PUCV - Pontificia Universidad Católica de Valparaíso

INICIO IMB NOTES

CORREO ELECTRÓNICO

LIBRETA DE CONTACTO

AGENDA Y TAREAS

SAMETIME

PROPIEDADES AVANZADASIBM NOTES

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ÍNDICE

INICIO IBM NOTES

¿CÓMO INICIAR LOTUS NOTES?

ESTRUCTURA GENERAL LOTUS NOTES (1) Abrir

(2) Pestaña de Ventana

(3) Botones de Atajo

(4) Búsqueda

(5) Barra de Acciones

(6) Sametime

(7) Opciones Avanzadas

(8) Barra de Estado

(9) Barra lateral derecha

Botones

CAMBIO Y RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA Cambio de contraseña

Recuperación de contraseña

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ÍNDICE

IBM Notes es una plataforma de comunicación que le permitirá operar en la ubicuidad y con mejores niveles de oportunidades. Esta plataforma contiene diversas he-rramientas de colaboración corporativa, las cuales se en-cuentran agrupadas en aplicaciones.

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Para iniciar IBM Notes hacer doble clic sobre el ícono el cual se encuen-tra ubicado en su Escritorio. Inmediatamente, se desplegará una ventana emergente donde deberá ingresar sus datos, tal como se muestra en la si-guiente figura:

Al finalizar, presionar Iniciar sesión, de esta manera ingresará a la página de inicio predeterminada de esta plataforma de comunicación. Allí encon-trará dicersa información sobre la plataforma.

¿CÓMO INICIAR IBM NOTES?

Nota: Cabe señalar que la cantidad de “X” que aparecen al digitar su contraseña, no corresponde al número de caracteres que la componen.

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ESTRUCTURA GENERAL LOTUS NOTES

(1) Abrir Al presionar el botón ,se desplegará una lista de accesos a las dis-tintas aplicaciones y documentos que contiene esta plataforma de comu-nicación.

(2) Pestaña de Ventana Cada pestaña muestra una aplicación o una parte de ésta. Podrá abrir varias al mismo tiempo y si la fila de pestañas supera el ancho de pantalla, aparecerán íconos de desplazamiento hacia la izquierda y hacia la dere-cha para acceder a las que no se encuentren visibles.

(3) Botones de Atajo IBM Notes dispone de espacio para que pueda agregar los accesos direc-tos a las diferentes aplicaciones de la plataforma. Por defecto viene con el Correo y Agenda.

(4) BúsquedaEsta herramienta ofrece realizar búsquedas tanto en su correo como en la Web. Hacer clic en el selector para determinar el tipo de búsqueda, luego digitar la palabra y presionar el ícono .

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(5) Barra de AccionesCada pestaña de ventana incluye, opcionalmente, una barra de acciones específicas de la aplicación o documento.

(6) Sametime Esta herramienta le permite conversar con sus contactos en tiempo real; realizar reuniones en línea que incluyen audio y vídeo; compartir archivos y páginas web con los participantes de la reunión; y grabar la reunión para que otras personas puedan verla más tarde.

(7) Opciones Avanzadas Este recuadro ofrece distintas opciones dependiendo de la aplicación que esté utilizando.

(8) Barra de EstadoLa barra de estado muestra el selector de estado y que corresponde al historial interno de IMB Notes, el estado de Sametime (Chat), entre otras opciones.

(9) Barra lateral derechaEsta barra lateral contiene diversas herramientas de trabajo y organización. Por defecto trae activadas los paneles de: Contacto de Sametime, Sala de reuniones, El Día de un Vistazo, Canales de información. Pero a través del siguiente procedimiento podrá agregar o eliminar los paneles a esta barra:

1. Presionar el botón Ver de la Barra Principal de la plataforma.2. Desplegar las opciones del botón Paneles de la barra lateral derecha.3. Seleccionar una o más de las siguientes herramientas:

Contactos de Sametime_ Esta herramienta le permite conversar con sus contactos en tiempo real; realizar reuniones en línea que incluyen audio y vídeo; compartir archivos y páginas web con los participantes de la reunión; y grabar la reunión para que otras personas puedan verla más tarde.

Contactos principales de Sametime_ Esta herramienta permite generar una lista de contactos alternativos debajo de la lista de contactos princi-pales de Sametime, que se puede personalizar con varios tipos de listas y vistas.

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Reuniones de Sametime_ Esta herramienta permite gestionar y configurar las salas de reuniones de Sametime, las cuales proporcionan un lugar con todas las herramientas necesarias para desarrollar reuniones electrónicas.

Canales de Información_ Esta herramienta le permite mantenerse al día de las noticias más recientes, desde diferentes aplicaciones y sitios web a los cuales el usuario se ha suscrito a través del sistema RSS.

El Día de un Vistazo_ En este espacio encontrará las tareas y actividades agendadas para el día. También podrá revisar la agenda semanal o mensual, al seleccionar el día/mes directamente desde el calendario. Para ello presio-nar las flechas de desplazamiento ubicadas a los costados de la fecha actual.

Aplicación de Correo_Herramientas enfocadas en el uso y manejo de los correos electrónicos.

Aplicación de Contacto_Herramientas enfocadas en el uso y manejo de los contactos.

Aplicación de Tarea_Herramientas enfocadas en el uso y manejo de tareas.

Aplicación de Agenda_Herramientas enfocadas en el uso y manejo de agenda.

Aplicación de Sametime_Herramientas enfocadas en el uso de la mensajería instantánea.

BOTONES

CAMBIO Y RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA

IBM Notes se encuentra sincronizado con Universis, y será a través de esta donde se realizarán los cambios y recuperación de contraseña. A conti-nuación se presentan los procedimientos para realizar ambas acciones:

Cambio de ContraseñaPara modificar su contraseña deberá realizar el siguiente procedimiento:

(1) Ingresar la siguiente dirección en su navegador de internet:http://nave10.ucv.cl

(2) Ingresar su Rut y su contraseña actual.

(3) Presionar el botón Ingresar.

(4) Una vez dentro dirigirse a la pestaña Perfil.

(5) Realizar el procedimiento correspondiente.

(6) Al finalizar presionar el botón Guardar contraseña.

Nota: de no recordar su contraseña diríjase al procedimiento de recuperación de con-traseña.

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(7) Se le notificará que el cambio ha sido exitoso.

Una vez realizado esto la nueva clave tendrá efecto en:

• Webmail luego de 30 minutos.

• Cliente luego de 12 horas.

Mientras tanto siga utilizando su antigua clave.

Recuperación de contraseñaEn el caso de olvidar su contraseña realizar el siguiente procedimiento:

(1) Ingresar la siguiente dirección en su navegador de internet:http://nave10.ucv.cl

(2) Seleccionar el link ¿Olvidó su contraseña?

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(3) En la nueva ventana ingresar el Rut e ingresar el texto de la imagen que le aparezca.

(4) Al finalizar presionar el botón Siguiente.

(5) Al correo le llegará un correo a la cuenta que ingreso como respaldo.

(6) Hacer clic en el link que ahí aparece, y se desplegará la siguiente ven-tana donde deberá:

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(7) Ingresar la nueva contraseña.

(8) Presionar el botón Guardar contraseña.

(9) Se le notificará que el cambio fue exitoso a través de la siguiente ven-tana.

Una vez realizado lo anterior la nueva clave tendrá efecto en:

• Webmail luego de 30 minutos• Cliente luego de 12 horas

Tome las medidas pertinentes para evitar que estos tiempos de activación de la contraseña no interfiera en sus procesos.

CORREO ELECTRÓNICO

¿CÓMO ABRIR LA APLICACIÓN DE CORREO?

¿CÓMO ACCEDER A LA BANDEJA DE ENTRADA?

¿CÓMO CREAR UN CORREO ELECTRÓNICO?

¿Qué hacer si no aparece la opción de Copias Ocultas?

¿Cómo puedo agregar destinatarios a un nuevo mensaje desde la Libreta de Contacto?

¿CÓMO INSERTAR UNA FIRMA AL CORREO? ¿Cómo crear una firma predeterminada?

¿CÓMO ADJUNTAR ARCHIVOS A UN NUEVO CORREO?

¿CÓMO REVISAR LA ORTOGRAFÍA DE UN CORREO?

¿CÓMO ESCRIBIR UN CORREO DESDE UN IMPRESO?(PLANTILLA) ¿Cómo crear impresos (plantillas)?

¿CÓMO DAR SEGUIMIENTO A UN CORREO? ¿Cómo eliminar o modificar un seguimiento? ¿CÓMO RESPONDER A UN CORREO ?

¿CÓMO REENVIAR UN CORREO?

