proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a...

Proyecto de innovación de la gestión documentalaplicada a expedientes de contratación de

servicios y obras de infraestructuras detransporte

Universidad de Sevilla | Tecnocom

Aportaciones desde la Archivística a la e-gestióndocumental de los expedientes de contratación

de servicios y obras de infraestructuras detransporteNoemí Belmonte

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Gestión documental ÍNTEGRA de los expedientes de contratación

Gestión archivística de los expedientes en FASE DE TRAMITACIÓN

Auditoría de los DOCUMENTOS ESENCIALES del expediente

Cuadros de clasificación VINCULADOS para actividades y documentos

Perfil de metadatos para EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DE OBRAS YSERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE

Aportaciones desde la Archivística a la e-gestión documental

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PREPARACIÓN

Designación del gerente delcontrato

Realización de la propuestade orden de inicio de estudio

Realización de la orden deinicio de estudio

Análisis de la orden de iniciode estudio

Etc.

LICITACIÓN ADJUDICACIÓN EJECUCIÓN EXTINCIÓN

Realización de cartas deinvitación

Realización de anuncios delicitación

Publicación en el perfil delcontratante

Presentación de ofertas

Etc

Requerimiento al licitadormás ventajoso

Declaración de desierto

Adjudicación

Propuesta de contratación

Comunicación de laadjudicación al adjudicatario

Etc

Actuaciones previasNombramiento del director de obraDesarrollo y aprobación del Plan de Seguridad ySaludLicencias y autorizacionesEtc

Inicio de obrasElaboración de acta de replanteo e inicio de obras

DesarrolloSeguimiento y control de obraAuditorias de calidad de obrasAuditoria de gestión medioambientalCertificaciones ordinariasEtc

Liquidación de las obras

Plazo de garantía yresponsabilidad por viciosocultos

Devolución o cancelaciónde la garantía

InicioVerificación de segurosElaboración de Orden de InicioRedacción del Plan de Aseguramiento de Calidad

Desarrollo de tareas comunesAsignar a contrato horizontalSuspensión de los trabajosAmpliación del PlazoEtc

Desarrollo Redacción de proyectoRedacción de anteproyectoConsultar sobre bienes y patrimonio en la zonade actuación (A)Etc

Etc

Liquidación de proyecto

Devolución o cancelaciónde la garantía

Identificación de Fases, Tareas y Modelos de Documentos

Ob

ras

Serv

icio

s

Ob

ras

Serv

icio

s

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Series ASOCIADAS

&

Series SUBORDINADAS


Identificación de series relacionadas

SERIE SERIE

Expte. de Obras Expte. de Direcciónde Obras

6


Gestión archivística de los expedientes en FASE DE TRAMITACIÓN

GESTIÓN ARCHIVÍSTICA TRADICIONAL

Gestión de ExpedientesCERRADOS

PROYECTO THOT

Gestión de ExpedientesABIERTOS y CERRADOS

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Auditoría de los DOCUMENTOS ESENCIALES del expediente

Control de documentos esenciales…para la Organización,

pero sobre todo…para los usuarios

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Cuadros de clasificación VINCULADOS para actividades y documentos

