recomendaciones para auditoría / spot check...a proveedores y consultores y documentar su...
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Versión: Octubre 2017
Recomendaciones para Auditoría / Spot Check
• Considere a la Auditoría como una herramienta independiente de apoyo a la
actividad del proyecto que puede colaborar en mejorar la gestión del mismo.
• Los auditores valoran el trato cordial y profesional, así como la entrega de la
documentación solicitada dentro del plazo convenido.
• Si no estuviera de acuerdo con alguna observación, solicite las aclaraciones que
sean necesarias y conteste por escrito con base a información objetiva con
respaldo documental.
• Tener en cuenta el Manual de Procedimientos internos que incluye el marco de
control interno y las delegaciones actualizados.
• Recordar que las observaciones de auditoría, aun cuando sean de riesgo bajo, no
deben repetirse en ejercicios de auditoría y/o spot check posteriores, ya que esta
repetición tiene impacto en la gestión del proyecto.
• Cuente con la colaboración del PNUD en cualquier momento de la Auditoría. Se
puede poner en contacto con su oficial de programa, quien podrá colaborar en el
proceso acompañado por el equipo de operaciones del PNUD.
• Previo a la presentación de cualquier documentación a los auditores, se
recomienda revisarla para asegurar su pertinencia.
• Respecto de los legajos/documentación sujetos a Auditoría, se recomienda
verificar que la información se encuentra completa, de acuerdo a los hitos que
debe tener cada proceso. Debe tener como mínimo las siguientes características:
➢ La documentación se encuentre ordenada y foliada.
➢ Se debe cumplir con todos los pasos requeridos para la contratación del
proveedor/consultor/a de acuerdo con las “Instrucciones para la aplicación
de las pautas y procedimientos del PNUD en proyectos de Implementación
Nacional”, según el tipo de proceso.
➢ La documentación tenga todas las firmas que corresponda de acuerdo con
el marco de delegación.
➢ Las facturas estén emitidas a nombre del Proyecto y estén canceladas con
un sello que indique “Pagado con fondos del Proyecto ARG/…/…”
Versión: Octubre 2017
➢ Las facturas (CAI/CAE o Constancia de régimen informativo de
comprobantes en existencia) hayan sido validadas en la página AFIP y se
incluya la constancia de ese control en el legajo.
➢ Las constancias de inscripción en la AFIP de los proveedores/consultores
sean válidos y se haya dejado constancia en el legajo
➢ Cada pago esté respaldado por una Orden de Pago numerada
correlativamente
➢ Todos los pagos de bienes o servicios estén respaldados por una Orden de
Compra firmada por el proyecto y el proveedor cuando superen los USD
2.500.-
➢ En el caso de pagos directos efectuados por el PNUD, se incluya el
comprobante de pago que se puede emitir por MAERA
➢ Que conste el Acta de Recepción de Bienes o Servicios debidamente
firmada
• La información contable que se presente a los auditores debe estar conciliada con
el CDR emitido por el PNUD y cualquier ajuste se debe solicitar al PNUD por
escrito.
• El Inventario de Bienes y Equipos debe estar conciliado con la contabilidad.
A continuación se incluye un resumen de las observaciones del 2017 para tener en cuenta
en la revisión de la documentación:
GESTIÓN FINANCIERA
Sobre la facturación y control de los pagos: Ver capítulo Finanzas de las Instrucciones1
1. Facturas C sin CAI o Constancia de régimen informativo de comprobantes en
existencia, no pudiéndose verificar la validez del comprobante según los
requerimientos impositivos.
o Recomendación: Solicitar a los contribuyentes/consultores que se
encuentren en dicha condición la constancia de régimen informativo de
comprobantes en existencia, adjuntándola al legajo de pagos a fin de
validar los comprobantes fiscales que se abonan. En general,
implementar controles sobre la documentación recibida de
1 Instrucciones para para la aplicación de las pautas y procedimientos del PNUD en proyectos de Implementación Nacional. Capítulo de Finanzas
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proveedores/consultores y solicitar las modificaciones que fueran
necesarias antes de su aprobación y posterior pago.
