Departamento de Ingeniera

Universidad de Concepcin

Proyecto Gestin

informtica

Empresa Factotal

Integrantes: Felipe Prez S. Claudio Torres M.

Profesor: Ingrid Grnewald Marcela Varas

Ilse Gutirrez

Fecha de entrega: 2 de Junio del 2014

Introduccin

En el presente trabajo se dar a conocer cmo funciona la empresa Factotal dando a

conocer su visin, misin, objetivos estratgicos y procesos de negocio.

Posteriormente se analizara un mbito organizacional de Factotal obteniendo los

procesos negocios para un rea de esta. Una vez hecho esto se analizara la arquitectura

actual y buscara formas de mejorar los procesos a travs de tecnologas de informacin.

Para finalizar se postularan proyectos para cumplir con los requerimientos de los

usuarios y se analizara su factibilidad entregando calendarizacin para este.

1.1 Misin

La misin de Factotal consiste en proveer de liquides a las pymes operando sus cuentas

por cobrar (letras, cheques, facturas, pagars).

1.2 Visin

Innovar en tecnologas que permitan hacer ms giles las transacciones financieras. Y

buscar integracin horizontal incorporando nuevos productos financieros, que permitan

entregar un servicio ms integral para satisfacer las necesidades financieras de sus

clientes.

1.3 Objetivos estratgicos

Practicar un desarrollo sustentable que nos permita Innovar en tecnologas para hacer

ms giles las transacciones financieras.

Incorporar nuevos productos financieros que nos permita proyectarnos en el tiempo.

1.4 Stakeholders

El grupo de inters son los siguientes:

Bancos: se ven afectados como proveedores, son los prestamistas de Factoral

Inversionistas: compran bonos a corto plazo a Factotal

Empresas compuestas y unipersonales : solicitan el servicio de Factotal como clientes

1.5 Procesos de negocio

Proceso de pago a los funcionarios

Proceso de captura de clientes leasing

Proceso de Leasing (arriendo maquinaria )

Proceso de ingreso de empleados al sistema.

Proceso de entrevista de nuevos empleados.

Para Factotal se presentan los siguientes procesos de negocio para el rea de comercial:

Proceso de Compra y verificacin de facturas (Operativo): consiste en comprar la factura al cliente pagando a este un porcentaje del valor (de la factura) y

adquiriendo los derechos (de cobranza) sobre el documento.

Proceso de Cobranza de Documentos (Post venta): consiste en buscar nuevos clientes que estn interesados en hacer negocios con la empresa y evaluarlos

correctamente para ver si no presentan un riesgo muy grande.

Proceso de Bsqueda de nuevos clientes (Innovacin): consiste en indicar al deudor que Factotal es el nuevo dueo de la factura para que este no le pague el

dinero al cliente, y confeccionar una buena ruta de cobranza.

1.6 Estrategia informtica de la organizacin

Factotal cuenta con una estrategia externalizada en cuando a software. El desarrollo,

mantencin y la administracin los respaldos de informacin son realizados por Sonda

(Empresa externa especializada en tecnologas de informacin). En el caso del hardware

la empresa tiene la estrategia de cambiar los computadores cada tres aos.

Y consta con un plan de respaldo a cargo de Sonda.

2.1 mbito Organizacional

Elegimos el rea comercial debido a que es al que mayor acceso tenemos, adems de ser

el sector de la empresa que ms ocupa los sistemas informticos

Para los procesos adems hemos considerado el rea de cobranzas dentro de las

sucursales que involucra a los ejecutivos contables y recaudadores.

2.2 Informantes clave

A nivel estratgico y tcnico:

Octavio Prez. Agente zona Sur

Jeannette Cartes. Agente sucursal Concepcin.

3.1 Arquitectura de Sistema

Los agentes, ejecutivos, secretaria y la directiva utilizan computadores con Windows

XP en los cuales acceden a los distintos mdulos de la plataforma de factoring de Sonda

(distintas prioridades de acceso a informacin) y utilizan Microsoft Outlook para

mandar correos.

3.2 Arquitectura tecnolgica

Factotal cuenta con computadores de escritorio para sus empleados en el rea comercial

(Secretaria, ejecutivos y agentes). Tiene una red interna capaz de conectar distintas

sucursales (de diferentes ciudades) y un servidor propio. Disponen de conexin a

Internet para comunicarse con sus clientes.

4 Lista de Necesidades TI actuales y futuras por proceso de negocio.

Actualizacin automtica de estados del negocio para el cliente:

Se plantea la posibilidad de informar al cliente en todo momento del estado de su

negocio de manera automtica a medida que se va procesando, para ayudar a aliviar la

ansiedad de estos en das crticos como por ejemplo un da viernes en cierre de mes. Se

propone que sea con interfaz web y acceso a celulares para que el cliente tenga acceso

en todo momento.

Apoya al proceso de compra de documentos.

Notificaciones 15 das antes de fecha de vencimiento del cobro:

Se necesita que se notifique 15 das antes de la fecha en que vence el documento para

asegurarse de poder efectuar todos los trmites necesarios a tiempo y no encontrarse con

problemas a ltima hora de que el Deudor se vea imposibilitado a pagar o que le haya

pagado al cliente en vez de a la empresa.

Apoya al proceso de cobranza, es la necesidad a la cual ms nfasis se le dio y que no

saban por qu no estaba implementado en el sistema.

Correos automticos para empresas deudoras para pedir una hora que les

acomode para retirar los pagos.

Se solicita que se emplee un sistema automtico de envo de correos para preguntar a las

empresas deudoras en que da especfico y rango horario les acomoda para poder retirar

el cheque, para los deudores que no respondan a los correos se proceder con el mtodo

usual utilizado hasta el momento.

Apoya al proceso de cobranza.

Aplicacin con GPS para indicar tiempo restante para cobrar

Una aplicacin con GPS que le indique a los cobradores cuanto tiempo le falta para

poder llegar a la siguiente cita para buscar el cheque y que permita al empleador

asegurarse de que el cobrador est trabajando cuando utiliza la el vehculo de la empresa.

Software de ruteo:

Debido a que las sucursales cuentan con slo un vehculo para efectuar labores de

cobranza y entrevistas con potenciales nuevos clientes se necesita de un software capas

de efectuar las rutas diarias de manera ms ptima y determinar cuando sea posible

utilizar el vehculo para todas las citas o cuando se deba usar medios de transporte

pblico.

Apoya a los procesos de cobranza y de bsqueda de nuevos clientes.

