registro de entrada/salida - documento sin título€¦ · eprinsa, es la herramienta básica...

Registro de Entrada/ Salida

Introducción 1

Registro de Entrada/Salida

Introducción ....................................................................................................5

Entrada a la Aplicación ...................................................................................6

Empresa / Unidad Gestora ...................................................................7

Menú de la Aplicación.....................................................................................9

Elementos básicos de los programas...................................................9

Movimiento por el menú de la aplicación ...........................................11

La barra de herramientas. ..................................................................13

Consultas. Modo Normal y Modo Consulta ........................................13

Inserción, actualización y borrado de registros. Modo Normal ...........16

Lista de valores ..................................................................................18

Registro General...........................................................................................21

Registro de Entrada ...........................................................................21

Creación de un nuevo registro.................................................24

Registro de Salida ..............................................................................29

Mantenimiento Registro de Entrada ...................................................29

Modificación de Registros ya introducidos...............................30

Mantenimiento Registro de Salida......................................................31

Consulta .............................................................................................31

Borrado de Registros .........................................................................36

Listados ........................................................................................................39

Listado Libro Registro E/S..................................................................39

Imprimir a doble cara ...............................................................42

Listado de Consulta............................................................................43

Listado Libro Registro E/S..................................................................45

Listado Matriz de Datos......................................................................46

Mantenimiento ..............................................................................................49

Mantenimiento de Departamentos .....................................................49

Mantenimiento de Parámetros ...........................................................51

Mantenimiento de Contadores ...........................................................52

Mantenimiento de Asuntos.................................................................54

Mantenimiento de Interesados ...........................................................55

Reunificación de Interesados .............................................................58

Mantenimiento de Empresas..............................................................62

Unidades Registrales ......................................................................... 64

Definición, creación, modificación y borrado de Registros Auxiliares................................................................. 65

Creación de un nuevo Registro Auxiliar .................................. 67

Asignación de Usuarios a las distintas Unidades Registrales .............................................................................. 67

Destinatarios ...................................................................................... 69

Escudos y Autoridades ...................................................................... 69

Registro B.O.P.............................................................................................. 73

Listado Consulta ................................................................................ 73

Registro General de Entrada ............................................................. 74

Mantenimiento Registro de Entrada................................................... 75

Modificación número, fecha , Anuncio decreto. ................................. 76

Consulta............................................................................................. 77

Contadores de Anuncios.................................................................... 78

Listados Configurados ....................................................................... 79

Registros Otras Aplicaciones........................................................................ 81

Etiquetas....................................................................................................... 84

Generador de Etiquetas..................................................................... 84

Bandejas....................................................................................................... 86

Consulta registro por bandejas .......................................................... 86

Mantenimiento de Bandejas............................................................... 90

Acciones/Bandejas/Aplicaciones ....................................................... 92

Anexo 1 – Digitalización de Documentos ..................................................... 95

Tema 1: Introducción ......................................................................... 95

Introducción y Conceptos Básicos .......................................... 95

Registro de Entrada / Salida (RES)......................................... 96

El escáner ............................................................................... 97

Kofax Express ......................................................................... 98

La interfaz de Kofax Express ........................................ 99

Tema 2: Proceso de Digitalización................................................... 100

Objetivos ............................................................................... 100

Introducción........................................................................... 101

Paso 1: Preparación de los documentos ............................... 102

Paso 2: Digitalización de los documentos ............................. 105

Paso 3: Comprobación de errores......................................... 109

Paso 4: Redigitalización y corrección de errores ...................110

Paso 5: Indexación de ficheros..............................................116

Paso 6: Liberalización del lote ...............................................119

Paso 7: Subida de ficheros ....................................................119

Tema 3: Tratamiento de imágenes con Kofax Express....................119

Objetivos................................................................................119

Introducción ...........................................................................119

La Ficha Digitalización ...........................................................120

Opciones de Escáner ..................................................121

Grupo Digitalizar: ..............................................121

Grupo Detalle....................................................121

Grupo Alimentador............................................121

Grupo Caras .....................................................122

Grupo Tamaño de papel ...................................122

Grupo Giro........................................................122

Grupo Restablecer............................................123

Grupo Escáner..................................................124

Opciones VRS General ...............................................124

Grupo Correcciones Automáticas .....................125

Grupo Claridad .................................................126

Grupo Filtro B/N................................................126


Opciones VRS Color ...................................................127

Grupo Detección de Color ................................128

Grupo Fondo.....................................................128


La Ficha Correcciones VCR ..................................................129

Opciones VRS General ...............................................129

Opciones VRS Color ...................................................130

La barra de acceso rápido .....................................................130

Minibarra de herramientas de página ....................................131

Minibarra de herramientas de documentos............................133

Tema 4: Configuración .....................................................................134

Objetivos................................................................................134

Configuración básica de Kofax ..............................................134

Resolución de escaneo y digitalizar por ambas caras ........................................................................... 134

Definir el formato del código de barras que se va a usar.......................................................................... 136

Tipo de código de barras que dará el nombre al documento y definir la máscara para que el campo índice sea válido ............................................. 139

Parametrización de la subida de ficheros.............................. 140

Anexo 2 – Acceso al Registro Telemático de los Ayuntamientos ............... 143

Créditos del Manual.................................................................................... 152


Introducción 5

Introducción La aplicación de Registro de Entrada y Salida (RES) desarrollada por Eprinsa, es la herramienta básica dentro del entorno cliente servidor, para la gestión del registro que obligatoriamente han de mantener las administraciones públicas. El registro permite llevar un control exhaustivo de la entrada y salida de documentos, permitiendo posteriormente mediante distintas opciones, la recuperación pormenorizada de información, la búsqueda individualizada y la emisión de distintos listados. Se proporciona igualmente una gestión específica de Departamentos, Asuntos, Interesados etc. que permite agilizar notablemente la entrada de datos a través de las pantallas dispuestas al efecto. La aplicación gestiona en realidad diversos registros de entrada y salida como son el Registro General, Registro del B.O.P., Registro de Archivo y en general soporta cualquier otro tipo de registro auxiliar. Mediante la selección de empresa y unidad gestora de la misma, se determina el acceso por los usuarios autorizados, a los distintos registros disponibles para una entidad u organismo. El diseño de la aplicación en entorno cliente-servidor, se ha realizado siguiendo los estándares establecidos en Eprinsa, buscando un entorno intuitivo y de utilización similar en cuanto a las funciones y teclas utilizadas en otras aplicaciones desarrolladas y que se encuentra ya en fase de explotación en la mayoría de los Ayuntamientos de la Provincia .


Entrada a la Aplicación En el presente capítulo se van a seguir los pasos para iniciar una sesión en la aplicación RES ( Registro de Entrada/Salida ). Según la instalación realizada, el icono que identifica a RES puede encontrarse en el escritorio de Windows o bien en uno de los grupos de programas a los que se tiene acceso por el botón Inicio. El icono que muestra la figura está en el escritorio y bastará un doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre él para iniciar la aplicación.

La primera acción del programa es realizar la conexión del usuario a la base de datos con la que se va a trabajar. La conexión se realiza mediante la ventana de la figura, dónde se indicará

- qué usuario realiza la conexión - la clave de este usuario (aparecerán caracteres * para preservar la

clave) - el nombre de la base de datos con la que se va a conectar. Por

defecto el campo Base de Datos estará vacío ya que el sistema se encuentra configurado para conocer a que base de datos debe acceder.

Una vez que se han introducido los campos necesarios, el usuario tendrá que confirmar que quiere realizar la conexión, haciendo un clic con el puntero del ratón sobre el botón [Conectar]. Esta acción es equivalente a pulsar la tecla [Intro] cuando el botón [Conectar] esté seleccionado, como es el caso de la figura. Si el usuario no introduce correctamente los datos, o bien no figura como usuario autorizado, la ventana volverá a aparecer, ya que la conexión no se habrá realizado. Se deberán volver a introducir los datos que se requieran.

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Es necesario tener un usuario reconocido por el sistema y con los permisos necesarios para entrar en la administración de las aplicaciones.

Una vez establecida la conexión, el siguiente paso es seleccionar sobre qué empresa se va a trabajar y que unidad gestora de la misma.

Para que se desplieguen los menús propios de la aplicación y poder comenzar a trabajar con la misma, será necesario presionar el botón [aceptar] se encuentra situado en el formulario de entrada junto a la empresa y la Unidad Gestora.

Empresa / Unidad Gestora Para comprender la filosofía utilizada por la aplicación y entender la diferencia entre empresa y unidad gestora, es necesario recalcar que ambas están estrechamente ligadas al concepto de registro de entrada/salida. Es decir, un registro de entrada/salida perteneciente a una empresa, puede ser gestionado a través de distintos departamentos ( unidades gestoras ) como por ejemplo el departamento de compras, Arquitectura y Rentas. Todas estas unidades gestoras utilizarían el mismo registro de entrada/salida y por tanto el número de registro de cada documento seria correlativo con independencia de que se tramite a través de distintos departamentos, ello nos permitiría sin embargo conocer que registros de entrada o salida ha efectuado una de dichas unidades gestoras/departamento como por ejemplo Arquitectura Por el contrario, si el servicio de Arquitectura, quisiera disponer de un registro propio, dicho servicio pasaría a configurarse como una empresa, y

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los distintos departamentos del servicio de Arquitectura, pasarían a conformar las distintas unidades gestoras de dicho registro. No obstante lo anterior, cada usuario tiene asignado por defecto las empresas y unidades gestoras a los que tiene acceso pudiendo seleccionar entre ellas, aquella con la que desee operar. En la parte inferior izquierda de la pantalla de presentación, encontraremos el botón [Novedades]. Pulsando sobre éste botón, se nos mostrará una nueva ventana con un documento que nos informará sobre las últimas modificaciones realizadas en la aplicación. El documento mostrado presentará una imagen similar a la siguiente:

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Menú de la Aplicación Una vez que nos hallamos identificado adecuadamente y seleccionado la empresa y la unidad gestora con la que queremos trabajar y tras pulsar el botón [Aceptar] como se indicó anteriormente, accederemos propiamente a la aplicación que nos mostrará una imagen similar a la siguiente:

Aunque todas las aplicaciones desarrolladas por Eprinsa en entorno cliente/servidor (Windows) se realizan conforme a un procedimiento estándar de programación, describiremos a continuación algunos de los elementos básicos del programa RES y que resultan similares a otras aplicaciones.

Elementos básicos de los programas Independientemente de la situación en la que nos encontremos dentro del programa, podemos establecer una serie de elementos cuyas características se mantienen invariables en toda la aplicación. Se trata de reglas de comportamiento, diseño estético, elementos visuales, etc. que se definen y describen a continuación. Estos elementos hacen que la aplicación tenga un comportamiento muy homogéneo en cualquier parte. Para mayor abundamiento sobre este aspecto, recomendamos la lectura del manual de Eprinsa “Conceptos básicos en aplicaciones informáticas”. Se define 'ventana' como el conjunto de pantallas que componen un programa (punto de menú) de la aplicación. Cada ventana puede estar compuesta de una o varias páginas. Estas pantallas permiten la consulta o

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mantenimiento de los datos según el programa concreto. Además una ventana se compone de bloques, registros y campos. Se define 'bloque' como un conjunto de datos que se encuentran relacionados entre sí lógicamente, caracterizando alguna cosa u objeto. Se define 'campo' como cada uno de los datos elementales que se introducen en un formulario. Ejemplo: Campo NIF en el que se introduce el nif del interesado. Por tanto la colección de uno o varios campos relacionados forman un bloque. Se define 'Registro'. Como aquella colección de información agrupada por un determinado criterio y que pertenecen de manera individualizada a este. Por ejemplo un registro referido a un determinado interesado, estaría compuesto por todos aquellos datos referidos al mismo como: nif, nombre, apellidos, domicilio etc. En ocasiones la presentación en el formulario se realiza a través de una pantalla 'Multiregistro' donde aparecerán repetidos los mismos campos para distintas personas ( siguiendo el ejemplo anterior ). Se puede observar en la figura siguiente todos los elementos que constituyen una ventana, además de la distribución estándar de dichos elementos sobre la ventana, que se adapta a una serie de reglas que se resumen a continuación:

En la parte superior de la ventana existe una descripción de la ventana donde nos encontramos: Datos del Registro. En la parte inferior de la pantalla de la aplicación se encuentra la línea de mensajes, donde se informará al usuario sobre cualquier anomalía o circunstancia especial que se haya producido. Los mensajes típicos son ayudas sobre los campos que vamos a introducir, errores que se han producido o avisos al usuario. En otras ocasiones cuando se generan varios

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mensajes antes de pasar al siguiente sale una ventana en el centro pidiéndose la conformidad del mensaje. En este caso pulsar el botón de Aceptar, Ok o la tecla [Intro/Return] para aceptar y ver el siguiente mensaje de la línea de mensajes. Una ventana puede tener una o más páginas, así como uno o más bloques. Además puede haber más de un bloque por página o un bloque extenderse por más de una página. Un bloque está delimitado, dentro de una ventana, normalmente por un recuadro en fondo gris y bordes blancos. Es posible que el tamaño de un bloque coincida con el tamaño de una página, difuminándose el límite entre ambos conceptos. Un bloque puede constar de uno o más campos. Todos los campos están resaltados con rectángulos con vídeo inverso y los bordes blancos. Todo lo anterior está relacionado con el elemento 'ventana’. Existen otros elementos dentro de la aplicación a los que se les dedican epígrafes exclusivos más adelante, dentro de este mismo capítulo. Estos son el menú, la consulta y la lista de valores.

Movimiento por el menú de la aplicación La aplicación de RES no es un programa unitario, sino que es un conjunto de programas que se complementan entre sí. Estos pequeños programas están ordenados, de forma jerárquica, de acuerdo con el objetivo final de cada uno de ellos y agrupados según la función que desempeñan. Es aquí donde aparece el 'menú' como elemento que permite el movimiento del usuario a lo largo de la aplicación. Por tanto, podríamos definir 'menú' como el conjunto de opciones que se presentan en el terminal de entre las cuales es posible seleccionar una, dando como resultado la ejecución de un determinado programa de la aplicación. En la siguiente figura se representa un menú cualquiera de la aplicación, y se señalan los componentes que lo forman.

Podemos interpretar el menú de la figura anterior de la siguiente manera: "Estamos en el Menú de RES, donde tenemos todas las opciones de la fila superior activadas (están en negrita) y con el ratón o con la tecla Alt + la letra subrayada se activa el nuevo menú o la ventana deseada. Ej.: Pulsando con el ratón Consulta Registro General o tecleando [Alt + C] .

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Una de las características más importante de los Menús es que son dependientes del perfil de cada usuario, de tal manera que dos usuarios diferentes no tienen por que ver el mismo conjunto de menús cuando ejecutan la misma aplicación. Esto es así desde el momento que un determinado usuario puede tener restringido el uso de alguna de las opciones de la aplicación. Además también es posible que dos usuarios vean el mismo punto de menú pero el comportamiento dentro del programa al que da paso esa opción sea distinto no pudiendo ejecutar todas sus posibilidades. Por ejemplo usuarios que pueden consultar solamente los datos en un mantenimiento y otros que sí pueden insertar y actualizar pero no borrar, etc. Dentro de un menú podemos realizar, básicamente las siguientes operaciones: Salir de la aplicación.- Pulsando las teclas Alt + S o directamente con el ratón en Salida. Cambiar de Ventana.- Usando el ratón o las teclas correspondientes podremos cambiar de ventana activa. Esto supone que podemos elegir diferentes opciones de la aplicación y tenerlas activas sin tenernos que salir de unas para entrar en otras. Esto supone una ventaja con respecto a las aplicaciones tradicionales pero tiene las limitaciones de la carga de trabajo para el terminal. Es decir, dependerá de las características de cada terminal (ordenador) para poder tener varias ventanas abiertas tal y como se muestra a continuación:

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La barra de herramientas. La barra de herramientas se encuentra situada en la parte superior de la pantalla y proporciona al usuario la posibilidad de realizar distintas acciones bien sea a través de los botones que componen la barra o través de la secuencia de teclas apropiada. En la siguiente imagen se muestra una vista de dicha barra.

Consultas. Modo Normal y Modo Consulta Existen dos modos en los cuales se puede encontrar un programa (ventana): modo normal y modo consulta. El modo normal es el modo en el que se introducen nuevos registros en la base de datos, se rellenan o actualizan campos, se borra el contenido de un campo, se eliminan registros de la base de datos, etc. Es la forma más intuitiva y en la que el usuario normal se encuentra acostumbrado a trabajar. Este modo es explicado con detalle en el siguiente epígrafe. En las ventanas aparece un nuevo modo que se llama modo consulta. Como indica sirve para realizar consultas muy versátiles a la base de datos. Además, para actualizar registros o borrarlos primero tenemos que obtenerlos en pantalla mediante una consulta y luego operar sobre éstos. Por todo ello el modo consulta es fundamental. Los siguientes párrafos explican en detalle este modo y como sacar el máximo provecho del mismo.

Para activar la consulta sobre un bloque se debe de pulsar el botón .

Para realizar la consulta pulsar y para contar los registros que retorna una consulta pulsar . Nótese que en la línea de mensajes informa al usuario de en que modo se encuentra. Cuando en la línea de mensajes aparece el mensaje "Introduzca una consulta; pulse F8 para ejecutar y CTRL+q para cancelar" nos indica que se encuentra en modo consulta. Esto es importante, ya que el comportamiento de la forma es totalmente diferente al comportamiento en modo normal y una pulsación accidental de la tecla puede desconcertar al usuario. De esta forma podemos cerciorarnos que, efectivamente, se está en modo consulta. En cualquier otro caso nos encontramos en modo normal.

