REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACINUNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA FUERZA ARMADAPROF. MIRYAM LLINAS

Sistema Automatizado para el registro y control de bienes muebles e inmuebles en la Fundacin para la Academia de la gaita Ricardo Aguirre del Estado Zulia (FUNDAGRAEZ)

AUTOR:Carlos Contreras20947259

MARACAIBO, NOVIEMBRE 2012INTRODUCCION

Actualmente esta fundacin destinada a la promocin de la gaita en las diferentes regiones del estado, recibe como entrada muchos bienes por conceptos de donaciones o compras con el fin de tener la disponibilidad de los mismos para prestar sus servicio para el desarrollo cultural de la comunidad, este sistema basado en un proyecto de ingeniera inversa que ser capaz de llevar el control de entrada y salida temporal o permanente de los bienes que la fundacin reciba.

Este sistema nos permitir registrar los bienes muebles de acuerdo a su codificacin regida por los parmetros de acuerdo a la publicacin N 20 de la gaceta oficial de la Republica, creada el Jueves 30 de Junio de 1980 , adems tendr una serie campos para llevar un control interno efectivo (Ubicacin, Estado fsico y operativo del bien, Fotografa, etc.), todo esto con la finalidad de reducir tiempo en el proceso respectivo que lleva la accin de incorporacin, desincorporacin y traslado de bienes, y en la remisin de reportes de los mismos.

INDICE

FASE I: ESTUDIO DE FACTIBILIDAD1.1. Descripcin del entorno1.1.1. Resea Histrica1.1.2. Misin y Visin de la empresa1.1.3. Objetivos Organizacionales1.2. Identificacin del Problema1.3. Procesos y Procedimientos Actuales1.4. Posibles Soluciones1.5. Validacin de Soluciones1.6. Ventajas y Desventajas (de cada solucin)1.8. Recomendaciones

FASE II: ACCIONES PRELIMINARES2.1. Designacin del equipo de Proyecto2.2. Elaboracin de la Planificacin del Proyecto2.3. Estimacin de Costos

ANEXOSA. Cuestionario

FASE IESTUDIO DE FACTIBILIDAD

1.1. Descripcin del entorno

1.1.1. Resea Histrica

La Fundacin para la Academia de la Gaita Ricardo Aguirre del Estado Zulia, FUNDAGRAEZ, adscrita a la Secretaria de Cultura del Estado, es una institucin de carcter socio-educativo que busca la formacin de ciudadanos comprometidos con su identidad regional.

Es una Fundacin auspiciada por el ejecutivo del Estado Zulia creada por el ciudadano gobernador, Manuel Rosales Guerrero, mediante decreto N. 404, de fecha 8 de Noviembre del ao 2002. El acto de juramentacin de su consejo directivo se llevo a cabo el 14 de Noviembre del 2003 en un acto protocolar realizado en las instalaciones del Banco Mara.

FUNDAGRAEZ, tiene como objeto la promocin y difusin de los valores primarios de la msica zuliana y sus instrumentos originales; evocar los valores culturales de la regin; estimular la investigacin histrica, literaria, socio antropolgico y psicosocial; fomentar el aprendizaje de la msica zuliana en los diferentes sectores de la comunidad. Organizar festivales, conciertos, y concursos entre las diferentes agrupaciones musicales, crear programas de becas y ctedra para fomentar la enseanza y el estudio de la gaita como gnero musical. Paralelamente se propone crear, ejecutar y sostener planes de previsin social para los cultores.

La fundacin ha logrado reunir a cultores de diferentes generaciones, no solo de la gaita de furro, si no de los diferentes ritmos que se cultivan en la entidad. Con esta amalgama de protagonistas del canto, instrumentacin y de la composicin se ha estructurado un excelente grupo de Promotores Culturales multiplicadores del que hacer musical de la zuliania

1.1.2. Misin y Visin de la empresa (OPCIONAL)Misin:FUNDAGRAEZ es una fundacin adscrita a la Secretaria de Cultura de la Gobernacin del Estado Zulia encargada de la formacin; enseanza; investigacin tanto histrica, literaria, socio antropolgica, psicosocial como etnomusicolgica ; creando mecanismos de comercializacin para la difusin y promocin, velando por la conservacin y preservacin de los instrumentos primarios de la gaita zuliana, proyectndola a la comunidad estadal, nacional e internacional contribuyendo adems con el mejoramiento socioeconmico de sus cultores; para ello cuenta con un recurso humano altamente calificado y con recursos pedaggicos y tecnolgicos de punta.