IPhone con mini proyector y aplicacin para ingresar negocios para ejecutivos:

Gran parte de los clientes decide optar por Factotal por el trato que tiene con los

ejecutivos y por el servicio que ofrece la empresa en comparacin a la competencia, no

por el precio, al tener una presentacin hace la entrevista ms enriquecedora lo cual

ayuda a captivar a la porcin de clientes que se dejan llevar por lo innovador, adems de

que al constar con una aplicacin para los celulares en los que puedan cotizar negocios

se captara mucho mejor el inters del cliente ante la posibilidad de empezar a efectuar

negocios de inmediato.

5.1 Evaluacin arquitectura de sistemas

Factotal cuenta con softwares bsicos para el rea comercial (Windows XP con Outlook

para el envo de correos). Esta no necesita mucho ms para su buen funcionamiento,

pero al contar con programas tan limitados puede que en futuro sea necesaria una

actualizacin de software.

Windows XP, hace pocos meses dejo de tener soporte, lo cual sera una desventaja para

la empresa al verse ms vulnerable a ataques informticos. Por otra parte el sistema de

factoring de Sonda es bastante robusto y consta con sistemas de login seguro.

Una ventaja de esta arquitectura tan simple es la fcil adaptacin que tendran los

nuevos empleados. Con conocimiento bsico de computacin bastara.

5.2 Evaluacin arquitectura tecnolgica

Factotal cuenta con computadores de gama media para sus empleados. Para el uso que

se les da, les basta y sobra. Cambindolos cada dos aos como indica su estrategia

informtica no tendran problemas.

Su red interna y su servidor propio le ayuda a no tener que depender sistemas externos,

pudiendo proteger sus propios datos privados. Como evaluacin general se puede decir

que la arquitectura tecnologa es bastante correcta para el uso que se le da, pero se

podran agregar nuevos productos tecnolgicos como celulares inteligentes

5.4 Evaluacin de la continuidad operacional y la seguridad informtica:

La empresa tiene un seguro contra robos, pero no tiene contra desastres naturales. Esta

no est preparada para imprevistos. Si se cortara la luz no se podra continuar trabajando,

perdiendo tiempo valioso.

Toda la informacin relevante de la empresa est el servidor propio donde solo los

computadores de la empresa pueden ingresar gracias al sistema creado por Sonda. El

sistema es seguro, pero la falencia la presentan los computadores que tienen como

sistema operativo Windows XP, este ha dejado de tener soporte hace pocos meses

dejando vulnerable a ataques informticos.

6.1 Arquitectura de SI Factotal para cumplir con cada uno de las mejoras a los procesos mencionadas en la

captura de necesidades debera aumentar el nmero de software adquirido. Ya no

bastara solo un computador con Windows XP y Outlook.

Para la mejora del proceso de Compra y verificacin de facturas sera necesaria la

compra o desarrollo de una aplicacin mvil capaz de actualizar automticamente el

estado de los negocios de acuerdo a la informacin compartible.

Para la mejora del proceso de Cobranza es necesario la compra o desarrollo de un

software que pueda planificar las rutas de cobranza.

Para mejorar el primer proceso es necesario agregar funcionalidades extra al sistema de

Sonda que seran el envo automtico de correos y notificaciones recordatorias para los

negocios.

6.2 Arquitectura TI Factotal para lograr las mejoras en los procesos debera comprar nuevos productos

tecnolgicos aparate de sus computadores, redes y servidor propio.

Para la mejora del proceso de cobranza de documentos es necesaria la compra de

equipos mviles que incluyan GPS. Estos sern utilizados por los recaudadores para

generar una ruta de cobranza.

Para la mejora del proceso de bsqueda de nuevos clientes es necesaria la compra de un

proyector porttil y un celular inteligente para el encargado de la bsqueda. Con esto

podr hacer presentaciones ms cautivadoras para los posibles nuevos clientes y

permitir ingresar los datos de los clientes inmediatamente.

6.3 Otras Propuestas

Las siguientes propuestas no se analizaron anteriormente:

Actualizar el sistema operativo de los computadores.

7.1 Descripcin de Proyectos

Implementacin de actualizacin automtica para clientes.

El traspaso de la informacin de cada negocio se realiza a travs de la

plataforma existente. No hay asistencia en terreno por lo que el ingreso de

informacin se hace en las oficinas de cada sucursal. Como el trmite de evaluacin del

negocio puede durar uno o ms das el cliente debe esperar a que se termine el ciclo del

proceso.

En base a soluciones mviles a empresas se puede proponer un sistema de consulta

para que el usuario pueda ver en cualquier momento el estado de su aprobacin en

trmite de su factura y el monto aprobado a travs de su dispositivo mvil. La

implementacin consistira de un servidor y un software que se encargue de enviar

la informacin correspondiente extrayendo los datos desde la base de datos

existente de la compaa. La notificacin del monto aprobado se realiza una vez que se

haya resuelto la negociacin de manera automtica, es decir, cuando la directiva

aprueba o rechaza un negocio registrndolo en su sistema.

Como supuesto se considera que la mayora de los telfonos mviles de hoy

integran exploradores de internet y aplicaciones de correo electrnico, el sistema puede

notificar al correo del cliente de manera automtica una vez concretado el ciclo de

evaluacin y tasacin. La idea considera adems servicio de mensajera de texto para

avisar al cliente sobre la resolucin de la negociacin para que este revise su correo

electrnico para informarse de detalles.

Este servicio sera opcional y requerira de la creacin de una cuenta de usuario para el

cliente. Factotal podra efectuar un cobro fijo adicional al cobro fijo que se efecta en

las transacciones, o bien podra implementarse como un plus al servicio que se le hace a

los clientes.

De la integracin de un sistema de notificacin y de consulta se deducen los

siguientes beneficios:

Servicio de mejor calidad. Entrega la seguridad al cliente de que una vez

terminado el proceso de evaluacin la informacin ser enviada a su correo de manera

que no tenga que estar yendo o llamando a la sucursal para preguntar por el estado de su

factura.

Reduce la carga al personal. Ya que el ejecutivo no tiene que estar notificando al cliente

sus facturas y puede atender de forma ms holgada a potenciales clientes.

Costos

- Servidor de correo que enve los datos a los clientes.

- Contratacin de servicios de una empresa desarrolladora del software que

efectuar la tarea de notificar a los clientes y resuelva consultas.

- Personal encargado de interactuar con la empresa desarrolladora.

- Mantencin del servicio.

- Actualizaciones de software.

Mejora en el rea de cobranza:

Se plantea la implementacin de un sistema de notificaciones automticas 15 das

(tiempo propuesto por el Agente zonal) antes de la fecha de vencimiento del documento

comprado y un sistema de envo automtico de correos para consultar por los horarios

para armar las rutas de cobranza, en conjunto a esto se implementara un software de

ruteo para efectuar de manera ms efectiva las rutas que hacen los cobradores con el

vehculo de la empresa, una aplicacin mvil para dispositivos Android ( por el bajo

costo ) que haga uso del GPS para informar a la empresa de la posicin de estos con el

fin de corroborar el correcto uso del vehculo, y que le informe al cobrador el tiempo

restante que tiene para concretar las citas y que se conecte con la aplicacin de ruteo

para acceder a los mapas.

