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REALIZAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, PARA LA ADMINISTRACIÓN EN EL
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Caratula
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN BANCARIA Y FINANCIERA
REALIZAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, PARA LA
ADMINISTRACIÓN EN EL ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA
MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN, UBICADA EN EL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Trabajo de Titulación prévio la obtención del título de Tecnólogo en
Administración Bancaria y Financiera
AUTOR: MARÍA JESSICA CACHIMUEL RAMOS
TUTOR: Ing. Henry Cerón
Quito, Junio 2018
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Declaratoria
Declaro que la investigación es absolutamente original, autentica, personal, que se
han citado las fuentes correspondientes y que en su ejecución se respetaron las
disposiciones legales que protegen los derechos de autor vigentes. Las ideas,
doctrinas resultados y conclusiones a los que he llegado son de mi absoluta
responsabilidad.
_____________________________
María Jessica Cachimuel Ramos
CC 171992384-7
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Licencia de uso no comercial
Yo, María Jessica Cachimuel Ramos portador de la cédula de ciudadanía signada
con el No.1719923847 de conformidad con lo establecido en el Artículo 110 del
Código de Economía Social de los Conocimientos, la Creatividad y la Innovación
(INGENIOS) que dice: “En el caso de las obras creadas en centros educativos,
universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos,
pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de
investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales
como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos
académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de
dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores.
Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no
exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines académicos. Sin perjuicio de
los derechos reconocidos en el párrafo precedente, el establecimiento podrá realizar
un uso comercial de la obra previa autorización a los titulares y notificación a los
autores en caso de que se traten de distintas personas. En cuyo caso corresponderá a
los autores un porcentaje no inferior al cuarenta por ciento de los beneficios
económicos resultantes de esta explotación. El mismo beneficio se aplicará a los
autores que hayan transferido sus derechos a instituciones de educación superior o
centros educativos.”, otorgo licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el
uso no comercial del proyecto denominado Realizar un Manual de Procedimientos,
para la Administración en el Área Contable y Financiera, para la Microempresa
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Campbell Design, ubicada en el Distrito Metropolitano de Quito año 2018,con fines
académicos al Instituto Tecnológico Superior Cordillera.
FIRMA ______________________________
NOMBRE María Jessica Cachimuel Ramos
CEDULA CC 171992384-7
Quito, a los 26 de Marzo de 2018
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Agradecimiento
La realización de este trabajo fue posible gracias a la gente buena que
encontramos en nuestro camino, a Dios por la vida, la fuerza y la sabiduría para
poder cumplir esta meta, a mi madre por ser incondicional durante este proceso, que
es un logro importante en mi vida.
Al Ing. Henry Cerón, por su paciencia, por compartir sus conocimientos y por
haberme guiado en el desarrollo del proyecto de titulación.
Al Instituto Superior Tecnológico Cordillera y a sus docentes de la carrera de
Administración Bancaria y Financiera que compartieron sus conocimientos durante
los 3 años de la carrera.
A si también a la empresa Campbell Design por el apoyo y la apertura para la
realización del proyecto de titulación.
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Dedicatoria
Esta meta es el primer paso de mi vida profesional, le dedico este trabajo con todo
mi cariño y amor, en primer lugar a Dios por darme lo más hermoso que es la vida.
A mi madre, y mi familia que hicieron todo lo posible para lograr mis sueños, por
motivarme y apoyarme durante todos estos años.
Finalmente a mis maestros, en formarme como una persona de bien y preparada
para enfrentar los retos del día a día.
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Índice General
Carátula ................................................................................................................... 1
Declaratoria .............................................................................................................. i
Licencia de uso no comercial .................................................................................. ii
Agradecimiento ...................................................................................................... iv
Dedicatoria .............................................................................................................. v
Índice General ........................................................................................................ vi
Índice de Tablas ..................................................................................................... ix
Índice de Figuras .................................................................................................... x
Índice de Anexos ................................................................................................... xii
Resumen Ejecutivo ............................................................................................... xiii
Abstract ................................................................................................................. xv
Introducción ........................................................................................................ xvii
CAPÍTULO 1: ANTECEDENTES ......................................................................... 1
1.1 Contexto ............................................................................................................ 1
1.2 Justificación ...................................................................................................... 4
1.3 Definición Del Problema Central (Matriz T) .................................................... 5
CAPÍTULO 2: ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS ............................................... 9
2.1 Mapeo De Involucrados .................................................................................... 9
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2.2 Matriz De Análisis De Involucrados ............................................................... 11
2.2.1 Análisis de la Matriz de Involucrados .......................................................... 13
CAPÍTULO 3: PROBLEMAS Y OBJETIVOS .................................................... 15
3.1. Árbol De Problemas ....................................................................................... 15
3.1.1 Análisis del Árbol de Problemas .................................................................. 17
3.2. Árbol De Objetivos ........................................................................................ 18
3.2.1 Análisis del Árbol de Objetivos ................................................................... 20
CAPÍTULO 4: ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS .............................................. 21
4.1. Matriz De Análisis De Alternativas ............................................................... 21
4.1.1 Escala de elaboración de la Matriz de Análisis de Alternativas .................. 22
4.1.2 Análisis de la Matriz de Análisis de Alternativas ........................................ 22
4.2. Matriz De Análisis De Impacto De Los Objetivos ........................................ 24
4.2.1 Análisis de la Matriz De Análisis De Impacto De Los Objetivos................ 27
4.3. Diagrama De Estrategias ................................................................................ 27
4.3.1 Análisis de Diagrama de Estrategias ............................................................ 29
4.4. Matriz De Marco Lógico ................................................................................ 30
4.4.1 Análisis de Matriz De Marco Lógico ........................................................... 35
CAPÍTULO 5: PROPUESTA ............................................................................... 37
5.1. Antecedentes (de la herramienta o metodología que propone como solución)
................................................................................................................................ 37
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5.2. Descripción (de la Estructura de la herramienta o metodología que propone
como solución) ....................................................................................................... 39
5.2.1. Enfoque de la Investigación ........................................................................ 40
5.2.2. Población y Muestra ................................................................................... 42
5.2.3. Modelo de Encuesta realizada al personal .................................................. 43
5.3. Formulación del proceso de socialización de la propuesta ............................ 53
5.3.1 Introducción ................................................................................................. 54
5.3.2. Filosofía Corporativa .................................................................................. 55
5.3.3 Organigrama Estructural de Campbell Design ............................................ 57
5.3.4 Diagrama de Flujo para la Administración en el Área Contable y Financiera
.................................................................................................................................... 58
5.3.5. Documentos que se utilizan en el Área Contable y Financiera .................. 60
CAPÍTULO 6: ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ............................................ 83
6.1 Recursos .......................................................................................................... 83
6.2 Presupuesto ..................................................................................................... 84
6.3 Cronograma..................................................................................................... 85
CAPÍTULO 7: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................... 86
7.1 Conclusiones ................................................................................................... 86
7.2 Recomendaciones ........................................................................................... 87
Anexos ................................................................................................................... 88
Bibliografía ........................................................................................................... 94
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Índice de Tablas
Tabla 1 Matriz T ...................................................................................................... 6
Tabla 2 Matriz de Análisis de Involucrados .......................................................... 12
Tabla 3 Matriz De Análisis De Alternativas ......................................................... 21
Tabla 4 Escala de elaboración de la Matriz de Análisis de Alternativas .............. 22
Tabla 5 Matriz De Análisis De Impacto De Los Objetivos .................................. 26
Tabla 6 Matriz De Marco Lógico .......................................................................... 31
Tabla 7 Población y Muestra ................................................................................. 42
Tabla 8 Conoce la Filosofía Corporativa .............................................................. 44
Tabla 9 Implementación de un Manual de Procedimientos .................................. 45
Tabla 10 Actividades que no corresponden al área de trabajo .............................. 46
Tabla 11 Definición de un Manual de Procedimientos ......................................... 47
Tabla 12 Conoce de las políticas y reglamentos ................................................... 48
Tabla 13 Se siente participe de los éxitos y fracasos ............................................ 49
Tabla 14 Reuniones estratégicas que contribuyen al trabajo ................................ 50
Tabla 15 Se ha sentido con sobre cargo de trabajo ............................................... 51
Tabla 16 Capacitaciones que mejoran el desempeño ............................................ 52
Tabla 17 Presupuesto ............................................................................................. 84
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Índice de Figuras
Figura No. 1 Mapeo de Involucrados .................................................................... 10
Figura No. 2 Árbol de Problemas ......................................................................... 16
Figura No. 3 Árbol de Objetivos ........................................................................... 19
Figura No. 4 Diagrama de Estrategias .................................................................. 28
Figura No. 5 Conoce la Filosofía Corporativa ...................................................... 44
Figura No. 6 Implementación de un Manual de Procedimientos .......................... 45
Figura No. 7 Actividades que no corresponden al área de trabajo ........................ 46
Figura No. 8 Definición de un Manual de Procedimientos ................................... 47
Figura No. 9 Conoce de las políticas y reglamentos ............................................. 48
Figura No. 10 Se siente participe de los éxitos y fracasos .................................... 49
Figura No. 11 Reuniones estratégicas que contribuyen al trabajo ........................ 50
Figura No. 12 Se ha sentido con sobrecargo de trabajo ........................................ 51
Figura No. 13 Capacitaciones que mejoran el desempeño.................................... 52
Figura No. 14 Organigrama Estructural ................................................................ 57
Figura No. 15 Diagrama de Flujo ......................................................................... 58
Figura No. 16 Diagrama de Flujo ......................................................................... 59
Figura No. 17 Listado de Clientes ......................................................................... 60
Figura No. 18 Proforma de Clientes ..................................................................... 61
Figura No. 19 Factura ........................................................................................... 62
Figura No. 20 Listado de Porveedores .................................................................. 63
Figura No. 21 Proforma de Proveedor .................................................................. 64
Figura No. 22 Formulario de Actualización de Datos Proveedor ......................... 66
Figura No. 23 Factura Proveedor .......................................................................... 67
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Figura No. 24 Contabilización de la Factura ......................................................... 68
Figura No. 25 Revisión de Fechas de Vencimiento .............................................. 69
Figura No. 26 Análisis de Vencimientos ............................................................... 69
Figura No. 27 Programación de Pagos Proveedores y Servicios .......................... 70
Figura No. 28 Propuesta de la Feria ...................................................................... 72
Figura No. 29 Presentación de la Feria ................................................................. 73
Figura No. 30 Complementos de la Feria .............................................................. 73
Figura No. 31 Conoce de la Feria .......................................................................... 73
Figura No. 32 Presupuesto de la Feria .................................................................. 74
Figura No. 33 Cronograma de Actividades de la Feria ......................................... 75
Figura No. 34 Listado de Proveedores para la Feria ............................................. 75
Figura No. 35 Actualización de datos Imprimax .................................................. 77
Figura No. 36 Aprobación de pago a proveedor ................................................... 78
Figura No. 37 Levantamiento de Información ...................................................... 79
Figura No. 38 Plano de la Feria ............................................................................. 79
Figura No. 39 Proforma del cliente Expomedios .................................................. 80
Figura No. 40 Concepto de la Feria ...................................................................... 81
Figura No. 41 Operación de la Feria ..................................................................... 82
Figura No. 42 Cronograma .................................................................................... 85
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Índice de Anexos
Anexo No. 1 Encuesta ........................................................................................... 88
Anexo No. 2 Fotos ................................................................................................ 90
Anexo No. 3 Fotos ................................................................................................ 91
Anexo No. 4 Fotos ................................................................................................ 92
Anexo No. 5 Fotos ................................................................................................ 93
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Resumen Ejecutivo
El presente proyecto tuvo como objetivo principal la implementación de un
Manual de Procedimientos Para la Administración en el Área Contable y Financiera
de Campbell Design, con el fin de que se apliquen procesos que ayuden a mejorar y
controlar las actividades que se realizan en el área financiera.
Para dar cumplimiento a los objetivos de esta investigación, se hizo uso de
técnicas de recolección de datos como la encuesta para recopilar la información, y el
uso de métodos de investigación como la investigación de campo que aportó a que se
obtuviera la información necesaria para detectar las problemáticas que se
presentaban en el Área Contable y Financiera.
Al plantear la propuesta se realiza un análisis interno en el cual se encuentra la
Filosofía Corporativa de la organización así como el objetivo general de Campbell
Design, de incrementar la rentabilidad, de manera que al poner en marcha la
implementación del Manual, esta se incremente significativamente debido a la buena
práctica de los procesos en el área financiera.