Visin:Ser el ente vanguardista en la dignificacin del gaitero y en la enseanza, investigacin, exaltacin, difusin y preservacin de la Gaita Zuliana como manifestacin emblemtica de la idiosincrasia del estado.

1.1.3. Objetivos Organizacionales Promocin y difusin de los valores primarios de la Gaita Zuliana, entendindose por estos la conservacin de sus instrumentos originales, evocando los valore culturales de la regin, manteniendo su gnesis, la defensa de las races folclricas, culturales, estimulando la investigacin histrica, literaria, socio antropolgico, psicosocial, etnomusicolgica de este gnero folclrico. El desarrollo y aprendizaje de la gaita, sus diferentes tipos, creando mecanismos de comercializacin que faciliten la difusin y promocin de los gneros discogrficos de las diferentes agrupaciones gaiteras, apoyando y contribuyendo a la formacin y desarrollo de nuevas generaciones gaiteras. Promover la participacin de los distintos organismos del Estado Zulia, en el proceso de difusin y estudio de la gaita Crear programas de becas y catedras para fomentar la enseanza y estudio de este genero musical Organizar festivales, conciertos y concursos entre las distintas agrupaciones de la entidad federal, premiando a aquellos compositores, instrumentistas y cantantes que logren destacar y cultivar el regreso de la gaita ancestral Colaborar con la calidad de vida de los gaiteros. Promoviendo para ello becas de estudio y pensiones para los mas necesitado, desposedos y ancianos que hayan dedicado su vida y quehacer diario a este tipo cultural1.2. Identificacin del Problema

La procedimientos de entrada, control y salida de bienes muebles e inmuebles dentro de la Fundacin para la academia de la Gaita Ricardo Aguirre del Estado Zulia, se llevan de forma manual generando prdida de tiempo, y errores de codificacin puesto a que todo se maneja por una base de datos en Excel bajo una hoja de trabajo donde todos los datos se ingresan de forma manual a criterio del operador que lo maneja.

Teniendo en cuenta que los movimientos de los mismos son concurrentes ya que por ser una institucin pblica depende de los organismos que rigen al gobierno nacional y estadal y de otras instituciones o personas que aportan a dicha fundacin, recibiendo por parte de la misma, donaciones de muchos activos relacionados a sus objetivos culturales como instrumentos para funcionamiento, instrumentos antiguos y obras de arte como coleccin, entre otros.

1.3. Procesos y Procedimientos ActualesPara la formacin de los inventarios de los bienes muebles e inmuebles es conveniente la realizacin de un estudio previo sobre la forma como esta constituido el patrimonio estadal/municipal, con el objetivo de establecer a la luz las disposiciones culturales y legales, as como la delimitacin de los bienes que corresponden, para no incluir en la contabilidad aquellos bienes que no pertenezcan a la hacienda nacional.

A partir de la verificacin del inventario general o de su reajuste, surge de inmediato la necesidad de mantenerlo actualizado de manera permanente, la cual se realiza de la siguiente manera:

Bienes Muebles e Inmuebles:En las unidades de trabajo que mantienen bienes muebles en uso, tanto la formacin de inventario como la e cuentas, estn a cargo de los jefes o directores de cada una de ellas.Es de aclara que se entiende por unidad de trabajo la dependencia o conjunto de dependencias, bajo el cuidado inmediato de un jefe o director, que cumple con una actividad determinada de cada servicio y cada una debe formar inventario de bienes a su cargo, para as luego rendir cuentas de movimientos a la oficina de bienes del estado.

La oficina de bienes antes sealada, rinde cuentas ante el departamento de contabilidad del estado mediante la consolidacin de las cifras de la unidad de trabajo.

Para el registro, control y movimiento de los anteriores se realizan los siguientes procesos:

Incorporacin de Bienes Desincorporacin de Bienes Levantamiento de Inventario

Incorporacin de Bienes

PasoAccinResponsableDetalles / Observaciones

1Reciba copia de las facturas de compra de bienes.Analista de Bienes. Tramitadas durante el mes por la Seccin de Servicios Generales. Verifique que la informacin est completa. Codifica y Asigna el nmero de control del bien, indicando el cdigo del bien. Elabore Acta de Incorporacin de Bienes Estadales.

