de nuestro sistema de información, previa identificación
de los requerimientos de los usuarios actuales del sistema.
También se hace necesario establecer las diferentes relaciones que tiene la Unidad
de Prensa, tanto interna como externa, para determinar con exactitud qué tipo de
información maneja, difunde, requiere y cuáles son las necesidades de la unidad analizada.
Por esa vía estableceremos el flujo de información que entra y sale de la Unidad de Prensa.
Para finalmente plantearnos las posibles alternativas de solución al problema estudiado.
1.2 OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Determinar los requerimientos de información del actual sistema de información de
la Unidad de Prensa de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa, a través de la
Modificación de su Ciclo de Vida.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
* Describir y diagnosticar la actual situación y funcionamiento de la Unidad de Prensa de
la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa.
* Precisar y definir los requerimientos de información del sistema de información.
* Identificar los factores del entorno que contribuyen o tienen relación con el desarrollo del
sistema de información para la Unidad de Prensa de la Gerencia de Asuntos Públicos de
CVG Alcasa.
* Desarrollar de manera conceptual un diseño del sistema de información ajustado a los
requerimientos de la Unidad de Prensa de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa.
* Planificar y tomar acciones para determinar los requerimientos de información, a través
del Ciclo de Vida Modificado, del sistema de información actual de la Unidad de Prensa de
la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa.
1.3 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
"Además de los objetivos y las preguntas de investigación es necesario justificar el
estudio exponiendo sus razones. La mayoría de las investigaciones se efectúan con un
propósito definido, no se hacen simplemente por capricho de una persona; y ese propósito
debe ser lo suficientemente fuerte para que se justifique su realización". (Hernández,
Roberto, 1998).
9
Las razones básicas y fundamentales que justifican la investigación a emprender
son, precisamente, el interés concerniente al mejoramiento y la optimización de los propios
procesos de información de la Unidad de Prensa de la Gerencia de Asuntos Públicos de
CVG Alcasa, con el fin de mejorar sus resultados en su relación con las distintas áreas que
conforman a la organización que, a su vez, en forma entrelazada y sistémica, persiguen de
manera conjunta y armónica elevar la eficiencia de cada uno de los procesos de
información de la misma, lo que desemboca en un aumento de la calidad y el servicio, la
producción y la productividad, con miras de generar, por medio de las herramientas
tecnológicas apropiada, información confiable, oportuna y de la calidad que exigen tanto
sus audiencias internas como externas.
Con ese objetivo claro podemos mejorar, seleccionar y calibrar la comunicación
estratégica, satisfacer los nuevos requerimientos de la organización y de sus componentes,
basándonos y aprovechándonos de la tecnología de la información al alcance del
presupuesto de la organización, así como de la destreza y el entrenamiento de su recurso
humano para plantear y concretar nuestra propuesta de un sistema de información
gerencial.
Esa es la principal justificación en el área de trabajo escogida, la Unidad de Prensa
de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa, basándonos en el concepto en el que
se sustenta un sistema de información gerencial (SIG), el cual se define esencialmente
como un sistema de cómputo, el equipo que lo compone, el procedimiento que se utiliza
para alimentarlo, recabar y la obtención de los datos, así como el personal que administra,
desarrolla y proporciona la información requerida por la gerencia para la toma de
decisiones.
Por lo que la trilogía recursos humanos, equipos y capacidad de computo con la que
cuenta la Unidad de Prensa de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa, son
factores claves en el que se basa el presente estudio para presentar una propuesta de
mejoramiento del sistema de información gerencial para la Unidad de Prensa de CVG
Alcasa (SIGUP), la cual se basa en determinar los requerimientos de información,
10
específicamente para alargar su ciclo de vida, especialmente en lo concerniente al
mejoramiento de la velocidad de su proceso automatizado y la expansión del sistema de
información actual, mediante su interconexión con otros sistemas.
Con ello se persigue, como objetivos específicos, determinar los requerimientos de
información y luego su posterior diseño para la implantación de un Sistema de
Información Gerencial para la Unidad de Prensa de CVG Alcasa (SIGUP), en el que se
busca esencialmente aumentar la eficiencia en velocidad del manejo y procesamiento de
los datos; así como garantizar la calidad de las informaciones concebidas, manejadas,
desarrolladas, diseñadas y difundidas por esta unidad; basándose en la utilización del
recurso tecnológico de la informática, entre los que se abordarán y analizarán distintos
temas para su mayor precisión y comprensión como:
A) Descripción de actividades relacionadas con la Unidad de Prensa.
B) Definición de los requerimientos de los usuarios.
C) Elaboración del Sistema de Información (SI) para mejorar el actual (Ciclo de
Vida Modificado):
a) Investigación preliminar.
b) Determinación de los requerimientos del Sistema de Información. c) Propuesta de algunos métodos de diseño del Sistema de Información.
d) Propuesta de plataforma de software a utilizar por la Unidad de Prensa de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa.
11
Estudio de Factibilidad y Análisis Foda
La planificación resulta ser el factor determinante a la hora de intentar desarrollar un
sistema de información. Sin la planificación, los resultados, el esfuerzo y las metas
alcanzadas pueden estar lejos del objetivo trazado.
Es por eso que el estudio de factibilidad, además de ser necesario, se torna
prioritario y en el mismo se determinan tres factores a tomar en consideración: la
factibilidad técnica, la factibilidad económica- financiera y la factibilidad operativa.
La Factibilidad Técnica comprende el estudio previo para visualizar si se cuenta
con los equipos necesarios y las herramientas tecnológicas adecuadas para llevar a cabo lo
planificado. En el caso de esta investigación, la factibilidad en este campo es de la mejor,
pues se cuentan con los equipos necesarios para la intervención, a través del Ciclo
Modificado, del vigente sistema de información.
La Factibilidad Económica-Financiera está sujeta a un estudio previo del costo-
beneficio de la propuesta planteada, que analizada desde el punto de vista de las ventajas
que traería al actual sistema de información, se considera una excelente oportunidad de
inversión dirigida a mejorar el actual sistema en cuanto a velocidad, compatibilidad,
interconectividad, mejoramiento en la obtención y confiabilidad de la información
procesada; ganando en tiempo en las actividades directamente relacionadas con la Unidad
de Prensa de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa.
La Factibilidad Operativa tiene que ver con el recurso humano, entrenado y
preparado para administrar el mejoramiento del sistema actual, porque finalmente será el
usuario definitivo del proyecto propuesto. Actualmente los usuarios comprenden y están
ganados a la idea de mejorar el sistema vigente, por las ventajas que se lograrían en la
calidad y efectividad del trabajo bajo su responsabilidad.
12
Por lo que se puede concluir que el proyecto propuesto cumple con todos los
requisitos y la viabilidad para llevarse a cabo, puesto que redundará en ventajas
competitivas para un mejor desempeño de la Unidad de Prensa de la Gerencia de Asuntos
Públicos de CVG Alcasa, que se reflejarán en los resultados tangibles de las actividades
propias de la gerencia y por ende de la organización.
Llegado a este punto, se hace imprescindible realizar un análisis Foda de la
situación planteada, con el objetivo central de llegar a precisar y conocer las Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas del proyecto de investigación propuesto.
Del análisis realizado, se detectó que el sistema de mejoramiento planteado cuenta
con una Fortaleza que se compagina con los resultados que se aspiran obtener. Esta
afirmación se basa en el equipo humano y tecnológico disponible para llevarlo a cabo, tanto
para gerenciarlo como para operar el nuevo sistema de información propuesto, que se
pretende implantar por intermedio del Ciclo de Vida Modificado, para buscar alargar la
vida del actual sistema, mejorándolo en su aspecto tecnológico.
La Oportunidad vislumbrada está circunscrita a que se cuenta, desde el punto de
vista del recurso humano, con personal de la Gerencia de Informática con la capacidad,
experiencia y el conocimiento para adelantar y ejecutar la propuesta de mejoramiento del
actual sistema de información, así como con las habilidades para diseñarlo e implantarlo.
La Debilidad más importante detectada para la ejecución del proyecto se encuentra
en el actual clima de incertidumbre que se vive en CVG Alcasa,, lo que hace difícil pero no
imposible la aprobación del proyecto por parte de los niveles decisorios. Las amenazas, en
este caso, están comprendidas dentro de las mismas debilidades señaladas anteriormente y
enmarcadas dentro de las propuestas políticas de aplicar un proceso de Cogestión, aún no
suficientemente claro en cuanto a su aplicación operativa.
13
Alternativas de Solución
La intervención mediante la Modificación del Ciclo de Vida Modificado del actual
sistema de información de la Unidad de Prensa de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG
Alcasa, contribuirá a la mejora de los escenarios en cuanto al manejo de las herramientas
informáticas, y las informaciones manejadas por la unidad objeto de estudio como:
1. Visión holística de la información en general: tecnológicas y comunicacional.
2. Procesos totalmente automatizados.
3. Obtención de información confiable y oportuna.
4. Inserción en tecnologías como Internet e Intranet, con conciencia de su valor como
herramienta para mejorar los distintos procesos..
5. Información estructurada, con confiable soporte tecnológico, decisiva para la toma de
decisiones.
6. El sistema reducirá el nivel de incertidumbre en el manejo de las informaciones.
7. Base de datos centralizada, organizada, depurada y sistematizada.
8. Interactuar con otros subsistemas, tanto de Alcasa como de la CVG y su holding,
instancias gubernamentales, públicos relacionados y medios de comunicación.
9. Armonización de políticas de información y tecnológicas.
10. Mayor velocidad para obtener información y mejor calidad para la toma de decisiones.
11. Retroalimentación segura y confiable.
14
CAPÍTULO II
M ARCO TEÓRICO 2.1 ANTECEDENTES
CVG Alcasa inició sus operaciones el 14 de octubre de 1967, durante el mandato
del presidente Raúl Leoni, constituyéndose en la empresa pionera en la reducción de
aluminio en Venezuela.
Su producción anual para ese entonces era de 10.000 t/m, hasta llegar a las actuales
210.000, luego de concretar a lo largo de estos 38 años de ininterrumpida labor diversas
fases de expansión, entre las que cabe mencionar la instalación del Laminador de Matanzas,
con una producción en teoría de 60.000 toneladas de láminas de aluminio.
En su mayor esplendor fue socia y/o dueña de factorías en Europa y en América.
Administraciones deficientes obligaron a desprenderse gran parte de sus activos, como el
laminador de Guacara, acciones en empresas europeas, americanas y venezo lanas, de
manera de honrar sus compromisos con la Nación y la banca internacional. Sólo conserva
su presencia en Alunasa, factoría ubicada en Costa Rica que procesa aluminio foil.
Actualmente experimenta, dentro de la política de Desarrollo Endógeno que
adelanta el Gobierno Nacional, un proceso de Cogestión Laboral que ha creado confusión
sobre su futuro, generado incertidumbre entre sus trabajadores, sus relacionados y, sobre
todo, entre sus potenciales inversionistas, lo que ha puesto incluso en riesgo lo que podría
ser la tabla de salvación de la empresa: la construcción de la V Línea de Producción.
15
Visión de CVG Alcasa
Las empresas avanzan en su posicionamiento competitivo, actuando como agentes
del crecimiento sostenido y diversificado de la economía, palanca de atracción de inversión
nacional y extranjera, y plataforma para el desarrollo del sector transformador del aluminio
en el país de manera fundamental, apoyando las cooperativas y el desarrollo endógeno.
(Manual de Visión y Misión de CVG Alcasa, 2003).
Misión de CVG Alcasa
Producir y comercializar productos de la industria del aluminio en forma
competitiva, con calidad integral de gestión, satisfaciendo a sus clientes, accionistas y
trabajadores, contribuyendo a la generación de ingresos y bienestar social regional y
nacionalmente dentro del la filosofía de desarrollo humanístico. (Manual de Visión y
Misión de CVG Alcasa, 2003).
Visión de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa
Mantener en el tiempo efectivas relaciones con sus públicos internos, con las
instituciones, organismos y empresas públicas y privadas, que coadyuven a posicionar la
imagen de la empresa en todos su ámbitos. (Manual Visión y Misión de la Gerencia de
Asuntos Públicos de CVG Alcasa, 2003).
16
Misión de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa
Como unidad de apoyo clave al proceso de producción y comercialización de
aluminio de CVG Alcasa, la Gerencia de Asuntos Públicos tiene como misión proyectar y
consolidar una imagen positiva de la organización, dirigida a sus audiencias internas como
externas, con miras a lograr su cogestión laboral y su presencia tanto en el mercado
nacional, gracias a las políticas de desarrollo endógeno aguas abajo, como internacional.
(Manual Visión y Misión de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa, 2003).
Objetivos de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa
Proporcionar el establecimiento y consolidación de una imagen positiva de CVG
Alcasa, ante sus públicos clave, mediante la planificación, ejecución y mantenimiento de
programas, eventos especiales y política informativa, orientadas a dar a conocer a la
organización en áreas de interés.
17
Gráfico 1. Organigrama parcial de CVG Alcasa
La Gerencia de Asuntos Públicos, como parte de CVG. Alcasa, está compuesta por
dos unidades, vinculantes pero independientes la una de la otra, como son la parte
correspondiente a Prensa, por un lado, y la de Relaciones Públicas, por la otra.
De acuerdo al organigrama vigente, la gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa
depende de la Presidencia de la organización. Por lo que en lo concerniente a su área de
trabajo, cuando se hable de la Gerencia de Asuntos Públicos haremos alusión directa a las
unidades de Prensa y Relaciones Públicas de Alcasa.
Dichas unidades tienen, en los actuales momentos, un total de trece personas: dos
periodistas (incluyendo el gerente), dos relacionistas públicos, una secretarias, una analista
Gerente General de Operaciones
Unidad de Prensa Unidad de Relaciones Públicas
Gerente de Asuntos Públicos Gerente de Comercialización Gerente de Finanzas
Presidente de Alcasa
Fuente Organigrama de CVG Alcasa, 2003
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de administración, un agentes de trámites administrativos, una coordinadora deportiva y
dos entrenadores, una ama de llaves encargada de la casa presidencial y de la de huéspedes,
un mayordomo para ambas residencias y su respectivo ayudante.
Los recursos y herramientas tecnológicas disponibles son tres (3) computadoras
IBM Pentium II, con procesador de memoria de 350 MHZ, cada una con un monitor Super
VGA de 6-50 de resolución, cuyo hardware Hard Disk posee 4 Gyga Byte.
El software, el sistema operativo posee Office 97, Corel Draw 98, Publisher 98,
Front Page 98 para Internet, una de las computadoras está conectada a la Red Intranet de
CVG Alcasa y del Sector. Existe igualmente una impresora Laser Jet de 600 MP Hewlett
Packard y, por último, se cuenta con un equipo Macintosh SE/30 con software Mac.
Con respecto a su costo actual en el mercado, las computadoras tienen un valor
aproximado de ochocientos mil bolívares (Bs. 1.500.000,oo) cada una. Lo que daría unos
cuatro millones quinientos de bolívares (Bs. 4.500.000,oo) el valor total de las tres
computadoras. Mientras que la Macintosh en uso en la unidad, se tiene información que un
equipo con tales características ya se encuentra totalmente descontinuado, por lo obsoleto
que resulta ser en comparación con lo que se oferta actualmente en el mercado, con
productos de la misma casa y otros de marcas diferentes.
