DISEÑO DE ENTREVISTAS A NIVEL ESTRATÉGICO DIRECTIVO Y GERENTES

1

Entrevista 2

Director General

Dante Gutiérrez

2

• RespuestaOrganizar los eventos empresariales más importantes de

MéxicoPosicionar a la organización como la empresa número

uno en la organización de eventos empresariales.Tener convenios sólidos con los proveedores más importantes de la industria turística en México.

1. ¿Cuál es el objetivo estratégico de la organización?

3

• Respuesta•La rentabilidad de la organización debe fluctuar entre el 15 y 20% de la inversión operativa neta.•La satisfacción de todos nuestros clientes en los servicios otorgados•Alcanzar los presupuestos establecidos mensualmente

2. ¿Cuáles son los indicadores de su proceso?

4

• RespuestaCoordinación y dirección optima

operativa de la organización

3. ¿Cuál es el objetivo (os) de su departamento?

5

• Respuesta

Indicadores de desempeño por departamento

4. ¿Qué necesidades de información tiene de otros

departamentos?

6

• Respuesta

Retroalimentación y seguimiento en función de los objetivos y metas de la organización asignados a

cada departamento..

5. ¿Qué información proporciona a otros departamentos?

7

• Respuesta

De los documentos financieros, y de los reportes generados por cada departamento

6. Actualmente de dónde obtiene la información que

requiere.

8

• RespuestaLa información tiene un plazo de entrega de 10 días a partir del inicio de cada mes, sin embargo algunos departamentos no proporcionan la información de

indicadores de desempeño en tiempo y forma; debido a la falta de un sistema que agilice el proceso

de dicha información.

7. ¿En cuánto tiempo la información llega procesada para la toma de decisiones?

9

• Respuesta

Sistema de información con Base de datos proveedores, ventas, operación, financiera, recursos humanos y clientes.

8. ¿Qué recursos requiere para el proceso de la información?

10

• Respuesta

Actualizaciones diarias, agilidad de uso, muy confiable, que diagnostique y proyecte el cumplimiento de las metas

departamentales y de la organización, que su uso sea muy amigable y sencillo para el proceso.

9. ¿Qué necesita hacer el sistema de información para ayudar a

controlar su proceso?

11

• Respuesta• Que sepan interactuar con el sistema

• Plantación de actividades• Que puedan y sepan tomar decisiones en áreas de oportunidad

• Comunicación y trabajo en red• Que sepan leer e interpretar el resultado de los indicadores

10. Competencias del personal para el uso del sistema.

12

• Respuesta

• Que se limite el acceso al sistema de acuerdo a la interrelación entre departamentos; por nivel y funciones.• El sistema debe estar blindado contra intervenciones externas e internas no autorizadas que pongan en riesgo la seguridad de la información.

11. ¿Qué nivel de seguridad requiere para el uso de cada

Departamento?

13

• RespuestaA través de:• Diagnostico que debe dar el sistema• De los indicadores de desempeño de cada departamento• Comentarios generales de la Dirección• El sistema debe lograrse con un costo mínimo de inversión y operación

12. ¿De qué manera el sistema de información te puede ayudar a

visualizar áreas de oportunidad en la organización?

14

Entrevista 2

Gerente de Finanzas

Celina Huerta

15

• Respuesta•Organizar los eventos empresariales más importantes de México•Posicionar a la organización como la empresa número uno en la organización de eventos empresariales.•Tener convenios sólidos con los proveedores más importantes de la industria turística en México.

1. ¿Cuál es el objetivo estratégico de la organización?

16

• Respuesta

• Elaboración y Análisis de Estados financieros mensuales y anuales• Cartera vencida no mayor a 30 días• Programación de flujo de efectivo diario (ingresos y egresos)• Pago a proveedores de bienes y servicios• Pago de nominas• Pago de adquisiciones• Pago de derechos y obligaciones

2. ¿Cuáles son los indicadores de su proceso?

17

• Respuesta

•Proporcionar a la dirección la información financiera necesaria para la toma de decisiones.•Participación en la elaboración de presupuestos.

3. ¿Cuál es el objetivo (os) de su departamento?

18

• Respuesta

• Control de presupuesto anual autorizado de acuerdo a los lineamientos establecidos en la organización• Asignación y liberación de recursos por departamento de acuerdo al presupuesto anual autorizado.• Proporcionar información veraz y oportuna a la dirección y al Consejo de Administración.

4. ¿Cómo se alinea su departamento al objetivo de la

organización?

19

• Respuesta

Avances de cumplimiento de presupuestos por área.

5. ¿Qué necesidades de información tiene de otros

departamentos?

20

• Respuesta

Resultados de operación mensual (análisis de gastos, presupuestos, costos, cartera,

etc.)

6. ¿Qué información proporciona a otros departamentos?

21

• Respuesta

De los registros contables y de los reportes generados por cada departamento.

7. Actualmente de dónde obtiene la información que

requiere.

22

• Respuesta

Las operaciones no se registran en tiempo y forma debido a la falta de un sistema que enlace la información que genera cada departamento, por lo que la información se elabora en ocasiones en plazos mayores al establecido por la dirección.

