RELACIONES EN ACCESS Access>Tablas Gua de relaciones de tablas Uno de los objetivos de un buen diseo de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho est representado slo una vez. A continuacin, se debe proporcionar a Microsoft Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la informacin desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que estn relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero deber comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuacin, especificar dichas relaciones en la base de datos de Office Access 2007. Para obtener ms informacin, vea el artculo Conceptos bsicos del diseo de una base de datos. En este artculo

Introduccin Tipos de relaciones de tabla Por qu crear relaciones de tabla? Descripcin de la integridad referencial Ver relaciones de tablas Crear una relacin de tabla Eliminar una relacin de tabla Cambiar una relacin de tabla Exigir integridad referencial

Introduccin Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa informacin cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que estn relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la informacin de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuacin incluye informacin recopilada de varias tablas:

La informacin de este formulario procede de la tabla Clientes...

...la tabla Pedidos...

...la tabla Productos...

...y la tabla Detalles de pedidos. El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de Id. de pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre s de varias formas para recopilar informacin de cada una e incorporarla al formulario. Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren informacin acerca del mismo pedido. Esta coordinacin se lleva a cabo mediante las relaciones de tablas. Una relacin de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creacin de una relacin de tabla entre los campos Id. de empleado en las tablas Empleados y Pedidos.

Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...

... y como clave externa. Volver al principio

Tipos de relaciones de tabla Existen tres tipos de relaciones de tabla. Una relacin uno a varios Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier nmero de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relacin entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relacin de uno a varios. Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por ejemplo, agregara un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominara Id. de cliente. Access utilizara entonces el nmero de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto. Una relacin de varios a varios Considere la relacin entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Adems, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relacin se denomina relacin de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relacin. Para representar una relacin de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unin, que divide la relacin de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relacin. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relacin varios a varios que se define mediante la creacin de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos. Una relacin uno a uno En una relacin uno a uno, cada registro de la primera tabla slo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relacin no es comn porque, muy a menudo, la informacin relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relacin, ambas tablas deben compartir un campo comn.

Volver al principio Por qu crear relaciones de tabla? Puede crear relaciones de tabla explcitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un campo desde el panel Lista de campos.Office Access 2007 usa relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes. Las relaciones de tabla informan de los diseos de consulta Para trabajar con registros de ms de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deber crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relacin entre las tablas, Office Access 2007 suministrar la combinacin predeterminada, de acuerdo con la relacin de tabla existente. Adems, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizar la informacin recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad. Las relaciones de tabla informan de los diseos de formulario e informe Al disear un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la informacin recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad. Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros hurfanos en la base de datos. Un registro hurfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe. Al disear una base de datos, se divide la informacin en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuacin, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estn sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.

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Descripcin de la integridad referencial Al disear una base de datos, se divide la informacin en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuacin, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la informacin, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relacin de uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno". Suponga que tiene una relacin de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarn "hurfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todava contendrn un Id.de transportista, pero el Id. ya no ser vlido, porque el registro al que hace referencia ya no existe. El propsito de la integridad referencial es evitar los registros hurfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situacin hipottica no ocurra nunca. La integridad referencial se aplica habilitndola para una relacin de tabla (vea Exigir integridad referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access rechazar todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relacin de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, as como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente vlida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automticamente todas las filas afectadas como parte de una nica operacin. De ese modo, Access se asegura de que la actualizacin es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, se actualiza una clave principal, Access actualiza automticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. Tambin es posible que tenga la necesidad vlida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relacin, Access eliminar automticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.

Volver al principio Ver relaciones de tabla Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos. Se abrir la ventana Relaciones y se mostrarn las relaciones existentes. Si an no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedir que agregue una tabla o consulta a la ventana. Abra la ventana Relaciones.

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Si la base de datos contiene relaciones, aparecer la ventana Relaciones y se mostrarn las relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Se mostrarn todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto del cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarn a no ser que est activada la casilla de verificacin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin.

La clave principal

Esta lnea representa la relacin

La clave externa Una relacin de tabla se representa mediante una lnea de relacin trazada entre las tablas en la ventana Relaciones. Una relacin que no exige integridad referencial aparece como una lnea delgada entre los campos comunes que admiten la relacin. Si selecciona la relacin haciendo clic en su lnea, la lnea se har ms gruesa para indicar que est seleccionada. Si exige la integridad referencial, la lnea aparecer ms gruesa en los extremos. Adems, aparece el nmero 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y aparece el smbolo de infinito () en la parte gruesa del otro extremo de la lnea. Puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones cuando la ventana Relaciones est activa: En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas: Modificar relaciones Abre el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Si selecciona una lnea de relacin, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relacin de tabla. Tambin puede hacer doble clic en la lnea de relacin. Borrar diseo Oculta de la visualizacin todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. Observe que este comando slo oculta las relaciones y tablas, no las elimina. Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe slo muestra todas las relaciones y tablas que no estn ocultas en la ventana Relaciones. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones: Mostrar tabla Abre el cuadro de dilogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para verlas en la ventana Relaciones. Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones. Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si an no se muestran. Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto del cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarn a no ser que est activada la casilla de verificacin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar tablas ocultas, vea el artculo Gua del panel de exploracin. Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algn cambio en el diseo de la ventana Relaciones, le pedirn que guarde los cambios.