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Para entrar en el modo consulta se pulsa el botón ya mencionado. También es posible que en algunos programas automáticamente al entrar se nos sitúe la forma en dicho modo. Eso lo sabremos por lo descrito en el anterior párrafo y porque habitualmente se mostrarán los campos en un color diferente. Las consultas se realizan exclusivamente por bloques, en aquellos en los que esté permitido dicho modo. Y en los campos de dicho bloque se introducirán los criterios para obtener los registros que queremos. Puede que en no todos los campos se puedan introducir dichos criterios. Cuanto más precisos sean los criterios de la consulta, menor será el número de registros que devuelva la consulta. Sobre como especificar dichos criterios se detalla en este epígrafe más adelante. Cuando entramos en el modo consulta se limpian todos los campos del bloque afectado por la consulta. A veces, un bloque está relacionado con otros bloques. Por ejemplo un bloque de interesados está relacionado con el bloque de datos del documento, ya que según el interesado se verán los documentos que pertenecen al mismo. Este es un ejemplo de tipo general, ver en la documentación de cada programa el funcionamiento particular del mismo. El estado de consulta permite al usuario seleccionar, del total de datos posibles en esa forma, aquellos que cumplen una condición determinada, formando un conjunto de registros entre los cuales puede el usuario moverse. Si se hubiera encontrado más de un registro podríamos movernos a lo largo de ellos pulsando o las teclas [Arriba] y [Abajo] para ir hacia atrás y hacia adelante respectivamente, esto último lógicamente se realiza en modo normal, ya que al ejecutar la consulta y obtener los registros determinados la forma pasa a modo normal automáticamente. Veamos el proceso de consulta. En principio, después de pulsar el botón de introducir la consulta se limpian los campos del bloque(s) a los que afecta la consulta que hemos hecho. Se presenta en la línea de estado los mensajes que hemos descrito en párrafos anteriores indicándonos que se está en el modo consulta. A continuación podemos realizar dos tipos de consulta: 1- Obtener todos los registros. 2- Obtener un subconjunto de los registros introduciendo unos criterios de consulta. El primer caso se consigue dejando todos los campos del bloque en blanco y pulsando el botón o la tecla [Ejecutar Consulta]. Un campo en blanco significa que no existe ninguna restricción sobre el mismo. Supongamos un bloque con los campos de código de empresa, nombre de empresa etc. Si los dejamos en blanco obtendremos todas las empresas de la base de datos. Este tipo de acción NO es aconsejable ya que provoca mucho trabajo por parte de la máquina cuando las bases de datos son voluminosas y además existe un entorno con muchos usuarios trabajando sobre el ordenador.

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¡Recuerde! Utilice las consultas selectivas para no sobrecargar al ordenador central.

El segundo caso se utiliza para obtener un subconjunto de los registros sobre los cuales queremos consultar o sobre los cuales queremos realizar algún tipo de actualización, o borrarlos, etc. Para obtener este subconjunto se usan una serie de criterios de consulta estos los podemos dividir en tres tipos: 2.1- Valores exactos. 2.2- Condiciones variables. 2.3- Usando condiciones de consulta avanzadas (SQL). 2.1- Usando valores exactos consiste en rellenar el/los campo(s) cuando se está en modo consulta con los valores exactos que queremos que tengan en esos campo(s) los registros que queremos recuperar de la base de datos. Veámoslo con un ejemplo basado en el anterior que vimos. Si quisiéramos obtener todos los datos relativos a la empresa ‘POSADAS’ , rellenaríamos el campo descripción en la forma de ‘Mantenimiento del Registro General’ con el valor ‘Posadas’. Posteriormente pulsaríamos el botón o la tecla [Ejecutar Consulta]. Se pueden obtener unas consultas más flexibles usando comodines en los literales, esto es unos caracteres especiales que valen por cualquier carácter. Son dos: '_' (el subrayado) y '%'. El subrayado sustituye a cualquier carácter. Por ejemplo, si en el campo usuario se introduce el literal 'Ro_a' podríamos obtener los usuarios cuyo apellido es Rosa, Roma, Roca etc. El % sustituye a 1 o más caracteres o ninguno, en la posición del comodín. Por ejemplo si rellenamos el campo usuario con el literal 'Ro%o' obtendremos nombre de usuario Rosado, Romero, Romario, Roo etc. Todo esto se puede combinar en varios campos. 2.2- En algunos casos queremos hacer consultas de otro tipo. Por ejemplo queremos saber todos los usuarios cuyo nombre sea, según el orden alfabético, mayor que PÉREZ . En este caso el método anterior no sirve. Para ello se hace uso de una serie de operadores. Los operadores existentes son: = Igual a, es equivalente a consultar con el método 2.1. != distinto a. > >= mayor que, mayor o igual que. < <= menor que, menor o igual que. between entre dos valores incluyendo los extremos del rango. not between que no esté entre dos valores incluyendo los extremos del rango.

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Veamos como se usan los operadores. Para obtener por ejemplo liquidaciones cuyo importe es igual o superior a 80.000 ptas. Estando en modo consulta rellenaremos el campo importe con el literal > 80000. Igual para el resto de los operadores. El caso del between es especial. Ejemplo: Obtener todas las liquidaciones cuyo importe esté comprendido entre 80.000 y 100.000 ptas. ambos inclusive. En este caso, se rellena el campo importe con #between 80000 and 100000. 2.3- Con este método es posible usar toda la potencia del lenguaje SQL para seleccionar un subconjunto de los registros. El uso de consultas avanzadas usando SQL se sale fuera del alcance de este manual. Cuando se ha ejecutado una consulta pulsando el botón o la tecla [Ejecutar Consulta] la línea de estado tiene la siguiente información, empezando de izquierda a derecha: Registro: número/total. número indica el número de registro en que estamos posicionados dentro de los que se han recuperado de la consulta. Cada vez que avanzamos o retrocedemos con los botones o teclas correspondientes este contador se incrementa o decrementa. total indica el número de registros que se han recuperado y mostrado en la pantalla. Cada vez que avanzamos con el botón o la tecla [Abajo] en el conjunto de registros recuperados este contador se incrementa. Por último decir que previamente a pulsar el botón o la tecla [Ejecutar Consulta] para que nos muestre los registros seleccionados es posible saber cuantos registros recuperaremos con esa consulta. Para ello se pulsa el botón o la tecla [Número Reg. Devueltos]. Después de pulsar esta tecla seguimos en modo consulta, pudiendo pulsar el botón o tecla de [Ejecutar Consulta] para obtener los registros. Estando en modo consulta es posible cancelar la consulta y volver al modo normal pulsando el botón o la tecla [Salir/Cancelar]. Si una consulta no recuperará ningún registro entonces aparece en la línea de mensajes lo siguiente: Consulta no recuperó ningún registro. Reintente. Y se observa que continúa en el modo consulta.

Inserción, actualización y borrado de registros. Modo Normal Como hemos mencionado en el epígrafe anterior el modo normal es el modo en el que se introducen nuevos registros en la base de datos, se rellenan o actualizan campos, se borra el contenido de un campo, se eliminan registros de la base de datos, etc. La inserción de nuevos registros es posible realizarse desde distintas situaciones. Normalmente al entrar una forma el programa se encuentra en el modo normal. En tal caso se irán rellenando tal cual los campos del registro donde se encuentra el cursor, el actual, que se considera registro nuevo preparado para insertar. Este es el caso normal. Pero en algunas formas ya se comentó que se entraba directamente en el modo consulta. En

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tal caso se ejecutará una consulta y teniendo otros registros de la base de datos se querrá introducir un nuevo registro. En este último caso cuando pulsamos el botón o la tecla [Abajo] después del último registro aparece un registro en blanco o nuevo para cumplimentarlo y añadirlo a la base de datos. Si estando en este registro nuevo pulsamos nuevamente [Abajo] sin haber cumplimentado el registro, en lo que sea necesario según el programa de que se trate, obtendremos el mensaje "El registro debe ser introducido o borrado primero". También es posible insertar entre registros obtenidos de una consulta pulsando el botón o la tecla [Crear registro] en cuyo caso se creará un registro en blanco, para rellenar, tras el registro en el que nos encontrábamos. Para actualizar lógicamente deberemos de haber recuperado el registro(s) existente(s) en la base de datos mediante una consulta previa. Después simplemente se modificarán los campos que se desee de los registros que queramos. Esto se podrá realizar siempre que los campos sean actualizables. En caso contrario se indicará en la línea de mensajes que el campo no es actualizable. El borrado de registros es semejante al caso de la actualización. Para borrar el registro sobre el que se encuentra el cursor pulsar el botón o la tecla [Borrar registro (BD)]. Esto hará que el registro desaparezca de la pantalla. Hay una diferencia fundamental entre este botón y el botón o la tecla [Limpiar registro], ésta simplemente lo elimina de la pantalla de visualización pero no de la base de datos. No obstante, todas estas operaciones de inserción, actualización y borrado de registros no toman efecto de manera inmediata sobre la base de datos sino que se ejecutan sobre una zona de trabajo. Para que tomen efecto sobre la base de datos habrá que aceptar dichas operaciones. Por ejemplo, hemos insertado 3 registros nuevos. Para que estos sean grabados a la base de datos, habrá que aceptar dichas operaciones para que se graben realmente, para ello pulsar el botón o la tecla [Aceptar/COMMIT]. Lo mismo ocurre con las actualizaciones y los borrados aunque en pantalla veamos sus efectos NO están actualizados los cambios sobre la base de datos. Debido a lo anteriormente explicado, existen situaciones en que el usuario ha realizado operaciones que no ha aceptado y se quiere salir del programa o por ejemplo realizar una consulta con otros criterios para obtener otros registros, u otras operaciones en las que se estima que deben validarse las operaciones pendientes antes de ejecutarlas. En tal caso, el programa presenta una ventana cuyo objetivo debe entenderse. La ventana presenta el mensaje ¿Quiere validar los cambios que ha efectuado?. Y presenta tres botones/opciones: Sí, No y Cancelar. Seleccione lo que desea con el ratón (inmediato) o con la tecla [Siguiente Campo]. Cuando el botón que deseemos esté seleccionado pulsar [Intro/Return]. El Sí significa que aceptamos (validamos) todas las operaciones que

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hubiéramos hecho desde la última aceptación o desde la última consulta. Si pulsamos No entonces anulamos todas las operaciones que hubiéramos realizado desde la última aceptación o desde la última consulta. Si pulsamos Cancelar volvemos al estado anterior por si queremos corregir o modificar algo antes de aceptar definitivamente Para salir de un programa hay que estar en modo normal. Si, se estuviera en modo consulta primero hay, o bien que ejecutar una consulta que devuelva registros, con lo cual como se dijo, pasamos automáticamente al modo normal, o cancelamos la consulta. Una vez estando en modo normal pulsamos el botón o la tecla [Salir/Cancelar] y cerramos la ventana en ese momento activa. Si al intentar salir hubiera operaciones pendientes de validar o aceptar saldrá la ventana de aviso descrita en el apartado anterior. En otras ocasiones puede salir otra ventana que pregunta si se desea salir apareciendo el mensaje ¿Quiere salir? .Si se pulsa que Sí entonces se perderán las operaciones que no se hubieran validado. Si se pulsa No entonces volvemos a donde estábamos permitiendo validar (aceptar) explícitamente pulsando el botón o la tecla [Aceptar/COMMIT].

Lista de valores Existen campos en los cuales no es posible la introducción de cualquier valor, aunque sea del tipo al cual pertenece el campo. Por ejemplo, un campo sirve para almacenar el color de un objeto, pero sólo admite la introducción de una serie de colores que están previamente definidos. Esto evita que los usuarios puedan rellenar el campo con descripciones distintas que significan lo mismo o evitar que introduzcan literales no permitidos. Estos campos se dicen que tienen sus valores codificados. En los campos que se definen de este tipo, es decir que sólo admiten valores codificados, es posible utilizar el botón o la tecla de función [Lista de Valores] que muestra los posibles valores que puede tomar el mencionado campo y que han sido previamente establecidos y que además, como se ha dicho, serán los únicos valores que admita el campo. Si un campo tiene Lista de Valores, en la línea de ayuda/mensajes cuando estamos sobre el campo en cuestión, aparecerá a la derecha de la ayuda del campo la frase Lista de valores disponible.

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En la figura siguiente se muestra una ventana de ejemplo a la que se ha accedido mediante la pulsación del botón o de la tecla [Lista de Valores].

Se trata de una ventana que se superpone a la pantalla actual. Dicha ventana posee un título en la parte superior y una barra indica que opción está momentáneamente seleccionada. También existe un campo especial titulado 'Busca'. En la izquierda de la ventana aparecen tres zonas. En el área de en medio aparece una barra de desplazamiento que nos da una idea de cuantos valores existen por encima o por debajo de donde estamos. Esta barra aparece cuando existen más valores de los que se pueden visualizar en la ventana. Veamos el funcionamiento de la ventana Lista de Valores. Con las teclas [Arriba] y [Abajo] se mueve la barra de selección. Si queremos mover la barra de selección en lugar de, de una en una posición, de página en página usar las teclas [Página Arriba] y [Página Abajo] respectivamente o usamos la barra de desplazamiento verticalmente. Con el botón o la tecla [Aceptar] ó [Enter] pasa el valor seleccionado con la barra al campo de procedencia. Con el botón o la tecla [Cancelar] abandonamos la lista de valores y volvemos al campo de procedencia sin pasar valor alguno. Con la tecla [Siguiente Campo] (NO confundir con [Enter]) pasamos por los diferentes campos/botones también se pueden seleccionar con el ratón. Seleccionando con el ratón el campo 'Busca', situado en la parte superior de la lista de valores, podemos teclear alguna cadena de carácter que se buscará entre las opciones de la lista de valores. Es posible utilizar comodines. Por ejemplo si en este campo introducimos el literal 'Cor%' obtendrá todos los valores que empiecen por Cor. Si por ejemplo, introducimos el literal 'C%s' se obtendrá todos los valores que empiecen por

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C y acaben en s. Esto nos permite restringir una Lista de Valores muy extensa para luego seleccionar el valor que nos interesa introducir en el campo.


Registro General

Bajo este apartado, se incorporan las distintas opciones orientadas al control y gestión de los registros de entra y salida.

Registro de Entrada

Una vez seleccionada esta opción, se nos mostrará la pantalla que permite la introducción de los datos referidos al documento que se registrará y que es similar a la siguiente:

En esta pantalla se introducen los datos necesarios para proceder al registro de los documentos, y para ello se hace necesario rellenar los siguientes campos estructurados en los bloques que se explican a continuación:

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En la parte superior de derecha de la pantalla figura la hora de grabación que será visualizada al entrar o al grabar el registro, en función de la definición de la misma en la pantalla de parámetros. Datos del Registro Empresa: Empresa propietaria del registro. Registro: Nombre del Registro que se está utilizando. Dispone de lista de valores. Tipo de Registro: Es un campo informativo y por tanto no se puede acceder a él. Indicará el tipo de Registro que se va a introducir y su valor dependerá de la opción tomada en el Menú Principal. Puede tomar dos valores 'E' para el Registro de Entrada y 'S' para el Registro de Salida. Año: Corresponde al año del Registro. Por defecto tomará el valor del año de la fecha actual. No es un campo de entrada y por lo tanto no se tendrá acceso a él. Fecha: Por defecto tomará la fecha actual.

Para introducir una fecha distinta (ocurre en ocasiones puntuales), es necesario mecanizar en primer lugar el departamento de destino, y trasladarnos a continuación al campo fecha de entrada, para poderla modificar.

: Este botón actualizará el campo Fecha del Registro con la fecha y hora del último registro introducido más 2 segundos. Nº Registro: Contendrá el número de registro correspondiente al documento registrado. Departamento: Muestra la palabra ‘DESTINO’ por defecto. Es necesario introducir código y departamento de destino o procedencia a través de la [LISTA DE VALORES] Datos del Interesado Identificador: Número del documento de identidad. Dispone de Lista de Valores. Al pulsar [ENTER], si ya existe el identificador, aparecerán en los campos correspondientes todos los datos referentes al interesado. En caso de no existir se nos solicitarás los datos restantes. Apellido 1º: Primer apellido del interesado. Apellido 2º: Segundo apellido del interesado. Nombre: Nombre del interesado. Municipio: Nombre del municipio. Provincia: Nombre de la provincia. Munic.Libre: Municipio o provincia extranjero.

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Prov.Libre: Provincia o país extranjero. Datos del Documento Fecha: Por defecto se establece la actual. Esta fecha deberá ser obligatoriamente menor o igual a la fecha del registro. Dirigido a: Persona u órgano a la que va dirigido el documento. Dispone de lista de valores. Asunto: Contiene el Código del Asunto y la Descripción del Asunto. Puede introducirse directamente el código del asunto o utilizar la Lista de Valores que se encuentra disponible. Es posible también una vez seleccionado el texto del asunto mediante la introducción del código u obtenido desde la lista de valores disponible, añadir o modificar el texto asociado, manteniendo sin embargo el código del asunto seleccionado así como introducir el texto directamente, en tal caso el campo del código deberá quedar en blanco. Ejemplo: Para crear un extracto/asunto que agrupe las solicitudes de licencia de obra, se deberá: 1) Crear un extracto con el siguiente texto: "Solicitando Licencia de Obra Número" 2) Cuando se use dicho asunto, invocar el extracto creado desde la [LISTA DE VALORES] 3) Es posible también una vez seleccionado el texto del asunto mediante la introducción del código u obtenido desde la lista de valores disponible, añadir o modificar el texto del asunto, manteniendo sin embargo el código del asunto seleccionado. 4) Una vez que aparezca el texto en el registro, añadirle al final del texto el número real de la obra que se solicita Esta posibilidad se ha implementado en la aplicación, para poder consultar el registro, agrupando por el código de asunto. Si se observa el ejemplo anterior, dicho proceso permitiría poder consultar el registro agrupando por solicitudes de licencia de obra, independientemente del número de esta, puesto que todos los registros tendrán el mismo código de asunto. Registro Referenciado Corresponde a los datos del registro de entrada o salida al que se hace referencia. Incluye los siguientes campos: Tipo de Registro: Contendrá el tipo del registro referenciado. Nº Registro: Número del registro referenciado. Año: Año del registro referenciado. Fecha: Fecha del registro referenciado. Observaciones: Es un campo de entrada opcional. A título informativo se podrá introducir cualquier observación pertinente sobre el documento que se está registrando.


