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(PC-DGSGACGF-03Clave

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Proceso alque pertenece

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O.P.D. HOSPITAL CIVIL DEGUADALAJARA

Coordinación General de Finanzas

Gestión de Correspondencia Recibida

r.

1.1. Establecer los lineamientos necesarios para llevar un adecuado control decorrespondencia recibida en la Coordinación General de Finanzas.

r 1; V-I,

1. OBJETIVO.

V1

"AP-DGSGAC~

ide7 ~

O~::D

!=2. POLíTICA. I

2.1. Toda la correspondencia recibida deberá ser turnada al Coordinador General deZ~inanzas y/o Área o Departamento correspondiente según el caso en tiempo yOIOrma.

2.2. Toda la correspondencia recibida en la Coordinación General de Finanzas sinl ~excepción alguna, deberá ser registrada con el folio correspondiente en la base de ~datos para ese fin.

3. DEFINICIONES. o3.1. Correspondencia: Es el trato reciproco entre dependencias. áreas y/o personas,Z

mediante el intercambio de un Conjunto de documentos (oficios, tarjetas,catálogós, etc.).

3.2. Remitente: Persona que envia un documento (oficio, factura, solicitud, etc.).3.3. Destinatario: Persona a la que va dirigido un documento.

4. RESPONSABILIDADES.

4.1. Del Remitente

4.1.1.Asegura que la correspondencia u oficios entregados correspondan a laCoordinación General de Finanzas y/o Áreas o Departamentos dependientesde la misma.

4.2. De la Secretaria de la Coordinación General de Finanzas4.2.1. Recibir y registrar correctamente toda la correspondencia recibida

perteneciente a la Coordinación General de Finanzas

ReVISÓ

LA ~ B6:va~ Amezcua ASCen~~\ Dr BenjamínGaívezkaKez Dr Hec~or ü ti> r .omezC f'¡Ia\la'l'.it'~JaGUlierr~Gutlerrez-:J) REP~ff:ípE\ DIREC' v NERAL

C M'llihalMgeÍica Hernan z !\erílW-dez DIREC~008 { ,pY IProhibida la reproducclOn parcl (\? t~li¡J¡de este documento sm la autonzacloc/ del Sistema..tJe Control de Documentos.

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2 de 7

PC-DGSGACGF-03( )

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4.2.2. Turnar la correspondencia al Coordinador General y/o Áreas oDepartamentos de la misma en tiempo y forma.

4.3. Del Coordinador General de Finanzas.4.3.1.Analizar la correspondencia recibida y girar instrucciones para dar

continuidad a los trámites correspondientes.

\. / Elaboró \:~~ Revi~p

4("1/1111 f.t';¡{.'¡/dl;j~¿JI \lA P BenJami AmezeuaAseenel Dr BenjamínGalv z . ez Dr Hé or l. :r/;omezC Maria LetlelaG lerr G\¡,tlerr,W R E'pE DI E EN!iRAL

C ~a a A~ell a ernand z H~~dez DIRE 012008

/Proh la r' .. n parcia " al de este documento Sin la autonzaclón del Slstem¡;e Control de/Documentos

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11 ,!-:--~_.-----O.P.D. HOSPITAL CIVIL DE

GUADALAJARA Clave PC-OGSGACGF-()



5. DIAGRAMA DE FLUJO.

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Remitente

INICIO

En"e9" co.responden"",,b.'

R ••e,o •• COI'csponoene,a612

ReCibe y •••••,iloCEl

co,r"spo,"o""e,,, 6,2

¿lJl''9IClO" '"Coo'O'naDOn?

6.3NO

[>""U"''''' cm '''''parlo ••••e,,, SI~ 6,11

Coordinador Generarde Finanzas

Área o Departamentode la Coordinación

General de Finanzas-,"H~";zOU'.. ,' ....•

F,rrru, ••e" ••••de 'u"ll>odob.

ASl9"" 101'0 V rRp's!, ••G.~ •• _

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Arch,va oocumenlos ••n•••••e1'omeo 6.&

7.1 PUnlO

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R ••c.t>,.y I"ma "cu" •• (l ••' ••c,tJ""o (,.17

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¿Requ,ereconleSlaClcm?

