2.-Procesamiento:

Esta es la parte donde comenzamos a darle importancia a cadacosa y a cada tarea. Aqu es donde estamos delante de nuestra cajallena de cosas y tareas por realizar. Empezamos ordenando los objetosfsicos en su respectivo lugar. Una vez terminado esto podemoscomenzar con la parte de las tareas que tenemos que hacer. Porejemplo, vemos que hay una factura de telfono, nos preguntamos qutan importante es. Si es una factura del mes pasado y ya est pagada,entonces esa tarea ya est realizada. La siguiente pregunta lgica esNos sirve de algo conservar esa factura?

Si la respuesta es un NO, entonces la tiramos a la basura y nosdeshacemos de ella. Pero si la respuesta es un SI, entonces laguardamos, pero en el lugar correcto. Podemos crear o comprar unacarpeta especfica para guardar todas las facturas pagadas. El puntoaqu es mantener un orden de las cosas. Esto, lejos de ser acumulacininnecesaria, nos ahorra el tiempo de bsqueda cuando necesitemosalgn documento, pues sabemos exactamente donde podemosencontrarlo.

Ahora, Qu pasa con las tareas que an no estn terminadas oque an nos falta hacer? Pues es igual de simple, solo cambia elcuestionamiento. La pregunta en este caso es: Lo tengo que haceryo? Como en el caso anterior, esta pregunta se responde con un SI oun NO. Si la respuesta es NO, entonces procedemos a escribirla en unalista que podramos llamar Tareas delegadas o Tareas Transferidaso como mejor le parezca. A final de cuentas es su lista y el motivo

principal es facilitarle la vida, no complicrsela ms. Un buen ejemplode esto podra ser surtir la lista del supermercado. Si usted tiene parejay esta pareja puede realizar las compras, bien podra ubicar esa tareaen la lista Tareas delegadas.

Pero si la respuesta es un: si, si tengo que hacerlo yo, entoncesnos hacemos otra pregunta. Puedo hacerlo ahorita mismo? Si puederealizarlo en el momento y no le lleva ms de dos a cinco minutos, lorecomendable es que lo realice y d por terminada esa tarea. En elejemplo anterior de las compras del supermercado, es obvio que nopuede realizarlo en el momento. Lo lgico es que esa actividad laponga en otra lista que puede titular Pendientes para realizarladespus.

Como podr darse cuenta, el mtodo es algo de lo ms sencillo,solo se trata de realizar listas. No es necesario quebrarse la cabeza nirequiere de mucho esfuerzo para poder clasificar correctamente cadatarea. Ahora, usted puede hacer sus listas como se le haga mscmodo. Ya sea en una aplicacin que se descargue al telfono mvil oen una hoja de papel, eso es irrelevante mientas usted se sienta encompleta comodidad.

3.-Organizacin y priorizacin:

Con todo lo anterior conseguimos tener dos listas, Tareasdelegadas y Pendientes El problema aqu es que seguramentetendremos dos listas sper cargadas de tareas sin concluir. Es decir,listas hasta con cuatrocientas cosas que an no estn hechas. El poderpriorizar todas esas actividades para ver cul es la que tenemos querealizar primero quita mucho tiempo en el momento en que se empiecea finiquitar las tareas. Entonces Qu se debera hacer? Sencillo, enlugar de mantener unas listas extensas de tareas especficas, creamosuna ms corta de Proyectos, en la cual agregamos una fecha a cadaproyecto para su realizacin o entrega, donde cada proyecto estconformado por varias de esas tareas especficas.

Por ejemplo, tiene que entregar un informe a su jefe para laprx ima semana. La lista pendientes seguramente lucira de lasiguiente manera:

-Pedir informe de ventas.

-Pedir informe de inventario.

-Comprar boletos para el concierto del prx imo mes.

-Hacer las compras del supermercado.

-Pedir reporte de devoluciones.

-Llevar el auto al taller.

-Invitar a mi pareja a cenar.

Lo que se hace es juntar tareas especficas en un solo proyecto,para poder mantener un mejor orden. Por ejemplo:

1.-REALIZAR INFORME (6 DE ABRIL)

-Pedir informe de ventas.

-Pedir informe de inventario.

-Pedir reporte de devoluciones.

2.-COSAS DE LA CASA (HOY EN LA TARDE)

-Hacer las compras del supermercado.

-Llevar el auto al taller.

-Invitar a mi pareja a cenar.

3.-DIVERSION ( 6 de Mayo)

-Comprar boletos para el concierto del prx imo mes.

-Ir al concierto con mi pareja.

Con esta simple organizacin hemos reducido de seis tareasespecficas a solo tres proyectos, ordenados dependiendo su grado deimportancia. Es verdad que no disminuye el trabajo, pero s laorganizacin del mismo para una mejor gestin de las tareas.

4.-Revisar:

Una vez que hemos terminado de hacer nuestras listas lo quesigue es revisarlas, que cada cosa est en su lugar y con su fechaestablecida. Para posteriormente comenzar a realizarlas.