La implementación de un Manual de Procedimientos en Campbell Design, da
como resultado el mejoramiento de las actividades que se desarrollan en el Área
Contable y Financiera puesto que al aplicar correctamente los procedimientos
permitirá a la organización tener un control interno, nutriéndose de una información
contable veraz y confiable que contribuya a que se tomen decisiones en torno a la
situación financiera de la microempresa.
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Es beneficioso para Campbell Design que el cambio que genere la
implementación del Manual, se vaya desarrollando paulatinamente y que el personal
se familiarice con los procedimientos a un corto plazo, y los empleados desempeñen
su trabajo de manera eficaz y eficientemente guiados a la consecución de los
objetivos de la microempresa.
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Abstract
The main objective of this project was the implementation of a Manual of
Procedures for Management in the Accounting and Finance Area of Campbell
Design, in order to apply processes that help improve and control the activities
carried out in the financial area.
In order to comply with the objectives of this research, data collection techniques
were used, such as the survey to collect the information, and the use of research
methods such as field research that contributed to obtain the necessary information to
detect the problems that were presented in the Accounting and Financial Area.
When the proposal is presented, an internal analysis is carried out in which the
Corporate Philosophy of the organization is found as well as the overall objective of
Campbell Design, to increase profitability, so that when starting the implementation
of the manual, it will significantly increase due to the good practice of the processes
in the financial Area.
The implementation of a procedure manual in Campbell Design results in the
improvement of the activities developed in the Accounting and Financial Area, since
correctly applying the procedures will allow the organization to have an internal
control based on accurate and reliable accounting information. that contributes to
making decisions about the financial situation of the company.
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It is beneficial for Campbell Design that the change generated by the
implementation of the manual is gradually developed and that the staff becomes
familiar with the procedures in the short term, and the employees perform their work
effectively and efficiently guided to the achievement of the objectives. of the
company.
xvii
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Introducción
Este proyecto se realizó en base a las problemáticas que se presentan en Campbell
Design debido a la desorganización que existe en el Área Contable y Financiera.
Actualmente Campbell Design, está conformado con un equipo de trabajo
consolidado la cual representa una de sus mayores fortalezas, liderada por Doris
Campbell, que está identificada en el mercado como una profesional y competidora
capaz, que brinda una atención personalizada para cada uno de sus clientes, sin
embargo la ausencia de métodos de control en la Administración Financiera de la
organización ha provocado que no se tenga una visión clara y real de la situación
económica de la misma.
Se identificó el problema de la organización con la aplicación de metodologías de
investigación, y se pudo detectar la existencia de varias problemáticas en el Área
Contable y Financiera, como la falta de autonomía para tomar decisiones de pago,
así también que no exista una información económica real, puesto que no se realizan
Estados Financieros siendo la causal de que no se tomen decisiones certeras al
momento de financiar un proyecto.
Así también se ha analizado mediante la elaboración de matrices el planteamiento
de objetivos y el cambio al que se quiere llegar una vez implementado el Manual,
aportando de manera significativa al aplicar los procesos correspondientes para que
las actividades realizadas en el área Contable y Financiera se lleven a cabo con éxito.
El Manual de Procedimientos contribuirá a que las funciones que se realicen en
torno al Área Contable se den de manera correcta evitando retrasar las actividades,
el buen uso de esta herramienta administrativa aportando al crecimiento de la
microempresa.
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CAPÍTULO 1: ANTECEDENTES
1.1 Contexto
Desde tiempos pasados, la publicidad ha sido de gran ayuda en el mundo de los
negocios, al promover una sana competencia entre empresas. Su objetivo
principal es decirle al mundo que tienen algo interesante que ofrecer y puede
tratarse de cualquier cosa, desde un evento, una nueva línea de producto o una
campaña política. (Patrizi, 2017)
El PIB es el valor monetario de los bienes y servicios finales producidos por una
economía en un período determinado. EL PIB es un indicador representativo que
ayuda a medir el crecimiento o decrecimiento de la producción de bienes y
servicios de las empresas de cada país, únicamente dentro de su territorio. Este
indicador es un reflejo de la competitividad de las empresas. (Gonzáles, 2010)
El PIB es un indicador macro-económico el cual permite medir el desempeño
económico de una nación, en base a la producción de bienes y servicios finales
producidos por un país dentro de un periodo determinado, generalmente un año. Este
indicador es de gran importancia ya que puede dar una visión general de las
expectativas futuras en el ámbito económico y comercial.
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A nivel del país el sector servicios o terciario ha contribuido de una forma
sostenible al crecimiento del PIB, así como también a la generación de una gran
cantidad de fuentes de empleos. De acuerdo al Banco Central del Ecuador el sector
terciario representa el 49% del PIB, lo que significa que el sector está teniendo un
gran crecimiento, el Ecuador pueda avanzar en este segmento con miras
internacionales y a la vez el fortalecimiento del sector privado, el cual sea más
productivo y competitivo.
Las Pymes representa la mayor fuerza económica del país. La globalización y los
rápidos cambios en la tecnología, imponen enormes retos a las empresas para crecer
y afrontar con éxito nuevos desafíos y asegurar su permanencia en los mercados,
buscando ser productivas, cumplir con su misión y objetivos, desarrollar su potencial
humano, en definitiva lograr su efectividad, competitividad y mantener su
consistencia para sobrevivir en el futuro. Las Pymes se han revalorizado en el mundo
por su rol en la economía, y para la sociedad en particular, por su potencial de
generar empleo, por ampliar la base del sector privado, por contribuir a reducir la
concentración de poder económico y por su aporte al producto nacional. (Carvajal,
2017)
El crecimiento de las pymes en el Distrito Metropolitano se debe a que el sector
productivo está en la capacidad de adaptarse a escenarios adversos y la calidad que
ofrecen las mismas está en permanente ascenso. Pero también anota desafíos como
las dificultades para acceder al crédito, el acceso a tecnologías y no planificar para
llegar a los mercados externos. La Pymes es el motor de la economía ya que abarcan
emprendimientos que venden hasta USD 4 millones al año.
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Campbell Design hace parte de estas pequeñas y medianas empresas en el sector
servicios, lo cual es gratificante para la organización, ya que les permite explorar al
máximo sus ventajas competitivas y crecer en el mercado, a pesar de que
actualmente se encuentren situados en una zona que no es favorable por su
ubicación, tomando a consideración que es una microempresa que ofrece servicios
de comunicación integral y publicidad, que por su giro de negocio deberían estar en
lugar mayormente comercial, a pesar de ello se han podido mantener frente a la
competencia esto debido a la atención personalizada que han venido brindando
durante 15 años.
Sin embargo, en la organización se han presentado diversos conflictos en la
administración en el Área Contable y Financiera, a causa de un deficiente control
interno de la organización, un manejo inadecuado de los recursos económicos ya que
estos son realizados empíricamente, no existe una autonomía para tomar decisiones
de pago siendo esta una de las causales para que existan facturas de proveedores
vencidas, la ausencia de Estados Financieros ha provocado que se desconozca la
situación real de la microempresa por este motivo, es indispensable diseñar un
Manual de Procedimientos Para el Área Contable y Financiera, la microempresa
Campbell Design se ve en la necesidad de implementar un manual de
procedimientos que le sirva de guía para mejorar los problemas en dicha área, tras
una constante lucha por mejorar todos los procesos así lograr las metas y objetivos
planteados, que generen beneficios para el crecimiento de la microempresa.
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1.2 Justificación
Campbell Design fue constituida por Doris Campbell quien inicio con la intención
de cubrir las necesidades de ofrecer un servicio de diseño gráfico personalizado con
valores agregados, como la atención móvil, puerta a puerta, al tener muchos
requerimientos de los servicios que ofrecía, la motivo a que abriera una oficina para
la atención a sus clientes, actualmente es una organización, con un equipo de trabajo
que desarrollan servicios vinculados con diseño gráfico, publicidad y organización
de eventos, ferias y convenciones.
Se convierte en una necesidad prioritaria de las microempresas en
crecimiento, contar con un manual de procedimientos, contables y financieras,
que les permita planificar, organizar, dirigir y controlar eficazmente sus
actividades comerciales o de servicios.
La importancia de realizar un manual de procedimientos para el área contable y
financiera para la microempresa Campbell Design, es que sirva como guía para la
organización y el crecimiento de la misma, de esta manera poder corregir cada una
de las debilidades que pueda tener en esta área o a su vez optimizar los recursos.
En la organización existe la ausencia de un manual de procedimientos para el
área contable y financiera, cuyo efecto se ve reflejado en el manejo interno de la
organización ya que no aplican ningún tipo de control interno en el manejo
financiero, siendo su único respaldo los ingresos facturas, realizando su
verificación manual, lo que presenta una problemática tales como la entrega de
facturas tarde al área contable por parte de la gerente, no hay Estados Financieros
que reflejen la rentabilidad o iliquidez de la organización, lo cual influye a una toma
de decisiones inadecuada debido a una mala información financiera. No existe un
manual de procedimientos contable y financiera en CAMPBELL DESIGN, que
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evalúe la gestión contable y financiera dentro de la misma, que permita detectar
debilidades en torno a al manejo de los recursos económicos de la empresa.
El presente proyecto aporta a diferentes aspectos investigativos, educativos, éticos
y sociales, ya que el impacto que generará el proyecto en cuanto a lo
económico, se ha determinado como positivo, que mediante la ejecución del manual
se logrará mejorar la gestión financiera con miras a generar los mejores impactos
sobre el cliente y la organización internamente y los entes de control.
1.3 Definición Del Problema Central (Matriz T)
Un problema representa y describe una situación o estado negativo de la realidad
que afecta a un determinado grupo de población dentro de un área geográfica
específica y luego determinar la intensidad de las relaciones de causa y efecto que
se producen dentro de un determinado problema. (Gordillo, 2017)
La definición del problema central más conocido como matriz T se trata de
relacionar las causas y efectos del problema central que está afectando a la población
y que a su vez tienen que resolver.
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Tabla 1 Matriz T
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
En la microempresa Campbell Design, se ha detectado ciertas falencias en la
administración, en el cual se identifica como un problema central la desorganización
en la administración del área contable y financiera, que de mantenerse de esa forma
les llevaría a una situación empeorada provocando iliquidez en la organización, el
presente estudio dotará a la microempresa de un manual que aporte
significativamente al cumplimiento eficaz en la administración contable y financiera,
lo que incrementará la rentabilidad y generando salud financiera a la misma.
En base a la Matriz T entre los componentes del estudio existen las fuerzas
impulsadoras y bloqueadoras, las cuales especifican las limitaciones y alcance que
podría tener una propuesta de un manual de procedimientos, a continuación, se
realizará el análisis de las fuerzas y ponderaciones.
SITUACIÓN
EMPEORADA
SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN
MEJORADA
Iliquidez en la
organización.
Desorganización en la administración
del área contable y financiera en la
microempresa Campbell Design
Cumplimiento eficaz en la
administración contable y
financiera lo que
incrementara la
rentabilidad
FUERZA
IMPULSADORA
I PC I PC FUERZA
BLOQUEADORA
Creación de un manual de
procedimientos
1 4 4 1 Indecisión de la Gerencia
para la creación del manual
Facilidad para acceder a la
información requerida para
la creación del manual
contable y financiera.
1 4 3 2 Deficiente información
financiera
Inversión en la adquisición
de un sistema contable y
financiero
2 5 4 2 Costo de inversión elevado
para la obtención de un
sistema de software
contable
Capacitación en el área
contable y financiera para
una mejora continua
2 4 4 1 Manejo inadecuado de los
recursos económicos
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
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En el caso de la primera fuerza bloqueadora se tomará en cuenta la indecisión de
la Gerencia para la creación del manual, que se lo ha ponderado con un valor de 4, es
decir que, posee una intensidad media alta, esto debido a que es muy alto el nivel de
indecisión de parte de la gerencia para adaptarse a cambios, se pretende obtener un
potencial de cambio de 1, el cual significa que el nivel de decisión sea de forma
eficaz y eficiente.
La creación de un manual de procedimientos aportará al área contable y
financiera de la organización, a mejorar el manejo de los recursos económicos
adecuadamente, al momento se lo ponderó con un valor de 2 con un nivel medio bajo
debido a que todavía no se ha aplicado un manual de procedimientos en la
microempresa, lo cual sería un elemento muy importante e innovador, ya que el
presente proyecto pretende lograr un potencial de cambio de 5 alto, lo que
significaría un escenario muy satisfactorio para la microempresa.