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Recll"Je. da Yo. 80. deenterado y ••nall4a,_o

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prooo"", GosllÓn dACorrosPOndonda Emilio ••

y/o Genereda IPC-DGSGACGF-Q4

L..__ 6~10

f..l"ll'SlrS y a'cr"v/> 6 18 '••.. -UU"GACUO .2~

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C MarthaA¿j~el'r,aH¡=qna'lIézHer ¡Jn ez DIRECCíONI 9961 2008 / ,,"" jProhIbIda la ¡'éPrpd ;'b-brl"" (l',alo to'N,id~ este documento Sin la autonzaclon del SIstema de Control de Documentos

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-- --- ---PC-DGSGACGF-03

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------------------------------_ •._------------

6. DESARROLLO.

6.1. Entrega correspondencia6.1.1. El Remitente entrega correspondencia (oficios, tarjetas, paquetes, etc.) en la

Recepción de la Coordinación de General de Finanzas.

6.2. Recibe correspondencia y verifica6.2.1. La Secretaria de la Coordinación General de Finanzas recibe

correspondencia y verifica que sea dirigida al Coordinador General de

Finanzas.

dirigida a la Coordinación General de Finanzas6.3. ¿Dirigido a la Coordinación?6.3.1. Si la correspondencia va

pasar al punto 6.4.6.3.2. Si la correspondencia no va dirigida a la Coordinación General de Finanzas

pasar al punto 6.11 Yfinaliza el proceso.

6.4. Firma acuse de recibido.6.4.1. La Secretaria de la Coordinación General de Finanzas sella y firma el acuse

de recibido en los documentos.

6.5.Asigna folio y registra (FE-DGSGACGF-28).6.5.1. La Secretaria de la Coordinación General de Finanzas asigna número de folio

a la documentación recibida.6.5.2. Registra los documentos en la Base de datos de correspondencia recibida

(FE-DGSGACGF-28)

6.6.Archiva documentos en electrónico.6.6.1. La Secretaria de la Coordinación General de Finanzas archiva la

correspondencia y los documentos anexos recibidos en versión electrónica,utilizando para ello el escáner.

6.7. Entrega.6.7.1.La Secretaria de la Coordinación General de FIn)trega la

.. E:::~~:POOd"~ R,.¡" (, "d! C)\ P.EdnJamlOAmezcua{\s~n:t~ Or BenJam~ z Or ~ 1 z/Gomez

e MariaL~tlclaGutlerrez9~ié~Z}._ R~i<ESENTANT¡E)OE O "GENERALe MarthaAn~~a ~e¡r~'árde~Hern~d~ DIRE CIOI; 130 gcrtÍ1 200 /

Prohibida la F~od~c1iéJr J¿arci}JJ, total ~ste documento Sin la autorlzac Orldel Slster/a de Control de DocumentosAsegurese dll,yMar utlli,zandola rSlonactualizada de este lormato Consúltelo en www hcq qob mx

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6.14. Recibe indicaciones6.14.1.La Secretaria de la Coordinación General de Finanzas recibe indicaciones.

6.13. Da indicaciones6.13.1.EI Coordinador General de Finanzas da las indicaciones correspondientes.

5 de 7

devuelveFinanzasde

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Pagina

GeneralCoordinación




PC-DG~~;~~F~~~)

V1 i:~.."J~

MAP-DGSGACGF~

O:"

~

6.8.1. El Coordinador General de Finanzas recibe los documentos, da Vo.Bo. de t-enterado y analiza. Z

6.9.¿Requiere contestación? O6.9.1.Si requiere contestación pasar al punto 6.10 y finaliza el proceso.6.9.2. Si no requiere contestación pasar al punto 6.13.

Ude Gestión de O

ZO

6.10. Activa proceso (PC-DGSGACGF-04).6.10.1.EI Coordinador General de Finanzas activa el proceso

correspondencia emitida y/o generada (PC-DGSGACGF-04).6.10.2.Finaliza.

6.11. Devuelve correspondencia6.11.1. La Secretaria de la

correspondencia.

6.8. Recibe, da Vo. 80. de enterado y Analiza.

6.12. Recibe correspondencia6.12.1.EI Remitente recibe correspondencia y finaliza el proceso.

~- ,

6.15. ¿Requiere ser turnado?6.15.1.Si requiere ser turnado pasar al punto 6.16.6.15.2.Si no requiere ser turnado finaliza.