ÍNDICE

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Esta plataforma de comunicación ofrece una completa herramienta para el envío/recepción de correos electró-nicos. No sólo podrá redactar un mensaje y enviarlo a sus destinatarios, sino también contará con funciones que permitirán crear plantillas, seguimientos de los correos, firmas predeterminadas y digitales, entre otros.

¿CÓMO ABRIR O GUARDAR UN ARCHIVOADJUNTO?

¿CÓMO BORRAR ARCHIVOS ADJUNTOS?

¿CÓMO CREAR UNA CARPETA DE CORREO?

¿CÓMO ORGANIZAR LA BANDEJA DE ENTRADA?

¿CÓMO BORRAR UNA CARPETA?

¿CÓMO CREAR REGLAS DE CORREOS?

¿EN QUÉ SE UTILIZA LA HERRAMIENTA AUSENTE DE LA OFICINA?

¿CÓMO SE UTILIZA LA HERRAMIENTA AUSENTE DE LA OFICINA?

¿CÓMO MODIFICAR LA VISTA DE LA BANDEJA DE ENTRADA?

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Su Bandeja de Entrada siempre estará disponible como primera opción en la barra lateral izquierda de la Aplicación de Correo. Allí se encontra-rán tanto los correos electrónicos leídos como los nuevos mensajes.

¿CÓMO ACCEDER A LA BANDEJA DE ENTRADA?

Para acceder a la Aplicación de Correo presionar el botón ,ubi-cado en la esquina superior izquierda de la pantalla, luego, seleccionar Correo del menú desplegable. Automáticamente, se abrirá la siguien-te pestaña:

¿CÓMO ABRIR LA APLICACIÓN DE CORREO?

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¿Qué hacer si no aparece la opción de Copias Ocultas?En el caso de que no tener activada la opción de CCO, presionar el botón Mostrar de la barra de acción y seleccionar CCO de la lista desplegable.

(1) Seleccionar el destinatario(s) al cual enviará el correo electrónico. Para ello, ingresar la(s) dirección(es) electrónica(s) en los campos:Para _A los destinatarios principales.CC_ Aquellos destinatarios que recibirán una copia.CCO_ Aquellos destinatarios que recibirán una copia oculta.

(2) Indicar en el campo Asunto, el propósito del mensaje enviado.

(3) Redactar el contenido del mensaje que se enviará al destinatario(s). Dispondrá de herramientas de edición para la confección de su mensaje. Además podrá insertar textos, tablas e imágenes directamente desde otros programas.

(4) Al finalizar la confección del mensaje podrá enviar y/o guardar, a través de los botones que ofrece la barra de acción. Además, podrá personalizar el modo de envió, mediante el botón Opciones de entrega, ubicado en la misma barra.

Si se encuentra en otra aplicación podrá crear un Nuevo mensaje, al pre-sionar el selector del botón Crear que ésta posea. Luego elegir la op-ción de Mensaje en el menú desplegable, para acceder a la pestaña del mensaje en donde deberá:

Para crear un correo electrónico presionar el botón Crear, ubicado en la barra de acción de la Aplicación de Correo. Automáticamente, se abrirá una pestaña con el nombre de Nuevo mensaje, la cual contiene su propia Barra de Herramientas.

¿CÓMO CREAR UN CORREO ELECTRÓNICO?

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¿Cómo puedo agregar destinatarios a un nuevo mensaje desde la Libreta de Contacto? Para elegir destinatarios desde la Libreta de Contactos presionar el link Para que aparece en la pestaña Nuevo Mensaje. Automáticamente, se desplegará una ventana emergente; en donde deberá realizar los siguien-tes pasos:

(1) Seleccionar el directorio de donde se buscará el contacto(s). Recordar que cada usuario podrá acceder a la libreta de direcciones personal e ins-titucional.

(2) Digitar el apellido de la persona(s) que se busca, o bien elegir el con-tacto desde el listado que corresponde al directorio seleccionado.

(3) Clasificar los destinatarios seleccionados según corresponda (Para, principal; CC, copia visible; CCO, copia oculta).

(4) Al finalizar presionar Aceptar.

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Firma Predeterminada_ Corresponde a aquellos datos (texto/imagen) que conforman la firma identificadora del usuario, ya sea de manera per-sonal o institucional. Esta identificación, se inserta al final del mensaje de correo.

Nueva Firma desde un archivo_ Corresponde a la firma digitalizada que puede ser insertada al final de cada mensaje de correo. Presionar Exami-nar para seleccionar el archivo que contiene su firma. Al finalizar pulsar Aceptar.

Las firmas corresponden aquellos datos que identifican al emisor de un correo electrónico. En Lotus Notes existen dos tipos de firmas digitales, las cuales se insertan en el mensaje al presionar el botón Firma, ubicado en la barra de acción de la pestaña Nuevo Mensaje. Éstas son:

¿CÓMO INSERTAR UNA FIRMA AL CORREO?

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(1) Presionar el botón Más, ubicado en la barra de acción de la Aplicación de Correo.

(2) Seleccionar Preferencias desde el menú desplegable.

(3) Hacer clic en la pestaña Firma de la ventana emergente.

(4) Diseñar su firma en la sección en blanco de la parte inferior de la ven-tana emergente, a través de las opciones de formato avanzado que ofrece el botón .

(5) Presionar Aceptar para guardar y finalizar.

Para adjuntar un archivo realizar los siguientes pasos:1. Hacer clic en el botón , ubicado en la barra de acción.2. Seleccionar el archivo desde la ventana emergente.3. Al finalizar presionar el botón Insertar.

¿CÓMO ADJUNTAR ARCHIVOS A UN NUEVO CORREO?

Nota: Para adjuntar de más de un archivo realizar los pasos cuantas veces sea necesario.

¿Cómo crear una firma predeterminada?Para crear una firma predeterminada realizar los siguientes pasos:

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Opción 2:

Al presionar el botón de Corrección Ortográfica ,ubicado en la Barra de Herramientas, se desplegará una ventana emergente que mostrará las palabras que presentan errores ortográficos en todo el texto.

Existen varias opciones para la corrección de los errores ortográficos den-tro del mensaje:

Opción 1:

Hacer clic derecho sobre la palabra destacada, para revisar las opciones de corrección que ofrece IBM Notes.

En caso que el texto presente algún error ortográfico, inmediatamente, se destacará la palabra, tal como se muestra la siguiente figura:

¿CÓMO REVISAR LA ORTOGRAFÍA DE UN CORREO?

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IBM Notes permite crear plantillas de mensajes/respuestas predetermina-das, o bien mensajes de reportes mensuales que sólo varían los valores, pero el formato siempre es el mismo.

Para utilizar una de estas plantillas realizar los siguientes pasos:

(1) Abrir la Aplicación de Correo.

(2) Hacer clic sobre Herramientas para desplegar las opciones de la ba-rra lateral izquierda.

(3) Seleccionar Impresos.

(4) Hacer doble clic sobre la plantilla que desea utilizar, la cual se desple-gará en una nueva pestaña.

¿CÓMO ESCRIBIR UN CORREO DESDE UN IMPRESO? (PLANTILLA)

Por cada palabra que no se encuentre en el diccionario predeterminado, IBM Notes ofrecerá sugerencias de corrección, las cuales se podrán omitir, reemplazar o agregar al diccionario. La finalización de la revisión ortográfica del documento será notificada, a través de un cuadro de diálogo.

Opción 3:

Al momento de enviar su correo electrónico, automáticamente, aparecerá una ventana emergente de corrección ortográfica, indicando los errores que aún persisten en el texto. El usuario deberá elegir si los corrige o envía el documento tal cual, para ello presionar el botón .

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Opción 2:

1. Abrir la Aplicación de Correo. 2. Hacer clic sobre Herramientas para desplegar las opciones de la barra lateral izquierda.3. Seleccionar Impresos.4. Seleccionar el botón Nuevo impreso, ubicado en la barra de acción. Elegir una de las siguientes opciones:

(3) Seleccionar Guardar como impreso desde el menú desplegable.

¿Cómo crear Impresos (plantillas)?IBM Notes ofrece dos alternativas para crear plantillas personalizadas:

Opción 1:

(1) Crear una plantilla como un Nuevo mensaje.

(2) Presionar el botón Más, ubicado en la barra de acción de la pestaña Nuevo Mensaje.

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¿CÓMO DAR SEGUIMIENTO A UN CORREO?

IBM Notes permite realizar seguimientos a correos electrónicos enviados/recibidos por el usuario, sobre todo aquellos que requieren de una acción inmediata.

Para determinar el seguimiento de un mensaje antes de ser enviado, rea-lizar los siguientes pasos:

1. Crear un Nuevo mensaje, definir Asunto y Destinatario(s)2. Previo el momento de guardar/enviar, hacer clic en de la barra de acción del Nuevo mensaje, lo cual desplegará la siguiente menú:

Consejo: La importación es la mejor manera de incluir gráficos.

