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Rectoría
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Coordinación Área de Estrategia y Riesgo
Diciembre 2016
Seguimiento a la planeación y
los riesgos
Sistema de planeación Monitoreo y
Evaluación de UV - PME
Planeación :
PED,
PROGRAMAS,
PROYECTOS
Ejecución y
Monitoreo de
PED-
PROGRAMAS
Y
PROYECTOS
Evaluación
INSTRUMENTOS DE LA PLANEACION EN UV
•PLAN DE DESARROLLO – PED
•PLAN PROGRAMATICO (antes Plan de Acción)
•PLAN PLURIANUAL DE INVERSIONES
•PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES
•DISEÑO DE PROGRAMAS
•PROYECTOS
PERFIL 2016
DISEÑO DE PROYECTOS
PLANEACION
El Plan Estratégico de Desarrollo es el
principal instrumento de planificación en el
largo plazo de la Universidad. Determina el
rumbo global de la Universidad y tiene metas
establecidas para un periodo de 10 años.
Hacia este plan se alinean todos los planes de
la Universidad.
Sitio web PED 2015-2025
PLAN ESTRATEGICO 2005-2015 (sin indicadores)
PLAN DE ACCIÓN 2005-2007( sin indicadores)
PLAN DE ACCIÓN 2008-2011 (Con indicadores de Producto)
PLAN DE ACCIÓN 2012-2015 (Con indicadores de Producto)
PLAN ESTRATEGICO 2015-2025 (Con indicadores de Resultado)
PLANES DE ACCIÓN DE DEPENDENCIA 2012-2015 (Con indicadores de producto)
PLANES DE DESARROLLO EN UNIVALLE 2005 A 2025
PLAN DE PROGRAMATICO AJUSTADO A LINEAMIENTOS DE RECTORIA 2017-2020 ( Con indicadores de Resultado )
PLAN ESTRATEGICO 1986-2000 ( sin indicadores)
DISEÑOS DE CADA PROGRAMA 2017-2020 ( Con Objetivo General y indicadores de Resultado )
PROYECTOS ( Con indicadores de Producto )
Otros planes (Con indicadores de producto )
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- Ejemplo:
- En el programa de ACREDITACIÓN DE ALTA CALIDAD se planea elevar el porcentaje de programas de pregrado acreditados de alta calidad del 28.5% al 85% (entre el 2017 al 2020) (Indicador de resultado). Esto es un Objetivo General de Programa.
- Ejemplo:
- En un Programa se planea acreditar de alta calidad 5 programas en un periodo de 4 años. (Indicador de producto).
Planeación por productos y acciones vs. Planeación por resultados
La Estructura del PED
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PED Y PROYECTOS
9
Programas (29)
(Plan Programático)
Proyectos Estrategias (23)
Ejes estratégicos
(5)
VISIÓN: Ser reconocida como una
Universidad incluyente con altos
estándares de calidad y excelencia,
referente para el desarrollo regional y una delas mejores universidades de América Latina
- Los Programas se operacionalizan en Proyectos. - El proyecto es entonces la unidad básica de ejecución del PED. - El logro de los objetivos del proyecto (Productos) deben permitir el logro de los objetivos del programa (Resultados) y estos a su vez el logro de la Estrategia. - Los proyectos incluyen las actividades y recursos indispensables para su ejecucion y el logro de sus objetivos.
