RECEPCION DE MERCANCIAS

Es el conjunto de acciones encaminadas a conseguir que las mercancas recibidas coincidan en precio, calidad, cantidad y presentacin con los pedidos realizados. Funcin de Recepcin: La funcin de recepcin, ya sea de una unidad de la compaa o de un transportador comn, es la misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u otro departamento de la compaa, las actividades de construccin, el procedimiento ser el mismo. Importancia: La recepcin adecuada de materiales y de otros artculos es de vital importancia, ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepcin total bajo un departamento nico, las excepciones principales son aquellos grandes empresas con plantas mltiples. La recepcin est estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.

PROCESO DE RECEPCION DE MERCANCIAS1. Al recibir un envi: Se le someter a verificacin para comprobar si est en orden y en buenas condiciones, si el recipiente est daado o no se recibi el nmero de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente y no se podr dar recibo de conformidad por el envi, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es areo, martimo o terrestre, como se podra exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envos ocultos. 2. De Manera Similar: El material que recibe una instalacin de la compaa tambin debe ser sometido a una inspeccin preliminar, antes de introducirles en el rea de almacenamiento, en el caso de que en la inspeccin inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.

COMPRA. RECEPCION DE MERCANCIASLa recepcin es la aceptacin, condicionada o no, que se realiza al proveedor para que ste pueda enviar la factura Para otorgar el consentimiento, lo normal es firmar una copia del albarn o nota de entrega suministrada por el proveedor. Los porteros o vigilantes de la empresa debern disponer de los libros-registros que indiquen adnde deben dirigirse los materiales, otorgando a cada remesa un nmero de control de entrada. Una vez pasado este control, dependiendo del tipo de transporte, se pueden presentar dos variantes: -Que el transportista sea una agencia, en cuyo caso la mercancavendr catalogada por nmero de bultos y peso, exigiendo la firma del destinatario en el albarn del transporte. Existe, pues, la obligacin del destinatario de contratar dichos extremos, quedndose con una copia del albarn (IMAGEN NOTA DE ALBARAN).Que el transportista sea directamente el suministrador. En este caso, la mercanca vendr con el albarn de los materiales que porte. El recepcionista del almacn firmar dicho albarn, haciendo constar que la recepcin definitiva se efectuar posteriormente, obligndose el proveedor a aceptar las anomalas que ms tarde puedan detectarse. Una vez que se encuentre el pedido en el almacn se proceder a su anlisis, para lo cual se deber comparar el albarn y el pedido e identificar la mercanca pedida con la recepcin. Este segundo proceso dar lugar a los siguientes pasos:a)La recepcin cualitativa por los tcnicos de la empresa(a efectos de calidad y cantidad). El sistema de comprobacin se realizar por personal cualificado de la empresa, ya que se trata de observar que la mercanca recibida rene las caractersticas exigidas para su buena utilizacin.b)La recepcin cuantitativa por los encargados del almacn(a efectos de cantidad o medida). Se harn las siguientes comprobaciones: - Que el material recibido tenga grabado en s o en su envoltura la referencia o marca solicitada. - Que sea igual al existente con ese mismo cdigo, en caso de que lo hubiese. - Que sea correcto el plano, el croquis o el catlogo, si existe, en el supuesto de que el recepcionista sepa o pueda interpretar este extremo, teniendo en cuenta su capacidad profesional.c)Pals(reservar de la humedad y suciedad del suelo). Comprobar que la mercanca viene lo suficientemente protegida.RECEPCION DE MATERIALES