Volver al principio Crear una relacin de tabla Se puede crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relacin entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumrico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumrico y un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Nmero, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamao del campo. Crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Si an no ha definido ninguna relacin, aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver nicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver nicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuacin, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo comn (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuacin, arrstrelos. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relacin. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en l y seleccione un nuevo campo de la lista. Para exigir la integridad referencial de esta relacin, active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. Para obtener ms informacin sobre la integridad referencial, vea las secciones Descripcin de la integridad referencial y Exigir integridad referencial. Haga clic en Crear. Se dibujar una lnea de relacin entre las dos tablas. Si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, la lnea aparecer ms gruesa en los extremos. Adems, slo si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, aparecer el nmero 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y aparece el smbolo de infinito () sobre la parte gruesa del otro extremo.

Notas Para crear una relacin uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor S (sin duplicados). Si ambos campos tienen un ndice nico, Access crea una relacin uno a uno. Para crear una relacin uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relacin (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor S (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relacin no debe tener un ndice nico. Puede tener un ndice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o S (con duplicados). Cuando un campo tiene un ndice nico y el otro no, Access crea una relacin uno a varios. Crear una relacin de tabla mediante el panel Lista de campos En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos arrastrndolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos disponibles de las tablas relacionadas y tambin los de otras tablas. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuacin, se ejecuta el Asistente para bsquedas, se crea automticamente una nueva relacin uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relacin, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relacin. Vea la seccin Cambiar una relacin de tabla para obtener ms informacin. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relacin y haga clic en Vista Hoja de datos en el men contextual. Abrir el panel Lista de campos En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparecer el panel Lista de campos. En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categoras. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en alguna de estas dos categoras del panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categora contiene todas las tablas que tienen una relacin con la tabla con la que trabaja actualmente. La segunda categora contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relacin. En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo ms (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos. Agregar un campo y crear una relacin desde el panel Lista de campos En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparecer el panel Lista de campos. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo ms (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos. Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin. Se iniciar el Asistente para bsquedas. Siga las instrucciones para completar el Asistente para bsquedas. El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuacin, se ejecuta el Asistente para bsquedas, se crea automticamente una nueva relacin uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relacin, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relacin. Vea la seccin Cambiar una relacin de tabla para obtener ms informacin.

Volver al principio Eliminar una relacin de tabla Para quitar una relacin de tabla, es preciso eliminar la lnea de relacin en la ventana Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, haga clic en la lnea. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Con la lnea de relacin seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relacin, tambin se quita la integridad referencial para esa relacin si est habilitada. Como resultado, Access ya no evitar automticamente la creacin de registros hurfanos en el lado "varios" de una relacin.

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparecer la ventana Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de dilogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Aparecern todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las lneas de relacin. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee eliminar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Presione la tecla SUPRIMIR. O bien, Haga clic con el botn secundario y, a continuacin, haga clic en Eliminar. Puede que Access muestre el mensaje Confirma que desea eliminar de forma permanente la relacin seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmacin, haga clic en S.

Nota Si se est usando alguna de las tablas empleadas en la relacin de tabla, quizs por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podr eliminar la relacin. Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relacin.

Volver al principio Cambiar una relacin de tabla Para cambiar una relacin de tabla, seleccinela en la ventana Relaciones y, a continuacin, modifquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, haga clic en la lnea para seleccionarla. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Con la lnea de relacin seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo Herramientas en la ficha Diseo. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Realice sus cambios en el cuadro de dilogo Modificar relaciones

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparecer la ventana Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de dilogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Aparecern todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las lneas de relacin. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto en el cuadro de dilogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a menos que se seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. Haga clic en la lnea de relacin de la relacin que desee modificar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones.

