PUFC. Programa Unificado de Fortalecimiento de Capacidades

Taller 4. Unidad 1: Herramientas para los procesos

administrativosUnidad 2: Herramientas para los procesos financieros

Unidad 3: Herramientas para los procesos TécnicosUnidad 4: Vigilancia y Control

Viernes 19 de Junio 2015Graneros, VI Región, Chile

Módulo 4 – Unidad 1Herramientas para los Procesos Administrativos

Para facilitar los procedimientos administrativos una organización debe contar con los formatos que le permitan registrar los datos y avanzar en el proceso de forma ordenada:

Documentos más importantes: 1.Plan Anual de Trabajo

2.Registro de usuarios/as

3.Registro individual por usuario/a

4.Solicitud de conexiones

5.Citación usuarios en mora

6.Inventario

7.Notificaciones

8.Convocatoria y libro de actas

Para tener en cuenta

Utilización adecuada de

documentación y formularios

Administrar correctamente

un sistemaGarantiza buena

imagen

Se logra la Confianza

1. El Plan Anual de Trabajo

2. Registro o catastro de usuarios/as

Nos permite:- Saber claramente cuántos usuarios atendemos - Su ubicación Se puede asignar a cada usuario/a un número o código (es posible

asociarlo a su medidor)Junto con el catastro es importante elaborar un plano con la distribución

de los usuarios/as

Junta Administradora Presenta en Asamblea Propuesta con:ActividadesFechasResponsables

Nos permite

• Ser ordenados• Anticipar • Programar actividades• Otorgar

responsabilidades para cada actividad

• Identificar presupuesto

3. Registro Individual por usuarios/as

4. Solicitud de Conexiones

Este documento lo utiliza cada miembro de la comunidad que necesite obtener los servicios prestados por la organización.

Contiene:

-Todos los datos de cada usuario/a-Servicios prestados

Nos permite

- Conocer mejor a los usuarios/as

- Darles reconocimiento

- Identificar problemas

5. Citación a Usuarios en Mora

Lo envía el Presidente a los usuarios atrasados en el pago mensual. Se advierte al abonado que tiene un determinado plazo para pagar su deuda (establecido en reglamento).Quienes no cancelen en el plazo, se les suspenderá el servicio.

6. Inventario o cuaderno de control de bodega

Detalle; -Todos los bienes de propiedad de la organización, clasificados.-Todas las compras-Lo que se deja de usar (bajas)-Donaciones

Nos permite

- Vigilar y tener bajo control todos los bienes de propiedad de la organización

- Conocer la maquinaria existente y sus características

7. Notificación a los UsuariosCuándo:

Se debe entregar en duplicado y ser firmada por el usuario/a

8. Convocatoria y realización de Asambleas-Preparar la agenda en forma anticipada -Fijar horario adecuado -Programar temas de interés -Enviar con anticipación una invitación señalando; fecha, hora, lugar, temas a tratar. Al menos 8 días antes.-Informar a la población en general (avisos en lugares públicos, visibles y concurridos, como postas, iglesia, clubes deportivos, avisos radiales, mediante comunicaciones con los niños/as en la escuela.-Recordar la importancia de la asistencia.

Por situaciones anómalas:-Atrasos en el pago - Conexiones ilegales-Destrucción de instalaciones-Alteración de medidores, entre otros.

Ejercicio Práctico

En grupo revisen cada uno de los formatos Complételos con ejemplos reales Haga las observaciones que corresponda.

Módulo 4- Unidad 4Vigilancia y Control

¿En qué consiste un plan de vigilancia y control?

Hacer un seguimiento que acompañe y asesore a la Administración de los SSR

2 entidades complementarias:-Ente Administrador -Ente de Vigilancia y Control

Ente Administrador:

Seguimiento rutinario o control de calidad de la prestación de servicios. (Junta Administradora, Operarios)

Ente de Vigilancia o Supervisor:

Normalmente es una entidad del Estado. Supervisión periódica de los servicios que prestan los SSR. Garantice servicios de calidad y vela por salud pública.

Supervisor no debe ser juez y parte del proceso.

Comunidad

Plan Vigilancia

y Control

- Rol protagónico - Proceso supervisión

participativo- Agente de cambio - Asesor de calidad

- Definir roles para todos los participantes.

- Cosas claras- Sin ambigüedades

(se evitan conflictos)

Plan de Vigilancia y Control

“Es la evaluación y supervisión pública y continua de la seguridad y aceptabilidad de los servicios de abastecimiento de agua” (OMS)

Características: -Integral-Participativo -Concertado -Multidisciplinario -Permanente -Asesor

1. Integral: Debe abarcar todos los aspectos relacionados con la prestación de los servicios de agua y saneamiento. (Comercial, Administrativo, Comunitario, Técnico, etc)

2. Participativo:Participación de la Comunidad y el Estado

3. Mutidiciplinario: Debe mantener la integralidad, aportes de distintas especialidades para lo técnico, administrativo, social, etc.

4. Permanente y continuo: Se ejecute durante todo el tiempo

No se refiere a juzgar y castigar si no a prevenir, investigar y acompañar para lograr un buen servicio.

Una organización de excelencia es la que siempre se está preguntando si lo que

hace lo está haciendo bien

La Vigilancia

Es la labor regular, investigativa y preventiva

Por lo general la realiza una entidad estatal de forma periódica de manera de garantizar servicios de calidad y se vele por la salud pública.

El objetivo no es sancionar (ni fiscalizar) si no hacer una evaluación permanente que permita identificar problemas y orientar su solución.

Es una actividad de apoyo y asistencia técnica oportuna y preventiva.

El Control

Este rol corresponde al ente administrador y consiste en el seguimiento rutinario o control de calidad de la prestación de los servicios.

Busca la prestación de los servicios básicos con garantías para la salud ciudadana, dentro del marco de la ley.

Los indicadores de calidad son aspectos que indican cómo están las cosas.

Proceso de vigilancia y control

Este plan abre un espacio para poner en marcha la gestión comunitaria

- Dinámico - Permita incorporación

de nuevos elementos- Promueva Gestión

Comunitaria- Proyección futuro

(ampliación de servicios)