(promedio 15 días).

8. ¿En cuánto tiempo la información llega procesada para la toma de decisiones?

23

• Respuesta

A través de la captura de la información proporcionados por las áreas: ventas, operaciones, factor humano (gastos,

costos, nomina)

9. ¿Cómo se procesa la información de la operación

diaria?

24

• Respuesta

Sistema de información con Base de datos proveedores, ventas, operación, financiera,

recursos humanos y clientes.

10. ¿Qué recursos requiere para el proceso de la

información?

25

• RespuestaIntegrar una base de datos que permita conocer,

vigilar y controlar las operaciones económico-financieras, la cual deberá permitir el acceso

para a los datos emitidos por las áreas de ventas, operaciones y factor humano.

11. ¿Qué necesita hacer el sistema de información para ayudar a

controlar su proceso?

26

• Respuesta

•Que sepan analizar la información•Que tengan conocimientos de contabilidad general.•Que sean confiables y discretos con uso de la información generada.

12. Competencias del personal para el uso del sistema.

27

• Respuesta

Que permita el acceso y se establezcan los filtros correspondientes para la confidencialidad de la información generada en el área de acuerdo a las actividades que realiza cada persona. Ejemplos:•Contabilidad-acceso a contabilidad•Personal de caja-acceso a cuentas por pagar.

13. ¿Qué nivel de seguridad requiere para el uso de cada

departamento?

28

• Respuesta•A través del análisis de la información proporcionada por las operaciones realizadas de cada una de las áreas (gastos y costos).•Evaluación de resultados en base a la información obtenida de cada departamento para la elaboración de propuestas de mejora para la toma de decisiones.

14. ¿De qué manera el sistema de información te puede ayudar a

visualizar áreas de oportunidad en la organización?

29

Entrevista 3

GERENTE DE COMERCIALIZACIÓN Y SERVICIOS

Claudia Meza

30

• Respuesta•Organizar los eventos empresariales más importantes de México•Posicionar a la organización como la empresa número uno en la organización de eventos empresariales.•Tener convenios sólidos con los proveedores más importantes de la industria turística en México.

1. ¿Cuál es el objetivo estratégico de la organización?

31

• Respuesta

• Presupuesto vs. ventas mensuales

• Satisfacción del cliente

2. ¿Cuáles son los indicadores de su proceso?

32

• Respuesta

•Cubrir el presupuesto de venta mensual•Incrementar la participación en el mercado colocando el mayor número posible de eventos en el DF•Satisfacción de todos los clientes

3. ¿Cuál es el objetivo (os) de su departamento?

33

• Respuesta

• Cumplimiento del presupuesto establecido para cada mes

•Preexpectación constante

4. ¿Cómo se alinea su departamento al objetivo de la

organización?

34

• Respuesta

•Estatus de la cartera de clientes•Tiempos y movimientos para la atención de eventos•Análisis de costos•Resultado de la operación mensual•Resultado de encuestas de satisfacción

5. ¿Qué necesidades de información tiene de otros

departamentos?

35

• Respuesta

•Avance de ventas vs. Presupuesto

•Plan de eventos mensuales

6. ¿Qué información proporciona a otros departamentos?

36

• Respuesta

• Del registro de facturación, qué y a quién le vendí.

• Histórico de eventos empresariales del año anterior.

7. Actualmente de dónde obtiene la información que

requiere.

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• Respuesta

La facturación de eventos se realiza en tiempo y forma sin embargo el análisis de la misma no lleva mucho mas tiempo, por que se deben determinar la participación que tuvo cada representante para lograr la venta. • Cuántos clientes nuevos tuvimos• Cuánto cliente cautivo compraron otro evento• Cuántos clientes no han comprado eventos este año

8. ¿En cuánto tiempo la información llega procesada para la toma de decisiones?

38

• Respuesta

A través de la captura de la información en Excel ventas, captura de información para tener una base de datos de

clientes, prospectos.

9. ¿Cómo se procesa la información de la operación

diaria?

39

• Respuesta

•Sistema de información

• Base de datos ventas, análisis de ventas, volumen etc.

10. ¿Qué recursos requiere para el proceso de la

información?

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• Respuesta

Integrar una base de datos que permita conocer, vigilar y controlar las operaciones económico-financieras, la cual

deberá permitir el acceso para a los datos emitidos por las áreas de ventas, operaciones y factor humano.

11. ¿Qué necesita hacer el sistema de información para ayudar a

controlar su proceso?

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• Respuesta

• Uso de computadoras• Captura de datos• Capacidad de análisis de información• Conocimientos de atención y servicio al cliente• Personas confiables y comprometidas para el logro de objetivos

12. Competencias del personal para el uso del sistema.

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• Respuesta

•Estadísticas

• Facturación

13. ¿Qué nivel de seguridad requiere para el uso de cada

Departamento?

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• Respuesta

Análisis de ventas

14. ¿De qué manera el sistema de información te puede ayudar a

visualizar áreas de oportunidad en la organización?

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