2. Código de autorización de impresión/electrónico (CAI/CAE) inválido: se ha
detectado un error al intentar validar el CAI en la página de la AFIP, no se
encontraron evidencias de que el Proyecto realice un control en este sentido
antes de efectuar sus pagos.
o Recomendación: Implementar un control para verificar la validez del
CAI/CAE de cada factura antes de realizar el pago y dejar dicho control
debidamente documentado en el legajo. En general, implementar
controles sobre la documentación recibida de proveedores y consultores
y solicitar las correcciones que fueran necesarias antes de su aceptación
y pago. Se puede consultar en el siguiente link la validez de los
comprobantes:
https://servicios1.afip.gov.ar/genericos/comprobantes/Default.aspx
3. Falta de validación de la constancia de inscripción en la AFIP, no se
encontraron evidencias en los legajos de consultores de que el Proyecto
realice un control en este sentido antes de efectuar sus pagos.
o Recomendación: Optimizar y documentar los controles implementados a
efectos de evitar que se realicen pagos a consultores/proveedores con
problemas de inscripción ante AFIP.
4. Facturas con fecha posterior a la orden de pago.
5. Facturas abonadas con anterioridad a la fecha de emisión.
6. Facturas con fecha de impresión posterior a la fecha de facturación.
7. Fechas de emisión de facturas de honorarios de consultores en el mes
anterior al servicio prestado (ej.: mes de enero 2017 facturado en diciembre
2016)
8. Fecha de factura: Las facturas poseen mes y año pero no día de emisión lo
que podría derivar en la realización de pagos de facturas que no contienen
todos los requisitos formales establecidos en la RG N° 1.415 emitida por la
Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).
o Recomendación: Implementar u optimizar los controles sobre la
consistencia de la documentación previa realización de los pagos, de
manera que los pagos se procesen una vez que se cuenta con la
totalidad de la documentación válida y en forma previa al
procesamiento del pago.
9. Control sobre pagos. Comprobantes no dirigidos al Proyecto.
o Recomendación: Implementar o revisar los procesos de control sobre la
documentación recibida de proveedores y consultores y solicitar las
correcciones que fueran necesarias antes de su aceptación y pago,
asegurando que las facturas se emitan a nombre del Proyecto.
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10. Emisión de facturas tipo C cuando en realidad, de la constancia de inscripción
de la página de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) el/la
consultor/a es responsable inscripto en el impuesto al valor agregado En
consecuencia, el consultor/a debe emitir una factura tipo B y, además,
cumplir con la Resolución N° 3.349/91 de AFIP.
o Recomendación: Implementar controles sobre la documentación
recibida de proveedores y consultores y solicitar la correcciones que
fueran necesarias antes de su aceptación y pago.
11. Omisión de intervención de factura con sello de Pagado.
o Recomendación: Revisar el cumplimiento de los procesos de control
existentes con el fin de minimizar el riesgo.
12. Sello de “pagado” sin número de Proyecto
o Recomendación: Revisar el cumplimiento de los procesos de control
existentes con el fin de minimizar el riesgo.
13. No emisión de Órdenes de pago:
o Recomendación: Implementar formularios de Orden de Pago, con el fin
efectuar un control correlativo de las erogaciones de fondos efectuadas
a proveedores y consultores y documentar su aprobación como así
también una identificación más eficiente de los mismos. Ver formulario
sugerido F14 de las Instrucciones.
14. Diferencia entre Orden de Compra y Orden de Pago.
o Recomendación: Tener un mejor control de los montos que son
registrados tanto en las Órdenes de Compra como en las de Pago.
15. Órdenes de pago han sido borradas y modificadas (número o fecha).
o Recomendación: Llevar un sistema de control de pagos ordenado,
numerando y registrando cada Orden Pago, las que no pueden
modificarse una vez que han sido emitidas. Cualquier corrección se debe
realizar por anulación y nueva emisión.
16. Falta de Emisión de recibos.
• Recomendación: Verificar la existencia de un recibo que acredite la
recepción de fondos abonados por el proyecto en el pago a un
proveedor.
Sobre los registros contables: Ver apartado B. Sistema contable de las Instrucciones2
17. Errores de imputación contable: gastos que han sido imputados
incorrectamente a la cuenta contable en razón al concepto que se contabiliza.
2 Instrucciones para para la aplicación de las pautas y procedimientos del PNUD en proyectos de Implementación Nacional. Capítulo de Finanzas
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o Recomendación: Realizar verificaciones periódicas de las imputaciones
contables de las diferentes partidas, dejando evidencia del control
realizado, controlando en cada pago la imputación contable realizada.
18. El proyecto no realiza un control de las imputaciones de gasto y el reflejo de
las mismas en el CDR existiendo diferencias de imputación contable con
respecto al CDR.
o Recomendación: Realizar las verificaciones periódicas de las
imputaciones contables de las diferentes partidas, dejando evidencia del
control realizado, y dejando evidencia de cualquier ajuste contable
realizado posteriormente.
