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Recomendaciones para armado de estructuras para eventos y coordinación con

proveedores

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La semana pasada me tocó supervisar el armado de un evento en exteriores y quisiera compartir algunas recomendaciones que he aprendido y adoptado cuando realizo este tipo de trabajo. Espero que los ayude y si tienen algunos tips que quisieran compartir.. bienvenidos

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Es indispensable contar con el plano de ubicación de elementos: cocina, baños, ingresos, mesas, sillas, toldos, consola, sonido, grupo electrógeno, camerinos, etc.

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También recomiendo contar con una lista de los nombres y teléfonos de los proveedores. En mi caso, además del teléfono de la oficina, siempre solicito con anterioridad, el nombre y teléfono de la persona que la empresa (proveedor) designe para el evento. Este dato me ha ayudado mucho y en muchos casos se ha resuelto imprevisto de manera casi inmediata.

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El punto anterior nos lleva a contar con un teléfono con línea y saldo donde puedas comunicarte con base, proveedores, clientes, etc. Además, tener tu cargador de celular y/o laptop (considerar los cargadores de batería inalámbricos) . En algunos casos me han pedido un reporte fotográfico, vía whatsApp sobre el desarrollo del armado.

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Conocer las calles, puertas o lugares donde pueden estacionar los proveedores para guiarlos o avisarles con anticipación. También los requisitos de seguridad que solicita el local para que el ingreso sea fluido (cascos, arneses, extintores, guantes, etc) y los horarios de ingreso (hay empresas que luego de determinada hora no permiten el ingreso).

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Establecer un horario de llegada de proveedores dependiendo del tipo de armado. Por ejemplo, no se podría colocar una pantalla Led si los encargados de estructuras no han colocado las vigas ó sonido y audio no han terminado de realizar el cableado.

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Tomar en cuenta que tendrás una hora para el almuerzo y/o cena de los proveedores. Es importante manejar este dato para calcular el tiempo total de armado y también para evitar que los proveedores hagan mucha “sobremesa” .

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Es recomendable establecer la logística de elementos y personal. Si el equipo es de varias personas, establecer horarios de supervisión y descanso. Me parece poco recomendable que un equipo de 10 personas pasen toda la madrugada viendo el armado (a menos que sea necesario), cuando al día siguiente tienen el evento a las 6 am. Hay que “gestionar” la productividad del personal.

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Si el evento es de noche y vas a realizar armando de camerinos, no te olvides de solicitar y sobre todo de confirmar que coloquen luz y puntos de luz , ya que en algunos casos llevan secadores de pelo, planchas y/o cargadores para celulares. Igualmente en el almacén (luz y punto de luz). Todos sabemos que cuando estamos en armado, todo se llena en el almacén y cuando necesitas algo, ponte a buscarlo y encima sin luz. Plop !

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Debes considerar el ítem Limpieza. Es super importante coordinar este punto cuando los proveedores finalizaron el trabajo ya que dejan retazos, alfileres, flores, plantas, pedazos de cintas, alambres, etc.

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Gracias