Es normal que a diario se adquieran nuevas tareas, pero con estesistema ya implementado, lo nico que se debe hacer es pensar ydecidir si esa nueva tarea es importante y necesaria. Por ejemplo,puede recibir una invitacin para una fiesta el sbado por la noche. Sidecide que quiere asistir, simplemente la pone en la lista en el lugarcorrespondiente segn la importancia y la fecha a realizar.

Por eso la revisin diaria de estas listas nos da la pauta para saberqu es lo que se tiene que hacer, en qu orden y para cundo tienenque estar terminadas, permitiendo priorizar las actividades y lostiempos. Dando como resultado el poder usar nuestro tiempo demanera efectiva.

Retomando el ejemplo anterior, las actividades a realizar durante elda pueden quedar de la siguiente manera:

1.-Pedir los reportes de ventas, inventario y devoluciones. Paracomenzar a revisarlos.

2.- Salir de la oficina y pasar al supermercado por las compras.

3.-llegar a casa e invitar a mi pareja a cenar.

En verdad es algo sencillo y bastante eficiente el implementar estemtodo en el da a da. Como se dijo antes, no reduce de ninguna

manera el trabajo, pero en cambio ofrece maximizar la gestin deltiempo para poder realizar las tareas de forma ordenada, de maneraque nos permita aumentar la calidad de vida.

Implementacin

Como podr darse cuenta, el mtodo anterior es bastante sencillode realizar. El verdadero reto no es el organizar las listas, si no elpoder llevarlas a cabo de una forma efectiva. Muchas personas sepierden en el ltimo paso, que es implementarlo en el da a da. No sepreocupe si el primer da las cosas no salen como usted lo habapensado, es normal. Y no porque el sistema falle, porque este sistemafunciona a la perfeccin. Lo que realmente sucede es que a la granmayora de las personas nos cuesta trabajo adoptar nuevos hbitos decomportamiento, pero con la prctica no le costara mucho adaptarse.

Otra cuestin bastante importante que se debe de tener en cuentaes que los planes nunca funcionan como deben funcionar, es decir, unplan solo es una gua no una receta que se tenga que seguirforzosamente al pie de la letra. Porque usted puede haber planificadolas tareas del da, pero por alguna u otra razn surge una emergencia,entonces el plan de accin para ese da se ha desbaratado porcompleto. Pero no se preocupe, ya que las actividades que estdejando de hacer por el momento quedan registradas en la lista deproyectos y eso es suficiente para que no las olvide y las puedarealizar despus.

Entonces, con todo lo anterior dicho y una vez comprendido elfuncionamiento del sistema slo resta el comenzar a hacer y dar porconcluidas cada una de las tareas y proyectos de esa lista. Parahacerlo de una forma efectiva, se puede seguir el siguiente criterio:

Contexto de la tarea.- Dnde lo hago? Si es un reporte para eljefe, el contexto es la oficina. Si es una tarea escolar, el contexto es laescuela. Si es una tarea del hogar, entonces el contexto es la casa, yas sucesivamente.

Disponibilidad de tiempo.- Cunto tiempo disponible tengoahorita mismo? Si por ejemplo es reporte el para el jefe y usted solotiene veinte minutos disponibles, es obvio que no puede concluir eseproyecto ah mismo. No caiga en el error de pensar que por que tieneun ratito libre puede adelantar algo, porque lo nico que va a lograrcon eso es dejar inconcluso el proyecto y desperdiciar veinte minutos valiosos que puede emplear para finiquitar tareas especficas, comopor ejemplo llamar a casa para confirmar que ir a comer o confirmar laasistencia a la fiesta del sbado.

Fuerza/Energa.- Tengo la energa suficiente para realizar estoahorita? Muchas veces acaba de terminar una tarea agotadora y no seencuentra en el mejor momento para comenzar otra actividad igual deexigente. Lo recomendable es que pueda tomar un descanso de unosminutos. Algo que funciona bastante bien, para minimizar estassituaciones, es conocerse a usted mismo. Cada persona tiene un lapsodel da en el que es ms productivo y est ms cargado de energa.Identifique esos momentos y ocpelos para realizar las tareas que ledemanden ms desgaste.

Retomando el ejemplo del reporte para el jefe, puede que no sealgico que pretenda terminar todo el proceso, desde pedir los informeshasta redactar el reporte en una sola tarde y sin descanso hastaterminar. Si tiene un lapso de tiempo de una semana, bien puede dividirtodo el trabajo en varias partes para realizar una porcin de ese

proyecto cada da de la semana y as tener el reporte listo en la fecha yhora correspondiente, sin la necesidad de generar estrs innecesario.

Prioridad.- Qu tan urgente es esto? Si es una tarea especficaque pueda realizar en el momento, hgalo. Una vez que hayarealizado las tareas especficas que pueda dar por terminadas en elcontexto en el que se encuentra, es hora de continuar con losproyectos. Quiz se encuentre con dos o ms proyectos a realizar en elmismo da, puede ser que tenga que realizar el avance del informe,pero tambin tiene un festival escolar con su hijo(a) y adems unajunta importante. Es aqu donde entra en juego su criterio propio y lasdiversas obligaciones que tiene.