CUADRO DE CLASIFICACIÓNDE ACTIVIDADES

CUADRO DE CLASIFICACIÓNDE DOCUMENTOS

Categoría Nombre Natural Categoría

Función Marco Funciones generales

Función Marco Funciones específicas

Función Desarrollo y gestión de obras públicas División Fondo

Actividad/proceso Atribución y Financiación Sección Fondo

Actividad/proceso Gestión de transferenc ias c o n asignac ió n nominativa Serie

Actividad/procesoGestión de atribuc ione s y enc omie ndas de gestió n de

ac tuac ione sSerie

Actividad/proceso Asesoramiento Sección Fondo

Actividad/proceso Redac c ión de info rme s téc nic o s Serie

Actividad/proceso Gestión de recursos patrimoniales Sección Fondo

Actividad/proceso A dquisic ión de b ienes y de rec hos Serie

Actividad/proceso A dquisic ión de b ienes y de rec hos Serie

Actividad/proceso Contratación administrativa Sección Fondo

Actividad/proceso Contratación de obras Serie

Actividad/proceso Contratación de servicios Serie

Actividad/proceso Contratación de concesiones de obra pública Serie

Actividad/proceso Contratación de suministros Serie

Actividad/proceso Gestión de anticipos y liquidaciones Serie

Actividad/proceso Gestión de anticipos y liquidaciones Serie

Actividad/proceso M odificación de contrato Serie

CUADRO CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES

Clasificación deactividades basada en

ISDF

Categoría Nombre Natural

División Fondo Desarrollo y gestión de obras públicas

Sección Fondo Atribución y Financiación

Serie Ex ped ientes de transferenc ias c o n asignac ión nominativa

SerieEx ped ientes de atribuc ión y enc omie ndas de gestión de

ac tuac ione s

Sección Fondo Asesoramiento

Serie In fo rmes té c nic o s

Sección Fondo Gestión de recursos patrimoniales

Serie Ex ped ientes de adqu isic ión de b iene s y de re c ho s

Serie Ex ped ientes de ex pro p iac ión

Sección Fondo Contratación administrativa

Serie Ex ped ientes de c ontratac ión de obras

Serie Ex ped ientes de c ontratac ión de servic io s

Serie Ex ped ientes de c ontratac ión de c o nc esione s de o bra púb lilc a

Serie Ex ped ientes de c ontratac ión de sumin istro s

Serie Ex ped ientes de liquidac ió n

Serie Ex ped ientes de antic ipo de subvenc ión

Serie Ex ped ientes de modific ac ión de c o ntrato

CUADRO CLASIFICACIÓN DOCUMENTOS

Agencia de Obra Pública de la Junta de Andalucía

Clasificación dedocumentos basada

en ISAD-G

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Perfil de metadatos para EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN DEOBRAS Y SERVICIOS DE INFRAESTRUCTURAS DE TRANSPORTE


ENI

ModeloExpedienteJA

Propios

METADATOS

+eEMGDE

10



ENI ESQUEMA NACIONAL DE INTEROPERABILIDAD

• Versión NTI• Identificador• Órgano• Fecha de captura• Origen• Estado de elaboración:

Tipo de copia Identificador de documento

origen• Nombre de formato, del fichero de contenido• Tipo documental• Tipo de firma• Si el tipo de firma=CSV, se consignarán los

siguientes metadatos: Valor CSV Definición generación CSV

• Versión NTI• Identificador• Órgano• Fecha de apertura

del expediente• Clasificación• Estado• Interesado• Tipo de firma

• Si el tipo de firma=CSV, seconsignarán los siguientes metadatos: Valor CSV Definición generación CSV

Metadatos mínimos obligatorios

Documento electrónico Expediente electrónico

9-12metadatos

8-10metadatos

11


eEMGDE


ESQUEMA DE METADATOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

12


ELEMENTOS

RI-ENI-11 METADATOS DOCUMENTO ELECTRÓNICO

RI-ENI-21 METADATOS DEXPEDIENTE ELECTRÓNICO

RI-ENI-40 FIRMA ELECTRÓNICO

RI-EJA-10 INFORMACIÓN DE TRAMITACIÓN

RI-EJA-11 INFORMACIÓN DE TAREAS

RI-EJA-12 INFORMACIÓN DE REGISTROS

RI-EJA-13 INFORMACIÓN DE NOTIFICACIONES

RI-EJA-20 INFORMACIÓN DE INTERESADO

RI-EJA-21 DATOS DE CONTACTO INTERESADO

RI-EJA-30 METADATOS COMPLEMENTARIOS

RI-EJA-40 REMISIONES DE EXPEDIENTES

RI-PFI-10 FIRMANTES TIPOS DOCUMENTOS

RI-PFI-20 FIRMAS DE DOCUMENTO EXPEDIENTE


MODELO DE EXPEDIENTE JA MODELO ESPECIFICADO EN EL DISEÑO DE NUEVAVERSIÓN MOTOR DE TRAMITACIÓN TREW@ 2.3.1



Metadatos propios ESPECÍFICOS DE LAS SERIESTRATADAS

• Clase documento tramitador• Identificador documento

tramitador• Elemento PEP• Objeto contrato• Tipo financiación• Clase actuación• Adjudicatario nombre• Adjudicatario identificador• Importe base del contrato• Tipo IVA contrato

Metadatos de identificación

Metadatos de tramitación

• Gerente• Importe atribución• Procedimiento de

adjudicación• Criterios de adjudicación

Metadatos de contenido

• Municipio origen• Municipio destino• Coordenada origen X• Coordenada origen Y• Coordenada destino X• Coordenada destino Y• Longitud infraestructura• Obra ejecutada (SI/NO)• Red• Matrícula vía• Velocidad de proyecto• Pendiente máxima (%)

• Número de calzadas• Número de plataformas• Numero de carriles por

calzada• Número de vías por

plataforma• Anchura

calzada/calzada+arcenesprevia

• Anchuracalzada/calzada+arcenesproyectada

• Ancho vía/anchoplataforma previo

• Ancho vía/anchoplataforma proyectado

• Número de estructuras• Número de túneles• Longitud de túneles• Problemáticas del proyecto• Capítulo del presupuesto• Capítulo del

presupuesto,Valor

48metadatos

• Importe base de licitación• Tipo IVA licitación• Costes indirectos del

presupuesto• Clasificación requerida

• Importe facturado• Importe pagado• Importe de liquidación del

contrato• Fecha inicio garantía

• Fecha fin garantía• Coste total del expediente• Coste del expediente +

asociados

Esta investigación ha sido parcialmente financiada por el proyecto MeGus “Mecanismos guiados en etapastempranas para la mejora de Software” (TIN2013-46928-C3-3-R) del Ministerio de Economía y Competitividad

y por el proyecto “THOT. Proyecto de innovación de la gestión documental aplicada a expedientes decontratación de servicios y obras de infraestructuras de transporte” del “Programa Operativo FEDER de

Andalucía 2007-2013”.

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