19. El informe financiero del último trimestre del año no fue presentado en
término, por tanto los gastos se encuentran registrados en el período
siguiente.
o Recomendación: Presentar en tiempo y forma los informes requeridos,
según cronograma de vencimientos compartido por el PNUD.
Certificado de IVA: Ver apartado A.4) Impuestos de las Instrucciones3
20. Incumplimiento de la Resolución de AFIP 3349/91 (Certificado de IVA): las
facturas no cumplen con la Resolución de AFIP 3349/91, con la consecuencia
de que los pagos efectuados por el Proyecto incluyen el monto del impuesto
al valor agregado (IVA).
o Recomendación: Implementar o revisar los procesos de control
existentes. Cumplir con la Resolución de AFIP 3349/91y párrafo 16 al 20
del capítulo de Finanzas de las Instrucciones para la aplicación de las
pautas y procedimientos del PNUD para proyectos de implementación
nacional. Los certificados de IVA se emiten para cada factura (monto
total) que supera los $ 3.000 (pesos tres mil) en el caso de consultores y
$ 20.000.- (pesos veinte mil) en el caso de bienes o servicios.
Caja chica: Ver apartado B.6) Caja Chica de las Instrucciones4
21. Caja chica: De la revisión del expediente de caja chica surge que no se lleva un
registro de los movimientos de la caja.
o Recomendación: Llevar un registro diario de las transacciones de caja
chica.
22. Caja Chica: incluye gastos no elegibles
3 Instrucciones para para la aplicación de las pautas y procedimientos del PNUD en proyectos de Implementación Nacional. Capítulo de Finanzas 4 Instrucciones para para la aplicación de las pautas y procedimientos del PNUD en proyectos de Implementación Nacional. Capítulo de Finanzas
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o Se recomienda profundizar los controles sobre la documentación de
gastos menores que respaldan las erogaciones de los proyectos por caja
chica, de manera que garanticen su relación con los objetivos del
Programa.
23. Falta de Comprobante en reposición de Caja chica: No se encontró dentro del
expediente correspondiente de una reposición de caja chica, un comprobante
por los fondos que se entregaron.
o Recomendación: Mejorar los controles sobre reposición de caja chica.
Toda erogación debe estar respaldada por un comprobante de gastos
debidamente firmado.
24. Contabilización de apertura de caja chica en cuenta de gastos: 74525 – Gastos
Varios para proyectos que poseen cuenta bancaria
o Recomendación: Revisar el apartado B.6) Caja Chica de las
instrucciones. Si el Asociado en la Implementación posee cuenta propia,
en el momento de abrir la caja el monto anticipado se contabilizará
como un crédito en una cuenta del Activo y cada rendición se
contabilizará como gasto. A los efectos de la rendición de anticipos
(FACE), el monto de caja chica se reflejará en la conciliación de saldo de
anticipos y las rendiciones como gastos.
o Si el proyecto se ejecuta mediante pago directo, el Asociado en la
Implementación solicitará la apertura de caja y sus posteriores
reposiciones mediante pago directo.
Organización de Talleres: Ver apartado Ver apartado B.7) Organización de talleres o
eventos de las Instrucciones5
25. De la revisión del legajo correspondiente a una rendición de taller /
capacitación no se ha verificado la existencia del listado de los participantes,
el presupuesto del evento, ni la invitación a participar del mismo.
o Recomendación: Cumplir con el apartado “Adelanto de Talleres” de las
Instrucciones para la aplicación de las pautas y procedimientos del
PNUD en Proyectos de Implementación Nacional para la adquisición de
bienes y servicios.
GESTION DE RECURSOS HUMANOS Y ADMINISTRACIÓN
5 Instrucciones para para la aplicación de las pautas y procedimientos del PNUD en proyectos de Implementación Nacional. Capítulo de Finanzas
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1. Omisión o envío fuera de término de la intervención de la Secretaría de
Cooperación y Coordinación Internacional para la contratación de
consultores.
