RECEPCIÓN TÉCNICA DE INSUMOS

OBJETIVO

Definir parámetros que permitan verificar la recepción, almacenamiento y control de los medicamentos e insumos en la IPS que permitan asegurar que los productos que se reciben, cumplen con las condiciones técnicas, administrativas dispuestas, teniendo en cuenta los criterios técnicos para su conservación.

RESPONSABLES

La recepción administrativa es responsabilidad de la asistente administrativa.

La recepción técnica y almacenamiento es responsabilidad de la asistente administrativa.

La verificación de la aplicación de los protocolos es responsabilidad del Coordinador de Calidad de la IPS.

FRECUENCIA

Este procedimiento se realizará cada vez que ingresen medicamentos e insumos a la IPS, por concepto de despachos de órdenes de pedido y/o compra.

DEFINICIONES

Recepción: Es el proceso por medio del cual la institución realiza una comparación entre lo pactado con el proveedor y lo que él envía y, entre lo establecido por la legislación vigente y lo que el producto muestra

Recepción técnica: Permite constatar el grado de acercamiento de las características técnicas del producto a las que están establecidas como referencia por la legislación, estas características son:

- Fecha de vencimiento- Número de lote de fabricación- Registro sanitario - Características físicas y organolépticas- Estado del embalaje

- Envase y etiqueta- Sistema de seguridad- Condiciones de almacenamiento- Nombre del fabricante y proveedor que lo distribuye.

Recepción administrativa: Permite constatar si el insumo cumple o no con las condiciones pactadas en la adjudicación entre la institución y el proveedor. Esta verificación debe aplicarse al 100% de los insumos recibidos por orden de compra.

Almacenamiento: Es el conjunto de actividades que tiene por objeto conservar, manipular y distribuir los elementos que la institución adquiere para la normal prestación de los servicios.

Medicamento: Es aquél preparado farmacéutico obtenido a partir de principios activos, con o sin sustancias auxiliares, presentado bajo forma farmacéutica que se utiliza para la prevención, alivio, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de la enfermedad. Los envases, rótulos, etiquetas y empaques hacen parte integral del medicamento, por cuanto éstos garantizan su calidad, estabilidad y uso adecuado.

Dispositivo Médico: Se entiende por dispositivo médico para uso humano, cualquier instrumento, aparato, máquina, software, equipo biomédico de tecnología controlada u otro artículo similar o relacionado, utilizado sólo o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que intervengan en su correcta aplicación, propuesta por el fabricante para su uso en:

a) Diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento o alivio de una enfermedadb) Diagnóstico, prevención, supervisión, tratamiento alivio o compensación una lesión o de una deficiencia.c) Investigación, sustitución, modificación o soporte de la estructura anatómica o de un proceso fisiológico.d) Diagnóstico del embarazo y control de la concepción.e) Cuidado durante el embarazo o el nacimiento, o después del mismo, incluyendo el cuidado del recién nacido.f) Productos para desinfección y/o esterilización de dispositivos médicos.

Temperatura: Es una magnitud física que mide la sensación subjetiva de calor o frío del ambiente o de los cuerpos, se mide en grados y el intervalo de temperatura ambiental a la cual se deben almacenar los medicamentos e insumos para garantizar su conservación es 15 – 30 º C.

Cadena de frío: Se compone de una serie de elementos con los cuales se garantiza el mantenimiento de condiciones especiales requeridas para la conservación de algunos productos; el intervalo de temperatura de

refrigeración a la cual se deben almacenar algunos medicamentos y/o reactivos para su conservación es de 0 – 8º C.

Humedad: Se refiere al porcentaje de agua que se encuentra en el ambiente, en el cual se garantizan las condiciones de conservación de algunos medicamentos y dispositivos médicos, el intervalo se encuentra entre (50 – 65%).

Termo higrómetro: Equipo de medida con el cual se evalúan factores ambientales de temperatura y humedad ambiental.

Termómetro: Equipo de medida con el cual se evalúan factores de almacenamiento de productos refrigerados.

RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA

Los pedidos son recibidos en la sede de Medsalud teniendo en cuenta el destino final en cada uno de los servicios (odontología, laboratorio, serviciofarmacéutico).

El proveedor entrega la factura al funcionario encargado de la recepción, éste compara los productos facturados con los solicitados en la Requisición de compra de productos para así cumplir con la verificación administrativa.

Si se presentan inconformidades en la recepción técnica y/o administrativa de los medicamentos y/o insumos, que obligan a la devolución de los mismos, el funcionario encargado lo reportará por escrito.

El funcionario encargado, ingresa al software los medicamentos y/o insumos, conforme a la factura. Se debe tener en cuenta que el documento debe afectar los movimientos contables del mes en el que es emitida.

El documento equivalente a factura, remisión, etc., debe ser firmado con nombre legible, fecha de recepción del documento y observaciones del caso.

Después de ingresar el documento emitido por el proveedor, este es enviado de forma inmediata, con sus respectivos soportes, a las oficinas administrativas para su trámite financiero.