Mensaje_ Para crear un impreso (plantilla) que sólo incluya texto.

Personal_ Para crear un impreso que incluya texto, imagen o gráficos. En el cuerpo del mensaje encontrará niveles de edición señalados por cor-chetes. El primer nivel corresponde al encabezado personal; el segundo, al texto del mensaje; y en tercer lugar, el pie de página personal.

5. Al finalizar hacer clic en Guardar, definir nombre al impreso y presionar Aceptar.

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Para determinar el seguimiento de un mensaje recibido, realizar los siguien-tes pasos:

1. Seleccionar el mensaje recibido desde la Bandeja de Entrada.2. Hacer clic en el selector de , ubicado en la barra de acción de la Apli-cación de Correo.3. Elegir una de las opciones ofrecidas y detalladas anteriormente.

Todos los mensajes marcados aparecerán en la barra avanzada de correo, según la prioridad definida.

Marca rápida_ Para otorgar automáticamente prioridad normal a su mensaje.

Agregar o editar marca_ Para especificar las características del segui-miento al enviar el mensaje. Esta opción despliega la siguiente ventana emergente, en donde podrá determinar ciertas acciones/respuestas para los destinatarios, las cuales incluirán fecha de vencimiento. En caso que las tareas no se realicen a tiempo, se enviará a un recordatorio según lo indica la marca del mensaje.

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Responder_ Este botón permite responder sólo al remitente del correo.

Responder a todos_ Este botón permite responder al remitente y a los demás destinatarios del correo.

Ambos ofrecen las mismas opciones, pero se diferencian en la cantidad de destinatarios del mensaje, como muestra la siguiente figura:

¿Cómo eliminar o modificar un seguimiento?Para eliminar una marca o seguimiento de un correo realizar los siguientes pasos:1. Seleccionar el mensaje desde la lista de seguimientos, ubicada en la barra avanzada de la Aplicación de Correo. 2. Presionar el botón Eliminar marca que aparece al comienzo de la mis-ma barra.

En caso de modificar un seguimiento:

1. Seleccionar el mensaje desde la lista de seguimientos, ubicada en la barra avanzada de la Aplicación de Correo.2. Presionar el selector del botón , ubicado en la barra de acción de la Bandeja de Entrada. 3. Elegir Agregar o editar marca para editar las acciones, tareas, fechas o prioridades del seguimiento. 4. Al finalizar los cambios presionar Aceptar.

¿CÓMO RESPONDER A UN CORREO?

Para responder sus correos, Lotus Notes cuenta con dos botones en la barra de acción del mensaje o en la Bandeja de Entrada:

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Responder sólo con historial_ Se enviará el texto respuesta, los archivos que adjunte y la copia del texto que está respondiendo.

Responder con historial y con anexos_ Se enviará el texto respuesta, los archivos adjuntos originales y los que se adjunten, y la copia del texto que está respondiendo.

Responder_ Se enviará el texto respuesta más los archivos que adjunte.

Para reenviar un correo realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar el botón Remitir, ubicado en la barra de acción del mensa-je o desde la Bandeja de Entrada. 2. Seleccionar alguna de las opciones que muestra la siguiente figura:

¿CÓMO REENVIAR UN CORREO?

Remitir con anexos_ Reenviar el correo con todos los anexos que éste pueda traer.

Remitir_ Reenviar sólo el texto del correo.

Para abrir o guardar un archivo adjunto realizar los siguientes pasos:

1. Hacer doble clic en el ícono que indica el documento, imagen, audio o video, entre otr os, el cual se encuentra ubicado en el cuerpo del mensaje. 2. Seleccionar una de las acciones que ofrece la ventana emergente.

¿CÓMO ABRIR O GUARDAR UN ARCHIVO ADJUNTO?

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Para crear una carpeta existen dos formas:

Opción 1:

¿CÓMO CREAR UNA CARPETA DE CORREO?

¿CÓMO BORRAR ARCHIVOS ADJUNTOS?

Cuando desee conservar el correo pero no el archivo adjunto, deberá rea-lizar los siguientes pasos:

1. Abrir el mensaje que contiene el archivo adjunto.2. Hacer clic derecho sobre el ícono del archivo y seleccionar Eliminar.3. Al cerrar la pestaña del mensaje aparecerá una ventana emergente con instrucciones para guardar o no los cambios realizados.

NOTA IMPORTANTE Se recomienda Guardar el archivo en el equipo y luego abrirlo para realizar cualquier tipo de modificación.

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(1) Hacer clic derecho sobre el botón Carpetas, ubicado en la barra lateral izquierda de la Aplicación de Correo.

(2) Seleccionar Nueva carpeta del menú desplegable opción que abrirá automáticamente la siguiente ventana emergente en donde deberá:

1. Presionar el selector del botón , ubicado en la barra de acción de la Aplicación de Correo. 2. Seleccionar Crear carpeta del menú desplegable. Esta acción abrirá la misma ventana emergente que en la Opción 1.3. Repetir los pasos 3, 4 y 5 de la Opción 1.

Opción 2:

(3) Determinar el nombre de la carpeta en el campo Nombre de la Carpeta.

(4) Elegir la ubicación de la carpeta desde la lista que presenta la ventana.

(5) Al finalizar presionar el botón Aceptar.

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Opción 1:

1. Seleccionar el mensaje(s) desde la Bandeja de Entrada. 2. Arrastrar el mensaje(s) a la carpeta de destino, la cual ha sido creada previamente y se encuentra en la barra lateral de la Aplicación de Correo.

Opción 2:

(1) Presionar el selector del botón ,ubicado en la barra de acción de un mensaje abierto.

(2) Pulsar la opción Mover a una carpeta desde el menú desplegable.

La Bandeja de Entrada de IBM Notes permite organizar los correos en car-petas para optimizar el flujo de información. Una buena forma de hacerlo es a través de carpetas identificadas por los temas o destinatarios claves.

Existen varias alternativas para guardar un correo en carpetas, las cuales son:

¿CÓMO ORGANIZAR LA BANDEJA DE ENTRADA?

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Para eliminar una carpeta realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la carpeta que desea eliminar desde la barra lateral izquierda de la Aplicación de Correo.2. Hacer clic derecho sobre ella.3. Presionar Eliminar carpeta del menú desplegable.

¿CÓMO BORRAR UNA CARPETA?

(3) Elegir la carpeta de destino del mensaje.

(4) Seleccionar cómo desea almacenarlo, a través de las siguientes opcio-nes:

Mover_ Permite trasladar el mensaje a la carpeta de destino.

Agregar_ Permite enviar sólo una copia del mensaje a la carpeta de destino.

4. Al finalizar presionar Aceptar.

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4. Presionar el botón Nueva regla, ubicado en la barra de acción de la pestaña. Automáticamente, se desplegará la siguiente ventana emergente:

Las reglas de correos son filtros o acciones determinadas por el usuario, para organizar tanto la distribución de los mensajes en la Bandeja de En-trada, como también, la manera de responder a los destinatarios.

Estas reglas permiten mover a carpetas, remitir y/o renviar respuestas predeterminadas o eliminar los mensajes nuevos, de acuerdo a las indi-caciones establecida, previamente por el usuario.

Para establecer los parámetros o filtros de correo realizar los siguientes pasos:

1. Abrir la Aplicación de Correo. 2. Hacer clic sobre Herramientas para desplegar las opciones de la barra lateral izquierda.3. Seleccionar Reglas.

¿CÓMO CREAR REGLAS DE CORREO?

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(5) Seleccionar aquella característica que desea filtrar de un correo elec-trónico al momento de su ingreso a la Bandeja de Entrada. Ej: El Remi-tente.

(6) Elegir la condición que debe cumplir dicha característica. Ej: El remi-tente Es.

(7) Definir el criterio que desea filtrar. Ej: El remitente es Pedro González

(8) Presionar el botón Agregar. Esta acción desplegará nuevos campos, los cuales permitirán ingresar condiciones y/o excepciones a la regla, a través de las siguientes alternativas:

Agregar más condiciones_ Marcar , seleccionar si la condi-ción será restrictiva (O) o aditiva(Y) y repitir los pasos anteriores.

Agregar una o más excepciones_ Marcar y realizar los mis-mos pasos para crear condiciones.

(9) Determinar cual(es) será(n) la(s) acción(es) que realizará IBM Notes con los mensajes que ha filtrado.

(10) Al finalizar la nueva regla, presionar Aceptar.