Si se introducen datos de un registro de referencia que no existe, se mostrará un mensaje de advertencia y no se dejará continuar registrando. Para poder continuar se debe introducir un registro existente o bien borrar el campo. Si se introduce el número de registro , nos proporcionará automáticamente la fecha del mismo.

Creación de un nuevo registro Una vez introducido un registro y posteriormente grabado, mediante la tecla [crear registro], podemos proceder a la inserción de uno nuevo en cuyo caso, se mantendrán la fecha del registro, departamento, fecha del documento y asunto, del último registro introducido, con el fin de facilitar la entrada del nuevo registro. En la parte superior izquierda de la pantalla se sitúan los siguientes botones de acción:

Documentos Adjuntos Una vez grabado el registro, si se pulsa el botón, accederemos a la pantalla que nos permitirá relacionar aquellos documentos que se acompañan con el registro introducido, mediante la utilización de la siguiente pantalla:

Los campos que se incluyen en la pantalla son: Etiquetas: Corresponde al código de barras asignado al documento. CSV: Código seguro de verificación o huella del documento digital. Nombre del Archivo: Nombre del archivo del documento. Tipo de Archivo: Muestra el tipo de archivo seleccionado. Tamaño: Tamaño en bytes del fichero. Si disponemos de etiquetas, adheriremos una de ellas sobre el documento y procederemos a su escaneado, todos los datos del documento se incorporaran al formulario y este, quedará alojado en la base de datos.

24 Introducción


Para seleccionar un determinado archivo, pulsaremos dos veces con el botón izquierdo del ratón en el registro, o bien, sobre el icono situado a la derecha que representa una carpeta, y se nos conducirá a una ventana de dialogo como la que se muestra a continuación:

Sólo se admitirán ficheros que contengan alguna de las siguientes extensiones: PDF,BMP,GIF,JPG,JPEG,JPE,TIF,TIFF,JFX,DOC,TXT,HTM,HTML,RTF.

A través de dicha ventana seleccionaremos el fichero deseado y se actualizarán los campos del formulario. Visualización de Documentos

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Para visualizar el fichero a través del navegador que se encuentre instalado en nuestro ordenador, pulsaremos dos veces con el botón izquierdo del ratón y se nos mostrará el mismo, como puede verse en la imagen siguiente:

Imprimir documento de recibí para el documento presentado. Este botón permite a los usuarios la impresión de un justificante sobre el documento presentado en el registro.

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El documento será similar al que se muestra a continuación:

Imprimir oficio para 060 Este botón posibilita la impresión de un justificante de presentación de un documento destinado a otra administración con la que se encuentre celebrado el oportuno convenio.

Introducción 27


El formato que se realizará es similar al que se muestra a continuación:

[Extraer primer documento adjunto]: Nos conduce a la pantalla de documentos adjuntos, explicada en el apartado anterior.

[Imprimir etiqueta asociada al registro] Imprime etiquetas con el código de barras para asociarlas a los documentos.

28 Introducción


Registro de Salida Al seleccionar esta opción se mostrará la siguiente pantalla:

Será aplicable para esta opción todo lo expuesto anteriormente para el Registro de Entrada. Puesto que se trata de realizar el mismo proceso, y teniendo en cuenta los cambios lógicos, como por ejemplo el registro de entrada dice Departamento de Destino, en el de salida indicará Departamento de Procedencia.

Mantenimiento Registro de Entrada

Mediante esta opción se podrán crear nuevos registros de entrada – siempre que el número no exista - con numeración manual, así como modificar datos que se introdujeron erróneamente en registros ya existentes. Los usuarios podrán acceder a un solo registro o varios, en función del registro seleccionado al comenzar la aplicación o en su caso, a las actuaciones permitidas al usuario que accede.

Introducción 29


La pantalla utilizada es la siguiente:

La pantalla que aparece es igual a la descrita anteriormente para el Registro de Entrada por lo que se omite su descripción.

Modificación de Registros ya introducidos Es posible la modificación de los datos de un registro ya efectuado, para dicho propósito, debemos Introducir el número del registro que se desee modificar y ejecutar una consulta. Posicionar el cursor en el campo deseado y proceder a la modificación oportuna sobrescribiendo en el campo o bien borrándolo e introduciéndolo de nuevo.

El número de Registro en ningún caso será modificable al objeto de garantizar la integridad de los datos grabados.

Si se desconoce el número de registro o bien se desea modificar un grupo de registros pulsar [ENTRAR CONSULTA], introducir en los distintos campos los datos o patrón de datos por los que se vayan a efectuar la consulta. Pulsar [EJECUTAR CONSULTA]. Una vez obtenidos los registros, se puede proceder a su modificación. Para validar los cambios pulsar [VALIDAR]. Pulsar [FLECHA ABAJO] para pasar al siguiente registro o bien [FECHA ARRIBA] para ir al anterior registro.

Desde esta pantalla se puede modificar un registro de entrada completamente, en cierto modo, es como eliminar un registro y colocar en su lugar otro.

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Mantenimiento Registro de Salida

Este mantenimiento tiene un funcionamiento similar a la opción de “Mantenimiento Registro de Entrada”. La pantalla utilizada es la siguiente:

Como puede observarse, es similar a la ya mostrada sobre el “Mantenimiento Registro de Entrada” por lo que en cuanto a su funcionamiento y manipulación remitimos a dicho capítulo para su estudio y conocimiento.

Consulta

Mediante esta opción se permite realizar la consulta de los registros, tanto de entrada como de salida. En función de los permisos que ostente el

Introducción 31


usuario, podrá acceder a una o varias unidades registrales. La pantalla utilizada es la siguiente:

Al entrar en la pantalla, ésta se situará en modo consulta, al objeto de que podamos introducir los datos necesarios para realizar una consulta selectiva. Se puede apreciar que esta pantalla es muy similar a la utilizada en las opciones anteriores, por lo que sólo se explicarán los campos que aparecen nuevos. Los bloques definidos en la pantalla son los siguientes: Datos del Registro U.Registral: Unidad Gestora creadora del registro. Tipo registro: Indica si se trata del registro de entrada o salida. Entre Fechas: Este parámetro consta de dos campos que especificarán el rango de fechas desde-hasta correspondiente a los registros a consultar. El formato de fecha será "dd/mm/yyyy". Si el campo correspondiente al rango inferior se deja el blanco, tomará como valor por defecto la mínima fecha existente en el Registro de E/S correspondiente al resto de parámetros introducidos. Si el campo correspondiente al rango superior se deja el blanco, tomará como valor por defecto la máxima fecha existente en el Registro de E/S correspondiente al resto de parámetros introducidos. Entre nº registros: Este parámetro consta de dos campos que especificarán el rango de números de registro desde-hasta correspondiente a los registros a consultar. Si el campo correspondiente al rango inferior se deja el blanco, tomará como valor por defecto el número de Registro mínimo existente en el Registro de E/S correspondiente al resto de parámetros introducidos.

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Si el campo correspondiente al rango superior se deja el blanco, tomará como valor por defecto el número de Registro máximo existente en el Registro de E/S correspondiente al resto de parámetros introducidos.

Si no se introduce ningún rango para la fecha o el número de registro, el programa interpretará que estos carecen de importancia asumiendo los valores mínimos y máximos y consecuentemente se producirá una sobrecarga de trabajo en el sistema. Por ello, será siempre conveniente fijar un rango adecuado para minimizar el resultado.

Año: Año correspondiente al registro. Fecha: Fecha del registro. NºRegistro: Número de registro del documento. Departamento: Código y nombre del departamento. El resto de los datos son similares a los mostrados en las opciones anteriores. Para proceder a la consulta basta con introducir los datos por los que se desee realizar la consulta y pulsar [EJECUTAR CONSULTA]. Para visualizar los distintos registros devueltos pulsar [FLECHA ABAJO] para ir visualizando el siguiente registro o [FLECHA ARRIBA] para visualizar el registro anterior. No se podrán modificar los registros devueltos desde esta opción. En la parte inferior derecho de la pantalla, se sitúan los botones de acción: [Limpia Condiciones]: Borra los datos introducidos en la pantalla. [Visualiza Consulta]: Realiza la consulta introducida.

Introducción 33


La pantalla que se nos mostrará será la siguiente:

Los datos que podemos ver en esta pantalla, son los establecidos y ya comentados para el registro de entrada y salida. Los botones de acción incorporados son los siguientes: [Doc.Adjuntos] Permite acceder a la ventana de gestión de archivos. [Imprimir] Genera un listado similar al que se muestra a continuación:

[Establecer Filtro] Vuelve a al modo de consulta.

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[Visualizar Varios Registros]: Muestra una pantalla que recoge los distintos registros seleccionados en la consulta, como se muestra en la siguiente imagen:

Los datos que se recogen son los siguientes: Unidad Registral:Indica el nombre del registro. Tipo:Tipo de registro E/S Entrada/Salida Año:Año al que pertenece. Fecha Registro:Fecha y hora de la introducción del registro. Número:Número del registro. Código:Código de departamento de destino o procedencia. Departamento:Nombre del departamento. Identificador: Número del documento de identidad del interesado. Apellido Primero:Apellido primero del interesado. En la parte inferior de la pantalla, se sitúan los siguientes botones de acción: [Documentos Adjuntos]: Se muestra la pantalla correspondiente a documentos adjuntos, ya tratada en apartados anteriores. [Imprimir]: Genera un informe del registro de entrada y salida. [Establecer Filtros]: Vuelve a la pantalla de consulta para fijar nuevas condiciones de búsqueda.

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Borrado de Registros

Mediante esta opción los usuarios pueden realizar el borrado de los registros introducidos erróneamente. En función de los permisos de que disponga un determinado usuario, podrá acceder a una sola unidad registral o varias. La pantalla utilizada para este propósito es la siguiente:

Como se puede apreciar en esta pantalla aparecen dos bloques bien diferenciados: Selección de Registros Se introducirán en este bloque los parámetros necesarios para proceder a la selección de registros. Unidad Registral: Nombre del registro. Dispone de lista de valores. Tipo de Registro: Se introducirá 'E' para seleccionar registros de entrada o 'S' para registros de salida. Año Registro: Corresponde al año de los registros que se desean seleccionar. Una vez introducidos los datos en los campos respectivos, pulsar el botón [VER REGISTROS] para que se muestren los registros seleccionados. Registros Seleccionados En este bloque se mostrarán los datos siguientes: Número:Número del registro. Fecha registro:Fecha de introducción del registro. Dpto.: Código del departamento de procedencia o destino. Identificador: Número del documento de identidad.

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Nombre Completo:Nombre del interesado. Asunto: Descripción del asunto. En la pantalla se mostrarán los datos de los registros seleccionados. Pulsando [ENTER] o [CAMPO ANTERIOR] podremos navegar por los distintos campos. Puede utilizarse igualmente la barra de desplazamiento situada en la parte inferior de la pantalla Los registros aparecen en orden decreciente quedando en primer lugar el de número superior que será el último introducido, seguido del inmediatamente inferior y así sucesivamente hasta completar la pantalla. Se intenta evitar de esta forma que queden huecos en el registro, obligar a borrar todos los registros posteriores que se hayan realizado tras el registro que se considera incorrecto. Lo expuesto anteriormente, significa que solamente es posible borrar el último registro introducido, por lo que borrar otro registro, implicará necesariamente el borrado de todos los precedentes con el objetivo de salvaguardar la integridad y continuidad del registro.

No se podrá navegar a través de los registros. El cursor siempre estará posicionado en el primer registro de la pantalla, que precisamente es el último número registrado.

Para proceder al borrado pulsar [BORRAR REGISTRO]. Aparecerá la siguiente pantalla:

Si existiesen documentos asignados al registro, se nos mostrará un mensaje de advertencia como el siguiente:

En la pantalla de confirmación aparecerá por defecto el valor 'Si'. Basta solo por tanto pulsar [ENTER] para confirmar borrado.

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No se podrá borrar mas de un registro a la vez, y además el único que se puede borrar es el primero que aparece en pantalla, que coincide con el último registrado.

38 Introducción


Listados

Bajo este apartado, se agrupan los distintos listados e informes de los registros generales de entra y salida.

Listado Libro Registro E/S

Esta opción permitirá la generación e impresión del listado del Libro de Entrada y del Libro de Salida del Registro incluidos los registros auxiliares existentes. Para comprender mejor el alcance de esta opción, mostramos a continuación un gráfico de registro principal con los registros auxiliares dependientes del mismo.

Introducción 39


Desde esta pantalla vamos a poder seleccionar que se nos liste el Libro de Registro a partir de un Registro Auxiliar que se encuentre en un determinado nivel, así por ejemplo si se elige el Registro Principal (“RE”) se podrá listar el Libro de Registro con todos los Registros Auxiliares que cuelgan del Principal. El listado que se generaría sería ordenado de manera ascendente por la fecha de registro y pueden aparecer intercalados los asientos de los distintos registros auxiliares. Para la selección de los parámetros o condiciones del mismo se utilizará la pantalla que se muestra a continuación:

Esta pantalla contiene los campos para la introducción de los parámetros necesarios para la selección de los registros. Son los siguientes: Nombre del Registro: Selecciona el registro correspondiente. Tipo de Listado: Los valores a introducir en este campo son 'E' generar el listado del Registro de Entrada o 'S' para el de Salida. Año Registro: Entrar en este campo el año correspondiente a los registros que se deseen listar. El valor por defecto es el año en curso. Fecha Registro entre: Este parámetro consta de dos campos que especificarán el rango de fechas desde-hasta correspondiente a los registros a listar. El formato de fecha será "dd/mm/yyyy". Si se deja en blanco uno o ambos campos se tomará por defecto el primer y último día, respectivamente, del año introducido. Número Registro entre: Este parámetro consta de dos campos que especificarán el rango de números de registro desde-hasta correspondiente a los registros a listar. Si se deja en blanco uno o ambos campos de tomará por defecto el primer y último registro, respectivamente, para el año introducido.

40 Introducción


Número Página Comienzo: Se introducirá en este campo el número de página por el que se desea que comience la impresión, pues es factible que el libro de se pueda imprimir por partes según parámetros seleccionados. Selección de Preimpreso: Si se selecciona esta opción, el listado se imprimirá sobre un formato de preimpreso predefinido no siendo necesario sino papel común en blanco. El listado es similar al que se muestra a continuación:

Obsérvese que los registros aparecen intercalados en función de la fecha y hora. Si el informe se realiza sobre un registro auxiliar, solo se mostrarán los datos concernientes a ese registro y a los auxiliares que dependan del mismo, como podemos apreciar en la siguiente imagen:

Listado Papel Oficial: Si se selecciona esta opción para imprimir en Papel Oficial del Estado, el programa imprimirá las hojas ajustándose a un papel ya impreso con un formato determinado. El listado es similar al que se muestra a continuación:

Introducción 41


Imprimir a doble cara Es importante conocer, que el tipo de salida tiene un menú desplegable con las opciones que se muestran a continuación:

Asimismo hay que destacar que si seleccionamos como salida cualquier tipo de fichero, podremos utilizar el icono que a parece en la parte derecha y que se muestra a continuación:

para establecer el nombre y la situación que deberá ocupar el fichero generado y para lo cual se mostrará una ventana típica de Windows como la siguiente:

42 Introducción


¡Importante! Si no dispone de una impresora capaz de imprimir por ambos lados de una página, y necesita imprimir el libro de registro a doble cara, deberá utilizar la salida en formato PDF, para posteriormente mediante la utilidad Adobe Acrobat Reader – utilidad de carácter gratuito -, imprimir las páginas impares y con posterioridad las pares.

Listado de Consulta

Mediante esta opción se generan los listados de consulta del Registro de Entrada/Salida, a partir de los parámetros introducidos en los respectivos campos de la siguiente pantalla:

Los parámetros previstos para la creación del informe son los siguientes: Unidad Registral:Código y descripción del registro. Dispone de lista de valores. Mostrar Registros Auxiliares: Muestra los registros auxiliares existentes para la unidad registral seleccionada.. Tipo listado: Indica registro de entrada o salida. Año registro: Años del registro deseado.