Realice los cambios y, a continuacin, haga clic en Aceptar. El cuadro de dilogo Modificar relaciones permite cambiar una relacin de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relacin. Se puede definir asimismo el tipo de combinacin o exigir la integridad referencial y elegir una opcin en cascada. Para obtener ms informacin sobre el tipo de combinacin y cmo configurarlo, vea la seccin Configurar el tipo de combinacin. Para obtener ms informacin sobre cmo exigir la integridad referencial y elegir una opcin en cascada, vea la seccin Exigir integridad referencial. Establecer el tipo de combinacin Cuando se define una relacin de tabla, los hechos referentes a la relacin determinan el diseo de las consultas. Por ejemplo, si se define una relacin entre dos tablas y, a continuacin, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona automticamente los campos coincidentes predeterminados basndose en los campos especificados en la relacin. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relacin suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y

combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos ms sencillas, la configuracin de valores predeterminados mediante la creacin de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa. Una consulta de varias tablas combina la informacin de ms de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operacin se denomina combinacin. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene informacin sobre los clientes y los pedidos slo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia. Uno de los valores que se puede especificar para cada relacin es el tipo de combinacin, que indica a Access qu registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinacin predeterminado (denominado combinacin interna), la consulta devolver nicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales. Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que an no han realizado ningn pedido. Para ello, deber cambiar el tipo de combinacin de una combinacin interna a lo que se denomina una combinacin externa izquierda. Este tipo de combinacin devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relacin y slo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinacin externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y slo las filas que coinciden con las de la izquierda. Nota En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posicin de las tablas en el cuadro de dilogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones. Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relacin y, a continuacin, configurar el tipo de combinacin en consecuencia. Establecer el tipo de combinacin En el cuadro de dilogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinacin. Aparecer el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. Haga clic en la opcin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, el tipo de combinacin y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.

Opcin Combinacin relacional Tabla izquierda

Tabla derecha

1. Incluir slo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.

Combinacin interna

Filas coincidentes

Filas coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y slo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales.

Combinacin externa izquierda

Todas las filas Filas coincidentes

3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y slo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.

Combinacin externa derecha

Filas coincidentes

Todas las filas

Cuando selecciona la opcin 2 3, se muestra una flecha en la lnea de relacin. Esta flecha apunta al lado de la relacin en el que se muestran slo las filas coincidentes. Realizar cambios en el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparecer la ventana Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de dilogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Aparecern todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las lneas de relacin. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto del cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarn a no ser que est activada la casilla de verificacin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. Haga clic en la lnea de relacin de la relacin que desee modificar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada.

Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Haga clic en Tipo de combinacin. En el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, haga clic en una opcin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Realice cambios adicionales en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Volver al principio Exigir integridad referencial El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros hurfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relacin de tabla. Una vez habilitada, Access rechazar todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relacin de tabla. Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, as como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la seccin Configurar las opciones en cascada. Activar o desactivar la integridad referencial

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparecer la ventana Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de dilogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Aparecern todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las lneas de relacin. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto check box in the table's Propiedades dialog box is selected) and their relationships will not be shown unless Show Hidden Objects is selected in the Navigation Options dialog box. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. Haga clic en la lnea de relacin de la relacin que desee modificar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. Realice cambios adicionales en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas: No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros hurfanos. No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operacin activando la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros hurfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un nmero de pedido en la tabla Pedidos si hay artculos de lnea asignados a ese

pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operacin activando la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados. Notas Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para poder aplicar la integridad referencial: El campo comn de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un ndice nico. Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepcin: un campo Autonumrico puede estar relacionado con un campo de tipo Nmero cuya propiedad Tamao del campo tenga el valor Largo entero. Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que estn almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos. Configurar las opciones en cascada Puede darse el caso de que haya una necesidad vlida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relacin. En ese caso, es necesario que Access actualice automticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operacin. De ese modo, la actualizacin es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, se actualiza una clave principal, Access actualiza automticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. Puede que tambin se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compaa de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compaa de transporte. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal. Activar o desactivar la actualizacin y/o la eliminacin en cascada

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparecer la ventana Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de dilogo, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Aparecern todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las lneas de relacin. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificacin Oculto del cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarn a no ser que est activada la casilla de verificacin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea Gua del panel de exploracin. Haga clic en la lnea de relacin de la relacin que desee modificar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. Active la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas. Realice cambios adicionales en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Nota Si la clave principal es un campo Autonumrico, la activacin de la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados no tendr ningn efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumrico.

Volver al principio Vea tambin Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal Conceptos bsicos del diseo de una base de datos Introduccin al panel de exploracin

Access>Tablas Crear, modificar o eliminar una relacin

Mostrar todo Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa informacin cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que estn relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la informacin de varias tablas. En este artculo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relacin de tabla. Se incluye informacin sobre cmo exigir la integridad referencial para evitar la creacin de registros hurfanos, cmo definir el tipo de combinacin para determinar qu registros de cada lado de una relacin se incluyen en el resultado de una consulta y cmo configurar las opciones en cascada para mantener sincronizadas las referencias. Para obtener ms informacin sobre las relaciones de tablas, vea el artculo Gua de relaciones de tablas. En este artculo

Crear una relacin de tabla Crear una relacin de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones Crear una relacin de tabla mediante el panel Lista de campos Modificar una relacin de tabla Exigir integridad referencial Eliminar una relacin de tabla

Crear una relacin de tabla Se puede crear una relacin de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relacin entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumrico, el campo de clave externa tambin puede ser un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumrico y un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Nmero, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamao del campo.