La herramienta Ausente en la oficina permite responder de manera auto-mática los mensajes que se reciba mientras se encuentra fuera esta ya sea por vacaciones, permisos, licencias, etc.

Para configurar y activar esta herramienta deberá realizar el siguiente procedimiento:

(1) Abrir la Aplicación de Correo. (2) Presionar el botón Más, ubicado en la barra de acción.

¿EN QUÉ SE UTILIZA LA HERRAMIENTA AUSENTE DE LA OFICINA?

¿CÓMO SE UTILIZA LA HERRAMIENTA AUSENTE DE LA OFICINA?

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(3) Seleccionar Ausente de la oficina desde el menú desplegable. Auto-máticamente se desplegará la siguiente pestaña, Ausente de la oficina.

Completar las secciones con los siguientes datos:En la sección (A), especificar entre que fechas se aplicará esta herramien-ta.En la sección (B), determinar si durante este periodo asistirá a reuniones.En la sección (C), ingresar el Asunto que llevará el correo automático.

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En la sección (D), determinar si el correo incluirá la fecha de retorno a la oficina.En la sección (E), ingresar el mensaje que llevará el correo automático.

(4) Al finalizar, presionar el botón Activar y cerrar. Esta acción permitirá que cada vez que alguien le envié un correo entre los horarios configu-rados se responderán automática tal como muestra la siguiente imagen:

En el caso de requerir que a un determinado grupo de remitentes reciba un mensaje distinto al general continúe con los siguientes pasos, sino continúe en el procedimiento en el paso 7:

(5) Seleccionar la pestaña Notificación Alternativa. Se desplegará un nuevo cuadro en la parte inferior de la pestaña:

Completar cada sección con los siguientes datos:En la sección (A), ingresar que remitentes recibirán este mensaje alter-nativo.En la sección (B), ingresar el Asunto que llevará el mensaje alternativo.En la sección (C), ingresar el mensaje que llevará el correo automático.

(6) Al finalizar, presionar el botón Activar y cerrar. Esta acción permitirá que cada vez que alguno de los remitentes elegidos envíen un correo en-tre los horarios configurados se responderán automática tal como mues-tra la siguiente imagen:

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En el caso de requerir que un determinado grupo de remitentes no reci-ba ningún correo automático durante la ausencia realizar los siguientes pasos:

(7) Seleccionar la pestaña Exclusiones. Se desplegará un nuevo cuadro en la parte inferior de la pestaña.

En este recuadro especificar qué condiciones serán las que determinarán que correos no tendrán una respuesta automática, configurando dicha condición a través de los siguientes 3 criterios:

• Los correos son enviados a través de una página de internet.• Los correos pertenecen a remitentes específicos.• Los correos contienen una frase en específica, ejemplo: Dirección de Recursos Humanos.

(8) Al finalizar, presionar el botón Activar y cerrar. Esta acción permitirá que cualquier correo que cumpla con la configuración ingresada no reci-birá una respuesta automática.

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IBM Notes permite cambiar la visualización de la Bandeja de entrada a través del botón Mostrar , ubicado en la barra de acción de la Aplicación de correo, el cual ofrece las siguientes opciones de personalización:

¿CÓMO MODIFICAR LA VISTA DE LA BANDEJA DE ENTRADA?

Vista previa en la parte inferior_ Esta opción permite visualizar en la parte inferior de la pantalla, la información de un correo seleccionado, sin la necesidad de abrir este en otra pestaña.

Vista previa al lado_ Esta opción permite visualizar en lado derecho de la pantalla, la información de un correo seleccionado, sin la necesidad de abrir este en otra pestaña.

Ocultar vista previa_ Esta opción permite eliminar cualquier vista previa configurada.

Mensajes individuales_ Esta opción permite visualizar cada correo de manera independiente.

Conversaciones_ Esta opción permite visualizar los correos con el histo-rial de Respuestas correspondiente.

Sólo los no leídos_ Esta opción permite visualizar sólo los correos que no han sido abiertos.

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(G) Grupo por fechas_ Esta opción permite visualizar los correos agrupa-dos por fechas. La cual no se podrá efectuar si se ha configurado previa-mente una agrupación por el historial de conversación.

(H) Inicio del mensaje_ Esta opción permite visualizar de manera previa en el listado de correos, la primera línea del cuerpo del mensaje. Este se encuentra ubicado al lado del Asunto.

LIBRETA DE CONTACTO

¿CÓMO PUEDO ACCEDER A MIS CONTACTOS?

¿CÓMO PUEDO BUSCAR LA INFORMACIÓN DE MIS CONTACTOS?

¿CÓMO AGREGAR UN NUEVO CONTACTO?

¿CÓMO EDITAR LA INFORMACIÓN DE UN CONTACTO?

¿CÓMO CREAR GRUPOS?

¿CÓMO EDITAR UN GRUPO?

¿CÓMO IMPORTAR CONTACTOS?

¿CÓMO EXPORTAR CONTACTOS?

¿QUÉ ES UN ARCHIVO VCARD? ¿Cómo crear mi archivo vCard?

¿Cómo eliminar la vCard de mi firma predeterminada? ¿Cómo enviar mi archivo vCard a otro contacto?

¿Cómo enviar la vCard de mis contactos a un destinatario?

¿Cómo almacenar un archivo vCard de otra persona?

ÍNDICE

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Esta Plataforma de Comunicación permite encontrar fácil-mente la dirección de correo electrónico de una persona y seleccionarla como destinataria dentro de un mensaje. Entre las funciones de la Aplicación de Contacto, el usuario encontrará herramientas para administrar la información de su Lista de Contactos personal e institucional.

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Para acceder a la Aplicación de Contactos presionar el botón ubi-cado en la esquina superior izquierda de la pantalla, luego, seleccionar Contactos del menú desplegable. Automáticamente, se abrirá la si-guiente pestaña.

Si desea revisar la información de un contacto específico, deberá abrir la Aplicación de Contactos y realizar los siguientes pasos:

¿CÓMO PUEDO ACCEDER A MIS CONTACTOS?

¿CÓMO PUEDO BUSCAR LA INFORMACIÓN DE MIS CONTACTOS?

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(1) Presionar el botón Buscar Contacto, ubicado en la barra de acción de la Aplicación de Contacto.

(2) Elegir el Directorio que contiene al contacto que busca, esto se debe a que IBM Notes ofrece un directorio institucional, donde encontrará los datos de todas las personas pertenecientes la red PUCV, y un directorio personal, donde encontrará los contactos que usted haya ingresado a la Libreta de Direcciones.

(3) Digitar la inicial del primer apellido de la persona.

(4) Seleccionar el contacto desde la lista.

(5) Presionar Enter para revisar la información.

Además, podrá buscar un contacto manualmente, a través de las distintas clasificaciones que ofrece Lotus Notes, las cuales se encuentran en la barra lateral de la Aplicación de Contactos:

Por categorías_ En esta opción, todos sus contactos estarán clasificados alfabéticamente.

Contactos recientes_ En esta opción encontrará una lista con los contac-tos que ha establecido algún tipo de comunicación, a través de la platafor-ma.

Grupos_ En esta opción encontrará una lista con los grupos de contactos que ha establecido previamente.

Por categorías_ En esta opción encontrará una lista con sus contactos cla-sificados según categoría asignada al momento de ingresarlos a la Libreta de Contactos.

Por empresa_ En esta opción encontrará una lista con sus contactos cla-sificados según según la empresa a la que pertenecen, criterio asignado al momento de ingresarlos a la Libreta de Contactos.

Cumpleaños y aniversario_ En esta opción encontrará una lista con sus contactos clasificados según la fecha de cumpleaños y/o aniversarios, cri-terio asignado al momento de ingresarlos a la Libreta de Contactos.

Papelera_ En esta opción, se encuentran todos los contactos eliminados.

Otros contactos_ Esta opción permite controlar otras listas de contactos a las cuales tenga acceso autorizado.

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Para agregar un contacto realizar los siguientes pasos:

(1) Abrir la Aplicación de Contactos.

(2) Seleccionar Mis contactos desde la barra lateral izquierda.

(3) Presionar el botón Crear, ubicado en la barra de acción de la pestaña. Automáticamente tendrá acceso a una pestaña llamada Nuevo contacto.

(4) Completar los datos del contacto.

¿CÓMO AGREGAR UN NUEVO CONTACTO?

Nota: Al hacer clic en el titulo de cada sección aparecerán más opciones para comple-mentar la información del contacto, y al hacer clic sobre el recuadro podrá agregar una imagen.

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5. Al finalizar presionar el botón Guardar, ubicado en la Barra de Herra-mientas o, también, pulsar Guardar y Cerrar desde la barra de acción.