Introducción 43


Fecha registro entre: Permite la selección entre dos fechas. Num. Registro entre: Permite la selección entre dos números de registro. Código Asunto: Para utilizar este parámetro previamente se habrán codificado y utilizado los códigos de los extractos de los documentos en el Registro de Entrada y Salida. Introducir el código del extracto y pulsar [ENTER]. Si el código existe, aparecerá la descripción en el campo descripción del extracto y el cursor se posicionará en el campo departamento. En caso contrario aparecerá el mensaje "Código de Asunto no Existe", solicitando que se entre un código válido. Pulsar [LISTA DE VALORES] o bien limpiar el contenido del campo y pulsar [ENTER]. Descripción del Asunto: A este campo sólo se podrá tener acceso si el Código del asunto está en blanco. Entrar descripción del extracto, se aconseja utilizar un patrón utilizando el carácter '%', o bien pulsar [LISTA DE VALORES] para proceder a su selección. Departamento: Entrar en este campo del Departamento que se desee. Pulsar [ENTER]. Si existe el código del departamento, aparecerá la descripción en el campo siguiente. En caso contrario, aparecerá el mensaje "Código de Departamento Inexistente". Dispone de [LISTA DE VALORES] para proceder a su selección. Apellido 1º: Primer apellido del interesado. Apellido 2º: Segundo apellido del interesado. Nombre: Nombre del interesado. Identificador: Código de identificación del interesado.

Documentos Adjuntos Es posible recuperar los documentos asociados a un registro mediante esta opción. La ubicación de la carpeta donde se desea realizar la extracción se puede parametrizar para que realice la búsqueda en la misma ubicación. S puede definir en el Parámetro "PATH" en el formulario "Mantenimiento de Parámetros". Una vez seleccionados los distintos parámetros, pulsar [LISTADO DE CONSULTA] para proceder a la generación del listado y su posterior impresión. El bloque de Documentos Adjuntos, nos permitirá acceder a los mismos para el caso de que existan. El informe emitido presentará una imagen similar a la siguiente:

44 Introducción


Listado Libro Registro E/S

La presente opción permite elaborar un informe comprensivo del contenido del libro del registro de entrada y salida. La pantalla que se nos presentará para la introducción de parámetros es la siguiente:

Los parámetros exigidos son los siguientes: Tipo de Listado: Los valores a introducir en este campo son 'E' generar el listado del Registro de Entrada o 'S' para el de Salida. Año Registro: Entrar en este campo el año correspondiente a los registros que se deseen listar. El valor por defecto es el año en curso.

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Fecha Registro entre: Este parámetro consta de dos campos que especificarán el rango de fechas desde-hasta correspondiente a los registros a listar. El formato de fecha será "dd/mm/yyyy". Si se deja en blanco uno o ambos campos se tomará por defecto el primer y último día, respectivamente, del año introducido. Número Registro entre: Este parámetro consta de dos campos que especificarán el rango de números de registro desde-hasta correspondiente a los registros a listar. Si se deja en blanco uno o ambos campos de tomará por defecto el primer y último registro, respectivamente, para el año introducido. Página Comienzo: Se introducirá en este campo el número de página por el que se desea que comience la impresión, pues es factible que el libro de se pueda imprimir por partes según parámetros seleccionados. Selección de Preimpreso: Si se selecciona esta opción, el listado se imprimirá sobre un formato de preimpreso predefinido no siendo necesario sino papel común en blanco.

Listado Matriz de Datos

Esta opción consiste en una Matriz en la que se podrán obtener el

número de registros por filas y columnas así como sus subtotales y totales de la pre-selección efectuada.

Esta matriz nos servirá de mucha ayuda para el desarrollo de Estadísticas para la aplicación de Registro.

46 Introducción


La pantalla de parámetros que se nos mostrará será similar a la siguiente:

La pantalla se encuentra dividida en dos partes bien diferenciadas: una es la de Parámetros y otra la de Datos Matriz. Los parámetros incluidos son los siguientes: Parámetros Unidad Registral: Descripción del registro. Dispone de lista de valores. Mostrar Registros Auxiliares: Muestra los registros auxiliares existentes. Tipo listado: Indica registro de entrada o salida. Año registro: Años del registro deseado. Fecha registro entre: Permite la selección entre dos fechas. Fecha Grabación: Permite la selección entre dos fechas de grabación. Num. Registro entre: Permite la selección entre dos números de registro. Código Asunto: Código del asunto. Descripción del Asunto: Incluye la descripción del asunto. Dispone de lista de valores. Departamento: Código y descripción del departamento. Dispone de lista de valores. Apellido 1º: Primer apellido del interesado. Apellido 2º: Segundo apellido del interesado. Nombre: Nombre del interesado. Identificador: Código de identificación del interesado.

Introducción 47


Datos Matriz En este grupo se van a definir los datos que van a representar tanto las filas como las columnas de la Matriz, estos datos se podrán elegir de una Lista de valores. Filas: Indica los nombres de los campos que pueden formar parte de las filas existentes en la matriz. Dispone de lista de valores Columnas: Indica los nombres de los campos que pueden formar parte de las columnas existentes en la matriz. Dispone de lista de valores Cuando se está estableciendo el campo de la columna, además de poder elegir entre los campos que se encuentran en la Lista de valores se podrá elegir que nos agrupe la información de manera trimestral, mensual e incluso semanal como se especifica en el formulario. Es aconsejable que cuando se desee seleccionar la columna trimestral, mensual o semanal se debe elegir con anterioridad el año que se desee generar para evitar que nos muestre resultados no deseados. El informe será similar a la siguiente imagen:

En el ejemplo anterior en la Matriz, se puede observar el número de registros efectuados para determinados asuntos y los meses en los que se realizaron correspondiente al año 2008.

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Mantenimiento

Bajo el apartado de mantenimiento, se aglutinan los mantenimientos necesarios para el correcto funcionamiento de la aplicación.

Mantenimiento de Departamentos

Los departamentos son las distintas dependencias en las que está dividida una Empresa y que utilizan un mismo Registro de Entrada/Salida como ya fue explicado al principio de este manual. Los datos aquí mecanizados se utilizarán en los campos de Destino o Procedencia de los registros de Entrada o Salida respectivamente.

Introducción 49


50 Introducción

En la parte superior derecha de la venta encontraremos dos bloques destinados a delimitar la consulta, son los siguientes: Estado Todos: Ejecuta la consulta para todos los registros existentes. Activados: Sólo mostrará los departamentos activos. Desactivados: Sólo mostrará los registros no activos. Se considera desactivados aquellos departamentos que tienen completado el campo fecha_fin. Ordenación Ordenar por Código: Ordena el resultado por el código de departamento. Ordenar por Departamento: Ordena el resultado por el nombre del departamento. Filtros El filtro establece la ordenación de los campos mostrados. Código: Código del Departamento. Departamento: Nombre que corresponde a la descripción del departamento. Departamento ampliada:Descripción ampliada del nombre del departamento. Dirección: Descripción de la dirección. Municipio: Nombre del municipio. Provincia: Nombre de la provincia. C.Postal: Código postal. Fecha Fin: Fecha final. En esta pantalla es posible crear, borrar, consultar o modificar datos. Para insertar un nuevo departamento se pulsará la función [CREAR REGISTRO], y para borrar uno ya existente que no esté referenciado en ningún asiento del registro se utilizará la función [BORRAR REGISTRO]. Aunque de todas maneras, siempre el posible, modificar la descripción de un departamento. Para poder modificar los departamentos es necesario seleccionar los registros a través de una consulta. Y en cualquier caso, pulsar [ACEPTAR] para validar las operaciones realizadas o [SALIR] para cancelar.


En la parte inferior derecha de la pantalla encontraremos el botón [IMPRIMIR] que permite realizar un informe similar al que se muestra a continuación:

Mantenimiento de Parámetros

El mantenimiento de parámetros, permite a los usuarios establecer valores para distintas variables que serán utilizadas en otros apartados de la aplicación.

Introducción 51


La pantalla utilizada para este propósito es la siguiente:

Los datos que se incorporan en la misma son: Código: Código del parámetro. Parámetro: Descripción del parámetro. Valor: Valor asignado al parámetro.

Mantenimiento de Contadores

52 Introducción


Se utilizará esta opción para inicializar manualmente los contadores del Registro de Entrada/Salida para un año en concreto.

En la que se visualizan los siguientes campos: Año: Año del Registro. Entrada: Se visualizará en este campo el total de registros de entrada que se han procesado. Salida: Se visualizará en este campo el total de registros de salida que se han procesado. El número que se indique en los contadores, deberá ser siempre el número anterior al que se pretende introducir en los registros.

- No se podrán borrar los contadores si existen documentos registrados en ese año. - Si por cualquier circunstancia se necesitase saltar una serie de números en alguno de los registros, bastaría con aumentar dicho número y después grabar los cambios.

Pulsar [ACEPTAR] para validar los registros introducidos, borrados o modificados. Pulsar [SALIR] para cancelar las operaciones realizadas.

Introducción 53


Mantenimiento de Asuntos

Desde esta opción se puede crear, borrar, consultar o modificar el texto correspondiente al extracto o asunto del documento que se este registrando. La pantalla utilizada es la siguiente:

Los campos que se han incluido en la pantalla son: Código del Asunto: Contendrá el código del asunto que deberá ser único. Este código puede ser usado directamente, desde la opción de Registro de Entrada y/o Salida. Asunto: Contendrá el texto del extracto del asunto asociado al código introducido en el campo anterior. Se recomienda introducir sólo la parte que pueda ser común a varios documentos y añadir la coletilla final y especifica de un documento dado, cuando se esté registrando dicho documento. Fecha Fin: Fecha final de validez. Ejemplo: Para crear un extracto/asunto que agrupe las solicitudes de licencia de obra, se deberá:

54 Introducción


1) Crear un extracto con el siguiente texto: "Solicitando Licencia de Obra Número" 2) Cuando se use dicho asunto, invocar el extracto creado desde la [LISTA DE VALORES] 3) Es posible también una vez seleccionado el texto del asunto mediante la introducción del código u obtenido desde la lista de valores disponible, añadir o modificar el texto del asunto, manteniendo sin embargo el código del asunto seleccionado. 4) Una vez que aparezca el texto en el registro, añadirle al final del texto el número real de la obra que se solicita Esta posibilidad se ha implementado en la aplicación, para poder consultar el registro, agrupando por el código de asunto. Si se observa el ejemplo anterior, dicho proceso permitiría poder consultar el registro agrupando por solicitudes de licencia de obra, independientemente del número de esta, puesto que todos los registros tendrán el mismo código de asunto. Para insertar un nuevo asunto se utilizará [CREAR REGISTRO], y la función [BORRAR REGISTRO] permite borrar uno ya existente y que no esté referenciado en ningún registro. La modificación de datos siempre requerirá de una consulta previa, que suministre al usuario los datos a modificar. Y en cualquier caso pulsar [ACEPTAR] para validar las operaciones realizadas o [SALIR] para cancelar.

Mantenimiento de Interesados

Mediante esta opción se podrán crear nuevos interesados, modificar los datos de los ya existentes, con lo cuál quedarán modificados en todos los registros en los que figuren, y borrar interesados que no estén referenciados en ningún registro.

Introducción 55



Los campos incluidos en la pantalla son los siguientes: Identificador: Corresponde al identificador del interesado. Este dato debe ser único para cada uno de los interesados. No es de entrada obligatoria y por tanto se pude dejar en blanco. El identificador, como su nombre indica, podrá ser cualquier código que sirva para identificar a una persona, Organismo Oficial... etc. Apellido Primero: Este campo es de entrada obligatoria y por lo tanto nunca podrá quedar en blanco. Se introducirá en él el Primer Apellido del interesado o bien el nombre de la Entidad deseada. Apellido Segundo: Este campo es opcional y por tanto, podrá quedar en blanco. Se introducirá en él el segundo apellido del interesado o bien deberá quedar en blanco si el interesado es un Organismo Oficial. Nombre: Este campo es opcional y por tanto, podrá quedar en blanco. Se introducirá en él el nombre del interesado o bien deberá quedar en blanco si el interesado es un Organismo Oficial. Municipio: Se introducirá en él el Municipio del interesado, a no ser que no exista en la relación que de municipios de España que tiene el programa, en cuyo caso habría que utilizar el campo de "Municipio Libre". Provincia: Este campo no es de entrada. Tomará valor automáticamente dependiendo del Municipio introducido en el campo anterior. Municipio Libre: Para los casos en los que el municipio sea del extranjero, y no aparezca en la relación que tiene el programa definida de municipios españoles. Se puede introducir cualquier texto, sin restricción alguna. Provincia Libre: Provincia/País, asociada al municipio de texto libre. Estos últimos campos de texto libre no se ven directamente en pantalla, para hacerlo basta con saltar hacia la derecha de campo en campo o arrastrar la barra de desplazamiento.

56 Introducción


Para insertar un nuevo registro introducir los datos en los respectivos campos y pulsar [ACEPTAR] para validar. El registro, si previamente no ha sido grabado, se grabará automáticamente al pulsar [SIGUIENTE REGISTRO] o [ANTERIOR REGISTRO]. Para modificar un registro existente se deberá seleccionar previamente a través de una consulta. Una vez recuperados los datos, se procederá a la modificación sobrescribiendo el campo o bien limpiándolo e introduciendo nuevamente el dato oportuno.

Si se introduce o modifica un interesado cuyo identificador es nulo y coinciden Primer Apellido, Segundo Apellido, Nombre y Municipio con el de algún interesado ya existente en la base de datos, aparecerá un mensaje indicativo de dicho error

Para borrar interesados, que no hayan sido referenciados en ningún registro, se recuperarán mediante consulta y se pulsará [BORRAR REGISTRO]. Pulsar [ACEPTAR] para validar las modificaciones y/o [SALIR] para cancelar. En la parte inferior derecha encontraremos el botón [IMPRIMIR], que nos permite generar un informe similar al siguiente:

Introducción 57


Reunificación de Interesados

La reunificación de interesados permite a los usuarios de la aplicación, realizar la agrupación de interesados, al objeto de evitar la duplicidad de los mismos. Solo será posible realizar la unificación de interesados correspondiente a la empresa con la que estamos trabajando. La pantalla utilizada para este propósito es la siguiente:

Los datos que se incorporan en esta pantalla son los siguientes: Interesado Correcto Empresa: Nombre de la empresa propietaria del registro. Num. De Registro: Registro existentes con el interesado seleccionado. Indentificador: Número de identificación del usuario. Primer apellido: Primer apellido del interesado. Segundo apellido: Segundo apellido del interesado. Nombre: Nombre del interesado. Municipio: Nombre del municipio. Provincia: Nombre de la provincia. Opciones

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Automático: Gestión automática de la reunificación. Manual: Gestión manual de la reunificación. Filtros Permite la reunificación parcial en función de los parámetros por tramos de apellidos. Resto de interesados Muestra los interesados similares mostrando los siguientes datos: Primer apellido: Primer apellido del interesado. Segundo apellido: Segundo apellido del interesado. Nombre: Nombre del interesado. Identificador: Identificador del interesado. Municipios: Nombre del municipio. Provincia: Nombre de la provincia. Num.: Número de registro.

Se recomienda que se utilice la opción de reunificación automática al asegurar un resultado mas idóneo y carente de errores.

Una vez seleccionado el interesado correcto, si se encuentra marcada la opción “Automática”, se mostrarán en el bloque interior aquellos interesados en que se produzca una correspondencia entre el identificador y nombre y que podrán ser seleccionados. En la parte izquierda de la pantalla se sitúan los botones de acción que se muestran a continuación. Dependiendo del modo de reunificación elegido los distintos botones se encontrarán activados o desactivados.

Selecciona los expedientes para pasar al siguiente estado Realiza una selección de todos los registros que figuran en el bloque “Resto Interesados”,

Desactivar expedientes para pasar al siguiente estado

Introducción 59


Desmarca todos los expedientes que se encuentren seleccionados.

Borra interesados sin registro Borra los interesados que no tengan asociado ningún registro. Previamente se nos mostrará la siguiente ventana de confirmación:

Una vez finalizado el proceso se nos mostrará la siguiente ventana de información:

Unifica registros seleccionados Antes de iniciar la reunificación se nos mostrará una venta de advertencia y confirmación como las siguientes:

60 Introducción


Si aceptamos, se llevará a cabo la reunificación determinada.

Unifica duplicados Al igual que la anterior opción, antes de proceder a la unificación se nos mostrarán las siguientes ventanas:

Introducción 61


Imprimir listado de reunificación Emite un informe comprensivo de los interesados que pueden ser reunificados.

Dado el número de páginas que puede producir este informe, se recomienda siempre que el tipo de salida establecido sea formato PDF.

Mantenimiento de Empresas

A través de esta opción se realiza el Mantenimiento de las Empresas para las que se van a registrar los documentos.

62 Introducción


La pantalla que utilizaremos es la siguiente:

En la misma se recogen los siguientes campos: Código: Corresponde al código de la Empresa que se va a crear. Este código será único y por tanto no se podrá repetir para otra Empresa. Empresa: Corresponde a la descripción de la Empresa. Esta descripción aparecerá en las pantallas de la Aplicación del Registro de Entrada/Salida y se corresponderá con la de la Empresa para la que se esté registrando. Domicilio: Dirección de la Empresa. Municipio: Introducir el nombre completo del municipio al que pertenece la Empresa o pulsar [LISTA DE VALORES] para proceder a su selección. Si solamente se introduce parte de la descripción, al pulsar [ENTER], se presentará en pantalla el nombre del Municipio. Caso de existir más de un Municipio con la misma descripción aparecerá el mensaje: "Existen más Municipios o Países con ese identificativo. Pulse [LISTA DE VALORES]. La Lista de Valores presentará el Municipio y la Provincia a la que pertenece. Provincia: Este campo no es de entrada y contendrá la Provincia a la que pertenece el Municipio asignado anteriormente. Teléfono: Teléfono de la Empresa.

Antes de introducir datos en cualquiera de las opciones que presenta la Aplicación es obligatorio crear la Empresa para la que se va a trabajar mediante esta opción.