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Gràfico 2. Identificación de variables con relación a las unidades de trabajo de prensa y relaciones públicas, tanto externas como internas
UNIDAD DE PRENSA Y RELACIONES PUBLICAS
Organismos Públicos
Empresas y Gremios privados
CVG y sus empresas
Comunidades
Autoridades municipales
Gobierno regional
Sindicatos
Operaciones
Finanzas e informática Presidencia
Contraloría
Personal y relaciones laborales
Comercialización
Gobierno nacional
Otros institutos autónomos y descentralizados Iglesia
Universidades
Ambiente, salud, medicina ocupacional
Seguridad industrial
Asociaciones profesionales
Medios de comunicación social
Fuente: El autor, 2005
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Definición operacional de las variables
Operaciones de la Unidad de Prensa y su relación con la informática, tomando en
cuenta el:
Cargo:
Comunicador Social (Gerente)
Propósito General de la existencia del Cargo:
Garantizar la investigación, elaboración y difusión de la información generada por
la industria del aluminio y su entorno, mediante la planificación, control y supervisión de la
labor informativa (periodística), así como de los recursos humanos y técnicos-económicos,
con miras a la proyección institucional de los valores y la cultura organizacional de CVG
Alcasa hacia sus públicos internos y sus audiencias externas.
Alcance:
1- Mantener contacto permanente con cada una de las unidades organizativa de la
empresa, con el fin de realizar todas las actividades de recolección de información sobre la
organización.
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2- Propiciar el acercamiento con los representantes de los medios de comunicación
social, regionales y nac ionales, departamentos de prensa y relaciones públicas de las
empresas filiales de la CVG, y con el resto de empresas privadas de la zona y del país, así
como con las organizaciones mundiales relacionadas con la industria del aluminio.
3- Mantener contacto con las demás empresas del holding de la CVG, empresas
privadas, institucionales, públicas y público de interés para la empresa y medios de
comunicación social, con la finalidad de llevar a cabo todas las gestiones necesarias para la
realización del programa de comunicación directa, así como los relacionados con eventos
especiales.
4- Mantener contacto con las agencias publicitarias y de servicios profesionales
externos, con el fin de supervisar y controlar el desarrollo de campañas publicitarias y
trabajos realizados por los servicios externos contratados para tales fines.
Control de equipos:
1- Desde el punto de vista de los recursos humanos : la unidad de Prensa y
Relaciones Públicas cuenta con: una asistente administrativa, una secretaria, dos
relacionistas públicos, un diseñador gráfico- fotógrafo, además de dos periodista y un
conductores.
2- Desde el punto de vista de herramientas y recursos tecnológicos: En cuanto a
los recursos y herramientas tecnológicas disponibles, la unidad cuenta, tal como se indicó
anteriormente, con tres (3) computadoras IBM Pentium II, con procesador de memoria de
350 MHZ, cada una con un monitor Super VGA de 6-50 de resolución, cuyo hardware
posee 4 Gyga Byte en disco duro, con 64 Mega RAM.
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En relación con el software, el sistema operativo posee Office 97, Corel Draw 98,
Publisher 98, Front Page 98 para Internet y una de las computadoras está conectada a la
Red Intranet de C.V.G. Alcasa y del Sector Aluminio. Existe igualmente una impresora
Laser Jet de 600 MP Hewlett Packard y, por último, se cuenta con un equipo Macintosh
SE/30 con software Mac y un escáner.
Herramientas informáticas básicas para redactar, diagramar, diseñar y calcular el
espacio redacional y los aspectos relacionados con los indicadores costos/cent ímetros por
columna, así como para mantener al día las variables relacionadas con la administración y
contabilidad de la unidad.
Ejecución del cargo:
1- Dar a conocer a través de los medios de comunicación social, regionales y
nacionales, las actividades, programas, objetivos y políticas diversas relacionadas con la
empresa; igualmente los beneficios de manejar estratégicamente las comunicaciones
internas, a través de un medio, con el fin de reforzar y/o crear una verdadera cultural y
política organizacional, que apunte a reforzar la identidad de los trabajadores para con la
organización y que su norte sea la misión y visión de la empresa y su negocio.
2- Destacar lo importante que resulta ser el manejo informativo de cada una de las
unidades administrativas y productivas de CVG Alcasa, en lo referente al seguimiento,
mejoramiento e innovación de los programas adelantados por éstas, como unidad de apoyo
a tales procesos, mediante la divulgación de los hechos, con lo que se lograría obtener una
mayor motivación de los empleados de la misma.
3- Hacer énfasis en lo fundamental que resulta el manejo de la redacción de la revista
interna, “Alcasa Informa”, por parte de profesionales, conocedores de los aspectos de la
comunicación social, particularmente de la comunicación institucional, con el objeto de
informar cabal y objetivamente no sólo las actividades y logros de producción y
financieros, sino también los aspectos culturales, sociales, deportivos, científicos, técnicos
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y de procesos que adelantan los distintos individuos o grupos que forman parte de la
organización.
4- Planificar, coordinar, supervisar y diseñar la política comunicacional, aspectos que a
su vez están dirigidos a establecer y mantener excelentes relaciones con los medios de
comunicación social regionales, nacionales e internacionales (agencias de noticias, por
ejemplo), con el objeto de asegurar una divulgación objetiva y positiva de los programas y
desarrollos adelantados por CVG Alcasa.
5- Procesar y diseñar las campañas publicitarias, previa investigación y procesamiento
de la información, de manera de sacar el mejor provecho a los planes de publicidad y
propaganda, que busquen resaltar la imagen y la identidad corporativa de la organización.
6- El asesoramiento en apoyo publicitario, mediante la obtención y procesamiento de
información de las diferentes unidades que forman parte de la empresa, de manera de
conjugar armónicamente los intereses de cada una de ellas a favor de la organización como
un todo.
7- Desarrollar campañas publicitarias institucionales, comerciales o de exposición,
desde el punto de vista comunicacional, para la preparación de los materiales, informes e
insumos más idóneos, necesarios para coronar con éxito el objetivo planteado en este
campo.
8- Capacidad, iniciativa y creatividad para la redacción y diagramación de las
publicaciones internas y externas, afiches, programas, comunicados internos e invitaciones
institucionales
9- Desde la óptica de la comunicación, ejecutar y controlar la preparación y la calidad
de los trabajos fotográficos, que serían utilizados como material de apoyo importante de
las informaciones, internas y externas.
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10- Revisión diaria las informaciones reseñadas en los distintos medios de
comunicación social, regionales y nacionales, con el propósito de no sólo hacer un
seguimiento y archivar las informaciones que conciernen a la organización de manera
directa e indirecta, sino en la preparación de un dossier diario, con el fin de que la alta
gerencia cuente con una información a la mano y directa de los distintos aspectos que le
interesan y que pueden ser fundamentales en la toma de decisiones.
La importancia del cargo:
Hoy día las organizaciones, grandes y pequeñas, cada vez están más convencidas de
la importancia de mantener una política comunicacional estratégica, que busque eliminar la
incertidumbre, la ansiedad y el rumor, especialmente en épocas de crisis como las que
vivimos.
De tal forma la organización esté en la capacidad de trazar los planes
comunicacionales que busquen identificar y motivar más al trabajador con la organización,
de manera que se pueda influir positivamente en su rendimiento y, por ende, en la
producción y productividad; hechos éstos que apuntan a mejorar la posición de la empresa
en el mercado, con el fin de impulsar y sostener su imagen dentro de la comunidad en la
que se desenvuelve y en los negocios donde participa.
Los clientes:
Son todos los miembros de la organización, sin ningún distingo, así como sus
públicos relacionados, como la comunidad donde está asentada la empresa, los medios de
comunicación social, los distintos representantes y entes gubernamental, las instituciones
privadas, el clero, las universidades, las sociedades deportivas y recreacionales, así como
también aquellos que forman parte de la competencia.
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Los proveedores:
Son todos aquellos que igualmente son mis clientes. Actividades del cargo:
1- Revisar la prensa diariamente, tanto regional como nacional y las revistas
especializadas sobre el negocio del aluminio.
2- Preparar un dossier informativo con los recortes de prensa más relevantes
relacionados con el negocio, la empresa, o de interés general, no sólo para informar más
rápidamente a los líderes de la organización sino que le sirva de apoyo en su toma de
decisiones.
3- Mantener al día el archivo de información.
4- Mantener al día el seguimiento de las informaciones generadas directamente por la
empresa y sus periodistas, de manera de llevar contabilizado el ahorro que significa, en
publicidad redacional, para la empresa en centímetros./columna.
5- De acuerdo a la pauta del día, cubrir las informaciones necesarias en diferentes áreas
de la empresa, o actividades deportivas o recreacionales que la organización y sus
trabajadores realicen, para nutrir de información a los distintos medios de comunicación
social, así como a la revista institucional de la organización.
6- Supervisar los planes estratégicos de comunicación con el fin de monitorearlos para
asegurarse si siguen el camino correcto, y ajustarlos a los de la organización como un todo
basándose en la misión y la visión de la misma.
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7- Para ejecutar tales tareas el grabador, una libreta, un lápiz, un fotógrafo con su
respectiva cámara fotográfica y, por sobre todo, una plataforma tecnológica basada en las
aplicaciones de la informática, para la redacción y elaboración de los textos, así como
programas de diseño gráfico para diagramar la revista y los boletines internos de
comunicación, resultan fundamentales para la buena marcha de la unidad de Prensa y
Relaciones Públicas.
Actividades por prioridades:
1- Planificar la política comunicacional de la organización junto con los niveles
decisorios de la misma.
2- Coordinar y ejecutar los trabajos de asignación de recolección de información y
redacción de información para los medios de comunicación externos y para la revista y los
boletines internos de la organización.
3- Controlar y asignar las pautas publicitarias equitativamente entre los distintos medios
de comunicación social regionales y nacionales.
4- Revisar la prensa diariamente y elaborar el dossier para la alta gerencia.
5- Supervisar que los relacionistas públicos cumplan con su rol de atender a los
visitantes, de igual manera que coordinen las distintas actividades de apoyo que requieran
las diversas áreas o departamentos de la organización en un momento determinado.
Recursos para ejecutar las tareas:
1- El primer recurso es el de un clima y ambiente organizacional positivo. Al obtener
tales resultados, las fuentes de información interna divulgarán mayoritariamente noticias de
27
impacto beneficioso. Eso se logra con los niveles de compromiso necesario para adelantar
un exitoso y correcto plan de comunicación estratégica.
2- Los demás recursos son los propios relacionados con las herramientas periodísticas,
necesarias para ejecutar la tarea práctica, como son periodistas, libretas, grabadores,
cámaras fotográficas, fotógrafo, escáner, insumos para fotos. Recursos económicos para
elaborar revistas, boletines, afiches, y de cuantos planes publicitarios sean necesarios para
los distintos medios de comunicación social. Papelería diversa. Así como resulta vital
contar con una excelente base tecnológica, basada en los recursos que nos puede brindar la
informática para obtener resultados de excelencia necesarios para esta labor.
Gráfico 3. Actual modelo jerárquico por niveles de competencia en la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa
Fuente: El autor, 2005
NIVEL ESTRATÉGICO
NIVEL TÁCTICO
NIVEL OPERATIVO
Presidencia de CVG Alcasa y Gerencia de Asuntos Públicos: v Estrategias y planes corporativos de
Comunicación, lineamientos, políticas y objetivos.
Comunicadores sociales v Formulación, viabilidad y alternativas de planes
comunicacionales para el sector aluminio a corto, mediano y largo plazo.
Comunicadores sociales y relacionistas: v Ejecución de planes
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Tabla I. Factores críticos de éxito de la Unidad de Prensa y resultados *
Acción Resultados
a) Contacto con cada una de las unidades organizativas de la empresa. b) Apoyo a todas las áreas de la organización, desde el punto de vista comunicacional. c) Acercamiento con los representantes de los distintos medios de comunicación social, regionales y nacionales. d) Constante intercambio con los departamentos de prensa y RRPP de las empresas filiales de la CVG. e) Una interacción dinámica con las empresas privadas de la zona y del país. f) Creciente flujo de información con las organizaciones mundiales relacionadas con la industria del aluminio. g) Buenas relaciones con empresas del holding de la CVG, empresas privadas, públicas, institucionales, público de interés para la organización y medios de comunicación social. h) Excelentes relaciones con agencias publicitarias y de servicios profesionales externos relacionados con el área. i) Óptimas relaciones con los grupos o individuos formadores y generadores de opinión, tanto de la región como nacionales.
a) Recolección de información sobre la organización. b) Mayor difusión de sus actividades y logros, tanto en equipo como individuales. c) Mayores posibilidades de aceptación y difusión de las informaciones de la organización en los distintos medios. d) Coherencia en las políticas de comunicación y campañas institucionales entre las empresas de la CVG. e) Buenas relaciones y causa común ante problemas que puedan afectar a la industria o el entorno laboral. f) Conocimiento del mercado y posiciones conjuntas ante variables que puedan afectar el comercio del metal. g) Aceptación, credibilidad y acogida a los distintos programas de comunicación directa, eventos especiales, campañas institucionales y publicitarias puestas en marchas por la organización. h) Desarrollo de campañas publicitarias, institucionales con tarifas especiales y facilidades de cancelación. i) Apoyo de opinión cuando la organización busque pronunciamientos sobre temas específicos.
* Aunque lo ideal es tomar en cuenta los Factores Críticos de Exito de la organización como un todo, se consideró más adecuado y preciso tomar sólo los de la Unidad de Prensa para focalizarlos con el área de estudio, totalmente armonizados con la misión y visión de la organización.
Fuente: El autor, 2005
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Gráfico 4. Flujograma del ciclo de información y recopilación de datos del actual sistema de información
BASE DE DATOS
DEL SISTEMA DE INFORMACION
ACTUAL DE LA GERENCIA DE
ASUNTOS PÚBLICOS DE CVG ALCASA
Recopilación de la información
Análisis de la información
Redacción de la información
Diseño de revista y de otros medios
Corregir información
Procesar información
Distribuir información
Feedback
Entrada del proceso
Salida del proceso
Fuente: El autor, 2005
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Descripción y definición del proceso actual:
1- Recopilación de la información: Se obtienen los datos con que se nutre la
Unidad de Prensa, ya sea directamente a través de las fuentes de información
(internas o externas de la organización) o a través de los datos que obtienen del
sistema de información.
2- Análisis de la información: Se analiza mediante el sistema de información o
manualmente (escrito, documentos o grabación) la información obtenida.
3- Redacción de la información: Se alimenta el sistema con los datos obtenidos y
se redacta la información para darle sentido periodístico.
4- Diseño de revista, volantes, avisos, trípticos o dípticos: Aprovechando la
ventaja de poseer un buen software (Corel Draw) para diagramar y diseñar, se
procede a la elaboración de los materiales de apoyo (medios) a la actividad
propia de la comunicación social.
5- Procesamiento de la información: La información previamente redactada y
jerarquizada, se vacía sobre los formatos diagramados y prediseñados, así como
también el material de apoyo fotográfico.
6- Corrección de la información: Se hace tanto manualmente como directamente
en la pantalla de los equipos que conforman el sistema de información, haciendo
uso para ello del sistema de corrección gramatical que posee uno de los paquetes
de software previamente instalado en el sistema.
7- Distribución de la información: Por un lado se imprime la información
periodística para enviarla a los distintos medios de comunicación social, tanto
regionales como nacionales, con su respectivo soporte fotográfico; y por el otro,
se graba en disketes el diseño y diagramación final de la revista, volantes,
avisos, para su envío a la imprenta o a los medios como arte final.
.
31
8- Feedback o retroalimentación: Es la información obtenida sobre los diferentes
procesos de elaboración y manejo del material periodístico y sus resultados. La
apreciación y aceptación en la prensa regional, medido en centímetros por
columna y la acogida brindada por los públicos internos a los diferentes medios
que se manejan dentro de la organización.