Solo podrá editar la información que se encuentre en su Directorio Perso-nal, a través del siguiente procedimiento:

1. Abrir la Aplicación de Contactos. 2. Seleccionar el contacto al cual desea modificar o actualizar la informa-ción.3. Presionar el botón Editar, ubicado en la barra de acción. 4. Realizar los cambios en la pestaña del contacto.5. Al finalizar presionar Guardar y Cerrar.

En el caso de la modificación de la información contenida en el Directorio PUCV, se deberá realizar a través del Sistema de Recursos Humanos.

Para crear un grupo deberá realizar los siguientes pasos:

1. Abrir la Aplicación de Contactos.2. Seleccionar Grupo desde la barra lateral izquierda.3. Presionar el botón Crear, ubicado en la barra de acción de la pestaña. Automáticamente tendrá acceso a una pestaña llamada Nuevo Grupo.4. Ingresar el Nombre del grupo, los miembros y si desea asociarlo a una categoría.

¿CÓMO EDITAR LA INFORMACIÓN DE UN CONTACTO?

¿CÓMO CREAR GRUPOS?

(5) Al finalizar presionar el botón Guardar, ubicado en la Barra de Herra-mientas o, también, pulsar Guardar y Cerrar desde la barra de acción.

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Para importar contactos, debe abrir la Aplicación de Contactos y realizar los siguientes pasos:

1. Presionar el botón Más, ubicado en la barra de acción.2. Elegir Importar contactos desde el menú desplegable.

3. Seleccionar el archivo que contiene los contactos, desde la ventana emergente que abre el paso anterior. 4. Presionar Abrir para importarlos. Inmediatamente se desplegará una vista previa de los contactos.5. Para finalizar presionar Importar.

Sus nuevos contactos aparecerán en su Libreta de Contactos automáti-camente.

¿CÓMO IMPORTAR CONTACTOS?

Nota: Cabe mencionar que los contactos a importar deberán encontrarse almacena-dos en un archivo que se presente en cualquiera de los siguientes formatos: : *.123,*.cvs,*.str,*txt,*.vcf

Para agregar, quitar miembros o modificar información sobre un grupo, realizar los siguientes pasos:

1. Abrir la Aplicación de Contactos. 2. Seleccionar Grupo desde la barra lateral izquierda.3. Seleccionar el grupo al cual desea modificar o actualizar la información.4. Presionar el botón Editar, ubicado en la barra de acción. 5. Realizar los cambios en la pestaña del grupo.6. Al finalizar presionar Guardar y Cerrar.

¿CÓMO EDITAR UN GRUPO?

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¿QUÉ ES UN ARCHIVO VCARD?

Un Archivo vCard corresponde a una tarjeta de presentación electrónica que contiene información sobre el contacto ya sea su cargo, los números de teléfono y las direcciones de correo electrónico. Este tipo de Archivo permite agregar a otras personas a su Libreta de Contactos o viceversa. También puede usarlo para importar o exportar varios contactos.

¿Cómo crear mi archivo vCard?El archivo vCard es parte de la Firma Predeterminada de un correo electró-nico, por lo tanto para crearlo se deberá:

1. Abrir la Aplicación de Correo.2. Presionar el botón Más, ubicado en la barra de acción.3. Seleccionar Preferencias, obteniendo así acceso a una ventana emer-gente.4. Seleccionar Firma entre las pestañas superiores.

Para Exportar Contactos, debe abrir la Aplicación de Contactos y realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar los contactos que requiera exportar.

2. Presionar el botón Más, ubicado en la barra de acción.3. Seleccionar Exportar Contactos desde el menú desplegable.4. Personalizar el archivo que contendrá los contactos desde la ventana emergente que despliega el paso anterior.5. Al finalizar presionar Exportar. El archivo se guardará en cualquiera de los siguientes formatos: *.123,*.cvs,*.str,*txt,*.vcf, según lo especificado por el usuario al igual que el lugar de almacenaje.

¿CÓMO EXPORTAR CONTACTOS?

Nota: En caso de querer exportar todos sus contactos no es necesario seleccionarlos.

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8. Al finalizar la creación de su firma con el archivo vCard, presionar Acep-tar.

6. Al finalizar pulsar Agregar la vCard a la Firma.

7. En el recuadro blanco inferior aparecerá una vista previa que mostrará la Firma Predeterminada junto al archivo vCard. Allí podrá modificar la ubi-cación del archivo.

5. Presionar Agregar mi Vcard para editar o agregar los datos que estime conveniente destacar.

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¿Cómo enviar la vCard de mis contactos a un destinatario?Para enviar la vCard de un contacto a otro destinatario realizar los siguientes pasos:

1. Abrir la Aplicación de Contacto.2. Seleccionar el nombre de la (s) persona (s) cuyo (s) Archivo(s) Vcard en-viará. 3. Presionar Remitir vCard, ubicado en la barra de acción. Se abrirá una pestaña de Nuevo Mensaje, en donde se adjuntarán los Archivos vCard de los contactos seleccionados.4. Completar el correo y enviar.

¿Cómo eliminar la vCard de mi firma predeterminada?1. Abrir la Aplicación de Correo.2. Presionar el botón Más, ubicado en la barra de acción.3. Seleccionar Preferencias, obteniendo así acceso a una ventana emer-gente.4. Seleccionar Firma entre las pestañas superiores.5. En el recuadro blanco inferior seleccionar el Archivo vCard, luego pulsar la tecla Suprimir desde el teclado de su computador.

6. Presionar Aceptar para salir de la ventana emergente.

¿Cómo enviar mi archivo vCard a otro contacto?Para enviar su vCard a otro contacto tan solo deberá enviarle un correo electrónico con su Firma Predeterminada, a la cual ya le ha agregado su vCard. Esto se realiza a través de los siguientes pasos:

1. Crear un Nuevo Mensaje dirigido al contacto que desea enviar su vCard.2. Presionar el botón Firma, ubicado en la barra de acción de la pestaña del Nuevo Mensaje.3. Seleccionar Firma Predeterminada desde el menú desplegable.

¿Cómo almacenar un archivo vCard de otra persona?Para poder guardar un Archivo vCard de un destinatario no registrado, rea-lizar los siguientes pasos.

(1) Abrir el correo que contiene el archivo.

(2) Realizar un doble click sobre el Archivo vCard, donde se mostrará la información del contacto.

(3) Al finalizar presionar Guardar.

De este modo agregará un nuevo contacto a su Libreta de Direcciones de manera más rápida y con los datos que este mismo ha enviado.

AGENDA Y TAREAS

¿CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN DE AGENDA?

¿CÓMO PUEDO ORGANIZAR LAS ENTRADAS DE LA AGENDA?

¿CÓMO PUEDO CREAR UNA ENTRADA EN LA AGENDA?

¿CÓMO RECIBO LAS INVITACIONES DE OTROS CONTACTOS A UNA REUNIÓN?

¿CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN DE TAREA?

¿CÓMO ASIGNAR TAREAS A OTROS CONTACTOS?

¿CÓMO RECIBIR UNA TAREA?

¿CÓMO PASAR DE UN CORREO A UNA TAREA?

¿CÓMO FINALIZAR UNA TAREA?

ÍNDICE

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5656575859

Esta Plataforma de Comunicación permitirá al usuario pro-gramar y/o calendarizar sus actividades o tareas. Dentro de las funciones, se podrá organizar reuniones, citas, re-cordatorios, aniversarios, entre otros.

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¿CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN DE AGENDA?

¿CÓMO PUEDO ORGANIZAR LAS ENTRADAS DE LA AGENDA?

Para acceder a la Aplicación de Agenda presionar el botón ,ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, luego, seleccionar Agenda del menú desplegable. Automáticamente, se abrirá la siguiente pestaña.

La Agenda tiene 5 formas estándar de organizar las entradas: Un día, Dos días, Una semana laborable (lunes a viernes), de Lunes a Domingo o un mes.

Para utilizar cualquiera de estas, seleccionar la opción que prefiera, desde la barra lateral izquierda como muestra la siguiente figura:

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¿CÓMO PUEDO CREAR UNA ENTRADA EN LA AGENDA?

Para crear una entrada en su agenda tiene dos opciones:

Opción 1:

1. Hacer doble clic en el día y la hora que se desea. Esta acción abrirá una pestaña con el nombre de Nueva entrada.2. Configurar el tipo de entrada según las alternativas que ofrece IBM Notes.

Opción 2:

1. Presionar el selector del botón Crear, ubicado en la barra de acción de la Aplicación de Agenda.2. Seleccionar el tipo de entrada desde el menú desplegable. Esta acción abrirá una pestaña con el nombre de Nueva Entrada.

Nota: Sí el día no se encuentra visible en su Agenda, modificar la vista o buscar directa-mente la fecha en el calendario ubicado en la esquina superior izquierda de la pestaña de la Aplicación de Agenda.