Una vez introducidos todos los datos pulsar [ACEPTAR] para validar los nuevos registros introducidos, borrados o bien las modificaciones efectuadas. Pulsar [SALIR/CANCELAR] para salir del programa sin validar.

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Unidades Registrales

El mantenimiento de unidades registrales permite entre otras funciones, la introducción de los distintos departamentos y personas pertenecientes al mismo, a través de la siguiente pantalla:

Los bloques y campos que se incluyen en la misma son los siguientes: Empresa Código Empresa: Código de la empresa. Descripción: Nombre o descripción de la empresa. Unidad Registral Nombre Registro: Nombre o código del registro. Unidad Registral: Telemática: Indica se un determinado registro – principal o accesorio – es de tipo telemático.

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Cuando se cree una nueva Unidad Registral y esta sea del tipo Telemático, el Administrador de la Aplicación deberá marcar esta opción para activar el control de avisos por llegada de un Registro vía web. Aunque esta opción se encuentre activada, no implica que se puedan insertar registros en esta unidad registral.

Descripción: Nombre o descripción de la unidad. Registro Principal Registro Principal: Indica si el registro esta asociado a uno principal. Descripción: Descripción del registro principal. Usuarios Asignados Usuario: Nombre del usuario de la aplicación. Defecto: Indica si es el usuario por defecto del registro. Nombre y Apellido: Nombre y apellidos del usuario. Nivel Actuación: indica el nivel de actuación que posee el usuario en la aplicación. Dispone de lista de valores para estableces las actuaciones que pueden ser efectuadas por el usuario. Estructura Jerárquica En la parte izquierda de la pantalla, encontraremos un gráfico que nos permitirá el acceso a la estructura de registros de una manera ágil y eficaz. Para una mejor explicación reproducimos a continuación el detalle:

La estructura jerárquica nos mostrará la unidad registral principal y las que dependen de ella. Pulsando con el ratón sobre el signo “+” o el signo “-“ se desplegara la estructura. Para acceder a cada una de las unidades registrales, bastará con pulsar sobre el ratón sobre la misma y se mostrarán los datos referidos a la misma.

Definición, creación, modificación y borrado de Registros Auxiliares. Tal y como dispone el art. 38.2 de la Ley 30/1992 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los órganos administrativos podrán crear en las

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unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen. Para esta versión de la aplicación, en consonancia con lo anterior, se permite que un Registro General o Principal pueda tener un número ilimitado de Registros Auxiliares, estableciendo una estructura jerárquica o árbol para que se puedan reconocer de una manera sencilla y simple los distintos niveles que puedan llegar a tener. La principal ventaja que se puede extraer de la definición de esta estructura jerárquica, es que se facilita de manera significativa las tareas de mantenimiento y consulta por parte de las Unidades Registrales Principales sobre los Registros Auxiliares, ya que estos primeros podrán acceder a dicha información sin necesidad de que se les tenga que dar permisos para poder entrar en la aplicación, pero estos permisos sólo serán para mantener y consultar y no para poder insertar nuevos registros En la siguiente imagen se muestra una estructura de unidades registrales:

En este ejemplo puede verse como quedaría configurado un Registro General con sus respectivos Registros Auxiliares. Si un usuario ha entrado en la aplicación al Registro General (RE), podrá realizar tareas de mantenimiento y consultas para el resto de Unidades Registrales ya sean FAC, RT, TER e incluso FAC_2 pero no a la inversa, si entramos en FAC sólo se podrán realizar mantenimientos sobre el registro FAC y FAC_2.

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Creación de un nuevo Registro Auxiliar Para insertar un nuevo Registro Auxiliar, accederemos en modo de inserción de un nuevo registro pulsando [insertar registro], a continuación, rellenaremos el nombre del Registro Auxiliar, su descripción y si este es de tipo Telemático. En la parte correspondiente al Registro Principal será donde se indique sobre que Registro dependerá utilizando la lista de valores dispuesta al efecto. A continuación, se muestra un ejemplo de creación de Registro Auxiliar donde se puede apreciar en la parte izquierda el Registro Auxiliar creado para Registro General de Entrada y Salida (RE).

Para el Mantenimiento y borrado de Registros Auxiliares estos se realizarán del mismo modo que para cualquier tipo de registro así como sus consultas.

Asignación de Usuarios a las distintas Unidades Registrales Como se definió anteriormente, se podrán realizar tareas de mantenimiento de las Unidades Registrales (Principales) sobre las Unidades Registrales (Reg. Auxiliares) en sentido descendente y no ascendente. Es decir, si nos encontramos trabajando con un Registro Auxiliar no podremos realizar tareas de mantenimiento sobre un Registro Principal. Se han establecido unos Niveles de Actuación por usuario para poder otorgar distintos niveles a los usuarios dependiendo de si se le otorgan permisos para consultar, listar, modificar o borrar asientos de otras Unidades Registrales. Los distintos niveles de Actuación que se puede definir para un usuario son los siguientes: Nivel Básico (sólo trabajara con la Unidad Registral con la que ha entrado en la aplicación), Consultar, Listar y Consultar, Modificar, Listar y Consultar, Borrar, Modificar, Listar y Consultar (Acceso completo) De esta forma los niveles de actuación quedan establecidos de la siguiente forma: Nivel Básico: Corresponde cuando no se le asigna ningún nivel de actuación al usuario y con este nivel el usuario sólo podrá realizar las tareas normales sobre el Registro con el que ha entrado en la aplicación. Nivel de Consulta: el usuario con dicho nivel además de poder realizar las tareas normales sobre el Registro al que ha entrado, podrá realizar consultas de todas las Unidades Registrales pertenecientes a las empresas a las que tiene acceso.

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Nivel de Listado: el usuario podrá realizar además de las tareas normales, listar y consultar asientos de las Unidades Registrales pertenecientes a las empresas a las que tiene acceso. Nivel de Modificación: el usuario podrá realizar además de las tareas normales listar, consultar y modificar asientos de las Unidades Registrales pertenecientes a las empresas a las que tiene acceso. Nivel de Borrado: el usuario podrá realizar además de las tareas normales listar, consultar, modificar y borrar asientos de las Unidades Registrales pertenecientes a las empresas a las que tiene acceso. Si el Administrador realiza un cambio en los Niveles de Actuación de un usuario, se mostrará un mensaje advirtiendo del cambio realizado, como el que se muestra a continuación:

Los niveles de actuación quedan reflejados en la tabla que se muestra a continuación:

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Destinatarios

Permite la creación y gestión de los distintos destinatarios que podrán ser utilizados en el ámbito del registro. La pantalla que se mostrará será la siguiente:

Escudos y Autoridades

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Mediante esta opción se accede al Mantenimiento de Objetos, cuyo propósito es establecer distintos parámetros que serán utilizados por la aplicación en función de los objetos definidos.. La pantalla definida en esta opción es la que se muestra a continuación:

En la parte superior de la pantalla, se incluyen los siguientes campos: Código: Código del objeto Descripción: Descripción del objeto Tipo: Tipo de objeto establecido. En la parte inferior de la pantalla, se encuentran dispuestas mediante el sistema de pestañas habitual, las distintas opciones establecidas para los objetos que se encuentran definidos y que se detallan a continuación: Autoridades La pantalla de autoridades, mostrada en la imagen anterior, es utilizada para definir en un objeto determinado, la utilización de campos que permitan recoger los datos de una determinada persona como por ejemplo el alcalde, el secretario o el interventor. Los campos establecidos para dicho propósito son los siguientes: Campo: Nombre del campo utilizado. Descripción: Descripción del campo definido. Código: Código utilizado para el campo definido. Puesto: Puesto en la organización de la persona. Persona: Nombre de la persona establecida para el campo. Escudos Proporciona a los usuarios la posibilidad de definir un escudo para el objeto que se está consultando.

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La imagen de la pantalla es como se muestra a continuación:

Los campos incluidos en la misma son los siguientes: Campo: Nombre definido para el campo. Descripción: Descripción del campo. Código: Código del campo. Descripción: Descripción del escudo establecido. Imagen: Muestra la imagen del escudo seleccionado. Textos La pantalla de textos posibilita la inclusión en los objetos definidos, de distintos campos comprensivos de textos para la inclusión en los mismos. La pantalla establecida para dicho propósito es la siguiente:

Los campos establecidos en la misma, son los siguientes: Campo: Nombre del campo definido. Descripción: Descripción del campo. Código: Código del campo. Descripción: Descripción del texto incluido.

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Texto: Texto integrado en el campo.


Registro B.O.P.

El Registro de Entrada/Salida del Boletín Oficial de la Provincial para la Excma. Diputación Provincial, es de similar características a las mostradas anteriormente para el registro general, con las particularidades que a continuación se detallan.

Listado Consulta

La presente opción permite la realización de un informe del contenido del registro.

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La pantalla de parámetros para la elaboración de dicho informe es la siguiente:

Una vez introducidos los parámetros deseados, el informe presentará una imagen similar a la siguiente:

Registro General de Entrada

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El funcionamiento del registro para el B.O.P. así como su mantenimiento, son similares a los del Registro General de Entrada, Habitualmente y por el propio funcionamiento administrativo, los datos referentes a nº decreto, fecha decreto, nº anuncio y fecha publicación son asignados con posterioridad a la creación de los registros insertados en el B.O.P.

Mantenimiento Registro de Entrada

El mantenimiento del registro de entrada del boletín oficial de la provincia, es similar al ya explicado en otro apartado de este manual, por lo que remitimos al mismo para conocimiento de su funcionamiento.

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El funcionamiento del mantenimiento, es similar a los del Registro General de Entrada, con la única particularidad, de que una vez que hayamos introducido un registro, podemos utilizar la tecla [IR NÚMERO ANUNCIO] que nos permitirá asignar automáticamente un número de anuncio al registro creado.

Modificación número, fecha , Anuncio decreto.

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Esta opción es similar a la modificación del registro general con las diferencias que se presentan en la imagen siguiente:

Como puede verse, existen campos específicos para el B.O.P. Nº Decreto: Se refiere al decreto por el que se ordena la publicación. Fecha Decreto: Fecha del decreto explicado anteriormente. NºAnuncio: Número de anuncio asignado al decreto. F.Publicación: Fecha de la publicación en B.O.P.

Consulta

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Permite a los usuarios la consulta sobre el registro de entrada del BOP. La pantalla utilizada es la siguiente:

Como puede comprobarse, el funcionamiento de la misma es similar a la consulta del registro de entrada con la excepción de que se incorporan los datos referentes al B.O.P.

Contadores de Anuncios

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Mediante esta opción, se proporciona al usuario la posibilidad de consultar el estado de los distintos contadores necesarios para el registro del BOP como se muestra en la pantalla siguiente:

Los campos existentes en dicha pantalla son: Año: Año al que se refiere el contador. Anuncio: Número del anuncio.

Listados Configurados

Mediante esta opción es posible la generación de distintos informes concernientes al Registro del B.O.P.

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La pantalla de parámetros es similar a la siguiente:

Los distintos parámetros que podremos utilizar son los siguientes: Unidad gestora: Por defecto BOP. Número de Anuncio desde: Permite establecer el rango de la consulta

en función de dos números de registro. Fecha de registro desde: Permite establecer el rango de la consulta

en función de dos fechas. Orden: Indica la ordenación de los registros.

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Registros Otras Aplicaciones

Esta opción nos permite realizar la inserción de registros desde otras aplicaciones informáticas desarrolladas por Eprinsa. La pantalla utilizada es la siguiente:

Los distintos bloques y datos que están reflejados en la pantalla son los siguientes: Aplicaciones Aplicación: Nombre de la aplicación externa. Empresa: Empresa sobre la que se crearan los registros desde la aplicación externa. Registro: Nombre del registro sobre el que se realizarán las actuaciones. Uso Destinado:Uso que se le dará a la definición de registro por otra aplicación. Tipo de Registro: Determina el tipo de registro utilizado. Dispone de lista de valores. Opciones Desactivar registro: Desactiva la posibilidad de realizar registros desde una aplicación externa.

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Restringir Acceso: Activa la restricción de registrar en función de los niveles de actuación establecidos para los usuarios. Limitar Configuración: Indica si se limita el modo de configuración a 1 Asunto/Dpto. Asuntos departamentos Este bloque se encuentra compuesto por distintas ventanas accesibles mediante un sistema de pestañas o solapas. Usuarios

Usuarios: Indica el nombre de los usuarios autorizados. Asuntos

Asuntos: Descripción del asunto. Dispone de lista de valores. Departamentos

Departamentos: Nombre del departamento. Dispone de lista de valores.

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Es posible por tanto posible registrar en el Registro de una determinada Empresa siempre y cuando dicha Aplicación se encuentre preparada para efectuar dicha inserción. Una vez que la Aplicación que intenta registrar como podría ser “Gestión de Sanciones y Multas (GMU)” o “Gestión de Flujos de Trabajo (GFT)”, se encuentren preparadas para poder realizar dicha inserción en la Aplicación de Registro de Entrada/Salida, el Administrador o persona responsable de la Aplicación deberá completar la parametrización desde el mantenimiento de Registros de Otras Aplicaciones. Para que una aplicación pueda insertar un asiento en un Registro es necesario que conozca una serie de datos, precisamente estos datos son los que hay que definir en el Mantenimiento y básicamente son: El Registro sobre el que se quiere realizar la consulta, el Tipo de Registro a realizar (Entrada ó Salida), Nombre de la Empresa que contiene el Registro, un Asunto a elegir entre la lista de Asuntos disponibles, un Departamento a elegir entre la lista de Departamentos disponibles.


Etiquetas

El módulo de etiquetas, contiene las utilidades que permiten adherir una etiquetas con un código de barras que permite la identificación de los documentos por dicho código, para su posterior inscripción en los registros de entrada o salida.

Generador de Etiquetas

Es la utilidad preparada para la generación de etiquetas con código de barras identificativa de documentos. La pantalla utilizada es la siguiente:

Los parámetros necesarios son los siguientes: Num. De Páginas a generar ( 33 etiquetas p/p ): Define las páginas que serán impresas, con un máximo de 33 etiquetas por página.

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Número de etiquetas a Generar: Define el número de etiquetas que se desea imprimir. El formato que presentarán las etiquetas será similar al siguiente:

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Bandejas

El sistema de bandejas permite la configuración del registro de entrada y salida, asignando los documentos a bandejas de trabajo de usuarios, definidas por la aplicación en el ámbito de la organización. La creación de las bandejas, se encuentra ubicada en la aplicación GEX (Gestión de Expedientes), no obstante lo anterior, existe un enlace desde esta aplicación, parra acceder al mantenimiento de bandejas, que será detallado mas adelante.

Consulta registro por bandejas

Este formulario gestiona las bandejas definidas en relación con el registro entrada/salida y para determinados registros nos permitirá crear el expediente correspondiente en la aplicación de GEX ( Gestión de Expedientes ), adjuntando al mismo el documento obrante en el registro, en su caso.

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Los bloques y datos contenidos son los siguientes: Bandeja Nombre bandeja: Código y nombre de la bandeja. Dispone de lista de valores. Departamentos/Asuntos por bandeja Toda vez que una bandeja puede estar asociada a varios departamentos, la consultas mostrará los resultados de la bandeja para todos ellos. Los siguientes campos nos permitirán discriminar la consulta para un departamento determinado. Departamento: Nombre del departamento. Dispone de lista de valores. Asuntos: Nombre del asunto. Interesado Identificador: Identificador del interesado. Nombre: Nombre del interesado. 1ª Apellido: Primer apellido. 2ª Apellido: Segundo apellido. Fecha Fecha inicio: Fecha de inicio del registro. Fecha fin: Fecha final del registro. Estado Sin leer: Registros no leídos. Leídos: Registros leídos.

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Todos: Todos los registros de la bandeja.

Registros

P: Indica si el registro ha sido procesado. Fecha registro: Fecha de entrada/salida en el registro. Interesados: Nombre del interesado. Asuntos: Descripción del asunto. Departamentos: Nombre del departamento al que está asociada la bandeja. Si nos situamos sobre un registro y a continuación pulsamos el botón derecho del ratón, accederemos al menú de acciones que mostrará una imagen similar a la siguiente:

Las acciones se definen, como más adelante se verá, para cada bandeja existente. Las acciones mas habituales se describen brevemente a continuación: Cambio de Bandejas: Traslada la aplicación al mantenimiento de bandejas del registro. Acción de Gex: Bajo este epígrafe, es posible trasladar un documento a un determinado expediente gestionado por GEX(Gestión de Expedientes), o en su caso crear un nuevo expediente.

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Al ejecutar dicha acción se nos mostrará la siguiente pantalla:

Las dos opciones existentes son: Adjuntar documentos a un expediente existente: Esta opción nos permite incorporar el documento del registro a un expediente ya existente. En esta caso, será necesario introducir los siguientes datos: Año: Año del expediente. Nº: Número del expediente. Su nº Exp.: Número interior asignado al expediente. Crear un nuevo expediente y adjuntar documentos: Crea un nuevo expediente incorporando el documento del registro. Certificado de Empadronamiento: Genera un certificado de empadronamiento del solicitante. Según sea definido por el administrador, éste será individual, colectivo para un determinado domicilio o simplemente un volante. Conexión con Eprical: Proporciona un enlace a la aplicación de Eprical, en relación con el documento seleccionado. Conexión con GFT: Proporciona un enlace a la aplicación de Gestión de Flujos de Trabajo. Lanza informe: Genera un informe sobre el registro seleccionado.

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Registros Num. Registro: Número del registro. DNI/CIF: Identificador del interesado. Notas: Campo de notas. Documentos/Registro

Num.: Número de documento asociado al registro.