Volver al principio Crear una relacin de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botn Relaciones.

Si an no ha definido ninguna relacin, aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver nicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver nicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuacin, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo comn (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuacin, arrstrelos. Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones.

Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relacin. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en l y seleccione el campo apropiado en la lista. Para exigir la integridad referencial para esta relacin, active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. Para obtener ms informacin sobre la integridad referencial, vea la seccin Exigir integridad referencial. Adems, vea el artculo Gua de relaciones de tablas. Haga clic en Crear. Access dibuja una lnea de relacin entre las dos tablas. Si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, la lnea aparece ms gruesa en los extremos. Adems, slo si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, aparece el nmero 1 en la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y aparece el smbolo de infinito () en la parte gruesa del otro extremo de la lnea, tal y como se muestra en la siguiente ilustracin.

NOTAS

Para crear una relacin uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor S (sin duplicados). Si ambos campos tienen un ndice nico, Access crea una relacin uno a uno. Para crear una relacin uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relacin (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor S (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relacin no debe tener un ndice nico. Puede tener un ndice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o S (con duplicados). Cuando un campo tiene un ndice nico y el otro no, Access crea una relacin uno a varios.

Volver al principio Crear una relacin de tabla mediante el panel Lista de campos En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos arrastrndolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos que estn disponibles en las tablas relacionadas as como los campos que estn disponibles en las otras tablas de la base de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuacin, se ejecuta el Asistente para bsquedas, se crea automticamente una nueva relacin uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relacin, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relacin. Vea la seccin Modificar una relacin de tabla para obtener ms informacin. Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relacin y, a continuacin, haga clic en Vista Hoja de datos en el men contextual. Abrir el panel Lista de campos En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categoras. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos de alguna de estas dos categoras en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categora contiene todas las tablas que tienen una relacin con la tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda categora contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relacin. En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo ms (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos. Agregar un campo y crear una relacin desde el panel Lista de campos En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo ms (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos. Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin. Se inicia el Asistente para bsquedas. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para bsquedas. El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos. Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuacin, se ejecuta el Asistente para bsquedas, se crea automticamente una nueva relacin uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relacin, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relacin. Vea la seccin Modificar una relacin de tabla para obtener ms informacin.

Volver al principio Modificar una relacin de tabla Para cambiar una relacin de tabla, seleccinela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuacin, modifquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, haga clic en la lnea para seleccionarla. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Con la lnea de relacin seleccionada, haga doble clic en ella. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botn Relaciones. Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones.

Realice los cambios y, a continuacin, haga clic en Aceptar. El cuadro de dilogo Modificar relaciones permite cambiar una relacin de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relacin. Se puede definir asimismo el tipo de combinacin o exigir la integridad referencial y elegir una opcin en cascada. Para obtener ms informacin sobre el tipo de combinacin y cmo configurarlo, vea la seccin Configurar el tipo de combinacin. Para obtener ms informacin sobre cmo exigir la integridad referencial y elegir una opcin en cascada, vea la seccin Exigir integridad referencial. Configurar el tipo de combinacin Cuando se define una relacin de tabla, los hechos referentes a la relacin determinan el diseo de las consultas. Por ejemplo, si se define una relacin entre dos tablas y, a continuacin, se crea una consulta que use las dos tablas, Access selecciona automticamente los campos coincidentes predeterminados basndose en los campos especificados en la relacin. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relacin suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos ms sencillas, la configuracin de valores predeterminados mediante la creacin de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa. Una consulta de varias tablas combina la informacin de ms de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operacin se denomina combinacin. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene informacin sobre los clientes y los pedidos slo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia. Uno de los valores que se puede especificar para cada relacin es el tipo de combinacin, que indica a Access qu registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinacin predeterminado (denominado combinacin interna), la consulta devolver nicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales. Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que an no han realizado ningn pedido. Para ello, deber cambiar el tipo de combinacin de una combinacin interna a lo que se denomina una combinacin externa izquierda. Este tipo de combinacin devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relacin y slo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinacin externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y slo las filas que coinciden con las de la izquierda.

NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posicin de las tablas en el cuadro de

dilogo Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones. Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relacin y, a continuacin, configurar el tipo de combinacin en consecuencia. Configurar el tipo de combinacin En el cuadro de dilogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinacin. Aparece el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. Haga clic en la opcin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, el tipo de combinacin y si se devuelven todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.

Opcin Combinacin relacional Tabla izquierda

Tabla derecha

1. Incluir slo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.

Combinacin interna

Filas coincidentes

Filas coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y slo aquellos registros de 'Pedidos' donde los campos combinados sean

Combinacin externa

Todas las filas Filas coincidentes

iguales. izquierda

3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y slo aquellos registros de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.