Los beneficios que estas mejoras entregan son:

Al notificar con anticipacin de los cobros que se avecinan, se evita problemas que

puedan surgir a ltimo momento.

Al ser un sistema automatizado se ahorra tiempo al consultar a los deudores de qu

forma va a realizar el pago mediante el correo.

No existe el acoso de la cobranza llamando excesivamente en horas pocos prudentes al

deudor, lo cual resulta molesto en algunos casos.

El recorrido que hace el cobrador es realizado de forma automtica y no tendr errores.

El cobrador est al tanto de cunto tiempo le queda para realizar el cobro y el prximo,

es beneficioso ya que ste se asegurara de efectuar la cobranza a tiempo.

Se podr rastrear en donde est el cobrador (aplicacin para la empresa) y as se podr

verificar que est realizando su trabajo.

Costos:

1- Se debe proveer a los cobradores con equipos Smartphones con el sistema

operativo Android.

2- Se debe contratar planes de internet mvil para cada cobrador para que pueda usar su

Smartphone.

3- Se debe contratar a una empresa, que realice el desarrollo de software en

aplicaciones mviles en el sistema operativo Android, para desarrollar la aplicacin de

cobranza.

3- Se debe comprar una solucin de ruteo o bien implementar una propia ya que no se

necesitan todos los servicios por los que se paga en los softwares grandes.

Mejoras para la bsqueda de nuevos clientes:

Para este caso se presentan mejoras del rea tecnolgica de entregar un IPhone a los

ejecutivos con un mini proyector y la creacin de una presentacin multimedia que

resulte atractiva para los potenciales nuevos clientes con fin de cautivarlos ms

fcilmente. Y una aplicacin para el celular la cual le permita cotizar negocios en las

reuniones si es que el cliente desea empezar a hacer negocios de inmediato.

Se considera tambin el uso del software de ruteo adquirido en el proceso anterior para

coordinar de mejor manera las reuniones con los clientes.

Los beneficios que se desprenden de esto:

Se obtiene un modo ptimo de planear las rutas de visitas con lo cual para

cuando se tienen muchos clientes a los cuales visitar, no se llegue atrasado o

falte a ninguna reunin.

2. Con el proyector portable se puede hacer una mini presentacin multimedia que

cautive con ms facilidad a los futuros clientes, y con la aplicacin mvil para ingresar

los datos de los clientes, estos podrn empezar a hacer negocios ese mismo da y

no debern esperar a que el ejecutivo llegue a la oficina para ser ingresados al sistema.

Por otra parte esto agiliza el trabajo del ejecutivo.

Costos:

Se debe incurrir en el costo de dar acceso online con compatibilidad mvil al mdulo de

los ejecutivos en la plataforma.

Adquirir IPhones para todos los ejecutivos, cuyo costo es reducido gracias al convenio

con movistar.

Comprar un par de mini proyectores por oficina y contratar a alguien para que prepare

una presentacin multimedia atractiva.

7.2 Calendarizacin.

Dado que el proceso de especificacin de requerimientos es una fase crucial para

el desarrollo del diseo del software y posteriormente para la implementacin de ste,

se han considerado 2 semanas para realizar este proceso, ya que, en este periodo se

puede madurar la idea y a la vez salir nuevas necesidades que satisfacer el cliente.

- El diseo del sistema es otro proceso crucial para la posterior implementacin

del software, ya que, al tener un buen diseo del software facilita la

implementacin del software, ya que, est todo documentado y solo hay que

seguir lo especificado en el diseo del software, por esto le damos importancia al

diseo y consideramos 3 semanas.

- Consideramos 7 semanas para la implementacin, pues el sistema que se ha de

realizar necesita tener una interconexin entre diversos dispositivos mviles y a la

vez un controlador que de las alertas correspondientes y realice los clculos de las

rutas para los cobradores, no consideramos ms tiempo pues como se ha dado 2

semanas para la especificacin de requerimientos y 3 para el diseo del software, se ve

repercutido que el tiempo de la fase de implementacin sea menor del esperado, pues no

habrn cambios en la especificacin de requerimientos ni diseo.

A dems esta fase incluye igual la cotizacin y compra de los equipos necesarios

para el proyecto.

- Posteriormente tenemos un periodo de prueba de 6 semanas para el testing software,

pues se necesita probar el software en diversos lugares en los cuales se

realizaran las cobranzas para poder ver si se produce algn error en los datos

entregados por el software. Las 3 ltimas semanas se realizan a la par con el

periodo de prueba y capacitacin del personal, ya que en esta fase los mismos

usuarios del software pueden encontrar errores que los desarrolladores han pasado por

alto.

- Por ultimo como antes se haba mencionado el periodo de prueba y

capacitacin del personal se encarga de afinar detalles en el software y a la vez ensear

cmo se debe usar a los usuarios mediante capacitacin, para que los usuarios se

familiaricen con el software y puedan sacar el mximo potencial del software

realizado.

Se considerar este tiempo para la realizacin de la aplicacin mvil para los clientes, la

creacin del software de ruteo y el acceso distante a la plataforma para los ejecutivos, ya

que pueden ser realizados de forma paralela, consideramos que el trabajo que se ajuste

ms a este tiempo ser el de cobranza pues es el que lleva ms tiempo de

implementacin debido a la parte de ruteo.

Conclusin

En este informe se dio a conocer los procesos que se van a mejorar de la empresa

Factotal, mostrando las soluciones que nosotros hemos planteado para estos.

Las soluciones que se presentan estn vinculadas con las tecnologas de informacin

los cuales brindan un gran apoyo, ya que, a los usuarios de la aplicacin le mostrar la

informacin respectiva a su trabajo y los ayudar a que optimicen su tiempo.

Tambin podemos concluir que el valor agregado de la empresa se ve incrementado,

pues, al implementar estas mejoras se realizan automatizaciones de procesos, los cuales,

antes de implementar la solucin planteada no eran ptimos y se deban realizar

clculos de manera manual. Como estos procesos ya no se realizan de la forma que se

realizaban anteriormente descritas, se optimizan estos procesos pues los clculos

necesarios se realizan automticamente, logrando ganar tiempo, el cual, se puede

utilizar para hacer ms actividades que generen recursos para la empresa.

Anexos

Anexo 1: Mapa de procesos de negocio.