Información documento adjunto: Descripción del documento adjuntado. Seleccionar/Visualizar documento: Acceso al documento.

Mantenimiento de Bandejas

Este formulario permite establecer la configuración de las bandejas en función de los asuntos recibidos. Es posible también la creación de nuevas carpetas. La pantalla utilizada para este propósito es la siguiente:

Los datos incorporados en la pantalla son los siguientes: Nombre empresa: Código y nombre de la empresa seleccionada. Departamentos: Código y nombre del departamento.

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Bandejas Descripción: Código y nombre de la bandeja que recibirá el documento cuando en el registro de entrada/salida, se asigne el mismo al departamento arriba indicado. Asuntos Si la entrada/salda en el registro, tiene asignados los asuntos aquí referenciados, se remitirán a las bandejas definidas, además de la bandeja principal. Código: Código del asunto. Descripción: Descripción del asunto Bandejas Código: Código de la bandeja. Descripción: Descripción de la bandeja. En la parte superior izquierda de la pantalla encontraremos los siguientes botones de acción:

[Mostrar pantalla de Impresión]: Proporciona un informe similar al que se muestra a continuación.

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[ Mostrar mantenimiento de bandejas (GEX)]: Nos traslada al mantenimiento de bandejas de la aplicación Gestión de Expedientes como se muestra en la siguiente imagen.

Acciones/Bandejas/Aplicaciones

Este mantenimiento permite asociar determinados eventos o aplicaciones, al registro de entrada/salida en función de las bandejas receptoras. La pantalla utilizada es la siguiente:

Los datos establecidos en el formulario son los siguientes:

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Aplicaciones: Código y descripción de la aplicación a la que se encuentran asociados los procedimientos. Estado acciones Activadas: Indica los procesos que se encuentran activos. Desactivadas: Muestra las acciones desactivadas. Todas: Muestra todas las acciones. Bandejas Bandejas: Código y nombre de la bandeja a la que se asocia el proceso. Dpto.: Código del departamento. Asunto: Código del asunto. Tipo: Indica el tipo de acción: Formulario, Informe o Procedimiento. Acción: Nombre del proceso. Fecha Fin: Fecha final de activación del proceso.

Intercambiar Registros de Bandeja

La presente opción, permite cambiar todos los registros existentes en una bandeja determinada, a otra bandeja distinta, eliminándolos de la primera. La pantalla utilizada es la siguiente:

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Los datos necesarios para el proceso son los siguientes: Bandeja origen: Código y descripción de la bandeja de donde se tomarán los registros para ser eliminados posteriormente.. Dispone de lista de valores. Bandeja destino: Bandeja donde se insertarán los registros. Dispone de lista de valores. Información de la operación: Si el resultado es correcto, se nos mostrará información sobre los registros cambiados. Toda vez que el proceso es irreversible, se nos mostrará una ventana de confirmación similar a la siguiente:

Si la operación se realiza correctamente se nos mostrará el siguiente mensaje:

El campo de información de la pantalla mostrará el resultado:

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Anexo 1 – Digitalización de Documentos Tema 1: Introducción

Introducción y Conceptos Básicos El programa de Registro de Entrada / Salida (RES) permite adjuntar a cada uno de los registros uno o varios documentos previamente escaneados. Por ejemplo, un ciudadano/a llega al registro de nuestro Ayuntamiento o Entidad, y nos presenta una solicitud de obras. Desde el programa de RES podremos realizar el registro de la misma, así como escanear el documento presentado y adjuntarlo al registro correspondiente en RES. De esa forma, cuando una persona consulte dicho registro tendrá acceso al papel presentado, sin necesidad de tener físicamente el mismo, ganando en rapidez y eficacia. Diariamente se recibe gran cantidad de documentación en un registro, siendo por lo tanto un trabajo tedioso tener que escanear la misma, se ha tratado de realizar un proceso casi automático para facilitar esta tarea. Para ello además de contar con la aplicación de RES, tendremos un escáner, que permite escanear múltiples hojas al mismo tiempo y un software de digitalización de documentos, llamado Kofax Espress, que trata de forma automática los documentos, organizándolos y almacenándolos en archivos. Es importante tener claro tres conceptos fundamentales y que utilizaremos a lo largo del curso, son:

- Lote: conjunto de documento que vamos a digitalizar. Puede contener desde un único documento hasta múltiples documentos, hasta el máximo que permita procesar nuestro escáner.

- Documento: cada uno de los diferentes documentos que componen un lote. Un documento puede ser por ejemplo una solicitud de alta en el padrón municipal, una proyecto de obras etc.


Página: cada una de las páginas que componen un documento. Un documento tendrá desde 1 a varias páginas. Por ejemplo una solicitud de alta en el padrón tendrá una sola página, mientras que un proyecto de obras tendrá múltiples páginas.

Registro de Entrada / Salida (RES) La aplicación de Registro de Entrada y Salida (RES) desarrollada por Eprinsa, es la herramienta básica dentro del entorno cliente servidor, para la gestión del registro que obligatoriamente han de mantener las administraciones públicas. El registro permite llevar un control exhaustivo de la entrada y salida de documentos, permitiendo posteriormente mediante distintas opciones, la

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recuperación pormenorizada de información, la búsqueda individualizada y la emisión de distintos listados. RES permite no solo tener almacenada toda la información sobre los documentos presentados en el registro de entrada / salida, si no que además, va a permitir adjuntar estos documentos, previa digitalización de los mismos, en sus registros correspondiente, teniendo por lo tanto en todo momento accesibles todos los documentos. Como el proceso de digitalización de los documentos uno a uno suele ser bastante tedioso debido a la gran cantidad de documentos que pueden llegar a registrarse, se ha buscado una solución que nos ahorrará gran parte de este trabajo, automatizando gran este proceso.

El escáner Vamos a trabajar con un escáner de alta productividad, es decir, escáner que nos va a proporcionar velocidad, sencillez y productividad en el tratamiento de imágenes, y está diseñado para la digitalización de miles de documentos diarios. También nos van a permitir la digitalización de lotes de documentos, es decir, no vamos a tener que ir poniendo los documentos uno a uno para su digitalización.

Debido a que es posible que cada entidad tenga un modelo de escáner diferente en este manual no vamos a explicar el funcionamiento de ninguno, remitiéndoles a los manuales de usuario de propio escáner.

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Kofax Express Kofax Express facilita a todo tipo de usuarios la digitalización, organización y almacenamiento de documentos, agilizando el procesamiento por lotes. Las principales funcionalidades de este software son:

VRS incorporado: VRS es una de las tecnologías de mejora de imágenes digitalizadas más conocida. Kofax Express incorpora esta funcionalidad completa. Con VRS no es necesaria la preparación de los documentos para su digitalización ni el manejo de los controles del escáner. VRS hace ese trabajo por nosotros y permite producir digitalizaciones a la primera.

Información básica en pantalla: no es necesario buscar en diferentes menús para lograr encontrar los comandos o las funciones. Kofax Express utiliza la misma interfaz que las aplicaciones de Microsoft Office 2007, con las opciones utilizadas más habitualmente fácilmente accesibles a través de una barra de opciones situada en la parte superior de la pantalla.

Capture y envíe: Kofax Express también incluye archivos de comandos que transfieren sin problemas los documentos guardados a Microsoft SharePoint o Kofax Capture.

Motor mejorado de códigos de barras: Kofax Express puede leer prácticamente cualquiera de los códigos de barras en 1D y 2D utilizados hoy en día. El escaneado en color consigue una precisión aún mayor y permite descodificar de forma impecable los códigos de barras leídos a baja resolución (100 o 150 ppp). El motor de código de barras de Kofax Express detecta los códigos de barras que aparezcan en cualquier lugar de la página, incluso aunque estén torcidos en diferentes ángulos.

Kofax Express dividirá los documentos: Kofax Express separa los documentos por grupos de forma automática solucionando de esta manera la pérdida de productividad que genera el escaneo de documentos de uno en uno. Sólo tenemos que llenar la bandeja del escáner hasta su máxima capacidad y Kofax Express se encargará de dividir la pila en grupos de documentos individuales en función de códigos de separación, códigos de barras o páginas en blanco insertadas.

Recuperación sencilla cuando se produce un fallo: La opción “Señalar y hacer clic reescaneado” de Kofax Express facilita al máximo el proceso insertando el documento reescaneado en la posición correcta en el lote.

No tenemos que parar, podemos arreglarlo después: si Kofax Express encuentra un documento de baja calidad que no puede convertir en una imagen legible, no apaga el escáner para esperar a que lo arreglen. En lugar de ello, la función de corrección de VRS reserva la imagen para que el operador del escáner la revise y corrija posteriormente sin necesidad de volver a escanear el documento. Kofax


Express guarda información suficiente del original para que el operador pueda corregir manualmente la imagen hasta alcanzar un nivel aceptable.

La interfaz de Kofax Express La interfaz de Kofax Express contiene los siguientes elementos:

1- Menú de la aplicación: proporciona acceso a las funciones usadas con más frecuencia para crear trabajos, lotes y documentos nuevos, y para realizar operaciones básicas como Abrir, Nuevo, Cerrar, Guardar, y Eliminar

2- Barra de herramientas de acceso rápido: contiene los iconos de los controles de Kofax Express usados con más frecuencia. Siempre está accesible en la interfaz de usuario de Kofax Express, independientemente de la pestaña que tengamos activada.

3- Cinta de opciones y pestañas: contiene nueve pestañas con distintos grupos de controles. Dependiendo de la configuración que tengamos en nuestro Kofax Express podremos ver más o menos pestañas.

Introducción 99


4- Escáner actual: nombre del escáner que actualmente estamos usando.

5- Barra de Perfil de digitalización: un perfil de digitalización es una combinación de opciones de escáner y VRS guardadas que se aplican durante una operación de digitalización. El perfil activo se enumera en esta barra de herramientas.

6- Panel de Lotes: ofrece información acerca del estado de los lotes de nuestro trabajo, así como estadísticas del tiempo.

7- Panel de Rendimiento: ofrece información acerca del rendimiento de las operaciones de digitalización más recientes.

8- Vista Previa: muestra cada documento asociado con el lote activo. Los documentos y las imágenes digitalizadas se numeran en orden consecutivo. La secuencia numérica se reinicia con cada documento nuevo. Si agrega, mueve o reorganiza documentos, estos se renumeran automáticamente. Del mismo modo, si agrega, elimina o reorganiza imágenes en un documento, las imágenes se renumeran automáticamente. Haciendo doble clic sobre una miniatura o documento podremos alternar entre el visor de imagen única y el visor de imágenes en miniatura:

9- Barra de Estado: contiene información sobre notificaciones y controles para ajustar el modo en que se muestran las imágenes en el visor durante y después de la digitalización.

Tema 2: Proceso de Digitalización

Objetivos Al finalizar esta unidad el alumno/a será capaz de:

100 Introducción


• Enumerar cada uno de los pasos que forman el proceso de digitalización y subida de ficheros.

• Preparar los documentos para su correcta digitalización.

• Imprimir etiquetas en RES para utilizarlas para el proceso de digitalización.

• Digitalizar y redigitalizar un lote de documentos.

• Indexar lote de documentos.

• Liberar lote de documentos.

Introducción Este proceso constará de varias partes:

1- Preparación de los documentos (organización de los mismos, pegado de etiquetas etc.)

2- Digitalización de los documentos (automático) 3- Comprobación de errores. 4- Redigitalización del lote o corrección de errores si los hubiera. 5- Indexación de ficheros (automático) 6- Liberación del lote. 7- Subida de los ficheros. (automático).

Los pasos segundo, quinto y séptimo, marcados como automáticos, no necesitan de la intervención del usuario/a.

Introducción 101


Paso 1: Preparación de los documentos El primer paso consiste en la preparación de los documentos que vamos a digitalizar, este paso a su consta a su vez de varios pasos. Lo primero que tenemos que tener preparado son las etiquetas que vamos a utilizar para separar los distintos documentos, estas etiquetas servirán para nombrar cada uno de los ficheros. El programa de registro de entrada/salida (RES), permite la impresión de las mismas. Para ello nos vamos al menú Etiquetas, y dentro de éste a la opción Generador de Etiquetas:

Nos aparecerá la siguiente ventana:

102 Introducción


Podemos imprimir un número de páginas de etiquetas concreto, por ejemplo, 10 páginas, por lo que se nos imprimirán 330 etiquetas (33 por página) y de esa forma tenerlas preparadas e ir utilizándolas conforme las vayamos necesitando. En este caso en el campo Num. De Páginas a generar (33 etiquetas p/p), escribiremos el número de páginas a generar. Indicamos el tipo de salida en el campo correspondiente, Impresora o pantalla y pulsamos [Imprimir]:

De esta forma se nos imprimirán tantas páginas de etiquetas como hayamos indicado:

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Otra forma que podemos utilizar es imprimir solamente aquellas etiquetas que necesitemos, para ello seleccionamos en el campo Número de etiquetas a generar, el número de etiquetas exacto que queremos, por ejemplo, 17:

Una vez tenemos las etiquetas ya impresas, tendremos que pegar una etiqueta en la primera página de cada uno de los documentos a digitalizar. De esta forma Kofax sabrá dónde acaba un documento y comienza el siguiente, el código de barras de esta etiqueta será también el nombre con el que se guardará el fichero digitalizado:

104 Introducción


Dentro de RES tendremos que poner el código de la etiqueta que se ha asignado al documento en el registro correspondiente, para que una vez que el documento se haya digitalizado se asigne automáticamente al registro de entrada o salida correspondiente. Para ello, en el registro correspondiente, nos vamos al botón [Documentos adjuntos]:

Nos abrirá la ventana de documentos adjuntos, en ella tenemos que escribir (utilizar un lector de códigos de barras si disponemos de él), la etiqueta del documento correspondiente:

Por último pulsamos el botón [Guardar] o [F10].

Paso 2: Digitalización de los documentos A continuación pasamos a digitalizar los documentos, no es necesario digitalizar los documentos justo en el momento en el que creemos el registro

Introducción 105


en RES, si no que podemos esperar a tener varios documentos de varios registros diferentes para proceder a la digitalización de los mismos. Vamos a suponer este caso: Nos han llegado al registro de entrada de nuestra entidad los siguientes documentos:

- Solicitud de alta en el padrón municipal. - Solicitud de préstamo a la casa municipal de promoción de empleo y

desarrollo económico. - Resultado de una notificación. - Solicitud de una licencias de obras.

Ya hemos creado en RES cada uno de los registros correspondientes, y pegado las etiquetas en la primera página de cada una de los documentos, también, como vimos en el paso anterior, hemos indicado como documento adjunto de cada registro el número de etiqueta correspondiente. En este paso, insertamos el conjunto de documentos en el escáner y abrimos el programa Kofax Express a través del botón Inicio – Programas – Kofax Express – Kofax Express o haciendo doble clic en el icono correspondiente del escritorio:

Se nos abrirá el programa. Para proceder a la digitalización de todo el lote de documentos nos vamos a la ficha Inicio, y pulsamos sobre el botón [Digitalizar todo] (el botón [Digitalizar una], permite digitalizar solamente la primera página del lote):

106 Introducción


Recuerda asegurarte que estés utilizando el perfil de digitalización EPRINSA, para ello compruébalo en la barra de perfiles:

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Automáticamente el escáner procederá a digitalizar cada uno de los documentos, Kofax Express a su vez procederá a corregir las imágenes recibidas, separar cada uno de los documentos digitalizados y a indexarlos, es decir, leerá el código de barras asociado al documento y creará el archivo PDF con ese nombre. Si todo es correcto la pantalla de Kofax aparecerá como se indica a continuación:

Como puedes ver Kofax ha diferenciado 4 documentos, a cada uno de ellos le ha asignado un nombre, que coincide con la etiqueta de la primera página del documento. En la parte izquierda de la pantalla podemos ver información sobre el lote de documentos que acabamos de digitalizar, en él nos aparece el nombre que le asigna al lote (normalmente “Batch” seguido de un número

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consecutivo), el número de documentos digitalizados y el número de imágenes.

Paso 3: Comprobación de errores Antes de proceder a liberalizar el lote tenemos que comprobar que el mismo es correcto, los dos errores más comunes que se nos pueden dar son:

1. Kofak Express no ha reconocido la etiqueta correctamente y no ha divido el lote en los documentos correctos, o dicho de otra forma dos documentos, los ha unido en uno mismo. Ejemplo, basándonos en el ejemplo anterior, supongamos que Kofax Express no ha reconocido la etiqueta del documento 3, por lo que se nos mostraría de la siguiente forma:

Introducción 109


2. Otro error común es el error de indexación, es decir, Kofax Express no ha reconocido la etiqueta y por lo tanto no es capaz de ponerle nombre al documento, produciéndose un error al liberalizar el lote, ya que no es capaz de saber donde tiene que guardar el documento. Podemos comprobar si este error se ha producido porque en la parte superior del documento, no aparece el nombre de la etiqueta que le corresponde:

En los siguientes pasos vamos a ver cómo corregir estos errores.

Paso 4: Redigitalización y corrección de errores Si una página de algunos de los documentos no se ha digitalizado de forma correcta, podemos volver a digitalizarlo, bastará con seleccionar la página a digitalizar, y seleccionar la ficha Redigitalización – [Redigitalizar]:

Por ejemplo, supongamos que la segunda página del segundo documento no se ha digitalizado correctamente, ponemos la página concreta en el escáner, dentro de Kofax Express seleccionamos dicha página y pulsamos las opciones anteriormente indicadas:

110 Introducción


De esta manera redigitalizaremos esta página. El resto de botones de esta ficha nos permite realizar las siguientes operaciones:

Permite digitalizar varias páginas. Sustituye la página actualmente seleccionada por el conjunto de páginas digitalizadas.