Una posible solucin a este problema es que asista a la junta detrabajo, saliendo de ah vaya al festival escolar y por ultimo haga elavance del reporte por la tarde-noche en casa. De esta manera estaracompletando las tareas del da sin ningn problema.

Como se dijo anteriormente, es de suma importancia que respaldesu lista de actividades en un calendario y revise diariamente en su listalas actividades pendientes de los prx imos tres o cuatro das, parapoder prever tareas o proyectos. Y tambin debera revisar los tres ocuatros das anteriores, para corroborar que no haya dejado pasaralguna actividad, en cuyo caso, puede realizar de inmediato. Con elafn de que esta gua le sea til y tratando de reducir sus dudas lomximo posible, a continuacin se presenta un caso prctico que ustedpuede llevar a cabo simultneamente ahora mismo.

Caso prctico

Vaya a la bandeja de entrada de su cuenta de correo electrnico yrevise los primeros diez o quince e-mails. Generalmente los correosque recibimos a diario pueden ser clasificados en cuatro gruposbsicos: los personales, de familiares o amigos; los laborales y/oescolares, los bancarios o facturas y los denominados spam.

Comience revisando el primero:

Qu es? En qu grupo lo clasificara?

-Si es spam lo ms recomendable es que lo borre, no tiene casoque mantenga almacenados correos basura, a menos que usted estinteresado en dicho producto o servicio. De otra forma es mejor liberarla bandeja de entrada de todo lo que no le sirve.

-Si es personal quiz quiera guardarlo, puede crear una carpetacon el ttulo: Personales. Y guardarlo ah.

-Si es una factura o un estado de cuenta bancario, entoncesseguramente tambin es importante conservarlo, haga una carpetadenominada Facturas y estados de cuenta. Y ubique dicho e-mailah.

-Si es laboral o escolar, entonces piense en cul es el motivo por elcual recibi el e-mail. Cul es el proyecto a realizar? Supongamosque es escolar y dice que tiene que realizar una tarea en grupo.Entonces lo que se hace con esa informacin es descomponerla enpartes (tareas especficas) para poder clasificarla en nuestra lista de

proyectos.

El proyecto es Realizar una tarea en grupo.

Las partes pueden ser:

-Investigacin de un tema especfico,

-Redaccin de un ensayo.

-Exposicin del tema.

Una vez identificadas las partes del proyecto se procede a repartirel trabajo (ya que en este caso es grupal) y la parte que le toca realizara usted la pone en su lista de proyectos, sin olvidar colocarle la fechaen la que se tiene que reunir con el resto del grupo para realizar lasegunda parte del proyecto. Adicionalmente coloque la fecha en la quedebe presentar ese proyecto terminado para as poder concluirlo ytacharlo de la lista cuando haya sido finiquitado.

Como podr darse cuenta, con esta simple actividad hemosrespondido a las cuatro preguntas bsicas del mtodo:

1.-Si no es un proyecto Es importante o de utilidad? Si lo es, loguardo, si no lo es me deshago de l.

2.-Qu es lo que hay que hacer?

3.-Lo tengo que hacer yo?

4.-Si lo tengo que hacer yo En qu lugar de mi lista debe de ir ycon qu fecha?

Conclusiones

Este mtodo de solo cuatro pasos es sumamente sencillo, tanto deentender cmo de implementar. No es magia, como toda herramientanecesita de constancia y empeo por parte de quien la utiliza parapoder obtener los mejores beneficios. Tambin cabe mencionar que lonico que no puede ser modificado son los cuatro pasos ni el orden deejecucin. Por lo dems, usted es libre de adaptarlo a sus necesidadesy rol de vida. Es decir, en este ebook se usaron ejemplos escolares y deoficina para ilustrarlo, pero bien puede ser utilizado y adaptado a suspropias necesidades y comodidad.

El verdadero secreto del x ito de este mtodo es la constancia y lageneracin de nuevos hbitos. Una vez que usted ha desarrollado lacapacidad de sentarse una hora diaria para revisar su lista y clasificarnuevos proyectos en ella, todo ser mucho ms fcil.

Le repito una vez ms, el mtodo no est diseado para reducir lacarga de trabajo, solo es una til herramienta para la gestin de ste.Ya que sus actividades ahora estn clasificadas y programadas,dndole la libertad de elegir cual realizara primero dependiendo sugrado de importancia y urgencia.

Al final del da usted habr realizado las tareas programadas o porlo menos estar consiente de cuales tareas le faltan por realizar.Dejar de preocuparse y estresarse por recordar que es lo que tieneque hacer y para cundo. Incluso podr vivir ms relajado sin papelitosy notas de recordatorios regados por la casa o la oficina, pues todo

est concentrado en la lista.

Una vez logre dominar este mtodo empezar a notar como sunivel de estrs disminuir de manera importante. As mismo podr pasarms tiempo con su familia, amigos o incluso disfrutar de sus actividadesde ocio de una manera ms relajada y sin preocupaciones.

Gracias por haber adquirido este ebook!