2Elabore Acta para Incorporacin de Bienes.Analista de Bienes. Elabore Acta de Incorporacin de Bienes Estadales, solicite la firma del Presidente delaFundacin y del Administrador Jefe. Elabore y enve Oficio de Remisin del Acta de Incorporacin de Bienes Estadales (Original y copia) junto con copias de las facturas a la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia, conforme se indica en la Publicacin No.09 de la Contralora General de la Repblica. Firman el original como recibido y se espera respuesta.

3Reciba comunicacinAdministrador Jefe Reciba comunicacin de la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia junto con el Acta de Incorporacin de Bienes Estadales en original y tres (3) copias, elaborada por la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia. Firman en ella: Presidente de FUNDAGRAEZ, el Administrador Jefe y el Analista de Bienes. Retorne documentacin acompaado de Oficio los cuatro (4) juegos de Actas a la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia para firma del Representante de esa Direccin. Espere por el envo de dos (2) de los juegos. Incorpore los bienes al inventario de FUNDAGRAEZ utilizando el formato respectivo: Inventario de Bienes Muebles (BM-1). Enve copia a Contabilidad. Archive en el Archivo General, en secuencia cronolgica. Mensualmente se elaborar el Formulario BM-2 y anualmente el Formulario BM-1.

FLUJOGRAMAINCORPORACION DE BIENES

Desincorporacin de Bienes

PasoAccinResponsableDetalles / Observaciones

1Solicite revisin del Bien a desincorporar.Jefe de Servicios Generales El Jefe de Compas y Servicios Generales solicita mediante Memo interno al Administrador Jefe revisin del estado del bien a ser desincorporado. Se supervisa y verifican los bienes a ser desincorporados, participando el Jefe de Servicios Generales, Administrador Jefe y el Analista de Bienes, en caso de mobiliario se elaborar Exposicin de Motivos acompaado de una Relacin de Bienes a Desincorporar. Se solicitar opinin especializada en caso de tratarse de equipos o vehculos y en este caso la empresa consultada elaborar un Informe Tcnico.

2Elabore OficioAnalista de Bienes Elabore Oficio (original y copia) dirigido a Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia, solicitando la autorizacin para la desincorporacin del (los) bien (es), solicite firma del Presidente; el Oficio se har acompaar del Acta de Desincorporacin de Bienes Muebles en Condicin de Deterioro u Obsoletos se anexar Informe Tcnico o la Exposicin de Motivos. Quedar copia firmada y sellada como recibida. Se espera por respuesta.

3Reciba notificacinAnalista de Bienes Recibida desde la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia, designando al Fiscal de Bienes y fecha de la visita. Se espera por la fecha de la visita.

4Reciba visita Presidente, Administrador Jefe yAnalista de Bienes El da y hora pautados para la visita, el Representante de Bienes verificar el estado del bien a ser desincorporado contrastndolo con el Acta de Desincorporacin emitida por FUNDAGRAEZ. Posteriormente finalizada la inspeccin el Representante de Bienes proceder a elaborar el Acta Administrativa para el Proceso de Desincorporacin de Bienes Muebles en Condicin de Deterioro y Obsoletos. Estar acompaada de:Acta de Desincorporacin de Bienes Muebles en Condicin de Deterioro y Obsoletos, el Acta de Desincorporacin elaborada por FUNDAGRAEZ, el Informe Tcnico o Exposicin de Motivos. Espere por emisin de documentacin.

5Reciba Acta de DesincorporacinAnalista de Bienes Elaborada la documentacin se recibirn cuatro (4) juegos. Solicite firmas de Presidente de FUNDAGRAEZ, el Administrador Jefe y el Analista de Bienes. Retorne documentacin acompaado de Oficio los cuatro (4) juegos de Actas a la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia para firma del Representante de esa Direccin. Espere por el envo de dos (2) de los juegos. Recibidos proceda a verificar la informacin sealada en el Acta de Desincorporacin. Enve copia a Contabilidad. Archive cronolgicamente. Mensualmente se elaborar el Formulario BM-2 y anualmente el Formulario BM-1.

FLUJOGRAMADESINCORPORACION DE BIENES

Levantamiento de Inventario

PasoAccinResponsableDetalles / Observaciones

1Emita Oficio a la Direccin de Bienes del Estado Zulia.Analista de Bienes. Solicite mediante Oficio a la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia el Representante de esa Direccin para la realizacin del Inventario General Anual, en original y copia solicitando firma y sello de la copia como comprobante de recibido, anexando Actas de Incorporacin. Se espera por respuesta.