Anexo 2 Arquitecturas de solucin evaluadas La empresa actualmente no dispone de una arquitectura adecuada para las siguientes

mejoras propuestas:

Implementar una aplicacin mvil que actualice automticamente el estado de los

negocios de acuerdo a la informacin compartible, para que el cliente se sienta ms

cmodo y menos ansioso.

Sera necesario contar con software especfico para la empresa. Se tendra que contratar

una empresa externa.

Entregar una notificacin automtica 15 das antes de la fecha de cobro para

evitar posibles problemas que se presenten con los pagos.

Sera necesario contar con software especfico para la empresa. Este no presenta una

gran complejidad al ser solo una herramienta de notificacin. El desarrollo para solo una

notificacin quizs no valga la pena.

Enviar un formulario automtico a los clientes que decidan pagar con cheque 3

das antes de la fecha de pago para acordar un da especfico y un rango horario

para poder recoger el dinero.

Para esto no es necesario un software y lo podra realizar la secretaria.

Software de ruteo para planificar las rutas de cobranza

Sera necesario contar con software especfico para la empresa.

Dispositivo mvil con GPS para los recaudadores

Es necesaria la compra de mviles inteligentes, al no contar con muchos recaudadores,

no sera un gran desembolso de dinero para la empresa

Celular inteligente para los ejecutivos y un proyector portable para poder hacer

presentaciones ms cautivadoras para los clientes, y que permita ingresar los datos

de los clientes de inmediato.

Es necesaria la compra de mviles inteligentes y un proyector portable.

Anexo 3 Criterios de evaluacin de arquitectura

Para la eleccin de la nueva arquitectura se tom en cuenta el costo de desarrollo y la

utilidad que esta podra entregar a la empresa.

De las mejoras propuestas se mantuvieron las siguientes:

Implementar una aplicacin mvil para clientes: el desarrollo de una aplicacin

mvil no es tan costosa y tampoco cuenta con muchos requisitos funcionales, por lo que

la empresa podra tener fondos

Software de ruteo para planificar las rutas de cobranza: El desarrollo de este

software no es complejo y el dinero ahorrado en combustible compensara el coste de

desarrollo

Dispositivo mvil con GPS para los recaudadores: El precio de los celulares

inteligentes no es costoso y el tiempo optimizado y combustible lo compensara. Esta

mejora va de la mano de la anterior.

Celular inteligente para los ejecutivos y un proyector portable: Conseguir nuevos

clientes traera ms beneficios que la compra de celulares inteligentes.

Anexo 4: Criterios de evaluacin de proyectos.

Los proyectos no fueron evaluados desde el punto de vista de arreglar problemas

existentes con el modo actual de operar puesto que los trabajadores encontraban que el

modo en que se efecta es el ideal a excepcin del sistema de notificaciones que lo

queran implementado, el resto de las mejoras fueron propuestas como mejoras en el

servicio entregado y en la facilidad de operacin de los empleados.

Anexo 5: Pauta de captura de informacin

Planilla Proceso

Preparado por: Felipe Prez Fecha: 20/05/2014 Revisado por: Claudio Torres Fecha: 20/05/2014 Validado por: Octavio Prez Fecha: 20/05/2014 Fuente Informacin (actor) agente Zona Sur Nmero Reunin 1

1. Proceso: Compra y verificacin de facturas. 2. Responsable: 3. Participantes (actores involucrados en el proceso): - Cliente ( Clientes de la empresa )

- Ejecutivo ( Encargado de atender a los clientes y captar nuevos )

- Cobranza (Ejecutivos encargados de cobrar cheques, facturas, etc.)

- Deudor ( Empresa que contrat los servicios del cliente y le debe dinero )

- asistente ( Secretaria )

- agente de sucursal ( Encargado de los ejecutivos de la sucursal )

- agente zonal ( Encargado de los agentes de sucursales )

- Directiva ( Gerente de riesgo, dueo de la empresa, presidente )

- analistas ( Departamento de anlisis )

- Tesorera ( Encargados de manejar el dinero de la empresa )

4. Descripcin (objetivo): El cliente interesado se dirige a la oficina, para discutir la venta de su documento y el

respectivo precio por este. El ejecutivo revisa la factura y ofrece por ella una taza tentativa. Si el

cliente no est de acuerdo entonces el proceso se da por terminado ya que la negociacin

es abortada, de lo contrario el ejecutivo enva la factura al departamento de cobranza.

El departamento de cobranza recepciona la factura y se contacta con el deudor con el fin de

corroborar la veracidad del documento consultndole por este. El deudor por su parte revisa la

factura y notifica al departamento de cobranza sobre la validez del documento. El departamento de

cobranza determina cancelar la negociacin si el documento no tiene respaldo, es decir, el

bien o servicio otorgado no existe, de no ser el caso se determina continuar con el procedimiento

del negocio entregando la factura a los asistentes.

El asistente que recibe la factura ingresa los datos al sistema y enva el negocio al

workflow del ejecutivo. Este ltimo recibe el negocio en workflow, completa los datos restantes

como el precio tentativo, informacin sobre DICOM, etc. y enva el negocio al agente de

sucursal.

El agente recibe el negocio y procede a evaluar al deudor para comprobar la factibilidad del

negocio: si este no resulta factible por algn motivo, el negocio no se lleva a cabo, de lo

contrario enva el negocio al agente zonal quin despus de recibir el negocio evala nuevamente

al deudor, ajusta el precio para que el negocio sea rentable. Si el negocio no es factible

por alguna razn el negocio es cancelado de lo contrario el negocio es enviado a la directiva.

La directiva evala el negocio enviado por el agente zonal, ajusta el precio y verifica que el

negocio sea factible: si el negocio no es factible este se cancela, de lo contrario se notifica

el negocio al ejecutivo.

El ejecutivo despus de recibir el negocio con toda la informacin correspondiente,

otorgada por las dems departamentos involucrados, notifica al cliente los trminos y condiciones

del acuerdo. Si el cliente por su parte no le parece rentable o no est de acuerdo con el negocio,

este es cancelado. Si el cliente expresa estar de acuerdo con el negocio el ejecutivo procede a

notificar la confirmacin a la directiva. La directiva notifica la confirmacin del negocio con

todos sus detalles a los analistas donde estos ltimos imprimen la transaccin entregndosela

posteriormente al departamento de tesorera.

Finalmente tesorera emite el pago al cliente.

Objetivo: Comprar la factura al cliente pagando a este un porcentaje del valor (de la

factura) y adquiriendo los derechos (de cobranza) sobre el documento.

5. Clientes: Personas interesadas en vender documentos

6. Proveedores: Bonos a corto plazo de los inversionistas y lnea bancaria

7. Informacin Asociada

1

-Tasas promedio de los ejecutivos, Dicom de los clientes, sus asociados y Deudor.