En la segunda fuerza bloqueadora se detecta la deficiente información financiera
que se lo ha ponderado con un valor de 3, es decir que posee una intensidad media,
el nivel en el que se encuentra se debe a que se carece de fuentes de información
veraz y confiable, se pretende obtener un potencial de cambio de 2 medio bajo, es
decir que, la información que obtenida será estudiada minuciosamente dando como
resultado un margen de error mínimo.
La facilidad para acceder a la información requerida para la creación del manual
contable y financiera se ponderó con un valor de 1 con un nivel de intensidad bajo
debido a que Campbell Design no ha dotado de información para la realización de
manual de procedimientos en la organización, se pretende lograr un potencial de
cambio de 4 medio alto, lo que indica la organización brindará la información
necesaria para iniciar el proceso de levantamiento de información correctamente.
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La tercera fuerza bloqueadora se identifica un costo de inversión elevado para la
obtención de un sistema de software contable que se lo ha ponderado con un valor de
4, con un nivel de intensidad media alta, debido a que adquirir nuevas tecnologías
representan un alto precio en los mercados que se ofertan, se busca lograr un
potencial de cambio de 2 medio bajo, es decir, que al adquirir nuevas tecnologías se
reducirán tiempos muertos, favoreciendo el incremento de la productividad en el área
contable y financiera.
La inversión en la adquisición de un sistema contable y financiero se ponderó con
un valor de 2, con un nivel de intensidad medio bajo debido a que aún no han
adquirido el sistema, el cual sería un factor innovador para la organización, en el
proyecto se busca lograr un potencial de cambio de 5 alto, lo que indica que a través
de esta herramienta tecnológica les permitirá conocer la situación económica y real
de Campbell Design.
En el caso de la cuarta fuerza bloqueadora se tomará en cuenta el manejo
inadecuado de los recursos económicos, que se lo ha ponderado con un valor de 4,
esto debido a que posee una intensidad media alta, esto debido a la incorrecta
administración de los recursos financieros que se reflejarán de forma negativa para la
organización, se pretende obtener un potencial de cambio de 1, es decir que el
manejo de los recursos financieros deben ser adecuado y exactos.
Capacitación en el área contable y financiera para una mejora continua, al
momento se lo ponderó con un valor de 2 con un nivel medio bajo debido a que
todavía no se ha realizado ninguna capacitación en la microempresa, el presente
proyecto pretende lograr un potencial de cambio de 4 medio alto, mediante la
realización de cursos referentes al tema mejorando el desempeño en dicha área.
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CAPÍTULO 2: ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS
2.1 Mapeo De Involucrados
La matriz de involucrados es identificar a los grupos relacionados directa o
indirectamente con el problema central que abordara el proyecto, lo que significa
conocer que actores intervendrán en relación con el proyecto, sino también su
posición futura. Un elemento fundamental de análisis de involucrados es la
determinación de la población beneficiaria. Este análisis se hace para tomar en
consideración sus intereses, su potencial y sus limitaciones, a partir de este
análisis se definirán los principales problemas percibidos y que serán insumos
para la elaboración del proyecto. (Eguren, 2010)
El análisis de involucrados permite a la organización optimizar sus recursos y
aprovechar los beneficios sociales y personales, ya que permite identificar aquellas
personas o instituciones interesadas directamente en el desarrollo del proyecto. De
tal manera se conseguirá realizar un manual de procedimientos para la
administración del área contable y financiera de tal forma que se dará una solución al
problema planteado.
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
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2.2 Matriz De Análisis De Involucrados
La matriz de involucrados se caracteriza por identificar las necesidades o ventajas
particulares de cada actor involucrado que de una u otra manera intervienen en la
ejecución del proyecto, sin importar su legitimidad frente a la sociedad. (Eguren,
2010)
Esta matriz asemeja de manera general sobre todos los involucrados el interés
sobre el proyecto en relación al problema central, los problemas que se ha percibido,
los recursos mandatos y necesidades que se requerirán y cuáles serían los principales
conflictos potenciales que podrán afectar en el manual de procedimientos. Dentro de
la matriz de analizan los actores de acuerdo al mapeo de involucrados, como se los
detalla a continuación
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Tabla 2 Matriz de Análisis de Involucrados
Actores
Involucrados
Intereses Problemas
Percibidos
Recursos y
Mandatos
Intereses en
el proyecto
Conflictos
Potenciales
Gerencia Creación de un
manual de
procedimientos
para la
Administración
contable y
financiera
Ausencia de
procesos para
el manejo
adecuado de los
recursos
económicos en
el área contable
y financiera
Recurso
humano,
tecnológico
y financiero
Obtener una
información
real y
confiable de la
situación
financiera de
la empresa
para una
correcta toma
de decisiones.
Iliquidez de la
empresa
Personal
Administrativo
Mejorar sus
conocimientos
y competencias
en el área
contable
Carencia de
conocimientos
que ayuden al
cumplimiento
de sus
funciones
Capacitación
al
área
involucrada
Optimizar el
trabajo
Ineficiente
trabajo
Clientes Cubrir las
necesidades de
manera
personalizada
agilitando el
proceso de
facturación
Desorden en
realización
de pedidos y
facturas
Recurso
tecnológico
a través de
la
adquisición
de un
software,
facturación
electrónica
Mejorar la
atención al
cliente
Disminución
de clientes
Proveedores Manejo
adecuado de
los recursos
económicos el
cual ayudará a
mejorar al
desembolso de
las cuentas por
pagar
No existe una
autonomía para
tomar
decisiones de
pago siendo
esta una de las
causales para
que existan
facturas de
proveedores
vencidas
Recurso
financiero
Realizar los
pagos
acordados
oportunamente
Pérdida de
credibilidad
con los
proveedores
Organismos de
Control
Proporcionar la
información
correcta de
acuerdo a las
normativas
tributarias
Incumplimiento
de las normas
vigentes en el
Código
Tributario
Código
tributario
Cumplimiento
de las normas
vigentes de
conformidad a
lo establecido
en el Código
Tributario
Clausura del
establecimiento
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
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2.2.1 Análisis de la Matriz de Involucrados
Gerencia
En la microempresa Campbell Design la gerencia es un involucrado directo para
la creación de un manual de procedimientos en el área contable y financiera ya que
la ausencia de procesos puede provocar iliquidez en la organización, a través de la
realización del manual se pretende obtener una información real y confiable la cual
mejore la toma de decisiones para lograr el éxito de la microempresa y mantener
todo conforme a lo establecido en la ley.
Personal Administrativo
Mejorar sus conocimientos y competencias en el área contable se presenta como
una problemática la carencia de conocimientos que ayuden al cumplimiento de sus
funciones, y que gracias a los recursos y mandatos como la capacitación al área
involucrada se optimizará el trabajo de los empleados evitando que realicen un
trabajo ineficiente.
Clientes
En la microempresa Campbell Design, un involucrado directo son los clientes
siendo uno de los recursos más importantes para la organización, es fundamental
cubrir las necesidades del cliente de manera personalizada agilitando el proceso de
facturación, ya que el desorden que se ha presentado en la realización de pedidos y
facturas, el cual se busca mejorar mediante los recursos y mandatos a través de la
adquisición de un software y la implementación de la facturación electrónica, el cual
influirá a que el cliente se sienta a gusto al ser atendido con mayor rapidez
impidiendo una disminución de los clientes que no se sientan satisfechos.
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Proveedores
El interés que tiene sobre el problema central es el manejo adecuado de los
recursos económicos el cual ayudará a mejorar al desembolso de las cuentas por
pagar ya que al no existir una autonomía para tomar decisiones de pago, influye a
que existan facturas de proveedores vencidas, con la ayuda de los recursos y
mandatos se busca el manejo adecuado de los recursos económicos y de esta manera
realizar los pagos acordados oportunamente, también cuenta con un conflicto
potencial que podría darse a cabo si no se cumple procedimientos como es la pérdida
de credibilidad con los proveedores.
Organismos de Control
El interés que tiene sobre el problema central es proporcionar la información
correcta de acuerdo a las normativas tributarias ya que se ha percibido que el
incumplimiento de las normas vigentes en el Código Tributario afecta a la gestión
financiera de la organización por lo tanto el uso de los recursos y mandatos que se
encuentra en código tributario se convierte eb una obligación para el cumplimiento
de las normas vigentes de no ser así se podría derivar en un conflicto potencial como
la clausura del establecimiento.
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CAPÍTULO 3: PROBLEMAS Y OBJETIVOS
3.1. Árbol De Problemas
Es una técnica participativa que ayuda a desarrollar ideas creativas para
identificar el problema y organizar la información recolectada, generando un
modelo de relaciones causales que lo explican. (Martínez & Fernández, 2014)
Esta técnica facilita la identificación y organización de las causas y consecuencias
de un problema. Por tanto es complementaria, y no sustituye, a la información de
base, el tronco del árbol es el problema central, las raíces son las causas y la copa
los efectos. La lógica es que cada problema es consecuencia de los que aparecen
debajo de él y, a su vez, es causante de los que están encima, reflejando la
interrelación entre causas y efectos. (Martínez & Fernández, 2014)
Siendo así el árbol de problemas permite identificar el problema principal de la
Empresa Campbell Desingn así como la causa y efecto de las mismas dando como
resultado que puedan dar solución a un problema o conflicto en mención.
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
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3.1.1 Análisis del Árbol de Problemas
Para realizar el árbol de problemas se redacta cada problema percibido, es
importante identificar el problema que existe actualmente.
El problema central es el bajo nivel de Organización en el Área Contable y
Financiera en la microempresa Campbell Design.
Una de las causas principales es que no existe una autonomía para que se tomen
decisiones de pago, esto sucede por una deficiente comunicación de parte de la
Gerencia para generar pagos, quien firma cheques y autoriza las cancelación de
facturas, lo que no se cumple a cabalidad por ausencia de la gerencia en la oficina, lo
cual conlleva a una escaza negociación con los proveedores, lo que provoca una
limitada competencia en el mercado y la pérdida de credibilidad con los proveedores
ya que existen facturas vencidas.
Otras de las causas principales es la escaza organización de control en el Área
Contable y Financiera por la Gerencia, esto sucede por el desconocimiento en el
tema, por ende existe un deficiente manejo de los recursos económicos, como
consecuencia el desinterés del personal por una pérdida económica lo cual disminuye
la rentabilidad de la microempresa.
La última causa principal es la carencia de una persona en el área contable,
ocasionando que exista una deficiente información financiera, ya que la
microempresa Campbell Design durante muchos años se ha venido manejando con
un contador externo que solo efectúa la parte tributaria, lo que ha generado que en
varias ocasiones surja la inexacta presentación de información financiera a los entes
de control, como las obligaciones tributarias, ya que las facturas o documentos
contables son entregadas fuera de la fecha de declaración de impuestos, estas causas
provocan el desconocimiento de la situación económica de la microempresa
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generando una toma de decisiones inadecuada lo cual sino se toma las acciones
pertinentes puede desencadenar en el cierre de la microempresa.
3.2. Árbol De Objetivos
“El Árbol de Objetivos es la versión positiva del Árbol de Problemas. Permite
determinar las áreas de intervención que plantea el proyecto.” (Martínez &
Fernández, 2014)
Para elaborarlo se parte del Árbol de Problemas y el diagnóstico. Es necesario
revisar cada problema (negativo) y convertirlo en un objetivo (positivo) realista y
deseable. Así, las causas se convierten en medios y los efectos en fines.
Para desarrollar el árbol de objetivos se parte del árbol de problemas, conviene
realizarlo de arriba hacia abajo, cambiando los problemas por soluciones, es decir, se
escriben los problemas en positivo. En el nuevo árbol se describen soluciones
relacionadas entre sí, ya no como causa y efecto, sino como medios y fines. La
estructura de los dos árboles es muy similar. Al contribuir al árbol de objetivos,
cambiando problemas por soluciones debe asegurarse que todas las relaciones
establecidas en él sean entre un fin y un medio para lograrlo y adicionalmente que
tengan sentido.
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
3.2.1 Análisis del Árbol de Objetivos
En el objetivo principal que desea alcanzar es la eficiente organización contable y
financiera en la microempresa Campbell Design para cual se plantea fines y medios,
con el fin de alcanzar el objetivo deseado.