2Reciba respuestaAnalista de Bienes Reciba respuesta escrita de parte de la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia acompaado por la Forma BM-1A, firme copia como seal de recibida. Se espera por visita del Representante de la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia.

3Reciba visita Presidente o Administrador Jefe

El da y hora pautados. Proceda con la inspeccin y verificacin conjuntamente con el Analista de Bienes. En caso de correspondencia entre el Inventario y las Actas tramitadas o la Forma BM-1A, proceder elaborar el Acta de Inspeccin. Firmarn el Presidente, el Administrador Jefe y el Representante de la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia. En caso de errores en el Acta sern sealados y solicitar correccin a los mismos. Se espera por envo del Acta de Inspeccin y del Inventario

4Reciba documentacinPresidente Reciba Formato de Inventario (BM-1A) en original y tres (3) copias desde la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia. Verifique la informacin, de existir errores en las descripciones se elaborar Oficio y Acta solicitando la correccin dirigido a la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia. Si esta conforme la informacin solicite las firmas respectivas de los mismos. Se remitirn a la Direccin de Bienes de la Gobernacin del Estado Zulia dos (2) copias de la Forma BM-1A, acompaado de Oficio de entrega en original y copia. Archive un juego en la Gerencia de Administracin y el juego adicional se enva para su registro contable a Contabilidad.

FLUJOGRAMALEVANTAMIENTO DE INVENTARIO

1.4. Posibles Soluciones

Realizar sistema automatizado para el registro y control de bienes muebles e inmuebles en la fundacin para la academia de la gaita Ricardo Aguirredel estado Zulia que reemplace el mtodo manual

Comprar un sistema comercial y adaptarlo a la entrada y gestin de los bienes muebles e inmuebles dentro de la fundacin para la academia de la gaita Ricardo Aguirre del estado Zulia

Contratar ms personal en la seccin de bienes, cada uno encargado de los diferentes procesos que dentro de esa seccin se realiza usando el mismo mtodo actual1.5. Validacin de Soluciones

Realizar sistema automatizado para el registro y control de bienes muebles e inmuebles en la fundacin para la academia de la gaita Ricardo Aguirre del estado Zulia que reemplace el mtodo manual

Factibilidad Econmica:COSTOResultados

DescripcinMontoBeneficio

Ingeniera Inversa del proceso30.000 Bs.Realizacin de Procesos Sencillos y de Respuesta Rpida

Instalacin del Software5.000 Bs.

Equipos de Computacin40.000 Bs.Inexistencia de Redundancias y Errores de Codificacin

Adiestramiento al Personal4.000 Bs.

Salario y beneficios anual de 1 trabajador40.000 Bs.Impresin de Reportes Automtica

Instalacin de SO Libre5.000 Bs.Prevencin ante Software mal intencionados

Mantenimiento por 1 ao10.000 Bs.

TOTAL134.000 Bs.

Anlisis Costo / BeneficioFactibilidad Tcnica:La Fundacin para la Academia de la Gaita Ricardo Aguirre del Estado Zulia actualmente dispone de equipos computacionales de nivel medio capaces de soportar el sistema a implantar, mas sin embargo se recomienda actualizar los dispositivos para mejor respuestaCOSTOResultados

DescripcinMontoBeneficio

Adquisicin del Sistema25.000 Bs.Realizacin de Procesos Sencillos y de Respuesta Rpida

Adaptacin y Modificacin del Software15.000 Bs.

Equipos de Computacin40.000 Bs.Inexistencia de Redundancias y Errores de Codificacin

Adiestramiento al Personal8.000 Bs.

Mantenimiento por 1 ao10.000 Bs.Impresin de Reportes Automtica

Salario y beneficios anual de 1 trabajador 40.000 bsMejor desempeo y efectividad de uso

Cuota Anual del Sistema3.000 Bs.Asistencia del proveedor

TOTAL141.000 Bs.