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En la sección (A) el usuario podrá marcar cualquiera de las siguientes alter-nativas:

Privado_ Esta opción permite que ningún otro usuario tenga acceso a la información de la entrada.

Notificarme_Esta opción permite recibir notificaciones para recordar la existencia de la entrada. Para configurar la notificación, se deberá presio-nar el botón , ubicado al costado derecho del nombre de esta opción.

Secciones de la Nueva Entrada

Una entrada de Agenda cuenta con las siguientes secciones:

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Nota: Exclusivamente en la Entrada de Reunión, deberá proporcionar mayor informa-ción sobre la actividad:

En la sección Quién, podrá determinar la lista de invitados a la reunión, clasificándolos entre “Obligatorios”, “Opcionales” o “A título informativo”.

Los contactos Obligatorios y Opcionales tendrán la opción de aceptar o rechazar la invi-tación, mientras que los clasificados como “A título informativo” podrán ver la entrada en el calendario pero no responder. Además usted podrá elegir si:• No recibirá respuesta de los invitados• Impedir contrapropuesta para la fecha u hora de la reunión• No permitirá delegación por parte de los invitados.

En la sección de Dónde, podrá reservar salas y recursos para realizar una reunión.

Marcar como disponible_Esta opción permite al usuario aparecer con un estado disponible a pesar que la Agenda indique lo contrario.

En la sección (B) podrá escribir el asunto por el cual quedará registrada la entrada en la Agenda.

En la sección (C), Cuándo, podrá ingresar los datos respecto al día, hora y duración, de la actividad.

En la sección (D), Dónde, se podrá determinar la dirección en donde se realizará la actividad. También, se puede detallar información en caso de teleconferencias.

En la sección (E), Descripción, podrá anexar documentos y/o comentarios.

Al finalizar la configuración de la entrada, presionar Guardar. Esta acción calendarizara la entrada en su Agenda y, en caso de reuniones se le enviará a los invitados un correo electrónico para notificar la actividad.

Nota: Si su entrada se repetirá en los próximos días, semanas, mes, presionar el link de Repetir para personalizar esta opción.

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Cuando algún contacto lo invite a una reunión, esta notificación llegará a su Bandeja de Entrada, a través de un correo electrónico. Por lo cual para recibir la invitación deberá:

1. Abrir el correo electrónico que contenga la invitación.

2. Elegir desde la barra de acción del mensaje alguna de las siguientes op-ciones:

Aceptar o Declinar_ Estos botones permiten responder de manera afir-mativo o negativa a la invitación.Nota: No olvidar que estas opciones sólo las podrá ver si su clasificación de invitado se lo permite.

Responder_ Este botón permite dar respuesta condicionada a la invita-ción.

Solicitar Información_ Este botón permite solicitar al creador de la activi-dad, algún tipo de información sobre la reunión.

Comprobar agenda_ Este botón permite revisar su Agenda, para ver su disponibilidad para asistir a la actividad.

¿CÓMO RECIBO LAS INVITACIONES DE OTROS CONTACTOS A UNA REUNIÓN?

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El usuario podrá asignar tareas tanto para el mismo como a otros contac-tos, para ello realizar los siguientes pasos:

1. Abrir la Aplicación de Tareas.2. Presionar el botón Crear, ubicado en la barra de acción. Automática-mente abrirá una pestaña llamada Nueva tarea.3. Completar los datos sin olvidar marcar Mi u Otros, en la sección Quién.

¿CÓMO ASIGNAR TAREAS A OTROS CONTACTOS?

Para acceder a la Aplicación de Tareas presionar el botón ,ubicado en la esquina superior izquierda de su pantalla, luego, seleccionar Tareas del menú desplegable. Automáticamente, se abrirá la siguiente pestaña:

¿CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN DE TAREA?

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4. Al finalizar presionar Guardar y cerrar.

Cuando algún contacto le asigne una tarea, se notificará mediante un co-rreo electrónico que llegará a la Bandeja de Entrada.

Para verificar su contenido deberá:1. Abrir el correo electrónico que contiene la tarea asignada.

2. Elegir desde la barra de acción del mensaje alguna de las siguientes opciones.

¿CÓMO RECIBIR UNA TAREA?

Nota: En caso de marcar la opción Otros deberá clasificar los contactos entre: “Obliga-torios”, “Opcionales” o “A título informativo”.

Los contactos “Obligatorios” y “Opcionales” podrán aceptar o rechazar la invitación, mientras que los clasificados como “A título informativo” soló podrán ver la entrada en el calendario pero no responder.

Se notificará a los destinatarios de la(s) tarea (s) a través de un correo electrónico.

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6. Al finalizar presionar Guardar y cerrar.

Aceptar o Declinar_ Estos botones permiten responder de manera afir-mativa o negativa a la tarea asignada.Nota: No olvidar que estas opciones sólo las podrá ver si su clasificación se lo permite.

Responder_Este botón permite dar una respuesta condicionada a la tarea asignada.

Solicitar Información_Este botón permite solicitar al creador de la activi-dad, algún tipo de información sobre la tarea asignada.

Marcar como finalizada_Este botón permite notificar al creador de la ac-tividad que cumplió con lo asignado.

Para transformar un correo electrónico en una tarea realizar los siguientes pasos:

1. Abrir la Aplicación de Correo. 2. Seleccionar el mensaje desde la Bandeja de Entrada.3. Hacer clic derecho sobre el correo.4. Seleccionar Copiar en desde el menú desplegable.5. Elegir Tarea para abrir una pestaña de Tarea con las especificaciones del correo.

¿CÓMO PASAR DE UN CORREO A UNA TAREA?

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Para dar por finalizada una tarea asignada realizar los siguientes pasos:

1. Abrir la Aplicación de Tareas2. Elegir No finalizadas desde la barra lateral izquierda.3. Hacer clic sobre la clasificación En Curso para desplegar las tareas que esta contiene.4. Seleccionar la tarea que desea finalizar.5. Presionar Marcar como Finalizado desde la barra de acción.

¿CÓMO FINALIZAR UNA TAREA?

SAMETIME

¿CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN SAMETIME?

¿CÓMO AGREGAR CONTACTOS A SAMETIME?

¿CÓMO AGREGAR UN GRUPO DE CONTACTOS A SAMETIME?

¿QUÉ ES UN ANUNCIO Y CÓMO ENVIARLOS?

¿QUÉ ES Y CÓMO UTILIZAR CAPTURAR DE PANTALLA?

¿CÓMO REALIZAR UNA CONVERSACIÓN?

Botones

¿CÓMO REALIZAR UNA CONVERSACIÓN CON MÁS DE UNA PERSONA?

¿CÓMO CONFIGURAR EL HISTORIAL DE LA CONVERSACIÓN?

ÍNDICE

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Sametime corresponde a la aplicación de mensajería ins-tantánea, la cual le permite al usuario establecer conver-saciones con sus contactos en tiempo real; realizar reunio-nes en línea que pueden incluir audio y video; compartir archivos; entre otras funciones.

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La aplicación de Sametime, se encuentra disponible al costado derecho de su pantalla.

¿CÓMO ACCEDER A LA APLICACIÓN SAMETIME?

Para comenzar a utilizar esta aplicación deberá:

(1) Hacer clic sobre el link Iniciar sesión. Automáticamente se desplega-ra la siguiente ventana:

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(3) Digitar a lo menos las dos primeras iniciales del nombre de la persona que se busca.

(4) Seleccionar de la lista aquel contacto que busca

(5) Al finalizar presionar Agregar.

¿CÓMO AGREGAR CONTACTOS A SAMETIME?

Para agregar un nuevo contacto Sametime, realizar los siguientes pasos:

(1) Presionar el selector de .

(2) Elegir Nuevo contado de Sametime, desde el menú desplegable.

Nota: El usuario podrá agregar sólo personas o grupos que pertenezcan a la Red PUCV.

(2) Digitar la misma clave que usa para ingresar a IBM Notes.

(3) Opcionalmente seleccionar el Estado de inicio de sesión y el Men-saje de estado.

(4) Al finalizar presionar Iniciar sesión.

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Los grupos de contactos son una clasificación en la Lista de Contactos de Sametime. Para añadir uno, realizar los siguientes pasos:

(1) Presionar el selector de .

(2) Elegir Nuevo grupo de Sametime desde el menú desplegable.

¿CÓMO AGREGAR UN GRUPO DE CONTACTOS A SAMETIME?

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(3) Marcar Agregar un nuevo grupo personal.

(4) Ingresar el nombre de la nueva clasificación en el campo Nuevo grupo.

