qué es y cómo funciona un portal de proveedores - rps
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QUÉ ES Y CÓMO FUNCIONA UN PORTAL DE PROVEEDORES
RPS www.ibermaticaindustria.com
Desarrollar un sistema que permita interactuar a nuestros proveedores con RPS consiguiendo que formen parte activa en
determinados procesos de negocio de nuestra empresa.
C O N S I S T E E N A B R I R U N A P U E R T A E N N U E S T R A O R G A N I Z A C I Ó N M E D I A N T E E L E R P, P A R A Q U E N U E S T R O S
P R O V E E D O R E S P U E D A N E N T R A R Y R E A L I Z A R D E T E R M I N A D A S T A R E A S D E F O R M A S I N C R O N I Z A D A .
Se trata de una simbiosis con beneficios para ambas partes:
La empresa:
Optimiza costes.
Reduce tiempos.
Mejora el proceso implementado.
Los proveedores:
Mejoran su comunicación, aumentando su confianza y fidelización con la
empresa.
Se pueden implementar diferentes procesos dependiendo de las necesidades de
la empresa por lo que antes de nada debemos tener claros los pasos a seguir:
¿Qué proceso de mi negocio quiero compartir con mis proveedores?
¿Qué proveedores intervendrán y hasta dónde les haré partícipes?
¿Cómo llevarlo a cabo con RPS?
La mejor forma de ilustrar lo indicado es mediante ejemplos prácticos y reales, por lo
que a continuación se exponen dos ejemplos diferentes entre sí, pero con el denominador
común descrito anteriormente “la intervención directa del proveedor en RPS
como un usuario más”
EJEMPLO 1: Circuito de compras: gestión de los pedidos a proveedores y
de los albaranes.
OBJETIVO
Se trata de hacer participar a los
proveedores en el proceso de envío de pedidos y recepción de albaranes.
IMPLEMENTACIÓN CON RPS
Para poder llevarlo a cabo utilizaremos:
- Servicio de compras
- Servicio BPM: work – flows
ESQUEMA DEL PROCESO PEDIDO
1.- Cada vez que en RPS hagamos un pedido a un proveedor, este recibirá un aviso en
forma de tarea pendiente y un correo informándole que tiene un nuevo pedido.
2.- El proveedor al ver el mensaje y abrir la tarea, verá el pedido que le hemos hecho.
3.- En ese momento el usuario que hizo el pedido recibirá un aviso informándole que el
proveedor lo ha visto.
4.- En cualquier momento el proveedor puede consultar los pedidos que tiene pendientes
de entregarnos y las fechas de entrega.
ALBARÁN
5.- Cuando el proveedor tramite un pedido y envíe la mercancía podrá realizar el albarán
en RPS y automaticamente recibiremos un aviso del envío. Estos albaranes estarán
bloqueados mientras estén en tránsito.
6.- Cuando recibimos físicamente la mercancía, comprobamos el albarán y si es correcto
lo desbloqueamos.
7.- En ese momento nuestro proveedor recibe un aviso informándole que la mercancía
ha sido entregada y es correcta.
EJEMPLO 2: Gestión de la documentación de subcontratas.
OBJETIVO
Se trata de gestionar la petición y recepción de todos los documentos que los
proveedores tienen que enviar. Estos documentos son de 2 tipos:
- Del propio proveedor
- De cada uno de los empleados que enviará a prestar servicios en nuestra empresa.
IMPLEMENTACIÓN CON RPS
Para poder llevarlo a cabo utilizaremos:
- Gestor documental
- Una entidad nueva y su pantalla de mantenimiento
- Servicio BPM: work – flows y 2 formularios para petición de información y gestión de avisos.
ESQUEMA DEL PROCESO PETICIÓN Y ENVÍO DE DOCUMENTOS
1.- El responsable de la empresa solicita los documentos necesarios a los proveedores
indica dichos documentos en un fichero maestro.
2.- Un proceso automático lanza las tareas de petición de los documentos a cada uno de
los proveedores de modo que reciben un aviso como tarea pendiente y un correo.
3.- El proveedor abre las tareas, momento en que se le pide que suba el documento
solicitado (de proveedor o empleado). Busca el documento y lo sube.
VALIDACIÓN
4.- En ese momento de forma automática se genera una petición de validación en forma
de aviso al responsable de validar los documentos enviados.
5.- El responsable de validar los documentos abre los avisos recibidos y de forma
automática le lleva al gestor documental donde puede visualizarlos y si son correctos
validarlos.
Y RECUERDA…
Estamos para ayudarte y trabajar contigo en la mejora de tus procesos.
SI YA ERES CLIENTE…
Puedes tratar temas relacionados con este documento o mandarnos cualquier consulta
mediante el portal de clientes de Ibermática-Industria. Lo encontrarás en la parte
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“Qué es y cómo funciona un portal de proveedores”
Un documento de Ibermática-Industria para la mejora continua
Santiago Eugenio Calvo Herranz. Jefe de Proyectos y Consultor ERP. Ibermática-Industria
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