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Estrategia
Programa
Proyecto 1
Proyecto 2
Proyecto 3
Proyecto 4
Programa Proyecto 1 Actividades
Recursos
VISION Y MISION
Recursos (insumos) (Proyecto
)
Actividades
(Proyecto)
Productos (Proyecto
s)
Resultados (Programas )
y (Plan programático)
PED Impactos
CADENA DE VALOR HACIA EL IMPACTO
19 Lineamientos de Política de la nueva rectoría – resolución CS - Abril 2016
Internacionalización
Multilingüismo
Eficiencia administrativa, transparencia y buen gobierno
Políticas de enlace, actualización y fomento laboral para los egresados
Proyección social y extensión
La cultura y el rol de las artes y las ciencias humanas
Bienestar universitario e inclusión social
Hospital Universitario
Sistema de regionalización
El estudiante como centro del proceso formativo
Financiamiento y sostenibilidad
Campus sustentables y sostenibles
Espacios educativos y ambientes de aprendizaje
Sistemas de información y recursos tecnológicos
El profesorado
Laboratorios y observatorios
Creación del sistema de posgrados
Gestión de conocimiento, apoyo a la creación cultural, artística, humanista y de pensamiento crítico
Articulación del sistema de innovación
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TRANSFORMACIÓN DE LA GESTIÓN Y DE LA
INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA
24. Gestión académica y administrativa
25. Sostenibilidad financiera
26. Campus Sustentable y Sostenible
27. TIC e innovación educativa
28. Sistema de Información de la gestión
ambiental
29. Conectividad e infraestructura tecnológica
VINCULACIÓN A LA SOCIEDAD
4. Egresados
5. Transformación extensión y proyección social
6. Pluralismo, diversidad, etnicidad, género e identidad
7,Creación Artística creatividad y
Cultura
8. Paz y resolución de conflictos
9. Regionalización
10. Buen Gobierno
PROYECCIÓN INTERNACIONAL
1. Internacionalización
2. Bilingüismo y multilingüismo
3. Comunicación estratégica
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
18. CARRERA PROFESORAL y semillero docente
19. CENTROS, INSTITUTOS
20. Laboratorios
21. Sistema de posgrados
22. Fortalecimiento investigación, innovación y artística.
23. Innovación y Articulación Universidad Empresa Estado
FORMACIÓN, CENTRADA EN
EL ESTUDIANTE
11. Política de formación del estudiante
12. Estimular investigación inter, interdisciplinar e interinstitucional
13. Prácticas y pasantías estudiantiles
14. acreditación alta calidad
15. Éxito académico y permanencia
16. Universidad saludable y discapacidad
17. Bienestar profesoral
VISION: Ser reconocida como una Universidad incluyente con altos
estándares de calidad y excelencia, referente para
el desarrollo regional y una delas mejores
universidades de América Latina.
EJES, VISION, Y PROGRAMAS 2017
Formación del estudiante
Transformación infraestructura
física y tecnológica
Regionalización y Buen Gobierno
Gestión del conocimiento
VISIÓN
“Ser reconocida
como una
universidad
incluyente en altos
estándares de
calidad y
excelencia,
referente para el
desarrollo regional
y una de las
mejores de América
latina”.
Transformación de la Gestión Administrativa y Académica
Proyección Social
Investigación Académica
LOS AREAS DE PROGRAMAS QUE GUIAN EL PLAN DE DESARROLLO
Formación del estudiante:
1. Estudiantes matriculados en
programas de alta calidad
2. Implementación política curricular
Transformación infraestructura física y
tecnológica
3. Ejecucion del Plan Maestro Desarrollo Físico
4. Ejecucion presupuestal del desarrollo físico
5. Conectividad
Gestión del conocimiento
8. Docentes nombrados con PHD.
9. Creación y fortalecimiento de Centros,
Institutos y laboratorios
10. Oferta de Posgrados
VISIÓN
“Ser reconocida
como una
universidad
incluyente en altos
estándares de
calidad y
excelencia,
referente para el
desarrollo regional
y una de las
mejores de América
latina”.