Uno de los medios que ayudará a cumplir los fines es que exista una autonomía
para tomar decisiones de pago, al regenerar la comunicación de manera eficaz
eficiente con la Gerencia se obtendrá una acertada negociación con los proveedores,
esto ayudará a que Campbell Design tenga una amplia oportunidad de competir en el
mercado, mejorando la credibilidad frente a sus proveedores ya que cumplirá con los
pagos de las facturas que tienen con sus proveedores.
Otro medio es la práctica eficiente en la organización, control en el área contable
y financiera por la Gerencia que se dará por la capacitación en el tema Contable y
Financiera lo que permitirá un apropiado manejo de los recursos económicos, esto a
su vez ayudará a que el interés del personal crezca, generando recursos económicos e
incremento la rentabilidad de la microempresa.
Como último medio se debe definir una persona fija en el área contable, esto dará
como resultado, que la microempresa cumpla con la información contable financiera
veraz y confiable, ejecutando con exactitud la presentación de las obligaciones con
los entes de control, esto permitirá conocer de forma clara la situación económica de
la microempresa, para una adecuada toma de decisiones, con miras al crecimiento de
la organización a un corto plazo.
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CAPÍTULO 4: ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS
4.1. Matriz De Análisis De Alternativas
El análisis de alternativas consiste en identificar estrategias alternativas a partir
del árbol de objetivos, que si son ejecutadas, podrían promover el cambio de la
situación actual a la situación deseada. (Caro, 2016)
Tabla 3 Matriz De Análisis De Alternativas
Objetivo Impacto
sobre el
propósito
Factibilidad
Técnica
Factibilidad
Financiera
Factibilid
ad Social
Factibilidad
Política
Total Catego
ría
Práctica
eficiente en la
organización,
control en el
área contable
y financiera
por la
gerencia
5
4
5
4
5
23
Medio
Alto
Existe
autonomía
para tomar
decisiones de
pago
5
4
4
3
4
20
Medio
Alto
Definir una
persona fija
en el área
contable y
financiera
5
5
4
4
4
22
Medio
Alto
Acertada
negociación
con los
proveedores
5
4
4
4
4
21
Medio
Alto
Exactitud en
la
presentación a
los entes de
control
5
5
5
5
5
25
Alto
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
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4.1.1 Escala de elaboración de la Matriz de Análisis de Alternativas
Tabla 4 Escala de elaboración de la Matriz de Análisis de Alternativas
Valoración en fila Valorización columnas
1 = bajo 5= Bajo
2 = Medio bajo 10 = Medio bajo
3 = Medio 15 = Medio
4 = Medio alto 20 =Medio alto
5 = Alto 25 = Alto
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
4.1.2 Análisis de la Matriz de Análisis de Alternativas
Dentro de la Matriz de Análisis de Alternativas se cuenta con objetivos claves que
ayudarán a que se realice el proyecto, dentro de ellos existe la práctica eficiente en la
organización, control en el área contable y financiera por la gerencia siendo una de
las alternativas de gran importancia, su impacto sobre el propósito es que el gerente
en si tenga los conocimientos necesarios para guiar de una forma adecuada a toda la
microempresa porque a través de esta desprenderán soluciones de los problemas
dentro de la microempresa, su factibilidad técnica es apropiada la cual aportará que
se utilicen los recursos necesarios ya sea estos tecnológicos, talento humano y
además con recursos financieros que ayuden a solventar los gastos para el
cumplimiento del objetivo , la factibilidad social es alta ya que al reasignar las
actividades a los empleados, esto su vez ayudará a incrementar la rentabilidad. Cierto
objetivo alcanzó en impacto sobre el propósito un valor de 5, factibilidad técnica 4,
financiera 5, social 4 y factibilidad política 5 con un total de 23 se obtiene una
categoría media alta.
23
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Otros de los objetivos que se considera como importante es que exista autonomía
para tomar decisiones de pago, su impacto sobre este propósito es que cuando la
gerencia se encuentre ausente, puedan gestionar pagos sin mayor problema esto
ayuda a que hay un adecuado flujo de pagos a proveedores. El objetivo alcanzó en
impacto sobre el propósito un valor de 5, factibilidad técnica 4, financiera 4, social 3
y factibilidad política 4 con un total de 20 se obtiene una categoría media alta.
Definir una persona fija en el área contable y financiera es indispensable para el
cumplimiento de los objetivos el impacto sobre este propósito es que al definir una
persona fija en dicha área aportará a que el manejo de los recursos económicos sea la
más adecuada y esto genere rentabilidad a mediano y largo plazo. En la parte social y
política es fundamental que haya una persona con conocimiento en esa área ya que
esto genera que el cliente confié en la microempresa y con respecto a la factibilidad
política cumpla en base a los reglamentos y leyes vigentes. El objetivo alcanzó en
impacto sobre el propósito un valor de 5, factibilidad técnica 5, financiera 4, social 4
y factibilidad política 4 con un total de 22 se obtiene una categoría media alta.
El cuarto objetivo, la acertada negociación con los proveedores, el impacto sobre
este propósito es que Campbell Design podrá obtener mejores condiciones con los
proveedores, llegando a una negociación que cree vínculos al generar una alianza
comercial que beneficie a las partes. El objetivo alcanzó en impacto sobre el
propósito un valor de 5, factibilidad técnica 4, financiera 4, social 4 y factibilidad
política 4 con un total de 21 se obtiene una categoría media alta.
El último objetivo es la exactitud en la presentación de información a los entes de
control, en la matriz de análisis de alternativas es considerada la más alta tanto en lo
técnico ya que se ayudará con todo los recursos tecnológicos, financieros, a su vez la
factibilidad social alta que quiere decir que la microempresa genere rentabilidad,
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estabilidad en el ámbito legal, basándose en lo estipulado por la ley que corresponde
a la factibilidad política al cumplir con la correcta presentación de información a los
entes de control. El objetivo alcanzó en impacto sobre el propósito un valor de 5,
factibilidad técnica 5, financiera 5, social 5 y factibilidad política 5 con un total de
25 se obtiene una categoría alta.
Al determinar los objetivos en la matriz de alternativas, a través de ponderaciones
se observa el impacto que tendrá la propuesta, al identificar las alternativas esta
permite pasar de una situación actual a la situación deseada de Campbell Design.
4.2. Matriz De Análisis De Impacto De Los Objetivos
“Herramienta con la cual se logra un análisis de variables en forma
interrelacionada y no aislada, conformando un sistema entre sí, lo que posibilita
determinar los niveles de impacto y dependencia que se construyen por interacción
de cada una de las variables”. (Caro, 2010, pág. 10)
Esta matriz permite dar una puntuación de acuerdo al margen de importancia de
cada uno de los objetivos, además es muy importante dentro de los proyectos de
investigación, desarrollo e innovación, ya que ayuda a identificar con mayor claridad
las diferentes estrategias a desarrollar dentro del proyecto.
Permite analizar los resultados obtenidos en cada uno de los objetivos que ya se
han aplicado dentro de la microempresa, el mismo que califica los siguientes
aspectos:
Factibilidad a lograrse.- Identifica que es lo que se ha logrado.
Impacto en género.- Se refiere al impacto que el objetivo causa tanto en
género femenino como masculino.
25
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Impacto ambiental.- Identifica el nivel de impacto que genera al medio
ambiente.
Relevancia.- Es el resultado positivo obtenido al aplicar los objetivos
establecidos.
Sostenibilidad.- En que afecta el objetivo dentro de la organización.
De acuerdo a los objetivos establecidos y con las variables mencionadas se
procede a la calificación con un rango del 1 al 5 en donde 1 representa un impacto
bajo y el 5 representa un impacto alto.
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Tabla 5 Matriz De Análisis De Impacto De Los Objetivos
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4.2.1 Análisis de la Matriz De Análisis De Impacto De Los Objetivos
Por medio de la matriz anterior se observa que la factibilidad a lograrse y la
sostenibilidad alcanzaron las calificaciones más altas, lo que se interpreta como
positivo si se llegara a poner en práctica el modelo. Los niveles de factibilidad que se
podría obtener son muy beneficiosos para Campbell Design ya que esta
complementada con la sostenibilidad que debe tener la implementación de un
modelo en el tiempo.
El segundo objetivo también obtuvo la calificación más alta lo cual podría
interpretarse como los que más impacto podría tener dentro de la microempresa.
Definir una persona fija en el área contable y financiera lo cual permitirá tener
conocimiento claro de la situación económica de la microempresa por ende el
crecimiento económico de la misma y generar una mayor rentabilidad.
4.3. Diagrama De Estrategias
El diagrama de estrategia le permite describir visualmente cómo se alinean los
objetivos de una organización, en el diagrama se detallan estrategias el cual parte del
árbol de objetivos. Así también es una herramienta que ayuda a que se identifique las
estrategias alternativas y de esta manera permite evaluar las mismas de acuerdo a los
criterios más relevantes al generar el diagrama de estrategias de acuerdo a cada
componente.
28
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Diagrama de Estrategias
Figura No. 4 Diagrama de Estrategias
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Finalidad
Realizar un manual de procedimientos para la Administración en el
Área Contable y Financiera para la microempresa Campbell Design
Objetivo
General
Existe
autonomía para
tomar decisiones
de pago
Definir una persona fija
en el Área Contable y
Financiera
Práctica eficiente
en la
organización,
control en el Área
Contable y
Financiera por la
gerencia
1. Deberá cumplir con
el perfil idóneo para
el Área Contable y
Financiera
2. Especificar las
funciones que debe
efectuar en dicha
área
3. Presentar informes
mensuales de la
situación Financiera
de Campbell
Design
Compromiso
Act
ivid
ades
1. Capacitación en
el tema Contable
y Financiero para
la gerente y el
personal
2. Levantar
información para
la
Implementación
de un manual de
procedimientos
para la
Administración
en el Área
Contable y
Financiera
3. Dar seguimiento
de la
implementación
1. Definir
un día en
el cual se
genere y
se cumpla
los pagos
a
proveedo
res
2. Cumplir
con los
plazos de
pagos
acordado
s con los
proveedo
res
3. Generar
políticas
del pago
del 50%
anticipad
Mejorar la credibilidad con los proveedores, y a su vez una
adecuada toma de decisiones contribuirá a que incremente la
rentabilidad de la microempresa
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4.3.1 Análisis de Diagrama de Estrategias
El diagrama de Estrategias se especifica la finalidad que tiene el proyecto que es
Mejorar la credibilidad con los proveedores, y a su vez una adecuada toma de
decisiones contribuirá a que incremente la rentabilidad de la microempresa Campbell
Design, y su objetivo general es realizar un manual de procedimientos para la
Administración en el Área Contable y Financiera para la microempresa Campbell
Design, además para que se cumpla el objetivo general y la finalidad se tomarán en
cuenta los objetivos principales como son la práctica eficiente en la organización,
control en el Área Contable y Financiera por la gerencia esto se realizará mediante
una capacitación en el tema Contable y Financiero para la gerente y el personal, esto
ayudará a levantar información para la implementación de un manual de
procedimientos para la Administración en el Área Contable y Financiera y dar
seguimiento a la misma con la finalidad de solucionar el problema y así poder
alcanzar el objetivo deseado.
El segundo objetivo es definir una persona fija en el Área Contable y Financiera
la cual deberá cumplir con el perfil idóneo para el Área Contable y Financiera, así
también especificar las funciones que debe efectuar en dicha área además de
presentar informes mensuales de la situación Financiera de Campbell Design.
El tercer objetivo es la autonomía para tomar decisiones de pago siendo parte
fundamental para solucionar el flujo de pago a proveedores ya que al definir un día
en el cual se generen y se cumpla con los plazos acordados con los proveedores, así
también se generen políticas del 50% de pago anticipado a los proveedores nuevos,
en base a la autonomía en la toma de decisiones de pagos esto hará que mejore la
credibilidad con los proveedores.
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
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4.4. Matriz De Marco Lógico
La Metodología de Marco Lógico es una herramienta para facilitar el proceso de
conceptualización, diseño, ejecución y evaluación de proyectos. Su énfasis está
centrado en la orientación por objetivos, la orientación hacia grupos beneficiarios
y el facilitar la participación y la comunicación entre las partes interesadas.