Tabla II. Fortalezas y debilidades del proceso actual
Fortalezas Debilidades
1- Regular capacidad para el almacenamiento de datos.
2- Sistema compatible cuando existe
interconectividad disponible.
3- Conexión en red limitada.
4- Sistema apoyado programas de software, especialmente para las tareas de diseño y diagramación (Corel Draw, Foto Shop y Foto Draw) y en paquetes administrativos - redacción (Office).
1- Interconextividad insuficiente.
2- Poca comunicación en tiempo real.
3- Desactualización en materia de
software genera comunicación nada confiable.
4- Recurso humano escasamente
entrenado.
5- Sistema dependiente en demasía con el centro de informática, lo que genera incertidumbre.
6- Divorcio entre políticas de
información de la organización y el sistema información disponible como herramienta tecnológica.
7- Retroalimentación poco confiable.
8- Sistema cliente/servidor poco
amigable.
Fuente: El autor, 2005
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Alcance
La mayoría de los sistemas de información en las organizaciones están soportados
por sistemas de cómputo bastante enormes, tanto por la cantidad de equipos como por la
cantidad de datos necesarios para alimentarlos como por el número de información
suministrada.
Esta amplia capacidad de proceso es desperdiciada cuando el personal proporciona
información equivocada o incompleta, a ello se le suma que la información necesaria se
puede “extraviar” en un mar de informaciones no menos importantes, pero no requeridas
para el momento exacto, lo que puede distorsionar el objetivo y el alcance del SIG.
He allí la primera delimitación fundamental de la propuesta para nuestro SIGUP, al
especificar el interés de nuestro alcance en cuanto a manejo y obtención de la información,
a la que hay que añadir por razones obvias la natural delimitación espacial-geográfica de
nuestro objeto de estudio, en este caso la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa.
En nuestro objetivo, señalamos la importancia de la trilogía recurso humanos,
equipos y capacidad de cómputo de tales equipos. Para especificar más todavía nuestro
alcance, sólo abordaremos los componentes de la trilogía mencionada relacionada con la
Unidad de Prensa del área en estudio, en nuestra propuesta para determinar los
requerimientos de información y luego su posterior diseño, creando un plan para implantar
un sistema de información gerencial para la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa
modificado para obtener mayor velocidad.
En nuestro alcance resulta clave también puntualizar que en nuestra propuesta no
diseñaremos un sistema de información gerencial partiendo de cero, sino que
propondremos un sistema de mejoramiento del actual sistema de información, cuyas
características y equipos describimos en el capítulo de antecedentes.
33
También resulta prudente aclarar que el alcance de nuestra propuesta para un
Sistema de Información Gerencial, modificando el ciclo de vida del actualmente existente,
a través de la determinación de los requerimientos de información, comprende para nuestro
objeto de estudio:
a- La investigación preliminar.
b- Determinación de los requerimientos del Sistema de Información.
c- Proponer alternativas de diseño del Sistema de Información.
Esto con el objetivo no sólo de determinar el alcance de nuestro trabajo, sino
también para dejar claramente establecido que no intentamos emular ni a los diseñadores
ni a los desarrolladores de sistemas de información, sino que la idea es dejar sentado los
conocimientos básicos conceptualizados para el manejo de un Sistema de Información,
desde la óptica del gerente de recursos humanos.
Metodología estructurada para el desarrollo de sistemas de información
James A. Seen en su libro Análisis y Diseño de Sistemas de Información afirma,
para explicar extensamente lo que es el análisis y el diseño de los sistemas de información,
sus métodos y usuarios, así como su aplicación que “en este momento, el mundo
experimenta cambios fundamentales. Los continuos avances en tecnología de
computadoras y comunicaciones tienen un efecto profundo sobre la forma en que las
personas trabajan y se divierten. Tanto la tecnología en sí misma como las expectativas de
las personas que la utilizan, están alterando las características de los sistemas de
información que el analista diseña; por otra parte el uso cada vez más extenso, de sistemas
de información está cambiando la naturaleza propia de la sociedad que hace uso de ellos.
Nuestra economía está basada en la información, más en la tecnología de sistemas de
información que sobre las máquinas y productos derivados del petróleo que caracterizaron
a la anterior economía industrial. El desarrollo de sistemas de informació n ha jugado un
34
papel muy importante en la evolución de esta nueva economía. A su vez, los creadores de
estos sistemas han influido, y continuarán haciéndolo, en muchos de los aspectos de este
cambio fundamental”.
En perspectiva, agrega Seen, “los sistemas de información, a través de su papel
central en la economía de la información, están llevando a cabo cambios en cuanto
aspectos fundamentales: 1) Las personas trabajan de manera inteligente, 2) Un cambio
global en el concepto de industria, 3) Tanto las ideas como la información están tomado
mayor importancia que el dinero, y 4) Las personas que trabajan con la información
dominan la fuerza de trabajo”.
Para definir metodológicamente que “el diseño estructurado se enfoca en el
desarrollo de especificaciones del software. La meta del diseño estructurado es crear
programas formados por módulos independientes unos de otros desde el punto de vista
funcional. Este enfoque no sólo conduce hacia mejores programas sino que facilita el
mantenimiento de los mismos cuando surja la necesidad de hacerlo”. (James A. Senn
1999).
“El diseño estructurado es una técnica específica para el diseño de programas y no
un método de diseño de comprensión. Es decir, no indica nada relacionado con el diseño
de archivos o base de datos, la presentación de entradas o salidas, la secuencia de
procesamientos o el hardware que dará soporte a la aplicación. Esta técnica conduce a la
especificación de módulos de programas que son funcionalmente independientes”. (James
A. Senn 1999).
Y, además, define el análisis y diseño de sistemas de información como el proceso
de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorarla con métodos y
procedimientos más adecuados. “Las finalidades de los sistemas de información, como las
de cualquier otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener
archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras
salidas”.
35
“Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen
hardware, software, medios de almacenamiento de datos para archivos y base de datos. El
conjunto particular de subsistemas utilizados –equipos específicos, programas, archivos y
procedimientos- es lo que se denomina aplicación de sistemas de información. De esta
manera los sistemas de información pueden tener aplicaciones en ventas, contabilidad o
compras”.
Las organizaciones hoy en día cada vez toman mayor conciencia de la importancia
de la necesidad de un sistema de información, independientemente del rubro o área de
producción o servicio a las que se dediquen, lo que les podrá garantizar su sobrevivencia
en un mundo cada vez más globalizado y competitivo, en el que no existe espacio que
ceder.
Sin embargo, los sistemas de información no son entes autónomos, para su buen
funcionamiento y máximo rendimiento deben ir acompañados por un recurso humano
preparado, dispuesto y claro para asumir los nuevos retos de la economía mundial y el
comercio interactivo y virtual.
Ese binomio sistema de información - recurso humano, indudablemente que debe
estar acompañado una buena base tecnológica, en la que se tenga bien definida que no
todas las innovaciones son las que realmente necesita la organización, para mantenerse
como líder en su área de competencia, sino que hay que ir conociendo y definiendo cuáles
son las herramientas tecnológicas más adecuadas para que la organización siga
consolidándose y cosechando éxitos.
Las organizaciones como un conjunto de sistemas en franca armonía e
interactuación permanente, deben tener firmemente establecido que los paradigmas
anteriormente descritos son perfectamente válidos para cada una de sus unidades de
negocios, lo cual dice mucho de sinergia que debe existir en una organización entrelazado
36
como un sistema vivo, cambiante, comunicante entre todas sus partes y en franca
identificación con la misión y visión de la empresa.
Vinculación de la teoría con la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa
La Unidad de Prensa de la Gerencia de Asuntos Públicos de Alcasa no escapa de
tales principios, como unidad de apoyo a los procesos productivos y manufactureros de
una empresa reductora de aluminio, a la que hay que agregarle la doble responsabilidad de
que su principal acción es precisamente comunicar, y nada para ello como un bue n sistema
de información a su alcance.
En la Teoría General de la Comunicación se define a la misma como “un proceso de
intercambio verbal, escrito, visual, para transmitir y conocer criterios, informaciones,
pensamientos, aspiraciones, datos, voz, tonalidad, que pueden influir en el comportamiento
de los individuos, las organizaciones y la sociedad en general. (Melinkoff, 1993, citado por
Balderrama, 2003).
En consecuencia, esta debe estar presente en toda organización, ya sea una empresa,
institución educativa, organización familiar, clubes, partidos o cualquier otro tipo de modo
organizado dentro de la sociedad; con el fin de lograr el desarrollo del grupo mediante la
unificación de criterios que garanticen el éxito o la eficiencia de la misma, porque de no
existir la comunicación real, se corre el riesgo de distorsionar la información y se pierde la
lealtad mutua de la organización.
Muy bien pero, ¿esa conceptualización se ajusta a la realidad de hoy? Obviamente
que la respuesta es no, a la luz de los avances vertiginosos de las nuevas tecnologías, la
telemática y los cada vez más omnipresentes modelos y prototipos computacionales que se
han tomado la realidad de nuestra vidas.
37
En este sentido el comunicólogo Daniel Prieto del Castillo, en sus “Notas
Introductoria al Análisis del Proceso de Comunicación”, que se puede observan en la
página Web (http://www.saladeprensa.org) Teóricos de la Comunicación (2005) señala:
“La telemática, a diferencia de la electricidad no transporta una corriente inerte sino
información, es decir, poder. El campo de las nueva tecnologías se está convirtiendo
aceleradamente en uno de los enclaves económico-políticos más decisivos del momento
actual. En los países altamente industrializados, un tercio del Producto Nacional Bruto
(PNB) procede ya de la manufactura o el proceso de la información. Y por otra parte, el
desarrollo de esa tecnologías está directamente ligado a la carrera armamentista y la
conquista espacial”.
Más adelante establece que “las áreas sociales de experimentación y aplicación de
las nuevas tecnologías de comunicación son principalmente:
a) La automatización de los procesos productivos, su extensión y refinamiento.
b) La administración del Estado: computación de los ficheros policiales, esto es, el
paso a los ficheros preventivos y de “perfiles globales”.
c) La información médica: que va de la computación en manejo de aparatos
altamente peligrosos hasta la “revolución” del ejército de la medicina con la
automatización de toda clase de exámenes y análisis que disminuiría la
necesidad de los especialistas.
d) La enseñanza: la instrucción impartida por computadoras “convertirá el saber en
sólo saber buscar y utilizar”.
e) Los medios masivos: puesta en funcionamiento de los circuitos comunicativos
que permiten el feed-back instantáneo aplicado tanto a la información para
compra de mercancía como al disfrute de programas culturales y el tiempo
libre”.
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Para concluir disertando que “por la como el desarrollo de esas tecnologías es visto
y proclamado por lo voceros del sistema, parecería que en ellos se encuentra la solución a
la crisis que atraviesa el capitalismo: la revolución tecnológica sería la única posible y,
desde luego, la única eficaz. Los más optimistas piensa incluso que esas tecnologías
ofrecen no sólo una salida a la crisis económica sino un avance importante en lo político:
un nuevo modelo de democracia avanzada”.
Para contraponerle la aseveración de que “los críticos andan bastante
desconcertados. Y sin embargo pocas veces se ha hecho tan patente que la tecnología es
algo mis que un conjunto de herramientas, una racionalidad práctica, e incluso la
materialización de un modelo social incluidas algunas de sus contradicciones. Mirarla así
no implica en forma alguna el facilismo fatalista y suicida del rechazo sino por el contrario
la exigencia de un análisis especialmente lúcido de ese “nuevo” modelo de sociedad y del
peso relativo pero cierto que esas tecnologías tienen ya. Necesitamos de una investigación
capaz de asumir la complejidad del reto que las tecnologías planteas: que no sólo relativice
su eficacia- fetiche y la mistificación que produce –quizá la verdadera eficacia de las
nuevas tecnologías consista en hacer que el sistema social y la racionalidad que los
sustenta salgan de la crisis intactos, y hasta reforzados- sino que sea capaz de poner al
descubierto las virtualidades de transformación, las contradicciones que generan y, por
tanto, las posibilidades de acción y de lucha que abren”.
La a Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa, como clave en el manejo de las
informaciones (poder), tanto internas como externas, tiene la imperiosa necesidad de
adaptarse a los cambios tanto tecnológicos como de preparación de su recursos humanos,
por los que el dúo tecnologías – capital humano es esencial para, no sólo adaptarse a los
nuevos tiempos par responder a la altura y exigencias de hoy en día, sino fundamental para
la ejecución e implantación de un eficaz Sistema de Información Gerencial.
En ese sentido, otro comunicólogo como Jesús Martín Barbero
(http://www.razónypalabra.org.mx) advierte “la cada día más estrecha y más específica
39
articulación económica-política de las comunicaciones con el proceso social global. “En el
plano económico las comunicaciones están penetrando hasta el corazón del trabajo y del
sistema productivo” (S. may), no sólo por el aporte fundamental de los medios al proceso
de valorización del capital sino el papel que la información juega ya en cuanto materia
prima de cualquier producción e incluso como redefinidora de los procesos mismos de
producción. En el plano político, las nuevas comunicaciones, resultantes del encuentro de
la telemática con la informática, vienen a replantear seriamente la función y relaciones del
estado, especialmente del Estado y los medios, a partir del control que unas pocas
transnacionales ejercen sobre la investigación y producción en este campo. Es todo el
modelo democrático occidental el que está siendo afectado por la dirección en que marcha
la sociedad informatizada”.
En este plano queda totalmente claro el papel que desempeña la Gerencia de
Asuntos Públicos de CVG Alcasa, con relación al sistema de producción propiamente
dicha de la organización como su adaptación, tal como siempre lo ha hecho a lo largo de
sus 37 años, a los nuevos modelos impuestos por un Estado todopoderoso que dicta las
pautas, normas y sistema de producción endógeno, una variante explorada y adaptada por
los sistemas de producción estatales, signo a los que obedecen empresas descentralizadas
como la estamos observando en el presente proyecto. Esto obedece, tal como indica
Barbero, a una concepción política de ver la producción en los tiempos que corren, que no
obedecen incluso a su modelo propuesto que rige al sistema de producción-comunicación
occidental.
Gerencia de un sistema de información
Para gerenciar los sistemas de información –resume James A. Seen- hay que tomar
en cuenta que los mismos están basados en computadoras y que sirven para diversas
finalidades que van desde el procesamiento de datos de las transacciones de una empresa
(la sangre de muchas organizaciones), hasta proveer de la información necesaria para
40
decidir sobre asuntos que se presentan con frecuencia, asistencia a los altos funcionarios
con la formulación de estrategias difíciles y la vinculación entre los sistemas de
información de las oficinas y los datos de toda la corporación.
En algunos casos los factores que deben considerarse en un proyecto de gerenc ia de
Sistemas de Información, se pueden enfocar en el aspecto más apropiado de la
computadora o la tecnología de las comunicaciones que se van a utilizar, el impacto del
nuevo sistema sobre el recurso humano de la organización y las características específicas
que el sistema debe tener y determinarlos de una manera secuencial. En otros casos, debe
ganarse experiencia por medio de la experimentación conforme el sistema evoluciona por
etapas.
Una vez esclarecida conceptualmente la actual situación del sistema de información
de la Unidad de Prensa en CVG Alcasa, sólo queda presentar las propuestas para mejorar
el sistema, basado en la experiencia propia como usuario del mismo y las
recomendaciones recogidas del resto de usuarios de la gerencia antes mencionada.