-Promedio de ventas mensuales de los clientes, lnea de crdito ocupada con factotal, cantidad de

deuda con la banca, monto de morosidad y deuda vigente.

-Informacin de contacto de los deudores (telfono, correo, direccin).

8. Indicadores de Gestin Cantidad recuperada de clientes, es decir clientes que vuelvan a hacer negocios con el factoring

despus de un negocio exitoso.

Porcentaje de lnea ocupado, se busca que el ejecutivo maximice las lneas de crdito de sus

clientes en lo posible.

Ausencia de negocios fraudulentos para los agentes.

9. Sistemas que intervienen/apoyan actualmente

Solucin factoring de Sonda, Microsoft Outlook

10. Problemas

Dado que la empresa tiene que contactar a la empresa deudora con el fin de confirmar la factura, el

proceso se puede retrasar porque depende de la disponibilidad de la parte deudora. Mientras no

se pueda obtener la informacin necesaria, el negocio no se concreta, a veces pueden pasar

varios das y en ese proceso el cliente puede decidir no efectuar el negocio.

11. Propuestas de los usuarios

Aplicacin mvil que actualice automticamente el estado de los negocios de acuerdo a la

informacin compartible, para que el cliente se sienta ms cmodo y menos ansioso.

12. Referencia a otras soluciones (software, empresas del rubro, etc.) y mejores prcticas De acuerdo a la experiencia laboral de los entrevistados no han operado de mejor forma ni

ocupado un mejor software que en la empresa actual.

Previamente se utilizaba un software diseado por Dimensin del cual se migr al no ser capaz de

aguantar el workload a medida que la empresa creci y funcionaba demasiado lento.

13. Requerimientos

Funcionales:

Debe mandar una notificacin por correo una sea aprobado / rechazado.

Debe permitir ingresar con una cuenta personal para cada usuario.

Se debe mantener actualizado los pasos en el que va el negocio del cliente.

No funcionales:

Debe ser implementado en una interfaz web compatible con dispositivos mviles

Y como aplicacin para Android / IOS.

14. Observaciones (referencia a otra documentacin, otros no considerados previamente)

15. Diagramas

16. Actividades del Proceso:

Planilla Actividad/Etapa.

Proceso:

Preparado por: Felipe Prez Fecha: 20/05/2014 Revisado por: Claudio Torres Fecha: 20/05/2014 Validado por: Octavio Prez Fecha: 20/05/2014 Fuente Informacin (actor) Agente zona sur Nmero Reunin 1

1. Actividad/Etapa: Cobranza de documentos 2. Responsable: 3. Participantes (actores involucrados en el proceso): -Cobranza ( Ejecutivo encargado )

-Deudor ( Empresa emisora del documento )

-Recaudador ( empleado de cobranza encargado de recaudar el dinero )

4. Descripcin (objetivo):

Cuando llega el momento de recaudar los cobros a las empresas deudoras, el

departamento de cobranza de la empresa Factual, se encarga de notificar a las

diferentes entidades que han solicitado del servicio de prstamo entregado por la

empresa Factual.

Las notificaciones que entrega el departamento cobranza son realizadas mediante el

envo de un correo electrnico o por medio de una llamada telefnica a los encargados

de la empresa que ha solicitado los servicios financieros que entrega la empresa

Factual.

En el momento de contactarse el departamento de cobranza con la empresa deudora,

a sta se le notifica que la factura a nombre del cliente, que ha solicitado los servicios

de Factotal, se encuentra cerca del periodo de pago y esa deuda debe ser pagada a la

empresa Factotal.

Luego de haber contactado y avisado al cliente, el departamento de cobranza le

pide al cliente que indique el mtodo de pago y fecha que va a saldar su deuda.

Los mtodos de pago a los que pueden optar los clientes de la empresa

Factotal, son mediante una trasferencia electrnica o a travs del pago por medio de un

cheque.

En el caso que el cliente decida pagar por medio de una transferencia electrnica

esta se realiza de forma directa del cliente a la cuenta de la empresa Factotal y solo se le

pide al cliente que diga la fecha en que realizar el depsito. En cambio si el cliente

decide pagar por medio de un cheque, el proceso de cobranza es ms complicado, ya

que, se debe acordar una fecha y un horario rango horario, en el cual, el cliente se

encuentre el cliente disponible, para que el recaudador del departamento de cobranza se

dirija al lugar acordado para la entrega del cheque.

Luego el departamento de cobranza al tener la lista de todos los clientes que

realizan el pago por medio de cheques, ste departamento disea de manera manual una

ruta de recaudacin, para que, el recaudador pueda realizar la recoleccin de la mayor

cantidad de pagos, que entregan los clientes, y como segundo objetivo, para la

recaudacin de pagos, es tratar de utilizar la menor cantidad de tiempo en recorrer la

ruta que se le ha asignado al cobrador.

5. Clientes: Deudores ( empresas que emiten los documentos )

6. Proveedores: Inversionistas, Cuenta bancaria.

7. Informacin Asociada

2

- Informacin de contacto de clientes y Deudores (nmero telefnico y correo )

8. Indicadores de Gestin - Porcentaje de recaudo mensual: si es cercano al 100% (con unos 5 das de gracia) es

un buen indicador, si supera el 100 % debido a que se cobr anticipado, es un muy buen

indicador.

9. Sistemas que intervienen/apoyan actualmente Microsoft Outlook

10. Problemas - Si la empresa deudora se va a quiebra, y el cliente no puede devolver el dinero, no hay

modo de recuperar lo que se pag.

- Las rutas de cobranza son efectuadas sin software, por lo que no son necesariamente

las ms efectivas.

11. Propuestas de los usuarios - Entregar una notificacin automtica 15 das antes de la fecha de cobro para evitar

posibles problemas que se presenten con los pagos.

- Software de ruteo para planificar las rutas de cobranza.

12. Referencia a otras soluciones (software, empresas del rubro, etc.) y mejores

prcticas

13. Requerimientos Funcionales:

Se debe notificar 15 das antes a cobrar el dinero de manera automtica.

Se debe enviar un correo automtico al deudor 3 das antes de la fecha de cobro

acordada con un formulario para planificar un rango horario para efectuar la bsqueda

del dinero en caso de ser cheque.

Se debe entregar las rutas a tomar para cada da.

No funcionales:

La notificacin debe ser notificada como vista para que desaparezca.

Que el sistema sea implementado de forma local.