Digitaliza e inserta las páginas antes de la página actualmente seleccionadas

Introducción 111


Un error que puede sucedernos es que Kofax Express no reconozca la etiqueta de un documento y por lo tanto no haya echo correctamente la división del lote en distintos documentos, por ejemplo en el caso siguiente la página 5 del segundo documento debería ser un documento independiente:

Nosotros podemos crear nuevos documentos, borrar documentos, y mover las distintas páginas entre los documentos del lote. En este caso bastaría con crear un nuevo documento en el lote y mover la página/s que le pertenezcan:

112 Introducción


Para crear el nuevo documento seleccionamos el documento antes del cual vamos a crearlo, en nuestro caso vamos a crearlo antes del documento 3, seleccionamos dicho documento (para seleccionar un documento basta con hacer clic sobre el título del mismo) y pulsamos con el botón secundario del ratón sobre el mismo, nos aparecerá un menú contextual:

Introducción 113


Con el botón [Insertar documento] ( ) de dicho menú insertamos un nuevo documento antes del documento seleccionado:

Ahora solamente tendremos poner las páginas que pertenezcan a dicho documento, en nuestro caso, la página 5 del documento 2. Para ello bastará con pulsar sobre la página/s en cuestión y sin dejar de pulsar el botón del ratón arrastrar las página/s hasta soltarla/s en la zona del documento.

114 Introducción


Otra forma de realizar la misma operación es dividir el documento 2, para ello seleccionamos la página a partir de la cual se va a realizar la división y pulsamos en la Ficha Documento, en el botón [Dividir]. Kofax dividirá el documento 2 en dos nuevos documento, a partir de la página seleccionada:

Kofax nos proporciona además una serie de botones en la ficha Documento, que nos permiten manipular los mismos, son los siguientes:

Elimina la página o el documento seleccionado.

Empezando por la página seleccionada elimina todas hasta el final del documento.

Empezando por la página seleccionada divide el documento actual.

Une en un único documento, el documento actualmente seleccionado y el anterior a éste.

Introducción 115


Une en un único documento, el documento actualmente seleccionado y el posterior a éste.

Combina en un único documento todos aquellos documentos que estén seleccionados. Los documentos deben de ser consecutivos.

En el paso 3, vimos que Kofax Express, reconoce las etiquetas que se le han pegado a los documentos y guardará los ficheros digitalizados con el nombre incluido en esa etiqueta. En ocasiones puede suceder que Kofax Express no reconozca la etiqueta y por lo tanto no le asigne el nombre correcto al fichero, en este caso se producirá un error de indexación. En el siguiente paso veremos como se indexan los ficheros y cómo solucionar este error.

Paso 5: Indexación de ficheros Kofax Express a través de las etiquetas asignará a cada uno de los documentos un nombre, que será el nombre con el que guardará el fichero que contiene dicho documento. Este proceso lo hace Kofax automáticamente, para comprobar que efectivamente ha asignado a cada documento el nombre correcto, nos fijamos en la parte superior del mismo, ahí nos debe aparecer la numeración de la etiqueta:

116 Introducción


Si Kofax Express no realiza correctamente este paso, tendremos que indexar nosotros el documento, es decir, tendremos que asignarle nosotros el nombre:

Para ello seleccionamos el documento que no se ha indexado correctamente, nos vamos a la ficha Índice y dentro de ella seleccionamos el botón [Indexación]:

Introducción 117


Se nos abrirá la imagen de la primera página del documento y en la parte derecha de pantalla un panel en el cual tenemos que escribir el nombre del fichero, es decir, los números de la etiqueta que tiene asignado el documento:

Atención: No olvides añadirle la letra ñ delante de los números de la etiqueta.

Justo por encima del panel de indexación tenemos una barra de botones que nos permite movernos entre las páginas del documento y los distintos documentos cuando no estamos en la vista miniatura de documentos. Los distintos botones son los siguientes:

Primer documento

Documento anterior

Documento siguiente

Último documento

Siguiente documento con el campo índice incompleto.

Con el botón podemos ir moviéndonos rápidamente entre los documentos que no tienen el campo índice completado.

118 Introducción


Paso 6: Liberalización del lote Una vez ya tenemos divididos el lote en los diferentes documentos, procederemos a liberarlo, es decir, se almacenará los distintos documentos

te proceso es automático, nosotros en los ficheros correspondientes. Essolamente tendremos que darle la orden pulsando el botón [Liberar lote] de la pestaña Inicio:

Paso 7: Subida de ficheros Este paso se realizará automáticamente.

icheros que se encuentren en el directorio os registros correspondientes. Hay que

n disponibles en el momento en el

Objetivos

rar cada una de las opciones que nos ofrece Kofax a la hora ar documentos digitalizados.

a la digitalización de los documentos para su inclusión en el registro de

A continuación vamos a ver diferentes operaciones que

RES automáticamente subirá los findicado para relacionarlos con ltener en cuenta que los ficheros no estaráque se libera el lote, es decir, tardará un tiempo prudencial en estar disponible en RES. Este tiempo depende del número de documentos que haya que subir y del tamaño de los mismos.

Tema 3: Tratamiento de imágenes con Kofax Express

Al finalizar esta unidad el alumno/a será capaz de:

• Enumede trat

• Seleccionar las opciones más adecuadas en función del tipo de documento a digitalizar.

• Utilizar los distintos controles y barras de herramientas que ofrece el programa para elegir los valores posibles de las distintas opciones.

Introducción Ya que hemos visto el proceso general que hemos de seguir para proceder

entrada / salida.podemos realizar en Kofax Express para trabajar y mejorar los documentos digitalizados.

Introducción 119


120 Introducción

Es posible que algunas de las opciones que vamos a ver a continuación no estén disponibles en su equipo debido a las restricciones que haya impuesto el administrador.

La Ficha Digitalización ermite configurar las opciones apropiadas para el tipo de documentos a igitalizar. Esta pestaña contiene opciones como modo de color, resolución y

a la mayoría de los escáneres, así como eación, recorte automático, y eliminación de

Pdtamaño de papel comunesopciones de VRS como alinmanchas que ayudan a conseguir una calidad de imagen óptima para cualquier tipo de documento. También están disponibles opciones adicionales de VRS como detección de color y suavizado de fondo para documentos digitalizados en modo de escala de grises y color.

Los ajustes que apliquemos en la pestaña Digitalización no se guardarán en la imagen de prueba, ya que esta se usa sólo con propósitos de vista preliminar. La imagen de prueba se guarda en su estado original, a menos que apliquemos los cambios después de la digitalización desde la pestaña “Correcciones VRS”.

La pestaña de Digitalización se divide además en tres apartados, dependiendo del apartado que tengamos seleccionado nos aparecerán unas pciones u otras. Por defecto la pestaña Digitalización se abre en la opción scáner]:

o[E

Escáner: configuración básica correspondiente a la mayoría de los escáneres VRS General: opciones de procesamiento de imagen que están disponibles

: Las opciones de procesamiento de imágenes que están disponibles para documentos digitalizados en modo de color (y para algunos documentos digitalizados en modo de escala de grises)

en procesamiento en blanco y negro, escala de grises y color VRS Color


Opciones de Escáner

Grupo Digitalizar: Blanco y negro: Digitaliza las imágenes en blanco y negro.

Introducción 121

Escala de grises: Digitaliza las imágenes en escala de grises.

Color: Digitaliza las imágenes en color. o y negro o Escala de grises podremos pulsando en

to al botón, seleccionar color marginal: el color marginal gina, excepto

un color. Normalmente el color margire revenir la co s caracteres impresos a mano en

Si seleccionamos Blancla flecha que hay junes útil cuando se desea capturar todo el contenido de una pá

nal se usa junto con un sistema de conocimiento de caracteres ópticos inteligente (ICR) para pnfusión entre los cuadros coloreados y lo

el sistema ICR. Por ejemplo, al digitalizar formularios impresos a mano que contienen cuadros rojos para cada uno de los campos del formulario, puede utilizar Suprimir rojo. Las opciones son:

Desactivar color marginal (predeterminado).

Suprimir rojo: elimina el color rojo.

Suprimir verde: elimina el color verde.

Suprimir azul: elimina el color azul.

GrupoDentro e a la que vamos a digitalizar los docum n ción de la lista desplegable o bien e r

Detalle d este grupo tenemos la resolución e tos, podemos seleccionar la resolusc ibirla a mano.

Grupo Alimentador Las opciones de este grupo son:

[Cristal]: Digitaliza documentos desde el cristal de exposición. Esta opción es útil para digitalizar documentos gruesos o encuadernados que no pueden pasar por el escáner, o para documentos frágiles o en condiciones delicadas.


[Alimentador]: Digitaliza documentos desde el alimentador automático de documentos (ADF). Esta opción es útil para digitalizar lotes de papel suel

Gru

to del mismo tipo, o para documentos en buenas condiciones. Pulsando sobre la flecha inferior de este control, podemos configurar opciones de configuración del alimentador automático, tales como la sensibilidad o la velocidad.

po Caras Las opciones de este grupo son:

[Una sola cara]: Digitaliza una cara del documento.

[Ambas caras]: Digitaliza las dos caras del documento.

el, pulsando en la flecha Grupo Tamaño de papel En la opción Tamaño de pap podemos seleccionar el tamaño de papel de la lista, que muestra los tamaños de papel que admite su escáner:

Justo debajo del tamaño del papel, tenemos dos botones para indicar la orientación del papel:

[Vertical]: Se introduce primero la parte estrecha del papel en el escáner.

[Horizontal] parte ancha del papel en el

Grupo Giro

Express aplique a las páginas de nuestro lote. Por ejemplo, si introducimos primero la parte inferior de una página con orientación vertical

: Se introduce primero la escáner.

Estos controles se utilizan para especificar el giro de página que queremos que Kofax

(con el texto mirando hacia abajo), tendremos que seleccionar 180º para indicar que la página gire automáticamente 180 grados. Si no desea ningún

namos giro, seleccio 0º. Estas opciones de giro dependen del modo en que el texto está orientado en la página al introducirla en el escáner. También tenemos que tener en cuenta si el papel se introduce en orientación vertical u horizontal. Si

122 Introducción


estamos digitalizando documentos a doble cara, existe una opción de giro

En general, la configu ión despecífica para el anverso y el reverso.

rac e giro para documentos a doble cara funciona

orientación horizontal, la opción de

na opción de giro para el anverso, Kofax Express

ferente al reverso.

de la siguiente manera: Cuando se digitaliza en orientación vertical, la configuración de giro del anverso y reverso siempre es la misma. Cuando se digitalizan documentos en giro del anverso es siempre la opuesta a la del reverso. Una vez seleccionada utendrá en cuenta la orientación (vertical u horizontal) y aplicará automáticamente la opción de giro más común al reverso. Si lo desea, tiene la opción de aplicar una opción de giro di

Grupo Restablecer Este grupo incluye un botón que permite borrar todas las modificaciones hechas al documento y lo restaura a la configuración original de cuando fue digitalizado:

Introducción 123


Grupo Escáner Kofax Express detecta automáticamente el escáner conectado al equipo. Podemos utilizar la ventana Seleccionar escáner para seleccionar otro escáner. Al pulsar sobre Seleccionar, nos aparecerá una lista con los escáneres conectados a nuestro equipo, bastará con seleccionar de ella el escáner que vayamos a utilizar:

Opciones VRS General La configuración VRS general tiene que ver con los ajustes de calidad de imagen VRS que se aplican durante una operación de digitalización. Los ajustes de imagen incluyen correcciones automáticas (alineación, recorte automático, limpieza de aristas o eliminación de perforaciones, ajustes de contraste y brillo y gestión de la definición. Las opciones aplicadas al procesamiento de imágenes en blanco y negro, escala de grises o color.

124 Introducción


La configuración VRS General predeterminada se aplica automáticamente y no es necesario realizar cambios significativos para la mayoría de los tipos de documentos. Realice cambios a la configuración VRS General sólo si necesita hacer ajustes

Los ajustes que aplique desde la pestaña Digitalización no se guardarán en la imagen de prueba, ya que esta esta se usa sólo con propósitos de vista preliminar. La imagen de prueba se guarda en su estado original, a menos que use la pestaña Correcciones VRS para aplicar cambios después de la digitalización.

Grupo Correcciones Automáticas

Las opciones de este grupo permiten seleccionar las preferencias relacionadas con la alineación, el recorte automático, la limpieza de aristas, la eliminación de perforaciones, la detección de páginas en blanco y el giro automático.

[Alineación]: endereza automáticamente las imágenes sesgadas.

[Recorte automático]: recorta una imagen al tamaño del papel real digitalizado, en lugar de al tamaño de papel seleccionado en Configuración del escáner. Esta opción sólo está disponible si se seleccionada la opción Alineación.

[Limpieza de aristas]: elimina los bordes negros de las imágenes en blanco y negro. Esta opción sólo está disponible si está seleccionada la opción Recorte automático.

[Eliminación de perforaciones]: rellena las marcas de orificios con el color del fondo del área circundante. Esto es útil para aquellas imágenes que representan páginas que contienen marcas de perforaciones u otras marcas de orificios cerca del borde de la página:

[Eliminar En blanco]: quita automáticamente las páginas que se determinen con seguridad como páginas en blanco. En la flecha

Introducción 125


podemos configurar opciones adicionales relacionadas con la eliminación de páginas en blanco:

[Giro automático]: gira automáticamente las imágenes digitalizadas en una orientación no estándar (como por ejemplo de arriba hacia abajo). El giro de la imagen digitalizada se basa en el contenido del texto detectado por Kofax Express. Por ejemplo, Kofax Express puede detectar texto español digitalizado de lado. Una vez hecha la evaluación, la imagen se gira 90 grados automáticamente.

Grupo Claridad En este grupo podemos modificar las opciones Claridad, Brillo y Gamma, así como Brillo automático y Claridad avanzada:

Brillo: la configuración de brillo afecta a la cantidad de "luz" de una imagen.

Contraste: la configuración de contraste afecta a la diferencia entre las zonas más iluminadas y más oscuras de una imagen.

Valores de Gamma: la configuración de gamma afecta a la conversión de la intensidad de luz a píxeles; generalmente, no es necesario ajustar este valor. Brillo automático: asigna un valor óptimo de brillo automáticamente. Esta función sólo estará disponible si se está digitalizando en blanco y negro o en escala de grises. Claridad avanzada: esta función aplica un procesamiento especial a documentos complejos, si no podemos producir la calidad de imagen óptima con otros valores. La opción Claridad avanzada está disponible cuando se digitaliza en blanco y negro. Con el control deslizante indicamos el nivel de procesamiento especial que queremos aplicar al fondo de la imagen.

Grupo Filtro B/N Este grupo permite aplicar filtros de eliminación de líneas y manchas a una imagen en blanco y negro.

126 Introducción


Filtro de línea: cantidad de adelgazamiento o engrosamiento que aplicará a los elementos de la imagen (líneas y texto) en imágenes en blanco y negro. Si movemos el control deslizante a la izquierda (hacia ) adelgazarán los elementos de la imagen que están distendidos o mezclados. Si movemos el control deslizante a la derecha (hacia ) engordaremos los elementos de la imagen que son demasiado delgados o livianos. Filtro de eliminación de manchas: borra píxeles negros no deseados (manchado excesivo) de los documentos en blanco y negro. Si movemos el control deslizante a la izquierda (hacia ) los puntos a eliminar serán pequeños. Si movemos el control deslizante hasta el centro los puntos a eliminar serán pequeños y medianos. Si movemos el control deslizante a la derecha (hacia ) los puntos a eliminar serán pequeños, medianos o grandes.


Opciones VRS Color Aquí podemos configurar las opciones correspondientes a la detección de color y suavizado del fondo. Estas opciones están disponibles al digitalizar en color (o en escala de grises cuando se selecciona imágenes sin procesar en color).

Los ajustes que aplique desde la pestaña Digitalización no se guardarán en la imagen de prueba, ya que ésta se usa sólo con propósitos de vista preliminar. La imagen de prueba se guarda en su estado original, a menos que use la pestaña Correcciones VRS para aplicar cambios después de la digitalización.

Introducción 127


Grupo Detección de Color Si dentro de un mismo lote de documentos vamos a digitalizar documentos en blanco y negro y documentos en color, podemos activar la opción detección automática de color, de esa manera será Kofax Express quien cambiará automáticamente entre guardar imágenes en color o en blanco y negro, dependiendo de la página digitalizada.

[Detectar color]: activa la detección de color automática. Si está activada, Kofax Express determina si la página digitalizada es en color o en blanco y negro, y la procesa según corresponda.

[Detectar objetos pequeños en color]: activa la función utilizada para detectar pequeñas cantidades de color (como una fotografía, una marca de fecha, o texto resaltado) en documentos que, de lo contrario, serían bitonales. Cuando se activa la opción Detectar objetos pequeños en color, las páginas con cantidades de contenido en color limitadas tienen más posibilidades de que se procesen correctamente. De lo contrario, es posible que no se detecte la pequeña cantidad de color. Al activar tanto esta opción como la anterior se nos activarán los controles de sensibilidad de detección de color. [Ignorar color de fondo]: activamos esta opción si no queremos que se tenga en cuenta el color del fondo al realizar una valoración para determinar si la página está en blanco y negro o en color.

Grupo Fondo Desde aquí podemos seleccionar las preferencias que afectan al modo en que se procesa la región del fondo de una imagen en color o en escala de grises.