(Ortegó & Pacheco & Prieto, 2005)
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CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN, UBICADA EN EL
DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Tabla 6 Matriz De Marco Lógico
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CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN, UBICADA EN EL
DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
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CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN, UBICADA EN EL
DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
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CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN, UBICADA EN EL
DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
4.4.1 Análisis de Matriz De Marco Lógico
Se ha realizado este estudio con la finalidad de mejorar la credibilidad con los
proveedores, y a su vez una adecuada toma de decisiones contribuirá a que
incremente la rentabilidad de la microempresa y con los indicadores especificar la
evidencia que permita demostrar los logros obtenidos, como es mejorar el
incremento de la rentabilidad en un15% debido a una correcta toma de decisiones
influirá a que los costos se minimicen con los proveedores.
El propósito es realizar un manual de procedimientos para la Administración en el
Área Contable y Financiera para la microempresa Campbell Design, los medios de
verificación están los registros estadísticos en el porcentaje de cumplimientos de
procesos del Área contable y Financiera.
Como componentes está la práctica eficiente en la organización, control en el
Área Contable y Financiera por la gerencia, los medios de verificación es el informe
mensual por parte de la gerencia y como supuestos el desinterés por parte de la
gerente para la creación de un manual de procedimientos para la Administración en
el Área Contable y Financiera.
Siguiente componente es definir una persona fija en el Área Contable y
Financiera, como medios de verificación son los informes económicos, cierres de
mes mediante, Balances del Estado de Situación Financiera mensuales, los supuestos
son el incremento de un gasto administrativo al definir una persona fija en el Área
Contable y Financiera.
Siguiente componente es que exista autonomía para tomar decisiones de pago, los
medios de verificación son los egresos de pagos a proveedores, verificación de
facturas vencidas, control del Estado de cuentas por pagar reportes mensuales, los
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
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supuestos son una escaza apoyo de parte de la gerente para que exista una autonomía
de pago.
Las actividades descritas de los objetivos son los componentes del proyecto que
se determinan de los diferentes indicadores, medios de verificación y los supuestos
que lograr el propósito y la finalidad del proyecto de mejora de la microempresa con
el fin de lograrlo que en base a la situación de Campbell Design se fijó los medios de
verificación como un valor de presupuestado y un porcentaje de cumplimiento según
la actividad planteada.
Así también cada actividad que se describe en la matriz de marco lógico permitirá
que se alcance los objetivos planteados, esto se logrará a través de una capacitación
en el tema Contable y Financiero para el gerente y el personal, levantar información
y dar seguimiento para la Implementación de un Manual de Procedimientos Para la
Administración en el Área Contable y Financiera serán parte de las actividades para
cumplir con los objetivos antes mencionados.
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
CAPÍTULO 5: PROPUESTA
5.1. Antecedentes (de la herramienta o metodología que propone como solución)
Hoy en día las empresas, gremios e instituciones compiten a un ritmo acelerado y
aquellas que no están preparadas para asumir retos y apoderarse de mecanismos
nuevos e innovadores que el mercado impone, no podrán permanecer en este mundo
globalizado.
En este contexto las ferias, eventos, congresos, exposiciones y las ruedas de
negocios, se perfilan como un mecanismo idóneo de comunicación y promoción
comercial.
Campbell Design es un proveedor integral que abarca las áreas en 360 grados
atendiendo las necesidades de comunicación dedicada a la ejecución de proyectos
comerciales de promoción y marketing corporativo, con una amplia experiencia y
fortaleza comercial de intangibles de más de 15 años, con profesionales
especializados, que a más de ser innovadores en diseño, publicidad, comunicaciones,
organización de eventos corporativos, eventos especializados y ferias masivas,
branding de marcas, ofrecen una atención personalizada, soluciones rápidas,
efectivas y aportes directos para la toma de decisiones.
Actualmente Campbell Design se ve en la necesidad de implementar un manual
de procedimientos para la Administración en el Área Contable y Financiera, con la
finalidad de mantener un control interno en el cual se especificarán los procesos a
seguir en un orden lógico y en un tiempo definido, esto debido a que en la
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
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organización se presentan varias problemáticas tales como la carencia de un
organigrama claro, el cual no alcanza a definir las funciones específicas de cada área
de trabajo, generando actualmente exista desorganización por parte de la Gerente,
tanto en la autonomía en la toma de decisiones del área financiera, lo que ocasiona
que no se pueda cumplir con los entes de control tales como: Instituto de Seguridad
Social (IESS), Servicio de Rentas Internas (SRI), lo que ocasiona recargos en cuanto
a multas e intereses innecesarios lo que puede conllevar al cierre de la microempresa
por el pago a destiempo.
Es de gran importancia la implementación de un manual de procedimientos ya
que se pretende mejorar el funcionamiento en dicha área, lo cual permitirá al
personal operativo y a la gerencia que conozca los diversos pasos que deben seguir
para el desarrollo de las actividades, además que el manual de procedimientos se
establece como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y
desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento,
sirviendo como guía para ejecutar el trabajo de una manera eficaz y eficiente,
optimizando tiempo y recursos económicos.
La metodología que se propone como solución es la implementación de un
Manual de Procedimientos en Campbell Design, puesto que esta herramienta aporta
al desarrollo cotidiano de las actividades en el Área Contable y Financiera además de
las actividades y las tareas del personal del área antes indicada, la determinación del
tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la
aplicación de métodos de trabajo y de control contribuirá al crecimiento de la
microempresa.
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
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5.2. Descripción (de la Estructura de la herramienta o metodología que propone
como solución)
Manual de Procedimientos
La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe
elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las
actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el
cumplimiento de los objetivos organizacionales. (Gómez, 2001)
El manual de procedimientos es un documento que contiene en forma ordenada y
sistemática la información que permite conocer o aclarar los objetivos, las políticas a
seguir, la estructura y funciones, las técnicas, métodos y sistemas para el desarrollo
propio de las funciones de toda la microempresa.
Ventajas del Manual de Procedimientos
Auxilian y contribuyen en la capacitación del personal.
Auxilian en la inducción al área de trabajo asignada.
Describen en forma detallada las actividades de cada área de trabajo.
Facilitan la interacción de las distintas áreas de la microempresa.
Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen
para el desarrollo de las actividades de rutina.
Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo
eficiente de información.
Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
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Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones
y desempeños de los empleados involucrados en un determinado
procedimiento.
Son guías del trabajo a ejecutar.
El Manual de Procedimientos, contribuirá a mejorar la gestión financiera en
Campbell Design, puesto que este manual proveerá a los involucrados de la
organización un medio para recibir instrucciones, informaciones y métodos para
realizar sus tareas, así como instruirse de los detalles de las políticas generales y
administrativas de la organización.
5.2.1. Enfoque de la Investigación
Es muy necesaria ya que de esta depende la forma de trabajo, la obtención de
información, los análisis que se practiquen y por consiguiente el tipo de resultados
que se obtengan, procesarán la información recopilada, el método que se selecciona
para el presente proyecto es el de enfoque cuantitativo ya que esta ayudará a medir
los datos estadísticos aplicados en las encuestas que se realizarán al personal de
Campbell Design que dará como resultado el porcentaje de conocimiento que tienen
los empleados acerca de un manual de procedimientos.
5.2.1.1 Modalidad Básica de la Investigación
La investigación realizada se encuentra dirigida al personal de la microempresa
Campbell Design, bajo la modalidad de una investigación de campo.
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5.2.1.2 Tipos de Investigación
Existen varios tipos de investigación, depende la metodología que se desee aplicar
en el proyecto para obtener los mejores resultados.
5.2.1.3 Investigaciones descriptivas
Describir en términos metodológicos consiste en indicar todas las características
del fenómeno que se estudia.
Precisan aún más esto señalando que “...Desde el punto de vista científico,
describir es medir”. Esta última definición es importante, por cuanto implica por
parte del investigador la capacidad y disposición de evaluar y exponer, en forma
detallada, las características del objeto de estudio. Además, estos estudios
permiten poner de manifiesto los conocimientos teóricos y metodológicos del
autor del estudio, ya que evidencia el nivel cognitivo y operativo de conceptos y
categorías relacionados con el tema. (Hernández & Fernández & Baptista, 1998)
5.2.1.4 Investigación de campo
El trabajo de campo implica la relación directa del investigador con las fuentes de
información no documentales, implica una aproximación integral al fenómeno a
estudiar, identificando las características naturales, económicas, residenciales y
humanas del objeto de estudio, individual, que implica la aproximación y
relacionamiento con las personalidades más importantes del grupo (identifica los
líderes de los distintos niveles como los más importantes proveedores de
información). (Hernández, 2003)
En este proyecto se aplicará la investigación de campo ya que la información es
proporcionada directamente de las instalaciones de Campbell Design la cual permite
obtener los datos ágilmente.
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5.2.2. Población y Muestra
La población es un conjunto finito o infinito de elementos con características
comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación.
Esta queda delimitada por el problema y los objetivos del estudio. (Arias, 2006)
La muestra es un subgrupo de la población. Se puede decir que es un subconjunto
de elementos que pertenecen a ese conjunto definido en sus necesidades al que
llamamos población. (Behar, 2008)
La población es la muestra que identifica las características de acuerdo a
segmentaciones demográficas o referencias que permite encontrar quien es el objeto
de interés para la investigación, los cuales son aplicados a todo el personal de la
microempresa Campbell Design, por ser una población pequeña se cuenta con 10
personas lo cual constituye la muestra.
Tabla 7 Población y Muestra
CONCEPTO VALOR
Hombres 5
Mujeres 5
Discapacidad especial 0
Total 10
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
5.2.2.1 Recolección de Información
Consiste en la recopilación de información dentro de un cierto contexto, en el
presente proyecto se aplican de distintas formas, ya que los datos que se obtienen
son de fuentes primarias porque se las puede encontrar directamente en la
microempresa.
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
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5.2.2.2 La observación
La observación en la investigación es importante porque a partir de ella, se puede
indagar, discutir y concluir sobres problemas o necesidades dentro de las áreas y
darle una respuesta dependiendo de lo captado en el proceso, llegando a un análisis
breve y conciso.
5.2.2.3 La entrevista
Es un intercambio de ideas, opiniones mediante una conversación que se da entre
una, dos o más personas donde un entrevistador es el designado para preguntar.
5.2.2.4 Encuesta
Las encuestas son instrumentos de investigación descriptiva que precisan
identificar a las preguntas a realizar, las personas seleccionadas en una muestra
representativa de la población, especificar las respuestas y determinar el método
empleado para recoger la información que se vaya obteniendo. (Gutiérrez &
Vázquez & Bello, 2005)
De acuerdo al proyecto se utilizará una encuesta la misma que se aplicará al
personal de Campbell Design la cual permitirá la recolección de información para el
manual que se pretende implementar.
5.2.3. Modelo de Encuesta realizada al personal
El objetivo de la encuesta es recopilar información para realizar un Manual de
Procedimientos para la Administración en el Área Contable y Financiera que se va
implementar en Campbell Design, el modelo de la encuesta se encuentra en el anexo
1 en el cual se puede visualizar todas las preguntas realizadas al personal.
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5.2.3.1 Análisis de la Información
Pregunta No. 1 ¿Conoce usted la Filosofía Corporativa de Campbell Design?
Tabla 8 Conoce la Filosofía Corporativa
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 8 80%
NO 2 20%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 5 Conoce la Filosofía Corporativa
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: Se demuestra que una gran parte del personal encuestado conoce de la
Filosofía Corporativa de Campbell Design lo que contribuirá positivamente para la
implementación del Manual de Procedimientos.
80%
20%
SI NO
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Pregunta No. 2 ¿Cree usted necesario la implementación de un Manual de
Procedimientos?
Tabla 9 Implementación de un Manual de Procedimientos
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 9 90%
NO 1 10%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 6 Implementación de un Manual de Procedimientos
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: En la Encuesta se puede percatar que la gran mayoría está de acuerdo
con la implementación de un Manual de Procedimientos, debido a que en su mayoría
son conscientes de los cambios que puedan surgir para el mejoramiento de la
organización.
90%
10%
SI NO
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Pregunta No. 3 ¿Alguna vez ha realizado actividades que crea que no
corresponden a su área de trabajo?
Tabla 10 Actividades que no corresponden al área de trabajo
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 6 60%
NO 4 40%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 7 Actividades que no corresponden al área de trabajo
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: En su mayoría el personal encuestado manifiesta que ha realizado
actividades que no corresponden a su área de trabajo, esto se debe a que no están
definidas las actividades que deben cumplir cada uno de los empleados en Campbell
Design.