Factibilidad Operativa:Actualmente en la institucin solo una persona maneja la seccin de bienes teniendo dos sedes en diferentes regiones es recomendable contratar por lo menos otro personal para operar junto con el ya existente el sistema en las dos sedes pertenecientes a FUNDAGRAEZ.Comprar un sistema comercial y adaptarlo a la entrada y gestin de los bienes muebles e inmuebles dentro de la fundacin para la academia de la gaita Ricardo Aguirre del estado ZuliaFactibilidad Econmica:Anlisis Costo / Beneficio

Factibilidad Tcnica: La Fundacin para la Academia de la Gaita Ricardo Aguirre del Estado Zulia actualmente dispone de equipos computacionales de nivel medio capaces de soportar el sistema a implantar, mas sin embargo se recomienda actualizar los dispositivos para mejor respuesta.

Factibilidad Operativa: Actualmente en la institucin solo una persona maneja la seccin de bienes teniendo dos sedes en diferentes regiones es recomendable contratar por lo menos otro personal para operar junto con el ya existente el sistema en las dos sedes pertenecientes a FUNDAGRAEZ.

Contratar ms personal en la seccin de bienes, cada uno encargado de los diferentes procesos que dentro de esa seccin se realiza usando el mismo mtodo actual

Factibilidad Econmica:

Anlisis Costo / BeneficioCOSTOResultados

DescripcinMontoBeneficio

Adquisicin de Nuevos Equipos Hardware/Software8.000 Bs.Mejor Organizacin (Divisin de Tareas)

Adiestramiento del personal nuevo2.000 Bs.

Adquisicin de Equipos de Oficina5.000 Bs.Menos Costo

Salario y beneficios anual de 2 trabajadores80.000 bsAsistencia en las diferentes sedes

TOTAL95.000 Bs.

Factibilidad Tcnica: La Fundacin para la Academia de la Gaita Ricardo Aguirre del Estado Zulia actualmente dispone de equipos computacionales de nivel medio capaces de soportar el sistema a implantar, mas sin embargo se recomienda adquirir ms computadores y otros dispositivos de oficina para el nuevo personal a ingresar.Factibilidad Tcnica: La Fundacin para la Academia de la Gaita Ricardo Aguirre del Estado Zulia actualmente dispone de equipos computacionales de nivel medio capaces de soportar el sistema a implantar, mas sin embargo se recomienda actualizar los dispositivos para mejor respuesta.

1.6. Ventajas y Desventajas

Realizar sistema automatizado para el registro y control de bienes muebles e inmuebles en la fundacin para la academia de la gaita Ricardo Aguirre del estado Zulia que reemplace el mtodo manual

VENTAJASDESVENTAJAS

Optimizacin del Tiempo de Ejecucin del procesoNecesidad de adiestramientoal personal

Facilidad de manejo debido a su interaccin con el usuarioInversin Costosa

Sin Redundancias, ni errores operativosExtenso Tiempo para su implantacin

Emisin de Reportes y registro de actividadRequerido Software Libre

Comprar un sistema comercial y adaptarlo a la entrada y gestin de los bienes muebles e inmuebles dentro de la fundacin para la academia de la gaita Ricardo Aguirre del estado Zulia

VENTAJASDESVENTAJAS

Optimizacin del Tiempo de Ejecucin del procesoNecesidad de adiestramientoal personal

Facilidad de manejo debido a su interaccin con el usuarioInversin Costosa

Sin Redundancias, ni errores operativosExtenso Tiempo para su implantacin

Emisin de Reportes y registro de actividadCuota mensual para disfrutar del servicio del sistema

Contratar ms personal en la seccin de bienes, cada uno encargado de los diferentes procesos que dentro de esa seccin se realiza usando el mismo mtodo actual

VENTAJASDESVENTAJAS

Optimizacin mnima del Tiempo de Ejecucin del procesoPosibilidad de errores de codificacin

Bajo Costo de Inversin a corto plazoInversin costosa a largo plazo

Modalidad de trabajo con ms eficienciaRequerido ms espacio para el personal

Requerido Equipos de Oficina y de Computacin

1.8. RecomendacionesPOSIBLE SOLUCINTIEMPO DE EJECUCINCOSTO

Realizacin de sistema automatizado6 MESES134.000 Bs.

Adquisicin de sistema propietario y adaptacin de necesidades7 MESES141.000 Bs

Contratacin de ms personal usando el mtodo existente3 MESES95.000 Bs

Comparacin Costos/Tiempo

RecomendacinRealizar sistema automatizado para el registro y control de bienes muebles e inmuebles en la fundacin para la academia de la gaita Ricardo Aguirre del estado Zulia que reemplace el mtodo manual