Calidad
3. Acreditación de
alta calidad
Transformación de la Gestión Administrativa y Académica
11.Proceso y procedimientos revisados y ajustados
12. Recertificación del Sistema Integral de calidad (GICUV).
Proyección Social
Investigación Docencia
Los indicadores guía del Plan de Desarrollo de la Universidad del Valle hacia la visión (Mapa de Indicadores Estratégicos)
Regionalización y Buen Gobierno
6. Docentes de planta en las sedes
7. Índice de transparencia
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Situacion en el 2016 y 2017
- Plan Estratégico de Desarrollo 2015-2025 (PED)- Oct. 2015 y - Plan Programático 2016-2020 Dic. 2015
(PP) – Lineamientos de Rectoría (19) – Abril 2016
Plan Programático ajustado 2017-2020 Proyectos
5 Ejes 23 Estrategias 41 Programas e
indicadores de Resultado
Plan de Inversiones 2016 (PI)
• 5 Ejes
• 23 Estrategias
• 29 Programas e
indicadores de
Resultado
Planeación 2017-2020 • PED • Lineamientos de rectoría • Plan Programático 2017-2020 (con indicadores de
resultado) y Plan Plurianual de Inversiones (con recursos por programa y fuente)
• Diseños de programa (29) con indicadores de resultado y de producto.
• Plan de Inversiones con programas y proyectos (POAI)
• Proyectos de Inversión asociados a cada programa desde todas las áreas.
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1. Ingrese a la página web de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, en la siguiente dirección:
http://planeacion.univalle.edu.co/
Guía Seguimiento Plan de Acción
1. Registro de información
2. Dar Clic en Planeación Estratégica
Clic
Guía Seguimiento Plan de Acción
1. Registro de información
3. Dar Clic en Seguimiento y Evaluación
Clic
Guía Seguimiento Plan de Acción
1. Registro de información
4. En la parte inferior se encuentran los archivos para el seguimiento. Dar clic en el nombre de su unidad
Guía Seguimiento Plan de Acción
1. Registro de información
Ojo: los archivos
estarán listos el
martes 06 de
diciembre. En esta
parte dirá 2016-II
5. En la ventana que aparece seleccione la opción “Guardar archivo” y de clic en Aceptar.
Guía Seguimiento Plan de Acción
1. Registro de información
6. En la ventana que aparece seleccione el sitio donde lo desea guardar dando clic en la Carpeta y escogiendo el lugar, a continuación de clic en la opción Guardar.
7. Vaya donde guardó su archivo y de doble clic sobre el archivo para abrirlo. El
archivo está en formato Excel pero puede trabajarlo con Open Office.
De clic en:
Habilitar edición
Guía Seguimiento Plan de Acción
1. Registro de información
8. En el archivo abierto introduzca la información de seguimiento para las acciones
(Columna I). En META CUMPLIDA (columna W) consigne la información de lo alcanzado
para el año 2016 de acuerdo a la meta propuesta.
En ANÁLISIS DE RESULTADO (columna Y) explique en palabras el avance
de la meta .
Guía Seguimiento Plan de Acción
1. Registro de información
Tanto la columna META CUMPLIDA (columna W) como la columna ANÁLISIS DE RESULTADO (columna Y) deben diligenciarse totalmente. Cuando no se tengan ningún avance en la acción se coloca en la columna META CUMPLIDA cero (0) y en ANÁLISIS DE RESULTADO se especifica porque no se logró avanzar en dicha acción. Para consolidar el Informe de Seguimiento la Oficina de Planeación solo tomará la información que hayan incluido en las columnas META CUMPLIDA (columna W) y ANÁLISIS DE RESULTADO (columna Y)
Guía Seguimiento Plan de Acción
1. Registro de información
• Información incompleta. No se diligencian completamente la
información dejando algunas casillas en blanco.
• La información reportada en el Análisis del resultado es muy
pobre.
• Inconsistencia entre la Meta cumplida y lo consignado en el
Análisis del resultado.
• Expresiones diferentes en el indicador. La meta es un
número y se ha consignado un valor en porcentaje en la
meta cumplida.
Guía Seguimiento Plan de Acción
2. Inconvenientes
Con relación a los Indicadores SUE se recomienda que revise en el
sistema con el perfil que se le ha creado a los enlaces y/o encargados
de diligenciar los indicadores. Los indicadores son:
• Número de horas ofertadas en educación continuada
• Número de estudiantes vinculados a las actividades de extensión
Número de entidades con las que se tiene establecido un vínculo
formal para el desarrollo de la extensión
• Número de estudiantes de Univalle en programas de movilidad en
universidades extranjeras por año
• Número de estudiantes extranjeros matriculados en Univalle por
año
• Número de movilidades de docentes de Univalle en el exterior por
año.