Combinacin externa derecha

Filas coincidentes

Todas las filas

Cuando selecciona la opcin 2 3, se muestra una flecha en la lnea de relacin. Esta flecha apunta al lado de la relacin en el que se muestran slo las filas coincidentes. Realizar cambios en el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Haga clic en Tipo de combinacin. En el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, haga clic en una opcin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Realice todos los cambios en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Volver al principio Exigir integridad referencial La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros hurfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relacin de tabla. Una vez habilitada, Access rechazar todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relacin de tabla. Esto significa que Access rechazar las actualizaciones que cambien el destino de una referencia as como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la seccin Configurar las opciones en cascada. Activar o desactivar la integridad referencial

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. Realice todos los cambios en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas: No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros hurfanos. No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operacin activando la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados. No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros hurfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un nmero de pedido en la tabla Pedidos si hay artculos de lnea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operacin activando la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados.

NOTAS

Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para exigir la integridad referencial: El campo comn de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un ndice nico. Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepcin: un campo Autonumrico puede estar relacionado con un campo de tipo Nmero cuya propiedad Tamao del campo tenga el valor Largo entero. Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que estn almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos. Configurar las opciones en cascada Puede darse el caso de que haya una necesidad vlida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relacin. En ese caso, es necesario que Access actualice automticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operacin. De ese modo, la actualizacin es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, se actualiza una clave principal, Access actualiza automticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. Puede que tambin se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compaa de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compaa de transporte. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal. Activar o desactivar la actualizacin y/o la eliminacin en cascada

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Haga doble clic en la lnea de relacin. O bien, En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. Aparece el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. Active la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien, active ambas. Realice todos los cambios en la relacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

NOTA Si la clave principal es un campo Autonumrico (tipo de datos Autonumrico: tipo de datos de campo

que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena automticamente un nmero exclusivo para cada registro en el momento en que ste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de nmeros: secuencial, aleatorio e Id. de rplica.), la activacin de la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados no tendr ningn efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumrico.

Volver al principio Eliminar una relacin de tabla Para quitar una relacin de tabla, es preciso eliminar la lnea de relacin en la ficha de documentos Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, haga clic en la lnea. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Con la lnea de relacin seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relacin, tambin se quita la integridad referencial para esa relacin si est habilitada. Como resultado, Access ya no evitar automticamente la creacin de registros hurfanos en el lado "varios" de una relacin.

Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botn Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones. Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de dilogo Opciones de exploracin. Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de exploracin. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee eliminar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Presione la tecla SUPRIMIR. O bien, Haga clic con el botn secundario del mouse y, a continuacin, haga clic en Eliminar. Puede que Access muestre el mensaje Confirma que desea eliminar de forma permanente la relacin seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmacin, haga clic en S.

NOTA Si se est usando alguna de las tablas empleadas en la relacin de tabla, quizs por otra persona u

otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podr eliminar la relacin. Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relacin.

Volver al principio Vea tambin Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal Conceptos bsicos del diseo de una base de datos Gua de relaciones de tablas Access>Formularios Insertar una hoja de datos en un formulario

Mostrar todo Una hoja de datos es una sencilla vista de datos organizados en filas y columnas. Si se hace doble clic en una tabla en el panel de exploracin, Microsoft Office Access 2007 la muestra como una hoja de datos. Gracias a su presentacin compacta de los datos, las hojas de datos funcionan bien cuando se usan como subformularios para mostrar los datos del lado "varios" de una relacin uno a varios (relacin uno a varios: asociacin entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.). En este artculo se describe cmo se pueden agregar hojas de datos a los formularios de Office Access 2007. Qu desea hacer?

Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario Establecer relaciones entre tablas Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la herramienta Formulario Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la vista Presentacin Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Presentacin Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Diseo Obtener informacin sobre las diferencias entre un formulario dividido y un formulario que contiene una hoja de

datos

Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario Supongamos que desea crear un formulario que muestre datos sobre categoras de productos y todos los productos dentro de esas categoras. Los datos de la tabla Categoras representan el lado "uno" de la relacin, mientras que los datos de la tabla Productos representan el lado "varios" de la relacin. Cada categora puede contener numerosos productos.

El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relacin.

La hoja de datos muestra los datos del lado "varios" de la relacin. Volver al principio

Establecer relaciones entre tablas Antes de disear un formulario con una hoja de datos, debe revisar la relacin que existe entre las tablas y agregar las relaciones que falten. De este modo, Access podr crear automticamente los vnculos entre las hojas de datos y los formularios principales. Para ver, agregar o modificar las relaciones entre las tablas de una base de datos, en la ficha Herramientas avanzadas, en el grupo Analizar, haga clic en Relaciones. Para obtener ms informacin sobre cmo crear relaciones, vea los vnculos que aparecen en la seccin Vea tambin.