60% 40%
SI NO
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UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Pregunta No. 4 ¿Conoce usted la definición de un Manual de Procedimientos?
Tabla 11 Definición de un Manual de Procedimientos
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 7 70%
NO 3 30%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 8 Definición de un Manual de Procedimientos
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: El 70% de los encuestados expresa que tiene conocimiento acerca de lo
que es un Manual de Procedimientos además de ser beneficioso para el presente
proyecto, ya que el personal puede aportar en el cumplimiento fiel de los procesos
cuando se realice la implementación del mismo.
70%
30%
SI NO
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Pregunta No. 5 ¿Usted tiene conocimiento de las políticas y reglamentos dentro
de la empresa?
Tabla 12 Conoce de las políticas y reglamentos
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 8 80%
NO 2 20%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 9 Conoce de las políticas y reglamentos
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: El personal encuestado en su mayoría conoce de las políticas y
reglamentos los cuales se cumplen sin mayor inconveniente, esto ocasiona que el
clima laboral sea el adecuado, evitando cualquier tipo de conflicto que se pueda
generar internamente.
80%
20%
SI NO
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Pregunta No. 6 ¿Se siente participe de los éxitos y fracasos de su área de
trabajo?
Tabla 13 Se siente participe de los éxitos y fracasos
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 10 100%
NO 0 0%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 10 Se siente participe de los éxitos y fracasos
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: El total de los encuestados manifiesta que se siente participe de los
éxitos y fracasos de su área de trabajo lo que demuestra que los empleados se sienten
parte de la organización es decir que pueden contribuir al crecimiento de la
microempresa con la nuevas metodologías que se puedan aplicar a la misma.
100%
0%
SI NO
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Pregunta No. 7 ¿Se realizan reuniones estratégicas que hayan contribuido a
mejorar el desarrollo de su trabajo?
Tabla 14 Reuniones estratégicas que contribuyen al trabajo
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 9 90%
NO 1 10%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 11 Reuniones estratégicas que contribuyen al trabajo
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: En su mayoría los encuestados expresan que las reuniones que se han
realizado han contribuido a mejorar el desarrollo de su trabajo, ya que estos se han
dado oportunamente una vez por semana solventando los vacíos que puedan tener
para desempañar sus actividades.
90%
10%
SI NO
51
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Pregunta No. 8 ¿En algún momento se ha sentido con sobre cargo de trabajo?
Tabla 15 Se ha sentido con sobre cargo de trabajo
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 6 60%
NO 4 40%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 12 Se ha sentido con sobrecargo de trabajo
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: La encuesta efectuada arroja que el 60% de los empleados se ha sentido
con sobrecargo de trabajo, por ende muchas de las veces las tÁREAs encomendadas
no han sido efectuadas correctamente por la presión que esto les genera.
60%
40%
SI NO
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Pregunta No. 9 ¿Cuenta con capacitaciones que le han ayudado a mejorar su
desempeño en el área de trabajo?
Tabla 16 Capacitaciones que mejoran el desempeño
OPCIONES FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 3 30%
NO 7 70%
TOTAL 10 100%
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 13 Capacitaciones que mejoran el desempeño
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Análisis: El personal encuestado manifiesta que no ha contado con capacitaciones
que le ayuden a mejor el desempeño un su área de trabajo esto se debe a que las
áreas que han tenido algún tipo de capacitación se lo ha realizado aleatoriamente y
no por la necesidad que tenga dicha área.
30%
70%
SI NO
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REALIZAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, PARA LA ADMINISTRACIÓN EN EL
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
5.3. Formulación del proceso de socialización de la propuesta
Se realiza un Manual de Procedimientos para la Administración en el Área
Contable y Financiera de la Microempresa Campbell Design, con la finalidad de
mejorar las actividades del área antes indicada.
PROPUESTA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, PARA LA
ADMINISTRACIÓN EN EL ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA,
PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN, UBICADA
EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
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5.3.1 Introducción
El Manual de Procedimientos es una herramienta técnica necesaria de gran
relevancia para el buen funcionamiento de una organización con el fin de obtener un
excelente control del recurso humano, tecnológico, económico.
El área Contable y Financiera tiene como prioridad generar un mayor control
tanto de los recursos económicos, relaciones con los proveedores ya que al tener un
poder de negociación con los mismos aportará a que exista una mayor ventaja con
relación a los costos desarrollando estrategias y así contribuir con el crecimiento
económico de la microempresa.
La elaboración del manual de procedimientos permite desarrollar de una forma
cronológica el proceso de ejecución en cualquier área, las empresas que ponen en
práctica esta herramienta administrativa son más organizadas, más productivas y
por consiguiente más competitivas ya que permite que sus colaboradores conozcan
los procesos y así contribuyan con el éxito de la organización.
55
REALIZAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, PARA LA ADMINISTRACIÓN EN EL
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
5.3.2. Filosofía Corporativa
5.3.2.1 Misión
Somos una empresa que brinda un soporte y apoyo para nuestros clientes siendo
una pieza clave en la consecución de sus estrategias y objetivos de mercado.
Nuestros servicios de comunicación, diseño, publicidad, organización de eventos,
ferias y convenciones, están alineados a 4 conceptos fundamentales: eficiencia,
diferenciación, mejora continua y garantía de resultados.
5.3.2.2 Visión
En 5 años seremos una empresa que tendrá una imagen sólida, fortalecida gracias
al cumplimiento de nuestros procesos, enmarcada en nuestros 4 conceptos
fundamentales de nuestra misión: eficacia, diferenciación, mejora continua y
garantía de resultados, lo cual nos permitirá ir ganando un posicionamiento clave en
el mercado.
5.3.2.3. Objetivo general
Incrementar en un 50% la rentabilidad aplicando nuevas metodologías que
contribuyan al crecimiento de la microempresa y de esta manera tener una mayor
oportunidad de competir en el mercado brindando a nuestros clientes un servicio de
calidad y excelencia.
5.3.2.4. Objetivos específicos
Tener un crecimiento del 50% anual con una facturación promedio: USD
200.000
Incrementar la cartera de clientes
Crear una cultura de organización (generar un empoderamiento del RRHH,
comunicar en forma eficiente lo que busca la líder en función)
Comunicación constante
56
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Retroalimentación
Revisión periódica
Publicar la información en un espacio visible.
Consolidar las unidades de negocio, posicionarse en el mercado
Cumplimiento fiel de los procesos
5.3.2.5 Principios y valores
“Elementos éticos que guían las decisiones de la empresa y definen el
liderazgo de la misma.” (Salazar, 2006)
Trabajo en equipo: Es fundamental puesto que permite al equipo humano
de Campbell Design alcanzar objetivos en conjunto, de tal forma que todo
personal participe en la realización del trabajo y este sea realizado con éxito.
Interacción con el cliente: El feedback con los clientes permite conocer las
necesidades entorno al servicio que requiere, brindándole soluciones rápidas
y efectivas con un servicio de calidad.
Innovación: Interactuar en el mercado para mantenerse en él se ha visto
necesario ya que día a día las empresas van desarrollando, por ello Campbell
Design siempre está a la vanguardia, innovando los servicios que ofrecen.
Compromiso ambiental: Todas las empresas forman parte del entorno es
decir que las actividades que estas realizan en su gran mayoría generan un
impacto en el medio ambiente, por este motivo Campbell Design trabaja con
el firme compromiso de minimizar este impacto desde la actividad
económica como del servicio prestado.
Comunicación: Campbell Design es una microempresa que brinda soporte
en comunicación que trasmite la información asertivamente con el cliente y
el personal interno.
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REALIZAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, PARA LA ADMINISTRACIÓN EN EL
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
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Valores
Lealtad: Fidelidad del personal humano de Campbell Design con el
cumplimiento de la Filosofía Corporativa, misión, objetivos, principios y
valores.
Responsabilidad: Cumplir a cabalidad con las fechas acordadas con el
cliente, durante la ejecución del servicio.
Respeto: La consideración a cada elemento de la microempresa, logra que el
trabajo sea adecuado y que se encamine a un progreso y bienestar general.
Honestidad: Actuar acorde a la verdad con respeto a la integridad moral
creando un confianza dentro y fuera de Campbell Design.
5.3.3 Organigrama Estructural de Campbell Design
Figura No. 14 Organigrama Estructural
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
GERENCIA
Comercial
Vendedor 1
Vendedor 2
Vendedor 3
Producción
Diseñador Master
Diseñador Junior
Bodega y Logistica
Logistica 1
Tecnico
Contable y Financiera
Asistente de Gerencia
58
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
5.3.4 Diagrama de Flujo para la Administración en el Área Contable y
Financiera
Diagrama de flujo
Producción Comercialización Contable y Financiero Cuentas por pagar
Inicio
Necesidades del
cliente
Levantamiento de
información
Concepto del tema
Artes, logotipos.
Proforma para
propuesta del cliente
Propuesta para la
realización del
evento
Operación del
evento
Aprobación del
cliente
Realización de
presupuesto
Fin
Sí
Cronograma de
actividades
Elaboración de
factura
Envío de factura al
cliente
Lista de proveedores
para cubrir evento
Solicitud de
proforma a
proveedores
Proforma
proveedores
Si
Aprobación de
gerencia
No
Actualización de
datos- proveedor
Factura a proveedor
Ingreso de facturas
al sistema
Contabilización de
la factura
Revisión de factura
fecha de
vencimiento
Si se vence
Sí
No
Programación de
pago
Aprobación de
gerencia
Firma de
autorización
No
Elaboración de
cheque
Entrega al
proveedor
No
Figura No. 15 Diagrama de Flujo Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
59
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Diagrama de flujo
Cuentas por cobrar Liquidación de NominaLiquidación de Impuesto
mensuales IVA RT Fuente
Cierre contable presentación
de Estados Financieros
Inicio
Verificación de
Novedades
Levantamiento de
información
Realización de
Nomina en Excel
Contabilización de
la Factura
Correcto
Fin
Sí
Cronograma de
actividades
Si
Correcto
Verificación de
documentos
contabilizados
Verificación de
saldos
Correcto
Sí
No
Presentación de
Estados Financieros
Firmas de
aprobación
No
Inicio
Generación de la
cartera
Cobros
Comprobante de
Ingreso
Archivo
Fin
Revisión de Nomina
Aprobación de pago
por la gerente
Elaboración de
comprobante de
egreso - cheque
Pago empleados
Fin
Inicio
Reporte de ventas y
compras
No
Contabilización de
documentos
contables
Ingresar Formulario
Generar
comprobantes de
Pago SRI
Elaboración de
comprobante de
egreso - cheque
Pago por ventanilla
Fin
Inicio
Archivo
Figura No. 16 Diagrama de Flujo
Fuente: Campbell Design
Elaborado: Jessica Cachimuel
60
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
5.3.5. Documentos que se utilizan en el Área Contable y Financiera
5.3.5.1 Clientes
Los clientes es una de las bases fundamentales para el crecimiento de las
empresas es por ello que Campbell Design cuenta un target de clientes leales gracias
a la atención personalizada y un alto cumplimiento en la entrega de sus servicios y
productos.
NOMBRES
- CÁMARA DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA DE PICHINCHA
o SECTOR TEXTIL – XPOTEX (7 AÑOS)
o SECTOR METALMECANICO – EXPOINDUSTRIAL (3 AÑOS)
o SECTOR ALIMENTICIO – EXPOALIMENTAR (3 AÑOS)
- EVENTO MUNDIAL S.A.
o EVENTO MUNDIAL DE QUÍMICA
o EVENTO MUNDIAL DE CONTADURIA
- CALZADO BUESTÁN
- MINISTERIO DE INDUSTRIAS Y PRODUCTIVIDAD – MIPRO
- MINISTERIO DE CULTURA
- BRIDGESTONE / FIRESTONE ECUADOR
- POWER STEEL
- BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
- CESANTÍA DE LA POLICÍA NACIONAL
- BATERÍAS ELEKTRA
- BOEHRINGER INGELHEIM
- INMOBILIARIA IZRO S.A.
- SINTOFIL C.A.
- SERMATEXTIL SERVICIOS Y MAQUINARIA TEXTIL CIA. LTDA.
- REPRESENTACIONES ARYAN S.A
- MORALES BURGOS TERESA DE JESUS
- PRODIGYTRADING IMPORTACIONES & EXPORTACIONES S.A
- CAJAMARCA ZAMBRANO PATRICIO RENE
- SEVELTEX DISTRIBUCIONES S.A.