Pero antes que nada debemos pasearnos sobre lo que dicen y proponen expertos
como Steve Eckols en su obra “Como diseñar y desarrollar sistemas de información” o
Jonás Montilva en su trabajo “Desarrollo de un Sistema de Información”.
Debemos tener claro que no existe un “modelo” tipo para el desarrollo de un
Sistema de Información. Cada sistema tiene sus propias y únicas características que se
basan en la realidad encontrada en cada proyecto a desarrollar o intervenir, lo que se le
suman los aportes esenciales y diversos, de acuerdos a las diferentes metodologías a
utilizar, que la nueva propuesta plantea para mejorar el sistema.
Para ello debemos basarnos en un orden metodológico que nos permita alcanzar una
secuencia lógica y coherente en el manejo de la información global del sistema y de cada
una de las etapas a cumplir. Estas etapas Steve Eckols las denomina fases y explica que
ello se debe a que sólo se llevan a cabo las dos primeras fases en secuencia y que al
41
momento de entrar al diseño propiamente dicho del sistema y la implementación del
proyecto tal como fue concebido y estructurado, es normal que cada una de las fases
subsiguiente se solapen durante el desarrollo del trabajo de diseño e implantación del
Sistema de Información.
Las fases del método adoptado para de sistemas son los siguientes:
Análisis:
a) En este punto se crea un Diagrama de Flujo de Datos (DFD) de análisis para el
sistema existente
b) Igualmente se crea un Diagrama de Flujo de Datos (DFD) modelo para el sistema
nuevo a desarrollar e implantar.
Diseño:
a) Se definen los requerimientos de datos.
b) Se plantea la creación de una carta de navegación estructura del sistema a
implantar.
c) Diseño de la base de datos.
d) Se establecen las especificaciones del programa.
42
Implantación
a) Se desarrollan los programas del sistema usando técnicas de programación
estructurada.
b) Se documenta detalladamente el sistema como tal.
2.2 ORIGEN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
La noción de los sistemas de información para la dirección se originó a comienzos
de la década de los años 60`, este punto histórico referencial nos ubica a lo que los
investigadores han llamado los “chicos prometedores durante la presidencia del asesinado
presidente estadounidense Jhon F. Kennedy. El Pentágono, fundamentalmente, y otros
entes gubernamentales de la época fueron el epicentro de estos primeros esfuerzos en el
aprendizaje de los sistemas de información.
En ese sentido se empezó a vislumbrar que la necesidad impostergable de organizar
cohe rentemente el cúmulo de datos que se obtienen y la manipulación sistemática de los
mismos, a través de complejos y novedosos equipos de cálculo, lo que haría posible
obtener un volumen importante de informes e información ordenada secuencial y
lógicamente, lo que permitiría finalmente la toma de decisiones con el objetivo de que la
misma sea empleada por la dirección con el objetivo primordial de planificar y controlar.
Es de esa forma que se empieza a desmembrar la inmensa telaraña que para ese
entonces resultaba el manejo de datos tan comunes hoy día como los son el pago de
sueldos de la administración pública, las cuentas por pagar y cobrar, los inventarios, entre
otros mecanismos para el control de la administración. Investigadores provenientes
especialmente de la Universidad de Harvard el concepto del cálculo a través del sistema
43
computacional, lo empezaron a emplear en ejemplos de trabajo más cotidianos en el
gobierno de Kennedy y lo sacaron del claustro universitario y reducto de la ciencia pura,
para hacer la actividad más mundana en la organización administrativa y humana.
(Bittel/Ramsey, 1985).
Es así que el manejo sistémico, ordenado y lógico de la información. Su aplicación
y utilidad, desemboca, especialmente dentro de la cultura Occidental, en lo que se conoce
como la era post-industrial que se sustenta en los servicios. Servicios inclusos que se
focalizaron en nichos especializados dentro de los mismas Sistemas de Información, lo que
ha dado incluso nacimiento a sociedades que específicamente descansan sus cimientos en
la prestación de tales servicios como la India, en el campo del Software, o Taiwán en la
conformación de redes virtuales de Sistemas de Información. Sin incluir casos específicos
como el del Valle de Sylicom en Estados Unidos u la Ruta 88 que conduce a Boston y su
avanzadísima red de investigación alrededor del MIT (Instituto Tecnológico de
Massachussets).
Ingeniería de la información
Tal como lo establece James Martín en su libro “Information Enginineering”, 1990.
La Ingeniería de la Información es “un conjunto de interrelaciones técnicas, formales, en
las cuales, el método de la empresa, los modelos de datos y los procesos son construidos a
través del uso de una base de conocimientos y son usados para crear y mantener los
sistemas de información”.
De igual manera se puede concebir como “un conjunto interrelacionado de
disciplinas usadas para automatizar la información de una empresa, esto implica la
utilización de nuevas herramientas, nuevos métodos; aplica un enfoque que va de lo general
a lo específico, manteniendo un balance entre el modelo de datos y el modelo de procesos a
través de todas sus etapas”. (Ingeniería de la Información, Siderúrgica del Orinoco, 1992).
44
Por otro lado, la empresa “Know-ledge ware Inc. (Ernest Young, 1992), define la
Ingeniería de la Información como una disciplina formal que considera: la misión, metas,
problemas, planes y organización de la empresa, la información que la empresa necesita
para cumplir su misión, las actividades a través de las cuales la empresa usa y genera
información, las tecnologías que la empresa debe usar para administrar, almacenar y
procesar información y el diseño e implantación de sistemas automatizados para centralizar
y obtener la información corporativa de la empresa.
Originalmente, los investigadores desarrollaban los sistemas de información basado
previamente en el análisis de los procesos, considerando el dato como una consecuencia de
éstos, el nuevo enfoque, adoptado por James Martín y seguidores ha dado un giro de 180
grados, prestando más atención a lo que sucede con el dato y dejando para el final el
análisis de los procesos.
El campo de aplicación de la Ingeniería de la Información abarca a la empresa en
totalidad. La Ingeniería de la Información consta de cuatro fases de desarrollo e
implantación de sistemas, a saber:
1- Planificación estratégica (fases de planificación).
2- Análisis del área de negocios (fase conceptual).
3- Diseño del sistema (fase lógica).
4- Construcción del sistema e implantación (fase física), lo cual conlleva a la
prueba del sistema.
De allí que tomamos las ideas que más se adaptan a la realidad de una organización
como CVG Alcasa y las más factibles a ser aplicadas, a la luz de las precarias condiciones
económicas por la que actualmente atraviesa la factoría. Por lo que dentro de la
45
conceptualización de este proyecto se presentará la que se considera la metodología más
adecuada a emplear en la propuesta y sus explicaciones:
2.3 METODOLOGÍA NAVIGATOR "No existe ningún método correcto para desarrollar un sistema de información; pero
sí existen diferentes formas de producir el sistema correcto" (James A. Senn, 1998).
Adecuaremos la metodología navigator a lo que hemos percibido, mediante experiencia
propia con el sistema de información gerencial actual en la Unidad de Prensa de CVG
Alcasa y por información informal intercambiada con los usuarios del área, la necesidad de
modificar el Ciclo de Vida del Sistema de Información.
Este modelo empleado en el proceso de ingeniería de información del proyecto
propuesto para la gerencia de Asuntos Públicos se define como “una metodología para el
desarrollo de sistemas de información, que se presenta en forma flexible sugiriendo metas
para distintos tipos de aplicación, entre las que se tienen: desarrollo personalizado,
desarrollo cliente servidor, análisis orientados a objetos y desarrollos acelerados de
sistemas, y la misma pasa por cuatro fases o etapas (Planificación, Análisis, Diseño,
Construcción e Implantación”, Izquierdo, Henry, 1998 pag 19).
Ese Ciclo de Vida Modificado del sistema de información, dentro de la metodología
navigator, que comprende la fase de nacimiento, crecimiento, maduración y decaimiento o
muerte, lo plantearemos entre la fase de maduración y decaimiento, por la necesidad de
ofrecer mejor tecnología para, básicamente, obtener mayor velocidad en los procesos y una
mayor conectividad e interacción con otras unidades o áreas de información.
Por qué el Ciclo de Vida, porque la misma nos permite, cualitativa y
cuantitativamente, ahorrar costos, además de repotenciar equipos que fácilmente pueden
mejorar su desempeño ajustándonos a la realidad económica financiara de la organización
46
El método de Ciclo de Vida para el desarrollo de sistemas (SDLC, por sus siglas en
inglés) comprende las siguientes actividades:
1- Investigación preliminar
2- Determinación de los requerimientos del sistema
3- Diseño del sistema
4- Desarrollo de Software
5- Prueba de los Sistemas
6- Implantación y evaluación
Por lo que consideramos que la metodología navigator, obviando como método
flexible que son algunos de sus pasos, es la más ajustada a nuestras necesidades de
actualización y crecimiento, en la que la velocidad de manejo de la información resulta
vital para la toma de decisiones por parte del nivel corporativo, la cual es suministrada por
la Unidad de Prensa.
47
Tabla III. Los cuatro pasos de la metodología navigator
PLANIFICACION ANALISIS DISEÑO CONSTRUCCIÓN
IMPLANTACIÓN Inicio y preparación.
Análisis estratégico de la empresa. Análisis de las operaciones de la empresa. Elaboración de modelos. Desarrollar arquitectura de información. Desarrollar plan estratégico del SI. Revisión y evaluación.
Inicio y preparación Análisis de los requerimientos del negocio. Selección de paquetes. Negociación. Diseño conceptual. Desarrollo del plan de diseño. Revisión y evaluación.
Inicio y preparación. Selección de paquetes. Diseño del sistema. Diseño técnico del sistema. Diseño del medio ambiente. Diseño de la conversión de datos. Diseño de datos. Diseño del plan de capacidad. e instrucción. Revisión y evaluación.
Inicio y preparación. Construcción de la aplicación. Desarrollo de procedimientos. Prueba del sistema. Entrenamiento. Preparar conversión de datos. Implementación. Planificar la evolución. Evaluación y revisión.
Fuente Análisis y Diseño de Sistemas de Información
Como se trata de una intervención del sistema de información actual a través del
Ciclo de Vida Modificado, se considera pertinente aclarar que el mismo nace de la
detección de necesidades muy específicas del Sistema de Información actual, lo que su
intervención con nuevas tecnologías aplicadas no sólo actualizan el sistema sino que
prolongan su vida, si tomamos en cuenta que los cambios vertiginosos que en materia de
informática y tecnología hacen que algunos sistemas sean cosa del pasado en sólo cuestión
de horas. Por lo que es indispensable:
48
1. Investigar y determinar el uso de estrategias para la tecnología.
2. Determinar las metas del negocio.
3. Determinar la información crítica.
4. Establecer un mecanismo para priorizar los sistemas de
información.
Todo sistema de información tiene un nacimiento, un crecimiento, una fase de
maduración, una de decaimiento hasta llegar a fenecer. Modificándolo se logra un
renacimiento o repotenciación, tal como se puede apreciar en los siguientes diagramas:
Gráfico 5. Ciclo de vida
Fuente: El autor, 2005
NACIMIENTO
CRECIMIENTO M ADURACION
DECAIMIENTO
FALLECIMIENTO
49
Gráfico 6. Ciclo de vida modificado
Fuente: El autor, 2005 El Ciclo de Vida Modificado de los Sistemas de Información comprende:
1- Redifinición del proyecto.
2- Análisis del contexto.
3- Rediseño del sistema.
4- Construcción del sistema.
5- Pruebas del sistema repotenciado.
6- Implantación del sistema.
Tomando lo mejor de los dos modelos, Navigator y Ciclo de Vida Modificado, nuestra
definitiva metodología para llegar a nuestra propuesta queda establecida de la siguiente
manera:
NACIMIENTO
CRECIMIENTO M ADURACION
CICLO DE VIDA MODIFICADO
DECAIMIENTO
50
Tabla IV. Metodología navigator aplicada
al ciclo de vida modificado
PLANIFICACION ANALISIS DISEÑO CONSTRUCCIÓN
E IMPLANTACIÓN.
1- Inicio y preparación.
2- Redifinición del
proyecto. 3- Análisis
estratégico de la empresa.
4- Análisis de las operaciones de la empresa.
5- Elaboración de modelos.
6- Revisión y evaluación.
7- Inicio y preparación.
8- Análisis del contexto
9- Análisis de los requerimientos.
10- Selección de equipos.
11- Diseño conceptual.
12- Revisión y evaluación.
♦ Inicio y preparación.
♦ Selección de equipos.
♦ Rediseño del sistema.
♦ Diseño del plan de capacitación e instrucción.
♦ Revisión y evaluación.
♦ Inicio y preparación.
♦ Construcción del sistema.
♦ Prueba del sistema repotenciado.
♦ Entrenamiento. ♦ Implantación del
sistema ♦ Evaluación y
revisión.
Planificación: Inicio y preparación: Una vez contado con la aprobación y el apoyo del nivel
decisorio corporativo de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa, el primer paso
de la planificación es el reconocimiento de la necesidad de adelantar una estrategia para
mejorar el sistema de información gerencial de la Unidad de Prensa de CVG Alcasa.
Esto conlleva a un reconocimiento del problema existente en la determinación de
los requerimientos de información y luego su posterior diseño e implantación del sistema
de información actual, que como ya se ha explicado anteriormente presenta fallas en
cuanto a la velocidad requerida para todos sus procesos, capacidad de almacenamiento, su
demasiado centralismo, dependencia en demasía con respecto a la Gerencia de Informática
Fuente: El autor, 2005
51
(en cuanto a soporte técnico y humano) y su prácticamente aislamiento con respeto a otros
sistemas de información de otras gerencias de Alcasa y de las mismas empresas del
holding de la Corporación Venezolana de Guayana.
Técnicas utilizadas en la planificación
De acuerdo con Stark, J. 1990, existen ocho pasos claves que se deben utilizar en la
fase de planificación para obtener éxito en los resultado que se persiguen, a saber:
1. Estrategias.
a- Identificación de objetivos y metas.
b. Análisis de los factores críticos de éxitos.
c- Identificación de las suposiciones críticas.
d- Análisis de la información requerida operacionalmente.
e- Identificación de la importancia de los problemas.
2- Datos.
a- Modelo de datos de la empresa. b- Identificación de entidades y relaciones (Galbraith, 1977).
c- Modelo entidad-relación.
52
d- Identificación de áreas sujetos.
3- Organización a- Identificación de unidades organizacionales. b- Análisis organizacional.
c- Identificación de localidades organizacionales.
4- Procesos
a- Identificación de procesos y funciones. b- Descomposición funcional y procesos.
c- Análisis de eventos.
5- Arquitectura
a- Identificación de misión, objetivos y metas (Gluck, 1980). b- Análisis de los factores críticos de éxito.
c- Investigación de sistemas comunes.
d- Desarrollo de la arquitectura de información-
e- Identificación de base de datos de sujetos.
f- Análisis de los costos beneficios.
g- Evaluación de la infraestructura del sistema de información-
h- Planificación de las migración de los sistemas.
53
6- Agrupación de datos.
a- Agrupación de datos por entrevistas. b- Secciones conjuntas..
7- Retroalimentación.
a- Secciones finalizadas.
8- Otras.
a- Diagrama de asociaciones. b- Análisis de afinidad.
c- Identificación de áreas del negocio.
Problemas en la aplicación de los sistemas de información Bittel/Ramsey, (1985) identificaron en sus investigaciones cuatro problemas
fundamentales que impiden que los usuarios alcancen el potencial absoluto que,
teóricamente es posible extraer de estos sistemas:
1- Las dificultades de integración. 2- Las diferencias de las necesidades de información de los directivos a diferentes
niveles de la organización.