Volver al principio Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la herramienta Formulario Cuando se usa la herramienta Formulario para crear un formulario basado en una tabla que est en el lado "uno" de una relacin uno a varios, Access inserta automticamente una hoja de datos que muestra los datos del lado "varios" de la relacin. Por ejemplo, si se cumplen las condiciones siguientes, Access inserta una hoja de datos que muestra todos los pedidos de cada cliente: Se crea un formulario simple basado en la tabla Compradores. Se ha definido una relacin uno a varios con la tabla Pedidos que especifica que un registro de la tabla Compradores se puede relacionar con varios registros de la tabla Pedidos. La tabla Compradores no est en el lado "uno" de ninguna otra relacin uno a varios.

En el panel de exploracin, haga clic en la tabla que est en el lado "uno" de la relacin uno a varios.

En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario. Access crea el formulario con la hoja de datos en su parte inferior. Si Access no crea una hoja de datos, eso significa que la tabla usada para el formulario no forma parte de una relacin uno a varios o que la tabla forma parte de ms de una relacin uno a varios.

NOTAS

Adems de crear el formulario principal, este proceso no crea ningn otro objeto de formulario. La hoja de datos es una vista directa de la tabla. Para ocultar una columna en una hoja de datos Haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) y, a continuacin, haga clic en Ocultar columna. Esta configuracin se guarda. Si se guarda y se cierra el formulario y, a continuacin, se vuelve a abrirlo, la columna permanecer oculta. Para restaurar una columna oculta en una hoja de datos Haga clic con el botn secundario del mouse en cualquier encabezado de columna de la hoja de datos y, a continuacin, haga clic en Mostrar columnas. Active la casilla de verificacin situada junto a cada columna que desee restaurar y, a continuacin, haga clic en Cerrar.

Volver al principio Crear un formulario que contiene una hoja de datos mediante la vista Presentacin Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede crear rpidamente un formulario que contiene una hoja de datos mediante la vista Presentacin. Cuando se agrega un campo del lado "varios" de una relacin a un formulario basado en el lado "uno" de la relacin, Access crea automticamente una hoja de datos para mostrar los registros relacionados.

En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en En blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel Lista de campos.

NOTA Si cierra el panel Lista de campos de manera fortuita, puede volver a abrirlo siguiendo uno de estos

procedimientos: Presione ALT+F8. O bien,

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes. Haga clic en el signo ms situado junto a la tabla que est en el lado "uno" de la relacin uno a varios y, a continuacin, arrastre el primer campo que desee incluir hasta el formulario. Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones: Campos disponibles para esta vista y, ms abajo, Campos disponibles en tablas relacionadas. En la parte inferior del panel Lista de campos, las tablas que no estn directamente relacionadas con la tabla principal se encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas. Desde la seccin Campos disponibles para esta vista, arrastre todos los campos que desee hasta el formulario principal. Desde la seccin Campos disponibles en tablas relacionadas, arrastre hasta el formulario el primer campo que desee incluir en la hoja de datos. Access crea una hoja de datos y le agrega el campo. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer clic en la hoja para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel Lista de campos para que los campos disponibles para la hoja de datos estn en la parte superior. Desde la seccin Campos disponibles para esta vista, arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos. Cuando arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Access dibuja una barra de insercin para mostrar dnde se va a insertar el campo cuando suelte el botn del mouse. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo clic primero en el formulario principal o en la hoja de datos para seleccionarlo y arrastrando, luego, el campo desde el panel Lista de campos. La seccin Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos contiene tablas que no estn directamente relacionadas con la tabla o consulta en la que se basa el formulario o la hoja de datos seleccionados. Si se han definido todas las relaciones vlidas entre las tablas en la ventana Relaciones, es probable que los campos de la seccin Campos disponibles en otras tablas no sean selecciones vlidas para el formulario que se est creando. Si se arrastra un campo de esta seccin hasta el formulario, Access muestra el cuadro de dilogo Especificar relacin. Es preciso especificar los campos que relacionen las dos tablas antes de proceder. De hacerlo, el panel Lista de campos ya no se ordenar en secciones de acuerdo con las relaciones predefinidas. Se recomienda hacer clic en el botn Cancelar de este cuadro de dilogo y volver a examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener informacin sobre relaciones, vea el artculo Crear, modificar o eliminar una relacin.