- REPRESENTACIONES WIT CIA. LTDA
- MACOSER S.A.
- INDUSTRIALES TEXTILESTORNASOL CIA. LTDA. TEXITLES TORNASOL
- THERMORE (FAR EAST) LTD
- MATERIALES AUTOADHESIVOS S.A. ADFOLSA
- LOPEZ MARTINEZ MARIA GABRIELA
- TEXTILES COTOPAXI XPOTEXTIL CIA. LTDA.
- BECKLATINOAMERICA SA
- AREVALO GUEVARA MARIA DELIA
- HIDALGO AREVALO MARLON HIDALGO
- JONWAY ECUADOR S.A.
- IMMEVI CIA. LTDA.
- SOLMARTEX CIA. LTDA.
- DUEÑAS SUAREZ FLOR VANESSA
- SAJADOR S.A
- BUENO MEJIA ADALBERTO SEGUNDO
- SCREEN PLAST SCREPLAST S.A.
- GARCIA MANTILLA ROLANDO XAVIER
Figura No. 17 Listado de Clientes
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
NUESTROS h
Listado de Clientes
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
5.3.5.1.1 Proforma
El proceso inicia cuando el cliente toma contacto con la organización y solicita el
servicio que requiere, para la cual se procede a enviar la proforma con la descripción
y el costo del servicio ofertado en la espera de que el cliente de su aprobación.
Figura No. 18 Proforma de Clientes
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
PROFORMA DE CLIENTES
CAMPBELL DESIGN
RUC 1715509756001
Telf. 3317402
Cliente:
No. 00001937
Atención:
Referencia:
Lugar:
Fecha:
NO. DESCRIPCION CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
COSTO
PRESUPUESTADO
SUBTOTAL1
: 0.00
IVA 12% 0.00
TOTAL 0.00
Atentamente,
Doris Campbell
GERENCIA
Tel. 593 2 3317402
Movil. 0999227481
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
5.3.5.1.2 Factura
Una vez que el cliente envía su aprobación el área financiera se encarga de
facturar según la proforma que previamente fue aprobada, el formato que
actualmente manejan no se visibiliza, la descripción ni los detalles de subtotal, IVA,
descuentos, debido a que se imprime directamente desde Excel.
Elaboración de la factura
Envió de factura por email al cliente
Figura No. 19 Factura
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
5.3.5.2. Proveedores
Son quienes proveen de los recursos necesarios para la producción del evento, son
indispensables para el desarrollo de los servicios que brinda Campbell Design, los
proveedores con los que cuentan deben ser calificados en calidad, precios y el
cumplimiento de entregas.
NOMBRE TELEFONO DIRECCION
AIG METROPOLITANA CIA. DE SEGUROS Y REAS
QUITO BRASIL 293 Y ANTONIO GRANDA CENTENO
AJILA LAPO JOSÉ SALVADOR 02282793 CUENCA N4-44 Y CHILE
ALMEIDA JACOME VERONICA CRISTINA 023132743 JUAN VIZUETE S7168 Y ALFONSO DE
BASTIDA
ANDINAEMPRESARIAL CIA LTDA AV. MARISCAL SUCRE N46-120 Y FRANCISCO
MONTALVO
ARTEPAPEL CIA. LTDA 02409932 ISAAC ALBENIZ E1-100 PASAJE GODOY
BAEZ CORONEL ALEXIS XAVIER 2454658 AV. NACIONES UNIDAS Y JAPON, LOCAL M18
CARABAJO VASCONEZ LAURA CRISTINA AV. ZAMORA Y CAP. EDMUNDO CHIRIBOGA
DIVERSIMPORT CIA LTDA AV. EL INCA E7 74 Y FRANCISCO IZAZAGA
EVENTOS Y REPRESENTACIONES GOLDENSALSA C
2435429 AV. NACIONES UNIDAS E2-17 E IÑAQUITO
FABIAN OSWALDO CABASCANGO CALDERON PASAJE RODRIGO DE VILLALOBOS N80-05
IMPORTACIONES COMERCIO DARQUEA S.A. LA CONCEPCION AV. AMERICA S/N Y
MAÑOSCA
LUIS FERNANDO ZUBIRÍA SAÁ 3828280
RECOINTER CIA. LTDA. 2244362 AV. REPUBLICA E51 82 Y GRECIA
REINEC C. LTDA. 02136400 PARQUE EMPRESARIAL COLON EDIF
EMPRESARIAL 5 OF 114 AV RODRIG
RESTADIO CIA. LTDA. 2275755 LA CAROLINA REPUBLICA DEL SALVAADOR
N36-149 Y NACIONES UNIDA
RIVAS GRARD MARIA PAOLA 2434778 REPUBLICA DEL SALVADOR N34-234 Y
MOSCU
ROSANO SANTINA BELGICA E9-35 Y AV. DE LOS SHYRIS
RUEDA ROMERO PABLO ALVARO 02465444 ISLA FLOREANA N41-11 E ISLA FERNANDINA
SERVIENTREGA ECUADOR S.A. PANAMA 306 Y THOMAS MARTINEZ
TERAN ROLDAN SONIA ISABEL 022253588 JOSE VIVANCO N44-79 Y AV. EL INCA
TOAPANTA VERA ROSA STEFANIA 2448243 SHYRIS 2260 Y EL TELEGRAFO
URBINA CARVAJAL ANGEL RAMIRO 2552744 AV. REPUBLICA 340 (E7-281) Y DIEGO DE
ALMAGRO
WILSON NOE RODRIGUEZ ACOSTA AV. ELOY ALFARO LT.32 B Y LOS FRESNOS
ESQUINA
Figura No. 20 Listado de Porveedores
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
NUESTROS h
Listado de Proveedores
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
5.3.5.2.1 Proforma – Proveedor
De la lista de proveedores que posee Campbell Design buscan otras alternativas
para de esta manera obtener mayor de calidad, a costos accesibles y sobre todo se
hacen indispensable que cumplan con el tiempo de entrega.
1. La proforma una vez receptada debe ser presentada a la gerente
2. Revisión de la proforma
3. Aprobación por la gerencia para la emisión de la factura de compra
Figura No. 21 Proforma de Proveedor
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
65
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
5.3.5.2.2 Formulario de Actualización de Datos – Proveedores
La proforma debe ser aprobada por la gerente para que el proveedor llene el
formulario para calificarse como proveedor de Campbell Design debe ser llenado y
enviado para el registro del Área Contable Financiera de tal forma que obtienen la
información necesaria para conocer todos los datos del proveedor.
Se envía el formulario por email al proveedor
El proveedor remite el formulario lleno
Se procede a registrar al proveedor con la información receptada
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
Razón Social igual al RUC
Luis Fernando Zubiría Zaá
RUC:
Persona Natural
Persona Jurídica
Extranjero
1708459837001
X
DATOS UBICACION DE LA EMPRESA
Dirección de la empresa :
Sabanilla Oe 3-41 y Av. Real Auidiencia
Ciudad
Provincia
País
Cod. Postal
Quito
Pichincha
Ecuador
17050
Teléfono
Celular
3 828280
DATOS DE CONTACTO DE LA EMPRESA
Nombre:
Teléfono:
Correo:
NUESTROS h FORMULARIO ACTUALIZACION DE DATOS - PROVEEDORES
66
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Sylvia Martinez
ENVÍO DE COMPROBANTES DE RETENCIÓN
Nombre de persona encargada
Correo para el envío de retenciones
Sonia Valencia
TIEMPO DE CREDITO:
Crédito acordado en días
Información adicional:
30 días
DATOS FINANCIEROS (Proveedor Local)
Bancos:
Ahorro/Corriente
No. Cta.
Produbanco
Corriente
Información adicional:
Figura No. 22 Formulario de Actualización de Datos Proveedor
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
67
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
5.3.5.2.3 Factura – Proveedor
El proveedor una vez aprobada la proforma procede a facturar los productos
cotizados y procede a entregar el producto o servicio brindado.
1. El proveedor solicita los datos de facturación a Campbell Design
2. Emite la factura según la proforma aprobada
3. El proveedor entrega la factura física
4. Entrega el producto o servicio
Figura No. 23 Factura Proveedor
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
68
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
5.3.5.2.4 Contabilización de la factura
Al contabilizar la factura se ratifica la transacción de la compra, con el fin de
generar una adecuada información contable para la realización de balances.
Ingresa la factura al sistema
Se emite la retención al proveedor, realizando los cálculos acorde a la tabla
tributaria
Se registra el asiento contable para el registro
Figura No. 24 Contabilización de la Factura
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
5.3.5.2.5 Revisión de factura fecha de vencimiento
Es importante revisar las fechas de vencimiento de las facturas de proveedores
puesto que en base a ello podrán clasificar las facturas vencidas para realizar el pago
al proveedor.
Verificar fechas de vencimiento de las facturas
Clasificar las facturas por vencer
69
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Generar reporte de las facturas por vencer
Figura No. 25 Revisión de Fechas de Vencimiento
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Se realiza un análisis de vencimientos de acorde a los días de plazo
acordados con el proveedor.
Figura No. 26 Análisis de Vencimientos
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
CAMPBELL DESIGN
70
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
5.3.5.2.6 Programación de Pagos
Para mejorar la gestión de pagos en Campell Design se ve en la necesidad de
realizar una programación de pagos de acuerdo a la fechas de vencimiento revisando
los estados de cuenta del proveedor.
Se realiza el listado con las facturas por pagar
Firma de autorización por la gerente
Elaboración de egreso con cheque
Entrega al proveedor
PROGRAMACIÓN DE PAGOS AL 23 DE MARZO DE 2018
PROVEEDOR FACT. VENCE SUBTOTAL
IVA 12%
TOTAL RET. VALOR A PAGAR
LUIS FERNANDO ZUBIRÍA
009-001-1005
23/03/2018 102.93 12.35 115.28 2.06 113.22
TOTAL A PAGAR
113.22
APROBADO:
FECHA: 23/03/2018
Figura No. 27 Programación de Pagos Proveedores y Servicios
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
NUESTROS h Programación de Pagos Proveedores y Servicios
71
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
5.3.5.3. Liquidación de Nomina
En el Área Contable y Financiera también se realiza la liquidación de Nomina
para ello se realiza el siguiente procedimiento:
Verificación de Novedades
Realización de Nomina en Excel
Revisión de Nomina
Aprobación por la gerencia
Elaboración de comprobante de egreso – cheque
Pago a empleados
5.3.5.4. Liquidación de impuestos mensuales Iva Rt. Fuente
Campbell Design está en la obligación de realizar la presentación de impuestos
mensuales al SRI, evitando así cualquier tipo de sanción.
El procedimiento a realizar para la declaración mensual de impuestos mensuales
es el siguiente
La verificación de documentos
Reporte de ventas y compras
Ingresar el Formulario en el DIM
Generar los comprobantes de pago en la plataforma del SRI
Realizar el pago por ventanilla
5.3.5.5. Cierre Contable Presentación de Estados Financieros.
Los Estados Financieros permiten conocer la situación económica de una
empresa, en Campbell Design se deberá realizar los cierres contables hasta el 30 de
cada mes esto aportará a que se tomen decisiones acertadas en cuanto al tema
económico de la misma.
72
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Verificación de documentos contabilizados
Verificación de saldos
Elaboración de Estados Financieros
Presentación de Estados Financieros a la Gerencia
Firmas de aprobación
5.3.5.6 Ejemplo: Aplicación del Manual de Procedimientos en el Área
Contable y Financiera.
Feria de insumos para la confección ECUATEXTIL Ecuador 2018.
Propuesta para realización del evento
Arranque de la Feria se realiza reunión con todo el personal de Campbell Design,
se analizan varios puntos con respecto al evento y se procede a realizar la
propuesta con la información de la Feria
Propuesta:
Figura No. 28 Propuesta de la Feria
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
73
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Figura No. 29 Presentación de la Feria
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 30 Complementos de la Feria
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Figura No. 31 Conoce de la Feria
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
74
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
El Área Contable Financiera procede inicia con la realización de presupuesto
para el evento.
