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O.P.D. HOSPITAL CIVIL DEGUADALAJARA
Coordinación General de Finanzas
Gestión de Correspondencia Recibida
r.
1.1. Establecer los lineamientos necesarios para llevar un adecuado control decorrespondencia recibida en la Coordinación General de Finanzas.
r 1; V-I,
1. OBJETIVO.
V1
"AP-DGSGAC~
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O~::D
!=2. POLíTICA. I
2.1. Toda la correspondencia recibida deberá ser turnada al Coordinador General deZ~inanzas y/o Área o Departamento correspondiente según el caso en tiempo yOIOrma.
2.2. Toda la correspondencia recibida en la Coordinación General de Finanzas sinl ~excepción alguna, deberá ser registrada con el folio correspondiente en la base de ~datos para ese fin.
3. DEFINICIONES. o3.1. Correspondencia: Es el trato reciproco entre dependencias. áreas y/o personas,Z
mediante el intercambio de un Conjunto de documentos (oficios, tarjetas,catálogós, etc.).
3.2. Remitente: Persona que envia un documento (oficio, factura, solicitud, etc.).3.3. Destinatario: Persona a la que va dirigido un documento.
4. RESPONSABILIDADES.
4.1. Del Remitente
4.1.1.Asegura que la correspondencia u oficios entregados correspondan a laCoordinación General de Finanzas y/o Áreas o Departamentos dependientesde la misma.
4.2. De la Secretaria de la Coordinación General de Finanzas4.2.1. Recibir y registrar correctamente toda la correspondencia recibida
perteneciente a la Coordinación General de Finanzas
ReVISÓ
LA ~ B6:va~ Amezcua ASCen~~\ Dr BenjamínGaívezkaKez Dr Hec~or ü ti> r .omezC f'¡Ia\la'l'.it'~JaGUlierr~Gutlerrez-:J) REP~ff:ípE\ DIREC' v NERAL
C M'llihalMgeÍica Hernan z !\erílW-dez DIREC~008 { ,pY IProhibida la reproducclOn parcl (\? t~li¡J¡de este documento sm la autonzacloc/ del Sistema..tJe Control de Documentos.
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Coordinación General de Finanzas
Gestión de Correspondencia Recibida
4.2.2. Turnar la correspondencia al Coordinador General y/o Áreas oDepartamentos de la misma en tiempo y forma.
4.3. Del Coordinador General de Finanzas.4.3.1.Analizar la correspondencia recibida y girar instrucciones para dar
continuidad a los trámites correspondientes.
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C ~a a A~ell a ernand z H~~dez DIRE 012008
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Coordinación General de Finanzas
Gestión de Correspondencia Recibida
5. DIAGRAMA DE FLUJO.
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Remitente
INICIO
En"e9" co.responden"",,b.'
R ••e,o •• COI'csponoene,a612
ReCibe y •••••,iloCEl
co,r"spo,"o""e,,, 6,2
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6.3NO
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Coordinador Generarde Finanzas
Área o Departamentode la Coordinación
General de Finanzas-,"H~";zOU'.. ,' ....•
F,rrru, ••e" ••••de 'u"ll>odob.
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C MarthaA¿j~el'r,aH¡=qna'lIézHer ¡Jn ez DIRECCíONI 9961 2008 / ,,"" jProhIbIda la ¡'éPrpd ;'b-brl"" (l',alo to'N,id~ este documento Sin la autonzaclon del SIstema de Control de Documentos
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6. DESARROLLO.
6.1. Entrega correspondencia6.1.1. El Remitente entrega correspondencia (oficios, tarjetas, paquetes, etc.) en la
Recepción de la Coordinación de General de Finanzas.
6.2. Recibe correspondencia y verifica6.2.1. La Secretaria de la Coordinación General de Finanzas recibe
correspondencia y verifica que sea dirigida al Coordinador General de
Finanzas.
dirigida a la Coordinación General de Finanzas6.3. ¿Dirigido a la Coordinación?6.3.1. Si la correspondencia va
pasar al punto 6.4.6.3.2. Si la correspondencia no va dirigida a la Coordinación General de Finanzas
pasar al punto 6.11 Yfinaliza el proceso.
6.4. Firma acuse de recibido.6.4.1. La Secretaria de la Coordinación General de Finanzas sella y firma el acuse
de recibido en los documentos.
6.5.Asigna folio y registra (FE-DGSGACGF-28).6.5.1. La Secretaria de la Coordinación General de Finanzas asigna número de folio
a la documentación recibida.6.5.2. Registra los documentos en la Base de datos de correspondencia recibida
(FE-DGSGACGF-28)
6.6.Archiva documentos en electrónico.6.6.1. La Secretaria de la Coordinación General de Finanzas archiva la
correspondencia y los documentos anexos recibidos en versión electrónica,utilizando para ello el escáner.