3- El desfase de comunicación entre directivos y especialistas en sistemas.
4- Falta de participación de la gerencia.
54
1. Dificultades de integración:
“Esta ventaja fundamental de la integración de un sistema de información también
ha sido uno de los principales obstáculos para que alcance el éxito. La mayoría de los
sistemas actuales que reciben la denominación “Sistemas de Información”, en realidad son
conjuntos de subsistemas muy flojamente conectados, cada uno de los cuales satisface las
necesidades de un área concreta funcional de la organización. Existe una dificultad real al
intentar reconciliar las necesidades, a veces conflictivas, de los diferentes usurarios
complaciendo, no obstante, las necesidades todas y cada una de ellas. Los sistemas
contemporáneos de gestión de base de datos han reducido la gravedad de este problema
prescribiendo las normas estándar de presentación y definición de datos a través de las
diversas áreas, pero siguen existiendo dificultades en el establecimiento de enlaces entre
aplicaciones (subsistemas) tan multiformas como los que atienden a las funciones de
ingeniería, producción, marketing y contabilidad”. (Bittel/Ramsey, 1985. Pag. 117).
.2. Diferentes necesidades de información:
“Generalmente se admite que gran parte de la dificultad que rodea a la
implementación de un sistema de información eficaz, se debe a la gran innovación de la
“textura” de la información que precisan los tres niveles clásicos de dirección: inferior u
operativo, intermedio o táctico, y superior o estratégico.
2.1 Nivel operativo:
Los directivos de este nivel precisan información actual detallada, generada
internamente y con características de una gran precisión; tal información sirve para
55
apoyar las decisiones localizadas a corto plazo que deben tomar los directivos de
ese nivel.
2.2 Nivel táctico:
Los directivos intermedios requieren un “compuesto” de información generada tanto
interna como externamente, y un tanto resumida, para apoyar las decisiones a plazo
medio (las que tienen un horizonte futuro en el tiempo de uno a dos años). Tal
información debe ser bastante actual.
2.3 Nivel estratégico:
Los gerentes utilizan la información altamente procesada y resumida,
principalmente de fue ntes ajenas a la organización. Esta información representa
frecuentemente un periodo considerablemente amplio del pasado; se utiliza para
identificar las tendencias y los cambios bruscos en el entorno de la organización. De
manera que pueda efectuarse la p lanificación para un plazo largo comprendido entre
5 y 10 años”.
3. Desfase de comunicaciones:
“Es bien sabido que los especialistas en la mayoría de las disciplinas elaboran una
jerga peculiar de su área de especialización, cuanto más técnica sea la disciplina, más
misteriosa y secreta será la jerga. La jerga de computadoras resulta especialmente frustrante
para los directivos, porque se requiere un contacto interno con los productos de los
56
especialistas en computadora en forma continua. Este problema, más que ningún otro,
incitó al directivo a abdicar de las responsabilidades de los sistemas de información en
términos especialistas, incluso desde los comienzos del desarrollo de éstos. Los
especialistas en computadoras han demostrado que prefieren la comunicación con
máquinas que conversar con otros seres humanos; así mismo, tienden a evitar el conflicto y
reflejan otros rasgos de temperamento, en oposición directa con la arraigada costumbre de
“llevar a cabo reuniones y negociaciones” características del directivo típico”.
4. Falta de participación de la gerencia:
“En parte debido al desfase de comunicación mencionado anteriormente, muchos
directivos han evitado participar directamente en la política y desarrollo del sistema de
información. Parece ser que la mayoría de los directivos, tradicionalmente, han dedicado
una cantidad de tiempo inferior a abordar los problemas relacionados con los sistemas de
información que a cualquier otro elemento de su organización que requiera recursos igual
de importantes (habitualmente entre el 1% y 2% del presupuesto total). Esto ha sido
especialmente cierto en los niveles de gerencia que se han sentido inclinados a dejar la
dirección del esfuerzo del sistema de información a los “expertos” cuando de hecho, ha
sido esencial su propia experiencia en la formación de necesidades y su defensa de dicho
esfuerzo psicológicamente ha tenido mucha importancia para los niveles inferiores”.
Redifinición del proyecto: El nuevo proyecto debe estar dirigido a:
1- Eliminar el centralismo del actual sistema y hacerlo más abierto.
2- Incrementar su velocidad de respuesta en relación con el diseño y diagramación
de los productos periodísticos, que por sus características deben procesar gran
cantidad de información, gráficos y fotografías, así como su capacidad de
almacenamiento.
57
3- Plantearse la interconexión con otros subsistemas de información gerencial de
distintas áreas de CVG Alcasa, con el fin de tener acceso más directo a las
fuentes de información que alimentan al sistema de la Unidad de Prensa, vía
Intranet. Igualmente, vía Extranet poder lograr conexión con otras empresas que
conforman el grupo de la Corporación Venezolana de Guayana (C.V.G.), no
sólo para tener acceso directo a otras fuentes de información sino también para
unificar criterios en cuanto a las políticas comunicacionales que deben regir
para todo el sector, en forma macro; respetando las particularidades,
personalidad e identidad de cada empresa. Finalmente, a través de las bondades
de Internet lograr una ventana a la mayor fuente de información del mundo y el
contacto directo con los diferentes medios con los que nos interesas interactuar.
Análisis estratégico de la empresa: Este punto fue abordado cuando dimos a
conocer las actividades de CVG Alcasa, sus orígenes, a que se dedica, su misión y visión.
Igualmente en cuanto a la Gerencia de Asuntos Públicos, su análisis fue dado a conocer
cuando describimos las actividades del Comunicador Social, su rol y los factores críticos de
éxito, tanto de la Unidad como la de su labor específica.
Análisis de las operaciones de la empresa: CVG Alcasa como empresa
manufacturera tiene como principal actividad la elaboración de diferentes productos de
aluminio primario: cilindros, barras, pailas y planchones para la Planta de Laminación para
elaborar láminas de aluminio de distinto espesor. En relación con las operaciones de la
Unidad de Prensa en el proceso actual: Recopilación, análisis, redacción de la información,
diseño de revista, volantes, avisos, trípticos o dípticos; procesamiento, corrección y
distribución de la información, y feedback o retroalimentación.
58
Gráfico 7. Diagrama de las operaciones manufactureras de CVG Alcasa
Fuente: Manuel de operaciones CVG Alcasa
INSUMOS: -COQUE
ALQUITRAN
PLANTA DE CARBON
PRODUCTO:
ANODO
INSUMO:
-ELECTRICIDAD -ANODOS
-CATODOS -ELECTROLITOS
-ALUMINA
PLANTA DE REDUCCION
CABOS
PRODUCTO:
ALUMINIO LIQUIDO
INSUMO:
-ALUMINIO LIQUIDO
-ALEANTES -CHATARRA
CHATARRA
PLANTA DE FUNDICION
USOS:
-ELABORACION DE PRODUCTOS
FUNDIDOS -POLEAS
-PISTONES -CONDUSTORES
ELECTRICOS -PASTILLAS
PARA EXTRUSION
-TUBOS -ALAMBRES
BOBINAS PARA
LAMINACION
PRODUCTO:
-LINGOTES 22,5 KGS. -LINGOTES 45 KGS.
-CILINDROS -PLANCHONES
INSUMO: PLANCHONES
PLANTA DE LAMINACION
PRODUCTO:
-LAMINAS -BOBINAS -CINTAS
USOS:
ELABORACION DE PRODUCTOS TALES
COMO:
-LAMINAS PARA TECHO
-LAMINAS PLANAS -ESAMBLADO PARA
AUTOMOVILES -UTENSILIOS DE
COCINA -PAPEL DE ALUMINIO
-TAPAS PARA ENVASES
-EMPAQUES DE ALUMINIO -INDUSTRIA
FARMACEUTICA -PRODUCTOS DE
EXTRUSION
CHATARRA
59
Gráfico 8. Diagrama de flujo de entrada y salida para el procesamiento de
información en el actual SI de la Gerencia de Asuntos Públicos de Alcasa
UNIDAD DE PRENSA CVG ALCASA
Fuente: El autor, 2005 En el gráfico 7 presentamos una secuencia lógica y continua de los diferentes
procesos de producción de una factoría como Alcasa y los distintos productos allí
elaborados, así como algunos insumos necesarios para que esos procesos tengan éxito, lo
que nos da una visión general de las operaciones de la organización.
Mientras tanto, en el gráfico 8 presentamos el actual modelo de flujo de entrada y salida
durante el proceso del manejo de la información, materia prima de la Unidad de Prensa, en
el vigente sistema de información de la gerencia de Comunicación Corporativa.
Análisis de la información
Recopilación de la
información de las unidades de operación
Redactar información
Diseñar Revista
Volantes Dìpticos Trípticos
Videos
Corregir Información
Editar
Procesar información
Distribuir información
Feedback
60
Elaboración de modelos: Es, por lo tanto, pertinente elaborar un modelo lógico
del diagrama de flujo de datos del nuevo sistema de información propuesto.
Gráfico 9. Diagrama lógico del Sistema de Información Gerencial para la Unidad de
Prensa de CVG Alcasa –SIGUP-
Fuente: El autor, 2005
SIGUP POLITICAS DE
COMUNICACION
ESTRATEGIAS ACCIONES RECOPILACON DE
INFORMACION
DE TODAS LAS GERENCIAS Y
UNIDADES DE NEGOCIO DE ALCASA
DE TODAS LAS EMPRESAS DEL SECTOR
ALUMINIO SUS GERENCIAS Y UNIDADES
DE NEGOCIOS
DE TODAS LAS EMPRESAS QUE CONFROMAN EL GRUPO CVG Y DE
TODAS SUS GERENCIAS Y UNIDADES DE
NEGOCIOS
DE LA CVG Y TODAS SUS GERENCIAS Y UNIDADES
DE NEGOCIOS CORPORATIVOS
LINIAMIENTOS
MEDIOS DE COMUNICACION
SOCIAL
I N F O R M A R
PUBLICOS INTERNOS
PUBLICOS EXTERNOS
61
Revisión y evaluación: Este es el último paso de la fase de planificación para
mejorar lo planeado y corregir cualquier falla o incongruencia.
Análisis:
Inicio y preparación: En este paso se empiezan a considerar, a estudiar y preparar
los diferentes pro y contra del modelo planteado, con el fin calibrar su viabilidad, sus
beneficios y como encaja dentro del sistema de información vigente.
Análisis del contexto: Una vez analizada la factibilidad del proyecto, en el caso del
SIGUP este es perfectamente válido, tomando en cuenta que no sólo se busca mejorar el
sistema de información actual para buscar un mayor rendimiento, una mejor calidad, y una
eficiente conectividad del sistema, sino que a ello se le une su bajo costo relativo, en
comparación con los beneficios que podrá aportar a la Unidad de Prensa de CVG Alcasa,
por lo que analíticamente se da paso al desarrollo de la propuesta.
Para ello nos hemos apoyado en la recopilación recabada relacionada con la
propuesta, su alcance y objetivos (ya planteado con anterioridad), así como la certeza que
existe en el ambiente, gracias a la receptividad demostrada por los usuarios del actual
sistema, de querer lograr mejorar en el mismo; especialmente en lo relacionado en el
aumento de su rendimiento a través de lograr mayor velocidad de procesamiento y
almacenamiento de datos, y la alternativa de lograr una comunicación directa con otros
subsistemas de la propia organización, con empresas del grupo de la CVG, así como con
los propios medios de comunicación social, clave en el éxito de la gerencia.
Análisis de los requerimientos: Una vez conversado con los usuarios: dos
periodistas y un diagramador, además con un experto en informática, se determinó que los
requerimientos necesarios que debe poseer el rediseño del sistema actual debe basarse, por
un lado, en lograr equipos de mayor velocidad, especialmente que soporten el manejo de
gráficos y diseños de alta resolución, adicionalmente gran capacidad de almacenamiento de
62
datos; y por el otro, que tenga especificaciones operativas que soporten gran poder de
comunicación, a través de Internet, Intranet o Extranet.
Selección de equipos: Tomando en cuenta que el sistema que existe en CVG
Alcasa se basa mayoritariamente en equipos IBM, se hace necesario engranar la mayor
compatibilidad; por lo que analizando lo existente en el mercado tenemos como un equipo
ideal para las necesidades planteadas, de alta velocidad en el procesamiento de datos y
gráficos y almacenamiento de datos, el Pentium III de 550 MHZ, 128 Megabait en RAM y
disco duro de 17 Giga Byte, lo que no sólo le da capacidad para lograr una mayor velocidad
en el procesamiento de la información sino que a ello se le suma una gran capacidad para
almacenar datos.
Por otro lado, la necesidad de comunicación a través de Internet, Extranet e Intranet
hace necesario de que en el equipo venga preinstalado el Programa Window NT, como
sistema operativo para trabajar más eficazmente en comunicación de data de alta velocidad.
Por otro lado, una tarjeta preinstalada fax módem US Robotic facilitaría las tareas de la
Unidad de Prensa de conectarse, comunicarse y accesar a las fuentes de información de
otras gerencias y unidades de negocios de la propia Alcasa, de otras empresas del Sector
Aluminio, de las demás industrias que conforman el grupo de la Corporación Venezolana
de Guayana, y de la misma CVG; además de los medios de comunicación social con los
que mantiene relaciones en su labor diaria.
Diseño conceptual: Los diferentes componentes que pasarán a formar parte del
redimensionado sistema de información de la Unidad de Prensa de CVG Alcasa, serían tres
computadoras en red LAN, con las siguientes características:
1- Pentium II de IBM. 2- 550 MHZ.
3- 128 Megabyte en RAM.
63
4- 17 Giba Byte en disco duro.
5- Window NT preinstalado.
6- Tarjeta fax Módem US Robotic.
7- Office 2000.
8- Corel Draw 2000.
9- Publisher 2000.
10- Front Page 2000 para Internet.
11- Monitor Super VGA de 20’.
12- Fax Módem para red externa LAN.
Se estudian y se examinan cada uno de los pasos llevados a cabo en la fase de
análisis, para las correcciones que hubieran de haber y para lograr el mejor
perfecionamiento del sistema propuesto.
Diseño: Inicio y preparación: Se pasa del diseño preliminar al definitivo de nuestra
propuesta para impulsar el sistema de información existente, mediante la intervención del
ciclo de vida del mismo, que apunte ganar en velocidad de procesamiento de data, gráficos,
interconectividad y almacenamiento de datos.
64
Selección de equipos: Los equipos son los mencionados anteriormente y se cuenta
con la aprobación del nivel corporativo de la organización para su adquisición.
Rediseño del sistema: Obviamente que el rediseño del sistema está directamente
relacionado con la determinación de los requerimientos de información y las nuevas
capacidades de los equipos propuestos, y su rediseño se puede apreciar en la gráfico 9
presentada anteriormente, en el que se aprecia el cambio con relación al gráfico 4 del
presente trabajo.
Allí podemos apreciar que de un sistema cerrado y centralizado pasamos, gracias a
las nuevas herramientas tecnológicas disponibles, a un sistema abierto que se comunica con
otras gerencias y unidades de negocio no sólo de la misma empresa sino también del resto
de las empresas del Sector Aluminio y de las pertenecientes a la Corporación Venezo lana
de Guayana y de la propia casa matriz, la CVG.