Elaborado por: Aprobado por:
Jesica Cachinuel Dis. Doris Campbell
Asistete Administrativa Gerente General
Figura No. 32 Presupuesto de la Feria
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
75
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Realizar cronograma de actividades, en el cual se designa las funciones
durante toda la producción del evento
Figura No. 33 Cronograma de Actividades de la Feria
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Listado de proveedores para cubrir la operación del evento
Figura No. 34 Listado de Proveedores para la Feria
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Proveedor de impresión: IMPRIMAX, PRINT MEDIA
Proveedor de promoción y difusión: VISTAZO, EL HORIZONTE,
LESOTHO, ECUAVISA
Proveedor de recinto: EXPOGUAYAQUIL S.A. – CENTRO DE
CONVENCIONES GUAYAQUIL
Proveedor de Amplificación: PRODIGITAL
Proveedor de Modelos: STUDIOMODA
Se procede a cotizar con los proveedores, antes mencionados en espera de
que envíen costos del servicio que se ajusten al presupuesto planteado
inicialmente, de esta manera el Área Contable Financiera trata de que los
precios no sean mayor al presupuestado.
La gerencia procede a revisar las proformas, y adquirir rápidamente el
servicio que estos ofrezcan, en base a cuál es el proveedor que garantiza un
servicio de calidad, así también la posibilidad de manejar crédito.
Al seleccionar al proveedor con el que se trabajara, envía el formulario para
la actualización de datos, en el área contable se procede a ingresarlo a la base
de proveedores calificados: con ejemplo para la impresión de invitaciones
deciden trabajar con la empresa Imprimax por su calidad del producto, se
acuerda los plazos de pago de 30 días de crédito
DATOS GENERALES DE LA EMPRESA
Razón Social igual al RUC
NUESTROS h FORMULARIO ACTUALIZACION DE DATOS - PROVEEDORES
77
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Luis Fernando Zubiría Zaá
RUC:
Persona Natural
Persona Jurídica
Extranjero
1708459837001
X
DATOS UBICACION DE LA EMPRESA
Dirección de la empresa :
Sabanilla Oe 3-41 y Av. Real Auidiencia
Ciudad
Provincia
País
Cod. Postal
Quito
Pichincha
Ecuador
17050
Teléfono
Celular
3 828280
DATOS DE CONTACTO DE LA EMPRESA
Nombre:
Teléfono:
Correo:
Sylvia Martinez
ENVÍO DE COMPROBANTES DE RETENCIÓN
Nombre de persona encargada
Correo para el envío de retenciones
Sonia Valencia
TIEMPO DE CREDITO:
Crédito acordado en días
Información adicional:
30 días
DATOS FINANCIEROS (Proveedor Local)
Bancos:
Ahorro/Corriente
No. Cta.
Produbanco
Corriente
Información adicional:
Figura No. 35 Actualización de datos Imprimax
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
78
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Imprimax envía, prueba de color adjunta la factura física
El área contable contabiliza esta transacción de compra en base a la factura
que entrega el proveedor
Al cumplir con los días de crédito de las facturas de los proveedores, se
procede a imprimir un reporte con fechas vencimiento o por vencer.
Realizan la programación de pagos en cuanto se haya clasificado aquellas
facturas por vencer.
El listado debe ser aprobado y firmado por la gerencia
PROGRAMACIÓN DE PAGOS AL 23 DE MARZO DE 2018
PROVEEDOR FACT. VENCE SUBTOTAL
IVA 12%
TOTAL RET. VALOR A PAGAR
LUIS FERNANDO ZUBIRÍA
009-001-1005
23/03/2018 102.93 12.35 115.28 2.06 113.22
TOTAL A PAGAR
113.22
APROBADO:
FECHA: 23/03/2018
Figura No. 36 Aprobación de pago a proveedor
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Con la debida autorización proceden a generar el comprobante de egreso y el
cheque para que después este sea entregado al proveedor.
NUESTROS h Programación de Pagos Proveedores y Servicios
79
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Levantamiento de información, bases de clientes potenciales, iniciando de la
feria a realizar.
Figura No. 37 Levantamiento de Información
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
Campbell Design, contacta con los clientes, se procede a enviar la
propuesta y la cotización del espacio con el plano donde se realizara la
feria.
Figura No. 38 Plano de la Feria
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
80
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
PROFORMA DE CLIENTES
CAMPBELL DESIGN
RUC 1715509756001
Telf. 3317402
Cliente: EXPOMEDIOS No. 00002031
Atención: Aracely Rodriguez
Referencia: EVENTO - ECUATEXTIL 2018 Lugar: QUITO Fecha: 25-mar
NO. DESCRIPCION
CANTIDAD COSTO
UNITARIO
COSTO
PRESUPUESTADO
1 STAND DE 32 MT2 1 5000,00 5000,00
Incluye:
Página en la guía de Expositores
Envió de 2 mailing a base de datos
Conferencia de 45 minutos - sobre marca
Presencia de logotipo en :
Afiches
Fundas de ingreso
Forma de pago: 15 días de credito
SUBTOTAL1
: 5.000,00
IVA 14% 700,00
TOTAL 5.700,00
Atentamente,
Doris Campbell
GERENCIA
Tel. 593 2 3317402
Movil. 0999227481
Figura No. 39 Proforma del cliente Expomedios
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
81
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Una vez contactado el cliente, procede a enviar los datos de factura para el
registro de pagos según fecha de vencimiento.
RAZÓN SOCIAL: EXPOMEDIOS
RUC: 0991361502001
DIRECCIÓN: Mariana de Jesús 308 y la pradera - Martin Carrión
TELÉFONO: 2407518
CORREO ELECTRONICO: [email protected]
Elaboración de la Factura, en base a los datos de facturación
Envió de la factura por email al cliente
Contabilización de la Factura
Cobros
Comprobante de ingreso
Se realiza el concepto de la Feria, artes, logotipos, artes se realiza el plan
general de operaciones del evento
Figura No. 40 Concepto de la Feria
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
82
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
Operación del Evento
Figura No. 41 Operación de la Feria
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
83
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
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CAPÍTULO 6: ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
6.1 Recursos
Los recursos que se utilizaron para el presente proyecto aportaron para desarrollo
de las actividades correctamente.
1. Computador
1. USB
2. Esfero Grafico
3. Cuaderno
4. Resmas de papel boom
5. Cable USB
6. Internet
7. Luz
8. Impresora
9. Empastado
10. Anillado
11. Fotocopias
12. Transporte – Movilización
84
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ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA, PARA LA MICROEMPRESA CAMPBELL DESIGN,
UBICADA EN EL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO AÑO 2018.
6.2 Presupuesto
Se detalla los costos en los que se incurrieron para realizar el proyecto, se calcula
la cantidad de recursos que se utilizaron durante la realización del Manual de
Procedimientos para la Administración en el Área Contable y Financiera de la
microempresa Campbell Design.
Tabla 17 Presupuesto
No.
Recursos
Cantidad
Valor Unitario $
Valor Total $
1 Computador 1 1.200,00 1.200,00
2 USB 1 18,00 18,00
3 Esfero gráfico 10 0,40 4,00
4 Cuaderno 1 3,75 3,75
5 Resmas de papel boom 3 4,90 14,70
6 Cable USB 1 12,00 12,00
7 Internet 1 24,90 24,90
8 Luz 1 35,00 35,00
9 Impresora 1 280,00 280,00
10 Empastado 2 40,00 80,00
11 Anillado 3 3,50 10,50
12 Fotocopias 100 0,02 2,00
13 Transporte - Movilización 1 20,00 20,00
Total 1.704,85
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
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6.3 Cronograma
Actividad
2017 2018
Noviembr
e Diciembre Enero Febrero Marzo
2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3
Formulario UT-001 x
Aprobación del Tema x
CAPÍTULO 1: ANTECEDENTES
1.1 Contexto x
1.2 Justificación x
1.3 Definición Del Problema Central
(Matriz T) x
CAPÍTULO 2: ANALISIS DE
INVOLUCRADOS
2.1 Mapeo De Involucrados x
2.2 Matriz De Análisis De
Involucrados x
CAPÍTULO 3: PROBLEMAS Y
OBJETIVOS
3.1 Árbol De Problemas x
3.2 Árbol De Objetivos x
CAPÍTULO 4: ANÁLISIS DE
ALTERNATIVAS
4.1 Matriz De Análisis De
Alternativas x
4.2 Matriz De Análisis De Impacto De
Los Objetivos x
4.3 Diagrama De Estrategias x
4.4 Matriz de Marco Lógico x
CAPÍTULO 5: PROPUESTA
5.1 Antecedentes (de la herramienta o
metodología que propone como
solución)
x
5.2 Descripción (de la Estructura de la
herramienta o metodología que
propone como solución)
x
5.3 Formulación del proceso de
socialización de la propuesta x
CAPÍTULO 6: ASPECTOS
ADMINISTRATIVOS
6.1 Recursos x
6.2 Presupuesto x
6.3 Cronograma x
CAPÍTULO 7: CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
7.1 Conclusiones x
7.2 Recomendaciones x
ANEXOS x
Figura No. 42 Cronograma
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
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CAPÍTULO 7: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
7.1 Conclusiones
Con la realización del presente proyecto se concluye que la implementación de un
Manual de Procedimientos para la Administración en el Área Contable y Financiera
de la microempresa Campbell Design aportará al desarrollo y cumplimiento de las
actividades y a la consecución de los objetivos en base al mejoramiento en los
procesos de la organización.
La implementación de un Manual de Procedimientos permite un control interno,
que sirve de guía para la aplicación de los procesos correctamente en dicha área. Así
también se puede percatar que a través de las encuestas que el personal de Campbell
Design está abierto a la implementación del manual lo cual contribuirá a que los
empleados tengan una cultura de organización y se comprometan con el
cumplimiento fiel de los procesos.
Se concluye que Campbell Design se ve en la necesidad de implementar un
Manual de Procedimientos debido a la desorganización que existe en el área
financiera por las problemáticas que presentaba, como la autonomía de pagos que
retrasaba los procesos de pagos a proveedores, la carencia de un control en el área
financiera por que no se generaban Estados Financieros y se desconocía la situación
de económica de la empresa por ende es de gran importancia aplicar esta herramienta
administrativa con el fin de mejorar la administración en el Área Contable Financiera
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lo cual dará como resultado a que el buen manejo financiero aporte al crecimiento
económico de Campbell Design.
7.2 Recomendaciones
Se recomienda que se implemente el Manual de Procedimientos en el Área
Contable y Financiera el cual aporte al desarrollo de las actividades en dicha área.
Se recomienda la presentación de informes económicos mensuales en la
organización lo que permitirá tomar decisiones acertadas a la gerencia en base a los
costos de inversión de los proyectos que ejecuten y brindará información certera de
la situación económica la Microempresa.
Además se sugiere que deben cumplir con los procesos enmarcados a la
consecución de los objetivos para que la rentabilidad de Campbell Design
incremente debido a la buena aplicación de los procesos en las actividades que se
desarrollan en el Área Financiera.
Así también es importante que cumplan los procesos con respecto a los pagos de
proveedores realizando la programación de las facturas vencidas puesto que a largo
plazo el cumplimiento con los mismos genere un poder de negociación que sea
beneficioso para ambos.
Se recomienda también que el Área Contable y Financiera realice actividades
única y exclusivamente correspondientes a esa área, puesto que se pudo detectar que
los problemas surgen, en base a que el personal del Área contable y financiera es poli
funcional cuando la empresa así lo requiere.
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Anexos
Anexo No. 1 Encuesta
ENCUESTA
Datos Laborales
Área de Trabajo:……………….
Tiempo de Trabajo:…………….
1. ¿Conoce usted la Filosofía Corporativa de Campbell Design?
SI NO
2. ¿Cree usted necesario la implementación de un Manual de
Procedimientos?
SI NO
3. ¿Alguna vez ha realizado actividades que crea que no corresponden a su
área de trabajo?
SI NO
4. ¿Conoce usted la definición de un Manual de Procedimientos?
SI NO
5. ¿Usted tiene conocimiento de las políticas y reglamentos dentro de la
empresa?
SI NO
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6. ¿Se siente participe de los éxitos y fracasos de su área de trabajo?
SI NO
7. ¿Se realizan reuniones estratégicas que hayan contribuido a mejorar el
desarrollo de su trabajo?
SI NO
8. ¿En algún momento se ha sentido con sobre cargo de trabajo?
SI NO
9. ¿Cuenta con capacitaciones que le han ayudado a mejorar su desempeño
en el área de trabajo?
SI NO
FECHA: ...../.…./……/
Fuente: Campbell Design
Elaborado por: Jessica Cachimuel
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Anexo No. 2 Fotos
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Anexo No. 3 Fotos
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Anexo No. 4 Fotos
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Anexo No. 5 Fotos
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