14. Observaciones (referencia a otra documentacin, otros no considerados

previamente)

15. Diagramas

Preparado por: Claudio Torres Fecha: 20/05/2014 Revisado por: Felipe Prez Fecha: 20/05/2014 Validado por: Jeannette Cartes Fecha: 20/05/2014 Fuente Informacin (actor) Agente sucursal Nmero Reunin 1

1. Proceso: Bsqueda de nuevos clientes 2. Responsable: 3. Participantes (actores involucrados en el proceso): Cliente:

Ejecutivo 4. Descripcin (objetivo):

Un ejecutivo pide una cita con un potencial cliente, este debe ingresar el rango de

tiempo que el potencial cliente le ofrece a una plantilla en la oficina, la cual es utilizada

para calcular las rutas de visitas de los distintos ejecutivos. El ejecutivo se dirige a su

oficina en el horario acordado, y le informa de los distintos servicios y ventajas que

tiene un factoring y luego le informa de las ventajas que tiene Factotal en particular

dentro del mercado, esto puede ser acompaado con un trptico. Luego de que el

ejecutivo converse con el potencial cliente y si este est de acuerdo, firma un contrato

de factoring y un pagar en blanco, luego de esto el ejecutivo debe ingresar el cliente al

sistema, el rubro, promedio de ventas mensuales, estado de DICOM actual, y

fotografas de su empresa.

5. Clientes: Empresas interesadas en vender documentos.

6. Proveedores: Inversionistas , Cuenta bancaria

7. Informacin Asociada

3

Facturacin mensual, Dicom del potencial cliente y de sus asociados.

Grupo econmico al que pertenece.

Deuda con la banca.

8. Indicadores de Gestin - Cantidad de nuevos clientes asociados a la cartera cada mes.

9. Sistemas que intervienen/apoyan actualmente

Sistema de Factoring Sonda.

10. Problemas Se consta de un solo vehculo para todos los ejecutivos, adems de no constar con las

rutas ms ptimas para acomodarse a los tiempos de los clientes a visitar cuando hay

varias visitas agendadas para un mismo da.

El nico material de apoyo para la reunin del ejecutivo es un trptico informativo por

lo cual es posible que no se capture en la totalidad la atencin del potencial cliente.

11. Propuestas de los usuarios IPhone para los ejecutivos con un proyector portable para poder hacer presentaciones

ms cautivadoras para los clientes.

Utilizar el mismo software de ruteo propuesto para el proceso anterior.

12. Referencia a otras soluciones (software, empresas del rubro, etc.) y mejores

prcticas

13. Requerimientos

Funcionales:

Se debe entregar las rutas a tomar para cada da.

No Funcionales:

El sistema debe ser implementado de manera local debido al no acceso a internet.

14. Observaciones (referencia a otra documentacin, otros no considerados

previamente)

15. Diagramas

Anexo 6: Pauta de captura de necesidades.

Preparado por: Felipe Prez Fecha:20/05/2014

Revisado por: Claudio Torres Fecha:20/05/2014

Validado por: Octavio Prez Fecha:20/05/2014

Solicitado por (actor/reunin/documento):

Fuente Informacin (actores) Agente zona sur

Nmero Reunin 1

1. Proceso/Actividad Compra y verificacin de facturas

2. Descripcin general Comprar la factura al cliente pagando a este un porcentaje del valor (de la

factura) y adquiriendo los derechos (de cobranza) sobre el documento.

3. Situacin actual (cmo se hace hoy) El cliente interesado se dirige a la oficina, para discutir la venta de su documento

y el respectivo precio por este. El ejecutivo revisa la factura y ofrece por ella una

taza tentativa. Si el cliente no est de acuerdo entonces el proceso se da por

terminado ya que la negociacin es abortada, de lo contrario el ejecutivo enva la

factura al departamento de cobranza.

El departamento de cobranza recepciona la factura y se contacta con el deudor

con el fin de corroborar la veracidad del documento consultndole por este. El

deudor por su parte revisa la factura y notifica al departamento de cobranza sobre la

validez del documento. El departamento de cobranza determina cancelar la

negociacin si el documento no tiene respaldo, es decir, el bien o servicio

otorgado no existe, de no ser el caso se determina continuar con el procedimiento

del negocio entregando la factura a los asistentes.

El asistente que recibe la factura ingresa los datos al sistema y enva el

negocio al workflow del ejecutivo. Este ltimo recibe el negocio en workflow,

completa los datos restantes como el precio tentativo, informacin sobre

DICOM, etc. y enva el negocio al agente de sucursal.

El agente recibe el negocio y procede a evaluar al deudor para comprobar la

factibilidad del negocio: si este no resulta factible por algn motivo, el

negocio no se lleva a cabo, de lo contrario enva el negocio al agente zonal

quin despus de recibir el negocio evala nuevamente al deudor, ajusta el precio

para que el negocio sea rentable. Si el negocio no es factible por alguna

razn el negocio es cancelado de lo contrario el negocio es enviado a la directiva.

La directiva evala el negocio enviado por el agente zonal, ajusta el precio y

verifica que el negocio sea factible: si el negocio no es factible este se cancela,

de lo contrario se notifica el negocio al ejecutivo.

El ejecutivo despus de recibir el negocio con toda la informacin

correspondiente, otorgada por las dems departamentos involucrados, notifica al

cliente los trminos y condiciones del acuerdo. Si el cliente por su parte no le parece

rentable o no est de acuerdo con el negocio, este es cancelado. Si el cliente expresa

estar de acuerdo con el negocio el ejecutivo procede a notificar la confirmacin a la

directiva. La directiva notifica la confirmacin del negocio con todos sus detalles a

los analistas donde estos ltimos imprimen la transaccin entregndosela

posteriormente al departamento de tesorera.

Finalmente tesorera emite el pago al cliente.

4. Situacin Propuesta por el usuario Implementar una aplicacin mvil que actualice automticamente el estado de los

negocios de acuerdo a la informacin compartible, para que el cliente se sienta ms

cmodo y menos ansioso.

5. Descripcin detallada (Requerimientos funcionales y no funcionales) Funcionales:

Debe mandar una notificacin por correo una sea aprobado / rechazado.

Debe permitir ingresar con una cuenta personal para cada usuario.

Se debe mantener actualizado los pasos en el que va el negocio del cliente.

No funcionales:

Debe ser implementado en una interfaz web compatible con dispositivos mviles

Y como aplicacin para Android / IOS.

6. Beneficios al implementar la solucin propuesta por el usuario (econmicos, calidad trabajo/productos, tiempo)

De la integracin de un sistema de notificacin y de consulta se deducen los siguientes

beneficios:

Servicio de mejor calidad. Entrega la seguridad al cliente de que una vez

terminado el proceso de evaluacin la informacin ser enviada a su correo de manera

que no tenga que estar yendo o llamando a la sucursal para preguntar por el estado de su

factura.

Reduce la carga al personal. Ya que el ejecutivo no tiene que estar notificando al cliente

sus facturas y puede atender de forma ms holgada a potenciales clientes.