Guía Seguimiento Plan de Acción
3. Recomendaciones
Los siguientes indicadores se llenan con la información que viene de
los sistemas de información de la Universidad:
• Número de programas de pregrado ofrecidos con estudiantes
matriculados (DARA)
• Número de programas de posgrado ofrecidos con estudiantes
matriculados (DARA)
• Número de estudiantes de posgrado matriculados (DARA)
• Número de estudiantes de posgrado graduados (DARA)
• Número de artículos publicados en revistas indexadas u
homologadas (aprobados en el CIARP) (VRAC)
• Docentes en TCE dedicados a la extensión (OPDI)
DARA: División de Admisiones y Registro Académica
VRAC: Vicerrectoría Académica
OPDI: Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Guía Seguimiento Plan de Acción
3. Recomendaciones
Evaluación 41 programas 2016
Se enviará carta solicitando la información de los 41 programas a los
responsables de cada uno de ellos.
Plan de
acción
Plan
Estratégico
de
Desarrollo
Plan de
inversión
Procesos Mapa de
riesgos
Plan de
riesgos
Objetivos
Gestión de riesgos en Univalle Relación Planeación – Riesgos
3
2
2007-2008
√ Elaboración del Modelo MITIGAR U.V.
√ Acto administrativo (Res. 3.020 de Rectoría).
2009
√ Primera matriz de riesgos a nivel institucional
2010
√ Auditoría Icontec (Abril): inclusión controles
√ matriz de riesgos con Facultades, Instituto y Sedes
2011
√ Norma ISO 31000: Riesgos aceptable
√ Definición indicador seguimiento: % de riesgos que logran disminuir
2012
√ Definición de la matriz de riesgos de acuerdo al Plan de Acción
2012-2015
√ Cambios en el modelo: definición de eficacia, riesgo bajo y
calificación para el riesgo institucional.
2013
√ Construcción de la matriz de riesgos de corrupción
√ matriz de riesgos para laboratorios a certificar.
2014
√ Actualización del modelo de riesgos mediante Acto Administrativo
(Res. 0409 de Rectoría)
√ Creación del Comité Técnico de Riesgos
2016
√ Nueva normativa para elaborar la matriz de riesgos de corrupción:
Decreto 124 de enero 26 de 2016
√ 31 de marzo PAAC (Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano)
publicado
Gestión de riesgos en Univalle
Mapa de Riesgos – 2016-I:
83 amenazas y 183 vulnerabilidades
Mapa de Riesgos – 2010-II:
64 amenazas y 133 vulnerabilidades
1. La gestión de riesgos en Univalle
Riesgo Extremo: tendencia
decreciente.
Riesgo Alto: presentan una leve
disminución.
Riesgo Moderado: tendencia
creciente, baja último año.
Riesgo Bajo: tendencia creciente.
Este comportamiento muestra
una mejoría en la calificación del
riesgo para la Universidad que
podría atribuirse a la efectividad
en el tratamiento del riesgo.
Comportamiento del mapa de riesgos 2010 II – 2016 I
1. La gestión de riesgos en Univalle
Gestión de riesgos en Univalle
Seguimiento 2016-II
Se hace seguimiento a todas las acciones. Los riesgos extremos y las acciones que tienen fecha de cumplimiento en el SEGUNDO semestre deben ser evaluados nuevamente, es decir, calificados. Para todas las acciones se debe consignar: • Meta cumplida: Corresponde al valor ejecutado respecto a la meta
propuesta en el periodo a evaluar. • Análisis del resultado: Corresponde a una explicación del valor
consignado. El porcentaje de logro es la relación porcentual entre meta cumplida y la meta propuesta y se calcula automáticamente.