Esto le da un nuevo abanico de posibilidades de poder interactuar y de accesar a
otras fuentes de información, lo que coadyuvará a solidificar una sola línea de acción en
cuanto a las políticas comunicacionales.
Otro renglón importante en tal ambiente de nuevas posibilidades de comunicación,
es el de poder conectarse directamente con los medios de comunicación relacionados, a los
que a través de Internet se le podrán enviar las informaciones relevantes de Alcasa y el
Sector Aluminio directamente a la base de datos de las mesas de redacción de los medios,
con sus respectivas gráficas, lo que permite ahorrar un tiempo valioso con relación al actual
sistema de despacho vía mensajero.
Diseño del plan de capacitación e instrucción: Tomando en cuenta que el
personal actual está familiarizado con las diferentes herramientas, propias de la actividad de
la comunicación social basadas en la informática, sólo se requeriría un curso de
actualización sobre las versiones actualizadas de los diferentes paquetes o programas que
trae preinstalado el nuevo sistema en sus equipos.
65
Esto podría coordinarse a través del personal de Entrenamiento y Desarrollo,
aprovechando el valor agregado que suministran algunas de las casas de venta de marcas
reconocidas de equipos de computación.
Revisión y evaluación: Se corrigen las inconsistencias que se puedan detectar en el
diseño del sistema para su posterior construcción e implantación.
Construcción e implantación
Inicio y prepa ración: Una vez adquirido los equipos, luego de su aprobación por el
nivel corporativo, se da inicio a esta etapa, preparándose y escogiendo un día, puede ser un
fin de semana, para no entorpecer la dinámica laboral diaria, para su implantación.
Construcción del sistema: Con técnicos de la empresa suministradora de los
equipos, personal de la gerencia de informática y en lo posible con los mismos usuarios de
la Unidad de Prensa de CVG Alcasa, se conectan los equipos en la red local y LAN y se
encienden.
Prueba del sistema repotenciado: Este es un paso crucial en el que se somete a
prueba en tiempo real la propuesta planteada, se evalúa su desempeño y se compara con los
anteriores procesos que se desarrollaban en el sistema.
Entrenamiento: Como ya se señaló anteriormente, los usuarios diestros en el
manejo de estas herramientas sólo necesitan un programa de adiestramiento dirigido a
actualizar conocimientos sobre las novedades que trae los paquetes actualizados de
software.
66
En cuanto al manejo de Internet, Extranet e Intranet sí se recomienda un curso
especializado sobre la materia. En CVG Alcasa en el programa que adelanta el
Departamento de Entrenamiento y Desarrollo se puede abrir cupo para un curso para
aprender a manejar tales herramientas, tal como lo vienen adelantando con otros cursos
sobre informática para todo el personal.
Implantación del sistema: Una vez cumplido, superado y satisfecho todos los
requerimientos y pruebas, se pone en funcionamiento definitivo el nuevo sistema
implantando para su uso y manejo diario por el personal de la Unidad de Prensa de CVG
Alcasa.
Evaluación y revisión: Se hace un seguimiento del nuevo sistema implantado, para
detectar cualquier falla o inconsistencia con las expectativas o requerimientos expresados, o
para detectar cualquier desventaja con relación al sistema anterior, con el fin de ajustar los
procesos del nuevo Sistema de Información Gerencial para la Unidad de Prensa de CVG
Alcasa (SIGUP).
Factores Críticos de Éxito
Una vez analizado y puesta en práctica la metodología navigator para nuestro
modelo de Ciclo de Vida Modificado, es menester tener en cuenta los cuatro pasos que
recomiendan Khadem & Lober, 1997, para evaluar los factores críticos de éxito de nuestro
planteamiento:
a- Definir las áreas de éxito:
“Las personas definen el éxito según su punto de vista e igualmente según el punto de
vista de sus clientes, sus proveedores, sus empleados y sus jefes. Si éstos no tienen los
67
mismos puntos de vista, la persona termina con varias áreas de éxito, tales como
mejorar la oportunidad, la calidad y reducir costos”. (Pag. 47).
b- Definir los factores de éxito:
“Este punto implica hacer la pregunta: ¿Cómo se sabe que se ha tenido éxito? Esta
pregunta conduce a las personas a identificar una lista de Factores de Ëxito para cada
Ärea de Ëxito (Pag. 47).
c- Determinar dónde encontrar el status de cada factor clave de éxito:
“Este paso es sencillo, pero consume mucho tiempo la primera vez que toma. Implica
estudiar datos posibles para determinar la forma de encontrar información acerca del
status de Factores Claves de Ëxito definidos. Para dar este paso, el personal de la
o0rganización debe reunir todos los informes que sean asequibles, incluyendo los
propios y los demás”. (Pag 48).
Sistema de variables y definición operacional
"En toda investigación se hace indispensable definir los términos o variables que
están siendo incluidas en ella. Esto es necesario por varios motivos:
1.- Para que el investigador, sus colegas, los usuarios del estudio y, en general, cualquier
persona que lea la investigación le den el mismo significado a los términos o variables
68
incluidas en la hipótesis. Es común que un mismo concepto se emplee de maneras distintas
(...).
2.- Asegurarnos que las variables pueden ser evaluadas en la realidad a través de los
sentidos (posibilidad de pruebas empíricas, condición de las hipótesis).
3.- Poder confrontar nuestra investigación con otras similares. Si tenemos definidas
nuestras variables, podemos comparar nuestras definiciones con las de otros estudios para
saber "si hablamos de lo mismo". Si la comparación es positiva, podremos confrontar los
resultados de nuestra investigación con los resultados de otras.
4.- Evaluar más adecuadamente los resultados de nuestra investigación, porque las
variables, y no sólo las hipótesis, han sido contextualizadas.
En conclusión, sin definición de variables no hay investigación. Las variables deben
ser definidas de dos formas: conceptual y operacionalmente". (Hernández, Roberto. 1998).
En el caso de nuestro estudio, los factores dependientes e independientes son los que serán
tomados en cuanta para definir y analizar las variables de la investigación. Precisando el
tipo de variables, los indicadores correspondientes a cada una de ellas, el nivel d e medición
que nos servirá de base para seleccionar el tipo de análisis estadístico que emplearemos en
el desarrollo del proyecto de investigación.
69
Tabla V. Sistema de variables para el SI de la unidad de prensa
de CVG Alcasa
OBJETIVO VARIABLE
Y TIPO
INDICADORES NIVEL DE
MEDICION
1. Diagnosticar la situación actual del Sistema de Información de la Unidad de Prensa de CVG Alcasa.
1. Características Administrativas (Dependientes)
1. Periodistas, diagramador, personal administrativo 2. Actividades desempeñadas
1.Razón
2. Ordinal
2. Determinar y definir los requerimientos de información de los usuarios del sistema.
2. Necesidades de los usuarios
(Dependiente)
1. Flujo de información. 2. Propuestas. 3. Metas y objetivos.
1. Ordinal.
2. Razó n.
3.Razón.
3. Identificar los factores del entorno que inciden en el desarrollo del SI.
3. Unidades Organizativas que intervienen en el
flujo de información de la Unidad de
Prensa
1. Cantidad. 2. Relación de procesos. 3. Tipo de actividad que desempeña.
1.Nominal
2.Razón.
3.Nominal.
4. Desarrollar diseño preliminar del SI propuesto.
4. Atributos del SI propuesto
1.Datos. 2.Entidades. 3.Flujo Información. 4.Metodologías
1.Nominal. 2.Nominal. 3.Ordinal. 4.Razón.
5. Definir acciones para implantar SI y manual de usuarios.
5. Actividades de investigación.
(Independiente)
1.Tipo de investigación. 2.Soluciones. 3.Participación del personal usuario.
1.Nominal.
2.Nominal.
3.Nominal
Fuente: El autor, 2005
70
CAPITULO III
M ARCO METODOLÓGICO
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
El aspecto metodológico en cualquier investigación es determinante para fijar las
relaciones que establecen los hechos y resultados que se obtienen del estudio. Así mismo
permite identificar las desviaciones arrojadas por la investigación.
Con base en los objetivos planteados en el proyecto, este se orienta bajo la
modalidad de proyecto factible, apoyándose para tal aseveración en la definición planteada
en el manual de Trabajo de Grado, de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales de la
Universidad Pedagógica Experimental Libertador (A.P.A. del año 2003), la cual define
a un trabajo de investigación como proyecto factible de la manera siguiente:
“Consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un
modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de
organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas programas,
tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo
documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades”. (A.P.A 2003, p.16).
Cabe destacar que también estará apoyada en una investigación documental y
bibliográfica, en lo que respecta al marco teórico.
71
Nivel de investigación
De acuerdo a las características de la investigación podemos enmarcarla dentro de
una investigación proyectiva, tal como lo expresa Jacqueline Hurtado en su libro
Metodología de la investigación holística”.
“La investigación proyectiva tiene como objetivo diseñar o crear propuestas
dirigidas a resolver determinadas situaciones. Los proyectos de arquitectura e ingeniería,
el diseño de maquinarias, la creación de programas de intervención social, el diseño de
programas de estudio, los inventos, la elaboración de programas informáticos, etc., son
ejemplos de investigación proyectiva. Este tipo de investigación potencia el desarrollo
tecnológico. (Hurtado, 2000, p.49).
Este tipo de investigación, también llamado “proyecto factible” (A.P.A. 2003),
consiste en la elaboración de una propuesta o modelo, como solución a un problema o
necesidad de tipo práctico, ya sea de un grupo social o de una institución en un área
particular del conocimiento, a partir de un diagnóstico o generadores involucrados y las
tendencias futuras.
También se pueden ubicar como proyectistas, todas aquellas investigaciones que
conducen a inventos, programas, diseños o a creaciones dirigidas a cubrir una determinada
necesidad, y basadas en conocimientos anteriores. La investigación proyectiva se ocupa de
cómo son las cosas, para alcanzar unos fines y funcionar adecuadamente.
Fuentes de información
En relación con este tema lo definimos de la siguiente manera: “Se consideran
documentos susceptibles de revisión párale sintagma gnoseológico: libros, tesis de grado,
72
trabajos de ascensos, revistas científicas, extractos, artículos de prensa, publicaciones
periódicas, resúmenes de conferencias, seminarios o foros, monografías, ensayos,
entrevistas de radio o televisión, informes, películas, material obtenido en redes
informáticas, apuntes de clase” (Hurtado, 2000, p 101).
"Son dos los factores que influyen en que una investigación se inicie como
exploratoria, descriptiva, correlacional o explicativa: el conocimiento actual del tema de
investigación que nos revela la revisión de la literatura y el enfoque que el investigador
pretenda dar a su estudio.
En primer término, la literatura puede revelar que no hay antecedentes sobre el
tema en cuestión o que no son aplicables al contexto en el cual habrá de desarrollarse el
estudio, entonces la investigación, deberá iniciarse como exploratoria. Si la literatura nos
revela guías aún no estudiadas e ideas vagamente vinculadas con el problema de
investigación, la situación es similar, es decir, el estudio se iniciará como explo ratorio (...)
En segundo. La literatura nos puede revelar que hay "piezas y trozos" de teoría con apoyo
empírico moderado, esto es, estudios descriptivos que han detectado y definido ciertas
variables. En estos casos nuestra investigación puede iniciarse como descriptiva, pues hay
detectadas ciertas variables en las cuales se puede fundamentar el estudio (...)
En tercer término, la literatura nos puede revelar la existencia de una o varias
relaciones entre conceptos o variables. En estas situaciones la investigación se iniciará
como correccional (...) En cuarto término, la literatura nos puede revelar que existe una o
varias teorías que se aplican a nuestro problema de investigación; en estos casos el estudio
puede iniciarse como explicativo". (Hernández, Roberto, 1998. p 72).
Por tanto, nuestra investigación es exploratoria - explicativa, pues si bien no existe
hasta ahora material literario o de investigación sobre el proyecto planteado:
Requerimientos de Información para el Área de Asuntos Públicos de CVG Alcasa, si
existen varias teorías (Ciclo de Vida Modificado) que se aplican a nuestro problema de
investigación.
73
Fuentes primarias o directas
Son aquellas que proporcionan datos de primera mano, tales como libros, ensayos,
artículos de publicaciones periódicas, informes de investigación, monografías, reportes de
asociaciones, los informes de organismos nacionales o internacionales, las actas de
congresos y simposios, las tesis , entre otros.
Textos: relacionados con el área de presupuestos y administración presupuestaria;
además de textos relacionados con el área de sistemas, sistemas de información y sistemas
de información gerencial y otros tales como el aspecto metodológico, gerenciales,
administrativos, entre otros.
Tesis: trabajos anteriores relacionados con el área de sistemas, tales como las que se
especifican en el capítulo de los antecedentes de la investigación.
Leyes: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Ley de Derechos
de Autor, Ley de Universidades, Ley del Delito Informático, entre otros.
3.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
El diseño es un conjunto de decisiones, pasos, esquemas y actividades a realizar en
el curso de una investigación. Para la presente investigación asumimos una serie de fases
las cuales mostramos a continuación:
Fase 1. Esta fase permite encontrarnos con el problema de investigación: repercusión,
contexto, entre otros:
74
1. Definición del proyecto.
2. Necesidades de la investigación.
3. Estudio de factibilidad.
4. Planteamiento del problema.
Fase II: Aquí observamos la organización de la institución donde se llevará a cabo el
proyecto, la definimos y encontramos sus perspectivas, debilidades, fortalezas,
oportunidades, empleando la matriz DOFA:
1. Análisis organizacional de la empresa.
2. Requerimientos administrativos presupuestales.
3. Realización de matriz DOFA.
Fase III: En esta etapa configuramos y diseñamos el sistema que queremos proponer para
la realización de las mejoras que llevan a la organización hacia un logro de sus objetivos:
1. Especificaciones de los requerimientos del sistema propuesto.
2. Objetivos del sistema propuesto.
3. Diseño del sistema preliminar.
4. Prueba del sistema.
75
3.3 TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
Las técnicas y procedimiento adecuados para la recolección de información vienen
dada a través de la observación documental con lectura general, ya sea impresa o
audiovisual, que al ser resumida se obtuvo la idea esencial y fiel considerada clave para la
investigación. Se sustrae información que ya previamente fue resaltada a través de la
técnica del subrayado y citas bibliográficas.
También es recomendable aplicar otras técnicas para la recaudación de más
información como:
a- La observación personal para darle más credibilidad a la información
suministrada por las personas entrevistadas.
b- Consultar archivos y registros referentes al objeto de estudio con la finalidad de
tener referencias más sólidas que soporten a la investigación.
c- Aplicación de los instrumentos de medición: entrevistas y cuestionarios.
Las técnicas comprenden el conjunto de instrumentos que permitan recabar la
información necesaria sobre el objeto de investigación. Los instrumentos utilizados para la
presente investigación serán la revisión documental: la cual consiste en la indagación
bibliográfica sobre el tema objeto de estudio en diversos tipos de escritos, tales como libros,
documentos académicos, revistas, entre otros.
También se utilizó como herramienta de recolección de datos la observación directa
en la que el investigador puede otear y recoger datos mediante su propia observación.
La entrevista, es uno de los medios de recolección de información más utilizada por
los investigadores, en el proceso mediante el cual el entrevistador solicita información al
76
entrevistado. En nuestro caso realizamos entrevistas de tipo libre, en la cual se le da
absoluta libertad al entrevistado para que exprese su opinión sobre el tema. Para el proyecto
realizamos entrevistas libres no estructurada a las distintas personas involucradas
directamente en la administración y uso de los equipos informáticos de la Gerencia de
Asuntos Públicos de CVG Alcasa.