Es unprocesomediante el cual se recibe losproductosterminados procedentes de fbricas yalmacenes, estos se recibe en forma apilada en el camin detransportepara que luego los cargadores preparen losmediosde trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso alalmacnverifica que ladocumentacineste conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe del almacn verifique la disponibilidad de espacio en mdulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las reas demarcadas para cada lnea deproducto, finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser ordenados con separadores de cartn entre "cama" y "cama", y algunos cubiertos con mantas trmicas.Funciones de la recepcin de materiales Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la orden de compra y el envo. Prepararinformescuando hayescasez, daos durante el trnsito y devoluciones a los vendedores. Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios departamentos. Entregar la mercanca a los almacenes.Normas para la recepcin de materiales1) Recibir de una manera ordenada.2) Planificar la Recepcin con arreglo a laeconoma(TiempoyMovimiento).3) Delegacin de responsabilidades en personas especficamente capacitadas.4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.6)Sistemasdeseguridady proteccin procedentes.7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir8) Confrontacin sistemtica del material recibido con losdocumentosque lo acompaan.Pasos y medidasLosmaterialeso insumos deben apartarse en recepcin de acuerdo con la orden de compra a la cual deben de ajustarse lafactura. La misma debe de especificar: unidades, piezas, kilos o litros, recordando que enVenezuela, elsistemalegal para medir o pesar es el sistema mtrico decimal, cuya base es el metro.DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIN DE MATERIALESOrden de Compra:Abarca de manera concreta: membretes, nombres, domicilio,telfonode la firma,computadorapara su identificacin.Nmeros:Servir para identificar lanegociacinentre las partes que utilizara el proveedor para hacer el embarque y la facturacin de los materiales y que permita registrar y archivar elcontratopara su consulta posterior. El proveedor coloca dicho nmero en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de comparacin. El departamento de Almacn tendr una copia de la orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos a cuenta de ella. En consecuencia el nmero debe estar ya impreso, nunca puesto a mano.Fechas de emisin y de entrega:Estas fechas permiten planificar la recepcin, y uso de materialesNombre y domicilio del proveedor:Permite identificar al proveedor a quien se da la orden, efectos de pago, en caso de algn reclamoMotivacin y condiciones de pago:En las instrucciones sobre la facturacin se debe establecer el nmero de copias necesarias de la factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de compra de acuerdo a lo convenido previamente. Muchas compaas en la nota de pedido usan clusulas indicando que no se admitirn letras, a menos que exista un acuerdoconcretoen ese sentidoLugar de la entrega:Cuando la recepcin de materiales debe realizarse en un sitio distinto de la sede dela empresa, debe indicarse claramente para evitar situaciones incmodas.Transporte:Debe indicar la va que se utilizar; por camin, ferrocarril o avin.Descripcin de lo que se compra:Ladescripcinde los diferentes artculos pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno de ellos. Designacin odescripcinclara de cada uno de ellos con medidas, tamaos o a las caractersticas que corresponden. Si se trata de impresos: cantidad, especificacin suscrita de la forma otrabajoencargadoVerificar la factura de proveedor:Precios, condiciones y descuentos, cuando se recibe el pedido.Comprobacin de facturas:Los detalles importantes de las facturas que deben comprobarse son: cantidad, esta comprobacin debe hacerse confrontando lafacturacon la orden de compra, y el resultado del conteo fsico de losmaterialesrecibidos para ponerse a cubierto de los excesos a los defectos en los embarques o envos. De esa manera se evita el pago de los materiales oproductosno recibidos, o recibidos con fallas o excesosCalidad:Si lacalidadno est de acuerdo con las especificaciones, no debe recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.Precios:El departamento decomprases fundamentalmente responsable de lospreciosque deben pagarse por los pedidos. No obstante lapersonaencargada de recibir los materiales (pedidos) debe comprobar elprecioaprobado por el departamento de compras a travs de su orden.Condiciones:Las condiciones son un punto completo cuyaresponsabilidadcompleta a los departamentos de compras ycontabilidad. Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el asunto, especialmente en lo referente ariesgosde los materiales y daos sufridos, para determinar la reclamacin correspondiente.Guas de Remisin o Envos:En oportunidades, los materiales vienen acompaados de simples de remisin o guas de despacho.

Recepcin de materialesPara la recepcin de los materiales debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicit el artculo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados. Cuando sea necesaria una revisin tcnica, debe solicitar la participacin del solicitante de la compra.Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de Adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor.Responsabilidad proveedores: Entregar productos en buen estadoSU responsabilidad: rechazar todo aquello que no venga en perfectas condicionesPROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE MATERIALESEl encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean stas, materias primas, materiales, repuestos o mercaderas en general, que se relacionan con alguna de las siguientes caractersticas y normas:a) Que sean adquiridas por la empresa.b) Que sean semielaboradas en la empresa (o en proceso) y que deban almacenarse hasta ser requeridas posteriormente.Por lo tanto, queda prohibido guardar o almacenar productos de proveedores o clientes que no correspondan segn las normas nombradas, a menos que estn autorizadas por algn funcionario superior que se har responsable de este hecho.1. Cada vez que se emita unaOrden de Compra, la unidad encargada de la funcin de adquisicin deber remitir oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre los artculos que van a recibir: cantidad, cdigo, calidad (especificaciones tcnicas), proveedor y fecha de recepcin.2. Previo a la recepcin de las mercaderas, el bodeguero debe exigir laGuade despachodel proveedor, que acompaa los artculos requeridos. Cada gua debe corresponder a una Orden de Compra.3. El encargado de bodega chequear las cantidades, calidades y especificaciones entre la Orden de Compra y las Guas de Despacho.Verificar que los artculos recibidos corresponden exactamente a los solicitados.4. Una vez otorgada la conformidad a los materiales recibidos, el encargado de bodega procede a firmar las guas de despacho en original y copia entregando al transportista el duplicado de la gua y archiva el original. En caso de ausencia de gua, el encargado de bodega indicar su visto bueno en el reverso de la factura original. Algunas empresas emiten Guas de Recepcin internas, que se adjuntan a las guas de despacho o factura y es el respaldo oficial de la empresa.5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo sealado con la orden de compra, procede a las siguientes instruccioneszRecepcin parcial por cantidad inferior (por esto se usa Gua de Recepcin).zRecepcin parcial por rechazo (constancia en Gua de Recepcin).zDevolucin de gua y materiales proveedor, informando a su superior.6.El encargado de la recepcin deber realizar inspeccin en aquellos envases con roturas o marcas de dao, para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.