Volver al principio Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Presentacin Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede agregar rpidamente una hoja de datos a un formulario existente mediante la vista Presentacin. Cuando se agrega un campo del lado "varios" de una relacin a un formulario basado en el lado "uno" de la relacin, Access crea automticamente una hoja de datos para mostrar los registros relacionados. Abra el formulario existente en la vista Presentacin haciendo clic con el botn secundario del mouse en el formulario en el panel de exploracin y, a continuacin, haciendo clic en Vista Presentacin en el men contextual. Si no ve el panel Lista de campos:

Presione ALT+F8. O bien,

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes. Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones: Campos disponibles para esta vista y, ms abajo, Campos disponibles en tablas relacionadas. En la parte inferior del panel Lista de campos, las tablas que no estn directamente relacionadas con la tabla principal se encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas. En la seccin Campos disponibles en tablas relacionadas, expanda la tabla que contiene el primer campo que desee incluir en la hoja de datos y arrastre el campo hasta el formulario. Access crea una hoja de datos y le agrega el campo. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer clic en la hoja para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel Lista de campos para que los campos disponibles para la hoja de datos estn en la parte superior. Desde la seccin Campos disponibles para esta vista, arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos. Cuando arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Access dibuja una barra de insercin para mostrar dnde se va a insertar el campo cuando suelte el botn del mouse. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo clic primero en el formulario principal o en la hoja de datos para seleccionarlo y arrastrando, luego, el campo desde el panel Lista de campos. La seccin Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos contiene tablas que no estn directamente relacionadas con la tabla o consulta en la que se basa el formulario seleccionado. Si se han definido todas las relaciones vlidas entre las tablas en la ventana Relaciones, es probable que los campos de la seccin Campos disponibles en otras tablas no sean selecciones vlidas para el formulario que se est creando. Si se arrastra un campo de esta seccin hasta el formulario, Access muestra el cuadro de dilogo Especificar relacin. Es preciso especificar los campos que relacionen las dos tablas antes de proceder. De hacerlo, el panel Lista de campos ya no se ordenar en secciones de acuerdo con las relaciones predefinidas. Se recomienda hacer clic en el botn Cancelar de este cuadro de dilogo y volver a examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener informacin sobre relaciones, vea el artculo Crear, modificar o eliminar una relacin.

Volver al principio Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Diseo Use este procedimiento para agregar una hoja de datos directamente basada en una tabla o consulta a un formulario existente en la vista Diseo. Abra el formulario en la vista Diseo haciendo clic con el botn secundario del mouse en el formulario en el panel de exploracin y, a continuacin, haciendo clic en Vista Diseo. En la ficha Diseo, en el grupo Controles, si est seleccionada la herramienta Utilizar Asistentes para controles, haga clic en ella de modo que no est seleccionada.

Por qu?

En la ficha Diseo, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta Subformulario/Subinforme. En la cuadrcula de diseo del formulario, haga clic en el lugar donde desee insertar la hoja de datos. Para cambiar la posicin y el tamao del control de subformulario, arrastre los controladores situados en los bordes y esquinas del control. Para editar la etiqueta asociada del control de subformulario, haga clic en ella y, a continuacin, haga doble clic en ella para seleccionar su texto y luego escriba una nueva etiqueta. Si prefiere eliminar la etiqueta, haga clic en ella y, a continuacin, presione SUPRIMIR. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4. Si no est seleccionado el control de subformulario, haga clic en l para seleccionarlo. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la lista desplegable Objeto origen y, a continuacin, haga clic en la tabla o consulta que desee mostrar en la hoja de datos. Por ejemplo, si desea mostrar los datos de la tabla denominada Pedidos, haga clic en Tabla.Pedidos. Si ha definido correctamente las relaciones antes de iniciar este procedimiento, Access configurar automticamente las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales con los valores correctos que vinculen el formulario principal a la hoja de datos.

Las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales estn en blanco Abra el formulario principal en la vista Diseo. Haga clic en el control de subformulario para seleccionarlo. Si no ve la hoja de propiedades, presione F4. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en (...) junto al cuadro de la propiedad Vincular campos secundarios. Aparece el cuadro de dilogo Vinculador de campos de subformulario. En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios, seleccione los campos a los que desee vincular los formularios. Si no est seguro de los campos, haga clic en Sugerir para que Access determine los campos de vinculacin. Cuando termine, haga clic en Aceptar. Si no ve el campo que desee usar para vincular los formularios, puede que tenga que editar el origen de registros del formulario principal o secundario para asegurarse de que contiene el campo. Por ejemplo, si el formulario est basado en una consulta, asegrese de que el campo de vinculacin est en los resultados de la consulta.

Guarde el formulario principal y cambie a la vista Formulario para comprobar que el formulario funciona segn previsto.

Guarde el formulario haciendo clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido o presionando CTRL+G. Cambie a la vista Formulario (vista Formulario: ventana que muestra un formulario para mostrar o aceptar datos. La vista Formulario es el medio principal para agregar y modificar datos a tablas. Tambin se puede cambiar el diseo de un formulario en esta vista.) y compruebe que la hoja de datos funciona segn previsto.