6.7. Entrega.6.7.1.La Secretaria de la Coordinación General de FIn)trega la
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Prohibida la F~od~c1iéJr J¿arci}JJ, total ~ste documento Sin la autorlzac Orldel Slster/a de Control de DocumentosAsegurese dll,yMar utlli,zandola rSlonactualizada de este lormato Consúltelo en www hcq qob mx
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6.14. Recibe indicaciones6.14.1.La Secretaria de la Coordinación General de Finanzas recibe indicaciones.
6.13. Da indicaciones6.13.1.EI Coordinador General de Finanzas da las indicaciones correspondientes.
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Coordinación General de Finanzas
Gestión de Correspondencia Recibida
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MAP-DGSGACGF~
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6.8.1. El Coordinador General de Finanzas recibe los documentos, da Vo.Bo. de t-enterado y analiza. Z
6.9.¿Requiere contestación? O6.9.1.Si requiere contestación pasar al punto 6.10 y finaliza el proceso.6.9.2. Si no requiere contestación pasar al punto 6.13.
Ude Gestión de O
ZO
6.10. Activa proceso (PC-DGSGACGF-04).6.10.1.EI Coordinador General de Finanzas activa el proceso
correspondencia emitida y/o generada (PC-DGSGACGF-04).6.10.2.Finaliza.
6.11. Devuelve correspondencia6.11.1. La Secretaria de la
correspondencia.
6.8. Recibe, da Vo. 80. de enterado y Analiza.
6.12. Recibe correspondencia6.12.1.EI Remitente recibe correspondencia y finaliza el proceso.
~- ,
6.15. ¿Requiere ser turnado?6.15.1.Si requiere ser turnado pasar al punto 6.16.6.15.2.Si no requiere ser turnado finaliza.
6.16. Turna al Área o Departamento correspondiente y recaba acuse de recibido6.16.1.La Secretaria de la Coordinación General de Finanzas~1 Área o
Departamento correspondiente 1 /'
6.16.2.Recaba acuse,de recibido. \ I .,/, /, E~aboró, \\ \ Revis~\ I \ i1ir¡f1jf4J;/fí¡, (,)!,,,//,:,¡~¿:A. ~~ .\ \ '. ,'[/../-7LAP. BenjamínAmezcua~c~& ~ Dr. Be'iamin Gá~\lvez Dr... é910r . PérezGómeze Maria Letic,aGutiérrez uér~\ ~RESENTANT.9 DE DIRÉ' OR GENERAL
e MarthaAngélic Hernánd z ernáM DIREC'CIONISO g001:2008 /-/ I
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6.17. Recibe y firma acuse de recibido.6.17.1.EI Área o Departamento correspondiente
acuse de recibido.
6.18. Registra y archiva (FE-DGSGACGF-28).6.18.1.La Secretaria de la Coordinación General de Finanzas registra en la Base de
datos de correspondencia recibida (FE-DGSGACGF-28) el seguimientocorrespondiente y archiva el documento.
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LA P en.¡áminAmezcuaAscenc,~' Dr 1?eflja111ÍTr(;~:~Gálvez Dr éc Pérez omez') C ~, \ (ellc,a Gutlerrei.Gut'\irra~ RE:PRESm 18JE TORGENERALSV'd~1~gehcaHernánde2~H,<r~~ez DIRECCIONISO.Bolí1:2008 / /
P(1"i4~"ia re~roducclón parcial ff!:.a e este documento Sin ta autorización del Slste¡na de Conlrol de DocumenlosI Asegúft,se de estar utlf¡zan\Ja erslón actualizada de es le formato Consúltilo en www hcq qob mx
9.1. ht¡¡:;:Iiwww.monografias.com/trabaios57/correspondenciaicorresponciencié:.sh¡ml#ixzz2vso62v51
9.2. Gestión de correspondencia emitida y/o generada (PC-DGSGACGF-04).
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C Ma]t1lall0g~ca Hernánde'z{lér¥.ndez DIRECCiÓNISO 9001:2008 '~ /ProhibiIJa lb ~ProiiuCC¡Ón parcial á't{Jtdt\de este documento Sin la autorizació~ del SI:Stem~de Control de b.ocumentos.
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01/08/2014
Fecha de implementación
Nueva emisión
Descripción de cambios
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Versión
9. REFERENCIAS.
10. HISTORIAL DE CAMBIOS.
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Proceso al =c<r:PtI'1-t ~'- que pertenece MAP-DGSGACG~
_-=--'=-=-_' Gestión de Correspondencia Recibida Página 7 de 7 ~
7, PUNTOS CRíTICOS. O7.1. Asigna Folio y Registra (6.5). De no asignar el folio y realizar el registro ~
correspondiente, ocasionaria falta de control la gestión de correspondencia ~recibida, asi como el riesgo de extravio de documentos no registrados.
7.2. Registra y archiva (6.18). La falta de archivo de documentos ocasionaria falta de Zcontrol la gestión de correspondencia recibida, asi como el riesgo de extravio dedocumentos no archivados. O
8. ANEXOS. U8.1. Base de datos de correspondencia recibida (FE-DGSGACGF-28).
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