o Recomendación: Solicitar con suficiente antelación la intervención de la
Secretaría de Cooperación y Coordinación Internacional de la Cancillería
a fin de cumplir con la trazabilidad de los procedimientos acordados. Ver
apartado B. Obligación de informar de las Instrucciones. 6
2. De la revisión de la totalidad de los legajos de capacitación no se ha podido
encontrar la constancia de intervención de la Secretaría de Cooperación y
Coordinación Internacional, Curriculum Vitae del personal a capacitar y CVs
de los profesionales capacitadores
o Recomendación: Cumplir con lo indicado en el capítulo de Recursos
Humanos de las Instrucciones para la aplicación de las pautas y
procedimientos del PNUD en proyectos de Implementación Nacional
3. Rendición de viáticos:
o Anticipos de viáticos improcedentes ya que la misión no superaba los
dos días
o Se abonaron gastos improcedentes que están cubiertos con los viáticos:
movilidad por traslado interno
o Se observó que se le abona a los consultores el 40% del viático diario
del último día del viaje
o Presentación de la rendición de viáticos fuera de término
➢ Recomendación: Cumplir con lo indicado en el capítulo de Viajes de las
Instrucciones para la aplicación de las pautas y procedimientos del PNUD en
proyectos de Implementación Nacional
4. Contratación de consultores
o Consultores contratados sin cumplir con los requisitos mínimos para la
posición como es el caso de poseer título universitario.
o Selección de consultores con una terna que no es comparable ya que no
poseen similares calificaciones o no poseen las calificaciones mínimas
requeridas (experiencia laboral, idiomas, etc)
o Se detectó que los términos de referencia (TDR) o el Contrato no se
encontraban firmados por el Director/a del Proyecto ni por el
Coordinador/a con firma delegada
6 Instrucciones para para la aplicación de las pautas y procedimientos del PNUD en proyectos de Implementación Nacional. Aspectos Generales.
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o Se detectó que en un legajo no consta la declaración jurada firmada por
el/la consultor/a
o Se detectó que el Currículum vitae, Inscripción impositiva y título
habilitante se encontraba sin firma del consultor/a
o A través de una enmienda en su contrato, se realiza un cambio de
función y rango. Si bien el consultor puede aplicar para cubrir esta
nueva vacante, cuando existe un cambio de función y rango supone
realizar un nuevo proceso de contratación en el cual se evalúe una
nueva terna, incluyendo al mencionado consultor, para verificar cuál de
los postulantes resulta más idóneo para el puesto
o Legajos incompletos de acuerdo a lo dispuesto en las normas: no
incluyen la declaración jurada, la solicitud de contratación, etc.
o Contrato o renovación de contrato no firmada por el consultor/a
o Se pagaron consultores sin el respaldo en el legajo de la factura original
o Pago a consultores-Informes de avance: Los informes confeccionados
por algunos consultores, en base a los cuales se autorizan los pagos de
las facturas, no se encuentran conformados por un responsable que
verifique el cumplimiento de la tarea desarrolladas según el contrato de
obra o servicios profesionales firmado y los términos y condiciones de la
contratación.
o Pago a consultores-Conformidad del servicio: Los pagos han sido
realizados sin contar con la conformidad de la prestación del servicio, ni
con el informe de avance y/o constancia de cumplimiento de los
servicios indicados en los TDR correspondientes.
o Legajos sin foliar y con documentación desordenada o agregada
o No se encontró dentro del legajo del consultor/a la certificación de
avance por rescisión de contrato.
o No se encontró evidencia en el legajo de algún certificado médico
aprobando las aptitudes físicas ni prueba de cobertura de servicios de
atención médica.
➢ Recomendación: Cumplir con lo indicado en el capítulo de Recursos Humanos de
las Instrucciones para la aplicación de las pautas y procedimientos del PNUD en
proyectos de Implementación Nacional
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ESTRUCTURA DEL PROYECTO/DELEGACIONES (Ver C. Delegación
de autoridad de las Instrucciones)7
5. Aprobación de contrataciones y pagos: Se han detectado casos en los que la
persona que autoriza las contrataciones y adquisiciones es la misma que
autoriza los pagos correspondientes. Efecto: Se genera un conflicto de
intereses por ser una misma persona quien autoriza la contratación y el pago,
lo cual significa que no existe separación de funciones, uno de los principios
fundamentales de control interno.
➢ Recomendación: Revisar el organigrama del sector
administrativo/financiero y verificar que exista independencia entre la
persona que autoriza la contratación y la que autoriza el pago
correspondiente, actualizando el marco de delegación.
6. Pagos, órdenes de compra y contratos firmados por una persona que no está
debidamente delegado/a para ello
o Recomendación: Implementar o revisar los procesos de control
existentes. Actualizar y formalizar el marco de delegación
periódicamente.
ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS
7. Omisión o envío fuera de término de la intervención de la Secretaría de
Cooperación y Coordinación Internacional para procesos de contratación de
bienes y servicios.
o Recomendación: Solicitar con suficiente antelación la intervención de la
Secretaría de Cooperación y Coordinación Internacional de la Cancillería
a fin de cumplir con la trazabilidad de los procedimientos acordados.
8. Órdenes de compra u Órdenes de Pago no están autorizadas por el Director/a
Nacional o quien el/ella haya delegado.
o Recomendación: Implementar o revisar los procesos de control
existentes.
9. Contrataciones: Conformidad del servicio del Informe Final está firmado por
una persona que no está debidamente delegado/a para ello
10. Conformidad en recepción de bienes: En los procesos de adquisición de
bienes se observó que los legajos no cuentan con documentación de respaldo
que confirme la recepción de los bienes adquiridos (remito, informe de
recepción, etcétera, conformado por autoridad del Proyecto).
7 Instrucciones para para la aplicación de las pautas y procedimientos del PNUD en proyectos de Implementación Nacional. Aspectos Generales.
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11. No se pudo verificar si el pago se realizó dentro del plazo establecido ya que
la factura carece de fecha de recepción
o Recomendación: Cumplir con lo indicado en el capítulo de Adquisiciones
y Contrataciones de las Instrucciones para la aplicación de las pautas y
procedimientos del PNUD en proyectos de Implementación Nacional
o Se recomienda profundizar el control de la documentación de las
contrataciones de manera que se pueda disponer de expedientes que
contengan toda la información relacionada con la compra y así, poder
verificar su recepción en forma y plazos previstos.
12. No se adjunta al expediente documentación que justifique la firma de una
ampliación a la Orden de Compra, siendo que al momento de dicha
suscripción, existía un contrato vigente en cuenta corriente de 24 meses.
o Recomendación: las justificaciones a las prórrogas automáticas deben
estar debidamente conformados, identificados y fechados.
13. Las constancias de recepción de las ofertas de dos firmas oferentes no
presentan la fecha de ingreso en el sello de recepción, situación que no
permite conocer si se han recibido dentro del plazo estipulado para el
proceso de contratación
o Recomendación: Se deben elaborar comprobantes de recepción
debidamente conformados, identificados y fechados.
14. Se observa que la recepción de los insumos es efectuada por distintos
funcionarios del programa, sin constar un sello identificatorio del Proyecto y
del responsable de su recepción
o Recomendación: Implementar o revisar los procesos de control
existentes.
15. Contrataciones Directas sin la debida justificación técnica y autorización.
16. Órdenes de compras que no han sido conformadas por el proveedor
17. La cantidad de cotizaciones obtenidas en un proceso de contratación menor a
US$ 4.999 no fue de tres cotizaciones (mínimo) de diferentes proveedores y
ante la imposibilidad de obtener los tres presupuestos, no se acreditó la
razonabilidad del precio.
o Recomendación: Cumplir con lo indicado en el capítulo de Adquisiciones
y Contrataciones de las Instrucciones para la aplicación de las pautas y
procedimientos del PNUD en proyectos de Implementación Nacional
18. Documentación faltante en el legajo en los procesos de adquisición de bienes
o servicios: orden de compra, presupuestos enviados por los proveedores,
falta de documentación requerida en los pliegos, documentación con
espacios en blanco.
Versión: Octubre 2017
o Se recomienda profundizar los controles sobre los expedientes de
contrataciones de manera que estén completos y permita conocer la
integridad de la documentación que los constituyen.
19. De la revisión de los procesos de compras de equipos y suministros desde
5.000 hasta 29.999 dólares se ha detectado que las Especificaciones Técnicas
en 4 casos no se encuentran firmadas por el Director/a o Coordinador/a del
Proyecto en caso de delegación de firma.