[Suavizado]: activar la función de suavizado de fondo, que puede usar para convertir el color del fondo de una imagen en color único, de modo que la imagen sea más clara y el tamaño del archivo más pequeño. Si esta función Suavizado no está seleccionada, la región del fondo de una imagen en color no se altera durante el procesamiento. Podemos aumentar o disminuir el nivel de suavizado aplicado utilizando el control deslizante que hay junto a este botón o introduciendo directamente el valor en el cuadro.

128 Introducción


[Establecer fondo en blanco]: podemos activar esta opción para los siguientes casos: si el color de la región del fondo es casi blanco, se convierte en blanco; si el color de la región del fondo no es casi blanco, se convierte en un color de fondo suavizado, determinado por el escáner.

[Color de fondo a blanco]: convierte cualquier color de fondo a blanco.


La Ficha Correcciones VCR Esta ficha contiene opciones que nos van a permitir aplicar ajustes de calidad a imágenes individuales sin redigitalizarlas2. A diferencia de la ficha Digitalización la ficha Correcciones VCR solamente tiene dos opciones que son Generales VCR y VCR Color otra diferencia es que las opciones que aplique desde esta pestaña sólo afectan a la imagen digitalizada seleccionada en el visor, además mientras que en la ficha digitalización los cambios que se aplicaban eran solamente a la imagen previa, no modificando la imagen digitalizada, las modificaciones que hagamos en la ficha Correcciones VCR si se aplicarán a la imagen o imágenes seleccionadas.

Opciones VRS General Como puedes ver en la imagen siguiente las opciones que contiene esta ficha son similares a las de la ficha Digitalización, por lo que remitimos a dicho apartado para su explicación.

Los ajustes que aplique desde la pestaña Correcciones VRS se guardarán en la imagen.

Introducción 129


Opciones VRS Color Como puedes ver en la imagen siguiente las opciones que contiene esta ficha son similares a las de la ficha Digitalización, por lo que remitimos a dicho apartado para su explicación.

Los ajustes que aplique desde la pestaña Correcciones VRS se guardarán en la imagen.

La barra de acceso rápido Los iconos de la Barra de herramientas de acceso rápido proporcionan métodos abreviados para los controles de Kofax Express usados con más frecuencia. La Barra de herramientas de acceso rápido siempre está accesible en la interfaz de usuario de Kofax Express, independientemente de la pestaña que esté activada (Inicio, Configuración del escáner, Documento, etc).

Los botones son los siguientes:

[Cortar]: Eliminar los documentos o imágenes seleccionados los coloca en el portapapeles.

[Copiar]: Copiar los documentos o imágenes seleccionados al portapapeles.

[Pegar]: Pega el contenido del portapapeles en el documento o lote seleccionado

130 Introducción


Introducción 131

[Deshacer]: Dentro de un lote podemos deshacer tantas veces como sea necesario pero una vez se cierre el lote, la lista de acciones que se pueden deshacer se limpiará.

[Rehacer]: Revierte la acción de Deshacer más reciente. Al igual que el deshacer mientras está abierto un lote, podemos seleccionar Rehacer tantas veces como sea necesario. Cuando cerremos el lote, la lista de acciones que se pueden deshacer y rehacer se limpiará.

[Digitalizar una]: Digitalizar sólo una página (tecla [F11]).

[Digitalizar todo]: Digitaliza todas las páginas en el escáner (tecla [F12]).

[Detener escáner]: Detiene una operación de digitalización.

[Lote nuevo]: Crea un lote nuevo.

[Documento nuevo]: Crea un documento nuevo.

[Indexado]: Comienza el proceso de indexado, si volvemos a pulsar detiene el indexado.

[Liberar lote]: Comienza el proceso de liberación del lote.

Minibarra de herramientas de página La minibarra de herramientas Página proporciona un acceso rápido a los controles que se pueden usar para hacer ajustes a las imágenes digitalizadas. Se abre haciendo clic con el botón derecho sobre una imagen digitalizada.

Los controles de esta barra de herramientas son los siguientes:

[Blanco y negro]: Establece la salida en blanco y negro para las imágenes seleccionadas.


[Escala de grises]: Establece la salida en escala de grises para las imágenes seleccionadas.

[Color]: Establece la salida en color para las imágenes seleccionadas.

[Girar 90º izquierda]: Gira la imagen seleccionada 90 grados hacia la izquierda.

[Girar 90º derecha]: Gira la imagen seleccionada 90 grados hacia la derecha.

[Girar 180º]: Gira la imagen seleccionada 180 grados.

[Giro automático]: Gira automáticamente las imágenes seleccionadas según la orientación detectada del texto.

[Redigitalizar]: Redigitalizar y reemplazar las páginas seleccionadas.

[Redigitalizar alimentación múltiple]: Redigitaliza y reemplazar la primera página seleccionada con las páginas digitalizadas.

[Insertar páginas]: Insertar las imágenes digitalizadas en el documento seleccionado antes de la imagen seleccionada.

[Guardar]: Guardar las imágenes seleccionadas en formato JPEG, PDF o TIFF.

[Correcciones VRS]: Cambia a la pestaña Correcciones VRS y aplicar los ajustes de calidad de imagen a la imagen actual.

[Indexado]: Cambiar al modo de indexado y comienza a indexar el documento actual.

[Cortar]: Eliminar las imágenes seleccionadas y las coloca en el portapapeles.

[Copiar]: Copiar las imágenes seleccionadas al portapapeles.

[Pegar]: Pegar el contenido del portapapeles.

[Eliminar]: Eliminar las imágenes seleccionadas.

[Eliminar hasta el final del documento]: Eliminar la imagen seleccionada y todas las imágenes siguientes del documento. Podemos seleccionar imágenes en múltiples documentos; las imágenes se borran de cada documento, comenzando con la imagen seleccionada.

[Dividir documento]: Dividir un documento en dos documentos. Seleccionamos la imagen que queremos que sea la primera del documento nuevo. Esa imagen, junto con las imágenes siguientes, se moverá al documento nuevo. Podemos seleccionar múltiples

132 Introducción


imágenes; cada imagen seleccionada se convierte en la página primera de un documento nuevo.

[Intercambiar anverso y reverso]: Haga clic para reemplazar el anverso con el reverso en una página a doble cara, y viceversa.

Minibarra de herramientas de documentos Ofrece un acceso rápido a los controles que se pueden usar para crear y gestionar documentos. Aparece haciendo clic con el botón derecho en la barra de título de cualquier documento en el visor, o haciendo clic con el botón derecho en la zona abierta del visor.

Los controles de la misma son los siguientes:

[Insertar documento]: Crear un documento nuevo lo inserta delante del documento actual.

[Combinar con anterior]: Combinar el documento seleccionado con el documento anterior.

[Combinar con siguiente]: Combinar el documento seleccionado con el documento siguiente.

[Combinar seleccionado]: Combinar los documentos seleccionados en un único documento.

[Insertar páginas]: Inserta las páginas digitalizadas en el documento seleccionado, colocamos el cursor en la posición en la que queremos que se inserten las páginas y a continuación pulsamos en éste botón para comenzar la digitalización de páginas.

[Guardar]: Guarda el documento en formato TIFF o PDF. El archivo contendrá todas las imágenes del documento.

[Indexado]: Cambia al modo de indexado y comienza a indexar el documento actual.

[Cortar]: Eliminamos los documentos seleccionados y los colocamos en el portapapeles.

[Copiar]: Copiamos los documentos seleccionados al portapapeles.

[Pegar]: Pega el contenido del portapapeles en el documento seleccionado. Si en el portapapeles hay documentos, se pega en el

Introducción 133


lote activo.

[Eliminar]: Elimina los documentos seleccionados.

Tema 4: Configuración

Objetivos Al finalizar esta unidad el alumno/a será capaz de:

• Enumerar las distintas opciones de configuración que ofrece Kofax, como perfil, resolución, escaneo a simple / doble cara, etc.

• Realizar una configuración básica del programa, siguiendo las recomendaciones de Eprinsa.

• Parametrizar la aplicación desde ADM para su uso.

Configuración básica de Kofax A continuación vamos a explicar las opciones de configuración recomendadas por EPRINSA, para el correcto funcionamiento de las opciones de escaneo y subida de imágenes a la aplicación de RES. Kofax Express permite trabajar con perfiles, un perfil es una serie de opciones de escaneo que guardamos con un nombre de forma que podamos volver a aplicar dichas opciones a otro trabajo sin tener que volver a definirlas. En la instalación que realiza EPRINSA, ya se encuentra creado un perfil, llamado EPRINSA, configurado con las opciones adecuadas. Es importante que cuando vayamos a utilizar el escáner para digitalizar documentos para la aplicación RES (con sus etiquetas etc.) estemos trabajando con el perfil EPRINSA, para comprobarlo nos fijamos en la barra perfiles de digitalización:

A continuación vamos a describir las opciones que se incluyen en el perfil de EPRINSA:

Resolución de escaneo y digitalizar por ambas caras Para el escaneado de documentos se recomienda una resolución como mínimo de 200 dpi. Para indicar la resolución de escaneo, nos vamos a la

134 Introducción


ficha de Digitalización – Escáner y en el cuadro Resolución indicamos la misma. En la imagen siguiente, está configurada a 400 dpi:

Otra opción que encontramos en la ficha digitalización es el tamaño del documento, configurado a A4:

También desde esta ficha podemos indicar si vamos a digitalizar los documentos por una cara o por ambas, para ello seleccionamos el botón correspondiente, en la imagen que se muestra a continuación puedes ver que está seleccionada la opción Ambas caras:

Introducción 135


Otras opciones interesantes que encontramos en esta ficha son:

Grupo Alimentador: podemos elegir entre [Cristal] o [Alimentador], para digitalizar documentos desde el cristal de exposición o desde el alimentador. En el ejemplo, está seleccionada la opción Alimentador.

Grupo Digitalizar: podemos elegir entre (Blanco y negro), (Escala de grises) y (Color): para digitaliza las imágenes en blanco y negro, escala de grises o en color. En el ejemplo está seleccionado “Escala de grises”.

Definir el formato del código de barras que se va a usar Es muy importante definir el tipo de código de barras que vamos a utilizar para que Kofax sepa dividir los distintos documentos escaneados y asignar el nombra a los mismo.

136 Introducción


Para ello, dentro de la ficha Código de barras y en la opción Tipo indicaremos el tipo de código de barras que servirá a Kofax para la separación en documentos (en nuestro caso vamos a utilizar el código 128):

Como ya hemos visto, Kofax además de permitir separar los documentos escaneados, nos va a guardar automáticamente el documento en un archivo y carpeta previamente configurado, el nombre con el que guardará el fichero se lo indicaremos en la etiqueta.

Introducción 137


La opción Índice, es la que le dará nombre al documento, tenemos que indicar Código 128 y EAN.

En el grupo Filtros, opción Formato deberemos indicar para nuestras etiquetas {“ñ”X(3)” “9(9)” “X(4)}. De esa forma sólo reconocerá las que cumplan con ese formato

138 Introducción


Tipo de código de barras que dará el nombre al documento y definir la máscara para que el campo índice sea válido Para asegurarnos de que el nombre que se va a poner al documento coincida con el formato establecido este se debe indicar en el campo Validación de la ficha Índice:

Además tendremos que activar para que se ponga en el título del documento y este sea de manera predeterminada un código de barras.

Muchas de estas opciones de configuración se han descrito con más detalle en el tema anterior, por lo que se recomienda mirar en dicho tema para ampliar información sobre cualquiera de ellas..

Introducción 139


Parametrización de la subida de ficheros Para parametrizar la subida de ficheros y envío de mail se utiliza ADM a nivel de cliente (usuario) por medio del formulario que se puede localizar en Administración → Tipos de empresas, tal y como se puede en la siguiente imagen.

El código que nos va a identificar los parámetros para el escáner y así diferenciarlos del resto será “ESCAN”. En la siguiente tabla se detallan los parámetros necesarios para parametrizar la subida de documentos.

CODIGO ELEMENTO DESCRIPCIÓN VALOR

ESCAN DIR_E Directorio con ficheros Escaneados que han presentado error OBJ_ESCAN_ERRORES_3000

ESCAN DIR_S Directorio con ficheros Escaneados subidos correctamente OBJ_ESCAN_SUBIDOS_3000

ESCAN DIR Directorio para albergar ficheros Escaneados OBJ_ESCAN_3000

ESCAN NOT_E Notificar por e-mail de los errores ocurridos [email protected]

ESCAN NOT_S Notificar por e-mail de los fichero subidos [email protected]

ESCAN NOT_P Dirección de correo del remitente de los mail Kofax.nombre_cliente

ESCAN VOL Volumen máximo de subida (valor dado en K) 100

ESCAN H_INI Hora de Comienzo para subida documentos sin restricción VOL 12:45

ESCAN H_FIN Hora fin para subida documentos sin restricción VOL 12:50

140 Introducción

mailto:[email protected]



Introducción 141

Para los elementos que se refieren a Directorios de trabajo estos se tienen que indicar con el nombre oracle con el que han sido creados. Los elementos que hacen referencia a las notificaciones por mail, si estas no se indican no se envía ningún mail, en el caso de que se tenga que remitir el correo a varias personas, estas se pueden separar las direcciones de correo mediante comas. Los otros 3 elementos que restan se explicarán un poco más en detalle:

- VOL; este valor no indica el máximo tamaño en bytes que se subirá en cada iteración del proceso automático (job), es decir, si se indica 100 k, en una iteración no se podrá subir ficheros por más de ese tamaño. Destacar que en el caso de que existan ficheros que superen este valor “VOL” estos deberán esperar a ser subidos cuando se active la franja horaria sin restricciones que se detallara a continuación.

- H_INI; indica la hora de comienzo sin restricción de tamaño por iteración del proceso automático, como se indico anteriormente podrán subir todos los documentos que se encuentren disponibles independientemente del tamaño del grupo o individual.


- H_FIN; indica la hora de finalización para la subida de ficheros sin restricción de tamaño por iteración del proceso automático. Así, por tanto pasado esta hora el proceso comienza a trabajar de nuevo con la restricción en tamaño indicada en “VOL” si esta indicada.

142 Introducción


Anexo 2 – Acceso al Registro Telemático de los Ayuntamientos En este apartado nos ceñiremos a los servicios disponibles en relación con el Registro Electrónico de Entrada/Salida perteneciente a los municipios del ámbito geográfico de la provincia de Córdoba. En primer lugar nos conectaremos a la Web de la Excma. Diputación Provincial de Córdoba cuya dirección es www.dipucordoba.es y que nos trasladará a la página de bienvenida que se muestra en la siguiente imagen:

Introducción 143


A continuación seleccionaremos la opción “Registro Telemático de los Ayuntamientos” que nos llevará a la siguiente pantalla:

Esta pantalla nos permite seleccionar un Ayuntamiento de una lista con los nombres de los mismos o bien pulsando con el ratón sobre el municipio en el mapa situado a la izquierda.

144 Introducción


Al seleccionar el Ayuntamiento a cuyo Registro Electrónico queremos acceder, se nos mostrará una nueva ventana como la siguiente:

A continuación se detallan las opciones disponibles en el Registro Electrónico todas ellas mediante el uso de certificado digital: Uso del Registro Telemático Nos traslada a una ventana que nos informará sobre los requisitos para la utilización del certificado digital, similar a la mostrada en el apartado del Padrón de Habitantes. Entrada al Registro Telemático Al acceder toda vez que se requiere certificado digital, se nos mostrará una ventana como la siguiente, al objeto de que elijamos uno de los instalados en nuestro ordenador:

elegiremos el adecuado y pulsaremos el botón [Aceptar]. A continuación se mostrará una venta con la siguiente advertencia:

Introducción 145


Una vez seleccionemos esta opción se nos mostrará la siguiente pantalla de información:

146 Introducción


Una vez realizada la conexión llegaremos a la siguiente ventana:

En esta pantalla, el ciudadano puede proceder a rellenar el formulario que se le presenta anexando un documento o una imagen y pulsando finalmente el botón [Firmar y enviar]. En ese momento se nos informará de que se esta solicitando un acceso a nuestro certificado digital:

Introducción 147


Si se produjese cualquier error seremos informados mediante la siguiente imagen:

En caso contrario se nos mostrará una ventana de aviso como la siguiente:

148 Introducción


Una vez efectuado el registro se nos mostrará la pantalla de confirmación así como el documento de recepción como se muestra en la siguiente imagen:

Validación del Registro Telemático

Introducción 149


La validación permite a los ciudadanos confirmar la solicitud efectuada. Al seleccionar esta opción se nos mostrará la siguiente pantalla:

Tras introducir los datos que se nos solicitan pulsaremos el botón [Validar], que nos mostrará una pantalla como la siguiente para confirmar la validación de nuestra solicitud.

Resolución de problemas con el Registro Telemático

150 Introducción


Introducción 151

Esta opción, una vez comprobado el certificado, guiará a los usuarios para solucionar determinados problemas que pudieran producirse en relación con el mismo.


152 Introducción

Créditos del Manual El presente manual ha sido realizado por el Departamento de Formación de la Empresa Provincial de Informática, de la Excma. Diputación de Córdoba y fue terminado y preparado para su distribución el día 9 de mayo de 2008. Para obtener una copia, puede dirigirse al propio departamento de Formación de Eprinsa (Telef.: 957-21-12-18), solicitarlo por correo electrónico a la dirección [email protected]. Los usuarios también tienen a su disposición en Internet, una base de datos con las preguntas y respuestas que habitualmente se resuelven en el depto. de Formación de Eprinsa, todo ello en la dirección www.eprinsa.es/faq.


http://www.eprinsa.es/faq

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