1Tema: Contadura procesos y herramientas.Subtema: Conceptos bsicos para Anlisis ContableFecha: Febrero 2006Versin: 1

Registraciones contables

2ndice

Registraciones Contables:

a. Fechas de un documento contable Pg. 03

b. Perodo Contable y Ejercicio Contable Pg. 04

c. Relacin con mdulo CO-PA Pg. 05

d. Documentos peridicos Pg. 06

e. Documentos de periodificacin Pg. 07

f. Visualizacin de Saldos y partidas individuales Pg. 08

3Fechas de un documento contable

a. Fechas de un documento contable:

Dentro de un documento contable podemos encontrar las siguientes fechas:

1.- Fecha de Contabilizacin: Es la fecha en la cual el documento es registrado en la contabilidad.

2.- Fecha de Documento: segn el documento esta fecha nos brindar informacin adicional, pudiendo o no coincidir con la fecha de contabilizacin. Por ejemplo una factura ingresada por mesa de entradas tendr como fecha de documento la fecha de la factura.

3.- Fecha de Ingreso al sistema: Es la fecha en la cual el documento ha sido ingresado al sistema.

4Perodo Contable y Ejercicio Contable

b. Perodo Contable y Ejercicio Contable

Ejercicio contable: SAP identifica al ejercicio contable con el ao en el cual ste se inicia.Por ejemplo, el ejercicio de OSDE comprendido entre el 1 de mayo de 2004 y el 30 de abril de 2005, es para SAP el ejercicio 2004.Este concepto es relevante a los efectos de emisin de balances, visualizacin de documentos, de saldos de cuentas, entre otros.

Perodo contable: Identifica a cada uno de los meses dentro del ejercicio contable, siendo el perodo 1 el mes de inicio del ejercicio.Por ejemplo, para OSDE los perodos contables segn SAP son:

Perodo 1/2004 corresponde al mes de mayo 2004.Perodo 2/2004 corresponde al mes de junio 2004.Perodo 12/2004 corresponde al mes de abril de 2005.

5Relacin con mdulo CO-PA

c. Relacin con mdulo CO-PA

Al contabilizar en FI en Cuentas de Resultado Operativo, se alimentan los mdulos de CO-PA.

El mdulo de CO recibe imputaciones cuando se contabiliza en cuentas de Gastos Administrativos.

El mdulo de PA recibe imputaciones cuando se contabiliza en cuentas de Recursos, Egresos por Prestaciones Mdicas e ingresos y egresos por Turismo.

6Documentos Peridicos

d. Documentos Peridicos

Estos documentos se utilizan para facilitar las contabilizaciones recurrentes, como por ejemplo los alquileres.

El usuario, en el caso de detectar la necesidad de una registracin de esta naturaleza, crea un documento peridico, indicando el intervalo de tiempo durante el cual se tiene que efectuar esa contabilizacin.

Una vez al mes (el da 25 o primer da hbil siguiente) Sede Central ejecuta el proceso por el cual se crean los documentos contables correspondientes a los documentos peridicos, para el mes calendario siguiente.

7Documentos de periodificacin

e. Documentos de periodificacin

Estos documentos se utilizan para efectuar contabilizaciones que deben revertirse en el mes siguiente, como por ejemplo ajustes de cierre de los balances mensuales o anuales.

Al contabilizar estos documentos, el usuario ingresa la fecha en que se deben revertir. Luego Sede Central mensualmente ejecuta el proceso por el cual se contabilizar dicha reversin.

8Visualizacin de Saldos y Partidas Individuales

f. Visualizacin de saldos y partidas individuales

Existen en SAP transacciones para visualizar los saldos y las partidas individuales, tanto para las cuentas de mayor como para las cuentas de deudores y acreedores.

Desde la visualizacin del saldo se puede acceder a las partidas individuales que lo componen, desde las partidas individuales se puede visualizar el documento correspondiente y desde ste el dato maestro.

Adems existen transacciones especficas para visualizar las partidas que ya han sido archivadas.

9Visualizacin de Saldos y Partidas Individuales

Cuentas de: Visualizacin de Saldos

Visualizacin de partidas individuales

Visualizacin de partidas archivadas

MAYOR FS10N FBL3N ZFBL3N_A

ACREEDOR FK10N FBL1N ZFBL1N_A

DEUDOR FD10N FBL5N ZFBL5N_A

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