(5) Marcar la opción en caso de corresponder a un subgrupo.

(6) Al finalizar presionar Aceptar.

¿QUÉ ES UN ANUNCIO Y CÓMO ENVIARLOS?

Los Anuncios son un modo de entregar, de manera masiva, información de interés general. Para utilizar esta herramienta realizar los siguientes pa-sos:

(1) Presionar el botón Más de la barra de acción de Sametime.

(2) seleccionar la opción Enviar.

(3) Presionar la opción Anuncio, acción que desplegara la siguente venta-na emergente, en donde deberá:

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(4) Ingresar la información que publicará el anuncio.

(5) Agregar los contactos que lo recibirán.

(6) Al finalizar presionar Enviar.

¿ QUÉ ES Y CÓMO UTILIZAR CAPTURAR PARTE DE LA PANTALLA?

Capturar parte de la pantalla corresponde a la herramienta que permite seleccionar una sección de la pantalla para trabajarla, guardarla o impri-mirla.

Para utilizar esta herramienta realizar los siguientes pasos:

(1) Presionar el botón Más de la barra de acción de Sametime

(2) Seleccionar la Capturar parte de la pantalla.

Seleccionar, con el cursor del mouse, la sección de la pantalla que desea compartir. Con lo cual se desplegará una ventana con la imagen seleccio-nada.

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Seleccionar, con el cursor del mouse, la sección de la pantalla que desea compartir. Con lo cual se desplegará una ventana con la imagen seleccio-nada.

Opcionalmente editar a través de las herramientas que ofrece la barra de acción.

Para finalizar, seleccionar la acción que desea realizar con esta imagen, a través del botón Archivo.

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¿CÓMO REALIZAR UNA CONVERSACIÓN?

Para comenzar una conversación a través de mensajería instantánea, Same-time ofrece las siguientes alternativas:

Opción 1:

Seleccionar la persona con la cual desea conversar desde la Lista de Con-tactos de Sametime, luego presionar el botón .

Opción 2:

Seleccionar la persona con la cual desea conversar desde la Lista de Con-tactos de Sametime, luego hacer doble clic sobre el.

Opción 3:

Seleccionar la persona con la cual desea conversar desde la Bandeja de Entrada en la Aplicación de Correo, luego presionar el botón.

Opción 4:

Seleccionar la persona con la cual desea conversar desde la Libreta de direcciones en la Aplicación de Contacto, luego presionar el botón.

Al realizar cualquiera de las opciones, se desplegará una ventana de con-versación, la cual se conforma por cuatro secciones que se detallan a con-tinuación:

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En la sección (A), se encuentra la barra de acción, la cual contiene las siguientes herramientas:

En la sección (B), se muestra la conversación que se genera instantánea-mente con el otro contacto.

En la sección (C), se encuentran las herramientas de texto y el botón Cap-turar de Pantalla .

En la sección (D), se redacta el contenido que se enviará a la conversación.

Invitar a otras personas_ Este botón permite hablar con más de una persona a la vez.

Abrir historial de conversaciones_ Este botón permite revisar las conversaciones que ha mantenido con el contacto. Esta herramienta debe ser configurada.

Videollamada_ Este botón permite realizar una conversación de audio y video con uno o más contactos Sametime.

Opciones de llamada_ Este botón da diferentes opciones para comunicarse con sus contactos.

Invitar a la sala de reuniones_ Este botón permite invitar a la sala de reuniones, a través de una plataforma online.

Agregar compañero de conversación a la lista de contactos_ Este botón permite agregar aquellas personas que establezcan una conversación con el usuario, pero que no pertenecen a su Lista de Contactos.

Compartición Instántanea_ Este botón permite compartir accio-nes que usted esta realizando a sus contactos, en donde puede en-contrar diferentes opciones.

BOTONES

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Para conversar con más de una persona al mismo tiempo, se deberán agregar los participantes a una ventana de conversación activa. Para ello, presionar el botón , ubicado en la barra de acción de la conversación.

Para determinar si se guardarán o no las conversaciones se deberá confi-gurar el historial de la siguiente manera:

¿CÓMO REALIZAR UNA CONVERSACIÓN CON MÁS DE UNA PERSONA?

¿CÓMO CONFIGURAR EL HISTORIAL DE LA CONVERSA-CIÓN?

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(1) Hacer clic derecho sobre el botón Contactos de Sametime, ubicado al inicio de la plataforma de Sametime.

(2) Seleccionar Preferencia desde el menú desplegable.

(3) Hacer clic sobre Sametime para desplegar las opciones, desde la ba-rra lateral izquierda de la ventana emergente.

(4) Elegir Historial de conversaciones.

(5) Seguir las instrucciones de configuración que aparecen en la ventana emergente.

(6) Al finalizar presionar Aceptar.

¿CREAR UN MENSAJE COMO SI ESTUVIERA UTILIZANDO UNA HOJA DE WORD?

¿CÓMO APLICAR UN ESTILO PREDETERMINADO A TEX-TOS?

¿CÓMO CREAR UN ESTILO PROPIO PARA DAR FORMATO A UN TEXTO?

¿CÓMO PREDEFINIR EL FORMATO DE LOS NUEVOS MENSA-JES?

¿CÓMO BUSCAR UN MAIL EN ESPECÍFICO EN LA BANDEJA DE ENTRADA?

¿CÓMO AGREGAR LA DIRECCIÓN DEL REMITENTE DE UN CORREO ELECTRÓNICO A LA LISTA DE CONTACTOS?

¿CÓMO ENVIAR AUTOMÁTICAMENTE LOS CORREOS DE UN REMITENTE A LA CARPETA DE CORREOS NO DESEA-DOS?

¿QUÉ ES ACCESOS Y DELEGACIÓN? ¿Cómo delegar mi cuenta a otro Usuario? ¿Cómo visualizar las cuentas que me han sido delegadas?

En el caso de la Aplicación de Correo

¿CÓMO PERSONALIZAR LAS NOTIFICACIONES DE SAMETI-ME?

¿DÓNDE QUEDAN LOS ARCHIVOS QUE SE DESCARGAN EN SAMETIME?

¿CÓMO PERSONALIZAR LA FUENTE Y EL COLOR DE LOTUS NOTES?

PROPIEDADES

I M B N O T E SA V A N Z A D A S

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Para crear un mensaje a través de una hoja de Word, realizar los siguientes pasos:

(1) Abrir un Nuevo Mensaje.(2) Presionar el botón Crear, desde la barra principal de la plataforma.(3) Seleccionar Word Memo, desde el menú desplegable.

Con esta acción podrá crear un mensaje tal como crearía un documento en Word, en el cual No podrá adjuntar archivos.

Para aplicar un estilo predeterminado, seleccionar el texto al cual aplicará el formato y realizar alguna de las siguientes opciones:

Opción 1:

(1) Hacer clic derecho sobre el texto.(2) Seleccionar Propiedades de Texto desde el menú desplegable.(3) Presionar la pestaña Estilo de párrafo en la ventana emergente.(4) Elegir el estilo que desee.

Opción 2:

(1) Presionar el botón Texto desde la barra principal.(2) Seleccionar Aplicar estilo y elegir del menú desplegable el estilo que desee.

Para crear un estilo propio, realizar los siguientes pasos:

(1) Abrir un Nuevo mensaje.(2) Crear una oración con el estilo deseado.(3) Seleccionar la oración.(4) Hacer clic derecho sobre ella.(5) Seleccionar Propiedades de Texto desde el menú desplegable.

¿CREAR UN MENSAJE COMO SI ESTUVIERA UTILIZANDO UNA HOJA DE WORD?

¿CÓMO CREAR UN ESTILO PROPIO PARA DAR FORMATO A UN TEXTO?

¿CÓMO APLICAR UN ESTILO PREDETERMINADO A TEXTOS?

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Para buscar un correo en específico en la Bandeja de Entrada, Lotus Notes ofrece la posibilidad que a través del campo Buscar pueda realizar filtros de correos hasta encontrar el correo deseado. Para ello seguir los siguien-tes pasos:

(1) Abrir la Bandeja de Entrada.(2) Escribir en el campo Buscar el primer filtro que desee. Ej: Nombre del Remitente.

Esto automáticamente dejará una lista con los correos filtrados y desple-gará sobre ella otra barra de Búsqueda. Desde está nueva barra tendrá dos opciones de filtro.

Opción 1:

Agregar filtros en la barra de búsqueda hasta conseguir el correo deseado.

¿CÓMO BUSCAR UN MAIL EN ESPECÍFICO EN LA BANDEJA DE ENTRADA?