Se archivan los registros generados en el desarrollo del procedimiento.

RECEPCIÓN TECNICA

Para la recepción técnica de los medicamentos e insumos, la IPS cuenta con un área específica y con las condiciones necesarias para la realización

de dicho proceso. La verificación de las características técnicas se realiza sobre el 100 % de los productos recibidos.

El funcionario encargado de recibir el pedido de los insumos o medicamentos realiza la recepción técnica; realiza una inspección visual de cada uno de los productos farmacéuticos recepcionados, para lo cual se tendrá en cuenta:

Rótulos

El nombre del medicamento o dispositivo médico debe estar claro en la etiqueta.

El Nº de lote legible. Fabricante. Fecha de vencimiento legible y clara si es el caso. Nº de Registro Sanitario del INVIMA o lo recurrido de acuerdo a la

legislación vigente. Tipo de medicamento (Esencial, de Control Especial) o dispositivo médico. Concentración del principio activo claro y legible (en los medicamentos). Condiciones de almacenamiento

Empaques

El nombre descrito debe estar claro. En buen estado. No debe presentar manchas ni perforaciones. Libre de humedad.

Envases

Color uniforme que garantice la calidad del medicamento o dispositivo médico.

Contenido completo. Tapa con banda de seguridad y ausencia de perforaciones. Uniformidad. No debe presentar grietas ni perforaciones. Ausencia de polvo o algún tipo de manchas. Blister completos y sellado

Forma Farmacéutica

Líquidos

No presentar turbidez, ni partículas extrañas suspendidas. Color uniforme. No debe presentar partículas extrañas.

Las suspensiones deben regenerarse al ser agitadas. Homogeneidad en las emulsiones. Homogeneidad en los jarabes

Tabletas, Grageas y Cápsulas.

Color uniforme. Empaque sellados y libres de partículas en la superficie. Cápsulas llenas y selladas, buen estado.

Cremas y Ungüentos.

Tubos uniformes.

Sellados.

Llenos completamente.

Tapas seguras

Se procede a descargar los medicamentos en el FORMATO DE RECEPCIÓN TÉCNICA DE MEDICAMENTOS E INSUMOS.

Los productos que no cumplan con los requisitos técnicos serán ubicados en el área de cuarentena, donde se tomará la decisión de recibir o rechazar el lote del producto. En caso de ser rechazado se dejará definitivamente en esta área y se informa al responsable de compras para la devolución al proveedor haciendo la notificación respectiva.

Si los productos no presentan defectos, es decir, cumplen todas las especificaciones técnicas en este muestreo, se procederá a su distribución en el área de almacenamiento según su clasificación y condiciones de almacenamiento.

ALMACENAMIENTO

Para el almacenamiento de los medicamentos e insumos se tendrá en cuenta las condiciones especiales que se requieren, tales como luz y refrigeración, entre otras.

Se identificarán las estanterías, nevera, y vitrinas donde se almacenan los medicamentos e insumos, teniendo en cuenta la siguiente metodología:

-Organizar por presentación Farmacéutica en orden alfabético.

-Tener en cuenta el sistema de semaforización para controlar el vencimiento

Refrigeración

Todo producto farmacéutico e insumo que requiera refrigeración se almacenará en la nevera, la cual será de uso exclusivo para tal fin.

Se tendrá en cuenta de igual forma el sistema de semaforización

Los antibióticos se almacenarán distantes de los medicamentos que sean derivados sanguíneos.

En los servicios donde se almacenen reactivos de laboratorio, estos serán ubicados en la puerta y en la parte inferior de la nevera.

Control especial

Los medicamentos de control especial se almacenaran en un mueble individual (vitrina), la cual permanecerá bajo llave y manejo exclusivo del Director Técnico, teniendo en cuenta las condiciones técnicas y ambientales requeridas.

Área de cuarentena

Se identificará un área como cuarentena, en la cual se almacenarán provisionalmente los productos farmacéuticos que tengan condiciones técnicas y legales a verificar.

CONTROLES

En las áreas de almacenamiento se realizarán los siguientes controles:

Controles Ambientales (humedad, temperatura ambiental y cadena de frío). Identificar el área como solo ingreso de personal autorizado. Seguridad permanente en cada uno de los servicios. Condiciones higiénicas: Área aseada y limpia, estanterías limpias de polvo,

nevera limpia. Manejo de desechos y basuras Control de plagas y roedores.

CONTROLES AMBIENTALES

El funcionario encargado registrará los valores de Temperatura, Humedad relativa y Cadena de frío utilizando los equipos para tal fin (Termo higrómetros y Termómetros), en los sitios de almacenamiento de medicamentos e insumos.

Con los datos arrojados se trazará una línea de tendencia con el fin de determinar el cumplimiento de los estándares ambientales establecidos

para la conservación de los medicamentos e insumos y de ser necesario tomar acciones correctivas para corregir estos valores.

Es necesario verificar el adecuado funcionamiento de los equipos de medición, para lo cual los equipos se encuentran en un programa de mantenimiento preventivo y calibración por el correspondiente Ingeniero Biomédico.