20. De la revisión de un pago, no surge evidencia de la existencia de un proceso
de contratación para seleccionar al proveedor más calificado y conveniente
para prestar los servicios y/o bienes.
o Se recomienda profundizar los controles sobre la documentación que
respalda las erogaciones del proyecto de manera que los expedientes
estén completos y los proveedores sean idóneos para prestar el servicio
o entregar el bien que se va a contratar
21. En el caso de los procesos de compras de equipos y suministros desde 5.000
hasta 29.999 dólares surge que ciertos proveedores han sido invitados a
participar en reiteradas oportunidades para distintos procesos a lo largo del
período bajo análisis. Esto permite presumir que el Proyecto no aplica un
adecuado sistema de rotación de proveedores.
o Se recomienda la rotación de proveedores. atento a sanas prácticas de
control interno así como verificar que los proveedores sean idóneos para
prestar el servicio o entregar el bien y no tengan vinculaciones entre sí
22. No se encuentra evidencia de la existencia de una lista de preselección (lista
corta) de 3 a 6 posibles proveedores, aprobada por el/la directora/a Nacional
del Proyecto o del Coordinador/a, en caso de delegación.
o Se recomienda profundizar los controles sobre la documentación que
respalda las erogaciones del proyecto de manera que los expedientes
estén completos
23. En la documentación de respaldo del evento, el listado de asistentes no posee
firma ni DNI de los participantes
o Recomendación: Se recomienda un control más exhaustivo sobre los
documentos que sustentan las erogaciones del proyecto (en cuanto a
fechas, firmas, concepto de la compra) a efectos de que las mismas
contengan todos los datos relacionados con la operación registrada.
24. Pasajes pagados por el Programa, no se tuvo a la vista la autorización a esos
viajes emitida por la autoridad del Programa
Versión: Octubre 2017
o Se recomienda un control más exhaustivo sobre los documentos que
sustentan las erogaciones del proyecto (en cuanto a fechas, firmas,
concepto de la compra) a efectos de que las mismas contengan todos
los datos relacionados con la operación registrada.
25. Falta de intervención del Comité de evaluación de ofertas en contrataciones.
De acuerdo a lo establecido en el apartado de “Adquisiciones y
contrataciones” de las Instrucciones para la aplicación de las pautas y
procedimientos del PNUD en Proyectos de Implementación Nacional para
adquisiciones de USD 5.000 a USD 99.999, se requiere la intervención de un
Comité de Evaluación designado previamente por el Proyecto con el objetivo
de examinar las ofertas recibidas.
o Se recomienda cumplir con el apartado “Adquisiciones y
Contrataciones” de las Instrucciones para la aplicación de pautas y
procedimientos del PNUD en Proyectos de Implementación Nacional.
26. Órdenes de Compra emitidas, queno poseen la fecha de adjudicación de la
compra.
o Recomendación: Cumplir con el apartado “Adquisiciones y
Contrataciones” de las Instrucciones para la aplicación de las pautas y
procedimientos del PNUD en Proyectos de Implementación Nacional.
27. Órdenes de Compra con la misma numeración.
o Recomendación: Cumplir con el apartado “Adquisiciones y
Contrataciones” de las Instrucciones para la aplicación de las pautas y
procedimientos del PNUD en Proyectos de Implementación Nacional.
PROGRESO DEL PROYECTO Y EJECUCION
28. No se tuvo a la vista el Informe Anual
o Recomendación: Cumplir estrictamente con la normativa a seguir.
CONTROL INTERNO Y SISTEMA DE ARCHIVO8
29. Se observa que en varios casos los legajos cuentan con la incorporación de
folios y/o sobres, que contienen documentación sin foliar
o Recomendación: Implementar o revisar los procesos de control
existentes. Los legajos deben estar ordenados y foliados.
8 Ver: Sistema de archivo, en el apartado Lineamientos generales e ítem 24. Sistema de Archivos del Capítulo Adquisiciones y Contrataciones, Ver ítem 21/23 del Capítulo de Recursos Humanos y apartado B.3) Archivos del Capítulo de Finanzas de las Instrucciones para para la aplicación de las pautas y procedimientos del PNUD en proyectos de Implementación Nacional
Versión: Octubre 2017
30. De la revisión de las adquisiciones de bienes o servicios y las contrataciones
de consultores efectuadas en el transcurso del periodo bajo análisis surge que
la documentación no se encuentra foliada.
o Recomendación: Se recomienda mejorar los controles sobre la
documentación que respalda las erogaciones del proyecto de manera
que los expedientes sean foliados en todas sus hojas permitiendo validar
la integridad de la documentación que los constituyen
31. El Proyecto no tiene un sistema de archivo ordenado, ya que la
documentación entregada se encontraba en distintos expedientes, sin un
orden cronológico y con saltos en la foliatura. Durante el proceso de revisión
el Proyecto ha ido presentando a esta auditoría nueva documentación que no
se encontraba en los expedientes entregados originalmente.
o Recomendación: Implementar o revisar los procesos de control
existentes.