Los instrumentos con que nos apoyamos para la realización y validación de nuestro
trabajo, como ya lo dijimos, son las técnicas de la entrevista y la encuesta:
La entrevista: Este es uno de los instrumentos de recolección de información más
importantes que existen por sus propósitos específicos que se basan en formatos de
preguntas para obtener respuestas que interesan al objeto de estudio, donde se pueden
apreciar opiniones de los entrevistados y que nos dan valor contextualizado acerca del
estado actual de los sistemas, metas particulares de individuos y de la organización, así
como de otros elementos informales pero no menos importantes. A través de la entrevista
se pueden obtener informaciones más relevantes que los mismo hechos observados
A través de las entrevistas se establece una relación con personas totalmente desconocidas
dentro de la organización o, si pertenecemos a ella, con unas cuantas que ya conocemos,
para ello se debe actuar con el mayor profesionalismo de tal manera que se pueda extraer
toda la información necesaria para ser más puntuales y asertivos a la hora de precisar e
identificar las reales necesidades de la organización y sus integrantes.
Es recomendable, para emplear correctamente las entrevistar, tener en cuenta los siguientes
pasos:
Lectura de antecedentes:
Se debe localizar el mayor número de antecedentes posibles de los entrevistados así
como de la organización. Para ello podemos valernos de boletines, revistas, informes,
77
anuarios, presentaciones corporativas o cualquier otro tipo de documentos que nos den base
para nuestro objetivo referente a las característica de la organización. Se detallará incluso
hasta el tipo de vocabulario que utilizan los miembros de la organización, si es muy técnico
o no, y el que emplean para describirse a sí mismo y la organización. Esto permitirá
elaborar y redactar las propuestas de forma tal que sean las más adaptadas al perfil del
entrevistado.
Establecimiento de los objetivos de la entrevista:
Se establecerán los objetivos de la entrevista con base a los antecedente que se
consulten y a la experiencia personal del entrevistado. Debe tomarse en cuenta entre cuatro
y seis aspectos fundamental referentes al procesamiento de la información y al proceso de
toma de decisiones:
a- Fuente de información.
b- Formatos de información.
c- Frecuencia de la toma de decisiones.
d- Calidad de la información.
e- Estilo de la toma de decisiones.
f- Selección de los entrevistados.
Se debe selecciona a las personas claves de todos los niveles del sistema, por la
importancia de la muestra referente los miembros de la organización. Debe existir contacto
directo con la organización para tener una idea de cuáles son las personas que deberían ser
entrevistadas.
78
Preparación del entrevistado
Se le debe avisar con suficiente antelación de tiempo para tener al entrevistado lo
mejor preparado, anímica y psicológicamente, tanto sobre el tenor de la entrevista como de
la disposición de tiempo que debe emplear para contestarla. De esta mera se podrá
organizar el entrevistado con relación a sus otras actividades laborales.
Selección del tipo y estructura de las preguntas
Se deben preparar las preguntas de tal forma que cubran los aspectos fundamentales
de la toma de decisión detectados al plantear los objetivos de la entrevista. La esencia de la
entrevista se basará en técnicas inquisitivas adecuadas.
Las preguntas deben cumplir con determinada estructura básica, es decir preguntas
abiertas combinadas con preguntas cerradas. Las abiertas deben estar referidas a las
opciones que el entrevistado tiene para responder tanto con dos palabra como con uno o
varios párrafos, teniendo como ventaja que permiten al entrevistado exponer sus
conocimiento así como sus apreciaciones o puntos de vista sobre temas relacionados con la
organización y su entorno. Mientras que las cerradas se refieren a preguntas cuyas
respuestas están limitadas para que el entrevistado sólo pueda responde con números
finitos, es decir, limita las respuestas disponibles del entrevistados, siendo sus ventajas el
ahorro de tiempo, mantiene el control de la entrevista, facilitan la comparación entre
entrevistas y cubren rápidamente diversos aspectos mientras que sus desventajas consisten
en que pueden hacer que la entrevista se torne monótona, pierdan la riqueza que sólo el
detalle de los hechos, puede que se pierdan ideas centrales y no favorecen a un clima
armónico entre entrevistado y entrevistador.
79
Los cuestionarios
Son considerados uno de los instrumentos efectivos para la recolección de
información, permitiendo a los analistas de sistemas recopilar opiniones, conductas,
posiciones y diversas características de las personas consideradas claves dentro de la
organización. Mediante el uso de cuestionarios el analista puede cuantificar los resultados
de la entrevista, sirve además para sondear una gran muestra de usuarios del sistema con el
fin de detectar los problemas.
3.4 TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE INFORMACIÓN
Población
El universo de estudio o población viene determinado...”por las personas, cosas o
elementos que presentan características comunes...” (N. Gabaldón, 1969. P 41). La
población que corresponde a nuestro planteamiento de investigación es de 2.500
trabajadores, que forman parte actualmente de CVG Alcasa.
Según lo determina Ya-Lun Chou, en su texto “Análisis Estadístico”, 1988,
“...puede considerarse a una población como el agregado o la totalidad de unidades
elementales, tales como personas, empresas industriales, granjas o datos de toda clase
acerca de los cuales se desea información”, “...puede considerarse una población como el
agregado de observaciones sobre datos para una situación dada, en vez de los datos
propiamente dichos”. Igualmente el término significa “un agregado de datos individuales,
personas o cosas, acerca de los cuales se desea información”.
80
Por lo que en este estudio, además de tomar la población total de CVG Alcasa,
como factor clave se especificará en el universo de los integrantes de la Gerencia de
Asuntos Públicos de CVG Alcasa que ya se cuantifico anteriormente en 13 personas.
Muestra
La muestra comprende las 13 personas que se desempeñan en el área de Asuntos
Públicos de CVG Alcasa.. Pero de esas sólo siete (7) son usuarias del sistema Y se entiende
por muestra los datos y el conjunto de valores específicos observados en un experimento,
de la cual se deben deducir algunas propiedades acerca del conjunto de todos los valores
posibles que podrían haber resultado del estudio de la población en su totalidad.. Por lo que
nuestra muestra viene a representar parte del todo llamado universo o población. Douglas
C. Montgomery y George C. Runger afirman en su texto “Probabilidad y Estadística” que
“la muestra es un subconjunto de observ aciones seleccionadas de una población”.
Medición de datos:
El análisis realizado a los diferentes datos obtenidos vienen a revelar la trayectoria
de la organización y hacia donde se dirige, según la opinión extraída a sus miembros,
mediante las técnicas de recopilación de información. Estos datos pueden ser cuantitativos
y cualitativos.
Datos cuantitativos
Dentro de los diferentes documentos cuantitativos se pueden señalar:
81
a- Los informes corporativos o también denominados informes anuales en los
cuales se diagnóstica la organización, es decir, determinan si la empresa es
solvente, si obtiene utilidades y entre otras cosas, cifras que determinen el
equilibrio entre pasivos y capital.
b- Informe de desempeño, en estos informes se comparan los resultados reales con
los planeados. Se establece la diferencia entre el desempeño actual y el
desempeño esperado, si la tendencia de la diferencia se acorta o se amplía para
cualquier tarea que se inspeccione.
c- Registros donde se obtenga la actualización periódica de lo que ocurre en la
organización. Estos registros a su vez permiten:
I- Verificación de la ausencia de error en las cantidades y totales.
II- Búsqueda de oportunidades para mejorar el diseño de la forma
de registro.
III- Observación del número y el tipo de transacciones.
IV- Identificación de los casos que se simplificarían por el uso de
computadoras.
Datos cualitativos
Están referidos a todos aquellos documentos que no son cuantitativos y cuyo
análisis se vuelve fundamental para comprender como los integrantes de la organización
están involucrados en el proceso de estructuración. Dentro de los documentos cualitativos
se encuentran los siguientes:
82
a- Memorando, el analista debe obtener estos documentos que circulan dentro de
la organización, cuya información fluye de arriba hacia abajo y horizontalmente
y no hacia arriba. Los memorandos revelan el diálogo vivo de la organización.
El análisis de los memorando proporcionan una idea clara de los valores,
actitudes y creencias de los miembros de la organización.
b- Avisos en carteleras y en distintas área de trabajo, son considerados
subliminales de los valores del lector. Su contenido da al analista una idea de la
cultura oficial de la organización. Es conveniente que se identifique hacia
quienes se dirigen los avisos y determinar mediante entrevistas, si los miembros
de la organización los toman en cuenta.
c- Manuales, estos deben analizarse cuidadosamente ya que reflejan un ideal de la
conducta que esperamos del equipo y dela personas. La revisión sistemática de
los manuales le dará la pauta de cómo debería ocurrir las cosas. Es conveniente
recordar que los manuales rara vez se mantiene al día, por ello es conveniente
verificar su están actualizados.
d- Manuales de política, cubren amplios aspectos de la conducta de la
organización y de sus empleados. Las políticas son los lineamientos generales
que plantean, de manera ideal, la conducta a seguir de los miembros de la
organización con el fin de alcanzar las me tas estratégicas. La consulta de las
políticas permiten extraer información sobre los valores, actitudes y creencias
que guían a la organización.
83
Operacionalización de variables
A continuación en el Cuadro 1 se observa la tabla de delimitantes del proyecto:
Cuadro Nº 1
Delimitantes del proyecto
Fuente: El Autor, 2005 El cuadro Nº 2 muestra la operacionalización de las variables Cuadro Nº 2
Operacionalización de variables
Variables Área de Disciplina Indicadores Medición
conocimiento científica
Variable Informática Ciencias de la Proyectos de Software independiente: información actualización actual Sistema de de sistemas Actualización Información base de datos Variable Ciencias de la Ciencias de la Comunicación Eficacia de los dependiente comunicación comunicación organizacional de los mensajes Comunicación social Prensa, radio, en públicos Organizacional TV, cine, DVD heterogéneos Fuente: El Autor, 2005
Delimitantes Área de Disciplina conocimiento científica Temática del Comunicación Ciencias de la Proyecto organizacional comunicación social Enfoque del Informática Ciencias de la proyecto información
84
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS
De acuerdo a la muestra escogida para aplicar el cuestionario que permitió recoger
impresiones sobre la aceptación, factibilidad e implantación de un nuevo sistema de
información gerencial, se tomó en cuenta al ciento por ciento de los usuarios del sistema de
información, en la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG: Siete personas.
Es decir, de 13 persona que allí laboran se aplicó el cuestionario a siete (7), quienes
por su profesión y labor cotidiana, son los más indicados para consultar su opinión sobre
este proyecto, ellos son: dos (2) comunicadores social, un diagramador – fotógrafo, dos (2)
relacionistas públicos, una (1) administradora de área y una (1) secretaria.
Resulta curioso, de acuerdo a los resultados arrojados a través de sus respuestas es
que todos, absolutamente todos, se mostraron de acuerdo con las siguientes preguntas
aplicadas mediante el cuestionario elaborado para ello y cuyas principales preguntas
abiertas son las siguientes:
1-¿Está usted de acuerdo en intervenir el actual sistema de información que se
dispone en la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa, para mejorarlo a
través de lograr un mejor rendimiento del mismo?
2- ¿Ese mejor rendimiento que usted requiere como usuario está enfocado en
obtener una plataforma tecnológica que le permitan para alcanzar mayor
velocidad en el procesamiento de datos que diariamente maneja?
3- ¿Ese mejor rendimiento apunta a lograr una mayor capacidad de almacenamiento
85
de datos, tanto gráficos como de texto?
4- ¿Usted cree que existe la posibilidad real técnica, financiera y humana, que en
CVG Alcasa, con su personal en la Gerencia de Sistemas, se pueda lograr la
modificación del sistema de información de tal manera que mejore los procesos
informatizados en la Gerencia de Asuntos Públicos?
5- ¿Ha visto o conoce usted en el mercado herramientas (hardware y software) que
puedan contribuir a alcanzar los objetivos planteados de mejorar el actual
sistema de información en la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa.
(Ver anexos).
Fuente: El autor,2005
7
0
7
0
7
0
7
0
7
0
0
1
2
3
4
5
6
7
Cantidad de encuestados
1 2 3 4 5
Preguntas
NIVEL DE ACEPTACIÓN O RECHAZOA LA NECESIDAD DE UN NUEVO SISTEMA
DE INFORMACIÓN GERENCIAL ENTRE LOS USUARIOSDE LA GERENCIA DE ASUNTOS PÚBLICOS DE CVG
ALCASA
Respuestas afirmativas Respuestas negativas
Gráfico 10
86
Como se puede apreciar y gracias a la aceptación positiva y unánime entre los
usuarios del actual sistema de información, en la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG
Alcasa, los resultados en cada una de las cinco (5) preguntas aplicadas fue AFIRMATIVA,
es bueno aclarar que cualquier gráfico que utilizáramos iba a ser exactamente igual a los
otros, por lo que con plasmar uno solo se puede interpretar y analizar cada una de las
preguntas aplicadas mediante cuestionario a los usuarios del sistema.
En primer lugar, cada uno de los siete encuestados, discriminados anteriormente por
su rol laboral dentro de la unidad, manifestaron su acuerdo total con la intervención del
actual sistema de información para mejorarlo.
En segundo lugar todos los escogidos en la muestra señalaron que la plataforma
tecnológica escogida en tal intervención, debe apuntar, necesariamente, en aumentar
significativamente mayor velocidad en el procesamiento de datos y, en tercer término, en la
capacidad de almacenamiento del actual sistema de información.
En cuarto eslabón, se mostraron totalmente de acuerdos que la propia unidad de la
Gerencias de Asuntos Públicos y de Sistemas de CVG Alcasa, existe suficiente capital
humano capaz formado profesional y humanamente, actualizado, para llevar con personal
propio los cambios propuestos en la intervención del sistema.
Por último, todos, unos más otros menos, aseguraron conocer la existencia en el
mercado de equipos, tanto hardware como software, capaz de ayudar a lograr los objetivos
de alcanzar una mejora sustancial en el actual sistema de información de la Gerencia de
Asuntos Públicos de CVG Alcasa.
Relación de Costos
El costo de intervenir el actual sistema mediante la modificación de su ciclo de vida,
en realidad es relativamente bajo en comparación con otras opciones, como por ejemplo
cambiar todo el sistema de información gerencial.
87
Los equipos mencionados con las características descritas anteriormente tiene un
valor de aproximadamente seis mil dólares cada uno ($ 6.000,oo), lo que da doce millones
novecientos mil bolívares (Bs. 12.900.000,oo) al cambio actual de Bs. 2.150 por dólar.
Los tres equipos constarían treinta y ocho millones setecientos mil bolívares (Bs.
38.700.000,oo), cifra que estaría sujeta a la modalidad y normas y procedimientos de pagos
de CVG Alcasa, así como debe quedar plenamente establecido que los equipos
recomendados para la propuesta deben pasar por el proceso de licitación que la Ley
establece para las instituciones y empresas del Estado.
Eso en relación al costo en dinero, sin embargo la propuesta tiene una serie de
beneficios, tanto tangibles como intangibles que bien vale la pena visualizar:
Beneficios tangibles:
1- Reducción del tiempo de suministro de la información a los medios de
comunicación social, gracias a que con el uso de Internet se puede enviar las
informaciones directamente a la base de datos de los medios de comunicación
social, estrechándose aún más las relaciones de mutua admiración y respecto que
debe existir entre la organización y los medios.
2- Disposición de mensajero, el encargado de distribuir las |informaciones a los
medios, para otras tareas propias del área, ganándose en horas/hombres un
trabajador que antes era destinado a labores fuera de la planta.