Gestión de riesgos en Univalle
Seguimiento 2016-II Meta cumplida:
Columna Y Análisis de Resultado:
Columna AA
Gestión de riesgos en Univalle
Seguimiento 2016-II
Para los riesgos que deben ser evaluados nuevamente: • Revisar si persiste la amenaza y la vulnerabilidad y calificar de
nuevo la probabilidad, el impacto y la valoración del riesgo. • En caso de existir nuevos controles estos deben ser actualizados.
Probabilidad: Es el número de veces que un fenómeno se repite dentro de un tiempo determinado.
Nivel Descriptor
a Frecuente o
Casi cierto
Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstancias, una o más veces al año.
b Periódica Puede ocurrir una vez entre uno y tres años.
c Ocasional Puede ocurrir una vez en cinco años.
d Remota Puede ocurrir una vez en diez o más años
Gestión de riesgos en Univalle
Seguimiento 2016-II
Impacto El daño, efecto, pérdidas o cualquier consecuencia negativa derivada de la interacción entre la severidad del fenómeno (amenaza) y la fragilidad de los elementos expuestos (vulnerabilidad). Valoración del riesgo
Los resultados de los análisis de la probabilidad y el impacto, permiten valorar el grado de riesgo al que se está expuesto.
Nivel Descriptor
1 Bajo
2 Moderado
3 Alto 4 Muy alto
Nivel Descriptor
E Riesgo extremo a3, a4,b4
A Riesgo alto a2,b3,c4
M Riesgo Moderado a1,b2,c3,d4
B Riesgo Bajo b1,c1,c2,d1,d2,
d3
Gestión de riesgos en Univalle
Seguimiento 2016-II
• Identificar la opción de manejo (transferir, eliminar o asumir: atención, prevención, mitigación)
• Determinar las acciones, indicador y meta por responsable.
• Determinar la fecha en que se propone terminar la acción teniendo en cuenta lo siguiente:
• Si el riesgo es Extremo la acción propuesta debe ser a seis meses.
• Si es Alto la acción propuesta debe ser a un año.
• Si es Moderado la acción propuesta debe ser de uno a cuatro años.
• Si es Bajo no requiere acción. Se debe incluir en la columna CONTROLES EXISTENTES la forma en que tratará el riesgo cuando este ocurra.
Gestión de riesgos en Univalle
Seguimiento 2016-I
Probabilidad:
Columna AC Impacto:
Columna AD
Opciones de manejo:
Columna AF
Gestión de riesgos en Univalle
Seguimiento 2016-I
Acción :
Columna AG
Indicador:
Columna AH
Fecha programada:
Columna AI
4
2
RIESGOS DE CORRUPCION
IMPACTO PARA
RIESGOS DE
CORRUPCION
4
3
RIESGOS DE CORRUPCION Como se identifican?
Columna B
TIPO DE
RIESGO: RC
4
4
RIESGOS DE CORRUPCION Como se valora el impacto?
No intenten
cambiar la
valoración, la
celda no permite
ninguna acción
sobre ella.
4
5
RIESGOS DE CORRUPCION Como se valora el impacto?
En la hoja impacto buscar los riesgos asociados a su unidad y responder las 18
preguntas que están en forma horizontal. De esta manera se determina el
impacto de los riesgos de corrupción.
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RIESGOS DE CORRUPCION Como se valora el impacto?
En la hoja impacto la columna Y indica el impacto según las respuestas de las 18
preguntas, las columnas verdes son el puntaje asignado a los controles de la
matriz y la columna AF, muestra la efectividad de los controles.
Una vez diligenciada esta hoja, los resultados se reflejan en la matriz de riesgos,
calculando el valor del riesgo de corrupción.
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Fechas entrega
21 DE DICIEMBRE 2016: Entrega del Informe de Plan Riesgos con el acta del Consejo o Comité. 21 DE DICIEMBRE 2016: Entrega del Informe de Plan de Acción con el acta del Consejo o Comité.