7. Evaluacin:4 7.1. Aporte al negocio (alto/medio/bajo)

(Medio)

Con esta mejora no se efecta un aporte al negocio en temas econmicos pero

genera un incremento en la calidad del servicio al entregar informacin para la

satisfaccin del cliente.

Dado que factotal es uno de los ms caros del negocio, la calidad del servicio es

el principal punto atractivo para sus clientes.

7.2. Costo implementacin (alto/medio/bajo)

(Bajo)

Los costos a los que se debe incurrir son los siguientes:

- Servidor de correo que enve los datos a los clientes.

- Contratacin de servicios de una empresa desarrolladora del software

que efectuar la tarea de notificar a los clientes y resuelva consultas.

- Personal encargado de interactuar con la empresa desarrolladora.

- Mantencin del servicio.

- Actualizaciones de software.

El costo de esta implementacin, considerando que se le pida a la empresa

Sonda debiera de ser moderadamente bajo debido a que es un sencillo mdulo

conectado al sistema actual el que permita enviar los datos pertinentes a la

aplicacin mvil.

7.3. Costo no implementacin (alto/medio/bajo) (Bajo)

El costo de no implementacin diremos que es bajo puesto que no sabemos

realmente cuantos clientes atraera esta mejora en la calidad de servicio. O

cuantos clientes prevera de irse.

7.4. Nivel de estandarizacin (estndar/ no estndar/ diferenciador de la Organizacin)

La mejora es estndar puesto que no afecta el operar de los ejecutivos, solo

presenta una ayuda opcional para los clientes.

8. Solucin alternativa Una solucin alternativa sera tener a los ejecutivos pendientes de informar de

manera inmediata a todos sus clientes, lo cual no es tan factible por que consume ms

tiempo del necesario el cual es ms valioso para la empresa.

Preparado por: Felipe Prez Fecha: 20/05/2014

Revisado por: Claudio Torres Fecha: 20/05/2014

Validado por: Octavio Prez Fecha: 20/05/2014

Solicitado por (actor/reunin/documento):

Fuente Informacin (actores) Agente Zonal

Nmero Reunin 1

1. Proceso/Actividad Cobranza de documentos

2. Descripcin general

Indicar al deudor que Factotal es el nuevo dueo de la factura para que este no le

pague el dinero al cliente, y confeccionar una buena ruta de cobranza.

3. Situacin actual (cmo se hace hoy)

Cuando llega el momento de recaudar los cobros a las empresas deudoras, el

departamento de cobranza de la empresa Factual, se encarga de notificar a las

diferentes entidades que han solicitado del servicio de prstamo entregado por la

empresa Factual.

Las notificaciones que entrega el departamento cobranza son realizadas

mediante el envo de un correo electrnico o por medio de una llamada telefnica a

los encargados de la empresa que ha solicitado los servicios financieros que entrega

la empresa Factual.

En el momento de contactarse el departamento de cobranza con la empresa

deudora, a sta se le notifica que la factura a nombre del cliente, que ha solicitado

los servicios de Factotal, se encuentra cerca del periodo de pago y esa deuda debe

ser pagada a la empresa Factotal.

Luego de haber contactado y avisado al cliente, el departamento de cobranza le

pide al cliente que indique el mtodo de pago y fecha que va a saldar su deuda.

Los mtodos de pago a los que pueden optar los clientes de la empresa

Factotal, son mediante una trasferencia electrnica o a travs del pago por medio de

un cheque.

En el caso que el cliente decida pagar por medio de una transferencia electrnica

esta se realiza de forma directa del cliente a la cuenta de la empresa Factotal y solo

se le pide al cliente que diga la fecha en que realizar el depsito. En cambio si el

cliente decide pagar por medio de un cheque, el proceso de cobranza es ms

complicado, ya que, se debe acordar una fecha y un horario rango horario, en el

cual, el cliente se encuentre el cliente disponible, para que el recaudador del

departamento de cobranza se dirija al lugar acordado para la entrega del cheque.

Luego el departamento de cobranza al tener la lista de todos los clientes que

realizan el pago por medio de cheques, ste departamento disea de manera manual

una ruta de recaudacin, para que, el recaudador pueda realizar la recoleccin de la

mayor cantidad de pagos, que entregan los clientes, y como segundo objetivo, para

la recaudacin de pagos, es tratar de utilizar la menor cantidad de tiempo en

recorrer la ruta que se le ha asignado al cobrador.

4. Situacin Propuesta por el usuario - Entregar una notificacin automtica 15 das antes de la fecha de cobro para evitar

posibles problemas que se presenten con los pagos.

- Enviar un formulario automtico a los clientes que decidan pagar con cheque 3 das

antes de la fecha de pago para acordar un da especfico y un rango horario para poder

recoger el dinero.

- Software de ruteo para planificar las rutas de cobranza.

-dispositivo mvil con GPS para los recaudadores.

5. Descripcin detallada (Requerimientos funcionales y no funcionales) Funcionales:

Se debe notificar 15 das antes a cobrar el dinero de manera automtica.

Debe permitir ingresar las fechas para los envos de formularios.

Se debe enviar el formulario al cliente 3 das antes a la fecha indicada por el cobrador.

Se debe entregar las rutas a tomar para cada da.

El dispositivo con GPS debe informar el tiempo restante para los siguientes cobros a

realizar.

No funcionales:

La notificacin debe ser notificada como vista para que desaparezca.

Que el sistema de ruteo sea implementado de forma local.

6. Beneficios al implementar la solucin propuesta por el usuario (econmicos, calidad trabajo/productos, tiempo)

- Al notificar con anticipacin de los cobros que se avecinan, se evita problemas que

puedan surgir a ltimo momento.

-Al ser un sistema automatizado se ahorra tiempo al consultar a los deudores de qu

forma va a realizar el pago mediante el correo.

-No existe el acoso de la cobranza llamando excesivamente en horas pocos

prudentes al deudor, lo cual resulta molesto en algunos casos.

-El recorrido que hace el cobrador es realizado de forma automtica y no tendr

errores.

-El cobrador est al tanto de cunto tiempo le queda para realizar el cobro y el

prximo, es beneficioso ya que ste se asegurara de efectuar la cobranza a tiempo.

-Se podr rastrear en donde est el cobrador (aplicacin para la empresa) y as se

podr verificar que est realizando su trabajo.

7. Evaluacin: 7.1. Aporte al negocio (alto/medio/bajo)

(Medio)

Al recordar a los ejecutivos de cobranza con antelacin se evitan futuros

problemas de cobro (como que el deudor le haya pagado al cliente por

equivocacin, que tenga que esperar por dinero para poder pagar, etc.) y

permitir que se pueda recaudar gran parte del dinero a tiempo.