3- Disminución consumo de papelería: distribuidas electrónica de la información.
4- Acceso a datos no disponibles anteriormente, debido a lo centralista y
cerradodel antiguo sistema y su aislamiento con respecto a otras gerencias, unidades
88
de negocios de la misma empresa, del sector o de la CVG, generadoras de
información como fuentes de noticia.
5- Menores costes sobre el tiempo compartido externo.
6- Menores tiempos de edición para la revista y otros medios de comunicación
internos, gracias a la versatilidad y velocidad que se imprimen a los procesos de
diagramación y edición, lo que conlleva al consumo de menos horas/hombres en
esta tarea y a la disminución de gastos por sobre tiempo.
Beneficios intangibles:
1- Datos de mayor calidad y precisos al tener acceso directo a las fuentes de
información, ya sean por Internet o Intranet.
2- Mayor seguridad y prontitud para la toma de decisiones, dándole un cambio
sustancial en ese sentido, sobre todo en las de carácter estratégico con el
suministro de información pronta, segura y confiable a los niveles decisorios.
3- Datos de mayor alcance, gracias a la penetración del sistema en otros
subsistemas para la indagación de información, lo que le da un horizonte de más
profundidad y seriedad a las informaciones recopiladas.
4- Eficiencia más efectiva con los niveles corporativos y decisorios, lo que
permite definir e identificar los lineamientos en materia de comunicación con
mayor precisión y rapidez, e interpretar con claridad las estrategias corporativas
globales de la organización.
5- Motivación para participar y aportar ideas que redunden en beneficio de la
Unidad de Prensa, así como también en la toma de decisiones.
Se hace necesario, sin embargo, sumarle a los costos de los equipos recomendados,
la inversión en costos por actividad a realizar según el siguiente cronograma para concebir,
89
planificar entrevistas, analizar la información recogida, conceptuar metodológicamente,
ensamblar, redactar, corregir y finalmente obtener la aprobación del proyecto, lo cual se
detalla en las dos siguientes tablas donde se precisan costos y cronograma de actividades:
Tabla VI. Costo por actividades a realizar
ACTIVIDADES
POR REALIZAR
NÚMERO
DE HORAS
COSTO POR
HORAS
COSTO
TOTAL
A- Elaborar y solicitar aprobación del
Anteproyecto.
250 10.000 2.500.000
B- Elaborar y aplicar entrevistas.
100 10.000 1.000.000
C- Liderar y manejar la investigación.
100 12.000 1.200.000
D- Analizar información recopilada.
250 6.000 1.500.000
E- Diseñar, lógica ,conceptual y
metodológicamente el sistema de
información para la Gerencia de Asuntos
Públicos de CVG Alcasa.
300 10.000 3.000.000
F- Ensamblar el diseño conceptual
propuesto
40 1.000 40.000
G- Presentación del diseño final propuesto.
100 10.000 1.000.000
H- Revisión y corrección final del
proyecto.
100 1.000 100.000
TOTALES 1.240 10.340.000
Fuente: El autor, 2005
90
Tabla VII. Cronograma de actividades
ACTIVIDADES TAREAS TIEMPO
A- Elaborar y solicitar aprobación
del proyecto.
a- Elaboración del Anteproyecto.
b- Entregar al Comité de tesis de la UNEG
c- Registrar la solicitud de aprobación del
Anteproyecto ante la UNEG.
d- Obtener la aprobación final.
250
B- Preparar las entrevistas desde el
punto de vista técnico.
a- Consultar con el asesor académico
sobre el tipo de entrevista a utilizar.
b- Redefinir el instrumento de recolección
de información.
c- Preparar material y copia.
100
C- Liderar y conducir la
investigación propuesta.
a- Realizar las entrevista
b- Recopilar información.
c- Con el asesor supervisar entrevistas.
100
D- Analizar información a- Cuantificar y cualificar datos.
b- Analizar datos obtenidos.
250
E- Diseñar conceptualmente el
sistema de información
a- Flujo de datos situación actual.
b- Analizar diagramas.
c- Elaborar solución propuesta.
300
F- Ensamble del diseño conceptual
propuesto (borrador)
a- Preparar ejemplar.
b- Someterlo al asesor.
c- Hacer presentación al asesor.
40
G- Redacción del diseño final a- Redactar según normas APA.
b- Proponerlo al asesor académico.
100
H- Etapa final del proyecto Redactar – Revisar – Consultar asesor
Copias – Defensa del proyecto
Encuadernación y Aprobación del
proyecto
100
Fuente: El autor, 2005
91
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 CONCLUSIONES
a) Aislamiento del sistema disponible en la gerencia de Asuntos Públicos de CVG
Alcasa, con respecto al resto de subsistemas de información dentro de la
organización y con el resto del holding de la CVG, producto de la nula
interconectividad existente y a la poca relevancia que se le ha dado a este aspecto.
b) Comunicación en tiempo real inexistente, producto precisamente de la escasa
interconectiviadad, lo que en nada fortaleza al nivel decisorio a la toma de
decisiones oportunas, confiables y eficientes. Por lo que el clima de incertidumbre
que se genera a partir de este aspecto es nada desdeñable.
c) De la poca información que maneja el personal en materia tecnológica, se
desprende la poca preparación y entrenamiento del recurso humano en materia de
nuevas herramientas tecnológica, especialmente en lo referente a al manejo de
sistemas de información adecuados al área gerencial estudiada.
d) Extremada dependencia de la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa de
la Gerencia de Informática en materia de desarrollo, manejo e implantación de
herramienta tecnológicas, disponibles o por adquirir, además crear incertidumbre en
el recurso humano del área analizada lo hace eunuco en materia de sistemas de
información . Esto ha conlleva a encontrar un sistema cliente/servidor poco
amigable.
92
5.2 RECOMENDACIONES
a) Actualización del personal directamente relacionado con el SIGUP es
imprescindible. El entrenamiento – aprendizaje debe ser contratado externamente, para
eliminar la dependencia extrema con la Gerencia de Informática. De esta última se debe
respetar su ámbito de influencia aunque se debe fomentar la iniciativa para eliminar “el
miedo” en otras área hacia las nuevas tecnologías, manejos y desempeño,
b) Poner en marcha un proyecto de interconectividad con otros subsistemas de la
organización y de la CVG y sus empresas filiales. Esto permitirá manejar con mayor
precisión en el ámbito corporativo los lineamientos que en materia de comunicación se
pongan en práctica, en franca comunión con la misión y visión de la CVG como casa
tutelar, y en correspondencia con la misión y visión de Alcasa; armonizando políticas que
sintonicen a todos como un solo ente. Esto generará comunicación e información confiable
en tiempo real, eliminando de paso el divorcio que existe actualmente entre las política de
información de la organización y el sistema de información mejorado como herramienta
tecnológica.
c) Solventada la interconectiviada, interactuar directamente con los diferentes
medios de comunicación social, tanto nacionales como regionales. Total es parte y esencia
de los resultados de desempeño de la Gerencia de Asuntos Públicos.
d) Respaldo del nivel decisorio para llevar a cabo esta modificación del Ciclo de
Vida del sistema de información actual de la Gerencia de Asuntos Públicos, pues sin su
apoyo y convencimiento sobre las bondades del proyecto nada se podrá lograr.
e) De sistema de información estructurados y sistémicos propuesto, se generan
informaciones confiables que eliminan incertidumbre
93
g) Tener siempre presente la necesidad impostergable de darle suficiente y
apropiado mantenimiento preventivo al SIGUP.
h) Como el mundo de la informática es tan cambiante, tener la debida precaución de
actualizar el sistema para no quedar desfasado en poco tiempo, así como su recurso
humano.
i) Proyectar la idea a otras unidades de prensa tanto del Sector Aluminio como de
las empresas de la CVG y sus filiales, de manera de armonizar y buscar políticas comunes
en materia de manejo de sistema dirigidos particularmente a las comunicaciones
corporativas.
Propuesta de diseño del Sistema de Información
Aunque en este trabajo estamos claros de que no vamos a diseñar un sistema de
información como tal, sí se hace necesario dejar establecido algunos lineamiento, a manera
de propuesta general que bien pudieran servir para lograr un diseño, que apunte a ser el más
adecuado para las necesidades detectadas en el actual sistema de información de la
Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa.
Es por ello que tal propuesta está centrada en desarrollar un trabajo acorde con
lograr las metas propuestas a través de:
1- Una programación por objetivos.
2- Aplicabilidad de la metodología escogida: navigator.
3- Lo más idóneos: IBM
94
4- A través de un análisis sistémico.
En una Programación por Objetivos , las especificaciones para programas son por
sí mismas un diseño. En ella se describen cómo transformar las especificaciones de diseño
del sistema –salidas, entradas, archivos, procesamiento y otras- en el software de la
computadora. Este diseño es importante para asegurar que:, según James A. Seen,
* Los programas producidos lleven a cabo todas las tareas y lo hagan de forma
establecida.
* La estructuración del sofware en módulos permita que su prueba y validación para
determinar si los procedimientos son correctos.
* Las modificaciones futuras se puedan realizar en forma eficiente y con un mínimo
de interupción.
Para que esta propuesta tenga éxito debemos tener en cuenta los siguientes
objetivos:
a) Especificar los elementos del diseño lógico: Especificaciones
detalladas de diseño que describen las características de un sistema de
información: entrada, salida, archivos y base de datos, y procedimientos.
b) Actividades de soporte para la organización: Los resultados del
empleo del sistema serán de ayuda para mejorar el rendimiento de la
empresa. El diseño debe ajustarse a la forma en que la institución
conduce sus actividades. En el caso la Gerencia de Asuntos Públicos de
CVG Alcasa. En este caso la tecnología es secundaria en relación con los
resultados obtenidos con el uso del sistema.
95
c) Satisfacer los requerimientos del usuario: En términos de:
• De efectuar en forma correcta los procedimientos apropiados.
• Presentar en forma adecuada la información.
• Proporcionar los resultados exactos.
• Utilizar los métodos de interacción apropiados.
• Proporcionar confiabilidad total.
d) Fácil de usar: En este punto el empleo de una ingeniería humana
favorable resulta fundamental para lograr un diseño ergonómico que
debe ser físicamente cómodo y con ello contribuir a la efectividad y
eficiencia del usuario.
e) Proporcionar las especificaciones del software: En este paso las
especificaciones de los componentes y sus funciones deben ser
suministrados con suficientes detalles, para construir el software de
aplicación más adecuado a las necesidades de la organización y las
unidades usuarias.
f) Ajustarse a los estándares de diseño: El diseño y sus especificaciones
deben estar en concordancia con las reglas y prácticas establecidad por la
organización.
La aplicabilidad de la metodologìa escogida navigator parte de la teoría de laas cinco
“C”, lo que nos da un indicativo de la importancia de iniciar un proyecto de sistemas de
información en la que se toma en cuenta:
96
a) Capacidad: para obtener un mayor velocidad de procesamiento, incremento del
volumen para procesar una cantidad mayor de actividades, combinada con una
recuperación más eficiente y rápida de la infoamción.
b) Control: mayor exactitud y mejora en la consistencia en los pasos de cómputo.
Incluidos los aritméticos, de manera correcta y siempre de la misma forma.
c) Comunicación: Obviamente mejora en las comunicaciones e integración de las
diferentes áreas de la organización.
d) Costos: Segimientos de los costos que acarrea la aplicación de este esquema y
cómo se logra una sustancial reducción en este renglón.
e) Competitividad: para atraer cliente, aventajar a la competencia, acordar
mejoras con los proveedores que, por su puesto, llevan a obtener mejores
productos.
Esta detección de necesidades a través de la metodología navigator permite ahorros
sustanciales de costos, pero aplicando mejoras tecnológicas que permiten relanzar el
sistema como un todo.
Para ello resulta indispensable valerse de uno de los métodos más populares y
efectivo: el de IBM o también conocido como BSP, cuyo basamento está concentrado en la
identificación de los datos necesarios para poner en marcha un sistema de información en
una organización.
Bajo este esquema los datos son vistos como un recurso corporativo para capturar,
almacenar y preservar datos, por lo que se hace necesario, de acuerdo al método BSP
desarrollado por IBM identificar los datos esenciales para la operación de la organización o
la unidad a intervenir bajo el sistema de Ciclo de Vida Modificado propuesto en el presente
trabajo.
97
Ello debe generar los siguiente resultados:
• Un marco de referencia que defina los sistemas y subsistemas para el manejo de la
información dentro de la organización.
• Recomendaciones para el manejo y el control de datos, y
• Prioridades para el desarrollo de futuras aplicaciones de sistemas de información.
Por último, el ánalisis sistémico debe proporcionarnos una visión holística de todo el
sistema como un todo y de la organizacón como uan sola corporación, con intereses
particulares de información, tecnología y usuarios pero que apuntan a un mismo objetivo:
aumentar la capacidad y velocidad de respuestas a los requerimientos de los diferentes
usuarios.
En este paso, así como en todos los anteriores, pero fundamentalmente en este, debe
haber un verdadero y serio compromiso de todos los niveles que conforman la
organización, para lograr los objetivos planteados durante el estudio de deteción de
necesidad y requermientos para nuestro planteamiento en el área de la Gerencia de Asuntos
Públicos de CVG Alcasa, tal como ya lo enfocamos en anteriores páginas.
98
REFERENCIAS
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México (1999). Tercera edicón.
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Cuarta edición.
Eckols Steve. Cómo Diseñar y Desarrollar Sistemas de Información. Editorial Lito-
Jet p.p 345. Nueva York. (2003). Cuarta edición.
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Metodología de la Investigación. Editorial McGraw Hill. México (1998).
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(2000).
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Venderver, Rudolph F. ¡Comunicate! International Thomson Editores, S.A. Mèxico
(1999). Novena edición.
Documentos consultados
Organigrama CVG Alcasa.
Manual de Operaciones de CVG Alcasa.
Manual Misión y Visión CVG Alcasa
Manual Misión y Visión del Ärea de Asuntos Públicos de CVG Alcasa
100
Manual de trabajo de grado, de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales de la
Universidad Pedagógica Experimental Libertador (A.P.A.) 2003.
Perfil y desempeño de cargos para el área de Asusntos Públicos de CVG Alcasa.
101
ANEXOS
102
Modelo de cuestionario aplicado a los usuarios de la Gerencia de Asuntos Públicos
de CVG Alcasa. La muestra alcanzó a siete (7) de los trece trabajadores del área, quienes
son por su profesión y labor que desempeñan los directos usuarios del actual sistema de
información.
CUESTIONARIO
1- ¿Está usted de acuerdo en intervenir el actual sistema de información que se
dispone en la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa, para mejorarlo a
través de lograr un mejor rendimiento del mismo?
2- ¿Ese mejor rendimiento que usted requiere como usuario está enfocado en
obtener una plataforma tecnológica que le permitan para alcanzar mayor
velocidad en el procesamiento de datos que diariamente maneja?
3- ¿Ese mejor rendimiento apunta a lograr una mayor capacidad de
almacenamiento de datos, tanto gráficos como de texto?
4- ¿Usted cree que existe la posibilidad real técnica, financiera y humana, que en
CVG Alcasa, con su personal en la Gerencia de Sistemas, se pueda lograr la
modificación del sistema de información de tal manera que mejore los procesos
informatizados en la Gerencia de Asuntos Públicos?
5- ¿Ha visto o conoce usted en el mercado herramientas (hardware y software) que
puedan contribuir a alcanzar los objetivos planteados de mejorar el actual sistema de
información en la Gerencia de Asuntos Públicos de CVG Alcasa.