Recopilación de AccessUna base de datos es una aplicación que permite organizar diferentes tipos de información. Access es un gestor de base de datos, las partes más importantes de la base de datos Access son: tablas, consultas, formularios e informes.

1. Tablas.Cómo crear una tabla a partir de una base de datos. Pasos:

1º. Abrimos un documento Access y hacemos clic en Crear/Tabla.

2º. Para poner el nombre de la tabla, iremos a Herramientas de tabla /Hoja de datos/Vistas/Ver/Vista diseño. Nos dará la opción de guardar.

3º. Añadiremos el nombre de los campos, después en Tipo de datos

añadiremos una descripción sobre cada uno de ellos. Los tipos de datos pueden ser: Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Autonumérico, Sí/No, Objetivo OLE, Hipervínculo, Datos adjuntos y Asistente para búsquedas…

4º. Para convertir un campo en campo clave (es aquel que debe identificar cada uno de los elementos de la tabla de una forma única) haremos clic en: Herramientas de tabla/Diseño/Herramientas/Clave principal.

1.2. Creación de tablas usando el asistente.

Hay cinco tipos de tablas que podemos crear:

Procedimiento para crear una tabla usando el asistente:

A) Elegimos Crear/Tablas/ Plantillas de tabla y seleccionamos la deseada.B) La tabla será creada con el formato Predefinido.C) Elegimos Inicio/Vistas/Vista de diseño; en la ventana Guardar como, escribimos el

nombre deseado y pulsamos Aceptar.D) En formato Vista diseño, añadimos o borramos los campos a nuestro antojo.

2. Consultas.Las consultas son aquellas que permiten elegir varios campos a los que podemos poner condiciones, en una o varias tablas o consultas de una base de datos.

Procedimiento para crear una consulta:

1º. Crear/Otros/Diseño de consulta.

2º. Agregar la tabla.

3º. Seleccionamos los campos sobre los que vamos a trabajar.

4º. Si lo deseamos rellenamos los apartados Orden, Mostrar y Criterios.

5º. Cerramos la consulta y la guardamos con el nombre deseado.

Para eliminar una consulta, elegimos: Inicio/Registros/Eliminar. (Este es uno de los métodos para eliminar una consulta, hay varios).

2.1. Criterios para consultas.Los criterios son condiciones que limitan la búsqueda de los datos de la tabla. Pueden ser:

Operadores : Aritméticos; Comparativos; Lógicos. Criterios : Numéricos; Caracteres; Fecha/Hora.

Para especificar el criterio rellenamos el apartado Criterios en el Campo que deseemos.

2.2.Tipos de consultas.Hay varios tipos de consultas:

De selección.De creación de tabla.De eliminación.De datos anexados.De actualización.

2.3. Paso a Word y Excel.Podemos pasar tablas y consultas. Los pasos a seguir son los siguientes:

a) Abrimos una base de datos.b) Seleccionamos la tabla o consulta que queramos integrar en Word o Excel.c) Datos externos/Exportar, podemos seleccionar:

- Exportar a una hoja de cálculo de Excel.- Combinar con Microsoft Office Word.- Exportar a un archivo de texto.

Además de exportar las tabñas y consultas a un documento de Word o de Excel podemos exportar los datos a todos los formatos indicados en la imagen de la derecha seleccionando Datos externos/Exportar/más.

Exportación a Word:

Exportación a Excel:

3. FormulariosPresenta los registros de una tabla de forma práctica y elegante. Emplean una única ventana para presentar los campos de un registro. También podemos modificar el contenido de un campo de un registro, escribimos la información deseada en el Cuadro de texto o lo elegimos en el Cuadro combinado. El gestor se encarga de guardarlo.

3.1. BúsquedaHacemos clic en Inicio/Buscar/Buscar y rellenamos los campos de la ventana. Hay cuatro tipos de búsqueda:

3. Buscar: La información que vamos a buscar.4. Buscar en: Permite realizar la búsqueda en el formulario o en la tabla/consulta asociada al

formulario.5. Coincidir: Indica que tipo de búsqueda vamos a realizar (cualquier parte del campo, hacer

coincidir todo el campo y comienzo del campo.)6. Buscar: Definimos la dirección de la búsqueda (todos, arriba o abajo).

3.2. FiltrosPermiten seleccionar aquellos registros que cumplen una propiedad. Tipos de filtros:

1. Filtro por formulario: Aparece un formulario en blanco y rellenamos cada uno de los campos con aquellos criterios que nos interesen.

2. Filtro avanzado/Ordenar… : Aparece una ventana sobre la que definimos el filtro como queramos.