Para determinar el formato de los mensajes nuevos, realizar los siguientes pasos:

(1) Abrir un Nuevo mensaje.(2) Escribir un párrafo con el formato que desee.(3) Presionar el botón Texto desde la barra principal.(4) Seleccionar Configurar la fuente actual como predeterminada para el mensaje. Automáticamente, se desplegará una ventana donde mostrará un resumen del nuevo formato. (5) Para finalizar presionar Aceptar.

Con esta acción quedará predeterminado el formato del texto de los men-sajes sucesivos.

¿CÓMO PREDEFINIR EL FORMATO DE LOS NUEVOS MENSAJES?

(6) Seleccionar la pestaña Estilo de párrafo en la ventana emergente. (7) Presionar Crear estilo. De esta manera estará almacenando el forma-to. Está acción también permite determinar donde quedará disponible el estilo.

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(1) Para determinar que cada vez que llegue un correo, de un remitente en específico, se almacene en la carpeta de Correos no deseados, realizar los siguientes pasos:(2) Seleccionar el mensaje con el remitente que enviará a la carpeta de Correos no deseados.(3) Presionar el botón Más.

Opción 2:

Presionar el botón Más, esta acción desplegará herramientas de búsqueda más exactas. Pero se debe tener en cuenta que se debe aplicar de a una las condiciones, al igual que en la opción 1.

¿CÓMO ENVIAR AUTOMÁTICAMENTE LOS CORREOS DE UN REMITENTE A LA CARPETA DE CORREOS NO DESEADOS?

Para guardar la dirección la dirección del remitente de un correo electróni-co, existen dos opciones:

Opción 1:

(1) Hacer clic derecho sobre el correo que contiene el remitente que desea guardar desde la Bandeja de Entrada.(2) Seleccionar Agregar remitente a contactos, desde el menú desple-gable.(3) Completar los datos de la ventana emergente.(4) Al finalizar presionar Aceptar.

Opción 2: (1) Abrir el correo que contiene al remitente que desea guardar.(2) Presionar el botón Más de la barra de acción del mensaje.(3) Seleccionar Agregar remitente a contactos, desde el menú desplega-ble.(4) Completar los datos de la ventana emergente.(5) Para finalizar presionar Aceptar.

¿CÓMO AGREGAR LA DIRECCIÓN DEL REMITENTE DE UN CORREO ELECTRÓNICO A LA LISTA DE CONTACTOS?

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Acceso y Delegación es una herramienta que tiene como fin permitir que el dueño de la cuenta conceda a otro usuario la posibilidad de acceder, de manera personalizada a sus aplicaciones de Correo, Agenda y Contactos.

Para utilizar esta herramienta, en primera instancia, el dueño de la cuenta deberá autorizar la delegación y configurar el nivel de acceso. Luego el usuario, al cual se le delegó la cuenta, deberá configurar la visualización de las aplicaciones delegadas.

¿Cómo delegar mi cuenta a otro Usuario? Como dueño de la cuenta de correo usted podrá determinar que aplica-ciones desea delegar y con qué nivel de acceso.

Para ello:(1) Presionar el botón Archivo desde la barra principal de la plataforma.(2) Seleccionar Preferencias, en el menú desplegable.

¿QUÉ ES ACCESOS Y DELEGACIÓN?

(4) Seleccionar Entregar el correo del remitente en Correo no deseado, desde el menú desplegable.(5) Elegir alguna de las opciones que ofrece la ventana emergente.(6) Al finalizar presionar Aceptar.

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(3) Seleccionar Agenda y Tareas desde la barra lateral izquierda de la ventana emergente.(4) Hacer clic en la pestaña Acceso y Delegación.(5) Presionar el botón Agregar.

Se desplegará una nueva ventana la cual está conformada por las siguien-tes 3 secciones:

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(3) Seleccionar Agenda y tareas desde la barra lateral izquierda de la ventana emergente.(4) Hacer clic en la pestaña Acceso y Delegación.(5) Seleccionar, entre las Sub- pestaña, Accesos directos a otros correos.

En la sección (A), deberá determinar a quién se le dará acceso a la cuenta de correo.En la sección (B), deberá determinar a qué aplicaciones de la cuenta de correo, podrá acceder este nuevo usuario.En la sección (C), deberá definir qué acciones podrá realizar, el nuevo usuario, en las aplicaciones antes determinadas.

(6) Al finalizar la configuración presionar el botón Aceptar.(7) Para salir de la ventana de Preferencias presionar el botón Aceptar.(8) Será necesario Reiniciar la sesión de Notes, para que se actualicen los cambios.

¿Cómo visualizar las cuentas que me han sido delegadas?Una vez que el dueño de la cuenta haya configurado la delegación, usted deberá:

(1) Presionar el botón Archivo desde la barra principal.(2) Seleccionar Preferencias, en el menú desplegable.

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(6) Ingresar, en el recuadro de Crear accesos directos para abrir los ar-chivos de correo de estas personas, el nombre del dueño de la cuenta a la cual tiene acceso.(7) Al finalizar presionar el botón Aceptar.

Se desplegará una ventana emergente en la cual se le informará que, para guardar los cambios realizados, deberá Reiniciar la sesión de Notes.

(8) Presionar el botón Aceptar del recuadro.(9) Finalmente Reiniciar la sesión de Notes.

Una vez que haya reiniciado la sesión podrá acceder aquellas aplicaciones a las cuales se le hayan dado autorización.

En el caso de la Aplicación de Correo(10) Abrir la pestaña de la Aplicación de correo.(11) Hacer clic sobre Otro Correo, para desplegar sus opciones.(12) Seleccionar el nombre de la cuenta delegada.

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Inmediatamente se abrirá una pestaña con la Aplicación de Correo del otro Usuario.

Esta nueva Bandeja de Entrada tiene las mismas propiedades que la per-sonal, pero no debe olvidar que tendrá acceso sólo aquello a lo cual le han dado autorización. Por lo tanto si tiene autorización:

• Sólo para leer, no podrá enviar correos. • Para crear, podrá crear y enviar correos con el nombre del usuario que le delego la cuenta, esto implica que en el remitente saldrá el nombre de este usuario, pero en el campo Enviador por saldrá su nombre.

Independiente del nivel de acceso que tenga en esta pestaña, desde aquí podrá acceder a la Aplicación de Agenda, Tareas y Contactos, al hacer clic sobre el ícono , ubicado al comienzo de la barra lateral izquierda. Esta acción desplegará un menú con los accesos directos a las otras Aplicacio-nes.

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En el caso de no tener acceso a la pestaña de correo de la cuenta delega-da, podrá acceder a cada una de las aplicaciones antes nombradas a través de sus propias aplicaciones. Ya que al final del menú de la barra lateral izquierda, aparecen las opciones Abrir otro Correo, Agregar una Agenda, Abrir otros Contactos, según corresponda.

Luego de presionar una de estas opciones, deberá ingresar el nombre de la cuenta delegada. Automáticamente podrá acceder a la aplicación del otro usuario.

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Para personalizar el cómo se notifica en Sametime el inicio de una conver-sación, la respuesta de un mensaje, etc. realizar los siguientes pasos:

(1) Presionar el botón Archivo de la barra principal de la plataforma.(2) Hacer clic sobre Sametime para desplegar las opciones de la barra lateral izquierda de la ventana emergente.(3) Seleccionar Notificación.(4) Seguir las instrucciones de configuración que aparecen en la ventana emergente.(5) Al finalizar presionar Aceptar.

Cada vez que le envíen archivos durante una conversación de Sametime, se desplegará un recuadro, en la parte inferior de la ventana de conversación, en donde se encuentran: Los botones que permiten Aceptar o Declinar la descarga del archivo, y la dirección de la carpeta de descargas de Sameti-me por DEFAULT.

¿CÓMO PERSONALIZAR LAS NOTIFICACIONES DE SAMETIME?

¿DÓNDE QUEDAN LOS ARCHIVOS QUE SE DESCARGAN EN SAMETIME?

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Para cambiar la carpeta en donde se almacenarán los archivos:

(1) Presionar el botón Examinar.(2) Seleccionar la carpeta en la cual se desea guardar el archivo. Esta Car-peta NO puede ser una que esté predefinida por Windows, como lo son el Escritorio, Descargas, etc.

IBM Notes permite personalizar la fuente y el color de los textos de la pla-taforma, tales como la Bandeja de Entrada, mensajes, etc. Para ello realizar los siguientes pasos:

(1) Presionar el botón Archivo de la barra principal de la plataforma.(2) Seleccionar Fuentes y colores.(3) Seguir las instrucciones de configuración que aparecen en la ventana emergente.(4) Al finalizar presionar Aceptar.

¿CÓMO PERSONALIZAR LA FUENTE Y EL COLOR DE IBM NOTES?

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Correo electrónico: ayuda.notes@ucv.cl

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