Volver al principio Obtener informacin sobre las diferencias entre un formulario dividido y un formulario que contiene una hoja de datos Un formulario que contiene una hoja de datos muestra datos de orgenes de datos diferentes (si bien suelen estar relacionados). Por ejemplo, un formulario puede mostrar empleados y puede tener una hoja de datos que muestra todas las tareas asignadas a cada empleado. La hoja de datos tiene otro origen de datos que el formulario que lo contiene. En cambio, un formulario dividido tiene dos secciones (un formulario y una hoja de datos), pero en ambas secciones se muestran los mismos datos. Las dos secciones estn conectadas y ofrecen a la vez dos vistas distintas de los datos. Para obtener ms informacin sobre cmo crear y trabajar con un formulario dividido, vea el artculo Crear un formulario dividido.

Volver al principio Vea tambin Agregar un campo a un formulario o informe Crear un formulario Crear un formulario dividido Crear un formulario que contiene un subformulario (formulario de uno a varios) Crear, modificar o eliminar una relacin Gua de relaciones de tablas Access>Consultas Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos

Mostrar todo En este artculo se explica cmo eliminar datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007 mediante consultas de actualizacin y de eliminacin. Las consultas de actualizacin se usan para eliminar campos individuales de los registros de una base de datos, mientras que las consultas de eliminacin se usan para quitar registros completos de una base de datos, inclusive el valor de clave que le otorga al registro un carcter nico. Cuando proceda, recuerde que Access tambin permite eliminar manualmente parte de registros o registros completos de varias maneras. Para obtener ms informacin sobre cmo eliminar manualmente registros, vea el artculo Eliminar uno o varios registros de una base de datos. En este artculo

Obtener informacin sobre cmo usar las consultas para eliminar datos Planear la eliminacin Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta Eliminar parte de registros (uno o varios campos) Eliminar registros completos Criterios de ejemplo para consultas de seleccin

Obtener informacin sobre cmo usar las consultas para eliminar datos Se pueden usar dos tipos de consultas para eliminar datos de una base de datos de Access. La consulta elegida depende del tipo de eliminacin que se desee realizar. Para eliminar campos individuales de los registros de una o varias tablas, se usa una consulta de actualizacin que cambie los valores existentes a un valor nulo (es decir, no hay datos) o una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas).

Se usa una consulta de actualizacin para eliminar datos de campos individuales porque, de forma predeterminada, las consultas de eliminacin quitan filas completas. La eliminacin de datos mediante una consulta de actualizacin se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de seleccin asegurndose de que devuelve slo los datos que desee eliminar. A continuacin, se convierte esa consulta en una consulta de actualizacin, usando valores NULL o cadenas de longitud cero como valor de actualizacin. Por ltimo, se ejecuta la consulta para actualizar los datos existentes. Para quitar registros completos (filas), se usa una consulta de eliminacin. De forma predeterminada, las consultas de eliminacin quitan todos los datos de cada campo, junto con el valor de clave que le otorga al registro un carcter nico. Cuando se ejecuta la consulta, siempre se quita la fila completa de la tabla. El proceso se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de seleccin, asegurndose de que devuelve los datos que desea eliminar. A continuacin, se convierte esa consulta en una consulta de eliminacin y se ejecuta para quitar los datos. Cuando proceda, recuerde que si los registros que desea eliminar residen en el lado "uno" de una relacin uno a varios, va a cambiar primero una propiedad de la relacin antes de ejecutar la consulta. En la seccin Preparativos para eliminar datos relacionados, ms adelante en este artculo, se explica cmo llevar a cabo esa tarea. Es preciso realizar esos cambios adicionales porque, de forma predeterminada, Access impide eliminar datos del lado "uno" de una relacin uno a varios. Para obtener ms informacin acerca del diseo de bases de datos y las relaciones de tablas, vea los artculos Conceptos bsicos del diseo de una base de datos y Crear, modificar o eliminar una relacin. Asimismo, recuerde que despus de actualizar o eliminar parte de un registro o un registro completo, no se pueden deshacer los cambios, por lo que se recomienda realizar siempre una copia de seguridad de los datos antes de ejecutar una consulta de eliminacin. Vea Realizar una copia de seguridad de la base de datos, ms adelante en este artculo, para obtener ms informacin. En los procedimientos descritos en las siguientes secciones se explica cmo crear consultas de actualizacin que quiten datos de campos individuales, y cmo crear consultas de eliminacin que quiten registros completos.

NOTA En general, las consultas de actualizacin y eliminacin se usan para cambiar o quitar rpidamente

grandes cantidades de datos. Si desea quitar un nmero reducido de registros (es decir, cualquier cantidad que sea fcil de eliminar manualmente), abra la tabla en la vista Hoja de datos, seleccione los campos o las filas que desee eliminar y, a continuacin, presione SUPRIMIR. Para obtener ms informacin sobre otras formas de eliminar datos, vea el artculo Eliminar uno o varios registros de una base de datos.

Volver al principio Planear la eliminacin La eliminacin de registros mediante una consulta se compone de los siguientes pasos generales: Planee la eliminacin. Asegrese de que tiene los permisos necesarios para eliminar los datos, que todos los dems usuarios han cerrado todos los objetos que usen las tablas en