6.16. Turna al Área o Departamento correspondiente y recaba acuse de recibido6.16.1.La Secretaria de la Coordinación General de Finanzas~1 Área o

Departamento correspondiente 1 /'

6.16.2.Recaba acuse,de recibido. \ I .,/, /, E~aboró, \\ \ Revis~\ I \ i1ir¡f1jf4J;/fí¡, (,)!,,,//,:,¡~¿:A. ~~ .\ \ '. ,'[/../-7LAP. BenjamínAmezcua~c~& ~ Dr. Be'iamin Gá~\lvez Dr... é910r . PérezGómeze Maria Letic,aGutiérrez uér~\ ~RESENTANT.9 DE DIRÉ' OR GENERAL

e MarthaAngélic Hernánd z ernáM DIREC'CIONISO g001:2008 /-/ I

Prohibida la repmd~ló¡' ~*ctl .~tota"'t/e1tle documento sin la autoriza¿ión del Sistema de Control de Documentos.Asegurese de fS~áf utilizapdo la ?\rsión actualizada de este formato Consultélo en wwwhcq qob.mx

Clave

6.17. Recibe y firma acuse de recibido.6.17.1.EI Área o Departamento correspondiente

acuse de recibido.

6.18. Registra y archiva (FE-DGSGACGF-28).6.18.1.La Secretaria de la Coordinación General de Finanzas registra en la Base de

datos de correspondencia recibida (FE-DGSGACGF-28) el seguimientocorrespondiente y archiva el documento.

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. Elaboró ~~ RevllóAf'.r/j¿. ~/t¿"t'/'/i~-¿/7 "~\j i

LA P en.¡áminAmezcuaAscenc,~' Dr 1?eflja111ÍTr(;~:~Gálvez Dr éc Pérez omez') C ~, \ (ellc,a Gutlerrei.Gut'\irra~ RE:PRESm 18JE TORGENERALSV'd~1~gehcaHernánde2~H,<r~~ez DIRECCIONISO.Bolí1:2008 / /

P(1"i4~"ia re~roducclón parcial ff!:.a e este documento Sin ta autorización del Slste¡na de Conlrol de DocumenlosI Asegúft,se de estar utlf¡zan\Ja erslón actualizada de es le formato Consúltilo en www hcq qob mx

9.1. ht¡¡:;:Iiwww.monografias.com/trabaios57/correspondenciaicorresponciencié:.sh¡ml#ixzz2vso62v51

9.2. Gestión de correspondencia emitida y/o generada (PC-DGSGACGF-04).

Iiií]I

!~ \ I• . ' . Ela?oró '. '\ Revisó ¡\ L \ A. ttlJ1ra

71/411< tJ4.i.!W,;¡..~1f \ \ \ 'd/t ¡JLAP. Benj~lJ'ÍnAmez~a Ass:e(\,\~\ Dr. Benj!l@ñ Gálvez"Gá\vez. Dr. H~Ct9rff' itJlJ.?' GómezC MariaLeHciaGutiérre'zG\!tí~~ REPRESl:Ní'1W'fE-8E \ DJR. R"érENERAL

C Ma]t1lall0g~ca Hernánde'z{lér¥.ndez DIRECCiÓNISO 9001:2008 '~ /ProhibiIJa lb ~ProiiuCC¡Ón parcial á't{Jtdt\de este documento Sin la autorizació~ del SI:Stem~de Control de b.ocumentos.

As!Jgúrese'de estar utitizahrlo IIq)versión actualizada de este formato ConsúlteJó en www.hcgg6b mx1(\/

01/08/2014

Fecha de implementación

Nueva emisión

Descripción de cambios

Vi

Versión

9. REFERENCIAS.

10. HISTORIAL DE CAMBIOS.

,___ ,;,;::.",~~ O.P.DG~~~~~:JLA~ÁILDE Clave PC-DGSGACG7-03.)1'--" _ .....:...... j ._ _ __

'.: -¡ ~ r-.:> Versión Vi' ~. 'J"I.....--J.........-::';r.:'~í i¡ ). - -,' ~ Coordinación General de Finanzas 11.\:"

Proceso al =c<r:PtI'1-t ~'- que pertenece MAP-DGSGACG~

_-=--'=-=-_' Gestión de Correspondencia Recibida Página 7 de 7 ~

7, PUNTOS CRíTICOS. O7.1. Asigna Folio y Registra (6.5). De no asignar el folio y realizar el registro ~

correspondiente, ocasionaria falta de control la gestión de correspondencia ~recibida, asi como el riesgo de extravio de documentos no registrados.

7.2. Registra y archiva (6.18). La falta de archivo de documentos ocasionaria falta de Zcontrol la gestión de correspondencia recibida, asi como el riesgo de extravio dedocumentos no archivados. O

8. ANEXOS. U8.1. Base de datos de correspondencia recibida (FE-DGSGACGF-28).

OZOi-ZW:~:JUOlO

r. o.p.d.hospitalcivilde guadalajara clave

Documents