Se ahorrara bencina con las rutas ms optimas y permitir a los cobradores

hacer el trabajo ms eficiente reduciendo las posibles citas perdidas (lo cual

podra generar molestias con el cobrador).

7.2. Costo implementacin (alto/medio/bajo)

1- Se debe proveer a los cobradores con equipos Smartphone con el sistema operativo

Android.

2- Se debe contratar planes de internet mvil para cada cobrador para que pueda usar su

Smartphone.

3- Se debe contratar a una empresa, que realice el desarrollo de software en

aplicaciones mviles en el sistema operativo Android, para desarrollar la aplicacin de

cobranza.

4- Se debe pedir a Sonda que agregue un nuevo mdulo para las notificaciones, o bien

esto podra ser implementado por el equipo informtico de factotal.

4- Contratacin de software de ruteo.

Los Smartphone con Android y GPS pueden ser bastante baratos y el plan de internet

mvil es de $10,000 mensuales, adems de eso la empresa consta con un convenio con

movistar por lo cual la adquisicin de estos dispositivos no ser costoso.

El costo de la aplicacin para los cobradores no debiera de ser alto debido a la

simplicidad de esta, al igual que las notificaciones del sistema.

7.3. Costo no implementacin (alto/medio/bajo) (Bajo)

Dejando de lado la optimicidad de las rutas, los posibles beneficios de las notificaciones

automticas pueden ser mitigados por un muy buen equipo de cobranza que tenga todo

en mente.

7.4. Nivel de estandarizacin (estndar/ no estndar/ diferenciador de la Organizacin)

Diferenciador:

No es estndar puesto que cambiara la forma de operar de los ejecutivos de cobranza y

de los recaudadores e innovativo en la forma que presenta una mejora en el mtodo de

recaudo de dinero.

8. Solucin alternativa Una solucin alternativa sera hacer utilizar a los ejecutivos de cobranza algn tipo de

software de calendarios con alertas como Google calendar.

Preparado por: Claudio Torres Fecha: 20/05/2014

Revisado por: Felipe Prez Fecha: 20/05/2014

Validado por: Jeannette Cartes Fecha: 20/05/2014

Solicitado por (actor/reunin/documento):

Fuente Informacin (actores) agente sucursal

Nmero Reunin 1

1. Proceso/Actividad Bsqueda de nuevos clientes

2. Descripcin general Buscar nuevos clientes que estn interesados en hacer negocios con la empresa y

evaluarlos correctamente para ver si no presentan un riesgo muy grande.

3. Situacin actual (cmo se hace hoy) Un ejecutivo pide una cita con un potencial cliente, este debe ingresar el rango de

tiempo que el potencial cliente le ofrece a una plantilla en la oficina, la cual es utilizada

para calcular las rutas de visitas de los distintos ejecutivos. El ejecutivo se dirige a su

oficina en el horario acordado, y le informa de los distintos servicios y ventajas que

tiene un factoring y luego le informa de las ventajas que tiene Factotal en particular

dentro del mercado, esto puede ser acompaado con un trptico. Luego de que el

ejecutivo converse con el potencial cliente y si este est de acuerdo, firma un contrato

de factoring y un pagar en blanco, luego de esto el ejecutivo debe ingresar el cliente al

sistema, el rubro, promedio de ventas mensuales, estado de DICOM actual, y

fotografas de su empresa.

4. Situacin Propuesta por el usuario IPhone para los ejecutivos con un proyector portable para poder hacer presentaciones

ms cautivadoras para los clientes, y que permita ingresar los datos de los clientes de

inmediato.

Utilizar el mismo software de ruteo propuesto para el proceso anterior.

5. Descripcin detallada (Requerimientos funcionales y no funcionales) Para el software de ruteo lo mismo puesto que se utilizara el mismo.

Debe efectuarse un mdulo para ingresar datos del cliente mediante el iPhone similar al

que se encuentra en la plataforma de factoring.

6. Beneficios al implementar la solucin propuesta por el usuario (econmicos, calidad trabajo/productos, tiempo)

Se obtiene un modo ptimo de planear las rutas de visitas con lo cual para

cuando se

tienen muchos clientes a los cuales visitar, no se llegue atrasado o falte a

ninguna reunin.

2. Con el proyector portable se puede hacer una mini presentacin multimedia que

cautive con ms facilidad a los futuros clientes, y con la aplicacin mvil para ingresar

los datos

de los clientes, estos podrn empezar a hacer negocios ese mismo da y no

debern esperar a que el ejecutivo llegue a la oficina para ser ingresados al sistema. Por

otra parte esto agiliza el trabajo del ejecutivo.

7. Evaluacin: 7.1. Aporte al negocio (alto/medio/bajo)

(Medio)

La utilizacin del proyector es un medio para cautivar algunos cuantos clientes nuevos,

pero lo mejor sera que al tener una aplicacin mvil para ingresar negocios, incrementa

el nmero de negocios que puede procesar el ejecutivo en el da, adems de ofrecer una

mayor tentacin al potencial nuevo cliente ya que podra empezar de inmediato a

cotizar las ventas de documentos.

7.2. Costo implementacin (alto/medio/bajo) (Bajo)

Se debe incurrir en el costo de dar acceso online con compatibilidad mvil al mdulo de

los ejecutivos en la plataforma.

Adquirir IPhones para todos los ejecutivos, cuyo costo es reducido gracias al convenio

con movistar.

Comprar un par de mini proyectores por oficina y contratar a alguien para que prepare

una presentacin multimedia atractiva.

7.3. Costo no implementacin (alto/medio/bajo) (Bajo)

El modo en el cual se efectan las cosas son los mtodos estndar que utilizan todos en

el mercado por lo cual no hay una real perdida en no implementarlo salvo en el no-

ahorro de tiempo.

7.4. Nivel de estandarizacin (estndar/ no estndar/ diferenciador de la Organizacin)

Diferenciador:

Las presentaciones multimedia porttiles son definitivamente algo innovativo y que le

da un plus a la entrevista, adems de poder hacer negocios en terreno.

Anexo 7: Matriz de necesidades

Cliente Ejecutivo Recaudador Directiva Ejecutivo

de cobranza

Compra y

verificacin

de facturas

Mantenerse

actualizado

del

negocio.

Actualizar al

cliente

automticamente.

Cobranza

documentos

Ruta de

cobranza

optima

Verificar

correcto

uso de

vehculo

Mantenerse

atento a

todos los

documentos

que se

deben

cobrar para

recibir el

dinero a

tiempo

Bsqueda de

nuevos

clientes

Rutas de visitas

ptimas.

Cautivar a

nuevos clientes.